Sopimusten hallinta - Työpaja 2015 - Jukka-Pekka Linden

SOPIMUSTENHALLINTATYÖPAJA 2015

nykytila, suunnitelma ja toteutus

Sopimustenhallinnan kehittäminen

YRITYKSEN TIEDONHALLINNAN RATKAISUJEN LÄPIKÄYNTI, IDEAPAJA

Henkilöstötiedonhallinta (HR)Asiakkuuden hallinta (Myynti)

Sopimusten hallinta (Taloushallinto, johto, myynti)Ostolaskujen sähköinen kierrätys ja hyväksyntä (Taloushallinto)Sähköinen arkistointi (Taloushallinto)Käyttöomaisuuden hallinta (Taloushallinto)Raportointi (Taloushallinto, myynti, johto)Projektitiedon hallinta (Toimitus)Tuotetiedon hallinta (Suunnittelu)Teknisten dokumenttien hallinta (Suunnittelu)

Kiinteistötiedon hallinta (Huolto)Laiterekisterit (Huolto)Lakiosaston tiedonhallinta (Lakiosasto)Konsernien tiedonhallinta (Johto)Koulutusten hallinta (Koulutusosasto)Masterdatan hallinta (IT)Palautteiden hallinta (Laatuosasto)Laatujärjestelmä (Laatuosasto)Tiedon julkaisu (Markkinointi)Kunnossapito ja huoltoliiketoiminta (Aftersales)

PERUSTUVAT AINA TOIMIVAAN DOKUMENTINHALLINTAAN

Jukka-Pekka Lindén, [email protected], +358 045 127 0400, M-Files Oy Hermia 12, Hermiankatu 1 B | 33720 Tampere

"Tunnistimme sopimustenhallinnan kehityskohteeksi!"



"Tunnistamme muita syitä kehittämiselle?"

TAVOITTEET TYÖPAJALLE

TUNNISTAA liiketoiminnalle tärkeät tietotyön kehityskohdatLUODA konkreettinen suunnitelma kehittämisen tueksi

YLEISIÄ TAVOITTEITA TIETOTYÖN KEHITTÄMISELLE

KORVATA vanhenevia tietojärjestelmiäVÄHENTÄÄ päällekkäistä ja tuottamatonta työtäSAADA samalla työllä enemmän aikaiseksiLISÄTÄ työskentelyn hallinnan tunnetta ja mielekkyyttäHELPOTTAA asiakaspalvelua paremman tiedon löytyvyyden johdosta


SOPIMUSTENHALLINNAN KEHITTÄMISELLÄ TAVOITELTAVIA HYÖTYJÄ

Ajantasaisten sopimusehtojen löytyvyys parantaa taloudellisten etujen valvontaa.Oikeat sopimusten tiedot ja ehdot varmistavat asiakkaiden oikean laskutuksen.Parantaa mahdollisuuksia päivittää sopimukset vastaamaan toimintaympäristön muutoksia.Varmistaa sovittujen asioiden seurannan.Nopeammin laaditut sopimukset (sopimuspohjat) mahdollistavat nopeamman asiakaspalvelun, myynnin ja toimituksen.Ajantasaiset sopimuspohjat varmistavat oikeiden sopimusehtojen ja sisältömuotoilujen käyttämisen.Ajantasainen raportointi sopimusten tiloista tuottaa oikeaa tietoa päätösten tueksi.


"Miten sopimusten hallinta parantaa liiketoimintaamme?"


SOPIMUSTENHALLINNAN TYÖPAJAN OSA-ALUEET

1. Mitä sopimuksia toimintaamme liittyy?2. Missä sopimuksia säilytetään?3. Miten löydämme ja seuraamme sopimustietoja?4. Miten sopimustenhallinnan kehitys on vastuutettu?5. Millä avaintiedoilla sopimukset tallennetaan?6. Mitä säännöllisiä työsuoritteita sopimusten käsittelyyn

liittyy?7. Miten hallinnoimme sopimusten oikeuksia?8. Miten varmistamme, että muu organisaatio on samaa

mieltä suunnitelmastamme?


"Mitä asioita meidän tulee käydä läpi?"


