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Sortez de l’isolement :misez sur une communication dynamique
Les structures en silos créent des conflits entre les départements qui nuisent à votre image d’unité aux
yeux du client. L’homogénéité de vos opérations passe donc par l’amélioration de la communication
et la création d’un sentiment de cohésion.Dans cette optique, la visioconférence et les réunions virtuelles constituent
d’excellents moyens d’éliminer les silos. Plus productives que les communications voix, elles rapprochent les collaborateurs et améliorent à la fois leur satisfaction et leur motivation. Et ce n’est pas tout : une meilleure
communication contribue aussi au succès de vos campagnes marketing. Vous trouverez dans ce guide de bonnes pratiques des réunions virtuelles tous les
conseils utiles pour maximiser la productivité de vos appels vidéo.
Planifiez l’agenda
70 %des salariés préfèrent
la visioconférence aux déplacements
professionnels.
N’oubliez cependant pas d’envoyer l’agenda à tous les participants par e-mail avant la réunion.
Parce que les réunions virtuelles sont plus rapides à organiser que les réunions en face-à-face, il est essentiel de bien vous préparer et d’établir un ordre du jour précis. Chaque seconde compte – une description détaillée du déroulement de la réunion vous permettra d’aller à l’essentiel et d’éviter de perdre du temps.
Optez pour des caméras de
qualité
La webcam de votre ordinateur portable convient parfaitement aux appels vidéos privés, pour prendre des nouvelles des amis ou de la famille... c’est même là sa vocation principale.Mais dans un contexte professionnel où la qualité du son et de l’image doit être irréprochable, vous devrez vous équiper d’une caméra à plus haute résolution et d’un son de meilleure qualité.
Pour les longues réunions virtuelles, il est préférable d’opter pour des équipements de visioconférence d’entreprise.Si vous utilisez une nouvelle configuration matérielle ou vos propres équipements vidéo à distance, faites des tests préalables. La position de votre micro et l’angle de votre caméra influenceront également votre capacité à communiquer efficacement.
Utilisez les Communications
Unifiées
Privilégiez l’utilisation d’une suite complète de Communications Unifiées. Un appel vidéo intégrant différents autres éléments peut par exemple s’avérer très productif.
63 %des entreprises utilisent
au moins une application de Communications Unifiées dans le cloud, au premier
rang desquelles on trouve les web conférences.
Vous pouvez également lancer une réunion virtuelle via la messagerie instantanée, puis ajouter la voix et la vidéo pour une expérience plus complète. Chaque entreprise dispose ainsi des outils de communication adaptés à ses besoins.
Encouragez la participation
Incitez vos collaborateurs à participer –si les téléconférences permettent aux plus discrets de rester cachés dans leur coin, la visioconférence les oblige à sortir de leur zone de confort.
Établissez des règles de base
Veillez à donner la parole à tous, sans pour autant perdre le fil de la réunion pour éviter qu’elle ne s’éternise et que le niveau d’attention ne baisse.Tout le monde n’aura pas pris la peine de s’équiper d’un matériel audiovisuel de qualité – parlez clairement pour pallier aux lacunes des haut-parleurs et casques de certains participants, et veillez à ce que tous les intervenants en fassent de même.
Avoir une bonne élocution peut prendre un certain temps – et même parfois de l’entraînement chez les personnes qui n’ont pas l’habitude de se forcer à bien
articuler.À vous de tirer tous les avantages des outils et techniques
de collaboration disponibles pour impliquer vos équipes.
Avec les bons outils de collaboration et un guide des meilleures pratiques, votre entreprise détient toutes les clés d’une
bonne collaboration interdépartementale.La visioconférence et les réunions virtuelles permettent à vos
équipes et partenaires de collaborer à travers différents fuseaux horaires, sur tous les types d’appareils, où qu’ils soient. Vous
pouvez également enregistrer et réécouter/revoir les contenus de vos réunions, et mettre les enregistrements en ligne pour vos
collaborateurs actuels et futurs. Une chose est sûre : les silos organisationnels ne résisteront pas longtemps.
À retenir :
Créez un agenda détaillé pour bien utiliser le temps
imparti.
Assurez-vous que chaque participant a bien accès
à la réunion et en connait les règles de base.
Utilisez les Communications Unifiées
pour ajouter d’autres éléments d’interaction.
Découvrez comment faire des technologies un levier d’information et d’engagement dans notre guide intitulé
L’entreprise connectée : prendre les bonnes décisions même sous la pression
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prendre les bonnes décisions
même sous la pressionL’entreprise connectée :
Stratégique
Performant
Flexible
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