KONGRE VE FUAR YÖNETİMİ

İnsanlar tarih boyunca farklı nedenlerden dolayı bir araya gelmiş, fikir tartışmış, sonuçlar almışlardır. İnsanlar bir araya gelme faaliyetlerinin her birine seminer, toplantı, kongre vb. isimler vermişlerdir.

Kongrenin bir toplantı türü olduğu herkesçe kabul edilmiştir; ancak kongre turizmi içerisinde yer alan toplantı türlü farklılıkları göstermektedir. Toplantı türleri şu şekilde açıklanabilir:

Kongrenin Tanımı ve Toplantı Türleri

1. Katılımcı sayılarına göre toplantıların sınıflandırılması :

Katılımcı sayıları 50 delegeye kadar olan toplantı türleri: Seminer, kolokyum, workshop, panel, komisyon toplantıları, denetim kurulu toplantıları.

50-300 delege olan toplantı türleri : Genel kurullar, konferanslar, sempozyumlar, zirve

300 delege üzeri olan toplantı türleri: Kongre ve genel kurullar

Toplantı Meeting Konferans Forum Sempozyum Seminer Workshop Panel Zirve Kolokyum Konvansiyon

Sıkça Rastlanan Toplantı Türleri

Uluslar arası Dernekler Birliği kayıtlarına göre bilinen ilk uluslar arası kongre 1681 yılında Roma’da tıp alanında yapılmıştır.

Modern anlamda bilinen ilk uluslar arası kongre 1814-1815 tarihinde yapılan Viyana Kongresi’dir.

1860 yılına kadar tüm dünya’da yılda ortalamada 5 kongre düzenlenmektedir. 1900’lerin başında kongre ağırlama konusunda Paris lider bir şehirdi. 1900 yılında dünya’da düzenlenen 232 kongrenin 202’si Paris’te düzenlenmiştir.

Kongreciliğin Tarihi

1800’lü yılların ortalarına kadar, Avrupa ile diyalog hainde olan Kuzey Amerika ‘da kongrecilik ile ilgili faaliyetler görülmemiştir. 1896 yılında Detroitli bir grup iş adamının bir katıldıkların toplantıların farklı faydalı yanlarını keşfetmiştir; toplanılan şehir için gelir kaynağı olması vb. Bu farkındalığın sonucunda ise toplantı büroları kurulması düşünülmüştür Toplantıların boyut artışı 19. yy.’da başlamıştır.

Tüm ülkeye yayılan toplantı büroları ise 1914 yılında Toplantı Büroları Birliği’ni oluşturmuştur.

Bu kuruluş daha sonra ise Uluslararası Kongre ve Ziyaretçi Büroları Birliği olarak isim değiştirmiştir.

1949 yılında ise kongre , sergi, fuar ,gösteri alanında gelişmeler olmuş bu gelişmeler konaklama sektörü de bu alanda gelişme kaydetmiştir.

Toplantı planlamacıları 1972 yılında yapılan Dünya Toplantı Planlamacıları Kongresi’nde toplantı planlamacıları “ Uluslar arası Toplantı Planlamacıları ” (MPI-Meeting Planners Internatıonal) adı altında kendi organizasyonlarını kurmuşlardır.

Kongre hizmet müdürü unvanı ilk olarak Chicago Conrad Hilton otelinde satış elemanı olarak çalışan Jim Collins tarafından gündeme getirilmiştir.

1989 yılında kongre hizmet müdürleri “Toplantı Operasyon Yöneticileri Birliği” (ACOM) adı altında kendi profesyonel birliklerini oluşturmuşlardır.

Dünya çapında gerçekleştirilen kongre sayısı 1996 yılında 187 değişik ülkede olmak üzere 12.000’dir.

Türkiye kongre turizmi alanında yeni gelişim göstermektedir.

Kongre geçici bir toplantıdır. Bilgilenmek, bilgilendirme, müzakere etmek amaçları ile yapılır. Kongrede:

Belirli bir konu olmalı,

Bilgi alışverişi olmalı,

Zaman kısa ve sınırlandırılmıştır,

Kesin bir program vardır.

Kongre Tanımı

Kongre: Yurt içi veya yurtdışında aynı yada farklı meslek gruplarına sahip kişilerin fikir alışverişinde bulunmak ve tartışmak gibi amaçlarla çağrılı olarak biraraya gelmeleri olarak tanımlanabilir.

