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Opción de titulación: Seminario Gestión e Inteligencia de Negocios Proyecto Final PROPUESTA DE INCLUSIÓN DE SAP HANA EN LA INDUSTRIA REFRESQUERA PARA EL DESARROLLO DE PROVEEDORES Nombre Boleta Carrera Teléfono Correo electrónico Roberto Alejandro Aguilar López 2008600013 Ing. Info. 5522724235 [email protected] Alma Guadalupe Bermúdez Mendoza 2008602444 Ing. Info. 5513990666 [email protected] Humberto Armando Jiménez Valerio 2007601043 Admón. Ind. 5541777273 [email protected] Rosa María Palma López 2009602551 Admón. Ind. 5539485526 [email protected] Fecha de inicio: 10 de Agosto 2013 Fecha de término: 08 de Marzo de 2014 Lic. Víctor Rocha Martínez Director del Proyecto Ing. Gilberto Saúl Castro Méndez Jefe del Programa Académico de Ingeniería en Informática Lic. Luis Fernando Zepeda Flores Jefe de Programa Académico de Administración Industrial INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

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Propuesta de Inclusión de SAP HANA en la industria refresquera

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  • 1. Opcin de titulacin: Seminario Gestin e Inteligencia de Negocios Proyecto Final PROPUESTA DE INCLUSIN DE SAP HANA EN LA INDUSTRIA REFRESQUERA PARA EL DESARROLLO DE PROVEEDORES Nombre Boleta Carrera Telfono Correo electrnico Roberto Alejandro Aguilar Lpez 2008600013 Ing. Info. 5522724235 [email protected] Alma Guadalupe Bermdez Mendoza 2008602444 Ing. Info. 5513990666 [email protected] Humberto Armando Jimnez Valerio 2007601043 Admn. Ind. 5541777273 [email protected] Rosa Mara Palma Lpez 2009602551 Admn. Ind. 5539485526 [email protected] Fecha de inicio: 10 de Agosto 2013 Fecha de trmino: 08 de Marzo de 2014 Lic. Vctor Rocha Martnez Director del Proyecto Ing. Gilberto Sal Castro Mndez Jefe del Programa Acadmico de Ingeniera en Informtica Lic. Luis Fernando Zepeda Flores Jefe de Programa Acadmico de Administracin Industrial INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERA Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

2. INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERA Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS PROPUESTA DE INCLUSIN DE SAP HANA EN LA INDUSTRIA REFRESQUERA PARA EL DESARROLLO DE PROVEEDORES MXICO D.F. 2014 T E S I N A QUE PARA OBTENER EL TTULO DE I N G E N I E R O E N I N F O R M A T I C A P R E S E N T A N AGUILAR LPEZ ROBERTO ALEJANDRO BERMDEZ MENDOZA ALMA GUADALUPE QUE PARA OBTENER EL TTULO DE LICENCIADO EN ADMINISTRACIN INDUSTRIAL P R E S E N T A N JIMNEZ VALERIO HUMBERTO ARMANDO PALMA LPEZ ROSA MARA 3. NDICE Resumen ........................................................................................................................... i Introduccin..................................................................................................................... ii Captulo I. Marco Metodolgico...................................................................................... 1 1.1. Planteamiento del problema........................................................................................... 1 1.2. Objetivo general................................................................................................................ 2 1.2.1. Objetivos especficos....................................................................................................... 2 1.3. Justificacin....................................................................................................................... 2 1.4. Hiptesis ............................................................................................................................ 3 Captulo II. Marco Terico ............................................................................................... 4 2.1. Conceptos tiles............................................................................................................... 4 2.1.1. SAP ECC (Enterprise Central Component):.................................................................... 4 2.1.2. SAP Quality Management:................................................................................................. 5 2.1.3. SAP Audit Management ..................................................................................................... 5 2.1.4. In-Memory Computing ........................................................................................................ 5 2.1.5. SAP HANA............................................................................................................................ 6 2.2. Historia de los ERPs ....................................................................................................... 6 2.3. Qu es un ERP? ............................................................................................................ 7 2.4. Por qu utilizar un ERP?............................................................................................... 8 2.5. Qu es SAP? ................................................................................................................ 10 2.6. Mdulos SAP................................................................................................................... 13 2.7. Mdulos de aplicacin ................................................................................................... 13 2.7.1. SAP Quality Management (Mdulo Administracin de la Calidad) ........................ 14 2.7.2. SAP Audit Management ................................................................................................ 14 2.7.3. EHS Management en QM Audit Management........................................................... 15 2.7.4. SAP BO (Business Objects) ......................................................................................... 16 4. 2.7.5. SAP HANA (High-Performance Analytic Appliance)................................................. 21 2.8. Benckmarking ................................................................................................................. 23 Captulo III. Diagnstico de la Industria Refresquera.................................................. 31 3.1. Antecedentes .................................................................................................................. 31 3.2. Situacin Actual .............................................................................................................. 33 3.2.1. Auditora de Proveedores.............................................................................................. 35 3.2.2. ERP................................................................................................................................... 43 3.2.3. Herramientas Analticas ................................................................................................ 49 3.3. Innovacin y reas de oportunidad.............................................................................. 51 3.3.1. Desarrollo de Proveedores .......................................................................................... 52 3.3.2. Indicadores en tiempo real............................................................................................ 59 3.4. Diagnstico...................................................................................................................... 62 3.5. Indicadores de auditoria a proveedores...................................................................... 62 Captulo IV. Propuesta de Inclusin de SAP HANA..................................................... 68 4.1. Propuestas....................................................................................................................... 68 4.2. Anlisis Fit/Gap............................................................................................................... 75 4.2.1. Anlisis de limitantes para llevar acabo propuesta SAP BW .................................. 76 4.2.2. Anlisis de limitantes para llevar acabo propuesta SAP HANA.............................. 77 4.2.3. Benchmark de las propuestas...................................................................................... 78 4.2.4. Eleccin de propuesta ................................................................................................... 81 Conclusiones ................................................................................................................. 82 Bibliografa..................................................................................................................... 86 5. Resumen En los ltimos aos el empleo de sistemas de Informacin ha adquirido gran importancia dentro de la operatividad de los procesos empresariales, en el caso de la industria refresquera no es la excepcin ya que su intervencin te permite: tener una organizacin eficiente, facilitar la toma de desiciones y lograr una comunicacin transparente y segura. Lo anterior es una necesidad de prioridad por consecuencia las empresas han generado cada vez mayor inters en la implementacin de la tecnologa de vanguardia para consolidar un ecosistema empresarial eficaz y flexible, acorde con sus necesidades y las de los clientes. El proposito de este trabajo es plantear a la industria refresquera una solucin adecuada a las necesidades encontradas en el proceso de auditora a proveedores incluyendo a SAP HANA como el aliado mas importante en este proceso clave de mejora continua. En el desarrollo del trabajo, se llev a cabo un anlisis sistemtico para plantear un diagnstico integral conformado por un equipo multidisciplinario. i 6. Introduccin Desde siempre, la competencia entre industrias de un mismo sector ha existido, con la globalizacin de esta competencia se abrieron las puertas a industrias extranjeras, lo que increment la competencia dentro del mercado. As las industrias buscaban neutralizar la competitividad creando alianzas o adquiriendo acciones con sus competidores, para aumentar sus tipos de productos y apoyarse en la invencin de nuevos y novedosos productos que les permitiera crecer su rea de mercado. Este hecho no solo trajo consigo nuevas oportunidades, tambin cre nuevas necesidades para la industria, ya que al expandir su area de mercado tambin necesitaba flexibilidad para adaptarse a los cambios del mercado, es decir, se necesita adaptar a las demandas del cliente-consumidor, as como las normas de calidad y sistema de trabajo de la industria, por lo que administrar y controlar la informacin necesaria, para permitir conocer su entorno y medio ambiente, no deba repercutir en la calidad de sus productos o servicios y en la eficiencia operacional. El empleo de las Tecnologas de la Informacin (TI) dentro de las operaciones administrativas y operativas de la industria es algo indispensable, ya que la tecnologa facilita a las empresas mejorar sus procesos. Ademas de esto, ayud a disminuir considerablemente la brecha entre los individuos de las empresas, permitindoles fomentar el desarrollo de susu actividades, a travs de herramientas tecnolgicas; y creando conciencia en los individuos de la importancia del manejo adecuado, a tiempo y confiable de la informacin dentro de sus actividades, para lograr el xito y la estabilidad econmica de la empresa. ii 7. 