Mit UX-Optimierungen zur benutzerfreundlichen SharePoint-Plattform

Gibt es SharePoint

auch in einfach?

UX Vortrag

SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015

© UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 2

Ablauf

Was ist UX?

Wie funktioniert es?

Konkret — Vergleich IOZ Firmendesign / Standard SharePoint

Praxisbeispiel 1 — Risiken und Erfolg

Praxisbeispiel 2 — Erwartungen übertreffen

Praxisbeispiel 3 — Effizienz steigern


Einführung

Hä?(Einführung)


Einführung

Was ist UX?

«Der Begriff User Experience (kurz UX) umschreibt alle

Aspekte der Erfahrungen eines Nutzers bei der Interaktion

mit einem Unternehmen, Produkt oder Dienst.»

Jakob Nielsen / Wikipedia


Einführung

Was ist UX?

«User First.»

IOZ UX Motto


Einführung

Terminologie

User Experience (UX)

Komplette Benutzererfahrung

Probleme und Lösungen

Daten und Analysemethoden

User Interface (UI)

Webdesign

Interaktionen

Usability

Bedienerfreundlichkeit

Inhalte sind logisch strukturiert

Funktionen verhalten sich wie erwartet

© UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015

Einführung

UX aus Benutzersicht

User Experience (UX)

Vor der Nutzung

Angenommene Nutzung

Erwartungshaltung

Während der Nutzung

Wahrgenommene Nutzung

Aufgaben zu erfüllen

Nach der Nutzung

Empfundener Nutzen

Bindung oder Ablehnung

Usability

Wo kommt der Benutzer mit in Berührung?

7


Einführung

UX Methoden

Bekannt: Grossteil der Methoden

Neu: Prozess - primär auf Benutzer ausgerichtet

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Einführung

erste bekannte UX Studie

«Vitruvianischer Mensch»

Leonardo Davinci

9


Hintergrund

Muten wir unseren Benutzern

zuviel zu?


Hintergrund

Unsere Auffassungsgabe

zwei Grundlagen aus der Informationstheorie

Simultanerfassung

Signale und Rauschen


Hintergrund


«Simultanerfassung (Englisch: Subitizing) bezeichnet die Fähigkeit, die Anzahl

von mehreren Dingen zu erfassen, ohne diese abzählen zu müssen.»(Wikipedia)


Bis wieviel kann unser Hirn im

Unterbewusstsein zählen?

4


Grössere Mengen werden geschätzt

oder aktiv gezählt.


Hintergrund


Hilfreiche Informationen werden als Signal bezeichnet.

Der Rest ist Rauschen (Störung) und wird ignoriert.

Je mehr Elemente vorhanden sind, desto weniger

Aufmerksamkeit erhält jedes Einzelne.

Ab 4 (bis 5) Elementen werden

diese grösstenteils ignoriert (Rauschen)



Hintergrund


Eye-Tracking Heatmap

zeigt Aufmerksamkeit des Benutzers

ROT = lange angeschaut

BLAU = wenig beachtet

Abnahme von links nach rechts

und von oben nach unten


Hintergrund


DO

So wenig Elemente wie möglich

so viele wie nötig

DON’T

Mehr als 7-8 Hauptnavigationspunkte

Mehr als 10 Elemente pro Seite

Mehr als 5 Links in einer Footerspalte


UX Verbesserungen

Was kann unser

Firmendesign besser als

Standard SharePoint?


UX Verbesserungen

Firmendesign


Risiken und Erfolg

Wie minimiert UX Risiken

und sichert den Erfolg

eines Intranets?
















Usability Test

3 Freiwillige


Aufgabe

Gaming Maus

einkaufen



Risiken und Erfolg

Usability Test Spielregel

Wir testen das Produkt, nicht den User

Es gibt keine falschen Klicks oder Aktionen, nur ein einfaches oder kompliziertes Produkt

Psst

Bitte keine Hilfe aus dem Publikum


Risiken und Erfolg

Probleme frühzeitig erkennen

Es gibt einen effizienten, kostenlosen Usability Test,

den jedes Unternehmen unabhängig eines UX Projekts durchführen kann:

Go Live!


v


Risiken und Erfolg

Fazit

DO

UX bereits im Vorprojekt

flexibel bleiben

Benutzer ernst nehmen

Entscheidungsträger aktiv am Prozess beteiligen

DON’T

Alle Features in einem Monsterrelease

Alibi UX am Ende des Projekts um Annahmen zu

bestätigen


Erwartungen übertreffen

Kann das Intranet dank UX

Aufträge generieren?




