Методические материалы (2006) Апрель

СОДЕРЖАНИЕ

Конспект курса

1. Концепция типового решения 6

1.1. Виды учета 10

1.2. Модель предприятия 11

1.3. Стартовые настройки информационной системы 13

1.4. Сервисные механизмы 16

2. Общие принципы работы с конфигурацией 19

2.1. Режим проведения документов 19

2.2. Принципы регистрации и хранения информации о хозяйственных операциях 20

3. Базовые принципы подсистемы «Управление запасами» 22

3.1. Концепция подсистемы... .....22

3.2. Нормативно-справочная информация 25

3.3. Общие принципы учета товарно-материальных ценностей 34

3.4. Общие принципы работы с товарными документами 37

4. Ценообразование 44

4.1. Концепция подсистемы 44

4.2. Цены предприятия 45

4.3. Скидки и наценки предприятия 51

4.4. Цены контрагентов 55

4.5. Сравнительный анализ цен 56

4.6. Протокол согласования цен 58

5. Поступление товарно-материальных ценностей 59

5.1. Отражение хозяйственных операций оприходования ТМЦ 59

5.2. Документооборот по учету оприходования ТМЦ от внешних контрагентов 66

6. Выбытие товарно-материальных ценностей 72

6.1. Отражение хозяйственных операций выбытия ТМЦ 72

6.2. Документооборот по учету выбытия ТМЦ внешним контрагентам 77

7. Складской учет товарно-материальных ценностей 80

7.1. Отражение хозяйственных операций, связанных со складским учетом товаров 80

7.2. Документооборот складского учета ТМЦ 90

8. Учет тары 97

8.1. Отражение хозяйственных операций старой 97

8.2. Специализированные средства для работы с возвратной тарой 101

9. Комиссионная торговля 103

9.1. Отражение хозяйственных операций приема товаров на комиссию 103

9.2. Отражение хозяйственных операций передачи товаров на комиссию 110

9.3. Отчетность подсистемы 115

10. Розничная торговля 118

10.1. Отражение хозяйственных операций розничной торговли 118

10.2. Розничный документооборот 125

10.3. Настройка торгового оборудования 130

10.4. Интерфейс кассира 130

11. Отчетность подсистемы «Управление запасами»... 132

11.2. Учет закупок и продаж 134

11.3. Автоматическое формирование документов покупателям 139

12. Управление взаиморасчетами *. 142



12.3. Принципы учета взаиморасчетов в управленческом учете 153

12.4. Отражение хозяйственных операций, изменяющих взаиморасчеты с контрагентами 154


13. Управление денежными средствами 165



13.3. Оперативный учет денежных средств 168

13.4. Отчетность подсистемы 187 14. Управление товарными заказами '. 189


14.2. Операции с заказами покупателей 190

14.3. Операции с заказами поставщикам , 194

14.4. Учет внутренних заказов 195

14.5. Резервирование и размещение товаров 196

14.6. Прочие операции с заказами ....202

14.7. Документооборот подсистемы 204


15. Прогнозирование денежных средств 214

15.1. Прогнозирование движений и остатков денежных средств 214

15.2. Планирование поступлений денежных средств 215

15.3. Планирование расходования денежных средств. Обеспечение заявок с помощью резервирования и размещения 216

15.4. Документооборот подсистемы 219 15.5. Отчетность подсистемы 223

16. Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами , . 225 16.1 Отражение хозяйственных операций с подотчетными лицами 16.2. Документ «Авансовый отчет»

16.3. Отчетность подсистемы 227 17. Учет затрат

17.1. Концепция подсистемы

17.2. Отражение хозяйственных операций по накоплению затрат предприятия..........................................................................233

17.3. Отчетность подсистемы .................................................................................................................................................................236

18. Налоговый учет..........................................................................................................................................................237 18.1 Нормативно-справочная информация ..........................................................................................................................................237

18.2 Учет НДС........................................................................................................................................................................................239

18.3. Учет единого налога 250

19. Управление отношениями с покупателями и поставщиками 251

19.1. концепция подсистемы 2 5 1

19.2. Управление контактами 252

19.3. Анализ отношений с покупателями 264

19.4. Документооборот подсистемы 269


19.6. Анализ работы менеджеров 273

19.7. Управление отношениями с поставщиками 275

20. Планирование продаж и закупок 278

20.1. Теоретические аспекты 278


20.3. Классификация планов 279

20.4. Нормативно-справочная информация и аналитические разрезы планирования 282

20.5. Ввод плановых данных 284

20.6. Регистрация плановых данных 291

20.7. Отчетность подсистемы,., , , ,„„„„, , . , ,„ , . , . 292

21. Объемно-календарное планирование закупок. .295

21.1. Общая последовательность планирования закупок 295

21.2. Формирование потребностей в товарах, скорректированных с учетом складских остатков 295

21.3. Удовлетворение потребностей за счет заказов поставщикам 297

21.4. Документ «Формирование потребностей» 301

21.5. Отчет «Анализ потребностей в номенклатуре» 301 2

21.6. Планирование закупок по «точке заказа» 302

22. Сводные отчеты 305

22.1. Рапорт руководителю 305

22.2. Структура оборотных средств 306

Практикум

1. Рассматриваемые темы и исходные данные 309

2. Практическое задание №1 (Основное) 310

2.1. Заполнение стартовых настроек и ввод первичной нормативно-справочной информации 310

2.2. Ценообразование 315

2.3. Отражение фактических хозяйственных операций с поставщиками и покупателями 317

3. Практическое задание №1 (Дополнительное) 322

3.1. Отражение операций складского учета 322

3.2. Отражение операций реализации со скидками 326


4.1. Управление взаиморасчетами и денежными средствами 330

4.2. Управление товарными заказами 331


5.1. Управление взаиморасчетами и денежными средствами 342

5.2. Управление товарными заказами 344


6.1. Учет операций розничной торговли и внутренних товарных заказов 346

6.2. Отражение операций комиссионной торговли (учет товаров, принятых на комиссию) 353

6.3. Отражение операций по учету затрат и операций с подотчетными лицами 355


7.1. Налоговый учет 358

7.2. Отражение операций по учету затрат и операций с подотчетными лицами 361

7.3. Отражение операций комиссионной торговли (учет товаров, отданных на реализацию комиссионеру) 362


8.1. Планирование продаж 366

8.2. Планирование закупок 370

8.3. Формирование заказов поставщикам 373


9.1. Управление отношениями с покупателями и поставщиками 377

9.2. Планирование закупок по «точке заказа» 380

Назначение пособия Данное пособие является раздаточным материалом (полным конспектом) для обеспечения работы слушате

ля на курсе «Использование прикладного решения «1С:Управление торговлей для Украины».

Цели курса Целями данного курса являются: • изучение слушателями главных функциональных возможностей типовой конфигурации «1С:Предприятие

8.0. Управление торговлей для Украины»; • приобретение слушателями целостного и правильного понимания базовых принципов функционирования

и взаимосвязи элементов функционала типовой конфигурации «1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей для Украины»;

• приобретение слушателями целостного и правильного понимания методик и особенностей использования типовой конфигурации «1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей для Украины» как инструмента для решения задач управленческого учета и планирования хозяйственной деятельности хозрасчетных предприятий;

• приобретение и закрепление слушателями навыков работы с функционалом типовой конфигурации «1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей для Украины».

Материал, рассматриваемый в рамках данного курса, призван помочь в подготовке к сдаче экзамена «1С:Профессионал» по программе «1С:Управление торговлей для Украины».

Требования к слушателям Каждый специалист, планирующий пройти обучение на данном курсе, должен: • обладать знаниями в предметных областях учета деятельности торговых предприятий; • владеть информационными технологиями на уровне опытного пользователя персонального компьютера; • владеть базовыми принципами работы с прикладными решениями на основе программного комплекса

«1С:Предприятие 8.0».

Дополнительные источники Следует учитывать, что данный курс и методическое пособие не заменяют документацию к программе, в

связи с чем, в курсе рассматриваются только те особенности работы с программой «1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей для Украины», которые связаны непосредственно с ведением учета и планированием. Для подготовки к тестированию «1С:Профессионал» по «1С:Управление торговлей для Украины» следует также изучить следующие материалы:

• 1С:Предприятие 8.0. Руководство пользователя. • 1С:Предприятие 8.0. Конфигурация «Управление торговлей для Украины». Руководство по ведению уче

та.

В качестве дополнительных источников получения информации о прикладном решении и рекомендациях работы с ним можно использовать:

• диски информационно-технологического сопровождения (ИТС); • сайт фирмы «1С»: www.v8.1c.ru.

http://www.v8.lc.rLi

КОНСПЕКТ КУРСА

i . Концепция типового решения Конфигурация «Управление торговлей для Украины» системы программ «1С:Предприятие 8.0» является ти

повым прикладным решением, позволяющим комплексно автоматизировать решение задач оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечив тем самым эффективное управление современным торговым предприятием. Конфигурация предназначена для автоматизации учета в организациях, занимающихся оптово-розничной торговлей. Конфигурация позволяет вести оперативный учет и управление не только торговыми, но и складскими и финансовыми операциями.

Конфигурация предоставляет информацию о состоянии управления предприятием с необходимым уровнем детализации руководителю предприятия и руководителям подразделений для обеспечения возможности принятия правильных управленческих решений.

Предметная область, автоматизируемая конфигурацией «Управление торговлей для Украины», может быть представлена в виде следующей схемы:

Конфигурация автоматизирует следующие направления торговой деятельности: • управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю); • управление поставками; • планирование продаж и закупок; • управление складскими запасами; « управление заказами покупателей; • управление денежными средствами;

• учет и анализ коммерческих затрат; • формирование налоговых документов и отчетов; • управление отношениями с клиентами и поставщиками; • анализ товарооборота предприятия; • анализ цен и управление ценовой политикой;

• • мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

Конфигурация поддерживает оформление практически всех первичных документов торгового учета, в том числе и документов движения денежных средств. С помощью документов учитывается оперативная информация при совершении хозяйственных операций. На основе этой информации производится реализация управленческих функций.

Конфигурация «Управление торговлей для Украины» предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости конфигурация способна выполнять функции учета от ведения списков объектов учета и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

В конфигурации ведется управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени организаций, входящих в холдинг. Средством регистрации хозяйственной операции является документ.

6

«Управление торговлей для Украины» представляет собой цельную информационную структуру, логически разделенную по подсистемам. Предусмотрена возможность скрыть от пользователя ненужные ему подробности и функциональные возможности при обеспечении доступа к общим объектам подсистем и единой нормативной системе. Конфигурация предусматривает модульное внедрение. Каждая подсистема учета предусматривает свое рабочее место (АРМ). Для пользователя каждая подсистема выглядит самодостаточной и независимой от других подсистем.

Зависимость подсистем друг от друга иерархическая. Подсистемы первого уровня можно внедрять независимо друг от друга, с чистого листа. Подсистемы второго уровня требуют для своего внедрения уже работающих на предприятии подсистем первого уровня и так далее. Таким образом, обеспечивается возможность поэтапного внедрения конфигурации. Для облегчения понимания состава и взаимосвязи подсистем типового решения можно использовать представленную ниже схему:

При этом подсистемы работают в едином информационном пространстве (информационной базе) и с точки зрения конфигурации неотделимы друг от друга. В конфигурации не предполагается решать задачи бухгалтерского и налогового учета. Предусмотрена возможность выгрузки данных на уровне первичных документов в конфигурацию, в которой ведется бухгалтерский учет. При выгрузке предусмотрена возможность отбора первичных документов в соответствии с установленной в документе организацией и соответствующим признаками регламентированного учета (Бухгалтерский учет и Налоговый учет).

Кратко опишем основные функциональные возможности каждой подсистемы, из которых состоит прикладное решение.

Управление запасами. Подсистема позволяет вводить оперативную информацию о следующих операциях с товарами:

• закупки товаров: о закупка у поставщика:

• на территории Украины, • по импорту,

о закупка через подотчетное лицо, о отражение дополнительных расходов по приобретению товаров:

• в том числе таможенные расходы • внутреннего складского учета:

о инвентаризация по складу и действия по ее результатам: о оприходование излишков, о списание порчи и недостач, о использование ТМЦ на хозяйственную деятельность предприятия, о передача товаров между складами, о формирование товарных комплектов, о корректировка учетных аналитических параметров товаров,

• реализации товаров, • возвратных операций:

о поставщику,

7

о от покупателя.

Подсистема позволяет выделить операции по учету возвратной тары, как полученной от поставщиков, так и переданной покупателям. Кроме того, можно фиксировать и контролировать лимиты возвратной тары.

В подсистеме ведется оперативный количественный учет. Информация о стоимости товаров на складах в системе хранится в разрезе партий. Партия является источником информации о документе, образовавшим партию, о контрагенте, при взаимодействии с которым образовалась партия, о договоре, по которому производится взаиморасчеты, связанные с партией, цене номенклатуры и так далее. Подсистема стоимостного учета товаров:

• представляет подробную стоимостную оценку запасов товаров;

• при списании товаров предоставляет стоимостную оценку перемещаемого количества номенклатуры (LIFO, FIFO, по средней).

Возможность ведения учета стоимости партий товаров в разрезе складов позволяет получать информацию о стоимости товаров отдельно по каждому складу, что удобно использовать для целей инвентаризации и оценки стоимости товаров, закрепленной за каждым материально-ответственным лицом.

Организация складского учета с использованием товарных ордеров позволяет в различные моменты времени фиксировать в автоматизированной системе движения товаров в количественном измерении и отражение этих движений в суммовом выражении.

Ценообразование. Система ценообразования является набором механизмов, позволяющих выполнять: • формирование цен товаров при продажах; • хранение информации о ценах конкурентов и поставщиков; • автоматическое обновление закупочных цен; • сравнение цен предприятия и цен контрагентов;

• формирование прайс-листа с отпускными ценами; • применение скидок и наценок при формировании документов продажи:

о ручных; о автоматических; о по дисконтным картам.

Независимо от того, о каких ценах идет речь -закупки, продажи, ценах конкурентов, плановой себестоимости номенклатуры - цены связываются с объектом номенклатуры и могут быть связаны с контрагентами. Все цены хранятся с классификацией по типам цен.

Комиссионная торговля. Подсистема предназначена для автоматизации торговли товарами комитента и учета товаров, отданных на реализацию комиссионеру. Кроме того, подсистема позволяет отражать операции:

• Передачи комиссионного товара в субкомиссию; • Переоценки комиссионных товаров, принятых или отданных; • Инвентаризации товаров, отданных на комиссию.

Управление розничной торговлей. Подсистема предназначена для ведения оперативного учета в подразделениях предприятия, занимающихся розничной торговлей. В подсистеме оформляется:

• поступление товаров на розничные точки предприятия, • передача товаров между розничными точками и оптовыми складами, • операции внутреннего товарного учета на розничных точках:

о инвентаризация, о переоценка, о списание порчи и недостач, о оприходование излишков,

• реализация в рознице, • возврат в розницу, • учет розничной выручки в разрезе касс ККМ.

Подсистема позволяет автоматизировать розничные магазины, ведущие и не ведущие в течение периода оперативный количественный учет по позициям номенклатуры. Подсистема также позволяет вести учет на удаленных розничных точках.

Реализована возможность подключения торгового оборудования: сканеры, терминалы сбора данных, дисплеи покупателя, электронные весы и др. Система позволяет производить оценку стоимостных запасов в розничных ценах, сравнивать объемы и прибыльность продаж различных торговых точек, контролировать правильность поступления выручки.

Управление товарными заказами. Подсистема управления* заказами содержит средства анализа заказов, призвана оказывать поддержку в принятии управленческих решений при взаимодействии с клиентами и помогать выявлять узкие места в обеспечении товарами для ведения торговой деятельности предприятия. Подсистема позволяет:

• фиксировать внешние и внутренние товарные заказы, • гарантировать обеспечение заказов за счет резервирования:

о складских остатков, о ожидаемых поступлений,

8

• хранить историю корректировок заказов, • закрывать невыполненные заказы и анализировать причины закрытия.

Управление денежными средствами. Подсистема управления денежными средствами выполняет две основные функции:

• оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и кассах;

• управление намерениями по поступлению или расходованию денежных средств предприятия.

Подсистема позволяет: • вести регистрацию документов по учету денежных средств, • регистрировать отдельно моменты создания первичного документа и фактического движения денежных

средств, • учитывать намерения об изменении состояния денежных средств, • связывать факты изменения состояния денежных средств с намерениями, зафиксированными ранее, • учитывать связь подсистемы учета денежных средств с подсистемой взаиморасчетов.

Управление взаиморасчетами. Подсистема полностью удовлетворяет требованиям, предъявляемым к учету взаиморасчетов:

• фиксация момента возникновения задолженности между контрагентом и предприятием, сумм и причин возникновения задолженности,

• варианты гибких схем ведения взаиморасчетов: о по долгосрочным договорам, о по отдельным счетам (заказам), о по разовым операциям оплаты-отгрузки,

• анализ итогового состояния задолженности на любой момент времени.

Подсистема позволяет получать данные, как о фактических взаиморасчетах по проведенным сделкам, так и прогнозную оценку состояния взаиморасчетов по планируемым сделкам.

Управление затратами. Подсистема предоставляет аналитические и оперативные данные о затратах, связанных с ведением торговой деятельности предприятия. Предусмотрено фиксирование:

• услуг, полученных от сторонних организаций, но не относящихся на себестоимость купленных товаров,

• затрат, связанных с подотчетными лицами, например, командировочные расходы, • материальных (товарных) затрат на внутренние нужды или на внешние операции, • любых прочих затрат, причем есть возможность отнести их:

о на выполнение конкретных заказов, о на подразделение предприятия, о на товар или товарную группу и т.д.

Налоговый учет. В конфигурации реализован учет следующих налогов: • НДС:

о Регистрация налоговых документов, о Формирование реестра налоговых накладных, о Анализ полноты и правильности входящих и исходящих налоговых документов,

• Единого налога: о Регистрация доходов и расходов в соответствии со статьями единого налога, которые выбираются в

платёжных документах, о Формирование книги доходов и расходов для единоналожников.

Управление отношениями с покупателями и поставщиками. Подсистема предназначена для оперативного и аналитического учета взаимоотношений с поставщиками и клиентами. Предусмотрено хранение контактной информации о клиентах, контактных лицах контрагентов, территориях. В базе хранится вся история взаимоотношений с клиентами - планируемые и фактические сделки, встречи, письма, разговоры, индивидуальная информация и дни рождения контактных лиц.

Подсистема помогает пользователям оперативно принимать решения о дальнейших шагах во взаимоотношениях с клиентами. Предусмотрена возможность классификации покупателей по различным признакам. В конфигурации реализован механизм анкетирования и возможность массовой почтовой рассылки посредством электронной почты. Подсистема предоставляет информацию для анализа и оценки работы менеджеров с клиентами. Дает возможность планировать и контролировать рабочее время менеджеров с помощью календаря пользователя.

Подсистема решает задачи выбора оптимального поставщика товаров по заданным пользователем параметрам, по истории взаимоотношений с поставщиками. Помогает в создании календарного плана закупок с указанием ответственных, оформлении заказов поставщикам. Позволяет следить за ходом выполнения заказов поставщикам.

Планирование продаж и закупок. Подсистема планирования объединяет в себе два направления (виды планирования):

• планирование продаж;

• планирование закупок.

Несмотря на то, что технология планирования для этих направлений разная, различны требования и ограничения, сама концепция планирования, общие подходы и механизмы для них едины.

9

В рамках этой концепции все планы (продаж и закупок) можно формально разделить на: • укрупненные,

• уточненные (детализированные).

Эти категории планов различаются по:

• объектам планирования; • горизонту планирования.

Подсистемы планирования продаж и закупок позволяют фиксировать различные варианты оценок ожидаемых объемов продаж и закупок с различной детализацией, производить преобразования и генерацию данных на основании существующей информации, быструю оценку исполнимости планов, план-фактный анализ.

Объемно-календарное планирование закупок. Подсистема предоставляет возможность по выбранным источникам спроса (планы, заказы) определить требуемый объем товаров на конкретную дату. Потребности регистрируются в привязке к датам, на которую они должны быть удовлетворены. При этом сформированный список потребностей может быть удовлетворен за счет складских остатков и заказов поставщику (уже сформированных или новых).

Специализированный механизм позволяет менеджеру по закупкам проанализировать варианты обеспечения и скорректировать или создать новые заказы поставщикам. При этом подбор поставщиков может выполняться подсистемой по некоторым заданным критериям (надежность, срок доставки, цены и т.д.).

1.1. Виды учета Механизмы автоматизации конфигурации разработаны для двух видов учета: • управленческий учет и планирование; • регламентированный учет (бухгалтерский, налоговый).

Управленческий учет ведется в рамках всего предприятия в целом, регламентированный учет - в рамках каждого отдельного юридического лица предприятия.

Управленческий учет - это система информационной поддержки управления предприятием. Он ведется по самостоятельно разработанным правилам и предоставляет информацию, необходимую для управления бизнес-процессами. Эта информация предназначена только для внутреннего использования. Основная цель управленческого учета - помочь руководителю оперативно принимать правильные решения. Данные управленческого учета документально подтверждаются теми же первичными документами, которые лежат в основе регламентированного учета.

Управленческой отчетностью также могут пользоваться внешние заинтересованные стороны: партнеры по бизнесу, инвесторы. Для предприятий холдинговой структуры в конфигурации ведется сквозной управленческий учет по всем организациям, входящим в холдинг. Таким образом, для задач управления предприятие выступает единым целым.

Принципы ведения регламентированного учета определены внешними законами. Регламентированный учет ведется раздельно для каждой организации, входящей в предприятие. В рамках конфигурации признак отражения операций в регламентированном учете, в основном, устанавливается лишь для целей дальнейшей выгрузки данных в базу, где ведется бухгалтерский учет. Никаких движений по бухгалтерскому учету не производится, а для налогового учета накапливается информация лишь об НДС и едином налоге. Эти данные используются для формирования специальных отчетов и налоговых форм,

10

Многие документы позволяют отразить хозяйственные операции в разных видах учета одновременно. Для указания видов учета, в которых отражаются операции, в форме документа имеются флажки принадлежности к видам учета: управленческому, бухгалтерскому, налоговому. Если данные не будут выгружаться в базу, где ведется бухгалтерский учет, то флаг «Отразить в бух.учете» устанавливать необязательно. Но во многих документах нельзя установить флаг «Отразить в налоговом учете» без «бухгалтерского» флажка. Поэтому, если предприятию требуется регистрировать налоговые документы по НДС и учитывать ожидаемый и подтвержденный НДС, то документы нужно будет отражать во всех видах учета.

С целью организации сквозной нумерации документов каждой организации назначается префикс, который подставляется в номер документа, выписанного от лица этой организации. Таким образом, по номеру документа можно определить, от какой организации он выписан.

Для каждого вида документов в организации ведется последовательная нумерация документов. При смене организации в документе меняется префикс и значение номера документа. Будет взято следующее значение номера из номеров существующих документов данного вида для новой организации.

Объекты конфигурации логически делятся по подсистемам. Такое деление позволяет: • распределять объекты по функциональной принадлежности; • легче ориентироваться в конфигурации при ее модификации; • ответственно вносить изменения в конфигурацию.

Подсистемы работают в едином информационном пространстве и с точки зрения конфигурации неотделимы друг от друга.

С точки зрения организации структуры метаданных каждый объект может быть использован для ведения управленческого и/или регламентированного учета:

• Если функциональные объекты представлены в конфигурации двумя объектами метаданных, то один из них предназначен для работы с управленческой информацией, другой для регламентированного учета. При этом объект регламентированного учета имеет в конце имени слово Организаций. Пример: регистр сведений «Ответственные лица организаций»;

• Объекты, которые едины в управленческом и регламентированном учете. Пример: справочник номенклатуры, справочник складов;

» Объекты, используемые только в одном из видов учета. Пример: справочник контактных лиц контрагентов.

1.2. Модель предприятия Для отражения хозяйственных операций в учете нужно указать: • юридическое лицо, на балансе которого отражается операция и выписывается первичный документ, • подразделение, по которому отражаются хозяйственные операции, • сотрудника предприятия, участвующего в оформлении операции и т.д.

11

Иногда при анализе данных взаиморасчетов организации с контрагентами возникает задача определения того, является ли контрагент внешним или организацией, входящей в предприятие. Такое сопоставление позволяет выявить внутренние финансовые обороты между организациями предприятия. В качестве контрагента может выступить сотрудник предприятия, например, при покупке сотрудником товаров у предприятия.

В системе реализован механизм учета таких ситуаций. Можно зафиксировать список контрагентов, которые являются либо сотрудниками предприятия, либо организациями, входящими в предприятие.

Такая информация фиксируется пользователем вручную в специальном хранилище информации - регистре сведений «Собственные контрагенты» (по кнопке «Перейти» в командной панели справочника «Контрагенты»), Эти данные могут использоваться обработкой «Пакетный ввод документов» для автоматизации выписки документов передачи товаров между собственными организациями (расход по одной организации и приход по другой).

1.2.1. Организации Справочник «Организации» содержит записи о юридических и физических лицах, состоящих в структуре

предприятия. От имени организации оформляются документы, ведется регламентированный учет.

В справочнике хранятся постоянные сведения о собственных организациях, входящих в состав предприятия.

В реквизите «Префикс» определяется префикс, который является обязательной составной частью номеров документов, выписанных от лица данной организации.

На закладках «Ответственные лица» и «Контактная информация» можно ввести данные об ответственных лицах организации (бухгалтер, директор), указать контактную информацию организации (адреса, телефоны).

1.2.2. Подразделения предприятия Организация списка подразделений предприятия

(структуры) выполняется в справочнике «Подразделения». В справочнике хранится список подразделений для управленческого учета. Подразделение - один из основных разрезов учета в управленческом учете.

1.2.3. Работники предприятия Справочник «Физические лица» предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, яв

ляющихся работниками предприятия.

12

В справочнике можно объединять физических лиц в произвольные группы и подгруппы, например, по сор т а м различных отделов. Кроме того, в справочнике «Физические лица» предусмотрена возможность разделения физических лиц по определенным свойствам и категориям. Свойства и категории - это дополнимте признаки, которые могут быть присвоены физическим лицам для проведения дополнительного анализавотчетах.

1.3. Стартовые настройки информационной системы Стартовые настройки информационной системы условно можно разделить на две части: • настройку параметров учета и учетных политик; • настройку прав и параметров пользователей.

13

1.3.1. Настройка учета Настройки параметров учетной политики осуществляется путем внесения информации в ряд регистров све

дений. Доступ к ним осуществляется через пункт меню «Сервис -> Настройки учета».

По команде «Настройка параметров учета» можно определить следующие параметры:

• Валюту регламентированного учета; • Валюту управленческого учета; • Единицу измерения веса номенклатуры; • Единицу измерения объема номенклатуры; • Дополнительную колонку печатных форм

товарных документов; • Тип цен плановой себестоимости

номенклатуры; • Использование характеристик и серий для

номенклатуры; • Использование внутренних заказов; • Возможность указания складов в

табличной части торговых документов; • Рабочий день пользователей; • Интервал проверки напоминаний; • Настройку шаблонов «быстрого» ввода

информации о контрагентах из «Событий»; • Шаблоны телефонных номеров; • Использование почтового клиента.

Все эти параметры определяются в целом для всей типовой конфигурации. При этом валюты учета должны быть определены до введения в информационную базу документов. Если в информационной базе будет хоть один документ (не важно какого вида), изменить настройки валют будет уже нельзя. Все остальные параметры можно изменять по необходимости и в процессе эксплуатации информационной системы.

Все регистры сведений, определяющие настройку параметров учетных политик, являются независимыми периодическими регистрами сведений. То есть:

• информация в них вносится пользователями вручную; • поскольку периодичность всех регистров равна одному месяцу, все изменения параметров учетных поли

тик возможны с дискретностью один месяц (несмотря на то, что значение реквизита «Период» может быть любым в момент редактирования).

14

По команде «Учетная политика» открывается форма записи независимого периодического регистра сведений «Учетная политика», в которой осуществляется настройка следующих параметров учетной политики:

• «Период» - первый день месяца; • «Вести учет по проектам» - параметр,

определяющий возможность ведение учета, планирование и анализ данных в разрезе проектов, влияет на доступность реквизита «Проект» в документах конфигурации;

• «Стратегий по хронологии» - определяет стратегию выбора партий при списании: «ФИФО», «ЛИФО», «По средней»;

• «Стратегия по статусам партии» - параметр настройки, влияющий на метод списания партий товаров одинаковой номенклатуры (характеристик, серий) в условиях, когда имеются собственные товары и товары, принятые на комиссию: можно отдавать предпочтение при списании либо собственным товарам, либо товарам, принятым на комиссию;

• «Вести партионный учет по складам». Если флаг включен, то партионный учет ведется в разрезе каждого склада. Метод списания запасов («ФИФО», «ЛИФО» или «По средней стоимости») применяется по отношению к каждому складу, если флаг снят - ко всему предприятию или организации в целом, без учета складов;

. «Списывать партии при проведении документов» - если флаг включен, то списание партий запасов производится при проведении документов, если флаг выключен, то списание партий осуществляется с помощью регламентной обработки «Проведение по партиям». Установленное значение влияет на все виды учета;

• «Не включать НДС в стоимость партий» - параметр, определяющий формирование себестоимости купленных товаров - с НДС или без учета суммы НДС;

• «Параметр ABC классификации покупателей» - параметр, по которому классифицируются покупатели по важности (АВС-классификация);

• «Параметр распределения покупателей по стадиям взаимоотношений» - параметр, по которому классифицируются постоянные покупатели по стадиям взаимоотношений (XYZ-классификация);

• «Использовать скидки» - группа параметров, определяющая возможность учета скидок различного вида по покупателям.

Все эти параметры действуют в целом на информационную базу, без учета контекста конкретных хозяйственных операций, отражаемых в управленском учете.

В регистр сведений «Учетная политика (налоговый учет)» вводится информация о схеме налогообложения по каждой организации предприятия.

1.3.2. Настройка прав и параметров пользователей Для каждого пользователя может быть задан определенный набор прав, который определяется теми роля

ми, которые назначаются пользователю. Одни и те же роли могут быть назначены нескольким пользователям.

Например, всем сотрудникам отдела продаж назначается роль «Менеджер отдела продаж», а всем сотрудникам, оформляющим закупки товаров - «Менеджер отдела закупок».

Пользователь может совмещать несколько ролей. Например, в небольшом предприятии закупками и продажами занимается один человек, поэтому ему назначено две роли «Менеджер отдела продаж» и «Менеджер отдела закупок». Для каждой роли (администратор, директор, кассир, менеджер отдела продаж) может быть назначен свой интерфейс. При входе в программу для пользователя будет загружен интерфейс, в соответствии установленными для него ролями. Задание ролей, определение прав доступа и интерфейс для каждого пользователя производится в конфигураторе.

В типовой конфигурации для хранения состава и настроек параметров работы пользователей предназначен справочник «Пользователи», доступ к которому осуществляется при наличии соответствующих прав через меню «Сервис». Для каждого пользователя информационной базы можно определить значительное количество параметров, влияющих не только на удобство работы, но и на поведение элементов системы при работе с ними.

15

Кроме этого, непосредственно в системе можно задать еще и дополнительные права для ролей пользователей. Например, для «Администратора», «Бухгалтер» и т.д. Данные настройки будут действовать для всех пользователей, которым разрешено использование соответствующей роли.

1.4. Сервисные м е х а н и з м ы

1.4.1. Переключение интерфейсов В типовом решении для

пользователей, выполняющих административные функции, предусмотрен механизм переключения интерфейсов. Доступ к нему осуществляется либо из меню «Сервис -> Переключить интерфейс», либо по соответствующей кнопке инструментальной панели.

Для различных ролей пользователей в типовом решении предусмотрены специальные интерфейсы, облегчающие работу пользователей в конкретной предметной области. Также предусмотрен и полный интерфейс, с помощью которого можно получить доступ к любым объектам типовой конфигурации.

Механизм переключения интерфейсов рекомендуется использовать при необходимости выполнять несколько ролей одновременно. В конфигурации предусмотрены следующие интерфейсы:

• Полный; • Управление продажами; • Управление закупками; • Управление запасами; • Управление розничной торговлей; • Управление денежными средствами; • Планирование.

1.4.2. Установка даты запрета 16

изменения данных Контроль ограничения изменения данных выполняется для: • всех документов при проведении и отмене проведения; • наборов записей периодических регистров сведений, с независимым от регистратора режимом записи; • наборов записей регистров накопления, при этом контроль выполняется во всех случаях изменения за

писей регистров, включая программное.

При этом для документов проверяемым значением является дата этого документа, для наборов записей -период каждой из записей данного набора.

Дата запрета устанавливается в разрезе ролей пользователей. В случае если пользователю одновременно доступно несколько ролей, в качестве ограничивающей даты берется максимальная из дат, установленных для этих ролей.

Важно! Ограничение по дате запрета не распространяется на пользователей, которым доступна роль «Полные права».

1.4.3. Завершение работы пользователей Данная возможность может использоваться администратором программы в том случае, если для выполнения

каких-либо административных действий необходимо, чтобы пользователи прекратили работу с программой. При этом пользователям будет послано соответствующее сообщение о том, чтобы они завершили программу.

1.4.4. Групповая обработка справочников и документов Конфигурация позволяет обрабатывать

одновременно группы объектов. В качестве объектов обработки могут выступать:

• справочники;

• документы.

Обработка позволяет производить различные действия над отобранной группой документов конкретного вида или элементов выбранного справочника. Например, печать или проведение документов, установка основного поставщика или ответственного менеджера и так далее.

Обработку удобно использовать при старте информационной системы- для установки значений тех реквизитов, которые специфичны для рассматриваемой типовой конфигурации.

1.4.5. Поиск и замена дублирующихся элементов Данная обработка позволяет выполнять поиск, замену и удаление дублирующихся элементов любого спра

вочника.

Поиск может выполняться в двух режимах:

• По равному значению реквизита,

• По похожим словам.

С помощью этой обработки, например, можно изменить значение реквизита «Ответственный менеджер за покупки» для группы товаров в случае приема на работу нового сотрудника.

1.4.6. Электронная почта В типовом решении реализован полнофункциональный встроенный почтовый клиент. Для использования

нужно его включить в настройках параметров учета.

Интегрированная электронная почта обеспечивает:

17

• Хранение всей переписки менеджеров с клиентами независимо от увольнения и приема на работу новых сотрудников;

• Использование и актуализацию единой базы контактной информации по покупателям, поставщикам и контактным лицам;

• Создание и планирование событий, деловых встреч и телефонных звонков по электронным письмам; • Обслуживание почтовых ящиков общего пользования с возможностями разделения прав доступа к дан

ным различных пользователей; • Дополнительную классификацию писем электронной почты по предметам; • Создание и регистрацию новых контрагентов и контактных лиц по электронным письмам; • Возможности создания групп рассылки.

Конфигурация поддерживает обмен контактными данными о контрагентах, контактных лицах и физических лицах с программами:

• Microsoft Outlook; • Outlook Express; • The BAT!

1.4.7. Прочее К прочим сервисным средствам типовой конфигурации следует отнести следующие механизмы обмена дан

ными: • Получения почты. Данная обработка используется только в том случае, если используется внешний поч

товый клиент;

• Выгрузка данных в идентичную конфигурацию; • Выгрузка данных в «1С:Бухгалтерию 7.7»; • Средства обмена данными в формате XML; • Выгрузка данных в формате CommerceML; • Загрузка данных в формате CommerceML;

• Рассылка анкет и загрузка результатов анкетирования.

А также: • Средства обновления типовой конфигурации; • Средства настройки торгового оборудования; • Универсальный журнал документов, с помощью которого можно настроить список, агрегирующий нужные

пользователю виды документов.

18

2. Общие принципы работы с конфигурацией 2.1. Режим проведения документов

Для ввода в информационную базу сведений о событиях, происходящих в жизни предприятия, таких, как отгрузка товара, приход денег на счет и т.д. используются документы. Для фиксирования и хранения информации о произошедших событиях существует механизм проведения документов. В процессе проведения документ записывает данные о хозяйственной операции в различные хранилища информации (регистры). Проведение может выполняться в оперативном и неоперативном режиме. То есть, оперативное проведение является частью механизма проведения документов,

Механизм оперативного проведения предназначен для того, чтобы разделить • случаи, когда документ проводится в реальном времени, • и случаи, когда проведение документа отражает уже свершившийся факт.

Проведение в реальном времени необходимо тогда, когда ввод и проведение документа не просто фиксируют в системе произошедшее событие, а участвуют в его формировании, помогая оператору правильно ввести информацию. Разумеется, это имеет смысл только в тот момент, когда данное событие происходит в реальной жизни.

Классическим примером является ввод и проведение документа, отражающего продажу товаров со склада. При вводе такого документа в задачу оператора входит не только правильный ввод списка товаров, которые приобретает покупатель, но и выполнение различных проверок. Прежде всего, необходимо проверить, что запрашиваемый товар имеется на указанном складе. При этом очень важно, чтобы проверка учитывала тот факт, что одновременно с этим оператором работают и другие операторы, которые могут одновременно выписывать те же самые товары. Соответственно задачей системы является - не допустить продажу одного и того же товара двум покупателям. Кроме того, может потребоваться и проверка доступного покупателю размера кредита или наличие факта оплаты счета, а также другие самые разнообразные проверки.

Однако, если документ вводится задним числом, то есть в момент его ввода известно, что такое событие уже произошло в жизни предприятия, например, конкретный товар уже отгружен клиенту, необходимость в таких проверках отпадает и нужно просто отразить в учете произошедшее событие. В этом случае проведение документа только фиксирует событие, а не участвует в его формировании.

Таким образом, задача механизма оперативного проведения заключается в разделении этих двух вариантов проведения и с точки зрения пользователя, чтобы он понимал, какой вид проведения выполняется, и с точки зрения алгоритма проведения документа, чтобы тот отработал действия, соответствующие текущему варианту проведения.

Проведение и перепроведение документов с датой формирования раньше рабочей текущей даты в любом случае выполняется в «неоперативном режиме».

В оперативном режиме могут быть проведены только документы с датой, соответствующей рабочей текущей дате. Не проведенный документ, сформированный текущей рабочей датой, по умолчанию проводится в «оперативном режиме». При перепроведении этого же документа (без отмены проведения) в тот же день вызывает диалоговое окно «Выбор режима проведения». Если выбрать «оперативное проведение», то автоматически изменится время документа, и проведенный в «оперативном режиме» документ переместится на самую позднюю временную точку по отношению к другим документам, сформированным текущей датой. При «неоперативном проведении» время документа не изменится.

Рассмотрим принципы использования в типовой конфигурации параметра проведения документов «Режим проведения» применительно к подсистеме управления запасами:

• При оперативном проведении производится полный контроль выполнения операции по всем заданным параметрам, например:

19

о Наличие в нужном количестве товарных остатков на момент формирования документа. Если остатков не хватает - система не позволит провести документ, пока в него или в информационную базу не бу¬ дут внесены необходимые исправления;

о Наличие предоплаты по заказу, определенной в договоре с покупателем; о Наличие задолженности по возвратной таре в пределах установленного лимита и о и.т.д.

• При неоперативном проведении никакого контроля остатков не производится (за исключением списания партий товаров). Считается, что при неоперативном проведении такой контроль лишь отнимет у с время и не даст какого-либо полезного результата - все равно при систематическом вмешательстве в информационную базу «задним числом» придется предпринимать какие-то регламентные действие по сведению и закрытию периода при его окончании.

Исходя из вышесказанного, следует четко понимать, что при неоперативном проведении документов (т.е. «задним числом») типовая конфигурация не проверяет - соответствует ли выполняемая операция принципам корректности учета. Например, позволит провести списание любого количества ТМЦ, вне зависимости ального состояния его остатков.

При рассмотрении различных разделов учета будет обращаться внимание на зависимость корректноктности учета та от режима проведения.

2.2. Принципы регистрации и хранения информации о хозяйствен-ных операциях

Для хранения информации с определенными значениями аналитических параметров, которую можно суммировать (или вычитать), используются специальные объекты программы «Регистры накопления».

Информация об одной хозяйственной операции раскладывается по регистрам накопления, как по полкам. Например, при отражении покупки ТМЦ документом «Поступление товаров и услуг» (аналог «Приходной накладной») регистрируются такие виды информации:

• Увеличилась задолженность организации поставщику на сумму покупки; о Расход по регистру накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»;

• В распоряжении организации поступило количество ТМЦ в размере закупки; о Приход в регистре накопления «Товары организаций»;

• На конкретном складе увеличилось количество товара в размере закупки; о Приход в регистре накопления «Товары на складах»;

• Каждому поступившему товару соответствует своя цена закупки - образовалась новая партия для каждо-го товара; о Приход в регистре накопления «Партии товаров на складах».

А при отражении оплаты этому поставщику «безналичным» денежным документом «Платежное поручение исходящее» регистрируется такая информация:

• Уменьшается задолженность организации перед поставщиком; о Приход в регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»;

• Уменьшается количество денежных средств на счету организации; о Расход в регистре накопления «Денежные средства».

В конфигурации используется большое количество регистров накопления для регистрации и хранения раз-нообразной информации об объектах учета. Такое разделение информации предназначено для гибкого и удобного решения задач для различных групп пользователей.

Например, информация об операциях по поступлению/перечислению денежных средств для разных групп пользователей должна быть представлена в различном виде:

• для кассира - нужны данные о сумме остатков и оборотов по безналичным счетам и кассам предприятия; • для управленческого персонала - нужны данные для анализа движения денежных средств предприятия

в разрезе статей движения (направлений);

20

* для планирования деятельности предприятия - нужны данные о планируемых поступлениях денежных средств и заявках на расходование денежных средств, сформированными на основании информации о выполнении договорных условий с поставщиками или уплате налогов и т.д.

Хранение всей этой информации в одном месте получается громоздким, неудобным для использования и избыточным для работы. Именно поэтому информация об операциях структурируется в зависимости от ее дальнейшего использования. Большинство отчетов конфигурации построены на отображении информации, зафиксированной в конкретных регистрах накопления. Например, отчет «Остатки товаров организаций» формируется по записям регистра накопления «Товары организации» и показывает количественные остатки товаров, находящихся в распоряжении одной из организаций, из числа тех - от лица которых ведется учет в информационной базе. Отчет «Остатки денежных средств» показывает данные об остатках денежных средств в разрезе наличных (касс) и безналичных (банковских) счетов, а формируется он по записям регистра «Денежные средства».

Для того чтобы посмотреть - какая информация зарегистрирована при проведении документа, нужно в форме документа, в форме списка документов или в журнале документов нажать кнопку «Перейти -> Движения документа по регистрам».

В то же время интересующую информацию об операции можно получить и проанализировать с помощью соответствующих отчетов.

21

3. Базовые п р и н ц и п ы подсистемы «Управление запасами» 3.1. Концепция подсистемы

К задачам, решаемым подсистемой управления запасами типовой конфигурации можно отнести следуют задачи:

• управление реализацией; • управление снабжением; • управление операционными запасами.

Подсистема управления запасами является одной из ключевых подсистем типового решения: на ней базе руется ряд других его подсистем. В ее рамках осуществляется поддержка следующих функций:

• учет номенклатуры в различных единицах измерения; • возможность определения произвольных, заранее не известных, дополнительных характеристик партий

номенклатуры (цвет, размер и т.д.);

• возможность визуального контроля пользователем правильности списания товаров по серийным номе-рам, по срокам годности и сертификатам; о поддержка партионного учета товаров на складах по серийным номерам, срокам годности и сертифи-

катам; • учет номенклатуры на множестве оптовых складов и розничных торговых точек; • поступление и выбытие товаров по складским ордерам без стоимости; • резервирование товаров на складах;

• ведение раздельного партионного учета: о собственных товаров; о товаров, принятых и переданных на комиссию, о учет возвратной тары;

• списание себестоимости товаров в разрезе партий о либо в оперативном режиме при регистрации хозяйственных операций; о либо с помощью регламентной обработки в конце учетного периода;

• ведение партионного учета товаров в целом по предприятию либо в разрезе складов; • возможность обособленного учета себестоимости купленных товаров под продажу по определенному за

казу покупателя.

Сделаем краткий обзор перечисленных возможностей рассматриваемой подсистемы.

В основе подсистемы управления запасами лежит организация такой системы учета, которая позволяет раз делить и при необходимости в разные моменты времени:

• регистрировать движения товаров в количественном измерении; • вести учет этих движений в суммовом выражении (по партиям товаров).

Единицы измерения. В подсистеме управления запасами в качестве объекта складского учета выступает номенклатура. По ней ведется количественный учет на складах в некоторой стандартной единице измерения (штуки, килограммы, коробки и т.п.). Каждая позиция номенклатуры характеризуется базовой единицей измерения.

Кроме базовой единицы измерения, позиция номенклатуры может иметь необходимое число других единиц измерения, каждая из которых будет характеризоваться своим коэффициентом пересчета относительно базовой единицы. Одна из этих единиц измерения определяется как единица хранения остатков для конкретного товара. Она и используется для выражения количества товара, хранящегося в регистрах информационной базы, в какой-либо одной единице измерения. При этом при оформлении товарных документов, количество номенклатуры может указываться в любой единице измерения из числа введенных для данной позиции. Для хранения данных о единицах измерения конкретных товаров в конфигурации предусмотрен справочник «Единицы измерения», подчиненный справочнику «Номенклатура». При заполнении информации о единице измерения используется справочник «Классификатор единиц измерения», в который заносится общий список используемых предприятием единиц измерения.

Дополнительные характеристики. Каждый объект складского учета должен обладать некоторым набором свойств, однозначно его харектеризующих и отличающих от прочих объектов складского учета. Структура объекта складского учета - это, фактически, структура свойств, по которым идентифицируется объект складского учета. Наряду с предопределенными свойствами (например, «Полное наименование», «Артикул») для описания свойств объекта могут использоваться характеристики и серии. Механизм характеристик и механизм серий применяется, если необходимо вести складской учет и физически разделять одну и ту же номенклатуру на складах по каким-либо дополнительным признакам.

Механизм описания характеристик позволяет организовать хранение дополнительных свойств объектов, которые еще не были известны на момент разработки прикладного решения. Зачастую, эти свойства могут быть неизвестны и на момент регистрации карточки объекта в справочнике «Номенклатура». Кроме того, для разных групп номенклатуры может потребоваться вести учет по разным характеристикам. Например, одежда может характеризоваться цветом, размером и ростом, а обувь характеризоваться цветом, размером и полнотой. Конечно, под каждую возможную комбинацию этих свойств можно создать отдельный элемент в справочнике «Номенклатура». Но это приведет к неоправданному разрастанию списка номенклатуры. Кроме того, на базе организованного таким образом справочника номенклатуры будет сложно и неудобно анализировать движе-22

ние по номенклатуре в целом, без детализации до свойств номенклатуры. Для решения этой задачи придется формировать дополнительные группы в справочнике, неоправданно усложняя первоначально запланированную структуру списка. Также следует понимать, что справочник «Номенклатура» используется многими подсистемами прикладного решения, в частности, для планирования снабжения и продаж. Использование дополнительных характеристик позволит формировать планы в целом по номенклатуре, не детализируя их до свойств номенклатуры. Хотя, безусловно, учет по характеристикам несколько усложнит работу персонала, оформляющего первичную документацию. Поэтому включение ведения учета номенклатуры по дополнительным характеристикам должно быть обдуманным и оправданным.

Рассмотрим еще один аспект использования характеристик. Например, раньше предприятие торговало только кожаной обувью, а в новой партии появились те же самые модели с теми же параметрами, но кожаные и замшевые. Если учет свойств велся путем клонирования элементов справочника «Номенклатура», то нужно для всех старых элементов добавить в наименование свойство «кожаные» и создать столько же новых элементов с наименованием «замшевые». Если же использовать учет номенклатуры по характеристикам, то достаточно добавить новый вид характеристики «Материал изготовления» и задать для него значения «Кожаные» и «Замшевые». Для нового поступления товара в характеристике, кроме цвета, размера и полноты, установить еще и материал изготовления. Причем, для номенклатуры с различными значениями характеристик будет вестись отдельный количественный учет, и формироваться отдельные партии. При необходимости, для всех имеющихся остатков этой номенклатуры с неуказанным материалом изготовления также можно определить материал изготовления (с помощью документа «Корректировка серий и характеристик товаров»).

Подробнее механизм определения и правила использования дополнительных характеристик рассматриваются в следующем пункте «Нормативно-справочная информация».

Учет по сериям. В типовом решении по номенклатуре можно вести дополнительный учет по сериям. Механизм серий используется как внутренний разрез складского учета. То есть, понятие «Серия» применяется к некоторому количеству номенклатуры и не является природным свойством самой номенклатуры. Это свойство получает номенклатура в момент поступления на склад. Серия имеет следующие параметры: серийный номер, сертификат, срок годности (дата, до которой распространяется срок годности этой серии). Поддерживается уникальность серийных номеров. Для номенклатуры с различными сериями формируются отдельные партии. Таким образом, в учете одна и та же номенклатура, оприходованная в разных сериях, выступает как различные сущности.

В итоге, каждый объект складского учета характеризуется: • номенклатурой; • значением дополнительных характеристик; • серией.

Поэтому любые операции с номенклатурой должны проводиться с учетом этих разрезов. Например, инвентаризация, оприходование, расходование, списание и т.д.

Предприятие может иметь множество различных складов и мест хранения товарно-материальных ценностей. Учет любых операций с товарами ведется обязательно в разрезе мест хранения. Места хранения фактически не связаны с организациями, входящими в состав предприятия, поэтому, в общем случае, на одном складе может храниться товар, принадлежащий разным организациям. Обратите внимание, что в этом случае могут возникнуть некоторые сложности с определением принадлежности товара на складе к определенной организации.

Ордерный учет. Документы, которыми оформляют только количественные движения товаров в разрезе мест хранения, называют ордерами на товары: «Приходный ордер на товары» и «Расходный ордер на товары».

Документы, которыми оформляют движения по суммовому учету, называются финансовыми документами. К ним относятся «Поступление товаров и услуг», «Авансовый отчет», «Реализация товаров и услуг» и т.д.

Ордера используются для оперативного учета движения товаров на складах в количественном выражении. Стоимостная оценка принятых или переданных товаров производится только на основании финансовых документов. При операциях поступления товаров, как правило, финансовые документы запаздывают, поэтому приходные ордера дают возможность оперативно оформить поступление товаров на склад и увеличить объем доступных складских остатков в учетной системе. При реализации наоборот, как правило, сначала выписываются финансовые документы, а затем на их основании производится отгрузка со склада с оформлением расходного складского ордера.

Важным принципом ордерной системы в типовой конфигурации является ее опциональность. То есть, решение об использовании ордерной системы при регистрации какой-либо конкретной хозяйственной операции можно принимать отдельно для каждого случая. Таким образом, для одних поступлений товаров можно оформлять ордера, отражая их только в количественном учете, а затем регистрировать финансовые документы, выражающие хозяйственную операцию в суммовом учёте. Для других - осуществлять оприходование сразу и в количественном и в суммовом выражении. Аналогичным образом можно поступать и при реализации товаров.

Резервирование товаров. Система складского резервирования - это система организации доступа к товарам на складах. Это означает, что списание товаров, зарезервированных ее средствами, возможно только при определенных условиях, например, при продаже под определенный заказ.

Все остальные товары, которые не зарезервированы, называются свободным остатком. Контроль свободного остатка и анализ зарезервированных количеств выполняется при работе с документами реализации.

23

В типовой конфигурации реализовано два вида резервирования товаров в количественном измерении: • «Резерв под заказ» - это количество товаров, которое зарезервировано под определенный заказ покупа

теля. Соответственно, перемещение таких товаров разрешено оформлять документами, в которых указан заказ, совпадающий с заказом, под который резервировались такие товары. Это стандартная схема резервирования. Оформление резервов под заказ покупателя можно проводить, например, документом «Поступление товаров и услуг», резервируя сразу при оприходовании поступивший товар. Для резервирования товаров, которые только запланированы к покупке, используется механизм размещения заказов покупателей в заказах поставщикам;

• «Резерв по документу» - при использовании ордерной системы документооборота возникает понятие «резерв по документу». Этот механизм необходим, для того чтобы, например, между моментом выписки финансового документа реализации и оформлением расходного ордера товар, отгружаемый по таким документам, не числился бы в свободном остатке и не был бы выписан другим менеджером под другую накладную.

Организация партионного учета. Метод оценки товаров при выбытии. Информация о стоимости товаров на складах в системе хранится в разрезе партий. Партия является источником информации:

• О документе, образовавшем партию; • О контрагенте, при взаимодействии с которым образовалась партия; • О договоре, по которому производятся взаиморасчеты, связанные с партией; • О цене номенклатуры и др.

Подсистема учета стоимости товаров, реализованная в типовой конфигурации, удовлетворяет двум основным требованиям:

• хранит стоимостную оценку запасов товаров предприятия с нужной степенью детализации; • при списании товаров в количественном выражении определяет стоимостную оценку перемещаемому ко

личеству номенклатуры. Реализован механизм погашения себестоимости в разрезе партий методами ЛИ¬ ФО, ФИФО или по средней.

Списание себестоимости в разрезе партий осуществляется в два этапа:

• выбор подходящих по заданным аналитическим параметрам партий, то есть удовлетворяющих некоторому локальному контексту;

• выбор списываемой партии из списка партий, отобранных на первом шаге.

Отбор партий на первом шаге производится по тем разрезам, которые определены для партионного учета (склад, если в системе используется суммовой учет по складам, номенклатура, характеристика, серия, заказ и др.). При использовании способов ЛИФО или ФИФО выбор партий на втором шаге производится исходя из даты образующего партию документа. Настройки способов ведения партионного учета фиксируются в учетной политике предприятия.

Практически любой документ подсистемы управления запасами может отражаться во всех видах учета, ведущихся на предприятии. В типовой конфигурации предусмотрена возможность определения метода оценки себестоимости товаров. В регистре сведений «Учетная политика» устанавливается нужный метод в качестве значения реквизита «Стратегия по хронологии» путем выбора из предложенного перечня возможных значений («ФИФО», «ЛИФО» или «По средней»). Действие выполняется через «Сервис -> Настройка учета».

Организация партионного учета. Статус товаров. В подсистеме управление запасами реализована поддержка раздельного суммового учета товаров с различным статусом (купленный, принятый/переданный на комиссию, возвратная тара и другие).

Количественный складской учет товаров ведется независимо от статуса, а партионный учет стоимости ведется в разрезе измерения «товарных» регистров «Статус партии». Значение статуса, в основном, не может задаваться пользователем вручную, оно устанавливается автоматически при проведении документов в зависимости от вида документа и вида отражаемой им хозяйственной операции.

Единственная возможность косвенно влиять на этот процесс обеспечивается с помощью настройки учетной политики. В настройках можно указать значение параметра «Стратегия списания партий товаров по статусам» либо «Сначала собственные, потом принятые», либо наоборот. Этот параметр настройки определяет предпочтение списания партий товаров одинаковой номенклатуры (характеристик, серий) в условиях, когда имеются собственные товары и товары, принятые на комиссию. Значение параметра устанавливает: следует ли отдавать предпочтение при списании собственным товарам, либо товарам, принятым на комиссию.

Организация партионного учета. Партионный учет в разрезе складов. Ведение учета стоимости партий ТМЦ в разрезе складов позволяет в дальнейшем получать информацию о стоимости одних и тех же товаров отдельно по каждому складу, что удобно использовать для целей инвентаризации, для оценки стоимости номенклатурных позиций, закрепленных за каждым МОЛ (материально-ответственным лицом) и ряда других задач. К отрицательным аспектам такого подхода можно отнести то, что возникает возможность произвольного изменения стоимости перемещаемых товаров. То есть, при наличии одинаковых товаров на разных складах можно анализировать - на каком складе стоимость ТМЦ больше, а на каком меньше, и в дальнейшем уже принимать решение, с какого склада выгоднее списать. Возможность такого выбора может противоречить выбранному предприятием в рамках учетной политики методу учета себестоимости партий товаров и вносить неоправданные отклонения в объем расходов, связанных с себестоимостью проданных товаров.

Для разрешения подобного конфликта в типовой конфигурации настройка ведение суммового учета в разрезе складов реализована как опциональная функциональность. Настройка ведения партионного учета по

24

складам фиксируется в учетной политике предприятия («Сервис->Настройка учета->Учетная политика») путем включения флага «Вести партионный учет по складам». Следует понимать, что данная настройка действует в целом на все хозяйственные операции в рамках какого-либо вида учета, поскольку влияет не на документооборот, а на структуру информации, записываемой в соответствующие регистры при проведении документов. Физически, если партионный учет по складам не ведется, не используется измерение «Склад» регистров «Партии товаров на складах». Как следствие, пользователи теряют возможность анализировать себестоимость товаров в разрезе складов.

Организация партионного учета. Обособленный учет товаров в разрезе заказов покупателей. В договорах с покупателями есть возможность указать необходимость ведения обособленного учета поступивших по этому договору ценностей в разрезе заказов покупателей (флаг «Обособленный учет товаров по заказам покупателей»). При включении этого флага значение заказа покупателя будет выступать в качестве дополнительного параметра, характеризующего партию товара. Фактически, указание заказа покупателя в документах поступления ТМЦ означает резервирование поступивших партий под определенный заказ покупателя, то есть резервированием товаров с определенной себестоимостью. Соответственно, при списании себестоимости ТМЦ в разрезе партий заказ будет выступать в роли фильтра, по которому будут отбираться партии, пригодные для списания в контексте хозяйственной операции.

В обратном случае (если соответствующий флаг в договоре с покупателем не установлен), даже при указании заказа покупателя в документе поступления товаров значение не будет физически прописано в партию поступивших товаров (измерение «Заказ» не будет использоваться при формировании движений по регистру накопления «Партии товаров на складах» для всех видов учета). В дальнейшем списание себестоимости в разрезе партий товаров будет выполняться в соответствии со способом, заданным в настройке учетной политики, без анализа значения измерения «Заказ». То есть независимо от истории приобретений товаров под конкретный заказ.

Организация партионного учета. Списание себестоимости товаров в разрезе партий при проведении документов. На процесс списания себестоимости товаров в разрезе партий в подсистеме управления запасами непосредственное влияние оказывает параметр настройки учетной политики «Списывать партии при проведении документов». Возможны два варианта:

• формирование движений по списанию себестоимости товаров в разрезе партий непосредственно в момент проведения первичного документа, если описываемый флаг включен. К минусам этого способа можно отнести то, что увеличивается время обработки проведения первичных документов. С другой стороны, появляется возможность оперативно отслеживать состояние прибыли от реализации, анализировать списанные и оставшиеся партии, иметь информацию о стоимостной оценке товаров на складах предприятия в оперативном режиме. Но в этом случае при погашении партий будут анализироваться только те партии, которые на момент оформления хозяйственной операции уже были зарегистрированы в информационной базе. Соответственно, если какие-либо операции регистрируются или корректируются «задним числом», для восстановления истинного состояния вышеперечисленных показателей возникнет необходимость в регламентном перепроведении всех документов, влияющих на списание себестоимости товаров в разрезе партий. То есть зачастую, та работа, которую система будет делать при проведении товарных документов, влияющих на списание себестоимости ТМЦ в разрезе партий, будет напрасной;

• формирование движений по списанию себестоимости товаров в разрезе партий в конце периода в рам-ках регламентной процедуры, если описываемый флаг выключен. Само списание себестоимости в разрезе партий осуществляется с помощью регламентной обработки «Проведение по партиям». Обработка запускается по решению пользователя и списание себестоимости товаров в разрезе партий осуществляется по дату, указанную пользователем. В результате использования такого подхода существенно экономится время, необходимое для проведения товарных документов в оперативном режиме. Если же возникает необходимость контролировать состояние прибыли от реализации и себестоимости товаров, нужно будет использовать описываемую обработку, после которой использовать соответствующую отчетность. Кроме того, обработку имеет смысл запускать после ввода «задним числом» всех необходимых товарных документов, даже если выбран первый способ списания себестоимости в разрезе партий: в этом случае будет получен гарантированно правильный результат.

3.2. Нормативно-справочная информация

3.2.1. Справочник «Номенклатура». Основные параметры Справочник предназначен для хранения информации о товарах, комплектах, наборах, возвратной таре и

услугах. Жесткого деления на вышеперечисленные категории нет, в отдельный статус выделяются лишь товары, услуги и наборы. Является ли номенклатурная позиция товаром, тарой или возвратной тарой определяются в момент поступления номенклатуры на предприятие, исходя из контекста регистрации такой хозяйственной операции.

При описании объекта номенклатуры в справочной подсистеме помимо названия необходимо определить ряд дополнительных свойств. Часть из них будут в дальнейшем использоваться в качестве значений по умолчанию при подстановках в реквизиты документов, то есть такие свойства задаются не жестко и могут быть переопределены в любой момент. Рассмотрим реквизиты описываемого справочника.

Полное наименование. Реквизит используется в печатных формах документов, его значение должно отражать официальное имя объекта номенклатуры, приемлемое вне предприятия.

25

Краткое наименование. Реквизит используется для выбора номенклатуры из списка, то есть для поиска идентификации объекта номенклатуры внутри предприятия.

Группа номенклатуры. Ссылка на группу справочника «Номенклатура», к которой принадлежит элементов Используется только в том случае, если в справочнике определена иерархическая структура. При ручном и менении родителя происходит переброска элемента из одной группы в другую.

Артикул. Текстовое поле, используется в печатных формах документов, если это задано в настройке пара-метров учета («Сервис->Настройка учетат->Настройка параметров учета->3акладка «Печать»->Единицы»).

Комментарий. Произвольное текстовое описание объекта номенклатуры, используемое внутри предприятия.

Вид. Реквизит определяет вид позиции номенклатуры. Может принимать следующие значения: • «Товар» - номенклатура, имеющая материально-вещественную форму, может использоваться как товар,

тара и т.д. Для номенклатуры вида «Товар» ведется складской учет; • «Услуга» - услуга или работа, для которой не ведется складской учет. К этому виду следует относить

весь перечень услуг/работ, с которыми сталкивается предприятие - полученных, оказанных, внутренних и внешних;

• «Набор» - вид номенклатуры, используемый для удобства и быстрого заполнения документов выбытия номенклатуры. Важно понимать, что это виртуальная группировка некоего набора номенклатуры, поэтому по набору складской учет не ведется. Для набора на закладке «Комплектующие» указывается список тех позиций номенклатуры, из которых он состоит. При выборе объекта номенклатуры вида «Набор» с помощью сервисного механизма «Подбор», табличная часть товарных документов заполняется списком номенклатуры, входящей в этот набор. Наборы можно также использовать в том случае, если различным покупателям постоянно отгружаются одни и те же товары. Тогда эти товары можно объединить в различные наборы и использовать их для быстрого заполнения табличных частей документов реализации.

При необходимости ведения учета по сериям и/или характеристикам необходимо: • В настройках параметров учета в целом для предприятия включить такую возможность - установить

флаги «Использовать характеристики номенклатуры» и «Использовать серии номенклатуры»; • В форме элементов справочника «Номенклатура» установить флаги «Вести учет по сериям» и «Вести

учет по дополнительным характеристикам» для тех номенклатурных позиций, учет которых требуется вести по таким аналитическим разрезам.

Вести учет по дополнительным характеристикам. Признак того, что для данной номенклатуры ведется учет по дополнительным характеристикам. Информация о дополнительных характеристиках номенклатуры заносится в подчиненный справочник «Характеристики номенклатуры».

Вести учет по сериям. Признак того, что для данной номенклатуры ведется учет по сериям. Информация о сериях заносится в подчиненный справочник «Серии номенклатуры».

Вести партионный учет по сериям. Признак того, что для данной номенклатуры нужно вести стоимостной учет в разрезе серий.

26

Закладка «Единицы». На закладке «Единицы» указываются данные обо всех используемых единицах измерения номенклатуры. Каждая позиция номенклатуры характеризуется базовой единицей измерения.

«Базовая единица измерения» - это та единица измерения, по отношению к которой пересчитываются все остальные единицы измерения. Базовая единица измерения выбирается из независимого справочника «Классификатор единиц измерения».

В этом справочнике хранится список всех используемых на предприятии единиц измерения. Заполнять его можно либо вручную, либо подбором из общего классификатора единиц измерения (с помощью кнопки «Подбор из классификатора» командной панели формы списка справочника).

Кроме базовой единицы измерения, позиция номенклатуры может иметь необходимое число других единиц измерения, используемых при выписке товарных документов. Например, сигареты могут иметь единицы измерения: «штука», «пачка», «блок», «коробка». Каждая единица измерения имеет свой коэффициент пересчета относительно базовой единицы. Каждая единица измерения может сопровождаться своим штрих-кодом, весом и объемом. В справочнике «Единицы измерения» хранятся все единицы измерения, определенные для каждой позиции номенклатуры (товара, услуги и т.д.). Этот справочник является подчиненным справочнику «Номенклатура». Для каждой прикладной (к номенклатуре) единицы измерения задается ее наименование («Наименование»), и определяется ее соответствие элементу базового справочника «Классификатор единиц измерения» («Единица по классификатору»).

Одна из единиц измерения определяется в карточке номенклатуры, как «Единица хранения остатков». В этой единице измерения хранятся остатки товаров в соответствующих регистрах информационной базы. Единица хранения остатков используется как единица измерения по умолчанию при подборе позиций номенклатуры в товарные документы. В то же время конфигурация позволяет оперировать в товарных документах с любыми единицами измерения номенклатуры из числа ранее определенных для нее.

Для вывода данных в отчетах используется «Единица измерения для отчетов». Информацию в отчетах о количествах номенклатуры в различных разрезах можно выводить:

• в базовой единице измерения; • в единице хранения остатков; • в единице измерения для отчетов.

Данные возможности выбираются пользователем опционально, то есть настройка является сервисной, никак не влияющей на учет.

На закладке «По умолчанию» указывается параметры для учета НДС, а также для формирования печатной формы налоговой накладной. Здесь задается вид НДС, который будет использоваться в качестве значения по умолчанию при подстановке в соответствующий реквизит табличных частей товарных документов.

Если указана ставка НДС «Без НДС», то становится доступным реквизит «Льгота по НДС». Здесь следует указать статью закона о НДС, в соответствии с которой товар освобождается от налогообложения по НДС.

При включенном флаге «Измеряется в суммовом выражении» становится доступным реквизит «Текст для печати в ИИ». Здесь следует указать тот текст, который будет печататься в налоговой накладной в графе «Количество» (например, «проценты», «услуга» и т.д.).

Если номенклатурная позиция является услугой, то становится доступным реквизит «Является транспортной услугой», который также влияет на формирование печатной формы налоговой накладной.

«Статья затрат» и «Номенклатурная группа затрат». Реквизиты содержат ссылку на статью затрат и номенклатурную группу из соответствующих справочников. Заданные значения будут использоваться по умолчанию для подстановки в документы списания, и определять, по какой статье затрат и номенклатурной группе будет отражаться стоимость списанной номенклатуры.

Закладка «Дополнительно».

«Номенклатурная группа». Некий укрупненный классификатор номенклатуры, который определяется отдельным справочником в типовой конфигурации. Одна позиция номенклатуры может быть отнесена только к одной номенклатурной группе, соответственно одна номенклатурная группа может состоять из многих позиций номенклатуры. Значение данного реквизита используется для ведения укрупненного планирования закупок и продаж. Ведение номенклатурных групп позволяет агрегировать плановые показатели. Подробнее смотрите пункт «Дополнительная нормативно-справочная информация». Следует различать понятия «Группа номенклатуры» и «Номенклатурная группа» -

27

это совершенно различные понятия, имеющие различное назначение. «Группа номенклатуры» - элемент иерархической структуры справочника «Номенклатура».

«Вес вхождения в группу». Реквизит содержит вес вхождения номенклатурной позиции в группу и используется при формировании уточненных планов на основе укрупненных. При укрупненном планировании показатели планов задаются с точностью до номенклатурной группы, а при переходе к уточненному плану детали зация планирования увеличивается до номенклатуры. Для определения того, по какой базе нужно распределять планируемый показатель между номенклатурными объектами одной номенклатурной группы, служит set вхождения. База рассчитывается путем суммирования всех весов.

«Ответственный за закупки». Реквизит содержит информацию о пользователе, который в основном занимается закупкой данной позиции. Удобно использовать, если вся закупаемая номенклатура распределена между менеджерами снабжения. Значение реквизита используется как значение по умолчанию для соответствующих реквизитов при оформлении заказов поставщикам и формировании календарного плана закупок, Важно, что при смене менеджера старое значение этого реквизита не хранится.

«Основной поставщик». Аналогично реквизиту «Ответственный за закупки», значение реквизита используется при оформлении заказов поставщику.

Закладки «Свойства» и «Категории»

Для элементов номенклатуры можно задать дополнительные аналитические признаки - свойства и категории номенклатуры. В разрезе этих дополнительных аналитических признаков не ведется учет складских остатков, они используются лишь для обеспечения возможности формирования показателей в отчетах типовой конфигурации с учетом отбора элементов номенклатуры по значениям этих аналитических признаков.

Рассмотрим закладку «Свойства». Значения видов свойств могут выбираться пользователем из справочников, перечислений и т.д. Одна позиция номенклатуры может обладать множеством видов свойств. Один вид свойства может иметь множество значений. Но для каждой позиции номенклатуры конкретный вид свойства может принимать только одно значение - конечное свойство объекта номенклатуры. Свойство должно быть неотъемлемым показателем номенклатурной позиции в целом, то есть, в том числе и для всех значений серий и характеристик этого товара. Свойство не является элементом складского учета.

Перечень возможных видов свойств позиции номенклатуры можно ограничить назначением вида свойства, указав конкретные объекты или группы объектов, для которых будет предназначен данный вид свойства. Так, например, вид свойства «Размер» целесообразно назначить для группы «Обувь». Причем, каждому элементу этой группы допустимо задать только одно значение размера.

В качестве свойств могут быть такие параметры, как каналы сбыта, сервис-центры для сбслужисзпия (для бытовой техники или автомобилей) и другие. Со списком видов свойств можно выполнять следующие действия:

• просмотреть; • отредактировать; • пометить на удаление; • создать новые виды свойств.

Эти действия можно выполнять либо на закладке «Свойства» в форме элемента позиции номенклатуры либо в форме списка справочника «Номенклатура» с помощью соответствующей пиктограммы на панели инструментов.

При создании нового вида свойства следует определить тип его значения путем выбора из предложенного списка. Например, для вида свойства «Страна производитель» можно выбрать тип значения «Классификатор стран мира», для свойства «Размер» можно выбрать тип значения «Число». Если для вида свойства нужен тип значений, не существующий в прикладном решении, то для хранения значений можно выбрать специальный справочник «Значения свойств объектов». Например:

• для свойства «Вид товара» можно хранить значения: конфеты, крупа, макаронные изделий и прочее;

• для свойства «Запах» можно хранить значения: кислый, сладкий, резкий и прочее.

Помимо дополнительной информации об объектах номенклатуры, которую содержат значения видов свойств, в отчетах типового решения предусмотрена возможность формирования показателей по номенклатуре (например, количество остатка, сумма продаж) с учетом значений (или наборов значений) видов свойств номенклатуры.

28

Принципиальным отличием дополнительных видов свойств номенклатуры от ее же дополнительных видов характеристик является то, что по дополнительным видам свойств не ведется учет. То есть их можно использовать только для анализа информации в отчетах - определения группировок и отборов. Кроме того, заданные значения свойств номенклатурной позиции присущи всем объектам этой позиции с различными дополнительными характеристиками.

Перечень возможных видов свойств всех элементов справочника «Номенклатура», тип их значений и сами значения также можно создать, просмотреть и отредактировать через «Операции->План видов характеристик->Свойства объектов-»Справочник «Номенклатура».

Важно! Виды дополнительных характеристик также создаются и редактируются через «Операции->План видов характеристик->Свойства объектов->Справочник «Характеристики номенклатуры», но использование и назначение этих объектов совершенно различно!

Закладка «Категории». В типовой конфигурации предусмотрена возможность присвоения позициям номенклатуры определенных категорий. Список категорий, назначенных конкретной позиции номенклатуры, можно просмотреть и отредактировать на закладке «Категории» в форме элемента позиции номенклатуры или в форме списка справочника «Номенклатура» с помощью пиктограммы панели инструментов.

Назначение категорий в целом аналогично назначению дополнительных свойств; хранение дополнительной информации об объектах номенклатуры и предоставление еще одного типа критериев отбора в отчетах типового решения.

Но в отличие от свойств категории могут иметь одно из двух значений. Иначе говоря, позиция номенклатуры может обладать или не обладать каким-то свойством. Например, категорией может быть принадлежность товара к группе импортных товаров. Товар либо принадлежит этой группе, либо нет.

Закладка «Комплектующие». Закладка «Комплектующие» появляется только в том случае, если для позиции номенклатуры указан вид номенклатуры - «Набор». На этой закладке определяется список комплек

29

тующих, входящих в состав набора. Комплектующие, входящие в состав набора, могут иметь различные характеристики. По наборам не ведется количественный учет и учет по характеристикам, они применяются только для удобного и быстрого подбора номенклатурных позиций в товарные документы. Указанная на; кладке информация записывается в регистр сведений «Комплектующие номенклатуры», который вызы-вается по кнопке «Перейти» в форме списка справочника. Подробнее о наборах смотрите в описании реквизи-та «Вид» элемента справочника «Номенклатура».

3.2.2. Справочник «Номенклатура». Дополнительные характеристики номенклатуры

В настройке параметров учета в целом для предприятия устанавливается возможность ведения учета под полнительным характеристикам («Использовать характеристики номенклатуры»). Если такая возможность включена, то потом такой учет устанавливается отдельно для каждой товарной позиции, для которой это не¬ обходимо.

Дополнительные характеристики номенклатуры заполняются в справочнике «Характеристики номенклатуры», подчиненном справочнику «Номенклатура». Характеристики назначаются и могут быть использованы только для тех позиций номенклатуры, у которых установлен флаг «Вести учет по дополнительным характеристикам». В разрезе характеристик ведется количественный и суммовой учет номенклатуры.

Особенность применения этого дополнительного параметра заключается в том, что одна и та же номенклатура, но с различным значениями характеристик, однозначно идентифицируется как различные объекты складского учета. Поэтому характеристика номенклатуры должна указываться во всех документах движения номенклатуры (если ведется учет по характеристикам), в том числе при оформлении операции инвентаризации. Характеристики также указываются в заказах покупателей и используются при резервировании товаров на складах. Цены для но менклатуры задаются с детализацией до характеристик. При подборе позиций номенклатуры в документе движения товаров перечень товаров и остатки тоже показываются в разрезе характеристик.

Для конкретной позиции номенклатуры в справочнике «Характеристики номенклатуры» содержатся во имеющие смысл (но не все возможные) агрегатные характеристики. Каждая агрегатная характеристика пози-ции номенклатуры состоит из сочетания значений ранее определенных и имеющих для нее смысл видов эле¬ ментарных характеристик. Тут следует четко разделять понятия:

• условимся называть видом элементарной характеристики вид свойства, определяющий смысл характери-стики. Например, «Цвет», «Размер». Физически эти виды свойств хранятся в соответствующем плане ви-дов характеристик и определяются пользователями. Не следует путать виды элементарных характери-стик с видами свойств номенклатуры. Несмотря на то, что физически они хранятся в одной структур; (план видов характеристик «Свойства объектов») они опираются на разные сущности: виды элементар-ных характеристик на справочник «Характеристики номенклатуры» а виды свойств на справочник «Но менклатура». Поэтому, если нужно будет, например, вид свойства «Цвет» использовать и для определения дополнительной характеристики номенклатуры и для определения дополнительного свойства но¬ менклатуры - всю работу по определению такого свойства объекта придется проделать дважды. Например, для номенклатуры «Лимон» цвет «Желтый» должен быть свойством этой позиции, а для номенклатуры «Яблоко» цвет может являться характеристикой и принимать значения «Красный», «Зеленый», «Желтый» и другие;

• условимся называть элементарной характеристикой или значением вида элементарной характеристики конечное значение вида элементарной характеристики. Например, «Черный», «39 размер». Физически это, обычно, ссылки на элементы справочников или значения базовых типов (строка, число, дата, булево), хранящиеся в соответствующем регистре сведений;

• условимся называть агрегатной характеристикой позиции номенклатуры конечную характеристику, полностью и однозначно определяющую разновидность номенклатурной позиции. Каждая такая агрегатная характеристика является сочетанием конкретных значений видов элементарных характеристик. Например, «Черные, 39 размера». Физически это элементы справочника «Характеристики номенклатуры». Для пользователей идентификация агрегатной характеристики осуществляется по уникальному сочетанию значений элементарных характеристик, ее составляющих.

Исходя из вышесказанного, задача описания дополнительных характеристик состоит из двух этапов: • Создания необходимых видов элементарных характеристик и задания типа их значений (через «Опера-

ции->План видов характеристик->Свойства объектов->Справочник «Характеристики номенклату-ры»->«Ins»). При необходимости, в форме элемента нового вида на закладке «Назначения свойства» можно указать список или группу позиций номенклатуры, для описания которой будет применяться дан-

30

ныи вид характеристики. Здесь же на закладке «Значения свойства» можно сразу указать список возможных значений созданного вида элементарной характеристики;

• Создания для конкретной номенклатуры в подчиненном справочнике «Характеристики номенклатуры» имеющих смысл агрегатных характеристик. Для этого нужно установить курсор на нужную позицию номенклатуры в справочнике «Номенклатура», по кнопке «Перейти» выбрать пункт меню «Характеристики номенклатуры», в открывшемся диалоговом окне добавить новый элемент характеристики номенклатуры («Ins»), При этом откроется диалоговое окно, в котором будут перечислены все виды элементарных характеристик, созданные и определенные ранее для данной позиции номенклатуры в объекте «Планы видов характеристик». Для каждого вида элементарной характеристики из списка определенных ранее для нее значений необходимо выбрать конкретное значение. После окончания этого процесса в поле «Наименование» карточки создаваемой агрегатной характеристики по введенным значениям элементарных характеристик будет сформирован идентификатор агрегатной характеристики номенклатурной позиции. При нажатии на кнопку «ОК» новая агрегатная характеристика будет записана в справочник «Характеристики номенклатуры» и закреплена за текущей позицией номенклатуры. Непосредственно из диалога создания агрегатной характеристики также можно добавлять новые виды и значения элементарных характеристик.

Например, чтобы в целях складского учета указать, что конкретная модель одноразовой тарелки имеет вид «Мелкая», форму «С разделителем на 2 части» и цвет «Желтый», сначала следует создать (если они еще не созданы) следующие виды элементарных характеристик:

• «Вид», тип значения справочник «Значения свойств объекта»; • «Форма», тип значения справочник «Значения свойств объекта»; • «Цвет», тип значения справочник «Значения свойств объекта».

После того, как нужные виды элементарных характеристик созданы и определен тип их значений, можно уже указать сочетание их конкретных значений (т.е. агрегатную характеристику) для выбранной номенклатуры:

. Вид = Мелкая; • Форма = С разделителем на 2 части; • Цвет = Желтый.

При этом для пользователя идентификатором такой агрегатной характеристики номенклатуры будет выступать строка «Мелкая, С разделителем на 2 части Желтый». Можно задать и другие агрегатные характеристики для этой же модели одежды: «Глубокая, Простая, Белый», «Глубокая, С разделителем на 2 части, Красный» и т.д. Если для конкретной номенклатурной позиции нет смысла определять значение какого-либо вида (или видов) элементарных характеристик, то нет необходимости присваивать таким видам условное значение «пусто». В этом случае идентификатор агрегатной характеристики будет сформирован только по заданным значениям элементарных видов характеристик, без пропусков. Например, «Прямоугольная, Белый». При записи агрегатной характеристики проверяется ее уникальность. Если такая агрегатная характеристика уже имеется у позиции номенклатуры, то повторно она занесена не будет. Новые характеристики, как агрегатная, в разрезе которой ведется учет, так и элементарная, являющаяся компонентой агрегатной, могут быть добавлены и в момент оформления товарного документа, например, при оформлении поступления товара на склад.

3.2.3. Справочник «Номенклатура». Дополнительная информация Серии номенклатуры хранятся в справочнике «Серии номенклатуры» подчиненном справочнику «Но

менклатура». Обратиться к нему можно по кнопке «Перейти» в командной панели справочника «Номенклатуры», установив курсор на нужную номенклатурную позицию.

31

В разрезе серии можно вести количественный и суммовой учет номенклатуры. Настройка возможности вы полняется сначала в целом для предприятия (настройка параметров учета, флаг «Использовать серии номенк-латуры»), потом отдельно для каждой товарной позиции, для которой это необходимо. Причем отдельно мож-но включить количественный учет по сериям и суммовой.

Особенность применения этого дополнительного параметра заключается в том, что он считается внутрен-ним разрезом складского учета. Поэтому серия не фигурирует в заказах и не используется для резервирова-ния под заказ покупателя. Считается, что номенклатура разных серий обладает одинаковыми свойствами и стоит одинаково. То есть цена устанавливается на номенклатуру без детализации по сериям. Серия задается следующими предопределенными на этапе конфигурирования параметрами: серийный номер (уникальный) сертификат и срок годности.

Цены номенклатуры. Для позиций номенклатуры может быть назначено множество цен. Названия цен задаются в справочнике «Типы цен». Цены позиции номенклатуры, а также скидки и наценки по позиции номенклатуры назначаются с помощью документов «Установка цен номенклатуры», «Установка скидок номенклатуры», «Установка цен номенклатуры контрагентов». Информация о ценах номенклатуры, а также о скидках и наценках после проведения документов заносится в соответствующие регистры сведений. В формах списков регистров сведений можно просмотреть информацию о назначенных ценах конкретных позиций номенклатуры и историю их изменения. Для просмотра информации о ценах нужно выбрать соответствующий регистр сведений: «Цены номенклатуры», «Цены номенклатуры контрагентов» или «Скидки и наценки номенклатуры».

В регистре сведений «Номенклатура контрагентов» (вызывается по кнопке «Перейти» в форме списка справочника «Номенклатура») можно хранить списки номенклатуры, возможной для поставки конкретным поставщиком. При заполнении табличной части торговых документов обработкой «Подбор» для быстрого заполнения можно установить подбор «По номенклатуре контрагента», В этом случае в справочнике «Номенклатура» будут видны не все номенклатурные позиции, а только те, которые занесены в регистр сведений. При этом пользователь сможет использовать при подборе названия номенклатурных позиций, используемых контрагентом. Это облегчает работу по набору оперативных документов. Эта информация используется обработкой «Календарный план закупок». Кроме того, названия номенклатуры, привычные контрагенту, можно будет использовать и при печати заказов поставщикам.

Календарные потребности в номенклатуре. Регистр сведений предназначен для хранения текущих сводных потребностей в номенклатурных позициях для обеспечения продаж. Информация вносится документом «Формирование потребностей» и используется для формирования «Календарного плана закупок» и заказов поставщикам.

Изображение. В карточке номенклатурной позиции можно хранить ссылки на произвольные файлы и изображения. Одну из картинок можно использовать в качестве этикетки. Для того чтобы показать картинку в списке номенклатуры достаточно нажать на кнопку «Изображение». Для того чтобы убрать картинку, надо повторно нажать на кнопку «Изображение». Картинку товара можно просмотреть и при подборе позиций номенклатуры.

Прикрепленные файлы. С каждым элементом номенклатуры можно связать произвольное число файлов. Доступ к перечню прикрепленных файлов осуществляется при нажатии на кнопку «Файлы» в формах элемента или списка справочника «Номенклатура». Физически сами файлы хранятся в информационной базе, их количество и размер не ограничены.

3.2.4. Прочая информация о номенклатуре

Справочник «Номенклатурные группы» содержит перечень номенклатурных групп, в разрезе которых предполагается ведение укрупненного планирования закупок и продаж. Использование номенклатурных групп позволяет агрегировать плановые показатели в этих видах планирования.

В состав номенклатурной группы может входить неограниченное количество номенклатурных позиций, но при этом одна номенклатурная позиция может входить только в одну номенклатурную группу. При этом для каждого вхождения номенклатуры задается «вес» вхождения, который в дальнейшем используется при распределении плановых показателей по отдельным элементам номенклатуры.

32

Для номенклатурной группы следует указать реквизиты «Единица хранения остатков», «Базовая единица измерения» и «Ставка НДС».

Важно! Следует понимать, что группа номенклатуры и номенклатурная группа - принципиально разные понятия, имеющие различное назначение и смысл. Группа номенклатуры - это элемент-группа справочника «Номенклатура», который объединяет номенклатурные позиции по какому-либо принятому на предприятии признаку и используется при настройке отчетов и заполнении документов.

Справочник «Качество номенклатуры» предназначен для хранения списка значений, которые определяют качество товаров. Одно из значений качества («Новый») является предопределенным и заполняется при оформлении операций поступления товаров. При необходимости название предопределенного значения качества может быть изменено пользователем.

Кроме предопределенного значения качества пользователь может ввести в справочник «Качество» любые другие значения, например, брак, некондиция и т.д.

Качество «Новый» по умолчанию присваивается товару при поступлении. При реализации товара по умолчанию выбывают товары с этим же значением измерения «Качество» соответствующих «товарных» регистров накопления. В том случае, если при поступлении обнаружились товары ненадлежащего качества, то оформляется документ «Корректировка качества товаров». Бракованные (некондиционные) товары можно списать со склада документом «Списание товаров». Некондиционные товары также можно продать по более низкой цене. Эта операция оформляется с помощью документа «Реализация товаров и услуг» с установленным видом операции «Брак».

