Wie sich ECM-Projekte rechnen

Wie sich ECM-Projekte rechnen?

Christoph Tylla, PENTADOC AGp y ,

Copyright Pentadoc AG VOI-Forum, DMS EXPO 2009Wie sich ECM-Projekte rechnen

Ihre Orientierung für die nächsten 25 Minuten

Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln



Formeln zum Erfolg?



Wirtschaftlichkeit als Motivation für das Management?

• 85% der IT-Entscheider bezeichnen eine Wirtschaftlichkeitsberechnung als sehr wichtig oder wichtigsehr wichtig oder wichtig

• 40% der Befragten führen selten oder nie eine Analyse durch, weil ihnen das Know-how dazu fehlt.

• Bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von ECM-System darf es nicht nur um den vergleichsweise „leicht messbaren“ quantitativen Nutzen gehen.

• Neue Methoden bewerten vor allem qualitative Nutzen-Aspekte, denn erst diese umfassende Betrachtung liefert eine fundierte Entscheidungsgrundlage für ein ECM-Projekt.



Was sich bei ECM-Lösungen immer bestens rechnet: Gute Informationen.

• Folgende Fragen gilt es zu beantworten:

• Welche Qualitätsverbesserungen, Flexibilitätssteigerungen und Wettbewerbsvorteile lassen sich durch den Einsatz eines ECM erzielen?

• Welche messbaren Einsparungspotenziale gibt es?

• Welche Kostenfaktoren ergeben sich durch ein ECM System?• Welche Kostenfaktoren ergeben sich durch ein ECM-System?

• Wie müssen Anwender in die Kosten- aber auch Nutzenbetrachtung eingebunden werden? eingebunden werden?


KostenKosten



Kosten im Bereich ECM

• Zur Kalkulation der Kosten zur Einführung eines ECM sind folgende Blöcke zu betrachten:

• EinführungskostenProjektkostenH d

Projekt HardwareHardwareSoftware

• Betriebskosten (laufende Kosten)Ad i i t tiAdministrationWeiterentwicklung

• AltdatenübernahmeSoftware

• Bearbeitungskosten


NutzenNutzen



Beispiele für quantitative und qualitative Nutzenpotenziale

Quantitativer Qualitativer Quantitativer Nutzen

Qualitativer Nutzen

Reduzierung von Sachkosten wie Miete, Schränke, Ordner,

Kopierkosten, Lagerkosten

Effekte im Bereich der Kunden

Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit

Reduzierung von Personalzeiten/Personalkosten

durch Verkürzung der Ablage- und Suchzeiten

Mitarbeiterzufriedenheit

Langzeitarchivierung

Reduzierung Verteilungskosten, da kein körperlicher Transport der

Dokumente mehr notwendig (Einsparung Porto Postservice )

Interaktion mit Drittsystemen

Datenextraktion - hochwertige Datengewinnung


(Einsparung Porto, Postservice,...) Datengewinnung


Beispiel Nutzenpotential - Archivsystem

Archivsystem• Raumkosten (Lagerplatz)Raumkosten (Lagerplatz)• Sachkosten (Archivierungsmaterial)• Personalkosten

• Wegfall der Wegezeiten und Botengänge• Effizienzsteigerung durch paralleles Arbeiten• Übernahme der Dokumentenindexe in ein Kernsystem• Verkürzte Recherchezeiten

• Die Kostenersparnis tritt erst nach vollständiger Altdatenübernahme ein!



Beispiel Nutzenpotential - DMS

Dokumentenmanagement System• Nutzeneffekte wie bei Archivierung• V b A k ft d h D k t lt • Verbesserung Aussagekraft durch Dokumentenverwaltung

• Versionierung• Historienverwaltung

• Verbesserung Teamarbeit durch Collaboratione besse u g ea a be t du c Co abo at o• Zugriffsverwaltung • Ortsunabhängiger Zugriff



Beispiel Nutzenpotential – Workflow System

Workflow Systeme• Beschleunigung der Standardgeschäftsprozesse durch definierte Wege

• Verkürzung der Liege- Transport- und Wartezeiten

• Qualitätsverbesserung durch Überwachung kritischer Aktivitäten (z.B. Freigabeverfahren)

• Optimierung der Geschäftsprozesse durch Einführung des Workflow • Optimierung der Geschäftsprozesse durch Einführung des Workflow Systems


VorgehenVorgehen



Kennzahlen und Berechnungen – Welche Zahlen und Informationen sind wichtig für Zahlen und Informationen sind wichtig für

das Management

• Berechnungsmethoden:• Return on Investment• Kapitalwert• Amortisation• Prozesskostenrechnung• Kosten/Nutzen-Darstellung

• Bewertungsmethoden:• Nutzwertanalyse• RisikobewertungRisikobewertung



Schritte zur erfolgreichen Wirtschaftlichkeitsberechnung von ECMWirtschaftlichkeitsberechnung von ECM-

Systemen


Ei k k t B i i l j ktEin konkretes Beispielprojekt


















FaustregelnFaustregeln



FaustregelnDen größten Nutzen erzielen Sie, wenn…

• möglichst viele Mitarbeiter von der ECM-Lösung profitieren (je größer die Verbreitung, desto profitabler)

• möglichst häufig die ECM-Lösung benutzt wird (je öfter die Wiederholungen, desto profitabler)

• eine Aufgabe in der Durchführung teuer ist, dann profitieren Sie durch Automatisierung und Standardisierung (je teurer die Bearbeitungskosten, desto profitabler)desto profitabler)

• möglichst oft Informationen im ECM-System abgespeichert und recherchiert werden (je größer die Wiederverwertung, desto profitabler)

• die Kommunikationsmöglichkeiten der Mitarbeiter durch die ECM-Lösung deutlich verbessert werden (je größer die Collaboration, desto profitabler)


Einen Spezialisten wie uns gibt es nicht oft.Genaugenommen 10 mal.

1998 Gründung der PENTADOC GmbH

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1998 Gründung der PENTADOC GmbH

2000 Gründung der PENTADOC Ges. mbHÖsterreich

2001 Umwandlung zur Aktiengesellschaft2001 Umwandlung zur Aktiengesellschaft Eröffnung der 2. Niederlassung in DeutschlandGründung der PENTADOC Schweiz GmbH

2004 Gründung der DMS-Akademie GmbH

2005 Gründung PENTADOC Health

2006 Start der ECM-Tage2006 Start der ECM-Tage

2007 Gründung PENTADOC Radar


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