Kongre turizmi ve tatil turizmi Kongre turizmi ve kültür turizmi Kongre turizmi ve politik turizm Kongre turizmi ve lüks turizm Kongre turizm ve hafta sonu turizmi Kongre turizmi ve ekonomik turizmi Kongre turizmi ve iş turizmi Kongre turizmi ve incentive turizm

Kongre Turizmi ve Diğer Turizm Türleri İlişkisi

zaman açısından sınırlar Sayısal açıdan sınırlar

Kongre turizminin nitelilerine ilişkin sınıflandırmalar

Kongre ve toplantıların sınıflandırmaları Katılanların milliyetlerine göre kongreler :Ulusal ve uluslararası kongreler Düzenlenme amaçlarına göre kongreler :Şirket konferansları ve toplantıları ( bilgilendirme toplantıları, yönetim kurulu

toplantıları, ulusal ve bölgesel ürün toplantıları ) Ulusal dernek siyasi parti ve sendika toplantıları Uluslararası birlik kongreleri

Kongre turizminin gelişme nedenleri

Talep açısından1. Kurum ve kuruluşların sayılarında meydana gelen artışlar,2. Uzmanlaşma ihtiyacı,3. Üretimin artması sonucunda pazarlama ihtiyacının artması ve

sergi, fuar gibi etkinliklerin yanı sıra toplantılarında düzenlenmesi,4. Aynı işkolunda faaliyet gösteren işletmelerin fikir paylaşımları,5. Aynı veya farklı meslekten olan kişilerin fikir paylaşımları,6. Toplantı öncesi veya sonrası tatil yapma isteği,7. Bilimsel işbirliği yapma ve araştırma sonuçlarını öğrenme,8. Toplantı-kongre vesilesi ile yeni yerler görme isteği

Arz açısından 1. Kongre sarayları ve toplantı salonlarına yönelik

yatırımların artması 2. Ülkelerin kongre büroları kurması 3. Kongre otellerinin verdikleri hizmeti geliştirmeleri4. Kongre organizatörlerinin hizmete hazır olmaları 5. Havaalanlarında toplantı salonları ve konaklama tesisleri

gibi hizmetlere yer verilmesi6. Kongrelerin turlarla birleştirilerek turistik bir gezi haline

getirilmesi7. Turizm endüstrisindeki çeşitli otellerin, seyahat

acentelerinin kongre organizasyonu alanında uzmanlaşmaları.

Kongre turizmin etkileri

Ekonomik etkileri Sosyal ve kültürel etkileri Diğer etkileri

KONGRE TURİZMİNDEKİ ÖRGÜTLENMELER Ulusal turizm kuruluşları Kongre büroları birlikleri - Ulusal kongre büroları birlikleri (Almanya kongre

büroları birliği)- Yöresel kongre büroları birlikleri (Asya pasifik

kongre büroları birliği)- Uluslararası kongre büroları birlikleri (Uluslar arası

kongre merkezi ve ziyaretçi büroları birliği) Kongre merkezlerini pazarlayan ve yönlendiren

kuruluşlar Kongre organizatörü kuruluşlar

Kongre merkezlerini pazarlayan ve yönlendiren kuruluşlar: Uluslar arası kongre büroları birliği ( ICCA)

- Birliğe 65 üye ülke bulunmaktadır,- Dünya kongre turizmi alanında tüm gelişmeler

takip edilir,- Profesyonel ilişkiler takip edilir,- Eğitim faaliyetler, haber bültenleri gibi hizmetler

verilir. Hollanda’da bir merkezi bulunmaktadır ve üye

ülkelere gereken bilgileri hazırlayıp sunmaktadır.

Bir diğer kongre merkezlerini pazarlayan ve kongreleri yönlendiren kuruluş Avrupa Konferans Şehirleri Federasyonu’dur ( EFTC). Federasyon eğitim, danışma gibi hizmetleri vermektedir.

Profesyonel Kongre Organizatörleri (PCO): Bir kongre organizasyonunda tüm işleri koordine eden, rehberlik yapan tüm insani ve parasal kaynakları harekete geçiren kişi ya da kuruluşlardır.

KONGRE ORGANiZASYONU PLANLAMASI Kongre ülkesi ve şehri seçimi Kongre zamanı ve mekanı seçimi Kongre süresini belirlenmesi Kongre katılımcı sayısının artırılması ve

slogan seçimi Tanıtma faaliyetleri Personel ihtiyacı Doküman ihtiyacı

Kongre Hizmetleri Yönetimi Kongre öncesi faaliyetler - Otel organizasyonu içerisinde kongre

departmanı yeri - Kongre bütçesi ve finansal yönetim - Kongre öncesi toplantılar- Toplantı tarihi ile rezervasyon tarihi

arasındaki prosedürler, dökümanlar ( ön rezervasyon formu, kesin rezervasyon formu, değişim formu, kayıp iş formu, master plan, fonksiyon plan, talep formu )

Kongre sırasındaki faaliyetler- Müşteri ve oda donanımları- Toplantı hizmet salonları - Yiyecek içecek hizmetleri - Kongre teknolojileri - Turlar eğlenceler rekreasyon faaliyetleri - Medya faaliyetleri Kongre sonrası çalışmalar- Kongrenin ana hesabının ve diğer masraflarının

hesaplanması ve faturalama- İşletme personeline verilecek ödül ve memnuniyetler- Kongre teknolojisi ve dökümanı için yapılacak çalışmalar- Değerlendirme toplantısı