Smart bruk av Outlook for å nå dine personlige mål - smaksprøve

SmartEndring-ChangeSmart ™

Ta kontroll over innboksen!

Reduser stress og bruk tiden på

arbeid som gir resultater!


Bruker du Outlook Innboks som huskeliste?

Du åpner Innboksen din og ser at du har fått en god del ny e-post. Du åpner den første og leser noen linjer.

"Å, den må jeg gjøre noe med i dag, men ikke akkurat nå. Jeg skal i et møte om ikke lenge så det rekker jeg ikke".

Så åpner du den neste. "Den må jeg gjøre noe med i morgen" tenker du. Og så den tredje e-posten. "Hmmm … den vet jeg ikke hva jeg skal gjøre med. Jeg lar den ligge litt".

Du skummer fort gjennom 10 e-poster på denne måten, bare for å ha oversikten.

Problemet er bare at når du kommer tilbake fra møtet må du starte på nytt igjen fordi du jo ikke har gjort noe med de e-postene du har halvlest. Nå er det i tillegg kommet en del nye på toppen og snart skal du i et nytt møte …


Ville det ikke være fint å ha en assistentsom kunne sortere og prioritere e-posten din?Tenk om postmannen kunne sortere posten for deg før den kom inn i din Innboks! Legge nyhetsbrev og lignende i en mappe på bunnen av Innboksen, deretter interninformasjon i en mappe oppå denne og så de viktige E-postene på toppen? Da vil du være mye sikrere på at du starter med det viktigste, og du kan fint utsette resten til senere

Fra dette……. til dette


Regler kan sortere posten din automatisk imapper

• Fra en avsender

• Sendt til en gruppe

• E-post der du erpå cc-linjen


1. Beste praksis for E-postbehandling er å ikke gå videre til neste E-post i Innboksen før du har bestemt deg for når du vil behandle den du leser nå

2. Prioriter i forhold til viktighet og tidsfrister

3. Om jeg ikke skal gjøre oppgaven i eposten før om en uke, eller kanskje om en måned vil ikke jeg ha den liggende i Innboksen. Da vil jeg jo lese overskriften mange ganger før jeg skal gjøre noe med den. Flytt den ut av Innboksen. Du finner den igjen i oppgavelisten.

Outlook vil nå gi deg en mer ryddig Innboks å starte med.Nå må du behandle resten

Bruk 4 D‘er som guide:

• Do now Gjør nå

• Delegate Deleger

• Delete Slett

• Do later Flagg for oppfølginglager oppgaver av epost


Skaff deg oversikt over din totale arbeidsbelastning

Total daglig

arbeids-belastning

=

Møter

+

Oppgaver

Når du får spørsmål om å gjøre noe og vil sjekke hvordan din tid neste uke ser ut, hva gjør du da?

Det mange gjør er å se på kalenderen i Outlook. Bildet du ser i kalenderen vil gi hjernen din umiddelbart et signal om

hvordan den uken blir for deg. Dersom det er mange avtaler og møter vil du få oppfatningen av at det blir en travel uke.

Er det få møter og avtaler vil signalet være at det det blir en rolig uke. Dette er selvfølgelig et helt feil bilde fordi den ikke

sier noe om hvor mange oppgaver du må utføre.

De fleste vil vel være enige i at det «virkelige arbeidet» skjer mellom møtene. Det er først når vi legger til disse

arbeidsoppgavene at du vil kunne danne deg et inntrykk av den reelle arbeidsbelastningen.


Planlegg med egne aktiviteter for å nå dine mål!

Overfør egne aktiviteter og løse oppgaver til Outlook

Klikk og skriv inn oppgaven

Eks. Følge opp fremdrift i prosjektet

Husk å …

Ved å ha og en oversikt over alle dine avtaler,

oppgaver, frister og leveranser som du

holder oppdatert daglig vil du kunne lage en

realistisk ukeplan for deg selv.

Det gir deg også et godt utgangspunkt for

prioritering så du er sikker på at du arbeider

med de riktige oppgavene som gjør at du

når dine mål.


Lag en balansert ukeplan

Fordel oppgavene på ukedager du har lite møter

Ingen tid til

oppgaver Møter

+

Oppgaver

=

Total daglig arbeidsbelastning


Gjør en smart endring på jobben

La teknologi og struktur arbeide for deg

Frigjør plass i hodet til innovasjon og til å skape resultater.

I den nye, fleksible arbeidsdagen blir det stadig viktigere å kunne arbeide og samarbeide uavhengig av hvor man befinner seg. Da blir det helt nødvendig å kunne bruke teknologi for å støtte planlegging, prioritering og samarbeid over nettet.

Potensielt kan en leder spare, eller omprioritere, opp til en dag pr. uke ved å benytte teknologi de allerede har tilgjengelig. Dessverre blir ledere sjelden tilbudt relevant og tilpasset opplæring. De har heller ikke tid til å sette seg inn i mulighetene på egenhånd.

Gjennom SmartEndring bygger jeg på mange års erfaring som leder i Microsoft og lærer ledere å ta noen smarte grep for å beherske den nye arbeidshverdagen på en time eller to.

For mer informasjon og for å avtale uforpliktende

møte om eventuell gjennomføring av Smart bruk

av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag, ta

kontakt på E-post [email protected],

eller telefon 90173524

Les mer, og se også andre SmartEndring leveranser

på http://www.smartendring.no

mailto:[email protected]

http://www.smartendring.no/

Business

Smart bruk av Outlook for å nå dine personlige mål - smaksprøve