PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

PENATAAN ARSIP TERPADU DI KELURAHAN ………………….

KECAMATAN ………………..

KOTA ………………….

DISUSUN :

……………………………..

NIS : …………………………

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

TAHUN 2014

DIKLAT PIM.IV/XKV/2014

RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER)

1. IDENTITAS PROYEK

Judul Penataan arsip secara terpadu di Kelurahan …………… Kecamatan

…………. Kota ……………………..

Deskrispi Bahwa dalam rangka meningkatkan penyelenggaraan pengelolaan kearsipan

perlu adanya ruang khusus arsip dan penanganan penyimpanan arsip secara

profesional sehingga akan mempermudah pelaksanakan pekerjaanSponsor Lurah Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan ( SUPONO, SE )Project Leader Sekretaris Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan

( SOKHIB, SH )Sumber daya Tim

.1. Dasar Hukum

2. Sumber daya manusia

3. Dana

UU No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan

Perwal No.46 Tahun 2013 tentang Tata

kearsipan dinamis

Internal1. Kasi Pemerintahan

2. Kasi Kesejahteraan Masyarakat

3. Kasi Keamanan dan Ketertiban

4. Staf Sekretariat

5. Staf Seksi Pemerintahan

6. Staf Seksi Kesmas

Eksternal

1. Kantor Perpustakaan daan Arsip Daerah

2. Lembaga Pemberdayaan Masyarakat

( LPM )

3. Rukun Tetangga ( RT )

4. Masyarakat

APBD

Swadaya

2. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.tentang Kearsipan dan Peraturan

Walikota Pekalongan No.46 tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis, menerangkan

bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip

sedangkan yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media masa sesuai dengan perkembangan teknologi inforrmasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga

pendidikan ,perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakataan dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Penyeleggaraan kearsipan bertujuan antara lain :

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,

pemerintah daerah ,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan dan perorangan, serta ANRI sebagai penyelengara kearsipan

nasional,

2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti

sah,menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip

sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

3. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui

pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya,

4. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang

komprehensif dan terpadu

5. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam

kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara,

6. Menjamin keselamatan aset nasional dibidang ekonomi, sosial, politik,

budaya,pertahanan,serta keamanan sebagai identitas jadi diri bangsa dan

7. Meningkatkan kualitas pelayaanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip

yang autektik dan terpercaya.

Dari uraian diatas tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan

yang amat luas yaitu kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi

serta sebagai alat pengawasaan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam

rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga negara dan

swasta

Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan

merencanakaan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dt bidang

kearsipan.Suatu lembaga baik itu lembaga negara ataupun swasta tidak akan sanggup

memberikan data informasi yang baik,lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki

manajemen kearsipan yang baik dan teratur. Arsip dapat dikatakan suatu sistem dimana satu

sama yang lain saling berkaitan dalam satu ikatan yang utuh, karena arsip dapat menunjang

suatu program kegiatan organisasi, baik dari segi perencanaan, pelaksanaan maupun

pengendalian tugas organisasi yang bersangkutan.

Kelurahan Pringlangu adalah salah satu dari 13 Kelurahan yang berada diwilayah Kecamatan

Pekalongan Barat Kota Pekalongan, Kelurahan Pringlangu terbagi menjadi 7 ( tujuh ) Rukun

Warga dan 36 ( tiga puluh enam ) Rukun Tetangga.

Kelurahan Pringlangu dengan luas wilayah 90.09 Ha dengan jumlah penduduk : 6950 jiwa

- Laki-laki : 3512

- Perempuan : 3438

- Jumlah KK : 1835

Dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat Kelurahanringlang di dukung oleh 10

tenaga yang terdiri dari 6 tenaga PNS dan 4 Non PNS,. terbagi dalam Jabatan Sruktural 4

orang, staf 2 orang dan ek Perangkat Desa 2 orang

A. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi

Sekretaris Kelurahan sesuai dengan Peraturan Walikota Pekalongan Nomor 67 Tahun

2013, mempunyai rincian tugas jabatan Sekretaris Kelurahan sebagai berikut :

1. Merumuskan sasaran program kerja pengelolaan administrasi umum.

2. Menyelenggarakan administrasi surat menyurat dan urusan rumah tangga.

3. Menyelenggarakan dan mengolah serta membuat laporan administrasi

kepegawaian

4. Mengarahkan administrasi keuangan yang meliputi penyusunan anggaran

Merumuskan sasaran program kerja pengelolaan administrasi umum.