1 Captulo I. Marco Metodolgico 1.1. Planteamiento del problema Actualmente las empresas en la industria refresquera se apoyan de los ERP para administrar sus recursos derivado de las operaciones que se generan da con da. Los ERP cuentan con diferentes mdulos que ofrecen una solucin para cada rea de la compaa, (Finanzas, Costos, Control, Logstica, Ventas, Distribucin, Gestin de Materiales, Ejecucin de Logstica, Produccin, Recursos Humanos, Calidad). Dentro del ERP SAP ECC, el mdulo de QM, (Quality Management) Administracin de Calidad, contiene una herramienta llamada Audit Management, la cual apoya en el proceso de cualquier tipo de auditora. El proceso de auditora a proveedores es la forma eficiente de monitorear la cadena de suministro y garantizar la confiabilidad relacionada con los requisitos y estndares de calidad especficos de cada organizacin, que tiene como objetivo obtener materiales de alta calidad, desarrollo de proveedores, responsabilidad social entre otros. En la industria refresquera, SAP Audit Management, ayuda en la planificacin, ejecucin, validacin, generacin de acciones preventivas-correctivas y evaluacin de las auditorias, el resultado del proceso de auditora es almacenado en forma digital en una base de datos centralizada. Esta base de datos centralizada no solo guarda la informacin del resultado de las auditorias, adems almacena millones de transacciones que se generan en los diferentes mdulos del ERP SAP ECC que apoyan a las reas de la industria a operar. (SAP AG, 2013) Una de las necesidades de la industria refresquera es el generar reportes para el apoyo en la toma de decisiones. Un reporte es generado despus de haber analizado un conjunto de datos utilizando las reglas de negocio obteniendo KPIs (Key Performance Indicators) indicadores claves de desempeo. 8. 2 Al no procesar los datos de la auditora a proveedores, no se genera la informacin necesaria para poner en marcha un plan de desarrollo a proveedores. 1.2. Objetivo general Desarrollar una propuesta de aplicacin de la herramienta analtica SAP HANA en el Proceso de Auditora a Proveedores que permita vislumbrar una mejora en la agilidad y la calidad de la informacin que se requiere en la toma de decisiones en este rubro. 1.2.1. Objetivos especficos Investigar la situacin actual en la industria refresquera. Investigar los beneficios del Desarrollo de Proveedores. Desarrollar dos propuestas con herramientas similares, de cuya comparacin se vislumbre de forma cuantitativa los beneficios de SAP HANA. 1.3. Justificacin Se pretende dar a conocer la nueva tendencia de las herramientas analticas basadas en In Memory Computing. El uso de esta tecnologa dentro de una organizacin ayuda a que la informacin se obtenga en menores lapsos de tiempo y este mejor filtrada haciendo con esto una mejora en la toma de decisiones permitiendo que las empresas sean dinmicas y competitivas en el mercado. Administracin Industrial: Siendo esta investigacin en cierta forma parte del mbito de la Ingeniera en Ciencias de la Informtica, la aportacin de la carrera de Administracin Industrial se encuentra en las mediciones y estimaciones que se realizan con motivo de la comparacin de reduccin de tiempos y actualidad de la informacin presentada a los directivos mediante reportes generados por SAP Business Objects. Dichas mediciones se realizan aplicando tcnicas como el Benchmarking y proponiendo en su momento el desarrollo de un Plan de Desarrollo de 9. 3 Proveedores que permitan el crecimiento no solo de las organizaciones que forman parte del plan, sino de la industria, al fomentar la competitividad. Ingeniera en Informtica: Las tecnologas de informacin hoy en da son el principal sustento de las empresas, generar conocimiento partiendo del anlisis de las bases de datos de las compaas es la nueva tendencia en la elaboracin de indicadores, dando como origen una nueva rea denominada inteligencia de negocios. Vivimos en una poca en que la informacin es la clave para obtener una ventaja competitiva en el mundo de los negocios y donde da a da el costo de produccin de las memorias RAM es ms econmico, por ende la tendencia a tecnologas de In Memory Computing sea el futuro en el proceso de minera de datos. 1.4. Hiptesis Se espera que la propuesta de implementacin de SAP HANA en la industria refresquera, resulte conveniente en trminos de la informacin que se obtiene como resultado de las auditoras a proveedores, proporcionando las bases para practicar un plan de desarrollo a proveedores, que permita el fortalecimiento de la cadena de suministros. 10. 4 Captulo II. Marco Terico 2.1. Conceptos tiles Actualmente en las industrias refresqueras es necesario el uso de un sistema ERP que ayude a administrar las transacciones resultado de la operacin diaria de la organizacin. En el caso particular de este proyecto, se toma como referencia el ERP SAP ECC. Entrando un poco ms en materia acerca del proyecto, tenemos que ponernos en contexto con algunas terminologas que son importantes para entender el escenario en la cual se encuentra la industria refresquera. Por lo cual tendremos que definir qu es un ERP, por sus siglas en ingls -Enterprise Resource Planning-, es un sistema de planificacin de recursos empresariales, que integran y gestionan las operaciones de produccin de una organizacin, sin importar el sector al que pertenece, ni las diferentes unidades de negocio que la integren. 2.1.1. SAP ECC (Enterprise Central Component): Es una solucin integrada que incorpora las funciones empresariales clave de una organizacin. Est compuesto por varios mdulos que proporcionan a las organizaciones un gran control sobre sus procesos. Esta solucin se encarga de reunir y combinar los datos de cada mdulo para poder facilitar a la organizacin la planificacin de sus recursos. Algunos de los mdulos de SAP ECC son: Finanzas (FI), Gestin de Materiales (MM), Ventas y Distribucin (SD), Gestin del Capital Humano (HCM), Calidad (QM), entre otros. (SAP AG, 2013) 11. 5 2.1.2. SAP Quality Management: Es un mdulo de SAP ECC que realiza tareas asociadas con la planificacin de calidad, la inspeccin de calidad y control de calidad. Adems, controla la creacin de certificados de calidad y gestiona problemas con la ayuda de los avisos de calidad. (SAP AG, 2013) 2.1.3. SAP Audit Management Es una herramienta que apoya la realizacin de cualquier tipo de auditora. Facilita la realizacin de un examen sistemtico para determinar si un objeto cumple con los requisitos predefinidos, adems de que proporciona la capacidad de definir listas de preguntas que permitan evaluar los resultados y documentos generados. (SAP AG, 2013) 2.1.4. In-Memory Computing Es una arquitectura que utiliza directamente uno de dos sectores del CPU, el primero, conocido como cach para realizar las transacciones, o segundo, directamente la memoria RAM, ambos mtodos ahorran tanto ciclos de operacin del procesador, como energa, y principalmente viajes entre un sector y otro, lo que, a largo plazo impacta con fuerza, y positivamente, en la velocidad. La velocidad es el punto clave al utilizar In-Memory Computing, ya que en lugar de analizar la informacin en largos periodos de tiempo, se pueden realizar consultas complejas en minutos, e incluso segundos. Debido a que no importa la cantidad de datos que se ingresen, los procesadores tendrn el poder de realizar las bsquedas en tiempos mnimos, lo que permite que exista mucha ms flexibilidad a la hora de acceder y utilizar provechosamente la informacin. (SAP AG, 2013) 12. 6 2.1.5. SAP HANA Es una plataforma integrada (Hardware SAP Certificado + Software) que combina innovadoras tecnologas de base de datos con la modalidad de procesamiento In-Memory, para soportar una nueva generacin de aplicaciones de altsimo performance, entre las que se destacan las herramientas analticas con la promesa de lograr respuestas en tiempo real. Habiendo explicado en breve, los conceptos bsicos para el mejor entendimiento del presente trabajo, entremos en el contexto del funcionamiento de los ERPs. Los sistemas ERP estn diseados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la compaa que lo utilice, tienen, adems, la capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio, a fin de que se aproveche al mximo el trabajo de consultora durante la implantacin de estos sistemas para mejorar los procesos actuales de trabajo. Aquellas organizaciones que buscan eficientar sus procesos, tienen en estos sistemas un excelente aliado, ya que le permite aumentar la productividad de la compaa en forma considerable. (SAP AG, 2013) 2.2. Historia de los ERPs Si damos un vistazo al pasado, encontraremos que lo que hoy conocemos como ERP se gest durante la Segunda Guerra Mundial, lo que ha sido un largo proceso de cambios y adaptaciones; as es, tal y como muchos productos de computo que se comercializan actualmente en forma masiva, el origen del ERP se encuentra en el rea de la tecnologa militar. Durante la Segunda Guerra Mundial, el gobierno estadounidense utiliz sistemas especializados para gestionar los recursos materiales que se utilizaban en el frente de batalla, soluciones llamadas MRP Systems (Material Requirements Planning Systems). 13. 7 A principios de la dcada de los sesenta, estos sistemas incursionaron en el sector productivo, principalmente en los EE.UU. Durante los 60s y 70s tuvieron un desarrollo importante ya que permitan reducir los inventarios al planear sus insumos en base a la demanda real. En la dcada de los 80s, estos sistemas evolucionaron por completo, lo que dio lugar a los MPR II, aunque el acrnimo cambio de manera radical a Manufacturing Resource Planning, estos nuevos sistemas permitan cuidar factores relacionados con las capacidades de manufactura. Ya en los 90s, se vea un panorama disperso: por un lado estaban los sistemas especializados en factores de requerimientos y en el otro extremo los sistemas orientados hacia la planeacin de procesos de manufactura. Debido a un contexto de negocios, regido por un marco de competencia global que exiga mayores niveles de eficiencia y productividad dentro de los procesos y operaciones de la organizacin para poder alcanzar los niveles ptimos de servicio; las organizaciones necesitaban soluciones de tecnologa integrales que les permitieran alcanzar estos niveles. Debido a estos requerimientos, la industria del software desarroll varias aplicaciones con el fin de interconectar los sistemas MRP II con los sistemas MRP existentes, a fin de integrar ese panorama disperso. Poco despus, la simple conexin (MRP / aplicaciones para corporativos) se transform en un sistema empresarial integrado: los ERP haban nacido. (SAP AG, 2013) 2.3. Qu es un ERP? Un ERP, que por sus siglas en ingls (Enterprise Resource Planning) significa Planeador de Recursos Empresariales, se refiere a un paquete informtico que cubre de forma parcial o total las reas funcionales de las organizaciones. En entrevista con los principales oferentes de soluciones ERP en Mxico, dice Aldaco (2000), que todos acordaron en definirlo como un sistema de gestin de informacin estructurado, diseado para satisfacer de soluciones de gestin empresarial. Se caracterizan bsicamente por su capacidad de modelar y automatizar la mayora de los procesos bsicos de una organizacin, desde la orden de venta, hasta la distribucin del producto; la gama de funciones que cubren los ERP son: contabilidad, finanzas, administracin de rdenes de venta, logstica, produccin y recursos humanos. Debemos tener en cuenta que las soluciones ERP se 14. 