SOPIMUSTEN TUNNISTAMINEN JA TÄRKEYS = (T)

Työsopimus (T)VuokrasopimusUrakkasopimusRahoitus-sopimus (T)LaitesopimusLeasing-sopimusMaankäyttösopimus (T)Tuonti- ja vientisopimus..


"Mitä sopimuksia toimintaamme liittyy?"1

SOPIMUSTEN SIJAINNIT

Myyntijärjestelmä CRM (myyntisopimukset)Tuotantojärjestelmä ERP (toimitussopimukset)Tuotetietojärjestelmä PDM (ostosopimukset)Taloushallinnon järjestelmäHR-JÄRJESTELMÄ (työsopimukset)

Verkkolevyt (vuokrasopimukset)Henkilökohtaiset työpöydätSähköpostitMuistimediatMapit (hankintasopimukset)



"Missä sopimuksia säilytetään?"

Tietojärjestelmät

Muut sijainnit

2


SOPIMUSTEN (dokumentit) JA NIIHIN LIITTYVIEN TIETOJEN (data) LÖYTYMINEN JA SEURAAMINEN

Tunnistettuja sopimusten seurannan tietotarpeita yrityksellä

Tietotyyppi Dokumentinhallinta Verkkolevy tms.

Minun tallentamat sopimusdokumentit dokumentti onnistuu onnistuu

Puolessa vuodessa umpeutuvat sopimukset dokumentti onnistuu ei onnistu

Asiakkaat suurimman sopimusarvon mukaan data onnistuu ei onnistu

Kuukausittaiset arvot voimassa olevilla sopimuksilla

data onnistuu ei onnistu

Sopimukset sopimustyypeittäin dokumentti onnistuu ei onnistu

Sopimukset voimassaolopäivän mukaan dokumentti onnistuu ei onnistu

Sopimukset hyväksyntävaiheiden mukaan dokumentti ja data

onnistuu ei onnistu

Sopimukset järjestettynä hyväksyjittäin dokumentti onnistuu ei onnistu


"Miten haluamme seurata sopimustietoja?"3


KEHITTÄMISEN VASTUIDEN KIRJAAMINEN, PIENET MUUTOKSET

Työntekijä, esimies tai toiminta-alueensa vastuuhenkilö vastaa

"Talouspäällikkö Riikka vastaa sopimusten ajantasaisista dokumenttipohjista.""Työntekijät voivat tehdä järjestelmään henkilökohtaisia tietonäkymiä sopimustietojen saamiseksi oikeuksiensa mukaisesti.""Talousjohtaja hyväksyy yli 10 000€ arvoiset myyntisopimukset.""Jokainen työntekijä voi tilata sopimusmuutoksista automaattisen muistutuksen sähköpostiinsa oikeuksiensa mukaisesti."

HyödytNOPEUTETAAN pienten muutosten tekemistäTUODAAN ylläpitovastuuta työntekijätasolleLISÄTÄÄN hallinnan tunnetta omaa tietotyötä kohtaan


"Miten vastuutamme sopimustietojen hallinnoinnin?"4a


KEHITTÄMISEN VASTUIDEN KIRJAAMINEN, ISOT MUUTOKSET

Pääkäyttäjä, kehitysryhmä tai seurantaryhmä vastaa

"Leasing sopimuksiin tulee ottaa käyttöön sähköinen hyväksyntäprosessi.""Allekirjoitetut paperiset sopimukset tulee skannata ja ohjata sähköiseen arkistoon.""Kuukausittain tehtyjen uusien myyntisopimusten osalta pitää tuottaa tulosraportti johtoryhmän saataville."

HyödytHELPOTETAAN ylläpidollisia vastuitaVARMISTETAAN isompien uutosten loppuun saattaminenTEHOSTETAAN kehittämistä, muutoshallintaa ja seurantaa


"Miten vastuutamme sopimustietojen hallinnoinnin?"4b


Sopimusdokumentti

SOPIMUSTEN LÖYTYVYYS PERUSTUU TALLENNUSTIETOIHIN

• Otsikko• Sopimustyyppi• Päiväys• Voimassaolo

• Asiakas• Hyväksyjä• Tuote


"Mihin avaintietoihin (masterdata) sopimukset liittyvät?"

