Taking - Revisão de Processos

REVISÃO DE PROCESSOS

TAKING

A EMPRESA

FAZEMOS O QUE TEM QUE SER FEITO

QUEM

SOMOS

A EMPRESA

Posicionada como uma das melhores

consultorias e integradoras de soluções

do Brasil, a Taking é uma empresa de

gerenciamento tático especializada em

consultoria de negócios, tecnologia da

informação e marketing digital.

NOSSO DIFERENCIAL

Nossa capacidade em entender as

necessidades dos clientes, tanto no

âmbito técnico como nas prioridades de

negócio, é o que nos leva a provocar

evoluções e revoluções precisas e

sustentáveis com foco no resultado para

cada um dos clientes. Fazemos o que tem

que ser feito.

MISSÃO

Planejar em conjunto e transformar em

realidade os planos dos nossos clientes,

por meio de consultoria, serviços e

implementação de soluções de tecnologia

e inovação.

VISÃO

Ser o melhor provedor de consultoria de

negócio, desenho e implementação de

soluções de tecnologia, reconhecido e

admirado como parceiro estratégico.

VALORES

• Conhecimento e metodologia;

• Integridade e respeito;

• Energia e atitude positiva;

• Assertividade e clareza;

• Comprometimento com o resultado

sustentável.

TAKING

TAKING

METODOLOGIA

REVISÃO DE PROCESSOS

OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

INTRODUÇÃO

A condução de nosso trabalho baseia-se

na abordagem metodológica Otimização de

Processos visando melhoria de

performance, que compreende as

seguintes dimensões:

• Foco nos resultados de negócio desde a

iniciativa da mudança, verificando como

serão atingidos e mensurados;

• Garantia de que a iniciativa de mudança

na organização é suportada durante

todo o processo através do

acompanhamento dos processos e

métricas criadas no projeto;

• Incorporação de benefícios tangíveis e

atividades de gerenciamento de projetos

durante a iniciativa de mudança.

METODOLOGIA

Destacamos contudo que trata-se de uma

abordagem bastante flexível, podendo

ocorrer ajustes no desenrolar do projeto no

nível de aprofundamento das atividades e

de nosso envolvimento, de acordo com a

necessidade do projeto, desde que não

haja impacto em relação ao esforço total

previsto.

OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

VISÃO GERAL

OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

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PROJECT MANAGEMENT

CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO

2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR

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INICIALIZAÇÃO

Objetivo

Detalhar as atividades a serem executadas para a

instalação da equipe de trabalho e para a

viabilização do início do projeto.

Atividades previstas

• Definir a estrutura e organização do projeto e os

profissionais do Cliente que comporão o Comitê

de Gestão e a equipe de campo do projeto;

• Definir os papéis e responsabilidades de cada

profissional alocado na execução dos trabalhos;

• Treinar a equipe do projeto, garantindo o

alinhamento de conceitos, ferramentas,

metodologia e organização do trabalho;

• Identificar as áreas a serem envolvidas no

projeto e respectivos gestores;

• Elaborar plano de trabalho detalhado,

especificando as atividades a serem executadas,

o cronograma físico de entrega dos produtos,

tendo como referência os marcos e requisitos

estabelecidos previamente e identificando a

cadeia de dependências entre eles;

• Definir os procedimentos de controle do projeto e

a agenda das reuniões de acompanhamento;

• Providenciar instalações e acesso aos

recursos e logística do projeto (espaço físico,

equipamentos, impressora, acesso à rede, e-

mail interno, softwares MS-Office, telefone,

etc);

• Detalhar as informações a serem solicitadas,

para início das atividades da Fase 1;

• Realizar reunião de “kick-off” do projeto.

Produtos a serem gerados

• “Project charter” validado e aprovado

contendo, dentre outros:

− Estrutura dos comitês, organização da

equipe, descrição das responsabilidades e

profissionais envolvidos;

− Plano de trabalho e cronograma detalhado

por produto;

− Descrição dos produtos por fases e pontos

de controle;

− Abordagem para monitoramento e reporte

do projeto e seus benefícios;

− Agenda de entrevistas.

