KN Phục vụ khách hàng dành cho HR

charlottele

letrinh2000@yahoo.com

Đúng giờ Không điện thoại Không laptop

Hỏi nhiều Bình tĩnh

Sau khi học xong, bạn có thể: Xác định tầm quan trọng, thiết lập & đạt mục tiêu công việc; Xây dựng kế hoạch cá nhân; Tổ chức khu vực làm việc và công việc cá nhân để đạt hiệu suất tối ưu hơn.

LẬP KẾ HOẠCH

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Sức mạnh

Thay đổi

Biết người

Biết ta

Thiết lập

Mục tiêu

Xây dựng

Kế hoạch

Thiết lập

Thời gian biểu

Quản lý

Thời gian

Quản lý

Bàn làm việc

Quản lý

Email & hồ sơ

Quản lý

Khối lượng công việc

Câu chuyện giảm cân

LẬP KẾ HOẠCH Sức mạnh

Thay đổi

Sức mạnh của sự thay đổi

Trả lời những câu hỏi sau:

• 3 mục tiêu quan trọng nhất?

• 3 trở ngại lớn nhất?

• 3 việc phải làm để tổ chức tốt công việc hiện tại?

• Làm gì khi có thêm thời gian?

• KN lập kế hoạch của bạn được bao nhiêu điểm (thang 1 – 10)?

3 nguyên tắc sử dụng thời gian cơ bản nhất

1 • Làm việc chăm chỉ

2 • Làm việc nhanh chóng

3 • Tổ chức công việc khoa học

Sức mạnh

Thay đổi

Biết người

Biết ta

LẬP KẾ HOẠCH

Biết người biết ta

NÃO TRÁI NÃO PHẢI

Biết người biết ta

NÃO TRÁI NÃO PHẢI

Nhìn mọi sự vật theo kiểu trắng – đen rõ ràng. Thời gian trôi đi từng giây phút một. “Chỉ cần đưa chúng tôi dữ kiện, số liệu, thông tin.”

Có thể nhìn thấy nhiều khả năng trong mọi vấn đề. Thời gian mang nhiều giá trị khác nhau. Với họ, mọi sự vật hiếm khi trắng – đen rõ ràng.

Hoạt động – Phân tích tình huống “MỘT NGÀY CỦA TẤM”

CHIM CÚ CHIM SÂU

Biết người biết ta

Sức mạnh

Thay đổi

Biết người

Biết ta

Thiết lập

Mục tiêu

LẬP KẾ HOẠCH

1. Chúng ta muốn đạt được điều gì?

2. Chúng ta muốn đạt được điều đó bằng cách nào?

3. Chúng ta đang có những nguồn lực gì trong tay (tiền bạc, thời gian, con người, máy móc, công cụ,…)?

Trước khi lập kế hoạch, cần trả lời những câu hỏi

Tôi nên đi đường nào bây

giờ?

Thế cô muốn tới đâu?

Tôi cũng chưa biết

nữa.

Vậy cô đi đường nào

cũng thế thôi.

Thiết lập mục tiêu - SMART

Thiết lập mục tiêu – 3P

• Viết 2 mục tiêu cá nhân (liên quan đến công việc và gia đình)

• Kiểm tra xem mục tiêu của bạn kế bên có thỏa được tiêu chí SMART

Bài tập

Sức mạnh

Thay đổi

Biết người

Biết ta

Thiết lập

Mục tiêu

Xây dựng kế hoạch

LẬP KẾ HOẠCH

Nội dung cần có trong bản kế hoạch

Lúc nào

Làm gì

Ở đâu

Làm như thế nào Ai phụ trách

9 Nguyên tắc lập kế hoạch

1. Dành 1 giờ/ ngày để lên kế hoạch. 2. Phân biệt: việc có thể làm ngay & việc

cần nhiều thời gian. 3. Đưa thời gian vô Lịch bàn/ điện tử sau

khi đã lập xong kế hoạch. 4. Nếu thấy “rối”, danh mục Việc-cần-làm-

trong-ngày sẽ giúp ta tập trung. 5. Trao đổi với NV khác để tránh chồng

chéo công việc hoặc thời gian.

9 Nguyên tắc lập kế hoạch

6. Ghi chú nội dung đã thống nhất hoặc sẽ bàn tới với từng người.

7. Kế hoạch tốt nhất là kế hoạch phù hợp với nhu cầu & mục tiêu cá nhân.

8. Các chuyên gia đều khuyên nên lập kế hoạch trước khi làm bất cứ điều gì. Tuy nhiên, thực tế cần linh hoạt.

9. Nhớ luật Murphy: Nếu có sai sót, chúng nhất định sẽ xảy ra.

Công cụ xây dựng kế hoạch

Công cụ xây dựng kế hoạch – Lịch bàn

Công cụ xây dựng kế hoạch – Lịch bàn

Công cụ xây dựng kế hoạch – Outlook

Bài tập nhóm – Xây dựng kế hoạch

Bài tập nhóm – Xây dựng kế hoạch

Nêu rõ trong kế hoạch việc cần làm, thời gian, người phụ trách

Đưa kế hoạch lên lịch cá nhân trên Outlook

Sức mạnh

Thay đổi

Biết người

Biết ta

Thiết lập

Mục tiêu

Xây dựng kế hoạch

Thiết lập TGB

LẬP KẾ HOẠCH

• Các nhóm thảo luận để:

Trả lời câu hỏi: “Thời gian biểu giúp ích gì cho Tấm?”