Reka Oy Keijo Kivi nostokurki

AVAINTIETO TALLENNUSTIEDOT LÖYTYVYYS

"Organisaation yhteisesti käytössä olevaa ydintietoa joka on luonteeltaan pysyvää, kutsutaan masterdataksi. Sitä nimitetään myös yrityksen avaintiedoiksi Se on oleellista dokumenttien löytyvyyden raaka-aineena."

5


PROSESSIEN TUNNISTAMINEN, VAIHEET JA TÄRKEYS = (T)

Sopimuksen valmisteluSopimuksen luontiSopimuksen katselmointiSopimusten sähköinen hyväksyntä (T)

1. Sopimus vastaanotettu, odottaa hyväksyntää2. Sopimus käsittelyssä3. Sopimus palautettu käsittelyyn4. Sopimus hyväksytty5. Sopimus hylätty

Sopimuksen operatiivinen käyttö (T)Sopimusten arkistointi (T)


"Mitä työsuoritteita (prosessit) sopimusten käsittelyyn liittyy? "6


DOKUMENTTIEN KÄYTTÖOIKEUDET

RYHMÄ DOKUMENTTI ALARYHMÄT KÄYTTÖOIKEUDET

1. YRITYKSEN YLEISET DOKUMENTIT

sopimus • myyntisopimus• leasing -sopimus• hankintasopimus• työsopimus..

• lukuoikeus, tekijä• editointioikeus, kaikki• poisto-oikeus, tekijä• arkistointioikeus, ylläpito

kokouskutsukäyttöohje

2. MYYNNIN DOKUMENTITtarjouspyyntötarjousmuistio

3. PROJEKTIDOKUMENTITtyömaapöytäkirjatarkastusraporttityölupatoimitusluettelo


"Miten hallinnoimme dokumenttien oikeuksia?"7


SÄHKÖINEN KYSELYTUTKIMUS (perustuu työpajan suunnitelmaan)

Miksi?HALUTAAN varmistaa, että työpajan suunnitelma vastaa organisaation käsityksiä kehityskohdistaKERÄTÄÄN laajemmin tiedot työntekijöiden sopimustenhallinnan tarpeistaOSALLISTETAAN muu organisaatio mukaan kehittämiseenOSATAAN huomioida kehittämisessä oikeita asioitaVARMISTETAAN onnistunut kehittämisen lopputulos


"Mitä mieltä muu organisaatio on suunnitelmastamme?"8a



Työpajassa kuvatut tietotarpeet ei tärkeä tärkeä kriittinenSopimusdokumenttien tärkeys työni kannalta• Vuokrasopimus x• Toimitussopimus x• Urakkasopimus x• Rahoitussopimus x• Laitesopimus xTietonäkymät (tietotarpeet) sopimusdokumentteihin• Puolessa vuodessa umpeutuvat sopimukset x• Sopimukset sopimustyypeittäin x• Sopimukset hyväksyntävaiheiden mukaan x• Sopimukset järjestettynä hyväksyjittäin xTietonäkymät sopimuksiin liittyvään dataan• Asiakkaat listattuna suurimman sopimusarvon mukaan x• Kuukausittaiset arvot voimassa olevilla sopimuksilla xSopimuksiin kohditusvat dokumentinhallinnan toiminnot• Sähköpostimuistutus uusista sopimuksista x• Sopimusten versiohallinta x• Sopimusten hakeminen sisällön perusteella x• Valmiiden dokumenttipohjien hyödyntäminen xToistuvat sopimustenhallinnan työsuoritteet (prosessit)• Sopimusten valmistelu ja luonti x• Sopimusten sähköinen hyväksyntä x• Sopimusten arkistointi x• Sopimusten vastaanotto ja tallentaminen xSopimuksista saatavat graafiset raportit• Sopimuskannan jakautuminen arvojen mukaan x• Sopimusarvojen jakaantuminen asiakkaan koon mukaan x

8b Esimerkki työpajassa kirjattujen osa-alueiden perusteella tehtävän kyselytutkimuksen rungosta

ONNISTU KANSSAMMEJukka-Pekka Lindén / M-Files [email protected] GSM: +358 045 127 0400Hermiankatu 1 B 33720 Tampere

Business

Sopimusten hallinta - Työpaja 2015 - Jukka-Pekka Linden