Справочник «Склады (места хранения)» предназначен для ведения списка мест хранения товаров. Каждый элемент справочника описывает некоторое физическое место хранения (ангар, площадка, комната и т.д.). Обратите внимание, что справочник один для всех организаций, от лица которых ведется учет в информационной базе. Формально товары, хранящиеся на одном складе, могут быть собственностью различных организаций, но для целей управленческого учета разделение остатков на складах происходит только по номенклатурным признакам.

Предусмотрена возможность отнесения складов к определенным подразделениям предприятия, что позволит вести складской учет в разрезе подразделений предприятия.

Склады можно объединить в группы доступности. Для каждого пользователя можно определить свою группу доступности складов. При резервировании товаров на складе и размещении в заказах поставщикам, в качестве мест доступного размещения будут использоваться только те склады, которые указаны в группе доступности для пользователя.

Группы доступности хранятся в отдельном справочнике «Группы доступности». Для каждой группы доступности определяется список тех складов, которые относятся к данной группе доступности. В настройках пользователя в справочнике «Пользователи» для пользователя указывается группа доступности.

Элементы справочника «Склады (места (ранения)» используются практически во всех документах, регистрирующих движение товаров, и определяют место хранения, по которому фактически совершено то или иное движение.

В конфигурации разделяются оптовые, розничные склады и неавтоматизированные торговые точки («Вид склада»). Для розничного склада и неавтоматизированной торговой точки может быть задан тип цен, по которому будет осуществляться продажа в розницу («Тип цен»).

Тип цен, заданный для розничного склада, используется для заполнения розничных цен при продаже с этого склада. Продажа в розницу с оптового склада ведется по произвольным ценам.

По типу цен, заданному для НТТ, автомати¬ ески заполняется розничная цена для товара документах «Поступление товаров в НТТ» и

Перемещение товаров» при оформлении по¬ гупления товаров в НТТ.

Заданная для типа цен наценка используется при автоматическом расчете розничных цен при оформлении поступления товара в НТТ, если включен флаг «Расчет розничных цен по торговой наценке».

33

Важно! Жесткий контроль розничных цен осуществляется только при продаже товаров в неавтоматизиро-ванной торговой точке, во всех остальных случаях допускается изменение цен при продаже товаров в роз-ницу.

В справочник «Склады (места хранения)» может быть введено любое количество складов. Информация xoз-бы об одном складе должна присутствовать обязательно. Один из складов следует указать в качестве основ-ного склада в настройках пользователя (Сервис->Настройки пользователя->Основные значения для пода; новки в документы и справочники). Указанный склад будет использоваться по умолчанию при начальной yс-тановке значений реквизитов для новых документов.

Для склада можно задать материально-ответственное лицо, информация фиксируется в периодическом ре гистре сведений «Ответственные лица».

3.3. Общие п р и н ц и п ы учета товарно-материальных ценностей

3.3.1. Оперативный режим проведения документов

Первым базовым принципом товарного учета является важность проведения документов в «опе¬ ративном режиме»

Только при таком проведении выполняется контроль: • количественных остатков по складу и по организации; • установленного резерва на товары; • установленных покупателю лимитов по возвратной таре; • правильности формирования отчетов о проданных товарах по комиссионной торговле; • различных параметров взаиморасчетов с контрагентами:

о превышение установленной максимально-допустимой суммы задолженности, о наличие необходимой предоплаты для отгрузки товара, о контроль дней задолженности и т.д.

С помощью настройки дополнительных прав пользователя можно разрешить проведение документов в оперативном режиме на выбытие товаров в большем количестве, чем есть на остатке:

• Разрешить превышение остатка товаров на складе; • Разрешить превышение остатка товаров организации.

Если установлены флаги для этих настроек, то документы реализации (списания) будут проводиться в любом случае, но при проведении в оперативном режиме в случае необходимости будет выдаваться сообщение о недостаточности товара на остатке.

3.3.2. Разделение количественного и партионного учета ТМЦ

Вторым базовым принципом товарного учета является разделение учета количества и учета пар¬ тионной себестоимости одних и тех же ТМЦ.

Считается, что в оперативном режиме с максимально возможной степенью достоверности должен вестись учет ТМЦ в натуральных измерителях (т.е. в количественном выражении). Движения же суммовых эквивалентов натуральных измерителей (т.е. себестоимости) подчиняется другим законам и, в общем случае, осуществляется с задержкой по времени. Для обеспечения этого в типовой конфигурации предусмотрены различные хранилища информации, иногда совершенно независимые друг от друга. Такой подход обеспечивает значительную гибкость документальных схем, которые в состоянии поддерживать конфигурация, но приводит к некоторому усложнению процессов извлечения нужных данных из информационной базы.

Например, именно поэтому режим проведения влияет на контроль количественных остатков и не влияет на контроль суммовых остатков по партиям. Контроль суммовых остатков ТМЦ производится всегда. В настройках учетной политики устанавливается флаг «Списывать партии при проведении документов». В зависимости от него при выбытии ТМЦ партии списываются либо сразу при проведении документов, либо потом при выполнении обработки «Проведение по партиям». Но в любом случае (независимо от режима проведения) при списании партий выполняется определение стоимостных остатков ТМЦ. Если они отсутствуют, то документ проводится без списания партий, но выдается соответствующее сообщение.

3.3.3. Регистры накопления товарного учета

Третьим базовым принципом учета является то, что для организации как количественного, так и суммового учетов, используются целые семейства регистров накопления, тесно взаимосвязанных между собой.

Для понимания работы конфигурации важно знать их состав, структуру и принципы формирования в них движений документами-регистраторами. Кроме того, понимание смысловой нагрузки информации, хранимой в том или ином регистре накопления подсистемы управления запасами, существенно облегчает поиск и анализ нужных данных с помощью универсальных средств платформы и отчетов.

Исходя из двух последних принципов, можно условно разделить все регистры накопления подсистемы управления запасами на количественные товарные регистры накопления и стоимостные товарные регистры накопления.

34

К количественным товарным регистрам накопления можно отнести: i «Товары на складах» (остаточный регистр накопления). В этом регистре отражаются все движения

товаров вне зависимости от права собственности на них или их текущего состояния. Информация, хранящаяся в этом регистре, обеспечивает оперативный учет остатков товаров, физически находящихся в местах хранения предприятия; .

• «Товары организаций» (остаточный регистр накопления). В этом регистре отражаются все движения товаров вне зависимости от права собственности на них или текущего состояния. Но при этом все эти движения отражаются в разрезе организаций предприятия (юридических лиц). Информация, хранящаяся в этом регистре, обеспечивает оперативный учет остатков ТМЦ в разрезе организаций: собственных, полученных на комиссию, переданных на комиссию или в субкомиссию. Иначе говоря, все товары, с которыми в данный момент можно работать в организации предприятия. Причем это и товары, которые числятся на балансе организации, и товары, не принадлежащие организации, но по данным учета находящиеся в ее распоряжении. Данные регистра используются при подборе товаров по остаткам в документах реализации для заполнения колонки «Остаток организации». Эта информация позволяет пользователям наполнять товарные документы так, чтобы обеспечить в дальнейшем корректное отражение хозяйственной операции в регламентированном учете;

. «Товары переданные» (остаточный регистр накопления). В этом регистре накопления параллельно к регистрам накопления «Товары на складах» и «Товары организаций» отражаются все движения ТМЦ, которые переданы комиссионерам на комиссию, а также возвратная тара, переданная покупателям;

. «Товары полученные» (остаточный регистр накопления). В этом регистре накопления параллельно к регистрам накопления «Товары на складах» и «Товары организаций» отражаются все движения ТМЦ, которые получены от комитентов на комиссию, или возвратная тара, полученная от поставщиков;

• «Товары к получению на склады» (остаточный регистр накопления). В этом регистре накопления параллельно к регистрам накопления «Товары на складах» и «Товары организаций» отражаются те товары, которые поступили на предприятие по приходным ордерам и еще не подтверждены финансовыми

документами - то есть неотфактурованные поставки. В этом же регистре отражаются движения по опе¬ , рациям внутреннего поступления с другого склада предприятия с применением ордерной схемы доку

ментооборота; • «Товары к передаче со складов» (остаточный регистр накопления). В этом регистре накопления па

раллельно к регистрам накопления «Товары на складах» и «Товары организаций» отражаются те товары, по который уже оформлен финансовый документ выбытия со склада, но ещё не произведена отгрузка со склада по расходным ордерам. К ним можно отнести операции неотфактурованных продаж, возврата поставщику по ордеру или внутренних передач со склада на другой склад предприятия по ордеру; «Товары к передаче организаций» (остаточный регистр накопления). В этом регистре накопления параллельно к регистрам накопления «Товары на складах» и «Товары организаций» отражаются те ТМЦ, по которым уже оформлена реализация с помощью расходных накладных, но еще не произведена отгрузка со склада по расходным ордерам - то есть неотфактурованные продажи в разрезе организаций. В этом же регистре отражается операция возврата товара поставщику по ордеру;

. «Товары в резерве на складах» (остаточный регистр накопления). В этом регистре хранится информация о «недоступных» товарах, зарезервированных под внутренние заказы или заказы покупателей. Резервирование «Под заказ» будет подробнее рассмотрено в разделе «Управление товарными заказами». В случае если в документе «Приходный ордер на товары» установлен флаг «Без права передачи» происходит формирование резерва «По документу»;

. «Товары к перемещению в неавтоматизированных торговых точках» (остаточный регистр накопления). В этом регистре отражаются движения товаров, переданных в розничную торговлю (на склад вида «Неавтоматизированная торговая точка») по фиксированным ценам продажи с применением ордерной схемы документооборота;

• «Товары в неавтоматизированных торговых точках» (остаточный регистр накопления). В этом регистре отражаются движения товаров, переданных в розничную торговлю (на склад вида «Неавтоматизированная торговая точка») по фиксированным ценам продажи.

К стоимостным товарным регистрам накопления можно отнести: • «Партии товаров на складах» (остаточный регистр накопления). Регистр используется для хранения

информации о количестве и стоимости ТМЦ в разрезе партий для целей управленческого учета. Учет себестоимости ТМЦ ведется всегда в валюте управленческого учета. Если документ оформлялся в валюте, отличной от валюты управленческого учета, при проведении такого документа осуществляется пересчет себестоимости в валюту управленческого учета;

• «Партии товаров переданные» (остаточный регистр накопления). Регистр используется для целей управленческого учета для хранения информации о количестве и стоимости ТМЦ в разрезе партий, переданных на комиссию, то есть физически отсутствующих на складах предприятия.

Условимся в дальнейшем называть все вышеперечисленные регистры накопления товарными регистрами накопления. А все документы-регистраторы, способные порождать в них движения, будем назвать товарными документами.

3.3.4. Валюта себестоимости ТМЦ

Четвертым базовым принципом товарного учета является учет себестоимости в валюте управ¬ ленческого учета

35

В самом начале работы с типовой конфигурацией в настройках параметров учета нужно обязательно опре-делить валюту управленческого учета. В соответствии с этими настройками ведется учет себестоимости ТМЦ. При этом валютой документа, регистрирующего хозяйственную операцию, может быть:

• либо валюта взаиморасчетов, установленная в договоре с контрагентом; • либо валюта управленческого учета.

Для внутренних складских документов, не влияющих на взаиморасчеты, может использоваться только ва-люта управленческого учета.

При оформлении любых хозяйственных операций, в том случае если валюта документа отличается от управленческой валюты, для определения размера стоимости ТМЦ автоматически будет производиться пер счет из валюты документа в валюту управленческого учета. При пересчете сумм из одной валюты в другую, значение курсов валют берется по умолчанию на дату свершения хозяйственной операции из регистра сведе-ний «Курсы валют».

Из вышесказанного следует, что информацию о стоимости товаров можно получить только в той валюте, и торая определена для управленческого учета. Например, если валютой управленческого учета установлен «Доллар США», то стоимость товара в гривне получить будет невозможно.

При регистрации в системе дополнительных расходов на приобретение, сумма дополнительных расход добавляется непосредственно к уже зарегистрированной стоимости поступивших ТМЦ. То есть отдельно сумма дополнительных расходов в рамках партий ТМЦ не ведутся.

Но иногда возникает необходимость отразить дополнительные расходы по приобретению без привязки конкретным партиям товаров. Например, отразить дополнительные расходы до того, как зарегистрирован документы оприходования (то есть, до того, как сформирована партия). В этом случае сумма таких расходов будет фиксироваться в отдельном регистре накопления «Дополнительные расходы на приобретение товаров подлежащие распределению». В конце месяца регламентным документом эти суммы будут распределены г партиям товаров.

В настройках учетной политики для всего предприятия в целом можно установить: будет ли сумма НДС включаться в себестоимость партии ТМЦ. В зависимости от этой настройки и будет формироваться значен» ресурса «Стоимость» стоимостных регистров накопления.

3.3.5. Принципы списания партий ТМЦ. Обработка «Проведение по пар-тиям»

Пятым базовым принципом товарного учета является то, что предусмотрено два варианта списания себестоимости выбывающего ТМЦ - либо сразу при отражении операции, либо за некоторый период.

«Приход» себестоимости ТМЦ по партиям всегда формируется в момент регистрации соответствующих хо-зяйственных операций: поступления или оприходования товаров.

«Расход» себестоимости ТМЦ в разрезе партий может формироваться двумя способами: • сразу при проведении соответствующего документа («Реализация товаров и услуг», «Требование

накладная», «Перемещение товаров» и т.д.). Это происходит в том случае, если в настройке «Учетная политика» флаг «Списывать партии при проведении документов» включен;

• по окончании какого-либо произвольного периода (определяется пользователями), при помощи обработ-ки «Проведение по партиям» («Документы->Дополнительно->Проведение по партиям»).

Обработка «Проведение по партиям» предназначена для списания себестоимости ТМЦ в разрезе партий по указанную дату в случаях, если:

» этого не было сделано в момент проведения соответствующих оперативных документов;

• необходимо актуализировать сформированные ранее соответствующими оперативными документами записи по списанию себестоимости ТМЦ в разрезе партий. Обычно необходимость в такой актуализации возникает при интенсивной работе пользователей с информационной базой «задним числом». Физически эта актуализация опирается на процесс восстановления последовательностей партионного учета. Причем данный механизм в ее стоянии работать независимо от состояния флага «Списывать партии при проведении документов» в не стройках учетной политики, то есть по воле пользователя.

Рассмотрим принципы функционирования и правила использования обработки «Проведение по партиям> Перед выполнением обработки необходимо удостовериться, что все документы, касающиеся движения запа-сов, зарегистрированы в информационной базе. Также нужно убедиться, что установлена учетная политика части оценки товаров.

В диалоговом окне обработки в реквизите «Проведение по партиям выполнено на...» указывается границ последовательности в обрабатываемом периоде (дата, до которой нужно восстановить правильное списание партий). После нажатия кнопки «Выполнить», система произведет автоматическое восстановление указанно

36

последовательности, путем формирования или переформирования имеющихся расходных движений в стоимостных товарных регистрах накопления. При этом используются следующие принципы:

• Расчет себестоимости списываемых ТМЦ по каждой хозяйственной операции осуществляется на момент ее регистрации. Реквизит «Провести по партиям на» определяет лишь границу, до которой должны восстановиться соответствующие последовательности документов;

• Расходные движения будут сформированы только в части обнаруженных остатков ТМЦ на момент регистрации хозяйственной операции. Причем контроль остатков ТМЦ производится на основании стоимостных товарных регистров накопления. о В результате, если на момент регистрации хозяйственной операции имеется 80 единиц товара, а в до

кументе отражено списание 100 единиц товара, система будет вести себя следующим образом. По соответствующим количественным товарным регистрам будет списано 100 единиц товара. То есть конечный остаток по этому товару будет составлять -20 единиц. По соответствующим стоимостным товарным регистрам будет списано с количества 80 единиц товара и из расчета 80 единиц товара будет списана себестоимость. Из вышесказанного следует вывод: состояние ресурсов «Количество» в количественных и стоимостных товарных регистрах накопления может быть различным для одних и тех же ТМЦ. С точки зрения функционирования программных механизмов типовой конфигурации это нормально. С точки зрения реализованной в типовой конфигурации модели учета ТМЦ, такая ситуация свидетельствует об ошибках в ведении информационной базы, которые должны быть обязательно устранены;

• При возникновении ситуаций описанных в предыдущем пункте, обработка сигнализирует о невозможности распределения ТМЦ по партиям в окне служебных сообщений. Но при этом не останавливается - то есть продолжает работать дальше. В результате последовательность, от границы которой обработка и должна работать при обращении к ней в следующий раз, восстанавливается всегда до указанной даты, вне зависимости от тех ошибок ведения информационной базы, которые она определяет в процессе своей работы. о Таким образом, если сразу же не исправить все проблемные ситуации (пока обработка при повторных

обращениях к ней не перестанет о них сигнализировать), теряется возможность контроля корректности ведения товарного учета. Единственным способом заставить обработку вновь обработать какой-либо период, является изменение границы соответствующей последовательности. • Например, перепроведением любого расходного документа с датой раньше требуемого периода.

Анализируя описанные выше варианты списания себестоимости ТМЦ, сформулируем сильные и слабые стороны обоих подходов:

• при формировании проводок сразу при проведении расходных товарных документов есть возможность оперативно контролировать валовую прибыль, получаемую предприятием. Но при этом время проведения товарных расходных документов увеличивается. Причем это время теряется, фактически, впустую, поскольку при работе «задним числом» (что происходит повсеместно) все сформированные таким образом проводки требуют актуализации при сведении и закрытии каждого учетного периода;

• При формировании проводок с помощью обработки «Проведение по партиям» экономится время при проведении товарных документов, но теряется возможность оперативного контроля валовой прибыли. Точнее, для анализа валовой прибыли требуется больше времени, поскольку перед использованием соответствующего отчета необходимо воспользоваться обработкой «Проведение по партиям».

3.4. Общие п р и н ц и п ы работы с товарными документами Перед рассмотрением схем товарного документооборота, реализованных в типовой конфигурации, опишем

универсальные механизмы, которые используются в любом документе подсистемы управления запасами.

3.4.1. Окно «Цены и валюты» Этот универсальный механизм используется практически во всех документах по оприходованию и реализа

ции ТМЦ, Данный механизм является точкой входа для подсистемы ценообразования в товарный документооборот.

В правой части диалога показываются установленные на текущий момент времени значения параметров, левой части есть возможность изменить значения параметров. Состав, назначение и поведение управляющих элементов в этом окне зависит от вида документа.

«Тип цен». Значение реквизита выбирается из справочника «Типы цен номенклатуры» или «Типы цен н| менклатуры контрагентов» (в зависимости от вида документа). Цены позиций номенклатуры, добавляемых спецификацию документа, будут устанавливаться исходя из заданных для этих позиций значений цен вы бранного типа. При выборе контрагента и договора устанавливается тот тип цен, который определен в дога воре контрагента. Если в договоре с покупателем не установлен «Тип цен», то по умолчанию,в документе ус-танавливается тот тип цен, который определен в настройках пользователя («Сервис->Настройки текущего пользователя->Основные значения для подстановки в документы и справочники-»Основной тип цен прода-жи»). В любой момент времени можно выбрать другой тип цен для заполнения в спецификации документа Для того, чтобы произошло изменение уже заполненных цен в документе согласно нового значения типа цен необходимо включить флаг «Пересчитать цены по типу цен» и нажать кнопку «ОК».

«Валюта». Реквизит выбирается из справочника «Валюты». Изменение валюты обуславливает автоматиче-ский пересчет цен в табличных частях документа в новой валюте. Это происходит если флаг «Пересчитан цены по валюте» включен.

«Курс взаиморасчетов». В реквизите хранится курс взаиморасчетов. По умолчанию устанавливается курс на дату документа, взятый из регистра сведений «Курсы валют». Значения этого курса можно менять вручную. С помощью кнопки установки даты можно из истории курса выбрать курс на определенную дату. Данный кур будет учитываться при проведении документа и формировании отчетов.

«Учитывать НДС». Если данный флаг выключен, сумма в документе рассчитывается без учета НДС. При этом НДС в документе вообще перестает упоминаться - как в электронной, так и в печатной формах.

«Сумма включает НДС». Данный флаг появляется только в том случае, если включен флаг «Учитывать НДС». Сама сумма НДС вычисляется автоматически, на основании суммы и ставки НДС, указанных по каждой позиции номенклатуры в табличных частях товарных документов. Рассчитанную таким образом сумму НДС можно изменить вручную. Ставка НДС в соответствующий реквизит для каждой номенклатурной позиции подставляется из карточки этой позиции, а сумма интерпретируется по разному, в зависимости от состояния описываемого флага:

• если флаг включен, то предполагается, что НДС уже включен в стоимость номенклатурной позиции. При этом в графах «Цена» и «Сумма» (и электронной и печатной форм товарного документа) отображаются цена и сумма с включенным в них НДС;

• если флаг выключен, то предполагается, что НДС рассчитывается от указанной стоимости номенклатурной позиции и не включен в нее. При этом в графах «Цена» и «Сумма» (и электронной и печатной форм товарного документа) отображаются цена и сумма без НДС.

«Автоматический расчет НДС». Следствием включения этого флага является невозможность ручного редактирования реквизита табличной части «Сумма НДС». Этот механизм предназначен для автоматического решения проблемы несовпадения итоговой суммы НДС, рассчитанной построчно, с суммой НДС, рассчитанной от итоговой суммы документа.

При расчете построчного НДС часто возникает необходимость округления в большую или меньшую сторону полученной суммы до 2 знаков после запятой. При этом в случае большого количества строк может накопиться погрешность в несколько копеек.

Например, в накладной реализация «Товар1» оформлена на сумму 301,65 грн с НДС (сумма НДС 50,275 округляется до 50,28), а «Товар2» - на сумму 22,00 грн с НДС (сумма НДС 3,6666...7 округляется до 3,67). Итоговая сумма накладной составляет 323,65 грн с НДС. Рассчитанный от этой суммы НДС составляет 53,94 грн, а сумма построчного НДС равна 53,95 грн. Если установить автоматический расчет НДС, то будет исправлена сумма строчного НДС. В нашем примере сумма НДС для «Товара2» станет 3,66 грн.

38

На порядок автоматического расчета суммы НДС влияет флаг «Сумма включает НДС». В зависимости от это го флага расчет итогового НДС будет вестись либо от итоговой суммы с НДС документа, либо от суммы бе НДС. В последнем случае корректироваться также будет и построчная сумма с НДС.

«Регистрировать цены поставщика». Если флаг включен, при проведении документа будет производится автоматическая регистрация цен поставщика по определенному выше типу цен в регистре сведений «Цены номенклатуры контрагентов». Состояние этого флага в новых товарных документах определяется в настройке пользователя («Сервис->Настройки пользователя»).

3.4.2. Подбор номенклатуры Универсальный механизм «Подбор» используется практически во всех товарных документах При нажатии в

форме документа на кнопку «Подбор», открывается экранная форма механизма подбора номенклатуры Пре-дусмотрены следующие режимы механизма подбора номенклатурных позиций:

• «По справочнику». В этом режиме в форме подбора отображается список позиций номенклатуры в том виде, как он определен в справочнике «Номенклатура». Такой режим подбора рекомендуется использовать в том случае, если в документ необходимо добавлять новые позиции номенклатуры, которых еще нет в справочнике «Номенклатура», поскольку только здесь можно будет их добавить без специального обращения к форме списка справочника;

• «По номенклатуре контрагентов». В этом режиме в форме подбора отображается список только тех позиций номенклатуры, которые отражены по конкретному контрагенту в регистре сведений «Номенклатура контрагентов». При этом пользователь может использовать названия номенклатуры, принятые у контрагента и содержащиеся в первичных документах от него;

• «По ценам контрагентов». В этом режиме в форме подбора отображается список только тех позиций номенклатуры, по которым для указанного в документе контрагента по определенному на закладке «Цены и валюты» типу цен в регистре сведений «Цены номенклатуры контрагентов» зарегистрированы цены. Этот режим применяется при заполнении документов поступления ТМЦ;

• «По ценам номенклатуры». В этом режиме в форме подбора отображается список только тех позиций номенклатуры, по которым для указанного в документе на закладке «Цены и валюты» типа цен в регистре сведений «Цены номенклатуры» зарегистрированы цены предприятия. Этот режим применяется при заполнении документов реализации ТМЦ;

• «По остаткам номенклатуры». В этом режиме в форме подбора отображается список только тех позиций номенклатуры, по которым на указанном в документе складе имеются остатки. Этот режим применяется при заполнении складских документов;

• «По остаткам и ценам номенклатуры». Этот режим совмещает в себе описанные выше режимы «По ценам номенклатуры» и «По остаткам номенклатуры». То есть, в форме подбора отображается список только тех позиций номенклатуры, по которым:

• для указанного в документе на закладке «Цены и валюты» типа цен в регистре сведений «Цены номенклатуры» зарегистрированы цены предприятия;

• на указанном в документе складе имеются остатки.

Состав режимов подбора варьируется в зависимости от вида документа и операции, установленной в нем. При этом в форме подбора обеспечивается выполнение следующих сервисных функций:

• остатки позиций номенклатуры показываются при всех вариантах подбора, кроме варианта подбора «По справочнику». Однако при таких вариантах подбора нет возможности добавить в справочник «Номенклатура» новую позицию. Для добавления новой позиции нужно выбрать вариант подбора «По справочнику»;

• остатки в списке позиций показываются по складу, указанному в документе. Остатки по позиции но-менклатуры показываются в разрезе характеристик товаров. То есть, если на складе имеется один и тот

39

же товар с разными характеристиками, в списке подбора будут показаны две одинаковые позиции номенклатуры с разными характеристиками;

• цены для каждой номенклатурной позиции показываются в валюте и за единицу измерения, КОТОРЫЕ ОПределены для них в соответствующих ресурсах регистров сведений подсистемы управления ценами,

• цены и остатки позиций номенклатуры показываются на дату и время, указанные в документе в реквези-те «Остатки и цены на».

Собственно подбор номенклатурных позиций в табличную часть документа осуществляется путем выбора нужной позиции из списка. Механизм подбора ТМЦ позволяет управлять алгоритмом переноса. Осуществляет-ся это с помощью настроечных флагов из группы элементов «Запрашивать»: «Количество», «Цена», «Сер и «Характеристика». При включении любых флагов при переносе будет производиться запрос значений опре-деленных таким образом параметров табличной части текущего документа. Доступность этих настроечных флагов и, соответственно, состав запросов определяется режимом подбора.

При оформлении отгрузки с неавтоматизированной торговой точки, цены могут задаваться пользователями либо вручную, либо путем выбора из списка тех цен, по которым позиция номенклатуры ранее передавалась неавтоматизированную торговую точку. Следует пользоваться этой возможностью, поскольку у регистра нако-пления «Товары в неавтоматизированных торговых точках» есть контролируемое измерение «Цена в poзни-це».

Если валюта документа не совпадает с валютой цены, определенной для позиции номенклатуры в подсис-теме управления ценами, при подборе этой позиции в табличную часть документа значение цены будет пе| считано по курсу взаиморасчетов, указанному в документе. При этом используется следующий алгоритм neре-счета цен в части расчета НДС:

• если документ оформляется без учета НДС, цены переносятся без пересчета НДС, независимо от состоя-ния флага «Цены включают НДС», установленного для данного типа цен;

• если документ оформляется с учетом НДС, цены переносятся с пересчетом НДС, согласно текущего о стояния флага «Цены включают НДС», установленного для данного типа цен, и состояния соответствую-щих флагов в окне «Цены и валюта».

3.4.3. Групповое изменение значений реквизитов табличной части док] ментов

В форме многих товарных документов на панели инструментов табличной части на закладке «Товары» есть кнопка «Изменить», с помощью которой вызывается служебная обработка, предназначенная для группового изменения реквизитов строк этой табличной части.

Изменение реквизитов табличной части производится по всем помеченным в списке позициям. При первом вызове обработки в ее список переносятся и помечаются все позиции из табличной части документа. По кнопке «Выполнить» производится определенное пользователем действие. Перенос результатов групповой обработки в табличную часть документа осуществляется по кнопке «ОК». Кнопка «Закрыть» позволяет отказаться от принятия произведенных изменений.

Обработка обеспечивает выполнение следующих функций:

• «Добавить из документа». Это действие дает возможность копировать в табличную часть текущего документа табличную часть документа другого вида. При выборе данного действия нужно указать вид документа, из которого необходимо добавить номенклатурные позиции в табличную часть документа. После выбора вида документа открывается список документов, из которого нужно выбрать конкретный экземпляр документа. Данной обработкой удобно пользоваться также в том случае, если необходимо объединить в одном документе несколько табличных частей документов других видов (например, оформить документ реализации, объединив в нем табличные части нескольких документов поступления). Копирование табличной части производится по следующему алгоритму: для каждой номенклатурной позиции в табличной части выбранного документа проверяется: имеется ли такая же номенклатурная позиция с такой же единицей измерения, такой же характеристикой и серией в табличной части исходного документа. Если нет, то она добавляется, если да, то увеличивается количество исходной позиции. Цены для новой позиции устанавливаются в соответствии с тем типом цен, который задан в текущем документе;

• «Изменять цену на (в %)». Это действие дает возможность изменить цены номенклатурных позиций на определенный процент. Величина процента задается пользователем. Если процент задан с плюсом, то происходит увеличение цены, а если с минусом - уменьшение;

• «Установить цены по типу». Это действие дает возможность установить значения цен по отмеченным позициям номенклатуры в соответствии с выбранным пользователем типом цен. Данное действие удобно применять в том случае, если необходимо для разных позиций в табличной части документа устанавли-

40

вать разные типы цен. Например, часть позиций в одном документе продается по оптовым ценам, а часть позиций - по мелкооптовым ценам;

• «Распределять сумму по количеству». Это действие позволяет распределить заданную пользователем сумму так, чтобы величина каждого элемента такого распределения соотносилась с величиной остальных следующим образом: суммы по позициям изменяются пропорционально количеству (при этом цены позиции номенклатуры изменяются на одинаковую величину для единицы измерения каждой позиции, независимо от того, что это за единица);

• «Распределять сумму по суммам». Это действие позволяет распределить заданную пользователем сумму так, чтобы величина каждого элемента такого распределения соотносилась с величиной остальных следующим образом: суммы по позициям изменяются пропорционально самим суммам (при этом цены по позициям изменяются пропорционально самим ценам);

• «Округлить цены до». Это действие позволяет уменьшить или увеличить точность определения цен на позиции номенклатуры. Точность можно варьировать от 0.01 до 100;

• «Установить ставку НДС». Это действие позволяет изменить для отмеченных позиций номенклатуры ставку НДС;

• «Установить склад». Это действие позволяет изменить для отмеченных позиций номенклатуры склад. Склад выбирается из справочника «Склады»

• «Установить скидку». Это действие позволяет изменить для отмеченных позиций номенклатуры процент ручных скидок.

• «Удалить помеченные строки». Это действие позволяет удалить из табличной части документа отмеченные позиции номенклатуры.

3.4.4. Принципы заполнения товарных документов Обычно все товарные документы «обслуживают» несколько видов хозяйственных операций. Состав этих

видов операций варьируется в зависимости от вида документа. Поэтому первое, на что нужно обращать внимание при заполнении товарных документов, это на текущий вид хозяйственной операции, использующийся в текущем документе. Информацию об этом можно получить только из заголовка окна документа. Для изменения вида операции необходимо использовать кнопку «Операция», которая, обычно, всегда расположена выше и левее всех остальных элементов управления в форме товарного документа.

При выборе нового вида операции автоматически формируется соответствующее название документа и изменяется состав граф табличной части документа. Вид операции можно изменить в любой момент времени, даже для проведенного документа - после его успешного перепроведения все соответствующие данные в информационной базе будут корректно изменены.

Следующее, на что нужно обращать внимание, это на заполнение реквизитов окна «Цены и валюта», которое вызывается с помощью одноименной кнопки, расположенной, обычно, рядом с кнопкой «Операция». Подробное описание принципов работы с реквизитами этого окна дано выше.

Далее необходимо определить виды учета, на которые будет влиять заполняемый товарный документ. Делается это с помощью группы одноименных флагов, в верхней правой части окна документа. Проведение товарного документа может быть выполнено сразу по всем видам учета или по произвольной комбинации этих видов, исключением является налоговый учет, проведение по которому невозможно без проведения по бухгалтерскому учету. В случае, если в документе включены соответствующие флаги учета «Отразить в бухгалтерском учете» и «Отразить в налоговом учете», то такой документ будет учтен при перегрузке в базу, где ведется бухгалтерский учет организации.

Далее необходимо заполнить реквизит «Организация». Даже если документ будет проводиться только в управленческом учете - заполнение этого реквизита является обязательным. Также обязательным является заполнение реквизитов «Контрагент» и «Договор». В зависимости от вида ведения взаиморасчетов, определенного в указанном договоре, может потребоваться заполнение реквизита «Сделка» («Заказ поставщику», «Счет на оплату поставщика», документ оплаты и прочее). Подробнее правила работы с этими реквизитами будут рассмотрены в разделе, описывающем принципы управления взаиморасчетами.

В поле «Комментарий» пользователи могут фиксировать любую нужную им в контексте хозяйственной операции информацию - никаких ограничений нет.

В настройке параметров учета устанавливается возможность указания складов в табличной части «торговых» документов. Параметр может принимать одно из следующих значений:

• Не использовать; • Для документов поступления; • Для документов реализации;

41

• Для документов поступления и реализации.

В тех документах, для которых задана такая возможность, значение склада, указанное в шапке документа будет использоваться как значение «по умолчанию».

Фактически это означает, что в одном документе можно отразить поступление на разные склады или peaли-зацию с разных складов. Этот механизм удобно использовать при наличии удаленных складов и примени ордерной схемы.

Например, физически поступивший товар сразу развезен на разные склады, но финансовый документ п| хода - один, или менеджером выписан одним документом товар для отгрузки в соответствии с потребностями покупателя, но реально отгрузка выполнялась с различных складов, исходя из остатков.

3.4.5. Состав и принципы заполнения табличных частей товарных дою ментов

В рамках любого товарного документа, обычно, можно отразить операции с: • товарно-материальными ценностями, подлежащими складскому учету; • дополнительными услугами, не оказывающими влияние на себестоимость ТМЦ; • возвратной тарой.

Реализована описанная возможность с помощью трех независимых друг от друга табличных частей, распо-ложенных на соответствующих закладках:

• «Товары»; • «Услуги»; • «Тара».

Важным моментом является то, что все указанные виды объектов описываются с помощью справочник «Номенклатура». Рассмотрим подробнее правила и принципы заполнения этих табличных частей.

В табличной части «Товары» отражаются товары или любые другие материальные ценности, требующе складского учета: товары, купленная тара и прочее. Заполнять табличную часть можно несколькими способа-ми:

• по кнопке «Заполнить» в различных вариантах. При этом команды, начинающиеся со слова «Запол-нить...» предварительно попытаются очистить табличную часть, а команды, начинающиеся со слова «До¬ бавить...» будут добавлять к уже имеющимся позициям новые;

• по кнопке «Подбор» (режим описан выше); • вручную по клавише «Ins». Этот вариант неприменим для номенклатуры вида «Набор» - заполнение

списка комплектующих набора возможно только при использовании механизма «Подбор».

Если для некоторой номенклатуры ведется учет по сериям или характеристикам, то при заполнении табличной части нужно заполнить соответствующие реквизиты. Для этого нужно либо выбрать одно из уже имеющихся значений, либо при необходимости создать новое значение, а потом выбрать его. Если при вводе такой номенклатуры не указать характеристику или серию, то информацию о поступившей позиции будет записана: «пустым» значением измерения «товарных» регистров. Соответственно и дальнейшее движение ПО ЭТОМУ поступлению номенклатуры нужно будет оформлять без указания характеристики или серии.

Количество каждой номенклатурной позиции указывается в местах, с помощью реквизитов «Количество» и «Единица измерения» и «Коэффициент пересчета». Введенное количество в произвольной единице измерения будет пересчитано в количество в единице хранения остатков - именно в этой единице будут осуществлены все движения номенклатурных позиции в регистрах накопления.

Смысл значений, содержащихся в реквизитах «Цена» и «Сумма» определяется состоянием флагов окна «Цены и валюта». В реквизитах «% НДС» и «Сумма НДС» содержатся параметры обложения НДС-ом каждой номенклатурной позиции. Значения вышеописанных реквизитов обычно всегда подлежат автоматическому заполнению по умолчанию.

Итоговая стоимость всего объема каждой номенклатурной позиции отражается в информационном реквизите «Всего».

42

Табличные части «Тара» и «Услуги» заполняются аналогично, но для услуг добавляется еще реквизиты «Статья затрат», «Подразделение» и прочие, предназначенные для отражения услуги в составе затрат предприятия.

В общем случае, табличная часть «Услуги» (равно как и табличная часть «Тара») может быть единственной заполненной в документе.

На закладке «Дополнительно» вводится прочая дополнительная информация, часть которой может быть использована для группировок в отчетах (например, «Ответственный» или «Подразделение»).

43

4. Ценообразование 4 . 1 . Концепция подсистемы

Эффективное управление торговой деятельностью предприятия невозможно без систематической и целена-правленной ценовой политики. Ценовая политика для каждого торгового предприятия различная, но можно выделить некоторые принципы определения ценовых показателей. В конфигурации предусмотрена специаль-ная подсистема ценообразования, которую можно использовать для установки, автоматического формирова-ния и контроля цен в торговом предприятии.

Подсистема ценообразования предназначена для решения следующих задач: • ввода и хранения информации о ценах предприятия; • расчета скидок и наценок в зависимости от суммового или количественного объема продаж; • формирование прайс-листа с отпускными ценами, автоматическое формирование цен на основании

имеющейся информации; • ввода и хранения информации о ценах конкурентов, ценах поставщиков, автоматическое обновление за-

купочных цен; • формирования особых условий поставок (продаж) по договорам взаиморасчетов;

• обеспечение сравнительного анализа цен.

Независимо от того, о каких ценах идет речь - ценах закупки, продажи, ценах конкурентов, плановой себе-стоимости номенклатуры — понятие цены связывается с объектом номенклатуры и характеристикой номенкла-туры без детализации по сериям. Детализация до характеристики также не является обязательной.

Все цены, используемые в рамках учета в конфигурации, можно условно разделить на две группы: • цены предприятия (отпускные цены, определяются внутри предприятия); • цены контрагентов (историческая себестоимость и цены поставщиков и конкурентов, определяют;

контрагентами).

Для каждого контрагента, выступающего в роли поставщика и/или конкурента, в системе можно хранит информацию о закупочных и/или конкурентных ценах. При этом с одним контрагентом можно связывать много типов цен (например, цены по предоплате, цены за крупную партию закупок, цены по отсрочке оплаты и т.д.), проводя таким образом смысловое разделение цен.

Под отпускными ценами понимаются те цены, по которым товары продаются покупателям. Отпускные цены также хранятся в привязке к типам цен, но сами цены не связаны с покупателями, поскольку определяются внутри предприятия. Это цены, которые действуют для всего предприятия. Но предусмотрена возможности фиксировать рекомендуемые цены для продажи в рамках конкретных договоров с покупателями.

То есть, в информационной базе все цены хранятся с классификацией по типам цен. Типы цен задаются пользователями. Для хранения в системе типов цен предусмотрены справочники «Типы цен номенклатуры» и «Типы цен номенклатуры контрагентов».

Каждая позиция номенклатуры может иметь столько значений цен, сколько существует типов цен. Информация о том, какие типы цен назначены для конкретной позиции номенклатуры, и значения цен хранятся в регистрах сведений «Цены номенклатуры» и «Цены номенклатуры контрагентов». Значения цен в каждый момент времени могут отличаться, поэтому информация о назначении цен позициям номенклатуры является периодической. Минимальным периодом изменения любых цен в рамках типового решения определен день.

Записываются цены в регистры сведений только при проведении документов «Установка цен номенклатуры» (цены предприятия), «Установка цен номенклатуры контрагентов» или «Поступление товаров и услуг» (цены поставщиков и конкурентов). То есть, начальная установка значений цен и внесение информации об изменении цен оформляется только специальными документами.

Установленные значения цен автоматически подставляются в документы закупок и продаж в соответствии с типом, определенным для контрагента по договору, или в соответствии с настройками пользователя. Допустимость корректировки этих цен в документах так же определяется настройками пользователя.

В конфигурации предусмотрен механизм дополнительных скидок и наценок, которые задаются процента от цены продажи предприятия. Скидки и наценки поставщиков в системе не фиксируются. В конфигурации предусмотрены скидки (наценки) трех видов:

• Ручные - процент скидки задается пользователем вручную отдельно для каждого товара в документах продажи;

• Автоматические - процент скидки регистрируется в разрезе товаров и получателей с помощью специального документа и автоматически подставляется в документы продажи;

• По дисконтным картам - процент скидки привязывается к некоторой дисконтной карте, в документе продажи указывается используемая в данной операции дисконтная карта.

Наиболее гибкой системой настроек обладают автоматические скидки. При установке таких скидок определяются:

• Период действия скидок (по календарю, по дням недели и по времени); • Вид торговли, для которого действуют скидки (оптовая или розничная); • Условие действия скидок (по количеству товаров, по сумме продажи, по виду оплаты); • Ограничение суммы скидки;

44

• Перечень номенклатурных позиций, на которые действуют скидки, или на всю номенклатуру; • Перечень получателей скидки (покупатели, розничные магазины) или для всех и т.д.

Перечень возможных автоматических скидок и наценок хранится в конфигурации отдельным списком в справочнике «Типы скидок и наценок», совершенно независимо от типов цен предприятия. Устанавливается действие автоматических скидок (наценок) специальным документом «Установка скидок номенклатуры», при проведении документ записывает информацию в специальные хранилища информации - регистры сведений «Скидки и наценки номенклатуры» и «Время действия скидок». Если же действие скидки (наценки) нужно прекратить раньше срока, оговоренного при установке, то такое действие выполняется с помощью специального документа «Отмена скидок номенклатуры».

Список дисконтных карт (и соответствующий ей процент скидки) хранится в справочнике «Информационные карты». Предусмотрена возможность регистрации именных дисконтных карт покупателей. В документах продажи при необходимости указывается дисконтная карта, которая использовалась при конкретной продаже.

В то же время, подсистема ценообразования не является обязательной для использования. Если цены на предприятии определяются индивидуально для каждой торговой операции (сделки), и нет определенной системы прайсов, скидок и наценок, то цены можно вручную вносить непосредственно в торговые документы. Кроме того, в конфигурации физически независимы все три составляющие подсистемы:

• Цены предприятия; • Скидки и наценки при продажах предприятия; • Цены контрагентов.

Это означает, что предприятие по выбору может использовать только часть функционала подсистемы. Например, скидки могут назначаться даже при отсутствии установленных типов цен и заданных значений цен предприятия. Рассмотрим правила работы с функционалом подсистемы «Ценообразование» отдельно для каждого ее компонента.

4.2. Цены предприятия

4.2.1. Регламент формирования отпускных цен предприятия Отпускные цены могут быть различных типов. Они используются для автоматической подстановки в доку

менты отгрузки, в счета на оплату и в заказы покупателей.

Во всех товарных документах установленные цены используются при автоматическом заполнении по умолчанию соответствующих реквизитов табличных частей («Цена» и связанных с ней). Но у пользователей всегда есть возможность изменить эти цены согласно требованиям оперативной обстановки. При этом в настройке дополнительных прав пользователей есть возможность установить запрет на редактирование цен в документах продажи.

Определенный тип цен может быть закреплен за конкретным покупателем, и предлагаться по умолчанию при выписке документов реализации этому контрагенту. Для этого в договоре с покупателем на закладке «Дополнительно» заполняется реквизит «Тип цен».

В разрезе типов отпускных цен строится отчет «Прайс-лист». Каждая колонка задает цены определенного типа. Цены разных типов можно сравнивать между собой. В итоге каждая позиция номенклатуры может иметь столько цен, сколько в системе зарегистрировано типов цен.

Использование возможностей подсистемы «Ценообразование» для формирования цен продажи предполагает соблюдение определенного регламента, и включает в себя несколько этапов действий:

• Внести принятый на предприятии список типов цен продажи в справочник «Типы цен номенклатуры», и определить значения параметров для каждого типа цен: о Валюту цены, порядок включения в цену суммы НДС, тип цены (базовый, расчетный, динамический),

правила расчета (процент наценки, порядок округления) и т.д.; • Установить значения цен для каждого типа для тех номенклатурных позиций, которые будут продаваться

по ценам такого типа: о Документом «Установка цен номенклатуры», причем расчет цен можно выполнить по иным правилам,

нежели определены в справочнике. • Устанавливать новые значения цен можно не чаще, чем один раз в день;

• Определить правила подстановки типа цен по умолчанию в документы продажи: о Наивысший приоритет при подстановке в документы оптовой продажи у типа цен, заданного в дого

воре с покупателем; • Если в договоре тип цен не задан, то подставляется тип цен, заданный в настройке пользователя,

как «Основной тип цен продажи»; о Для документов розничной продажи конечному потребителю тип цен, подставляемый по умолчанию,

зависит от вида склада. При продаже в розницу: • Со склада вида «Оптовый» - по умолчанию подставляется тип цен в соответствии с настройками

пользователя; • Со склада вида «Розничный» - тип цен, заданный в форме элемента справочника «Склады (Места

хранения)» для этого склада; • Со склада вида «НТТ» продажа ведется только по тем значениям цен, по которым товары переда

ются в НТТ. При передаче (поступлении) в НТТ по умолчанию подставляются цены по типу цен, заданному в форме элемента справочника «Склады (Места хранения)» для этой торговой точки;

45

• Определить права пользователя в части ручного редактирования цен в документах продажи. Для кокретных пользователей в «Настройке дополнительных прав» можно установить параметры контроля ценам продажи: о Не отпускать товар с ценой ниже определенного типа; о Разрешить нулевые цены в оптовой торговле; о Разрешить нулевые цены в розничной торговле; о Редактирование цен и скидок в документах;

• Сформировать и распечатать утвержденный Прайс-лист предприятия; о Выполняется с помощью обработки «Печать Прайс-листа».

4.2.2. Нормативно-справочная информация Список типов цен, используемых в предприятии, хранится в справочнике «Типы цен номенклатуры

Отпускные цены для номенклатуры могут указываться за любую единицу измерения, определенную для эт номенклатуры, но по одному типу цен может быть задана цена только для одной единицы измерения товаров. То есть, например, нельзя задать в рамках одного типа цен «Оптовые» установить, что за упаковку макарон (из 20 пачек) действует одно значение цены, а за мешок макарон (из 50 пачек) действует другое значен оптовой цены. Для регистрации такого факта разные цены должны быть разнесены по разным типам цен, например, «Оптовые» за упаковку, а «Крупный опт» за мешок.

для каждого типа цен задается eгo вид (реквизит «Вид типа цен»). Все отпускные цены с точки зрения способов их формирования и хранения делятся на три вида:

• «Базовые цены» задаются документом «Установка цен номенклатуры» для каждой позиции номенклатуры только вручную. Они явно определяются ответственными пользователями и хранятся в информационной базе. На основании цен этого вида могут рассчитываться цены других видов. При обращении к ценам этого вида в системе берется последнее по времени значение. Для цен этого вида в параметре «Вид типа цен» указывается значение «Базовый»; о Если существует система наценок для формирования цен (например, оптовая - 10% от закупочной,

мелкооптовая - 15% от закупочной и т.д.), то тот тип цен, на который к которому применяется процент наценки для расчета значения цены другого типа, и является базовым типом цен;

• «Расчетные цены» также задаются пользователями с помощью специального документа, и их значение хранится в информационной базе. Отличие этого вида цен от базовых цен заключается в том, что для него предусмотрен автоматический расчет значений цен на основании значений базовых цен с помощью встроенной обработки «Формирование цен», вызываемой из документа «Установка цен номенклатуры». То есть расчетные цены могут быть получены из базовых путем увеличения значений базовой цены на определенный процент наценки. Независимо от того, каким способом в итоге получена расчетная цена -в информационной базе хранится только само результирующее значение расчетной цены и конкретный тип базовых цен, на основе которых производился расчет. Расчетными ценами могут быть оптовые и розничные цены, полученные на основании закупочных цен или на основании плановой себестоимости товаров. Для этих цен в параметре «Вид типа цен» указывается значение «Расчетный», а также задается тип базовой цены и процент наценки.

• «Динамические цены» как и расчетные, получаются из базовых цен с помощью специальных механизмов. Но значения этих цен в информационной базе не хранятся, устанавливать их значения документом установки цен не нужно. Хранится только способ их вычисления в форме элемента справочника этого типа цен. Когда производится обращение к ценам этого вида в товарных документах, вычисление значения цены осуществляется «на лету». Это позволяет использовать цены этого вида в том случае, если какие-либо отпускные цены жестко связаны с какой-нибудь базовой ценой и автоматически должны изме

46

няться при ее изменении. Для этого вида цен в параметре «Вид типа цен» указывается значение «Динамический», а также задается тип базовой цены и процент наценки.

В форме элемента справочника для каждого типа цен определяется валюта, в которой будут храниться цены, и порядок включения суммы НДС в хранимое значение цены. Валюта может быть задана любая, определенная в справочнике валют, задание валюты не зависит от способа формирования цены.

Для каждого типа цены задается метод округления и порядок округления. Порядок округления также может быть задан произвольным образом для каждого типа цены. Округление цен может производиться в большую или меньшую сторону. Например, если выбран метод округления «Всегда в большую сторону», то при точности округления «5», цена 16.00 гривен будет округлена до 20.00 гривен. Если выбран метод округления «По арифметическим правилам», то цена 16.00 гривен, при точности округления «5», будет округлена до 15.00 гривен.

* Следует четко понимать, что описанные выше параметры являются лишь нормативной информацией. То есть они определяют работу ряда сервисных механизмов по формированию значений цен, но у пользователя всегда есть возможность, ручной их установки.

4.2.3. Установка значений цен документом «Установка цен номенклатуры»

Установку значений цен по введенным типам цен в разрезе номенклатуры следует производить документом «Установка цен номенклатуры».

Значения отпускных цен может быть введено двумя способами: • Вручную - значения вводятся пользователем непосредственно в табличную часть документа;

• Автоматически - с помощью обработки «Формирование цен»: о По некоторой формуле, заданной в форме обработки; о По проценту наценки от базовой цены, заданному в справочнике для конкретного типа цен.

Причем, значение базовой цены может быть установлено пользователем: • Вручную; • Либо автоматически - на основании цены поставщика.

Последний вариант удобно использовать, когда система отпускных цен достаточно жестко связана процентом наценки с закупочными ценами, и сразу же изменяется при изменении цен поставщика. И вообще автоматический расчет цен можно использовать, если существует некоторый алгоритм (правило) их расчета. Рассмотрим на примерах порядок действий пользователя при установке цен разными способами:

Пример №1. Отпускные типы цен не связаны жесткими процентами наценки с закупочными ценами и устанавливаются произвольно, исходя из каких-то иных факторов.

• В этом случае в справочнике «Типы цен номенклатуры» все типы цен устанавливаются с видом «Базовый».

• Значения вносятся вручную в табличную часть документа «Установка цен номенклатуры». При проведении документа цены регистрируются.

Пример №2. Закупочные цены на одни и те же товары могут отличаться, поэтому на предприятии определена некоторая «среднеучетная» цена, а все отпускные цены рассчитываются в соответствии с некоторым установленным процентом наценки от этой цены.

• В справочнике «Типы цен номенклатуры» создается тип цен «Среднеучетная» с видом «Базовая». Все остальные типы цен определяются как «Расчетные». В качестве «базового типа цен» для них устанавливается «Среднеучетная», и задается процент наценки..

• В документе «Установка цен номенклатуры» вручную вносятся значения цен для всех товарных позиций по типу «Среднеучетная».

• По кнопке «Изменить» (командная панель табличной части документа») вызывается обработка «Формирование цен» отдельно для каждого рассчитываемого типа цен. В форме обработка выбирается команда «Рассчитать по наценке от базовой цены». По кнопке «Выполнить» производится расчет значений цен,

47

по кнопке «OK» цены переносятся в табличную часть документа. При проведении документа цены регистрируются.

Пример №3. Отпускные цены однозначно связаны процентом наценки с закупочными ценами. • В этом случае в справочнике «Типы цен номенклатуры» создается тип цены «Закупочная» с видом «Ба

зовая». Все остальные цены определяются с видом «Расчетные», для каждого типа задается базовый цен «Закупочная» и процент наценки.

• Для контрагентов-поставщиков регистрируются типы цен контрагентов в справочнике «Типы цен номенклатуры контрагентов». В форме элементов задается ссылка на тип цен номенклатуры предприятия «Закупочные» (реквизит «Тип цены номенклатуры»).

• При поступлении товара пользователем регистрируются значение цен поставщика. Подробнее это рассмотрено далее в главе «Регистрация цен контрагентов».

• Устанавливается значение цен для типа «Закупочная» документом «Установка цен номенклатуры». В можно три варианта: о Создать документ установки цен «Вводом на основании» документа «Поступление товаров и услуг

при этом будут автоматически рассчитаны и значения базовой цены, и значения всех связанных расчетных типов цен для всех товарных позиций, которые присутствуют в документе поступления;

о Выбрать вариант заполнения табличной части «Заполнить -> Заполнить по поступлению». В открывшемся для выбора списке документов «Поступление товаров и услуг» выбрать нужный документ. Результат будет аналогичен описанному в предыдущем пункте;

о Выбрать вариант заполнения табличной части «Заполнить -> Заполнить по ценам контрагентов», отборе установить контрагента, тип цен контрагента и номенклатуру, для которой нужно установить цену. Закупочная цена будет рассчитана для тех товарных позиций, которые определены в окне отбора. Остальные отпускные цены рассчитываются обработкой «Формирование цен», в порядке, он санном в примере2.

В любом случае, при любом порядке расчета цен, их можно установить только проведением документа "Установка цен номенклатуры». Документ может быть создан в интерактивном режиме или «вводом на основ нии» документа «Поступление товаров и услуг».

Заполнение документа. В шапке документа, в поле «Типы цен» задается список типов назначаемых цен. В табличной части документа вводится список позиций и характеристик номенклатуры. Документ снабжен механизмами автоматического заполнения и обработки табличной части. Если по кнопке «Заполнить» в выпадающем меню выбран пункт «Заполнить...» табличная часть документа очищается и заполняется заново ото бранными позициями, если выбран пункт «Добавить...» то в табличную часть документа добавляются выбранные позиции. Пункт «Обновить...» обновляет табличную часть документа в соответствии с последними записями в регистрах сведений «Цены номенклатуры» или «Цены номенклатуры контрагентов».

При этом возможны различные варианты заполнения. При выборе большинства из вариантов заполнения открывается диалоговое окно обработки «Формирование цен», в котором можно установить параметры отбор) номенклатурных позиций, которые будут переоцениваться.

• «Заполнить (добавить, обновить) по ценам номенклатуры». Табличная часть заполняется списком номенклатурных позиций, для которых ранее были установлены значения цен номенклатуры типа, определенного условиями отбора. При этом выводятся и значения цен в соответствии с данными из регистра сведений на дату оформления документа.

• «Заполнить (добавить, обновить) по ценам контрагентов». Табличная часть документа заполняется списком номенклатурных позиций, для которых ранее были установлены значения цен номенклатуры у выбранных контрагентов типа, определенного условиями отбора. Значения цен заполняются из регистра «Цены номенклатуры контрагентов» на дату оформления документа в соответствии с установленным отбором. При этом в документе будут заполнены только те типы цен номенклатуры, которые поставлены в соответствие типам цен номенклатуры контрагентов. Например: для контрагента определен тип цен

48

«Цены поставщика». В этом типе цен указано, что он соответствует нашему типу цен номенклатуры -«Закупочная». Следовательно, цены из регистра сведений «Цены номенклатуры контрагентов» по типу цен поставщика «Цены поставщика» будут перенесены в графу документа с типом цен «Закупочная».

• «Заполнить (добавить) по поступлению». Табличная часть документа заполняется теми товарами и ценами, которые определены в выбранном документе поступления. Такое заполнение возможно только в том случае, если в документе поступления указан тип цен контрагента. При этом соответствие между ценами контрагента и ценами предприятия определяется так же, как в предыдущем случае.

С помощью обработки «Формирование цен» (кнопка «Изменить») можно выполнить ряд действий со значениями цен для заданных в документе списков номенклатуры и типов цен (только базовые и расчетные).

Перед стартом обработки необходимо указать тот тип цен, который нужно изменить. Одновременно обработка позволяет оперировать только с одним типом цен. Обработка позволяет выполнить следующие команды по групповому изменению цен:

• «Удалить (обнулить)». Очищает значения цен во всем списке. • «Установить единицу». Позволяет изменить единицу измерения, за которую назначается цена. Новая

единица установится только для тех позиций номенклатуры, у которых она определена среди допустимых к использованию в подчиненном справочнике «Единицы измерения». Пересчет цены в соответствии с коэффициентом выбранной единицы автоматически не производится, если не установлен флаг «Пересчитывать цену при изменении других реквизитов»;

• «Установить валюту». Пользователем указывается валюта, которая устанавливается для всего списка номенклатуры. При этом значение цен становится ценами в указанной валюте. Если при изменении валюты необходимо пересчитать значения цен, то следует установить соответствующий флаг пересчета. Цены будут пересчитаны по курсу, указанному в справочнике валют на дату, указанную в поле «Дата чтения цен»;

• «Округлить». Производится округление цен во всем списке по заданному методу с указанной пользователем точностью;

• «Рассчитать по формуле». Позволяет значение цены некоторого типа скорректировать на некоторый процент либо на заданную абсолютную величину приращения. А также рассчитать значения цен одного типа, исходя из значений цен другого типа. Например, мелкооптовые цены рассчитываются, исходя из оптовых путем добавления 5%;

• «Рассчитать по ценам контрагента». Позволяет значение цен некоторого типа получить путем корректировки на некоторый процент цен указанного контрагента;

• «Изменить цены на процент». Позволяет значение цен, заполненное вручную или автоматически в соответствии с отбором, изменить на заданный процент;

• «Установить наценку». Позволяет для группы номенклатурных позиций изменить процент наценки, заполненный вручную или автоматически по данным из справочника «Типы цен номенклатуры». Сама цена при этом не изменится, если не установлен флаг пересчета;

• «Рассчитать по наценке от базовой цены». Позволяет для «расчетных» типов цен сформировать значение цены применением торговой наценки (которую можно установить, в том числе и предыдущим действием) к значению базового типа цен, заданного в справочнике «Типы цен номенклатуры».

Для удобства работы в документе «Установка цен номенклатуры» можно изменить порядок отображения и представления колонок. Сделать это можно в отдельном диалоговом окне, которое открывается по команде контекстного меню «Настройка списка».

При проведении документ фиксирует установленные значения цен в специальном хранилище информации на определенную дату. Цены будут действовать в период с этой даты, до тех пор, пока не будут установлены новые значения цен.

Все значения базовых и расчетных цен предприятия, установленные документом, хранятся в периодическом регистре сведений «Цены номенклатуры» (период один день). Таким образом, цены предприятия не должны изменяться в течение одного дня.

49

Рассматриваемый документ является единственным допустимым средством управления ценами прея ятия. Поэтому любое появление новых номенклатурных позиций в справочнике «Номенклатура» доля общем случае, сопровождаться созданием документа «Установка цен компании».

Обработка «Печать прайс-листа» позволяет сформировать и распечатать Прайс-лист предприятия: • из документа «Установка цен номенклатуры» по кнопке «Прайс»; • из формы списка справочника «Номенклатура» по кнопке «Печать -> Прайс-лист».

Прайс-лист формируется в разрезе типов отпускных цен предприятия. При печати прайс-листа можно» извести настройку списка товаров и цен, включаемых в прайс-лист. Отчет имеет развитые средства управле-ния внешним видом конечной печатной формы. С помощью настройки можно исключить из отчета товары, которым не заданы цены или отсутствующие на складах предприятия. Настройка списка товаров и цен пр| водится на закладке «Настройка».

Но отчет не умеет отбирать номенклатурные позиции с учетом каких-либо видов остатков на складах пред-приятия.

С помощью настройки можно задать печать цен в любой валюте, независимо от того, в какой валюте цены устанавливались.

На закладке «Поля» определяются те дополнительные поля, которые могут быть выведены в прайс-лист. Например, в качестве дополнительного поля может быть выведен артикул или код товара. Дополнительны поля можно вывести в отдельной колонке прайс-листа. Для этого надо установить флаг «Дополнительные по-ля в отдельных колонках».

В качестве дополнительного поля можно также выбрать остаток товара. Показ остатка по товару зависит о; установленного варианта отбора по складам. То есть, если в параметрах отбора установлен конкретный склад, то остаток будет показан по отношению к этому складу.

Плановая себестоимость. В рамках системы ценообразования предприятия можно предусмотреть специ-альный тип цен для учета плановой себестоимости. Этот тип цены предназначен не для контрагентов, а до внутреннего контроля отпускных цен предприятия с целью исключения:

• случаев убыточных продаж, когда в результате применения скидок отпускная цена опускается ниже уровня себестоимости,

50

• слишком дорогих закупок, при которых цена поставщика значительно превышает плановую себестоимость.

Для установки некоторого типа цен в качестве плановой себестоимости следует:

• В настройках параметров учета выбрать в качестве значения реквизита «Тип цен плановой себестоимости номенклатуры» один из ранее созданных типов цен;

• Затем с помощью документа «Установка цен номенклатуры» задать значения планируемой себестоимости для товаров.

Тип цен «Плановая себестоимость может использоваться в документах вида: • «Заказ покупателя»,

• «Счет на оплату покупателю», • «Заказ поставщику», • «Счет на оплату поставщика».

Для включения механизма визуального контроля по кнопке «Цены и валюты» (в командной панели документов) вызывается диалоговое окно. В нем следует включить флаг «Использовать плановую себестоимость». При этом в документе изменяется вид табличной части «Товары» - появляются дополнительные колонки («Себестоимость», «Сумма себестоимости», «Отклонение» и «% отклонения»). В них автоматически заполняются цена и сумма в соответствии с установленными значениями для типа цен плановой себестоимости для конкретных номенклатурных позиций. Отклонение показывает разницу между суммой продажи и суммой себестоимости. Удельный вес суммы отклонения по отношению к сумме себестоимости отражается в колонке «% отклонения».

Анализ цен также можно выполнить с помощью отчета «Анализ цен», который рассматривается далее, так как он позволяет проанализировать не только собственные цены предприятия, но и цены контрагентов.

4.3. Скидки и наценки предприятия Подсистема управления скидками и наценками построена по аналогии с подсистемой управления ценами

предприятия. В том смысле, что в конфигурации скидки предоставляются на отдельные номенклатурные позиции, а точнее на цены товаров, но не на весь документ в целом.

В отличие от цен номенклатуры, которые устанавливаются только в разрезе номенклатурных позиций с точностью до характеристик, скидки могут устанавливаться еще и в разрезе качества товаров и получателей скидки. Это позволяет установить специальные скидки для некондиционных товаров.

Предусмотрена гибкая система скидок различных видов, которые могут применяться по отдельности, либо в любой комбинации:

• Ручные - устанавливаются пользователем непосредственно в документах реализации отдельно для каждой номенклатурной позиции;

• Автоматические - фиксируются с помощью документа «Установки скидок номенклатуры» и устанавливаются автоматически в документах реализации. Практически во всех документах эти скидки не редактируются пользователем. Только в документе «Отчет о розничных продажах» такие скидки могут быть введены вручную. Для автоматических скидок задаются некоторые условия их действия: о Период действия;

51

о Перечень номенклатурных позиций, по которым действует скидка; о Перечень контрагентов, для которых действуют скидки; | о Дополнительная информация (условие действия, процент скидки, максимальная сумма скидки на раз¬

ницу товара и другие); • По дисконтным картам - скидки могут устанавливаться по дисконтным картам определенного типа

по именным дисконтным картам конкретным контрагентам, ссылка на дисконтную карту дается в доку-менте реализации. Назначение этих скидок возможно как автоматически с помощью «считывателя маг¬ нитных карт, так и вручную, выбором из справочника «Информационные карты» в документе реализа-ции.

В настройках учетной политики можно принять или отказаться от применения тех или иных форм скидок: • Автоматических -

о Флаг «Использовать скидки по количеству товара»; о Флаг «Использовать скидки по сумме документа»; о Флаг «Использовать скидки по виду оплаты»;

• По дисконтным картам - флаг «Использовать скидки по дисконтной карте».

4.3.1, Автоматические скидки/наценки Процесс установки автоматических скидок можно условно разделить на несколько этапов: • Ввести и определить параметры предоставления скидок в справочник «Типы скидок и наценок»; • Установить значения предоставляемых скидок на определенный период времени документом «Установка

скидок номенклатуры». При проведении документа информация о действующих скидках автоматически вносится в договора с покупателями и комиссионерами, на которых распространяется действие скидок. Документом фиксируется информация в регистрах сведений о действующих скидках;

• Сформировать документ реализации, например, «Реализация товаров и услуг». При формировании доку-мента производится автоматический контроль на соответствие операции продажи параметрам, опреде-ленным для предоставления скидки. При выполнении условий скидка автоматически заполняется и личную часть документа и редактированию не подлежит;

• Для отмены действия скидок ранее запланированного времени следует сформировать документ «Отмена скидок номенклатуры».

Нормативно-справочная информация. Для хранения списка используемых типов автоматических скидок и наценок предназначен справочник «Типы скидок и наценок». Например, это могут быть нацени ночное время». или скидки «новогодние», «распродажа товаров» и т.д.

Справочник имеет одноуровневую структуру. Редактирование и ввод новых элементов производится в фор-ме диалога.

Величина скидки (наценки) задается в процентах. Скидка в справочник вводится со знаком плюс, а наценка со знаком - минус. Скидка (наценка) может назначаться с определенным ограничением, в качестве которого выступает максимально-допустимая сумма скидки на единицу номенклатурной позиции. Сумма ограничение задается в любой выбранной валюте из имеющихся в справочнике «Валюты» - при использовании в товарных документах эта сумма будет пересчитана в валюту документа.

Для любого типа скидок можно задать условия ее предоставления: • По сумме операции реализации - «Сумма документа продажи превысила» - скидка предоставляется

ли сумма документа реализации превысила заданное значение; • По количеству реализованного товара - «Количество одного товара превысило» - скидка предоставляет-

ся, если количество хотя бы одного товара в документе превысило заданное значение; • «По виду оплат» - пользователь может определить перечень возможных видов оплат (наличные, без

личные, кредитная карта и т.д.) и поставить условием предоставления скидки один из возможных вид

• В любом случае - «Без условий».

Кроме того, предусмотрена возможность связать процесс предоставления скидок с некоторыми временны параметрами (дни недели, часы и минуты). Эти условия задаются на закладке «Время действия».

Все параметры, заданные в форме элемента справочника, являются параметрами «по умолчанию», га ставляемыми в документ «Установка скидок номенклатуры». В документе допустимо редактирование этих зна¬ чений, скидки действуют только по результатам формирования документа.

52

Регистрация действующих скидок. Документ «Установка скидок номенклатуры» предназначен для регистрации информации о действующей автоматической скидке: о проценте автоматической скидки, ограничении по максимальной сумме скидки, условии действия скидки и времени действия скидки.

В этом же документе можно ввести список номенклатуры, на которую распространяется действие скидки, а также список тех контрагентов, кому назначена данная скидка. Процент скидки (наценки) и сумма ограничения в шапке документа заполняется по умолчанию значениями из справочника «Типы скидок и наценок», но может быть изменен вручную. Эти значения по умолчанию подставляются в табличную часть, но также могут быть отредактированы по каждой позиции номенклатуры. То есть фактически в рамках одного типа скидки для разных номенклатурных позиций может быть установлен разный процент.

С помощью различных реквизитов документа можно реализовать следующие варианты действующих скидок (наценок) в зависимости от:

• даты хозяйственной операции (причем, обязательным является только указание даты начала периода действия скидки);

• перечня номенклатуры; • покупателя - для оптовых продаж; • магазина (места хранения) - для розничных продаж; • дней недели и времени операции продажи; • общей суммы хозяйственной операции; • количества реализуемого товара; • вида оплаты (для розничных продаж),

Комбинируя различные параметры и флаги документа, можно реализовать достаточно сложную, гибкую и удобную систему предоставления автоматических скидок.

Значение реквизита «Вид скидки» определяет: • «Оптовая» - действует при формировании документов оптовой торговли («Реализация товаров и услуг»)

и назначается по договорам контрагентов; • «Розничная» - действует при формировании документов розничной торговли («Чек ККМ», «Отчет о роз

ничных продажах») и назначается на склады предприятия.

Автоматическое заполнение табличной части документа возможно двумя способами: • «Заполнить (добавить) по группе» - заполняется списком номенклатурных позиций из выбранных групп; • «Заполнить (добавить) по поставщику» - заполняется списком номенклатурных позиций, для которых

выбранный поставщик является основным (реквизит справочника «Номенклатура»).

Для скидки указываются правила действия с помощью соответствующих параметров: • условие предоставления скидки и значение условия, • процент скидки, • ограничение по максимальной сумме скидки на товарную позицию, • перечень товарных позиций, на которые предоставляется скидка, если выключен флаг «Для всей но

менклатуры», • перечень покупателей и договоров, по которым предоставляются скидки, если выключен флаг «Для всех

получателей», • время действия скидки, если включен флаг «По дням недели».

53

При проведении документа информация о назначенных скидках фиксируется в двух периодических ре-гистрах сведений «Скидки и наценки номенклатуры» и «Время действия скидок». Там же хранится информа-ция о текущем состоянии и истории назначений скидок и наценок в разрезе конкретных позиций номеклату-ры и получателей. Эти регистры имеют периодичность один день. Таким образом, скидки и наценки пи ятия не должны изменяться в течение дня.

Если действие скидки нужно отменить ранее предусмотренного срока, то операция выполняется да том «Отмена скидок номенклатуры». Этот документ также формирует записи в регистре сведений «Скидки-наценки номенклатуры».

Документ «Отмена скидок номенклатуры» может использоваться для: • досрочной отмены действия скидок; • отмены действия скидок, по которым не была определена дата окончания периода действия.

Дата документа является той датой, начиная с которой скидка, назначенная ранее с помощью документа «Установка скидок номенклатуры», перестает действовать.

Не предусмотрено действие автоматических скидок для складов вида «Неавтоматизированная торговая точка (НТТ)», так как при работе с НТТ подразумевается схема, когда НТТ отчитывается о продажах один раз за период (неделю, месяц). При этом скидки, которые были предоставлены, должны быть указаны вручную в документе «Отчет о розничных продажах». Но документом «Установка скидок номенклатуры» все равно нужно регистрировать виды автоматических скидок для НТТ для того, чтобы их затем можно было учитывать в документе «Отчет о розничных продажах», если НТТ при сдаче своего «живого» отчета вы; информацию о предоставленных «автоматических» скидках.

При розничной продаже автоматические скидки действуют только при оформлении документа «Чек» есть, только в этом документе розничного документооборота будут автоматически подхватываться уста ленные автоматические скидки. Такая идеология работы в конфигурации принята, потому что в жизни автома-тическая скидка применима только к конкретной продаже (конкретному чеку).

4.3.2. Скидки «По дисконтным картам» Для предоставления скидок «По дисконтным картам» необходимо: • в справочнике «Информационные карты» ввести вид дисконтной карты и процент скидки по этой карте

в том числе есть возможность сзязать карту с конкретным контрагентом; • в документе продажи («Реализация товаров и услуг») на закладке «Дополнительно» выбрать соответст-

вующую дисконтную карту. Скидка заполняется в табличной части документа (% автоматических ски¬ док) и не редактируется.

Если на данный документ распространяется действие ряда автоматических скидок и указывается дисконт-ная карта, то выбирается наибольший из них процент скидки.

Если в настройках пользователя установлен определенный тип цен, ниже которого нельзя продавать това-ры, то процент автоматических скидок будет пересчитываться в соответствии с установленным значением ми¬ нимальной цены. Если продажная цена совпадает с минимальной, то процент автоматических скидок обнуля-ется. Если продажная цена устанавливается ниже минимальной, то скидки не пересчитываются, но при при дении документа выдается информационное сообщение.

Нормативно-справочная информация. Информация о дисконтных картах покупателей хранится в справочнике «Информационные карты». Справочник также предназначен для хранения регистрационных карт сотрудников. Информация с дисконтной карты может быть считана считывателем магнитных карт или сканером штрих-кодов. Для тех карт, которые считываются считывателем магнитных карт, устанавливается вид карты - магнитная, а если информация считывается сканером штрих-кодов, то устанавливается вид карты - штриховая. Для тех карт, информация с которых считывается со сканера, из справочника «Типы штрих-кодов» выбирается тип штрих-кода.

54

В поле «Код» вводится код дисконтной карты. Иногда возникает такая ситуация, что по дисконтным картам определенного типа может быть предоставлена скидка группе покупателей, тогда реквизит «Владелец карты» можно не заполнять.

Регистрационная карта сотрудника используется только для рабочего места кассира, то есть только в том случае, если в конфигурации в качестве интерфейса документа «Чек» используется «Интерфейс кассира». По регистрационной карте сотрудника конфигурация в соответствии с внесенными записями в справочник «Информационные карты» определяет права пользователя на использование рабочего места кассира.

4.3.3. Учет предоставленных скидок В конфигурации реализована возможность накапливать информацию о фактически предоставленных скид

ках контрагентам по операциям реализации. Для этого используется оборотный регистр накопления «Предоставленные скидки».

При проведении документов «Реализация товаров и услуг», «Отчет о розничных продажах» и «Чек ККМ» в регистре накопления автоматически регистрируются данные о скидках, зафиксированных в документах. Информация сохраняется в разрезе товаров, получателей, условий скидок и т.д.

Просмотреть и проанализировать информацию можно с помощью универсального отчета «Список/кросс-таблица» по разделу учета «Предоставленные скидки».

4.4. Цены контрагентов В рамках подсистемы управления ценами предусмотрены механизмы по хранению цен контрагентов - по

ставщиков и конкурентов. Данная часть подсистемы управления ценами основана на тех же принципах, что рассматривались выше.

Сформулируем - где и как может использоваться информация о ценах контрагентов: • Для автоматической подстановки по умолчанию в документы вида «Заказ поставщику», «Счет на оплату

поставщика» и «Поступление товаров и услуг»; • При оформлении заказа поставщику можно выбрать только те номенклатурные позиции, которые когда-

либо закупались у этого поставщика, с автоматическим «вспоминанием» соответствующих закупочных цен. Для этого в соответствующих документах используется «Подбор» в режиме «По ценам контрагента»;

• Для заполнения цен предприятия по ценам поставщиков. Для этого в справочнике «Типы цен номенклатуры контрагентов» тип цен контрагента должен быть обязательно связан с каким-нибудь типом цен предприятия;

• Для сравнительного анализа различных цен (своих, чужих, между собой) и динамики их изменений и соотношений.

Информация о ценах поставщиков может вноситься двумя способами: • документом «Установка цен номенклатуры контрагентов», при этом информация о ценах конкурентов

может вноситься только документом «Установка цен номенклатуры контрагентов».; • документом «Поступление товаров и услуг», если по кнопке «Цены и валюта» включен флаг «Регистри

ровать цены поставщика».

Процесс регистрации цен контрагентов на товарные позиции можно разделить на несколько этапов: • регистрация типов цен контрагентов отдельно для каждого контрагента:

о По кнопке «Перейти -> Типы цен номенклатуры контрагентов» в справочнике «Контрагенты» или непосредственно в справочнике «Типы цен номенклатуры контрагентов»;

• установка типов цен номенклатуры контрагента в договоре с контрагентом для автоматической подстановки по умолчанию в торговые документы закупки товаров;

• установка значения цен контрагентов соответствующим документом.

Важно! Нужно иметь в виду, что цены контрагентов и цены предприятия - это абсолютно разные цены. Они обслуживаются независимыми элементами типовой конфигурации, хранятся в разных регистрах сведений, а их взаимное влияние друг на друга строго регламентировано на уровне механизмов подсистемы ценообразования. Поэтому, например, в документах «Поступление товаров и услуг» в типе цен указывается именно тип цен поставщика, который может быть никак не связан с типом цен предприятия. Если же такая связь установлена, то, скорее всего, тип цен поставщика «Оптовые» будет соответствовать типу цен предприятия «Закупочные» (но не «Оптовые»).

Нормативно-справочная информация. Для хранения типов цен различных контрагентов предназначен справочник «Типы цен номенклатуры контрагентов».

Каждый тип цен контрагентов может быть однозначно связан с типом отпускных цен предприятия. Напри-мер: тип цены поставщика «Оптовая поставщика» можно связать с типом цен предприятия «Закупочная!? цен «Оптовый» конкурента с оптовой ценой предприятия. Это дает возможность сравнивать значения предприятия с ценами поставщиков или конкурентов. А с учетом того, что все цены (как свои, так и чужие могут регистрироваться с точностью до дня, появляется возможность отслеживания динамики изменения зна¬ чений цен и их соотношений.

Цены контрагентов могут регистрироваться за любую единицу измерения, определенную для позиции номенклатуры. В остальном, состав реквизитов и их назначение аналогичны описанным выше для справочника «Типы цен номенклатуры».

В документе «Установка цен номенклатуры контрагентов» цены задаются вручную. Работа с| ментом аналогична работе с другими документами установки цен. Возможны два варианта автоматического заполнения:

• «Заполнение по ценам контрагентов». В этом варианте табличная часть документа будет заполняться други¬ ми позициями, цены на которые уже зарегистрированы для данного контрагента в регистре сведений «Цены номенклатуры контрагентов»;

• «Заполнение по поступлению». В этом варианте цены будут заполнены теми позициями, которые содер-жатся в табличной части выбранного документа поступления. При этом зафиксирован будет только тип цен, который указан в документе поступления в диалоге «Цены и валюта».

При проведении документа информация о значениях цен контрагентов регистрируется в периодическом регистре сведений «Цены номенклатуры контрагентов». Этот регистр имеет периодичность один день, для облегчения процесса регистрации цен поставщиков в системе предусмотрена опциональная возможность тематического обновления цен поставщиков документами «Поступление товаров и услуг». Чтобы этого биться в этих документах в диалоге «Цены и валюта» необходимо указать тип цен поставщика и установить флаг «Регистрировать цены поставщика». По умолчанию этот флаг будет устанавливаться в каждом новом до¬ кументе поступления в соответствии со значением флага «Регистрировать цены поставщика» в настройках текущего пользователя. Если описанные условия соблюдены, приходные документы будут формировать запи-си в регистре сведений «Цены номенклатуры контрагентов».

Если задана связь типа цен контрагента и типа цен предприятия, и в документе «Поступление товаров и луг» выбран соответствующий тип цен контрагента (по кнопке «Цены и валюта»), то можно создать докук «Установка цен номенклатуры» «вводом на основании» документа «Поступление товаров и услуг». При этом автоматически будет заполнены значения цен для номенклатуры, перечисленной в документе оприходован Причем, заполнен будет не только тип цены, связанный с типом цены контрагента, но и все расчетные цены связанные с этим базовым типом цен предприятия в соответствии с «%» наценки, установленным в форме элементов справочника «Типы цен номенклатуры».

4.5. Сравнительный анализ цен Для анализа и сравнения цен предприятия с ценами поставщиков и конкурентов или для сравнительного

анализа цен на товары у различных контрагентов предназначен отчет «Анализ цен».

Отчет формируется в виде кросс - таблицы, в строках которой содержатся номенклатурные позиции,; столбцах - контрагенты. Отчет строится по тем ценам, которые зафиксированы в регистрах сведений «Цены номенклатуры» и «Цены номенклатуры контрагентов» на дату отчета.

56

До формирования печатной формы отчета можно отобрать нужные для анализа типы цен предприятия. При этом для сравнения выводятся те типы цен контрагентов, для которых в справочнике «Типы цен номенклатуры контрагентов» указан выбранный тип цен номенклатуры предприятия. Если тип цен в настройках отчета не указан, то анализ будет проводиться по всем ценам, зарегистрированным в информационной базе и для предприятия и для контрагентов. Для сравнения цен, все цены пересчитываются по отношению к единице хранения остатков номенклатуры и к выбранной в настройках отчета валюте.

С помощью данного отчета можно проанализировать отклонения цен контрагентов от цен предприятия. Для этого должен быть включен флаг для показателя «Отклонение от цены компании в %»

Для строк с элементами-группами справочников «Контрагенты» и «Номенклатура», выводятся средние значения цен, а также средние значения процентов отклонений.

Для просмотра истории изменения цен контрагентов и цен предприятия можно установить дополнительную группировку по дате регистрации цены.

57

4.6. Протокол согласования цен Часто бывает так, что между предприятием и контрагентами-покупателями с течением времени возник

нестандартные договоренности в области отпускных цен. То есть обычно никогда нельзя всех покупателей причесать под одну гребенку и заставить приобретать товары согласно действующей для всего предприятия системы ценообразования. Могут возникать какие-то бонусы, нестандартные скидки и прочие особенна ценообразования с точностью до клиента, которые, тем не менее, не носят разовый характер, и которые были бы правильным как-то зафиксировать в информационной системе. Именно для решения такого рода задач можно использовать механизм назначения дополнительных условий к договорам контрагентов.

Для этого в документе «Условия поставок по договорам контрагентов» определяется переченью номенклатурных позиций, их количество и цены. Если с каким-то контрагентом зарегистрирован подобный,1

документ, все механизмы автоматического заполнения цен по умолчанию в товарных документах с этим покупа-телем будут использовать установленные таким образом цены. При этом значение цен на номенклатурные позиции, установленные средствами описанной выше подсистемы управления ценами предприятия, в расчет приниматься не будут.

Установленные описанным выше способом цены действуют только в течение периода, указанного в рассматриваемом документе. По окончании определенного таким образом периода, товарные документы будут использовать цены, хранящиеся в регистре сведений «Цены номенклатуры». Более подробно документ рассмотрен в разделе, посвященном учету взаиморасчетов с контрагентами.

5. Поступление товарно-материальных ценностей 5.1. Отражение хозяйственных операций оприходования ТМЦ

Отражение хозяйственных операций оприходования товаров определяется: • Во-первых, источником поступления (внешний или внутренний);

• Во-вторых, применяемым на предприятии документооборотом. То есть, применяется ли ордерный документооборот, является ли обязательной выписка и регистрация счетов на оплату и так далее.

В зависимости от источника поступления, встречаются такие варианты отражения поступления товаров: • Из внешних источников:

о Поступление товаров от поставщика - документами «Поступление товаров и услуг» и «Поступление товаров и услуг в НТТ»;

о Оприходование ТМЦ, приобретенных через подотчетное лицо, - документом «Авансовый отчет». Такой вариант отражения применяется, если нет необходимости фиксировать историю взаимоотношений с поставщиком;

о Поступление товаров, возвращенных покупателем - документом «Возврат товаров от покупателя»; о Поступление на склад товаров, по которым не оформлены финансовые документы - документом

«Приходный ордер на товары». Например, неотфактурованные поставки или поступление на ответственное хранение;

• Из внутренних источников: о Поступление товара с другого склада в рамках одной организации - документом «Перемещение това

ров»; о Оприходование найденных излишков (в том числе по пересортице), безвозмездное получение товаров

-документом «Оприходование товаров»; о Оприходование комплекта, сформированного силами предприятия, или оприходование комплектую

щих, полученных при расформировании комплектов - документом «Комплектация номенклатуры».

Все описанные виды документов (кроме «Перемещения товаров») являются партиеобразующими, то есть их проведение вызывает формирование новой партии товаров.

Для всех вариантов поступления от внешних источников и для поступления по перемещению с другого склада в типовой конфигурации предусмотрено два варианта отражения операций:

• С использованием ордеров на товары и оформлением на их основании финансовых товарных документов. При этом по ордерам изменяются количественные остатки товаров, а по финансовым товарным документам - стоимость поступивших товаров и состояние взаиморасчетов (с контрагентами или подотчетными лицами);

• С использованием только финансовых товарных документов, без использования ордеров на товары, В этом варианте все суммовые и количественные движения формируются сразу.

Отметим, что стоимость поступившего товара может быть изменена на сумму дополнительных расходов по приобретению товара, в том числе при отражении операций по импорту товара. Отражение расходов, которые связаны с приобретением товара, и соотнесение суммы этих расходов с перечнем товарных позиций должны производится с помощью документов:

• «ГТД по импорту». Только для отражения таможенного НДС, таможенных сборов и пошлины, а также акцизного сбора;

• «Поступление дополнительных расходов». Отражение любых (внешних и внутренних) расходов, кроме тех, которые связаны с ГТД.

Распределение дополнительных расходов по приобретению на себестоимость товара может выполняться двумя способами.

• Если дополнительные расходы могут быть четко соотнесены с конкретными партиями поступившего товара, то расходы отражаются только двумя вышеописанными видами документов. о При этом обязательна ссылка на основной документ поступления товара (партию);

• Если дополнительные расходы проблематично четко соотнести с определенными партиями поступления товара, а также если информация о дополнительных расходах поступила до оформления финансового документа или после продажи нужной партии товара, то в документах с дополнительными расходами не указывается ссылка на основной документ поступления; о То есть, задается только перечень и количество товара, стоимость которого должна увеличиваться на

сумму распределенных дополнительных расходов; о Сама процедура распределения суммы расходов и увеличения стоимости товаров выполняется в кон

це месяца отдельным регламентным документом «Корректировка стоимости списания товаров».

Отражение операций поступления из внутренних источников и соответствующий документооборот рассматривается в разделе «Складской учет». В разделе учета закупок рассмотрим только отражение оприходования товаров из внешних источников.

5.1.1. Отражение поступления товара с применением ордеров Использование ордеров для отражения поступления товаров может быть связано с множеством причин: • Разнесенность во времени процессов доставки товаров на склад и получения документов; • Прием товаров на ответственное хранение;

59

• Невозможность фиксирования дополнительных характеристик и серии товаров без визуального ют во время поступления;

• Необходимость фиксировать перечень номенклатуры и количество товара при передаче товара от экспе¬ дитора кладовщику, в том числе подписью о передаче материальной ответственности;

• Поступление товара по накладной на железнодорожные перевозки и т.д.