5. Mengkoordinasikan prencanaan,pengadaan dan pemeliharaan barang inventaris

serta perlengkapan kantor

6. Menyelenggarakan pelayanan umum

7. Menyelenggaraakan pengawasan dan pengkoordinasiana penyelenggaran kegiatan

dikantor kelurahan.

8. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) dan atau Standar Pelayanan (SP)

9. Melaksanakan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan atau Standar Pelayanan

(SP).

10.Mengevaluasi pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan atau Standar

Pelayanan (SP)

11.Mengatur pelaksanaan tugas bawahan dengan memberi petunjuk dan arahan.

12.Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan secara rutin guna peningkatan kinerja.

13.Memberikan penilaian kinerja bawahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

14.Menjabarkan perintah atasan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran

pelaksanaan tugas.

15.Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan sebagai bahan pengambilan

keputusan.

16.Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sesuai dengan peraturan yang

berlaku sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaaksanaan tugas.

17.Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas secara berkala agar

tercapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.

18.Mengevaluasi, membina, mengawasi, mengendaalikan dan melaporkan

pelaksanaan program dan kegiatan.

19.Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugas

dan fungsinya.

Dalam menangani pengeloaan kearsipan Sekretariat Kelurahan Pringlangu

belum sesuai dengan tata kelola kearsipan yang benar, karena daalam pengelolaan

kearsipannya masih melakukaan penyimpanan arsip belum sesuai dengan

klasifikasi , sehingga pencarian kembali arsip yang dibutuhkan sulit / lama, karena

masih banyak arsip yang diletakan diatas meja belum disimpan sesuai dengan

kepentingannya.

Agar penataan arsip dapat dilaksanakan dengan baik, maka diperlukan suatu

penataan kembali arsip sesuai dengan kode klasifikasi yang ada sehingga dapat

mempermudah dalam pencarian arsip.

B. Identifikasi Permasalahan

a. Belum optimalnya penataan kearsipan

Penataan kearsipan yang dilaksanakan selama ini masih acak-acakan belum sesuai

dengan peraturan kearsipan

b. Belum tertatanya dengan baik sistem kearsipan karena tidak ada petugas khusus

untuk menata arsip.

c. Kurangnya SDM dan Sarana prasarana guna penataan kearsipan

Untuk memotret kondisi riil permasalahan utama diatas yang ada di kelurahan

Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan dilakukan satu alat analisis

dengan menggunakan Force Field Analyzis dengan harapan jika faktor pendukung dan

penghambat dapat diketahui dengan baik maka intervensi yang dilakukan dapat lebih tepat.

Adapun hasil analisisnya sebagai berikut :

Tabel 2

Analisa Kekuatan Medan

Penataan Arsip Terpadu di Kelurahan Pringlangu Kec. Pekalongan Barat

Kota Pekalongan

Gambar 1 :

FORCE FIELD ANALYSIS (1951)

FAKTOR PENDORONG FAKTOR PENGHAMBAT

1. Adanya dukungan Intern

2. UU No.43/2009 dan Perwal Pekalongan No.46 / 2013

3. Adanya ruang yang representatif

Skor =15

1. Kurangnya pemahaman tata cara penyelenggaraan kearsipan

2. Kurangnya sarana dan prasarana

3. Kurangnya SDM yang memadai

Skor =12

5 4 3 2 1 1 2 3 4 5

Analisis Kekuatan Penghambat Utama :

H1 Pelaksanaan kearsipan dapat berjalan dengan tertib dan lancar

H2 Adanya sarana dan prasarana yang memadai

H3 Pengelola kerasipan diikut sertakan dalam Bintek

Analisis Kekuatan Pendorong Utama

D1 Adanya komitmen pimpinan untuk mendorong kemajuan dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan

D2 Memberikan kewajiban untuk tertib administrasi guna memenuhi transparansi

D3 Sarana dan prasarana untuk penyimpanan kearsipan dibutuhkan ruang khusus yang reprensentatif sehingga semua berkas kearsipan dapat tersimpan dengan aman.

