WorkFlow – przepływ pracy jako zarządzanie informacją i automatyzacja procesów biznesowychWrocław GigaCon Październik 2014

Jarosław Żeliński – analityk biznesowy, projektant systemów

O mnie…

Od 1991 roku w branży IT i zarządzaniaOd 1998 – 2004 jako doradca w kilku spółkach akcyjnychOd 2004 roku jako niezależny ekspert i analitykDziesiątki publikacji w prasie branżowej IT i gospodarczejCzłonek stowarzyszenia doradców gospodarczych Wykładowca katedry systemów informacyjnych wydziału przedsiębiorczości akademii morskiej w GdyniKilkudziesięciu odbiorców usług doradczych, małe, średnie i duże firmy zarówno informatyczne jak i ich klienci.Poświadczenie bezpieczeństwa wydane przez ABWByły ekspert przy gabinecie komisji nadzoru finansowegoWspółpracownik Wyższej Szkoły Informatyki Stosowanej i Zarządzania pod auspicjami Polskiej Akademii Nauk

Projekty analityczne między innymi dla…

Publikacje między innymi w …

Cel prezentacji

• Treść referatu będzie dotyczyła wyjaśnienia kluczowych pojęć w obszarze informacji, wiedzy, procesów biznesowych oraz ich zależności, w kontekście tego co naprawdę można zautomatyzować, czego nie i dlaczego.

• Rozwój systemów workflow jest stymulowany dążeniem do automatyzacji z jednej strony, i jej ograniczeniami z drugiej. Ważnym aspektem jest zarządzanie czyli śledzenie pracy!

Agenda

• Informacja a wiedza• Automatyzacja• Proces biznesowy• Podatność procesów na automatyzację • Umiejętność czyli Czy podziękujemy kiedyś

człowiekowi za pracę?

Kilka kluczowych pojęć

• Umiejętność to zdolność do wytworzenia czegoś• Powstanie efektu czyjejś pracy, wytworzenie

czegoś, to zaistnienie określonego faktu• Wiadomość to informacja o zaistnieniu

określonego faktu– Wartość informacji jest odwrotnie proporcjonalna do

prawdopodobieństwa pojawienia się faktu, który opisuje

• Wiedza to (tylko) ogół posiadanych wiadomości• Dokumenty to tylko utrwalona wiedza!

Proces biznesowy - definicja

• Aktywność lub chronologiczny łańcuch aktywności przekształcający stan wejścia procesu w jego produkt; wymaga zasobów do realizacji a sposób jego wykonania może być ograniczony.

Architektura Biznesowa

• Każda organizacja ma, w sposób jawny lub nie (nieudokumentowany), sprecyzowane cele biznesowe (motywację działania)

• Każda organizacja to procesy w niej zachodzące (mimo, że nie każda je poznała, udokumentowała i zrozumiała)

• Każda aplikacja (oprogramowanie) to narzędzie pracy, składające się ze ściśle określonych i współpracujących funkcjonalnych bloków (komponentów)

• Podejmowanie projektów IT bez zrozumienia tego jak działa organizacja to loteria… wymagania w postaci „listy życzeń” użytkowników praktycznie niczego nie mówią o tym, co ma zostać dostarczone!

Cele i motywacja biznesowa

Proces biznesowy

Proces biznesowy to nie procedura

Architektura aplikacji a wymagania

Sklasyfikować dokumenty

Udokumentować reguły biznesowe

Opisać cechy GUI (User EXperience)

Wnioski…

• Tak zwany „obieg dokumentów” albo „przepływ pracy” to nic innego jak treść wiadomości (dokument) i jej opis (cechy: metadane) oraz przekazywanie (z dokumentem) pracy „dalej” w strukturze organizacji,

• Oznacza to, że „system obiegu dokumentów” to system składający się z archiwum dokumentów oraz mechanizmu nadzorującego lub wymuszającego przepływ pracy.

• Są to zupełnie inne aplikacje niż oprogramowane ERP nastawione wyłącznie na kolekcjonowanie faktów opisanych liczbowo i przetwarzanie jednych w drugie (np. zamówienia od odbiorców w zamówienia do dostawców). Systsemy ERP nie zarządzają dokumentami a jedynie uporządkowanymi danymi.

• Widać już na rynku rozdzielenie tych usług: dostawcy systemów ERP uznają tę różnicę i polecają wykorzystanie do zarządzania przepływem pracy i dokumentami innych zewnętrznych systemów (ECM/BPM/WorkFlow)

Podsumowanie

• Proces biznesowy ma wykonawcę każdej aktywności• To, jak dana praca zostanie wykonana, zależy od

umiejętności i wiedzy wykonawcy• Tylko niektóre umiejętności to wyłącznie wiedza o tym

jak je wykonać (procedura), możliwe jest w konsekwencji zautomatyzowanie takich prac

• Bardzo wiele umiejętności to podejmowanie złożonych decyzji, których nie da się opisać w sposób kompletny, tych nie da się automatyzować.

• Tak naprawdę problem z wdrażaniem systemów WorkFlow tkwi w poprawnym opisaniu reguł biznesowych!

© Jarosław Żeliński IT-Consulting 14

PYTANIA…?

Dziękuję za uwagę…

Jarosław Żeliński – Analityk Biznesowyj.zelinski@it-consulting.plhttp://IT-Consulting.plGSM: 0-608 05 90 20