Zufriedenheit steigern

Aufträge werden stets von Menschen vergeben

Zwischenmenschliches mitentscheidend

Verkaufsprozess verbessern



Zufriedenheit steigern

Vorgehen

Feldstudie

Bedürfnisse erkennen

Kollaborationsplattform im Extranet

©

UX .

iterativ

imperativ

ist

UX Vortrag — SharePoint & Office 365 Community, 10. Juni 2015 47

(wenns nicht



Iteratives Projekt

Erfahrungen sammeln mit erstem Release

Analyse

Kollaborationsräume optimieren





Fazit

DO

Iterativ weiterentwickeln

Individuelle Anforderungen berücksichtigen

Feldstudien und Interviews

DON’T

Alle Benutzer über einen Kamm scheren

Intranet nur intern verwenden


Effizienz steigern

Ein Intranet kostet vor allem

Geld, UX soll das ändern?


Effizienz steigern

Rechnungsvorschläge

Ausgangslage

30 Projektleiter

450 Rechnungsvorschläge / Monat

Vorschläge werden ausgedruckt und auf dem Papier

korrigiert, anschliessend von Hand in Buchhaltung

übernommen.

Stundenansatz

100 CHF Intern, 150 CHF Extern

Feldstudien und Usability Tests zeigen:

Hoher Koordinationsaufwand

Papier kann verloren/vergessen gehen

Standortgebunden

Umfragen zeigen:

Prozess wird als umständlich empfunden

Kaum Übersicht / Kontrolle für

Teamverantwortliche



Effizienz steigern

Verifizierung

Iterative Usability Tests mit einem einfachen Prototyp zeigen:

Automatisierung senkt Koordinationsaufwand deutlich

Zeitaufwand für Kontrolle durch Projektleiter fast identisch

Kommunikation mit Entwickler bei unklaren Buchungen vereinfacht

Massiv verbesserte Übersicht und Kontrolle für Vorgesetzte


Effizienz steigern

TCO

ALT NEU

Koordination / Rechnung 4 min 0.5 min

Kontrolle / Rechnung 3 min 2.0 min

Zeitaufwand / Rechnung 7 min 2.5 min

Zeitaufwand / Monat 53 h 19 h

Zeitaufwand / Jahr 630 h 225 h

Kosten / Jahr 63’000.00 22’500.00

Verlorene Zeit / Jahr 405 h 40’500.00

Zusätzliche, produktive Zeit / Jahr 90 h + 13’500.00

Effektiver Verlust / Jahr 54’000.00


Effizienz steigern

Zusatznutzen

Projekt-Cockpit gibt Aufschluss über aktuellen Rechnungsstand

Teamleiter sieht eine Liste der offenen Vorschläge seiner Mitarbeiter

Vereinfacht Handhabung von Ferienabsenzen

Deutlich weniger Koordinationsaufwand für Admin-Mitarbeiter

Manuelle Korrekturen durch Admin-Mitarbeiter als Fehlerquelle ausgeschlossen

Vergessen / verlieren ausgeschlossen

Vereinfachte Kommunikation mit beteiligten Personen dank Yammer

In allgemeines Taskhandling eingebunden

Automatische Erinnerungen

Standort unabhängig (Kontrolle kann zB. im Zug erfolgen)

Keine Papierverschwendung


Effizienz steigern

Fazit

DO

Feldstudien und Interviews

Externe Berater haben keine Betriebsblindheit

Automatisieren

Cockpits schaffen Übersicht und setzten

mentale Kapazität frei

DON’T

Komplexes System aufbauen ohne Tests

Aktuelle Prozesse als gegeben ansehen


Zusammenfassung


UX im Vorprojekt

Iterationen einplanen

User First


Fragen?

??

?


Besten Dank

@tim_schoch

Design

Mit UX-Optimierungen zur benutzerfreundlichen SharePoint-Plattform