Решение об использовании ордера для оформления поступления товара может быть принято на уровне раз-дельной партии товара. То есть, некоторые поступления товара можно отражать с применением ордер некоторые без ордеров. В то же время на предприятии может быть принято решение об обязательной выписи ордера на все факты поступления товара. В любом случае порядок использования ордеров должен быть ого-ворен и регламентирован.

Оформление финансовых документов будет производиться почти всегда (кроме, например, случаев он венного хранения), но правила их оформления в конфигурации зависят от того, был ли ранее оформлен ордером или это безордерный вариант. Оформление самих ордеров так же зависит от того, каким финансовым документом впоследствии будет оформлен товар. При нарушении правил соответствия ордеров и финансовым документов учетные данные будут некорректными.

К правилам соответствия ордера и финансового документа можно отнести следующее: • По хронологии формирования. Обязательно вначале оформляется «Приходный ордер на товары», а

том финансовый документ; • По виду внешнего источника. Вид операции приходного ордера (от поставщика, покупателя или пои

четника) жестко и однозначно определяет вид последующего финансового документа; • По учетным параметрам документов. Должны совпадать склад, наименования номенклатуры и характе-

ристики с сериями (если по ним ведется учет), а так же количество номенклатуры; • По ссылке. В финансовом документе обязательно должен быть установлен вид поступления «По орда,

и дана ссылка на исходный ордер (в шапке документа либо в табличной части, если исходных орде| несколько).

По количеству документов в связке «Ордер -> Финансовый документ» жесткого ограничения нет. Одним ордером можно оприходовать товар, который фактически поступил по нескольким приходным накладным, в то-же время товар, оформленный одной накладной, может поступать частями, по нескольким ордерам, и B ТОМ числе на различные склады.

Для возможности отражения последнего варианта (оприходование товара одной накладной на несколько складов) в настройках параметров учета должно быть установлено одно из возможных значений реквизита «Указание складов в табличной части документов»:

• «Для документов поступления»;

• «Для документов поступления и реализации».

Принципы отражения операции приходным ордером и описание документа даны в разделе «Склада учет». В текущем же разделе только затронем его влияние на отражение операций по закупке товаров.

5.1.2. Поступление ТМЦ и услуг от поставщика Регистрация факта получения от поставщика товаров (а также любых других ТМЦ), возвратной т а р ы *

получения услуг от сторонней организации, в том числе от иностранных поставщиков, производится докумен-том «Поступление товаров и услуг».

Этим же документом отражается прием товаров на комиссию от комитентов, но только в том случае, если накладная выписана в рамках договора с комитентом. Подробнее получение товаров на комиссию рассмотрен-но в разделе, посвященном учету операций комиссионной торговли.

Для обеспечения отражения поступления по ордерной схеме в шапке документа предусмотрен переключа-тель «На склад / По ордеру». В зависимости от его состояния необходимо будет определить либо место хране-ния, либо приходный ордер на товары.

В табличной части документа также есть реквизит «Приходный ордер», что позволяет одним документ оприходовать товары, поступившие по разным ордерам. А если в настройках параметров учета включено от-ражение склада в табличной части документов оприходования, то одним документом можно отразить оприхо-дование на разные склады, в том числе и по разным ордерам.

Для отражения операции обязательно должен быть указан поставщик и договор, в рамках которого оформ-ляется операция. В договоре определяется множество параметров операции:

• Вид операции - закупка, поступление на комиссию или поступление по бартеру;

• Валюта операции; • Цены, действующие в рамках договора - необязательный параметр; • Необходимость указания дополнительного документа-сделки; • Схема налогообложения контрагента и т.д.

Подробнее о договоре и дополнительной аналитике - «Сделке» рассказано в разделе, описывающем прин-ципы отражения взаиморасчетов с контрагентами.

В рамках же операции отражения закупок важно, чтобы вид договора был установлен одним из следующих вариантов:

• «С поставщиком»;

60

• «Бартерный». Цены и суммы отражаются в валюте, определенной в договоре, но при проведении документа они будут пе

ресчитаны в валюту управленческого учета по курсу из регистра сведений «Курсы валют», либо по курсу установленному вручную в документе по кнопке «Цены и валюта». Причем, если документ проводится по бухгалтерскому учету, то валюта договора может отличаться от валюты регламентированного учета, только если в договоре установлен признак «Внешнеэкономический».

Купленные ТМЦ, полученные услуги и тара, полученная на условиях возврата, отражаются отдельно - в разных табличных частях. Услуги, отраженные на закладке «Услуги», отражаются в составе затрат предприятия и не связаны с поступившими товарами. Если же стоимость услуг нужно отнести на себестоимость товаров, то такие услуги отражаются специальными документами для отражения дополнительных расходов по приобретению. В частном случае может быть заполнена только закладка «Услуги» (акт полученных услуг от сторонней организации) или только закладка «Тара» (получение тары от поставщика на условиях возврата). Операции с возвратной тарой подробнее рассмотрены в специальном разделе.

Для отражения полученных услуг важно классифицировать услугу по характеру затрат и отнести ее на соответствующую статью затрат.

При проведении документа регистрируется такая информация: • увеличивается долг предприятия перед поставщиком на сумму купленных ТМЦ (полученных услуг) (рас

ход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»); • если в документе есть услуги, то их сумма отражается в составе затрат предприятия (запись в оборотном

регистре накопления «Затраты»); • если в документе есть возвратная тара, отдельно регистрируется ее получение (приход в остаточном ре

гистре накопления «Товары полученные»); • если товар поступил по приходному ордеру, то в части количественного товарного учета документом

формируются такие движения: о регистрируется факт завершения операции поступления товаров по ордеру (расход в остаточном ре

гистре накопления «Товары к получению на склады»); о если по ордеру резервировался товар (флаг «Без права продажи»), то при оприходовании резерв

снимается и товар поступает в свободный доступ (расход в остаточном регистре накопления «Товары в резерве на складах»);

• если товар оприходован сразу на склад финансовым документом без использования ордера, то фиксируются такие движения: о увеличивается количество товара на складе, указанном в документе (приход в остаточном регистре

накопления «Товары на складах»); о увеличивается количество товаров, поступившее в распоряжение организации, указанной в докумен

те (приход в остаточном регистре накопления «Товары организации»); • в части формирования стоимости поступившего товара создается новая партия в количестве, указанном

в документе, и в сумме, пересчитанной в валюту управленческого учета (приход в остаточный регистр накопления «Партии товаров на складах»); о если товар был оприходован по ордеру без резервирования, то по ордеру формировалась партия с

нулевой суммой. Все движения такого товара выполнялись так же с нулевой себестоимостью. Оприходование товара по финансовому документу не только сторнирует формирование партии «По ордеру» (приход «сторно» в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»). По всем движениям себестоимости ТМЦ, выполненным на момент внесения приходного документа (перемещения, продажи, списания и т.д.), так же сторнируются записи о выбытии с нулевой себестоимостью и формируются записи движения фактической себестоимости;

о То есть, в случае оприходования по ордеру без резервирования корректно будет отрабатываться ситуация, когда документ продажи (или другого движения товара) вносится в базу с более ранней датой, чем документ финансового оприходования.

Анализ информации по операциям оприходования от поставщика может быть выполнен различными отчетами.

Изменение состояния взаиморасчетов можно проследить «взаиморасчетными» отчетами, которые описаны в разделе по взаиморасчетам. Информацию о полученной возвратной таре так же можно проконтролировать специальными отчетами, которые описаны в разделе «Возвратная тара». Информацию о включении стоимости полученных услуг в состав затрат предприятия можно

посмотреть отчетом «Затраты», что подробнее описано в разделе по затратам.

Поступление товаров на склады можно проверить отчетом «Ведомость по товарам на складах» (только количественное движение) или отчетом «Ведомость по партиям товаров на складах» (количество и стоимость партии). В отчете по партиям можно установить отбор по конкретным документам оприходования или сгруппировать данные по документам оприходования.

Если выполнялось поступление по ордеру, то важно проверить завершенность операции в рамках ордерной схемы. Такая проверка выполняется отчетом «Ведомость по товарам к получению». Отрицательные остатки в отчете свидетельствуют о расхождении данных в финансовых документах и в ордерах. «Зависшие» положительные остатки говорят о товарах, полученных по ордеру, по которым еще не оформлены финансовые документы.

Например, отчет, приведенный на рисунке, содержит информацию о том, что товары, поступившие по ордеру на «Малый склад» еще не оформлены «финансовыми» документами. А по основному складу при вводе «финансовых» документов была допущена ошибка, в связи с чем зависла «пересортица» по харак-теристикам товара.

5.1.3. Поступление товаров через подотчетное лицо

Отражение хозяйственной операции закупки ТМЦ через подотчетное лицо может быть отражено следующим образом:

• Если на закупленные ТМЦ есть живая «Приходная накладная» от поставщика, и при отражении операций важно не потерять этот шаг изменения взаиморасчетов, то оприходование товара следует отражать документом «Поступление товаров и услуг». Если подотчетным лицом при этом производилась полная или частичная оплата товара наличны-ми, то эту часть операции следует отразить с помощью документа «Авансовый отчет» на закладке «Оп-лата»;

• Если приобретение ТМЦ выполнялось по чекам до 20 грн, или это разовая закупка, по которой не нужно фиксировать контрагента, то такая операция может быть отражена документом «Авансовый отчет» на закладке «Товары».

Отражение операции оприходования на склад по «Авансовому отчету» также можно выполнить с примене-нием ордерной схемы документооборота, то есть:

• Сначала формируется «Приходные ордер на товары» с видом операции «От подотчетника»; • Потом формируется документ «Авансовый отчет» с видом «По ордеру» и ссылкой на исходный ордер.

Принципы работы с табличными частями «Товары» и «Тара» документа «Авансовый отчет» совершенна аналогичны вышеописанным для документа «Поступление товаров и услуг». Описание самого документом «Авансовый отчет» дано в разделе, описывающем взаиморасчеты с подотчетными лицами.

62

Принципы формирования движений при оприходовании через подотчетное лицо так же аналогичны формируемым документом «Поступление товаров и услуг».

На основании данных, введенных на закладке «Товары» увеличивается остаток товаров на складе, товаров организации и формируется партия с партиеобразующим документом «Авансовый отчет». По данным на закладке «Оплата» уменьшается долг предприятия перед поставщиком.

Кроме того, при проведении документа фиксируется задолженность предприятия перед подотчетным лицом в размере затраченной суммы (либо авансовый отчет уменьшает задолженность подотчетного лица, возникшую при выдаче аванса в подотчет) (расход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с подотчетным лицом»). Подробнее расчеты с подотчетными лицами рассмотрены в специальном разделе.

Анализ информации по операциям оприходования от подотчетного лица полностью аналогичен описанным выше для операций с поставщиком.

5.1.4. Отражение расходов по ГТД (по импорту товаров) Если необходимо при поступлении импортных товаров учесть таможенные сборы, пошлину, налог на добав

ленную стоимость (НДС) и акциз, зафиксированные в грузовой таможенной декларации, то такая операция отражается документом «ГТД по импорту». Само поступление импортных товаров оформляется документом «Поступление товаров и услуг».

В реквизите шапки «Таможня» указывается ссылка на элемент справочника «Контрагенты», а в реквизите шапки «Депозит на таможне» указывается ссылка на договор с таможней, по которому взимаются таможенные сборы и пошлина. При этом реквизит договора с таможней «Вид договора» должен быть установлен в значение «Прочее», а вид взаиморасчетов «По договору в целом». Данные требования являются обязательными для исполнения.

Грузовая таможенная декларация может иметь несколько разделов. Добавление и удаление разделов ГТД в документе производится с помощью кнопки «Разделы ГТД», расположенной на одноименной закладке документа. Если в документе указано несколько разделов, на закладке «Разделы ГТД» будут присутствовать две табличные части. В верхней табличной части будет отображаться сводная информация о таможенных пошлинах и сборах по всем разделам ГТД: количество строк этой табличной части будет совпадать с количеством указанных разделов ГТД. При установке курсора на одну из строк этой таблицы в другой таблице «Товары по разделу №...» отображается информация о товарах по текущему разделу ГТД.

Для каждого товара в табличной части указывается «Документ партии», и таможенные затраты включаются в себестоимость указанных партий товаров.

В том случае, когда отражаются таможенные затраты на приобретение товаров, уже выбывших с учета или еще не поступивших (в том числе по финансовому документу), реквизит табличной части «Документ партии» не заполняется. Такие затраты при проведении документа не распределяются на себестоимость товаров, а фиксируются отдельно. Эти данные впоследствии используются регламентным документом «Корректировка стоимости списания товаров».

При проведении документа регистрируется такая информация:

• Увеличивается долг предприятия перед таможней (расход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

• Если указан партиеобразующий документ, то формируется дополнительная запись по уже имеющейся партии товара с дополнительной распределенной суммой (суммовой приход в остаточный регистр накопления «Партии товаров на складах»);

• Если не указан партиеобразующий документ, то нераспределенная сумма расходов отражается в специальном отдельном хранилище информации (приход в остаточном регистре накопления «Дополнительные расходы на приобретение товаров, подлежащие распределению»).

Анализ информации изменения стоимости партий на сумму распределенных таможенных затрат можно получить с помощью отчета «Ведомость по партиям товаров на складах». Если установить отбор «Периодичность разворота итогов» = «Регистратор», и добавить на закладке настройки «Поля» - «Документ движения. Регистратор», то в отчете будут отдельно видны стоимость партии по документу оприходования и распределенные дополнительные расходы по документу «ГТД по импорту».

63

Нераспределенные таможенные расходы можно проанализировать с помощью универсального отчета татки и обороты» по разделу «Дополнительные расходы на приобретение товаров, подлежащие распределе-нию». А если установить отбор и поля, как описано в предыдущем абзаце, то будет видно - какими докумен-тами сформированы суммы нераспределенных затрат.

5.1.5, Отражение дополнительных расходов по приобретению товаров Для отражения в информационной базе фактов любых затрат, связанных с приобретением товаров, к;

таможенных затрат, которые должны увеличить стоимость поступивших материальных ценностей, следует оформлять документ «Поступление доп. расходов». С помощью этого документа можно отразить следующие хозяйственные операции:

• Получение услуг от сторонней организации (вид операции = «услуга сторонней организации»). Напри-мер, в качестве такой услуги может выступать услуги транспортировки или охраны товара;

• Собственные расходы предприятия, связанные с предпродажной подготовкой (вид операции = «внут¬ ренний расход»). Например, в качестве такого расхода может выступать стоимость погрузки грузчиками предприятия, расфасовка или фасовка товара или любая предпродажная подготовка, осуществлен смежным подразделением предприятия.

При отражении услуг, полученных от сторонних организаций, следует ввести информацию о контрагенте и договоре с ним (а в некоторых случаях - и сделку).

Список товаров, на себестоимость которых нужно распределить расходы, задается в табличной части доку-мента. Распределение суммы дополнительных расходов по товарам может выполняться:

• Вручную. В этом случае сумма рассчитывается пользователем и указывается в табличной части доку» та отдельно для каждой товарной позиции (строки) в реквизите «Доп. расходы (сумма)»;

• Автоматически. В этом случае сумма указывается в шапке документа, при этом нужно указать «Способ распределения» (по количеству, по сумме или по весу). Сам процесс распределения выполняется при проведении документа, и результат будет виден только в движениях документа или в отчетах по пар ям. В форме документа распределенные суммы не отображаются. Для автоматического распределения «по весу» в единицах измерения товаров, указанных в документе, должны быть заданы значение веса

При указании сумм и в шапке, и в табличной части, производится суммирование дополнительных расход Это удобно использовать в случае, когда часть расходов нужно распределить на весь список поступивших! товаров (например, доставка), а часть - отнести только на некоторые товары из этого списка (например, серти-фикация отдельных позиций).

Если суммы дополнительных расходов можно соотнести с конкретными поступлениями товаров, то ну» задавать значение реквизита «Документ партии». Если же в момент фиксирования дополнительных расходов еще не сформирована партия товаров, на которую следует отнести распределенные суммы, или такой ток уже реализован (списан), реквизит «Документ партии» не заполняется. Тогда суммы расходов распределяют-ся только между товарными позициями (не в разрезе партий), указанными в документе (в специальном ocта-точном регистре накопления «Дополнительные расходы на приобретение товаров, подлежащие распределе-нию»). Распределение этих сумм по партиям товаров будет выполнено в конце месяца документом «Корректи-ровка стоимости списания товаров».

При проведении документа регистрируется информация, аналогичная вышеописанной операции по от¬ ражению таможенных расходов:

• Увеличивается долг предприятия перед контрагентом, в случае получения услуг от сторонней организа-ции (расход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

• Если указан партиеобразующий документ, то формируется дополнительная запись по уже имеющейся партии товара с дополнительной распределенной суммой (суммовой приход в остаточный регистр накоп-ления «Партии товаров на складах»);

• Если не указан партиеобразующий документ, то нераспределенная сумма расходов отражается в специ-альном отдельном хранилище информации (приход в остаточном регистре накопления «Дополнительны расходы на приобретение товаров, подлежащие распределению»).

Анализ информации изменения стоимости товаров так же выполняется совершенно аналогично предыду-щей операции.

5.1.6. Отражение возврата товаров от покупателя Для отражения в информационной базе возврата покупателем ранее реализованных предприятием позиции

номенклатуры следует использовать документ «Возврат товаров от покупателя». Для отражения операции возврата можно использовать ордерную схему документооборота (по приходному ордеру). Подробнее оприхо-дование по ордеру рассмотрено в главе «Отражение поступления товара с применением ордеров» текушего раздела и в разделе «Складской учет».

Этим же документом можно отразить операцию возврата товаров, ранее переданных на комиссию, или во: врата возвратной тары. Возврат товаров может оформляться только на розничный и оптовый склад. Возврата товаров от покупателя для склада вида «Неавтоматизированная торговая точка» не предусмотрен.

При оформлении возврата, как правило, возникает две задачи: • Определить - действительно ли покупатель приобретал у предприятия данный товар и по таким ценам

продажи, то есть правомерность возврата;

• Определить - с какой себестоимостью должен быть оприходован возвращаемый товар.

64

Первую задачу можно решать с помощью отчета «Продажи»: • На закладке «Отбор» настройки отчета установить отбор по конкретному покупателю, а при наличии не

скольких договоров - и по договору; • На закладке «Отбор» добавить «Периодичность разворота итогов» = «Регистратор»; • На закладке «Поля» добавить «Документ движения (Регистратор)».

В этом случае будет выведена информация обо всем ассортименте проданных товаров с детализацией по документам реализации, количеству и стоимости номенклатурных позиций.

Вторую задачу можно решить двумя способами:

• Вручную - учетная цена вручную задаются пользователем в реквизите документа «Себестоимость возвращаемой позиции». Определить цену можно, например, с помощью отчета «Ведомость по партиям товаров на складах»;

• Автоматически - в документе возврата нужно заполнить значение реквизита «Документ партии» ссылкой на документ, образовавший партию, в которую возвращается позиция номенклатуры. Причем, в качестве документа партии может быть указан и документ реализации - в этом случае документ поставки будет определен автоматически. Например, при создании документа «вводом на основании» исходного документа реализации информация о партии подхватывается автоматически.

Для определения себестоимости отгруженных ранее товарных позиций отчет «Ведомость по партиям товаров на складах» нужно настроить следующим образом:

• На закладке «Отбор» установить отбор по конкретным позициям номенклатуры; • На закладке «Отбор» добавить «Периодичность разворота итогов» = «Регистратор»; • На закладке «Отбор» добавить «Документ движения (Регистратор)» и в качестве значений задать список

документов реализации, по которым отгружался данному покупателю возвращаемый товар; • На закладке «Поля» добавить «Документ движения. Регистратор».

При проведении документа формируются «сторнирующие» по отношению к реализации ТМЦ движения в товарных регистрах накопления:

• Уменьшается задолженность покупателя перед предприятием (приход «сторно» в остаточный регистр накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

• Увеличивается количество товара на складе, указанном в документе (расход «сторно» в остаточном регистре накопления «Товары на складах»);

• Увеличивается количество товаров, находящихся в распоряжении организации, указанной в документе (расход «сторно» в остаточном регистре накопления «Товары организации»);

• Фиксируется себестоимость поступившего товара: о Если указан документ партии, формируется приход на старую партию по цене этой партии (приход в

остаточный регистр накопления «Партии товаров на складах»); о Если не указан документ партии, формируется новая партия с ценой, указанной в документе, и доку

мент возврата является партиеобразующим документом (расход «сторно» в остаточный регистр накопления «Партии товаров на складах»).

Если возврат оформляется с помощью ордера, то движения формируются аналогично вышеописанным, но с учетом «ордерной» специфики:

• Закроется операция поступления товара по ордеру (расход в остаточном регистре накопления «Товары к получению на склады»);

• Снимется резервирование товара, если в ордере стоял флаг «Без права продажи» (расход в остаточном регистре накопления «Товары в резерве на складах»);

• Отсторнируется партия с нулевой суммой «по ордеру» и все движения этой партии товара, если в ордере не был включен флаг «Без права продажи».

Анализ информации в части количества возвращенного товара по возвратным операциям можно получить с помощью отчетов «Ведомость по товарам организаций» или «Ведомость по товарам на складах».

Информацию о себестоимости возвращенного товара можно получить из отчета «Ведомость по партиям товаров на складах». Чтобы выделить в отчетах только возвратные операции, нужно установить настройки отчетов следующим образом:

• На закладке «Отбор» добавить «Периодичность разворота итогов» = «Регистратор»;

65

• На закладке «Отбор» добавить «Документ движения (Регистратор)» и в качестве значения задать спи документов возврата;

• На закладке «Поля» добавить «Документ движения. Регистратор».

В отчете по партиям можно добавить группировку строк первого уровня «Документ оприходования. Opraни-зация», в этом случае себестоимость возвращенного товара будет структурирована в отчете в разрезе органи-заций.

5.1.7. Регистрация полученного счета на оплату Фиксация предварительной договоренности о приобретении у поставщика позиций номенклатуры произво-

дится документом «Счет на оплату от поставщика».

С точки зрения учета в конфигурации регистрация счета поставщика в большинстве случаев не является обязательной. В основном необходимость формирования документа обусловлена принятым на предприятии документооборотом. В конфигурации, создание документа необходимо только в том случае, когда учет взаи-морасчетов с контрагентом в рамках определенного договора устанавливается «По счетам». Тогда счет стано-вится обязательной дополнительной аналитикой взаиморасчетов (сделкой). В такой ситуации оформление лю¬ бой хозяйственной операции в рамках такого договора должно начинаться с регистрации счета поставщика, все документы движения денег и товаров в рамках такой сделки обязательно должны ссылаться на этот счет

Больше никакой функциональной нагрузки счет не несет, то есть по счету не контролируется оплата, не ре-зервируется на складе товар, не отслуживается актуальное состояние счета, если были частичные поступле-ния и т.д. Все эти сервисные функции в конфигурации реализованы только на документообороте управление товарными заказами.

Если же есть необходимость фиксировать счет от поставщика, опираясь на ранее зарегистрированный информационной базе заказ от него, то можно будет ввести его на основании документа «Заказ поставщику Но этот документ не должен использоваться как основание («Сделка») в последующих товарных документах по хозяйственной операции.

При проведении документа не формируется никаких движений - признак проведенности документа вида «Счет на оплату от поставщика» обозначает лишь окончание работы пользователя с документом.

Анализ информации по сформированному счету можно произвести только при наличии товарных денежных движений со ссылкой на этот счет. Например, чтобы определить - какими документами поступал товар по счету и в каком количестве, нужно соответствующим образом настроить отчет «Ведомость по товар) на складах»:

• На закладке «Отбор» определить «Периодичность разворота итогов» = «Регистратор», значением пар; метра «Документ движения (Регистратор). Сделка» установить интересующий счет;

• На закладке «Поля» добавить «Документ движения (Регистратор)».

При такой настройке будет выведен список товаров, поступивших в рамках интересующего счета, в разрез документов поступления. То есть, будет видно и общее количество поступившего товара, и количество в paз-резе документов, если поступлений было несколько. Но никаким отчетом нельзя будет проанализировать насколько совпадают данные счета и данные реального поступления: соответствуют ли цены фактически поступления предварительной договоренности, поступило ли полное количество товара или еще есть не по-ступившие позиции и т.д.

Задолженность в разрезе сделок можно проанализировать отчетом «Ведомость по взаиморасчетам с контр-агентами», если добавить дополнительную группировку «Сделка». Можно так же установить и отбор по инте-ресующим документам, установив в качестве значения параметра отбора «Сделка» нужный счет или слисок счетов. Но опять же - отчет не выводит информации о сумме счета, будет выведена информация о суммах то-варно-денежных документов, сформированных в рамках этой сделки.

5.2. Документооборот по учету о п р и х о д о в а н и я ТМЦ от внешни) контрагентов

5.2.1. Документ «Поступление товаров и услуг» Документ предназначен для отражения в информационной базе следующих хозяйственных операций: • приобретение ТМЦ у поставщиков. Вид договора с контрагентом = «С поставщиком» или «Бартерный»; • прием товаров на комиссию от комитентов. Вид договора с контрагентом = «С комитентом».

Для обеспечения ордерной схемы в шапке документа предусмотрен переключатель «На склад/По ордеру», В зависимости от его состояния необходимо будет определить либо место хранения, куда поступили товары, либо первичный приходный ордер на товары.

В табличной части документа так же есть реквизит «Приходный ордер», что позволяет одним документа оприходовать товары, поступившие по разным ордерам. А если в настройках параметров учета включено отражение склада в табличной части документов оприходования, то одним документом можно отразить оприходование на разные склады, в том числе и по разным ордерам.

При оприходовании по ордеру должна соблюдаться последовательность действий: • Формирование «Приходного ордера на товары» с видом операции «От поставщика»; • Формирование документа «Поступление товаров и услуг» с видом «по ордеру» и ссылкой на исходный

ордер.

66

Документ «Поступление товаров и услуг» может быть создан вручную в интерактивном режиме или «вводом на основании» заказа поставщику, счета поставщика или приходного ордера. Механизм автозаполнения табличной части предоставляет те же варианты заполнения.

Товары в документе заполняются в разрезе дополнительных характеристик и серий, если для каких-то позиций такой учет ведется. Если такой характеристики или серии еще не зарегистрировано в соответствующих справочниках, то в момент заполнения документа можно добавить недостающую информацию. Если в силу каких-то причин значения этих учетных аналитических параметров невозможно установить в момент оформления документа, то это можно сделать позже специальным документом «Корректировка серий и характеристик товаров», который может быть создан «вводом на основании» документа оприходования.

Указание заказа покупателя в табличной части приводит к резервированию поступивших товаров под этот заказ покупателя. В дальнейшем такой товар может быть продан только по документу реализации со ссылкой на данный заказ покупателя.

Табличные части документа «Товары», «Услуги» и «Тара» совершенно независимы, в документе может быть заполнена только одна из закладок или все - определяется потребностью пользователя.

Цены из документа можно автоматически зарегистрировать как цены этого поставщика на определенную дату. Для этого созданный ранее тип цен поставщика (в справочнике «Типы цен номенклатуры контрагентов») должен быть выбран по кнопке «Цены и валюты», там же должен быть установлен флаг «Регистрировать цены поставщика». Если тип цен поставщика связан с типом цен предприятия, то «вводом на основании» документа оприходования можно создать документ «Установка цен номенклатуры». При этом автоматически рассчитаются цены и по связанному типу цен, и по всем остальным, для которых данный тип цен является базовым. Подробнее тема ценообразования рассмотрена в соответствующем разделе.

5.2.2. Документ «ГТД по импорту» Документ предназначен для регистрации информации о таможенных сборах и пошлинах, зафиксированных

в грузовой таможенной декларации, по операции импорта товаров.

Для оформления документа требуется указать таможню и договор, в рамках которого оформляется операция («Вид договора» = «Прочее»). На закладке «Основные» указывается информация о номере ГТД и таможенном сборе.

67

Если «живая» ГТД состоит из нескольких разделов, то с помощью кнопки «Разделы ГТД -> Добавить» мои создать в одном документе нужное количество табличных частей. Если в документе несколько разделов, то в документе будут присутствовать две табличные части. В верхней таблице отображается сводная информация о таможенных пошлинах и сборах по всем разделам ГТД. При установке курсора на одну из строк этой табли-цы в дополнительной таблице «Товары по разделу №» отображается информация о товарах по данному раз-делу ГТД. По каждому разделу ГТД может быть указана своя сумма таможенной стоимости, пошлины, суп акциза и суммы начисленного НДС, данные вводятся в валюте регламентированного учета.

В табличную часть документа на закладке «Разделы ГТД» заполняется информация о товарах так же в ва-люте регламентированного учета. Причем, допускается, чтобы в одной ГТД отражались товары, полученны по разным документам «Поступление товаров и услуг». Документ прихода товара указывается в реквизите «Документ партии». Если на момент фиксирования ГТД документ партии не зарегистрирован в информацион-ной базе, то реквизит можно не заполнять.

По кнопке «Распределить» введенная информация о таможенной пошлине и НДС автоматически распреде-ляется пропорционально фактурной стоимости товаров.

Документ является основанием для формирования информации в отчете «Реестр налоговых накладных полученном налоговом кредите, если организация является плательщиком НДС.

5.2.3. Документ «Поступление дополнительных расходов» Документ предназначен для отражения в информационной базе фактов получения услуг, увеличивающих

стоимость поступивших материальных ценностей. С помощью этого документа можно отразить следующие хо-зяйственные операции:

• Вид операции = «услуга сторонней организации» - приобретение услуг у сторонней организации; • Вид операции - «внутренний расход» - учет внутренних услуг.

При отражении услуг, полученных от сторонних организаций, в шапке документа нужно ввести инфора-цию о контрагенте, договоре и сделке с ним.

Если сумма дополнительных расходов определяется общей суммой, которую нужно распределить по всем позициям номенклатуры, то в реквизите шапки документа «Сумма расхода» указывается общая сумма расхо-дов, а в реквизите «Способ распределения» выбирается нужный способ распределения суммы расходов:

• «По сумме». Распределение будет произведено пропорционально суммам номенклатурных позиций, от-раженных в табличной части;

• «По количеству». Распределение будет произведено пропорционально количествам номенклатурных по-зиций, отраженных в табличной части;

• «По весу». Распределение будет произведено пропорционально весам номенклатурных позиций, ука-занным в реквизите табличной части «Вес» (в этот реквизит значения подставляются из карточек едини измерения соответствующих номенклатурных позиций).

При этом само распределение суммы расходов будет осуществлено автоматически при проведении документа. Сумма дополнительных расходов, рассчитанная вручную для каждой номенклатурной позиции, заносится в реквизит «Доп.расходы(сумма)». Указание сумм дополнительных расходов и в шапке документа, и в реквизите «Доп.расходы(сумма)» табличной части документа приводит к сложению этих сумм дополнительных расходов. То есть прирост стоимости товара будет получен сложением суммы, рассчитанной вручную, и суммы, рассчитанной автоматическим распределением. Допускается любая комбинация этих вариантов. При этом для учета НДС:

• в случае использования реквизита шапки «Сумма расхода», нужную информацию о сумме НДС следует внести в шапке документа;

68

• в случае использования реквизита «Доп.расходы(сумма)», следует использовать соответствующие реквизиты табличной части документа.

В табличной части «Товары» указываются те номенклатурные позиции, на которые необходимо отнести дополнительные расходы, их количество и стоимость. Партии ТМЦ, на стоимость которых должна быть распределена сумма поступившей услуги, также определяются в табличной части документа, если это возможно. В противном случае реквизит может не заполняться. Тогда распределение стоимости дополнительных расходов будет выполнено в конце месяца регламентным документом «Корректировка стоимости списания товаров».

Перечень товаров может быть заполнен автоматически при «вводе на основании» документа оприходования ми по кнопке «Заполнить» табличной части. Возможен также ручной вариант заполнения или редактирования списка.

5.2.4. Документ «Возврат товаров от покупателя» Документ предназначен для отражения в информационной базе возврата ранее отгруженных предприятием

позиций номенклатуры. С помощью этого документа можно отразить возврат: • ранее проданных товаров. Вид операции = «покупка, комиссия», вид договора с контрагентом = «С по

купателем» или «Бартерный»; • ранее переданных на комиссию товаров. Вид операции = «покупка, комиссия», вид договора с контр

агентом = «С комиссионером».

Возврат товаров может оформляться, как на розничный, так и на оптовый склад. Возврат товаров для склада вида «Неавтоматизированная торговая точка» не предусмотрен.

Возврат товаров может быть оформлен по «ордерной» схеме документооборота: • Сначала создается документ «Приходный ордер на товары» с видом операции «От покупателя»; • Потом регистрируется финансовый документ «Возврат товаров от покупателя» с видом «По ордеру» и

ссылкой на исходный ордер. Для автоматического заполнения списка возвращаемых позиций в документе можно использовать один из

следующих способов: • Вручную набрать список возвращаемых позиций в документ. При этом так же вручную нужно указать це

ны и суммы продажи. Такой способ можно использовать, если сложно или невозможно определить исходный документ реализации, по которому отгружался товар, например, реализация оформлялась в тот период, когда учет еще не велся в текущей информационной базе;

• Автоматически заполнить документ по кнопке «Заполнить» одним из возможных вариантов. При этом все соответствующие данные табличной части документа будут заполнены автоматически, а пользователю нужно только изменить количество возвращаемых номенклатурных позиций. Такой способ можно использовать, если возврат выполняется по нескольким исходным документам реализации (заполнить из реализации, добавить из реализации);

• Создать документ возврата «вводом на основании» конкретного документа реализации, заказа покупателя или приходного ордера, если возврат оформляется по ордерной схеме. При этом все реквизиты документа возврата заполняются автоматически, так же, как описано в предыдущем пункте.

Реквизит табличной части «Документ партии» должен быть заполнен ссылкой на документ, который образу-ет партию, в которую возвращается позиция номенклатуры. Либо можно указать документ реализации. Если документ партии, в которую возвращается позиция номенклатуры, неизвестен, то информация о себестоимости возвращаемой позиции номенклатуры заполняется пользователем вручную в специальном реквизите «Себестоимость возвращаемой позиции».

69

5.2.5. Документ «Счет на оплату поставщика» Документ «Счет на оплату поставщика» предназначен для фиксации предварительной договоренномти

приобретении у поставщика позиций номенклатуры и может являться документом, на основании которой производится оплата и получение позиций номенклатуры.

В рамках этого документа оформляется оплата поставщику и поступление товаров от поставщика, если в договоре установлен вариант взаиморасчетов «По счетам». В этом случае счет выступает дополнительные аналитикой взаиморасчетов - сделкой. Но сама сумма счета нигде не фиксируется.

Документ имеет две печатные формы - по наименованиям номенклатуры предприятия и по наименовании номенклатуры, принятыми у поставщика. Второй вариант возможен, если для введенных товарных позиций в регистре сведений «Номенклатура контрагентов» зафиксирован классификатор товаров по данным контраген-тов.

При формировании документа можно использовать такую сервисную функцию программы, как визуальна сравнение цен на товары, указанных в счете, с плановой учетной себестоимостью этих товаров. Настройка такой возможности выполняется по кнопке «Цены и валюта» - включить флаг «Использовать плановую себе стоимость». В документе появляются дополнительные колонки, информирующие о значении плановой себе-стоимости и об отклонении от цены поставщика. Кроме того, рассчитывается итоговое отклонение по всей на-кладной суммы, рассчитанной по плановой себестоимости, от суммы, рассчитанной по ценам поставщика. По-рядок установки цен плановой себестоимости рассматривается в разделе «Ценообразование».

5.2.6. Документ «Корректировка стоимости списания товаров» Регламентный документ «Корректировка стоимости списания

товаров» предназначен для корректировки стоимости списания товаров за месяц.

При проведении документа выполняется корректировка стоимостных движений по партионному учету за месяц. Выполнение корректировки необходимо в следующих случаях:

• Для расчета средневзвешенной стоимости списания партий при использовании способа оценки товаров «По средней». При проведении документов выбыли товаров (или с помощью обработки, в зависимости от настроек учетной политики) рассчитываете) «среднескользящая» («мгновенная» средняя) стоимость на момент документа. Расчет средневзвешенно» стоимости выполняется один раз в конце месяца данным документом;

• Для учета дополнительных расходов на приобретение товаров, отраженных в информационной базе после списания товаров. При этом расходы распределяются по направлениям выбытия товаров (на затраты, на себестоимость реализации, на себестоимость переданных на комиссию товаров);

• Для учета дополнительных расходов на приобретение товаров, оприходованных до поступления товаров (документы «ГТД по импорту» и «Поступление дополнительных расходов», в которых не указан документ партии). При этом выполняется распределение предварительно оприходованных дополнительных расходов на поступление партий.

При этом корректируются стоимостные движения как по партионному учету, так и по связанным с ним учетам себестоимости продаж и затрат. То есть, например, если товары, себестоимость которых корректируется, были реализованы, то исправляются также стоимостные показатели себестоимости продаж.


70

• Уменьшаются суммы нераспределенных дополнительных расходов по приобретению товаров (расход в регистре накопления «Дополнительные расходы на приобретение товаров, подлежащие распределению»);

• Распределенные суммы включаются в себестоимость товаров по всем направлениям их движения (приход в регистрах накопления «Партии товаров на складах», «Партии товаров переданные», «Продажи себестоимость» и «Затраты»),

Анализ информации можно провести с помощью универсального отчета «Остатки и обороты» по разделу учета «Доп. Расходы на приобретение товаров, подлежащие распределению». По данным этого отчета видно, были ли накоплены дополнительные расходы без указания партиеобразующего документа, и выполнено ли списание этих расходов на выбывшие товары регламентным документом.

С помощью отчета «Ведомость по партиям товаров на складах». Например, представленный на рисунке отчет показывает, что по товару «Конфеты Вечерний Киев» была откорректирована стоимость трех партий (партиеобразующие документы - «Поступление товаров и услуг» № 29 от 01.11.05 и №31 от 07.11.05 и «Авансовый отчет» № 2 от 03.11.05) регламентным документом от 30.11.05.

Причем, по первым двум партиям остатка товара уже нет, поэтому сумма корректировок одинакова по приходу и расходу, а по третьей партии часть товара выбыла, а часть еще есть на складе. Поэтому сумма прихода корректирует стоимость всего поступившего товара, а в расход списывается только корректировка, связанная с уже проданным товаром.

71

S. Выбытие товарно-материальных ценностей 6.1. Отражение хозяйственных операций выбытия ТМЦ

Одним из основополагающих принципов построения типовой конфигурации является симметричность раз-личных по направлению ветвей документооборота. В соответствии с этим принципом можно сказать, что каж-дому виду документа оприходования ТМЦ поставлен в соответствие определенный вид документа выбытия ТМЦ. Причем аналогичны и виды отражаемых операций, и принципы заполнения таких документов, и принци-пы формирования ими движений в регистрах накопления.

Основное отличие между такими ветвями документооборота заключается в разных направлениях хогяйст-венных операций по отношению к предприятию (приход или расход). Хотя, безусловно, есть и специфически отличия у каждой схемы документооборота вообще, и у каждого документа, в частности. Например, цепочки документов оприходования:

• «Счет на оплату поставщика» -> «Приходный ордер на товары» -> «Поступление товаров и услуг»» «Возврат товаров поставщику»;

соответствует аналогичная цепочка реализации: • «Счет на оплату покупателю» -> «Реализация товаров и услуг» -> «Расходный ордер на тозары» ->

«Возврат товаров от покупателя».

В то же время, среди документов оприходования ТМЦ присутствуют такие виды документов как <Поступле-ние дополнительных расходов» и «ГТД по импорту», аналогов которым среди документов списания ТМЦ нет Это связано с различиями в учете затрат по приобретению ТМЦ и по реализации. Расходы по приобретению должны быть отнесены на себестоимость ТМЦ, а расходы по реализации относятся к затратам текущего пе-риода (на сбыт) и не влияют на себестоимость реализованных товаров.

Состав и назначение реквизитов форм и табличных частей документов реализации, а также формируемые ими движения по товарным регистрам накопления, в основном, симметричны документам оприходования. По этому при рассмотрении принципов отражения операций и оформления документов будем в основном обр} щать внимание на специфические особенности.

Отражение в конфигурации хозяйственных операций выбытия товаров так же разделяется по направления (внешнее и внутреннее) и по документообороту (применяется ли ордерный документооборот, является ли обязательной выписка и регистрация счетов на оплату и так далее). В зависимости от направления выбытия могут быть такие варианты отражения операций:

• Передача стороннему контрагенту: о Реализация товаров покупателю - документом «Реализация товаров и услуг»; о Выбытие товаров, возвращаемых поставщику - документом «Возврат товаров поставщику»; о Выдача со склада товаров, по которым ранее были оформлены финансовые документы - документом

«Расходный ордер на товары». Например, фактическая выдача товара со склада покупателю по выписанным ранее финансовым документам реализации;

• Выбытие по внутренним причинам: о Передача товара на другой склад в рамках одной организации - документом «Перемещение товаров»; о Списание обнаруженных недостач или порченных товаров (в том числе по пересортице), - докумен

том «Списание товаров»; о Выбытие ТМЦ на внутренние нужды предприятия (передача в подразделение) - документом «Требо

вание-накладная»; о Списание комплектующих, использованных на формирование комплекта силами предприятия, им

списание комплекта, при операции расформирования комплекта на составляющие части - документом «Комплектация номенклатуры».

По операциям передачи внешним контрагентам и выбытия при перемещении между складами также предусмотрено два варианта отражения:

• с использованием ордеров на товары, оформленных на основании ранее введенных финансовых товарных документов. При этом по финансовым товарным документам изменяется состояние взаиморасчетов и специальных «ордерных» товарных регистров накопления, а по ордерам - состояние основных количественных и стоимостных товарных показателей;

• с использованием только финансовых товарных документов, без ордеров на товары. В этом случае все соответствующие движения порождаются сразу.

Отличие ордерной схемы при списании ТМЦ от аналогичной при оприходовании ТМЦ состоит в том, что при выбытии:

• сначала выписывается финансовый товарный документ, • потом расходный ордер, в то время как при оприходовании все происходит наоборот: сначала ордер, а

потом финансовый товарный документ.

В рамках описанной выше схемы, выбытие ТМЦ со складов предприятия при передаче внешним контрагентам может быть отражено в информационной базе с помощью следующих видов документов типовой конфигурации:

• «Расходный ордер на товары»; • «Реализация товаров и услуг»;

• «Возврат товаров поставщику»;

72

• «Отчет о розничных продажах»; . «Чек ККМ».

Два последних документов относятся к разделу учета розничных продаж, где и будут рассмотрены. В текущем разделе будут рассмотрены только операции реализации покупателю и возврата товара поставщику, в том числе по ордеру.

Выбытие ТМЦ со складов предприятия в другие его структурные подразделения может быть отражено в информационной базе с помощью следующих видов документов типовой конфигурации: • «Списание товаров»;

• «Перемещение товаров»; • «Комплектация номенклатуры»; • «Требование-накладная».

Отражение операций внутреннего выбытия и правила работы с вышеперечисленными документами рассматриваются в разделе «Учет складских операций».

Для операций выбытия одним из основных моментов является контроль наличия товара на остатке в требуемом количестве и понятие «свободного остатка». То есть, при отражении выбытия в оперативном режиме, проверяется наличие необходимого количества в остатке по складу, и при недостаточности такового - документ не проводится. Но с помощью настройки дополнительных прав пользователя можно разрешить оформление документов при отсутствии нужного количества. Такая функция реализуется с помощью параметров:

• Разрешить превышение остатка товаров на складе;

• Разрешить превышение остатка товаров организации.

При проверке остатка товара анализируется количество: • Либо «свободного остатка»; • Либо «резерва», но только при выполнении определенных условий:

о Если резерв сделан под заказ покупателя или под внутренний заказ, то в общем случае товар может быть использован для любой операции выбытия, но в документе выбытия должна быть ссылка на этот заказ;

о Если резерв сделан под приходный ордер (включен флаг «Без права продажи»), то такой товар может быть только перемещен на другой склад или списан по причине порчи (недостачи). При этом в соответствующих документах должна быть ссылка на приходный ордер;

о Если резерв сформирован под финансовый документ реализации покупателю («по ордеру»), то такой товар может быть только снят с резерва для отгрузки по ордеру со ссылкой на финансовый документ реализации.

Таким образом: «свободный для продажи остаток товаров на складах» - это количество товаров, ко¬ торое реально есть на складах, не зарезервировано «Под заказ» и не зарезервировано «Под документ».

Только такие остатки могут быть свободно проданы с помощью документов вида «Реализация товаров и услуг» без всяких условий и ограничений.

6.1.1. Отражение выбытия ТМЦ с применением ордеров Использование ордерного документооборота при отражении операций выбытия при реализации покупателю

и возврате поставщику позволяет решать такие задачи: • Оперативность и точность учета товарного выбытия при территориальной удаленности отделов, оформ

ляющих товарные документы, от складов; • Возможность отразить одним финансовым документом всю номенклатуру сделки, при том, что реальная

отгрузка может выполняться частями, в разное время или с разных складов; • Возможность отсрочить выдачу товаров, оформленных финансовым документом, до момента поступления

оплаты от покупателя; • Возможность зарезервировать товар, оформленный финансовым документом «по ордеру», до момента

прибытия покупателя на склад; • Возможность указания серий номенклатуры в момент выдачи товара со склада, а не в момент выписки

накладной в учетном отделе и т.д. Решение об использовании схемы «выбытия по ордеру» так же, как и при оприходовании, может прини

маться на уровне конкретной финансовой операции. Ограничением выступает только тот факт, что решения принимается для всего финансового документа в целом. То есть, нельзя часть накладной отгрузить сразу, а часть - по ордеру, в этом случае должно быть два финансовых документа - один «со склада», а второй «по ордеру».

На основании одного финансового товарного документа может быть выписано неограниченное количество расходных ордеров на товары. Таким образом, в конфигурации реализована связь один финансовый товарный документ ко многим расходным ордерам на товары.

Еще один вариант списания со склада - это возврат тех ТМЦ, которые были приняты на склад по приходному ордеру, и на которые так в итоге и не были оформлены финансовые товарные документы. В этом случае, такие движения никак не отражаются финансовыми товарными документами. По одному приходному ордеру можно оформить несколько расходных ордеров. Связь приходного ордера и расходных ордеров на товары -один ко многим. В случае если возврату подлежат те товары, которые поступили по приходному ордеру, но

73

уже оформлены финансовые документы поступления, нужно использовать схему, используемую при возврате купленных товаров.

Если при реализации товаров используется ордерная схема, то формируется резерв «Под документ», кото-рый может быть списан только после оформления расходного ордера. Это реализовано с помощью специаль¬ ных регистров накопления «Товары к передаче со складов» и «Товары к передаче организаций». Таким обра-зом, то количество товара, которое выписано в финансовом документе реализации или предназначено для возврата поставщику, уже не может быть выписано другим менеджером вторично. Использование расходных ордеров в системе не является обязательным. Однако если в финансовом документе пользователь указывая необходимость выписки для этой операции расходных ордеров, то резервирование «Под документ» производится системой в обязательном порядке.

Еще одна особенность реализации товара по ордеру заключается в том, что серию выбывающего товар; (если учет по сериям ведется) можно указать по выбору:

• или в финансовом документе реализации; • или в расходном ордере.

Если этот аналитический параметр можно определить только визуально, при выдаче товара, то указывать его следует в расходном ордере. Принципы работы с расходным ордером рассматриваются в разделе «Складской учет».

6.1.2. Отражение реализации товаров и услуг покупателю Регистрация факта реализации покупателю товаров (а так же любых других товарно-материальных ценно

стей), возвратной тары или оказания услуг, в том числе иностранным покупателям, производится документа «Реализация товаров и услуг».

Этим же документом отражается передача товаров на комиссию (или в субкомиссию) комиссионеру, но только в том случае, если накладная выписана в рамках договора с комиссионером. Подробнее получение то-варов на комиссию рассмотрено в разделе по комиссионной торговле.

Для обеспечения отражения выбытия товара по ордерной схеме в шапке документа предусмотрен переключатель «На склад / По ордеру». В зависимости от его состояния товар будет списан либо сразу по накладной либо потом по расходному ордеру. Но склад в любом случае определяется в финансовом документе и не может быть изменен в ордере.

Предусмотрена возможность оформления документа реализации товара с разных складов, в том числе по ордерной схеме. Для возможности отражения передачи товара покупателю одной накладной с нескольких складов в настройках параметров учета должно быть установлено одно из возможных значений реквизита «Указание складов в табличной части документов»:

• «Для документов реализации»; • «Для документов поступления и реализации».

В рамках операции отражения продаж важно, чтобы вид договора был установлен: • «С покупателем»; • Либо «Бартерный».

При продаже товара в оперативном режиме проверяется наличие остатков на складе (либо «свободного», либо «зарезервированного»). Продать можно только товар, зарезервированный под заказ покупателя, если в документе реализации заполнить реквизит шапки документа «Заказ покупателя» ссылкой на этот заказ. Кроме того, реквизит «Способ списания» табличной части «Товары» должен быть установлен в значение «Из резерва». Если же в рамках заказа продаются «свободные» товары, то этот реквизит табличной части должен быть установлен в значение «Со склада». Подробнее резервирование «под заказ» и принципы работы с ним рассматриваются в разделе «Управление товарными заказами».

При проведении документов в неоперативном режиме контроль количественных остатков не производится, то есть возможна ситуация появления отрицательных остатков по складу (по организации). Контроль суммовых остатков товаров (партий) выполняется не в зависимости от режима проведения, а в зависимости от настройки учетной политики «Списывать партии при проведении документов». Если партии должны списываться по документу, то контроль остатков выполняется сразу в любом режиме проведения. При отсутствии нужного количества в партиях (с заданными в документе аналитическими параметрами товара) будет выдано сообщение, и документ будет проведен без списания по партиям. То есть, недостающие партии не будут списаны, и отрицательных остатков по партиям не возникнет, хотя по количеству товар будет списан. Следовательно, ' операция с точки зрения корректности учета не завершена. При этом также неверно рассчитывается себестоимость продаж, что приводит к неверным данным о валовой прибыли предприятия. Эта ситуация обязательно требует анализа и исправления.

Отражение операций по оказанию услуг контрагентам так же оформляется документом «Реализация товаров и услуг». Для этого предусмотрена табличная часть «Услуги». При проведении документа отражается только доход, полученный от оказанной услуги, себестоимость услуги не рассчитывается и не фиксируется.

В конфигурации предусмотрено отдельное отражение операций по реализации бракованных (некондиционных) товаров. Для этого в документе предназначен специальный вид операции «Брак». При этом в табличной части «Товары» добавляется обязательный для заполнения реквизит «Качество», куда заносится соответствующее значение параметра «Качество». При операции «Продажа, комиссия» списываются только товары с качеством «Новый».

При проведении документа регистрируется такая информация: 74

• Увеличивается долг покупателя перед предприятием на сумму купленных ТМЦ (полученных услуг) (приход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

• Если товар отгружается сразу со склада (без ордера), то в части количественного товарного учета документом формируются такие движения: о Производится списание товаров со склада, указанного в документе реализации (расход в остаточном

регистре накопления «Товары на складах»); о Производится списание товаров по организации, указанной в документе реализации (расход в оста

точном регистре накопления «Товары организаций»);

• Если товар отгружается по расходному ордеру, то в части количественного товарного учета документом формируются такие движения: о Регистрируется факт оформления операции передачи товаров по ордеру со склада, указанного в до

кументе реализации (приход в остаточном регистре накопления «Товары к передаче на склады»), остаток по складу не изменяется;

о Регистрируется факт оформления операции передачи товаров по ордеру по организации, указанной в документе реализации (приход в остаточном регистре накопления «Товары к передаче организаций»), остаток по организации не изменяется;

• В части списания стоимости товара операция выполняется в соответствии со значением параметра учетной политики «Стратегия по хронологии» (ФИФО, ЛИФО или по средней) таким образом: о Списанная стоимость рассчитывается по

найденным остаткам либо специальной обработкой «Проведение по партиям», либо при проведении документа списания товара (расход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»). То есть, при продаже «со склада» (без ордера) документом «Реализация товаров и услуг», при продаже «по ордеру» - документом «Расходный ордер на товары»;

о Если остаток в партиях не найден, то списание себестоимости выбывших товаров не выполняется;

• Если реализуется товар, зарезервированный под заказ, то резерв снимается и товар доступен для продажи по данному документу (расход в остаточном регистре накопления «Товары в резерве на складах»);

• Если в документе есть возвратная тара, отдельно регистрируется ее передача (приход в остаточном регистре накопления «Товары переданные»).

Анализ операций реализации выполняется различными отчетами в зависимости от требуемой ин-формации. Долг покупателя можно проконтролировать отчетом «Ведомость по взаиморасчетам контрагентами». Чтобы отфильтровать только взаиморасчеты по покупательским договорам, в настрой отчета можно установить отбор «Договор контрагента. Вид договора» = «С покупателем».

Наиболее важная часть анализа - это проверка правильности списания себестоимости выбывшего товар. Для этого следует сравнить количество расхода и остатка товара в отчете «Ведомость по товарам на склад» с количеством расхода и остатка этого же товара в отчете «Ведомость по партиям товаров на складах». Если количество отличается, это свидетельствует о том, что по каким-то операциям выбытия было списано количе-ство товара без списания его себестоимости. Если такой документ находится позже границы партионной л следовательности, то при выполнении обработки «Проведение по партиям» будет выдано подробное сообще-ние о виде, номере и дате документа, а также о наименовании и количестве несписанного по партиям това-ров. Ситуацию обязательно необходимо исправить.

Информацию о суммах продаж в разрезе складов, номенклатуры, покупателя и т.д. можно получить с помо-щью отчета «Продажи». Если установить группировку только по параметрам «Документ продажи. Склад» «Номенклатура», то получится отчет, показанный на рисунке. Суммы выводятся в валюте управленчески учета.

6.1.3. Отражение операций возврата купленных товаров поставщику Для отражения в информационной базе возврата поставщику поступивших ранее на предприятие позиции

номенклатуры следует использовать документы «Возврат товаров поставщику» (с оптовых и розничных скла-дов) или «Возврат товаров поставщику из НТТ» (только со склада вида НТТ). Подробнее розничный докумен-тооборот вообще и документ возврата из НТТ в частности рассматриваются в разделе учета розничных опера-ций. С помощью этих же документов оформляется возврат нереализованного товара комитенту, если вид до-говора с контрагентом = «С комитентом». Отражение операций с комиссионными товарами рассматривается в отдельном разделе.

Возврат возвратной тары также отражается этими документами. Подробнее учет операций с возвратной та-рой рассматривается в специальном разделе. Операцию возврата поставщику с оптовых и розничных складов можно оформить с применением ордерной схемы. В этом случае сначала оформляется документ «Возврат то¬ варов поставщику» (по ордеру), а потом выписывается «Расходный ордер на товары» (операция «возврат по-ставщику»).

Одним документом можно оформить возврат товаров, полученных по нескольким документам поступления Если совершается возврат уже оплаченных товаров, то возникает задолженность поставщика перед предпри-ятием по этому возврату. Если при этом есть задолженность у предприятия перед поставщиком по другим сделкам, то их можно перезачесть с помощью документа «Корректировка долга», который рассматривается в разделе взаиморасчетов. При возврате товара существует два варианта списания с учета себестоимости этого товара:

• Списать с конкретной партии поступления - для этого нужно указать ссылку на документ поступлении товара в реквизите табличной части «Документ поступления товаров»;

• Списать себестоимость возвращенного товара в соответствии с принятым на предприятии порядком списания себестоимости ТМЦ (параметр учетной политики «Стратегия по хронологии») - для этого соответствующий реквизит табличной части документа нужно оставить незаполненным.

При проведении документа формируются преимущественно «сторнирующие» по отношению к поступлению ТМЦ движения:

• Уменьшается долг предприятия перед поставщиком на сумму возвращенных ТМЦ (расход «сторно» в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

• Если товар списывается сразу со склада финансовым документом без использования ордера, то фиксируются такие движения: о Уменьшается количество товара на складе, указанном в документе (приход «сторно» в остаточном ре

гистре накопления «Товары на складах»); о Уменьшается количество товаров в распоряжении организации, указанной в документе (приход

«сторно» в остаточном регистре накопления «Товары организации»); • Списывается себестоимость возвращаемого товара по партиям (расход в остаточном регистре накопле¬

ния «Партии товаров на складах»).

При возврате поставщику по ордеру движения аналогичны движениям при реализации по ордеру. Анализ информации по возвратным операциям выполняется различными отчетами. Изменение состояния

взаиморасчетов можно проконтролировать отчетом «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами».

Чтобы проанализировать возвращенный за некоторый период товар в разрезе номенклатуры и по количест-ву, нужно в отчете «Ведомость по товарам на складах» добавить на закладке «Отбор» «Периодичность разво-рота итогов» = «Регистратор» и установить в качестве значений параметра отбора «Документ движения (Ре-гистратор)» список возвратных документов за период. Чтобы увидеть в отчете количество возвращаемых то-варов в разрезе документов, нужно на закладке «Поля» добавить «Документ движения (Регистратор)».

Списание себестоимости товара можно проанализировать аналогично отчетом «Ведомость по партиям това-ров на складах».

76

6.1.4. Регистрация счета на оплату покупателю Если на предприятии принято фиксировать предварительную договоренность о приобретении товаров поку

пателем в виде счета на оплату, то следует использовать документ «Счет на оплату покупателя». Кроме того, счет может являться документом, на основании которого покупателем будет производиться оплата и получение позиций номенклатуры, если он формируется в рамках договора с видом взаиморасчетов «По счетам».

В рамках конфигурации предполагается, что счет на оплату оформляется в том случае, если отгрузку номенклатуры предполагается производить из текущего остатка на складах без предварительного резервирования. Этот документ не участвует в системе автоматического размещения заказанных покупателем позиций номенклатуры в оформленных ранее заказах поставщикам. Документ служит только для регистрации и отслеживания взаиморасчетов по счету, который оформлен по договору с видом ведения взаиморасчетов «По счетам». Последующее выбытие позиций номенклатуры по выписанному счету покупателю с таким видом договора оформляется с помощью документа «Реализация товаров и услуг», который можно вводить на основании счета покупателю. При этом в качестве основания не должен использоваться документ вида «Заказ покупателя».

Если же есть необходимость выставлять конечному клиенту счет, опираясь на зарегистрированный в информационной базе заказ покупателя, то можно обойтись и без формирования документа вида «Счет на оплату покупателю», используя для распечатки печатной формы счета соответствующую кнопку в форме документа «Заказ покупателя».

Актуальное состояние счета не отслеживается, и при создании документа реализации вводом на основании счета полностью копируется табличная часть. Если по счету уже были частичные отгрузки, автоматически оставшаяся часть не формируется. Информацию о счете на оплату (сумма незавершенности сделки) можно посмотреть только в списке текущих сделок, в календаре пользователя информация о счетах не отображается.

При проведении документа в регистрах накопления не формируется никаких движений - признак проведенности документа вида «Счет на оплату покупателю» обозначает лишь окончание работы пользователя с документом.

6.2. Документооборот по учету выбытия ТМЦ внешним контрагентам

6.2.1. Документ «Реализация товаров и услуг» Документ «Реализация товаров и услуг» предназначен для фиксации факта реализации (отгрузки) Товаров.

Документ предназначен для отражения в информационной базе следующих хозяйственных операций: • реализация ТМЦ покупателям. Вид операции = «покупка, комиссия», вид договора с контрагентом = «С

покупателем» или «Бартерный»; • передача ТМЦ комиссионерам на комиссию. Вид операции = «покупка, комиссия», вид договора с контр

агентом = «С комиссионером»; • реализация бракованных товаров. Вид операции = «брак», в табличной части «Товары» добавляется

обязательный для заполнения реквизит «Качество».

При продаже в рамках заказа в табличной части появляется специальный реквизит «Способ списания». С его помощью указывается: какие списывать товары - свободные или зарезервированные под заданный заказ. Одним документом можно отразить реализацию с разных складов, если это установлено в настройках параметров учета. Документ может быть сформирован двумя способами:

• Реализация со склада; • Реализация по ордеру - после формирования финансового документа должен быть сформирован «Рас

ходный ордер на товары».

Для отражения списка реализуемых товаров, передаваемой тары на условиях возврата и оказанных услуг предусмотрены отдельные независимые табличные части. Для заполнения списка товаров можно использовать

77

механизм автозаполнения или «Подбора». По кнопке «Заполнить» -> «Заполнить по заказу покупателя (я на оплату)» можно заполнить документ списком товаров из заказа покупателя или счета на оплату (сделки рамках которой выполняется реализация).

Предусмотрен еще один вариант автозаполнения «Заполнить» -» «Добавить из поступления». В этом случае для выбора открывается список документов «Поступление товаров и услуг», и документ реализации заполня-ется перечнем товаров из выбранного документа оприходования.

В любом случае, список номенклатуры должен заполняться со всеми учетными аналитически параметра товаров, то есть, с характеристиками и сериями, если ведется такой учет. Только при реализации «по ордеру» есть возможность указать списываемые серии не в документе «Реализация товаров и услуг», а в «Расход» ордере на товары». На закладке «Доверенность» можно указать данные доверенности получателя для форми-рования печатной формы.

6.2.2. Документ «Возврат товаров поставщику» Документ предназначен для оформления возврата поступивших ранее позиций номенклатуры.

Документ предназначен для отражения в информационной базе возврата поступившей ранее на предпри-ятие номенклатуры. С помощью этого документа можно отразить возврат:

• ранее приобретенных ТМЦ. Вид договора с контрагентом = «С поставщиком» или «Бартерный»; • ранее полученных не комиссию ТМЦ- Вид договора с контрагентом = «С комитентом».

Возврат поставщику можно оформлять на основании документа, по которому товар приходовался или по заказу поставщику. При этом возможно использование таких способов:

• ручной набор возвращаемых позиций в табличной части документа. При этом нужно будет вручную указать цены и суммы продажи, а также документ партии (одноименный реквизит табличной части);

• автоматическое заполнение табличной части по одной из команд кнопки «Заполнить». При этом все соответствующие реквизиты табличной части документа будут заполнены автоматически, а пользователям нужно будет изменить лишь количество возвращаемых номенклатурных позиций. По умолчанию берета минимальное количество из того, что осталось на складе и того, что указано в строке документа-основания;

• ввод документа на основании документа приходования или заказа поставщику. При этом реквизиты шапки и табличных частей заполняются так же, как описано в предыдущем пункте.

В случае оформления возврата по заказу поставщику, документ поступления, по которому оформляется возврат позиции номенклатуры, выбирается пользователем вручную. Документ поступления заполняется в табличной части документа. По каждой позиции номенклатуры может быть введен свой документ поступления, Поэтому одним документом вида «Возврат товаров поставщику» можно оформить возврат товаров, полученных по различным документам вида «Поступление товаров и услуг». Кроме того, это реквизит можно вообще не заполнять, в этом случае подбор партии для списания выполнится автоматически.

В документе также указывается информация о заказе покупателя. Эту информацию необходимо заполнять в реквизите «Заказ покупателя» табличной части «Товары» в том случае, если ранее текущего документа было произведено резервирование возвращаемых позиций номенклатуры.

Операцию можно оформить с применением ордерной схемы. В этом случае сначала оформляется документ «Возврат товаров поставщику» (по ордеру), а потом выписывается «Расходный ордер на товары» (операция «возврат поставщику»).

6.2.3. Документ «Счет на оплату покупателя» Счет на оплату оформляется в том случае, если отгрузку номенклатуры предполагается производить из те

кущего остатка на складах без предварительного резервирования. 78

Документ предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у предприятия позиций номенклатуры и может являться документом, на основании которого покупателем будет производиться оплата и получение позиций номенклатуры.

Если в договоре установлен вид взаиморасчетов «По счетам», то создание счета является обязательным. Счет должен указываться как сделка в последующих операциях отгрузки и оплаты, связанных с ним.

Если счет является необходимой частью документооборота, принятого на предприятии, но учет ведется в разрезе заказов покупателей, то печатную форму счета можно сформировать непосредственно в заказе покупателя .

79

7. Складской учет товарно-материальных ценностей 7 . 1 . Отражение х о з я й с т в е н н ы х о п е р а ц и й , с в я з а н н ы х со складским

учетом товаров Для торгового предприятия большое значение имеют не только взаимоотношения с внешними контрагента

ми - закупки и продажи, но и детальный оперативный учет товаров на складах, а так же полный контроль за¬ пасов на предприятии. Подсистема «Управления запасами» конфигурации позволяет:

• эффективно организовать складское хозяйство, • повысить производительность труда работников склада, сотрудников снабженческо-сбытовых структур, • предоставлять оперативную и развернутую информацию руководству предприятия.

Существует целый ряд типичных хозяйственных операций внутреннего складского учета товаров. К ни можно отнести:

• оприходование поступивших товаров, • отгрузку товаров со склада, • инвентаризацию мест хранения товарно-материальных ценностей, • оприходование найденных излишков, • списание недостач или испорченных запасов, • получение и передачу товаров между складами и магазинами предприятия, • передачу ТМЦ в подразделения предприятия для использования на собственные хозяйственные нужды,

• корректировку данных учета по причине пересортицы и прочее.

В конфигурации предусмотрен специальный документооборот для отражения хозяйственных операций, связанных с движением товаров (приходом/расходом). Кроме того, существует еще ряд специфических докумен-тов, связанных с коррекцией остатков по аналитическим параметрам складского учета товаров:

• характеристикам номенклатуры, • сериям номенклатуры, • качеству.

Важно! Все данные складских операций обязательно детализируются по позициям номенклатуры, качеству, характеристикам номенклатуры и сериям номенклатуры, если для данных позиций ведется учет в разре¬ зе характеристик и/или серий.

Рассмотрим принципы отражения этих складских процессов в учетной системе.

7.1.1. Поступление товаров на склад В зависимости от порядка, принятого на предприятии, от удаленности и автоматизации склада, от требова

ний к оперативности данных о движении ТМЦ и т.д., поступление товаров на склад может выполняться различным образом:

• Кладовщик сверяет поступивший товар с сопроводительным финансовым документом, визирует его и передает в соответствующие отделы для регистрации в информационной базе (например, бухгалтерию). В этом случае в информационную базу все данные об операции вводятся одновременно одним финансовым документом, и ордер не используется;

• Кладовщик самостоятельно регистрирует в информационной базе поступивший товар только в количественном выражении с помощью приходного ордера. Все остальные данные об источниках поступления и стоимости товара регистрируются в информационной базе позже с помощью «финансовых документов». В этом случае в информационной базе операция поступления товара последовательно отражается двумя документами, причем даты их могут отличаться. Обязательным является условие, что приходный ордер вводится раньше финансового документа.

Документ, которым оформляются количественные движения товаров в разрезе мест хранения, называется: «Приходный ордер на товары». При этом не фиксируются никакие данные о сумме поступивших товаров. Ордера используются для оперативного учета перемещения товаров на складах в количественном выражении. Поступление по ордеру можно оформлять только для складов вида «Оптовый» и «Розничный». Для склада ви-да «НТТ» используется отдельный документооборот, описанный в разделе «Розничная торговля».

Документы, которыми оформляют движения по суммовому учету, называются финансовыми документами. К ним относятся «Поступление товаров и услуг», «Авансовый отчет», «Возврат товаров от покупателя» и т.д. На их основании производится стоимостная оценка принятых или переданных товаров. При операциях поступления товаров, как правило, финансовые документы запаздывают, поэтому приходные ордера дают возможность оперативно оформить поступление товаров на склад и увеличить объем доступных складских остатков в учетной системе.

Преимущество использования ордерного документооборота при отражении поступления товаров заключается в том, что кладовщик может визуально проконтролировать и точно отразить те параметры товара, которые нужны для аналитического учета. То есть, идентификацию самого товара (наименования в сопроводительных документах могут не совпадать с принятой классификацией в компании), характеристик товара, определение серии товара и качества удобнее производить при фактическом приеме товара на склад.

80

Механизм складских ордеров удобно использовать для оформления неотфактурованных поставок, а так же при приеме товаров, принятых на ответственное хранение. Кроме того, ордерную схему документооборота можно применять для отражения внутренних перемещений между складами, особенно если склады удалены друг от друга, и перемещаемые товары могут некоторое время находиться в пути. В любом случае, решение об использовании ордерной системы принимается не на уровне общих настроек системы, а отдельно для каждого конкретного случая. То есть, для одних поступлений товаров можно оформлять ордера, другие — приходовать сразу и проводить одновременно по складскому и финансовому учету.

Принципы отражения операции финансовыми документами рассматриваются в соответствующем разделе. В текущем разделе рассмотрим принципы отражения операции поступления «по ордерной схеме».

При использовании ордерной схемы важно учесть несколько требований, предъявляемых к такой организации документооборота:

• кладовщик (или оператор по вводу ордеров) должен хорошо знать организацию номенклатурного справочника в системе и быстро находить нужные позиции;

• в случае прихода новых товаров, которые ранее не проходили по учетной системе, надо регламентировать ввод новых позиций товаров в справочник номенклатуры - эти позиции должны либо быть введены заранее до прихода товаров на склад, либо кладовщику должно быть разрешено заводить новые элементы номенклатурного справочника;

• оформление приходных ордеров на товары должно производиться до оформления финансовых документов поступления.

При регистрации приходных ордеров не требуется соблюдения точного соответствия по количеству финансовых документов и приходных ордеров. В равной мере один финансовый документ может регистрироваться несколькими приходными ордерами, и один ордер может отражать поступление товара по нескольким финансовым документам. В последнем случае нужно учитывать одно ограничение - одним ордером можно приходовать товар, поступивший от однотипных источников, то есть только от поставщиков, либо только от подотчетных лиц, либо только от покупателей. Это ограничение связано с особенностью оформления приходного ордера.

Оформление поступления товара по ордерной схеме может выполняться одним из следующих способов:

• Поступление товара от поставщика - документом «Приходный ордер на товары» (вид операции = «От поставщика»). Этот вариант выбирается, если сопроводительным документом на товары является «Поступление товаров и услуг» от поставщика;

• Поступление ТМЦ, купленных подотчетным лицом - документом «Приходный ордер на товары» (вид операции = «От подотчетника»). Этот вариант выбирается, если регистрирующим финансовым документом будет «Авансовый отчет»;

• Поступление товаров, возвращенных покупателем - документом «Приходный ордер на товары» (вид операции = «От покупателя»). Этот вариант выбирается, если сопроводительным документом на товары является «Возврат товаров от покупателя»;

• Поступление товара с другого склада предприятия - документом «Приходный ордер на товары» (вид операции = «Перемещение»). Эта операция подробнее рассмотрена в главе «Перемещение между складами».

При оформлении ордера на товар, поступивший извне, существует возможность запретить продажу такого товара до того момента, пока не будут зарегистрированы финансовые документы. При необходимости такого запрета в ордере следует установить флаг «Без права продажи». В этом случае товар резервируется «под ордер». Доступным для продажи товар становится только после оформления его оприходования финансовым документом со ссылкой на данный ордер.

Если товар поступает вместе с тарой, которая по условиям договора должна быть возвращена поставщику, то перечень тары указывается на отдельной закладке документа «Тара». Подробнее операции с возвратной тарой описаны в соответствующей главе.

При проведении документа по операциям поступления извне регистрируется такая информация: • Увеличивается количество товара на складе, указанном в ордере (приход в остаточном регистре накоп

ления «Товары на складах»); • Увеличивается количество товаров, поступившее в распоряжение организации, указанной в ордере

(приход в остаточном регистре накопления «Товары организации»); • Регистрируется факт поступления товаров по ордеру на конкретный склад, то есть факт операции, недо¬

оформленной с точки зрения финансового учета (приход в остаточном регистре накопления «Товары к получению на склады»);

• Если в документе установлен флаг «Без права продажи», то регистрируется факт резервирования поступившего товара на этом складе, и ордер выступает «Документом резерва» (приход в остаточном регистре накопления «Товары в резерве на складах»);

• Если флаг резервирования не установлен, то товар может быть продан до оформления финансовых документов, поэтому формируется партия поступившего товара с нулевой суммой и статусом «по ордеру» (приход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»).

Анализ информации по операциям поступления товаров по ордерам на склад можно провести с помощью отчетов «Ведомость по товарам к получению». С помощью отчета «Ведомость по товарам на складах» можно получить полную информацию обо всех товарах, поступивших на склад за определенный период, независимо

81

от используемого документооборота. Поступивший по ордерам товар также отражается в отчете «Анализ дос¬ тупности товаров на складах»:

• В колонке «Зарезервировано», если флаг «Без права продажи» включен; • В колонке «Количество неотфактурованного товара», если флаг «Без права продажи выключен.

Отчет «Остатки товаров к получению на склады» показывает на определенный момент времени остаток то¬ варов, поступивших по ордерам и не оформленных финансовыми документами.

7.1.2. Отгрузка товаров со склада При реализации товаров со склада также существуют два варианта документооборота. В любом случае для

отгрузки товаров со склада сначала оформляется финансовый документ реализации (например, «Реализации товаров и услуг»). Если оперативность отгрузки достаточно высока, или склад не автоматизирован, то пред-приятие может не использовать ордера. Если оформления ордера не требуется, то остатки на складах изме-няются после проведения финансового документа реализации.

Второй вариант отгрузки - с применением расходного ордера. В этом случае при выписке финансового до¬ кумента (по ордеру) товары не списываются со склада, а лишь «резервируются» под этот документ. Необхо-димость резервирования вызвана тем, чтобы товар не был выписан к продаже другим менеджером, или к пользован для других операций. И только когда покупатель непосредственно прибывает на склад и забирает свой товар, в информационной базе регистрируется документ «Расходный ордер на товары» со ссылкой к исходный финансовый документ. При этом товар одновременно снимается с резерва и списывается с остатка,

Выбытие по ордеру можно оформлять только для складов вида «Оптовый» и «Розничный». Для склада вида «НТТ» используется отдельный документооборот, описанный в разделе «Розничная торговля».

Так же как в случае поступления товара, второй вариант можно использовать не всегда, а в некоторых слу-чаях. Например, такой вариант удобно использовать, если отгрузка со склада должна выполняться только по-еле внесения покупателем денег в кассу предприятия. Тогда сначала выписывается документ «Реализация товаров и услуг» (по ордеру), потом покупатель в кассе оплачивает товар и приходит на склад. После предъ-явления квитанции к приходному кассовому ордеру он получает свой товар, и отгрузка оформляется ордером,

Ордерную систему удобно использовать, когда товар, выписанный одним финансовым документом, находится на разных складах, или забирается покупателем с одного склада частями. Тогда на один документ реализации будет выписано несколько расходных ордеров.

В отличие от приходных ордеров, соотношение финансовых документов и расходных ордеров выполняется по схеме «один ко многим». То есть, на один финансовый документ может быть выписано несколько расходных ордеров. Но нельзя по одному ордеру отгрузить товар, оформленный разными финансовыми документами. Требование обусловлено тем, что ссылка на исходный финансовый документ расположена в шапке расходного ордера.

Расходные ордера удобнее всего вводить с помощью механизма «ввод на основании». Так как при этом автоматически будет соблюдаться необходимое точное соответствие всех аналитических параметров операции в связке документов «накладная-ордер», а именно - организация, склад, номенклатурная позиция с характеристиками и сериями, ее качество.

Если значение серии может быть определено только визуально при отпуске со склада, тогда значение реквизита строки табличной части «Серия указана...» = «При отпуске со склада» и в ордере устанавливается серия товара, которая не была определена в финансовом документе.

Есть еще один вариант списания со склада по ордеру - это возврат тех товаров, которые были приняты на склад по приходному ордеру на товары, и на которые так в итоге и не были оформлены документы финансового учета поступления. В этом случае такие движения никак не отражаются финансовыми документами, и возврат такого товара можно оформить только с помощью расходного ордера. По одному приходному ордеру можно оформить несколько расходных ордеров, то есть, тоже соблюдается схема «один ко многим».

Оформление выбытия товара по ордерной схеме выполняется следующим образом: • Выдача товара покупателю:

о Сначала оформляется документ «Реализация товаров и услуг» («По ордеру»); о Потом регистрируется «Расходный ордер на товары», вид операции = «Расход по накладной»;

• Возврат товара поставщику: о Сначала оформляется документ «Возврат товара поставщику» («По ордеру»); о Потом регистрируется документ «Расходный ордер на товары», вид операции = «Возврат поставщи

ку»; • Возврат товаров, поступивших по приходному ордеру без финансовых документов:

о Документом «Расходный ордер на товары», вид операции = «Возврат по приходному ордеру». Этот вариант выбирается, если ранее поступление товара без сопроводительных документов оформлялось приходным ордером;

• Передача товара на другой склад предприятия: о Сначала оформляется документ «Перемещение товаров», вид операции = «Товары по ордерам»; о Потом документ «Расходный ордер на товары», вид операции = «Перемещение». Эта операция под

робнее рассмотрена в главе «Перемещение между складами».

При проведении документа по операциям выбытия с предприятия покупателю или поставщику регистрируется такая информация:

82

• Уменьшается количество товара на складе, указанном в ордере (расход в остаточном регистре накопления «Товары на складах»);

• Уменьшается количество товаров, находившееся в распоряжение организации, указанной в ордере (расход в остаточном регистре накопления «Товары организации»);

• Регистрируется факт снятия с резерва и выдачи товаров, которые были недоступны после выписки финансового документа «по ордеру», то есть факт окончания операции с точки зрения финансового учета (расход в остаточных регистрах накопления «Товары к передаче со складов» и «Товары к передаче организаций»);

• Рассчитывается и списывается себестоимость выбывшего товара по партиям (Расход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»). Момент списания себестоимости определяется настройкой учетной политики («Списывать партии при проведении документов») - либо сразу при проведении документа, либо потом после выполнения обработки «Проведение по партиям».

Если расходный ордер проводится с операцией «Возврат по приходному ордеру», то формируются такие же движения как в приходном ордере, но с видом «Расход».

Анализ информации по операциям выбытия товаров по ордерам со склада можно получить с помощью отчета «Анализ доступности товаров на складах». В колонке «Количество товара к передаче» отражается количественный остаток товара, выписанного к выбытию финансовыми документами «по ордеру», но еще не отгруженного со склада.

С помощью универсального отчета «Остатки и обороты» (раздел учета = «Товары к передаче организаций») можно проверить правильность и полноту отгрузок по ордерам покупателям и поставщикам в разрезе организаций. Отчет можно сгруппировать по организациям, контрагентам и финансовым документам. Для этого нужно в настройке отчета установить группировки «Организация», «Документ передачи.Контрагент» и «Документ передачи». Этим же отчетом, но с разделом учета «Товары к передаче со складов» можно проверить правильность и полноту отгрузок в разрезе складов.

7.1.3. Инвентаризация товаров на складе Для контроля правильности учета должна выполняться периодическая инвентаризация товаров по местам

хранения и сверка фактических остатков с учетными данными. В конфигурации предусмотрена возможность регистрации результатов операций инвентаризации склада с помощью документом «Инвентаризация товаров на складе», и формирования печатных форм акта и описи.

Каждый объект складского учета должен обладать некоторым набором свойств однозначно его характеризующих. Речь идет о том наборе свойств, по которым этот объект можно физически отличить от других объектов на складе (как правило, визуально, но может быть и с помощью каких-либо специальных экспертиз). Например, по цвету, сорту, фасону и т.д. В разрезе этих свойств и проводится инвентаризация объектов на складе.

Каждый объект складского учета характеризуется номенклатурой, значением характеристики и качеством. Серия товара используется как внутренний разрез складского учета, то есть серия не является природным свойством самой номенклатуры. Поэтому, по умолчанию инвентаризационный список товаров формируется без учета серий. Но при этом предусмотрена возможность инвентаризации номенклатуры в разрезе серий (установить флаг «Учитывать серии» в шапке документа). Список товарных остатков можно формировать в любой единице измерения.

Ведение учета стоимости партий товаров в разрезе складов позволяет в дальнейшем получать точную информацию о стоимости товаров по каждому складу. Это удобно использовать для целей инвентаризации, для оценки стоимости товаров, закрепленных за каждым МОЛ (материально-ответственным лицом). Если в настройках учетной политики выбрано, что партионный учет по складам не ведется, тогда стоимость товаров по складу определяется по средней цене всех имеющихся на остатках партий для данной позиции по всему предприятию.

Следует обратить внимание на особенности автозаполнения документа: • несмотря на то, что в документе выбирается организация, инвентаризационный список формируется по

данным о количественных остатках на выбранном складе (остатки по регистру накопления «Товары на складах»). Следовательно, если один и тот же склад используется для учета разными организациями, входящими в предприятие, этим документом нельзя будет воспользоваться для целей инвентаризации запасов по складу в разрезе организаций;

• количественный учет товаров на складах и суммовой учет товаров в разрезе партий ведется в разных регистрах накопления. Цена остатка товара рассчитывается, как средняя цена по всем партиям позиции номенклатуры с точностью до характеристики и качества по выбранному складу (если согласно настройке учетной политики ведется учет себестоимости товаров по складам в разрезе партий - включен флаг «Вести партионный учет по складам») или по всему предприятию. Если информации о партиях по товарам, имеющимся на остатке, нет, то цена принимается равной нулю.

Учет себестоимости товаров в разрезе партий ведется одновременно и по складам, и по видам собственности. Однако с точки зрения хранения на складе, визуально кладовщик не может определить, где у него находятся товары, полученные на комиссию, а где собственные. Поэтому инвентаризация производится без учета вида собственности на товары. То есть, при автозаполнении товарного списка не происходит отделения купленных товаров от полученных на комиссию, также не отделяется собственная тара от возвратной.

При наличии расхождений между фактическими и документально подтвержденными остатками номенклатурных позиций принимается решение о корректировке остатков - выписке актов списания и оприходования

83

излишков. Такие операции выполняются специальными документами «Оприходование товаров» и «Списание товаров», причем создавать их рекомендуется вводом на основании исходного документа инвентаризации.

При проведении документа инвентаризации не формируется никаких движений в товарных регистрах. Только после проведения документов оприходования и списания, количество номенклатурных позиций на складе по данным учета станет соответствовать реальному количеству, зафиксированному в инвентаризационной ведомости.

Инвентаризация, списание и оприходование товаров по факту инвентаризации проводится единообразия для всех видов складов. Инвентаризация в неавтоматизированной торговой точке ведется в отпускных (розничных) ценах.

7.1.4. Оприходование излишков по складу Если по результатам проведенной инвентаризации или иным образом были обнаружены излишки на складе,

то для оформления операции следует использовать документ «Оприходование товаров».

Список товаров, приходуемых на склад, формируется вручную или по данным инвентаризации (при «вводе на основании» заполняется автоматически) в разрезе номенклатурных позиций и качества, а также в разрезе характеристик номенклатуры и серий, если такой учет ведется для данных товаров.

Оприходование товаров может производиться по произвольным ценам или по ценам, определенным в исходном документе инвентаризации, в валюте управленческого учета.

Операцию оприходования излишков можно оформлять для склада любого вида.

Если операция отражается в бухгалтерском и налоговом учете, то следует зафиксировать также и сумму в валюте регламентированного учета.

Таким же образом можно оформлять операцию безвозмездного получения запасов в распоряжение организации, или поступления на склад ТМЦ, полученных в результате ликвидации (разборки) собственного необоротного актива.

При проведении документа по операции оприходования излишков регистрируется такая информация:

• Увеличивается количество товара на складе, указанном в документе (приход в остаточном регистре накопления «Товары на складах»);

• Увеличивается количество товаров, поступившее в распоряжение организации, указанной в документе (приход в остаточном регистре накопления «Товары организации»);

• Формируется новая партия поступления товара (приход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»).

Анализ информации после выполнения операции оприходования излишков на складе можно получить с помощью отчета «Остатки товаров на складах». Остаток, формируемый отчетом, должен совпадать с фактическим остатком по складу.

С помощью отчета «Ведомость по партиям товаров на складах» можно отобрать информацию о партиях товаров, образованных документами оприходования излишков. Для этого в настройке отчета на закладке «От¬ бир» для параметра «Документ оприходования» нужно задать список оформленных документов оприходования.

7.1.5. Списание товаров по причине порчи или недостач Если в результате проведения инвентаризации или иным образом была выявлена недостача товаров на

складе, или по причине порчи требуется списать некоторое количество товара со склада, то такая операция регистрируется в информационной базе с помощью документа «Списание товара».

Для регистрации недостачи, обнаруженной при инвентаризации, документ рекомендуется создавать «вводом на основании» документа «Инвентаризация товаров на складе». Тогда он автоматически заполняется в соответствии сданными, указанными в инвентаризации.

Списание товаров одинаково оформляется для склада любого вида. При списании товаров не указывается стоимость, по которой товары будут списываться. Себестоимость списания рассчитывается автоматически на момент оформления документа списания и фиксируется не в документе, а в движениях документа по регистрам. Проанализировать сумму можно отчетами.

При проведении документа по операции списания товара со склада регистрируется такая информация:

« Уменьшается количество товара на складе, указанном в документе (расход в остаточном регистре накопления «Товары на складах»);

• Уменьшается количество товаров, находящихся в распоряжении организации, указанной в документе (расход в остаточном регистре накопления «Товары организации»);

• Списывается стоимость выбывшего товара по партиям (расход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»). Момент списания себестоимости определяется настройкой учетной политики («Списывать партии при проведении документов») - либо сразу при проведении документа, либо потом после выполнения обработки «Проведение по партиям».

Анализ информации после выполнения операции списания со склада можно получить с помощью отчета «Остатки товаров на складах». Остаток, формируемый отчетом, должен совпадать с фактическим остатком по складу.

