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Der aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung Herbert Pfeifer

Syskoplan Reply, 23.09.2014

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Syskoplan Reply nahm am dritten itSMF LIVE! Event dieses Jahres teil, das am 23.09.2014 in der Rhein Sieg Halle in Siegburg stattfand. Schwerpunktthemen waren Kosten, Benchmarks von IT Kosten und Effizienz durch IT Service Management. „Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT-Kosten- und Leistungsrechnung“ war das Thema des Vortrags von Herbert Pfeifer, Syskoplan Reply, am 23.09. um 15:30 Uhr.

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Der aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und

Leistungsrechnung

Herbert Pfeifer

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Agenda

• Die Historie: von der iLV zum IT Controlling

• Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten

• Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation

• Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch)

• Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion

Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

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Kosten der IT wurden über feste Schlüssel an die IT-Anforderer weitergegeben (iLV)

IT- Monitoring ausschließlich zur Verbesserung der globalen Leistungsfähigkeit

(RAS - Reliability Availabilty Serviceabilty)

Monitoring dient auch zur Generierung von dynamischen Schlüsseln

(CPU-Time, Anzahl SAP-Benutzer, Plattenplatznutzung, Projekt-Zeitaufschreibungen)

Verursachergerechte iLV, Kostentransparenz, Überwachung von SLAs

(Service Level Agreements)

Service Offering, IT-Produktkatalog, IT-SLA-Monitoring und Pönale bei Nicht-Einhaltung,

Aufbau eines effizienten Controllings (IT Abrechnung/Budgetierung/Reporting)

IT Organisationen arbeiten nach ITIL best practice

(Service Strategy + Service Design mit Service Level Mgmt. & Catalog Mgmt.)

Die Historie in der IT Kosten- und Leistungsrechnung

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Monatlicher Abrechnungsprozess

IT

Provider

Kosten

Stellen

Techni-

sche

Lei-

stungen

Halbfertig-

Produkte

Produkte

Services

Kunden

Kosten-

Stellen

Entlastung Belastung

Technisches Monitoring Business Prozess Monitoring

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Anforderungen an eine toolunterstützte IT-Abrechnung

• Das IT-Tool automatisiert die periodische Abrechnung von Sender-Leistungen an Empfänger.

• Die abzurechnenden Leistungen sollten ITK-Services, FM-Services aber auch ganz andere

Dienstleistungen sein können.

• Die Abrechnung hat über den Standard im SAP zu erfolgen; dies muss CO-Buchungen, FI-

Buchungen und ebenso aufwandsbezogene SD-Buchungen ermöglichen.

• Die Details zur Buchung verbleiben im IT-Tool, die Buchungsbelegnummer ist als Referenz in den

IT-Tool-Details enthalten (keine Überfrachtung im SAP).

• Über einen Verarbeitungs-Monitor (Cockpit) ist der jeweilige Abrechnungs-Fortschritt erkennbar

und steuerbar, in Abhängigkeit sowohl zur Abrechnungsquelle als auch zum Kunden.

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SLAM

MS ActiveDir

LN Domino Dir

SAP Benu-Stamm

HR-Stamm

Time Tracking

Augeo PM

Clarity PM

CATS

SAP IBase

O.Informer

Space Mgmt.

FM

SAP ERP

CO FI SD

Leistungsart

Betrag

Sender

Menge SAP

Belegnummer

Empf.

Sourcen /

Herkünfte

Beispiel für eine aktuelle Leistungsabrechnung: SLAM

Service Level and Accounting Manager

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ZF Abrechnungsbeispiel mit SLAM

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• Steuerung/Überwachung der Ist-Abrechnung

• Planwerte aus dem Ist ermitteln (Kurzfrist-Planung – pro Jahr),

als Vorschlagswert, Anpassung durch Key Accounter ermöglichen

• IT-Jahres-Budget Einführung auf

Cost Center

Profit Center

Pool Cost/Profit Center

• Plan- gegen Ist- Reporting

• Unterjährige Budgetanpassung (Erwartungswert-Anpassung)

Mindest-Anforderungen an ein IT-Budgetierungs-System

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Budgetplanung in 6 Schritten:

• Hochrechnen der Ist-Mengen auf

Planmengen

• Einstellung der Planpreise

• Verteilen der Planmengen pro

Kostenstelle bzw. Vertrag /

Leistungsempfänger / Leistungsart

• Ggfs. Anpassung der Mengen pro

Kostenstelle bzw. Vertrag durch den

Kostenstellen- Auftragsverantwortlichen

oder den Key Account Manager

• Ggfs. erneute Bepreisung

• Übergabe der verabschiedeten

Plandaten an SAP CO

Beispiel: IT Budget Planung mit CO-Integration aus den IST-Werten

IST Mengen

aus SLAM-

Abrechnung

PLAN

Mengen

Hochrechnung

SLAM - Budget

Bepreisung

Mengen pro

Kst. / Vertrag

Verteilung

SAP CO

Anpassung

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Beispiel Henkel: Budgetplanung über Produkt-Auftragsplanung

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Henkel Beispiel: Reporting Projekte/Produkte Ist gegen Plan

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Henkel Beispiel: Reporting Region > Land > Company Ist gegen Plan

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Agenda

• Die Historie: von der iLV zum IT Controlling

• Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten

• Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation

• Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch)

• Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion

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1. Fachliche Service-Verantwortung

• Was beschreibt den Service, was ist zu implementieren?

• Wer ist der Owner des Service, wer liefert hinzu, gibt es Lieferketten für den Service?

• Wer kennt den Kunden, wer ist der Kontaktmann (Key Accounter)?

2. Kommerzielle Service-Verantwortung

• Was kostet mich der Service?

• Welche Teilleistungen müssen intern verrechnet werden?

• Wer ist der End-Kunde – eigener Vertrieb/Key Accounter/Kunde/Kostenstelle des Kunden?

• Wie ist die Vertragssituation nach innen (underpinning contract) und nach außen (customer contract)?

3. Faktura-Verantwortung

• periodische Abrechnung an den Kunden (sind Details im Vorfeld abzustimmen?)

• Weiterleitung der Informationen zur iLV beim Kunden (Kulanz – Wertbeitrag – Marktvorteil nutzen!)

• iLV im Unternehmen (und ggf. cross company invoicing)

Aktuelle Herausforderungen: Business Orientierung der IT Services

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Consuming Resources Lead

Henkel Product related value flow (iSales): Lead from Consumer, Resources from Lead

0001 DE

0001 DE

0346 France

0394 Greece

0001 DE

U-W

U-KR

0810 Spain

0950 NA

Comp. A

Comp. B

Comp. C

Comp. D

Comp. E

Comp. F

0412 UK

0532 Italy

0810 Spain

Comp. G

U-W

U-KR

U-W

U-KR

U-KR

U-W

U-KR

U-W

U-KR

U-A

19 T€

25 T€

11T€

9 T€

2 T€

2 T€

3 T€

13 T€

3 T€

10 T€

4 T€

4 T€

TOTAL 106 T€ 106 T€ 106 T€

104 T€

1 T€

1 T€

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4. Anforderungen der eigenen Organisation

• gegenüber den Kunden

• ‚Sinnvolle‘ Preisgestaltung der Services (Marktpreise versus Kostendeckung)

• Hohe Flexibilität an die Kundenanforderungen (Mass Customizing)

• an die interne Organisation

• Einfaches Handling beim Gestalten neuer Produkte

• Wenig manueller Aufwand für Routinejobs

• Erforderlich:

• Klare Identifizierung der Herstellkosten zu den Services

• Deckungsbeitragsrechnung pro Service (verlieren wir Geld mit dem Service?)

