QUẢN LÝ – QUẢN LÝ Y TẾ

MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, học viên có khả năng:

1. Phân tích được các khái niệm và định nghĩa về quản lý. 2. Phân tích và vận dụng được các nội dung về quản lý (y tế) theo quan điểm

hệ thống và theo mục tiêu. 3. Mô tả và vận dụng được các chức năng chính của quản lý

NỘI DUNG

KHÁI NIỆM – ĐỊNH NGHĨA VỀ QUẢN LÝ Mặc dầu quản lý có từ lâu đời và phổ biến nhưng vẫn chưa có một khái

niệm/định nghĩa thống nhất. Ở những góc độ khác nhau, quản lý có thể được định nghĩa sao cho phù hợp với mục đích và hoàn cảnh của nó.

1. Quản lý là làm cho mọi việc được thực hiện. Nói một cách khác: phải làm những việc cần làm. Như vậy, quản lý khẳng

định ngay từ ban đầu phải xác định mục đích, mục tiêu rõ ràng; phải nêu cụ thể cái gì cần phải đạt được và sau đó phải tiến hành các hoạt động để đạt được điều đó.

Thí dụ: Tính hiệu qủa. 2. Quản lý là làm cho mọi người làm việc.

Làm thế nào để mọi người trong tổ chức, trong cơ quan đều làm việc; nghĩa là những cá nhân, những thành viên trong cộng đồng, những tổ chức cũng có trách nhiệm với công việc nào đó và phải làm để hoàn thành công việc ấy.

Thí dụ: Tính hiệu suất (năng suất) Điều này không có nghĩa là nhà quản lý ra lệnh và những người khác làm

những việc mà họ bị ra lệnh để làm. Nó có nghĩa rằng, có lẽ con người là nguồn lực quan trọng để làm cho công việc được thực hiện.

3. Quản lý là sử dụng hiệu qủa các nguồn lực. Các nguồn lực khác nhau để hoàn thành mục tiêu phải được cân đối một

cách thận trọng. Các nguồn lực khác nhau phải được quản lý từ nhân lực – vật lực – tài lực đến thời gian.

Thí dụ: Nếu các nguồn lực đều đềy đủ và tự do thì khái niệm về tính hiuệ suất không còn quan trọng. Trên thực tế, một số và phần lớn nguồn lực thiếu thốn và đắt đỏ.

Thí dụ: Hiện tượng không đồng bộ trong các hoạt động còn đang khá phổ biến, gây ra tình trang nghèo mà lảng phí.

Thí dụ: Người quản lý giỏi phải biết sử dụng các nguồn lực của cơ quan một cách hợp lý để hoàn thành các mục tiêu có hiệu quả nhất.

4. Quản lý là đưa ra những quyết định đúng Định nghĩa này tổng quát hơn so với những định nghĩa nêu trên. Nó nhấn

mạnh đến yếu tố quan trọng nhất của quản lý, đó là ra quyết định. Trong thuật ngữ quản lý, một quyết định là một câu trả lời cho một câu hỏi

về hàng loạt các hoạt động có thể xảy ra. Một câu trả lời cho một câu trả lời có thể đơn giản: vâng, không; nhiều hơn; không có;…

Quyền hạn của các thành viên trong tổ chức cũng có thể định nghĩa một cách đơn giản là: các quyết định mà nhân viên này có thể ra được.

Một thất bại thông thường của quản lý là không chịu trách nhiệm rõ ràng về những quyết định cần thiết,, đúng lúc hoặc người được phân công trách nhiệm nhưng không được giao quyền hạn thích hợp để thành động.

Thí dụ: Một yếu tố quan trọng cuả ra ra quyết định là: đảm bảo một khi quyết định đã được đưa ra thì tất cả mọi người liên quan phải được biết, kể cả làm thế nào để quyết định đó được thực hiện cũng nên đề cập đến. Đó chính là truyền thông tin.

5. Quản lý là làm cho mọi người cùng làm việc hăng hái với nhau, sử

dụng một cách hiệu quả nguồn lực để đạt mục tiêu. Định nghĩa này nhấn mạnh đến nhu cầu để chắc chắn rằng mọi người làm

việc tốt và hợp tác với nhau. Mối quan hệ giữa mọi người được gọi là mối quan hệ về chức năng và cấp bận.