84

7.1.6. Передача товаров для использования на нужды предприятия Регистрация в учете хозяйственной операции передачи товаров или других ТМЦ со склада в целях исполь

зования на хозяйственные, коммерческие или прочие нужды предприятия выполняется документом «Требование-накладная».

При этом в шапке документа обязательно определяется подразделение, куда передаются ТМЦ, и статья затрат, характеризующая цели передачи.

Принципиальное отличие документа «Требование-накладная» от вышеописанного «Списание товаров» состоит в том, что с его помощью списанные товары отражаются в составе затрат предприятия, в результате чего обеспечивается возможность анализа этих затрат для целей управленческого учета. Таким образом можно отразить, например, операции бесплатной раздачи опытных образцов некоторой продукции, а себестоимость этих товаров отнести на затраты по реализации товаров конкретной номенклатурной группы.

«Номенклатурная группа» указывается для дополнительной аналитики затрат, то есть для отнесения затрат на определенную номенклатурную группу товаров для дальнейшего распределения по ней косвенных расходов при передаче данных в бухгалтерию.

При проведении документа по операции передачи товара в подразделение на внутренние нужды регистрируется информация, аналогичная обычному списанию:

• Уменьшается количество товара на складе, указанном в документе (расход в остаточном регистре накопления «Товары на складах»);

• Уменьшается количество товаров, находящихся в распоряжении организации, указанной в документе (расход в остаточном регистре накопления «Товары организации»);

• Списывается стоимость выбывшего товара по партиям (расход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»);

• В размере рассчитанной стоимости передаваемого товара накапливается сумма затрат предприятия (в оборотном регистре «Затраты»). Момент списания себестоимости и формирования затрат определяется настройкой учетной политики («Списывать партии при проведении документов») - либо сразу при проведении документа, либо потом после выполнения обработки «Проведение по партиям».

Анализ информации после выполнения операции передачи со склада в подразделение можно выполнить с помощью отчета «Остатки товаров на складах». Остаток, формируемый отчетом, должен совпадать с фактическим остатком по складу.

Отчетом «Затраты» можно проверить отражение стоимости переданного товара в составе затрат предприятия, но только после того, как будет выполнено списание в разрезе партий.

7.1.7. Перемещение товаров между складами Хозяйственная операция поступления или выбытия товара при передаче на другой склад регистрируется

документом «Перемещение товаров».

При перемещении товаров также возможно применение двух схем: • С применением ордерного документооборота (вид операции документа = «Товары по ордерам»);

• Без применения ордеров (вид операции документа = «Товары»); о при этом списание товара со склада-отправителя и оприходование на склад-получатель производится

одновременно в момент проведения документа. В этом случае сразу формируются движения по перемещению количества и себестоимости (если ведется партионный учет в разрезе складов и партии списываются при проведении документов) между складами;

о такая операция может регистрироваться для складов любого вида. Ордерная схема перемещения очень полезна для оперативного отражения движения товаров, особенно ес

ли существует значимый временной разрыв между выбытием товара с одного склада и поступлением товара на другой склад. Есть только одно ограничение в применении этой схемы - нельзя перемещать товары по ордерам со склада вида НТТ.

Если выбран вид операции «Товары по ордерам», то оформление операции производится в три этапа:

• Оформление документа «Перемещение товаров» со склада-отправителя на склад-получатель. Фактического движения товаров не происходит;

• Оформление документа «Расходный ордер на товары» по складу-отправителю. Выполняется списание товара со склада-отправителя;

• Оформление документа «Приходный ордер на товары» по складу-получателю. Важно! Если в качестве склада-получателя выступает неавтоматизированная торговая точка, то последний шаг операции оформляется документом вида «Поступление товаров и услуг в НТТ» (вид операции «Внутреннее перемещение»); о Выполняется поступление товаров по складу-получателю; о Выполняется перемещение стоимости товара (партий) со склада-отправителя на склад-получатель,

если в настройке учетной политики включен флаг «Вести партионный учет по складам».

Рекомендуется формировать ордера вводом на основании документа «Перемещение товаров» и соблюдать вышеописанный хронологический порядок документов.

Предусмотрено отражение операции перемещения зарезервированных товаров, в том числе с применением ордерной схемы. Заполнение реквизита табличной части «Документ резерва» производится по следующим правилам:

85

• если перемещаются товары, на которые еще не оформлены финансовые документы поступления, но ко-торые запрещено продавать до оформления таких документов (включен флаг «Без права продажи), табличной части документа в реквизите «Документ резерва» указывается документ вида «Прихода ордер на товары»;

• если перемещаются зарезервированные под заказ покупателя товары, то в табличной части выбирается конкретный документ вида «Заказ покупателя»;

• в остальных случаях документ резерва не указывается.

Товары, на которые уже выписаны финансовые документы продажи, но отгрузка по ордеру еще не оформ-лена, перемещению со склада на склад не подлежат.

Документом «Перемещение товаров» можно также оформить поступление товаров в неавтоматизированую торговую точку. При этом перемещать можно только товары из свободного остатка. В этом случае в табличной части документа появляется обязательная для заполнения колонка для указания цен продаж.

В зависимости от регистрируемой хозяйственной операции документ может формировать разные движения в регистрах накопления.

При проведении документа по операции перемещения товара без ордеров регистрируется инфор-мация, аналогичная обычному списанию с одного склада и приходованию на другой склад, но без движение товаров в разрезе организаций:

• Уменьшается количество товара на складе, указанном в документе как «Отправитель» (расход в оста-точном регистре накопления «Товары на складах»);

• Увеличивается количество товара на складе, указанном в документе как «Получатель» (приход в оста-точном регистре накопления «Товары на складах»);

• Списывается стоимость выбывшего товара по партиям со склада отправителя и увеличивается стоимость товара по складу получателю (расход и приход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»): о Формирование движений по партиям выполняется только в случае ведения суммового учета товара

разрезе складов; о Момент списания себестоимости определяется настройкой учетной политики («Списывать партии при

проведении документов») - либо сразу при проведении документа, либо потом после выполнения об¬ работки «Проведение по партиям».

При проведении документов по операции перемещения товара «по ордерной схеме» регистру-ется такая информация:

• По документу «Перемещение товаров» (вид операции = «Товары по ордерам»). Регистрируется толы факт резервирования товаров по складу отправителю для операции перемещения (приход в остаточном регистре накопления «Товары к передаче со складов»);

• При оформлении «Расходного ордера на товары»: о Уменьшается количество товара на складе, указанном в документе как «Отправитель» (расход в оста-

точном регистре накопления «Товары на складах»); о Регистрируется факт снятия с резерва и выдачи товаров, которые были недоступны после выписки

документа перемещения «по ордеру», то есть факт окончания операции в части выбытия товара точки зрения финансового учета (расход в остаточном регистре накопления «Товары к передаче со складов»);

о Регистрируется первый шаг операции поступления по ордеру на склад Получатель (расход в остаточном ном регистре накопления «Товары к получению на склады»);

• При оформлении «Приходного ордера на товары»: о Увеличивается количество товара на складе, указанном в документе как «Получатель» (приход в ос-

таточном регистре накопления «Товары на складах»); о Списывается стоимость выбывшего товара по партиям со склада отправителя и увеличивается стои-

мость товара по складу получателю (расход и приход в остаточном регистре накопления «Партии то-варов на складах»);

о Регистрируется второй шаг операции поступления по ордеру, и закрывается операция с точки зрения учета (приход в остаточном регистре накопления «Товары к получению на склады»).

Анализ информации после выполнения операции передачи со склада в подразделение можно выполнить с помощью отчета «Остатки товаров на складах». Остатки по складам, формируемые отчетом, должны совпа-дать с фактическими остатками по складам.

Незавершенные операции перемещения по ордерам можно увидеть в отчете «Остатки товаров к получению на склады» (переданные со склада-отправителя, но не поступившие на склад-получатель товары выводятся в отчет отрицательными остатками). Товары, выписанные к перемещению по ордерам, но еще не списанные а склада-отправителя, можно увидеть универсальным отчетом «Остатки и обороты» раздел учета «Товары к пе-редаче со складов». В настройке отчета можно установить отбор по реквизиту «Документ передачи», устано-вив в качестве значений отбора список документов «Перемещение товаров».

7.1.8. Формирование товарного комплекта, как новой единицы складского учета

86

Для регистрации в информационной базе операций по формированию комплекта и разукомплектации товаров используется документ вида «Комплектация номенклатуры». Вид производимой операции (комплектация или разукомплектация) выбирается с помощью кнопки «Операция».

Комплект- это элемент справочника «Номенклатура» с видом - «Товар». Он является объектом складского учета, в том числе в разрезе характеристик и серий (если такой учет включен для этой позиции). Список его комплектующих, если он достаточно постоянный, можно задать вручную по кнопке «Перейти» (в справочнике «Номенклатура») в непериодическом регистре сведений «Комплектующие номенклатуры». Эта информация будет использоваться по умолчанию для заполнения документов комплектации. Но даже если этот регистр сведений не заполнен, наполнение табличной части «Комплектующие» документа «Комплектация номенклатуры» можно произвести либо вручную, либо с помощью механизма «Подбор».

Важно не путать операцию формирования комплекта с созданием в справочнике «Номенклатура» элемента с видом «Набор». В отличие от комплекта для набора не ведется складской учет. И хотя список комплектующих набора тоже хранится в регистре сведений «Комплектующие номенклатуры» (там же, где хранится список комплектующих для комплектов), назначение списка для набора совсем иное. Список комплектующих набора используется для заполнения товарных документов списком товарных позиций, когда в подборе выбран один элемент справочника с видом «Набор». При этом название самого набора в документах не будет отражаться. А при выборе комплекта с помощью сервисного механизма «Подбор», в табличную часть товарного документа будет занесена только одна позиция - сам комплект. Во всех товарных документах номенклатурная позиция, образовавшаяся как результат операции комплектации, фигурирует как обычная позиция складского учета. Информацию о том - куплен ли данный комплект или сформирован на предприятии, можно получить только путем анализа партиеобразующего документа.

Например, комплектом можно считать компьютер, собранный на складе предприятия по определенным требованиям клиента. Если сборка компьютеров выполняется каждый раз из нового списка комплектующих, то фиксировать состав комплекта в регистре сведений не имеет смысла. Тогда список комплектующих заполняется вручную в документе. Если же есть постоянный нормативный состав комплектующих, то такую информацию для товара «Компьютер» можно внести в регистр сведений «Комплектующие номенклатуры». Тогда заполнение документа по умолчанию будет производиться по данным из регистра.

Процесс комплектации включает в себя два противоположных действия: • списание комплектующих со склада; • оприходования готового комплекта на склад.

Обратите внимание, что себестоимость комплекта определяется путем сложения себестоимости всех его комплектующих. Кроме того, в операции комплектации / разукомплектации, отражаемой с помощью этого документа, должны участвовать только материальные составляющие. В конфигурации не предусмотрено увеличивать стоимость комплекта на сумму других нематериальных затрат, например, на сумму зарплаты сотрудников, занимающихся сборкой компьютера. Документ комплектации может быть введен на основании заказа покупателя, втом случае, если покупатель заказывает комплект, которого на данный момент нет в наличии.

Операция расформирования комплекта (разукомплектации) так же состоит из двух этапов, а именно: • списание комплекта со склада; • оприходование на склад комплектующих.

Себестоимость комплектующих, по которым они поступают на склад, рассчитываются исходя из текущей себестоимости комплекта пропорционально той доле, которая указана для каждого комплектующего в табличной части «Комплектующие».

Например, себестоимость комплекта равна 100.00 USD. Комплект состоит из трех деталей. Для первой детали в графе «Доля» указано «1», для второй детали «5», а для третьей «4». В результате первая деталь поступит на склад по себестоимости 10.00 USD, вторая - по себестоимости 50.00 USD, а третья - по себестоимости 40.00 USD.

При проведении документа по операции формирования комплекта регистрируется информация, аналогичная обычному списанию со склада тех материалов, из которых делается комплект, и оприходованию на склад новой номенклатурной позиции:

• Уменьшается количество комплектующих на складе и увеличивается количество сформированных комплектов (расход и приход в остаточном регистре накопления «Товары на складах»);

• Уменьшается количество комплектующих по организации и увеличивается количество сформированных комплектов (расход и приход в остаточном регистре накопления «Товары организаций»);

• Списывается стоимость выбывших комплектующих по партиям со склада и формируется новая партия -стоимость комплекта по складу получателю (расход и приход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»). Момент списания себестоимости определяется настройкой учетной политики («Списывать партии при проведении документов») - либо сразу при проведении документа, либо потом после выполнения обработки «Проведение по партиям»..

По операции разукомплектации формируются такие же движения, но в обратном направлении - комплектующие приходуются, а комплект списывается.

Анализ информации по операциям комплектации/разукомплектации выполняется с помощью отчета «Комплектация номенклатуры». В отчете дается информация о количественных показателях списанных и оприходованных ТМЦ. В настройке отчета можно установить отбор или группировку (строк или колонок) по складам (выбрав в качестве параметра Регистратор.Склад). Можно детализировать информацию по периодам (дням, месяцам и т.д.) или по документам, добавив на первый уровень (порядок) группировки строк параметр

87

«Регистратор». После выполнения операции формирования или расформирования комплекта по складу ре¬ зультат можно проанализировать с помощью отчета «Остатки товаров на складах». Остатки по складам, фор-мируемые отчетом, должны совпадать с фактическими остатками.

88

7.1.9. Корректировка дополнительных учетных параметров ТМЦ (серий и характеристик)

Складской учет позиций номенклатуры может вестись не только в разрезе номенклатурных карточек, но и дополнительных характеристик номенклатуры и/или серий (например, по срокам годности). Это определяется в целом по предприятию в настройках параметров учета:

• «Использовать характеристики номенклатуры»; • «Использовать серии номенклатуры».

Кроме того, такой учет настраивается отдельно для каждой позиции номенклатуры в карточке справочника. Если учет по дополнительным параметрам ведется для некоторых позиций, то в учете должна отражаться информация о значениях этих параметров. Учет количественных остатков и стоимости по партиям также ведется в разрезе этих дополнительных аналитических параметров. Значения параметров присваиваются при поступлении на склад и указываются во всех товарных документах.

Бывают случаи, когда обнаруживается пересортица товаров по дополнительным аналитическим параметрам по результатам инвентаризации, или существует обоснованная невозможность определения характеристик или серий товаров в момент оприходования. Тогда возникает необходимость регистрации в информационной базе операций по изменению характеристик и серий позиций номенклатуры, которые были зарегистрированы при отражении операций поступления товаров. Кроме того, характеристики товара могут просто изменяться после какой-то обработки на предприятии, например, после разделки мяса (птицы, рыбы).

Изменение учетных дополнительных параметров выполняется документом «Корректировка серий и характеристик товаров». В документе указываются старые и новые значения характеристик и серий, а также количество позиций. При проведении документ списывает указанное количество позиций со старыми значениями характеристик и серий и приходует указанное количество позиций с новыми значениями характеристик и серий. Операцию можно регистрировать для складов любого вида.

При проведении документа по операции корректировки учетных дополнительных параметров ре-гистрируется информация, аналогичная обычному списанию со склада позиций с ошибочными значениями параметров (или пустыми, то есть неопределенными изначально), и приходованию на склад этих же номенклатурных позиций с новыми значениями характеристик и/или серий:

• Уменьшается количество номенклатуры со старыми параметрами на складе и увеличивается количество позиций с новыми значениями параметров (расход и приход в остаточном регистре накопления «Товары на складах»);

• Уменьшается количество номенклатуры со старыми параметрами по Организации и увеличивается количество позиций с новыми значениями параметров (расход и приход в остаточном регистре накопления «Товары организаций»);

• Списывается стоимость выбывших товарных позиций по партиям со склада и приходуется та же партия (сохраняется партиеобразующий документ), но с новыми значениями аналитических параметров (расход и приход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»). Момент списания себестоимости определяется настройкой учетной политики («Списывать партии при проведении документов») -либо сразу при проведении документа, либо потом после выполнения обработки «Проведение по партиям».

Анализ информации по операциям корректировки по складу можно выполнить с помощью отчета «Остатки товаров на складах». В настройке отчета рекомендуется установить дополнительные группировки строк по характеристикам и сериям. Остатки по складам, формируемые отчетом, должны совпадать с фактическими остатками по складам.

7.1.10. Корректировка качества товаров Под качеством понимается некая условная классификация годности товара. Классификация, по которой

можно определить, например, какой объем товаров годен к продаже, то есть имеет хорошее качество. Сама классификация качества определяется пользователем в специальном справочнике «Качество». Используя эту классификацию качества, в дальнейшем можно будет определить объем бракованных товаров, хранимый на складах предприятия.

При поступлении новых товаров все они автоматически приходуются с предопределенным статусом качества (элемент «Новый» из справочника «Качество номенклатуры»). Статус качества для товаров, хранимых на складах, можно изменить вручную. В системе такая операция выполняется с помощью документа «Корректировка качества товара». Нужно это в случае, если при поступлении или инвентаризации товаров на складах был обнаружен товар другого качества, например, бракованный или испортившийся.

Для этого в документе указываются старые и новые значения качества товаров, а также количество позиций. При проведении документа списывается указанное количество позиций со старыми значениями качества и приходует указанное количество позиций с новым статусом качества.

Такая операция может быть оформлена только по складам вида «Оптовый» или «Розничный», оформление данного документа для склада вида неавтоматизированная торговая точка не предусмотрено. То есть, если на складе вида НТТ обнаружен товар несоответствующего качества, его следует переместить на обычный склад (документ «Перемещение товаров»), а потом изменять качество рассматриваемым документом. Учет товаров в разрезе качества для склада вида НТТ не ведется.

89

При проведении с помощью документа операции корректировки качества товара, регистрируется информация, аналогичная обычному списанию со склада позиций со старым значением качества и приходова-нию на склад этих же номенклатурных позиций с новым значением качества:

• Уменьшается количество номенклатуры со старым значением качества на складе и увеличивается коли-чество позиций с новым значением качества (расход и приход в остаточном регистре накопления «TOВА-ры на складах»);

• Уменьшается количество номенклатуры со старым значением качества по Организации и увеличивается количество позиций с новым значением качества (расход и приход в остаточном регистре накопления «Товары организаций»);

• Списывается стоимость выбывших товарных позиций по партиям со склада и приходуется та же парте (сохраняется партиеобразующий документ), но с новым значением качества (расход и приход в остаточ-ном регистре накопления «Партии товаров на складах»). Момент списания себестоимости определяете) настройкой учетной политики («Списывать партии при проведении документов») - либо сразу при проведении документа, либо потом после выполнения обработки «Проведение по партиям».

Анализ информации по операциям корректировки по складу можно выполнить с помощью отчета «Остатки товаров на складах». Остатки по складам, формируемые отчетом, должны совпадать с фактическими остатками по складам. Если в настройке отчета становить отбор по параметру «Качество» не равно «Новый», то будут выведены остатки только бракованных (некондиционных) товаров.

7.2. Документооборот с к л а д с к о г о учета ТМЦ

7.2.1. Документ «Приходный ордер на товары» Документ предназначен для отражения в информационной базе тех поступлений ТМЦ на склады предпри

ятия, которые по каким-либо причинам не подтверждены финансовыми товарными документами. Например, при разнесенности во времени процессов доставки товаров и получения документов или при приеме товаров на ответственное хранение.

Документ предназначен для выполнения таких операций поступления: • Вид операции = «от поставщика». В дальнейшем финансовым товарным документом может выступать

только документ вида «Поступление товаров и услуг»; • Вид операции = «от подотчетника». В дальнейшем, финансовым товарным документом может выступать

только документ вида «Авансовый отчет»; • Вид операции = «от покупателя». В дальнейшем финансовым товарным документом может выступать

только документ вида «Возврат от покупателя»; • Вид операции = «перемещение». Перед формированием ордера регистрируется документ «Перемещение

товаров». Подробнее об этом виде перемещения рассказывается при рассмотрении документа «Перемещение товаров».

Заполнение реквизита «Контрагент» не обязательно, значение реквизита отражается только в печатной форме документа.

Если в шапке документа флажок «Без права продажи» установлен, то все поступившие по такому ордеру ТМЦ не могут быть проданы до тех пор, пока на эту партию товаров не будет оформлен финансовый документ поступления. Если флажок снят, то товары поступают в свободную продажу и могут быть проданы до оформления на них финансовых документов поступления.

В табличных частях документа предусмотрены реквизиты для отражения только натуральных параметров поставки (номенклатуры, ее характеристик и серий, количеств, единиц измерений).

Заполнять табличную часть документа можно с помощью «Подбора» или автозаполнения по выбранному заказу (счету) поставщика.

90

7.2.2. Документ «Расходный ордер на товары» Документ предназначен для отражения в информационной базе фактов выбытия ТМЦ со складов предпри

ми, которые по каким-либо причинам происходят позже оформления финансовых товарных документов. Также с его помощью можно отразить возврат товаров, принятых ранее на ответственное хранение приходным ; ордером.

Документ рекомендуется создавать «вводом на основании» исходного финансового документа, ссылку на который обязательно нужно задавать в шапке документа.

С помощью документа можно отразить такие операции выбытия ТМЦ: • Вид операции - «расход по накладной». В реквизите «По документу» нужно будет указать ранее оформ

ленный документ вида «Реализация товаров и услуг»; • Вид операции = «возврат поставщику». В реквизите «По документу» нужно будет указать ранее оформ

ленный документ вида «Возврат товаров поставщику»; • Вид операции = «возврат по приходному ордеру». В реквизите «По документу» нужно будет указать ра

нее оформленный документ вида «Приходный ордер на товары»; • Вид операции = «перемещение». В реквизите «По документу» нужно будет указать ранее оформленный

документ вида «Перемещение товаров».

Автозаполнение документа (кнопка «Заполнить») возможно только по данным документа передачи. При этом контролируется возможность частичных отгрузок, и заполняется только недоотгруженный остаток по финансовому документу. Кроме того, можно воспользоваться универсальным механизмом «Подбора».

В табличных частях документа предусмотрены реквизиты для отражения только натуральных параметров выбытия (номенклатуры, ее характеристик и серий, количеств, единиц измерений). Реквизит табличной части «Серия указана...» определяет - в какой момент задается значение серии выбывающего товара:

• При оформлении финансового документа; • Или при выдаче со склада по ордеру.

7.2.3. Документ «Инвентаризация товаров на складе» Документ предназначен для регистрации в информационной базе результатов проведения инвентаризаций

на оптовых и розничных складах, а также в неавтоматизированных торговых точках.

По умолчанию инвентаризация проводится только в разрезе номенклатурных позиций, дополнительных характеристик и качества товара. Но в документе предусмотрена возможность формирования списка номенклатуры в разрезе серий (флаг «Учитывать серии»).

Документ можно заполнить автоматически по остаткам на выбранном складе с учетом отбора по списку номенклатуры (или группы), заданного в шапке документа. Так же можно вручную (например, с помощью «Подбора») заполнить перечень товарных позиций, а учетные данные по этим позициям заполнить с помощью кнопки «Заполнить - Перезаполнить учетные количества и суммы».

Количественный учет на складах ведется в единице хранения остатков, которая может не совпадать с базовой единицей номенклатуры, но список формировать можно в любой единице измерения. Инвентаризация кладовщиком производится без учета вида собственности на товары.

Документ «Инвентаризация товаров на складе» предназначен для формирования и печати сличительной ведомости и инвентаризационной описи при проведении инвентаризации на складах организации, а также выписки актов списания и оприходования излишков (вводом на основании данного документа) при наличии расхождений между фактическими и документально подтвержденными остатками номенклатурных позиций.

91

7.2.4. Документ «Оприходование товаров» Документ предназначен для регистрации в информационной базе хозяйственной операции оприходования

товаров на склад.

Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации или как свободный документе случае оформления поступления излишков товаров.

Табличная часть документа заполняется стандартным образом - построчным вводом, подбором по каталогу (справочнику «Номенклатура») или по ценам контрагентов.

В случае оформления документа на основании документа «Инвентаризация товаров на складе» табличная часть документа «Оприходование товаров» заполняется в соответствии с данными, указанными в документе «Инвентаризация товаров на складе». То есть в табличную часть документа «Оприходование товаров» занесется излишек номенклатурных позиций, выявленный в результате инвентаризации.

Автоматическое заполнение табличной части документа «Оприходование товаров» в соответствии с проведенной инвентаризацией можно произвести и с помощью кнопки «Заполнить». Цены в этом случае устанавливаются в соответствии с ценами, указанными в документе «Инвентаризация товаров на складе». Оприходование товаров может производиться и по произвольным ценам. Тип цены задается в окне «Цены и валюта». Цены в документе можно откорректировать вручную.

В документе «Оприходование товаров» можно указать характеристики и серии номенклатуры, он может оформляться для оптового склада, розничного склада, а также для неавтоматизированной торговой точки. В случае если документ оформляется для неавтоматизированной торговой точки, в табличной части документа 92

необходимо указать розничные цены, по которым товары будут продаваться в розницу в торговой точке. При этом розничные цены можно автоматически рассчитать, исходя из заданных цен оприходования товаров и торговой наценки. Процент торговой наценки по товарам заполняется в соответствии с введенным процентом наценки в документе «Установка цен номенклатуры» по выбранному в документе оприходования типу цен.

Цены в документе фиксируются в валюте управленческого учета. Если документ проводится по бухгалтерскому и налоговому учету, то в документе появляется дополнительная колонка «Сумма (регл)», в которой фиксируется сумма оприходованных товаров в валюте регламентированного учета.

Важно! Этот документ также может быть использован для ввода остатков товаров.

7.2.5. Документ «Списание товаров» Документ предназначен для регистрации в информационной базе хозяйственной операции списания това-

1 ров со складов, без отражения их в составе затрат предприятия.

Документ может быть оформлен вводом на основании проведенной инвентаризации или как свободный документ в случае произвольного списания товаров.

Табличная часть документа заполняется стандартным образом • По кнопке «Заполнить -> Заполнить по инвентаризации»;

• Построчным вводом; • С помощью механизма «Подбор» из справочника «Номенклатура». При подборе из справочника можно

установить вариант подбора, при котором будут показываться только те товары, которые имеются в наличии на складе («По остаткам номенклатуры»).

В том случае, если документ оформляется на основании документа «Инвентаризация товаров на складе», его табличная часть автоматически заполняется в соответствии с данными, указанными в инвентаризации. То есть, табличная часть документа «Списание товаров» заполняется номенклатурными позициями, по которым установлено отрицательное отклонение, и их нужно списать по результатам инвентаризации.

Списание товаров может производиться со склада любого вида. Списание производится по себестоимости товаров, рассчитанной на момент оформления документа списания.

При списании товаров в неавтоматизированной торговой точке в графе «Розн. Цена» дополнительно указывается та розничная цена в валюте регламентированного учета, по которой товары будут списываться.

При необходимости списать со склада возвратную тару, информацию о ней следует заполнять на закладке «Тара».

Реквизит табличной части «Документ резерва» заполняется только в том случае, когда нужно списать зарезервированный товар. В зависимости от способа резервирования («под заказ» или «под документ») реквизит может принимать различные значения:

• Заказ покупателя;

• Внутренний заказ; • Приходный ордер на товары (без права продажи); • Реализация товаров и услуг (по ордеру).

7.2.6. Документ «Требование-накладная» Документ предназначен для регистрации в информационной базе хозяйственной операции передачи това

ров для внутреннего использования и отражения факта внутреннего использования товаров по определенной статье затрат. Этим документом товары списываются на различные виды расходов: административные, расходы на сбыт, прочие операционные и другие.

93

В шапке документа определяется место хранения материальных ценностей, с которого передаются товар и подразделение, куда их передают. В табличной части указываются списываемые товаров - номенклатур характеристики, серии, количество, качество. Указывается статья затрат, на которую списан товар.

«Номенклатурная группа» и «Заказ» указывается для дополнительной аналитики затрат (адрес направления затрат), то есть для отнесения затрат на определенную номенклатурную группу товаров или на опреде-ленный заказ покупателя.

При списании зарезервированных товаров (под заказ покупателя или под внутренний заказ) в табличной части документа следует указать способ списания «Из резерва» и соответствующий заказ.

7.2.7. Документ «Перемещение товаров» Документ предназначен для регистрации в информационной базе хозяйственной операции перемещений

ТМЦ внутри одной организации между складами всех видов. В качестве склада «Отправитель» указывается склад, с которого производится отгрузка товара, а в качестве склада «Получатель» указывается склад, на который поступает товар.

Документ позволяет выполнять такие виды операции: • Вид операции = «Товары по ордерам» - с применением ордерного документооборота;

о При этом документ «Перемещение товаров» является первым документом в цепочке; о Потом оформляется выбытие со склада-отправителя документом «Расходный ордер на товары»; о И только после этого поступление на склад-получатель документом «Приходный ордер на товары».

Если в качестве склада-получателя выступает неавтоматизированная торговая точка, то последний шаг операции оформляется документом вида «Поступление товаров и услуг в НТТ»(вид операции «Внутреннее перемещение»).

• Вид операции = «Товары» - без применения ордеров. При этом списание товара со склада-отправителя, и оприходование на склад-получатель производится одновременно одним документом.

Предусмотрено перемещение зарезервированных товаров, в том числе с применением ордерной схемы. Заполнение реквизита табличной части «Документ резерва» производится по следующим правилам:

• Если перемещаются товары, поступившие по приходному ордеру без права продажи, то в качестве документа резерва указывается конкретный документ вида «Приходный ордер на товары»;

• Если перемещаются зарезервированные под заказ покупателя товары, то в табличной части выбирается конкретный документ вида «Заказ покупателя»;

• Если перемещаются товары, зарезервированные под внутренний заказ, то выбирается конкретный документ вида «Внутренний заказ»;

94

• В остальных случаях документ резерва не указывается.

Товары, на которые уже выписаны финансовые документы продажи, но отгрузка по ордеру еще не оформ¬ ена, перемещению со склада на склад не подлежат.

Документом «Перемещение товаров» можно также оформить поступление товаров в неавтоматизированную торговую точку. В этом случае в табличной части документа появляется колонка для указания цен продаж, заполнение которой является обязательным. Цены, зафиксированные в текущем документе, будут являться отпускными ценами, по которым будет производиться продажа и учет номенклатурных позиций в неавтоматизированной торговой точке.

7.2.8. Документ «Комплектация номенклатуры» Документ предназначен для регистрации в информационной базе операций по комплектации и разуком¬

жктации товаров. Вид производимой операции (комплектация или разукомплектация) выбирается с поморю кнопки «Операция».

На закладке «Комплект» из справочника «Номенклатура» выбирается тот комплект, который должен быть собран или разукомплектован, а на закладке «Комплектующие» заполняется список комплектующих. Все используемые в документе позиции могут быть только элементами справочника «Номенклатура» с видом «Товар». Заполнение табличной части «Комплектующие» документа «Комплектация номенклатуры» можно произвести

• Вручную; • С помощью механизма «Подбор»; • По кнопке «Заполнить» - выбирается информация из регистра сведений «Комплектующие номенклату

ры».

Документ комплектации может быть введен на основании заказа покупателя, в том случае, если покупатель заказывает комплект, которого на данный момент нет в наличии на складе. Для операции «Комплектация» нужно указать способ списания комплектующих - из резерва или со склада.

Для операции «Разукомплектация» в табличной части «Комплектующие» в каждой строке нужно указать «Долю стоимости». Себестоимость комплектующих, по которой они поступают на склад, рассчитывается, ис

ходя из текущей себестоимости комплекта, пропорционально той доле, которая указана для каждого комплек¬ тующего в табличной части «Комплектующие».

7.2.9. Документ «Корректировка серий и характеристик товаров» Документ предназначен для регистрации в информационной базе операций по изменению характеристик и

серий позиций номенклатуры, которые были зарегистрированы при отражении операций поступления товаров. В шапке документа указывается склад, на котором хранятся позиции номенклатуры, для которых необходимо изменить характеристики или серии. В табличной части документа указываются старые и новые значения характеристик и серий, а также количество позиций. При проведении документа списывается указанное количество позиций со старыми значениями характеристик и серий, и приходуется указанное количество позиций с новыми значениями характеристик и серий.

По кнопке «Заполнить» предусмотрена возможность заполнения табличной части документа по документам поступления. Данный режим заполнения может быть использован для оптовых и розничных складов.

В случае оформления документа для склада вида «Неавтоматизированная торговая точка», в документе дополнительно вводится информация о тех розничных ценах, по которым товары в текущий момент учитывается в этой неавтоматизированной торговой точке.

95

7.2.10. Документ «Корректировка качества товаров» Документ предназначен регистрации в информационной базе операций по изменению статуса качества по¬

зиций номенклатуры.

В шапке документа указывается склад, на котором хранятся позиции номенклатуры, для которых необхода мо изменить статус качества. В табличной части документа указываются старые и новые значения качества товаров, а также количество позиций. Предусмотрено автозаполнение табличной части документа по докуке там поступления. Документ так же может быть заполнен вручную, в том числе с помощью «Подбора».

Документ может быть оформлен только на оптовый или розничный склад, оформления данного документ)! для склада, вида неавтоматизированная торговая точка, не предусмотрено.

При проведении документ списывает указанное количество позиций со старыми значениями качествам приходует указанное количество позиций с новыми значениями качества.

8. У ч е т т а р ы

8.1. Отражение хозяйственных операций с тарой В процессе осуществления торговой деятельности может возникать необходимость учета операций с тарой.

При этом различают несколько видов тары в зависимости от способа использования полученной тары и вида собственности на нее:

• Купленная оборотная тара - это та тара, которая покупается у поставщика, и в дальнейшем может быть продана покупателю вместе с товаром. Такая тара учитывается на балансе предприятия, на эту тару не распространяются условия ее возврата поставщику, а в случае продажи эта тара не должна возвращаться покупателем;

• Полученная возвратная тара - это тара, которая в дальнейшем должна быть возвращена поставщику. Такая тара числится на балансе предприятия по залоговой стоимости до момента возврата этой тары поставщику и не облагается НДС;

• Собственная возвратная тара - это тара, которая передается на баланс покупателю, и которую он должен вернуть. Операции так же не облагаются НДС.

С точки зрения учета в конфигурации номенклатурные позиции тары любого вида ничем не отличаются от номенклатурных позиций товаров, то есть нормативная информация о таре также хранится в справочнике «Номенклатура». Любая тара должна быть элементом справочника с видом «Товар». Для того, что в отчетах отфильтровывать тару от товара, можно использовать механизм свойств или категорий номенклатуры.

Например, создать категорию «Является тарой» и для тары устанавливать флаг принадлежности к категории. А в настройках отчета включать флаг «Использовать свойства и категории» и устанавливать отбор по параметру «Категории. Номенклатура» = «Является тарой».

Учет и отражение операций с купленной оборотной тарой ничем не отличается от учета товаров. То есть, вся покупаемая и продаваемая оборотная тара должна указываться в обычных товарных документах в табличной части «Товары». При покупке или продаже тары возникает задолженность по взаиморасчетом. Информация об операциях с тарой анализируется теми же отчетами, что и по операциям с товаром.

Обратите внимание, что товар и тара для товара, если они являются разными номенклатурными позициями, в общем

; случае совершенно независимы. Поэтому для того, чтобы объединить для продажи, например, 16 бутылок напитков и ящик -можно создать элемент справочника «Номенклатура» с видом «Набор». Но при заполнении такого набора в торговые документы и напиток, и ящик вносятся на закладку «Товар». Такой вариант подходит для продажи, а в случае передачи на условиях возврата - тара должна быть указана отдельно на закладке «Тара». Номенклатурные позиции становятся возвратной тарой (полученной или переданной) только в тот момент, когда заносятся в табличную часть «Тара» товарных документов.

Важно! По возвратной таре ведется количественный и стоимостной учет в разрезе партий с точностью только до объекта номенклатуры. То есть, для возвратной тары не предусмотрена детализация учета до характеристик и серий позиций номенклатуры. Как следствие, в табличной части «Тара» всех товарных документов нет граф «Характеристика» и «Серия».

Важно! При передаче покупателю возвратной тары в системе не хранится ее себестоимость, в отличие от операций передачи товаров на комиссию.

Еще один момент, на который нужно обратить внимание в операциях с тарой:

97

• Купленная или проданная тара: о Изменяет состояние взаиморасчетов с контрагентами аналогично покупке/продаже товара; о Изменяет остаток номенклатурных позиций, находящихся в распоряжении организации;

• Полученная на условиях возврата или переданная на условиях возврата тара: о Не влияет на взаиморасчетное сальдо, то есть не изменяет сумму задолженности; о Не влияет на остаток номенклатурных позиций, находящихся в распоряжении организации; о Информация о полученной (переданной) на условиях возврата таре фиксируется дополнительно в

специальных хранилищах информации - остаточных регистрах накопления «Товары полученные» и I «Товары переданные». При возврате тары информация списывается.

В этих же регистрах хранится информация о полученных (переданных) на комиссию товарах. Но информа¬ ция не смешивается, благодаря параметру (измерению регистра) «Статус получения». Для тары устанавлива-ется статус «Возвратная тара», для комиссионных товаров «На комиссию». По значению статуса в товарных I отчетах можно установить отбор для получения нужной информации.

8.1.1. Поступление тары Поступление любой тары оформляется документами вида «Поступление товаров и услуг» или «Авансовый

отчет». Статус получаемой тары (купленная оборотная или полученная возвратная) определяется тем, в какой табличной части документа указывается номенклатурная позиция:

• Покупка тары у производителя тары для отгрузки в ней товаров ничем не отличается от приобретения товаров. Информация о такой таре заносится вместе с информацией о товарах в табличную часть «Товары». Указывается стоимость тары, сумма НДС, операция отражается по налоговому учету. Такая тара I имеет статус «Купленная». Далее такая тара может быть как продана вместе с товаром, так и передана покупателю с условием дальнейшего возврата. Поэтому в момент приобретения такой тары важно определить, будет ли при отгрузке покупателю товаров использоваться эта тара как возвратная или продаваться вместе с товарами. И в том случае, если предполагается использовать тару как возвратную, учет по характеристикам для поступившей тары вестись не должен. То есть нельзя указывать для нее какие-либо характеристики (или серию) в документах приходования;

• Поступление возвратной тары. Если оформляется поступление возвратной тары от поставщика, то предполагается, что эту тару нужно будет ему вернуть. Информация о такой таре заносится в табличную часть «Тара». Для каждого объекта номенклатуры указывается залоговая стоимость. Учет НДС не ведется, так как по Закону Украины от 03.04.97 г. № 168/97-ВР «О налоге на добавленную стоимость» стоимость тары, которая согласно условиям договора (контракта) определена в качестве возвратной (залоговой), в базу налогообложения не включается.

По управленческому учету перечень возвратной тары, принятой от поставщика, ведется с точностью до договора контрагента, номенклатуры тары, количества и стоимости.

Оба вышеописанных типа операций с тарой могут быть отражены с использованием ордерного складского документооборота. В «Приходный ордер на товары» тара заносится аналогично финансовым документам. То есть, купленная тара - на закладке «Товары», а полученная на условиях возврата - на закладке «Тара». Причем, заполнение тары должно выполняться одинаково в ордере и финансовом документе. Оприходование по ордеру рассмотрено Б разделе по учету закупок.

При проведении документов регистрируется такая информация: • Для тары, указанной на закладке «Товары», фиксируется информация такая же, как описано в разделе

учета закупок для операции оприходования товара; • Для тары, указанной на закладке «Тара», фиксируется такая информация:

о Отдельно регистрируется получение возвратной тары (приход в остаточном регистре накопления «Товары полученные» со статусом «Возвратная тара»);

о Увеличивается остаток на складе на количество тары, указанной в документе (приход в остаточном регистре накопления «Товары на складах»);

о В части формирования стоимости поступившей тары создается новая партия в количестве, указанном в документе, и в сумме, пересчитанной в валюту управленческого учета (приход в остаточный регистр накопления «Партии товаров на складах» со статусом «Возвратная тара»).

При использовании ордерного документооборота формируются движения, полностью аналогичные поступлению товаров по ордеру.

Анализ информации по операциям поступления возвратной тары от поставщика можно выполнить специализированным отчетом «Ведомость по возвратной таре». В отчете выводится полная информация об оборотах полученной и переданной возвратной тары. Информация выводится в разрезе наименований тары, контрагентов и договоров, в рамках которых оформлены операции.

Кроме того, с помощью универсального отчета «Остатки и обороты» по разделу учета «Товары полученные» можно получить информацию о движении только полученной возвратной тары в разрезе документов движения. Для этого следует на первый уровень добавить группировку «Договор контрагента. Владелец», установить отбор по «Статусу получения» = «Возвратная тара» и изменить состав дополнительных полей. Можно удалить поля «Характеристика» и «Серия», так как учет по таре в разрезе этих параметров не ведется, и добавить поле «Документ движения. Регистратор». Остаток в отчете показывает задолженность перед поставщиком в части невозвращенной тары.

98

8.1.2. Реализация тары Отгрузка тары оформляется документами вида «Реализация товаров и услуг»: • Продажа тары - тара, которая продается предприятием покупателю без условий возврата, отражается в

товарных документах аналогично товарам, то есть указывается в табличной части «Товары»; • Передача тары - тара, которая передается предприятием покупателю с условием возврата, указывается в

табличной части «Тара». Возвратной тарой, которую мы передаем покупателю, может быть как собственная тара, купленная нами у поставщика, так и полученная у поставщика на условиях возврата. Никаких различий или дополнительного разделения этих видов тары при передаче покупателю не производится .

По управленческому учету перечень возвратной тары, отгруженной покупателю, ведется с точностью до договора контрагента, номенклатуры тары, количества и залоговой стоимости. Информация о переданной возвратной таре фиксируется в специальном хранилище информации - остаточном регистре накопления «Товары переданные» со статусом «Возвратная тара». Оба вышеописанных типа операций с тарой могут быть отражены с использованием ордерного складского документооборота.

При проведении документа регистрируется такая информация: • Уменьшается количество тары на складе - производится списание тары со склада, указанного в докумен

те реализации (расход в остаточном регистре накопления «Товары на складах»); • Отдельно регистрируется операция передачи тары на условиях возврата (приход в остаточном регистре

накопления «Товары переданные»); • В части списания стоимости товара операция выполняется в соответствии со значением параметра учет

ной политики «Стратегия по хронологии» (ФИФО, ЛИФО или по средней) таким образом: о Списанная стоимость рассчитывается по найденным остаткам либо специальной обработкой «Прове

дение по партиям», либо при проведении документа списания товара (расход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»);

о Если остаток в партиях не найден, то списание себестоимости выбывших тваров не выполняется.

Анализ информации по операциям передачи тары на условиях возврата можно так же провести с помощью отчета «Ведомость по возвратной таре». Информация выводится об оборотах для полученной и переданной возвратной тары в разрезе контрагентов, договоров и наименований.

Кроме того, с помощью отчета «Ведомость по товарам, отданным на реализацию» можно получить информацию только об операциях передачи тары. Для этого в отчете нужно установить отбор «Статус передачи» = «Возвратная тара». Можно устанавливать группировку по номенклатуре в разрезе контрагентов, или по контрагентам в разрезе номенклатуры. Если в качестве дополнительного поля добавить «Документ движения. Регистратор», то информация выводится в разрезе документов передачи «Реализация товаров и услуг».

8.1.3. Возврат тары Возможно несколько вариантов возврата тары: • Возврат тары поставщику оформляется документом «Возврат товаров поставщику». Перечень возвра

щаемой возвратной тары указывается на закладке «Тара», перечень возвращаемой купленной тары указывается на закладке «Товары». Возврат тары также может быть оформлен с использованием складского ордерного документооборота. В этом случае в документе «Расходный ордер на товары» следует выбирать вид операции «Возврат поставщику»;

• Возврат тары от покупателя оформляется документом «Возврат товаров от покупателя». Перечень возвращаемой возвратной тары указывается на закладке «Тара», а перечень возвращаемой проданной тары указывается на закладке «Товары». Возврат тары также может быть оформлен с использованием складского ордерного документооборота. В этом случае в документе «Приходный ордер на товары» следует выбирать вид операции «От покупателя».

При проведении документов возврата, как правило, формируются движения, сторнирующие записи исходной операций получения (передачи).

99

Анализ операций по возврату возвратной тары можно провести с помощью тех же отчетов, что и выш-описанные операции получения и передачи возвратной тары.

8.1.4. Списание возвратной тары в случаях потери или порчи Списание тары выполняется в случаях утери или порчи на предприятии возвратной тары, полученной от

поставщика. В этом случае на залоговую стоимость утерянной тары возникает задолженность перед постав-щиком тары. Аналогичная ситуация возникает в случае утери или порчи покупателем возвратной тары предприятия. Если покупателем утеряна возвратная тара, которая являлась нашей собственностью, то возникает задолженность покупателя перед нами на стоимость тары. Если утерянная покупателем тара не являлась соб-| ственностью предприятия, а числилась в учете как возвратная тара, полученная у поставщика, то вместе с задолженностью покупателя перед предприятием, возникает и задолженность предприятия перед поставщи-ком тары.

Если полученная предприятием у поставщика возвратная тара числится на складе предприятия, то в случаев утери оформляется документ «Списание товаров», в котором заполняется закладка «Тара». При этом списываются только количественные остатки возвратной тары. Правила работы с документом рассмотрены в раз-деле «Складской учет».

Долг по возвратной таре списывается с помощью специального документа «Корректировка долга по воз-вратной таре». По управленческому учету возникновение задолженности за полученную возвратную тару на взаиморасчетах с поставщиком не отражается, (нет движений по регистру «Взаиморасчеты с контрагентами»),| Поэтому в том случае, если тарз была утеряна или испорчена на предприятии и не может быть возвращена, нужно отдельным документом «Корректировка долга по возвратной таре» зафиксировать возникшую; задолженность. Такая задолженность может быть погашена, например, при перечислении денежных средств за тару поставщику. Аналогично, этим документом может быть зафиксирована задолженность покупателя перед предприятием в случае утери или порчи им возвратной тары, которая была передана ему при продаже товаров.

Например. В качестве возвратной тары от поставщика поступило 100 ящиков по цене 1 гривна. Сумма долга поставщику за возвратную тару - 100 гривен. 3 ящика оказались испорчены, ответственность за порчу тары несет предприятие. Тогда в документе «Корректировка долга по возвратной таре» указывается 3 ящика по цене 1 гривна. После проведения документа предприятие должно будет заплатить поставщику 3 гривны за испорченную тару. 97 ящиков останутся числиться за предприятием, как возвратная тара.

При проведении документов фиксируется такая информация: • По документу «Списание товаров»:

о Уменьшается количество товара на складе, указанном в документе (расход в остаточном регистре на¬ копления «Товары на складах»);

о Списывается стоимость выбывшего товара по партиям (расход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»). Момент списания себестоимости определяется настройкой учетной политики («Списывать партии при проведении документов») - либо сразу при проведении документа, либо потом после выполнения обработки «Проведение по партиям»;

• По документу «Корректировка долга по возвратной таре»: о Закрывается задолженность по возвратной таре (расход в остаточном регистре накопления «Товары

полученные»); о Формируется обычная задолженность перед поставщиком (расход в остаточном регистре накопления

«Взаиморасчеты с контрагентами»).

Анализ информации можно проводить только после проведения документа по корректировке долга, например, с помощью отчета «Ведомость по возвратной таре». Изменение состояния взаиморасчетов можно про- 1 анализировать с помощью отчета «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами».

8.1.5. Установка и контроль лимита объемов возвратной тары В конфигурации предусмотрен механизм ограничения объемов возвратной тары как для покупателей пред

приятия, так и для самого предприятия со стороны его поставщиков. Установка лимитов возвратной тары регистрируется с помощью документа «Изменения лимитов возвратной тары» в разрезе наименований тары отдельно по каждому договору с контрагентом. При этом информация о лимите поставщика вводится как спра¬ вочная информация, то есть в документах поступления не предусмотрены контрольные функции.

Установленный по таре лимит покупателю контролируется при отгрузке тары покупателю. Анализируется только тот объем тары, который указан на закладке «Тара» в документе «Реализация товаров и услуг». Документ отгрузки не будет проводиться, если количество тары, которая отгружается покупателю на условиях возврата, с учетом имеющейся задолженности по возвратной таре на момент проведения документа, превышает установленный для него лимит.

При проведении документа формируются движения в регистре сведений «Лимиты возвратной тары». Документ проводится только по управленческому учету.

Анализ информации об остатках, оборотах возвратной тары и установленных лимитах можно провести с помощью отчета «Ведомость по возвратной таре».

100

8.2. Специализированные средства для работы с возвратной тарой

8.2.1. Документ «Корректировка долга по возвратной таре» Предназначен для изменения состояния задолженности по возвратной таре покупателя или перед постав

щиком. Связано это с тем, что при получении (передаче) возвратной таре задолженность по взаиморасчетам не фиксируется. Только в специальных хранилищах информации (регистры накопления «Товары полученные» и «Товары переданные») фиксируется количество и залоговая стоимость этой тары в разрезе наименований тары, контрагентов и договоров.

То есть, основное назначение документа - это перевод задолженности за возвратную тару в обычную задолженность по взаиморасчетам, которая будет погашаться либо деньгами, либо зачетом встречной задолженности, либо каким-то другим способом. Такая операция может потребоваться, например, если испорчена или утеряна возвратная тара. Или «задним числом» принято решение о покупке полученной возвратной тары и т.д.

Для документа предусмотрено два вида операции: • «поставщика» - выбирается в том случае, если необходимо изменить тот долг, который имеется у пред

приятия перед поставщиком за возвратную тару (например, тара была испорчена и ответственность за испорченную тару несет предприятие);

• «у покупателя» - выбирается в том случае, если необходимо ввести долг покупателя за возвратную тару перед предприятием (например, порча тары произошла по вине покупателя).

Корректировка долга по возвратной таре изменяет только долг поставщику или долг покупателя и корректирует остатки тары, как возвратной тары. Остатки тары корректируются соответственно по регистрам «Товары переданные» (для покупателя) и «Товары полученные» (для поставщика). Списание возвратной тары со склада, например, в случае ее порчи, производится, так же как и обычного товара, с помощью документа «Списание товаров». Только заполняется она на закладке «Тара».

Согласно пункту 4.6 Закона Украины от 03.04.97 г. № 168/97-ВР «О налоге на добавленную стоимость» не¬ возвращенная в течение срока исковой давности возвратная тара включается в базу налогообложения получателя. Таким образом, у продавца в такой ситуации не возникают налоговые обязательства по НДС. Соответственно, при оформлении документа с видом операции «от покупателя» необходимо установить реквизиты «Ставка НДС» = «Не НДС». При оформлении документа с видом операции «поставщика» должны возникать налоговые обязательства по НДС.

101

8.2.2. Документ «Изменение лимитов возвратной тары» С помощью этого документа устанавливаются лимиты объемов возвратной тары в рамках договора с кош

агентом. В документе предусмотрено два вида операций: • «Лимит покупателю» - лимит объемов передачи возвратной тары, установленных предприятием покупа-

телю; • «Лимит поставщика» - лимит объемов получения возвратной тары, установленных предприятию пота

щиком.

Информация о лимите вводится в разрезе номенклатуры с указанием количеств и единиц ее хранения, Пре-дусмотрена возможность автоматического заполнения табличной части документа с помощью кнопки «Запол-нить». При этом табличная часть заполняется теми объемами лимитов возвратной тары, которые были ранее заданы поставщиком или установлены для покупателя по договору, указанному в документе.

8.2.3. Отчет «Ведомость по возвратной таре» Отчет «Ведомость по возвратной таре» предназначен для анализа оборотов и контроля лимитов воз

вратной тары, которые назначены поставщиком и покупателю. Информация о количестве возвратной тары может выводиться в базовых единицах измерения, в единицах хранения остатков или в единицах для отчетов, В отчете можно также вывести информацию об оценочной стоимости возвратной тары. Информация об оценочной стоимости возвратной тары выводится в валюте взаиморасчетов, установленной в договоре с контрагентом.

Информацию в отчете можно группировать в разрезе контрагентов и договоров. С помощью установленных параметров отбора можно отобрать информацию об оборотах и лимитах возвратной тары в рамках договора с контрагентом, группы контрагентов, а также произвольного списка контрагентов и договоров.

В печатной форме отчета имеются следующие графы: • лимиты на начало - установленный на дату начала отчета лимит возвратной тары (по поставщикам и по

купателям); « остаток на начало - остаток возвратной тары на дату начала отчета; • приход - количество возвратной тары, поступившей от поставщика или отгруженной покупателю за пе

риод формирования отчета. Возврат тары тоже отражается в этой колонке, но со знаком «минус»; • расход - количество возвратной тары, списанной за период формирования отчета с долга по таре и пе

реведенной в долг по взаиморасчетам; • остаток на конец - остаток возвратной тары на дату конца отчета;

• лимиты на конец - установленный на дату окончания отчета лимит возвратной тары (по поставщикам и покупателям).

102

9. Комиссионная торговля В конфигурации предусмотрена возможность учета операций комиссионной торговли. При этом решаются

такие задачи учета:

• Получения и продажи товаров комитента, принятых предприятием на комиссию; • Получения и передачи товаров комитента в субкомиссию; • Учета товаров, отданных предприятием на реализацию комиссионеру.

Средствами конфигурации решаются такие задачи учета операций получения и реализации комиссионного товара:

• Формирование отчетов комитентам о проданных товарах; • Расчет комиссионного вознаграждения; • Переоценка товаров, принятых на комиссию; • Формирование отчетной информации в количественном и стоимостном выражении.

В части торговли товарами (собственными и полученными на комиссию) через комиссионера обеспечиваются такие возможности:

• Инвентаризация и фиксация отчетов комиссионеров о проданных товарах; • Расчет его комиссионного вознаграждения; • Переоценка товаров, отданных на комиссию; • Формирование отчетной информации в количественном и стоимостном выражении. При отражении в конфигурации операций комиссионной торговли нужно учесть такую особенность: • При получении (передаче) комиссионного товара:

о Не фиксируется задолженность по взаиморасчетам, то есть по отчету «Ведомость взаиморасчетов с контрагентами» нельзя определить - на какую сумму получен (передан) комиссионный товар;

о Фиксируется перечень товара, полученного на комиссию в разрезе номенклатуры, характеристик и серий до количества и залог.стоимости. Проанализировать ситуацию можно «товарными» отчетами;

• При продаже комиссионного товара взаиморасчеты с комитентом не изменяются, только регистрируется факт списания товаров со склада;

• При формировании отчета о продаже комиссионного товара (для комитента или от комиссионера): о Возникает и регистрируется задолженность по взаиморасчетам; о Списывается с учета информация о комиссионном товаре.

Работу пользователя можно условно разбить на следующие этапы, присутствие и порядок следования кото-рых МОЖЕТ внешними У С Л О В И Я М И :

Этапы отражения операций

Оформление договора Оформление заказа (необязательно) '•Движение товара Отчет о продажах Оплата

Переоценка непроданных товаров (если есть необходимость)

Возврат непроданных товаров (если есть необходимость)

Поступление товара на комиссию

Договор с комитентом Заказ поставщику

Прием товаров ! Отчет комитенту

Оплата комитенту

Переоценка товаров комитента

Возврат товаров комитенту

Передача товара на комиссию ;

Договор с комиссионером Заказ покупателя Передача товаров

Отчет комиссионера Оплата от комиссионера |

Переоценка товаров у комиссионера

Возврат товаров от комиссионера

Таким образом, видно, что принцип симметричности ветвей документооборота поддерживается в подсистеме управления комиссионной торговлей в полном объеме. Несмотря на это, рассмотрим обе ветви подсистемы отдельно, поскольку, несмотря на принципиальную схожесть, в них имеется ряд особенностей и различий.

9.1. Отражение хозяйственных операций приема товаров на комиссию

На схеме приведен примерный порядок выполняемых пользователем действий при отражении операции получения на комиссию. Причем, некоторые из этих действий могут выполняться в другом порядке, например, можно сначала перечислить выручку от реализации комитенту, а потом формировать отчет о проданных товарах. Некоторые из действий не являются обязательными (заказ, переоценка, возврат), и выполняются только в случае необходимости. В то же время, оформление в конфигурации договора, вида «С комитентом», является первым и обязательным шагом отражения операций получения товара на комиссию.

9.1.1. Оформление договора с комитентом Вид договора влияет на то, какие хозяйственные операции можно проводить по этому договору. Например,

операцию поступления товаров от комитента, а соответственно и отражение во взаиморасчетах такой сделки, можно проводить только по договору вида «С комитентом». То есть операция поступления товаров по договору комиссионной торговли полностью и однозначно определяется видом договора. Договора комиссионной торговли регистрируются в справочнике договоров, их количество не ограничено.

В договоре на закладке «Дополнительно» указывается способ расчета комиссионного вознаграждения. Выбранный способ расчета комиссионного вознаграждения заполняется в документе «Отчет комитенту о прода-

103

жах товаров» по умолчанию. При необходимости способ расчета комиссионного вознаграждения можно изменить непосредственно в документе.

В конфигурации предусмотрено несколько способов расчета комиссионного вознаграждения: • Процент от разности сумм продажи и поступления - комиссионное вознаграждение рассчитывается как

процент от полученной при продаже комиссионного товара прибыли. Под прибылью в данном случае понимается разница между суммой продажи комиссионного товара (Сумма реализации) и суммой, по кото-рой товар был принят на реализацию (Сумма поступления);

• Процент от суммы продажи. Комиссионное вознаграждение рассчитывается как процент от общего объема продаж комиссионного товара. Под суммой продажи понимается та сумма, на которую был продан комиссионный товар (Сумма реализации);

• Не рассчитывается. Комиссионное вознаграждение не рассчитывается автоматически, суммы вознаграждения предполагается вводить вручную.

В любом случае окончательную сумму вознаграждения можно отредактировать в отчете комитенту о продаже товаров.

9.1.2. Оформление заказа комитенту

Предприятие может оформить заказ комитенту на получение от него товаров. Эта операция оформляется с помощью документа «Заказ поставщику». В документе должен быть указан договор вида «С комитентом». В заказе поставщику можно указать конкретные заявки покупателей, под которые надо зарезервировать товар при его поступлении от комитента.

Поступившие комиссионные товары будут автоматически зарезервированы под указанные заявки покупателей. Оформление заказа комитенту не является обязательным. Подробнее работа с заказами рассматривается в разделе «Управление товарными заказами».

9.1.3. Поступление товаров на реализацию Поступление товаров на реализацию оформляется документами с соответствующим видом договора «С ко

митентом»: • Поступление товаров и услуг на складах вида "Оптовый" или "Розничный"

• «Поступление товаров и услуг в НТТ» - на склад вида НТТ.

Заполнение этих документа подробно рассмотрено в разделе учета закупок и в разделе розничной торговли. Комиссионный товар может поступать на склад любого вида. Предусмотрена также возможность приема на комиссию товаров с использованием складских ордеров (кроме склада вида НТТ).

При проведении документа с операцией поступления на комиссию регистрируется почти такая же информация, как при поступлении купленного товара:

• Если товар оприходован сразу на склад финансовым документом без использования ордера, то фиксируются такие движения: о Увеличивается количество товара на складе, указанном в документе (приход в остаточном регистре

накопления «Товары на складах»). А для склада вида НТТ - приход в остаточном регистре накопления «Товары в НТТ»;

о Увеличивается количество товаров, поступившее в распоряжение организации, указанной в документе (приход в остаточном регистре накопления «Товары организации»);

• Регистрируется факт получения товара на комиссию в специальном хранилище информации (приход в остаточном регистре накопления «Товары полученные» со статусом «На комиссию»);

• В части формирования стоимости поступившего товара создается новая партия в количестве, указанном в документе, и в сумме, пересчитанной в валюту управленческого учета (приход в остаточный регистр накопления «Партии товаров на складах» со статусом партии «На комиссию»).

Анализ информации о получении товаров на комиссию можно провести с помощью универсального отчета «Остатки и обороты» по разделу учета «Товары полученные». Чтобы отделить информацию о поступлении только полученного на комиссию товара (без учета возвратной тары), нужно установить отбор по «Статусу получения» = «На комиссию». Для получения информации в разрезе документов движения нужно добавить поле «Документ движения. Регистратор». Приход в отчете показывает поступление комиссионного товара (если со знаком минус, то возврат комитенту), а расход отражается по данным сформированных отчетов комитенту.

104

9.1.4. Продажа комиссионных товаров Продажа комиссионных товаров может производиться разными способами: • по схеме оптовой и/или розничной торговли; • с использованием ордерного складского учета или без него; • продажа по договору купли-продажи или передача товаров в субкомиссию. Продажа комиссионных товаров по оптовой схеме по договору купли-продажи оформляется документом

«Реализация товаров и услуг» с операцией «продажа, комиссия» с установленным договором «с покупателем». На закладке «товары» указывается перечень реализуемых товаров и отпускная цена товаров. Оформление документа по продаже комиссионного товара не отличается от продажи собственного товара, которое описано в разделе учета продаж.

При продаже явным образом не указывается - будут ли продаваться товары, которые находятся в собственности предприятия, или товары, принятые на комиссию. С точки зрения учета себестоимости товаров в разрезе партий, партии собственных товаров и товаров, принятых на комиссию, не различаются. Б настройках параметров учетной политики устанавливается приоритетность списания партий товаров по статусам для всего предприятия в целом. Возможны два значения параметра «Стратегия списания партий товаров по статусам» настройки «Учетная политика»:

• Сначала собственные, потом принятые; • Сначала принятые, потом собственные.

То есть, если на складе в распоряжении организации один и тот же товар есть и собственный, и полученный на комиссию, то в самом документе реализации это никаким образом не отражается. Документ реализации одинаково оформляется и для продажи собственного товара, и для продажи комиссионного товара. А при передаче на комиссию собственного (или передаче в субкомиссию полученного комиссионного товара) важно только вид договора с контрагентом - «С комиссионером».

Фактически, различие товара, который получен на комиссию, и собственного отражается только в статусе партии получения - «Купленный» или «На комиссию». Поэтому, если при проведении документа будут списаны комиссионные товары, то информацию об этом (чьи это товары, по какому документу поступления и договору они получены) можно будет получить с помощью отчета «Ведомость по партиям товаров на складах», анализируя списанные партии.

При проведении документа продажи комиссионного товара фиксируется почти такая же информация, как при продаже собственного товара:

• Главное отличие от обычной продажи - это дополнительное фиксирование информации о том, что проданы товары, полученные от комитента (приход в остаточном регистре накопления «Реализованные товары комитентов»). Такая информация может быть зафиксирована только после списания партий товара. Поэтому если партии списываются не при проведении документа, а специальной обработкой «Проведение по партиям», то и подобная информация появится только после проведения обработки;

• Увеличивается долг покупателя перед предприятием на сумму купленных товаров (приход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

• Если товар отгружается сразу со склада (без ордера), то в части количественного товарного учета документом формируются такие движения: о Производится списание товаров со склада, указанного в документе реализации (расход в остаточном

регистре накопления «Товары на складах»); о Производится списание товаров по организации, указанной в документе реализации (расход в оста

точном регистре накопления «Товары организаций»); В части списания стоимости товара операция выполняется в соответствии со значением параметра учетной политики «Стратегия по хронологии» (ФИФО, ЛИФО или по средней) таким образом: о Списанная стоимость рассчитывается по найденным остаткам либо специальной обработкой «Прове

дение по партиям», либо при проведении документа списания товара (расход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»). То есть, при продаже «со склада» (без ордера) - документом «Реализация товаров и услуг», при продаже «по ордеру» - документом «Расходный ордер на товары»;

о Если остаток в партиях не найден, то списание себестоимости выбывших товаров не выполняется;

Анализ информации о продаже комиссионного товара удобнее всего провести с помощью универсального отчета «Остатки и обороты» по разделу учета «Реализованные товары комитентов». Приход в данном отчете показывает факт продажи товара, полученного на комиссию, - предприятием (по документу «Реализация товаров и услуг») или комиссионером при передаче в субкомиссию (по документу «Отчет комиссионера о продажах»). Расход в этом отчете показывает факт формирования отчета комитенту о продаже комиссионного товара. То есть остаток в отчете информирует о том, на какое количество проданного комиссионного товара не сформировано отчета комитенту.

9.1.5. Составление отчета комитенту На основании данных о продажах комиссионных товаров составляется отчет комитенту, где фиксируется: • Перечень реализованных товаров; • Сумма вознаграждения.

105

Операция оформляется документом «Отчет комитенту о продажах товаров». Документ может оформляться только по договору с контрагентом, для которого установлен вид «С комитентом».

Способ расчета комиссионного вознаграждения задается в договоре с комитентом. При выборе комитента и его договора в документе автоматически устанавливается способ расчета комиссионного вознаграждения, ус-тановленный в договоре. При необходимости и при наличии соответствующих прав у пользователя, способ расчета комиссионного вознаграждения может быть изменен непосредственно в документе.

С помощью флага «Удержать комиссионное вознаграждение» можно отразить возникновение задолженности перед контрагентом на сумму реализации, уменьшенную на сумму комиссионного вознаграждения. Факти-чески при этом будет формироваться не две записи по взаиморасчетам (на сумму вознаграждения и на сумму реализации), а одна результирующая.

Важно! До оформления документа «Отчет комитенту о продажах товаров» считается, что предприятие ни-чего не должно комитенту, независимо от того продан товар данного комитента или нет.

Документ лучше всего заполнять средствами автозаполнения, так как в случае ошибок в заполнении (внесение в документ товаров, которые не проданы, не были получены или уже отражались в более ранних отчетах) провести документ не удастся.

Для корректного автоматического заполнения рекомендуется документ «Отчет комитенту» оформлять после проведения регламентной обработки «Проведение по партиям».

Вариант расчета комиссионного вознаграждения устанавливается в соответствии с условиями, указанными в договоре комитента, но может быть изменен и непосредственно в документе. Если предусмотрен автомата¬ ческий расчет вознаграждения, то в документе нужно указать «% вознаграждения». Сумма вознаграждения рассчитывается вручную или автоматически отдельно для каждой товарной позиции, а точнее для каждой строки документа. Для правильного расчета вознаграждения необходимо проконтролировать правильность заполнения цены поступления и цены реализации.

При проведении документа регистрируется такая информация: • Регистрируется задолженность предприятия за проданные товары комитента и задолженность комитента

перед предприятием на сумму комиссионного вознаграждения (расход и приход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

• Регистрируется факт завершения операции с полученными на комиссию товарами (расход в остаточном регистре накопления «Товары полученные» со статусом «На комиссию»);

• Фиксируется информации о том, что по проданным товарам, полученным от комитента, сформирован отчет комитенту (расход в остаточном регистре накопления «Реализованные товары комитентов»).

Анализ информации по результатам отчета комитенту можно выполнить одним отчетом «Взаиморасчеты с комитентами», который отображает информацию обо всех этапах работы с товарами комитента. В отчете выводится информация за выбранный период в разрезе контрагентов, договоров и наименований номенклатуры:

• о количестве и стоимости товаров: о принятых на реализацию, о реализованных за период, о включенных в отчет комитенту,

• о сумме вознаграждения, • о сумме оплаты, перечисленной комитенту, • и об остатках на начало и конец периода.

9.1.6. Расчеты по оплате с комитентом Оплата комитенту за проданные товары может оформляться как в форме безналичной, так и наличной

оплаты. В денежных документах должен быть установлен вид операции «Оплата поставщику». Сумма по документу заполняется автоматически. При этом обобщаются все суммы долга комитенту по всем документам «Отчет комитенту о продажах товаров», оформленным в рамках договора (сделки) которые еще не были погашены.

Оплата комитентом вознаграждения за проданные нами товары также может оформляться документами как безналичной, так и наличной оплаты. В документах должен быть установлен вид операции «Оплата от покупателя». Начисление обоих видов задолженности производится автоматически при проведении документа «Отчет комитенту о проданных товарах». При необходимости можно на сумму разницы отправить оплату комитенту одним денежным документом.

При проведении денежных документов регистрируется такая информация: • Изменяется состояние взаиморасчетов с комитентом (в зависимости от направления движения денег -

приход или расход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»); • Изменяется остаток денежных средств (в зависимости от направления движения денег - приход или рас

ход в остаточном регистре накопления «Денежные средства»). Анализ информации выполняется отчетом «Взаиморасчеты с комитентами». Если интересует движение

денег по расчетам с комитентом в разрезе документов движения, то такую информацию можно увидеть с помощью отчета «Движения денежных средств». Для этого в отчете нужно сделать такую настройку:

• Добавить группировки «Контрагент» и «Платежный документ», • Установить отбор «Договор контрагента. Вид договора» = «С комитентом».

106

9.1.7. Переоценка непроданных комиссионных товаров Необходимость переоценки товаров может возникать, например, в случае если товар комитента плохо про

дается, и необходимо снизить на него цену. В этом случае оформляется документ «Переоценка товаров, принятых на комиссию». Документ оформляется в рамках конкретного договора с комитентом.

Поскольку переоценке могут подлежать только непроданные остатки, то в режиме автозаполнения формируется список принятых на реализацию, но еще нереализованных остатков с указанием той цены, по которой товар принимался на реализацию. Новую цену устанавливает пользователь, это та цена, по которой теперь будут учитываться товары, принятые на реализацию от комитента.

При проведении по каждой строке документа формируются два движения: • с видом «Расход» списывается переоцениваемое количество по старой цене; • с видом «Приход» приходуется переоцениваемое количество с новой ценой. При этом регистрируется изменение залоговой стоимости товаров, полученных на комиссию (движения в

остаточном регистре накопления «Товары полученные») и изменяется стоимость партии товаров (движения в | остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»).

Анализ информации по операциям переоценки можно выполнить с помощью отчета «Ведомость по партиям товаров на складах». Для этого установить отбор «Статус партии» = «На комиссию», «Периодичность раз¬

] ворота итогов» = «Регистратор», «Документ движения (Регистратор)» = список документов переоценки. Если нужно проанализировать переоценку в разрезе документов, то следует добавить поле «Документ движения (Регистратор)».

9.1.8. Возврат товаров комитенту

Возврат нереализованных товаров комитенту оформляется в рамках договора или в рамках сделки (заказа I покупателя) с помощью документа «Возврат товаров поставщику». При этом допускается использование ор

дерной схемы.

Если комиссионный товар возвращается со склада вида «НТТ», то такая операция оформляется документом «Возврат товаров поставщику из НТТ». В этом случае ордерная схема не используется.

Документ можно автоматически заполнить всеми принятыми на реализацию, но еще нереализованными то-варами. В случае если товар принимался на реализацию по разным ценам, в документе будут зафиксированы строки с одинаковыми товарами, но с разными ценами.

Предусмотрена также возможность возврата комитенту тех товаров, за которые предприятие уже отчиталось перед комитентом. Например, покупатель вернул товары предприятию, и предприятию необходимо вернуть эти товары комитенту, несмотря на то, что предприятие уже отчиталась перед комитентом за проданные товары. В этом случае необходимо сделать три шага:

• 1 шаг - оформляется документ «Возврат товаров от покупателя». Документ оформляется на основании того документа реализации, по которому была произведена продажа комиссионного товара покупателю;

• 2 шаг - оформляется документ «Отчет комитенту», в котором позиции, которые предполагается вернуть комитенту, вводятся с минусом. Эта запись уменьшит сумму задолженности предприятия за проданные товары и откорректирует сумму комиссионного вознаграждения;

• 3 шаг - оформляется документ «Возврат товаров поставщику». При проведении документа фиксируется информация, аналогичная получению товара на комиссию, но

«сторно» (со знаком «минус»): • Если товар возвращается сразу со склада финансовым документом без использования ордера, то фикси

руются такие движения: о Уменьшается количество товара на складе, указанном в документе (приход «сторно» в остаточном ре

гистре накопления «Товары на складах»); о Уменьшается количество товаров, находящееся в распоряжении организации, указанной в документе

(приход «сторно» в остаточном регистре накопления «Товары организации»); • Регистрируется факт снятия с учета комиссионного товара (приход «сторно» в остаточном регистре на

копления «Товары полученные» со статусом «На комиссию»); • Списывается стоимость (партия) возвращаемого товара (расход в остаточном регистре накопления «Пар

тии товаров на складах» со статусом партии «На комиссию»). Анализ возвратных операций также можно провести с помощью универсального отчета «Остатки и обо

роты» по разделу учета «Товары полученные». Для структуризации отчета в разрезе контрагентов и договоров нужно установить группировку по таким параметрам - «Договор контрагента. Владелец», «Договор контрагента» и «Номенклатура».

Чтобы отобрать только комиссионные товары» (без учета возвратной тары), нужно задать отбор по статусу получения («На комиссию»). Для того чтобы видеть движение комиссионных товаров в разрезе документов движения, нужно добавить отбор «Периодичность разворота итогов» = «Регистратор» и дополнительное поле «Документ движения регистратор», а поскольку номенклатура указана в группировках, то из дополнительных полей ее нужно удалить. В таком варианте формируется полная карточка движения комиссионных товаров по датам и операциям (в том числе с переоценкой).

Если нужно отделить только возвратные операции, то должен быть установлен дополнительный отбор «Документ движения (Регистратор)» равен списку документов «Возврат товаров поставщику». Но, конечно, в этом

107

случае конечный остаток будет рассчитан, только исходя из начального остатка и возвратных операций, то есть не корректный.

9.1.9. Специальные документы для оформления операций с комитентом

9.1.9.1. Документ «Отчет комитенту о продажах товаров» Документ «Отчет комитенту о продажах товаров» фиксирует факт возникновения задолженности перед ко

митентом за товары, принятые от него на комиссию и реализованные, и факт возникновения задолженности «эмитента перед предприятием на сумму комиссионного вознаграждения.

108

Документ может оформляться только по договору с контрагентом, для которого установлен вид «С комитен-I том». При выборе комитента и его договора в документе автоматически устанавливается способ расчета ко

миссионного вознаграждения, установленный в договоре. При необходимости и при наличии соответствующих прав у пользователя, способ расчета комиссионного вознаграждения может быть изменен непосредственно в документе. Для выполнения автоматического расчета суммы вознаграждения кроме способа нужно еще указать и «Процент вознаграждения».

В табличной части документа на закладке «Товары» указывается список реализованных товаров, за которые предприятие отчитывается перед комитентом. Этот список может быть заполнен автоматически по данным прошедших операций реализации комиссионных товаров или вручную путем подбора позиций номенклатуры из справочника.

По кнопке «Заполнить» предусмотрено автоматическое заполнение табличной части документа. Возможны следующие варианты:

• Заполнить по заказу (договору). В зависимости от установленного в договоре с контрагентом варианта ведения взаиморасчетов (по заказам или по договору) табличная часть документа заполняется всеми полученными от комитента товарами в рамках договора или указанного заказа поставщика (счета на оплату) с ценами поступления;

• Заполнить реализованными по заказу (договору). В этом случае табличная часть документа заполняется только теми товарами комитента, которые были проданы в рамках договора с комитентом (или по заказу поставщика) или переданы в субкомиссию с ценами поступления;

• Заполнить по поступлению. Копируется состав выбранного документа поступления; • Заполнить реализованными по поступлению. Заполняется только теми товарами из выбранного докумен

та поступления, которые были реализованы или переданы в субкомиссию. В то же время пользователь может заполнить табличную часть документа и вручную путем подбора позиций

номенклатуры из справочника. Важно соблюдать правильность заполнения в документе реквизитов «Цена поступления» и «Цена» (цена продажи).

Важно! При проведении документа проверяется факт продажи товаров комитента, поэтому при ручном заполнении табличной части документа надо быть очень внимательным и заполнять табличную часть только проданными товарами комитента, указанного в документе, иначе документ не будет проведен.

Флаг «Удержать комиссионное вознаграждение» влияет только на отражение взаиморасчетов - будет ли отражена одна итоговая результирующая сумма задолженности или отдельно будет отражена задолженность предприятия перед комитентом и комитента перед предприятием.

9.1-9.2. Документ «Переоценка товаров, принятых на комиссию»

Документ «Переоценка товаров, принятых на комиссию» предназначен для переоценки непроданных остатков товаров комитента (товаров, принятых на комиссию).

109

При нажатии на кнопку «Заполнить» табличная часть документа автоматически заполняется остатками товаров, принятых на реализацию от комитента, но еще не реализованных. При этом возможны следующие варианты заполнения:

• Заполнить по договору - табличная часть документа автоматически заполняется остатками принятых на реализацию товаров по договору, указанному в документе;

• Заполнить по поступлению - табличная часть автоматически заполняется остатками товаров на реализации у комитента по выбранному документу поступления;

• Добавить из поступления - при выборе этого способа заполнения можно добавить в табличную часть до-кумента остатки товаров по другим документам поступления,

В том случае, если товары принимались на реализацию по разным ценам, в документе могут присутствовать строки с одинаковыми товарами, но с разными ценами.

Для переоценки товаров необходимо в графе «Цена новая» ввести новую цену и провести документ. Пере-оценить можно не все имеющиеся на комиссии товары, а только часть товаров. Для этого необходимо в поле «Количество» ввести только то количество товаров, которое необходимо переоценить.

9.2. Отражение хозяйственных операций передачи товаров на комиссию

Операции по передаче товара на комиссию (собственного либо полученного от комитента) отражаются практически по той же схеме документооборота, что и при получении товара на комиссию. На рисунке показана схема и порядок выполнения шагов операции. Дополнительным сервисным этапом является возможность отражать остаток нереализованного товара у комиссионера, чтобы автоматически рассчитать реализованное количество. Это не обязательный этап, и его выполнение определяется порядком обмена информацией с комиссионером. Если комиссионер сообщает об объемах проданного товара, то этот шаг выполнять не имеет смысла, а если комиссионер выдает информацию об остатках, тогда удобно использовать эти данные в качестве результатов инвентаризации.

Так же как в случае получения на комиссию, в данной схеме есть обязательные шаги (Договор, передача на комиссию, отчет комиссионера или возврат товара) и необязательные (заказ покупателя, переоценка товара, инвентаризация).

9.2.1. Оформление договора с комиссионером Договор передачи на реализацию, заключенный с комиссионером, регистрируется в программе в справоч

нике договоров. Для договора обязательным является указание вида договора «с комиссионером». Б договоре определяется способ расчета комиссионного вознаграждения, аналогично способам при расчетах с комитентом (см. выше). На основании этих данных рассчитывается сумма вознаграждения в документе «Отчет комиссионера о продажах товаров». 110

9.2.2. Оформление заказа комиссионеру I Комиссионер может сделать предварительный заказ на отгрузку ему товаров на комиссию. Эта операция оформляется с помощью документа «Заказ покупателя». В этом случае он будет учитываться при оперативном планировании распределения заказов покупателей и поставщиков аналогично заказам покупателей в торгов

ле по договору купли-продажи.

Оформление данного заказа не является обязательным. Подробнее подсистема заказов будет рассмотрена в соответствующем разделе.

9.2.3. Передача товаров на комиссию На реализацию могут быть переданы как собственные товары организации, так и товары, принятые на ко

миссию. В последнем случае операция является передачей товаров на субкомиссию.

Передача товара на реализацию оформляется документом «Реализация товаров и услуг» с установленным I видом операции «покупка, комиссия» и договором определенного вида - «с комиссионером». Во всем осталь-I ном оформление операции ничем не отличается от оформления продажи товара.

В документе указывается наименование товара (с учетом характеристик и серий, если по ним ведется учет), | количество и цены, по которым товар передается на реализацию. Передача одного и того же товара на комис-I сию одному комиссионеру может быть оформлена по разным ценам.

При реализации товаров партии, которые списываются, определяются автоматически в соответствии с укатанной в настройке учетной политики стратегии списания (либо сначала принятые, либо сначала собственные). В одном документе может быть отражена передача товаров как собственных, так и принятых предпри

ятием на комиссию.

При проведении документа регистрируется такая информация: • Регистрируется факт передачи товаров на комиссию по залоговой стоимости (приход в остаточный ре

гистр накопления «Товары переданные» со статусом «На комиссию»); • Уменьшается остаток товаров по складу, указанному в документе (расход в остаточном регистре накоп

ления «Товары на складах»); • К информации о товарах, находящихся в распоряжении организации, добавляются сведения о комиссио

нере, которому переданы товары (расход и приход по заданному комиссионеру в остаточном регистре накопления «Товары организаций»). Товары, переданные комиссионеру, по прежнему находятся в распоряжении (или собственности) передающей организации, поэтому они не списываются с учета в организации после передачи;

• Списывается себестоимость переданных товаров по партиям с учета по складу (расход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»);

• Запоминается в специальном хранилище информации себестоимость переданных товаров (приход в остаточном регистре накопления «Партии товаров переданные»). Эта информация нужна, для того чтобы: о В случае возврата товаров нужна цена для оприходования на склад; о В случае продажи товаров комиссионером нужно рассчитать себестоимость продаж для определения

валовой прибыли.

9.2.4. Отчет комиссионера По мере продажи товаров, полученных у предприятия на комиссию, комиссионер передает информацию о

проданных им товарах и о сумме комиссионного вознаграждения, которую должен заплатить комитент. В данном случае роль комитента выполняет предприятие.

Факт продажи комиссионером товаров предприятия, фиксируется с помощью документа «Отчет комиссионе-ра о продажах». При этом возможны три способа формирования списка реализованных товаров:

• С помощью автозаполнения загрузить список переданных на комиссию товаров, по которым еще не был сформирован отчет, и отредактировать его в соответствии с данными, полученными от комиссионера;

• Зарегистрировать остаток нереализованных товаров у комиссионера с помощью документа «Инвентаризация товаров, отданных на комиссию», и «вводом на основании» этого документа создать отчет комиссионера. В этом случае автоматически загружается количество проданных комиссионером товаров (как разница между учетным количеством и фактическим);

• Заполнить список товаров вручную, например, с помощью механизма «Подбор».

Отчет может быть оформлен только в рамках договора с видом «С комиссионером». На основании данных, введенных в документ «Отчет комиссионера о продажах», рассчитывается комиссионное вознаграждение. В документе одновременно отражаются две операции:

• регистрация продажи комиссионером товаров, и возникновение его задолженности перед предприятием на сумму реализации;

• оказание комиссионером посреднических услуг в торговле, и возникновение задолженности предприятия перед комиссионером на сумму вознаграждения.

В документе «Отчет комиссионера о продажах товаров» указывается вариант расчета комиссионного вознаграждения в соответствии с условиями договора, заключенного с комиссионером. Варианты расчета комиссионного вознаграждения такие же, как при расчете комиссионного вознаграждения от комитента. Сумма комиссионного вознаграждения отражается в составе затрат предприятия.

111

Аналогично отчету комитенту, реквизит документа «Удержать комиссионное вознаграждение» позволяет провести операцию по взаиморасчетам одной результирующей суммой или двумя встречными задолженностями. В соответствии с указанным вариантом расчета рассчитывается комиссионное вознаграждение, которое указывается в табличной части документа. Сумма комиссионного вознаграждения может изменяться пользователем.

При проведении документа регистрируется такая информация: • Регистрируется задолженность комиссионера за проданные товары предприятия и задолженность пред]

приятия перед комиссионером на сумму комиссионного вознаграждения (приход и расход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

• Регистрируется факт завершения операции с переданными на комиссию товарами (расход в остаточном регистре накопления «Товары переданные» со статусом «На комиссию»);

• Списывается себестоимость переданных на комиссию и проданных товаров (расход в остаточном регистре накопления «Партии товаров переданных»);

• Списываются с учета по организации проданные товары (расход в остаточном регистре накопления «Товары организаций»);

• Если проданы не собственные товары, а комиссионные (субкомиссия), то фиксируется информации о том, что проданы товары, полученные от комитента (приход в остаточном регистре накопления «Реализованные товары комитентов»).

Анализ информации по операциям с комиссионером можно провести с помощью отчета «Взаиморасчеты с комиссионерами». В нем выводятся данные за выбранный период в разрезе контрагентов, договоров и наименований номенклатуры:

• о количестве и стоимости товаров: о переданных на реализацию, о реализованных и включенных в отчет

комиссионера за период,

• о сумме начисленного вознаграждения, • о сумме оплаты, полученной от комиссионера, • и об остатках на начало и конец периода.

Кроме того, с помощью отчета можно получить информацию о просроченных платежах за реализованные товары («Просрочено»). Просроченность оплаты определяется только по тем отчетам комиссионера, которые оформлены в рамках договора с установленным видом взаиморасчетов «По расчетным документам». Просроченность оплаты вычисляется в соответствии с параметром договора «Число дней задолженности».

9.2.5. Расчеты по оплате с комиссионером Оплата комиссионером проданных товаров может оформляться любыми входящими денежными доку

ментами, например, «Платежное поручение входящее» в случае безналичной оплаты и «Приходный кассовый ордер», в случае наличной оплаты.

Выплата вознаграждения комиссионеру за услуги по реализации может быть оформлена любыми исходящими денежными документами, например, «Платежное поручение исходящее» в случае безналичной оплаты и «Расходный кассовый ордер» в случае наличной оплаты. Если же предполагается, что комиссионер перечисляет денежные средства в сумме выручки, уменьшенной на сумму вознаграждения, то в отчете комиссио-

112

нера ставится флаг «Удерживать комиссионное вознаграждение». В этом случае для оплаты используются только входящие денежные документы.

9.2.6. Переоценка непроданных комиссионных товаров Необходимость переоценки товаров может возникать, например, в том случае, если товар плохо продается

и нужно снизить на него цену. В этом случае оформляется документ «Переоценка товаров, отданных на комиссию». Документ оформляется в рамках конкретного договора или сделки (заказа).

Поскольку переоценке могут подлежать только непроданные остатки, то в режиме автозаполнения документ заполняется всеми переданными на реализацию, но еще нереализованными остатками товаров с указанием той цены и тех документов, по которым товар передавался на реализацию. Новая цена вводится пользователем вручную.