Lập thời gian biểu theo mẫu sau đây cho Tấm để đảm bảo ngày làm việc của cô ấy hiệu quả hơn

• Thảo luận: 10 phút

• Trình bày: 3 phút

Hoạt động – Phân tích tình huống của Tấm

Giờ Việc/ Nhiệm vụ Liên hệ

Lập lại thời gian biểu trong ngày cho Tấm

TGB giúp chúng ta tập trung vào những việc thật sự quan trọng.

TGB cần bao gồm cả thời gian cho gia đình, cho việc ăn, uống, nghỉ ngơi, chơi thể thao và giao tế ngoài xã hội.

Lập thời gian biểu chính là lên kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả cho tất cả công việc đời thường hàng ngày.

Thiết lập thời gian biểu

LẬP KẾ HOẠCH

Sức mạnh

Thay đổi

Biết người

Biết ta

Thiết lập

Mục tiêu

Xây dựng

Kế hoạch

Thiết lập

Thời gian biểu

1 • Làm việc chăm chỉ

2 • Làm việc nhanh chóng

3 • Tổ chức công việc khoa học

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Quản lý

Thời gian

Quản lý thời gian – Nguyên tắc STING

Select one thing to do.

Time yourself. Check the clock, give yourself an hour, and go for it.

Ignore everything else while the clock is ticking.

No breaks until your hour is up.

Give yourself a reward when the hour is up.

Hoạt động – Thử trí nhớ

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Quản lý

Thời gian

Quản lý

bàn làm việc

Quản lý bàn làm việc – Nguyên tắc 3S

Quản lý bàn làm việc – Hướng dẫn xử lý giấy tờ

trên bàn làm việc

Hồ sơ này có cần tham khảo nữa không?

Có file mềm chưa?

Thuộc việc của mình hay người khác?

Liên quan đến pháp lý không?

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Quản lý

Thời gian

Quản lý

bàn làm việc

Quản lý

hồ sơ điện tử

GAN - Nguyên tắc quản lý file mềm

1. Nhóm các file cùng loại với nhau: File đang làm việc, file tham khảo, file nén, file đề phòng sự cố

2. Sắp đặt/ Lưu chúng ở đúng nơi 3. Đặt tên để dễ tìm/ dễ lấy

Quản lý hồ sơ điện tử - Nguyên tắc quản lý email

1. Kiểm tra mail 2 lần/ ngày

2. Lọc spam mail

3. Tổ chức sắp xếp địa chỉ mail

4. Lưu trữ các file đính kèm/ thông tin mail

5. Viết mail đơn giản - ngắn gọn

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Quản lý

Thời gian

Quản lý

bàn làm việc

Quản lý

hồ sơ điện tử

Quản lý khối lượng công việc

Hoạt động – Phân tích tình huống “HOÀNG TUYỆT VỜI”

Theo nhóm bạn, Hoàng nên làm gì?

Bản phân tích khối lượng công việc của Hoàng

CÔNG VIỆC Tháng 6

1 - 5 8 - 12 15 - 19 22 - 26

Phát triển nội dung khóa “Hội nhập NV mới” 0 10 25 5

Triển khai qui trình đăng ký khóa học mới 10 0 15 25

Cập nhật tài liệu đào tạo khóa “KN thuyết trình” 20 10 5 30

Làm biểu mẫu cho qui trình học online 0 10 5 X

Điều chỉnh chính sách học ngoại ngữ 10 10 10 10

Thực hiện các công việc hàng ngày khác 10 10 10 10

Tổng cộng: (giờ) 50 50 70 80

Quản lý khối lượng công việc – Phân tích khối lượng CV

1. Việc bạn phải làm hàng ngày là gì, bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?

2. Việc bạn phải làm hàng tuần là gì, bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?

3. Việc bạn phải làm hàng tháng là gì, bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?

4. Việc bạn phải làm hàng quí hoặc hàng năm là gì, bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?

Quản lý khối lượng công việc – Công cụ “Kế hoạch cho 168 giờ sắp tới”

Dành 10 phút điền thông tin vào biểu mẫu “168 giờ vừa qua của bạn”.

Bài tập cá nhân 15 phút