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Neste slide apresentamos um caso de sucesso da ferramenta Supravizio aplicado a um processo para solicitação e acerto financeiro de viagens.
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Software para gerenciamento de processos de negócio
Estudo de caso:Processo para solicitação de viagens
Sobre o cliente
• Empresa de engenharia que atua na construção de data centers e projetos de cabeamento de rede
• Possui clientes em diversas cidades do país• Principais clientes: Petrobras, Usiminas, Vale,
Fiat, Votorantim e Iveco.
Controle de Viagens: cenário inicial
• Engenheiros e operários precisavam se deslocar até obras e projetos
• O deslocamento ocorria por via aérea ou rodoviária• Dependendo da obra o viajante era hospedado em
hotel ou alojamento• O viajante solicitava adiantamento para pagamento
de despesas• Após a viagem o usuário do serviço deveria realizar o
acerto• Todas as solicitações eram feitas por email e papel
Controle de Viagens: cenário inicial
Solução proposta
• Todas as solicitações seriam feitas por um sistema com interface web disponibilizado na intranet da empresa e também na internet (para acesso nas obras)
• Somente pessoas com o cargo supervisor poderiam realizar solicitações de viagens
• O sistema deveria controlar o recebimento dos comprovantes e solicitar aprovação do superior imediato do solicitante.
A solicitação
Para solicitar uma viagem o supervisor de obra ou um dos gerentes utiliza um site disponível na intranet e também na internet
No site existe um formulário com todos os campos para solicitação da viagem, incluindo valor do adiantamento e centro de custo.
A autorização
Assim que o supervisor conclui a solicitação é enviado um email para o gerente imediato solicitando aprovação.
Ao clicar no email é exibida uma página de aprovação. Neste momento o gestor do solicitante visualiza os dados e decide se aprova ou reprova.
Hotel e passagens
Após a aprovação a solicitação segue para a equipe de apoio para reserva de hotel e passagens aéreas. O usuário de apoio administrativo visualiza a solicitação em uma tela do Supravizio semelhante ao Outlook.
Hotel e passagens
Após a aprovação a solicitação segue para a equipe de apoio para reserva de hotel e passagens aéreas. O usuário de apoio administrativo visualiza a solicitação em uma tela do Supravizio semelhante ao Outlook.
Hotel e passagens
No painel inferior o usuário de apoio administrativo identifica a tarefa corrente no processo e sua responsabilidade
Todos os campos da solicitação estão visíveis para o solucionador.
Hotel e passagens
O usuário de apoio administrativo faz a reserva de hotel e/ou passagens aéreas. Comprovantes são anexaos na solicitação e podem ser visualizados pelo cliente no sistema web
Hotel e passagens
Após realizar a reserva do hotel e/ou passagens aéreas o usuário clica no botão Avançar para seguir para a próxima atividade prevista no processo.
Neste momento a solicitação é encaminhada para o financeiro, que é responsável pelo adiantamento.
Hotel e passagens
Após realizar a reserva do hotel e/ou passagens aéreas o usuário clica no botão Avançar para seguir para a próxima atividade prevista no processo.
Neste momento a solicitação é encaminhada para o financeiro, que é responsável pelo adiantamento.
Adiantamento
O usuário do setor financeiro visualiza a solicitação de adiantamento e transfere o valor. O comprovante é anexado na solicitação e visível para o solicitante no sistema web.
Informações disponíveis para o solicitante
Utilizando o sistema web o solicitante acompanha o seu processo.
Neste ponto ele já consegue visualizar comprovantes de reservas e de depósito relativo ao adiantamento.
Acerto após viagem
Na data prevista de retorno o sistema envia um email para o solicitante requisitando o envio de comprovantes para acerto.
Neste mesmo momento o usuário do setor financeiro recebe novamente a solicitação de viagem para realização de acerto.
Validação do acerto
O acerto feito pela área financeira é repassado para o gerente do solicitante que valida as despesas informadas e documentadas.
Se o gerente reprovar o acerto então o processo retorna para o financeiro que realiza o ajuste e envia novamente para aprovação.
Fluxo executado
Todas as informações de tempo de execução, responsabilidade e aprovações são registradas e visíveis de forma gráfica. Solucionadores envolvidos e respectivos coordenadores podem consultar o fluxo executado e visualizar todos estes detalhes.
Pesquisa de satisfação
Ao término do processo o solicitante responde um questionário avaliando a qualidade do serviço prestado.
Principais resultados
Substituição de solicitações em papel ou por email por formulário eletrônico com autorização.
A nova solicitação só é enviada para o apoio administrativo após aprovação pelo gerente.
Principais resultados
Utilizando as respostas da pesquisa de satisfação foi possível medir a qualidade do atendimento das solicitantes de viagens.
Principais resultados
O registro de despesas permitiu rastrear custos de projetos.
Os tempos de execução das tarefas são registrados permitindo avaliar o desempenho de cada solucionador envolvido.
Contato para mais informações:Wallace Oliveira11 5087 [email protected]
Visite o site do produto:www.supravizio.com