11ניהול ידע – שעור ניהול ידע – שעור גלעד רביד

gilad@ravid.org

כולנו , כולנו נבונים, ואפילו כולנו חכמים•מצוה עלינו , כולנו יודעים את התורה, זקנים

וכל המרבה לספר , לספר ביציאת מצריםביציאת מצרים – הרי זה משבח

ושאינו יודע לשאול•

והגדת לבנך ביום ההוא : את פתח לו שנאמרלי בצאתי ממצרים' לאמר בעבור זה עשה ה

דבר אל בני . אל משה לאמור' וידבר ה... בחמישה עשר יום לחודש : לאמור, ישראל

'. חג הסוכות שבעת ימים לה, השביעי הזהכי בסוכות הושבתי , למען יידעו דורותיכם]...[

בהוציאי אותם מארץ , את בני ישראלאת , וידבר משה. אלוהיכם' ה, אני: מצריים(ויקרא כג. )ישראל, אל בני', מועדי ה

מאמרות חז”ל

• “Knowledge is all about linking people with data.” Ken Orr

• “Too many managers still believe that once the right technology is in place appropriate information sharing will follow.” Thomas Davenport

• “KM must be ridiculous to use" Carla O'dell , APQC

המוטיבציות

ידע הפך לנכס איתן•יתרונות לשיתוף מידע מקסימאלי•העובדים מתחלפים אך ערך העסק נשאר•השבחת המבנה הפנימי והחיצוני•הארגונים המובילים , יתרון תחרותי•

מאמצים זאת

חברות הפעילות בניהול ידעהחברות עם מחלקת נ"י%

Source: Network World )1997), Source: Network World )1997), Business Week )2000)Business Week )2000)

יתרונות מערכות לניהול ידע

גידול גידול ברווחיםברווחים

הקטנה הקטנה בהוצאותבהוצאות

י "הערכת השוק ליכולות נ•מתקדמות

רווחים גדולים יותר •מלקוחות קיימים

יותר מכירות מוצלבות•

פחות קידום מכירות•

קיטון בזמן החיפוש•

פתרון בעיות מהיר יותר•

הימנעות מכפילויות•

פחות מאמצים כפולים•

יי""ננ

טובטוב

Technology Centered

• Info. Technologists• info. and comp.

sciences, database, telecomm., analysis

• KM = objects• explicit knowledge

- easily encoded

People Centered• Org. Theorists• org. behavior,

group dynamics, HCI, psychology

• KM = process• tacit knowledge -

difficult to encode

?התמקדות באדם או במכונה

נתונים

כל אוסף לא אקראי של אותות•סימנים בכתב , צלילים, למשל מספרים–

יתדות

מידע

ערך המוסף העיקרי בפעילות ':הגדרה א•כלכלית

הפחתה באי ודאות': הגדרה ב•

נתונים שעובדו כך שיש להם ערך ': הגדרה ג•בקבלת החלטות

ידע

מידע שאומת בהקשר מסוים ויכול לשמש כבסיס •לפעולה

נתונים

מידע

ידע

אמת

חוכמה

אותות ותוויםהמציאות

The knowledge process parallels and enables business processes

Alignment with guiding principles, business drivers, and constraints ensures actions have real value

Knowledge is the human capacity )potential & actual ability) to take effective action in varied and uncertain situations.

Wisdom is a state of the human mind characterized by profound understanding and deep insight. It is often, but not necessarily, accompanied by extensive formal knowledge.

Meeker, Joseph, “What is Wisdom”, LANDSCAPE, Vol. 25, No. 1, Jan 1981.

Levels of knowledge

symbols

data

information

knowledge

Know-howactions

competence

competitiveness

+ syntax

+ meaning

+ context, experiencesexpectations

+ applied

+ willto do

+ adapted implementationto specific context

+ unique combination

Operational management

Strategic knowledge managementInformationmanagement

Creation of knowledge

Transfer ofknowledge

Training

Culture oflearning andmotivation

StrategicKnowledge based

positioning

Knowledge can take many forms…• Concepts, methodologies• Facts, beliefs, truths & laws• Know what, Know how, Know why• Judgments & expectations, insights• Relationships, leverage points• Intuition & feelings • Meaning and sense making

Good things about Knowledge• The foundation of the enterprise• Grows with use• Increases when shared• Primary source of value• Only solution to understanding

complexity

Bad things about Knowledge• Usually exists in the minds of

individuals• Hidden in some forgotten report• “Knowledge is Power” – encourages

Knowledge Hoarding• Leaves the organization with the

employee

מה שביניהם

נתוניםנתוניםעובדה או מספרעובדה או מספר, , תצפיתתצפית - -

מידעמידעהטמעה וסינתזה של נתוניםהטמעה וסינתזה של נתונים - -

ידעידעמידע היוצר ערךמידע היוצר ערך

הגדרת ניהול ידע

, לתפוס,ניהול ידע הוא היכולת ליצורלעשות שימוש חוזר וליישם ידע , להשתמש

לתהליכי חידוש שתוצאתם היא עמידה ביעדי הארגון

Knowledge Managementa useful definition

The systematic process of creating, maintaining and nurturing an organization to make the best use of knowledge to create business value and generate competitive advantage.

Knowledge Management

The discipline of creating, using, and conserving intellectual capital to achieve continuing success in a changing environment through critical review, improvement, organization, and application of people, process, content, and technology.

Intellectual Capital

Knowledge consisting of data, information, understanding, and knowhow used to make decisions and take action inherent in the people, processes, and technologies of an organization.

