1. PROSEDUR PENERIMAAN, PENYIMPANAN, PENGAWASAN PERSEDIAAN,
PEMBUKUAN SERTA INVENTARISASI PERSEDIAAN Presented By: ANDINA
NARUMDANA (1101002010003) NANDA KHALISA (1101002010005) MIFTAHUL
RIZMI (1101002010012) MIRZA IRWANDA (0901002010077) PROGRAM STUDI
MANAJEMEN PEMASARAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SYIAH KUALA
2. 1. Prosedur Penerimaan Persediaan Prosedur penerimaan
persediaan dilakukan oleh fungsi penerimaan. Prosedur yang
dilakukan oleh fungsi penerimaan yaitu: Memeriksa jenis, kualitas,
mutu brg Membuat laporan Penerimaan Melapor barang yg diterima ke
manajer Melapor brg yd di terima ke Fungsi pengawasan
3. Dokumen yang berkaitan dengan penerimaan persediaan: 1.
tembusan surat order pembelian 2. laporan penerimaan barang.
Laporan penerimaan barang terdiri dari : Laporan penerimaan asli,
akan dikirim ke fungsi pembelian. Tembusan pertama, akan dikirim
kepada fungsi gudang dikirim bersama barang kedalam gudang.
Tembusan kedua, dikirim kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam
kartu persediaan. Tembusan ketiga sebagai arsip fungsi
penerimaan.
4. contoh surat laporan penerimaan barang
5. Prosedur Penerimaan yang memenuhi aturan Penerimaan barang
dilakukan oleh fungsi penerimaan Barang yang diterima oleh fungsi
penerimaan harus sesuai dengan surat order pembelian Adanya laporan
penerimaan barang sebagai bukti barang telah diterima fungsi
penerimaan. Laporan penerimaan didistribusikan kebagian pembelian,
bagian gudang,dan bagian akuntansi.
6. Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan
barang, harus dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang
diterima sudah sesuai dengan laporan penerimaan barang dan mencatat
ke dalam kartu gudang, kemudian barang disimpan digudang
berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi barang.
7. Contoh Kartu Gudang
8. 2. Prosedur Penyimpanan Persediaan yang bertugas pada tahap
penyimpanan adalah bagian gudang. Proses nya: Menerima laporan
Penerimaan Barang Memeriksa dan menghitung Barang Menandatangani
Lap. Penerimaan barang Meneruskan laporan ke bagian Akuntansi
9. Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang
dihadapi : 1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah
yang dipesan. 2. Menerima barang yang rusak. 3. Menerima barang
dengan kuantitas rendah.
10. Prosedur Penyimpanan yang Memenuhi aturan Penyimpanan
dilakukan oleh fungsi gudang. Fungsi gudang terpisah dari fungsi
penerimaan. Barang yang disimpan sesuai dengan laporan penerimaan
persediaaan. Barang disimpan dan dikelompokan menurut
jenis,ukuran,sifat persediaan yang dimiliki perusahaan. Barang yang
masuk dicatat dalam kartu gudang dan dilakukan oleh fungsi
gudang.
11. 3. Prosedur Pengawasan Persediaan Perusahaan harus dapat
mempertahankan suatu jumlah pe rsediaan yang optimal Pengadaan dan
Penyimpanan untuk memenuhi kebutuhan dalam kuantitas dan kualitas
Memininumkan penanaman modal/investasi bahan Terjaminnya barang
yang diterima sesuai dengan spesifikasi pesanan pembelian
Terlindung dari pencurian, kerusakan dan kerusakan mutu Dapat
melayani produksi dengan bahan-bahan yang dibutuhkan pada waktu,
tempat serta mencegah penyalah gunaan dan penyelewengan Pencatatan
persediaan yang akurat tentang barang masuk, keluar dan
penggunaannya.
12. Syarat-syarat dalam sistem pengawasan persediaan Gudang
yang luas Sentralisasi kekuasaaan dan tanggung jawab dibagian
gudang Sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan barang
Pencatatan jumlah barang yang dipesan, barang keluar dan sisa
barang Perencanaan untuk mengganti barang yang keluar, rusak,usang
dan barang lama (out of date) Pengecekan untuk menjamin efektivitas
kegiatan rutin
13. Tujuan Pengawasan Persediaan Menjaga agar persediaan selalu
ada, sehingga kegiatan produksi tidak terhenti Pembentukan
persediaan tidak besar, sehingga biaya yang timbul juga tidak
besar.
14. 4. Pembukuan dan Inventarisasi Persediaan A. Proses
Pembukuan Persediaan Sistem Pembukuan Persediaan ada 2, yaitu: 1.
Sistem Persediaan Periodik (Periodic inventory system) pada sistem
ini perhitungan persediaan barang dagangan akan dilakukan pada
akhir periode berjalan. Contoh pada toko kelontong atau warung
tradisional, dimana perusahaan seperti SOSRO dan PT. Coca Cola
Company melakukan sistem persediaan periodik pada warung-warung
tradisional. 2. Sistem Persediaan Perpetual (Perpetual Inventory
system) Pada sistem pencatatan perpetual ini, perhitungan
persediaan barang dagangan dilakukan setiap saat terjadi perubahan
persediaan barang dagangan. Contoh sistem check out
terkomputerisasi dengan laser scanner di supermarket. Dengan sistem
ini, scanner akan membaca barcode product pada kemasan produk, dan
transaksi dicatat secara langsung dan tingkat persediaan
diperbaharui.
