18/09/1418/09/14

METODOLOGÍA DE LA METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN PARA EL INVESTIGACIÓN PARA EL

CONTROL Y ORGANIZACIÓN CONTROL Y ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE UNA ADMINISTRATIVA DE UNA

EMPRESAEMPRESACONSTRUCTORACONSTRUCTORA

PONENTEPONENTE

DR. EN ARQ. RAFAEL MARTÍNEZ ZÁRATEDR. EN ARQ. RAFAEL MARTÍNEZ ZÁRATE

18/09/1418/09/14

OBJETIVO PRINCIPALOBJETIVO PRINCIPAL

• PROPORCIONAR UN MARCO DE REFERENCIA QUE FACILITE EL DESARROLLO DE UNA METODOLOGÍA, QUE SIRVA PARA EL ANÁLISIS Y LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS DE TRABAJO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA

• SEÑALANDO SU SECUENCIA LÓGICA

18/09/1418/09/14

ESTE MÉTODO TIENE ENTRE ESTE MÉTODO TIENE ENTRE SUS FUNCIONES:SUS FUNCIONES:

• ESTUDIAR ANALIZAR Y PLANIFICAR LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA

• MEJORAR LAS CONDICIONES DE TRABAJO Y ADMINISTRACIÓN

• EL MEJORAMIENTO DE LOS SISTEMAS OPERATIVOS

• EL APROVECHAMIENTO ÓPTIMO DE LOS RECURSOS

18/09/1418/09/14

ESTE ESTUDIO CONSIDERA:ESTE ESTUDIO CONSIDERA:• LAS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE

INVESTIGACIÓN DESDE LAS MAS SENCILLAS COMO:• ESTUDIO Y DISTRIBUCIÓN E ESPACIOS

ÚTILES,

• HASTA

• LA APLICACIÓN DE TÉCNICAS COMPLEJAS COMO:• LA INGENIERIA DE SISTEMAS• INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES• TEORÍA DE COLAS• ETC.

18/09/1418/09/14

EL CAMPO DE APLICACIÓN EL CAMPO DE APLICACIÓN COMPRENDECOMPRENDE

• EL MACROSISTEMA: • QUE CONSIDERA LOS ASPECTOS DE

ESTRUCTURA, PROCEDIMIENTOS Y COORDINACIÓN DE CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS

• EL MICROSISTEMA: • QUE SE OCUPA DE LOS PROBLEMAS QUE

AFECTAN LA ESTRUCTURA , LOS PROCEDIMIENTOS Y LA COORDINACIÓN ENTRE EMPRESA Y ÁMBITO INTERNO

18/09/1418/09/14

TIPOS DE ESTUDIOTIPOS DE ESTUDIO• ANÁLISIS PLANEADO: • examen de los factores de operatividad• ESTUDIO DE LAS FUNCIONES ESPECÍFICAS • análisis de funciones del personal,

compras e insumos, contabilidad etc.• EXÁMEN DE LAS ÁREAS DE TRABAJO • con el fín de mejorar métodos y

procedimientos• USO RACIONAL: • del mobiliario, equipo e instalaciones• ESTUDIOS: • que permitan detectar deficiencias o

anomalías

18/09/1418/09/14

PROCEDIMIENTO BÁSICO DE PROCEDIMIENTO BÁSICO DE INVESTIGACIÓNINVESTIGACIÓN

• PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO• RECOPILACIÓN DE DATOS• ANÁLISIS DE LOS DATOS• HIPÓTESIS DE SOLUCIÓN• FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES • IMPLANTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y

MEJORAS• EVALUACIÓN Y CONFRONTACIÓN DE

LOS MODELOS PROPUESTOS

18/09/1418/09/14

PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIOPLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO

• DEFINICIÓN DEL PROBLEMA• DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS

DEL ESTUDIO• INVESTIGACIÓN PRELIMINAR• DEFINICIÓN DEL PLAN DE

TRABAJO

18/09/1418/09/14

DEFINICIÓN DEL PROBLEMADEFINICIÓN DEL PROBLEMA

• FUENTES DE CAPTACIÓN DEL PROBLEMA

• ÁREA AFECTADA • AUTORIDAD SUPERIOR• OTRAS UNIDADES• DEFINICIÓN DE UNA UNIDAD QUE

REALICE OPERACIONES DE INVESTIGACIÓN

Para la elaboración de un programa de trabajo que

estudie las áreas más vulnerables de la empresa

18/09/1418/09/14

DEFINICIÓN DE LOS DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL ESTUDIOOBJETIVOS DEL ESTUDIO

• Una vez detectadas las fallas a resolver se determinan con claridad los objetivos del estudio para cada fase del trabajo, que eviten malentendidos o dispersen el trabajo.

