37
WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv Christine Gebler Stadt Mannheim

WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

1 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

WISSEN.EINFACH.MACHEN

Wissenstransfer

pragmatisch, effizient und

effektiv

Christine Gebler

Stadt Mannheim

Page 2: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

WISSEN.EINFACH.MACHEN.

WISSENSMANAGEMENT

Lean around the clock

9./10. Februar 2017 in Mannheim

Christine Gebler

Fachbereich Organisations- und

Personalentwicklung

Page 3: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

3 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

Page 4: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

4 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

7.800 BESCHÄFTIGTE

38 Dienststellen

Eigenbetriebe

1,102 Mrd € HAUSHALTSVOLUMEN (Ergebnishaushalt Aufwand)

260 Berufe

Foto © Stadt Mannheim; * FK Ebene 1 und 2: Fachbereiche/Abteilungen

176* Führungskräfte

Page 5: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

5

ÜBERBLICK

Wissensmanagement

Ausgangssituation

Varianten des Wissenstransfers

Analyse von Wissensverlust-Risiken

Ausblick

Page 6: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

6

WISSENSMANAGEMENT

Page 7: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

7 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

Foto: Copyright Christine Gebler privat

Page 8: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

8 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

WIR HABEN NICHT ZU WENIG INFORMATIONEN,

SONDERN ZU VIELE. ODER DIE FALSCHEN.

ODER DIESE ZUM FALSCHEN ZEITPUNKT.

VIELE ANSÄTZE DES

WISSENSMANAGEMENTS

FOKUSSIEREN AUF

EXPLIZITES WISSEN.

Von „Wissensmanagement“ spricht man seit den 80er Jahren,

zunächst bezogen auf Expertenwissen. Die Technisierung führte

zum Begriff „Informations- bzw. Wissensgesellschaft“. Peter

Drucker spricht schon 1959 von „Wissensarbeitern“.

Page 9: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

9 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

PRAXIS DES WISSENSMANAGEMENTS

…und die passenden Methoden

ERFASSEN

• Best Practice

• Debriefing

• Wissenslandkarte

• Knowledge Flow Analysis

• Wiki

• Storytelling

• World Café

• Wissens-modellierung

AUFBEWAHREN

• Wissenstransfer

• Projektdatenbank

• Content Management System

• Document Management System

• Wiki

• Selbsterklärende Ordnerstruktur

• KM Cloud-Anwendung

ANWENDEN

• Wissensmanager

• Expertendaten-bank/Yellow Pages

• Business Intelligence

• Knowledge-Pod/Video-Cast

BEWERTEN

• Suchmaschine

• Tagging

• Wissensaudit

• Wissensbilanz

ENTWICKELN

• Betriebs-begehung

• Jobrotation

• E-Learning

• Open Space

VERTEILEN

• Groupware System

• Blog/Microblog

• Forum/ Wissensmarkt-platz

• Double-Loop-Learning

• Newsgroup/ Feeds/RSS

• Knowledge Management-Apps

Quelle: https://www.pumacy.de/publikationen/studien/wissensmanagement-trendstudie/#gf_6

Page 10: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

10

AUSGANGSSITUATION

Page 11: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

11 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

BEISPIEL 1: INTRANET DER STADT MANNHEIM

Page 12: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

12 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

BEISPIEL 2:

WIKI IM SERVICE CENTER „115“ DER STADT MANNHEIM

Page 13: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

13 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

ZIELE DES WISSENSMANAGEMENTS

Relevante Informationen und Wissen werden von Führungskräften und MitarbeiterInnen der

Stadt Mannheim als wichtige Ressource für eine effiziente Aufgabenerledigung, reibungslose Prozesse sowie exzellente Arbeitsergebnisse

angesehen.

Die entwickelten standardisierten Konzepte, Strukturen und Systeme werden von den jeweiligen

Zielgruppen umfänglich genutzt, um relevante Inhalte angemessen zu dokumentieren, aktuell zu halten, zugänglich zu machen und offen auszutauschen.

Page 14: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

14

WISSENSTRANSFER

Instrument zur Wissenssicherung

Page 15: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

15 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

ENTWICKLUNG STAMMPERSONAL GESAMT

96

67 64

88 77

164

182

227

197 200

176

208

227

171

222

0

50

100

150

200

250

2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030

Prognose Fluktuation Stammpersonal (ohne Personen in der ATZ-Freistellungsphase)

Stand: 31.12.2015

Quelle: FB 17.2 - Bei der Fluktuationsprognose im Bereich des Stammpersonals wurden nicht nur die altersbedingten Austritte berücksichtigt, sondern auch diejenigen, die bereits im SAP-System erfasst waren

(wie z.B. Kündigung Ang./Arb. – Ohne Angabe von Gründen).

bis 2030: 2.366 MitarbeiterInnen

entspricht 37% des Stammpersonals

Page 16: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

16 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

RISIKO WISSENSVERLUST

Quelle: Stephanie Hofschlaeger / pixelio.de

Sachbearbeiterin, Kündigung zum

31.08.2017

Fachbereichsleitung, Ruhestand zum

31.12.2018

Teamleiterin, Altersteilzeit/Ruhephase zum 31.3.2017

Sachgebietsleitung, Ruhestand zum 30.06.2017

Sachbearbeiter, Elternzeit von 15.12.2016 bis 31.08.2017

Mitarbeiter Stabsstelle, interner Wechsel zum 15.04.2017

langfristig krank seit 13.03.2016 wegen eines

Unfalls

Führungskraft F1

Führungskraft F3

einzige Expertin

Stabstelleninhaber

ohne Vertretung

exklusives Wissen

Page 17: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

17 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

WARUM WISSENSTRANSFER?

