Upload
goutama-bachtiar
View
4.283
Download
4
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Delivered as guest lecture session at Information and Business Process subject through its' e-learning platform (Binus Online Learning).
Citation preview
www.about.me/goudotmobi
• Definisi
– Neunar
“Sistem dari prosedur dan catatan yang
memberikan kemungkinan untuk menentukan
dengan cepat dan tepat jumlah pendapatan
kotor setiap pegawai, jumlah yang harus
dikurangi dan pendapatan untuk berbagai
pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo
yang harus diberikan kepada karyawan”
• Definisi
– Mulyadi
“Sistem yang dirancang untuk menangani
transaksi perhitungan gaji karyawan dan
pembayarannya serta dapat menjamin
validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi
penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan
posting serta ikhtisar dari setiap transaksi
penggajian dan pengupahan. ”
• Definisi
– Mulyadi
“Sistem yang dirancang untuk menangani
transaksi perhitungan gaji karyawan dan
pembayarannya serta dapat menjamin
validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi
penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan
posting serta ikhtisar dari setiap transaksi
penggajian dan pengupahan. ”
• Definisi
– Lainnya
“Rangkaian prosedur perhitungan dan
pembayaran gaji secara menyeluruh bagi
karyawan secara efisien dan efektif untuk
memotivasi semangat kerja karyawan yang
kurang produktif dan mempertahankan
karyawannya yang produktif, sehingga tujuan
perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan
produktivitas kerja karyawan yang tinggi”
• Definisi
– Lepas
“Rangkaian prosedur perhitungan dan
pembayaran gaji secara menyeluruh bagi
karyawan secara efisien dan efektif untuk
memotivasi semangat kerja karyawan yang
kurang produktif dan mempertahankan
karyawannya yang produktif, sehingga tujuan
perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan
produktifitas kerja karyawan yang tinggi”
• Agar akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur, dan para pengguna laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi
• Sistem dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan
1) Fungsi kepegawaian
Mencari karyawan baru, menyeleksi calon
karyawan, memutuskan penempatan
karyawan baru, membuat surat keputusan
tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat,
golongan gaji, mutasi karyawan dan
pemberhentian karyawan.
2) Fungsi pencatatan waktu
Menyelenggarakan catatan waktu hadir
bagi semua karyawan perusahaan.
Fungsi ini tidak boleh dilaksanakan oleh
fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat
daftar gaji untuk menghindari konflik
kepentingan
3) Fungsi pembuat daftar gaji
Membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji
Daftar gaji diserahkan oleh pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji.
4) Fungsi akuntansi
Mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan: utang gaji karyawan, utang pajak, atau utang dana pensiun.
Menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan tugas dari bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal
5) Fungsi keuangan
Bertanggung jawab untuk mencairkan
dana perusahaan yang ada untuk
pembayaran gaji karyawan
Dana tersebut kemudian ditransfer ke
rekening bank atau ke dalam amplop gaji
karyawan untuk selanjutnya dibagikan
kepada karyawan yang berhak
• Prosedur di Bagian Personalia
Melibatkan berbagai personalia dan bagian lain
yang membutuhkan karyawan baru
• Prosedur Pencatatan Waktu
Melakukan pencatatan waktu hadir dan
pencatatan waktu kerja
• Prosedur Penggajian
Mencatat waktu hadir, membuat daftar hadir,
dan distribusi biaya gaji
• Mencari karyawan baru
(1) Membuat catatan mengenai karyawan
yang berhenti atau diberhentikan dan
mencari penggantinya
(2) Memelihara hubungan dengan kantor
penempatan kerja dan sumber-sumber
karyawan lainnya
(3) Memasang informasi lowongan
• Melakukan rekrutmen
(1) Mencari data pribadi karyawan
(2) Menyelenggarakan tes kesehatan
(3) Membuat formulir penerimaan yang
digunakan untuk menempatkan nama
pegawai dalam daftar gaji
• Melakukan rekrutmen
(1) Mencari data pribadi karyawan
(2) Menyelenggarakan tes kesehatan
(3) Membuat formulir penerimaan yang
digunakan untuk menempatkan nama
pegawai dalam daftar gaji
• Melakukan kegiatan lainnya
(1) Membuat catatan mengenai potongan gaji
(2) Membuat catatan mengenai lokasi karyawan
(3) Membuat catatan mengenai sebab-sebab
berhentinya karyawan
(4) Membuat catatan sejarah karyawan
(5) Membuat catatan untuk menentukan cuti
karyawan
(6) Menyelenggarakan tes kesehatan
• Formulir permintaan karyawan untuk
meminta tambahan karyawan dan diserahkan
