Услуги Партнеров Xerox по управлению офисной печатной инфраструктурой

Содержание

• Основные проблемы с печатной инфраструктурой

• Сколько стоят и во сколько обходятся документы?

• XPPS

• Как это работает?

• Этапы реализации проекта

• Истории успеха

• Следующие шаги

Избыточное количествоустройств

Слишком много разных моделей от разных производителей

Большое количество счетов на оплату от различных поставщиков

Закупки оборудования под разовые потребности

Необходимость выделяь ресурсы для организации процессов технической поддержки

Неэффективная загрузка оборудования

Нет единой точкиответственности

Оборудованиепринадлежит разным

департаментам

Отсутствие регламентов печати и

использования устройств

Сложная логистика, поддержание склада

Печатная инфраструктура компании

Нет полной картины затрат, постоянного

контроля

Избыточная производительность и функциональность

• Нужен единый стратегический подход к управлению офисной инфраструктурой

• Необходима объективная оценка стоимости печатной инфраструктуры

• Необходимо формирование процессов планирования и управления затратами на печать

Потери рабочего времени сотрудников из-

за проблем с печатью

Можно ли эффективно управлять тем, что нельзя измерить?Сколько стоят документы?

«Большинство компаний могут сократить свои расходы на печать на 10-30%» (Gartner)

«2/3 интервьюированных организаций не смогли оценить, сколько они тратят на документы» (IDC)

RUR 5M

RUR 1M

RUR 250K

КомпанияA

RUR 100M

КомпанияВ

RUR 15M

RUR 3M

RUR 750K

RUR 300M

КомпанияС

RUR 25M

RUR 4M

RUR 1М

RUR 500MОборот

Затраты на документооборот

Производство документов

Потенциальная экономия

«В России затраты на печать в офисе составляют в среднем $300-$400 на офисного сотрудника в год» (Xerox)

Page 4

«Для большинства компаний затраты на документооборот составляют от 5% до 15% оборота» (Gartner)

При этом «…от 16% до 25% приходится на производство документов в офисе» (CAP Ventures)

Page 5

Xerox Device AgentОбнаружение и мониторинг устройств

Xerox Service ManagerУправление устройствами и оказанием услуг

Fleet Management Portal

• Портал клиента• Информация о статусе устройств• Форма обратной связи

Xerox Report Manager• Аналитика • Отчетность• Биллинг

Asset DB• Расчет TCO• Разработка проекта оптимизации

Print ServicesSales Tool

• Управление продажами• Активация контракта

Программная платформа

Информация об устройствах

Page 6

Модель оказания услуг

Клиент

Мультивендорныйпарк оборудования

XeroxGlobal Delivery Center

Мониторинг Формирование заявок

Партнер

Продажа услуги и Управление контрактом

Заявки,

Инциденты,

Проактивный

мониторинг

Заявки в

системе XSM

Материалы,Оборудование,

Сервис

Page 7

Xerox® Partner Print Services – преимущества

ПростоУправление устройствами всех вендоров

Оптимизация печатного парка

Консолидированный счет Счет с одной строкой

Прозрачность информативная отчетность

Автоматизация сервисаКонтроль и автоматизированное пополнение склада расходных материалов

Один провайдер Для всего оборудования

Постоянное управлениеизменениями

MobilePrint Safe Q

Управление Документо-оборотом

Проактивный мониторингМультивендорный сервис и мониторинг

Решения

Page 7

EIP

Page 8

Мы поддерживаем печатную среду любой сложности

Центры печатиРаспределенная филиальная сеть

Мы создаем отлаженную инфраструктуру

Комплексное обслуживание

Расходные материалы

Центр поддержки пользователей

Безопасность и контроль

Разработка стратегии оптимизации

Управление изменениями

Центральные офисы

Планирование и логистика

Защита окружающей

среды

Удаленные работники

Постоянный контроль за результатами и управление изменениями

Наше предложение

Оптимизация парка оборудования

• Избавление от затратных единиц• Консолидация устройств• Переход на новые технологии• Избавление от резерва устройств

Расходные материалы• Дополнительные скидки от

поставщиков• Снижение нецелевого

использования• Своевременное планирование• Управление складами

Инфраструктура поддержки• Модернизация процессов

техобслуживания• Повышение утилизации

оборудования• Единый центр поддержки

пользователей• Сокращение количества

обращений в службу поддержки

Возможности для сокращения издержек

Производительность труда• Проактивный мониторинг устройств• Унификация • Повышение уровня

