S¥ tar du kontroll ¶ver din inkorg

  • View
    2.980

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Bemästra Outlook och bli mer produktiv! Tips och tricks för att prioritera rätt saker och bli mer effektiv på jobbet.

Text of S¥ tar du kontroll ¶ver din inkorg

  • 1. S tar dukontroll ver din inkorgTherese Reuterswrd @TrulyTherese
  • 2. Hur mnga mejl har du i din inkorg?
  • 3. Har du en osorterad inkorg med msom.. ..mail som du nnu inte har lst ..mail som innehller ngot du ska gra ..mail som innehller ngot du vill lsa ..mail med innehll du vntat p frn ngon annan ..mail som r helt avklarade?
  • 4. Resultat: Stress och ngest
  • 5. Ngonstans hrfinns nog saker jag bordeuppmrksamma av ngon anledning
  • 6. Vilket mejl ska man ta tag i frst?
  • 7. r det versta mailet i din inkorg det viktigaste?
  • 8. Nej.Men vem som helst kan f dig att jobba med nstan vad som helst.. ..genom att se till att deras mail r verst i din inkorg!
  • 9. Introducing Inbox Zero
  • 10. Tanken r att tvingas fatta omedelbara beslut Slnga mejlet Delegera mejlet Gra uppgiften direkt Gra uppgiften senare
  • 11. 1 Slng Om mejlet har information du inte behver igen Om mejlet har stora bifogade filer (spara lokalt)
  • 12. 2 Delegera Om du inte kan slutfra uppgiften alls Om du kan slutfra din del av uppgiften p under 2 minuter, delegera sedan
  • 13. 3 Gr direkt Om du kan gra det p mindre n 2 minuter
  • 14. 4 Gr uppgiften senare Om ngot tar mer n 2 minuter Och/eller om det krver mer n 5 rader text
  • 15. Arkivera Alla mejl som inte kan slngas, arkiveras Inga mejl fr ligga kvar i inkorgen Arkivera bara om du tror att du behver informationen senare
  • 16. Pest eller kolera- r du en Piler eller en Filer? Piler lmnar alla mejl i inkorgen Filer skapar hundratals mappar Nnstans i inkorgen finns saker jag Det tog mig tre dagar att skapa nog borde ta tag i mappstrukturen och nu minns jag inte i vilken mapp jag lade vad
  • 17. Det tar 3 gnger s lng tidatt blddra i en mappstruktur n att gra en skning
  • 18. Regler fr arkivering Det fr bara finns EN Arkivmapp Det fr INTE vara inkorgen Max 10% av dina meddelanden fr ligga i vriga mappar
  • 19. Istllet fr mappar: Skfoldrar
  • 20. Tips p skfoldrar Innehller ett visst ord, tex Fakturaunderlag Frn en viss person, tex Chef Chefsson r gamla mejl r stora mejl med tunga filer
  • 21. Client-side Rules Radera mejl som r frn en viss avsndare tex notifieringar frn fakturasystemet Acceptera automatiskt all inbjudningar om de inte krockar med andra mten Radera automatiskt accepterade mtesinbjudningar Markera alla mejl som lsta dr du inte r p To: raden
  • 22. En tom inkorg betyder inte att du har slutfrt allt. Det betyder: Jag vet exakt vilka taganden jag har
  • 23. Mejl som ligger i inkorgen betyder: Jag vet inte vad det r
  • 24. Skapa todos Om ett mejl tar mer n tv minuter att gra, omvandla det till en todo Formulera din todo s att du kan utfra uppgiften ven om du fr minnesfrlust Arkivera mejlet
  • 25. Skapa todos - tips Klicka Other actions Edit fr att ndra/lgga till en anteckning i ett mejl Dra och slpp till Tasks fr att skapa en uppgift i Outlook Vidarebefordra direkt till Todo-app, exempel: TrulyTherese@toodledo.com
  • 26. Toodledo.org
  • 27. Produktivitetsddare
  • 28. Prioritera din tid Om ett mejl krver en betydandearbetsinsats ska det behandlas baserat p prioritet..och inte p att det anlnde just nu.
  • 29. Stng av notifieringarDitt liv gr inte ut p att fokusera p det senaste ngon vill sga till dig
  • 30. Hur nyfiken r du? Jag mste hela tiden veta om ngon skickar mig ett meddelande vs.Jag r s nyfiken, jag vill veta om ngon skickar mig ett meddelande
  • 31. Skriv korta mejl = max 5 rader.Det tvingar dig att fokusera p syftet med ditt meddelande
  • 32. Nr vissa saker aldrig blir gjorda.. Finns det ngon annan som kan gra det? Kan du snka ambitionsnivn? Kan du frhandla om omfattning eller deadline?
  • 33. Hemlxa1. Du ska kunna rensa 50 mejl frn inkorgen p 20 minuter.2. Flj processen Slng, Delegera, Gr nu, Gr senare, Arkivera.3. S fort du har tagit upp ett mejl i din inkorg s fr du inte lgga tillbaka det.4. Nr du stngt Outlook, g inte tillbaka p minst 2 timmar.5. Tv gnger om dagen ser du till att din inkorg r tom. Klicka hr fr att starta en6. Inkorgen ska alltid vara tom nr du gr hem frn kontoret. 20-min timer
  • 34. How to How to use rules in Outlook How to use folders in Outlook Search Folders: The easy way to find emails
  • 35. Lycka till att hlla nollan! Ls mer p http://trulytherese.se/produktivitet