(5)

(5)

(4)

(4)

(4)

Terlaksananya Optimalisasi Penataa Arsip di Kelurahan Pringlangu Kec. Pekalongan Barat Kota Pekalongan

(5)

Dari analisis diatas dapat disimpulkan bahwa langkah-langkah intervensinya sebagai berikut :

1 Perlunya penataan arsip yang sesuai dengan peraturan yang berlaku

2 .Menyiapkan ruang khusus untuk arsip, sehingga mempermudah pencarian arsip dan

mencegah kerusakan arsip

3. Dari hasil Benchmarking di Kabapaten Bantul di Desa Panggungharjo Kecamatan Sewon

kami mendapatkan temuan inovasi bahwa pengelolaan Arsip didesa tersebut ada seorang

arsiparis

C.Target Area Perubahan

LURAH

Kasi Pemerintahan

Sek. Kelurahan

Kasi TrantibKasi Kesmas

Kasi Pembangunan

Belum Optimalnya Penataan Arsip di Kelurahan Pringlangu Kec,Pekalongan Barat Kota Pekalongan

Dalam proyek perubahan ini dengan area perubahan pada tata Kelola.

Adapun data administrasi sebagai berikut :

• Tahun 2012 surat masuk sebanyak 1000 buah • Tahun 2012 surat keluar sebanyak= 200• Tahun 2013 surat masuk sebanyak• Tahun 2013 surat keluar sebanyak• Buku mutasi tanah• Buku Register Pindah Penduduk• Buku Register KK• Buku Register KTP• Buku Register Legalisasi umum• Ruang Khusus Arsip

3. TUJUAN

A. Tujuan Jangka Pendek

a. Melakukan penataan kearsipan secara terpadu

b. Menyediakan ruang khusus arsip

B. Jangka Menengah

Melakukan pengelolaan kearsipan sesuai prosedur dan sesuai dengan aturan yang berlaku

C. Jangka Panjang

Melakukan pelayanan

4. MANFAAT

Kegiatan Penataan arsip terpadu di Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota

Pekalongan adalah meningkatnya penaganan kearsipan meliputi tertatanya arsip, tertibnya

proses surat menyurat, tersedia data yang valid di Kelurahan Pringlangu Kecamatan

Pekalongan Barat Kota Pekalongan.

1. Manfaat bagi Sekretaris mempermudah pecarian arsip sehingga memudahkan

pekerjaan

2. Manfaat bagi SKPD adalah menjamin keamanan dan ketersediaan arsip yang autentik

dan terpercaya sebagai alat bukti sah, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan

pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-undangan

3. Manfaat bagi Pemerintah Kota adalah terutama Kantor Perpustakaan Daerah kita

mendukung programnya dan melaksanakan Peraturan Walikota Pekalongan No.46

tahun 2013

4. Manfaat bagi masyarakat adalah mempercepat pelayanan

5 RUANG LINGKUP

Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dalam Optimasisasi Penataan Arsip Kelurahan

Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan sebagai berikut :

1. Melakukan rapat dengan unit-unit terkait

2. Pembentukan Tim Pengelola kearsipan

3. Mengadakan sosialisasi pengelolaan kearsipan

4. Menyediakan ruang khusus arsip, untuk menunjang tertib dan amannya arsip

5. Pelaksanaan penataan arsip

06.OUTPUT KUNCI(KEY PROJECT DELIVERABLE)

Nama DeskripsiA.Jangka pendek

1. Terlaksananya rapat –rapat dengan unit-unit terkait.

2. Terbentuknya tim pelaksana pengelolaan kearsipan

3. Penyiapan Sarpras arsip

4. Tersosialisasinya sistem kearsipan

5. Adanya tenaga yang menguasai teknis pengelolaan kearsipan

Rapat persiapan dalam rangka pelaksaanaan pengeloaan kearsipan

Tim pelaksana pengelolaan kearsipan yang akan bekerja daan bertanggung jawab berjalannya proyek perubahan

Dengan adanya ruangan khusus mempermudahPencaraian arsip dan kerusakan arsip

Dengan diadakan sosialisasi kepada seluruh pegawai Kelurahan tentang pengelolaan kearsipan yang benar

Dengan pelatihan diharapkan bisa menata arsip dengan benar

6. Terlaksananya uji coba Pengelolan kearsipan

B.Jangka Menengah

Adanya pengelolaan kearsipan sesuai aturan yang berlaku

C.Jangka Panjang Tersedianya pelayanan

kearsipan yang optimal

Dengan berjalannya area perubahan ini diharapkan kearsipan berjalan dengan baik

Dengan terlaksananya pelayanan kearsipan yang benar data tersedia dapat dipertanggungjawabkan.