удовлетворенности внутренних заказчиков

• Непрерывность ведения бизнеса

Прочие возможности• Отсутствие начальных инвестиций• Снижение отходов (технология

follow-me)• Избавление от административных,

непредвиденных и косвенных затрат• Прозрачность и прогнозируемость

расходов• Мультивендорная поддержка• Управленческая отчетность

Оборуд

ован

ие

Усл

уги

Расходные материалы

Принтеры

HelpDesk

Ремонты

Запчасти

Копиры

Факсы

IT персонал

Базо

вы

й у

ровен

ь з

атрат

Оборуд

ован

иеКопиры

Принтеры

ФаксыНовы

й у

ровен

ь з

атр

ат

5-10% экономии

Услуги EPS (Поддержка парка

печатного оборудования)

XEROX

30% экономии

Цел

евой

ур

овен

ь з

атрат

Услуги EPS(Управление

офисной печатной Инфраструктурой)

Оставшееся оборудование

Начальная ситуация Первый день договора

Стратегия оптимального развития, 3-5 лет

Снижение затрат на офисную печатную инфраструктуру

~

Соответствие

стандартам• Разграничение прав доступа• Аудит печатных работ• Защищенная печать• Меры по защите окружающей

среды

Экономическая

эффективность

Планирование и

контроль

Ваша выгода

• Контрактно гарантированная экономия• Полная прозрачность затрат• Отсутствие капитальных инвестиций• Сокращение налогооблагаемой базы

• Единая точка ответственности• Обязательства по SLA• Консолидированная отчетность• Мониторинг уровня удовлетворенности

Продуктивность

• Парк устройств, оптимизированный под конкретные задачи пользователей

• Проактивный мониторинг• Дополнительные сервисы

Наш подход

Page 12

Assess• Профессиональный аудит текущей мультивендорной печатной инфраструктуры

• Точный рассчет стоимости владения (TCO)

Design• Дизайн печатной инфраструктуры на основании Ваших требований:– Управление

существующим мультивендорным парком

– Рекомендации по созданию оптимальной печатной инфраструктуры

Implement• Внедерение согласованного дизайна печатной инфраструктуры

• Поддержка пользователей на протяжении всего времени внедрения изменений, адаптация бизнес процессов под новую среду, контроль результатов

Manage • Проактивный мультивендорный мониторинг инцидентов и пополнение локальных складов расходных материалов

• Отчетность, мониторинг результатов и метрик

В России услугами Xerox пользуются• более 30 крупнейших компаний,

представляющих 8 отраслей• более 120.000 сотрудников

В нашем управлении• более 20.000 устройств,• печатающих более 100 млн стр. в

месяц

Контакты

Опыт внедрения в различных отраслях

Крупнейшие заказчики в России:

47%Сокращение затрат на печать

Реальные результаты внедрения услуги

Page 14

• Широкая географическая распределенность

• Охват всех центральных и дополнительных офисов, а также операционных касс

• 90 помещений

• Более 6000 сотрудников

• 1500 устройств

• Оптимизированная и стандартизированная сеть печатающих устройств в 90 разных месторасположениях печатной техники

• Сокращение затрат на печать на 47%

Решение РезультатыЗадачи

• Сокращено количество устройств и повышено соотношение количества пользователей на одно устройство

• Центральная система мониторинга, благодаря которой обслуживание и анализ затрат стали более эффективными, прозрачными и прогнозируемыми

British Telecom €10.4м

Экономия за 4 года

Реальные результаты внедрения услуги

Page 15

• Достижение четко поставленных целей по сокращению затрат

• Содействие экологической программе ВТ путем сокращения «углеродного следа» при печати

• Повышение уровня обслуживания пользователей печатных устройств

• Программа совершенствования услуг в компании, изначально распространенная на офисные печатные устройства, а затем и на центры корпоративной печати

• Новая система коммуникаций для того, чтобы помочь пользователем с решением типовых проблем

• Экономия в 10,4 миллионов фунтов стерлингов за четыре года на офисной печати и 40% на копировально-множительных услугах

• Сокращение на 50% выбросов CO2

• Повышение уровня удовлетворенности пользователей

Решение РезультатыЗадачи

Телеком

Page 16

Почему вместе с Xerox?

Ответственность за конечный результат

Разработанная и внедренная Модель оказания услуг, запатентованные технологии

Использование методологии Lean Six Sigma

Самый полный на рынке модельный ряд офисных устройств

Практика успешно реализованных проектов в России

Xerox является безусловным лидером рынка услуг по управлению офисной печатью

2013 Gartner Magic Quadrant for Managed Print Services Worldwide.

Почему вместе с XEROX?Gartner MPS Magic Quadrant 2008-2013

20082009

20112012 2013

2010

Следующие шаги

• Принятие решения о переходе на аутсорсинг, формирование проектной команды и определение Спонсора проекта

• Проведение обследования, анализ текущего состояния

• Презентация предложения

• Принятие решения о внедрении предложенной модели оказания услуг

• Внедрение

• Отчет Спонсору проекта

• Управление проектом

Page 19 Xerox ConfidentialPage 19Page 19 Month Day, 2008

Page 19