Переоценить можно не все товары, оставшиеся на реализации, а только часть товаров. Для этого необходимо в поле «Количество» ввести то количество товаров, которое необходимо переоценить. При дальнейших расчетах с комиссионером товар учитывается по новым ценам.

Операция переоценки переданных на комиссию товаров отражается в виде таких движений по каждой строке документа:

• движение вида «Расход» по старой цене;

• движение вида «Приход» по новой цене.

При проведении регистрируется изменение залоговой стоимости товаров, переданных на комиссию (движения в остаточном регистре накопления «Товары переданные»).

Анализ информации по операциям переоценки можно выполнить с помощью отчета «Ведомость по товарам, отданным на реализацию». Для этого установить отбор «Статус передачи» = «На комиссию», «Периодичность разворота итогов» = «Регистратор», «Документ движения (Регистратор)» = список документов переоценки. Если нужно проанализировать переоценку в разрезе документов, то следует добавить поле «Документ движения (Регистратор)». В колонке «Приход» в отчете выводится сумма уценки (дооценки). Рекомендуется параметр «Комиссионер» удалить с закладки «Поля» и добавить в качестве «Группировки» первого уровня.

9.2.7. Возврат товаров от комиссионера Возврат нереализованного товара комиссионером оформляется в рамках договора или в рамках (заказа) с

помощью документа «Возврат товара от покупателя» с видом договора «С комиссионером». Поскольку при передаче товаров на комиссию не возникает задолженности комиссионера, то и при возврате она не изменяется.

Товары, ранее переданные на комиссию комиссионеру, по отношению к комитенту можно разделить на две группы:

• собственные товары комитента; • товары, взятые комитентом (по отношению к комиссионеру - то есть нашим предприятием) на комиссию

у другого комитента (по отношению к нашему предприятию). Статус возвращаемых товаров определяется автоматически в соответствие со стратегией учетной политики

«Стратегия по статусам партий» (либо сначала собственные, либо сначала принятые). В остальном, оформление операции не отличается от отражения возврата покупателем купленного товара.

При проведении документа формируются движения, аналогичные передаче товара на комиссию, но «сторно» (со знаком «минус»):

• Регистрируется факт возврата товаров, переданных на комиссию, по залоговой стоимости (приход «сторно» в остаточный регистр накопления «Товары переданные» со статусом «На комиссию»);

. Увеличивается остаток товаров по складу, указанному в документе (расход «сторно» в остаточном регистре накопления «Товары на складах»);

• В информации о товарах, находящихся в распоряжении организации, убираются сведения о комиссионере, которому переданы товары (расход «сторно» и приход «сторно» по заданному комиссионеру в остаточном регистре накопления «Товары организаций»);

• Приходуется себестоимость возвращаемых товаров по партиям на учет по складу (приход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»). Списывается хранимая себестоимость переданных товаров (расход в остаточном регистре накопления «Партии товаров переданные»).

113

9.2.8. Специальные документы для оформления о п е р а ц и й с комиссионером

9 . 2 . 8 . 1 . Документ «Отчет комиссионера о продажах»

Документ «Отчет комиссионера о продажах» может быть оформлен на основании документа «Реализация товаров и услуг» или в рамках конкретной сделки (заказа покупателя) или договора с комиссионером:

• если документ оформляется на основании документа «Реализация товаров и услуг», то его табличная часть автоматически заполняется всеми переданными на реализацию, но еще не реализованными товарами по данному документу;

• если документ оформляется в рамках конкретного договора или сделки, то его табличная часть заполняется с учетом всех переданных на реализацию, но нереализованных товаров в рамках конкретного договора (сделки).

Документом отражаются две операции: • Регистрация проданных товаров производится в табличной части «Товары»; • Регистрация вознаграждения. Сумма вознаграждения указывается в табличной части «Товары» для каж

дой реализованной позиции.

Работа с документом аналогична работе с отчетом комитенту. Способ вознаграждения по умолчанию заполняется из договора, но может быть изменен пользователем. Для автоматического расчета вознаграждения нужно задать процент расчета. В то же время сумма вознаграждения может быть введена вручную пользователем отдельно для каждой товарной позиции.

Сумма комиссионного вознаграждения не влияет на доход от продаж, а относится на затраты предприятия. Вознаграждение можно зарегистрировать с определенными аналитическими параметрами (статья затрат, подразделение, заказ, номенклатурная группа), для этого нужно заполнить закладку «Учет затрат».

С помощью кнопки «Заполнить» можно автоматически заполнить табличную часть документа. В табличную часть документа «Отчет комиссионера о продажах» заносятся те товары, которые продал комиссионер по договору (сделке, документу реализации), указанному в документе, и их количество. Так же, как в документе «Реализация товаров и услуг» пользователь имеет возможность заполнить в документе информацию о характеристиках и сериях товаров.

Цены в документе устанавливаются согласно тем ценам, по которым товар передавался на реализацию. Если товар передавался на реализацию по разным ценам, то в документе «Отчет комиссионера» будут зафиксированы две строки с одним и тем же товаром с различными ценами реализации.

9 . 2 . 8 . 2 . Документ «Переоценка товаров, отданных на комиссию»

Документ «Переоценка товаров, отданных на комиссию» предназначен для переоценки остатков товаров, находящихся на реализации у комиссионера.

При нажатии на кнопку «Заполнить» можно автоматически заполнить табличную часть документа. При этом возможны следующие варианты заполнения:

• Заполнить по договору. Табличная часть документа автоматически заполняется остатками товаров на реализации у комиссионера по договору, указанному в документе;

• Заполнить по реализации. Табличная часть автоматически заполняется остатками товаров на реализации у комиссионера по выбранному документу реализации;

• Добавить из реализации. При выборе этого способа заполнения можно дозаполнить табличную часть документа по другим документам реализации.

114

Для каждой строки табличной части документа автоматически заполняется информация о документе «Реализация товаров и услуг», по которому товары передавались на реализацию комиссионеру.

В качестве документа передачи может быть и документ переоценки, оформленный ранее данного документа. Для переоценки товаров необходимо в графе «Цена» ввести новую цену и провести документ.

В том случае, если товары передавались на реализацию по разным ценам, в документе могут присутствовать строки с одинаковыми товарами, но с разными ценами.

9 . 2 . 8 . 3 . Документ «Инвентаризация товаров, отданных на комиссию»

В том случае, если комиссионер сообщает об остатках товаров на реализации, то сначала удобно оформить документ «Инвентаризация товаров, отданных на комиссию». То есть, документ «Инвентаризация товаров, отданных на комиссию» предназначен для фиксации остатков товаров, находящихся на реализации у комиссионера.

Документ «Инвентаризация товаров, отданных на комиссию» не производит никаких изменений в хранимой информации. С помощью этого документа можно зафиксировать текущие остатки товаров у комиссионера и затем по результатам сравнения фактического и реального количества товаров, выписать документ «Отчет комиссионера о продажах товаров», который зафиксирует продажу переданных на реализацию товаров.

Для этого документ заполняется автозаполнением (по кнопке «Заполнить») учетными остатками по комиссионеру. Пользователь вручную указывает реальные остатки в графе «Количество». Разница в учетных данных («Учетное количество») и фактических и считается объемом реализации.

На основании документа «Инвентаризация товаров отданных на комиссию» оформляется документ «Отчет комиссионера о продажах товаров». Табличная часть документа «Отчет комиссионера о продажах товаров» автоматически заполняется всеми проданными комиссионером товарами.

9.3. Отчетность подсистемы В отчете «Остатки товаров у комиссионера» отображаются остатки товаров, переданных комиссионе

рам на реализацию. Показываются те остатки товаров, по которым комиссионер еще не отчитался (не был оформлен документ «Отчет комиссионера»). Для формирования отчета используются записи регистра накопления «Товары переданные».

Важно! Следует обратить внимание, что в этом регистре накапливается информация не только по товарам, переданным на комиссию, но и по проданной или переданной возвратной таре. Записи различаются «Статусом передачи» (на комиссию или возвратная тара). В настройках отчета можно установить отбор только по одному значению статуса или задать группировку колонок (или строк) по статусам. Но поскольку в регистре не фиксируется информация о статусе получения переданных товаров, то с помощью отчета нельзя будет отделить собственные переданные на комиссию товары, от товаров, принятых на комиссию и переданных в субкомиссию. Также нельзя отделить собственную возвратную тару у покупателя от возвратной тары по¬ ставщика, переданной покупателю на условиях возврата. '

115

В отчете в качестве показателей можно вывести количество товаров, имеющихся на реализации у комме-сионеров в базовых единицах и в единицах хранения остатков, а также стоимость оставшихся на реализации товаров в валюте взаиморасчетов, которая определена в договоре с комиссионером.

С помощью настроек отчета можно установить детализацию отчета до уровня документа передачи. В этом I случае с помощью отчета можно узнать: по каким документам товар, который числится в остатках у комиссионера, передавался на реализацию комиссионеру и каким документом он был переоценен (если оформлялся документ «Переоценка товаров, отданных на комиссию»).

С помощью настроек отчета можно произвести детализацию данных по товарам в отчете до уровня серий и характеристик. Таким, образом, можно узнать товары каких серий имеются у комиссионеров. В отчете можно также произвести отбор по сериям и характеристикам товаров. Например, для того, чтобы узнать, у кого из комиссионеров находится на комиссии товар с определенным серийным номером. Для того чтобы осуществить такой отбор, необходимо в настройках отчета установить флаг «Использовать свойства и категории». После этого в списке отбираемых значений появится список всех возможных характеристик товаров (размер, полно- I та, цвет, габариты и т.д.) и всех возможных серий (серия, сертификат, срок годности). Установив в отборе [ нужные значения характеристик и серий можно узнать, у кого из комиссионеров находится товар нужной се- I рии с определенными характеристиками.

В отчете «Ведомость по товарам, отданным на реализацию» анализируются обороты по товарам, от- I данным на реализацию комиссионерам, в количественном и суммовом выражении. Количественные показате-ли в отчете могут быть выведены в базовых единицах измерения, единицах хранения остатков и единицах для | отчетов. Суммовые показатели выводятся в валюте управленческого учета. Для формирования отчета также | используются записи регистра накопления «Товары переданные».

С помощью данного отчета можно получить график отгрузки товаров на реализацию комиссионерам с любой периодичностью. Например, за каждый день в течение определенного периода времени. Для этого в на¬ стройках отчета установить соответствующие группировки, например, «По дням».

В графе «Приход» показывается количество и сумма товаров, отданных на реализацию комиссионеру, в графе «Расход» показывается то количество товаров и их сумма, за которые комиссионер отчитался (оформлен документ «Отчет комиссионера»), В графе «Конечный остаток» локазывается остаток товаров, находящихся на реализации у комиссионера.

Если необходимо детализировать приход и расход товаров по документам, на закладке «Поля» в качестве полей детальной записи нужно выбрать «Документ движения (регистратор)». Причем в отчет можно вывести информацию не только о самом документе, но и о любом реквизите документа. Например, в отчет можно дополнительно вывести информацию об ответственном сотруднике, оформившем этот документ.

В отчете можно произвести отбор данных по различным параметрам: по группе товаров, по произвольному списку товаров, по комиссионерам и т.д. Отчет может быть также построен в разрезе характеристик товаров.

Отчет «Ведомость по партиям товаров, отданным на реализацию» показывает информацию о партиях товаров, переданных на реализацию комиссионерам. Отчет может быть построен в разрезе документов поставки и документов передачи товаров на реализацию. С помощью этого отчета можно, например, узнать каким комиссионерам отдавались товары конкретного поставщика по конкретному документу поставки.

В отчете выводятся количественные показатели (в базовых единицах, единицах хранения остатков и единицах для отчетов), а также себестоимость переданных на реализацию товаров в валюте управленческого учета.

Отчет «Взаиморасчеты с комитентами» предназначен для учета номенклатурных позиций, принятых на комиссию, а также для отслеживания взаиморасчетов с комитентами. Таким образом, в одном отчете можно получить полную информацию о том, у каких комитентов и сколько товаров было принято на реализацию, какие товары и какого комитента были проданы, за какие товары еще не отчитались перед комитентом, сколько было перечислено денег комитенту за проданные товары, какое комиссионное вознаграждение было начислено. Для формирования отчета используется информация, накопленная в регистрах «Взаиморасчеты с контрагентами» и «Реализованные товары (комитента)», и документы «Отчет комитенту о продажах». Кроме того, используются записи регистров «Партии товаров на складах» (статус «на комиссию») и «Продажи себестоимость». С помощью группировок, представленных в настройках отчета, можно детализировать информацию в отчете до уровня конкретных документов:

• Документ поставки - документ, которым фиксируется поступление товара на реализацию; • Документ отгрузки - документ, которым фиксируется факт отгрузки комиссионного товара. Комиссион

ный товар может отгружаться как в розницу, так и оптом, а также комиссионный товар может быть передан на реализацию. Документом отгрузки при передаче на реализацию является «Отчет комиссионера»;

• Документ отчета - документ «Отчет комитенту», в котором фиксируется факт отчета перед комитентом за проданные комиссионные товары. Именно в момент оформления этого документа возникает долг перед комитентом;

• Документ оплаты - документ, которым фиксируется оплата, комитенту.

Отчет может быть сгруппирован по конкретным позициям номенклатуры, в том числе в разрезе характеристик номенклатуры, серий номенклатуры, а также различных свойств и категорий номенклатуры с количественными и стоимостными показателями.

С помощью установки параметров отбора, представленных в отчете можно отобрать информацию по конкретному комитенту, группе комитентов, произвольному списку комитентов, по комитентам, имеющим определенные свойства и категории.

116

В таблице сформированного отчета имеются следующие графы: • Долг/Остаток на начало - в первой графе отображается долг комитенту за те товары, за которые пред

приятие перед ним отчиталось, но не оплатило на дату начала формирования отчета, а во второй - количество и сумма комиссионного товара комитента, имеющегося в наличии в предприятии;

• Не отчитались на начало - количество товара, принятого на реализацию у комитента, которое было продано, но за который еще не отчитались перед комитентом (не проведен документ «Отчет комитенту») на дату начала формирования отчета;

• Принято на реализацию - количество и сумма товара, принятого на реализацию от комитента за период формирования отчета;

• Реализовано - количество и сумма товара, принятого на реализацию от комитента и проданного за период формирования отчета;

• Предоставлено отчетов - количество и сумма товара, принятого на реализацию от комитента, которое было реализовано, и по нему были проведены документы «Отчет комитенту» в период формирования отчета;

• Сумма вознаграждения - сумма начисленного комиссионного вознаграждения за период формирования отчета;

• Оплачено - сумма оплаты, перечисленная комитенту за период формирования отчета за проданные комиссионные товары;

• Долг/Остаток на конец - в первой графе отображается долг комитенту за те товары, за которые перед ним отчитались, но еще не оплатили на дату конца формирования отчета, а во второй - количество и сумма комиссионного товара, оставшегося в предприятии на дату конца формирования отчета;

• Не отчитались на конец - количество и сумма комиссионного товара, которые были проданы, но за которые еще не отчитались перед комитентом (не проведен документ «Отчет комитенту») на дату конца формирования отчета.

Отчет «Взаиморасчеты с комиссионерами» предназначен для учета номенклатурных позиций, переданных на реализацию комиссионерам. Также в этом отчете отслеживается состояние взаиморасчетов с комиссионерами. Таким образом, в одном отчете можно получить полную информацию о том, какие товары были отданы на реализацию комиссионерам, сколько из них было реализовано, какое комиссионное вознаграждение было начислено, и сколько заплатил комиссионер предприятию за реализованные им товары.

Для формирования отчета используются записи регистров «Товары переданные» и «Взаиморасчеты с контрагентами», также анализируются документы «Отчет комиссионера о продажах»,

Если в настройках отчета установить флаг «Только просроченные», то в отчет будет выведена информация только о тех комиссионерах, которые не оплатили во время реализованный товар. Просроченность оплаты определяется только по тем документам, которые оформлены по договору с установленным видом взаиморасчетов «По расчетным документам». Просроченность оплаты вычисляется в соответствии с параметром договора «Число дней задолженности».

С помощью группировок, представленных в настройках отчета, можно детализировать информацию в отчете до уровня конкретных документов:

• Документ отгрузки - документ, которым фиксируется передача на реализацию или возврат комиссионеру;

• Документ отчета - документ, которым фиксируется факт продажи комиссионером переданного ему на реализацию товара;

• Документ оплаты - документ, которым фиксируется оплата, полученная от комиссионера за реализованные товары.

Варианты настройки и группировок отчета аналогичны отчету «Взаиморасчеты с комитентами».

В таблице сформированного отчета имеются следующие графы: • Долг/Остаток на начало - в первой графе отображается долг комиссионера за неоплаченные им на дату

начала формирования отчета реализованные товары, а во второй - количество и сумма товара, имеющегося у комиссионера на дату начала отчета;

• Передано на реализацию - количество и сумма товара, переданного на реализацию комиссионеру за период формирования отчета;

• Реализовано - количество и сумма товара, реализованного комиссионером за период формирования отчета;

• Оплачено - сумма оплаты, перечисленная комиссионером предприятия за период формирования отчета за реализованные им товары;

• Сумма вознаграждения - сумма начисленного комиссионеру комиссионного вознаграждения за период формирования отчета;

Долг/Остаток на конец - в первой графе отображается долг комиссионера за неоплаченные им на дату конца формирования отчета реализованные товары, а во второй - количество и сумма товара, имеющегося у комиссионера на дату конца отчета.

117

1 0 . Р о з н и ч н а я т о р г о в л я

10.1. Отражение хозяйственных операций розничной торговли Торговля в розницу отличается от других видов торговли тем, что: • На товары, переданные для продажи, заранее устанавливаются цены реализации. Их изменение допус

тимо, но интерпретируются такие изменения как корректировочные операции; • Продажа осуществляется конечному потребителю; • Оплата за проданный товар поступает сразу в момент продажи; • Операция не требует оформления юридических документов продажи (счет на оплату, расходная наклад

ная, налоговая накладная покупателю и т.д.). Для ведения оперативного учета в подразделениях предприятия, занимающихся розничной торговлей,

предназначена подсистема «Управление розничной торговлей». Подсистема позволяет оформлять • поступление товаров непосредственно в розничные точки предприятия, • передачу товаров на розничные склады с оптовых складов и обратно.

Подсистема позволяет автоматизировать розничные магазины: • ведущие в течение периода оперативный количественный учет по остаткам номенклатуры; • не ведущие такого учета. Предусмотрен оперативный учет розничной выручки в разрезе торговых точек (мест приема денег). В роли I

торговых точек могут выступать магазины, находящиеся в собственности предприятия или взятые в аренду, павильоны, киоски, арендуемые торговые секции в универсальных магазинах и т. д. Конфигурация обеспечивает автоматизацию учета розничных продаж и товарных остатков на каждой торговой точке.

Причем, торговые точки предприятия могут быть обеспечены разными комплектами торгового оборудования, могут различаться степенью автоматизированности и автономности. Предусмотрена возможность подключения различного торгового оборудования: сканеров, терминалов сбора данных, дисплеев покупателя, электронных весов и др.

Типовое решение позволяет производить оценку стоимостных запасов в розничных ценах, сравнивать объемы и прибыльность продаж различных торговых точек, контролировать движение розничной выручки.

В конфигурации для целей ведения розничного учета торговые точки подразделяют на следующие две категории:

• Неавтоматизированные торговые точки: о Для таких торговых точек некоторые хозяйственные операции отражаются специальным документо

оборотом, о Цены продажи фиксируются в момент поступления в НТТ и изменяются только регламентированной

переоценкой, о Не ведется оперативный учет продаж, объемы продаж вносятся только общим списком за некоторый

период. Причем, список проданных товаров можно формировать автоматически на основании информации о непроданных остатках,

о Учет товаров в НТТ не ведется в разрезе качества, • Автоматизированные торговые точки:

о Для таких торговых точек можно отражать хозяйственные операции, как документами розничной продажи, так и документами оптовой продажи,

о Цены продажи при передаче (поступлении) в торговую точку не фиксируются, за точкой лишь закрепляется рекомендуемый тип цен продажи, в момент продажи цены могут быть изменены (если такие права пользователю даны),

о Можно вести оперативный учет продаж, регистрируя каждую отдельную продажу, но и можно вносить проданные товары списком за некоторый период, например, за смену,

о Учет товаров на торговой точке абсолютно идентичен учету на оптовом складе, то есть, и в разрезе качества в том числе.

Складской учет товаров в розничной торговле аналогичен оптовой схеме — детализация объектов ведется с точностью до характеристики и серии.

Учет себестоимости товаров в разрезе партий в рознице ведется так же, как для оптовых схем. То есть, в подсистеме розничных продаж настройки учетной политики в части методов списания себестоимости товаров при реализации, списания партий при проведении документов и ведения партионного учета по складам имеют такое же действие, как и в подсистеме «Управление запасами» в целом.

При проведении документов, отражающих операции по складу вида «Розничный» регистрируется такая же информация, как по складу вида «Оптовый», и рассмотрена в соответствующих разделах учета закупок, выбытия ТМЦ, складских операций. Поэтому будем рассматривать только ту информацию, которая регистрируется при отражении операций по складу вида «НТТ».

10.1.1. Нормативно-справочная информация Список торговых точек ведется в справочнике «Склады (Места хранения)» вместе со списком складов

предприятия. В конфигурации разделяются три вида складов (мест хранения) и все они могут использоваться для целей отражения операций продажи в розницу:

118

• Оптовый - в частном случае может использоваться для продажи в розницу. Продажа товаров в розницу с оптового склада ведется по произвольным ценам; о Такая необходимость может возникнуть в случае, когда с оптового склада оформляется отгрузка ко

нечному потребителю. В этом случае можно воспользоваться документом розничной продажи, но с оптового склада;

о При этом в документ розничной продажи будет подставляться цена в соответствии с тем типом цен, который в настройках пользователя определен в качестве «Основного типа цен продажи». Значения цен этого типа также устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры».

• Розничный - этот тип склада условимся называть Автоматизированная торговая точка (ATT). ATT предполагает высокую точность и оперативность учета. Предполагается, что продажи регистрируются с помощью контрольно-кассовых машин (ККМ), которые подключены к информационной базе. Но основным инструментом продавца-кассира является персональный компьютер, подключенный к информационной базе. ККМ и прочее торговое оборудование, в свою очередь, подключаются к компьютеру. Если автоматизированная торговая точка удалена от места расположения информационной базы, если связь с контрольно-кассовыми машинами сложно поддерживать, то от оперативной регистрации розничных продаж лучше отказаться. В этом случае в конце кассовой смены нужно вводить сводку товаров, проданных в течение кассовой смены; о При поступлении на склад вида «Розничный» фиксируется не цена продажи, а тип цен, по которым

рекомендовано продавать товары (реквизит элемента «Тип цен»). При продажах с розничного склада по умолчанию подставляются цены в соответствии с заданным типом цен. Значения цен этого типа устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Если у пользователя (в настройке дополнительных прав) есть право редактировать цены в документах, то он может изменить эту цену в документе продажи,

• Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) - на таких торговых точках контрольно-кассовые машины используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения действующих правил использования контрольно-кассовой техники. Предполагается, что контрольно-кассовые машины не связаны с информационной базой, оперативный учет отпуска товаров покупателям не ведется. При большом товарном обороте это приводит к тому, что через некоторое время реальные количественные остатки товаров в торговой точке становятся неизвестными. Планировать поставки товаров в торговую точку становится невозможно. Для устранения расхождений между данными об остатках товаров, содержащимися в информационной базе, и их реальными остатками, периодически проводятся инвентаризации. Результаты инвентаризации вносятся в информационную базу. Отклонения, выявленные инвентаризацией, скорее всего, будут означать объемы продаж за период времени после предыдущей инвентаризации: о В документах, отражающих операцию поступления на склад вида «НТТ», обязательно вносится и же

стко фиксируется цена, по которой товары должны продаваться. При продаже по неавтоматизированной торговой точке осуществляется контроль остатков товаров в разрезе цен передачи в розницу. То есть, попытка отразить продажу по НТТ по произвольной цене приводит к тому, что документ продажи не будет проводиться. Но этот контроль действует только при проведении документов в оперативном режиме,

о Расчет розничной цены может быть выполнен вручную или автоматически двумя способами. Вариант авторасчета зависит от значений реквизита «Тип цен» и флага «Расчет розничных цен по торговой наценке». Подробнее об этом рассказано в описании документа «Поступление товаров и услуг в НТТ».

Если в качестве касс предприятия так же выступают денежные ящики электронных контрольно-кассовых аппаратов (для целей приема розничной выручки), то их список должен храниться в справочнике «Кассы ККМ».

Денежные средства, полученные при продаже товара в розницу (в торговом зале, розничном магазине и т.д.), поступают в кассу ККМ.

Передача денежных средств из кассы ККМ в основную кассу предприятия (прием выручки с ККМ) оформляется с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с установленным видом операции «Прием розничной выручки».

Для неавтоматизированной торговой точки не надо вводить отдельную кассу ККМ. При поступлении розничной выручки из неавтоматизированной торговой точки в документе «Приходный кассовый ордер» устанавливается вид поступления «Из НТТ» и заполняется информация о складе - неавтоматизированной торговой точке.

119

10,1,2. Поступление товаров в розницу Поступление товаров в розницу, в общем случае, может происходить так же, как на оптовый склад: • Внешнее поступление:

о От поставщика, о От подотчетного лица. Не предусмотрено для склада вида «НТТ»,

• Внутреннее поступление - с другого склада. Для отражения операций поступления можно использовать ордерную схему документооборота: • При поступление на розничный склад - для всех вариантов поступления (от поставщика, от подотчетни¬

ка, по перемещению с другого склада); • При поступлении на склад НТТ - только в случае перемещения с другого склада.

Оформление поступления товаров на склад вида «Розничный» непосредственно от поставщика или через подотчетника ничем не отличается от оформления поступления на оптовый склад, которое было рассмотрено в разделе учета закупок.

То есть, в зависимости от вида взаиморасчетов с поставщиком, установленного в договоре, чогут быть оформлены вначале:

• «Заказ поставщику». Если вид взаиморасчетов «По заказам» - то оформление обязательно, а если «По договору в целом» - не обязательно;

• «Счет на оплату поставщика». Если вид взаиморасчетов «По счетам» - то оформление обязательно, а в иных случаях - необязательно.

Непосредственное поступление на розничный склад может быть оформлено: • Либо сразу на склад «финансовыми» документами:

о от поставщика - документом «Поступление товаров и услуг»; о от подотчетного лица - документом «Авансовый отчет»;

• Либо сначала складским документом «Приходный ордер на товары», а уже потом «финансовыми» документами» (по ордеру).

Если товар поступает на розничный склад по перемещению с другого склада, то такая операция отражается документом «Перемещение товаров». В том числе данная операция может применяться с применением ордеров. Подробно работы с этим документом рассматривается в разделе складского учета.

Оформление поступления товаров на склад вида «НТТ» возможно только двумя способами:

• От поставщика - документом «Поступление товаров и услуг в НТТ»; • По внутреннему перемещению с другого склада - документом «Перемещение товаров»;

о В том числе допускается применение ордерной схемы документооборота.

Если поступление товара в НТТ выполняется перемещением с другого склада с применением ордерной схемы, то для корректности должен соблюдаться такой порядок ввода документов по такой операции:

• Документ «Перемещение товаров» на склад вида НТТ (операция «Товары по ордерам»); • Документ «Расходный ордер на товары» по складу, откуда перемещается товар (вид операции «Переме

щение»); • Документ «Поступление товаров и услуг в НТТ» по складу, к/да поступает товар (операция «Внутреннее

перемещение»).

На втором и третьем этапе хозяйственной операции обязательна ссылка на исходный документ «Перемещение товаров».

Если поступление товаров в НТТ выполняется внутренним перемещением, но без применения ордерной схемы, то такая операция оформляется документом «Перемещение товаров» с видом операции «Товары».

120

В этом случае производится единовременное списание товаров со склада, указанного как «Отправитель», и оприходование на склад, указанный как «Получатель». Никаких других документов для отражения такой операции оформлять не требуется.

При проведении документов, отражающих операцию поступления в НТТ, фиксируется такая информация:

• Увеличивается остаток товаров по складу вида «НТТ» (приход в остаточном регистре накопления «Товары в НТТ»);

• Если товар поступил от поставщика, то дополнительно регистрируется такая информация: о Увеличивается количество товаров в распоряжении предприятия (приход в остаточном регистре нако

пления «Товары организаций»); о Формируется партия поступившего товара с по себестоимости поступления (приход в остаточном ре

гистре накопления «Партии товаров на складах»); о Увеличивается долг предприятия перед поставщиком (расход в остаточном регистре накопления

«Взаиморасчеты с контрагентами»); • Если товар поступил по внутреннему перемещению со склада вида «Оптовый» или «Розничный», то до

полнительно регистрируется такая информация: о Уменьшается количество товара по складу-отправителю (расход в остаточном регистре накопления

«Товары на складах»); о Если партионный учет ведется в разрезе складов, то партия перемещенного товара перебрасывается

на другой склад (расход по складу-отправителю и приход по складу-получателю в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»).

При проведении документов по операции поступления в НТТ по внутреннему перемещению «по ордерной схеме» регистрируется такая информация:

• По документу «Перемещение товаров» (вид операции = «Товары по ордерам»): о Регистрируется факт резервирования товаров по складу-отправителю для операции перемещения

(приход в остаточном регистре накопления «Товары к передаче со складов»); о Регистрируется первый шаг операции поступления в НТТ-получатель «по ордеру» (приход в остаточ

ном регистре накопления «Товары к перемещению в НТТ»); • При оформлении «Расходного ордера на товары» со склада-отправителя:

о Уменьшается количество товара на складе, указанном в документе как «Отправитель» (расход в остаточном регистре накопления «Товары на складах»);

о Регистрируется факт снятия с резерва и выдачи товаров, которые были недоступны после выписки документа перемещения «по ордеру», то есть факт окончания операции в части выбытия товара с точки зрения финансового учета (расход в остаточном регистре накопления «Товары к передаче со складов»);

о Регистрируется первый шаг операции поступления по ордеру на склад Получатель (расход в остаточном регистре накопления «Товары к получению на склады»);

• При оформлении документа «Поступление товаров и услуг в НТТ»: о Увеличивается количество, товара на складе НТТ, указанном в документе как «Получатель» (приход в

остаточном регистре накопления «Товары в НТТ»); о Списывается стоимость выбывшего товара по партиям со склада отправителя и увеличивается стои

мость товара по складу получателю, если ведется партионный учет в разрезе складов (расход и приход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»);

о Регистрируется второй шаг операции поступления по ордеру, и закрывается операция с точки зрения учета (приход в остаточном регистре накопления «Товары к получению на склады»);

о Регистрируется окончание операции поступления по ордеру в НТТ (расход в остаточном регистре накопления «Товары к перемещению в НТТ»).

Анализ информации по операциям поступления в НТТ можно провести с помощью отчета «Ведомость по товарам в НТТ». Для того, что отделить операции с одним и тем же товаром, переданным в НТТ по разным це¬ ; нам продажи, в настройке отчета можно добавить группировку по параметру «Цена в рознице».

Чтобы провести анализ с точностью до каждой операции, нужно в дополнительные поля добавить «Документ движения (Регистратор)». Если же нужна еще и информация об источнике поступления (от поставщика или с другого склада), то можно добавить еще одно дополнительное поле «Документ движения (Регистратор). Вид операции». В то же время, по виду операции можно установить отбор, чтобы получить данные, например, только по поступлениям от поставщика.

Поступление товара на склад АТТ можно проанализировать такими же отчетами, как и поступление на оптовый склад (см. раздел учета закупок).

121

10.1.3. Продажа товаров в розницу Учет продажи товаров в рознице можно вести несколькими способами: • оперативно фиксировать количество проданного товара по каждому чеку документом «Чек ККМ» с по

следующим автоматическим построением Z-отчета на их основе (документ «Отчет о розничных продажах» с видом операции «ККМ») с помощью регламентной обработки «Закрытие кассовой смены»; о Только для складов вида «Розничный» (АТТ);

• фиксировать продажи по номенклатуре в целом за смену документом «Отчет о розничных продажах»; • не вести оперативный количественный учет продаж, а учитывать только выручку от продаж документом

«Приходный кассовый ордер» (вид операции «Прием розничной выручки»), о В конце отчетного периода количество и номенклатура проданного товара будет получена по данным

инвентаризации остатков на складах (документ «Инвентаризация товаров на складе» по складу вида «НТТ») и данным об остатках на начало периода (автоматически рассчитывается при формировании документа «Отчет о розничных продажах с видом операции «НТТ» и заполнении «По инвентаризации»). Только для складов вида «НТТ».

Если продажи ведутся в НТТ, а один и тот же товар был передан по нескольким ценам (например, было несколько перемещений товаров в НТТ и при этом были назначены разные цены продажи, или была сделана переоценка части товаров), пользователю предоставляется возможность в документах реализации выбирать цены продажи из возможных вариантов.

Если продажа оформляется с оптового склада или АТТ. то цены продажи могут пользователем меняться. По умолчанию цены будут браться по тому типу цен, который установлен для склада в справочнике «Склады». Для НТТ цены жестко заданы и изменению не подлежат.

При проведении документов реализации в розницу фиксируется факт поступления денежных средств: • в кассу ККМ - для складов АТТ, • по торговой точке - для складов НТТ. ,

Потом документом «Приходный кассовый ордер» деньги приходуются в кассу предприятия. Приходовать в кассу предприятия можно в целом за день или за другой произвольный период. Само поступление розничной выручки фиксируется отдельно каждым документом розничной продажи в разрезе касс ККМ (или складов НТТ).

При проведении документов продажи в рознице регистрируется такая информация:

122

• При оперативной продаже по документу «Чек ККМ» регистрируется только уменьшение товаров по складу АТТ (или оптовому) (расход в остаточном регистре накопления «Товары на складах») и поступление розничной выручки в кассу ККМ (приход в остаточном регистре накопления «Розничная выручка»);

• При оформлении продажи с помощью документа «Отчет о розничных продажах» регистрируется полноценная операция продажи: о Уменьшается количество товаров, находящихся в распоряжении организации (расход в остаточном

регистре накопления «Товары организации); о Списывается себестоимость проданного товара либо сразу по документу, либо позже обработкой

(расход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»); о Регистрируется поступление розничной выручки либо в кассу ККМ (для склада АТТ), либо на склад

НТТ (приход в остаточном регистре накопления «Розничная выручка»); о Уменьшается количество товара на складе:

» По складу «АТТ» или «оптовому» - расход в остаточном регистре накопления «Товары на складах»; • По складу вида «НТТ» - расход в остаточном регистре накопления «Товары в НТТ».

Анализ информации по операциям реализации в рознице можно получить с точки зрения списка реализованных товаров, или сточки зрения получения розничной выручки в разрезе источников (касс ККМ и складов НТТ). Отчет по розничной выручке можно сформировать с помощью универсального отчета «Остатки и обороты» по разделу учета «Розничная выручка». Отчет формируется в разрезе видов розничной выручки (продажа, возврат или выдача из кассы предприятия разменной монеты). Отрицательные остатки в отчете говорят о том, сумма выручки, поступившей в кассу предприятия по приходным кассовым ордерам, больше, чем отражено отчетов о продажах. Это нормальная ситуация, особенно для складов вида НТТ, - так как выручка может поступать каждый день (колонка «Расход»), а отчет о продажах (колонка «Приход») - в конце некоторого периода (за неделю, месяц и т.д.).

Положительные остатки, наоборот, свидетельствуют о том, деньги от проданных товаров в рознице еще не поступили в кассу предприятия.

Информацию о продажах в рознице в разрезе товаров и складов можно получить с помощью отчета «Продажи» для складов любого вида. В настройке отчета нужно установить группировки по параметрам «Документ движения. Склад» и Номенклатура» и установить отбор по розничным торговым точкам.

10.1.4. Возврат в розницу от

покупателя Отражение возвратных операций от покупателей

также зависит от вида склада. Возврат товаров на склад вида «Розничный» или «Оптовый» оформляется двумя способами:

• Возврат товара в текущую смену (смена не закрыта). В этом случае возврат стоимости товара и приход товара на склад проводится только документом «Чек ККМ» с видом операции «Чек на возврат», а в реквизите «Чек ККМ» указывается тот чек, по которому была произведена продажа возвращаемого товара. При этом движения денежных средств не происходит. Документ формирует движения по регистрам «Розничная выручка» - приход

123

«сторно» и «Товары на складах» - расход «сторно». • Возврат товара после закрытия смены, в которую он был продан. Для автоматизированной торговой точ¬

ки возврат товаров может быть оформлен двумя способами в зависимости от ситуации и требуемого документооборота: о документом «Чек ККМ» с видом операции «Чек на возврат», при этом реквизит «Чек ККМ» остается

незаполненным; о документами «Возврат товаров от покупателя» и «Расходный кассовый ордер» с видом операции

«Возврат денежных средств покупателю».

Возврате НТТ можно оформить такими способами: • если необходимо оформить возврат тех товаров, по которым уже был оформлен «Отчет о розничных

продажах», то в новом документе «Отчет о розничных продажах» записи по возвращенным товарам фиксируются со знаком минус,

• можно оформить возврат на оптовый склад или в АТТ документом «Возврат товаров от покупателя», а потом документом «Перемещение товаров» оприходовать возвращенный товар на НТТ или возвратить поставщику.

Деньги за возвращенный товар выдаются с оформлением расходного кассового ордера в режиме «Возврат денежных средств покупателю». При возврате товары приходуются по тем ценам, по которым были проданы.

При проведении документов регистрируется информация такая же, как при продаже, но с «минусом» -сторнировка операции продажи.

Анализ информации можно выполнить теми же отчетами, что описаны для анализа продаж. Если есть необходимость, в отчетах можно установить отбор только по возвратным операциям.

10.1.5. Возврат из розницы поставщику Операция возврата товаров поставщику из розничного склада выполняется одним из двух возможных спо

собов в зависимости от вида склада: • Со склада вида «Розничный» (или «Оптовый») - документом «Возврат товаров поставщику»; • Со склада вида «НТТ» - документом «Возврат товаров поставщику из НТТ».

Первый из этих документов уже был рассмотрен в разделе учета выбытия ТМЦ. Второй документ полностью аналогичен. Отличие состоит в том, что при возврате обязательно должна быть заполнена та розничная цена продажи, по которой товар должен был продаваться в НТТ.

При возврате товаров поставщику из НТТ не предусмотрена возможность работы по ордерам. Информация, регистрируемая при проведении документа, и ее анализ аналогичны операциям оприходования, но со знаком «Минус» - сторнировка операции прихода.

10.1.6. Внутренний складской учет в рознице Переоценка товаров в рознице. Изменение розничных цен выполняется только для склада вида «НТТ», и

связано с необходимостью изменения отпускных цен, установленных для товаров в момент передачи товаров нa эту точку. Переоценка товаров в рознице производится документов «Переоценка товаров в НТТ". Пере-

оценке могут подлежать как все номенклатурные позиции, так и отдельные группы позиций.

Инвентаризация на розничном складе. Для проведения инвентаризации на оптовых, розничных складах и в НТТ предназначен документ «Инвентаризация товаров на складе».

Инвентаризация в НТТ ведется в отпускных (розничных) ценах. Инвентаризация в рознице проводится аналогично инвентаризации на оптовом складе. Отличие заключается лишь в том, что если инвентаризация проводится для неавтоматизированных торговых точек, то дополнительно должны быть указаны розничные цены товаров.

Инвентаризация на розничном складе вида «НТТ» может быть использована для фиксации остатков товаров в удаленных торговых точках, и составления на основе инвентаризации перечня товаров, которые были проданы в этой торговой точке. В этом случае документ продажи в рознице «Отчет о розничных продажах» следует создавать «вводом на основании» документа инвентаризации.

Инвентаризация, списание и оприходование товаров по факту инвентаризации проводится единообразно для всех видов складов. Для складов неавтоматизированных торговых точек дополнительно указывается отпускная цена, по которой анализируется остаток. Сам документ инвентаризации ничего не меняет в остатках. При проведении документа движений по регистрам не формируется.

Снятие товаров с розничной продажи. Товары могут быть сняты с розничной продажи по причинам:

• Перемещения на склады оптовой торговли. При этом для НТТ в документе должны быть указаны те розничные цены, по которым товар будет списан с НТТ,

• Порчи или недостачи.

Товары с розничных торговых точек можно переместить на оптовые склады документом «Перемещение товаров». Документом «Списание товаров» производится списание со склада любого вида по себестоимости товаров, рассчитанной на момент оформления документа списания.

При списании товаров в неавтоматизированной торговой точке в графе «Розничная цена» дополнительно указывается цена продажи, по которой товары были переданы в розницу. Розничная цена всегда указывается в валюте регламентированного учета.

124

Оприходование излишков. Эта операция оформляется единообразно для всех складов документом «Оприходование товаров». Если документ «Оприходование товаров» оформляется для НТТ, в табличной части документа необходимо указать розничные цены, по которым товары будут продаваться в розницу в торговой точке. Розничные цены могут быть автоматически рассчитаны, исходя из заданных цен оприходования товаров и торговой наценки.

Прочие складские операции. Для изменения характеристик и серий товаров, зарегистрированных при их поступлении, предназначен документ «Корректировка серий и характеристик товаров». При оформлении документа для НТТ, дополнительно вводится информация о розничных ценах, по которым учитываются товары.

Важно! Документ «Корректировка качества», предназначенный для изменения статуса качества позиций номенклатуры, может быть оформлен только на оптовый или розничный склад. Оформление данного доку-мента для НТТ не предусмотрено.

При проведении документов регистрируется информация, аналогичная той, которая описана в разделе учета складских операций. Отличие состоит только в том, что если операции выполняются для склада вида НТТ, то изменяется количество товара именно по складу вида НТТ (движение в регистре «Товары в НТТ»).

Анализ информации можно так же выполнять отчетами, описанными в разделе складских операций.

10.1.7. Поступление выручки от розничных продаж В системе предусмотрена возможность проконтролировать сумму розничных продаж, начисленную за месяц,

и сумму, переданную в кассу предприятия, в разрезе каждой кассы ККМ.

Приходование розничной выручки в кассу предприятия оформляется документом «Приходный кассовый ордер» в режиме «Прием розничной выручки». В этом случае в документе появляется дополнительное поле, определяющее вид приема розничной выручки: из кассы ККМ или из НТТ. В зависимости от выбранного значения, указывается касса ККМ, из которой осуществляется поступление розничной выручки, или НТТ (склад).

Если деньги должны быть переданы из кассы предприятия в кассу торговой точки, то такая операция оформляется документом «Расходный кассовый ордер» в режиме «Выдача денежных средств в кассу ККМ».

В принципе, операции начисления розничной выручки (продажа в рознице) и поступление розничной выручки в кассу предприятия совершенно независимы. То есть, можно приходовать выручку от розничных продаж, не имея сформированного отчета о продажах в рознице, и формирование «Отчета о розничных продажах» не требует моментального оформления денежных документов. Кроме того, не требуется жесткого соответствия по суммам и срокам документов продажи и денежных документов. Хотя, конечно, по итогам сумма продаж должна вся поступить в кассу предприятия.

При проведении денежных документов регистрируется такая информация: • Уменьшается количество сдаваемой розничной выручки (расход в остаточном регистре накопления «Роз

ничная выручка»); • Увеличивается остаток в кассе предприятия (приход в остаточном регистре накопления «Денежные сред

ства»). При выдаче денег из кассы предприятия в кассу ККМ выполняются обратные движения. Анализ информации удобнее всего получить с помощью вышеописанного универсального отчета «Остат

ки и обороты» по разделу учета «Розничная выручка».

10.2. Розничный документооборот Учет операций в неавтоматизированной торговой точке и в обычной рознице отличается: • Установкой цен продажи; • Документооборотом, используемым для оформления.

В приведенной ниже таблице отражен весь документооборот, используемый для оформления торговых операций по розничным точкам:

Хозяйственная операция

Поступление товара от поставщика Поступление товара от подотчетного лица

Документы, отражающие операцию в АТТ

; «Поступление товаров и услуг», Можно по ордеру

«Авансовый отчет», ! можно по ордеру

Документы, отражающие операцию в НТТ:

«Поступление товаров и услуг в НТТ», вид операции = «От поставщика»

X

125

Внутреннее перемещение: поступление товара со склада предприятия или возврат на склад предприятия 'Реализация товара в рознице [юридическому лицу и получение [оплаты розничная реализация товара [(не оперативно - в целом по сме-не) и получение денег от покупателя

[Розничная реализация товара [(Оперативно) и получение денег от покупателя

[Возврат товара от юридического [лица

[Возврат товара от розничного покупателя (конечного потреби-теля)

; :

Возврат товара поставщику

Переоценка товара Инвентаризация

Сдача розничной выручки в кассу предприятия

Оплата поставщику

«Перемещение товаров», Можно по ордеру в любом направлении

«Реализация товаров и услуг», «Приходный кассовый ордер

«Отчет о розничных продажах», вид операции = «ККМ»

1й шаг: «Чеки ККМ», вид операции = «Продажа»

2й шаг (в конце смены): «Закрытие кассо-вой смены»

«Возврат товаров от покупателя», Можно по ордеру

|

«Чек ККМ», вид операции = «Чек на возврат»

или «Отчет о розничных продажах», |

вид операции = «ККМ», количество - сторно

«Возврат товаров поставщику», Можно по ордеру

X «Инвентаризация товаров на складе»

«Приходный кассовый ордер», вид операции = «Прием розничной выруч-

ки», вид приема выручки = «Из кассы» «Платежное поручение исходящее»,

вид операции = «Оплата поставщику»

«Перемещение товаров», Можно по ордеру, но только на склад НТТ, возврат со склада НТТ по ордеру не преду-

смотрен

X

«Отчет о розничных продажах», ! вид операции = «НТТ»

X

X

1й шаг: «Возврат товаров от покупателя»,

вид поступления = «На склад» (на любой склад предприятия)

2й шаг: «Перемещение товаров»,

вид операции = «Товары» (со склада в НТТ)

или «Отчет о розничных продажах»,

вид операции = «НТТ», количество - сторно

«Возврат товаров поставщику из НТТ»

«Переоценка товаров в НТТ» «Инвентаризация товаров на складе»

«Приходный кассовый ордер», Вид операции = «Прием розничной выручки»,;

вид приема выручки = «Из НТТ» «Платежное поручение исходящее»,

вид операции = «Оплата поставщику»

Большинство документов были рассмотрены в соответствующих разделах. Здесь рассмотрим только специфические розничные документы.

10.2.1. Документ «Поступление товаров и услуг в НТТ» Для отражения операций поступления товаров от поставщика в неавтоматизированную торговую точку ис

пользуется документ «Поступление товаров и услуг в НТТ». Документом отражаются два вида операций: • Поступление от поставщика;

• Поступление по внутреннему перемещению (только в случае использования ордерной схемы в документе «Перемещение»).

Документ с видом операции «От поставщика» полностью аналогичен документу «Поступление товаров и услуг», с той лишь разницей, что используется только для складов вида НТТ. По этой причине в табличной части документа присутствует реквизит «Цена в рознице», с помощью которого фиксируется розничная цена продажи.

Формирование розничной цены возможно различными способами: • Автоматически:

о Подставляется значение цены в соответствии с типом цен, указанным для данного склада в форме элемента справочника «Склады (места хранения)». Значение предварительно устанавливается документом «Установка цен номенклатуры». Этот вариант заполнения используется, если для склада поступления в форме элемента справочника «Склады» не установлен флаг «Расчет розничных цен по торговой наценке»;

о Рассчитывается от цены покупки в соответствии с процентом торговой наценки, который определен для типа цен, установленного для данного склада. Этот вариант заполнения используется, если для склада установлен флаг «Расчет розничных цен по торговой наценке»;

• Вручную.

8 любом случае, в момент поступления в НТТ пользователь может вручную отредактировать цены продажи, если ему даны такие права.

Форма документа «Поступление товаров и услуг в НТТ» с видом операции «Внутреннее перемещение» отличается от поступления «От поставщика», но принципы формирования розничной цены такие же.

Эта операция применяется для поступления в НТТ с другого склада с применением ордерного документооборота. В этом случае операция выполняется в три этапа:

126

• Оформление «финансового документа» - «Перемещение товаров» (операция «Товары по ордерам»), • Выбытие товара со склада отправителя - «Расходный ордер на товары» (операция «Перемещение»), • Поступление на склад-получатель вида НТТ - «Поступление товаров и услуг в НТТ» (операция «Внутрен

нее перемещение»).

10.2.2. Документ «Чек ККМ» Документ предназначен для оформления массовой продажи товаров населению в розницу. Предполагается,

что продажа товара производится с розничного или оптового склада конечному потребителю, и расчет с клиентом производится немедленно, причем наличными деньгами. Оформление документа «Чек» для НТТ не предусмотрено.

Предусмотрено два варианта документа чек: обычный чек и специализированная форма чека, которая оформляется в том случае, если для кассира в качестве варианта интерфейса выбран - «Интерфейс кассира». Специализированная форма чека в виде интерфейса кассира доступна только в том случае, если в качестве кассы ККМ подключен фискальный регистратор. В документе «Чек» можно указать склад, с которого производится отгрузка товаров.

Важно! Благодаря независимости справочников «Склады» и «Кассы ККМ» друг от друга, можно оформлять с помощью одной ККМ розничную продажу с разных складов (например, с помощью одной ККМ можно осу¬ ществлять продажу в разных секциях магазина).

Как в любом другом документе реализации, в документе «Чек ККМ» может быть установлена скидка по каждой позиции номенклатуры. Допускаются ручные скидки, автоматические (установленные для данного склада с видом «Розничные» документом «Установка скидок номенклатуры») и скидки по дисконтной карте (которая выбирается в шапке документа).

Подбор товаров можно осуществлять путем построчного ввода в табличную часть документа или с помощью кнопки «Подбор». В диалоговом окне подбора следует установить вид подбора «По остаткам и ценам номенклатуры». В этом случае в списке позиций будут представлены только те позиции, остатки которых имеются на выбранном в документе складе. При подборе товара в табличную часть документа путем построчного ввода автоматички устанавливается отпускные (розничные) цены, того типа который зафиксирован в качестве

типа цен в карточке склада.

10.2.3, Обработка «Закрытие кассовой смены» Обработка предназначена для автоматического формирования сводного

документа «Отчет о розничных продажах».

Если ККМ работает в режиме фискального регистратора или ON-LINE, то по окончании кассовой смены, обработкой «Закрытие кассовой смены» для всех документов «Чек ККМ» данной кассовой смены отменяется проведение, и они удаляются, а вместо них автоматически формируется и проводится сводный документ кассовой смены «Отчет о розничных продажах» (вид операции «ККМ»), который подводит итоги работы ККМ за смену.

В том случае, если ККМ работает в режиме OFF-LINE, выписка чеков не предполагается. При выборе такой кассы в обработке сразу формируется документ «Отчет о розничных продажах».

10.2.4. Документ «Отчет о розничных продажах» Документ предназначен для оформления розничных продаж. С его помощью фиксируется факт отгрузки то

варов и факт получения денежных средств в кассу ККМ. Документ может быть оформлен со склада любого вида. Для этого в документе предусмотрены возможные виды операций:

• Вид операции «ККМ» - для розничных и оптовых складов; • Вид операции «НТТ» - для складов вида НТТ.

Документ «Отчет о розничных продажах» может формироваться и заполняться: • Автоматически с помощью обработки «Закрытие кассовой смены» (только с видом операции «ККМ» для

оптовых и розничных складов»). В табличной части документа имеется реквизит «Склад», что позволяет вести продажи с помощью одной ККМ с разных складов (например, в разных секциях магазина). В том случае, если документ формируется автоматически с помощью обработки «Закрытие кассовой смены», то реквизит «Склад» в табличной части документа будет заполнен автоматически в соответствии с информацией о складах, указанных в чеках ККМ;

128

• На основании документа «Инвентаризация товаров на складе» (только с видом операции «НТТ» для складов вида «НТТ»). В этом случае табличная часть документа автоматически заполняется в соответствии с результатом инвентаризации. Количество проданных товаров определяется разницей между фактическим учетным остатком и остатком по данным инвентаризации на складе;

• Вручную

В документе «Отчет о розничных продажах» можно назначить скидки по каждой позиции номенклатуры, так же, как и во всех других документах. Как и в любом другом документе реализации, в данном документе предусмотрена возможность выбора номенклатурной позиции с определенными характеристиками и сериями.

10.2.5. Документ «Возврат товаров поставщику из НТТ Документ «Возврат товаров поставщикам из неавтоматизированной торговой точки» оформляется в случае

необходимости возврата поставщику товара, ранее купленного или принятого на комиссию в НТТ.

Оформление документа аналогично тому, как оформляется документ «Возврат товаров поставщику». Отличие состоит в том, что при возврате обязательно заполняется та розничная цена, по которой товар продается в НТТ. При возврате товаров поставщику из НТТ не предусмотрена возможность работы по ордерам.

10.2.6. Документ «Переоценка товаров в НТТ» Документ «Переоценка товаров в неавтоматизированной торговой точке» предназначен для переоценки ос

татков товаров в неавтоматизированной торговой точке. Автоматическое заполнение табличной части документа производится по кнопке «Заполнить» одним из двух вариантов;

• «Заполнить по остаткам». Табличная часть документа заполняется остатками товаров, находящихся в неавтоматизированной торговой точке, указанной в документе;

• «Заполнить по измененным ценам». Табличная часть заполняется теми остатками товаров, для которых фактически действующая розничная цена отличается от установленного значения для типа цен, указанного в форме элемента справочника для данного склада вида «НТТ».

129

Если в неавтоматизированной торговой точке существуют остатки одного и того же товара по разным ценам, то в документе будет присутствовать несколько строк с одним и тем же товаром, но с разными ценами.

Переоценить можно не весь остаток конкретной позиции, а только его часть. В этом случае в документе необходимо указать количество товаров, которое необходимо переоценить и зафиксировать новую цену. Новая цена вводится пользователем вручную в графу документа «Розничная цена». Розничная цена всегда фиксируется в валюте регламентированного учета.

10.3. Настройка торгового оборудования Учет операций розничной торговли может вестись с использованием подключенного торгового оборудова

ния. При помощи обработки «Настройка торгового оборудования» задаются различные параметры использования торгового оборудования на конкретном рабочем месте.

В данном разделе приводятся общие сведения о настройке торгового оборудования. Подробнее о настройке и подключении торгового оборудования можно прочитать в «Приложении 1. Интеграция с торговым оборудованием» штатной документации.

Общий список торгового оборудования, которое может быть подключено к компьютеру на конкретном рабочем месте, хранится в справочнике «Торговое оборудование». Справочник может быть заполнен предварительно или в момент настройки торгового оборудования. Для заполнения справочника «Торговое оборудование» используется список того торгового оборудования, которое может быть стандартно подключено в типовой конфигурации «Управление торговлей для Украины 8.0».

Для того чтобы произвести настройку торгового оборудования следует в меню «Сервис» выбрать пункт «Настройка торгового оборудования». При этом откроется диалог настройки.

Диалог настройки представление в виде списка в который должны быть добавлены модели тсргового оборудования, которые могут быть подключены к компьютеру, установленному на данном рабочем месте.

Добавление торгового оборудования в список производится из справочника «Торговое оборудование». Из справочника выбирается модель торгового оборудования, вид торгового оборудования определяется автоматически. Для каждой модели торгового оборудования в настройках торгового оборудования задаются дополнительные параметры.

Наличие флага в списке означает, что в данном сеансе работы торговое оборудование реально подключено к компьютеру. При необходимости пользователь может убрать флаг. Тогда при выполнении обработки настройки торгового оборудования не будет производиться анализ возможности подключения данной модели торгового оборудования и фактическое его подключение.

При нажатии на кнопку «Применить» производится анализ возможности подключения торгового оборудования и фактическое подключение торгового оборудования к конфигурации, диалог настройки торгового оборудования при этом не закрывается. При нажатии на кнопку «Выполнить» производится анализ подключения, подключение торгового оборудование и закрытие диалога настройки. При этом если даже торговое оборудование реально не может быть подключено в данный момент, список настроек сохраняется.

Нажатие на кнопку «Закрыть» закрывает диалог настройки торгового оборудования без выполнения каких-либо действий и без сохранения списка настроек.

После записи настройки торгового оборудования конфигурация загружает и запускает необходимые драйверы торгового оборудования. Впоследствии, при запуске системы на данном рабочем месте, конфигурация будет при начале работы автоматически настраиваться в соответствии с записанными настройками.

10.4. Интерфейс кассира Для работы в небольших магазинах реализован новый удобный интерфейс для кассира, который позволит

повысить скорость обслуживания покупателей. В этом интерфейсе предусмотрено разграничение прав кассира и администратора кассы.

В настройке дополнительных прав пользователя в группе реквизитов «Интерфейс кассира» задаются права пользователя (кассира или администратора) при оформлении продаж в розничной торговле с использованием

130

интерфейса кассира. При установке соответствующих флагов пользователю будут доступны соответствующие меню действий в интерфейсе кассира.

Интерфейс кассира открывается при подключенном фискальном регистраторе для пользователей, у которых основной интерфейс называется «Интерфейс кассира». Предназначение интерфейса кассира - быстрое оформление розничных продаж кассиром.

При работе со считывателем магнитных карт обслуживается два вида карт - дисконтная карта покупателя и регистрационная карта сотрудника. Дисконтная карта покупателя служит для предоставления скидок покупателю. Регистрационная карта сотрудника используется только для рабочего места кассира, то есть только в том случае, если в конфигурации в качестве интерфейса используется «Интерфейс кассира». По регистрационной карте сотрудника конфигурация определяет права пользователя на использование рабочего места кассира.

Для переключения в режимы кассира/администратора используется механизм авторизации пользователей кассы. Авторизация возможна вводом имени пользователя и пароля кассира/администратора фискального регистратора или чтением штриховой или магнитной регистрационной карты. Предварительно информация о регистрационных картах кассира и администратора кассы должна быть введена в справочник «Информационные карты».

В конфигурации предусмотрено два варианта документа «Чек»: обычный чек и специализированная форма чека, которая оформляется в том случае, если для кассира в качестве варианта интерфейса выбран - «Интерфейс кассира». Специализированная форма чека в виде интерфейса кассира доступна только в том случае, если в качестве кассы ККМ подключен фискальный регистратор.

В режиме интерфейса кассира происходит построчная печать позиций чека на фискальном регистраторе. При добавлении строки чека предыдущая строка выводится на фискальный регистратор и становится недоступной для редактирования. Редактировать можно только последнюю строку чека, она выводится на фискальный регистратор при закрытии чека.

К дополнительным функциям относятся: • Возврат чека и аннулирование чека; • «Внесение денег» и «Изъятие денег». Эти функции используются для открытия денежного ящика при

дополнительном внесении или изъятии наличных средств. При этом суммы записываются в регистр наличности фискального регистратора;

Печать Х-отчета (отчет о смене без гашения) и Z-отчета (с закрытием кассовой смены).

133

11.Отчетность подсистемы «Управление запасами» Для получения информации об остатках и/или движениях товарно-материальных ценностей в рамках пред

приятия всегда можно использовать универсальные отчеты «Остатки и обороты» и «Кросс-таблица/Список». Но при этом необходимо знать состав и структуру использующихся для товарного учета регистров, Более простым решением является использование специализированной отчетности. Ниже представлены специализированные отчеты, которые можно отнести к подсистеме учета запасов.

11.1.1. Товары на складах предприятия В отчете «Остатки товаров на складах» можно вывести данные об остатках товаров с распределением

по складам на определенную дату. Для формирования отчета используются записи регистров накопления «Товары на складах» и «Товары в неавтоматизированных торговых точках».

Важно! Следует обратить внимание, что при использовании ордерной системы товары, поступившие по ордеру, будут отражаться в отчете, даже если еще не оформлен финансовый документ. А вот при реализации по ордеру даже при выписанном документе «Реализация товаров и услуг» товары с остатков не списываются. Остаток товара уменьшится только после выписки «Расходного ордера на товары». Так же в отчете будут отражаться товары, полученные на комиссию; зарезервированные товары; полученная возвратная тара и т.д. без разделения по статусам.

В отчете можно установить быстрый отбор по складам предприятия, по номенклатуре. Товары в отчете мо-гут выводиться в базовых единицах, единицах хранения остатков товаров и единицах для отчетов.

Отчет может быть выведен в виде кросс-таблицы или в виде списка. Для того чтобы отчет выводился в виде кросс-таблицы необходимо в настройках отчета установить значения в группировках колонок и группировох строк. Если в список «Группировка колонок» не выбрано ни одного значения, то отчет выводится в виде списка. Для складов вида «Неавтоматизированная торговая точка» предусмотрена возможность оценки товаров в розничных ценах.

В отчетах «Ведомость по товарам на складах» и «Ведомость по товарам в НТТ» анализируются обороты по товарам в количественном выражении по складам вида «Оптовый»/Розничный» и «НТТ» соответственно. Информация в отчете также формируется на основании записей регистров «Товары на складах» и «Товары в НТТ», но при этом за заданный период выводятся данные об оборотах (приход/расход) и остатках (входящие/исходящие). Если в качестве дополнительного поля в настройке отчета выбрать «Документ движения (регистратор)», то фактически для конкретных позиций номенклатуры сформируется карточка складского движения ТМЦ за период.

Отчеты могут быть выведены в базовых единицах, в единицах хранения остатков товаров и в единицах для отчетов, назначенных для товаров в справочнике «Номенклатура».

С помощью данных отчетов можно получить график поступления и отгрузки товаров со складов предприятия с любой периодичностью. Например, за каждый день в течение определенного периода времени. Для этого в группировках отчета необходимо установить соответствующий порядок группировки: По дням, По не-делям и т.д.

Если необходимо детализировать приход товаров по документам, то на закладке «Поля» нужно выбрать «Документ движения (регистратор)». Причем в отчет можно вывести информацию не только о самом документе, но и о любом реквизите документа. Например, в отчет можно дополнительно вывести информацию об ответственном сотруднике, оформившем этот документ.

В отчете можно произвести отбор данных по различным параметрам: по группе товаров, по произвольному списку товаров, по складам и т.д. Отчет может быть построен в разрезе серий и характеристик товаров.

11.1.2. Товары, поступившие по товарным ордерам В отчете «Остатки товаров к получению» можно вывести данные об остатках неотфактурованных това

ров, получение которых оформлено с помощью документа «Приходный ордер на товары». Информация в отчете формируется на основании записей регистра накопления «Товары к получению на склады» к свидетельствует о поступивших на склад товарах, не оформленных финансовыми документами. Например, зид операции ордера (от поставщика, от подотчетника или от покупателя) можно увидеть в отчете, задав в качестве одной из группировок «Приходный ордер. Вид операции».

В отчете можно установить быстрый отбор по складам предприятия, по номенклатуре. Если в настройках отчета установить «Зарезервированные» = «истина», то в отчете будут отображаться только те товары, которые зарезервированы по приходному ордеру (в документе «Приходный ордер на товары» установлен флаг «Без права продажи»).

Количество товаров в отчете может выводиться в базовых единицах измерения, единицах хранения остатков и в единицах для отчетов. Отчет может быть выведен в виде кросс-таблицы или в виде списка.

В отчете «Ведомость по товарам к получению» анализируются обороты по товарам, получение которых было оформлено на ордерный склад с помощью документа «Приходный ордер на товары». Для формирования отчета так же используются записи регистра «Товары к получению на склады». Товары на ордерный склад могут поступать как от поставщика, так и от подотчетного лица. В отчете выводятся только количественные показатели. Отчет может быть выведен как в базовых единицах измерения, так и в единицах хранения остатков и в единицах для отчетов. С помощью данного отчета можно получить график поступления и отгрузки товаров на ордерный склад с любой периодичностью. Например, за каждый день в течение определен-132

ного периода времени. Для этого в настройках отчета установить соответствующие группировки, например, «По дням».

Если необходимо детализировать приход и расход товаров, полученных на ордерный склад, на закладке «Поля» в качестве полей детальной записи нужно выбрать «Документ (регистратор)». Причем в отчет можно вывести информацию не только о самом документе, но и о любом реквизите документа. Например, в отчет можно дополнительно вывести информацию об ответственном сотруднике, оформившем этот документ.

В отчете можно произвести отбор данных по различным параметрам: по группе товаров, по произвольному списку товаров. Отчет может быть также построен в разрезе серий и характеристик товаров. Для построения такого отчета необходимо выбрать соответствующую группировку в настройках отчета.

11.1.3. Себестоимость товаров Следует обратить внимание, что информация в отчетах этой группы напрямую связана с настройками учет

ной политики: • списывать партии при проведении документов; • вести партионный учет по складам; • не включать НДС в стоимость партий.

Кроме того, ввод товарных документов «задним числом» также способен искажать данные в этих отчетах. Поэтому отчетам по себестоимости товаров и продаж, можно полностью доверять только после восстановления партионных товарных последовательностей. Суммы себестоимости в отчетах по себестоимости выводятся в валюте управленческого учета.

В отчете «Ведомость по партиям товаров на складах» отображается полная информация о распределении себестоимости ТМЦ по партиям. В отчете можно вывести полную информацию о поставщиках товаров и о том, как распределились товары между партиями. Отчет может быть сгруппирован по статусам партий. Если ведется учет себестоимости в разрезе партий по складам, отчет можно вывести в разрезе складов. Информация в отчете формируется на основании регистра «Партии товаров на складах».

Важно! Следует обратить внимание, что если при списании (реализации) товаров недостаточно остатков на складах, то в количественном измерении будет списано количество по документу (при неоперативном проведении), а по партиям спишутся только имеющиеся остатки - те, которые система сможет распределить по доступным к списанию партиям. То есть по стоимостным товарным регистрам накопления списания в «минус» не производится, а по количественным - вполне допустимо. Следовательно, при некорректном учете можно получить различное количество товара в отчетах по остаткам/оборотам на складах и в отчете о себестоимости^

В быстрых настройках отбора отчета можно установить отбор по одному или нескольким документам поставки. Для того чтобы в отчете выводилась информация о документах движения, по которым производилось поступление и отгрузка товаров, в настройках отчета на закладке «Поля» в список надо добавить «Документ движения (регистратор)». Количественные данные в отчетах могут отображаться в базовых единицах измерения, в единицах хранения остатков и в единицах для отчетов. В качестве суммы товаров отображается себестоимость товаров, рассчитанная на момент отгрузки, в валюте управленческого учета. При этом учитываются также дополнительные расходы, оказывающие влияние на себестоимость товаров. В отчете можно также установить дополнительную группировку по статусам партий, а также по периодичности: день, неделя, месяц и т.д.

11.1.4. Дополнительные отчеты Отчет «Анализ доступности товаров на складах» позволяет получить полную информацию о наличии и

доступности товаров к отгрузке со склада. В отчете показывается текущий остаток товаров на складах и количество товаров, зарезервированных по заказам покупателей (по записям регистра «Товары в резерве на складах»), а также количество товаров, поступивших или готовых к передаче с ордерного склада (по записям регистров «Товары к получению на склады» и «Товары к передаче со складов»).

Все показатели отчета выводятся в единицах хранения остатков; • Остаток. Общее количество товара на складе с учетом зарезервированных товаров и товаров на ордер

ном складе; • Зарезервировано. Количество товаров, зарезервированных по заказам покупателей; • Количество неотфактурованных товаров. Количество товаров, поступивших по документам «Приходный

ордер на товары». Показывается остаток товаров, поступивших по ордеру, то есть в отчет попадают только те товары по ордеру, по которым не был оформлен документ «Поступление товаров и услуг»;

• Количество товаров к передаче. Количество товаров, которое зафиксировано в документе «Реализация товаров и услуг» для передачи на ордерный склад. Показывается остаток тех товаров, по которым еще не был оформлен документ «Расходный ордер на товары».

Отчет может выводиться в виде списка или кросс-таблицы. Данные по товарным позициям могут быть детализированы до уровня характеристик номенклатуры. В отчете можно установить группировку по документу-основанию и определить: по какому заказу покупателя был зарезервирован товар, или по какому приходному ордеру было зафиксировано поступление товаров на ордерный склад.

Отчет «Анализ оборачиваемости на складах» предназначен для анализа среднего срока задержки товаров на складе или у комиссионеров. Для каждого товара рассчитываются следующие показатели:

133

• средний остаток за период; • расход за период; • коэффициент оборачиваемости; • средний срок хранения в днях.

Коэффициент оборачиваемости определяется, как отношение количественного расхода товара за период (за минусом возвратов поставщикам и возвратов от покупателей) к средней величине остатков за период, Средняя величина остатков вычисляется как сумма остатков на каждую контрольную точку, деленная на количество контрольных точек. Количество контрольных точек для расчета среднего значения рассчитывается исходя из периода, указанного в отчете и периодичности, выбранной пользователем в отчете. Например, дан-ные в отчете анализируются за неделю, периодичность установленная в отчете - день. Количество рассчитанных контрольных точек будет равно 7. К рассчитанному количеству всегда прибавляется контрольная точка начала периода, таким образом, количество контрольных точек будет равно 8. Средний срок хранения в днях будет рассчитываться как отношение количества дней в интервале отчета к коэффициенту оборачиваемости.

Отчет «Стоимостная оценка склада в ценах компании» предназначен для анализа потенциального объема продаж в стоимостном выражении и корректности формирования отпускных цен.

Отчет строится на определенную дату и имеет два режима формирования: оперативный и неоперативный, Режим формирования устанавливается в настройках отчета на закладке «Основные параметры». Оперативный режим предназначен для оценки остатков товаров предприятия. Оценка производится по любому типу цен, представленному в справочнике «Типы цен», в разрезе складов и товарных позиций. Значения цен берутся на дату оформления отчета. Оценка розничного склада может производиться также дополнительно в розничных ценах. При оценке склада можно также учитывать и неотфактурованные товары, поступление которых оформлено с помощью документа «Приходный ордер на товары».

В неоперативном режиме дополнительно выводится себестоимость товаров в валюте управленческого учета, рассчитанная на дату формирования отчета. Для каждого вида выбранных цен рассчитывается наценка и возможная рентабельность продажи товара с данной ценой. Рентабельность характеризует прибыль предпри-ятия с каждой единицы валюты продаж, используемой для управленческого учета. В том случае, если назна-ченные цены ниже себестоимости, то получается отрицательная наценка, которая в отчете выводится красным | цветом. При этом также получается отрицательная рентабельность.

Отчет «Список комплектующих» показывает список комплектующих, которые заданы для комплектов и наборов в регистре сведений «Комплектующие номенклатуры». Количество комплектующих выводится в тех единицах измерения, которые заданы, как единицы измерения комплектующего в регистре сведений «Комплектующие номенклатуры». Дополнительно количество комплектующих может быть задано в базовых единицах измерения или в единицах измерения для отчета, определенных для комплектующего в его форме.

Отчет можно группировать по комплектам (наборам) и комплектующим. В отчете можно вывести информацию только о наборах или только о комплектах номенклатуры. Предусмотрена также дополнительная группировка и отбор по характеристикам комплектов и комплектующих.

Отчет «Комплектация номенклатуры» предназначен для анализа операций комплектации и разуком¬ плектации, которые оформляются с помощью документа «Комплектация номенклатуры». С помощью этого отчета можно получить список собранных (разукомплектованных) комплектов за период времени, указанный в отчете. В качестве показателей отчета могут использоваться:

• комплект к-во приход. Количество поступивших на склад комплектов; • комплект к-во расход. Количество списанных со склада комплектов; • комплектующие к-во приход. Количество поступивших на склад комплектующих; • комплектующие к-во расход. Количество списанных со склада комплектующих.

Отчет может быть сгруппирован по комплектам и комплектующим. Например. С помощью отчета можно узнать - сколько было произведено комплектов за указанный период времени и сколько комплектующих было на это израсходовано. Или сколько комплектов было разукомплектовано за указанный в отчете период времени и сколько комплектующих поступило на склад. При этом в отчете заполняются те данные, которые были указаны непосредственно в документе «Комплектация номенклатуры». Эти данные могут отличаться от того состава комплектующих, который был указан в справочнике «Номенклатура».

Отчет может быть представлен в виде списка или в виде кросс-таблицы. Отчет можно сгруппировать по дням, неделям, месяцам и т.д. Предусмотрена также возможность группировки комплектов и комплектующих по характеристикам, а также по свойствам и категориям. Для того, чтобы в отчете вывести информацию о тех документах, с помощью которых оформлялись операции комплектации (разукомплектации) в настройках отчета на закладке «Поля» необходимо выбрать «Документ движения (регистратор)». Отчет можно сформировать по группе комплектов или комплектующих, или по произвольному списку комплектующих.

Например. Необходимо узнать при сборке каких комплектов и в каком количестве были использованы комплектующие. Тогда необходимо в качестве группировок отчета установить «Комплектующие» - «Комплект», на закладке «Отбор» выбрать те комплектующие, которые необходимо проанализировать. В качестве показателя следует выбрать «Комплектующие к-во расход».

11.2. Учет закупок и продаж Для принятия правильных управленческих решений возникает необходимость накопления той информации,

на основании которой можно • рассчитывать прибыль предприятия от продаж,

134

• проанализировать структуру закупок и продаж, • сравнить фактические объемы закупок и продаж с планируемыми показателями, • определить необходимое количество товаров, которое необходимо заказать у поставщика, в соответст

вии с фактическими объемами закупок или продаж за прошлые периоды и так далее.

Для учета затрат на закупку товаров и доходов от продаж и себестоимости проданных товаров в типовой конфигурации предусмотрены оборотные регистры накопления «Закупки», «Продажи» и «Продажи себестоимость», ряд программных механизмов в товарных документах и множество отчетов. Учет этой информации ведется в разрезе подразделений, проектов, контрагентов и номенклатурных позиций.

Можно произвести детальный анализ продаж в разрезе характеристик и серий товаров.

«Закупки» (оборотный регистр накопления). В этом регистре для целей управленческого учета накапливается информация о суммах операций, связанных с закупкой товаров (работ, услуг и др.), и количестве закупленных позиций. В регистре накапливается информация о закупках и уменьшении количественно-суммовых показателей, например, при возврате товаров поставщику.

Движения в регистре формируются документами, которые используются для оформления операций по приобретению товаров, а также отражению прочих дополнительных расходов, связанных с этими операциями:

• «Поступление товаров и услуг»; • «Авансовый отчет»; • «Поступление товаров и услуг в НТТ»; • «ГТД импорт»; • «Поступление дополнительных

расходов»; • «Отчет комиссионера о продажах»; • «Возврат товаров поставщику»

(«сторно»); • «Возврат товаров поставщику из НТТ»

(«сторно»).

Кроме того, возможна ручная корректировка информации в регистре с помощью документа «Корректировка записей регистра накопления».

Записи регистра используются для: • Выполнения обработки «Помощник

планирования»; • Формирования отчетов: • «Закупки»; • «План-фактный анализ закупок»;

• «Анализ точки заказа». Отчет «Закупки» предназначен для анализа закупок товаров за определенный период времени.

135

В отчете выводится количество купленных товаров и сумма покупки. Стоимостные характеристики выводятся в валюте управленческого учета. Количественные характеристики могут быть выведены в базовых единицах измерения, в единицах хранения остатков или в единицах отчета.

Отчет может быть сгруппирован по контрагентам, договорам, сделкам, а также по номенклатурным позициям. Можно детализировать отчет до уровня документа закупки.

Данные в отчете могут быть сгруппированы по свойствам контрагентов (например для анализа закупок в различных регионах), а также по свойствам товаров (для укрупненного анализа товаров определенного вида, товаров основного производителя и т.д).

«Продажи» (оборотный регистр накопления). В этом регистре для целей управленческого учета накапливается информация о суммах операций, связанных с реализацией товаров (работ, услуг и др.) и количестве 1 реализованных позиций. В регистре также предусмотрен учет доходов от продаж и учет уменьшения этих доходов. Например, доход от продаж уменьшается при возврате товаров от покупателя.

Движения в регистре формируются любыми документами, которые используются для оформления операций | по реализации:

• «Реализация товаров и услуг»; • «Отчет о розничных продажах»; • «Отчет комиссионера о продажах»; • «Отчет комитенту о продажах»; • «Возврат товаров от покупателя» («сторно»).

Также возможна ручная корректировка информации в регистре с помощью документа «Корректировка записей регистра накопления». Реализация возвратной тары в данном регистре не отражается.

Следует обратить внимание на некоторые особенности расчета сумм дохода от продаж в комиссионных схемах:

• при продаже любого товара (и собственного, и принятого на комиссию) в регистр накопления «Продажи» заносится вся сумма документа «Реализация товаров и услуг» с НДС, пересчитанная в валюту управленческого учета;

• при формировании документа «Отчет комитенту о продажах товаров» соответствующий доход от продажи комиссионного товара в регистре накопления «Продажи» сторнируется, но при этом регистрируется новый доход на сумму комиссионного вознаграждения, которое должен заплатить комитент;

• при передаче товара на комиссию движений в регистре не формируется, а при реализации товара комиссионером в регистре накопления «Продажи» фиксируется вся сумма продажи по документу «Отчет комиссионера о продажах». Сумма комиссионного вознаграждения комиссионеру отдельно фиксируется в регистре «Закупки».

«Продажи себестоимость» (оборотный регистр накопления). В этом регистре накапливается информация о себестоимости реализованных товаров, тары, услуг. Регистр обеспечивает хранение данной информации только для целей управленческого учета. Регистр тесно связан с механизмами учета себестоимости в разрезе партий.

Движения в регистре формируются теми же документами, которые используются для отражения операций по реализации (см. описание предыдущего регистра). Обратите внимание, что на процесс формирования движений в этом регистре (так же, как и для остальных стоимостных товарных регистров накопления) влияет настройка учетной политики «Списывать партии при проведении документов». Если этот флажок выключен или товарные документы вводились «задним числом», то информации в регистре можно верить только после использования регламентной обработки «Проведение по партиям».

Кроме того, на формирование суммовых показателей в этом регистре также влияет настройка учетной политики «Не включать НДС в стоимость партий». Если флаг включен, то себестоимость продаж отражается без сумм НДС. В этом случае валовой прибылью будет считаться разница продажной стоимости с НДС и закупочной стоимости без НДС, что усложняет получение суммы «чистой» прибыли без учета НДС.

Таким образом, при использовании отчетов о прибыли предприятия необходимо помнить о выполнении регламентной операции по восстановлению партионной товарной последовательности. Если нужны точные данные о прибыли - регламентная операция должна быть произведена перед использованием отчетов.

Информация о доходе и себестоимости продаж, накопленная в соответствующих регистрах, используется для классификации покупателей, которая выполняется с помощью документов «ABC классификация покупателей» и «Классификация покупателей по стадиям взаимоотношений». Кроме того, такие данные используются для выполнения обработки «Помощник планирования» и позволяют получать различные управленческие отчеты:

• «Продажи»;

• «Продажи (диаграмма)»; • «Валовая прибыль»; • «Продажи по оплате за период»; • «ABC-анализ продаж»; • «XYZ-анализ продаж»; • «Отчет по клиентам»; • «Выполнение условий по договорам контрагентов»;

136

• «Взаиморасчеты с комитентами»; • «Анализ событий и источников информации покупателей»; • «План-фактный анализ продаж»; • «Анализ точки заказа»; • «Показатели работы менеджеров»; • «Рапорт руководителю».

Рассмотрим некоторые из этих отчетов.

Отчет «Валовая прибыль» предназначен для анализа валовой прибыли, полученной при продаже товаров, за определенный период времени. В отчете выводится количество проданных товаров, сумма продаж, себестоимость продаж и сумма прибыли, полученной при продаже товаров. Отчет формируется на базе информации двух вышеописанных оборотных регистров накопления «Продажи» и «Продажи себестоимость». Прибылью считается разница между значениями ресурсов «Стоимость» по совпадающим измерениям. Стоимостные параметры выводятся в валюте управленческого учета. Количественные параметры могут быть выведены в базовых единицах измерения, в единицах хранения остатков или в единицах отчета.

Отчет может быть сгруппирован по контрагентам, договорам, сделкам, а также по номенклатурным позициям. Можно детализировать отчет до уровня документа продажи. Данные в отчете могут быть сгруппированы по свойствам контрагентов (например, для анализа продаж в различных регионах), а также по свойствам товаров (для укрупненного анализа товаров определенного вида, товаров основного производителя и т.д.).

Можно произвести и более детальный анализ продаж в разрезе характеристик и серий товаров. Отчет может быть выведен по предприятию в целом или по каждому подразделению предприятия. Кроме того, для сравнения продаж в различных периодах можно сгруппировать отчет по дням, неделям, месяцам, кварталам, годам.

Отчет «Продажи за период» предназначен для анализа продаж за определенный период времени. Информация в отчете формируется на основании записей регистра накопления «Продажи». В отчете выводится количество проданных товаров и сумма продаж.

137

Стоимостные характеристики выводятся в валюте управленческого учета. Количественные характеристики могут быть выведены в базовых единицах измерения, в единицах хранения остатков или в единицах отчета.

Отчет может быть сгруппирован по контрагентам, договорам, сделкам, а также по номенклатурным позициям. Можно детализировать отчет до уровня документа продажи. Данные в отчете могут быть сгруппированы по свойствам контрагентов (например, для анализа продаж в различных регионах), а также по свойствам товаров (для укрупненного анализа товаров определенного вида, товаров основного производителя и т.д.). Можно произвести и более детальный анализ продаж в разрезе характеристик и серий товаров. Отчет может быть выведен по предприятию в целом или по каждому подразделению предприятия. Кроме того, для сравнения продаж в различных периодах можно сгруппировать отчет по дням, неделям, месяцам, кварталам, годам.

Отчет «Продажи за период (диаграмма)». С помощью этого отчета можно вывести отчет о продажах в виде диаграммы.

Также этот отчет позволяет, например, получить графическую информацию, о прибыльности от продажи различных видов товаров, выбрав в качестве серии номенклатуру и сформировав круговую диаграмму.

Выбрав в качестве серий региональные подразделения, можно получить сравнительный график объема продаж в различных регионах.

Установив группировку по региональным подразделениям, можно узнать какие виды товаров лучше продаются в различных регионах или сравнительный график динамики продаж товаров определенных видов и определить, в какой период времени товар лучше продается.

Отчет «Продажи по оплате за период» позволяет проанализировать только те продажи, которые были оплачены в течение заданного периода. Факт оплаты документа реализации определяется в порядке «FIFO».

Документ реализации включается в отчет исходя из даты более позднего из двух событий - отгрузки по этому документу и его оплаты, то есть в отчет включаются только те реализации, которые и отгружены, и оплачены. В случае, если товар отгружается на комиссию, фактом его реализации будет являться документ «Отчет комиссионера», а фактом оплаты - факт оплаты данного документа комиссионером. В отчете также учитываются и возвраты товаров. Частично оплаченные документы оплаченными не считаются и в отчет не включаются.

138

Для отбора информации используются записи регистра «Взаиморасчеты с контрагентами». Отбираются только такие документы отгрузки, которые полностью оплачены за выбранный период, частичная оплата не учитывается. Кроме того, отбираются те отгрузки выбранного периода, по которым была предоплата на сумму, не меньшую, чем сумма реализации. В общем случае в качестве предоплаты может быть и просто встречная задолженность предприятия перед контрагентом по этому же договору.

В качестве суммы продажи используются данные регистра «Продажи», стоимость продажи выбирается из регистра «Продажи себестоимость», а прибыль вычисляется как разница этих суммовых показателей.

Для заполнения колонки «Сумма затрат» используются записи регистра «Затраты». Таким образом можно учесть некоторые дополнительные затраты, связанные с выполнением заказа покупателя. Например, если предоставляется неоплачиваемая доставка товара покупателю, то с помощью документа «Прочие затраты» можно отразить эти транспортные расходы со ссылкой на конкретный заказ покупателя.

Чистая прибыль рассчитывается, как разница между суммой прибыли и суммой затрат по заказу. Для расчета плановой себестоимости для товарных позиций используется установленное значение цены для типа цен, выбранного в качестве типа цен плановой себестоимости номенклатуры (настройки параметров учета). Фактически при этом определяется сумма продажи, которая была бы получена при реализации по плановой себестоимости. Сумма плановой прибыли рассчитывается, как разница между суммой продажи и суммой плановой себестоимости. Таким образом, можно сопоставить суммы плановой и чистой прибыли.

Отчет можно формировать в разрезе покупателей, заказов покупателей, номенклатуры и подразделений, выполняющих операции реализации.

11.3. Автоматическое формирование документов покупателям Для повышения эффективности использования подсистемы «Управление продажами» предусмотрены сер

висные обработки, облегчающие менеджерам выписку документов покупателям.

В процессе обсуждения потенциальной потребности покупателя менеджеру нужна оперативно полная информация об остатках товаров на складах, о состоянии предыдущих заказов (счетов) по данному покупателю и так далее. Обработка «Рабочее место менеджера» позволяет быстро найти нужную информацию и в случае необходимости оформить документы «Заказ покупателя» и «Счет на оплату покупателю».

Для создания однотипных документов внутреннего перемещения товаров между складами и реализации контрагентам в удобной для пользователя форме можно использовать обработку «Пакетный ввод документов».

11.3.1. Рабочее место менеджера Данная обработка позиционируется как основной инструмент менеджера по продажам. Она позволяет:

• Осуществлять быстрый отбор и поиск по справочнику номенклатуры; • Просматривать значения основных реквизитов номенклатурной позиции и ее свойства без открытия

формы элемента; • Просматривать текущие складские остатки в разрезе номенклатуры, характеристик номенклатуры и

складов; • Просматривать остатки по заказам покупателей в разрезе номенклатурных позиций, а также планируе

мые поставки; • Выписывать счета на оплату и регистрировать новые заказы покупателей.