kepada bagian personalia
• Formulir lamaran kerja -- ditulis oleh calon
karyawan
• Formulir perjanjian kerja dibuat oleh bagian
personalia untuk karyawan yang diterima dan
diserahkan ke bagian gaji
• Laporan pemberhentian
• Catatan waktu hadir (Clock Card)
Attendance time recorder, finger print, biometric
• Catatan waktu kerja
Buku catatan (log book), daftar hadir, job card atau job ticket
• Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari
• Pencatatan Waktu Hadir
• Pembuatan Daftar Gaji
Surat keputusan mengenai pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat,
pemberhentian karyawan, penurunan
pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan
daftar hadir
Jika gaji melebihi PTKP, informasi potongan PPh
pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji
atas dasar data yang tercantum dalam kartu
penghasilan karyawan
Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam
daftar gaji
• Distribusi Biaya Gaji
Menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut
jenisnya: gaji, tunjangan makan, tunjangan lembur
serta biaya kesejahteraan karyawan
• Definisi Aset Tetap
Aset berwujud dan digunakan dalam operasi perusahaan serta tidak untuk dijual dalam rangka aktivitas operasional perusahaan
Memiliki masa manfaat di masa yang akan datang lebih dari satu tahun
Berperan sangat besar terhadap perusahaan
• Dimiliki perusahaan untuk digunakan atau tidak untuk dijual
• Digunakan dalam operasi perusahaan yang utama – bukan merupakan investasi jangka panjang
• Digunakan dalam jangka waktu lebih dari satu siklus operasi perusahaan -- bukan perlengkapan
• Memiliki nilai relatif tinggi
• Penggunaan relatif lama
• Alat utama untuk menghasilkan revenue
• Investasi dalam aset tetap (Capital Budgeting) harus diperhitungkan dengan matang
• Tanah (tanah yang digunakan sebagai
tempat berdirinya gedung perusahaan)
• Lokasi sekitar tanah (jalan di seputar
lokasi perusahaan, tempat parkir, pagar,
dan saluran air bawah tanah)
• Gedung (kantor, toko, pabrik, dan gudang)
• Peralatan (mesin-mesin, kendaraan)
• Masa kegunaan tidak terbatas
Tanah dipakai sebagai bangunan kantor, gedung, pabrik. Tidak dilakukan penyusutan atas nilai perolehannya
• Masa kegunaan terbatas, dapat digantikan dengan aset sejenis jika masanya berakhir (mesin, peralatan, perlengkapan, kendaraan)
• Masa kegunaan terbatas, tidak dapat digantikan dengan aset sejenis jika masanya berakhir (Sumber Daya Alam tertentu)
• Dinyatakan sebesar Nilai Buku (Harga perolehan aset dikurangi dengan akumulasi penyusutannya)
• Harga perolehan atau acquisition cost meliputi jumlah biaya yang dikeluarkan atau utang yang timbul untuk memperolehnya
• Penyusutan aset tetap yang dapat diganti dengan aset sejenis: depresiasi
• Penyusutan sumber alam: deplesi
• Penyusutan aset tidak berwujud: amortisasi
• Pembelian Tunai
• Pembelian Angsuran
• Ditukar dengan Surat-surat Berharga
• Ditukar dengan Aset Tetap yang Lain
• Pertukaran aset tetap tidak sejenis
• Pertukaran aset tetap sejenis
• Diperoleh dari Hadiah/Donasi
• Aset yang Dibuat Sendiri
• Reparasi
• Pemeliharaan
• Penggantian
• Perbaikan
• Penambahan
• Penyusunan Kembali Aset
Tetap/Rearrangement
• Dokumen dalam Sistem Penggajian
Media untuk mencatat peristiwa yang
terjadi dalam organisasi ke dalam catatan
Sangatlah penting karena untuk mencatat
dan menghitung gaji menggunakan bukti-
bukti yang terdapat pada dokumen
• Dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan
• Contoh: dokumen surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan jabatan, skorsing dan sebagainya
• Tembusan dokumen dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji
• Mencatat jam hadir setiap karyawan di
perusahaan
• Catatan jam hadir dapat berupa daftar
hadir, berbentuk kartu hadir yang diisi dari
mesin pencatat waktu
• Catatan jam hadir dapat berupa format file
tertentu berisi informasi dalam bentuk teks
diperoleh dari alat absensi elektronik
• Mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung
atas produktivitasnya berdasarkan pesanan
• Daftar gaji memuat informasi mengenai jumlah gaji
bruto tiap karyawan, potongan serta jumlah gaji netto
tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran
• Rekap daftar gaji berisi ringkasan gaji
perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan
daftar gaji
• Amplop gaji berisi uang gaji karyawan yang memuat
informasi mengenai nama karyawan, nomor
identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima
karyawan dalam bulan atau periode tertentu
• Dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan merupakan
catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan
yang menjadi beban bagi karyawan.
