ТЕМА 2. ТЕМА 2. ССистемы электронного истемы электронного

документооборота.документооборота.

ЛекцияЛекция 6 6..Концепция ЕСМ.Концепция ЕСМ.

Функциональные подсистемы СЭД.Функциональные подсистемы СЭД.

Расширение понятия СЭДРасширение понятия СЭД Перед современными системами управления Перед современными системами управления

документами ставится более широкий круг задач – документами ставится более широкий круг задач – автоматизация всех аспектов деятельности автоматизация всех аспектов деятельности организации, связанных с обработкой документов. организации, связанных с обработкой документов.

Понимание значимости массива накопленной информации как ценнейшего интеллектуального актива организации..

Переход от традиционной Переход от традиционной функционально-дивизионной модели управления предприятием к процессно-ориентированной.

Динамичность внешней среды. Динамичность внешней среды.

ECM = BPM + IDM

ECM ((Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management)) – – управление корпоративными управление корпоративными информационными ресурсамиинформационными ресурсами

BPM BPM ((Business Process ManagementBusiness Process Management)) – – управление бизнес-процессамиуправление бизнес-процессами

IDMIDM ( (Integrated DocumentIntegrated Document ManagementManagement) — ) — интегрированное управление документамиинтегрированное управление документами

Концепция ЕСМКонцепция ЕСМ ECM – ECM – это набор технологий, инструментов и

методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации.

Association for Information and Image ManagementAssociation for Information and Image Management

ECMECM – – это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов.

Gartner Group

Задачи ЕСМЗадачи ЕСМ

1.1. Поддержка полного жизненного цикла Поддержка полного жизненного цикла информации.информации.

2.2. Интеграция различных информационных Интеграция различных информационных систем на уровне информационных систем на уровне информационных потоков. потоков.

3.3. Управление неструктурированной Управление неструктурированной информацией в бизнес-процессах.информацией в бизнес-процессах.

Компоненты Компоненты ECMECM

1.1. Управление документамиУправление документами    ((Integrated Document Integrated Document Management (IDM)Management (IDM),, Document Management Document Management System System (DMS)(DMS)

экспорт/импорт документов, экспорт/импорт документов, контроль версий, контроль версий, хранение документов и их метаданных хранение документов и их метаданных разграничение доступаразграничение доступа ведение истории работы с документом. ведение истории работы с документом.

2.2. Управление образами документовУправление образами документов (Document (Document Imaging)Imaging)  

технология сканирования бумажных документов;технология сканирования бумажных документов; атрибутирование и индексирование документов;атрибутирование и индексирование документов; загрузка в репозитории документов. загрузка в репозитории документов.

Компоненты ECM

3.3. Управление записямиУправление записями ( (Records ManagementRecords Management ((RMRM)) поддержка полного жизненного цикла документа;поддержка полного жизненного цикла документа; долгосрочное архивирование;долгосрочное архивирование; автоматизация политик хранения;автоматизация политик хранения; обеспечение соответствия законодательным и обеспечение соответствия законодательным и

отраслевым нормам. отраслевым нормам.

4.4. Управление потоками работУправление потоками работ ( (Business Process Business Process ManagementManagement ( (BPMBPM)),, Workflow Workflow) ) 

поддержка бизнес-процессов;поддержка бизнес-процессов; передача контента по маршрутам;передача контента по маршрутам; назначение рабочих задач и состояний;назначение рабочих задач и состояний; создание журналов аудита. создание журналов аудита.

Компоненты Компоненты ECMECM5.5. Управление веб-контентомУправление веб-контентом ( (Web Content Web Content

ManagementManagement ( (WCM) )  автоматизация роли веб-мастера (процессы создания, автоматизация роли веб-мастера (процессы создания,

согласования, публикации и постоянного обновления согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах); информации на сайтах);

управление динамическим контентом и взаимодействием управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей. пользователей.

6.6. Управление мультимедиаконтентомУправление мультимедиаконтентом ( (Digital Digital Asset ManagementAsset Management (DAM)(DAM)  

управление графическими, видео- и аудиофайлами, управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, рекламными различными маркетинговыми материалами, рекламными роликами. роликами.

цель применения цель применения DAMDAM – извлечение организацией – извлечение организацией максимальной выгоды из использования цифровых максимальной выгоды из использования цифровых активов. активов.

Компоненты Компоненты ECMECM

7.7. Документо-ориентированное взаимодействие Документо-ориентированное взаимодействие ((CollaborateCollaborate))

организация коллективного использования контента в организация коллективного использования контента в трудно формализуемых, творческих процессах.трудно формализуемых, творческих процессах.

8.8. Управление знаниямиУправление знаниями ( (Knowledge Management Knowledge Management (КМ)(КМ)  

поддержка систем для накопления и доставки поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информациирелевантной для бизнеса информации

полнотекстовый поиск. полнотекстовый поиск. сквозной поиск по разнородным источникам сквозной поиск по разнородным источникам

информации. информации. автоматическая категоризация. автоматическая категоризация. визуализация информации. визуализация информации.