8 han especializado por segmentos de industria, lo que implica que la lgica para optimizar procesos est basada en modelos de operacin especficos. (SAP AG, 2013) 2.4. Por qu utilizar un ERP? Debido al proceso de globalizacin en el que estamos inmersos, se est gestando un cambio en la forma en que las organizaciones hacen negocios, adems de que la competencia exige mayores niveles de eficiencia en las operaciones y procesos. En este sentido, las organizaciones que deseen sobrevivir, requerirn de sistemas de informacin empresarial que les permitan aumentar su competitividad. De acuerdo con McDaniel (1998), en la actualidad es necesario establecer que el manejo de la informacin para una organizacin es el lquido vital para que sta se mantenga en franca competencia. El sistema de informacin debe ser flexible, interactivo, que permita a los gerentes y directivos obtener y manipular informacin. Debe considerarse que la decisin de incorporar un sistema de informacin cambiar incluso la visin del negocio y el hacerlo de una forma correcta y con clara visin del proceso, se ganar una ventaja competitiva muy importante. Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una solucin ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su informacin: 1. Competitividad Las organizaciones requieren continuas optimizaciones de sus costos, ya sea de produccin, comercializacin o administracin; por otro lado, deben incrementar constantemente su productividad. 15. 9 2. Control Varias empresas tienen un manejo aislado de la informacin generada en los distintos departamentos y requieren de una solucin global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones. 3. Integracin Es importante integrar la informacin en las reas vitales de la organizacin, como finanzas, distribucin y manufactura. En este sentido, una de las principales integraciones son entre el back- office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercializacin y servicio al cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir sus productos. La reduccin de la incertidumbre sobre la veracidad de la informacin, mejora la comunicacin entre reas, reduce la duplicidad de la informacin y eficienta la integracin de los procesos. Entre los beneficios de implantar un sistema ERP se encuentran: La integracin de los procesos de informacin entre las diferentes reas La informacin disponible e inmediata para la toma de decisiones El incremento en la productividad La mejora en los tiempos de respuesta La rpida adaptacin a los cambios La escalabilidad del sistema La integridad de los datos La seguridad definida por el usuario. La reduccin en los costos Los directivos deben seleccionar soluciones que les permitan integrar las aplicaciones tradicionales con aplicaciones claves para la organizacin y totalmente capaces de operar en un entorno de negocios electrnicos. La seleccin de este tipo de soluciones debe tener en cuenta que la tecnologa est en constante cambio, por lo cual se debe considerar lo siguiente: El proceso de implantacin debe ser corto y no requerir gran inversin de recursos. Se deben establecer los pasos para que se haga una correcta seleccin de una sistema de este tipo para la organizacin: 16. 10 Se debe tener muy claro qu es lo que se quiere hacer, es decir cul es el objetivo que se persigue. Es vital el involucramiento de todas las reas de la organizacin, con el fin de establecer las necesidades y requerimientos reales de los usuarios. Especificar con detalle y catalogar las necesidades que se desean satisfacer, en un orden de prioridades Buscar a los proveedores, y la mejor manera de buscarlos es indagando en el mercado los productos y los distribuidores que pueden satisfacer las necesidades. Una vez realizada la seleccin, el mayor reto que enfrentan las empresas para implantar sistemas de informacin empresariales modernos es poner en funcionamiento stos de forma exitosa, dentro del tiempo y del presupuesto, dice "Steven E. Reyes". La implantacin de un sistema de informacin no se trata slo de instalar el software y listo, como por arte de magia se tendrn resultados instantneos como una frmula mgica que incrementar la eficiencia de la empresa. Es de considerarse que el costo total de las soluciones ERP no solo incluye el software, mantenimiento y soporte tcnico, sino tambin el costo de implantacin Es de vital de importancia que el proyecto ERP sea designado a un equipo multidisciplinario para evitar la prdida de visin del negocio. (SAP AG, 2013) 2.5. Qu es SAP? Pregunta simple y complicada, simple porque la mayora de la gente que trabaj con SAP puede contestarla, complicada porque seguramente a cualquier explicacin o definicin se le puedan agregar o modificar muchsimos puntos. El primer punto que podemos hacer notar es que SAP no es un producto, sino una organizacin alemana fundada en 1972 y significa: "Systeme, Anwendungen, Produkte" (Sistemas, Aplicaciones, Productos), hoy por hoy es la organizacin lder en proveer sistemas integrales para grandes organizaciones a nivel mundial. 17. 11 El producto estrella de la compaa, al que todos simplemente llaman SAP, es su ERP (Enterprise Resource Planning), pudindose escuchar como nombre del mismo SAP R/3 o ms actualmente SAP ECC (Enterprise Central Components) Para entender que aporta SAP a la organizacin, necesitamos recordar lo que es un ERP. Ahora pongamos esto en claro, un sistema de estas caractersticas nos va a permitir administrar prcticamente todas las reas de la organizacin: Produccin, Ventas, Cuentas a Cobrar, Cuentas a Pagar, Contabilidad, Mantenimiento, Compras, Tesorera, Inventarios, Recursos Humanos, y un largo etc. Todos estos conjuntos de actividades estn integrados en el aplicativo y cualquier actividad impacta en la otra automticamente, de ah el mote de sistema "integrado", o muchas veces llamado de "BackOffice". (SAP AG, 2013) SAP ERP Central Component (ECC) Es el Software ERP que consiste en diversos mdulos que se proveen a las organizaciones la capacidad de tener control sobre sus procesos de negocio clave. Dichos mdulos pueden comunicarse unos con otros para crear una solucin especfica totalmente integrada para casi cualquier cliente incluyendo un amplio rango de los sectores de la industria. El sistema SAP ECC es un sistema integrado, pero, Qu significa esto? Esto significa que una vez que la informacin es almacenada, est disponible a travs de todo el sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de informacin, v.g., si un departamento necesita comprar un ventilador industrial para un nuevo edificio, este es buscado desde ese momento y con el ms apropiado vendedor. (SAP AG, 2013) Con el sistema SAP R/3, el siguiente paso es dar de alta la orden de compra, la cual automticamente ordena los fondos necesarios. En este punto todas las oficinas que necesiten saber sobre esta compra, tendrn la informacin. Por lo tanto, lo anterior no requerir producir o tramitar copias de papeles de la compra y/o facturarla para el uso de varios departamentos administrativos, sino que cada uno tendr la informacin necesaria en sus sistemas. 18. 12 Una vez que el ventilador industrial es recibido, el departamento notificar del hecho al sistema SAP R/3 y se pagar la factura sin la necesidad de aprobaciones futuras. La oficina central de contabilidad puede hacer los clculos por cargos extras. La oficina de activos, a travs del sistema R/3 sabe que el ventilador fue entregado y desde ese momento puede empezar a hacer el clculo de las depreciaciones. La oficina de mantenimiento tambin estar enterada del hecho y comenzar a hacer el calendario de mantenimiento para el ventilador, as hacer un historial del ventilador fcilmente. Las aplicaciones o mdulos de SAP ECC se dividen en tres grandes reas: Financiera, Logstica y de Recursos Humanos. Estos tres grupos no son independientes unos de otros. Adems de stos, existen otros componentes, llamados Cross Aplications, que son vlidos para todas las aplicaciones. (SAP AG, 2013) Los principales mdulos del sistema SAP ECC incluyen cientos de procesos de negocio para satisfacer las necesidades de las empresas en sus aplicaciones de gestin e informacin. Las aplicaciones del programa funcionan de modo integrado, de forma que existe una conexin implcita entre los procesos financieros y logsticos, y tambin con los humanos. Los diferentes mdulos que componen el sistema SAP ERP ECC son: Finanzas FI (Gestin financiera) CO (Controlling o Contabilidad de costes) EC (Controlling Corporativo) IM (Gestin de inversiones) TR (Tesorera) Logstica LO (Logstica general) SD (Ventas y Distribucin) MM (Gestin de Materiales) PP (Planeamiento de la produccin) PM (Mantenimiento) QM (Control de calidad) PS (Sistema de control de proyectos) 19. 13 WM (Gestin de almacenes) Recursos Humanos PA (Administracin de personal) PD (Desarrollo y planificacin personal) IS (Solucin vertical para industrias) El ambiente de desarrollo del sistema SAP ECC ofrece a los usuarios su propio lenguaje de programacin de cuarta generacin (ABAP/4), creado especialmente para las necesidades comerciales. (SAP AG, 2013) 2.6. Mdulos SAP El Sistema SAP ECC consta, en la vista modular, de reas empresariales homogneas, que soportan las operaciones empresariales de una empresa y trabajan integradas en tiempo real. La integracin en SAP se logra a travs de la puesta en comn de la informacin de cada uno de los mdulos y por la alimentacin de una base de datos comn. Los mdulos funcionales de los que est compuesto el sistema SAP responden de forma completa a los procesos operativos de las compaas. (SAP AG, 2013) 2.7. Mdulos de aplicacin Gestin financiera (FI): Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc. Controlling (CO): Gastos generales, costes de producto, cuenta de resultados, centros de beneficio, etc. Tesorera (TR): Control de fondos, gestin presupuestaria, etc. Sistema de proyectos (PS): Grafos, contabilidad de costes de proyecto, etc. Gestin de personal (HR): Gestin de personal, clculo de la nmina, contratacin de personal, etc. Mantenimiento (PM): Planificacin de tareas, planificacin de mantenimiento, etc. 20. 14 Gestin de calidad (QM): Planificacin de calidad, inspeccin de calidad, certificado de, aviso de calidad, etc. Planificacin de producto (PP): Fabricacin sobre pedido, fabricacin en serie, Kanban, etc. Gestin de material (MM): Gestin de stocks, compras, verificacin de facturas, etc. Comercial (SD): Ventas, expedicin, facturacin, etc. Workflow (WF): Soluciones sectoriales (IS). Contienen funciones que se pueden aplicar en todos los mdulos. (SAP AG, 2013) 2.7.1. SAP Quality Management (Mdulo Administracin de la Calidad) Monitorea, captura y maneja todos los procesos relevantes relacionados con el mantenimiento de la calidad a lo largo de la cadena de suministros, coordina la inspeccin de los procesos e inicia la correccin de medidas e integra laboratorios de sistemas de informacin. Con las funciones del mdulo de Gestin de Calidad (QM), se pueden aplicar los elementos ms importantes de un sistema de gestin de calidad, segn se especifica en la norma ISO 9000. Estas funciones son complementadas por otros componentes de la aplicacin integrada del sistema SAP (como MM, SD, PP). (SAP AG, 2013) 2.7.2. SAP Audit Management SAP Audit Management es una herramienta que soporta cualquier tipo de auditora. Audit Management facilita la examinacin sistemtica para determinar si a un objeto le competen o no los requerimientos predefinidos. Provee la habilidad de definir listas de preguntas y evaluar los resultados y documentos. SAP Audit Management administra elementos en la fase de planeacin, la ejecucin de la auditora, la evaluacin de los resultados y la gestin de las acciones correctivas. Esta solucin se puede aplicar en casi todos los sectores de la industria. rea de Aplicacin: 21. 