Dengan pelayanan kearsipan secara optimal diharapkan meningkatkan mutu pelayanan.

07.PENTAHAPAN (MILESTONES)

NO TAHAP UTAMA WAKTU1.

2.

3.

a. Jangka Pendek

1. Kesepakatan untuk melakukan

perubahan pengelolaan kearsipan

2. Pembentukan Tim Pelaksana Kegiatan

3. Penentuan sistem kearsipan

4. Penyiapan sarpras Arsip

5. Sosialisasi

6. Uji Coba Pengelolaan Arsip/ pelatihan

b. Jangka Menengah

1. Monitoring dan evaluasi Pengelola arsip

2. Pelaksanaan Pengelola arsip terpadu

c. Jangka Panjang

1. Pelayanan arsip terpadu

Minggu ke 3 September 2014

Minggu ke 3 September 2014

Minggu ke 4 September 2014

Minggu ke 1 Oktober 2014

minggu ke 2 Oktober 2014

Minggu ke 3 Oktober s/d , 3

Nopember 2014

Sampai akhir 2014

Tahun 2015

08.TATA KELOLA PROYEK

STRUKTUR DESKRIPSI(Penjelasan peran masing-masing dalam penyelenggaraan proyek perubahan)

Contoh :

• Sponsor1. Memberikan persetujuan,

dukungan, arahan adanya proyek perubahan

2. Mengkoordinasikan kegiatan3. Membantu menyelesaikan

hambatan

• Project Leader1. Memimpin jalannya proyek

perubahan mulai dari merencanakan, mengkoordinasikan, membentuk Tim Pelaksana, penjadwalan, memotitor dan evaluasi dengan bimbingan sponsor dan coach.

2. Memberikan arahan strategi kepada Tim

3. Menyusun rencana kerja Tim4. Melakukan komunikasi dengan

daan kesepakataan dengan Stakeholders

5. Melaporkan pelaksanaan proyek dan hasilnya kepada Lurah

6. Menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh Tim

• Tim Sosialisasi sistem kearsipa Bertugas mensosialisasi sistem kearsipan yang sesuai dengan aturan yang berlaku

• Tim Penyiapan Sarpras arsipBertugas menyiapkan feling kabinet dan pengecataan ruangan

• Tim Penataan Sistem kearsipanBertugas melakukan penataan arsip mulai awal tahun 2014

Tim

Pengelola

kearsipan

Coach

………………..

Counselor

Tim

Sosialisasi

Project Leader

Sekretaris kelurahan

……………………

Sponsor

Lurah

Tim

Sarpas

arsip

Tim

Penataan

Arsip

• Tim Pengelola kearsipan Mengelola dari awal sampai akhir

• Coach / Couselor1. Melakukan diskusi dan

memberikan maasukan daalam menyusun rancangan proyek

2. Memonitor kegiataan peserta selama Takin Ownership

3. Membantu melakukan intervensi bila peserta mengalaami permasalahan sebatas kewenangan

4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Taaking ownership

5. Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil sesuai dengan yang diharapkan.

09.ANGGARAN

JUMLAH DESKRIPSIRp. 1.000.000,- ( satu juta rupiah )

Rp. 390.000,- ( tiga ratus sembilan puluh ribu rupiah )

Estimasi anggaran digunakan untuk perbaikan ruangan(Dibebankan pada APBD II )Estimasi anggaran digunakan untu k :1.Konsumsi rapat koordinasi pelaksanaan proyek perubahan 15 orang x Rp. 10.000 = Rp. 150.000,-2. Konsumsi rapat Sosialisas Penglolaan kearsipan.15 orang x Rp.10.000 = Rp.150.000,-3. konsumsi untuk evaluasi pelaksanaan pengelolaaan kearsipan.3 kl x 3 orang x Rp.10.000 = Rp.90.000,-( Dibebankan swadaya )

10.IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS

1 Promotors 1. Lurah2 Latens 2.Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah3 Defenders 1.Kasi Pemerintahan

2.Kasi Kesejahteraan Masyarakat3.Kasi Pembangunan4.Kasi Keamanan dan Ketertiban

4 Apathetic 1.LPM2.RT3.Masyarakat4.Staf

NET MAP

Sekretaris Lurah

Sekretaris Lurah

Kasi Pemerintahan

Kasi Pemerintahan

Kasi Kesmas

Kasi Kesmas

StafStaf

KPADKPAD

Stakeholder Internal

Stakeholder Internal

Stakeholder EksternalStakeholder Eksternal

++ : Sangat Berpengaruh+ : Berpengaruh

++

LurahLurah

++

++

++

++

+RTRT

+

+

LPMLPM

MasyarakatMasyarakat

+++ Kasi

TrantibKasi

Trantib

Kasi Pemb.Kasi

Pemb.