Основные функциональные подсистемы СЭД

подсистема формирования электронных подсистема формирования электронных документовдокументов

подсистема организации массового ввода подсистема организации массового ввода документовдокументов

подсистема хранения и поиска документовподсистема хранения и поиска документов подсистема маршрутизации и контроля подсистема маршрутизации и контроля

исполнения документов исполнения документов

Подсистема формирования Подсистема формирования электронных документовэлектронных документов

Электронная форма документаЭлектронная форма документа – это – это страница с пустыми полями, оставленными страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. для заполнения пользователем.

Под электронной формой документа Под электронной формой документа понимается не изображение бумажного понимается не изображение бумажного документа, а технология работы с документа, а технология работы с формами, где бумажная форма появляется формами, где бумажная форма появляется только по требованию в качестве копии только по требованию в качестве копии электронной. электронной.

Типы форм, используемых в СЭД

1.1. Формы, предназначенные для сбора Формы, предназначенные для сбора информации и ее последующей статистической информации и ее последующей статистической обработки (извлечение информации из обработки (извлечение информации из бумажных форм – выборы, ЕГЭ и т.д.). бумажных форм – выборы, ЕГЭ и т.д.).

2.2. Формы, предназначенные для сбора Формы, предназначенные для сбора информации, требующие процедуры информации, требующие процедуры ознакомления и подтверждения (заказы на ознакомления и подтверждения (заказы на покупку, счета, отчеты о командировках). покупку, счета, отчеты о командировках).

3.3. Формы, размещенные на Формы, размещенные на Web-Web-сайтах для сайтах для использования удаленными пользователями использования удаленными пользователями (регистрация клиентов, заказ продукции). (регистрация клиентов, заказ продукции).

Состав формы ЭДСостав формы ЭД Поля с Поля с постоянными реквизитамипостоянными реквизитами, не изменяющимися , не изменяющимися

среди экземпляров документа одного типа (наименование среди экземпляров документа одного типа (наименование предприятия). предприятия).

Поля с Поля с переменными реквизитамипеременными реквизитами, значения которых , значения которых могут заполняться либо вручную, либо автоматически. могут заполняться либо вручную, либо автоматически.

Автоматически заполняемые поля: Автоматически заполняемые поля: вычисляемые поля с помощью подключения стандартных вычисляемые поля с помощью подключения стандартных

статистических, математических, логических, финансовых функций статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, или макросов,

автоматически заполняемые поля из БД или справочников. автоматически заполняемые поля из БД или справочников. Управляющие кнопкиУправляющие кнопки, предназначенные для , предназначенные для

инициирования более сложных вычислений или отправки инициирования более сложных вычислений или отправки документа по маршруту.документа по маршруту.

Поля для отметокПоля для отметок, которые ставятся в документе в , которые ставятся в документе в процессе его просмотра.процессе его просмотра.

Поля с электронными подписямиПоля с электронными подписями..

Проектирование экранных форм Проектирование экранных форм

Проектирование форм ЭДПроектирование форм ЭД

1.1. Проектирование структуры (внешнего вида) Проектирование структуры (внешнего вида) формы ЭД.формы ЭД.

2.2. Проектирование содержания формы ЭД Проектирование содержания формы ЭД (определение перечня элементов).(определение перечня элементов).

3.3. Определение последовательности форм ЭД. Определение последовательности форм ЭД.

4.4. Установление связей между формами ЭД.Установление связей между формами ЭД.

5.5. Апробация форм ЭД и их заполнение.Апробация форм ЭД и их заполнение.

Пример формы ЭДПример формы ЭД

Пример заполненного документаПример заполненного документа

Подсистема организации массового Подсистема организации массового ввода документовввода документов

1.1. Персональный ввод бумажных Персональный ввод бумажных документов.документов.

Ввод небольшого количества разнотипных Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов с помощью планшетных бумажных документов с помощью планшетных или персональных сканеров. или персональных сканеров.

Ручная индексация путем заполнения карточки Ручная индексация путем заполнения карточки документа. документа.

2.2. Массовый (поточный) ввод бумажных Массовый (поточный) ввод бумажных документов. документов.

Ввод большого количества однотипных Ввод большого количества однотипных бумажных документов. бумажных документов.

Автоматическая индексация.Автоматическая индексация.