Definition of a Knowledge Worker

“A knowledge worker is someone whose job entails having really interesting conversations at work.”

David Weinberger

“The basic economic resource is no longer capital, nor natural resources, nor labor. It is and will be knowledge.”

Peter Drucker

KNOWLEDGE MANAGEMENT DEFINITIONS• Knowledge management is a business

model embracing knowledge as an organisational asset to drive sustainable business advantages. It is a management discipline that promotes an integrated approach to creating, identifying, evaluating, capturing, enhancing, sharing and applying a company’s intellectual capital

• “Knowledge Management is not a shrink-wrapped functional solution, it is a combination of technology, methodology, and corporate belief in the competitive advantages to be gained from KM“

KNOWLEDGE MANAGEMENT DEFINITIONS

• « Knowledge management means : to identify, manage, and valorise things that the organisation knows or could know: skills and experience of people, archives, documents, relations with clients, suppliers and other persons and materials contained in electronic databases » )Davenport, Prusak, 1998)

Knowledge Workers

• Dominant group of workers in the 21st century.

• Specialists with job-specific skills.• Have significant formal education or

formal training.• Are self-directed learners• Require multiple, continuous

learning opportunities to maintain their specialized knowledge

Major Areas of Knowledge Management

– Capturing knowledge– Storing knowledge– Creating knowledge– Distributing knowledge– Sharing knowledge– Using knowledge

• Transfer knowledge from the individual to the collective realm

Knowledge Technology (The hardware, software and the hype.)

–Knowledge repositories– Neural systems– Data-mining tools – Contact software– Intranets– Extranets– Water Cooler Technology

What does it take?

• 20% Right Technology

• 80% Cultural change– Behavior of the leaders– What type of learning is valued– Informal structure of the company– How are mistakes handled– What is rewarded and what is

punished– How is information shared

זרימת הידע בארגון

עיצוב תשתיותעיצוב תשתיות פיתוחפיתוח

שיתוףשיתוף איגודאיגוד

דיוןדיון לכידהלכידה

קריאהקריאה

סוגי הידע

Explicit מפורש•Tacit מרומז•

KM Modes of Knowledge Transfer• Explicit knowledge is definable and

objective; easily documented and transferred

KM Modes of Knowledge Transfer• Tacit knowledge lives in people’s

heads and their practices; used every day but you see it only when it’s used.

• “Know – how”• Most difficult and elusive

Tacit Knowledge and Explicit Knowledge• Explicit knowledge is the information

contained in documents, methodologies, experts and other sources, when it is retrieved in a context

• Tacit knowledge is the context that makes explicit knowledge relevant to a user in a role, by relating that explicit knowledge to a user’s mission or career agenda, including goals, actions, processes and options.

Explicit

Tacit

Hard to articulate

Hard to transfer

Hard to steal

High competitive advantage

Contributes to efficiency

Leads to competency Easier to replicate

Tacit Knowledge and Explicit Knowledge (..cont.)

What is knowledge ?Different cultural approaches ?

Occidental vs. Japanese approach ?• Europe concentrates on knowledge

valuation;• United States on the management of

explicit knowledge;Both result from the cartesian perspective of a differentiation between mind and body, subject and object, knowledge and the knowing person…

• The Japanese approach concentrates on the creation of knowledge,

• … in a perspective of unity of mind and body

• Occident puts the emphasis on explicit knowledge, Japan on implicit one.

Transformation of knowledge

• To be processed and managed, knowledge must be transformed:

• … from tacit to explicit;• … from individual to shared

)collective);• … from collective to organisational.

Transformation of knowledge… the knowledge potential…

Explicable?

Yes

No

Yes No

Explicated ?

Exploitedopportunity

Lostopportunity

Inappropriatelyexplicated

Appropriatelyunexplicated

Zack 1998

Transformation of knowledge… from tacit to explicit…

tacit

explicit

tacit explicit

Internalisation:Individual useof experience

Socialisation:Sharingexperience

Externalisation:Codificationdocumentation

Combination:Creation ofNew knowledge

From

To

Transformation of knowledgeThe knowledge creation spiral

Internalisation

Socialisation Externalisation

Combination

The knowledge logical flow

Create

IdentifyCollect Classify

Organise/store

Share/disseminateAccess

Use/exploit

Skyrme 1999

Phases in the knowledge management process

knowledge creation

knowledge validation

knowledge presentation

knowledge distribution

knowledge application

Bhatt, 2001

הון

Human Capital = Knowledge + Capabilities + Skill

Structural Capital = Everything that remains after the employees go home

Intellectual Capital = Human Capital + Structural Capital

Intellectual Capital = Market Value - Book Value )e.g. Microsoft’s MV = 15 * BV)

Assets Liability & S.H. Equity

CashAccounts ReceivableEquipmentProperty

Short-term Loans

Long-term Debt

S.H. Equity

Tan

gib

le

External Structure

Internal Structure

Competence

InvisibleShare Holder

Equity

Obligation

Inta

ng

ibl

e

Book

Valu

e Marke

t V

alu

e

המאזן הבלתי נראה

במבחן המציאות

תדמית• KM is primarily

technology centered:– Data

Warehousing – Data Mining – Intranets– Groupware

מציאות• KM is primarily a

people centered philosophy which necessarily involves and will promote the use of such technologies

• Internet / Intranet & Groupware• “Content” management systems• Objected oriented distributed

methods• E-Business/E-Commerce methods• Data Warehousing • Data Mining

מרכיבי טכנולוגיה עיקריים