На закладке «Дерево» расположено иерархическое дерево групп справочника «Номенклатура», которое помогает производить навигацию по списку номенклатуры. На закладке «Параметры» отображаются значения основных реквизитов текущего элемента списка справочника «Номенклатура».

139

На закладке «Остатки, цены» пользователь может увидеть остатки текущей номенклатурной позиции в разрезе характеристик номенклатуры. По каждой характеристике номенклатуры отображается общий остаток товара на складе, свободный остаток (общий остаток - зарезервированный товар - товары к передаче со складов по товарным ордерам), свободный ожидаемый остаток (количество товара в заказах поставщикам, которое не размещено в заказах покупателей).

При ожидаемом количестве товара отличном от нуля, можно посмотреть отчет по датам планируемых поставок. В отдельной колонке выводится цена товара. Можно выбрать любой тип цен предприятия и валюту, в которой будет отображаться цена.

На закладке «Заказы» расположены 2 таблицы: • Остатки текущего товара в заказах выбранного покупателя, в том числе зарезервированные на складе с

предполагаемой датой отгрузки • Размещение заказов выбранного покупателя в заказах поставщикам по текущей номенклатуре, с пред

полагаемыми датами отгрузки и поставки. С помощью соответствующих кнопок командной панели обработки можно сформировать новый счет или но

вый заказ (только для старых контрагентов). Счет можно также выписать для нового контрагента без фиксации его в справочнике «Контрагенты».

Заполнение табличных частей документов по данным закладки «Остатки, цены» может производиться двумя вариантами:

• Перетаскиванием строк из табличных полей списка номенклатуры и остатков текущего товара в разрезе характеристик в соответствующие табличные поля открытой формы документа;

• Выбором (Enter) строк в табличных полях списка номенклатуры и остатков текущего товара в разрезе характеристик.

11.3.2. Пакетный ввод документов Пакетный ввод — специальный режим оформления документов, позволяющий в удобной форме создавать

однотипные документы для разных складов и контрагентов.

140

С помощью этой обработки можно автоматизировать решение следующих задач:

• Распределение по магазинам (розничным торговым точкам) имеющегося на складе товарного остатка (оформляются документы «Перемещение товаров»);

• Распределение по магазинам (розничным магазинам) товаров согласно оформленным ранее от магазинов внутренних заказов (оформляются документы «Перемещение товаров»);

• Распределение товара по покупателям (комиссионерам) и оформление пакета накладных исходя из имеющегося на складе свободного остатка (оформляются документы «Реализация товаров»);

• Оформление пакета накладных по оформленным ранее заказам покупателей, исходя из запланированной даты отгрузки и имеющегося товарного остатка, включая резерв по этим заказам (оформляются документы «Реализация товаров»);

• Оформление заказов поставщикам, исходя из текущей потребности для удовлетворения заказов покупателей (оформляются документы «Заказ поставщику»);

• Оформление документов перемещения товаров между организациями предприятия.

На закладке «Таблица» товары распределяются по складам или по контрагентам (договорам, заказам) в зависимости от выбранного режима работы обработки.

На основании введенных данных автоматически формируется пакет документов в соответствии с заданной таблицей распределения.

141

12.Управление взаиморасчетами 1 2 . 1 . Концепция подсистемы

Важным элементом при работе с контрагентами является функция управления взаиморасчетами. Реализуемая с помощью подсистемы управления взаиморасчетами гибкая кредитная политика, позволяет повысить привлекательность предприятия для клиентов и его конкурентоспособность на рынке. Данная подсистема может использоваться в финансовых, снабженческих и сбытовых структурах предприятия, позволяя оптимизировать финансовые и материальные потоки.

Основное назначение подсистемы взаиморасчетов: • фиксация момента возникновения и суммы задолженности между контрагентом и предприятием; • учет причин возникновения задолженности; • учет вариантов погашения долга; • анализ состояния задолженности на любой момент времени.

Организация системы взаиморасчетов построена по принципу двойной записи, что дает возможность обеспечить полноту и согласованность учета. С точки зрения взаиморасчетов принципами двойной записи связаны следующие подсистемы типовой конфигурации:

• учет денежных средств; • учет операций реализации и снабжения; • комиссионная торговля; • прогнозирование движений денежных средств; • учет заказов покупателей и поставщикам.

При оформлении хозяйственной операции по одному из разделов, как правило, меняется состояние учета в других разделах. Зная общие принципы, по которым формируются эти изменения, можно легко разбираться с физическим смыслом документов и их влиянием на учет взаиморасчетов.

Таким образом, можно сказать, что управление взаиморасчетами это не обособленная подсистема, а пересечение подсистем управления денежными средствами и управления запасами - именно при проведении документов этих подсистем и происходит изменение сумм задолженностей.

12.1.1. Основные принципы учета взаиморасчетов Учет взаиморасчетов с контрагентами в рамках типовой конфигурации ведется с соблюдением следующих

основных принципов: • В управленческом учете нет деления на расчеты с покупателями и расчеты с поставщиками. То есть, ин

формация накапливается в одном месте в разрезе контрагентов и договоров, заключенных с ними. Кем является контрагент - покупателем или поставщиком, определяется в рамках конкретного договора; о Такой подход облегчает решение управленческих задач; о Кроме того, если ведутся операции встречных поставок, то важно знать результирующую задолжен

ность с учетом всех направлений расчетов; • Управленческий учет не оперирует понятиями «авансов» и «первого события», поэтому важно отслежи

вать не форму задолженности (денежная или товарная), а ее направление (кто кому должен); о Поэтому при проведении документов, влияющих на изменение взаиморасчетов, оценивается только,

как эта операция повлияет на взаиморасчеты. То есть, определяется - увеличит данная операция долг контрагента (приход задолженности) или уменьшит (расход задолженности). Входящее на момент отражения операции сальдо никак не влияет на регистрируемую информацию. Результирующую сумму задолженности можно увидеть в соответствующих отчетах;

• Договор является обязательным параметров взаиморасчетных операций; о Даже при отсутствии «бумажного» юридического договора с контрагентом, в информационной базе

должен быть создан хотя бы один договор; о По одному контрагенту может быть создано любое количество договоров. При этом по одному догово

ру контрагент может выступать в качестве покупателя, а по другому в качестве поставщика или комитента ;

• Для некоторых договорных отношений может потребоваться более подробная детализация взаиморасчетов - в разрезе счетов, заказов, расчетных документов. Такая возможность предусмотрена в конфигурации, и определяется параметром договора; о В этом случае для учета и анализа взаиморасчетов будет использована дополнительная аналитика -

«сделка»;

• В рамках типовой конфигурации отслеживаются взаиморасчеты не только по реальным хозяйственным операциям, но и по намерениям; о Например, формирование заказа поставщику на закупку товаров - это планируемая (а точнее прогно

зируемая задолженность); о Вся информация о фактических взаиморасчетах регистрируется в одном хранилище информации (ре

гистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»); о Вся информация о прогнозируемых взаиморасчетах регистрируется в другом хранилище информации

(регистре накопления «Расчеты с контрагентами»),

142

Отрицательные остатки в отчетах по взаиморасчетам означают долг предприятия перед контрагентом или «кредиторскую задолженность» предприятия, положительные - долг контрагента перед предприятием

! или «дебиторскую задолженность» перед предприятием. Причем, под «дебиторской задолженностью» подразумевается:

• и долг покупателя за отгруженные ему товары, . и долг поставщика, по перечисленной ему предприятием предоплате.

Встречные задолженности по разным по смыслу хозяйственным операциям не перемешиваются между собой, поскольку обязательным разрезом аналитического учета является договор, а дополнительным - конкретная сделка.

12.1.2. Учет фактической и прогнозируемой задолженности. Так как типовое решение позволяет кроме учетных операций производить планирование и прогнозирование

закупок, продаж и движений денежных средств, подсистема управления взаиморасчетами оперирует двумя. видами задолженности - фактической и прогнозируемой (отложенной).

Фактическая задолженность связана с операциями оплаты и моментами передачи права собственности на товары (получения услуги). В терминах объектов прикладного решения (название отчетов, регистра накопления) такая задолженность называется «взаиморасчеты»

Отложенная задолженность (или, иначе говоря, прогнозируемая) является понятием управленческого учета. Она возникает при отражении в системе таких событий, как оформление заказов на поставку или реализацию, передача на комиссию товарно-материальных ценностей, оформление заявок на расходование денежных средств или планирование поступлений денежных средств, то есть при отражении намерений, потенциально возможного изменения взаиморасчетов, а не фактически состоявшихся операций. В терминах прикладного решения такая задолженность называется «расчеты».

Необходимость учета прогнозной задолженности связана с ведением учета намерений. Если покупатель намеривается купить у предприятия товар, то оформляется «Заказ покупателя». Этот факт не является основанием для начисления фактической задолженности, но по этим данным можно прогнозировать, что отгрузка состоится, и задолженность покупателя увеличится. Поэтому, по документу «Заказ покупателя» формируется «отложенная» задолженность (или прогнозируемая).

Можно сказать, что в данном регистре ведется оптимистический учет взаиморасчетов. То есть, отчет «Ведомость по расчетам с контрагентами» показывает -в каком состоянии будут наши отношения с контрагентами (в суммовом измерении), если все прогнозируемые события состоятся. То есть, весь заказанный товар поступит и будет продан, все запланированные поступления денег поступят, все заявки на расход денег будут удовлетворены, а все платежные документы будут оплачены («акцептованы»).

12.2. Нормативно-справочная информация

Все взаиморасчеты с любыми контрагентами в типовой конфигурации отражаются всегда в разрезе договоров с контрагентами, а так же могут отражаться в разрезе сделок с ними. Каждый договор однозначно связан только с одним контрагентом (справочник «Договора» подчинен спра-

вочнику «Контрагенты»), Рассмотрим более подробно нормативно-справочную систему.

12.2.1. Контрагенты Справочник «Контрагенты» содержит информацию о поставщиках и покупателях, организациях и частных

лицах. Фактически в него должны быть внесены все юридические и физические образования, с которыми предприятие может вступать в хозяйственные отношения. Рассмотрим основные реквизиты справочника.

Закладка «Общие». Содержит основные данные о контрагенте: тип (юр./физ. лицо), наименование, полное наименование, коды и т.д.

В качестве контрагента предприятия может выступать предприятие, имеющее несколько собственных юридических лиц. В этом случае для каждого юридического лица такого предприятия, занесенного в справочник «Контрагенты», следует указать головного контрагента. Сам головной контрагент никак не выделяется в справочнике, а для контрагентов, входящих в такое предприятие устанавливается флаг «Входит в холдинг» и выбирается соответствующий головной контрагент.

Для каждого контрагента предусмотрена возможность указать виды деятельности, которыми он занимается, один из которых назначается основным. По основным видам деятельности можно контр-агентов классифицировать и группировать при настройке различных отчетов. Классификатор видов деятельности изначально пуст - пользователям предоставляется возможность его самостоятельного наполнения.

В зависимости от состояния флажков «Покупатель» и «Поставщик» на форме элемента появляются дополнительные закладки «Как покупатель» и «Как поставщик». Когда включен флаг «Как покупатель», необходимо указать:

• Основного менеджера покупателя (справочник «Пользователи»). Данный менеджер считается ответственным за покупателя и используется как аналитика в некоторых отчетах и механизмах;

• Источник информации недоступен для редактирования. Значение реквизита устанавливается автоматически при оформлении первого документа «Событие» с контрагентом;

• Стадия взаимоотношений также не изменяется вручную и регистрируется документом «Классификация покупателей по стадиям взаимоотношений». Реквизит в форме элемента отображает текущую стадию взаимоотношений с покупателем, установленную на основании данных о продажах с использованием механизма XYZ-распределения. Также с его помощью можно посмотреть историю изменений этих стадий;

• Важность покупателя также не изменяется вручную и регистрируется документом «ABC - Классификация покупателей». Реквизит в форме элемента отображает текущую важность контрагента как покупателя, установленную на основании данных о продажах с использованием механизма ABC-распределения. Также с его помощью можно посмотреть историю изменений этой важности.

Когда включен флаг «Как поставщик», необходимо указать: • Надежность поставщика. Реквизит

устанавливается вручную и свидетельствует о мере доверия поставщику и об изменении этого доверия с течением времени (так как реквизит периодический). В конфигурации предусмотрено три степени доверия «Высокая», «Средняя» и «Низкая»;

• Вид доставки товаров поставщиком. Указывается вручную из списка: «Нет доставки», «Платная доставка», «Условно бесплатная доставка», «Бесплатная доставка»;

• Срок выполнения заказа поставщиком в днях. Все параметры контрагента как поставщика используются в работе механизма формирования заказов по

ставщикам при использовании механизма отслеживания и выполнения календарных потребностей в номенклатуре.

Закладка «Контакты». На закладке содержится информация о контактной информации контрагента. Полнота заполнения этой закладки определяет степень клиентоориентированности предприятия.

В таблице «Адреса и телефоны» указывается контактная информация о контрагенте в целом. В списке отображаются как заполненные виды контактной информации для данного контрагента, так и те, которые не заполнены, но введены в справочник «Виды контактной информации» для объектов типа «Контрагент».

В таблице «Контактные лица» указываются контактные лица контрагента - все его сотрудники и представители, с которыми могут происходить (или уже происходили) какие-либо контакты.

144

Закладка «Счета и договоры» предназначена для внесения информации о банковских счетах контрагента и договорах, которые предприятие заключило с ним. При записи новой карточки контрагента автоматически формируется новый договор - в конфигурации нельзя вести взаиморасчеты без указания договора, поэтому как минимум один договор должен быть введен. Если фактически, с контрагентом нет юридически оформленного договора, то в системе все равно следует зарегистрировать договор и назначить его основным. Жирным шрифтом в таблицах отмечаются основной договор и основной расчетный счет, которые можно изменить соответствующими кнопками командных панелей «Установить основным». Договор, определенный основным будет по умолчанию подставляться в документы сданным контрагентом.

Закладка «События». Здесь пользователями сносится информация о запланированных событиях, и хранится информация об уже свершившихся событиях, связанных с конкретным контрагентом. В качестве запланированных событий могут выступать телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие события, требующие планирования времени.

Подробнее механизмы регистрации, обработки и управления событиями и контактами с контрагентами будут рассмотрены в разделе «Управление отношениями с поставщиками и покупателями». В типовом решении предусмотрена возможность разделения контрагентов по определенным свойствам и категориям, аналогично делению номенклатуры. Свойства и категории - это дополнительные признаки, которые могут быть присвоены контрагентам для проведения дополнительного анализа в отчетах.

Закладка «Свойства». Допустимые виды дополнительных свойств для контрагентов можно пополнять либо прямо из таблицы на этой закладке, либо через «Операции •* Планы видов характеристик •* Свойства объектов -» Справочник «Контрагенты». Виды свойств могут действовать либо на весь список контрагентов, либо на конкретные его группы и даже элементы. Для каждого контрагента пользователи могут указать конкретные значения всех видимых на закладке видов свойств. Допустимо не указывать значения каких-то видов свойств - в этом случае считается, что для данного контрагента данное свойство еще неизвестно. В качестве видов свойств могут выступать, например, «Регион», «Должники», а в качестве значений этих видов свойств могут выступать «Харьковская область», «Киев», «Злостные», «Вынужденные». В дальнейшем можно проводить дополнительный анализ по значениям конкретных видов свойств контрагентов при работе с оперативной отчетностью.

Закладка «Категории». Здесь можно установить принадлежность контрагента к одной из категорий. Категории отличаются от видов свойств тем, что для них пользователями должно быть определено только два, взаимоисключающих значения. Например, категория «Отечественный», значения: «Да» и «Нет». Назначение категорий аналогично назначению дополнительных свойств - они используются при настройке ряда оперативных отчетов.

К сервисным возможностям справочника можно отнести: • Подменю «Перейти» в верхней командной панели формы. С его помощью можно быстро открыть связан

ные списки (регистры и подчиненные справочники) с установленными отборами по текущему контрагенту и другую связанную с ним информацию (отчеты и служебные механизмы);

• Кнопка «Отчет» предоставляет общую информацию по контрагенту в пригодном для печати виде; • При нажатии на кнопку «Файлы» в верхней командной панели формы открывается форма, в которой

можно просмотреть и отредактировать список файлов, связанных с данным контрагентом. Такими файлами могут являться, например, электронные варианты договоров, презентации контрагентов и пр.;

• С помощью кнопки «Создать» пользователи могут вносить информацию о запланированных событиях с контрагентом.

На закладке «Доступ» для пользователей, которым назначена роль, позволяющая работать с этим справочником, можно дополнительно установить (или ограничить) права доступности к этой информации.

145

12.2.2. Договоры контрагентов Договор является обязательным разрезом

аналитического учета взаиморасчетов. Количество договоров с контрагентом неограничено. При работе с отчетами по взаиморасчетам, можно анализировать задолженность в целом по контрагенту, без детализации по конкретным договорам. Но при оформлении хозяйственных операций необходимо указывать конкретный договор, по которому пройдут взаиморасчеты в момент фиксации хозяйственной операции. Для хранения договоров, заключенных с контрагентами, предназначен справочник «Договоры контрагентов», который подчинен справочнику «Контрагенты». Рассмотрим его реквизиты.

Организация. В договоре обязательно указание организации, даже если взаиморасчеты по этому договору будут проводиться только по управленческому учету. В первичных документах контролируется соответствие организации, указанной в документе, и организации в выбранном договоре.

Контрагент - владелец договора.

Группа договоров - указывает принадлежность конкретного элемента к группе справочника «Договоры контрагентов». Например, «Товарные» или «Услуги».

Наименование. Наименование договора, заполняемое пользователем в произвольной форме. Рекомендуется давать осмысленные названия, по которым можно догадаться о параметрах договора.

Вид договора. В реквизите определяется вариант взаимоотношений с контрагентом. Список видов договоров, из которого можно выбирать значение, зависит от значения флажков «Покупатель» и «Поставщик», установленных в форме контрагента. В конфигурации определены следующие виды договоров:

• С поставщиком; • С покупателем; • С комитентом; • С комиссионером; • Бартерный; • Прочее.

Вид договора влияет на перечень хозяйственных операций которые могут быть оформлены в рамках него. Например:

• операцию покупки ТМЦ можно отразить только по договорам вида: «С поставщиком», «Бартерный»; • операцию получения на комиссию ТМЦ можно отразить только по договорам вида: «С комитентом»; • операцию реализации товаров и услуг (передачи на комиссию) можно отразить только по договорам ви

да «С покупателем», «С комиссионером», «Бартерный»; • вид договора «Прочее» нужно использовать, например, при отражении расчетов с таможенными органа

ми в документе «ГТД по импорту».

Следствием этого является то, что при оформлении товарно-денежных документов в зависимости от вида документа и/или операции документа список доступных к указанию договоров может быть ограничен - в нем будут содержаться только допустимые с точки зрения контекста хозяйственной операции договора.

Также следует отметить, что по значению реквизита «Вид договора» системой различаются операции комиссионной торговли и торговли по договорам купли-продажи. Например, при оформлении документа «Реализация товаров и услуг, если установлен договор вида «С комиссионером», то такая операция будет являться операцией передачи товаров на комиссию контрагенту. Если в этом документе будет выбран договор вида «С покупателем» или «Бартерный», то операция будет являться операцией продажи товаров.

Закладка «Свойства»:

Взаиморасчеты ведутся. В реквизите устанавливается детализация взаиморасчетов: • «По договору в целом», • «По расчетным документам», • «По заказам», • «По счетам».

Более подробно отличие между этими вариантами детализации взаиморасчетов будет описано ниже.

Валюта. В реквизите указывается валюта взаиморасчетов по договору. Данный реквизит является определяющим - именно в указанной валюте и ведутся все взаиморасчеты в рамках договора. Поэтому после ис-

146

пользования договора хотя бы в одном документе, система уже не позволит изменить значение этого реквизи-та.

Флаг «Внешнеэкономический» позволяет отделить договора, ведущиеся в иностранной валюте только д. целей управленческого учета, от договоров, которые действительно связаны с внешнеэкономической дея-тельностью. Этот признак используется для целей регламентированного учета, поскольку в бухгалтерском учете в иностранной валюте можно отражать только внешнеэкономические расчеты.

Вид взаиморасчетов. Дополнительный аналитический признак, который служит для разделения взаиморас-четов. Значение этого признака выбирается из справочника «Виды взаиморасчетов», который изначально пуст - пользователи должны его наполнить сами. В дальнейшем по значениям данного реквизита можно рас-делять и фильтровать показатели во взаиморасчетных отчетах.

Условия договора: с условиями или без них. Если выбрано значение «С дополнительными условиями» появится возможность задания дополнительных условий в рамках договора, о которой чуть ниже.

Обособленный учет товаров по заказам покупателей. Установка флага имеет смысл только в том случае, eс-ли взаиморасчеты ведутся по договору или по заказам. Распространяется только на заказы покупателей. Дан-ный признак означает, что по заказам покупателей по этому договору ведется обособленный учет стоимости партий товаров в рамках заказа. При установке данного флага можно будет определить прибыльность сделка в рамках каждого конкретного заказа, оформленного по данному договору. Подробнее данный параметр рас смотрен в разделе «Управление товарными заказами».

Также на закладке «Свойства» устанавливаются параметры контроля дебиторской задолженности, смысл назначение которых подробнее будет рассмотрен ниже.

Закладка «Дополнительно». На закладке «Дополнительно» определяется тип цен в рамках договора по умолчанию, а также способ расчета комиссионного вознаграждения для договоров с комитентом или комис-сионером.

Тип цен. Реквизит определяет тип цен для автоматического заполнения при оформлении документов покуп-ки/продажи товаров по этому договору. Значение выбирается из:

• справочника «Типы цен номенклатуры», если вид договора «С покупателем» («С комиссионером»); • из справочника «Типы цен номенклатуры

контрагентов» для договора вида «С поставщиком» («С комитентом»).

Способ расчета комиссионного вознаграждения выбирается пользователем из следующих вариантов:

• Не рассчитывается; • Процент от разности сумм продажи и

поступления; • Процент от суммы продажи.

Указанный способ расчета устанавливается по умолчанию в одноименных реквизитах документов «Отчет комитенту» или «Отчет комиссионера», оформленных в рамках данного договора. Также можно установить и процент комиссионного вознаграждения.

При дальнейшем оформлении документов, завершающих операцию, все описанные параметры, при необходимости, можно будет изменить на значения, соответствующие контексту хозяйственной операции.

Закладка «Условия договора». Здесь можно указать дополнительные условия по договору. Закладка появляется, если установлен вид условий договора «С дополнительными условиями».

Физически все дополнительные условия по каждому из договоров хранятся в виде документов «Условия по договорам взаиморасчетов». В один момент времени может действовать только одно условие по договору взаиморасчетов. Но при этом возможно создание новых условий для других периодов времени, В качестве дополнительных условий могут быть указаны:

• Общие условия по договору с контрагентом: о сумма условий поставки товаров в валюте взаиморасчетов договора; о периодичность поставок товаров; о условно-бессрочные условия поставок с фиксированной периодичностью;

• Условия по договору с контрагентом по номенклатуре: о фиксированные цены в разрезе номенклатурных позиций и характеристик номенклатуры; о объемы поставок по каждой номенклатурной позиции.

Дополнительные условия можно определять только по договорам контрагентов вида «С поставщиком» («С комитентом») или «С покупателем» («С комиссионером»). Пользователь должен указать один из двух вариантов действия условий по времени:

147

• Дату начала и дату окончания. Подразумевается, что сумма, определенная как дополнительное условие, должна быть выполнена в этом интервале. Если при этом указывается еще и периодичность, то подразумевается, что указанная сумма должна быть выполнена в каждом периоде заданного временного интервала;

• Дату начала и периодичность. Подразумевается, что условия являются бессрочными. Начиная с указанной даты, в каждом периоде согласно указанной периодичности сумма условий должна быть выполнена.

В табличной части документа пользователь может указать список номенклатуры, обязательной для поставки в условиях данного договора, с указанием цен и количества. Причем сумма по всем номенклатурным позициям табличной части не может быть больше общей суммы дополнительного условия по договору.

Если на дату оформления товарного документа существует дополнительное условие по договору взаиморасчетов, указанному в этом документе, в такой товарный документ автоматически будут подставляться цены номенклатуры, определенные в дополнительном условии.

То есть, цены, указанные в дополнительном условии по договору, приоритетнее цен, установленных с помощью штатных механизмов ценообразования, Таким образом, документ «Условия по договору взаиморасчетов» определяет ценовые отношения, как с поставщиками, так и с покупателями, являясь, по сути, последним средством влияния на цены.

Установленные условия по договору не ограничивают проведение документов в рамках договора с другими параметрами. То есть, может быть отгружен другой товар, в другом количестве и т.д. Соблюдение условий контролируется только с помощью специального отчета «Выполнение условий по договорам контрагентов».

Важно! Нельзя ввести несколько условий по договорам взаиморасчетов по одному договору, действующих одновременно.

Закладка «Налоговый учет». На закладке «Налоговый учет» определяются схема налогового учета по договору контрагента, т.е. момент определения базы налогообложения по НДС. Момент определения базы налога задается отдельно для операции приобретения и продажи и может быть выбран из следующего списка:

• по первому событию; • по отгрузке; • по оплате; • не определять.

Отдельно определяется схема налогового учета по возвратной таре.

148

Если на какой-либо момент в системе есть проведенные документы, содержащие ссылку на договор, то реквизиты договора «Организация», «Ведение взаиморасчетов», «Валюта взаиморасчетов», «Вид договора» и «Условия выполнения договора», «Схема налогового учета» менять запрещено - система блокирует такие попытки.

1 2 . 2 . 2 . 1 . Детализация взаиморасчетов

В рамках одного договора с контрагентом можно вести взаиморасчеты: • либо по договору в целом, • либо с учетом дополнительной детализации - по сделкам:

о по заказам; о по счетам; о по документам отгрузки или оплаты.

При отражении взаиморасчетов «По договору в целом» можно формировать и счета на оплату, и заказы, но это не обязательно, и сумма взаиморасчетов по такому договору будет показывать долг по договору в целом - без учета этих документов.

Такой вид удобно выбирать, если нет жесткого регламента документооборота по договору. То есть, в каких-то случаях может быть создан счет перед началом очередной хозяйственной операции, в каких-то случаях может быть создан заказ (с резервированием под заказ), а иногда может быть выполнена отгрузка (поступление) ТМЦ без этих сопроводительных документов. При таком подходе первым шагом операции (сделкой) может быть документ любого вида, а следовательно любой вид взаиморасчетов «по сделкам» нельзя использовать. Сделками считаются те документы, которые начинают и, зачастую, определяют какую-либо хозяйственную операцию. В типовой конфигурации в качестве сделок могут выступать товарные заказы, счета на оплату и непосредственно товарные документы или документы оплаты.

Какой-либо явной фиксации статуса для документов-сделок в конфигурации не предусмотрено. Фактически, сделкой становится тот документ, который первым попал в рамках нескольких этапов одной хозяйственной операции в измерение «Сделка» взаиморасчетных регистров.

В типовой конфигурации реализованы следующие режимы ведения взаиморасчетов по сделкам: • По заказам. В этом режиме в качестве сделок могут выступать только товарные заказы. То есть, первым

и обязательным шагом отражения хозяйственной операции является создание заказа. Все последующие товарные и денежные документы в рамках такого договора должны обязательно ссылаться на сформированный заказ. В этом режиме товарный или денежный документ, оформленный в рамках конкретного заказа, может погасить имеющуюся по этому заказу задолженность, а если сумма по документу превышает размер долга, образовать аванс. При этом аванс будет отнесен на тот же заказ;

149

• По счетам. Здесь в качестве сделок выступают счета на оплату. Задолженность в этом случае будет погашаться аналогично вышеописанным правилам, но в рамках счета, а не заказа. Создание счета становится обязательным первым шагом отражения операций по такому договору. Последующие шаги операции (движение товаров и денег) должны иметь обязательную ссылку на сформированный счет. Задолженность по контрагенту будет отслеживаться отдельно по каждому счету.

• По расчетным документам. В этом режиме в качестве сделок выступают расчетные документы (оплаты, отгрузки, поступления). В рамках этих документов фиксируются хозяйственные операции, влияющие на состояние взаиморасчетов. К ограничениям данного режима ведения взаиморасчетов относится то, что сумма первого документа сделки, проводимая по хозяйственной операции, не может быть превышена последующими документами, оформляемыми в рамках этой сделки. Таким образом, в рамках этого режима сумма отгрузки и сумма оплаты по сделке должны однозначно соответствовать друг другу. В частности, при оформлении хозяйственной операции в качестве сделки могут выбираться только документы, образующие «противоположный» знак задолженности, по сравнению с текущей хозяйственной операцией. Например, для документов отгрузки сделкой могут выступать только документы оплаты и наоборот. Таким образом, получается связь один ко многим: одна оплата и много отгрузок по ней или одна отгрузка и много оплат. При отражении операций по договору с видом взаиморасчетов «По расчетным документам» следует соблюдать такие правила:

150

о Документ, отражающий первый шаг хозяйственной операции, например, документ отгрузки, заполняется без указания сделки. В этом случае он сам становится сделкой.

о Все дальнейшие шаги в рамках такой сделки могут выполняться только со ссылкой на документ отгрузки.

о Это должны быть документы, изменяющие задолженность в обратном направлении. То есть долг по отгрузке может только уменьшаться полученной оплатой (причем, возможно получение оплаты частями по нескольким документам) или возвратом товара. Если же сделка возникла по денежному документу (предоплата), то последующие шаги сделки могут оформляться только движением товара (причем, товар так же может отгружаться в несколько приемов по нескольким документам) или возвратом денег.

о Все последующие шаги сделки в общей сумме должны быть равны сумме первого документа-сделки. о Если при ведении взаиморасчетов «по расчетным документам» после отгрузки (документ сделки) по

ступила оплата, превышающая сумму отгрузки, то денежный документ со ссылкой на документ отгрузки не будет проведен. Такую оплату следует отразить двумя документами: на сумму задолженности со ссылкой на документ отгрузки и на оставшуюся сумму с незаполненным реквизитом «Сделка». Второй денежный документ в этом случае станет «сделкой» для новой хозяйственной операции. Последующие отгрузки в сумме второго денежного документа должны будут оформляться со ссылкой на этот денежный документ в качестве «сделки».

Фактически, вид взаиморасчетов в договоре влияет на используемый товарный документооборот в рамках этого договора. Например, счета на оплату поставщику и счета на оплату покупателю можно сформировать при любой детализации взаиморасчетов по договору.

Но если вид взаиморасчетов установлен «По счетам», то формирование счета становится обязательным первым этапом документооборота. И все товарные и денежные документы, формируемые в рамках этого счета, должны иметь обязательную ссылку на этот счет (заполнение реквизита «Сделка»). Например, заказы покупателя и заказы поставщику можно оформить в конфигурации только по договору, взаиморасчеты по которому ведутся «по договору в целом» или «по заказам». Причем, в последнем случае использование заказов становится обязательным. На основании данных заказа покупателю можно сформировать счет на оплату. Следует обратить внимание, что счет при этом выписывается только для формирования печатной формы. А документы отгрузки ТМЦ и оплаты следует вводить на основании заказа покупателя. Соблюдение данного условия необходимо для корректности использования механизма резервирования товара в заказах и закрытия взаиморасчетов с контрагентами не только в разрезе договоров, но и сделок. Таким образом, если одновременно могут регистрироваться и заказы и счета на оплату, взаиморасчеты предпочтительнее вести в разрезе заказов.

Ниже на таблице представлены используемые документы для различных видов взаиморасчетов. Знаком «V» отмечены документы, создание которых является обязательным, словом «нет» отмечены документы, которые нельзя использовать в случае некоторых схем. В остальных случаях решение о создании того или иного документа в рамках конкретного вида взаиморасчетов принимает пользователь, то есть их создание возможно, но не обязательно. Использование договора обязательно в любом случае.

Вид взаиморасчетов •: По договору в целом '••По счетам По заказам По расчетным документам

Счет

V

Заказ

нет V

I нет

1 2 . 2 . 2 . 2 . Контроль дебиторской задолженности

Договор имеет ряд настроек, позволяющих указывать параметры контроля дебиторской задолженности. Под «дебиторской задолженностью» в конфигурации понимается долг контрагента перед предприятием, от лица которого ведется учет в информационной базе.

151

Важно! Контроль дебиторской задолженности действует только при проведении товарно-денежных документов в оперативном режиме. Таким образом, настройки влияют только на документы, проводимые в «опе¬ ративном» режиме.

Флаг «Контролировать сумму задолженности, сумма не более...». Реквизит определяет сумму максимально возможной дебиторской задолженности контрагента по договору. Может использоваться при любом способе учета взаиморасчетов по договору. При этом:

• Для покупателей отгрузка товаров может производиться, только если дебиторская задолженность по договору после отгрузки не превысит указанную в реквизите величину. Включение флага и установка нулевой суммы для покупателей означает стратегию «Отгрузка по мере оплаты»;

• Для поставщиков оплата за поставленный товар может производиться, только если дебиторская задолженность по договору после оплаты не превысит указанную величину. Нулевая сумма при включенном флаге для поставщиков означает стратегию «Оплата по мере отгрузки»;

Флаг «Контролировать число дней задолженности, дней не более...». Реквизит определяет максимальное число дней дебиторской задолженности контрагента по договору. При проведении документов проверяется по всем сделкам в рамках этого договора количество дней задолженности. Если оно превышает число, заданное в параметрах договора, документ не проводится. Параметр используется, только если взаиморасчеты ведутся по договору с видом «По расчетным документам»;

Флаг «Держать резерв без оплаты ограниченное время, дней не более...». Реквизит определяет максимальное число дней, в течение которых документ «Закрытие заказов» не будет «видеть» ранее зарезервированные по этому договору остатки товаров, и, как следствие, не сможет списать их из резерва. Иначе говоря, в течение указанного количества дней резерв не будет считаться просроченным без наличия оплаты;

«Размер предоплаты по заказу покупателя, процентов не менее...». Реквизит определяет процент обязательной предоплаты по заказу, для разрешения отгрузки товара. Имеет смысл, если взаиморасчеты ведутся «По заказам» или «По договору в целом». Используется только при расчетах с покупателями. Отгрузка разрешена, если по заказу поступил (фактический или планируемый) указанный процент предоплаты.

Из приведенной ниже схемы можно понять применимость описанных выше параметров к реализованным в конфигурации видам ведения взаиморасчетов:

1 2 . 2 . 2 . 3 . Организация учета внутренних взаиморасчетов

Зачастую при анализе взаиморасчетов предприятия с его контрагентами возникает задача определения того, является ли контрагент внешним контрагентом или организацией, входящим в состав предприятия. Такое сопоставление нужно для выявления внутренних финансовых оборотов между организациями предприятия.

В конфигурации реализован механизм учета таких ситуаций. Можно зафиксировать список контр-агентов, которые являются:

• либо организациями, входящими в предприятие,

• либо сотрудниками предприятия.

Для фиксации соответствия между записями справочника «Контрагенты» и справочников «Организации» или «Физические лица» в конфигурации предназначен регистр сведений «Собственные контрагенты». В каждой записи регистра указывается:

• Контрагент; • Вид связи - является ли контрагент организацией или

физическим лицом;

152

• Организация или физическое лицо (в зависимости от вида связи).

Регистр сведений является непериодическим. То есть предполагается, что состав собственных контрагентов является постоянным, а если и меняется, то отслеживать эти изменения не нужно.

В дальнейшем эта информация используется в обработке «Пакетный ввод документов» в случае оформления операции «Товары по собственным контрагентам (из свободного остатка)». С помощью этой обработки будут сформированы два документа: документ реализации от имени одной организации и документ поступления на имя другой организации. В качестве контрагентов в этих документах будут использованы собственные контрагенты этих организаций.

Информация о связи Организация->Контрагент->Физическое лицо механизмами конфигурации не используется.

12.3. П р и н ц и п ы учета взаиморасчетов в у п р а в л е н ч е с к о м учете

12.3.1. Валюта взаиморасчетов Валюты как управленческого, так и регламентированного учета задаются и действуют на уровне всей ин

формационной базы. Для целей управленческого учета взаиморасчеты ведутся одновременно в двух валютах: • в валюте управленческого учета;

• в валюте взаиморасчетов.

Валюта взаиморасчетов однозначно определяется валютой, указанной в договоре, поэтому в дальнейшем будем считать это одним и тем же. В любом случае, хозяйственную операцию, влияющую на взаиморасчеты, можно оформить только в валюте взаиморасчетов. Независимо от валюты операции, долг будет пересчитан в валюту управленческого учета и зафиксирован параллельно. Это нужно для того, чтобы обеспечить возможность анализа и сопоставления сумм задолженностей в разных валютах, приведенных к единому знаменателю - валюте управленческого учета.

При оформлении операций в валюте, отличной от валюты управленческого учета, системой всегда будет производиться пересчет суммы операции из валюты операции в валюту управленческого учета. При этом такой пересчет происходит в два этапа:

• сумма операции сначала пересчитывается в валюту регламентированного учета; • сумма, рассчитанная в валюте регламентированного учета, пересчитывается в валюту управленческого

учета.

Курсы валют берутся по умолчанию на дату свершения операции из соответствующего регистра сведений. Вместе с тем, курс и кратность валюты для пересчета суммы операции из валюты взаиморасчетов в валюту управленческого учета могут быть указаны в самой хозяйственной операции пользователем («Цены и валюта» -> «Курс взаиморасчетов» и «Кратность взаиморасчетов»). То есть курс, по которому учитывается долг по сделке, является договорным. Но такие исключения должны быть оправданными, поскольку в типовой конфигурации нельзя управлять соответствующими реквизитами в формах денежных документов.

Рассмотрим пример.

В конфигурации установлены следующие настройки валют и курсы на момент свершения операции:

• валюта регламентированного учета «Гривна», курс = 1,0; • валюта управленческого учета «Доллары», курс = 5,3; • валюта взаиморасчетов по договору с покупателем «Евро», курс = 6,8.

При оформлении реализации товаров по данному договору валютой операции указана валюта договора «Евро».

Сумма реализации указывается в евро, курс для валюты взаиморасчетов по умолчанию берется из регистра сведений на дату оформления операции. Но по договору с данным контрагентом курс валюты «Евро» = 7,21.

153

Данный курс задается явно в самом документе на закладке «Цены и валюта» в реквизите «Курс взаиморасче¬ тов».

При сумме сделки = 200 евро, данная операция будет отражена следующим образом: • в валюте взаиморасчетов будет увеличение долга на 200 евро; • в валюте управленческого учета будет увеличение долга на 200*7,21/5,33 = 270,54 доллара.

12.3.2. Учет задолженности Вспомним, что использование подсистемы позволяет анализировать изменение задолженности двух видов -

фактической и прогнозируемой (отложенной). Для учета этих видов задолженности в управленческом учете используются регистры «Взаиморасчеты с контрагентами» и «Расчеты с контрагентами».

Фактическая задолженность связана с операциями расчетов между участниками товарно-денежных отношений, с моментами передачи прав собственности. В системе такая задолженность возникает при оформлении и проведении документов фактической оплаты, отгрузки или приходования ТМЦ.

В типовой конфигурации учет фактической задолженности осуществляется с помощью остаточного регистра накопления «Взаиморасчеты с контрагентами». Регистр служит для хранения информации только о фактических взаиморасчетах с покупателями и поставщиками. Записи в этом регистре формируются документами многих подсистем, фиксирующими факты совершения хозяйственных операций с деньгами и товарами. Например: «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», платежные поручения, кассовые ордера и т.д.

Остатки по этому регистру позволяют получить информацию о взаимной фактической задолженности предприятия и контрагентов.

Наряду с возможностью получения данных о состоянии фактических взаиморасчетов по реально состоявшимся сделкам, в типовой конфигурации предусмотрен ряд механизмов, обеспечивающих возможность получения прогнозной оценки состояния взаиморасчетов по планируемым сделкам.

Прогнозируемая (отложенная) задолженность возникает при отражении в конфигурации таких событий, как заказ на поставку или реализацию, заявка на расходование денежных средств и других документов прогнозного слоя подсистем управления денежными средствами и товарно-материальными запасами.

Например, в момент оформления заказа поставщику еще никаких обязательств между предприятием и поставщиком с юридической точки зрения не возникает. Фактическая задолженность возникнет только при получении товаров или при их оплате. Однако после оформления заказа можно с определенной долей уверенности прогнозировать, что по этому заказу будет поставка и у предприятия возникнет задолженность перед поставщиком. Если сделка состоится, то погашение этой задолженности произойдет при отражении фактической оплаты поставщику или при оформлении заявки на расходование денежных средств. Если по каким-либо причинам сделка не состоялась, то закрытие прогнозируемой задолженности осуществляется путем закрытия заказа поставщику.

Информация о прогнозируемой задолженности может быть очень полезна для менеджеров, ведущих работу с клиентами, для специалистов по управлению финансами и руководства предприятия. В момент проведения товарного или денежного заказа отложенная задолженность возникает автоматически, от пользователя этот процесс никак не зависит. Отказаться от формирования документами соответствующих движений невозможно. Единственное, что может пользователь - это игнорировать состояние прогнозных задолженностей в своей работе, если его это не интересует.

В типовой конфигурации учет прогнозной задолженности осуществляется с помощью регистра накопления «Расчеты с контрагентами». Регистр служит для хранения информации и о фактических, и о прогнозных взаиморасчетах с покупателями и поставщиками (можно сказать, что в данном регистре ведется оптимистический учет взаиморасчетов).

Остатки по регистру позволяют получить информацию о взаимной прогнозной задолженности предприятия и контрагентов на любой момент времени: отрицательные остатки ресурсов регистра по набору значений его измерений означают прогнозный долг предприятия перед контрагентом (кредиторская задолженность), положительные - прогнозный долг контрагента перед предприятием (дебиторская задолженность).

12.4. Отражение х о з я й с т в е н н ы х о п е р а ц и й , и з м е н я ю щ и х взаиморасчеты с контрагентами

Изменения фактического и прогнозируемого состояния взаиморасчетов с контрагентами в типовой конфигурации возникает при проведении товарных и денежных документов. Вся работа по взаиморасчетам в их формах унифицирована - то есть используются одинаковые по смыслу, идентификации и расположению реквизиты и элементы управления.

154

На рисунке выделены реквизиты, управляющие взаиморасчетами, к которым можно отнести: «Организа-ция», «Контрагент», «Договор», «Сделка».

Заполнение реквизитов «Организация», «Контрагент» и «Договор» всегда обязательно. Необходимость за полнения реквизита «Сделка» определяется видом договора и событием хозяйственной операции.

Описанные выше приемы действуют для всех товарных и денежных документов, обеспечивая автоматиче ское изменение состояния взаиморасчетов в зависимости от контекста хозяйственной операции. Но в некотс-рых случаях необходима ручная корректировка взаиморасчетов. Например, для отражения взаимозачета, спи сания безнадежной задолженности и прочее. Для этого предназначен специальный документ вида «Корректи-ровка долга».

Приведение сумм задолженностей контрагентов в валюте управленческого учета к единому курсу выполня-ется документом «Переоценка валютных средств». При этом суммы в валюте договора не изменяются, а и эквивалент в валюте управленческого учета рассчитывается по курсу, действующему на дату переоцени Курс берется из истории валюты (регистр сведений «Курсы валют). Разница, возникающая при пересчете корректируется отдельными записями, но на затраты или доходы предприятия не относится. При детализаци взаиморасчетных отчетов до документа движения можно увидеть эти суммы по контрагентам.

12.4.1. Отражение взаиморасчетов с поставщиками Операции с поставщиками определяются в первую очередь видом договора, в рамках которого они отража

ются. Вид договора должен быть установлен «С поставщиком». Кроме того, может использоваться вид договора «Бартерный», но в этом случае задолженность закрывается не деньгами, а встречной поставкой товаров или услуг.

При отражении операций покупки ТМЦ и оплаты за купленные ТМЦ (услуги) возникают изменения взаиморасчетного сальдо (задолженности) с поставщиками. Операции покупки ТМЦ (получения услуг) увеличивают долг предприятия перед поставщиком (или уменьшают долг поставщика перед предприятием). А оплата поставщику уменьшает долг предприятия перед поставщиком (или увеличивает долг поставщика перед предприятием).

В рамках типовой конфигурации задолженность рассматривается по отношению к предприятию - долг по отношению к предприятию увеличивается или уменьшается. Поэтому долг поставщику в рамках конфигурации трактуется как отрицательная задолженность (кредиторская), а долг поставщика перед предприятием (например, в случае предоплаты) - это положительная (дебиторская) задолженность. Если в рамках договора определены параметры контроля дебиторской задолженности, то для договора с поставщиком это обозначает, что будут контролироваться операции оплаты. Если установлена максимальная сумма дебиторской задолженности, то при проведении документов оплаты поставщику в «оперативном» режиме будет выполняться контроль на предмет превышения этой суммы. В случае, если общая сумма (та, что была на момент формирования документа, + та, что указана в денежном документе) превышает максимально установленную, то документ оплаты не будет проведен с выдачей соответствующего сообщения.

Никаких специфических правил для отражения операций с поставщиками нет. Нужно придерживаться общего порядка отражения взаиморасчетов - в рамках одной хозяйственной операции документы должны иметь ссылку на одинаковый договор и сделку (если это определяется видом взаиморасчетов по договору).

Важно! Операции получения возвратной тары и товаров на комиссию не отражаются на взаиморасчетах. Эти данные хранятся в специальных «товарных» регистрах. Только в момент оформления отчета комитенту о проданных товарах изменяется взаиморасчетная сумма и возникает «отрицательная» задолженность перед комитентом. По возвратной таре задолженность возникает только в случае невозможности ее возврата, если оформляется специальный документ «Корректировка долга по возвратной таре».

При проведении документов, отражающих операции с поставщиками, регистрируется такая информация: • При поступлении от поставщика ТМЦ или услуг (документом «Поступление товаров и услуг») уменьшает

ся долг поставщика (расход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»); • При возврате товаров поставщику (документом «Возврат товаров поставщику») увеличивается долг по

ставщика (расход «сторно» в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»); • При оплате поставщику («Платежное поручение исходящее» или «Расходный кассовый ордер», вид опе

рации «Оплата поставщику») увеличивается долг поставщика (приход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

• При возврате поставщиком излишне перечисленной суммы («Платежное поручение входящее» или «Приходный кассовый ордер», вид операции «Возврат денежных средств поставщиком») уменьшается долг поставщика (приход «сторно» в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»).

Анализ взаиморасчетов (суммы задолженности) можно выполнить с помощью ряда отчетов. Конечное сальдо на некоторый момент времени можно получить с помощью отчета «Задолженность по контрагентам». Обороты взаиморасчетных операций в суммовом эквиваленте за некоторый период можно проанализировать отчетом «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами». Визуализацию задолженности в виде диаграммы, гистограммы, графика или другое можно получить с помощью отчета «Кредиторская задолженность - диаграмма». Но поскольку все взаиморасчеты хранятся в одном регистре накопления, то в этих отчетах по умолчанию выводится информация и о поставщиках, и о покупателях. Для того чтобы получить отчет только по поставщикам, нужно в настройках отчета установить отбор «Договор контрагента. Вид договора» = «С поставщиком».

156

Если нужна детализация по договорам, то нужно установить группировку второго уровня по «Договору контрагента» в отчете.

На картинке показан отчет с установленной группировкой по контрагенту, договору и сделке. Если взаиморасчеты ведутся «По договору в целом», то поле сделка остается пустым (контрагент «Калина, ООО»). Кроме того, введено дополнительное поле «Документ движения. Регистратор», что позволяет видеть не только суммы оборотов, но и документы, которыми отражались операции. Суммы задолженности выводятся в двух валютах - валюте договора и валюте взаиморасчетов. Например, предприятие должно контрагенту «Калина, 0 0 0 » 520,00 грн (или 104 usd). Поскольку валютный курс в моменты отражения шагов хозяйственной операции может отличаться, то может возникать курсовая разница. Например, в отношениях с контрагентом «Нива, МЧП» взаиморасчеты в валюте договора закрылись, но при пересчете в валюту взаиморасчетов зависла курсовая разница. Такие «хвосты» закрываются документом «Переоценка валютных средств», если установлен флаг «Переоценивать взаиморасчеты с контрагентами».

12.4.2. Отражение взаиморасчетов с покупателями Операции с покупателями отражаются аналогично операциям с поставщиками: • Должен быть создан договор с видом «С покупателем»; • Документы отгрузки покупателю увеличивают его долг (дебиторскую задолженность); • Документы оплаты от покупателя уменьшают его долг перед предприятием.

По комиссионной торговле долг у комиссионера возникает только после формирования «Отчета комиссионера о продажах». Долг за невозвращенную возвратную тару устанавливается документом «Корректировка долга по возвратной таре».

При проведении документов, отражающих операции с покупателями, регистрируется такая информация: • При реализации покупателю ТМЦ или услуг (документом «Реализация товаров и услуг») увеличивается

долг покупателя (приход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»); • При возврате товаров покупателем (документом «Возврат товаров от покупателя») уменьшается долг по

купателя (приход «сторно» в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»); • При оплате покупателем («Платежное поручение входящее» или «Приходный кассовый ордер», вид опе

рации «Оплата от покупателя») уменьшается долг покупателя (расход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

• При возврате покупателю излишне перечисленной суммы («Платежное поручение исходящее» или «Расходный кассовый ордер», вид операции «Возврат денежных средств покупателю») увеличивается долг покупателя (расход «сторно» в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»).

Анализ взаиморасчетов (суммы задолженности покупателя) так же можно выполнить с помощью тех же отчетов, что и по поставщикам:

• «Задолженность по контрагентам» • «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами» • «Дебиторская задолженность - диаграмма».

Еще один отчет «Дебиторская задолженность в разрезе интервалов сроков задолженности» позволяет проанализировать контрагентов перед предприятием задолженность по срокам. При этом задолженности можно сгруппировать по интервалам. Группировки могут быть заданы пользователем самостоятельно. Например, задолженность не более 3 дней, от 4 до 7 дней, от 8 до 15 дней и т.д. Нужно учесть, что в этом отчете, так же

157

как и во всех других взаиморасчетных отчетах, выводятся данные обо всех контрагентах, которые имеют задолженность перед предприятием:

• Незакрытая задолженность покупателя; • Незакрытые авансы поставщику.

Задолженность можно сгруппировать в разрезе договоров, данные можно выводить и в валюте договора, и в валюте управленческого учета. При выведении сумм в валюте договора имеет смысл добавить дополнительное поле «Валюта взаиморасчетов».

158

12.4.3. Документ «Корректировка долга» С помощью документа «Корректировка долга» можно произвести ручную корректировку долга контрагента.

В документе указывается контрагент и договор, по которому необходимо произвести корректировку долга. В зависимости от вида договора взаиморасчетов, корректировка долга в данном документе может быть проведена по договору в целом, по заказам, по счетам или по расчетным документам.

Если взаиморасчеты ведутся по расчетным документам, поле «Сделка» будет интерпретироваться как расчетный документ, то есть можно будет выбрать документ вида: «Реализация товаров и услуг», «Поступление товаров и услуг», «Приходный кассовый ордер» и т.д.

В колонке табличной части «Увеличение долга» вводятся суммы, на которые необходимо увеличить долг контрагента, а в колонке «Уменьшение долга» суммы, на которые долг контрагента надо уменьшить. В одном документе может быть введено несколько строк по различным договорам, оформленным с контрагентом. Суммы вводятся в той валюте, которая определена, как валюта взаиморасчетов по договору с контрагентом. Табличную часть документа можно заполнить автоматически остатками по взаиморасчетам по выбранному контрагенту. При этом суммы заполняются таким образом, чтобы «обнулить» задолженность.

12.5. Отчетность подсистемы Для управленческого контроля и анализа состояния взаиморасчетов с контрагентами в типовой конфигура

ции предусмотрен ряд специализированных отчетов и диаграмм.

Отчет «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами» отражает фактическое состояние взаиморасчетов с контрагентами за определенный период времени. Отчет формируется на основе информации, содержащейся в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами».

Печатная форма отчета выводится в виде таблицы с колонками «Начальный остаток», «Приход», «Расход», «Конечный остаток» и колонками детализации.

В колонку «Приход» попадают суммы, увеличивающие долги контрагентов, а в колонку «Расход», суммы, уменьшающие долги покупателей и поставщиков. Отрицательная сумма в колонках «Начальный остаток»

159

и/или «Конечный остаток» означает долг предприятия перед данным контрагентом по определенному договору и/или сделке (кредиторская задолженность).

Отчет формируется на основе данных, содержащихся в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами». Суммовые показатели отчета могут выводиться в валюте взаиморасчетов, установленной в договоре с контрагентом, и в валюте управленческого учета.

С помощью возможностей группировок, предоставляемых отчетом, отчет может быть детализирован до уровня конкретных документов отгрузки и оплаты. Для получения такой детализации на закладке «Поля» надо установить группировку «Документ движения (регистратор)». Информация в отчете может быть сгруппирована по дням, неделям, месяцам. Взаиморасчеты контрагентов можно анализировать в разрезе различных организаций и договоров с контрагентами. В отчете можно установить отбор по конкретным контрагентам, группе контрагентов, свойствам и категориям контрагентов.

В отчете «Ведомость по расчетам с контрагентами» отображаются расчеты с поставщиками и покупателями с учетом прогнозных оценок о состоянии расчетов с ними по товарным заказам, заявкам на расходование денежных средств и запланированным поступлениям денежных средств. При формировании отчета также учитываются документы корректировки по заказам, документы закрытия заказов и заявок на расходование денежных средств и планируемых поступлений.

Отчет формируется на основе данных, содержащихся в остаточном регистре накопления «Расчеты с контрагентами». Суммовые показатели отчета могут выводиться в валюте взаиморасчетов, установленной в договоре с контрагентом, и в валюте управленческого учета.

Отчет может быть детализирован до уровня документов движения, которыми производилось планирование движения денежных средств, а также оплата, отгрузка или поступление товаров. С помощью флага «Использовать свойства и категории» в форме настройки отчета можно сделать доступными отборы и группировки по свойствам и категориям контрагентов.

Отчет «Задолженность по контрагентам» предназначен для анализа взаиморасчетов с теми контрагентами, у которых на момент формирования отчета фактические взаиморасчеты с предприятием не равны нулю. То есть, если контрагент должен предприятию или предприятие должно контрагенту - информация об этом будет отражена в рассматриваемом отчете.

В отчете можно произвести отбор данных по группам контрагентов. Это можно сделать по кнопке «Отбор». Выбор группы справочника «Контрагенты» производится при выключенном иерархическом просмотре. Например, можно посмотреть сначала долги группы покупателей, а затем задолженность предприятия по отношению к поставщикам.

В печатной форме отчета можно получить: • всю задолженность контрагентов, без учета ее направления; • только дебиторскую задолженность; « только кредиторскую задолженность.

Сумма дебиторской задолженности контрагента отражается положительным числом, кредиторской задолженности предприятия - отрицательным.

Задолженность рассчитывается со следующей степенью детализации: • до договора - в случае ведения взаиморасчетов «По договору в целом». Считается, что для всех доку

ментов договора сделка одна и та же (физически - пустая ссылка);

• до заказа - в случае ведения взаиморасчетов «По заказам». При этом нет возможности детализировать взаиморасчеты до счетов (если они используются в рамках договора);

• до счета - в случае ведения взаиморасчетов «По счетам». При этом нет возможности детализировать взаиморасчеты до заказов (если они используются в рамках договора);

• до расчетного документа - в случае ведения взаиморасчетов «По расчетным документам». При этом нет возможности детализировать взаиморасчеты до заказов и/или счетов (если они используются в рамках договора).

160

Суммовые показатели отчета могут выводиться в валюте взаиморасчетов, установленной в договоре с контрагентом, и в валюте управленческого учета.

С помощью отчета «Дебиторская задолженность-диаграмма» можно визуально определять суммы, анализи-ровать их распределение, и оценивать долю каждого контрагента в общей сумме дебиторской задолженности предприятию.

Сумма дебиторской задолженности контрагента считается как общая сумма дебиторской задолженности по всем договорам, оформленным с контрагентом. Сумма дебиторской задолженности может быть детализирован по договорам или сделкам, оформленным с контрагентом. Для детализации дебиторской задолженности по договорам или сделкам необходимо в настройках отчета выбрать соответствующее значение поля (догово[ сделка) в таблице «Серии».

Отчет можно строить в разрезе свойств контрагентов. Это удобно, когда нужно быстро определить уровень дебиторской задолженности, например, по регионам.

Отчет всегда строится только в валюте управленческого учета. В отчете предусмотрено 18 типов диаграмм обеспечена возможность настройки параметров их отображения.

Аналогичный по смыслу и настройке отчет «Кредиторская задолженность-диаграмма» используется для визуального анализа кредиторской задолженности предприятия перед поставщиками.

Отчет «Дебиторская задолженность контрагентов в разрезе интервалов сроков задолженности предоставляет информацию о том, кто из контрагентов, как давно и сколько должен предприятию.

Отчет формируется на основании записей регистра «Взаиморасчеты с контрагентами». Отчет работает по следующему алгоритму: • Выбираются договоры и сделки по ним, остаток по которым в валюте ведения взаиморасчетов на дату

формирования положительный; • Для совокупности пар договор/сделка, полученных на первом шаге, выбираются документы, изменявшим

состояние взаиморасчетов. При этом задолженность контрагентов распределяется по этим документ; так, как если бы учет взаиморасчетов велся в разрезе расчетных документов, а долги закрывались по методу FIFO с точностью до пары договор/сделка. В результате получается последовательность незакры-тых документов, которые можно приравнять по смыслу к расчетным;

• Все документы, выбранные на втором шаге, интерпретируются в рамках данной модели неоплаченным Самый ранний из них (первый на оси времени для каждой пары договор/сделка) - может являться опла-ченным частично. Сумма конечной задолженности по договору распределяется по этим документам су мами, равными увеличению задолженности контрагента при проведении каждого такого документа, для самого раннего документа - как разница между конечной задолженностью по соответствующей ей паре договор/сделка и суммами задолженности, уже распределенными на остальные документы.

Все полученные суммы пересчитываются из валюты ведения взаиморасчетов в валюту управленческом учета. При этом в отчет возможен вывод итогов, как в валюте взаиморасчетов, так и в валюте управленческо-го учета. Надо заметить, что в данном отчете показатель в валюте управленческого учета не извлекается не-посредственно из регистров, а рассчитывается при формировании отчета. Это было сделано для того, что распределение сумм по срокам задолженности было устойчивым к изменениям курсов валют ведения взаимо-расчетов относительно курса валюты управленческого учета. Иначе могла бы возникать ситуация, при ко рой, во-первых, расчетными документами могли бы являться документы «Переоценка валютных средств», вторых, распределение задолженности в валюте управленческого учета по срокам качественно отличалось от распределения по срокам задолженности в валюте ведения взаиморасчетов (суммы могли бы попадат различные интервалы сроков задолженности).

Помимо этого, производится группировка по срокам задолженности. Для улучшения зрительного восприятия информации в отчете есть специальный элемент управления - «группировка задолженности по срокам». С него и необходимо начинать работу с отчетом. Это элемент служебного справочника «Настройка интервалов», в котором хранятся списки распределения интервалов сроков задолженностей. Интервалы задаются в днях и отсчитываются «в прошлое» от даты формирования отчета.

Может потребоваться разделять дебиторскую задолженность на возникшую: • менее месяца назад, • более месяца, но менее двух месяцев, и пр.

А в другой ситуации окажется удобно детализировать по дням, например, детализировать дебиторскую за- I долженность, которая возникла более недели, но менее двух недель назад, а всю оставшуюся часть показать двумя общими суммами.

В поле «Наименование» вводится наименование списка интервалов сроков задолженности. Границы интер-вала задаются в поле «Граница интервала». Поле «Подпись в отчетах» заполняется автоматически надписью соответствующей графы, которая будет отображаться в отчете.

Рекомендуется так настраивать интервалы сроков задолженности, чтобы переход суммы задолженности между ними отражал некоторые действия по взысканию дебиторской задолженности. Например, настроить интервалы «до 7 дней», «от 8 до 14 дней», «от 15 до 31 дня», «Более 31 дня». Для этого колонку «Граница интервала» необходимо заполнить так, как показано на рисунке:

При этом может моделироваться следующая ситуация: • пока после отгрузки не прошло более 7 дней, предприятие не беспокоится, что клиенты нет оплаты от

покупателей;

• между 7 и 14 днями деньги должны поступать - полностью или частично;

• начиная с 31-го дня нужно закрыть отгрузку и взыскать пеню.

Отчет «Выполнение условий по д о г о в о р а м контрагентов» предназначен для контроля дополнитель¬ ных условий, оформленных по договору контрагентом. В отчете учитываются только те договора с постав

щиками или покупателями, для которых определены дополнительные условия.

В качестве условий поставок может выступать, например, общая сумма объема обязательных поставок за месяц и/или количество и цена тех товаров, которые должны быть обязательно закуплены за определенный период времени.

Выводятся данные условий поставки и реальных поступлений или отгрузок в суммовом и количественном выражении за выбранный пользователем период.

Отчет можно группировать по контрагентам, договорам и периодам дополнительных условий по договору, а также по позициям номенклатуры. В качестве расшифровки данных в отчете можно вывести: 162

• документы условий - это документы вида «Условия поставок (отгрузок) по договорам взаиморасчетов», зарегистрированные в рамках договоров с контрагентами;

• документы выполнения условий - это документы поступления или отгрузки, которыми оформлялось движение номенклатуры за период, указанный в отчете.

Дополнительно можно установить группировку по позициям номенклатуры (флаг «Номенклатура условий»).

Отчет строится на основании данных двух регистров сведений: • «Условия поставок по договорам контрагентов (общие)»; • «Условия поставок по договорам контрагентов (по номенклатуре)».

Оба регистра хранят данные, вносимые в документ «Условия поставок по договорам контрагентов». Но первый из них хранит данные из шапки документа, а второй - из табличной части документа.

Кроме описанных выше специализированных отчетов, для получения информации о состоянии фактической и прогнозируемой задолженности также можно использовать универсальные отчеты «Остатки и обороты» и «Кросс-таблица/Список». В них необходимо корректно указать интересующие разделы учета, а в остальном руководствоваться правилами их использования.

Отчет «Взаиморасчеты с комитентами» предназначен для учета номенклатурных позиций, принятых на комиссию, а также для отслеживания взаиморасчетов с комитентами.

Таким образом, в одном отчете можно получить полную информацию • у каких комитентов, и сколько товаров было принято на реализацию, • какие товары, и какого комитента были проданы, • за какие товары еще не отчитались перед комитентом, • сколько было перечислено денег комитенту за проданные товары, • какое комиссионное вознаграждение было начислено.

С помощью группировок, представленных в настройках отчета, можно детализировать информацию в отчете до уровня конкретных документов:

• Документ поставки, • Документ отгрузки, • Документ отчета, • Документ оплаты.

Отчет может быть сгруппирован по конкретным позициям номенклатуры в том числе в разрезе характеристик и серий номенклатуры, а также в разрезе различных свойств и категорий номенклатуры.

С помощью установки параметров отбора, представленных в отчете можно отобрать информацию по конфетному комитенту, группе комитентов, произвольному списку комитентов, по комитентам, имеющим опреде-ленные свойства и категории.

В таблице сформированного отчета имеются следующие графы: • Долг/Остаток на начало - в первой колонке долг комитенту за те товары, за которые предприятие перед

ним отчиталось, но не оплатило на дату начала формирования отчета, а во второй - количество и сумма комиссионного товара комитента, имеющегося в наличии в предприятии,

• Не отчитались на начало - количество товара, принятого на реализацию у комитента, которое было продано, но за который еще не отчитались перед комитентом (не проведен документ «Отчет комитенту») на дату начала формирования отчета,

• Принято на реализацию - количество и сумма товара, принятого на реализацию от комитента за период формирования отчета,

• Реализовано - количество и сумма товара, принятого на реализацию от комитента и проданного за период формирования отчета,

• Предоставлено отчетов - количество и сумма товара, принятого на реализацию от комитента, которое было реализовано, и по нему были проведены документы «Отчет комитенту» в период формирования отчета,

• Сумма вознаграждения - сумма начисленного комиссионного вознаграждения за период формирования отчета,

163

• Оплачено - сумма оплаты, перечисленная комитенту за период формирования отчета, за проданные комиссионные товары,

• Долг/Остаток на конец - в первой колонке отображается долг комитенту за те товары, за которые перед ним отчитались, но еще не оплатили на дату конца формирования отчета, а во второй - количество и сумма комиссионного товара, оставшегося в предприятии на дату конца формирования отчета,

• Не отчитались на конец - количество и сумма комиссионного товара, которые были проданы, но за которые еще не отчитались перед комитентом на дату конца формирования отчета.

Отчет «Взаиморасчеты с комиссионерами» предназначен для учета номенклатурных позиций, переданных на реализацию комиссионерам. Также в этом отчете отслеживается состояние взаиморасчетов с комиссионерами. Таким образом, в одном отчете можно получить полную информацию о том, какие товары были отданы на реализацию комиссионерам, сколько из них было реализовано, какое комиссионное вознаграждение было начислено, и сколько заплатил комиссионер предприятия за реализованные им товары.

Отчет аналогичен вышеописанному отчету «Взаиморасчетам с комитентом». Но в этом отчете есть дополнительная возможность - если в настройках отчета установить флаг «Только просроченные», то в отчет будет выведена информация только о тех комиссионерах, которые не оплатили вовремя реализованный товар. Про¬ сроченность оплаты определяется только по тем документам, которые оформлены по договору с установленным видом взаиморасчетов «По расчетным документам». Просроченность оплаты вычисляется в соответствии с параметром договора «Контролировать число дней задолженности, не более».

Отчет «Отчет по клиентам» предназначен для учета взаиморасчетов с клиентами (контрагентами). В отчете предоставляется полная информация обо всех документах, оформленных с контрагентом (поставщиком, покупателем), и о состоянии взаиморасчетов с ним.

Для детализации взаиморасчетов с контрагентами по документам необходимо в список группировок отчета добавить группировку «Документ движения средств». В отчете также предоставляется возможность детализировать данные до уровня позиций номенклатуры. Для этого необходимо в список группировок добавить груп-пировку «Номенклатура». В этом случае в отчете можно получить информацию не только о том, какими документами производилась отгрузка (поступление) и оплата товара от контрагента, но и о том какие именно товары отгружались покупателю или какие товары поступали от поставщика.

Отчет может быть сгруппирован по договорам контрагентов и по сделкам (заказам покупателей, заказам поставщикам, расчетным документам). Цена и сумма в отчете отображаются в валюте управленческого учета.

164

13.Управление денежными средствами 13.1. Концепция подсистемы

Торговая деятельность любого предприятия не может вестись без учета движения денежных средств. Причем, в задачи оперативного учета входит точная и корректная фиксация фактов поступления и списания денежных средств. Но для прогнозирования своих действий на несколько дней вперед, нужно иметь информацию о планируемых поступлениях и перечислениях денежных средств. Такая информация может строиться на основании условий по договорам (например, график платежей по договору или процент необходимой предоплаты) или на основании оговоренных сроков оплаты в рамках конкретной сделки (срок оплаты по заказу или счету).

В типовой конфигурации реализована возможность ведения учета фактов и намерений по хозяйственным операциям с денежными средствами, поэтому ее можно условно разделить на два слоя:

• учет фактического движения денежных средств; • прогнозирование движения денежных средств.

Учетный слой подсистемы позволяет решать следующие задачи: • вести оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и в

кассах; • оформлять все необходимые первичные документы;

• вести регистрацию всех сформированных и поступивших документов по учету денежных средств; • регистрировать отдельно момент создания первичного документа и момент совершения операции,

оформленной документом.

Прогнозный слой подсистемы предназначен для решения следующих задач: • регистрация планируемых поступлений и расходов; • резервирование денежных средств под предстоящие платежи; • формирование платежного календаря.

Подсистема управления денежными средствами тесно связана с подсистемой взаиморасчетов (управленческий учет ведется по принципу двойной записи), так как движение денежных средств в большинстве случаев вызывает изменения в состоянии взаиморасчетов с контрагентами. Например, перевод денег поставщику приводит к уменьшению долга предприятия перед ним, если товар уже получен, или к увеличению долга поставщика, если оплата произведена авансом. При этом операции, оформляемые в рамках учетного слоя подсистемы управления денежными средствами, порождают операции по изменению состояния фактических взаиморасчетов с контрагентами.

А операции по прогнозированию движений денежных средств порождают изменение состояния прогнозируемых расчетов с контрагентами. Например, если в качестве подтверждения оплаты заказа клиент передает платежное поручение по факсу, а банковской выписки, подтверждающей приход денег на счет еще нет, то можно указать в системе не факт, а прогноз поступления денег по соответствующему платежному документу. При этом в системе появится информация о предполагаемом изменении состояния расчетов с контрагентом.

Отражение операций фактического оперативного учета движения денежных средств и прогнозируемого движения различаются:

• документооборотом отражения таких операций;

• регистрами накопления, хранящими информацию о таких операциях; • отчетами, выводящими данные о таких операциях.

То есть, в общем случае эти спои достаточно независимы. Но существование прогнозного слоя без вводе фактических данных имеет довольно мало смысла, так как только документы оперативного слоя могут подтвердить свершение прогноза или показать его несостоятельность. В то же время ведение прогнозируемого движения денег не является обязательным в рамках конфигурации вообще, а в частности можно учитывать только планируемые поступления или наоборот, накапливать данные только о заявках на расход денег ее стороны менеджеров и подразделений.

165

13.2. Нормативно-справочная информация Фактические данные о наличии денежных средств на

расчетных банковских счетах и в кассах предприятия учитываются в разрезе мест хранения денежных средств, то есть по каждой кассе, по каждому банковскому счету предприятия.

Для идентификации мест фактического хранения и движения наличных денежных средств используется справочник «Кассы». В элементах справочника «Кассы» необходимо заполнить наименование кассы и валюту, в которой хранятся денежные средства в кассе. В общем случае, в одной кассе могут храниться наличные денежные средства различных организаций, входящих в состав предприятия. Но это может привести к некорректным данным с точки зрения регламентированного учета. Поэтому, если данные из «торговой» конфигурации будут перегружаться в базу, где ведется регламентированный учет, рекомендуется соотнести кассы с конкретными организациями.

В одной кассе могут учитываться денежные средства только в одной валюте. Если физически в кассе предприятия возможен учет наличных денежных средств в разных валютах, то необходимо в справочнике касс завести несколько видов одной кассы (удобно дать им различающиеся наименования, содержащие, например, осмысленное название и наименование валюты) для учета наличных средств в разных валютах.

В случае, когда на предприятии есть электронные контрольно-кассовые аппараты (ККМ в розничной сети), информация о кассах этих аппаратов заносится в справочник «Кассы ККМ». Денежные средства, полученные при продаже товара в розницу (в торговом зале, неавтоматизированной торговой точке, розничном магазине и т.д.), поступают в кассу ККМ. Для дальнейшей передачи их в кассы предприятия (в рамках инкассации) необходимо будет оформлять соответствующий документ. Таким образом, можно, во-первых, отделить розничную торговлю от прочей хозяйственной жизни предприятия, и, во-вторых, корректно отражать регламентированную операцию инкассации касс в розничных точках.

В справочнике «Банковские счета» хранится информация о безналичных банковских счетах всех организаций, входящих в состав предприятия.

Также в этом справочнике хранится информация о банковских счетах контрагентов. Справочник «Банковские счета» подчинен справочникам «Организации» и «Контрагенты», поэтому соблюдается однозначное соответствие банковского счета конкретной организации или контрагенту. Переход к списку банковских счетов собственной организации производится по кнопке «Перейти» -» «Банковские счета» в форме элемента или списка справочника «Организации».

Валюта счета будет полностью определять валюту платежа. С помощью реквизита «Назначение» можно установить текст, который по умолчанию будет подставляться как текстовая часть печатной формы платежного поручения «Назначение платежа», если выбран данный расчетный счет. Такое заполнение имеет смысл для расчетных счетов контрагентов, которым будут перечисляться денежные средства.

В форме элемента справочника «Организации» можно назначить «основной» банковский счет, который будет подставляться по умолчанию в платежные документы. Список банковских счетов для каждого контрагента доступен на закладке «Счета и договоры» формы элемента справочника «Контрагенты». Для каждого контрагента также можно указать используемый по умолчанию банковский счет. Сделать это можно с помощью кнопки «Установить основным». Аналогично кассам, на одном банковском счете. можно учитывать денежные средства только в одной валюте.

166

Список используемых валют хранится в справочнике «Валюты». Определение валюты регламентированного учета (базовой валюты) и валюты управленческого учета производится при настройке параметров учета путем выбора нужного элемента из этого справочника.

Добавлять новые элементы в справочник «Валюты» можно путем подбора из Классификатора (соответствующая кнопка в панели инструментов формы списка справочника). В форме элемента справочника задаются параметры прописи целой и дробной частей валюты. Текущие курсы всех валют устанавливаются по отношению к базовой валюте. Установка текущего курса и изменение истории курса валюты производится в периодическом регистре сведений «Курсы валют», который связан с табличным полем формы элемента справочника «История курсов»..

Учет движения' денежных средств ведется в разрезе статей движения денежных средств. В справочнике «Статьи движения денежных средств» задаются виды движения денежных средств. Ведение такого учета необходимо для дополнительного разделения денежных средств, для анализа поступивших денежных средств и произведенных расходов. В справочнике есть предопределенные элементы («Оплата покупателя», «Оплата поставщику» и т.д.), но пользователь может добавить свои статьи.

Предопределенные статьи движения денежных средств заполняются автоматически при оформлении той или иной торговой операции и могут быть изменены пользователем.

Произвольные статьи движения денежных средств заполняются пользователем вручную в платежных документах с установленным видом операции «Прочий приход денежных средств» или «Прочий расход денежных средств». Заполнение в документах статей движения денежных средств позволит пользователю в отчетах детализировать движение денежных средств до уровня статей движения денежных средств.

Для анализа поступления и расхода денежных средств в соответствии с указанными статьями движения денежных средств можно использовать отчет «Движение денежных средств». Эта информация также отражается в отчете «Рапорт руководителю».

167

13.3. Оперативный учет д е н е ж н ы х средств

13.3.1. Базовые принципы учета денежных средств

Первым принципом, реализованным в концепции учета денежных средств, является то, что для оптант любого движения денежных средств используется отдельный экземпляр соответствующего документа.

Таким образом, каждый платеж в системе может отражаться в учетных механизмах по правилам, определенным индивидуально для него. Аналогично кассовым операциям, где каждый приход и списание денежных средств отражается отдельным кассовым ордером, - каждый приход и списание безналичных денежных средств так же оформляется отдельным документом.

К документам оперативного учета относятся документы вида: • «Приходный кассовый ордер»; • «Расходный кассовый ордер»; • «Платежное поручение входящее»; • «Платежное поручение исходящее».

Вторым принципом учета движений денежных средств является возможность отражения операций по движению денег в два этапа:

• Сначала оформляются первичные документы для регистрации намерений оплаты. Например, формируется «Платежное поручение» на оплату поставщику.

• При выполнении фактического движения денежных средств (списание или оприходование денежных средств) в сформированных документах ставится отметка о свершении операции.

После выполнения первого этапа первичные документы имеют статус «не акцептованных». Отражение факта свершения операции делается специальной отметкой - «акцептом» - в этих же документах.

То есть, первичные документы служат как для указания намерений по изменению денежных средств, так и для указания фактического выполнения операции. Регистрация намерений выполняется датой документа при установке флага «Отразить в оперативном учете», а акцептование документа производится при установке флага «Оплачено» и указании даты акцепта.

Благодаря этому отражение операций с денежными средствами можно выполнять одним из двух способов:

• Фиксировать существование временного промежутка между оформлением первичных документов и фактическим движением средств - при этом даты намерения (документа) и акцепта отличаются;

• Оба события отражать одновременно - даты документа и акцепта совпадают.

При любом способе отражения хозяйственная операция должна выполняться одним платежным документом. Поэтапное выполнение сводится к тому, что пользователь дважды работает с одним и тем же документом.

Например, информация о входящем платеже может быть предварительно получена от контрагента и зарегистрирована в базе в виде платежного документа (получено платежное поручение по факсу), а позже документ оплаты акцептован (на следующий день фактически получены деньги). При этом дата документа и дата акцепта различаются.

Другой пример, менеджер по закупкам сформировал платежное поручение на оплату поставщику, в этот же день платежка была сдана в банк, и деньги были отправлены поставщику. Дата документа и даты акцепта в этом случае совпадают.

В общем случае последовательность установки флагов «Отразить в оперативном учете» и «Оплачено» может быть любой. Например, бухгалтер разносит поступившие платежи и регистрирует их в виде документов в информационной базе. При этом, он может не знать - на какие сделки или к какому договору отнести поступивший от покупателя платеж, поэтому флаг «Отразить в оперативном учете» не устанавливается. Но так как движение денег фактически произошло, то флаг «Оплачено» устанавливается. Впоследствии менеджер по продажам в сформированном платежном документе определяет - за что поступили деньги, и проводит документ с флагом «Отразить в оперативном учете».

При перечислении денежных средств последовательность действий, скорее всего, будет иной. Исходя из условий поставок, менеджер формирует платежное поручение на нужно числе. При этом он точно указывает -какая сделка и в рамках какого договора должна быть оплачена, поэтому в документе устанавливается флаг «Отразить в опер, учете». При фактическом перечислении денежных средств бухгалтер, обрабатывающий банковскую выписку, ставит флаг «Оплачено» с нужной датой в денежном документе.

Третьим принципом подсистемы является наличие правил контроля остатка денежных средств и влияние неакцептованных денежных документов оперативного слоя на расчет свободного остатка денежных средств.

Обратите внимание! При проведении платёжных документов с включенным флагом «Оплачено» никогда не контролируется остаток денежных средств. Связано это с тем, что платежные документы обычно проводят 168

уже после «физического» движения денежных средств, то есть факт уже свершился: кассир уже достал деньги из кассы и пересчитал их, банк уже списал денежные средства со счета. Поэтому контроль остатков в данном случае не целесообразен и не предусмотрен как штатная возможность типовой конфигурации.

С другой стороны, если флаг «Оплачено» выключен (то есть в документе включен только флаг «Опер, учет») документы подсистемы при проведении начинают обращать внимание на режим проведения. В частности, при оперативном проведении остаток денежных средств в указанном месте хранения контролируется и, в зависимости от прав пользователя, операция либо записывается, либо не записывается. При этом учитывается значение параметра настройки прав пользователя «Разрешить превышение свободного остатка денежных средств».

Свободный остаток денежных средств определяется как фактический остаток денежных средств на конкретном банковском счете (в кассе), увеличенный на сумму ожидаемых поступлений по неакцептованным документам и уменьшенный на сумму зарезервированных денежных средств «под документ» и «под заявку». Резерв «под документ» - это неакцептованные учетные платежные документы, а резерв «под заявку» - это оформленные документы вида «Заявка на расходование денежных средств» с включенным флагом «Резервирование». Последний документ относится к документам «прогнозного» слоя, и не используется для отражения фактического движения денежных средств. «Прогнозные» документы будут отдельно рассмотрены в рамках данного раздела.

То есть, когда при проведении очередного денежного документа проверяется возможность выполнения операции, то считается, что все неакцептованные поступления поступят, а все неакцептованные перечисления будут списаны со счетов. Поэтому формирование денежных документов оперативного слоя должно быть оправданным, и иметь очень высокую степень вероятности исполнения платежа. Если же платеж по каким-то причинам не состоится, то документ следует удалить, чтобы он не влиял на дальнейшие операции с денежными средствами. Иначе контроль остатков денежных средств будет работать некорректно.

Четвертым принципом подсистемы можно назвать ее влияние на учет взаиморасчетов с контрагентами.

В связи с тем, что деньги неразрывно связаны с учетом взаиморасчетов, двухступенчатое оформление хозяйственной операции с денежными средствами приводит к тому, что отражение изменения взаиморасчетов с контрагентами тоже происходит в два этапа:

• Если установлен только флаг «Оперативный учет», то есть платежный документ является неакцептованным, по нему не происходит фактического изменения взаиморасчетов. Отражается только намерение изменения расчетов в виде движений по регистру «Расчеты с контрагентами» датой документа;

• При последующем включении флага «Оплачено», датой оплаты отражаются фактические взаиморасчеты с контрагентами. То есть формируются движения по регистру «Взаиморасчеты с контрагентами» датой оплаты.

• Если в документе включен только флаг «Оплачено», то есть операция не отражена в оперативном учете, тогда операция вообще не влияет ни на расчеты, ни на взаиморасчеты с контрагентом. При этом изменяется только остаток денежных средств датой оплаты.

Важно! Только включение двух флагов в документе приводит к изменению фактических взаиморасчетов с контрагентом и к корректному отражению хозяйственной операции в целом.

Пятым принципом учета денежных средств является то, что для разделения акцептованных и неакцептованных платежных документов применяется специальная система хранилищ информации - отдельных регистров накопления.

Для учета состояния денежных средств предприятия используются ряд аналогичных по структуре, но различных по назначению остаточных регистров накопления.

«Денежные средства» (остаточный регистр накопления). В регистре накапливается информация о фактических движениях денежных средств предприятия. Записи в регистре формируются документами подсистемы «Учет денежных средств» с включенным флагом «Оплачено».

«Денежные средства к списанию» (остаточный регистр накопления). В регистре накапливается информация о неакцептованном намерении списания денежных средств. То есть, записи формируются при оформлении первичных документов на списание денежных средств, в случае если само списание еще не произошло (не установлен флаг «Оплачено»). Все движения по регистру регистрируются в разрезе первичных документов, по которым еще не произошло фактическое списание денежных средств.

«Денежные средства к получению» (остаточный регистр накопления). В регистре накапливается информация о неакцептованном намерении поступления денежных средств. То есть, записи формируются на основании зарегистрированных в базе первичных документов на поступление денежных средств, фактическое поступление по которым еще не произошло. Например, платежка, полученная от контрагента по факсу и еще не подтвержденная банком. Все движения по регистру фиксируются в разрезе первичных документов, по которым еще не произошло фактическое оприходование денежных средств.

«Движения денежных средств» (оборотный регистр накопления). В регистре накапливается подробная информация обо всех движениях наличных и безналичных денежных средств в разрезе статей движения денежных средств. Накопленная информация используется для формирования специального отчета «Движения денежных средств», а так же для отчета «Рапорт руководителю».

169

13.3.2. Отражение хозяйственных операций с безналичными денежными средствами

1 3 . 3 . 2 . 1 . Поступление денежных средств

Отражение операций поступлений безналичных денежных средств на расчетные счета предприятия оформляется следующими видами документов:

• «Платежное поручение входящее»; • «Аккредитив полученный»; • «Платежное требование выставленное»; • «Платежное требование-поручение выставленное»; • «Платежный ордер: Поступление денежных средств» (используется при частичной оплате банком рас

четных документов). Предусмотрены следующие варианты хозяйственных операций, отражаемые документами поступления де

нежных средств: • Оплата покупателя. Применяется для изменения взаиморасчетов по договорам вида «С покупателем»

или «С комиссионером»; • Возврат денежных средств поставщиком. Применяется для изменения взаиморасчетов по договорам вида

«С поставщиком» или «С комитентом»; • Расчеты по кредитам и займам. Применяется для изменения взаиморасчетов по договорам вида «Прочее»

по статье «Расчеты по кредитам и займам» - получение кредита или возврат выданного предприятием контрагенту кредита;

• Прочее поступление безналичных денежных средств. Применяется для ввода начальных остатков и перемещения денежных средств между расчетными счетами организации;

• Прочие расчеты с контрагентами. Применяется для расчетов по договорам с видом «Прочее».

Одновременно один документ подсистемы может зарегистрировать и обработать только одну из вышеописанных операций.

При отражении операций по расчетам с контрагентами в платежных документах имеется возможность: • Отразить оплату по одному договору (сделке); • Разбить сумму платежа по нескольким договорам (сделкам).

Выбор варианта отражения платежа осуществляется выбором значения реквизита «Редактировать»: • Без разбиения; • Списком.

При выбранном виде операций «Прочее поступление безналичных денежных средств» в учете отражается только увеличение остатка денежных средств на расчетном счете. В этом случае плательщика можно не указывать.

Важно! Данный режим можно использовать для внесения начальных остатков безналичных денежных средств при старте информационной системы.

Другим назначением этого вида операции является оформление перемещений денежных средств между расчетными счетами организации. Такая хозяйственная операция выполняется в два этапа:

• Списание денежных средств с одного расчетного счета организации: «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Прочее списание безналичных денежных средств»;

• Зачисление денежных средств на другой расчетный счет организации: «Платежное поручение входящее» с видом операции «Прочее поступление безналичных денежных средств».

Переброска денег между расчетными счетами разных организаций предприятия для корректности отражения в регламентированном учете должна оформляться как операция расчетов с контрагентами.

В конфигурации есть возможность отразить частичную оплату банком расчетных документов. Это касается, в первую очередь, документов, которые не могут быть оплачены полностью из-за недостатка денежных средств на расчетном счете организации или контрагента. Частичное движение средств по расчетному документу отражается с помощью документов «Платежный ордер: поступление денежных средств» и «Платежный ордер: списание денежных средств», которые вводятся на основании соответствующего расчетного документа. После проведения платежного ордера, данные исходного расчетного документа, редактированию не подлежат; на месте реквизитов «Оплачено» и «Дата оплаты» появляется надпись «Частичная оплата» и указание суммы остатка денежных средств к оплате.

170

Акцептовать платежные документы можно интерактивно в форме документа, путем установки флага оплаты и указания даты движения денежных средств. Такой подход может быть неудобным, поскольку время пользователей при этом будет затрачено на поиск нужных документов. Удобнее решать эту задачу с помощью обработки «Выписка банка».