Quan hệ chức năng xuất phát trực tiếp từ bản tâhn công việc và nó được làm theo trình tự nào, ở đâu, khi nào.

Thí dụ:Quan hệ cấu trúc (cấp bậc) tuân theo các nguyên tắc chuẩn mực về quản lý, về quyền lực và trách niệm phân công cho từng cá nhân.

Thí dụ:Hai khái niệm này nhấn mạnh mối quan hệ theo trách nhiệm và quyền hạn mà thường rất khó được đề cập một cách rõ ràng trong việc quản lý hàng ngày tại một đợn vị.

MỘT VÀI KHÁI NIỆM KHÁC VỀ QUẢN LÝ

6. Quản lý là đưa ra những mục tiêu, chỉ tiêu đúng. Mục tiêu đúng là mục tiêu sát hợp, vừa sức (tương xứng với các nguồn

lực), để có khả năng thực thi không gây lãng phí và phát triển. Sau khi xác định

mục tiêu đúng người quản lý tổ chức thực hiện để đạt được mục tiêu rồi đánh giá kết quả.

7. Quản lý là phân công/ điều hành/ phối hợp hài hoà giữa các thành

viện với các công việ các nguồn lực trong cơ quan trong cộng đồng để hoàn thành một cách hiệu quả các nhiệm vụ, các mục tiêu, các kế hoạch.. đã được nêu lên.

8. Quản lý là phải biết đào tạo, bồi dưỡng, chia xẻ trách nhiệm và

quyền hạn và phải biết uỷ quyền. Người quản lý phải chú ý bồi dưỡng các thành viên dưới quyền, nhất là

người kế cận, người thay thế (lực lượng kế thừa). Phải tin tưởng đồng nghiệp. Không độc đoán, bao biện, nhất là phải chia xẻ trách nhiệm và uỷ quyền khi cần thiết.

9. Quản lý là phải biết thay thế các nguồn tài nguyên Khi các nguồn tài nguyên đang sử dụng bị thiếu hoặc đắt, cần tìm nguồn tài

nguyên thích hợp thay thế. Kể cả nguồn tài nguyên quý nhất là con người cũng cần được lưu ý: đào tạo liên tục, thay thế vị trí cho thích hợp hoặc trẻ hoá....

10. Quản lý là dám chịu trách nhiệm Việc dân chủ hoá, tôn trọng và lắng nghe ý kiến mọi người là rất cần thiết

và quan trọng, nhưng không “ba phải”, không “mỵ dân”. Người quản lý có bản lãnh là phải dám chịu trách nhiệm vào những lúc khó khăn, khi thành công cũng như thất bại.

Tóm tắt: Quản lý là: phải làm những gì, được bao nhiêu, ở đâu, ai làm, bằng nguồn

tài nguyên nào, bằng cách nào, khi nào, và bao giờ xong, những sản phẩm là gì, với hiệu quả cao nhất.

NĂNG LỰC CẦN THIẾT ĐỐI VỚI NGƯỜI QUẢN LÝ

Quản lý là một nghệ thuật. Nghệ thuật bao giờ cũng dựa trên một sự hiểu biết khoa học làm nền tảng. Khoa học và nghệ thuật quản lý không đối lập mà bổ sung cho nhau. Khoa học phát triển thì nghệ thuật quản lý cũng được cải tiến theo. Một số điển hình của nghệ thuật quản lý như: sử dụng nhân sự, lắng nghe, khai thác tiềm năng, ra quyết định, kiểm ra, kiểm soát, sử dụng thời gian, phê bình, giao tiếp, giáo dục,… Năng lực cần thiết mà nhà quản lý khi điều hành công việc cần có thể chia làm 3 loại.