• Informasi dalam daftar gaji yang
diterima dari fungsi pembuat daftar
gaji
• Fungsi pencatat uang akan membuat
dokumen yang merupakan perintah
pengeluaran uang kepada fungsi
pembayaran gaji.
• Fungsi terkait
1. Pemakai
2. Riset dan Pengembangan
3. Direktur bersangkutan
4. Direktur Utama
5. Pembelian
6. Penerimaan
7. Aktiva Tetap
8. Akuntansi
1. Surat permintaan otorisasi investasi (expenditure authorization request /authorization for expenditure)
Dokumen untuk meminta persetujuan pelaksanaan investasi dalam aktiva tetap
2. Surat permintaan reparasi (authorization for repair)
Perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal
3. Surat permintaan transfer aktiva tetap
Permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap
• 4. Surat permintaan penghentian aktiva tetap
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian aktiva tetap.
• 5. Surat perintah kerja
Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya.
• 6. Surat order pembelian
• Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok
7. Laporan penerimaan barang
Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah melakukan
pemerikasaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva
tetap
8. Faktur dari pemasok
Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok untuk
aktiva tetap yang dibeli.
9. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran kas yang
dibuat oleh fungsi
akuntansi.
10. Daftar depresiasi aktiva tetap
Dasar untuk pembuatan bukti memorial untuk pencatatan biaya defresiasi yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu
11. Bukti memorial
Dokumen sumber untuk pencatatan
transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, pemberhentian pemakaian aktiva tetap dan pengeluaran modal
• Kartu aktiva tetap
Buku pembantu aktiva tetap yang digunakan untuk mencatat secara rinci segala data berkaitan dengan aktiva tetap tertentu
• Jurnal umum
Digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, biaya-biaya pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan depresiasi aktiva tetap
• Register bukti kas keluar
Jurnal untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal berupa pengeluaran kas
• Penggunaan program aplikasi komputer
sebagai alat dalam pemrosesan
penggajian menggantikan proses
penggajian manual
• Sistem yang mencakup seluruh tahap
pemrosesan penggajian dan pelaporan
kepegawaian dengan memanfaatkan
teknologi komputer
• Menyediakan cara-cara penggajian karyawan secara memadai dan akurat
• Menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan dan menyampaikan informasi kebutuhan karyawan kepada manajemen
• Menggunakan aplikasi program komputer dalam proses input data, proses pengolahan data dan proses menghasilkan output laporan-laporan penggajian
• Sistem akuntansi penggajian
terkomputerisasi mirip dengan sistem
akuntansi manual
• Keunggulan utama: pencatatan serta
posting transaksi mengenai penggajian
karyawan secara simultan, tingkat akurasi
yang tinggi, dan kecepatan pelaporan
• Komponen penggajian yang sifatnya dilakukan secara simultan membutuhkan adanya suatu sistem yang dirancang untuk mempermudah pelaksanaan penggajian kepada karyawan.
• Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi seperti gaji dilakukan dengan cara terkomputerisasi
• Pelaksanaan proses penggajian seluruhnya dilakukan dengan bantuan komputer
1) Batch processing
Metode pemrosesan data dengan proses
updating (pemutakhiran) secara periodik
dalam jangka waktu tertentu
2) Real-time atau immediate processing
Sistem di mana setiap transaksi direkam
dan diproses segera setelah terjadi
• Konversi Data
Mengubah data dari bentuk tidak terbaca komputer ke
dalam bentuk yang terbaca
• Editing
Pemeriksaan kelengkapan, kecermatan, dan validitas
(keabsahan) data transaksi menggunakan program
khusus
• Sortir (Pemilihan)
Penyusunan rangkaian data menurut pedoman atau
kunci sorting yang telah ditentukan
• Pemuktahiran (updating) file
Proses memasukkan data pada file, sehingga menjadi
mutakhir (up-to-date)
• Ekstraksi Data (File)
Proses mencari file, menarik data yang diinginkan, dan
menulis data tersebut ke media penyimpanan
• Penyusunan Laporan
Proses menyiapkan berbagai data dalam berbagai file
untuk disajikan secara sistematis