15 SAP Audit Management puede ser usado en mltiples sectores de aplicacin como se enlista a continuacin: Auditoras a la Administracin de la Calidad (Quality Management Audits) Auditora de Procesos (Process Audits) Auditora de Productos (Product Audits) Auditora Ambiental (Environmental Audits) Auditoras de Administracin de la Seguridad e Higiene (Security and Safety Management Audits) Fases de la Administracin de la Auditora de SAP: Las diferentes fases del flujo de SAP Audit Management se pueden representar de la siguiente manera: Planeacin de la Auditoria (Audit Planning) Auditando (Auditing) Valoracin de la Auditora (Audit Valuation) Evaluacin de las Acciones Correctivas y preventivas (Corrective and Preventive Action Evaluation) La Planeacin de la auditora conlleva la determinacin de preguntas generales por medio de las cuales se va a determinar que auditora a partir de los estndares relevantes, estas preguntas definen el criterio para le ejecucin de la Auditora. (SAP AG, 2013) 2.7.3. EHS Management en QM Audit Management Este escenario permite al usuario configurar y llevar a cabo auditoras de Medio Ambiente, Salud, y Seguridad (EHS Management) Dentro de sus beneficios encontramos: Coordinacin a escala corporativa de Auditoras. Transparente, programar las auditoras en toda la empresa. Monitoreo de la accin correctiva para toda la empresa Capacidad para definir acciones con plazos y responsabilidades. Reutilizacin de las listas de preguntas mediante la creacin de plantillas. 22. 16 Capacidad para valorar las auditoras fuera de la Direccin de Auditora SAP (en Excel) utilizando la funcionalidad de importacin / exportacin Pasos clave del proceso Creacin de Auditoras. Creacin de plantillas de listas pregunta que se podra volver a utilizarse. Asignacin de pregunta Listas de las auditoras. Consolidacin de las auditoras mediante la adicin o eliminacin de las preguntas de la Lista de preguntas asignado a adaptar hacer una auditora para necesidades especficas. Programacin y completar una auditora para obtener la valoracin. Creacin de acciones correctivas. Finalizacin de las acciones correctivas. Generacin de informe de auditora. (SAP AG, 2013) 2.7.4. SAP BO (Business Objects) Es un conjunto de herramientas que permite detectar analizar y prever lo que ocurre dentro de la empresa. Convierte los datos de la empresa en informacin til, permitiendo explotarla para posteriormente distribuirla a quien la necesita o la solicit, y as poder tomar decisiones oportunas. Con SAP BO es posible obtener datos seguros y fciles de entender para una rpida toma de decisiones, tener opciones de implementacin rpida para obtener beneficios con mayor rapidez, obtener la Informacin correcta en el momento preciso adems de poder generar de reportes, consultas y anlisis personalizados. (SAP AG, 2013) Algunas de las herramientas de SAP BO que ayudan en la optimizacin del rendimiento de la empresa son: SAP Business Objects Explorer. Herramienta que permite a cualquier usuario buscar, explorar, analizar y exportar los datos que existen en las base de datos de la empresa. Crystal Reports. Es una solucin de reporting que ayuda a disear, explorar, visualizar y entregar informes por medio de la permitiendo que los usuarios finales puedan tomar decisiones al instante. 23. 17 Web Intelligence. Es una herramienta de consulta en lnea para la creacin de queries. Permite explorar la informacin, aplicar formato e interactuar con los datos para satisfacer necesidades especficas. Xcelsius (SAP BusinessObjects Dashboards). Permite transformar datos complejos en un dashboard integrado. Con esta herramienta se pueden crear tableros y presentaciones de datos comerciales a partir de la base de datos de la empresa y compartirlas al instante. La plataforma de BI que las organizaciones necesitan para entregar las capacidades de BI a los usuarios finales y administradores. Incluye una plataforma de BI central y adaptable para que informtica lo maneje y administre. A travs de un portal seguro (BI LaunchPad) los usuarios finales tienen el derecho de trabajar con un tipo de contenido desde el web, por lo cual los usuarios solo necesitan utilizar un navegador de internet para ver sus reportes. Dentro del portal podr realizar: Discusiones: Es posible agregar comentarios para facilitar la colaboracin entre usuarios Calendarizacin: Le permite planificar el envo, proceso y actualizacin de documentos El portal BI tambin soporta la administracin de documentos externos como Adobe PDF, Microsoft Word, Excel o Power Point SAP BusinessObjects Live Office en un componente que se integra con Microsoft Oficina, hasta la incorporacin al minuto los datos corporativos de Microsoft PowerPoint, Excel y documentos de Word. Esto libera la dependencia de IT y le proporciona self-service. Con SAP BusinessObjects Live Office, puedes hacer lo siguiente: Obtener libre acceso a los servicios de datos corporativos dentro de Microsoft Office. Aumentar la confianza en la exactitud de sus datos Compartir documentos pertinentes Live Office integra datos de BI actualizables en documentos, hojas de clculo y presentaciones. El resultado es un documento Office que puede compartir con otros para la toma de decisiones segura y colaborativa. Usando asistente intuitivos y herramientas, conctese y seleccin fcilmente datos de un Crystal Reporte o un documento Web Intelligence. 24. 18 BI Widgets simplifican el acceso a BI y elevan la productividad al tener informacin clave disponible en las manos de los usuarios. Amplan y aceleran el uso de BI aprovechan las fuentes de datos existentes, reportes, consultas, alertas y dashboards con una interfaz de arrastrar y colocar no se requiere capacitacin o IT. Brindan la confianza de que los usuarios siempre tendrn acceso a la informacin ms actual disponible y despliegan dashboards BI y visualizaciones en toda la empresa sin depender de portales. Para tomar decisiones correctas, usted necesita la informacin correcta y a tiempo. Los productos de consultas y anlisis de SAP BusinessObjects, permiten a los analistas y usuarios explorar los datos e interactuar con los mismos con todo tipo de fuentes de datos relacionadas, como OLAP. Los usuarios pueden navegar a travs de los datos y analizarlos para descubrir el origen de los mismos e identificar las tendencias. Pueden crear sus propias consultas desde cero, sin necesidad de saber SQL o entender los complejos esquemas de la base de datos y agregar clculos fcilmente para lograr una comprensin ms profunda de ellos. Web Intelligence facilita el uso de la tecnologa de Business Intelligence (BI) a todo tipo de usuario, independientemente de su nivel de habilidad. Los usuarios ocasionales pueden generar informes y analizar los datos sin necesidad de ayuda, por medio de recursos de creacin paso-a-paso y de anlisis integrado en los propios informes que se manejan simplemente mediante clicks. Los usuarios avanzados pueden aprovechar todas las posibilidades que ofrece la tecnologa BI creando sofisticados informes multibloque con potentes recursos de clculo, filtros y anlisis detallados. El software CrystalReports le permite disear con facilidad reportes interactivos y conectarlos prcticamente a cualquier fuente de datos. Sus usuarios pueden aprovechar las funciones de clasificacin y filtro en el reporte, lo que les brinda la posibilidad de tomar decisiones al instante. Adems permite enviarlos por medio de la Web, por correo electrnico, Microsoft Office, Adobe PDF o incorporarlos en aplicaciones empresariales. Las funciones de visualizacin interactiva de Xcelsius ofrecen numerosas mejoras en la visualizacin de los datos, en varios aspectos: Mejoras en el manejo por parte del usuario y del diseador de informes Funcionalidades de cuadros de mando en tiempo real Dashboards en datos SAP y/o no SAP 25. 19 Potencia a Usuarios de Negocio que no son expertos en usar herramientas de anlisis Simplifican la informacin de BI con elementos visuales innovadores & intuitivos SAP BusinessObjects mejora la experiencia de manejo y de diseo para los usuarios de visualizacin que utilizan Xcelsius. Xcelsius incorpora mejoras que permiten crear con mayor facilidad cuadros de mando integrales realmente robustos. Adems de la creacin de modelos interactivo y simulacin de escenarios. SAP BusinessObjects Explorer combina la simplicidad de la velocidad y la bsqueda con la confianza y el poder analtico de BI. Utilice palabras clave y obtenga la respuesta en el momento: No es necesario entender los datos, dnde se encuentran, o cmo estn estructurados Explore y entienda nuevas fuentes de datos y partes no examinadas del negocio Vea resultados cuando explore por un panel de exploracin Los resultados se comparten por correo u otros formatos La informacin es segura y Confiable Con SAP BusinessObjects Analysis, los analistas del negocio pueden explorar datos OLAP con una herramienta especficamente diseada para ellos, que presenta una gama completa de funciones para analizar conjuntos de datos multidimensionales. Los analistas pueden responder las consultas de negocios rpidamente y, luego, compartir su anlisis y espacio de trabajo con otras personas, y, de esta manera, difundir el conocimiento ms all de los lmites de un departamento o un grupo. Mltiples conexiones a mltiples OLAP Servers (SAP NetWeaver EDW, MSAS, Essbase, Oracle, IBM DB2) Mltiples pginas en un espacio de trabajo Motor avanzado de graficado Navegacin OLAP estndar Clculos de negocio: % de dif, % cont, concordancia, etc. Clculos basados en tiempo: Periodo Anterior, YTD, QTD, MA, etc. Filtrar, organizar, clasificar, superior/inferior, por valor por %, etc. 26. 