Proyectos y subvenciones para Asociaciones

Cómo presentar un buen proyecto y obtener financiación para nuestra asociación.

Índice

1. Introducción2. Misión de la asociación3. Estar al día4. Relaciones con la administración5. Quién ofrece fondos y cómo6. La solicitud7. La ejecución8. La justificación9. Notas sobre comunicación

1. Introducción2. Misión de la asociación3. Estar al día4. Relaciones con la administración5. Quién ofrece fondos y cómo6. La solicitud7. La ejecución8. La justificación9. Notas sobre comunicación

1. Introducción2. Misión de la asociación3. Estar al día4. Relaciones con la administración5. Quién ofrece fondos y cómo6. La solicitud7. La ejecución8. La justificación

Proyectos y financiación

I) Introducción

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I. Introducción: definiciones

Contribución en dinero que cumple lo siguiente:

a. No existe una contraprestación directa de los beneficiariosb. La entrega está sujeta a cumplir un determinado objetivo, realizar una actividadc. La financiación se realiza con intención de fomentar una actividad de utilidad pública o interés social

(art. 2 LGS)

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I. Introducción

Incremento del acceso a subvenciones por parte de asociaciones

Aumento del rigor en los modos de trabajar:sostenibilidad de las actividades y servicios

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I. Introducción: prevenciones iniciales

- ¿Fuente única de ingresos? Oportunidades y amenazas

- El “ruido” del lenguaje jurídico- Sector vulnerable: inexperiencia- Buscar orientación: no pararse- Utilidad para captar recursos privados- Hacer oficio y tener imaginación

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I. Introducción: los “pros”

- Obliga a gestión ordenada- Compromete a un resultado- Otorga legitimación social (interés público)- Mejora imagen propia- Exige una mayor transparencia

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I. Introducción: los “contras”

- Genera más trabajo de gestión- Menor libertad de gasto- Somete a supervisión externa

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I. Introducción: actitudes

ÓRGANOS POLÍTICOS ÓRGANOS GESTORES

1. Aceptar estrategia marcada por la dirección

2. Proactivos: captar intenciones de la dirección y promover solicitudes

3. Comunicar oportunidades

4. Preparación de proyectos

5. Resolver cuestiones técnicas y vigilar plazos

1. Acertar en el encuentro de intereses comunes

2. Hacer prevalecer interés de los socios y de la asociación

3. Lograr el éxito de la actividad subvencionada

4. Respeto a las reglas del juego y a los límites de la subvención


II) La misión

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II. La misión de la asociación

Misión:- Importancia de que esté formulada- Objetivos llevan a actividades- ¿Subvenciones contribuyen o desvirtúan?- Subvenciones que reorientan la misión

Plan de actividades y áreas de intervención


III) Estar al día

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III. Estar al día

- Censos y registros- Juntas Directivas al día- Autorizaciones y poderes- Impuestos- Documentos contables- Control del correo

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III. Estar al día: registros

Registro constitutivo: el DNI de la asociación comunicación + estatutos “diligenciados”

Otros “Registros” (censos): el pasaporte, permiso conducir, etc de la asociación- Nacionales: Delegaciones en Ministerio Interior,

Delegaciones Registro Autonómico Asociaciones, etc…

- Autonómicos: Censo IVAJ, Bienestar Social, Sección 4ª, Secciones deportivas, etc…

- Municipal: Registro Entidades Ciudadanas, Consell de la Joventut, etc…

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III. Estar al día: juntas y representación

Juntas Directivas- Comunicaciones de modificaciones

Autorizaciones y poderes- Capacidad para presentar documentos- Capacidad para solicitar certificados- Uso de firmas

Impuestos y Seguridad Social

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III. Estar al día: contabilidad y correo

Documentos contables- Facturas (características)- Recibís (modelo)- Bancos (copia de cargos o transferencias)

Control del correo: - Entradas/salidas/fechas

- Domicilio notificación y posibilidades para el cartero

- Control de plazos: dias naturales, hábiles… momento para del cómputo

3.4.

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III. Estar al día: sistema archivo

Tener un buen sistema de archivo. Guardar originales/copias.

- Documentos legales (estatutos, etc)- Contratos- Personal (nóminas, seguros, etc)- Impuestos- Documentos contables- Gestión de actividades- Gestión de subvenciones


IV) Relaciones con las AA.PP.

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IV. Relaciones con las AA.PP.

- Descripciones legales

- Tradición cultural: de súbditos a ciudadanos

- Funcionarios: personas

- Hay errores y poca conflictividad

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Conocerse las AA.PP.

- Niveles territoriales- Áreas de actividad- Organigramas de personal

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Estado

CC.AA.

Ayuntamiento

Diputaciones

Consellerías

Áreas

Concejalías

OO.AA.