1. Năng lực về tri thức và kỹ thuật: Năng lực này mang tính chuyên môn trong chức năng nghiệp vụ.

2. Năng lực tạo quan hệ hay kỹ năng nhân sự: Năng lực chỉ đạo cấp dưới, năng lực tao quan hệ với người khác và năng lực xây dựng tập thể 3. Năng lực phán đoán tổng hợp (kỹ năng tư duy) Năng lực nắm bắt tình hình, nhận thức quan hệ tương hỗ trong và ngoài, xem

xét bản chất của sự việc, tư duy và đưa ra vấn đề cần giải quyết. Người càng ở tầng cao trong tổ chức quản lý thì càng cần có năng lực phán

đoán, tổng hợp cao. Ngược lại ở cấp quản lý thấp (tuyến đều, tuyến cơ sở) thì càng cần kỹ năng chuyên môn kỹ thuật. Năng lực về tạo quan hệ, kỹ năng và nhân sự thì ở đâu, ở cấp nào cũng cần và cũng quan trọng… trong thời đại mà sự trao đổi về chính trị, kinh tế, văn hoá, y học… xảy ra dồn dập như ngày nay thì chìa khoá góp phần vào việc đạt thành công là ở cấp trung gian và người ta mong đợi vào khả năng phán đoán tổng hợp của cấp trung gian, làm cho nhà quản lý thực hiện thành công các loại kỹ năng khác của mình.

BIỂU ĐỒ KỸ NĂNG QUẢN LÝ CÁC CẤP

Nguồn: Giáo sư ROBARTO, Đại học HARVARD

QUẢN LÝ (Y TẾ) THEO QUAN ĐIỂM HỆ THỐNG

1. Định nghĩa một hệ thống: Hệ thống là một phức hợp những yếu tố:

a. Tạo thành một tổng thể. b. Có mối liên lạc tương tác. c. Tác động lẫn nhau để nhằm đạt một hay nhiều mục tiêu. Một số yếu tố có thể hợp thành một tổng thể nhưng không phải là một hệ

0 50 80 100%

0 20 50 100%

Cấp quản lý cao Năng lực phán đoán tổng hợp

Năng lực tạo về tri thức và kỹ thuật

Cấp quản lý trung gian

Cấp quản lý bậc thấp

Năng lực tạo quan hệ

thống nếu không thỏa điều kiện b, mà chỉ là một tổng cộng các yếu tố.

Một hệ thống có thể là một hệ thống con của một hệ thống cao cấp hơn (môi trường của hệ thống ) và cũng có nhiều hệ thống con cấp dưới.

2. Những yếu tố chủ yếu của hệ thống: 2.1 Môi trường được xác định 2.2 Các nguồn lực có thể đo lường được (đầu vào). 2.3 Mạng lưới thông tin rõ ràng và rộng khắp. 2.4 Sản phẩm (đầu ra) đạt được các mục tiêu. 2.5 Quá trình vận hành và chuyển đổi các yếu tố.

Sơ đồ một hệ thống và các yếu tố:

Theo cách nói giải phẩu học thì 5 yếu tố của hệ thống là các bộ phận của một cơ thể

Theo cách nói sinh lý học thì các y tố đó phụ thuộc lẫn nhau. Mỗi thay đổi của một bộ phận đều rung động các bộ phận khác. Độ phụ thuộc càng cao thì hệ thống gắn với nhau càng chặt

2.1 Môi trường của hệ thống: Đó là tất cả những biểu hiện mà hệ thống không khống chế trực tiếp nhưng

lại chịu tác động nhiều và có thể khai thác được. Thí dụ với một trung tâm y tế huyện, môi trường là:

- Cấu trúc kinh tế xã hội,chính trị ở huyện liên quan đến công tác y tế.

- Cấu trúc dân số. - Chiến lược tổng thể về phát triển kinh tế xã hội của huyện. - Cơ cấu chính quyền liên quan đến các quyết định, đến sự phân phối

nguồn lực và quá trình quản lý.

Moâi tröôøng

Ñaàu vaøo Ñaàu ra

Thoâng tin

Quaù trình

- Cơ cấu các đoàn thể xã hội liên quan đến việc xã hội hóa công tác y tế.