Strukturen, Abläufe und Aufgaben werden ständig

verändert. Vor allem Erfahrungen sind implizit und nicht

direkt zugänglich.

„Die Praxis fragt nicht

nur Faktenwissen ab,

sondern verlangt den

Transfer und die

kreative Lösung neuer

Fragestellungen

und/oder praktischer

Herausforderungen.“*

*Erlach/Orians/Reisach in „Wissenstransfer bei Fach- und

Führungskräftewechsel, München, 2013 Foto: Tony Hegewald_pixelio.de

Page 18: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

18 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

METHODIK UND VARIANTEN DES

WISSENSTRANSFERS

Page 19: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

19 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

Paten-konzept

employer branding

Wissens-Transfer

SYNERGIEEFFEKTE

Der Wissenstransfer ist ein strukturiertes Konzept, um Informationen zu sichern und in Kombination mit anderen Instrumenten des Personal- und Kompetenzmanagements (Auswahl) Beschäftigte zu befähigen, die relevanten Aufgaben effektiv und effizient erledigen zu können.

Men-toring

CHANGE²

„Gemeinsam mehr

bewirken“

Leitlinien für

Führung und

Zusammen-arbeit

Führungs-kompetenz-Bewertung Strategisches

Zielsystem

Personal-entwicklung

strukturierte Übergabe

Ein-arbeitungs-

plan

Stell-vertretung

Page 20: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

20 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

Anlassbezogen oder präventiv:

Wissenssicherung mit einem*r Mitarbeiter*in

individueller Wissenstransfer

Begleitung von Organisationsveränderungen,

Wechsel von Zuständigkeiten etc.:

Wissenssicherung mit Bereich, relevanten Mitarbeitenden, Team

struktureller Wissenstransfer

VARIANTEN DES WISSENSTRANSFERS

Je nach Situation können beide Vorgehen miteinander kombiniert und abgewandelt werden.

Page 21: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

21

INDIVIDUELLER WISSENSTRANSFER

FÜR EINZELNE BESCHÄFTIGTE

Page 22: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

22 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

SITUATIONEN FÜR EINEN INDIVIDUELLEN

WISSENSTRANSFER Besonders im Fokus stehen…

Pause/Ende der aktiven

Berufsphase

Aufgaben-/

Stellenwechsel

Organisations-veränderungen

Abschluss eines Projekts

Wissens-Transfer

Führungskräfte

Experten, Projektbeteiligte

spezifische Aufgaben

Page 23: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

23 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

Margit Schwerdt,

bis 31.12.2016 Sachbearbeiterin

für Verkehrsplanung und

Wegweisung

beim

Fachbereich Stadtplanung

BEISPIEL

Page 24: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

24 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

Plan

Do

Check

Act

VERLAUF DES INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFERS Der Workshop wird von einer*m Moderator*in durchgeführt.

Der/die Wissensgeber*in ergänzt im Anschluss die entstandene Dokumentation.

Vorbereitung

Durchführung

Review/Qualitätssicherung

ggfs. Abschluss/Präsentation

erste Information für Führungskraft und WissensgeberIn, Besprechen des settings Dauer: ca. 45 Minuten

Workshop: geführtes Interview und Dokumentation auf Metaplantechnik, Vereinbarungen zum weiteren Vorgehen Dauer: vier Stunden

Ergänzen des Fotoprotokolls mit den wichtigsten Informationen , Qualitätssichern der Dokumentation Aufwand: ein bis zwei Tage

Abschlussgespräch, ggfs. auch Präsentation der Ergebnisse in größerem Kreis; Aufbewahrung, Pflege und persönliche Übergabe an Nachfolger*in

Evaluation

Page 25: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

25 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

ROLLEN IM INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFER -

WORKSHOP Wer am Wissenstransfer-Workshop teilnimmt, wird im Vorfeld mit Führungskraft und Wissensgeber/in abgestimmt (Auftragsklärung).

Wissensgeber*in (Beschäftigter, der

Stelle verlässt)

Führungskraft/ Vorgesetzte*r

Fachkräfte aus dem Umfeld (z.B.

Prozessbeteiligte)

Stellvertreter

*innen

Moderator*in

optional optional

Page 26: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

26 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

Kompetenzrad

Blick auf ein Jahr

Sammlung, Netzwerkkarte

Sammlung

Zeitstrahl

Aufgabenfächer

Sammlung

Stelle

METHODEN IM INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFER-WORKSHOP

Die Module werden bei der Auftragsklärung entsprechend der Situation und Themen ausgewählt.