При проведении денежных документов поступления регистрируется такая информация: Если установлен только флаг «Отразить в оперативном учете»: о Регистрируется намерение получения денежных средств, то есть неакцептованное поступление денег

(приход в остаточном регистре накопления «Денежные средства к получению»); о Регистрируется прогноз (намерение) изменения расчетов с контрагентом - уменьшение задолженно

сти контрагента (расход в остаточном регистре накопления «Расчеты с контрагентами»). Кроме случаев, когда выбрана операция «Прочее поступление безналичных денежных средств»;

• Если установлен только флаг «Оплачено»: о Регистрируется фактическое увеличение остатка денежных средств (приход в остаточном регистре

накопления «Денежные средства»); о Регистрируется свершение операции оплаты - акцепта платежа (расход в остаточном регистре накоп

ления «Денежные средства к получению»); • Если установлены оба флага - и «Оплачено» и «Отразить в оперативном учете»:

о Регистрируются факт неакцептованного платежа и его акцепт (приход и расход в регистре накопления «Денежные средства к получению»);

о Регистрируется фактическое увеличение остатка денежных средств (приход в остаточном регистре накопления «Денежные средства»);

о Регистрируется для целей анализа движение денег в разрезе статей движения, контрагентов и сделок, проектов (запись в оборотном регистре накопления «Движение денежных средств»);

о Регистрируется фактическое уменьшение задолженности контрагента (расход в регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

о Регистрируется прогноз (намерение) изменения расчетов с контрагентом уменьшение задолженности контрагента (расход в остаточном регистре накопления «Расчеты с контрагентами»). Кроме случаев, когда выбрана операция «Прочее поступление безналичных денежных средств».

Анализ информации по операциям поступления денежных средств можно провести с помощью различных отчетов. Фактический остаток на определенном расчетном счете можно увидеть с помощью отчета «Остатки денежных средств». В случае необходимости проанализировать обороты по счету, формируется отчет «Ведомость по денежным средствам». Если необходимо проанализировать движение денег в разрезе статей движения, в разрезе контрагентов и сделок, валют, расчетных счетов или направления движения, то нужно воспользоваться отчетом «Движения денежных средств».

171

В нем можно установить отбор различного вида, можно менять группировки строк и столбцов. Например, можно установить отбор только по движениям безналичных денежных средств и в группировку колонок отнести параметры «Вид движения» (приход, расход) и «Банковский счет». Отчет сформируется в таком виде, как показано на рисунке.

Для контроля операций с денежными средствами очень важно регулярно отслеживать корректное отражение операций оплаты. То есть, чтобы денежные документы были вовремя отражены и в оперативном учете, и по оплате. Если неакцептованный документ утратил свою актуальность и по каким-то причинам деньги не поступят в ближайшее время - в документе, как минимум, нужно отменить проведение документа, а как максимум - удалить документ оперативного учета. Если же платеж все-таки должен поступить, но через несколько дней, или еще позже, то такой прогноз лучше зафиксировать с помощью документа прогнозного слоя «Планируемое поступление денежных средств». В этом случае в отчете «Платежный календарь» такое поступление будет отражаться, но не будет искажать данные оперативного учета. Контроль незаконченных операций поступления (неакцептованные платежи или документы только с флагом «Оплачено») выполняется с помощью отчета «Неоплаченные входящие платежи». Положительные остатки в отчете - это платежные документы поступления, проведенные по оперативному учету, но без акцепта (флага «Оплачено»), такая ситуация может быть в случае, пока платежки еще не распечатаны, и не проведены по банку. Отрицательные остатки показывают оплаченные платежные документы, но не отраженные в оперативном учете, такая ситуация свидетельствует о том, что бухгалтер отразил реальное поступление денег, но «торговый» менеджер не внес в документ данные о сделках, в рамках которых прошел платеж, и не установил проведение по оперативному учету.

На рисунке показан отчет с дополнительной группировкой строк по параметру «Документ получения. Вид операции», в отчете установлен отбор по виду денежных средств «Безналичные» и добавлено дополнительное поле «Валюта документа».

172

1 3 . 3 . 2 . 2 . Списание денежных средств

Отражение операций расходования безналичных денежных средств с расчетных счетов предприятия оформляется следующими видами документов:

• «Платежное поручение исходящее»; • «Аккредитив переданный»; • «Платежное требование полученное»; • «Платежное требование-поручение полученное»; • «Платежный ордер: Списание денежных средств» (используется при частичной оплате банком расчетных

документов).

Возможны следующие варианты операций, отражаемых документами расходования денежных средств: • Оплата поставщику. Применяется для изменения взаиморасчетов по договорам вида «С поставщиком»

или «С комитентом»; • Возврат денежных средств покупателю. Применяется для изменения взаиморасчетов по договорам вида

«С покупателем» или «С комиссионером»; • Перечисление налога; • Расчеты по кредитам и займам с контрагентами. Применяется для изменения взаиморасчетов по догово

рам вида «Прочее» по статье «Расчеты по кредитам и займам» - возврат полученного кредита или выдача кредита контрагенту предприятием;

• Прочее списание безналичных денежных средств. Произвольное списание денежных средств, можно применять для внутренней переброски денег между счетами;

• Прочие расчеты с контрагентами. Применяется для расчетов по договорам с видом «Прочее», например с таможней.

В силу симметричности ветвей подсистем типовой конфигурации, правила работы с обоими типами документов (поступления и списания денежных средств) одинаковы. Поэтому правила отражения операций списания денежных средств такие же, как для операций поступления.

Важно! Для неакцептованных платежей (проведенных по оперативному учету, но не оплаченных) автоматически устанавливается резерв из свободных денежных средств «под документ». В результате этого уменьшается свободный контролируемый остаток по расчетному счету, и эти деньги могут быть списаны только при установке флага «Оплачено» в этом же документе.

При проведении документов перечисления безналичных денежных средств регистрируется информация, аналогичная документам поступления:

• Если установлен только флаг «Отразить в оперативном учете»: о Регистрируется намерение выбытия денежных средств, то есть неакцептованное списание денег и ре

зервирование денег «под документ» (приход в остаточном регистре накопления «Денежные средства к списанию»);

о Регистрируется прогноз (намерение) изменения расчетов с контрагентом - увеличение задолженности контрагента (приход в остаточном регистре накопления «Расчеты с контрагентами»). Кроме случаев, когда выбрана операция «Прочее поступление безналичных денежных средств»;

• Если установлен только флаг «Оплачено»: о Регистрируется фактическое уменьшение остатка денежных средств (расход в остаточном регистре

накопления «Денежные средства»); о Регистрируется свершение операции оплаты - акцепт платежа и снятие резерва денег «под документ»

(расход в остаточном регистре накопления «Денежные средства к списанию»); • Если установлены оба флага - и «Оплачено» и «Отразить в оперативном учете»:

о Регистрируются факт неакцептованного платежа и его акцепт - установка резерва денег и снятие его (приход и расход в регистре накопления «Денежные средства к списанию»);

о Регистрируется фактическое уменьшение остатка денежных средств (расход в остаточном регистре накопления «Денежные средства»);

о Регистрируется для целей анализа движение денег в разрезе статей движения, контрагентов и сделок, проектов (запись в оборотном регистре накопления «Движение денежных средств»);

о Регистрируется фактическое увеличение задолженности контрагента (приход в регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

о Регистрируется прогноз (намерение) изменения расчетов с контрагентом - увеличение задолженности контрагента (приход в остаточном регистре накопления «Расчеты с контрагентами»). Кроме случаев, когда выбрана операция «Прочее поступление безналичных денежных средств».

Анализ информации по операциям списания денежных средств выполняется такими же отчетами, как по операциям поступления.

173

Отличие заключается только в анализе незавершенных операций перечисления денежных средств. Для анализа неакцептованных расходных денежных документов или фактических списаний денег, не проведенных по оперативному учету, нужно использовать отчет «Неоплаченные исходящие платежи». Если в отчете установить дополнительное поле «Контрагент», то можно понять - кому именно не были отправлены деньги (положительные остатки в отчете), или какие перечисления денег не отражены в оперативном учете. Отрицательные остатки по конкретным контрагентам указывают на некорректные данные по взаиморасчетам. Так как эти фактические платежи не отразились в регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами».

Свободный остаток денежных средств можно проанализировать с помощью отчета «Анализ доступности денежных средств».

13.3.2.3. Обработка «Выписка из банка» Как уже говорилось, каждое движение денег оформляется отдельным платежным документом. То есть, в

рамках типовой конфигурации не предусмотрен документ «Банковская выписка». Но возможность сверки «живой» выписки банка с зарегистрированными в информационной базе платежными документами предусмотрена. Такую сверку позволяет выполнить обработка «Банковская выписка».

Обработка «Выписка банка» предназначена для: • построения аналога бумажной банковской выписки; • акцепта группы платежных документов; • получения (контроля) информации о состоянии платежных документов. То есть, для сравнения учетных

данных по проведенным документам (безналичным платежам) с реальной банковской выпиской. Хочется подчеркнуть, что это именно обработка, а не документ. То есть она не порождает каких-либо про

водок и не регистрирует хозяйственные события. Ее основное назначение состоит в том, чтобы сгруппировать первичные документы, которые в дальнейшем порождают нужные движения в соответствующих регистрах.

Для того чтобы получить выписку банка за определенный день, реквизит обработки «Дата оплаты» устанавливается равным дате выписки. Система отбирает документы по указанному в обработке банковскому счету, которые были сформированы датой меньшей или равной указанной в реквизите «Дата оплаты». При заполнении выписки банка отбираются:

• все неакцептованные документы (для дальнейшей обработки), если не установлен флаг «Выводить только оплаченные»;

• документы, акцептованные датой равной дате банковской выписки (для информации).

174

Обработка позволяет отметить те неакцептованные документы, которые вошли в анализируемую банковскую выписку. Таким образом, можно получить на экране данные по приходу/расходу денежных средств за день.

При нажатии кнопки «Выполнить» система производит следующие операции:

• во всех помеченных документах устанавливается флаг оплаты и дата оплаты, равная значению соответствующего реквизита обработки;

• каждый отмеченный флажком документ проводится.

При работе с обработкой, в случае частичной оплаты, можно ввести платежный ордер для выбранного документа. Это делается с помощью команды контекстного меню «Частичная оплата» (вызывается правой клавишей мыши), когда курсор установлен на нужный платежный документ.

В ордере указывается реально поступившая сумма, но для проведения документа нужно перезаполнить расшифровку платежа. Сумма расшифровки должна совпадать с суммой платежа.

После проведения платежного ордера исходный платежный документ становится недоступным для редактирования. В нем отражается ссылка на ордер и сумма неоплаченного остатка платежа.

175

13.3,3. Отражение хозяйственных операций с наличными денежными средствами

1 3 . 3 . 3 . 1 . Поступление и списание денежных средств

Учет наличных денежных средств во многом совпадает с учетом безналичных денежных средств. Отличие заключается в том, что дополнительно по кассе нужно отражать операции:

• Поступления розничной выручки; • Расчетов с подотчетными лицами, • Сдачи выручки в банк и поступления в кассу из банка.

Учет поступлений наличных денежных средств оформляется с помощью документа «Приходный кассовый ордер». Документ позволяет отразить такие виды хозяйственных операций:

• Поступление от контрагентов (покупателей, поставщиков, кредиты и займы от прочих контрагентов и т.д.);

• Поступление от сотрудников (неизрасходованные подотчетные суммы); • Поступление розничной выручки; • Приход из банка (с расчетного счета); • Любой произвольный приход денег.

Учет расходования наличных денежных средств оформляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Документ позволяет отразить такие виды хозяйственных операций:

• Оплата задолженности предприятия контрагентам (покупателям, поставщикам, расчеты по кредитам и займам и т.д.);

• Выдача денежных средств в подотчет сотрудникам предприятия; • Выдача разменной монеты в кассы ЭККА розничных точек; • Сдача торговой выручки в банк; • Любое произвольное списание наличных денежных средств.

Правила работы с указанными документами аналогичны вышеописанным для безналичных денежных документов. Поэтому ниже мы остановимся лишь на особенностях и отличиях кассовых ордеров от прочих денежных документов.

\ 176

В кассовых ордерах помимо уже знакомых и общих для всех платежных документов флагов «Отразить в оперативном учете» и «Оплачено» есть еще один флаг: «Отразить в управленческом учете». При выключении этого флага, флаги «Оплачено» и «Отразить в оперативном учете» автоматически выключаются и становятся недоступными. Далее, при проведении кассового ордера только по бухгалтерскому (и налоговому) учету не формируется никаких движений в регистрах управленческого учета. Таким образом, в кассовых документах предусмотрена возможность фиксирования операций с наличными денежными средствами для целей регламентированного учета независимо от внешних условий. Такая возможность, например, может использоваться для целей выдачи в подотчет сумм, превышающих установленный лимит кассы, и возврата этих сумм в кассу на следующий день. Отражение этой операции имеет смысл только для целей регламентированного учета.

При включении флага «Управленческий учет» правила работы с кассовыми документами становятся аналогичными вышеописанным правилам работы с безналичными документами. Следует обратить внимание на еще одну особенность кассовых документов - дата оплаты по документу не может отличаться от даты документа (в форме документа всего один реквизит «Дата»), При расчетах с контрагентами с помощью кассовых ордеров, как и при безналичных платежах, имеется возможность разбиения суммы платежа по нескольким договорам (сделкам).

В случае выплаты задолженности подотчетным лицам (операция «Выдача денежных средств подотчетни¬ ку») по предоставленным ранее авансовым отчетам имеется возможность указать только один авансовый отчет. Если реквизит оставить незаполненным, при проведении расходного кассового ордера выданные деньги будут истолкованы, как аванс подотчетному лицу. Подробнее о расчетах с подотчетными лицами рассказано в разделе «Взаиморасчеты с подотчетными лицами».

При проведении документа «Приходный кассовый ордер» регистрируется такая же информация и по тем же принципам, как по документу «Платежное поручение входящее».

При проведении документа «Расходный кассовый ордер» регистрируется такая же информация и по тем же принципам, как по документу «Платежное поручение исходящее».

Анализ информации по операциям с наличными денежными средствами выполняется теми же отчетами, что и по операциям с безналичными деньгами.

1 3 . 3 . 3 . 2 . Отражение хозяйственных операций внутреннего перемещения наличных денежных средств

Отражение в учете операции сдачи денежных средств из кассы в банк выполняется одним из двух способов:

• Одним документом. «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Взнос наличными в банк»;

• Двумя документами. о Сначала «Объявление на взнос наличными». Дата документа - это дата выдачи денег из кассы, а дата

оплаты - это дата зачисления денег на расчетный счет; о Потом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Взнос наличными в банк» и ссылкой на объ¬

явку. Дата документа и дата оплаты - это даты списания денег из кассы для сдачи в банк на расчетный счет.

Для операций перемещения денег «банк <--» касса» не предусмотрено создание платежных поручений. Выбор способа отражения операции определяется такими аргументами:

• Корректная сверка «живой» банковской выписки с зарегистрированными в базе документами возможна только при использовании документа «Объявление на взнос наличными», так как этот документ подхватывается и отражается обработкой «Банковская выписка»;

• Разнесение отражения операции на два документа позволяет учесть разрыв во времени списания из кассы и оприходования на счет (деньги в пути). При отражении операции двумя документами даты списания и поступления могут отличаться.

Операции внутреннего перемещения также регистрируются и выдаются в отчете «Движение денежных средств». Для того, чтобы отделить эти движения, не изменяющие остатка денег в целом по предприятию,

177

можно использовать специальную статью. Например, пользователь может создать новую статью «Внутреннее перемещение» и использовать ее для таких операций. Потом в отчете о движениях можно установить отбор «Статья движения денежных средств» не равно «Внутреннее перемещение».

При проведении операции сдачи в банк регистрируется такая информация: • По неоплаченному документу «Объявление на взнос наличными»:

о Устанавливается резерв наличных денег «под документ» объявку датой документа (приход в регистре

о Регистрируется факт неакцептованного поступления денег на расчетный счет датой документа (приход в регистре накопления «Денежные средства к получению»);

• По оплаченному документу «Расходный кассовый ордер» с операцией «Взнос наличными в банк» и ссылкой на объявку: о Уменьшается остаток наличных денег в кассе датой документа (расход в регистре накопления «Де

нежные средства»); о Списывается резерв наличных денег «под документ» объявку, ссылка на которую дается в расходном

кассовом ордере в реквизите «Объявление на взнос наличными» датой документа (расход в регистре накопления «Денежные средства к списанию»);

о Регистрируется движение наличных денежных средств (запись в оборотном регистре накопления «Движение денежных средств»);

• При установке оплаты в документе «Объявление на взнос наличными» к сделанным ранее движениям добавляются такие: / о Увеличивается остаток безналичных денег на расчетном счете датой оплаты (приход в регистре нако

пления «Денежные средства»); о Регистрируется факт акцепта операции поступления денег на расчетный счет датой оплаты (расход в

регистре накопления «Денежные средства к получению»); о Регистрируется движение безналичных денежных средств (запись в оборотном регистре накопления

«Движение денежных средств»).

Если же операция отражается только одним «Расходным кассовым ордером», то при проведении документа регистрируется такая информация:

• Уменьшается остаток наличных денег в кассе и увеличивается остаток на расчетном счете датой документа (расход и приход в регистре накопления «Денежные средства»);

• Устанавливается и списывается резерв наличных денег «под документ» кассовый ордер датой документа (приход и расход в регистре накопления «Денежные средства к списанию»);

• Регистрируется движение наличных и безналичных денежных средств (две записи в оборотном регистре накопления «Движение денежных средств»).

Отражение в учете операции приходования наличных денежных средств в кассу из банка также выполняется одним из двух способов:

• Одним документом. «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Получение наличных денежных средств в банке»;

• Двумя документами: о Сначала «Денежный чек»; о Потом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Получение наличных денежных средств в

банке» и ссылкой на денежный чек.

Выбор способа отражения операции также определяется двумя аргументами: • Корректная сверка с «живой» банковской выпиской; • Возможность отразить разницу в датах списания денег с расчетного счета и поступления в кассу.

При проведении операции поступления денег в кассу с расчетного счета регистрируется информация симметричная движениям обратной операции - сдачи денег из кассы в банк.

Для отражения в управленческом учете внутреннего перемещения денежных средств из одной кассы в другую предназначен документ «Внутреннее перемещение наличных денежных средств». Перемещение возможно только между кассами, имеющими одну и ту же валюту хранения денежных средств. При проведении передачи денежных средств из кассы №1 в кассу №2 будут сформированы следующие движения:

• Уменьшение остатка наличных денежных средств по кассе (отправителю) и увеличение остатка по кассе-получателю (расход и приход в регистре накопления «Денежные средства»);

• Регистрация резерва «под документ» перемещения по кассе-отправителю и снятие резерва по факту оплаты (приход и расход в регистре «Денежные средства к списанию»);

• Регистрация неакцептованного платежа по кассе-получателю и факта акцепта при установке флага «Оплачено» (приход и расход в регистре накопления «Денежные средства к получению»).

Следует отметить, что печатной формы документ «Внутреннее перемещение наличных денежных средств» не имеет.

Анализ информации по внутренним перемещениям выполняется теми же отчетами, которые были рассмотрены ранее, так как специальных отчетов для этих операций не предусмотрено. Любые незаконченные операции по сдаче в банк, поступления из банка или внутренние перемещения между кассами без флага «Оплачено» можно выявить с помощью отчетов «Неоплаченные исходящие платежи» и «Неоплаченные входящие платежи».

178

На рисунке отражены отчеты, сформированные по неоплаченным документам внутреннего перемещения.

13.3.4. Учет операций с д е н е ж н ы м и средствами в иностранной валюте Для отражения операций с денежными средствами в иностранной валюте используются те же документы,

что и рассмотренные выше для учета операций с денежными средствами в национальной валюте. Собственно, никакого отличия в работе с документами и отчетами для целей управленческого учета и нет - все делается аналогично. Значения реквизитов документов и показателей отчетов интерпретируются пользователями согласно валюте, определенной в карточке кассы или расчетного счета, по которым отражаются или анализируются движения.

Если денежные документы не будут проводиться в регламентированном учете, то допускается отличие валюты кассы (расчетного счета) и валюты взаиморасчетов, определенной в договоре с контрагентом. То есть, с гривневого расчетного счета можно отразить оплату в гривнях по долларовому договору. Взаиморасчеты будут погашены в валюте взаиморасчетов (пересчитанной по курсу из валюты платежа), а движение денежных средств будет отражено в валюте платежа.

Отличие в отражении операций в иностранной валюте, а так же в случае, если валюта управленческого учета отличается от валюты регламентированного учета, заключается в том, что для целей управленческого учета может дополнительно потребоваться переоценка валютных средств. Эта операция выполняется только для синхронизации в валюте управленческого учета различных задолженностей или остатков денежных средств в иностранных валютах. Такая синхронизация полезна при работе с оперативной управленческой отчетностью и позволяет привести к единому знаменателю большое количество остатков на конец периода, выраженных в различной валюте. Оперативный же (текущий) учет задолженностей и остатков денежных средств в иностранной валюте в управленческом учете не требует каких-либо дополнительных переоценок при совершении хозяйственной операции и расчета курсовых разниц.

179

Для переоценки денежных средств и задолженностей по контрагентам и подотчетникам в иностранной валюте нужно использовать документ «Переоценка валютных средств»,

При переоценке валютных средств неизменными остаются остатки в валюте: • в валюте денежных средств в месте их хранения; • в валюте учета долга подотчетного лица; • в валюте взаиморасчетов с контрагентами.

Новые остатки валютных ресурсов в валюте управленческого учета на момент переоценки рассчитываются по курсу, указанному в регистре сведений «Курсы валют» на дату проведения документа. Разницы между рассчитанными и текущими остатками в валюте управленческого учета являются курсовыми разницами и отражаются в движениях документа приходными движениями со знаком «плюс» или «минус» (сторно) по регистрам учета денежных средств и взаиморасчетов. Для целей управленческого учета не ведется накопления затрат и доходов от курсовых разниц.

Пример: На дату операции поступления денежных средств в кассу курс доллара по отношению к гривне составлял 1 USD = 5,00 грн. В кассу поступило 500 грн, в пересчете в валюту управленческого учета (доллар США) сумма составила 100 USD. На конец месяца в кассе остаток не изменился, но изменился курс доллара 1 USD = 5,05 грн. В пересчете в валюту управленческого учета остаток должен составлять 99,01 USD. Документ «Переоценка валютных средств» выполнит коррекцию суммы остатка в валюте управленческого учета и сформирует движение: приход «сторно» в регистр «Денежные средства» 0,99 USD.

При проведении документа корректируются суммы, пересчитанные в валюту управленческого учета: • Фактические и прогнозные взаиморасчеты с контрагентами (приход и приход «сторно» в регистры нако

пления «Взаиморасчеты с контрагентами» и «Расчеты с контрагентами»); • Расчеты с подотчетными лицами (приход и приход «сторно» в регистре накопления «Взаиморасчеты с

подотчетными лицами»^; • Фактические остатки денежных средств (записи в регистре накопления «Денежные средства»).

Анализ информации. Сформированные документом курсовые разницы можно посмотреть в соответствующих отчетах: по взаиморасчетам с контрагентами, по взаиморасчетам с подотчетными лицами, а также в ведомости движения денежных средств.

13.3.5. Ввод остатков денежных средств при старте информационной системы

Для внесения информации об остатках денежных средств в местах их хранения рекомендуется использовать следующие документы:

• Для остатков безналичных денежных средств: «Платежное поручение входящее» с видом операции «Прочие поступления безналичных денежных средств». При этом в документе дата оплаты должна быть равна дате ввода остатков, а флаг оплаты включен. Аналогично вводятся остатки по валютным расчетным счетам;

• Для остатков наличных денежных средств: «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Прочий приход денежных средств». Правила его заполнения аналогичны вышеописанным для безналичных денежных средств.

13.3.6. Документооборот отражения операций с денежными средствами Заполнение всех денежных документов, отражающих операции с безналичными и наличными денежными

средствами, совершенно аналогично. Поэтому рассмотрим только основные документы.

1 3 . 3 . 6 . 1 . Документ «Платежное поручение входящее»

180

Документ предназначен для учета поступления безналичных денежных средств. Если поступление денежных средств связано с оплатой по конкретному товарному документу, то документ оплаты может быть создан «вводом на основании» товарных документов. Например, на основании документов «Реализация товаров и услуг», «Счет на оплату покупателю», «Заказ покупателя», «Отчет комиссионера» создается рассматриваемый документ с видом операции «Оплата от покупателя».

Выбор одного из вариантов использования конкретного документа производится из меню, выпадающего по кнопке «Операция». В зависимости от вида операции может потребоваться заполнение контрагента, от которого поступили деньги, и других параметров взаиморасчетов (договора, сделки).

Валюта платежа определяется валютой выбранного расчетного счета организации. Если документ проводится по бухгалтерскому учету, то валюта платежа должна совпадать с валютой регламентированного учета для не внешнеэкономических договоров. Заполнение банковского счета контрагента не является обязательным. I

Выбор договора (сделки), на который следует отнести платеж можно сделать: • либо вручную, в том числе с помощью кнопки «Подбор»; • либо автоматически по кнопке «Заполнить, результат автозаполнения так же может быть отредактирован

пользователем.

При автоматическом заполнении по кнопке «Заполнить» появляется диалоговое окно настройки, в котором нужно указать следующие параметры автозаполнения:

• Способ заполнения о По текущей задолженности. Анализироваться будет

имеющаяся на момент заполнения задолженность; о По планируемым поступлениям денежных средств.

Анализироваться будут сформированные заявки, независимо от того - будет ли оплата закрывать задолженность или это авансовый платеж;

• Заполнение. Данная настройка определяет - из какого регистра учета взаиморасчетов будут подбираться задолженности. Настройка доступна только в том случае, если выбран «Способ заполнения» = «По текущей задолженности»: о По фактической задолженности. Анализироваться будет

состояние регистра «Взаиморасчеты с контрагентами»; о По оперативной задолженности (с учетом заказов).

Анализироваться будет состояние регистра «Расчеты с контрагентами»;

• Порядок погашения. Список настроечных параметров зависит от выбранного значения в первой группе реквизитов. о Если выбрано «По текущей задолженности»:

« Сначала ранние задолженности. Задолженности будут погашаться по методу FIFO;

• Сначала поздние задолженности. Задолженности будут погашаться по методу LIFO;

• По табличной части документа. Задолженности будут погашаться в порядке расположения договоров и сделок в табличной части платежного документа, который задает пользователь;

о Если выбрано «По планируемым поступлениям денежных средств»: » По возрастанию даты планируемого поступления; • По убыванию даты планируемого поступления;

181

о При установленном флажке «Подбирать сумму» суммы платежа подбираются по установленный выше правилам до достижения заданной пользователем суммы;

• Учет планируемых движений денежных средств. о Подбирать планируемые поступления денежных средств; о Не превышать запланированных значений. Если флаг установлен, то часть суммы платежа, не покры

вающая имеющиеся планы поступления денежных средств останется без расшифровки. То есть подбор будет осуществляться только в рамках запланированных к поступлению денежных средств;

• Способ подбора. \ о По сумме платежа V о По сумме взаиморасчетов о Только включенные в платежный календарь. Анализироваться будут только заявки, в которых вклю

чен флаг «Включать в платежный календарь».

В общем случае проведение документа по налоговому учету возможно только при включенном флаге «Отразить в бухгалтерском учете». Но если организация является физическим лицом - плательщиком единого налога (СПДФЛ), то допускается проведение денежных документов только по оперативному и налоговому учету. Они имеют право не вести бухгалтерский учет, а налоговый учет для них - это учет единого налога. Если для организации, от лица которой ведется учет, в налоговой учетной политике выбрана схема налогообложения «Единый налог», то в платежных документах появится обязательный для заполнения реквизит «Статья декларации по единому налогу».

1 3 . 3 . 6 . 2 . Документ «Платежное поручение исходящее»

Документ предназначен для учета списания безналичных денежных средств. Также, с его помощью печатаются формы исходящих платежных поручений.

Заполнение документа совершенно аналогично заполнению входящего платежного поручения. Отличие заключается только в том, что для формирования печатной формы документа должно быть заполнено назначение платежа.

Документ также может быть введен на основании «торговых» документов («Поступление товаров и услуг», «Счет на оплату поставщика», «Заказ поставщика» и других) или интерактивно в свободном режиме. Вариант отражаемой хозяйственной операции выбирается по кнопке «Операция».

Если операция связана с перечислением денег поставщику или возвратом денег покупателю, то заполнить список оплачиваемых сделок можно либо вручную, либо автоматически. Механизм автозаполнения действует так же, как в документах поступления денег.

Текст назначения платежа (при регистрации исходящих платежей) вводится на закладке «Печать» вручную или заполняется автоматически в соответствии с информацией, введенной в форму расчетного счета (в справочнике «Банковские счета»).

Если платежное поручение оформляется для валютного расчетного счета, то предусмотрена возможность печати «Платежного поручения в иностранной валюте».

1 3 . 3 . 6 . 3 . Документ «Приходный кассовый ордер»

Документ «Приходный кассовый ордер» (ПКО) предназначен для учета поступления наличных денежных средств в кассу. С его помощью можно отражать следующие виды хозяйственных операций поступления наличных денежных средств:

• Оплата покупателя; • Прием розничной выручки. При этом в документе появляется дополнительное поле «Касса ККМ» для ука

зания кассы розничной точки, от которой принимаются деньги; • Возврат денежных средств подотчетником;

182

• Возврат денежных средств поставщиком; • Получение наличных денежных средств в банке; • Расчеты по кредитам и займам с контрагентами; • Прочий приход денежных средств. Например, для поступления денег в качестве процентов по акциям,

внесения начальных остатков; , • Прочие расчеты с контрагентами.

Выбор отражаемой операции производится по кнопке «Операция». В документе обязательно указывается организация, но жесткой связки кассы и организации не предусмотрено. Поэтому, в принципе в одной кассе могут храниться деньги разных организаций, входящих в состав предприятия. Валюта платежа однозначно определяется валютой кассы.

При расчетах с контрагентами следует указывать договор и сделки (если это предусмотрено настройками договора). Сделки могут указывать списком так же, как в безналичных денежных документах. Список можно заполнить автоматически с помощью «Настройки заполнения расшифровки платежа», которая рассмотрена при описании документа «Платежное поручение входящее». Кроме того, сделки можно заполнить с помощью кнопки «Подбор». Выводимая задолженность для выбора определяется переключателем:

• По фактической задолженности. Выводится задолженность по неоплаченным фактическим отгрузкам;

• По оперативной задолженности. Выводится оперативная задолженность, то есть прогнозная -по оформленным документам «Заказ покупателя».

Группа реквизитов «Запрашивать» позволяет задать соответствующие данные для переноса в денежный документ. При установке одного из флагов будет производиться запрос заданного параметра позиции задолженности.

При возврате излишне полученных или неистраченных сумм подотчетными лицами следует указать ссылку на «Расходный кассовый ордер», по которому эти деньги выдавались. Такая информация нужна для корректного закрытия расчетов с подотчетными лицами.

При поступлении денег из банка (с расчетного счета организации) валюта кассы должна совпадать с валютой расчетного счета, ссылка на который указывается в документе. Если поступление денег оформляется с регистрацией документа «Денежный чек», то обязательно следует

183

выполнять такие правила:

• Чек создается первым; • В ПКО дается ссылка на чек.

При поступлении розничной выручки должна быть указана ссылка на источник выручки: • Для складов вида «Розничный» (и «Оптовый») указывается касса ККМ; • Для склада вида «НТТ» указывается само место хранения розничных товаров - склад вида «НТТ». Если для организации, от лица которой ведется учет, в налоговой учетной политике выбрана схема налого

обложения «Единый налог», то в платежных документах появится обязательный для заполнения реквизит «Статья декларации по единому налогу». В дополнение к зтому, для удобства «единоналожников» в платежных документах предусмотрена возможность проводить документ только по налоговому учету, с выключенным флагом «Отразить в бух. учете».

Текст для печатной формы ордера заполняется на закладке «Печать».

1 3 . 3 . 6 . 4 . Документ «Расходный кассовый ордер»

Документ «Расходный кассовый ордер» (РКО) предназначен для учета выплаты наличных денежных средств.

Возможны следующие варианты его использования: • Оплата поставщику; • Возврат денежных средств покупателю; • Выдача денежных средств подотчетнику; • Прочий расход денежных средств,

- Выдача денежных средств в кассу ККМ; • Взнос наличными в банк;

• Расчеты по кредитам и займам с контрагентами; • Прочие расчеты с контрагентами.

Заполнение документа совершенно аналогично документу «Приходный кассовый ордер».

При расчетах с контрагентами указывается взаиморасчетные параметры (договор, сделка), оплачиваемые сделки можно внести списком как вручную, так и автоматически. Если документ не проводится по регламентированному учету, то валюта взаиморасчетов может отличаться от валюты платежа.

При выдаче денег подотчетному лицу важно определиться:

• Если это выдача аванса, то ссылка на авансовый отчет не заполняется. Но в этом случае в ордере устанавливается валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом для целей управленческого учета, которая в общем случае может отличаться от валюты платежа;

. Если это погашение задолженности перед подотчетным лицом за истраченные ранее суммы то обязательно должна быть указана ссылка на «Авансовый отчет», в котором зафиксирована такая задолженность. Показывать авансовые отчеты списком не предусмотрено. Поэтому для корректности учета количество ордеров, которыми погашается задолженность перед подотчетником, должно соответствовать количеству погашаемых авансовых отчетов.

При выдаче

При сдаче выручки в банк заполнение документа определяется способом оформления операции:

184

• Если используется регистрация документа «Объявление на взнос наличными», то этот документ должен быть создан первым;

• В РКО должна быть обязательно указана ссылка на объявку.

1 3 . 3 . 6 . 5 . Документ «Объявление на взнос наличными»

Документ «Объявление на взнос наличными» предназначен для: • фиксации намерения сдачи наличных денежных средств из кассы на расчетный счет организации датой

документа, • регистрации фактического поступления денег в банк датой оплаты.

Если флаг оплаты выключен, то документ фиксирует намерения. Если флаг оплаты включен (вручную или с помощью обработки «Выписка банка»), то отражается фактическое зачисление денежных средств на расчетный счет. Для отражения фактического списания наличных денежных средств из кассы, необходимо ввести «Расходный кассовый ордер» (можно использовать ввод на основании).

Документ не является обязательным элементом документооборота операций «Банк<-->Касса».

1 3 . 3 . 6 . 6 . Документ «Денежный чек»

Документ «Денежный чек» предназначен для: • фиксации намерения получения наличных денежных средств с расчетного счета организации датой до

кумента, • акцепта операции - фактического списания денег со счета датой оплаты.

Документ «Денежный чек» так же может быть обработан обработкой «Выписка банка» (установка флага «Оплачено»). После регистрации чека, следует ввести документ «Приходный кассовый ордер» для отражения фактического поступления денег в кассу.

Документ не является обязательным элементом документооборота операций «Банк<- ->Касса».

'• Остатков безналичных денежных средств.

186

13.4. Отчетность подсистемы Информацию о фактическом наличии и движении денежных средств на счетах и в кассах предприятия мож

но получить из отчетов «Остатки денежных средств» и «Ведомость по денежным средствам». Они отображают информацию, хранящуюся в регистре «Денежные средства».

В отчете «Остатки денежных средств» видны остатки денежных средств на указанную дату в разрезе касс и расчетных счетов с детализацией по валютам. Можно посмотреть остатки денежных средств по одной кассе или по одному расчетному счету, установив соответствующий отбор в отчете. Суммы можно вывести для сравнения в двух валютах - валюте управленческого учета и в валюте, установленной для кассы или расчетного счета. Отчет может быть представлен в виде списка или кросс-таблицы.

В отчете «Остатки денежных средств (диаграмма)» выводится диаграмма распределения остатков денежных средств по кассам и расчетным счетам торгового предприятия. Предусмотрено выведение отчета в виде гистограммы, круговой диаграммы, графика и так далее. Оценка остатков денежных средств может вестись в валюте управленческого учета или в валюте, который указан для расчетного счета или кассы торгового предприятия.

Отчет «Ведомость по денежным средствам» представляет пользователю информацию о движении наличных и безналичных денежных средств за определенный период времени. В отчете можно отобрать данные по конкретной кассе или банковскому счету. Можно также сгруппировать отчет по дням с указанием документов, с помощью которых фиксировались наличные или безналичные продажи.

Отчет «Движения денежных средств» предназначен для детального анализа движения денежных средств предприятия за определенный период времени. Источником данных для отчета служит регистр «Движения денежных средств». В этом регистре хранится наиболее полная информация по поступлениям и платежам предприятия, сгруппированная:

• с одной стороны, по реквизитам движения денежных средств (форма оплаты, расчетный счет (касса), статья движения денежных средств),

• с другой стороны, по реквизитам плательщика/получателя (контрагент, договор контрагента, сделка).

Также, в отчет может быть выведена подробная информация как по документам учета фактического движения денежных средств (банковские и кассовые документы), так и по документам, которыми эти платежи планировались. Таким образом, например, можно определить соотношение между объемами платежей, совершенных по заявкам на расходование средств и незапланированными платежами (по которым заявки не оформлялись). Отчет выводится в виде кросс - таблицы. Дополнительно, результаты отчета могут быть сгруппированы по временным периодам (день, неделя, месяц и т.д.).

Информацию о неакцептованных платежах предоставляют отчеты «Неоплаченные исходящие платежи» и «Неоплаченные входящие платежи». Эти отчеты отражают состояние регистров «Денежные средства к списанию» и «Денежные средства к получению» соответственно.

Отчет «Неоплаченные входящие платежи» предназначен для получения информации по входящим платежам, которые зарегистрированы в системе, но по которым не выполнено одно из необходимых действий: отражение в оперативном учете или фактическое движение денежных средств. Таким образом:

• отрицательные показатели в отчете свидетельствуют о платежах, по которым отражено фактическое поступление денежных средств (флаг «Оплата» включен), но не отражено изменение состояния взаиморасчетов с контрагентами (флаг «Опер.учет» выключен);

• положительные показатели в отчете свидетельствуют о платежах, по которым отражено изменение состояния оперативных взаиморасчетов с контрагентами (флаг «Опер.учет» включен), но не отражено фактическое поступление денежных средств (флаг «Оплата» выключен).

Значения параметров в ячейках отчета расшифровываются с помощью этого же отчета с предустановленной дополнительной детализацией.

Аналогично отчет «Неоплаченные исходящие платежи» предназначен для получения информации по исходящим платежам, которые уже зарегистрированы в системе, но по которым еще не выполнено одно из необходимых действий: отражение в оперативном учете или фактическое движение денежных средств. Таким образом:

• отрицательные показатели в отчете свидетельствуют о платежах, по которым отражено фактическое списание денежных средств (флаг «Оплата» включен), но не выполнено отражение в оперативном учете (флаг «Опер.учет» выключен);

• положительные показатели в отчете свидетельствуют о неакцептованных платежах, по которым не отражено фактическое списание денежных средств (флаг «Оплата» выключен). Эти суммы считаются зарезервированными под первичный документ и уменьшают свободный остаток денежных средств.

Для получения сводной информации о фактическом наличии свободных денежных средств и планируемых их движениях в системе предусмотрены отчеты «Анализ доступности денежных средств» и «Платежный календарь».

Отчет «Анализ доступности денежных средств» предназначен для анализа сводной информации в разрезе мест хранения по:

• фактическим остаткам денежных средств на расчетных счетах предприятия и в кассах; • выписанным, но не акцептованным на момент отчета платежным документам (приходным и расходным);

• зарезервированным по заявкам денежным средствам;

187

• ожидаемым остаткам денежных средств.

Ожидаемый остаток денежных средств получается путем вычитания из фактического остатка сумм зарезервированных под заявки и под первичные платежные расходные документы (регистры «Денежные средства в резерве» и «Денежные средства к списанию») и добавлением сумм, ожидаемых по неакцептованным документам поступления (регистр «Денежные средства к получению»).

Сумма ожидаемых поступлений носит справочный характер и не участвует в расчете доступного к использованию остатка денежных средств (например, при резервировании).

Отчет «Анализ доступности денежных средств по дням» аналогичен вышеописанному отчету, но предоставляет информацию с детализацией до дня.

188

14.Управление товарными з а к а з а м и

14.1. Концепция подсистемы Своевременное и качественное выполнение заказов покупателей обеспечивает предприятию лидирующее

положение на конкурентном рынке предложения товаров и услуг. Подсистема управления товарными заказами помимо средств регистрации и обработки заказов покупателей и заказов поставщикам содержит также развитые средства анализа заказов и их связи между собой. Основное назначение подсистемы управления товарными заказами - оказывать поддержку менеджерам предприятия в принятии управленческих решений при взаимодействии с клиентами и помогать выявлять узкие места при продаже товаров и на складах предприятия.

Подсистема «Управления заказами» может использоваться для: • планирования и прогнозирования закупок и продаж; • построения эффективной стратегии обслуживания заказов клиентов; • анализа взаимоотношений менеджеров с клиентами; • обеспечения соблюдения сроков поставки заказанных товаров;

• удовлетворения запросов как можно большего количества клиентов, избегая при этом возникновения избыточных складских запасов;

• резервирования товара из текущего остатка на складе под заказ покупателя; • резервирования товара под заказ покупателя в счет предстоящих поставок и т.д.

Важным принципом подсистемы «Управление товарными заказами» в типовой конфигурации является ее опциональность. То есть, оформляя взаимоотношения с клиентами, пользователь сам принимает решение -будут в рамках конкретного договора использоваться заказы или нет. Причем, если не требуется ведение аналитического учета взаиморасчетов в разрезе заказов, документооборот и отчетность подсистемы все равно может использоваться. Если в договоре с контрагентом определен вид взаиморасчетов «По договору в целом» (а не «По заказам»), в рамках такого договора для оформления отдельных хозяйственных операций пользователь все равно может регистрировать заказы и отслеживать их выполнение, то есть использовать функционал подсистемы управления товарными заказами.

14.1.1. Виды заказов В типовой конфигурации предусмотрены такие виды товарных заказов:

• Внешние: о Заказ покупателя - это заказ внешнего по отношению к предприятию контрагента на приобретение

каких-либо товаров; о Заказ поставщику - это заказ предприятия внешнему контрагенту на поставку товаров для перепро

дажи, передачи на комиссию или для получения на реализацию; • Внутренние - это оформление потребности в товарах на складах и в подразделениях предприятия. В со

ответствии с этим различаются заказы: о со склада; о от подразделения.

Торговые операции могут оформляться без предварительной регистрации товарных заказов - все или выборочно, на усмотрение пользователя.

Использование подсистемы внутренних заказов может быть отключено путем снятия флага «Использовать внутренние заказы» в настройках параметров учета. В этом случае данный документ ввести нельзя.

14.1.2. Основные элементы подсистемы На учет внешних товарных заказов большое влияние оказывает договор контрагента, в рамках которого

заключен заказ. Хотя сам договор не является частью данной подсистемы, но некоторые параметры договора имеют значение только при использовании функционала подсистемы «Управление товарными заказами».

В основном, справочник «Договоры контрагентов» и его реквизиты описаны в разделе, посвященном управлению взаиморасчетами. Рассмотрим те реквизиты, которые нужны в рамках подсистемы управление товарными заказами:

• Вид договора. Обязательный для заполнения реквизит. Для возможности регистрации в рамках договора заказов: о покупателей должен иметь значения «С покупателем», «С комиссионером» или «Бартерный»; о поставщикам должен иметь значения «С поставщиком», «С комитентом» или «Бартерный».

• Взаиморасчеты ведутся. Для возможности регистрации в рамках договора внешних товарных заказов, значение этого реквизита должно быть одним из двух возможных значений: о «По заказам»; о «По договору в целом»:

• В этом случае заказы могут оформляться не на каждую операцию поступления/отгрузки товара, а выборочно. То есть, в рамках такого договора оформление заказов не является обязательным.

• Кроме того, в рамках такого договора не будут вестись и отслеживаться взаиморасчеты в разрезе отдельных заказов, а только в целом по договору.

189

• Обособленный учет товаров по заказам покупателей. Включение данного флага означает, что по заказам покупателя по текущему договору ведется обособленный стоимостный учет товаров по партия» в рамках заказов. Данный механизм позволяет определить прибыльность сделки в рамках каждого конкретного заказа. Подробно влияние этого параметра рассматривается в рамках темы резервирования под заказ в текущем разделе.

• Размер предоплаты по заказу покупателя, процентов, не менее. В момент проведения реализации по заказу в «оперативном» режиме» контролируется наличие предоплаты по данному заказу. Причем, требуемая сумма предоплаты рассчитывается как процент не от первоначальной суммы документа, at учетом всех корректировок по состоянию на момент проведения. Наличием предоплаты считается наличие проведенных документов, как с реальной фактической оплатой (документы «Платежное поручение входящее», «Приходный кассовый ордер» и т.д.), так и планируемых платежей (документ «Планируемое поступление денежных средств»).

• Держать резерв без оплаты ограниченное время. Здесь устанавливается количество дней, в течение которых резерв по заказу не считается просроченным. Если параметр не используется, то резерв держится неограниченное время. Контроль выполняется при закрытии заказов, если список закрываемых заказов формируется по просроченным резервам. Подробнее о действии этого реквизита рассказано при рассмотрении подсистемы резервирования ТМЦ в режиме «Под заказ».

Основные документы подсистемы:

Для оформления внешних заказов по контрагентам в системе предназначены документы «Заказ покупателя» и «Заказ поставщику».

Для корректировки введенных ранее внешних заказов предназначены документы «Корректировка заказа покупателя», «Корректировка заказа поставщику».

В случае, когда внешний заказ выполнен не полностью, и перспективы его выполнения нет, он может быть закрыт вручную. Для закрытия используются документы «Закрытие заказов покупателей», «Закрытие заказов поставщикам».

Для фиксации внутренних потребностей в товарах на складах или в подразделениях предназначен документ «Внутренний заказ».

14.2. Операции с заказами покупателей В типовой конфигурации предусмотрены различные схемы выполнения заказа покупателя: • отгрузка товара из свободного складского остатка;

• предварительное резервирование товара на складе с последующей отгрузкой; • размещение заказа покупателя в ранее оформленных заказах поставщиков (товар будет автоматически

зарезервирован под данный заказ покупателя в момент регистрации поступления товаров от поставщика);

• «работа под заказ», то есть оформление заказа поставщику на товар под конкретный заказ покупателя.

Рассмотрим сначала основные принципы работы с заказами покупателей без учета резервирования под них товаров и размещения их в заказах поставщикам. Эти средства «обеспечения заказов» покупателей будут рассмотрены отдельно в текущем разделе.

190

Для хранения информации и отслеживания зарегистрированных заказов покупателей используется отдельное хранилище информации:

«Заказы покупателей» (остаточный регистр накопления). В этом регистре накапливается информация о заказах покупателей, зарегистрированных в информационной базе с помощью документов вида «Заказ покупателя». Информация списывается при выполнении заказов или при их закрытии.

14.2.1. Оформление заказа покупателя Для оформления предварительной договоренности с покупателем о намерении им приобрести или взять на

комиссию товары, тару или получить услуги регистрируется документ «Заказ покупателя».

Кроме того, заказ оформляется, если предполагается предварительное резервирование товаров для покупателя или комиссионера. Система резервирования под заказ рассматривается далее в этом же разделе.

В заказе отражаются не только количественные и суммовые данные по товарному составу, но и предполагаемые сроки отгрузки и оплаты. Эти даты не обязательны для заполнения, но они существенно облегчают работу менеджеров:

• Даты используются обработкой «Календарь пользователя», которая оперативно предоставляет информацию о предстоящих запланированных событиях (отгрузки и оплаты по заказам, встречи, телефонные звонки и т.д.);

• В отчетах по заказам покупателей можно отбирать список заказов, по которым необходимо выполнить отгрузку на конкретную дату;

• При формировании заказов поставщикам есть возможность учитывать только те заказы покупателей, отгрузка по которым должна состояться позже, чем планируемое поступление товара от поставщика;

• Информация может быть использована для планирования входящих платежей и т.д.

При формировании документа «Заказ покупателя» можно визуально сравнивать цену продажи и плановую себестоимость во избежание убыточных продаж. Для этого по кнопке «Цены и валюта» следует вызвать диалоговую форму и установить в ней флаг «Использовать плановую себестоимость». Подробнее об этом рассказывается в разделе «Ценообразование».

По кнопке «Анализ» в документе «Заказ покупателя» можно получить подробный отчет о состоянии заказа покупателя на момент формирования отчета. По заказу можно сформировать (в том числе вводом на основании) документ прогноза «Планируемое поступление денежных средств». В этом случае и в печатной форме по кнопке «Анализ», и в отчете «Анализ заказов покупателей» сумма документа будет отражаться как оплаченная часть заказа. Оплатой считается любой денежный документ (оперативный или прогнозный), который сформировал движение по регистру «Расчеты с контрагентами».

Для оформления фактической оплаты по заказу, на основании документа «Заказ покупателя» можно выписать документ «Приходный кассовый ордер» в случае наличной оплаты или зафиксировать безналичную оплату с помощью документа «Платежное поручение входящее» с последующим его акцептом.

Отгрузку товаров по заказу покупателя можно оформить с помощью документа «Реализация товаров и услуг» на продажу или на комиссию, в зависимости оттого, от кого оформлен заказ: от покупателя или комиссионера.

191

Важно! При формировании заказов фиксируется не только товар и его количество, но и цены продажи и скидки, Поэтому если при реализации будут установлены другие цены или другая скидка, то заказ покупателя не будет закрыт полностью так же, как если при отгрузке изменится количество или ассортимент продажи. Эти «зависшие хвосты» будут отражаться в отчете по заказам покупателя. Избавиться от них можно только документом «Закрытие заказов покупателей».

Но фиксация такой информации полезна, так как любое отклонение от планируемых показателей отгрузки-пища для анализа. Причины закрытия заказов можно проанализировать при помощи соответствующего отчета. Если, например, процент закрытий заказов по причине изменения цены достаточно высок - то это повод для принятия управленческого решения.

В документе «Заказ покупателя» предусмотрена возможность использования системы оповещения о предстоящих операциях по заказу (отгрузке или оплате заказа). Для этого надо включить флаг в поле «Напоминание» и указать время, когда надо выдать оповещение о заказе (если в настройках пользователя включен флаг «Использовать напоминания»).

Документы «Заказ покупателя» и «Счет на оплату покупателю» не связаны между собой и в рамках одного договора в типовой конфигурации можно работать либо по счетам, либо по заказам - это определяется в настройке договора. Как правило, заказы используют для целей планирования и прогнозирования своей деятельности. Обработка «Календарь пользователя» позволяет контролировать сроки и состояние заказов, а для счетов такой возможности не предусмотрено. Кроме того, при ведении учета по заказам можно использовать систему резервирования товара, имеющегося на складе, и товара, который планируется купить с оформлением заказа поставщику. Эта возможность рассматривается далее в этом же разделе.

Режим «оперативного» проведения документа важен в том, случае, если нужно резервировать номенклатуру. Если же задача резервирования товаров не стоит - то «оперативность» проведения с точки зрения поведения системы не является существенной. Но для целей управленческого учета, конечно, ценность информации прямо пропорциональна ее оперативности.

Документ «Заказ покупателя» может быть создан в удобном режиме с помощью обработки «Рабочее место менеджера по продажам».

При проведении документа (без учета резервирования и размещения) регистрируется такая информация:

192

• Фиксируется намерение покупателя приобрести (получить на комиссию) товары (приход в остаточном регистре накопления «Заказы покупателей»);

• Увеличивается прогнозируемая задолженность покупателя на сумму заказа (приход в остаточном регистре накопления «Расчеты с контрагентами»).

Анализ информации по заказам покупателей можно провести с помощью отчета «Заказы покупателей».

В отчете строки сгруппированы по товарам, а колонки - по покупателям.

14.2.2. Корректировка заказа покупателя

Корректировку заказа, связанную с изменением товарных и финансовых договоренностей с покупателем, можно провести с помощью документа «Корректировка заказа покупателя». Документ рекомендуется вводить на основании документа «Заказ покупателя». В документе корректировки допустимо удалять существующие строки в табличной части и добавлять новые.

Изменение в заказе покупателя рекомендуется отражать именно этим документом, а не редактировать сам документ «Заказ покупателя». Фиксирование изменений, вносимых в заказ, отдельными документами позволяет отслеживать историю заказа. Такая информация важна и для оценки работы менеджера и для классификации клиентов. Многочисленные корректировки заказа должны стать объектом управленческого анализа.

Если необходимо произвести замену позиции номенклатуры, то в документ следует ввести две строки: • позиция, которую нужно удалить, вводится со знаком минус; • позиция, которую нужно добавить, вводится со знаком плюс.

При корректировке цены или скидки по позиции номенклатуры, также вводится две строки: • строка со старой ценой или скидкой со знаком минус; • строка с новой ценой или скидкой со знаком плюс.

Проведение документа в «оперативном» режиме является существенным для целей резервирования товара, также как для документа «Заказ покупателя».


• Уменьшается или увеличивается количество или стоимость заказанных покупателем товаров (приход «сторно» или приход в регистре накопления «Заказы покупателей»);

• Если изменяется сумма заказа, то на разницу соответственно изменяется прогнозируемая задолженность покупателя (приход «сторно» или приход в регистре накопления «Заказы покупателей»).

Анализ информации. Настроив соответствующим образом отчет «Ведомость по заказам покупателей» (с детализацией по дням и документам движения), можно проследить всю историю корректировок и отгрузок по заказу.

14.2.3. Закрытие заказов покупателей

По окончательно оформленному заказу можно проводить следующие действия:

• отгрузка по заказу. Операция, позволяющая выполнить заказ покупателя. При этой операции со складов списываются заказанные контрагентом товары. о Осуществляется эта операция товарными документами, которые вводятся на основании документов

вида «Заказ покупателя»; • закрытие заказа. Операция, позволяющая снять заказ покупателя с учета. Снятие с учета невыполнен

ной части заказа, оплаты и всех резервов производится автоматически. о Для снятия заказов покупателей с учета предназначен документ «Закрытие заказов покупателей».

Оформление документа «Закрытие заказов покупателей» необходимо в случаях: • расторжение сделки. Полная отмена оставшейся (неотработанной) части заказа; • закрытие заказа, когда считается, что он выполнен, даже если по данным учета он не сошелся «в ноль».

Остатки по заказу списываются, как не требующие выполнения;

• снятие резервов и размещения с заказов, например, если просрочен срок хранения резервов по заказам.

Документом выполняются два вида операций: • закрытие заказов от покупателей. Режим позволяет закрыть указанные заказы и полностью списать по

ним планируемые отгрузки, резервы и размещения;

193

• снятие резервов и размещения. Режим позволяет снять существующие резервы и размещения по указанным заказам покупателей и поставщиков. Смысл этой операции рассматривается далее.

При закрытии заказов можно указать причину закрытия. Значение реквизита «Причина закрытия заказов» выбирается из справочника «Причины закрытия заказов». Этот справочник предназначен для хранения и классификации причин закрытия заказов покупателей и заказов поставщикам, и заполняется пользователем самостоятельно.

При закрытии заказа закрывается только весь заказ целиком или его невыполненный остаток. Если нужно закрыть часть заказа, или отменить заказ по конкретным номенклатурным позициям, то это нужно делать документом «Корректировка заказа покупателя».

Документ рекомендуется проводить только в оперативном режиме. При проведении анализируются остатки по заказу на момент оформления документа. Если указанный в документе заказ покупателя производил резервирование по заказу поставщику, то это резервирование снимается. При выборе вида операции «Закрытие заказов от покупателей», дополнительно к произведенным операциям списываются все существующие остатки по заказам покупателей и ожидаемым платежам.

При проведении документа в режиме «закрытие заказов от покупателей» регистрируется такая информация:

• Закрываются все невыполненные остатки по указанным заказам покупателей (расход в остаточном регистре накопления «Заказы покупателей»);

• Уменьшается прогнозируемая задолженность покупателей на сумму закрытия заказов (расход в регистре накопления «Расчеты с контрагентами»).

Учет заказов с применением системы резервирования не меняет имеющуюся схему, а лишь дополняет ее. Подсистема резервирования ведется на отдельных регистрах и принципы регистрации этой информации будут приведены далее по разделу.

Анализ информации. Помимо общей информации о закрытии заказов, которая, наряду с другими операциями с заказами, отображается в отчете «Заказы покупателей» можно получить и специальную информацию об операциях закрытия. При закрытии заказов могут быть указаны причины закрытии, по этим данным в дальнейшем выполняется анализ с помощью специального отчета «Анализ причин закрытия заказов».

Если ввести группировку первого уровня по контрагенту, то можно проанализировать причины и суммы закрытия в разрезе покупателей. Точно также можно проанализировать закрытие заказов в разрезе ответственных менеджеров.

14.3. Операции с заказами поставщикам

Как и в других подсистемах конфигурации, в подсистеме управление товарными заказами используется принцип симметричности. То есть документооборот и используемые регистры накопления для учета заказов поставщикам аналогичны тем, которые используются для учета заказов покупателей. Различаются они только направлением движения и некоторыми специфическими особенностями, которые проистекают из разности отношений с покупателями и поставщиками:

• Для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика позиций номенклатуры используется документ «Заказ поставщику»;

• Корректировка заказа, связанная с изменением товарных и финансовых договоренностей с поставщиком отражается документом «Корректировка заказа поставщику»;

• Для снятия заказов поставщикам с учета используется документ «Закрытие заказов поставщикам»; • Учет заказов поставщикам ведется в регистре накопления «Заказы поставщикам».

Работа с заказами поставщикам аналогична «покупательским», за исключением некоторых моментов. Например, в конфигурации не учитываются отдельно скидки, данные предприятию поставщиками.

«Заказы поставщикам» (остаточный регистр накопления). В этом регистре накапливается информация о заказах поставщикам, зарегистрированных в информационной базе с помощью документов вида «Заказ поставщику».

194

Документ «Заказ поставщику». Позиции номенклатуры, по которым оформлен заказ на поставку, учитываются, как ожидаемые позиции номенклатуры. В конфигурации возможно оформление заказов для регистрации намерения купить у поставщика или получить на комиссию у комитента позиции номенклатуры.

Предусмотрено несколько способов формирования «Заказа поставщику»: • Вручную:

о Список товаров заполняется пользователем вручную, например, с помощью механизма «Подбор»; о Список товаров заполняется в режиме автозаполнения (по кнопке «Заполнить» Б командной панели

табличной части); • Автоматически:

о Из отчета «Анализ заказов покупателей»: • В конфигурации предусмотрен сервисный механизм по автоматическому формированию заказов по

ставщикам на основании сформированных ранее заказов покупателей. Этот механизм запускается из отчета «Анализ заказов покупателей» и рассмотрен далее в разделе, посвященном отчетности подсистемы управления товарными заказами.

о С помощью механизмов объемно-календарного планирования: • В программе также предусмотрена возможность автоматического формирования заказов поставщи

кам обработкой «Календарный план закупок». Принципы использования этой обработки рассматриваются в разделе «Планирование».

о С помощью обработки «Пакетный ввод документов»: • Оформление заказов поставщикам производится, исходя из автоматически рассчитанной текущей

потребности, для удовлетворения заказов покупателей.

В общем, документ «Заказ поставщику» не отличается от документа «Заказ покупателя». Информацию о текущих, просроченных и предстоящих поставках и оплатах по заказам поставщиков также можно посмотреть в обработке «Календарь пользователя».

Корректировка заказа поставщику оформляется с помощью документа «Корректировка заказа поставщику», который вводится на основании заказа. В нем тоже есть два способа автозаполнения (заполнить по остаткам и скопировать состав заказа). Корректировка заказ может выполняться как по причине отмены ранних договоренностей по некоторым товарным позициям, так и по причине расширения ассортимента. Кроме того, корректировка может быть вызвана изменением количественных и стоимостных параметров заказа.

В документе «Закрытие заказов поставщикам» указываются те заказы поставщика, которые необходимо закрыть (снять с учета). Документ так же рекомендуется проводить в оперативном режиме. Документ списывает все существующие остатки по заказам поставщикам. Если ожидаемые поступления были использованы для размещения заявок покупателей, то такие размещения также отменяются.

При проведении операций с заказами поставщиков регистрируется такая информация: • При оформлении заказа:

о Фиксируется намерение приобрести (получить на комиссию) товары у поставщика (приход в остаточном регистре накопления «Заказы поставщикам»);

о Уменьшается прогнозируемая задолженность поставщика на сумму заказа (расход в остаточном регистре накопления «Расчеты с контрагентами»);

• При корректировке заказа: о Уменьшается или увеличивается количество или стоимость заказываемых у поставщика товаров (при

ход «сторно» или приход в регистре накопления «Заказы поставщикам»); о Если изменяется сумма заказа, то соответственно изменяется сумма прогнозируемых расчетов с по

ставщиком (расход или расход «сторно» в регистре накопления «Расчеты с контрагентами»);

• При закрытии заказа: о Закрываются все невыполненные остатки по указанным заказам поставщику (расход в остаточном ре

гистре накопления «Заказы поставщикам»); о Увеличивается прогнозируемая задолженность поставщика на сумму закрытия заказов (расход «стор

но» в регистре накопления «Расчеты с контрагентами»).

Анализ информации по заказам поставщикам можно провести с помощью отчета «Заказы поставщикам».

Настроив соответствующим образом отчет «Ведомость по заказам поставщикам» (с детализацией по дням и документам движения), можно проследить всю историю корректировок и отгрузок по заказу.

Если при закрытии заказов поставщикам были указаны причины закрытии, анализ этих данных выполняется с помощью специального отчета «Анализ причин закрытия заказов».

14.4. Учет внутренних заказов Для формирования заказов на удовлетворение внутренних потребностей торгового предприятия предназна

чен документ «Внутренний заказ»

Принципы работы с внутренними заказами полностью аналогичны работе с заказами покупателей, за исключением того, что заказчик не внешний, а внутренний.

При этом предусмотрено отражение операции двух видов: • Оформление заказа на перемещение товаров на определенный склад. Оформляется в том случае, если

необходимо, исходя из потребностей склада, пополнить запас номенклатурных позиций на складе. В этом случае в заказе определяется вид заказа «На склад». Склад, который заказывает товар, заполняется в шапке документа. Это может быть любой склад, в том числе и НТТ. Исполнением такого заказа яв-

195

ляется документ перемещения с другого склада (розничного, оптового или НТТ) или документ поступле-ния на данный склад от внешнего контрагента;

• Оформление заказа на внутреннее потребление подразделениями торгового предприятия. В этом случае во внутреннем заказе определяется вид заказа - «В подразделение» и указывается то подразделение, которому необходимо передать товар на внутреннее потребление. Исполнением такого заказа является оформление документа «Требование-накладная», в котором указывается та статья затрат, на которую будут отнесены затраты на внутренние потребления.

Номенклатурные позиции, оформленные по внутреннему заказу, могут быть: • Зарезервированы из текущего остатка на любом из складов (оптовом, розничном или НТТ), входящих в

состав торгового предприятия; • Размещены в заказах поставщикам.

Предусмотрена возможность автоматического резервирования и размещения при работе в оперативном режиме. Дата отгрузки в документе контролируется при размещении в заказах поставщикам. Размещение производится в тех заказах поставщикам, поступление по которым ожидается до даты отгрузки по внутреннему заказу включительно.

Для учета внутренних заказов используется специальный остаточный регистр накопления «Внутренние заказы».

При проведении документа регистрируется такая информация: • Фиксируется номенклатурная потребность только в количественном измерении от лица подразделения

или склада (приход в остаточном регистре накопления «Внутренний заказ»). Анализ информации по сформированным заказам от подразделений и складов можно выполнить с помо

щью универсального отчета «Остатки и обороты» по разделу учета «Внутренние заказы».

На рисунке приведен отчет с тремя уровнями группировки - по заказчику, документу заказа и номенклатуре. Можно отделить только заказы по складам или только по подразделениям. Для этого в настройке отчета на закладке «Отбор» нужно добавить условие «Внутренний заказ. Вид заказа» = «На склад» или «В подразделение».

С помощью отчета «Анализ заказов покупателей» можно проанализировать обеспечение «товарной» потребности по внутренним заказам и сформировать заказы поставщикам.

14.5. Резервирование и размещение товаров Система складского резервирования - это система организации доступа к товарам на складах. Резерв - это

свойство складских остатков в контексте времени. Для одного момента времени товары на складах могут быть зарезервированы, для другого — нет. Свободный остаток товаров на складах - это количество товара, которое физически есть на складах, не зарезервированное под заказ и не зарезервированное под документ.

196

Выбытие зарезервированных товаров возможно только при выполнении определенных условий. Например, если товары зарезервированы под заказ, то продать их можно, только дав ссылку на этот заказ в документе реализации.

В системе различаются два вида резервирования:

• резерв под заказ. В этом режиме товары резервируются под определенный внешний заказ покупателя или внутренний заказ со склада (подразделения). Резервирование товаров «под заказ» можно оформить в момент оприходования товаров на склад по документу «Поступление товаров и услуг» или «Авансовый отчет»;

• резерв под документ. Этот режим подробно рассмотрен в разделе управления запасами и связан с использованием «ордерного» документооборота; о Если товар поступает по приходному ордеру, то с помощью флага «Без права продажи» поступившие

товары можно пометить как резерв «под документ». Тогда общее количество товара на складе увеличивается, но часть товара резервируется и не может быть продана или перемещена. При этом такой резерв никак не связан с заказом покупателя или склада (подразделения),

о При оформлении приходной накладной по этому ордеру зарезервированные товары снимаются с резерва «под документ». Если в приходной накладной указан заказ (покупателя или внутренний), под который пришли товары, - они будут переведены в резерв «под заказ»;

о Аналогичная ситуация при реализации ранее зарезервированных товаров со склада или по ордеру.

Резервирование под заказ - это система распределения имеющихся на складах объемов товаров для использования при выполнении соответствующего заказа покупателя или внутреннего заказа. Резервированию подлежат только имеющиеся на складах реальные объемы товаров.

В то же время можно зарезервировать товары, которые еще только запланированы к покупке - то есть те, на которые оформлены заказы поставщикам. Механизм резервирования ожидаемых поступлений товаров называется размещением заказов покупателей в заказах поставщикам,

Обратите внимание, что резервирование и размещение распространяется только на количественный учет товаров.

То есть, обеспечение заказов покупателей и внутренних заказов выполняется двумя способами: • Резервированием имеющихся на складах остатков товаров; • Размещением заказов покупателей в заказах поставщикам - резервированием ожидаемых поступлений

товаров.

14.5.1. Резервирование товаров под заказ Резервирование нельзя вести в целом по предприятию или организации, резервирование всегда привязано

к конкретным складам. Резервировать товары можно на любом складе. Более того, один и тот же товар для одного и того же заказа может быть зарезервирован частично на одном складе, а частично на другом. В общем случае использование подсистемы резервирования предполагает резервирование и «под заказ покупателя» и под «внутренние заказы», но принципы использования подсистемы от этого не меняются. Поэтому рассмотрим ее применение на примере заказов покупателей.

197

Следует обратить внимание, что в разрезе складов ведется учет товаров в целом по предприятию, а учет по организациям ведется без учета складов. Поэтому при резервировании фактически не фиксируется - какая именно организация предприятия осуществляет резерв.

Учет резерва ведется в регистре накопления «Товары в резерве на складах» с точностью до склада и номенклатуры (с указанием характеристики). При резервировании фиксируется только количественный эквивалент в единицах хранения.

Установка резерва может быть произведена при следующих хозяйственных операциях: • при оформлении заказа документом «Заказ покупателя» или «Внутренний заказ»; • при поступлении товаров документами «Поступление товаров и услуг» и «Авансовый отчет»; • при корректировке заказа документом «Корректировка заказ покупателя»; • при изменении резерва документом «Резервирование товаров».

Снятие резерва может проводиться в случаях: • отгрузки по заказу:

о при оформлении по заказу покупателя документа реализации; о при оформлении перемещения на склад с другого склада в соответствии с внутренним заказом; о при оформлении документа «Требование-накладная» со списанием товаров в подразделение в соот

ветствии с внутренним заказом; • закрытия заказа документом «Закрытие заказов покупателей» (вид операции «Закрытие заказов от по

купателей»); • снятия просроченного резерва документом «Закрытие заказов покупателей» (вид операции «Снятие ре

зервов и размещения»); • корректировки заказа документом «Корректировка заказа покупателя»; • корректировки резерва документом «Резервирование товаров».

Резервирование товара может быть произведено вручную или автоматически. При автоматическом резервировании анализируется наличие товара на складах предприятия, и, в случае если товар в необходимом количестве есть в свободном остатке, система резервирует этот товар. Автоматическое резервирование доступно только при работе с документом в «оперативном режиме». Контроль наличия необходимых остатков для резервирования (как в автоматическом, так и в ручном режиме заполнения) также производится только при «оперативном» проведении документов.

Корректное использование подсистемы резервирования товаров возможно только в случае, когда в информационной базе организован товарный оборот с учетом заказов и при каждом движении товаров анализируется свободный остаток или остаток по соответствующему заказу.

Срок резервирования. В общем случае, товары на складах могут быть зарезервированы под заказ на срок с момента оформления заказа до отгрузки товаров по заказу. Однако, при резервировании под заказ покупателя можно задать условие по сроку резервирования товаров в зависимости от факта оплаты этого заказа покупателем.

В настройках договора (параметр «Держать резерв без оплаты ограниченное время, дней не более») предусмотрена возможность определить стратегию резервирования по сроку:

• удержание товаров в резерве неограниченное количество времени вне зависимости от оплаты заказа;

• снятие товаров с резерва по истечении определенного срока, в течение которого по заказу не было оплат.

Действие этого параметра можно описать следующим образом: • время резерва отсчитывается от даты документа «Заказ покупателя». Даты последующих корректировок

заказов покупателей влияния не оказывают; • оплата анализируется по документам планируемой или фактической оплаты, то есть по записям регистра

накопления «Расчеты с контрагентами». При этом сумма оплаты в расчет не принимается; • данный параметр влияет только на автозаполнение документа «Закрытие заказов покупателей» по кноп

ке «Заполнить по просроченным резервам». Еще он учитывается при расчете даты оплаты в документах «Заказ покупателя», «Счет на оплату покупателю».

Заказы покупателей могут выступать как средство обособленного учета себестоимости товаров в разрезе партий. Для раздельного учета партий товаров, зарезервированных под заказ, в договоре контрагента должен быть включен флаг «Обособленный учет товаров по заказам покупателей».

Например, если при оприходовании товаров указывается ссылка на заказ покупателя, то товар в количественном измерении резервируется под этот заказ. А если заказ с покупателем оформлен по договору с обособленным учетом товаров, то и в формируемой партии делается ссылка на заказ. В этом случае не только количество, но и стоимость (партия) таких товаров может быть списана только под указанный заказ. То есть, если при выбытии товара данная партия должна быть списана в соответствии с выбранным методом списания ТМЦ (например, ФИФО), то она останется на складе, если в документе выбытии нет ссылки на конкретный заказ.

При резервировании имеющихся остатков товаров на складах документами подсистемы управления товарными заказами используется несколько иная схема формирования движений по стоимостным товарным регистрам накопления:

• списание имеющихся на остатках партий резервируемого товара в нужном количестве; • оприходование партий с теми же параметрами, но со ссылкой на заказ.

198

При закрытии заказа покупателя используется обратная вышеописанной схема формирования движений: списание партий «под заказ» и оприходование партий без заказа. Документом «Закрытие заказов покупателей» формируются записи для всех видов учета. Учет операций резервирования ведется с помощью специального хранилища информации:

«Товары в резерве на складах» (остаточный регистр накопления). В этом регистре накапливается информация о зарезервированных товарах в разрезе складов.

14.5,2. Размещение в заказах поставщикам Этот механизм позволяет указывать для заказов, сделанных поставщикам, их назначение, то есть для вы

полнения каких заказов покупателей или внутренних заказов сделан заказ на покупку у поставщика.

Размещение производится только в фактически оформленных заказах поставщикам, а не в планируемых. Если на момент попытки автоматического размещения заказа покупателя нужный заказ поставщику не создан, то такой заказ покупателя остается не размещенным.

Механизм удобно использовать, когда заказ поставщику передается по мере накопления потребности в товарах, то есть по мере накопления определенного пакета заказов покупателей. Как только товар, зафиксиро-ванный в заказе поставщику, будет весь связан с конкретными заказами покупателя, сразу можно передавать заказ поставщику.

Механизм удобно использовать и для отложенного резервирования. То есть по мере того, как будет выполняться заказ поставщику, товар, заказанный покупателем и размещенный в этом заказе, будет переходить из разряда размещенного в разряд зарезервированного.

Например, для удовлетворения заказа покупателя оформляется заказ поставщику, и выполняется размещение заказа покупателя в заказе поставщику. Поставщик выполняет заказ и оприходование товара отражается документом «Поступление товаров и услуг», и документе делается ссылка и на заказ поставщику, и на заказ покупателя, Так как товар перешел из состояния «ожидаемого поступления» в состояние «товар на складе», поэтому производится списание размещения и установка резервирования.

Установку размещения, так же как и резервирования, можно выполнять при отражении различных операций:

• при оформлении заказа от покупателя (склада, подразделения) документами «Заказ покупателя» или «Внутренний заказ»;

• при оформлении заказа поставщику документом «Заказ поставщику»; • при корректировке заказов документами «Корректировка заказ покупателя» и «Корректировка заказа

поставщика»;

• при изменении размещения документами «Резервирование товаров» и «Размещение заказа поставщику».

Снимается размещение при отражении таких операций: • при поступлении товаров документом «Поступление товаров и услуг»; • при закрытии заказов документами «Закрытие заказов поставщикам» и «Закрытие заказов покупателей»

(вид операции «Закрытие заказов от покупателей»); • при корректировке заказов документами «Корректировка заказ покупателя» и «Корректировка заказа

поставщика»; • при изменении размещения документами «Резервирование товаров» и «Размещение заказа поставщику».

199

Как и резервирование, размещение заказов может проводиться вручную или с помощью определенных механизмов автоматизации. Вручную можно указать в заказе покупателя для каждого товара - в каком заказе поставщика разместить заказанное количество. Аналогично, в заказе поставщику можно указать, какой заказ покупателя будет потребителем заказываемого количества товара.

При размещении заказа автоматическим способом система сама подберет для каждого товара в заказе покупателя подходящий заказ поставщику. Учет товаров, заказанных покупателем (складом, подразделением) и размещенных в заказах поставщику, ведется в регистре накопления «Размещение заказов покупателей».

«Размещение заказов покупателей» (остаточный регистр накопления). Регистр предназначен для связывания планируемой к поступлению номенклатуры между заказами покупателей (внутренними заказами) и заказами поставщикам.

14.5.3. Оформление резервирования и размещения с помощью документов

Для выполнения резервирования и размещения в автоматическом режиме в соответствующих документах присутствует группа реквизитов:

• Флаги «Автоматическое резервирование» и «Автоматическое размещение»; • Кнопка «Заполнить и провести».

Этот механизм работает только в «оперативном режиме», то есть только в документах, сформированных текущей датой, активны эти реквизиты. Установка флагов (вместе или только одного из них) определяет настройку - что же именно будет производиться автоматически:

• Резервирование;

• Размещение;

• Резервирование и размещение.

Сама процедура выполняется при нажатии на кнопку «Заполнить и провести».

Чтобы избежать коллизии при совместной работе режимов автоматического резервирования и автоматического размещения в системе принято правило, что вначале производится «авторазмещение» заказа, а потом «авторезервирование».

Возможные комбинации использования этих двух режимов можно прокомментировать следующим образом: • Авторезервирование, Авторазмещение. Оптимальный, полностью автоматический режим. Его использо

вание предназначено для предприятий, работающих со склада, но делающих заказы поставщикам под свои объемы реализации. В этом режиме заказ при проведении автоматически размещается в заказах поставщикам, а оставшаяся часть товара в резервах на складах.

• Авторезервирование, Не Авторазмещение. Этот режим предназначен, прежде всего, для работы «со склада», то есть когда размещения заказов покупателей в заказах поставщикам не требуется. В этом случае закупка выполняется на склад, а продажа осуществляется только со склада (по наличию). В этом режиме автоматического размещения в заказах не происходит. Однако в этом режиме возможно ручное размещение в заказах поставщикам. Таким образом, другой стороной этого режима является явный приоритет размещения в заказах перед резервированием, то есть только то, что не размещено, резервируется автоматически.

• Не Авторезервирование, Авторазмещение. Этот режим предназначен в основном для работы «под заказ». То есть товар автоматически не резервируется на складе, а размещается в имеющихся заказах, в которых это возможно. Тогда товар резервируется только при поступлении товара от поставщика. Однако если на складе есть товар, устраивающий клиента, то его можно зарезервировать. Таким образом, другой стороной этого режима является явный приоритет резервирования, перед размещением в заказах, то есть только то, что не зарезервировано, размещается автоматически.

• We Авторезервирование, Не Авторазмещение. Это полностью ручной режим, который означает, что никакие автоматические механизмы не изменяют состояние его резервов и размещения. Предназначен для случаев, когда пользователь хочет вручную самостоятельно вести резервы и размещение заказов, и его не устраивают предлагаемые автоматические режимы.

При оформлении документа «Заказ покупателя» в «оперативном» режиме можно воспользоваться механизмами «Авторезервирования» и/или «Авторазмещения». Для этого после заполнения табличной части списком требуемых номенклатурных позиций, нужно в шапке документа установить соответствующие флажки и нажать кнопку «Заполнить и провести».

200

Возможна ситуация, когда некоторая номенклатурная позиция может быть частично размещена в заказах поставщикам и/или частично зарезервирована на складах, но все равно имеющихся фактических или плановых остатков, пригодных для такого резервирования/размещения недостаточно. Тогда в документе будет сформировано несколько строк с этой номенклатурной позицией. То количество товара, которое удастся зарезервировать или разместить будет выведено отдельными строками с указанием места резервирования/размещения, остальное количество отразится отдельной строкой с пустым реквизитом «Размещение» табличной части.

При выполнении «Авторазмещения» контролируется соответствие дат «поступления» и «Отгрузки» в заказах поставщику и покупателя. Следует обратить внимание, что при повторном нажатии кнопки «Заполнить и провести» не происходит очистка введенных ранее размещений - это нужно сделать вручную. В то же время реквизит «Размещение» может быть заполнен полностью вручную сразу или откорректирован после выполнения автозаполнения.

Процедуры резервирования и размещения не обязательно выполнять сразу в документе «Заказ покупателя» или «Внутренний заказ», но можно выполнить и потом с помощью специализированных документов.

Документом «Корректировка заказа покупателя» можно изменить не только ассортимент, количество и цену заказанных товаров. Этим же документом можно изменить резервирование и размещение позиций, зафиксированное ранее. Для этого в документе для конкретного товара нужно вводить две строки:

• строка «сторно» с исходным размещением (в том числе, если оно пустое);

• строка с указанием нового размещения. В этом документе не предусмотрено автоматического механизма, вся коррекция размещения должна произ

водиться пользователем вручную. Контроль остатков по заказам и складам при «оперативном» проведении выполняется.

В документе «Заказ поставщику» для закупаемых позиций можно указать ссылку на заказ покупателя, если в процессе создания заказа покупателя номенклатура не была зарезервирована и размещена. Наличие такой ссылки обозначает размещение заказов покупателей в заказе поставщику. Причем, если заполнять заказ поставщику по кнопке «Заполнить», то это будет выполнено автоматически. Для размещенных или зарезервированных ранее товаров не следует в заказе поставщику указывать ссылку на заказ покупателя (соответствующий реквизит табличной части документа), так как в этом случае будет задвоение размещения, что приведет к некорректности учета.

Документом «Корректировка заказа поставщику» можно установить или откорректировать размещение заказа покупателя, указанное в исходном документе «Заказ поставщику». Для этого, так же как при корректировке заказа покупателя, следует ввести две строки - сторнирующую и с новым размещением.

Документ «Размещение заказов поставщикам», также как документы корректировки, может изменить размещение товаров.

Документ «Резервирование товаров», может изменить и размещение, и резервирование товаров.

201

Документ «Закрытие заказов поставщикам» списывает сделанные размещения заказов покупателей в закрываемых заказах поставщикам.

Документ «Закрытие заказов покупателей» списывает сделанные по заказам покупателей и внутренним заказам резервирование и размещение.

14.6. Прочие операции с заказами Поступление по заказу поставщика - операция, позволяющая выполнить заказы поставщикам и фикси

рующая факт поступления ТМЦ на склады предприятия. Документ «Поступление товаров и услуг» можно ввести на основании документа «Заказ поставщику». При оприходовании товаров по заказу поставщика документом «Поступление товаров и услуг» закрывается размещение заказов покупателей, указанное в этом заказе поставщику. В то же время, если приходуется товар, который ранее не был зарезервирован, то заполнение реквизита «Заказ покупателя» табличной части приведет к резервированию товара под указанный заказ покупателя. Аналогичным образом можно выполнить процедуру резервирования при оприходовании товаров документом «Авансовый отчет».

Отгрузка по заказу покупателя - операция, позволяющая выполнить внешний заказ. По этой операции со складов списываются заказанные контрагентом ТМЦ. Причем, списание идет сначала, исходя из зарезервированного объема товаров под этот заказ, а потом из свободного остатка. Если товары для одного заказа зарезервированы на разных складах, то из заказа по кнопке «Оформить реализацию» в документе «Заказ покупателя» можно оформить сразу пачку документов на отгрузку с этих складов.

Существует три варианта автоматического заполнения документа «Реализация товаров и услуг» по данным из заказа, актуальным на момент формирования документа отгрузки:

• по кнопке «Оформить реализацию» в командной панели документа «Заказ покупателя» (или через меню «Действие -» Открыть форму настройки оформления реализации») вызывается окно настройки параметров процедуры формирования документов реализации. Подробнее эта процедура будет рассмотрена далее в этом же разделе в рамках темы «Размещение заказов». С помощью этой процедуры можно сформировать документы «Реализация товаров и услуг» и «Налоговая накладная». Причем, если отгрузка производится частями, то при формировании будут учтены все проведенные ранее документы в рамках данного заказа. То есть, табличная часть каждого последующего документа «Реализация товаров и услуг», оформленного на основании заказа, будет заполняться за минусом всех выписанных и ранее отгруженных позиций номенклатуры;

• с помощью механизма «Ввод на основании» из документа «Заказ покупателя»; • по кнопке «Заполнить -> Заполнить по заказу покупателя» табличной части документа «Реализация то

варов и услуг».

На формирование документов отгрузки оказывают влияние ряд настроек пользователя: • «Контролировать превышение объема заказа при отгрузке». С помощью включения этого флага в на

стройке пользователя можно запретить проведение отгрузки в количестве большем, чем указано в заказе;

• «Корректировка количества товара при вводе реализации на основании заказа». С помощью этой настройки можно установить порядок вызова дополнительного диалогового окна с информацией о количестве товаров, которые можно отгрузить и средствами корректировки их количества. Параметр может принимать следующие значения: о «Вызывать всегда». Форма будет вызываться в любом случае; о «Не вызывать»; о «Вызывать только при отсутствии нужного количества товаров». Форма будет показываться только в

том случае, если на складе, указанном в документе реализации, товара, который заказан в заказе, нет в нужном количестве.

Дополнительная форма «Заполнение реализации по заказу покупателя» предназначена для оперативного контроля и корректировки количества товаров, заполняемых в документах реализации, выписанных по заказам покупателей.

В форме имеются следующие графы: • «Запланировано». Количество товара, выписанное по заказу покупателя; • «Осталось отгрузить». Количество товара, которое осталось отгрузить по заказу; • «Резерв по заказу». Количество товара, зарезервированного по заказу. Определяется теми товарами, по

которым в графе «Размещение» в заказе покупателя указан склад, на который оформляется документ реализации;

•; «Можно отгрузить». Количество товара, которое реально можно отгрузить со склада с учетом резерва по данному заказу и текущего остатка;

• «Свободный остаток». Количество свободного товара, не зарезервированного ни по одному из заказов; • «Добавить в документ» заполняется тем количеством товаров, которое можно отгрузить со склада с уче

том зарезервированного товара по данному заказу.

202

Черным цветом отображаются те позиции, по которым нельзя отгрузить то количество товара, которое заказано покупателем. При необходимости информацию можно откорректировать, и при нехватке товаров отгрузить недостающий товар из свободного остатка.

При нажатии на кнопку формы «Заполнить» будет оформлен документ реализации, в котором будут заполнены позиции товаров с тем количеством, которое введено в графу «Добавить в документ».

Если документ отгрузки выписан на основании заказа, по которому ранее было произведено резервирование товаров, то при проведении документа этот резерв автоматически снимается. Табличная часть документа «Реализация товаров и услуг» в этом случае заполняется неотгруженными товарами по заказу. Количество определяется, как минимальное значение из оставшегося к отгрузке и остатка на складе (свободного или в резерве под этот заказ). При заполнении учитывается схема размещения по заказам, указанная в заказе покупателя, и текущий остаток товаров на складе. В документ попадают только те товары, которые имеются в наличии на указанном складе. При необходимости можно указать серии и характеристики номенклатуры.

При оформлении отгрузок есть возможность указать, откуда отгружать товары - списывать объем зарезервированных под заказ или из свободного остатка. Для каждой позиции табличной части документа необходимо в реквизите «Способ списания» табличной части «Товары» указать -откуда будет списываться остаток товаров:

• из текущего складского остатка («Со склада»); • из остатков зарезервированного под заказ товара («Из резерва»).

Реквизит обязательно должен быть заполнен. При реализации или списании товара, зарезервированного «под заказ», выполняется списание резерва товаров.