1. Lingkaran Stakeholder (Stakeholder Circle)’. Tahapan dalam membuat pemetaan dan analisis stakeholder adalah sebagai berikut:a) Identifikasi stakeholder;b) Prioritas (Prioritise) stakeholder;c) Visualisasi stakeholder; d) Pelibatan (Engage) stakeholder; dane) Monitor stakeholder.

2. Urutan prioritas stakeholder ditentukan berdasarkan indikator: a) Power (kekuatan) pengaruhnya terhadap kelangsungan dan keberhasilan proyek;b) Proximity (tingkat keterlibatan langsung) di dalam proyek;c) Interest (kepentingan), kepentingan stakeholder dalam proyek.

Tabel I : Indikator Penilaian Kekuatan Pengaruh Stakeholder

PreferensiDefinisi Konsep

Definisi Operasional

Power

(kekuatan Pengaruh)

Kewenangan formal untuk mengambil keputusan

1 2 3 4

Tidak memiliki

kewenangan

Terbatas hanya pada 1

fungsi

Beberapa fungsi

Penuh pada semua fungsi

Proximity

(Keterlibatan)

Keterlibatan secara

langsung pada proyek

Tidak terlibat langsung

Pada satu tahap saja

Pada beberapa

tahap

Terlibat pada setiap

tahapan

Interest (Kepentingan)

Kepentingan terhadap proyek

Tidak memiliki

kepentingan

Satu kepentingan

Beberapa kepentingan

Kepentingan penuh

Sumber: modifyng Derek Walker, et. al., 2008

Tabel 2. Matriks Kekuatan Pengaruh Stakeholder

No StakeholderPower Proximity interest

Skor

INTERNAL

1 Lurah 4 4 4 12

2 Kasi Pemerintahan 2 4 4 10

3 Kasi Kesmas 2 4 4 10

4. Kasi Trantib 2 4 4 10

5. Kasi Pembangunan 2 4 4 10

6 Staf 1 2 4 7

EKSTERNAL

1. Kasi Arsip KPAD 1 4 4 9

2. RT 1 1 4 6

3 LPM 1 1 4 6

4. Masyarakat 1 1 4 6

Jumlah 86

Nilai Tertinggi = ∑ Indikator x Bobot tertinggi = 3 x 4 = 12 ;

Nilai Terendah = ∑ Indikator x bobot terendah = 3 x 1 = 3

Rentang = Nilai Tertinggi – Nilai Terendah = 12 – 3 = 9

Interval =

Kategori peringkat dan strategi kerjasama dengan stakeholder berdasarkan pengaruh/minat/ kepentingannya dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Apathetics (Low power, less interested people) nilai 3 – 5,25 simbul (- -) : Tidak punya minat/kepentingan dan tidak berpengaruh. ( Monitor terus golongan ini, tapi jangan sampai membuat bosan dengan komunikasi anda yang berlebihan

2. Latens (High Power, less interested people) nilai 5,26 – 7,51 simbul (- +) : Punya minat/kepentingan dan tidak berpengaruh (Cukup bekerja dg mereka agar tetap

Pengaruh

puas, tapi tidak perlu terlalu banyak sehingga mereka malah bosan dengan pesan kita)3. Defender (Low power, High interested people) nilai 7,52 - 9,77 simbul (- +)

Punya minat/kepentingan dan sedikit pengaruh (Pertahankan agar orang yg masuk golongan ini tetap dijaga mendapatkan informasi, dan usahakan bicara dg mereka untuk memastikan tidak ada masalah

4. Promoters (High Power, High Interested people) 9,78 – 12 7 simbul (- +) : Punya minat/kepentingan dan punya pengaruh ( Harus melibatkan orang orang tersebut karena memiliki pengaruh besar)