• Evento de “kick-off”;

• Equipes do projeto estruturadas, treinadas e

alocadas.

OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

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PROJECT MANAGEMENT



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ETAPA A – DETERMINAR AS NECESSIDADES

DO NEGÓCIO

Objetivo

O propósito desta fase é confirmar o escopo do

projeto, confirmar e revisar os direcionadores de

mudanças e o plano de comunicação do projeto.


• Monitorar e gerenciar o plano de trabalho;

• Elaborar plano de gestão de mudanças, visando

garantir o engajamento dos profissionais do

Cliente no trabalho em questão, em todas as

suas etapas e atividades;

• Elaborar plano de comunicação interna do

projeto voltado para os profissionais, visando

disseminar informações sobre as ações

desenvolvidas, desde sua inicialização,

acompanhamento do progresso, até sua

finalização, divulgando os resultados

alcançados;

• Efetuar pesquisa junto aos clientes internos

(gestores e áreas que impactam ou são

impactados pelos processos – escopo);

• Identificar e analisar os stakeholder;

• Dar início à implementação do plano de gestão

de mudanças;

• Preparar o material de divulgação do projeto e

implementar o plano de comunicação.


• Plano de trabalho atualizado;

• Plano de gerenciamento de mudanças;

• Plano de gerenciamento dos stakeholder;

• Plano e estratégia de comunicação.

OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

ETAPA B – ANALISAR O AMBIENTE “AS IS”

(ATUAL)

Objetivo

O propósito desta fase é documentar as atividades

atuais, a partir de diferentes perspectivas

(processos, tecnologia da informação, organização,

pessCliente e cultura e infra-estrutura), com o

objetivo de identificar oportunidades de melhoria.


• Avaliar os processos organizacionais;

• Avaliar a tecnologia da informação;

• Avaliar a organização;

• Avaliar a cultura;

• Avaliar a infra-estrutura;

• Avaliar as medidas de desempenho existentes;


• Visão gráfica dos processos;

• Produtos / serviços resultantes;

• Caminhos lógicos e inter-dependências;

• Clientes e fornecedores dos processos;

• Insumos requeridos;

• Recursos metodológicos, tecnológicos e

profissionais necessários em cada processo;

• Oportunidade de melhoria de processos

identificadas;

• Análise dos indicadores de performance.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

ETAPA C – IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE

MELHORIA

Objetivo

O propósito desta fase é identificar, avaliar, discutir

e validar as oportunidades de melhoria identificadas

nas diversas dimensões analisadas.


• Aprofundar a análise das oportunidades de

melhoria de processos, estrutura organizacional,

tecnologia, cultura e infra-estrutura;

• Identificar e explorar alternativas de soluções;

• Validar oportunidades de melhoria junto ao

Comitê de Coordenação Técnica do Projeto.


• Relatório de análise da situação “as-is”;

• Portfolio de oportunidades avaliadas e validadas;

• Alvos da melhoria de performance identificados;

• Escopo do projeto atualizado;

• Plano de Trabalho atualizado.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

ETAPA D – DESENHO DO AMBIENTE “TO BE”

(ALTO NÍVEL)

Objetivo

O propósito desta fase é redesenhar os processos-

escopo, adicionando as melhorias recomendadas e

validadas na etapa anterior.