Fundaciones municipales

Ministerios

JUVENTUDCULTURA

DEPORTES(…)

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Ministro

Secretario

DG

Jefe Área

Conseller

Secretario

DG

Jefe Área

Presidente

Diputado*

Jefe Área

Alcalde

Concejal

Jefe Servicio

MINISTERIO

CONSELLERÍA

DIPUTACIÓN AYUNTAMIENTO

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Notificaciones de las AA.PP.

- Primera presentación

- Subsanaciones posteriores

Escritos a las AA.PP. (“instancias”)

- Redacción y contenido

- Modo de presentación: copia sellada

- Lugar de presentación: ojo, asegurarse bien (domicilio)

Acortar las distancias del papel

4.1.

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Artículo 35. Derechos de los ciudadanos (Ley 30/92)

- Conocer estado tramitación (y copias de los documentos en ellos)- Identificar autoridades y personal con responsabilidad en el

procedimiento- Obtener copia sellada de documentos y devolución de originales- Utilizar lenguas oficiales- Formular alegaciones y aportar documentos antes del trámite de

audiencia- No presentar documentos no exigidos o que ya obren en poder de

la Admon actuante- Obtener información y orientación- Acceso a registros y archivos (según las leyes)- Se tratados con respeto- Exigir reponsabilidad a las AAPP y al personal a su servicio


V) Quién ofrece fondos y cómo

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V. Quién ofrece fondos y cómo

- Oferta en base a previsiones previas

- Carácter público de la información

- Multiplicidad de oferentes:

- Ayuntamientos

- CC.AA.

- Estado

- UE

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- BOE / DOCV / BOP

- Tablones anuncios online

- Sistemas de alertas / notificaciones (no exhaustivos)

- Búsqueda periódica

- Conocimiento previo de convocatorias y relación con Departamentos

5.1.

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Convocatorias: objetivos propiosTipología subvenciones: previo

Hasta agotar presupuesto

Convocatoria específica

Régimen de convocatoria

Al inicioContra justificaciónParcial inicio /

finalRégimen de abono

ReformulaciónSobre importe

concedidoSobre ppto presentado

Régimen de justificación

Con limitación de partidas

Sin limitacionesLibertad de gasto

Específico (proyecto)

Genérico

(plan anual)Tipología actividades

Opción 3Opción 2Opción 1

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La convocatoria: elementos clave (23 LGS)

1) Objeto, condiciones y finalidad

2) Requisitos y modo de acreditar

3) Plazo de presentación

4) Documentación que acompañará

5) Posibilidades de reformular (27 LGS)

6) Criterios de valoración

7) Medio de notificación (tablón, email…) 5.2.


¿Cómo estudiar una convocatoria de subvenciones?

No debemos olvidar:

Mirar el presupuesto global de la convocatoria.

Límites de las ayudas. Fechas y términos. Identificar el organismo

que la gestiona.

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ESENCIAL

No rendirse ante la complejidad de la redacción.Por esto mismo, tratar de sintetizar lo que pretende

la convocatoria en un esquema propio y siempre

PREGUNTAR

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- Plantilla seguimiento expediente de subvención

Nº EXP.

plazo presentación plazo justificación

administración convocante

UE ESTADO CCAA DIPUTACION AYUNTO.

órgano convocante y datos contactoórgano

dirección postal mail

tfno

persona responsable

convocatoria

publicación (diario y fecha)

proyecto presentado

documentación presentada proyecto de actividadpresupuestoalta de tercerosacreditación requisitos formales

concesión / denegación SI NO

importe fecha de notificación

control de abonos TOTAL INICIOTOTAL FINPARCIAL inicial

final

seguimiento trámites

fecha origen/destino plazo hecho

12.10.09 ADMON solicitud certificado al corriente SS 23.10.09

contenido

¡¡ARCHIVAR LAS COSAS!!

Desde el momento de la apertura acostumbrarse a archivarlo todo (notificaciones, respuestas, documentos presentados, etc)

5.3.


VI) La solicitud

VI. La solicitud: idear un proyecto

¿Qué?:La acción, intervención.

¿Para qué?: Pasar de los objetivos a los hechos.

¿Quién?: Nuestra asociación.

¿Dónde?: Nuestro ámbito.

¿Cómo?: Con un proyecto.¿Para quién?: Destinatarios.

VI. La solicitud: comunicar la misión

¿Quiénes somos? ¿Quién forma parte de la asociación? ¿Cuántos somos? ¿Qué nos define?

¿Qué hacemos? Actividades y servicios principales desarrollamos.

¿Para qué lo hacemos? Objetivos fundamentales. ¿Qué queremos conseguir?

¿Para quién lo hacemos? Definir nuestros destinatarios.

VI. La solicitud: ¿un buen proyecto?

Hay que tener una buena idea

Que provoque una propuesta interesante.

Tiene que ser posible.

Debe de ser eficaz.

Coherente con el sentido de nuestra asociación y su misión.