Задачи системы массового вводаЗадачи системы массового ввода Извлечение данных из бумажных документов без Извлечение данных из бумажных документов без

сохранения их образовсохранения их образов Извлечение данных из бумажных документов с Извлечение данных из бумажных документов с

сохранением их образовсохранением их образов В случае использования структурированных данных В случае использования структурированных данных

для организации хранения и поиска изображений для организации хранения и поиска изображений применяется атрибутивная индексацияприменяется атрибутивная индексация

В случае использования неструктурированных данных В случае использования неструктурированных данных применяется полнотекстовая индексацияприменяется полнотекстовая индексация

Извлечение данных из бумажных документов с Извлечение данных из бумажных документов с частичным сохранением их образов (наиболее частичным сохранением их образов (наиболее значимой части документа)значимой части документа)

Подготовительный этап обработки документа

1.1. Подготовка документов для сканирования:Подготовка документов для сканирования: вскрытие конвертов, удаление скрепок или других вскрытие конвертов, удаление скрепок или других

предметов, мешающих сканированию;предметов, мешающих сканированию; определение состава документов, подлежащих определение состава документов, подлежащих

сканированию;сканированию; выбор конкретных областей в каждом документе для выбор конкретных областей в каждом документе для

сканирования;сканирования; определение технологической цепочки движения определение технологической цепочки движения

документа по рабочим местам;документа по рабочим местам; формирование пакетов документов для сканирования;формирование пакетов документов для сканирования; выписка ярлыков на каждый пакет документов с выписка ярлыков на каждый пакет документов с

указанием кода документа и количества документов указанием кода документа и количества документов каждого типа в пакете.каждого типа в пакете.

2.2. Настройка системы на конкретную форму и модель Настройка системы на конкретную форму и модель ввода документа предполагает описание полей ввода документа предполагает описание полей документа и модели его ввода в базу данных.документа и модели его ввода в базу данных.

Настройка системы на форму ЭДНастройка системы на форму ЭД

Форма ЭД – набор полей.Форма ЭД – набор полей. Каждое поле описывается в двух аспектах: Каждое поле описывается в двух аспектах:

визуально и содержательно. визуально и содержательно. Визуально каждое поле должно быть явно Визуально каждое поле должно быть явно

обособлено. обособлено. СодержательнаяСодержательная часть характеризуется часть характеризуется

назначением поля, словарным и назначением поля, словарным и алфавитным составом, а также законами алфавитным составом, а также законами построения текста построения текста

Настройка системы на модель вводаНастройка системы на модель ввода

1.1. Ввод ключевых словВвод ключевых слов. Ключевые слова будут . Ключевые слова будут использоваться в качестве индексов для использоваться в качестве индексов для конкретного изображения.конкретного изображения.

2.2. Ввод всего текста документаВвод всего текста документа. Производится . Производится ввод всех слов документа для возможности ввод всех слов документа для возможности осуществления полнотекстового поиска.осуществления полнотекстового поиска.

3.3. Формо-ориентированный ввод данныхФормо-ориентированный ввод данных. . Применяется для ввода данных из форм Применяется для ввода данных из форм стандартных, однотипных документов. Атрибуты стандартных, однотипных документов. Атрибуты документа используются для составления индекса документа используются для составления индекса документа для его поиска и хранения.документа для его поиска и хранения.

Основной этап ввода документовОсновной этап ввода документов

1.1. СканированиеСканирование2.2. Предварительная обработка изображенийПредварительная обработка изображений

Улучшение читаемости изображенияУлучшение читаемости изображения Повышение точности распознавания.Повышение точности распознавания. Уменьшение размера изображенияУменьшение размера изображения

3.3. Сегментация (нахождение полей) и Сегментация (нахождение полей) и распознаваниераспознавание

4.4. Контроль качества распознавания и Контроль качества распознавания и редактированиередактирование

5.5. Индексирование документа и загрузка.Индексирование документа и загрузка.

Технологии распознаванияТехнологии распознавания OCR OCR ((Optical Character RecognitionOptical Character Recognition) – ) –

технология оптического распознавания технология оптического распознавания печатных символов;печатных символов;

ICR ICR ((Intelligent Character RecognitionIntelligent Character Recognition) – ) – распознавание раздельных печатных распознавание раздельных печатных символов, написанных от руки;символов, написанных от руки;

OMR OMR ((Optical Mark RecognitionOptical Mark Recognition) – ) – распознавание отметок;распознавание отметок;

Стилизованные цифры Стилизованные цифры – распознавание – распознавание рукописных цифр, написанных от рукирукописных цифр, написанных от рукипо шаблону.по шаблону.

Требования к системам массового ввода тип обрабатываемых документов и вид тип обрабатываемых документов и вид

содержащихся в них данных;содержащихся в них данных; точность распознавания;точность распознавания; наличие эффективной системы редактирования;наличие эффективной системы редактирования; настраиваемость системы на требования заказчика;настраиваемость системы на требования заказчика; способность системы адаптироваться к способность системы адаптироваться к

изменяющимся внешним условиям без изменяющимся внешним условиям без программирования;программирования;

наличие поддержки сканеров различных типов;наличие поддержки сканеров различных типов; наличие редактора форм;наличие редактора форм; наличие редактора схем обработки документов;наличие редактора схем обработки документов; наличие редактора схем экспорта в базу данных для наличие редактора схем экспорта в базу данных для

хранения или в другие бизнес-приложения для хранения или в другие бизнес-приложения для обработки.обработки.