• Elaborar as políticas propostas;

• Desenhar os processos sugeridos;

• Definir as necessidades de mudança de

sistemas e tecnologias;

• Desenhar 2 (duas) alternativas para a estrutura

organizacional sugerida (alto nível);

• Definir as necessidades de mudança em infra-

estrutura;

• Apontar os indicadores de performance que

permitirão a gestão dos processos;

• Obter aprovação formal para os processos

sugeridos;



• Políticas operacionais descritas / atualizadas;

• Desenho dos novos fluxos;

• Necessidade de mudança para os sistemas de

informação e comunicação;

• Mudanças de tecnologia identificadas;

• Estrutura organizacional sugerida (2 alternativas,

em alto nível);

• Funções e responsabilidades organizacionais

sugeridas;

• Funções e responsabilidades organizacionais

sugeridas;

• Necessidades de mudança em infra-estrutura

identificadas;

• Indicadores de performance recomendados;

• Escopo do projeto atualizado.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

ETAPA E – TREINAMENTO

Objetivo

O propósito dessa fase será capacitar os

profissionais do Cliente na utilização da

metodologia e ferramenta informatizada a ser

implantada, bem como na modelagem e

implantação de processos, de forma a atender aos

requerimentos do novo ambiente.


• Definir o conteúdo a ser abordado no

treinamento;

• Determinar a estratégia e escopo do

treinamento;

• Desenvolver o material do treinamento;

• Elaborar e desenvolver treinamento sobre os

novos processos;

• Realizar avaliação dos treinamentos.


• Avaliação das necessidades do treinamento;

• Definição do público alvo;

• Definição da estratégia e escopo do treinamento;

• Medidas de avaliação do treinamento;

• Material do treinamento;

• Plano de execução do treinamento;

• Guia do instrutor;

• Material do instrutor;

• Pessoal treinado;

• Procedimentos de manutenção do treinamento;

• Responsáveis pela manutenção do treinamento.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

ETAPA F – DESENVOLVIMENTO DE

ESTRATÉGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO

Objetivo

O propósito desta fase será explorar alternativas de

estratégias e desenvolver uma abordagem para

implementação das iniciativas de mudança nos

processos, organização, tecnologia e infra-

estrutura.


• Explorar alternativas de estratégia e seus

desdobramentos;

• Selecionar a abordagem a ser adotada;

• Desenvolver macro plano para adoção da

estratégia.


• Abordagem de implementação selecionada;


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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

ETAPA G – DESENVOLVIMENTO DE

MUDANÇAS NOS PROCESSOS

Objetivo

O propósito desta fase é detalhar as atividades

requeridas para efetivação das mudanças nos

processos de negócios, visando viabilizar a

implantação futura do novo desenho.


• Avaliar e selecionar os processos / sub-

processos a serem alterados;

• Detalhar as mudanças a serem implementadas;

• Indicar os impactos das mudanças propostas;

• Efetuar desenho detalhado dos processos,

considerando as mudanças previstas.


• Novos processos redesenhados, incluindo as

mudanças recomendadas;

• Plano de mudanças nos processos de negócio.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

ETAPA H – DESENVOLVIMENTO DE

MUDANÇAS EM TECNOLOGIA

Objetivo

Definir as mudanças requeridas no ambiente e

infra-estrutura de TI para suportar os novos

processos e/ou as alterações nos atuais processos.


• Identificar e detalhar as mudanças

recomendadas em TI;

• Desenvolver facilidades / funcionalidades /

sistemas para atender as necessidades de

mudanças nos processos;

• Instalar e configurar componentes de T.I.;

• Fornece suporte técnico / metodológico ao

ambiente de T.I..


• Mudanças em TI identificadas e detalhadas;

• Facilidades / funcionalidades / sistemas

desenvolvidos.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

ETAPA I – DESENVOLVIMENTO DE MUDANÇAS

ORGANIZACIONAIS

Objetivo

O propósito desta fase é detalhar o modelo

organizacional a ser adotado, resultante do

redesenho e agrupamento de processos e

atividades em áreas e departamentos, de forma a

garantir que o modelo da operação esteja alinhado

com as diretrizes estratégicas e contemple as

mudanças recomendadas nos processos, sistemas

e infra-estrutura.


• Definir objetivos, papéis e responsabilidades das

áreas;

• Descrever as competências requeridas dos

profissionais;

• Refinar as políticas de gerenciamento de

recursos humanos;

• Discutir e validar as recomendações / mudanças

organizacionais junto ao Comitê de

Coordenação;

• Técnica de Gestão do Projeto.