20 SAP BusinessObjects Mobile le permite tener acceso de manera remota a sus reportes, parmetros y datos en tiempo real de inteligencia comercial (BI) con slo hacer un clic en su dispositivo inalmbrico. El mismo contenido de BI con el que trabaja todos los das en su escritorio se interpreta automticamente y se optimiza para utilizarlo en sus dispositivos mviles compactos. De esta manera sus usuarios pueden tener acceso a estos informes con los que estn familiarizados, navegar por ellos y analizarlos intuitivamente, sin necesitar capacitacin adicional. Mayor adopcin de Business Intelligence a ms usuarios que manejan informacin estratgica Servicios de cuentas ms rpidos y ms precisos Mayor satisfaccin de los usuarios Reutilizacin de contenido BI existente para empleados mviles Provee soluciones BI mviles basadas en ubicaciones Entrega segura de datos usando el modelo de seguridad de la Plataforma BI Construir una base slida de informacin confiable es el primer y ms importante paso de un proyecto de inteligencia de negocios. Para poder llevar a cabo, se requiere de un plan para recolectar y reconciliar la diversidad de datos a lo largo de los silos organizacionales y de aplicaciones. Despus tendr entonces que manejar la gran cantidad de asuntos sobre la calidad de datos ocasionados por errores humanos o semnticas inconsistentes existentes en sus sistemas transaccionales. Luego, tendr que asegurarse que sus usuarios finales confen en sus cifras con una solucin de metadatos que les ayude a ver como se han calculado las cifras y de donde provienen desde el informe hasta el linaje de la fuente de datos. Para poder cumplir con estos retos, necesita de una estrategia para la Administracin de la Informacin Empresarial. SAP BusinessObjects le ofrece una propuesta flexible para la integracin de la diferente clase de informacin. Somos el nico proveedor de inteligencia de negocios en ofrecer la funcionalidad de ETL de clase empresarial (extraccin, transformacin y carga de datos) para consolidar la informacin dentro de los warehouses de datos o data marts, y nuestra solucin para la integracin de datos est reconocida como la mejor de su clase. Para las necesidades en-tiempo-real, y funcionalidad de alto desempeo comnmente referida como Integracin de la Informacin Empresarial. (SAP AG, 2013) 27. 21 2.7.5. SAP HANA (High-Performance Analytic Appliance) Es una aplicacin analtica basada en la tecnologa In-Memory Computing, es decir, el alojamiento de los datos se realiza en la memoria y no en los discos, haciendo que el procesamiento de los datos sea mucho ms rpido. El procesamiento in-memory involucra la utilizacin de hardware (servidor) especializado, configurado y certificado. Utiliza Bases de datos ICE (In-memory Computing Engine) que almacenan los datos por columnas permitiendo as una mayor compresin de datos haciendo que el tamao de la base de datos se reduzca considerablemente. Tambin realizan un procesamiento en paralelo (multi-nucleo) lo que permite que se realicen consultas de millones de registros en poco tiempo. SAP HANA trabaja con un mecanismo de replicacin de datos a travs del Sybase Replication Server, que se encarga de obtener los datos del ERP casi en tiempo real, teniendo as la posibilidad de analizar los datos a medida que van ocurriendo. Ventajas: Generacin de reportes hasta 100 veces ms rpidos. Carga y clculo de datos 5-10 veces ms rpido. Rpido acceso a datos e informacin valiosa para la toma de decisiones. Anlisis ms intuitivos con un almacn de datos de alto rendimiento. Podra parecer que la inclusin de SAP HANA, aunque til, sera innecesaria para el proceso de auditora, sobre todo si tenemos en mente que se cuenta con SAP Audit Management (e incluso) con EHS Management integrado. La realidad es que, si bien es posible trabajar con uno o- ambos sistemas, la inclusin de SAP HANA provee una serie de ventajas que repercuten en la velocidad con la que se obtiene informacin til en el proceso de auditora. 28. 22 Un incremento en la velocidad con la que se emiten reportes sobre el desempeo de los proveedores, permite un mejor y ms adecuado desarrollo del plan de desarrollo de proveedores. El desarrollo de proveedores consiste en la identificacin de las necesidades de una gran empresa, cliente o lder, buscando empresas que tengan la capacidad de cubrir dichas necesidades. La motivacin principal es mejorar la competitividad, a travs de la generacin de relaciones de carcter estratgico y prolongado en el tiempo, que lleven a procesos de mejora continua detonando cadenas productivas. El dinamismo de los negocios a nivel mundial obliga a las empresas a replantear sus estructuras administrativas, comerciales y productivas para que stas puedan responder a los requerimientos de sus clientes, en un mercado cada vez ms competitivo. Una de las estrategias que ha demostrado mayor efectividad y que apoya a eliminar barreras de entrada al mercado, es el Desarrollo de Proveedores. Ventajas El desarrollo de proveedores beneficia adems a las empresas de mayor tamao al poder contar con una amplia base de proveedores locales calificados, mejorando los tiempos de entrega, la calidad y reduciendo el costo de los insumos o servicios, lo que se traduce en una mayor competitividad y mejores servicios a sus clientes. Entre las ventajas que una empresa puede obtener a partir de la aplicacin adecuada de esta metodologa, pueden destacarse: Mejora y optimizacin de los productos servicios de los proveedores en cuanto a los atributos de precio, calidad, y tiempos de entrega. Reduccin de costos relacionados con la No Calidad. Estandarizacin de los productos en cuanto al cumplimiento de los requisitos exigidos por adecuacin del proceso productivo o de prestacin del proveedor. Generacin de confianza entre proveedores, compradores y usuarios en virtud de un mecanismo de comunicacin y aportes de ndole bilateral. Amplitud en las relaciones comerciales que puede generar ms operaciones o nuevas unidades de negocios. Incorporacin de la Cultura de Calidad y Mejora Continua como una manera general de gestionar la proveedora. Entrega proveedores competitivos al sector u otros sectores industriales. 29. 23 2.8. Benckmarking Es un proceso de mejora a travs de una continua identificacin, entendimiento y adaptacin de las prcticas y procesos ms destacados que se encuentran dentro y fuera de una organizacin (empresa, organismo pblico, universidad, etc.) el benchmarking empresarial normalmente se realiza con empresas punteras, con gran rendimiento en otros sectores industriales. Esto es factible gracias a que muchos de los procesos empresariales son bsicamente los mismos de un sector a otro. Los inicios del benchmarking se remontan a 1979, como parte de la respuesta que la compaa Xerox que quiso dar a su competencia internacional en el mercado de las fotocopiadoras y que surgi de cambiar radicalmente la ingeniera de producto en relacin con sus competidores. Su alcance se extendi despus para dar cabida a los servicios y procesos empresariales. El proceso del benchmarking implica la comparacin de la ejecucin de ciertas prcticas de una compaa, tomando como base parmetros medibles o cuantificables de importancia estratgica con otras compaas que se sabe han obtenido el mejor rendimiento en esos parmetros. El desarrollo del benchmarking es un proceso iterativo y continu, que puede y suele implicar la puesta en comn de informacin con otras organizaciones que trabajen en conjunto, con el fin de conseguir una medicin adecuada de resultados comparables. Benchmarking es: Una herramienta que identifica, establece y logra estndares de excelencia. La prctica de medir su desempeo contra organizaciones de clase mundial. Una experiencia de la investigacin, del aprendizaje y del seguimiento, asegurndose de que las mejores prcticas estn al descubierto para adaptarlas, y ponerlas en ejecucin. Un mtodo disciplinado de establecer las metas de funcionamiento, y los proyectos de la mejora de calidad, basados en la mejor prctica de la industria. Un acercamiento positivo al proceso de encontrar y de adaptar las mejores prcticas para mejorar el desempeo de la organizacin. Un proceso continuo de medir servicios y prcticas de los productos contra los competidores ms resistentes de la compaa o compaas renombradas como lderes de la industria. 30. 24 Aprender cmo las principales compaas alcanzan sus niveles de funcionamiento y despus adaptando la mejor prctica en su organizacin. Un proyecto de investigacin sobre una prctica de negocio. Una asociacin en donde ambas partes deben esperar ganar al compartir la informacin. Una herramienta de negocios y una herramienta de la calidad para mejorar los procesos del negocio. El benchmarking acertado ayuda a: Encontrar quin hace el mejor proceso y resolver las fallas. Crear los estndares de funcionamiento derivados de un anlisis. Asegurarse de que las comparaciones sean relevantes. Medir su funcionamiento, sus procesos, y sus estrategias lo mejor posibles dentro de negocio. Medir los procesos del negocio. Determinar el funcionamiento en un cierto plazo. Acelerar las mejoras de proceso. Establecer los objetivos actuales. Alcanzar el mejor camino. Crear un sentido de cambio urgente. Aumentar la satisfaccin del cliente. Realizar un ajuste en la direccin. Proporcionar un proceso positivo, activo y estructurado. Etapas del proceso de benchmarking El benchmarking es un proceso que se basa en el ciclo de mejora continua de Deming (Planear, Ejecutar, Verificar y Actuar), por sus siglas en ingls PDCA (Plan-Do-Check-Act), porque como todo proceso, el benchmarking debe mejorarse continuamente. Adems, el ciclo PDCA asegura la concepcin del benchmarking como un proceso continuo, nunca como una actividad con principio y fin claramente definidos. En la siguiente figura se aplica el ciclo PDCA al proceso de benchmarking. 31. 25 Imagen 1. Ciclo PDCA aplicado al proceso de benchmarking. Fuente: UPDCE A. Planificar. En este primer paso, la empresa tiene que definir cul es la finalidad del estudio de benchmarking, que estar relacionado con los objetivos estratgicos de la empresa. Tambin debe documentar los procesos y elegir a las personas que conformarn el equipo de benchmarking. B. Investigar La empresa debe buscar aquellas organizaciones cuyas operaciones y procesos sean ms eficientes que los suyos. Tambin tiene que elegir las fuentes de informacin y mtodos que emplear para la recoleccin de datos. C. Observar Es en esta etapa cuando se recogen los datos y se observan los mtodos y prcticas de trabajo del socio elegido. D. Analizar Se analizan los datos obtenidos en la etapa anterior con el fin de traducirlos en planes de accin. E. Adaptar Se comunican al personal de la empresa los resultados del estudio de benchmarking y se implementan los cambios. F. Mejorar 32. 26 El proceso de benchmarking se cierra con esta etapa en la que se hace hincapi en la importancia de generalizar el proceso de benchmarking a todos los niveles de la organizacin, y que ha de ser un proceso que debe ser mejorado de forma continua. Modelo de benchmarking Para llevar a cabo las actividades de benchmarking descritas, existe un modelo que la empresa puede seguir y que, aunque se centra sobre todo en las 4 primeras etapas: planificar, investigar, observar y analizar, lleva implcito en el mismo el carcter cclico de PDCA. Imagen 2. Modelo de Benchmarking Fuente: UPDCE 33. 27 La imagen 2 puede explicarse de la siguiente manera: Q1 y Q2 La parte superior del modelo se centra en su empresa y los factores crticos de xito. El objetivo es que se conozcan las operaciones, procesos y prcticas de su empresa, por lo tanto, los datos que recojan y analicen sern los referentes a sus procesos, productos y prcticas. Q3 y Q4 La parte inferior del modelo se centra en la empresa con la que se compara y que es el punto de referencia porque obtiene los mejores resultados en el tema que ha decidido analizar a travs del benchmarking. Por lo tanto, el objetivo es averiguar las prcticas y mtodos que le convierten en el mejor. Q1 y Q3 La parte izquierda del modelo sirven para comparar la actuacin de su empresa en un determinado factor crtico con la del mejor. Con esta primera comparacin de sus indicadores (datos internos), con los del mejor (datos externos), se obtendr la primera diferencia que nos separa de ellos. Q2 y Q4 La parte derecha del modelo se centra en las prcticas, procesos y mtodos que hacen posible un mejor resultado. Averiguar y adoptar cules son las mejores prcticas le permitirn convertirse en el mejor. Etapas del modelo de benchmarking en relacin al modelo propuesto: Q1: Qu analizar mediante benchmarking? El objetivo de esta fase es determinar el objeto de benchmarking. Para decidir qu analizar mediante el benchmarking se debe de tener una idea clara y definida del negocio al que se dedica. Es decir, cul es su misin como organizacin. No es fcil decidir qu es lo que se va a analizar, pero merece la pena el esfuerzo y tiempo que se dedique a ello. Las alternativas que contemple deben estar relacionadas con la misin y los planes a largo plazo de la empresa. Por lo tanto, la decisin final la tomar quin conozca cul va a ser el futuro de la misma, que habitualmente, ser 34. 