15. Inventarisasi Persediaan Inventarisasi persediaan merupakan
kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh persediaan yang
dimiliki oleh sebuah perusahaan guna mendukung proses pengendalian
dan pengawasan persediaan, serta mendukung efektivitas dan
efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan.
16. Manfaat Inventarisasi Persediaan 1. Memberikan informasi/
keterangan bagi yang membacanya 2. Menjamin Keamanan Persediaan 3.
Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen
persediaan 4. Sebagai alat pertanggung jawaban
17. Klasifikasi, nomor kode barang, dan nomor inventaris barang
Untuk mempermudah dalam pengelompokan barang-barang persediaan
perusahaan, persediaan tersebut terlebih dahulu dibedakan atas
barang habis pakai (tidak tahan lama) dan barang tahan lama. Barang
habis pakai adalah barang berwujud, biasanya habis dikonsumsi dalam
satu atau beberapa kali pemakaian, atau umur ekonomisnya kurang
dari satu tahun. Contoh : Kertas, tinta, gula, garam, minyak makan
Barang tahan lama adalah barang berwujud biasanya bisa bertahan
lama dengan banyak pemakaian ataupun umur ekonomisnya untuk
pemakaian normal adalah satu tahun atau lebih. Contoh: kulkas,
meja, kursi, piring, mesin.
18. Proses Inventarisasi Mengelompokkan barang sesuai dgn jenis
Pemberian nomor jenis barang Mengelompokkan barang berdasarkan
jenis kelompoknya Pemberian nomor kelompok barang
19. Berdasarkan tabel, dapat dituliskan nomor kode
masing-masing barang, dan sebagai contoh untuk sprei nomor kode
barangnya adalah 01.02 dan selimut kode barangnya adalah 01.03.
untuk contoh tersebut, nomor 01 menunjukkan nomor jenis barang,
sedangkan 02 dan 03 menunjukkan pada nomor kelompok barang. No
Jenis barang Jenis barang Nomor Kelompok Kelompok barang 01 Barang
Perawatan 01 02 03 04 05 Kain Seprei Selimut Sarung bantal Kain lap
02 Alat rumah tangga 01 02 03 04 05 Alat makan Alat minum Alat
dapur Alat olah raga Alat kerja 03 Alat tulis dan kantor 01 02 03
04 Buku pendaftaran Kuitansi Nota pelayanan Buku/ formulir
20. Teknik Inventarisasi Barang dengan Kartu Barang teknik
inventarisasi barang dengan kartu barang adalah cara pencatatan
barang dengan menggunakan kartu barang. Kartu barang adalah suatu
lembaran atau formulir yang berisi informasi suatu barang, dibuat
dari kertas yang lebih tebal.
21. Contoh Kartu Barang
22. Teknik Inventarisasi untuk Barang Habis Pakai dan Barang
Tahan Lama Setiap satu jenis barang, dibuatkan satu kartu barang
Kartu barang disimpan didalam file khusus, dan diurutkan secara
alfabetis sesuai dengan nama barang. Setiap ada perubahan jumlah
persediaan, harus secepatnya dicatat. Setiap kartu barang harus
dapat menunjukkan persediaan barang pada saat itu. Untuk unit
pemakai barang, setiap ada pemasukan barang harus disertai bukti
penerimaan barang yang berupa bon pengeluaran barang atau surat
penyerahan barang atau bon gudang. Untuk unit penggudangan dan
distribusi, setiap ada barang yang masuk, harus disertai bukti
pemasukan barang yang dapat berupa kwitansi, nota,, surat pengantar
barang, ataupun tanda terima. penting juga dicatat tanggal masuk
barang, sumber, jumlah dan total persediaan. Sementara untuk
pengeluaran barang, harus juga disertai bukti pengeluaran barang
yang dapat berupa surat penyerahan barang atau bon gudang. Setiap
bukti pemasukan barang maupun bukti pengeluaran barang harus diberi
nomor kode yang diurutkan berdasarkan urutan kronologis transaksi
maupun pengeluaran barang guna mempermudah untuk pengecekan barang.
Bukti pemasukan barang disimpan pada suatu tempat khusus yang
berisi bukti penerimaan persediaan. Bukti pengeluaran barang harus
disimpan dalam tempat atau map khusus yang berisi bukti- bukti
pengeluaran barang.
23. Buku Induk Barang Inventaris, dan Buku Golongan Barang
Inventaris Buku induk barang inventaris merupakan buku yang dipakai
untuk mencatat semua barang inventaris tak habis pakai menurut
tanggal penerimaannya. Proses Inventarisasi : Pengadaan/ Pembelian
Penerimaan Barang Pencatatan/ inventarisasi
24. Buku Induk Barang Inventaris No. urut Tgl Pmbu kuan Kode
brg Nama Brg Spesif ikasi brg Nama satua n jlh Thn pemb uatan Asal
brg Tgl penye rahan Kead aan brg harga Keter angan
25. Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu tempat
mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah
ditentukan. Data buku golongan inventaris diambil dari buku induk
barang inventaris. Contoh buku golongan inventaris No urut No urut
bk induk Kode brg Nama Barang Spesifi kasi barang Nama Satuan Jlh
Thn pembu atan Asal barang Keadaa n barang harga lokasi ket