• Automatisierte Prozesskette der monatlichen Faktura, einschl. iLV

Automatisierte Aufbereitung der Leistungsdaten bis zur Buchung im SAP

Aktuelle Herausforderungen: Effizienzverbesserungen

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• Es existieren ausgereifte Modelle zur Leistungsabrechnung der IT-Services bis hin

zur SAP-Faktura

• Es wird mit Produkthierarchien und Lieferketten gearbeitet

• Es wird in unterschiedlichen Leistungszentren gemeinsam entwickelt und

abgerechnet, auch über Firmengrenzen hinweg

• Es existieren Lead- und Ressource-Verknüpfungen in den Lieferketten bis zum

Endverbraucher

Es fehlen:

• Herstell-Kostenkalkulation der ‚Lieferketten‘-Services und

• die zugehörige automatisierte ILV in Verbindung mit dem ERP (SAP)

Zusammenfassung des Bisherigen

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Agenda

• Die Historie: von der iLV zum IT Controlling

• Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten

• Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation

• Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch)

• Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion

Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

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SLAM

MS ActiveDir

LN Domino Dir

SAP Benu-Stamm

HR-Stamm

Time Tracking

Augeo PM

Clarity PM

CATS

SAP IBase

O.Informer

Space Mgmt.

FM

SAP ERP

CO FI SD

Leistungsart

Betrag

Sender

Menge SAP

Belegnummer

Empf.

Sourcen /

Herkünfte

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Die in SAP integrierte Lösung zur Ist-Abrechnung: SLAM

Service Level and Accounting Manager

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SLAM-Planung:

• Hochrechnen der Ist-Mengen auf

Planmengen

• Einstellung der Planpreise

• Verteilen der Planmengen pro

Kostenstelle bzw. Vertrag /

Leistungsempfänger / Leistungsart

• Möglichkeiten zur Anpassung für die

Key Account Manager

• Reporting Ist-Plan-Abweichungen

• Übergabe der verabschiedeten

Plandaten an SAP CO

Die in SAP integrierte Lösung zur IT Budget Planung: SLAM Planung

IST Mengen

aus SLAM-

Abrechnung

PLAN

Mengen

Hochrechnung

SLAM - Budget

Bepreisung

Mengen pro

Kst. / Vertrag

Verteilung

SAP CO

Anpassung

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Die in SAP integrierte Lösung zur Kostenkalkulation: SLAM Product Calculator

SAP

Standard

Kunde/Leistungs-Empfänger

SLAM PC

Service Preis

Kosten

Leistungs-

Erbringer

Kostenstelle

Leistungs-

Erbringer

Kostenstelle

Leistungs-

Erbringer

Kostenstelle

Leistungsart

Produkt

Ressource

Service

2

3

4

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Der Prozess zur Produktkalkulation

1

2

3

4

1. Alle Kosten der Kostenstelle identifizieren und bündeln

– Kosten aus dem SAP-CO pro SAP-Kostenart holen und

für ein Jahr prognostizieren

– Die vielen SAP-Kostenarten auf wenige SLAM-Kostenarten bündeln

2. Die Ressourcen der Kostenstelle mit den Kosten versehen

– Ressourcen pro (Sender-)Kostenstelle identifizieren

– Ressource kann sein: ein Mitarbeiter-Team, eine Server-Farm

3. Den Ressourcen die (Basis-) Leistungsarten und deren

Gewichtung (Äquivalenzziffern, bzw. Mengen) zuordnen

– Basisleistungsarten identifizieren

– Kapazitäten bestimmen, Abnahmemengen prognostizieren

4. Die Produkte aus Basisleistungsarten komponieren und auf

Grund der geplanten Absatzmenge bewerten

Produkt

Komposition

Basis-Leistungsart

Kosten

Ressourcen

Kosten

Sender

Kosten

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Agenda

• Die Historie: von der iLV zum IT Controlling

• Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten

• Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation

• Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch)

• Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion

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WN Konzern – Abrechnung und Reporting

DACH-WN

… …

WNP

1019 50D9

WN GIO

1030 5030 WNI

5031 0005

K

u

n

d

e

1

K

2

K

3

Rechnung a

n e

xt.

Kunden

BI

Reporting

Verbund-

rechnung

lesender Zugriff

Verbund-

rechnung

BI

Reporting BI

Reporting

Rechnung

K

u

n

d

e

.

.

.