28 el Gerente. De esta manera, el benchmarking tendr relacin con los objetivos de la empresa, evitando que se analicen asuntos de menor importancia. Q2: Cmo lo hacemos nosotros? Una vez decidido qu es lo que se va a analizar, el siguiente paso consiste en documentar los propios procesos y mtodos de trabajo. Para ello, el equipo de benchmarking elaborar el mapa o flujograma del proceso. Lo fundamental en este paso es tener siempre presente que lo primero es conocerse a s mismo: una vez que se comprenda cmo funciona el proceso, objeto del benchmarking, le ser ms fcil compararlo con el de los competidores. Q3: Quin es el mejor? El objetivo de esta fase es: Determinar qu tipo de benchmarking se va a realizar, Determinar las fuentes de informacin y los mtodos de recoleccin de datos. En benchmarking, se utiliza el trmino socio para definir a las partes implicadas con las que se van a compartir las mejores prcticas, con el fin de profundizar en el conocimiento de nuevas vas que les permitan mejorar. El benchmarking comparativo El benchmarking se puede llevar a cabo a nivel externo con los competidores. Lo ms obvio, aunque ms complicado es evaluarse comparativamente con los competidores directos. El objetivo es compararse con las empresas que se mueven en los mismos mercados con productos, servicios o procesos de trabajo ms competitivos. Pros: Conocer mejor la competencia. Compara procesos similares. 35. 29 Puede funcionar como plataforma para el posible favorecimiento de una sociedad. til para la planeacin y establecimiento de metas. Normalizacin similar. Contras: Cuestiones legales difciles. Limitado por los secretos comerciales Puede proporcionar informacin engaosa. No puede conseguir comparaciones del mejor de su clase. Los competidores podran capitalizar en sus debilidades. Mejora relativamente con una baja del funcionamiento. Q4: Cmo lo hace el mejor? Una vez que se comprende el proceso que va a ser objeto de benchmarking (Cmo lo hacemos nosotros?), y se han recabado los datos necesarios para elegir a los socios (Quin es el mejor?), es el momento de pasar al ncleo central del benchmarking. Es en esta etapa donde averiguar cmo los socios (Quin es el mejor?), es el momento de pasar al ncleo central del benchmarking. Es en esta etapa donde averiguar cmo los socios han logrado conseguir esos resultados, a partir de sus procesos, prcticas y mtodos de trabajo. Anlisis de datos Tras recoger las respuestas, analice los datos considerando: Si la informacin es vlida y si se puede confiar en los datos recogidos. Sise han recogido realmente las mejores prcticas y si los mtodos y procesos guardan relacin con el resultado de los objetivos de benchmarking. Cules son las diferencias entre estos nuevos mtodos y nuestras prcticas comparando los diagramas de flujos elaborados. Qu sucedera si se incorporaran esos nuevos mtodos de trabajo a su propio proceso y cmo afectara a los resultados. 36. 30 Adaptar Los resultados que se obtienen despus de una actividad de benchmarking deben utilizarse y convertirse en metas y objetivos, asegurndose de que se comunican a todo aqul que lo pueda necesitar, es decir, ahora es el momento de ser capaz de: Comunicar ampliamente los resultados del estudio de benchmarking. Desarrollar planes de accin para introducir los cambios pertinentes para adoptar las mejores prcticas. Poner en marcha estos planes de accin. Realizar seguimientos en los mismos. El siguiente paso es traducir los resultados del anlisis en unos planes de accin, al principio generales y luego ms especficos, como: Actividades detalladas a desarrollar. Calendario de actividades. Asignacin de responsabilidades. Mejorar El benchmarking es un instrumento estratgico para la mejora continua de la empresa y ha de formar parte integral del proceso de mejora de la organizacin en su conjunto. Es importante que los estudios de benchmarking se extiendan a todos los niveles de la empresa, incluso dando formacin al personal cuando la necesiten, es decir, una vez terminado el estudio de benchmarking y haber implementado acciones de mejora, es importante seguir trabajando en el proceso con el fin de mejorar y normalizar en un nuevo proceso de forma continua. El benchmarking se desarrolla como un proceso continuo de bsqueda de las mejores prcticas para llevar a la organizacin a la excelencia, a travs de la medicin comparativa con organizaciones lderes que sirvan de referencia. 37. 31 Captulo III. Diagnstico de la Industria Refresquera 3.1. Antecedentes Toda organizacin o industria requiere, en algn momento de su trayectoria, la implementacin de sistemas que ayuden en la gestin de sus procesos, eliminando as las brechas que existen entre los diferentes departamentos que integran a la organizacin, dando como resultado una comunicacin transparente entra la compaa y una ventaja competitiva en el mercado, en este trabajo se toma como punto de partida la forma en la cual la industria refresquera realiza auditoria a proveedores apoyndose en las tecnologas de informacin. Tambin en este captulo, se presenta un resumen de cmo ha evolucionado la industria refresquera a travs del tiempo y como las normas de calidad (ISO) han obligado a las empresas a auditar sus procesos con la finalidad de conocer el nivel de desempeo de cada proceso, tal es el caso de la auditoria a proveedores y como esta prctica puede generar valor agregado a la compaa. Historia de la industria refresquera La industria refresquera mexicana tiene su origen hacia fines del siglo XIX. A principios del siglo XX la produccin de refrescos estaba a cargo de pequeas empresas de tipo familiar, con tecnologa rudimentaria. Poco a poco, estas empresas fueron incorporando adelantos tecnolgicos, como el tapn de corona (corcholata en Mxico), que dio el impulso ms importante al embotellado de bebidas, permitiendo el envasado rpido y la mejor conservacin del producto. La aparicin de mquinas automticas en la dcada de los treintas, aument la capacidad de embotellado a 120 botellas por minuto, permitiendo as cubrir una mayor demanda en el mercado de bebidas carbonatadas que en ese tiempo iba tomando fuerza. Una mejor tecnologa de distribucin y la creciente publicidad permitieron que las empresas embotelladoras se multiplicaran en el pas. Aun cuando la mayora contaba con una capacidad de produccin muy reducida, muchas de ellas vivieron una etapa de consolidacin, en este perodo, 38. 32 algunas empresas adquirieron franquicias de marcas extranjeras que dieron un empuje importante a la industria. En los cuarentas, la industria estaba en pleno proceso de tecnificacin, con lo que se alcanzaban niveles de produccin de hasta 300 botellas por minuto. Las flotas de reparto tambin incrementaban su nmero y capacidad. Esta evolucin permiti la consolidacin de muchas empresas pero tambin propici la desaparicin de pequeas plantas que no pudieron hacer frente a la competencia. Segn estudios de la poca, se necesitaba una inversin de por lo menos 10 millones de pesos para instalar una planta competitiva, de ah que el nmero de empresas del ramo se redujeran. Sin embargo, la industria segua siendo un sector importante para la economa nacional: empleaba a 30 mil trabajadores y contaba con una flota de 4,000 camiones que realizaban el reparto de refrescos a 100 mil pequeos comercios, demandaba grandes cantidades de insumos que dieron impulso a otras industrias importantes como la del azcar, botellas de vidrio, gas carbnico y fabricacin de tapones de corona. En la dcada de los sesentas, para la industria refresquera, debido a que el bajo nivel de precios de sus productos requera de altos volmenes de ventas para hacer la operacin costeable, trajo como consecuencia una mayor concentracin de plantas productoras. Las inversiones cada vez tenan que ser de mayor magnitud, buscando una mayor productividad. En esta poca aparecieron las maquinas que permitan llenar hasta 2,000 botellas de tamao grande por minuto. En los 70s, con la intervencin de la Asociacin Nacional de Embotelladores de Refrescos de Marcas Mexicanas, las embotelladoras que comercializaban marcas nacionales pudieron ser beneficiarias de un subsidio en el Impuesto Sobre Compra-Venta de Primera Mano de Aguas Envasadas y Refrescos con base en el total de refrescos nacionales que la empresa solicitante haya vendido . As mismo, a travs de gestiones de las asociaciones de embotelladores de Coca Cola y Pepsi Cola, se pudieron obtener beneficios tambin para las empresas que producan mayoritariamente marcas de origen extranjero, de tal suerte que el subsidio en el Impuesto de Compra-Venta de Primera Mano se hizo extensivo a todas las plantas embotelladoras, en proporcin al volumen total producido por cada planta y a la participacin que representaban las marcas mexicanas en ese total. 39. 33 En los ochentas, se dieron un total de 20 incrementos de precios, los cuales slo fueron suficientes para sobrellevar la crtica situacin que enfrentaba la industria, a raz de la fuerte escalada de precios de los insumos ms importantes utilizados, como el azcar y la gasolina. Fue la etapa en la que ms incrementos de precios en refrescos tuvieron la industria. Despus de una larga historia llena de desafos, la industria refresquera creci vindose en la necesidad de migrar sus procesos que hasta ese entonces se encontraban en papel a una plataforma tecnolgica. En los aos 90 y comienzos del siglo XXI, producto de la globalizacin, las empresas de la industria refresquera comenzaron a requerir de sistemas que apoyaran la gestin empresarial, integraran las partes del negocio, promovieran la eficiencia operativa y sirvieran de soporte aspectos crticos de la administracin. As la Industria desarroll aplicaciones para integrar los distintos sistemas conocidos actualmente como ERP. Los Sistemas del tipo ERP (Enterprise Resource Planning) se han definido como un sistema global de planificacin de los recursos y de gestin de la informacin que de forma estructurada puede satisfacer la demanda de las necesidades de gestin de la empresa Actualmente las Industrias Refresqueras cuentan con un ERP el cual les ayuda a Automatizar y simplificar procesos que se realizan de forma manual por efecto de imponer una nueva estructura lgica, resultante muchas veces de una reingeniera, con los consiguientes ahorros de tiempo de operacin, mejoramiento de la productividad y aumento la competitividad de la empresa. La cual tambin ayuda a integrar todas las reas de una organizacin de manera que sta tiene ms control sobre su operacin, estableciendo lazos de cooperacin y coordinacin entre los distintos departamentos, facilitando el proceso de control y auditora. Un adecuado ERP permite disponer de una solucin integrada para algunas de las funciones de la industria, lo cual garantiza la actualizacin continua e inmediata de los datos en las diversas zonas geogrficas donde se ubique la industria, mejorando as el proceso de la toma de decisiones. 