VTV’s vaste partner Cegeka adviseerde om over te stappen naar een meer krachtige

internetverbinding en centrale servers. Tussen de beide VTV-vestigingen kan men nu

veilig en efficiënter werken en samenwerken. De betrouwbare IT-basis vormt bovendien

een springplank naar nog meer mogelijkheden.

Steven De SmetCoördinator competitie en automatisatie bij VTV

‘Betrouwbare en snelle IT-basis’

Met ruim 150.000 leden heeft de Vlaamse Tennis Vereniging

(VTV) baat bij een vlotte communicatie en administratie.

Om die reden investeert de VTV sinds haar oprichting sterk

in automatisering. Hoeksteen in het informaticabeleid is de

beheersoftware Elit voor onder meer de ledenadministratie. Sinds

kort kunnen de leden de software ook via het internet gebruiken.

“Cegeka herbekeek in 2011 onze internetverbinding en wisselde de

trage en dure connectie in voor een krachtiger formule - eveneens van

Belgacom - die bovendien een pak goedkoper uitkomt”, vertelt Steven

De Smet, coördinator competitie en automatisatie bij VTV.

Naast de trage internetverbinding was ook de interne infrastructuur

aan vervanging toe. “Zowel de toestellen waarop gewerkt werd als de

mail- en documentservers waren verouderd. Een ander probleem was

dat de vestiging van VTV in Brussel en die in Wilrijk niet met elkaar

verbonden waren. Qua onderhoud zorgde dit ook voor een dubbele

kost”, aldus De Smet. Om die obstakels te overwinnen deed VTV

een beroep op Cegeka, dat al sinds 1996 IT-diensten levert aan de

tennisfederatie.

Van lokaal werken naar centrale server

“Er werd in Brussel een centrale server geïnstalleerd waarop we

nu alle e-mails en documenten van beide vestigingen opslaan.

De pc-gebruikers in Wilrijk hebben toegang tot de server via een

VPN-verbinding. Van de overschakeling hadden de medewerkers

van VTV weinig tot geen last, aangezien Cegeka alles op voorhand

configureerde. Als er nu een computer crasht, verliezen we geen

gegevens en duurt het veel minder lang voor we terug operationeel

zijn”, zegt Steven De Smet.

Om de efficiëntie nog meer op te drijven, werd een groot deel van de

desktop pc’s vervangen door laptops. Steven De Smet: “Werknemers

die op clubbezoek zijn of werken op een event zoals Davis Cup of Fed

Cup kunnen met behulp van hun laptops via de VPN-verbinding steeds

hun documenten bekijken en bewerken. De enige vereiste is dat ze

beschikken over een internetverbinding. Dankzij de vernieuwing van

onze interne infrastructuur kunnen we dus efficiënter en flexibeler

werken, wat resulteert in een aanzienlijke tijdswinst.”

Ondersteuning op afstand

Cegeka staat ook garant voor een optimale beschikbaarheid van de

nieuwe server. Eventuele problemen in het systeem worden direct

gedetecteerd door monitoring software en kunnen doorgaans op

afstand worden opgelost. Ook het serveronderhoud gebeurt via de

cloud. Daarnaast komt er om de twee maanden iemand van Cegeka

persoonlijk langs om updates te installeren en de persoonlijke banden

aan te halen.

“Het feit dat er te allen tijde een helpdesk ter beschikking staat, is

voor ons als federatie heel belangrijk. Bij IT-problemen worden we

CASE STORYVTV

nieuwsbrieven kunnen sturen naar leden of promotie kunnen maken

voor hun komende tornooi. En onlangs implementeerden we een

module waarmee trainers de uitslagen van hun clubtesten online

kunnen ingeven.”

Alle initiatieven en investeringen kaderen in de verdere

professionalisering van VTV’s werking. “Dankzij onze aanpak slagen we

erin om een goede service aan te bieden aan onze clubs en leden”,

besluit De Smet.

Dankzij de vernieuwing van onze interne infrastructuur

kunnen we efficiënter en flexibeler werken, wat

resulteert in een aanzienlijke tijdswinst.

“snel geholpen waarbij we weinig tijd verliezen”, aldus De Smet.

“Cegeka zorgt ook voor de beveiliging van ons netwerk en van de

pc’s. Op advies van Cegeka hebben we ervoor gezorgd dat de pc-

gebruikers niet meer zelf software kunnen installeren. Een stabiele en

betrouwbare IT-basis is cruciaal voor een efficiënte interne werking. In

de toekomst willen we onze eigen organisatie nog beter structureren,

bijvoorbeeld door SharePoint te gaan gebruiken.”

Software op maat

Eind 2009 maakte Cegeka, in samenspraak met VTV, van Elit een

webtoepassing. Alle gegevens staan sindsdien in een centrale

database opgeslagen. De website en de toepassing moeten altijd

beschikbaar zijn, aangezien ze essentieel zijn voor de interne en de

externe communicatie van VTV. Daarom draaien ze op de servers van

Cegeka in Hasselt.

“VTV blijft de mogelijkheden van Elit uitbouwen”, zegt Steven De

Smet. “In 2004 hebben we het elektronisch terreinreserveringssysteem

opgestart. Daarmee kunnen de leden van ruim 200 clubs hun

terrein vandaag online reserveren. Recent hebben we ook een

mailingmodule gelanceerd waarmee clubs op eenvoudige wijze

CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt - België - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be

Over VTV

De Vlaamse Tennisvereniging vzw is de federatie die de tennissport in

Vlaanderen beheert en promoot. VTV groepeert 487 tennisclubs en

150.000 leden (tennissers).VTV telt 19 medewerkers in Brussel en nog

eens 12 in de sporttechnische afdeling in Wilrijk, waar aankomend

tennistalent en profspelers worden begeleid.

„

CASE STORYVTV