- Các luật lệ và chính sách áp dụng ở huyện - Kiến thức, thái độ và thực hành (KAP) của dân trong huyện về các

vấn đề sức khỏe. - Lịch sử, truyền thống phát triển chăm sóc sức khỏe. - Sự phát triển khoa học kỹ thuật ở huyện. - Khả năng động viên nhân lực và các nguồn lực khác. - Hệ thống giao thông vận tải. - Hệ thống các dịch vụ xã hội. - Hệ thống sản xuất và phân phối các sản phẩm cho y tế. - Đạo đức, tôn giáo, tập quán của dân trong huyện …

2.2 Đầu vào (Inputs): Đó là những nguồn lực đưa vào hệ thống cung cấp năng lượng cơ bản cho

sự vận hành. Khác với những biểu hiện môi trường, những biểu hiện của đầu vào lệ thuộc vào sự khống chế trực tiếp của bộ phận xử lý. Người xử lý trong khi lệ thuộc vào ép buộc của môi trường lại tự do quyết định các nguồn lực là gì, bao nhiêu, khi nào, ở đâu và ra sao.

Thí dụ: Đầu vào trung tâm y tế huyện là: - Nhân lực: Bác sĩ, Dược sĩ, y sĩ, y tá, nữ hộ sinh, kỹ thuật viên, cán

bộ quản lý, nhân viên hậu cần, nhân lực của cộng đồng tham gia, bệnh nhân.

- Vật lực: Tiền Nhà nước cấp, tiền viện trợ, tiền dân nộp … - Thời gian: dành cho từng việc, từng chương trình.

2.3 Đầu ra (Outputs): Có hai loại sản phẩm riêng biệt nhưng phụ thuộc lẫn nhau do hệ thống tạo

nên. - Đầu ra mong muốn (desired outputs) là những sản phẩm mà hệ

thống định ra. Loại đầu ra đó liên quan trực tiếp và tích cực tới mục tiêu của hệ thống. Thí dụ: tỷ lệ tiêm chủng cao, dân số hạ, bệnh nhân khỏi, tỷ lệ mắc bệnh

giảm, tỷ lệ tử vong giảm … - Đầu ra ngẫu nhiên (incidental outputs). Trong quá trình thu hoạch

sản phẩm mong muốn thì có một loại sản phẩm phụ của hệ thống, đó là ngẫu nhiên. Thí dụ: chất thải của bệnh viện gây ô nhiễm môi trường. Người quản lý tốt

lường trước mọi đầu ra ngẫu nhiên. 2.4 Mạng lưới thông tin: Trong hệ thống quản lý, thông tin có chức năng như thần kinh hay giác

quantrong cơ thể con người. Sự truyền đạt thông tin cũng giống như liên hệ giữa

bộ phận nầy với bộ phận khác trong cơ thể. Điều đó giúp cơ thể điều chỉnh, đương đầu và hưởng sự phát triển mới, mạng lưới thông tin rộng khắp, chính xác và nhạy bén đảm bảo sự vận hành có hiệu qủa và cả sự sống còn của hệ thống. Mạng lưới thông tin có 3 kênh chính thức:

- Kênh chính thức: qua sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước, tạo nên những báo cáo và số liệu chính thức. Đó là thống kê, báo cáo của Trung tâm y tế huyện.

- Kênh không chính thức, có tổ chức: Không lệ thuộc vào sự kiểm soát trực tiếp của quản lý Nhà nước. Đó là thông tin của các nhà khoa học hay báo chí.

- Kênh không chính thức, không có tổ chức: thường là những dư luận, tin đồn hoặc phát ngôn cá nhân. 2.5. Quá trình (process):

- Làm cho môi trường thuận lợi hơn cho sự phát triển của hệ thống. Khai thác được nhiều nguồn lực của môi trường.

- Cuốn hút các nguồn lực một cách hợp lý vào hệ thống. - Huy động đầu vào trong thời gian tốt nhất cho các chương trình sức

khỏe. - Đảm bảo các số liệu của mạng lưới thông tin kịp thời được xử lý có hiệu qủa - Giúp cho hệ thống được tinh tế và nếu cần, xem lại các mục tiêu dưới ánh sáng của các thông tin mới.

QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU

Mục tiêu là cái đích mà mọi hoạt động hướng tới, các mục tiêu được coi là

xác đáng nếu sau này ta có thể nhìn lại và nói các mục tiêu đó được hoàn thành hay không. Các nhà quản lý có thể xác định một cách tốt nhất số lượng các mục tiêu mà họ phải đặt ra cho mình bằng cách xác định bản chất của công việc và xét xem họ có thể tự đảm nhận được bao nhiêu, có thể ủy thác cho cấp dưới bao nhiêu.

Cách quản lý theo mục tiêu được sử dụng rộng rãi để đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và là động cơ thúc đẩy nhân viên nhưng trong thực tế đó là một hệ thống quản lý. Theo cách tiếp cận nầy, các mục tiêu có dạng định lượng hay định tính.

Qúa trình quản lý theo mục tiêu bao gồm việc đề ra các mục tiêu ở cấp cao nhất của tổ chức như Ban giám đốc bệnh viện, phân định rõ ràng những vai trò riêng biệt của những người chịu trách nhiệm đạt được các mục tiêu, đề ra và sủa đổi các mục tiêu cho cấp dưới.

Quản lý theo mục tiêu giúp cho công tác quản lý đạt được kết qủa tốt hơn, buộc các nha quản lý phải phân định rõ cơ cấu tổ chức, khuyến khích mọi người cam kết gắn bó với mục tiêu và giúp cho việc triển khai các biện pháp kiểm tra có hiệu qủa.

Đôi khi nhà quản lý quên giải thích tính khoa học của quản lý theo mục tiêu cho cấp dưới và hướng dẫn họ đề ra các mục tiêu của mình. Việc thiết lập các mục

tiêu cũng thường rất khó khăn nên thường có xu hướng thiên về những mục tiêu ngắn hạn làm cho chúng cứng nhắc, tách biệt, không quán xuyến được những thay đổi trong môi trường hoạt động của kế hoạch.

Danh mục kiểm tra các mục tiêu của người quản lý (nếu các mục tiêu thỏa mãn các tiêu chuẩn thì đánh dấu (+) trong khung ở bên phải của câu. Nếu không thỏa mãn thì đánh dấu (-))

STT Nội dung Có Không 1 Liệt kê các nội dung phải hoàn thành năm 199.. của

bệnh viện

2 Các mục tiêu có bao hàm các nội dung chính trong công việc của bệnh viện ?

3 Danh mục các mục tiêu: -Có dài? -Nếu dài ta có thể kết hợp một vài mục tiêu với nhau?

4 Các mục tiêu có chỉ ra được: -Số lượng? -Chất lượng (tốt như thế nào hoặc có đặc tính riêng gì ) ? -Thời gian (khi nào) ? -Nếu bản chất là định tính, chúng có xác đáng ?

5 Các mục tiêu này: -Có được phối hợp với các mục tiêu của các nhà quản lý và đơn vị tổ chức khác ? -Nếu có, thì các mục tiêu đó phù hợp với mục tiêu của Bộ Y tế, Sở Y tế, Uỷ ban nhân dân huyện?

6 Cá mục tiêu ngắn hạn có phù hợp với các mục tiêu dài hạn

7 Các mục tiêu có khả năng thực thi ? 8 Các giả thiết làm cơ sở cho các mục tiêu có được

xác định rõ ràng

9 Các mục tiêu có được trình bày rõ ràng và bằng văn bảng ?

10 Các mục tiêu có được thông báo cho những người cần được thông báo ?

11 v.v...

CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA QUẢN LÝ

1. Lập kế hoạch Để làm được việc này cần tiến hành một số công việc sau:

− Thu thập thông tin − Xác định vấn đề, các yếu tố ảnh hưởng trự tiếp và gián tiếp đến các vấn đề − Lực chọ ưu tiên − Nêu các mục tiêu − Nêu giải pháp rồi lựa chọn giải pháp thích hợp − Xác định các nguồn lực cần thiết và khả năng có được − Dự kiến kế hoạch đánh gí − Từ những dữ kiện trên viết kế hoạch hành động

2. Tổ chức thực hiện kế hoạch Thực hiện kế hoạch là quá trình đưa kế hoạch vào vận hành. Thực hiện một kế hoạch là thực nhiện một công việc, một nhiệm vụ, thông

qua một tổ chức. Đó là một quá trình hoạt động và hti hành công việc theo kế hoạch để đạt được mục tiêu. Lập kế hoạch là ứng phó với “tương lai”, còn thực hiện kế hoạch là ứng phó với “hiện tại”, với thực tế cuộc sống về các mặt: nhân lực, vật lực, ngân sách, trình độ quản lý và thời gian. Triển khai, điều phối, hướng dẫn, giám sát cũng như việc theo dõi ghi lại báo cáo sự cải thiện/tiến bộ các hoạt động....Trên thực tế quá trình này diễn ra không thuận buồm xuôi gió, mà chúng ta cũng phải ứng phó với các điều xảy ra ngoài dự kiến.

Thực hiện có mặt: khởi động, vận hành, và theo dõi giám sát thực hiện kế haọch. Giai đoạn vận hành là một giai đoạn rất quan trọng của quá trình thực hiện. Nó là quá trình đảm bảo cho kế hoạch tổng thể và chi tiết một khi đã được duyệt rồi được thể hiện bằng hành động. Việc quản lý hàng ngày các hoạt động phải được thực hiện ở giai đoạn này và tất cả các phương pháp quản lý đều được ứng dụng để đạt được mục tiêu đề ra.

Đó là một quá trình tổ chức điều hành, giám sát, điều chỉnh, tăng cường, kiểm tra, đôn đốc.... cung cấp nguồn lực để hoạt động thực hiện kế hoạch đã đề ra.

3. Đánh giá Có nhiều bước đánh giá có thể có: đánh giá ban đầu, đánh giá kết thúc.... để

xác định hiệu quả đạt được so với mục tiêu, so với các nguồn lực bỏ ra. Từ đó rút ra những kết luận, kinh nghiệm, những sự điều chỉnh những tư liệu cho các kế hoạch khác.

Muốn đánh giá một cách khoa họ phải có các chỉ tiêu đánh giá.

CHU TRÌNH QUẢN LÝ Các bước quản lý còn được thể hiện qua sơ đồ sau:

Ñaùnh giaù

Laäp keá hoaïch

Thöïc hieän

Chuùng ta ñang ôû ñaâu? – Ñaùnh giaù tình hình hieän taïi – Xaùc ñònh caùc vaán ñeà caàn giaûi quyeát

Chuùng ta ñang muoán ñeán ñaâu? – Xaùc ñònh muïc tieâu

Chuùng ta ñaõ ñeán nôi ñònh ñeán nhö theá naøo? – Ñaùnh giaù

Laäp keá hoaïch ñeå ñeán nôi chuùng ta ñònh ñeán – Löïa choïn giaûi phaùp – Xaây döïng keá hoach hoaït ñoäng cuï theå

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Andrew Cassels & Katja Janocsky. Tăng cường kỹ năng quản lý tuyến huyện và tỉnh

2. Bộ Y tế: Quản lý chăm chăm sóc sức khỏe ban đâu ở tuyến y tế cơ sở. NXB Y học 1994

3. Bộ y tế: hướng dẫn chăm sóc sức khỏe ban đầu tuyến huyện. NXB Hà Nội 4. D. Mercado: Reading in Health system management, đề án 03 SIDA dịch.

NXB Yhọc 1994 5. E. Tarimo: towards a healthy district. Organizing and managing district

health systems based on primary health care, WHO, 1991 6. Elsine La Monica: Management in health care. A theorectical and

experiental Approach-Macmillan-1994 7. Lê Hùng Lâm: quản lý –quản lý y tế. Trường CBQLYT, Hà Nội-1998 8. Phan Văn Tường: quản lý bệnh viện huyện. Trường CBQLYT, Hà Nội-

1998 9. Rosemary McMahon: on being in charge. A guide to management in

primary health care. WHO, 1992, Second Edition. 10. Harold Knootz: Essentials of management (đã dịch). NXB KHKT 1992.