3.2. Situacin Actual En los ltimos aos, los propsitos que mueven a una organizacin a involucrarse en un proyecto de afinar sus procesos con base en alguna normatividad, habitualmente comprenden obtener una 40. 34 ventaja competitiva, diferenciarse de la competencia, demostrar su preocupacin por la calidad, iniciar un proyecto dirigido hacia la calidad total, o simplemente cumplir con la exigencia de sus clientes. No tan claros como estos propsitos, los beneficios de implantar adecuadamente un Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) muchas veces permanecen subyacentes, subordinados a la necesidad de concretar, en el menor tiempo posible, los propsitos planteados. Resulta de gran utilidad entonces, establecer cules son los beneficios de mayor preponderancia en una empresa con un SGC adecuadamente implantado. La columna vertebral de cualquier organizacin, es la cadena de suministros, por lo tanto tenemos que analizar y revisar que es lo que acontece en este primer eslabn que son los proveedores. Imagen 4. Cadena de Suministro Fuente: Propia Existen normas que dictan los procedimientos para realizar un seguimiento los proveedores, lo cual se describe en el siguiente apartado. 41. 35 3.2.1. Auditora de Proveedores La industria refresquera del pas se encuentra regulada, dentro del territorio nacional, por las Normas Oficiales Mexicanas, toda organizacin que por su actividad caiga dentro de la clasificacin establecida por la Direccin General de Normas (caso especfico de la industria refresquera), debe observar las siguientes Normas en su proceso productivo: CLAVE: NOM-002-SSA1-1993 TTULO: Salud ambiental. Bienes y servicios. Envases metlicos para alimentos y bebidas. Especificaciones de la costura. Requisitos sanitarios. Temas: ALIMENTOS, BEBIDAS, ENVASES, PLOMO Publicacin en el D.O.F.: 14/nov/1994 Entrada en vigor: 15/nov/1994 Estado actual: VIGENTE CLAVE: NOM-051-SCFI/SSA1-2010 TTULO: Especificaciones generales de etiquetado para alimentos y bebidas no alcohlicas preenvasados-informacin comercial y sanitaria. Temas: INFORMACIN COMERCIAL, INDUSTRIA ALIMENTARA, ETIQUETADO Publicacin en el D.O.F.: 05/04//20210 Entrada en vigor: 05/01/2011 Estado actual: VIGENTE Modificacin: Resolucin por la que se modifican los numerales 3.22, 3.41, 4.2, 4.2.8.3.2, la Tabla 3 del numeral 4.2.8.3.6, 4.3.1.1, 4.3.1.2 y la Tabla 4; se adicionan un inciso vii al numeral 4.2.8.2.4, as como los numerales 4.2.8.3.9 y 4.3.1.3, y se elimina el inciso d) del numeral 4.3.1.1 de la Norma Oficial Mexicana NOM-051-SCFI/SSA1-2010, Especificaciones generales de etiquetado para alimentos y bebidas no alcohlicas preenvasados-Informacin comercial y sanitaria, publicada el 5 de abril de 2010. DOF-26-10-2010 42. 36 CLAVE: NOM-086-SSA1-1994 TTULO: Bienes y Servicios. Alimentos y bebidas no alcohlicas con modificaciones en su composicin. Especificaciones nutrimentales. Temas: ALIMENTOS, BEBIDAS Publicacin en el D.O.F.: 26/jun/1996 Entrada en vigor: 27/jun/1996 Estado actual: VIGENTE Modificacin: Modificacin de los numerales 2, 7.16 y apndice normativo B de la Norma Oficial Mexicana NOM-086-SSA1- 1994, Bienes y servicios. Alimentos y bebidas no alcohlicas con modificaciones en su composicin. Especificaciones nutrimentales. DOF-22-12-2010 CLAVE: NOM-218-SSA1-2011 TTULO: Productos y servicios. Bebidas saborizadas no alcohlicas, sus congelados, productos concentrados para prepararlas y bebidas adicionadas con cafena. Especificaciones y disposiciones sanitarias. Mtodos de prueba. Tema: PRODUCTOS Y SERVICIOS. BEBIDAS SABORIZADAS NO ALCOHLICAS, SUS CONGELADOS, PRODUCTOS CONCENTRADOS PARA PREPARARLAS Y BEBIDAS ADICIONADAS CON CAFENA Publicacin en el D.O.F.: 10/feb/2012 Entrada en vigor: 10/feb/2013 Estado actual: VIGENTE Modificacin: Modificacin de los numerales 3.2, 4, 5.2.7.1 y eliminacin de los numerales del 5.2.7.2 al 5.2.7.4 y del Apndice Normativo A de la Norma Oficial Mexicana NOM-218-SSA1-2011, Productos y servicios. Bebidas no alcohlicas, sus congelados, productos concentrados para prepararlas y bebidas adicionadas con cafena. Especificaciones y disposiciones sanitarias. Mtodos de prueba. DOF-26-12-2012. CLAVE: NOM-251-SSA1-2009 TTULO: Prcticas de higiene para el proceso de alimentos, bebidas o suplementos alimenticios. 43. 37 Tema: BUENAS PRCTICAS, ALIMENTOS, BEBIDAS, BEBIDAS NO ALCOHLICAS, SUPLEMENTOS ALIMENTICIOS Publicacin en el D.O.F.: 01/mar./2010 Entrada en vigor: 26/nov./2010 Estado actual: VIGENTE Tabla 1 Normas Oficiales Mexicanas aplicables a la Industria refresquera Fuente: Direccin General de Normas Debido a que generar todos los insumos necesarios para producir un envase de refresco sera demasiado costoso para una organizacin debido a la logstica requerida y la cantidad de personal necesaria para tal efecto. Los productores de refrescos requieren de proveedores que produzcan aquellos insumos necesarios para el proceso core de dichas organizaciones. Es imperativo que las organizaciones que produzcan bebidas refrescantes (refrescos), mantengan un estricto control de calidad no solo en el producto que ellos generan, sino en el que representa sus insumos, por lo tanto, se vuelve fundamental la auditora a proveedores, dichas auditoras se ha convertido en una de las prcticas de negocios lderes en los ltimos aos. Las organizaciones de clase mundial estn haciendo importantes inversiones en sistemas y procesos para mejorar la calidad de los proveedores. Por qu la calidad del proveedor es crtica? Con las organizaciones externalizando ciertos procesos a sus socios estratgicos en todo el mundo, y con el problema de los insumos que, algunos casos no son fabricados dentro del pas dnde se generan los productos, las cadenas de suministro han crecido bastante. Por lo que puede tomar semanas para que un producto final llegue a los estantes de las tiendas. Adems, muchos de estos fabricantes han racionalizado su cadena de suministro. Cul es el resultado?, cualquier problema de la calidad del proveedor puede dar lugar rpidamente a la falta de existencias. Debido a las exigencias del sector de la industria refresquera, los proveedores, para seguir siendo considerados para futuros negocios, estn bajo presin para asegurar que sus productos siguen cumpliendo o exceden los requerimientos establecidos por sus clientes. Por lo tanto, vuelve de especial importancia la gestin de la calidad de los proveedores. 44. 38 No obstante que no est regulada la obligatoriedad de la gestin de la calidad de los proveedores y por lo tanto de auditora a estos, existe, como en otras industrias, las mejores prcticas, las cuales permiten a las organizaciones mejorar su propia calidad mediante la mejora de los productos de su proveedor y la calidad del suministro. Mejor prctica # 1: Medicin y seguimiento de costo de la mala calidad de los proveedores La mayora de las organizaciones no hacen un seguimiento y medir el Costo de la Mala Calidad de los Proveedores (COPQ por sus siglas en ingls) atribuido a sus proveedores. Tal COPQ podr aumentar en ms del 10% de los ingresos de la organizacin. Algunas organizaciones slo rastrean el COPQ del proveedor midiendo su desperdicio y el incremento en el inventario. Los resultados han demostrado que los materiales representan menos del 50% de la COPQ total. Por lo anterior, para calcular el COPQ real de un proveedor, se debe considerar lo siguiente: Desechos, reprocesos, seleccin y debido a la mala calidad de procesamiento Los costos de inventario y procesamiento por insuficiencia de inspeccin Detencin de la lnea de produccin atribuido a la mala calidad El uso de equipo para reproceso debido a la mala calidad, lo que reduce la utilizacin general de la lnea de produccin. Los costos de flete. Los gastos de garanta de calidad Los gastos de recall debido a la mala calidad de los productos enviados a clientes La implementacin de Sistemas de Gestin de Calidad (SGC) ayuda a seguir los gastos mencionados se incurre debido a problemas de calidad del proveedor. Mejor prctica # 2: La recuperacin de costos Como ya comentamos anteriormente, el COPQ total es igual al COPQ del proveedor ms el COPQ heredado de los proveedores. Como resultado de ello, las empresas deben trabajar proactivamente con sus proveedores para mejorar su calidad, de modo que puedan reducir su 45. 39 propio COPQ. De ah que un sistema de recuperacin de costos, donde los proveedores pagan el costo de entregar materia prima de mala calidad, es una manera eficaz de introducir disciplina responsabilidad en la cadena de suministro. Imagen 5. Costos atribuibles a la mala calidad del proveedor Fuente: Propia Mejor prctica # 3: Auditora de Proveedor Las auditoras de proveedores son una de las mejores maneras de asegurar que los proveedores estn siguiendo los procesos y procedimientos acordados durante los procesos de seleccin. La auditora de proveedores identifica no conformidades en el proceso de fabricacin, proceso de envo, proceso de reingeniera, proceso de facturacin y procesos de calidad del proveedor. Despus de la auditora, se identifican conjuntamente las acciones correctivas que deben ser implementadas por el proveedor en un plazo acordado. La realizacin de una auditora siguiente asegura que estas acciones correctivas han sido implementadas con xito. La siguiente imagen muestra el mejor proceso para la auditora interna. 46. 40 Imagen 6. Mejores prcticas Fuente: Propia Mejor Prctica # 4: Cuadro de Mando del Proveedor Los Cuadros de Mando (o scorecards) de proveedores son una de las mejores tcnicas en el uso de datos para clasificar el rendimiento relativo del proveedor y el mejoramiento de la calidad del proveedor. Los scorecards tambin proporcionan informacin para negociaciones futuras. Las siguientes son las mtricas operativas clave a buscar en el scorecard: N. de Acciones Correctivas Tiempo de respuesta medio y tiempo de resolucin de las acciones correctivas No. de regreso de material por mes Niveles de Inventario N. de Horas reproceso debido a insumos del proveedor % de COPQ real recuperado del proveedor N. de quejas sobre la calidad del producto Garanta aplicada Clasificacin relativa del proveedor Desempeo comparado con el benchmark 47. 