Mapping Stakeholders

tinggi

rendah interes tinggi

LATENS

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daearh

LATENS

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daearh

PROMOTERS

Lurah

PROMOTERS

Lurah

APATHETIC

Lembaga Pemberdayaan Masy

Rukun Tetangga

Masyarakat

Staf

APATHETIC

Lembaga Pemberdayaan Masy

Rukun Tetangga

Masyarakat

Staf

DEFENDER

Kasi Pemerintahan

Kasi Pembangunan

Kasi Kesejahteran masy

Kasi Trantib

DEFENDER

Kasi Pemerintahan

Kasi Pembangunan

Kasi Kesejahteran masy

Kasi Trantib

1.PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF (TEAM WORK)

NO DESKRIPSI1 • Sponsor

a. Memberikan persetujuan, dukungan, arahan adanya proyek perubahanb. Mengkoordinasikan kegiatanc. Membantu menyelesaikan hambatan

• Coach / Couselora. Melakukan diskusi dan memberikan maasukan daalam menyusun rancangan

proyekb. Memonitor kegiataan peserta selama Takin Ownershipc. Membantu melakukan intervensi bila peserta mengalaami permasalahan sebatas

kewenangand. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap

Taaking ownershipe. Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil sesuai

dengan yang diharapkan.

• Tim I Penataan Sistem Kearsipan• Tim Penyiapan Sarpras • Tim III Sosialisasi sistem Kearsipan• Tim IV Pengelola kearsipan

2 Jangka waktu berlakunya tim sampai dengan terlaksananya proyek perubahan dengan etika dan mekanisme tim kerja untuk saling koordinasi, melapor, saling menghargai dan bersama-sama melaksanakan proyek perubahan,

12.IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH

NO DESKRIPSI1 POTENSI KENDALA

1. Kurangnya Motivasi2. Persepsi anggota tim yang berbeda3. Kurang soliditas tim

2 RESIKO 1. Hasilnya tidak sesuai yang telah direncanakaan2. Proyek perubahan tidak berjalan sesui jadwal

3 SRATEGI MENGATASI MASALAH1. Memberikan motifasi kepada semua tim perlu/penting proyek perubahan yang

akan dilaksanakan.2. Membuat Komitmen bersama dengan seluruh tim

Agar lebih valid dapat dibantu dengan matriks Analisis Persoalan Potensial ketika nanti proyek perubahan ini diimplementasikan (contoh terlampir)

13.KRITERIA DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

1.KRETERIAa. Tersidianya ruang khusus arsip ( dana Rp.1.000.000,- ) 100 %b. Tercapainya kesepakataan untuk melakukan perubahan Pengelolaan kearsipanc. Meningkatnya pengetahuan SDM Pegawai Kelurahan tentang pengelolaan kearsipand. Tercapainya Pelaksanaan pengelolaan kearsipane.Tercapainya Monitoring pelaksanaan kearsipanf. Tercapainya evaluasi pengelolaan kearsipan

2, FAKTOR KUNCI KEBERHASILANa.Dukungan dari Tim, Mentor, dan stakehordersb.Terlaksananya kegiatan penataan Kearsipan

14.DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

No.

KegiatanCapaian

Target Waktu

1. Rapat pembentukan Tim Koordinasi agar mendapatkan dukungan

16 September 2014

2. Penyusunan SK Tim Terbentuknya Tim Pengelola Kearsipan dengan SK Lurah

17 s/d 18 September 2014

3. Konsultasi dengan KPAD untuk diadakan Sosialisasi dan pelatihan penyusunan arsip

Mendapatkan jadwal Sosialisasi dan pelatihan

19 September 2014

4 FGD sistem Arsip Kesepakatan penggunaan Sistem Kearsipan

22 September 2014

4 Penyiapan ruangan Tersedianya ruangan Khusus

23 s/d 30 September 2014

5 Penyiapan Peralatan Tersedianya peralatan kearsipan

1 s/d 4 Oktober 2014

6. Penataan ruangan arsip terpadu

Tertatanya ruangan arsip

6 s/d 10 Oktober 2014

7. Sosialisasi Internal Semua Pegawai Kelurahan Pelaporan

13 Oktober 2014

8. Bintek tim Pengelola Kearsipan

Tenaga khusus mampu mengelola arsip

14 s/d 16 Oktober 2014

9 Uji Coba Pengelolaan arsip Semua arsip disimpan disatu ruangan

16 Oktober s/d 17 Nopember 2014

15.PERSETUJUAN

Pekalongan, September 2014Project Sponsor : Atasan peserta

………………………………….

…………………………………NIP……………………………….