Gesamtbild

Aufgaben, Projekte

Kompetenzen

Routinen

Gremien, Mitgliedschaften Kontakte/Netzwerk

TOP-5-Prozesse, Kunden, Projekte…

strategische Ausrichtung

was ich sonst noch sagen möchte…

Wissensbaum, Wissenslandkarte

Abstimmung der Nachbereitung/Dokumentation und Qualitätssicherung

Person

5

3 1

2

9

7

8

4

6

Page 27: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

27 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

AUSZUG:

ERGEBNISSE UND NUTZEN DES INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFERS

Fotoprotokoll Teil I

Wissensbaum Aufgabenradar Kompetenzrad Routinen

Aufschrieb während des Workshops, Ergänzung und Qualitätssicherung durch WissensgeberIn

persönliche Reflektion

Basis für die folgenden

Teile

Check: Stand der

Dokumentation der

Aufgaben/Vorgänge und

„Standorte“ von

Informationen

Darstellung der für die

Stelle benötigten

Kompetenzen

Anlässe,

regelmäßige

Termine des

Bereichs kennen

Page 28: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

28 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

„NEBENWIRKUNGEN“

Foto Stadt Mannheim: Margit Schwerdt, FB 61, und Christine Gebler, FB 17, bei der Nachbesprechung

Der Wissenstransfer sensibilisiert für wichtige Informationen und macht deutlich, wie das Arbeitsgebiet strukturiert für die Nachfolge vorbereitet werden kann.

Page 29: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

29

STRUKTURELLER WISSENSTRANSFER

FÜR TEAMS UND

ORGANISATIONSEINHEITEN

Veränderungen begleiten

Page 30: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

30 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

ABLAUF DES STRUKTURELLEN

WISSENSTRANSFERS

Identifizierung relevanter

Inhalte

kompakte Aufbereitung

der Informationen

Präsentation

Abarbeitung Themen-

speicher und Klärung offener Fragen

Übergabe und Vollzug

der Organisations-veränderung

Themen-

speicher

Abstimm-

ung und

Auftrags-

klärung

Page 31: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

31 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

ÜBERBLICK INHALTE DES STRUKTURELLEN

WISSENSTRANSFERS Vorbereitete Informationen werden präsentiert. Fragen, die sich ergeben, können direkt geklärt werden.

Zahlen, Daten, Fakten zum Thema/Arbeitsgebiet/ Kunden etc.

wichtigste Aufgaben sowie deren Stand; prioritäre Projekte, Prozesse, Kunden, Budgets etc.

Inhaltliche Fragen, Kontakte, Kommunikation und Zusammenarbeit

Erfahrungen, Informelles und Empfehlungen

vergangene, derzeitige und zukünftige strategisch relevante Themen

Page 32: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

32

ANALYSE VON WISSENSVERLUST-RISIKEN

Grundlagen schaffen

Page 33: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

33 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

VORBEUGEN VON WISSENSVERLUST

1. S

chri

tt

Analyse Relevanz des Wissens

2. S

chri

tt

Auswertung der Analyse mittels Portfolio – priorisierter Handlungsbedarf wird sichtbar

3. S

chri

tt

Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Sicherung von Wissen einzelner Beschäftigter und Wissenstransfer im Bereich/Team

4. S

chri

tt

Vorgehensplanung zeitlich und inhaltlich

5.

Sch

ritt

Umsetzung der Maßnahmen

anschließend Qualitätssicherung der Maßnahmen und langfristige Pflege der Daten

Systematisches und umfassendes Vorgehen in Teams, Bereichen, Organisationseinheiten:

Page 34: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

34

AUSBLICK

Wissen ist die wichtigste Ressource.

Page 35: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

35 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

LEBENSPHASENBEGLEITENDE WISSENSSICHERUNG

…die Herausforderung, kontinuierlich “Erfahrungswissen“ zu teilen…

Berufsleben/Tätigkeit

Start „Ausstieg“

Stellenneubesetzung

Tools:

Vertretungsregelungen

Prozessbeschreibungen, QM-Handbuch

Checklisten

Besprechungs- und Dialogformate

Mikroartikel

Hospitation/Rotation

Kollegiale Beratung

„Wissen teilen“ lebensphasenbegleitend und als grundsätzliche Haltung

Page 36: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

36 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

Stadt Mannheim

Christine Gebler

Employer Branding und Wissensmanagement

Abteilung 17.1 – Organisationsentwicklung,

Beratungsformate und Organisationskultur

O 2,10 | 68161 Mannheim

Tel +49 (0) 621 / 293 9626

[email protected]

www.mannheim.de

Danke für Ihr Interesse.

Zeit für Fragen…

Page 37: WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv

37 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.

Stadt Mannheim

Christine Gebler

Employer Branding und Wissensmanagement

Abteilung 17.1 – Organisationsentwicklung,

Beratungsformate und Organisationskultur

O 2,10 | 68161 Mannheim

Tel +49 (0) 621 / 293 9626

[email protected]

www.mannheim.de