• Es recomendable que se definan estos objetivos con el responsable del área afectada .

18/09/1418/09/14

INVESTIGACIÓN PRELIMINARINVESTIGACIÓN PRELIMINAR

1.- ELEMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN• Determinación de las necesidades

específicase identificación del problema

• Descripción de la ubicación, naturaleza yextensión del problema

• Descripción de la clase o tipo de conocimientos para resolver el problema

• Estimación de recursos

18/09/1418/09/14

INVESTIGACIÓN PRELIMINARINVESTIGACIÓN PRELIMINAR

2.- CONTENIDO DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

• Información documental: leyes, decretos, acuerdos, reglamentos informes etc.

• Información sobre el campo de trabajo:organigramas, listas de funciones, información sobre los funcionarios, volúmenes de trabajo, condiciones de trabajo, etc.

• Toda la información que caracterice a la unidad

18/09/1418/09/14

INVESTIGACIÓN PRELIMINARINVESTIGACIÓN PRELIMINAR

3.- Autorización para realizar el estudio

• Toda la información recabada se somete a la autoridad competente

para su autorización

18/09/1418/09/14

DEFINICIÓN DEL PLAN DE DEFINICIÓN DEL PLAN DE TRABAJOTRABAJO

1.- Contenido del Plan de Trabajo:

– Antecedentes y Justificación– Propósito u objetivo y resultados que se

pretende lograr– Alcances– Acciones o fases del trabajo– Recursos– Calendarización– Costos– Estrategias y tácticas de trabajo– Autorización y responsables del trabajo– Programas auxiliares

18/09/1418/09/14

DEFINICIÓN DEL PLAN DE TRABAJODEFINICIÓN DEL PLAN DE TRABAJO

2.- Representación Gráfica del PlanSe recomienda utilizar:Diagramas de Red o gráficas de flecha (CPM o PERT), Diagramas de bloque o de barras (Gantt)

18/09/1418/09/14

RECOPILACIÓN DE DATOSRECOPILACIÓN DE DATOS

1.- REQUISITOSa.- Esenciales:

Ser completosSer pertinentesSer correctos

b.- Criterios de discriminaciónQue se refieran al problemaExistencia de nuevos

problemasDerivar cambios o mejoras

18/09/1418/09/14

2.- REGISTRO DE LOS DATOS2.- REGISTRO DE LOS DATOSEl registro debe quedar por escrito, para

facilitar:Disponer del historial completo del caso.Que varias personas conozcan los objetivosConstituir una buena fuente de información

3.- TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE DATOS La investigación documental La entrevista El cuestionario La observación DirectaPara su presentación se recomienda: organigramasDiagramas de flujo, Cuadros de distribución, etc.

18/09/1418/09/14

4.- DATOS QUE CONVIENE RECOPILAR4.- DATOS QUE CONVIENE RECOPILAR Antecedentes: Jurídicos, problemas

similares anteriores, y soluciones adoptadas.

Situación actual.- información que permita:Definir objetivos Estructura actualPolíticas establecidas Análisis de funcionesEstudio de tramites Análisis de flujosde estadísticas de equiposCondiciones de trabajo Precisar relacionesNecesidad de cambios Diseño de sistemas

5.- FACTOR HUMANO: Estimular la participación activa del personal

18/09/1418/09/14

ANÁLISIS DE LOS DATOSANÁLISIS DE LOS DATOS

1.- Naturaleza y propósito del análisisEstablecer las bases para desarrollar opciones de solución

2.- Procedimiento de análisis: Provee una descripción ordenada de los datos Conocer los hechos Describir los hechosDescomponerlos ExaminarlosOrdenar c/elemento Definir las relacionesIdentificar y explicar Conviene adoptar una actitud interrogativa sobre la situación del problema.