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VI. La solicitud: contenido

- Proyecto de actividad- Presupuesto económico- Acreditación de requisitos formales- Alta de terceros (ficha bancaria)- Otros documentos

- Y, por último, presentarlo…

HACER UNA PORTADA RESUMEN CON ELEMENTOS ESENCIALES (título,

objetivos, presupuesto, baremación provisional, etc)

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VI. La solicitud: el proyecto

Redacción del proyecto- Cuidado con abusar del “copy-paste”:

buscar la originalidad

- Adaptarse a convocatoria

- Esmero en la redacción y la claridad expositiva: paciencia del lector

- Mostrar antecedentes propios y de la actividad y resultados previos si hay

- No presentar un proyecto que no esté contrastado con algún responsable

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VI. La solicitud: el proyecto

Redacción del proyecto

- Justificación de la necesidad

- Objetivos y Resultados esperados

- Indicadores

- Beneficiarios/participantes

- Calendario acciones

- Medios que se emplearán

- Difusión prevista

- Previsión de evaluación final. Informe

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VI. La solicitud: presupuesto

Presupuesto económico

- Prevenciones antes de su redacción - Priorizar realización, pero valorar medios

de justificación

- Un presupuesto es un “pre-supuesto”

- Presupuesto, resultado, “lucro”

- ¿Resultado negativo siempre?

- Concurrencia de otras subvenciones

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VI. La solicitud: presupuesto

INGRESOS

1. Cuotas socios

2. Cuotas participantes

3. Donaciones

4. Patrocinios

5. Subvenciones

6. Otros

GASTOS

1. Inversiones

2. Personal

3. Conservación

4. Suministros

5. Actividades

6. Otros

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VI. La solicitud: requisitos formales

Documentación estándar

- Inscrita en censo específico

- Al corriente obligaciones fiscales

- Al corriente obligaciones laborales (SS)

- Al día en justificación de otras ayudas

- No existir causas prohibición (LGS)

Cómo acreditar: certificados originales o específicos

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VI. La solicitud: “alta terceros”

- Alta de terceros = ficha bancaria

- Recurrir al banco o no (intervención del apoderado)

- Problemas ocasionales: costes

- No siempre necesario presentar (si no hay cambios no necesaria)

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VI. La solicitud: otros documentos

- Publicaciones propias (folletos, etc)

- Recortes de prensa

- Ocasionalmente memorias de actividad

- Muchas veces resultados económicos de la entidad (provisionales)

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VI. La solicitud: presentación

- Cumplir con el plazo… y ¿qué pasa si no llego?

- En ventanilla o por correos.- No errar con la ventanilla- No errar con la dirección - Correo certificado.

- En qué ventanilla: mejor en su destino…

- Mejor no entregar originales de documentación asociativa

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VI. La solicitud: presentación

Largo camino hasta la concesión- No tener miedo a requerimientos de subsanación

- Paciencia y no desanimarse. Seguir hasta el final

El trabajo grande ya se hizo: culminar


VII) Ejecución

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VII. Ejecución

Recepción de la notificaciónPOSITIVA TOTAL

POSITIVA PARCIAL: reformular. No frecuente.

NEGATIVA: recurrir?

REFORMULAR (art. 27 LGS)

Cuando el importe de la subvención sea inferior al de lasolicitud presentada se “rehace” la solicitud ajustandolas actividades al importe concedido. Debe respetar objeto, condiciones y finalidad de la subvención

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VII. Ejecución

Documentar la ejecución- Documentos contables (facturas)- Contenidos e Informes- Imágenes (fotografías)- Folletos y publicaciones- Notas de prensa, noticias

Comunicar ejecución de iniciativas para su seguimiento

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VII. Ejecución

Evitar algunos peligros específicos(razonables)

- Consumo de los recursos en otras iniciativas: ccc específica, etc

- No difundir la colaboración (seguir al diseñador)

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VII. Ejecución

Circunstancias que afectarán: notificar

- Cambios en ejecución

- Concurrencia de nuevas ayudas públicas

- Prolongaciones de tiempo


VIII) Justificación

Preparamos un proyecto

La justificación económica

Transparencia y rigor El presupuesto debe incluir partidas y

conceptos claros y fácilmente justificables. Contar con el retraso en el pago: póliza de

crédito, fracción de pagos... Facturas originales, con IVA y todos los

datos de proveedores. Mirar los términos de justificación y

cumplirlos (sin agotarlos). Podemos abrir una cuenta bancaria

específica.


La evaluación

El proyecto no se ha acabado. En el proyecto hemos fijado los objetivos y la situación de partida.

Debemos definir indicadores para la evaluación.

Evaluación continua. Evaluación final. Implicar agentes externos en el proceso de

evaluación. No nos engañemos: ¡Podemos mejorar!.


La justificación de la acción

Elaborar una memoria. Proyecto inicial: fundamentación,

destinatarios, objetivos... Descripción de las acciones realizadas. Valoración de los resultados. Conclusiones. Materiales editados, dossier de prensa... Balance de gastos e ingresos. Colaboraciones.

SE ACABÓ. (Y vuelta a empezar).

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