• Detalhamento de papeis e responsabilidades;

• Perfil requerido dos profissionais;

• Políticas gerais de recursos humanos;

• Mudanças organizacionais validadas.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

ETAPA J – DESENVOLVIMENTO DE

MUDANÇAS DE INFRA-ESTRUTURA

Objetivo

O propósito desta fase é especificar as mudanças

requeridas na infra-estrutura para atender às

necessidades do novo modelo de atuação e para

otimizar a utilização dos recursos disponíveis.


• Analisar a utilização atual do espaço físico,

recursos materiais e equipamentos disponíveis,

face aos novos processos;

• Recomendar mudanças na utilização dos

mesmos, de forma a viabilizar as mudanças

recomendadas na estrutura, tecnologia e

processos, bem como otimizar seu uso;

• Discutir e validar as recomendações de

mudanças na infra-estrutura com o Comitê de

Coordenação Técnica de Gestão do Projeto.


• Recomendações de mudanças na infra-

estrutura.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

ETAPA K – DOCUMENTAÇÃO DOS

PROCEDIMENTOS

Objetivo

O propósito desta fase é definir padrões e

procedimentos de documentação para suportar o

detalhamento das iniciativas de mudanças a serem

implantadas.


• Determinar os tipos de documentação,

arquivamento e modos de entrega;

• Estabelecer padrões de documentação;

• Testar e aprovar a documentação.


• Procedimentos de documentação;

• Padrões para documentação;

• Aprovação de padrões e procedimentos de

documentação.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

ETAPA L – DESENVOLVIMENTO DE PLANOS

DE IMPLEMENTAÇÃO

Objetivo

O propósito desta fase é desenvolver planos

detalhados para a migração e implementação das

mudanças recomendadas nos processos,

organização, tecnologia e infra-estrutura.


• Priorizar as mudanças a serem implementadas,

de acordo com a estratégia definida e com

critérios acordados junto ao Comitê de

Coordenação Técnica de Gestão do Projeto;

• Detalhar as atividades, prazos e responsáveis

pela implementação de cada mudança indicada;

• Discutir e validar os planos de implementação

junto ao Comitê.


• Plano de implementação das mudanças dos

processos de negócios, bem como

organizacionais, tecnológicas e de infra-

estrutura.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

Etapa M – migração e implementação

Objetivo

O propósito desta fase é migrar e implementar as

mudanças nos processos de negócio, organização,

tecnologia e infra-estrutura, incorporando-as nas

atividades diárias da organização. A

responsabilidade da Taking é de apoiar as

atividades dessa etapa sendo de responsabilidade

do Cliente a execução das mesmas.


• Validar o plano de implementação;

• Migrar e implementar mudanças em sistemas,

processos, procedimentos e tecnologia;

• Migrar e implementar mudanças em infra-

estrutura e na organização;

• Avaliar a efetividade do sistema;

• Avaliar o novo cenário organizacional e de infra-

estrutura;

• Avaliar o status da realização de benefícios.


• Plano de Implementação;

• Manual de sistemas;

• Mudanças organizacionais, de infra-estrutura e

tecnológicas implementadas;

• Resultados avaliados;

• Benefícios identificados, mensurados e

demonstrados.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

ETAPA N – OPERACIONALIZAÇÃO E

MELHORIA CONTÍNUA

Objetivo

O propósito desta fase é implementar a solução

técnica escolhida.


• Desenvolver especificações técnicas e desenho

detalhado de sistemas;

• Desenvolvimento de interfaces e ferramentas de

carga;

• Configuração e parametrização do aplicativo;

• Migração de Dados;

• Testes do sistema, teste do usuário, teste de

capacidade e teste integrado.


• Planos de Implantação, Go Live, Clean up

dados, Contingência e outros;

• Modelo de Testes;

• Sistema implantado e funcionando.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

CHANGE MANAGEMENT

Objetivo

O propósito desta fase é executar um programa de

monitoramento das mudanças implementadas e

suporte à melhoria contínua dos processos, para

sustentar o esforço de mudança.