41 Mejor Prctica n 5: Crculo de Accin Correctiva Las organizaciones que estn certificadas en ISO 9001 y tienen implementado un Sistema de Gestin de Calidad (SGC), logran reducciones sistemticas en el costo de la mala calidad, ya que estos sistemas proporcionan un proceso de accin correctiva. Cuando se detectan desviaciones, no conformidades, producto fuera de especificaciones, incidentes de calidad o quejas de los clientes, se inician acciones correctivas y preventivas que remedian estos problemas. Una vez identificado el problema de calidad, el primer paso es iniciar una investigacin para identificar correctamente la causa del problema. Despus de que la causa ha sido identificada, se deciden las acciones correctivas y acciones preventivas (CAPA, por sus siglas en ingls) a tomar y se enven al ejecutivo que autoriza dichas acciones. Una vez aprobadas, se implementan las CAPA. Estos cambios pueden incluir modificaciones de un procedimiento documentado, la actualizacin de la habilidad del empleado necesaria para realizar su labor a travs de un proceso de capacitacin y certificacin, o recalibracin de los equipos. Adems, el sistema permite capturar el COPQ asociado a esa no conformidad y utilizar esa informacin para iniciar y completar un proceso de cargo de los costos al proveedor. Los componentes de los Sistemas de Gestin de Calidad deben estar integrados en una especie de crculo virtuoso, en lugar de un conjunto de mdulos vagamente conectados de uno o ms proveedores. La integracin de los componentes del sistema asegura que la informacin fluya a travs del proceso de implementacin de acciones correctivas con un alto grado de precisin y mayor velocidad; esto tambin asegura de que el proceso sea auditable de punta a punta. Finalmente, un sistema integrado garantiza que las auditoras conviertan al sistema en una herramienta clave para la mejora continua. 48. 42 Imagen 7. Crculo virtuoso de accin correctiva Fuente: Propia Mejores Prcticas No. 6: Involucrar a los proveedores en los Sistemas de Calidad. Es crtico (no solo para la industria refresquera, sino para toda organizacin), que se haga participar a los proveedores en todos los aspectos del Sistema de Gestin de Calidad, de modo que la base de suministro (los proveedores) est completamente integrado en el SGC. Este logro requiere que: El proveedor sea capaz de proporcionar datos relacionados con la calidad que le solicite la organizacin. Esto se puede lograr por la alimentacin de informacin del SGC del proveedor directamente al SGC de la organizacin. 49. 43 La organizacin debe ser capaz de lograr que toda la gente que requiera esta informacin la obtenga. Estas mejores prcticas, han permitido -en las organizaciones que lo han implementado- mejorar dramticamente la calidad d los proveedores y lograr los propios objetivos de negocio. Existen tecnologas de informacin que ayudan a las empresas a llevar de una manera integral su administracin de recursos y agilizar sus procesos, para ellos necesitamos conocer cul es la funcin de dichos sistemas de informacin. 3.2.2. ERP Desde siempre la competencia entre industrias del mismo sector ha existido, con la globalizacin esta competencia, antes nicamente nacional, abri la puerta a las industrias extranjeras, lo que incremento la competencia dentro del mercado. Este hecho no solo trajo consigo nuevas oportunidades, tambin creo nuevas necesidades para la industria , ya que al expandir su rea de mercado necesitaba flexibilidad para adaptarse a los cambios del mercado , es decir se necesita adaptar a las necesidades del cliente-consumidor , as como las normas de calidad y sistema de trabajo de la industria , por lo que administrar y controlar la informacin necesaria , para permitir conocer su entorno y medio ambiente , no deba repercutir en la calidad de sus productos o servicios y la eficiencia operacional. El empleo de las tecnologas de informacin dentro de las operaciones administrativas y operativas de la industria es algo indispensable, ya que la tecnologa facilita a las empresas mejorar sus sistemas de produccin, integrndolos al tipo de sistema de manufactura. Adems ayudo a disminuir considerablemente la brecha entre los individuos de las empresas, permitindoles fomentar el desarrollo de sus actividades, a travs de herramientas tecnolgicas; y creando conciencia en los individuos de la importancia del manejo adecuado, a tiempo y confiable de la informacin dentro de sus actividades, para lograr el xito y estabilidad econmica de la empresa. 50. 44 En las implementaciones de ERP tenemos a dos grandes contrincantes que satisfacen las necesidades del cliente ORACLE y SAP. Por el lado ORACLE tenemos al ERP JD Edwards la cual es una solucin que permite llevar la gestin de una organizacin no tan robusta. SAP cuenta con el ERP ECC, este ERP es ms robusto, con diferentes mdulos que permiten cubrir cada proceso de la compaa brindndole as un mejor panorama del estado de la compaa adems de su gran aceptacin en el mercado. Imagen 8. ERP en el mercado Fuente:gA Algunos de los mdulos en los que est compuesto SAP ECC son: FI (Gestin financiera) CO (Controlling o Contabilidad de costes) EC (Controlling Corporativo) IM (Gestin de inversiones) TR (Tesorera) LO (Logstica general) SD (Ventas y Distribucin) MM (Gestin de Materiales) PP (Planeamiento de la produccin) PM (Mantenimiento) QM (Control de calidad) PS (Sistema de control de proyectos) WM (Gestin de almacenes) 51. 45 PA (Administracin de personal) PD (Desarrollo y planificacin personal) IS (Solucin vertical para industrias) Imagen 9. Mdulos de SAP ECC Fuente: SAP AG Una vez conociendo que existen tecnologas de informacin que ayudan a que la administracin de los recursos sea ms sencilla, se explica a continuacin como el mdulo de SAP QM, (Quality Management) Gestin de Calidad, es la herramienta ideal cuando de apoyo en gestin de calidad se trata. Con las funciones del mdulo SAP QM (Quality Management) Gestin de Calidad, pueden implementarse los elementos ms importantes de un sistema de calidad, tal como se especifica en la ISO 9000. Estas funciones se complementan mediante otros mdulos de SAP ECC, como SAP MM (Materials Management) Gestin de Materiales, SAP SD (Sales and Distribution) Ventas y Distribucin, SAP PP (Production Planning) Planificacin de Produccin entre otros. Los elementos de un sistema de gestin de calidad, segn la serie de normas ISO 9000, se representan mediante funciones integradas en todo el sistema SAP ECC. Los elementos estn distribuidos de la siguiente manera: 52. 46 Elementos Mdulo de SAP ECC Responsabilidad de gestin QM (Quality Management), HR (Human Resources) Sistema de gestin de calidad QM (Quality Management), PM (Plant Maintenance), PP (Production Planning), SM (Solution Manager) Revisin de contrato SD (Sales and Distribution) Control de diseo PP (Production Planning), SM (Solution Manager) Control de datos y documentos SM (Solution Manager) Compras QM (Quality Management), MM (Material Management), PP (Production Planning) Control del producto suministrado al cliente QM (Quality Management), PM (Plant Management), MM (Materials Management) Identificacin del producto y seguimiento QM (Quality Management), MM (Material Management) Control de proceso PM (Plant Maintenance), PP (Production Planning) Inspeccin y evaluacin QM (Quality Management) Control de inspeccin, instrumentos de inspeccin y medicin QM (Quality Management), PM (Plant Maintenance), PP (Production Planning) Status de verificacin e inspeccin QM (Quality Management) Control de producto defectuoso QM (Quality Management), CO (Controlling) Medida correctiva y preventiva QM (Quality Management), PM (Plant Maintenance) Manipulacin, almacenamiento, embalaje, conservacin y entrega SD (Sales and Distribution) MM (Material Management), Control de registros de calidad QM (Quality Management), MM (Material Management), Auditoras de calidad internas QM (Quality Management) Formacin HR (Human Resources) Atencin QM (Quality Management), PM (Plant Maintenance) Tcnicas estadsticas QM (Quality Management) Tabla 2. SAP QM en relacin con mdulos de SAP ECC Fuente: SAP AG 53. 47 La integracin del componente de aplicacin SAP QM en el ERP SAP ECC permite la combinacin de las tareas de gestin de la calidad con las de otros componentes, admite tareas asociadas con la planificacin de calidad, la inspeccin de calidad y control de calidad. Adems, controla la creacin de certificados de calidad y gestiona problemas con la ayuda de los avisos de calidad. As mismo, SAP QM (Quality Management) cuenta con una seria de herramientas que apoyan en tareas especficas en el apoyo a la gestin de calidad las cuales son: Quality Planning (Calidad en la Planeacin) Quality Inspections (Calidad en la Inspecciones) Quality Controls (Control de Calidad) Quality Certificates (Certificados de Calidad) Quality Improvement (Calidad en la Mejora Continua) Test Equipment Management (Gestin de Prueba de Equipos) Audit Management (Gestin de Auditorias) Imagen 10. SAP ECC y reas de aplicacin de SAP QM Fuente: SAP AG 54. 48 Retomando la parte de auditoria de proveedores, se explicaba que esta actividad necesitaba de tecnologas de informacin que ayudara en la operacin de este proceso. Para ello, dentro de SAP ECC, SAP QM (Quality Management) Gestin de Calidad, es el mdulo que da soporte a este proceso. Da con da, en el proceso de cadena de suministro, se realizan cientos de transacciones de entrega de materia prima a los diferentes almacenes de la industria refresquera, as mismo, cada almacn, por su ubicacin geogrfica, cuentan con diferentes proveedores que cada material y en ocasiones, la produccin de un solo proveedor no satisface la necesidad del insumo de la industria refresquera, por lo cual, la materia prima puede ser suministrada por dos o ms proveedores. Al tener una infinidad de proveedores, es necesario someterlos a revisiones peridicas para conocer cul es el desempeo del proveedor dentro de la industria. Este punto de control es aplicado en el proceso de entrega de mercanca que tiene la siguiente estructura Imagen 11. Proceso de entrega de mercanca Fuente: Propia Cuando el proveedor arriba al almacn con la materia prima, en ese momento el almacenista comienza a evaluar al proveedor con la herramienta Audit Management de SAP. 55. 49 Previamente, en la herramienta, son cargadas las auditoras, estas auditoras pueden ser diferentes segn la clasificacin del cliente, estas mismas, son realizadas con base a los elementos de la Imagen 10. Imagen 12. Criterio de evaluacin a proveedores Fuente: SAP AG Es por medio de las auditorias que medimos el desempeo de nuestros proveedores, pero aun as, existe una problemtica, de nada nos sirve tener los datos de la auditoria de proveedores, si no podemos realizar algo productivo con ello. 3.2.3. Herramientas Analticas En los aos dos mil, la industria refresquera ya contaba con la mayora de sus procesos implementados en el ERP SAP ECC, pero exista un problema, toda la informacin de las operaciones se encontraba centralizada en la base de datos del ERP sin que nadie pudiese analizar aprovechar dicha informacin. 56. 50 Por tal motivo surge la iniciativa de fundar un rea dentro de la compaa que se encargara de satisfacer la necesidad de analizar la informacin de algn determinado proceso o rea de aplicacin. Las herramientas analticas surgieron como solucin al problema que atacaba en ese entonces a todas las empresas que tenan implementados sus procesos en algn ERP. Este tipo de herramientas tiene la capacidad de analizar la informacin que se encuentra alojada en la Base de Datos Centralizada del ERP, dndole la oportunidad al usuario final de contar con reportes que le ayuden. MicroStrategy y SAP BW eran una de las alternativas de herramientas analticas disponibles en el mercado. MicroStrategy es una plataforma de software OLAP, inteligencia de negocio e informes de empresa. Permite la gestin de seguridad centralizada, la a