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Überblick SAP Nutzung bei der GIO für die IT Business Service Abrechnung

Sta

mm

date

n

Pro

zess

SLAM- Leistungsart CO- Leistungsart MM

Fakturamaterial

Kostenart

Einlesen

SLAM in SLAM-Tabelle ZDETAIL

BI/BO- Reporting

KST-GIO

Innenaufträge

PSP-GIO

RG 1 Kunde 2

RG 3 Kunde 2

RG 2 Kunde 2

RG 1 Kunde 3

RG 2 Kunde 3

Leistungs-

verrechnung

CO

RG= Rechnung

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SLAM Plan: Auftragsplanung zur Absatz-/Umsatzplanung Generierung

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Absatzplanung des SLAM-Planauftrages im SLAM Product Calculator

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Business Service- Kalkulation bei der GIO

Business Service

Technical Service

Technical Service

Business Service

Technical Service

Technical Service

SL3301C0011

SL3304C0010

SL1207C0050

SL3209C0090

SL4803A0030

SL4804A0040

SL4805A0060

SL4808C0080

SL4805A0050

D9SB0871

D30SB660

D30SB630

D30SB640

D30SB510

D30SB530

D30SB660

D30SB660

27,00 €

2,48 €

13,50 €

25,29 €

0,55 €

1,76 €

1,04 €

1,14 € Kostenstelle

Tarif

118,59 €

D30SB640

SL2302C0020 D30SB660

45,83 €

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SLAM PC: Produktpreisermittelung eines IT Business Services

Der Business Service besteht aus 9 Technical Services Der Tarif 93,30 € dafür setzt sich aus

den Einzeltarifen zusammen

Der Preis laut Absatzplanung Könnte auch bei 27,22 € liegen (sofern die Absatzplanmengen gut erreichbar sind)

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SLAM PC: Aus der Komposition des IT Business Services wird die iLV generiert

Der Business Service wird abgerechnet an den Kunden zum Endpreis

Die Technical Services werden als iLV aufgrund der Tarif- und Sender-Informationen verrechnet

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Beispiel WN GIO Cockpit mit automatischer ILV

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Agenda

• Die Historie: von der iLV zum IT Controlling

• Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten

• Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation

• Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch)

• Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion

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Zusammenfassung

Best Practice in der IT-Kosten- und Leistungsrechnung hat einen hohen Reifegrad erreicht,

es wird viel geboten:

• Automatisierte, transparente, nachvollziehbare, verursachergerechte Abrechnung von Massendaten

• Engste Integration mit dem SAP Standard mit allen möglichen SAP Buchungstechniken:

CO: Leistungsverrechnung/Manuelle Kostenverrechnung/Primärkosten-Umbuchung

FI: Hauptbuchkonten-Buchung; SD: Fakturaanforderung

• Komfortable Möglichkeiten zur Jahres-Budgetplanung

• Integrierte Kostenkalkulation zur Ermittlung von profitorientierten Preisen, Produkt-

Deckungsbeitragsrechnung und zur automatischen iLV-Generierung

• Durchgängige Protokollierung der Änderungen im monatlichen Lauf

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Benefit für das Service Center: Sichere und automatisierte Prozesse

• Keine manuellen Vor- und Nacharbeiten im monatlichen Abrechnungsprozess

• Das SAP System wird nicht überbordet mit Einzelsätzen

• Die detaillierte Auskunftsfähigkeit bleibt dennoch erhalten

• Wenig manuelle Eingriffe bei der Erstellung einer fundierten Budgetplanung

• Kein Aufwand mit der Revision

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Höhere Integration in das Top-Management Reporting

• 5-Jahres-Planung, verbunden mit der KP-Planung

• Stärkere Einbindung in das BI

• Monatsgenaue Planung für die KP-Planung

Shared Service Center (SSC) Support für alle Services der regionalen Service Center

• Integration Facility Service Accounting (Nutzen von Flächen, Parkraum,….)

• Integration Juridical & Lawyer Support (Rechtsberatung)

• …

Multi-Tenant Integration in einem SAP-System (Konzern-Holding System)

• Jedes SSC kann seine Services im selben (Holding) System abrechnen

Ausblick / Erweiterungen / Kundenwünsche

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Danke für Ihr Interesse!

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Herbert Pfeifer

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D-33334 Gütersloh

T. +49 5241 5009 1010

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