• Desenvolver plano de melhoria contínua dos

processos;

• Monitor a realização de benefícios, no médio e

longo prazos;

• Fornecer suporte e manutenção à ferramenta de

gestão de processos implementada;

• Reportar, periodicamente, os resultados das

mudanças ao Comitê de Coordenação.


• Planos de melhoria contínua;

• Funções e responsabilidades para realização de

benefícios;

• Suporte e manutenção da ferramenta

implementada;

• Estrutura de gerenciamento de projetos para

realização de benefícios;

• Relatório com indicadores de performance da

realização de benefícios;

• Relatório com indicadores de performance

organizacionais e “framework” de melhoria

contínua.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

GERENCIAMENTO DO PROJETO

Objetivo

Confirmar o escopo do projeto e seu alinhamento

com a respectiva estratégia;

Estabelecer o planejamento do projeto incluindo

planos, procedimentos e mecanismos de

acompanhamento;

Coordenar as interdependias do projeto;

Monitorar performance;

Reportar status, issues e riscos do projeto.


• Definir a estrutura e os papéis da equipe do

projeto;

• Identificar os objetivos do projeto e suas

premissas;

• Definir os principais produtos do projeto;

• Planejar riscos;

• Elaborar o cronograma do projeto;

• Coordenar as atividades das diversas áreas

garantindo a sinergia entre os sub-projetos e

entregas;

• Coordenar e monitorar o andamento das

atividades.


• Estrutura e papéis da equipe do projeto;

• Plano do projeto contendo: estrutura de

governança, cronograma, envolvidos e

responsabilidades;

• Plano de riscos e ações de mitigação;

• Procedimentos para monitoração da

performance;

• Relatório de status incluindo métricas e desvios;

• Planos revisados.

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OTIMIZAÇÃO

DE PROCESSOS

METODOLOGIA

FINALIZAÇÃO

Objetivo

Esta etapa contempla a explicitação das atividades

relativas ao encerramento do projeto e formalização

da entrega dos produtos acordados.


• Conduzir os ajustes da documentação dos

produtos finais do projeto;

• Validar os produtos finais junto ao Comitê de

Coordenação do Projeto;

• Garantir que a documentação do projeto esteja

completa;

• Produzir a documentação e arquivos magnéticos

dos produtos finais do projeto;

• Realizar reunião de finalização do projeto e

entrega dos produtos finais do trabalho;

• Obter e documentar a aceitação dos produtos

finais.


• Relatório final do projeto, contendo: sumário

executivo e anexos, detalhamento dos produtos

gerados em todas as etapas do projeto.

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ARQUITETURA

ORGANIZACIONAL

METODOLOGIA

VISÃO GERAL

A análise integrada de todos os componentes

da arquitetura organizacional descrita abaixo é

fundamental na revisão e definição dos

indicadores chave de negócios do Cliente,

como forma de atingir os objetivos estratégicos

Modelo de Gestão

CO

NF

OR

MID

AD

E

PR

ES

TA

ÇÃ

O D

E C

ON

TA

S

PERFORMANCE

SUSTENTABILIDADE

Resultados

Sustentados

Prontidão para

Mudança e Inovação

Regras de Gestão

Definidas e

Compromissadas

Direcionamento

Estratégico

Alicerces OrganizacionaisInput Outputs

Modelo Organizacional

Processos

Infra-estrutura

PessCliente e Cultura

Tecnologia

da organização com a agilidade, qualidade e

sustentabilidade requeridas. Os vários

alicerces organizacionais que sustentam o

desempenho devem ser tratados de maneira

integrada e fortemente direcionados para os

objetivos da Instituição.

[email protected]

WWW.TAKING.COM.BR

TAKING-RESULTS-IT

55 11 4102.6121

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Taking - Revisão de Processos