18/09/1418/09/14

Proceso de caracterizaciónProceso de caracterización¿qué? La actividad¿por qué? Las razones¿para que? El propósito Por los que se

emprenden ¿dónde? El lugar las actividades,

trabajo, ¿cuándo? Tiempo procedimiento

o toma¿quién? La persona de decisiones de un

área¿cómo? Los medios¿cuánto? Los recursos

18/09/1418/09/14

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE ANÁLISISANÁLISIS

• Organigramas y Sociogramas• Cuadros de distribución del trabajo• Diagramas de flujo y de programación• Diagramas de distribución de espacios• Matriz de especificaciones o

requerimientos• Cuadros estadísticos• Formulas para la evaluación• Árbol y Tablas de decisiones• Redes para el análisis lógico de

problemas• Otras técnicas de investigación de

operaciones

18/09/1418/09/14

FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONESFORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES

1.- Consideraciones previas:- No perder de vista los objetivos de estudio- Explorar diferentes caminos- No olvidar experiencias anteriores- Dar preferencia a recomendaciones viables- Considerar las limitaciones- Descartar soluciones complejas- Aprovechar toda la ayuda disponible

La mejor solución será aquella que permita realizar el trabajo en el menor tiempo y uso de recursos

18/09/1418/09/14

2.- Formulación de propuestas2.- Formulación de propuestas

• Seleccionar sugerencias viables• Desarrollo de medidas de mejoramiento• Presentación de recomendaciones

3.- Tipos de recomendaciones• Recomendaciones de adición• Recomendaciones de combinación• Recomendaciones de modificación• Recomendaciones de eliminación• Recomendaciones de simplificación

18/09/1418/09/14

4.- Elaboración del informe4.- Elaboración del informe

• Es muy importante considerar la naturaleza de los lectores del informe

• Un informe consta de :– Una introducción– Cuerpo o parte principal– Conclusiones y recomendaciones– Apéndices o anexos

• En función del lector puede variar el orden

18/09/1418/09/14

TOMA DE DECISIONESTOMA DE DECISIONES

• Para la presentación de las decisiones:– Sacar partido de la participación del

personal– Dar explicaciones detalladas de las

recomendaciones.– Hacer concesiones al respecto de

propuestas secundarias en función de la propuesta principal.

18/09/1418/09/14

DISEÑO DEL NUEVO SISTEMA DISEÑO DEL NUEVO SISTEMA OPERATIVOOPERATIVO

• El Diseño del nuevo sistema operativo es el desarrollo de la opción seleccionada.- Deberá limitarse al grado de demostrar su eficacia.- En su Diseño se deberán tomar en consideración todos sus elementos componentes.

18/09/1418/09/14

IMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONESIMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONES

Para la implantación de las recomendaciones se distinguen tres momentos

- La formulación de un programa

- la integración de los recursos- La ejecución del programa

18/09/1418/09/14

1.- Programa de implantación1.- Programa de implantación

• Determinar las actividades y la secuencia de realización

• Determinar los requerimientos y recursos

• Definir a los responsables de la ejecución del programa

• Prever obstáculos y resistencia al cambio

18/09/1418/09/14

2.- Métodos de implantación2.- Métodos de implantación

• El método instantáneo• El proyecto piloto• La implantación en paralelo• El método parcial o por aproximaciones

sucesivas.Este último es mas lento y cómodo por lo

que requerirá de mas tiempo, pero permiten cambio gradual y controlado.

18/09/1418/09/14

3.- Integración de recursos3.- Integración de recursos • Reunir los recursos humanos y

materiales estimados.• Elaborar manuales e instructivos de

trabajo, formas de oficina, • Integrar mobiliario, equipo y

suministros• Acondicionamiento físico de los espacios• Capacitación del personal4.- Ejecución del programaSe procede a poner en operación el nuevo

sistemaAplicando el método de implantación y

realizando las actividades programadas

18/09/1418/09/14

EVALUACIÓN DEL SISTEMAEVALUACIÓN DEL SISTEMA

• Mecanismos de informaciónestos mecanismos son variables pero es necesario que se mantengan activos durante el periodo que permita juzgar la eficiencia del sistema implantado.

• Adopción de medidas correctivasA partir de las observaciones y evaluación sobre el nuevo sistema, se podrán sugerir modificaciones pertinentes que mejoren su funcionamiento .