Списание по заказу покупателя или внутреннему заказу - операция, позволяющая оформить списание товаров, учитываемых в рамках заказа, при их порче. Операция выполняется документом «Списание товаров». При этом списание зарезервированного товара возможно только при указании ссылки на заказ.

Перемещение товаров - операция, позволяющая оформить перемещение со склада на склад товаров по указанному заказу. Если товар был зарезервирован «под заказ», то перемещение зарезервированного товара все равно возможно. В этом случае нужно заполнить реквизит табличной части «Документ резерва» ссылкой на заказ покупателя или внутренний заказ.

Списание товаров на собственные нужды под внутренний заказ. Операция позволяет списать в подразделение товары, которые были зарезервированы под внутренний заказ с целью использования их на хозяйственные нужды под этот заказ. Если ранее резерв не был оформлен на товары, то списываются товары из свободного остатка. При списании зарезервированных товаров в регистре накопления «Затраты» будут учитываться товарные затраты.

203

Возврат поставщику товаров, зарезервированных под заказ покупателя, выполняется обычным документом «Возврат товаров поставщику». При этом важно в табличной части документа указать тот заказ покупателя, под который резервировался товар.

14.7. Документооборот подсистемы

14.7.1. Документ «Заказ покупателя» Документ предназначен для оформления предварительной договоренности с покупателем о его намерении

приобрести или взять на комиссию товары, тару или получить услуги.

Возвратная тара учитывается обособленно. Данные об основных заказываемых товарах и возвратной таре разделены в документе, для ввода используются различные табличные части. Такое разделение позволяет формировать отчеты по заказам в разрезе товаров и возвратной тары.

С помощью заказа можно оформить не только «товарную» потребность, в документе есть закладка «Услуги». На этой закладке можно зафиксировать потребность покупателя в получении услуги.

Заказ оформляется в валюте взаиморасчетов, установленной в договоре. Тип цен по умолчанию устанавливается в соответствии с настройками договора, но может быть изменен с помощью окна «Цены и валюта» или непосредственно в табличной части документа (вручную либо обработкой по кнопке «Изменить»). Сумма «планируемого» долга определяется стоимостью заказанных товаров. В регистре «Заказы покупателей» фиксируется две суммы (обе с НДС) - в валюте договора и в валюте управленческого учета, цена фиксируется в валюте договора.

В шапке документа фиксируется следующая информация: • Организация, Контрагент, Договор. Обязательные данные, необходимые для подсистемы управления

взаиморасчетов. Помимо этого, в заказах покупателей указывается цена товара, сумма, ставки НДС. Данная информация также необходима для системы управления взаиморасчетами;

• Место хранения. Склад, по которому предварительно планируется поступление/отгрузка товаров. В товарном документе склад может отличаться от значения, указанного в заказе;

• Банковский счет / Касса. По указанному расчетному счету / кассе планируется поступление денежных средств по заказу. Не обязателен для заполнения, но имеет смысл, даже если планирование денег не ведется. В этом случае используется для печатной формы заказа;

• Дата отгрузки/поступления. Дата, к которой планируется отгрузка/поступление товара по заказу. Даты могут не указываться. Пустая дата имеет самостоятельный смысл. Она означает, что срок поставки/отгрузки товара пока неизвестен. Эта дата становится известна после оплаты заказа, или после его корректировки. Другими словами, заказ, у которого не указана дата, - это то, что мы должны отгрузить/получить, но пока не понятно когда. Информация об этой дате может использоваться при планировании;

• Дата оплаты. Дата, к которой планируется получить/отправить оплату по заказу. Если значение не указано, то это означает, что дата оплаты пока неизвестна.

Кроме того, оговаривается товарный состав заказа в натуральных и суммовых показателях: • номенклатура; • характеристика номенклатуры; • количество; • единица измерения; • цена товара;

• % скидок (ручных и автоматических) по товару;

• ставка и сумма НДС;

204

• сумма товара без скидок, без НДС и общая сумма товара. По кнопке «Печать» можно сформировать печатные формы трех видов: • заказ покупателя; • заказ покупателя (с учетом корректировок); • счет на оплату.

14=7=2= Документ «Корректировка заказа покупателя» Корректировку заказа, связанную с изменением товарных и финансовых договоренностей с покупателем,

можно провести с помощью документа «Корректировка заказа покупателя». Документ рекомендуется вводить на основании документа «Заказ покупателя». В документе корректировки допустимо удалять существующие строки в табличной части и добавлять новые.

Для автоматического заполнения табличной части документа «Корректировка заказа покупателя» предназначена кнопка «Заполнить». Возможны два варианта заполнения:

• заполнить по остаткам. В этом случае табличная часть документа заполняется всеми нереализованными товарами по документу «Заказ покупателя», указанному в шапке документа, с учетом ранее оформленных документов корректировки;

• скопировать состав заказа. В этом случае в документ будет скопирована информация из табличной части документа «Заказ покупателя».

При создании документа путем ввода на основании, документ автоматически заполняется способом «Заполнить по остаткам». Следует обратить внимание, что при азтоззполкении любым способом нереализованная номенклатура в документ вводится с отрицательным количеством. То есть, по умолчанию документ «стремится» обнулить заказ. При этом табличная часть документа «Корректировка заказа покупателя» заполняется всеми товарами, еще не реализованными по заказу покупателя, на основании которого введен документ корректировки. При заполнении учитываются все ранее проведенные документы корректировки, выписанные по заказу.

Если в заказе покупателя необходимо произвести замену позиции номенклатуры, то в табличную часть документа «Корректировка заказа покупателя» следует ввести две строки:

• позиция, которую нужно удалить, вводится со знаком минус; • позиция, которую нужно добавить, вводится со знаком плюс.

При корректировке цены или количества по позиции номенклатуры в табличную часть заказа, также вводится две строки:

• строка со старой ценой или количеством со знаком минус;

• строка с новым количеством или ценой со знаком плюс.

В печатной форме документа отдельно отражаются отмененные и добавленные позиции.

14.7.3. Документ «Закрытие заказов покупателей» В документе предусмотрено два вида операций: • закрытие заказов от покупателей. Режим позволяет закрыть указанные заказы и полностью списать по

ним планируемые отгрузки, резервы и размещения; • снятие резервов и размещения. Режим позволяет снять существующие резервы и размещения по указан

ным заказам покупателей и поставщиков.

205

В документе предусмотрена возможность автозаполнения по кнопке «Заполнить»; • заполнить по остаткам. Загружается список всех незаконченных заказов, в том числе и тех, по которым

есть зависшие суммы или количество. Таким образом, можно закрыть выполненные заказы, отгрузка по которым выполнялась в большем объеме или по другой цене/скидке;

• заполнить по просроченным резервам. В табличную часть отбираются только те заказы покупателей, по которым вышел срок хранения резерва без оплаты (параметр договора, по которому оформлен заказ).

В табличной части перечисляются закрываемые заказы, и указывается причина закрытия. При этом выполняется закрытие всех «зависших» остатков по заказам в целом.

14.7.4. Документ «Заказ поставщику» Документ «Заказ поставщику» предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобрете

нии у поставщика на покупку или у комитента на получение на комиссию позиций номенклатуры, и может являться документом, на основании которого производится оплата и получение позиций номенклатуры.

Какой заказ вводится: поставщика или комитента определяется тем видом договора, который выбран в документе.

Документы «Заказ поставщику» могут быть заполнены количеством товара в соответствии с выписанными заказами покупателей. Заполнение производится с помощью кнопки «Заполнить». Обратите внимание, по команде «Заполнить по заказу покупателя» для выбора открывается весь список заказов покупателей, не отфильтрованный по датам отгрузки. При заполнении учитывается дата, указанная в заказе поставщику, как предполагаемая дата поступления по заказу (реквизит «Поступление») и дата предполагаемой отгрузки по заказу покупателя (реквизит «Отгрузка»). При заполнении заказа поставщику будут учитываться только те необеспеченные и невыполненные заказы покупателей, для которых дата предполагаемой отгрузки (реквизит «Отгрузка») не больше, чем дата поступления, указанная в документе «Заказ поставщику». В противном случае будет выдано сообщение о несовпадении по срокам выполнения заказов.

Если в форме, вызываемой по кнопке «Цены и валюта», установить флаг «Использовать плановую себестоимость», то можно будет визуально сравнивать цены поставщика с плановой себестоимостью, принятой на предприятии. Подробнее об этом рассказано в разделе «Ценообразование». В появившихся дополнительных колонках отражается плановая себестоимость и отклонение от нее цены поставщика.

206

В конфигурации предусмотрено формирование печатной формы документа в двух вариантах: • По классификатору номенклатуры, принятому на предприятии. Наименования товаров берутся из спра

вочника «Номенклатура»;

• По наименованиям товаров, принятым у поставщика. Названия берутся из регистра сведений «Номенклатура контрагентов». Регистр заполняется пользователем вручную. Форма для ввода вызывается по кнопке «Перейти->Номенклатура контрагентов» из справочников «Контрагенты» или «Номенклатура».

14.7.5. Документ «Корректировка заказа поставщику» С помощью этого документа можно провести корректировку заказа, связанную с изменением товарных и

финансовых договоренностей с поставщиком.

В документе предусмотрены два способа автозаполнения, которые работают так же, как в «Корректировке заказа покупателя». То есть при автозаполнении строки вводятся с «минусом», стремясь обнулить заказ. При этом учитываются все сделанные ранее корректировки этого заказа и все имеющиеся поступления товаров по этому заказу.

Исправление заказа так же вносится двумя строками - «сторнирующей» строкой со старой ценой/количеством и новой строкой с новой ценой/количеством. В печатной форме документа отдельно выводятся отмененные и добавленные позиции номенклатуры.

14.7.6. Документ «Закрытие заказов поставщику» Документ «Закрытие заказов поставщикам» предназначен для снятия заказов поставщикам с учета. В табличной части документа указываются те заказы поставщика, которые необходимо закрыть (снять с

учета).

По кнопке «Заполнить» анализируются и заполняются необходимые остатки (невыполненные части заказов) на момент документа. Документ списывает все существующие остатки по заказам поставщикам и размещениям. Если указать причину закрытия, то эту информацию можно будет анализировать с помощью отчета «Анализ причин закрытия заказов».

14.7.7. Документ «Внутренний заказ» Документ «Внутренний заказ» предназначен для формирования заказов для удовлетворения внутренних

потребностей торгового предприятия.

207

При этом предусматривается два варианта оформления документа. • Оформление заказа на перемещение товаров на определенный склад. Оформляется в том случае, если

необходимо, исходя из потребностей склада, пополнить запас номенклатурных позиций на складе. В этом случае в заказе определяется вид заказа «На склад». Склад, который заказывает товар, заполняется в шапке документа. Это может быть любой склад, в том числе и НТТ. Исполнением такого заказа является документ перемещения с другого склада (розничного, оптового, НТТ) или документ поступления на данный склад;

• Оформление заказа на внутреннее потребление подразделениями торгового предприятия. В этом случае во внутреннем заказе определяется вид заказа - «В подразделение» и указывается то подразделение, которому необходимо передать товар на внутреннее потребление. Исполнением такого заказа является оформление документа «Требование-накладная», в котором указывается та статья затрат, на которую будут отнесены затраты на внутренние потребления.

Номенклатурные позиции, оформленные по внутреннему заказу, могут быть обеспечены за счет: • Резервирования из текущего остатка на любом из складов (оптовом, розничном или НТТ), входящих в со

став торгового предприятия, • Размещения в заказах поставщиков.

14.7.8. Документ «Резервирование товаров» Для корректировки схемы размещения и резервирования товаров предназначен документ «Резервирование

товаров». Документ рекомендуется вводить на основании заказа покупателя. Процедуру резервирования и/или размещения можно выполнить вручную.

Автоматическое выполнение резервирования и размещения выполняется только для документа, созданного текущей «рабочей» датой. Что именно выполнять - определяют установленные флаги, а сама автоматическая процедура производится по кнопке «Заполнить и провести». В любом случае результат автоматической обработки можно отредактировать вручную.

В шапке документа вводится заказ покупателя для корректировки. Схема нового резервирования и размещения номенклатуры может быть заполнена автоматически по текущему состоянию склада и оформленным заказам поставщикам. Автоматическое заполнение производится по кнопке «Заполнить и провести» при установленных флагах «Авторазмещение» и/или «Авторезервирование».

208

Автоматическая схема резервирования и размещения зависит от вида операции, установленной в документе. Гак, например, если установлен вид операции - «по складам», то доступна только схема автоматического резервирования товаров.

В документе предусмотрено три вида операции: • по складам; • по заказам; • по складам и заказам.

Распределение заказа по складам. В этой операции для позиций заказа указывается исходное и конечное место хранения резерва:

• Если заданы оба параметра, то это будет означать изменение места хранения резерва; • Если задано исходное место хранения, но не задано конечное, то резерв будет снят с исходного места

хранения и переведен в свободный остаток;

• Если указано только конечное место хранения, то по этому месту хранения будет оформлен резерв за счет свободного остатка.

Документ в этом режиме отражается только по изменению резерва складских остатков товаров, не затрагивая другие данные. По исходному месту размещения резерва (складу предприятия) указанное количество списывается, на новое место резерва (склад предприятия)- записывается. С учетом описанного выше смысла документ не проводится в следующих случаях:

• при снятии резерва, если на указанном исходном месте размещения недостаточно требуемого количества товаров в резерве;

• при добавлении резерва: о если на указанном исходном месте размещения недостаточно требуемого количества в свободном ос

татке; о если по заказу не достаточно свободных (не зарезервированных и не размещенных) товаров.

Распределение заказа по заказам поставщикам. Режим, аналогичный предыдущему, но относящийся к системе размещения заказа покупателя в заказах поставщикам. Вместо мест хранения фигурируют заказы поставщикам. Аналогичным образом для заказов поставщикам можно изменить заказы покупателя, которые в них размещены.

Распределение заказов по складам и по заказам поставщикам. Операция включает в себя возможности предыдущих двух операций. Основное назначение данного вида операции это возможность перекидывания резерва с размещения в заказе на резерв на складе и с резерва на складе в размещение в заказе. Например, в качестве исходного места размещения резерва можно указать заказ поставщику, а в качестве нового места размещения-резерва указать склад. В этом случае произойдет снятие размещения с заказа поставщику и появится резерв на указанном в документе складе.

Важно! Документ не контролирует соответствие перечисленных товаров со ссылкой на заказ и наличие этих товаров в самом заказе.

14.7.9. Документ «Размещение заказа поставщику» Для перераспределения заказов покупателей в соответствии с оформленным заказом поставщику предна

значен документ «Размещение заказа поставщику». В то же время, если появились товары, заказанные покупателем, и их нужно распределить в оформленные ранее заказы поставщику, эту операцию также можно выполнить данным документом.

Перераспределение заказов покупателей фиксируется отдельно по каждому заказу поставщику и оформляется на основании ранее выписанного заказа поставщику. По каждой номенклатурной позиции указывается исходный заказ покупателя (в реквизите «Исходное размещение») и новый заказ покупателя (в реквизите «Новое размещение»), В случае первичного размещения реквизит «Исходное размещение» будет иметь «пустое» значение.

209

14.8. Отчетность подсистемы Для анализа состава и состояния товарных заказов в типовой конфигурации предусмотрен ряд специализи

рованных отчетов.

Отчет «Заказы покупателей». В отчете показываются все незавершенные на дату формирования отчета заказы покупателей. То есть показываются те заказы, по которым необходимо произвести отгрузку товаров. Следует обратить внимание, что если заказ был полностью выполнен, но по другой цене или с другой скид- i кой, то такой заказ тоже будет выводиться в отчет с суммовой разницей и без количества. Также без количества будут выводиться данные о заказанных услугах. В отчете показываются количественные и суммовые характеристики по номенклатурным позициям. Количество товаров, которые нужно отгрузить по заказу, показывается в базовых единицах измерения, в единицах хранения остатков и в единицах для отчетов. Сумму можно выводить в валюте управленческого учета и в валюте взаиморасчетов. Заказы в отчете можно группировать по контрагентам, договорам и номенклатуре. В отчете можно также вывести информацию о дате отгрузки товаров. В отчете можно установить отбор по дате отгрузки, равной текущей дате, и тогда в отчете будет сформирован список тех товаров, которые необходимо сегодня отгрузить по заказам покупателей. Отчет может быть выведен в виде списка или в виде кросс-таблицы.

Отчет «Заказы поставщикам» полностью аналогичен отчету по заказам покупателей. В отчете показываются все незавершенные на дату оформления отчета заказы поставщикам, по которым на дату оформления отчета не поступил товар. Кроме того, будут видны те номенклатурные позиции, которые уже полностью поступили по заказу, но по другой цене. Такие позиции будут выводиться без количества, но с суммой, образованной разницей в цене. В отчете дополнительно отображаются те заказы покупателей, по которым распределился товар, заказанный у поставщика. В том случае, если в отчете указана количество с минусом, то это означает, что от поставщика было получено товаров больше, чем было заказано;

Отчет «Ведомость по заказам покупателей». В отчете показывается полная информация по выполнению заказов покупателей за определенный период в части отгрузки товаров. В отчете выводятся

• количественные показатели: количество заказанного и отгруженного товара в базовых единицах измерения, в единицах хранения остатков и в единицах для отчетов,

• суммовые показатели: сумма в валюте управленческого учета и сумма в валюте взаиморасчетов по тому договору, по которому был оформлен заказ покупателя.

В графе «Приход» показывается количество товаров, заказанных покупателем и их сумма, в графе «Расход» показывается количество товаров, отгруженного покупателям, и сумма. В графах «Начальный остаток» и «Конечный остаток» показывается соответственно количество не отгруженного по заказу товара на дату начала и окончания отчета. Отчет может быть сгруппирован по менеджерам, ответственным за выполнение заказа. В качестве менеджера указывается тот пользователь, который выбран в качестве ответственного в документе «Заказ покупателя». Для установки группировки по менеджерам необходимо в список группировок добавить поле «Заказ покупателя. Ответственный». Отчет может быть также сгруппирован по статусам партии, чтобы узнать какой товар был отгружен по заказам покупателем: купленный или комиссионный. Отчет можно также сгруппировать по дням, неделям месяцам и т.д. Аналогичный отчет реализован для оценки состояния заказов поставщикам.

Отчет «Ведомость по заказам поставщикам» аналогичен ведомости по заказам покупателей. В отчете показывается полная информация по выполнению заказов поставщиками за определенный период в части поступления товаров. В отчете выводятся

• количественные показатели: количество заказанного и полученного товара в базовых единицах измерения, в единицах хранения остатков и в единицах для отчетов,

• стоимостные показатели: стоимость в валюте управленческого учета и стоимость в валюте взаиморасчетов по договору, который указан в документе «Заказ поставщику».

В графе «Приход» показывается количество товаров, заказанных у поставщика и их сумма, в графе «Расход» показывается количество товаров, полученных у поставщика, и их сумма. В графах «Начальный остаток» и «Конечный остаток» показывается соответственно количество недополученного товара по заказу на дату начала и окончания отчета. Отчет может быть сгруппирован по менеджерам, ответственным за выполнение заказа. В качестве менеджера указывается тот пользователь, который выбран в качестве ответственного в документе «Заказ поставщику». Для установки группировки по менеджерам необходимо в список группировок добавить поле «Заказ поставщику. Ответственный». Отчет может быть также сгруппирован по статусам партии, чтобы узнать - сколько товаров получено от поставщиков, и сколько товара получено на комиссию от комитентов. В отчете также предусмотрены группировки по дням, неделям, месяцам и т.д.

Отчет «Анализ заказов покупателей» предназначен для анализа состояния открытых заказов покупателей на определенный момент времени. В отчете показывается состояние отгрузки и оплаты по заказам. Для анализа заказов в отчете выводятся две группы показателей: в части оплаты и отгрузки по заказу. Суммы оплаты и отгрузки по заказу выводятся с учетом тех корректировок, которые были введены по заказу. В части оплаты товаров по заказу выводятся следующие показатели:

• запланировано. Сумма запланированной оплаты, то есть та сумма, которая указана в заказе покупателя с учетом введенных корректировок по заказу;

• осталось оплатить. Та сумма, которую необходимо погасить, чтобы полностью оплатить заказ; • предоплата. Та сумма, которую покупатель еще не оплатил в соответствии с указанным в договоре про

центом предоплаты.

210

Например, сумма по заказу покупателя равна 1000.00 грн., процент предоплаты 50%. Покупатель оплатил 400.00 грн. Тогда в этой графе будет отображена сумма 100.00 грн.

В части отгрузки по заказу выводится количество товара в базовых единицах измерения, в единицах хранения остатков или в единицах для отчетов:

• запланировано. Количество товаров, которое указано в заказе покупателя с учетом корректировок, оформленных по заказу;

• осталось отгрузить. Общее количество товаров, которое осталось отгрузить по заказу; • со склада. То количество товаров, которое зарезервировано на складе; • из заказов. То количество товаров, которое заказано у поставщиков; • осталось обеспечить. То количество товаров, которое следует дополнительно зарезервировать или раз

местить в заказах поставщиков для того, чтобы исполнить заказ. При расчете этого количества не учитывается свободный остаток товара на складе - предполагается, что пользователь самостоятельно принимает решение об использовании свободного складского остатка, или использует автоматическое резервирование.

Данные в отчете могут быть сгруппированы по контрагентам, договорам покупателей, по заказам и по товарным позициям. Б том случае, если необходимо отследить отгрузку и оплату заказов конкретного менеджера, можно произвести по нему отбор данных. В качестве менеджера в этом случае используется тот пользователь, который указан в качестве ответственного в заказе покупателя. Для того чтобы произвести отбор по менеджеру, надо в настройках отчета на закладке «Отбор» установить в качестве реквизита отбора «Заказ покупателя. Ответственный». В отчете также можно установить отбор и группировку по состоянию взаиморасчетов и отгрузки заказа - отгружен ли товар, полностью ли выплачена сумма заказа и т.д.

В отчете предусмотрен сервисный механизм для облегчения ввода заказов поставщикам в той ситуации, когда предприятие работает «под заказ», то есть не держит на складе свободного остатка. В соответствии с установленными в отчете фильтрами, выбираются все товары, по которым показатель «Осталось обеспечить» положителен, т.е. еще не весь заказ клиента размещен в складских запасах или заказах поставщикам.

Этот механизм запускается с помощью кнопки «Заказ поставщику» командной панели отчета. При этом возможны два варианта формирования заказа поставщику:

• сформировать один заказ поставщику. Все товары, попавшие в отчет, объединяются в один заказ поставщику, поле контрагент будет либо пустым (поставщика можно затем выбрать), либо заполнено в соответствии с настройкой текущего пользователя значением «Основной поставщик»;

• сформировать заказы по основному поставщику. Формируется столько заказов, сколько различных поставщиков указано в справочнике «Номенклатура» для товаров, которые необходимо заказать. При этом анализируется значение реквизита формы элемента справочника «Основной поставщик» на закладке «Дополнительные». Если для какого-либо товара не задан основной поставщик, то с этим товаром будет сформирован отдельный заказ поставщику. Контрагент в нем будет заполнен в соответствии с теми же правилами, что и в предыдущем пункте. То есть либо «пустой» контрагент, либо основной поставщик из настроек пользователя.

Отчет «Анализ причин закрытия заказов» предназначен для анализа причин закрытия заказов покупателей и заказов поставщикам. В документах «Закрытие заказов покупателей» и «Закрытие заказов поставщи-

211

кам» указываются причины закрытия каждого заказа, по которым строится отчет. Анализ может производиться отдельно по заказам покупателей, заказам поставщикам или по двум группам сразу.

Пользователь может настроить необходимые группировки, отборы и сортировки отчета. В качестве показателей в печатной форме выводятся:

• сумма закрытия заказа в валюте управленческого учета; • сумма закрытия заказа в валюте взаиморасчетов; • сумма заказа в валюте взаиморасчетов.

Отчет «Оперативный товарный календарь» предназначен для прогнозирования остатков номенклатурных позиций на складах на основании данных о текущих остатках, планируемой отгрузки по заказам покупателей и планируемых поступлений по заказам поставщикам.

Сведения о планируемом движении номенклатурных позиций выводятся на основании незакрытых на дату отчета заказах покупателей и заказах поставщикам, исходя из указанной в документе даты отгрузки или даты поступления номенклатурных позиций.

Настройка отчета аналогична настройке универсальных отчетов, за исключением того, что группировка по номенклатуре является предопределенной и не может быть отключена. Состав выводимых показателей также остается неизменным.

В таблице отчета выводятся: остатки позиций номенклатуры на дату отчета, итоговые данные о планируемых поступлениях и отгрузках и расшифровка планируемых движений по датам.

212

Отрицательные остатки номенклатурных позиций выделяются скобками и красным цветом. Также, красным цветом выделяются даты просроченных поступлений и отгрузок.

213

15. Прогнозирование денежных средств 1 5 . 1 . Прогнозирование движений и остатков денежных средств

В подсистеме «Управления денежными средствами» кроме фактических движений денег предусмотрена регистрация намерений - прогнозируемых движений денег. Регистрация намерений об операциях движения денежных средств делится на две категории:

• В качестве документа, отражающего намерения, выступают неакцептованные документы оперативного учета (платежные поручения, кассовые ордера и другие). Такими документами могут быть, например, платежные поручения, проведенные на основе полученных от клиентов по факсу документов, но фактически еще не оплаченные. Такие плановые платежи можно признать уже почти состоявшимися - задержка между информацией и самим платежом обусловлена, фактически, возможностями банка по обработке платежа, какими-либо требованиями законодательства или иными причинами. Вероятность таких намерений очень высока, а сроки прогноза очень короткие;

• С другой стороны, для целей управления финансовыми потоками предприятия может требоваться информация о плановых платежах на более длительный срок и, может быть, с меньшей степенью вероятности. Такие прогнозы можно строить на основе имеющейся в управленческом учете информации: о о заказах покупателей или заказах поставщикам; о об обязательных ежемесячных платежах (налоги, коммунальные платежи и проч.); о о запланированных расходах подразделений предприятия и т.д.

В описанных случаях еще нет возможности оформлять первичные документы, поскольку зачастую не известно даже по какому расчетному счету и когда конкретно будет произведен платеж. Также на момент такого рода прогнозирования может быть неизвестен и планируемый остаток денежных средств в нужный день. Для решения таких задач предназначены документы, механизмы (регистры) учета и отчетность прогнозного слоя подсистемы «Управление денежными средствами».

Прогнозный слой подсистемы управления денежными средствами позволяет: • Планировать поступления и расходы денежных средств; • Формировать платежные календари; • Строить графики оплаты счетов поставщикам.

Документооборот. Для решения вышеописанных задач в конфигурации предусмотрены специальные документы:

• «Планируемое поступление денежных средств», • «Заявка на расходование денежных средств».

Но принципы заполнения этих документов и работы с ними совершенно аналогичны работе с документами оперативного учета. В частности в них так же предусмотрена возможность отдельного отражения планируемых движений денег:

• по виду денег (наличные и безналичные), • по месту хранения денежных средств (расчетные счета и кассы), • по валюте, • по виду хозяйственной операции (с покупателями, с поставщиками, кредиты, налоги и прочее), • по контрагентам, в том числе в разрезе отдельных сделок, список которых также можно заполнять:

о вручную, о автоматически,

• по дате регистрации факта планирования и по дате непосредственно планируемого движения денег ит.д.

Резервирование и размещение. При этом в заявках, которые обязательно должны быть удовлетворены, предусмотрена возможность резервирования имеющихся на остатке свободных денежных средств. Указание резервировать или нет денежные средства под заявку, производится в самой заявке.

Резервировать по заявкам можно не только фактические денежные средства, имеющиеся на расчетных счетах и в кассах предприятия, но и запланированные к поступлению (ожидаемые). Механизм резервирования ожидаемых поступлений денежных средств называется размещением денежных средств. Сами ожидаемые поступления регистрируются документами «Планируемое поступление денежных средств».

Поскольку запланированные к поступлению денежные средства могут быть использованы для размещения в них заявок на расходование денежных средств, то вероятность их должна быть достаточна высокой. Иначе результаты планирования расходования денежных средств по заявкам могут быть неприемлемыми для решения задач управления финансами.

Механизм резервирования имеющихся денежных средств и размещения (резервирование ожидаемых поступлений) во многом аналогичен «товарному» резервированию и размещению.

Прогнозные расчеты с контрагентами. Учет плановых поступлений и заявок на расход денежных средств - это, фактически, учет намерений об изменении состояния денежных средств, и, согласно методологии типовой конфигурации, должен быть связан с учетом намерений об изменении взаиморасчетов. Поэтому при отражении в системе заявок на расходование или планов на поступление денежных средств, соразмерно изменяется и величина планируемых задолженностей по покупателям или поставщикам (путем записи движений в регистр «Расчеты с контрагентами»).

Регистры учета операций прогнозирования движений денежных средств:

214

У

• «Планируемые поступления денежных средств» (остаточный регистр накопления) предназначен для учета запланированных поступлений денежных средств.

• «Заявки на расходование средств» (остаточный регистр накопления) предназначен для учета запланированных расходов денежных средств.

• «Денежные средства Б резерве» (остаточный регистр накопления) предназначен для учета имеющихся на расчетных счетах или в кассах предприятия денежных средств, запланированных к расходованию по заявкам и зарезервированных под эти заявки.

• «Размещение заявок на расходование средств» (остаточный регистр накопления) предназначен для учета зарезервированных под заявку не фактически имеющихся остатков, а запланированных к поступлению (ожидаемых) денежных средств.

15.2. Планирование поступлений денежных средств В типовой конфигурации предусмотрена возможность планирования поступления денег по таким видам хо

зяйственных операций: • Оплата от покупателя; • Возврат денежных средств поставщиком; • Расчеты по кредитам и займам; • Прием розничной выручки; • Прочее поступление денежных средств; • Прочие расчеты с контрагентами.

Дата планируемого поступления определяется значением реквизита документа «Дата прихода». Если он не заполнен, то запись о планируемом поступлении фиксируется датой документа. Но на оценку прогнозируемого остатка денежных средств с помощью отчета «Платежный календарь» такое поступление влиять не будет.

Также предусмотрена возможность регулировать влияние планируемого поступления денег на изменение состояния прогнозируемых расчетов с контрагентами. Если в документе флаг «Включать в платежный календарь» не установлен, то документ не будет изменять прогнозные расчеты с контрагентами. Эти приемы могут быть полезны для отдельного отражения маловероятных событий.

После отражения планируемого поступления в управленческом учете, можно зарезервировать ожидаемые денежные средства под предстоящие планируемые платежи, оформленные заявками на расходование денежных средств. То есть, можно выполнить операцию «размещения».

На основании документа планирования можно создавать следующие платежные документы, отражающие фактическое движение денежных средств:

• Платежное поручение входящее; • Аккредитив полученный; • Приходный кассовый ордер; • Платежное требование выставленное; • Платежное требование-поручение выставленное; • Платежный ордер: поступление денежных средств.

У вышеперечисленных документов предусмотрен реквизит «Запланировано» для фиксирования соответствующего документа планирования. При вводе на основании он заполняется автоматически, при ручном вводе платежного поручения его следует заполнить вручную.

При проведении операции регистрируется такая информация:

• Фиксируется сумма планового поступления денег (приход в регистре накопления «Планируемые поступления денежных средств»);

• Если планируемое поступление связано с контрагентом, то уменьшается прогнозируемая задолженность контрагента перед предприятием (расход в остаточном регистре накопления «Расчеты с контрагентами»).

При проведении документа с операцией фактического поступления со ссылкой на документ планового поступления регистрируется такая информация:

• Соответствующая сумма регистрируется в качестве фактического поступления и списывается в качестве планового поступления (расход из регистра накопления «Планируемые поступления денежных средств»).

• Если в данном планируемом поступлении были размещены заявки на расходование денежных средств (есть движения в регистре «Размещение заявок на расходование денежных средств» по текущему документу планирования), то при проведении фактического платежа, денежные суммы, требуемые для выполнения этих заявок, будут автоматически переведены из состояния размещенных, в состояние зарезервированных. При этом в регистре «Размещение заявок на расходование денежных средств» остаток по документу планирования будет уменьшен, а в регистре «Резервирование денежных средств» остаток по заявке будет увеличен.

Анализ информации об ожидаемых поступлениях денег выполняется с помощью отчета «Планируемые поступления денежных средств».

215

Отчет можно сгруппировать по контрагентам, а в дополнительном поле выводить информацию о планируемой дате поступления денег. Таким же образом можно получить графики поступления денежных средств от покупателей, если сформировать документы поступления в соответствии с условиями оплаты.

15.3. Планирование расходования денежных средств. Обеспечение заявок с помощью резервирования и размещения

Для планирования расходов денежных средств и формирования обеспечения этих расходов используется документ «Заявка на расходование денежных средств». Функции обеспечения планируемых расходов денежных средств выполняются с помощью:

• Резервирования имеющихся в остатке свободных денежных средств;

• Размещения заявок в планируемых поступлениях денежных средств. Это можно назвать «резервированием ожидаемых поступлений денег».

Предусмотрено планирование расходов денежных средств на такие направления хозяйственной деятельности :

• Оплата поставщику; •

• Возврат денежных Средств покупателю; • Выдача денежных средств подотчетнику; • Выдача денежных средств в кассу ККМ; • Расчеты по кредитам и займам с контрагентами; • Перечисление налога; • Прочий расход денежных средств;

• Прочие расчеты с контрагентами.

Дата планируемого расхода определяется значением специального реквизита «Дата расхода», именно эта дата будет учитываться для включения данных в отчет «Платежный календарь», для формирования резерва денежных средств, для анализа заявок с помощью отчета «Заявки на расходование средств».

При формировании заявок необязательно указывать организацию, расчетный счет (кассу) форму оплаты и даже валюту платежа. Но для формирования обеспечения заявки (резервирования) указание валюты является необходимым. Резервирование невозможно без привязки к конкретному месту хранения денежных средств. Если не задана формы оплаты (например, заранее не известно, какими именно деньгами будет выполнен платеж - наличными или безналичными), то можно резервировать и наличные, и безналичные деньги одной заявкой. Если не указана «Организация» в заявке, то можно резервировать деньги на счетах любых и разных организаций.

На основании заявки впоследствии можно создать платежные документы, отражающие фактическое движение денежных средств:

• Платежное поручение исходящее; • Аккредитив переданный; • Расходный кассовый ордер;

216

• Платежное требование полученное; • Платежное требование-поручение полученное; • Платежный ордер: списание денежных средств.

У вышеперечисленных документов предусмотрен реквизит «Заявка». При вводе на основании он заполняется автоматически, при ручном вводе денежных документов его следует заполнить вручную.

На уровне пользователей возможен запрет на ввод и печать расходных документов без заявки - основания. Это определяется значением параметров настройки дополнительных прав пользователя:

• «Разрешить проведение платежа без заявки», • «Печать непроведенных документов».

Таким образом, заявка может служить инструментом для оперативного контроля превышения суммы фактического списания денежных средств над установленным при финансовом планировании лимитом.

Действует некоторое ограничение по связи документов прогнозного и оперативного слоя. Если в заявке четко определена форма оплаты, то ограничивается список документов, которые могут ссылаться на эту заявку. Например, исполнением заявки с формой оплаты «Наличные» может служить только документ «Расходный кассовый ордер». Документ «Платежное поручение исходящее» может быть создан «вводом на основании» такой заявки, но в нем нельзя будет указать ссылку на заявку, а следовательно, с точки зрения анализа прогнозов заявка останется невыполненной.

При проведении платежных документов с указанной заявкой на расходование средств, проверяется соответствие суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по данной заявке. Снятие резерва по заявкам производится в момент оформления первичного документа на списание денежных средств. Причем если документ неакцептован, то резерв переводится из состояния резерва «под заявку» в состояние резерве «под первичный документ».

Механизмы резервирования имеющихся денежных средств и размещения планируемых расходов в ожидаемых поступлениях являются опциональными. То есть использование их необязательно и в каждом отдельно случае планирования решается пользователем отдельно.

Информация о зарезервированных денежных средствах хранится в регистрах «Денежные средства в резерве» и «Денежные средства к списанию». При этом следует различать резервирование «под заявку» и «под документ»:

• Резервирование под документ относится к учетному (оперативному) слою подсистемы и производится неакцептованными платежными документами. Такой вариант резервирования отражается в регистре «Денежные средства к списанию» автоматически и независимо от решения пользователя;

• Резервирование под заявку относится к прогнозному слою подсистемы и производится документом «Заявка на расходование средств» по данным закладки «Размещение». Такой вариант резервирования зависит от решения пользователя и отражается в регистре «Денежные средства в резерве».

Важно! Резерв назначается с даты планируемого расхода денег, то есть, до этой даты деньги в размере суммы резервирования находятся в свободном остатке. Например, если по заявке от 1 -го числа зарезервированы деньги на 10-е число, то даже 9-го числа можно будет израсходовать все деньги, имеющиеся на счетах предприятия. И только 10-го числа при проведении неакцептованных документов будет выполняться контроль свободного остатка с учетом имеющегося резерва, что не гарантирует наличие на счете к нужному числу остатка в необходимом размере.

При проведении операции регистрируется такая информация: • Фиксируется сумма планового расхода денег (приход в регистре накопления «Заявки на расходование

средств»); • Если планируемое поступление связано с контрагентом, то увеличивается прогнозируемая задолжен

ность контрагента перед предприятием (приход в остаточном регистре накопления «Расчеты с контрагентами»);

• Если выполняется резервирование «под заявку», то это фиксируется датой расхода денег установка «резерва» (приход в регистре накопления «Денежные средства в резерве»);

• Если выполняется размещение заявки в «ожидаемых» поступлениях, то этот факт регистрируется датой расхода (приход в регистре накопления «Размещение заявок на расходование средств»).

Анализ информации о планируемом расходование денежных средств выполняется с помощью отчета «Заявки на расходование средств». Например, отчет можно сгруппировать по дате планируемого расхода и по виду операции. В дополнительных полях вывести информацию о контрагенте и валюте взаиморасчетов. В колонке «Расход» отражается выполнения заявки.

С помощью этого же отчета можно получить график платежей контрагенту. Например, по условиям договора платежи следует выполнять каждые 10 дней в размере одной третьей от суммы поставки. Поставка товара произошла 05.02.2005 на сумму 3000 евро, в этот же день были сформированы три заявки по 1000 евро на даты расхода соответственно 15.02, 25.02 и 07.03.

217

Для получения графика в отчете можно установить группировку по контрагентам или отбор по определенному контрагенту. Кроме того, следует установить группировку по параметру «Заявка на расходование средств. Дата расхода». В отчете можно получить данные в валюте управленческого отчета, в валюте взаиморасчетов и в валюте платежа. При необходимости информацию о валюте взаиморасчетов можно вывести в до-полнительнос поле.

В результате сформированный отчет будет иметь вид - как показано на рисунке. Информацию о суммах резервов, зафиксированных под заявки можно проанализировать с помощью отчета

«Резервы денежных средств». Отчет можно сгруппировать по организациям («Банк/касса. Владелец») в разрезе расчетных счетов (касс). В дополнительном поле можно вывести информацию о дате расхода, которая и является датой установки резерва.

Если зарезервированы наличные деньги по кассе, то информация об организации не выводится, так как кассы не связаны с организациями.

218

Отчет по размещению заявок можно сформировать с помощью универсального отчета «Остатки и обороты» по разделу учета «Размещение заявок на расходование средств. В колонке «Расход» отражаются как факты поступления денег, так и факты закрытия (отмены) планируемого поступления или закрытия (отмены) размещенной заявки на расходование денежных средств.


15.4.1. Документ «Планируемое поступление денежных средств» Документ позволяет зафиксировать в управленческом учете объем ожидаемых поступлений денежных

средств в кассу или на расчетный счет предприятия. Документ может вводиться либо независимо, либо на основании следующих первичных документов:

• Заказ покупателя; • Счет на оплату покупателю; • Реализация товаров и услуг; • Отчет комиссионера о продажах; • Отчет о розничных продажах; • Возврат товаров поставщику.

Следует отметить, что описываемый документ совершенно независим от вышеперечисленных. Поэтому при необходимости планировать предстоящие поступления денежных средств, следует помнить о том, что понять

219

на основании какого конкретно «товарного» документа введен документ планирования поступления денежных средств принципиально нельзя.

В документе необходимо указать форму оплаты и валюту, в которой ожидается поступление. Указание конкретного расчетного счета (кассы) является необязательным для планирования и несет информационную нагрузку.'Также., не является обязательным совпадение валюты планируемого платежа с валютой взаиморасчетов, определенной в договоре с контрагентом. Аналогично платежным поручениям, в документе планирования имеется возможность подбора договора и сделки из списка текущих задолженностей по указанному контрагенту, и формирования суммы платежа по нескольким договорам (сделкам).

Реквизит документа"«Включать в платежный календарь» определяет не только включение данного документа в отчет «Платежный календарь». Если документ фиксирует планируемое поступление денег от контрагента, то при включенном флаге будут формироваться движения в регистре «Расчеты с контрагентами», а при выключенном - нет.

15.4.2. Документ «Закрытие планируемых поступлений денежных средств»

Для принудительного закрытия невыполненных плановых поступлений в системе предназначен документ «Закрытие планируемых поступлений денежных средств», позволяющий автоматически подобрать все неисполненные планируемые поступления на дату документа.

Автозаполнение документа выполняется по кнопке «Заполнить». С помощью группы реквизитов «Отбор по реквизитам» можно установить дополнительные фильтры подбора документов в режиме автозаполнения:

• По датам; • По контрагентам; • По подразделениям; • По ответственным лицам.

В табличной части документа также отображается сумма заявок, размещенных в данном плановом поступлении. При проведении документа «Закрытия планируемых поступлений денежных средств» автоматически будет произведена отмена размещения.

220

15.4.3. Документ Заявка на расходование средств» Принципы использования и внесения в информационную базу документа «Заявка на расходование

средств» аналогичны описанным выше для документа «Планируемое поступление денежных средств». Остановимся лишь на различиях.

Документ может вводиться либо независимо, либо на основании следующих первичных документов: • Заказ поставщику; • Счет на оплату от поставщика; • Поступление товаров и услуг; • Поступление дополнительных расходов; • Поступление товаров и услуг в НТТ; • Авансовый отчет; • Отчет комитенту о продажах; • Возврат товаров от покупателя.

Валюта платежа определяется валютой расчетного счета (кассы), если они указаны, в противном случае пользователь может выбрать любую валюту в значение реквизита «Валюта». Валюта взаиморасчетов определяется валютой договора с контрагентом.

Для включения механизма обеспечения заявки нужно заполнить табличную часть документа на закладке «Размещение». Ззкладкп «Размещение» предназначена для резервирования денежных средств по выбранному месту хранения и для размещения заявок на расход в плановом объеме поступления денежных средств. Это можно выполнить вручную либо автоматически:

• Если в табличной части указан расчетный счет (касса), то выполняется резервирование свободных денежных средств;

• Если в табличной части указан документ планируемого поступления, то выполняется размещение заявки. В табличной части может одновременно выполняться и резервирование на часть суммы платежа, и разме

щение на часть суммы.

Для автоматического обеспечения заявки денежными средствами в документе на закладке «Размещение» присутствуют флаги «Резервирование» и «Размещение». При их включении появляется возможность автома-тического заполнения табличной части на закладке «Размещение» с помощью кнопки «Заполнить и провести». Автоматическое резервирование и размещение возможно только при проведении документа в «оперативном режиме», то есть только для документов, оформленных текущей рабочей датой. При этом проверяется наличие свободного остатка на дату документа в нужном размере. Свободным остатком считается объем денежных средств, который фактически имеется в кассе или на расчетном счете за минусом резерва под другие заявки и под неакцептованные платежные документы.

Предусмотрено также ручное заполнение табличкой части и/или редактирование данных, сформированных в автоматическом режиме.

221

15.4.4. Документ «Закрытие заявок на расходование денежных средств» Для закрытия нереализованных заявок на расходование денежных средств в системе предназначен доку

мент «Закрытие заявок на расходование денежных средств».

При этом документ выполняет снятие резервов денежных средств и изменение состояния оперативных расчетов с контрагентами при принятии решения по отмене дальнейших платежей по проведенной заявке (или группе заявок) на расходование средств. Так же снимается размещение закрываемой заявки в планируемых поступлениях. Работа с документом аналогична работе с документом «Закрытие планируемых поступлений денежных средств».

В документе можно установить дополнительные фильтры для отбора заявок, невыполненных на дату документа. Параметры устанавливаются в группе реквизитов «Отбор по реквизитам».

Важно! Если флаг отбора установлен, а значение для отбора не заполнено, в отбор будут включены заявки с незаполненным значением соответствующего реквизита.

15.5. Отчетность подсистемы Текущее состояние резервов денежных средств под заявки на их расходование можно увидеть в отчете

«Резервы денежных средств». Отчет строится на основе регистра «Денежные средства в резерве». Отчет «Резервы денежных средств» предназначен для получения информации по исполнению заявок на расходование средств, суммы которых резервируются по местам хранения денежных средств. Значения параметров в ячейках отчета отражают остатки по заявкам, денежные средства под которые зарезервированы (исключены из доступного к использованию остатка), но по которым еще не оформлены расходные платежные документы.

Отчет «Платежный календарь» предназначен для вывода информации о планируемых платежах, поступлениях и остатках за выбранный период времени. Он строится на основании информации из регистров «Денежные средства», «Денежные средства в резерве», «Денежные средства к списанию», «Денежные средства к получению», «Планируемые поступления денежных средств».

223

Логика работы отчета «Платежный календарь» следующая: из учетной системы берутся фактические начальные остатки денежных средств на начальную дату периода построения отчета. Все остальные суммы получаются исключительно расчетным путем на основании неоплаченных платежных документов и документов планирования движения средств. Фактические движения за отчетный период не находят отражения в отчете. Поэтому платежный календарь нет смысла использовать на периодах, в которых уже совершены фактические платежи: он «смотрит» только в будущее.

При настройке отчета, можно указать использование и порядок двух видов группировок: • основные группировки: место хранения денежных средств (банковский счет, касса) и валюта денежных

средств. По основным группировкам выводятся сводная информация о планируемом движении денежных средств;

• дополнительные группировки: ответственный, контрагент и документ движения денежных средств. По дополнительным группировкам выводится детальная информация о планируемом движении денежных средств.

Отчет «Платежный календарь (с учетом заказов)» предназначен для вывода информации о планируемых платежах, поступлениях и остатках за выбранный период времени с учетом заказов покупателей.

При настройке отчета можно указать использование и порядок двух видов группировок: • основные группировки: место хранения денежных средств (банковский счет, касса) и валюта денежных

средств; по основным группировкам выводятся сводная информация о планируемом движении денежных средств;

• дополнительные группировки: ответственный, контрагент и документ движения денежных средств; по дополнительным группировкам выводится детальная информация о планируемом движении денежных средств. В качестве документа движения денежных средств в данном отчете выводится информация о заказах поставщиков и заказов покупателей.

В отчете предусмотрено задать детализацию по периодам - день, неделя, месяц, квартал и год. Отчеты «Заявки на расходование средств» и «Планируемые поступления денежных средств» строятся на основании записей одноименных регистров. Фактически, в отчете выводится информация о начальном и конечном остатках в регистрах, а также о суммах приходов и расходов за выбранный пользователем период.

С помощью отчетов можно оценить запланированные к поступлению, но еще не полученные, и запланированные У расходу, но еще не отправленные денежные средства. Причем, остатки в регистрах выводятся, исходя не из даты документов, а из запланированной даты поступления/расхода денег.

На выводимую информацию не влияет значение реквизита документов «Включать в платежный календарь».

Суммы денежных средств могут выводиться в валюте управленческого учета, в валюте взаиморасчетов или в валюте платежа, которая определена для расчетного счета или кассы торгового предприятия.

224

16.Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами В типовой конфигурации предусмотрены средства регистрации документооборота, учета и анализа состоя

ния взаиморасчетов с подотчетными лицами.

Взаиморасчеты с подотчетными лицами ведутся в так называемой валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом. Отличительной особенностью валюты взаиморасчетов с подотчетным лицом является то, что эта валюта устанавливается в момент выдачи денежных средств подотчетному лицу.

При этом валюта взаиморасчетов может отличаться от валюты выдачи денежных средств. В этом случае документ выдачи денежных средств может быть проведен только по управленческому учету.

Данный подход отличается оттого, который используется в учете взаиморасчетов с контрагентами, где валюта учета однозначно определяется в карточке договора еще до того, как начинаются движения по нему. В дальнейшем именно в этой валюте выдачи денежных средств сотруднику в подотчет будет проводиться погашение задолженности при оформлении авансового отчета или при возврате денег в кассу.

Например, сотруднику нужны российские рубли для командировки. Из кассы ему выдается нужная сумма в гривне (для обмена национальной валюты на рубли), а валютой взаиморасчетов устанавливается российский рубль. Потом «Авансовый отчет» также будет оформляться в российских рублях.

Если аванс сотруднику не выдавался и первым оформляется авансовый отчет о затратах, то валюта взаиморасчетов с подотчетником однозначно определяется валютой авансового отчета. Взаиморасчеты с подотчетными лицами по управленческому учету ведутся одновременно в валюте управленческого учета и в валюте взаиморасчетов. Детализация взаиморасчетов с подотчетными лицами ведется с точностью до работника и расчетного документа.

В качестве расчетного документа выступает документ, по которому образуется задолженность: • «Расходный кассовый ордер». Если сначала выдавался аванс; • «Авансовый отчет». Если сначала был отчет о затратах.

Для хранения информации о взаиморасчетах с подотчетными лицами используется остаточный регистр накопления «Взаиморасчеты с подотчетными лицами». Остатки по регистру отражают состояние взаиморасчетов:

• отрицательный остаток означает долг предприятия перед подотчетником,

• положительный - долг подотчетного лица перед предприятием.

16.1. Отражение хозяйственных операций с подотчетными лицами В типовом решении предусмотрен следующий порядок отражения операций с подотчетными лицами:

• Выдача аванса документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетнику»;

• Оформление «Авансового отчета». Сумма потраченных средств может быть равной или превышать полученного ранее аванса;

• Возврат неиспользованных авансов документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств подотчетником».

Возможен и обратный порядок отражения операций, то есть сначала оформляется «Авансовый отчет», а затем выдаются денежные средства. В случае выплаты задолженности подотчетным лицам по предоставленным ранее авансовым отчетам имеется возможность указать только один авансовый отчет. Расчетным документом будет выступать «Авансовый отчет», он должен быть указан в реквизите расходного кассового ордера «Лван-совый отчет». Поэтому, в ситуациях, когда имеется задолженность по нескольким авансовым отчетам, для корректного учета расчетов с подотчетными лицами, нужно оформлять несколько расходных кассовых ордеров.

16.1.1. Отражение затрат предприятия, произведенных через подотчетное лицо

Информация о затратах на нужды предприятия, сделанных подотчетным лицом, регистрируется с помощью документа «Авансовый отчет».

Предусмотрены такие направления отражения затрат денежных средств предприятия подотчетным лицом: • Закупка ТМЦ; • Получение возвратной тары; • Оплата задолженности (или аванса) поставщику; • Прочие затраты. Командировочные затраты, получение и оплата услуг сторонних организаций (услуги

ксерокопирования, ремонтные услуги и т.д.) и другие затраты.

Для отражения каждого вида операций в документе предусмотрена отдельная табличная часть. Отражение операций по закупке ТМЦ или получению возвратной тары через подотчетное лицо практически ничем не отличаются от таких же операций с контрагентами. Единственная разница с точки зрения учета заключается в том, что такие операции не влияют на взаиморасчеты с контрагентами, а товар оплачивается сразу в момент

ходный ордер на товары» с установленным видом операции «от подотчетника». В этом случае в документе «Авансовый отчет» выбирается вид поступления «По ордеру» и указывается тот приходный ордер, который} было оформлено поступление товаров от подотчетного лица. Операции с применением ордерного документо-оборота подробно описаны в разделе «Складской учет».

Документом можно отразить оплату задолженности или аванса поставщику. Оплата контрагенту никак не связана с закупкой товаров, указанных в этом же документе. Товары, отраженные в отчете увеличивают долг] предприятия не перед поставщиком, а перед подотчетным лицом. Поэтому отражение оплаты поставщику свя-зано с другими операциями закупки товаров (получения услуг), которые были или будут зарегистрированы документом «Поступление товаров и услуг». Оплата поставщику увеличивает его задолженность перед пред-приятием.

Если авансовому отчету предшествовала выдача денежных средств физическому лицу, то в документе должны быть указаны кассовые ордера, которыми выдавались суммы. Тогда отчет закроет задолженность подотчетника перед предприятием по полученным авансам.

Сумма отчета определяется сложением сумм трех закладок документа: • («Товары»,

• • «Оплата», • «Прочее».

При проведении документа: • Регистрируется уменьшение задолженности подотчетного лица перед предприятием на сумму отчета

' (расход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с подотчетными лицами»). По данным таб-'личной части «Авансы» определяется «Расчетный документ» по взаиморасчетам с подотчетным лицом:

о на сумму аванса - «Расчетный документ» = «РКО»; о на сумму, превышающую аванс - «Расчетный документ» = «Авансовый отчет»;

• По данным табличных частей «Товары» и «Тара» формируются движения в части «товарного учета», аналогичные обычному поступлению ТМЦ на склад, которые рассмотрены в разделе учета поступления

ТМЦ • Поданным табличной части «Оплата» формируются увеличение задолженности поставщика перед пред

приятием (приход в регистре «Взаиморасчеты с контрагентами»); • По данным табличной части «Прочее» формируется накопление затрат предприятия (запись в оборотном

регистре накопления «Затраты»). .

Анализ информации по операциям с подотчетными лицами производится с помощью отчета «Ведомость | по взаиморасчетам с подотчетными лицами».

16.1.2. Кассовые операции с подотчетными лицами Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется документом «Расходный кассовый ор

дер». В документе указываеуся вид операции «Выдача денежных средств подотчетнику».

Валюта операции совпадает с валютой выбранной кассы. Реквизит «Валюта» в группе «Взаиморасчеты с подотчетным лицом» определяет валюту, в которой потом должен быть оформлен «Авансовый отчет» и в общем случае может отличаться от валюты платежа. Заполнение реквизита расходного кассового ордера «Авансовый отчет» определяется так:

• Если деньги выдаются авансом, то реквизит не заполняется,

226

• Если деньги выдаются в качестве погашения задолженности предприятия перед подотчетным лицом за произведенные ранее затраты, то реквизит заполняется ссылкой на документ «Авансовый отчет», которым эти затраты были зарегистрированы.

Возврат неиспользованных денежных средств в кассу отражается документом «Приходный кассовый ордер» с установленным видом операции «Возврат денежных средств подотчетником». В документе указывается касса (она определяет валюту платежа), сумма возврата и подотчетное лицо. При этом обязательно должны быть указана ссылка на документ, по которому деньги выдавались, он же и определяет валюту подотчета при возврате. Если валюта платежа и валюта подотчета различаются, то такую операцию невозможно отразить в регламентированном учете.

При проведении кассовых операций с подотчетными лицами регистрируется такая информация: • При выдаче денег

о Увеличивается задолженность подотчетного лица перед предприятием (приход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с подотчетными лицами»);

о Уменьшается остаток денежных средств в кассе (расход в остаточном регистре накопления «Денежные средства»);

• При возврате денег: о Уменьшается задолженность подотчетного лица перед предприятием (расход в остаточном регистре

накопления «Взаиморасчеты с подотчетными лицами»); о Увеличивается остаток денежных средств в кассе (приход в остаточном регистре накопления «Денеж

ные средства»). Анализ операций так же можно выполнить с помощью отчета «Ведомость по взаиморасчетам с подотчет

ными лицами».

16.2. Документ «Авансовый отчет» Для регистрации отчета работника о подотчетных суммах предназначен документ «Авансовые отчет».

Денежные средства, выданные подотчетному лицу, могут быть израсходованы: • На закупку товаров (табличная часть «Товары»); • Неоплату поставщикам (закладка «Оплата»); • На прочие расходы (закладка «Прочее»). Если подотчетным лицом у поставщика была получена возвратная тара, то такая информация отражается на

закладке «Тара». По данным этой закладки тара приходуется на склад, но на взаиморасчеты с подотчетным лицом это не влияет.

227

Документ может оформляться в любой валюте. Но от выбора валюты зависит - какие авансы подотчетному лицу этот документ «увидит», то есть сможет закрыть при проведении. Например, если валюта авансового от-чета в форме «Цены и валюта» задана USD, на закладке «Авансы» пользователь сможет указать только те «Расходные кассовые ордера», у которых в качестве валюты взаиморасчетов с подотчетным лицом указан) валюта USD.

В табличной части «Авансы» необходимо указать документы, по которым был выдан аванс подотчетно»! лицу, и суммы использованного аванса. Если аванс не выдавался, то эта табличная часть не заполняется.

Предусмотрено автоматическое заполнение табличной части теми кассовыми ордерами, по которым были получены подотчетником деньги, но еще не был сформирован отчет об использовании этих денег. Это действие выполняется по кнопке «Заполнить -> Заполнить по остаткам».

После окончания заполнения данных о расходе денежных средств, можно воспользоваться кнопкой «Заполнить -> Распределить по РКО». В результате сумма затрат будет корректно распределена по списку расходных ордеров. Допустимо и ручное исправление суммы в реквизите «Израсходовано», но при проведении в «оперативном режиме» контролируется соответствие итоговых сумм

• по графе «Израсходовано», • и по всем остальным табличным частям документа.

Если первая из них будет больше второй - документ не будет проведен. Информация о закупленных подотчетным лицом товарах фиксируется в табличной части «Товары».

Переключатель в шапке документа «На склад/По ордеру» определяет порядок оформления поступления товаров:

• Одним документом отражается и поступление товара на склад, и отражение операции в финансовом учете. В этом случае в документе «Авансовый отчет» выбирается вид поступления «На склад»;

• Либо сначала в оперативном учете отражается только физическое поступление товара на склад в количественном измерении, а потом операция отражается в финансовом учете. о Эта операция оформляется с помощью документа «Приходный ордер на товары» с установленным ви

дом операции «от подотчетника». о В этом случае в документе «Авансовый отчет» выбирается вид поступления «По ордеру» и указывает

ся тот приходный ордер, которым было оформлено поступление товаров от подотчетного лица.

228

И в том, и в другом случае предусмотрена возможность указать направление оприходования (склад, ордер) в строках табличной части. То есть, одним отчетом можно отразить оприходование на разные склады или по разным ордерам.

После заполнения в документе информации о подотчетном лице и приходном ордере на закладке «Товары» по кнопке «Заполнить» автоматически заполнится табличная часть документа в части номенклатуры и количества, оприходованного по ордеру товара. Пользователь должен указать стоимость ТМЦ, согласно данным «живого» поступившего документа.

Информация о получении возвратной тары подотчетным лицом фиксируется в табличной части «Тара».

Поскольку возвратная тара в управленческом учете регистрируется в разрезе контрагентов и договоров (а также сделок, если это предусмотрено условиями договора), то обязательно нужно указать данные о поставщике.

Тара, так же как и товары, может быть оприходована по ордерной схеме. Стоимость полученной возвратной тары не оплачивается, поэтому эта сумма не увеличивает долг предприятия перед подотчетным лицом.

Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются в табличной части «Оплата».

При проведении авансового отчета уменьшается сумма задолженности предприятия перед поставщиком в размере, указанном на данной закладке по каждому договору (и сделке, если взаиморасчеты ведутся в разрезе сделок). Операция оплаты поставщику отражается в документе в двух валютах:

• Сумма в валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом (определяется при выдаче авансов в PKQ, либо в самом документе по кнопке «Цены и валюта») указывается в реквизите «Сумма»;

• Сумма в валюте взаиморасчетов с контрагентом (определяется в договоре с контрагентом) указывается в реквизите «Сумма взаиморасчетов».

Важно! Если документ проводится в бухгалтерском и налоговом учете, то валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом и валюта взаиморасчетов с контрагентом, определенная в договоре с ним, должны совпадать между собой и с валютой регламентированного учета.

Такие расходы подотчетного лица, как командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин отражаются в табличной части «Прочее».

229

При этом должна быть указано направление затрат, на которые надо отнести такие расходы подотчетноп лица;

• статья затрат (обязательный для заполнения реквизит), • подразделение,

• заказ покупателя,

• номенклатурная группа товаров.

Реквизит «Номенклатура» этой табличной части не обязателен для заполнения. Но если он заполняется, то это может быть только элемент справочника «Номенклатура» с видом «Услуга». Реквизит «Содержание» обязателен для заполнения, так как используется для заполнения печатной формы.

По кнопке «Печать» формируется печатная форма авансового отчета, согласно формы, утвержденной приказом ГНАУ № 440 от 19.09.03.

16.3. Отчетность подсистемы Для анализа состояния расчетов с подотчетными лицами в типовой конфигурации предусмотрен отчет

«Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами».

Данный отчет позволяет получать следующую информацию: • сумма задолженности подотчетного лица перед предприятием; • валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом;

• документы, по которым выдавались денежные средства; • назначение сумм, потраченных подотчетным лицом.

Для детализации взаиморасчетов с подотчетными лицами по документам в списке группировок отчета должна присутствовать группировка «Расчетный документ». В качестве расчетного документа будут отобра-жаться документы:

• «Расходный кассовый ордер», по которому подотчетному лицу авансом были выданы денежные средства;

• «Авансовый отчет», по которому при отчете произошел перерасход выданных денег (или аванс не был выдан) за счет собственных средств подотчетного лица.

Информация в отчете выводится в двух валютах: • валюте управленческого учета; • валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом.

С помощью установки значений отбора, представленных в отчете, можно отобрать информацию по конкретному подотчетному лицу, группе подотчетных лиц, произвольному списку подотчетных лиц.

230

17,Учет затрат

17.1. Концепция подсистемы По своей сути затраты - это стоимостное выражение использованных в хозяйственной деятельности пред

приятия за отчетный период материальных, трудовых и иных ресурсов. Ведение торговой деятельности, в первую очередь, связано с необходимостью затрат на закупку товаров (себестоимость товаров), в том числе дополнительных расходов по приобретению - доставка товаров, страхование, погрузка/разгрузка и так далее (они так же, как правило, включаются в себестоимость товаров). Но для определения прибыльности торговой деятельности так же нужно учитывать дополнительные расходы, связанные с реализацией товаров, то есть коммерческие расходы предприятия. Например, затраты, связанные с выполнением конкретных заказов покупателей, с реализацией определенных товарных (номенклатурных) групп или другие расходы подразделений предприятия, косвенно связанные с торговой деятельностью.

Группировка затрат в типовой конфигурации. С точки зрения учета в типовой конфигурации все дополнительные затраты предприятия (это не касается себестоимости товаров) делятся на две группы:

• Затраты, которые включаются (распределяются) на себестоимость приобретенных товаров. Как правило, это касается дополнительных расходов, связанных с приобретением, доставкой ТМЦ и другой деятельностью по доведению купленных товаров до состояния, пригодного к использованию в запланированных целях. Такие затраты отражаются документами: : о «ГТД по импорту» (таможенный НДС, пошлина, услуги, акцизный сбор); о «Поступления дополнительных расходов» (любые другие дополнительные расходы по приобретению,

связанные как с услугами от внешних контрагентов, так и с внутренними затратами); • Затраты, которые не включаются в себестоимость товаров. Как правило, это касается затрат на сбыт и

прочих затрат по обеспечению жизнедеятельности предприятия. Такие затраты отражаются документами: о «Поступление товаров и услуг» и «Поступление товаров и услуг в НТТ» (на закладке «Услуги» фикси

руются услуги, оказываемые сторонними организациями); о «Отчет комиссионера о продажах» (начисленное комиссионное вознаграждение); о «Авансовый отчет» (на закладке «Прочее» фиксируются расходы, связанные с подотчетным лицом,

например командировочные расходы); о «Требование-накладная» (товары списываются на определенную статью затрат, при этом затраты мо

гут быть отнесены на внутренние нужды подразделения (по внутренним заказам) или на конкретные заказы покупателей);

о «Корректировка стоимости списания товаров» (корректировка стоимости товаров, списанных на затраты, на сумму дополнительных расходов по приобретению, распределенных на себестоимость этих товаров);

о «Прочие затраты» (отражение любых произвольных затрат).

Подсистема управления затратами предназначена для учета фактических затрат предприятия на основе (энных управленческого учета. В ее рамках предусмотрено ведение учета затрат торговой деятельности в разрезе мест возникновения и статей затрат. Учет затрат ведется в стоимостном измерении.

17.1.1. Классификация затрат Существует много видов классификации затрат, здесь же мы рассмотрим те из них, которые используются

ля учета затрат в рамках типовой конфигурации.

Классификация по местам возникновения затрат зависит от действующей на предприятии организационной структуры. Местом возникновения затрат являются структурные подразделения предприятия.

Классификация по экономическим элементам подразумевает группировку затрат по однородным видам зтрат и позволяет понимать что израсходовано в процессе ведения торговой деятельности. В конфигурации Управление торговлей для Украины» предусмотрено только деление расходов деятельности на два вида:

• Материальные затраты. В состав материальных затрат включаются товары, тара, комплекты, то есть любые единицы складского учета;

• Прочие затраты. Любые нематериальные затраты.

Также предусмотрена классификация затрат по характеру, которая во многом совпадает с классификаций затрат в регламентированном учете согласно ПСБУ №16.

17.1.2. Аналитический учет затрат и нормативно-справочная информация подсистемы

Обязательными разрезами аналитического учета затрат в типовой конфигурации являются:

• подразделение;

• статья затрат.

Также подсистема учета хозяйственных затрат позволяет вести их учет с детализацией:

• до номенклатурной «товарной» группы;

• до заказа покупателя.

231

Подразделение, как место возникновения затрат, является одним из основных разрезов учета затрат управленческом учете затраты накапливаются в разрезе подразделений предприятия без привязки к о| зации (юридическому лицу предприятия).

Справочник «Подразделения» предназначен для хранения структуры предприятия и имеет иерархию ментов, что дает возможность получать отчеты и планировать деятельность, как с детализацией до подразде-лений нижнего уровня организационной структуры, так и укрупнено, на верхнем уровне структуры.

Статья затрат. Перечень статей затрат определяется индивидуально для каждого предприятия и храп в справочнике «Статьи затрат».

Для каждой статьи затрат в реквизитах «Вид затрат» и «Характер затрат» определяются параметры ее классификации. Реквизит «Вид затрат» может принимать значения:

• материальные; • прочие.

Реквизит «Характер затрат» классифицирует затраты по отношению к себестоимости и может принимать значения:

• производственные затраты; • общепроизводственные затраты; • административные затраты; • брак в производстве; • затраты на сбыт; • вложения в необоротные активы; • прочие операционные затраты; • прочие.

Столь широкий перечень возможного характера затрат определяется тем, что при необходимости перегрузки информации в базу, где ведется регламентированный учет, может понадобиться полноценная информация о накопленных затратах, а не только в разрезе «относится/не относится к торговой деятельности».

По всем затратам, кроме имеющих характер «Прочие», в подсистеме предусмотрено ведение аналитического учета в разрезе статей затрат. Характер затрат «Прочие» означает, что данная статья затрат относится к неоперационным затратам. Накопление таких затрат в типовой конфигурации не отражается.

Номенклатурная группа и заказ. К дополнительным и необязательным разрезам учета затрат можно отнести:

• номенклатурные группы; • заказы покупателей.

232

Список номенклатурных групп ведется в справочнике «Номенклатурные группы». Он предназначен для целей укрупненного планирования и накопления затрат по реализации товаров определенных товарных групп.

К одной номенклатурной группе может относиться любое количество товарных позиций, но одна позиция номенклатуры может относиться не более, чем к одной номенклатурной группе.

Затраты могут быть отнесены на конкретную номенклатурную группу. Номенклатурную группу для аналитики затрат можно установить в справочнике «Номенклатура» (закладка «По умолчанию») для каждой позиции номенклатуры.

Кроме того, накопление затрат можно производить в разрезе заказов покупателей. Учет затрат в прикладном решении ведется с помощью оборотного регистра накопления «Затраты».

17.2. Отражение хозяйственных операций по накоплению затрат предприятия

Отражение затрат по приобретению товаров, которые включаются в себестоимость товаров подробно рассмотрено в разделе, описывающем учет поступлений ТМЦ.

Рассмотрим отражение затрат, не включаемых в себестоимость товаров. Во всех документах подсистемы, оперирующих затратами, в том или ином виде присутствуют средства управления вышеописанными разрезами аналитического учета затрат. Так же как и в подсистеме «Управление запасами», состав и назначение ряда реквизитов табличных частей унифицирован и базируется на общих принципах работы. Суммы отражаемых затрат пересчитываются и накапливаются в валюте управленческого учета.

Получение услуг от сторонних организаций отражаются документами «Поступление товаров и услуг» и «Поступление товаров и услуг в НТТ» на закладке «Услуги».

Фактически, если заполнена только одна эта закладка, документ регистрирует полученный акт выполненных услуг.

На отражение услуг в составе затрат предприятия в первую очередь влияет заполнение реквизита «Статья затрат» (обязательно). Если есть необходимость накапливания и анализа затрат в разрезе подразделений, номенклатурных групп или заказов покупателей, то и отражать такие затраты нужно с заполнением соответствующих реквизитов документа.

233

Прочие затраты предприятия, произведенные через подотчетное лицо отражаются документом «Авансовый отчет» на закладке «Прочее». Это могут быть, например, командировочные затраты экспедитора по доставке товара или услуги ксерокопирования для размножения сертификатов на товары. Здесь также следует определять аналитические параметры учета затрат.

Для отражения материальных затрат используется документ «Требование-накладная». Этим документом,например, можно отражать бесплатную раздачу товаров в рекламных целях.

Особенность отражения этих операций заключается в том, что на них влияют настройка учетной политики «Списывать партии при проведении документов». То есть увеличение суммы затрат на стоимость списываемых товаров произойдет только при списании партий этих товаров:

• Либо сразу при проведении документа;

• Либо после'выполнения регламентной обработки «Проведение по партиям».

Кроме того, нужно обратить внимание на еще один момент. Если дополнительные расходы по приобретеник товаров были зафиксированы без ссылки на партиеобразующий документ, то их отнесение на себестоимости товаров производится регламентным документом «Корректировка стоимости списания товаров». Если такие товары были списаны на затраты документом «Требование-накладная», то и сумма затрат будет корректиро-ваться этим документом.

Следовательно, корректная информация о материальных затратах будет отражаться только после: • Выполнения регламентной обработки «Проведение по партиям»; • Проведения регламентного документа «Корректировка стоимости списания товаров».

Затраты на начисленное комиссионное вознаграждение комиссионера отражается документом «Отчет комиссионера о продажах».

234

Сумма вознаграждения рассчитывается вручную или автоматически отдельно для каждой проданной товарной позиции, а аналитические параметры затрат указываются на специальной закладке «Учет затрат».

Для отражения других затрат, которые невозможно отразить вышеописанными документами, предусмотрен спецдокумент подсистемы «Прочие затраты». Он предназначен исключительно для произвольного отражения и накопления затрат.

При проведении документов по накоплению затрат регистрируется самая различная информация в зависимости от хозяйственной операции, но общее для них то, что увеличивается сумма накопленных затрат предприятия (запись в оборотном регистре накопления «Затраты»).

Анализ информации можно провести с помощью отчета «Затраты». Если при накоплении затраты были отнесены на некоторый заказ покупателя, то они будут влиять на расчет чистой прибыли по данному заказу. Такую информацию можно получить с помощью отчета «Продажи по оплате за период». Подробнее работа с этим отчетом рассмотрена в главе, описывающей отчетность подсистемы «Управление запасами».

17.2.1. Документ «Прочие затраты» Документ предназначен для отражения в расходах нематериальных затрат. Данным документом можно от

разить, например, общехозяйственные и коммерческие расходы. При вводе документа в шапке необходимо указать следующие реквизиты.

• «Заказ» - аналитика затрат, которая указывает, на какой заказ относятся затраты. В качестве заказа может быть указан документ «Заказ покупателя»;

• «Подразделение» - подразделение в управленческом учете, на которое списываются затраты.

В табличной части необходимо указать список затрат, при этом заполняются следующие реквизиты: • «Статья затрат» - аналитика затрат. В строке после выбора статьи затрат выводится вид расходов для

этой статьи затрат; • «Номенклатурная группа» - аналитика затрат; • «Сумма» - сумма затрат указывается пользователем вручную.

235

В документе отражается сумма и в валюте управленческого учета, и в валюте регламентированного учета, но фиксируется только первая из них. Вторая может использоваться при перегрузке в информационную базу, где ведется регл.учет.

17.3. Отчетность подсистемы В отчете «Затраты» можно посмотреть распределение затрат по статьям затрат, подразделениям, заказам

покупателей и внутренним заказам. Также можно провести анализ затрат по номенклатурным группам и про-анализировать'изменение затрат в динамике: по дням, неделям, месяцам и т.д.

Отчет формируется на основании записей регистра накопления «Затраты».

2 3 6

18.Налоговый учет Принципы ведения регламентированного учета во многом определяются текущим законодательством.

Правила ведения такого учета, требования к структуре данных, правилам формирования, содержанию и формату отчетности являются общими для всех предприятий. Правила ведения регламентированных видов учета фиксируются учетной политикой предприятия. Для регламентированных видов учета характерно требование предоставлять внешнюю отчетность в контролирующие органы, сформированную определенным образом. Регламентированный учет ведется раздельно для каждой организации, входящей в предприятие. Данные регламентированного учета базируются на имеющейся в предприятии и документально подтвержденной информации, то есть тех же первичных документов, которые лежат в основе управленческого учета. Таким образом, в предприятии осуществляется двойной контроль над первичной документацией.

С точки зрения организационной структуры, предприятие состоит из организаций. Управленческий учет ведется для предприятия в целом. Регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации предприятия. Это означает, что в каждом документе, фиксирующем хозяйственную операцию, необходимо указывать организацию, по которой эта операция будет отражена в регламентированном учете.

В конфигурации ведение налогового учета ограничивается двумя видами налогов: • НДС;

• Единый налог.

Для целей регламентированного учета используется единая валюта - гривна, что обусловлено требованиями действующего законодательства. Валюта устанавливается пользователем в самом начале работы с конфигурацией в настройках параметров учета («Сервис->Настройка параметров учета») и изменению в дальнейшем не подлежит.

В настройках учетной политики (налоговый учет) определяется - плательщиком каких основных налогов является организация. Данные фиксируются в настройках учетной политики (Сервис-»Настройка учэ-та->Учетная политика (налоговый учет)). Настройки хранятся в одноименном регистре сведений, который предназначен для хранения сведений об учетной политике организации для целей налогообложения. Регистр периодический (период = месяц, что равно минимальному налоговому периоду по НДС).

18.1. Нормативно-справочная информация Справочник «Организации» предназначен для ведения списка собственных организаций, входящих в

состав предприятия (группы), и хранения постоянных сведений о них. Справчник имеет следуюшие реквизиты:

• Префикс - хранится префикс, который присваивается при нумерации документов данной организации;

• ИНН - идентификационный номер плательщика НДС;

• Код по ЕДРПОУ (ДРФО) - код по Единому Государственному Реестру Предприятий и Организаций Украины (Государственному Реестру Физических Лиц);

• Наименование полное - для размещения полного официального наименования организации;

• Номер свидетельства плательщика НДС; • Юр./физ. лицо - указывается, является ли

организация юридическим лицом, или нет.

Для оформления операций перемещений товаров и денежных средств между организациями, на основе записи об организации можно ввести информацию о контрагенте. В карточку этого контрагента автоматически будут записаны все реквизиты, введенные для организации, информация об этом контрагенте будет записана в справочник «Контрагенты» и в регистр сведений «Собственные контрагенты».

Перемещение между организациями оформляется двумя документами: документ реализации от имени одной организации и документ поступления на другую организацию. С помощью обработки «Пакетный ввод документов» можно автоматизировать выписку этих документов.

Справочник «Схемы налогообложения» используется для определения плательщиком налогов перечня вариантов схем основных налогов. К основным налогам относятся: налог на прибыль, НДС и единый налог.

В реквизитах справочника указывается, какие основные налоги уплачиваются по той или иной схеме. Список используемых схем жестко предопределен в конфигурации, поэтому редактирование справочника вручную не предусмотрено.

Схемы налогообложения, перечисленные в справочнике, используются для задания в настройках учетной политики налогового учета налоговой схемы, по которой работает организация. Таким образом, в рамках ти-

237

повои конфигурации определяется, будет ли в конфигурации вестись учет НДС или единого налога для той или иной организации. Ведение учета налога на прибыль не предусмотрено.

Причем реквизит «Единый налог» относится как к физическому лицу - плательщику единого налога, так и к юридическому в зависимости от того, кем является организация.

Справочник «Статьи налоговых деклараций». В справочнике хранится перечень статей регламентированных отчетов, заполнение которых автоматизировано в конфигурации (декларация о НДС и отчет по единому/налогу).

При оформлении каждой хозяйственной операции, сумма по которой должна найти отражение в конкретной статье налоговой декларации, ее'наименование должно быть указано в реквизите «Статья налоговой декларации», присутствующем в формах всех документов конфигурации, где это необходимо.

Справочник «Схемы налогового учета по договорам контрагентов» позволяет описать моменты определения базы налогообложения по НДС.

Момент определения базы налога задается отдельно для операции приобретения и продажи и может быть выбран из следующего списка:

• по первому событию; • по отгрузке; • по оплате; • не определять.

Схемы налогового учета используются при оформлении договоров контрагентов. Выбирая различные способы определения НДС по покупкам и продажам, можно реализовать сложные правила учета. Например, для договора комиссии НДС приобретения (входящий) определяется по первому событию, а НДС реализации (исходящий) — по оплате.

238

18.2. Учет НДС Подсистема учета НДС включается только для тех организаций, у которых в настройке налоговой учетной

политики задана одна из таких схем налогообложения: • Единый налог и НДС; • Налог на прибыль и НДС.

В рамках конфигурации к задачам подсистемы учета НДС относится в первую очередь: • Формирование и печать исходящих налоговых документов; • Фиксация получения входящих налоговых документов; • Формирование и печать отчета «Реестр налоговых накладных».

Кроме того, подсистема должна обеспечивать предоставление возможности анализа источников налогового кредита и обязательств. Все операции по формированию данных по учету НДС характеризуются следующими параметрами:

• Ставка НДС может принимать одно из предопределенных значений: о «20%» - для основной налоговой деятельности (согласно п. 6.1 закона Украины «Об НДС»); о «0%» - для операций по нулевой ставке (п. 6.2 закона); о «Без НДС» - для операций, освобожденных от налогообложения (согласно п.5 закона); о «Не НДС» - для операций, не являющихся объектом налогообложения (согласно п.3.2 закона).

• Статья декларации по НДС задается в налоговых документах и служит единственным источником информации для отнесения операции в соответствующий раздел реестра налоговых документов.

Отражение НДС в информационной базе может иметь разные степени достоверности: • до момента получения налоговых документов фиксируется предполагаемое значение ставки и суммы

НДС. Ожидаемый НДС формируется документами оперативного учета с включенным признаком «Отразить в налоговом учете»;

• при получении налоговых документов становится известным точное значение этих параметров и подтверждается включение сумм НДС в налоговый кредит или налоговые обязательства. При выписке либо получении налоговых документов регистрируется подтвержденный НДС.

Таким образом, первичные документы фиксируют предположения о возможном НДС, а налоговые документы позволяют включить подтвержденные значения из налоговых документов в налоговую отчетность. При

кладное решение позволяет сравнить предполагаемые и фактические значения НДС, обеспечивая дополни¬ ! тельную проверку правильности ведения учета.

Также в конфигурации выделяются два вида НДС по типам операции: • Для операций приобретения — НДС входящий. С этим типом операции соотносится процедура опреде

ления налогового кредита и требуется ведение раздела 1 «Полученные налоговые документы» реестра налоговых накладных,

• Для операций продаж — НДС исходящий. С этим типом соотносится определение налоговых обязательств и ведение раздела 2 «Выданные налоговые документы» реестра налоговых накладных соответственно.

Оба указанных вида НДС учитываются в разрезе организаций и конкретных договоров с контрагентами. В типовой конфигурации не происходит определения «первого события по НДС» в момент проведения первичных документов. Все документы - и оплаты и отгрузки/поступления, независимо от хронологии, формируют ожидаемый НДС, но с разными видами событий:

• По операциям с поставщиками (входящий НДС): о Товарные документы - поступление от поставщика, возврат поставщику, о Денежные документы - оплата поставщику, возврат оплаты поставщиком,

• По операциям с покупателями (исходящий НДС): о Товарные документы - реализация покупателю, возврат от покупателя, о Денежные документы - оплата покупателем, возврат оплаты покупателем.

Соответственно, зарегистрированные налоговые документы формируют подтверждение НДС по обоим шагам хозяйственной операции - по движению товара и по движению денег. Если на момент регистрации налогового документа один из этапов хозяйственной операции еще не закончен (есть отгрузка, и нет оплаты, или наоборот), то такие операции учитываются, как подтвержденные по НДС, но неподтвержденные по оплате или отгрузке. Вся информация о подтверждении НДС и хозяйственных операций отражается в специальных отчетах по НДС.

В типовой конфигурации для учета НДС используются специальные НДС-ные регистры накопления. • «НДС приобретений» (остаточный регистр накопления). В этом регистре учитывается ожидаемый и

подтвержденный налоговый кредит по НДС. • «НДС продаж» (остаточный регистр накопления). В этом регистре учитываются ожидаемые и под

твержденные налоговые обязательства по НДС. Регистр симметричен регистру «НДС приобретений».

Для обеспечения возможности формирования отчета «Реестр налоговых накладных» в прикладном решении используются оборотные регистры накопления «Книга приобретений» и «Книга продаж».

• «Книга приобретений». На основании записей регистра формируется раздел «Полученные налоговые накладные» отчета «Реестр налоговых накладных».

239

• «Книга продаж». На основании записей регистра формируется раздел «Выданные налоговые наклад-ные» отчета «Реестр налоговых накладных».

18.2.1. Отражение хозяйственных операций с точки зрения учета НДС В каждом документе, регистрирующем хозяйственную операцию, присутствуют реквизиты для заполнения

данных по НДС. Но данные, внесенные в «товарные» документы, фиксируются при проведении документов в качестве параметров ожидаемого НДС. А данные, внесенные в денежные документы, используются только да заполнения печатных форм этих документов и не влияют на подсистему учета НДС.

В конфигурации не предусмотрены средства, реализующие полный учет операций по НДС: например, операций не связанных непосредственно с продажей и приобретением товаров и услуг (перезачет НДС при про-ведении взаимозачетов с контрагентами). С целью корректного построения реестре налоговых документа такие операции следует регистрировать вручную вводом соответствующих налоговых документов.

В «товарных» документах предусмотрена возможность влиять на принципы отражения и расчета НДС с помощью группы параметров формы механизма «Цены и валюта». Этот механизм подробно рассмотрен в разделе учета запасов.

1 8 . 2 . 1 . 1 . Учет входящего НДС

Входящий НДС регистрируется различными документами в зависимости от отражаемой хозяйственной one-рации. Ожидаемый налоговый кредит по НДС регистрируется такими документами:

• Поступление товаров и услуг, • Поступление товаров и услуг в НТТ, • Поступление дополнительных расходов, • Корректировка долга по возвратной таре,

• Отчет комитенту о продажах, • Отчет комиссионера о продажах, • ; Возврат товаров поставщику, • Возврат товаров поставщику из НТТ и т.д.

В каждом, из этих.документов определяется отдельно для каждой номенклатурной позиции ставка и сумма НДС. Эта информация регистрируется и хранится в базе в качестве параметров ожидаемого налогового кредита по НДС.

В денежных документах по оплате поставщику или возврате оплаты от поставщика (кассовые ордера и платежные поручения) так же есть реквизиты, в которых можно указать параметры НДС. Но их заполнение не является обязательным и используется только для формирования печатной формы документов.

Определение налоговых параметров по операциям оплаты устанавливается только в налоговых документах, то есть, в документе «Запись книги приобретения». Входящий НДС подтверждается полученными от поставщика налоговыми накладными. Этот факт регистрируется в информационной базе с помощью документа «Запись книги приобретения».

По этим же документам формируется отчет «Реестр налоговых накладных». Единственным исключением является отражение налогового кредита по НДС при импорте товаров документом «ГТД по импорту». Для этого документа не требуется специального подтверждения ожидаемого НДС, то есть для этой информации не нужно регистрировать документ «Запись книги приобретения».

При проведении операций с входящим НДС регистрируется такая информация: • При проведении «товарных» и «денежных» документов регистрируется ожидаемый налоговый кредит по

НДС (приход в регистре накопления «НДС приобретений»); • При проведении входящей налоговой накладной подтверждается налоговый кредит (расход в регистре

накопления «НДС приобретений»). Анализ информации можно провести с помощью отчета «Отчет о суммах входящих налоговых докумен

тов». Наличие в отчете положительных остатков в колонке «Сумма взаиморасчетов, требующая подтверждения НД на конец» свидетельствует о неполученных (незарегистрированных) входящих налоговых накладных, а отрицательные остатки говорят об ошибочной регистрации входящих налоговых накладных:

• двойная регистрация налоговых документов, • превышение сумм в налоговых накладных над суммой НДС в первичных хозяйственных документах и т.д. Кроме того, в отчете выводятся незавершенные хозяйственные операции, то есть, отгрузки, не закрытые

оплатой, и оплаты, незакрытые отгрузкой.

Например, на рисунке представлен отчет, отражающий такие взаимоотношения с поставщиками: • Поставщик «Очипок В.И.»:

о По договору доставки (начисление НДС «по первому событию») привез товар, • стоимость доставки составила 3000 грн («Сумма взаиморасчетов, требующая подтверждения НД за

период» = 3000),

241

• налоговой накладной нет («Сумма взаиморасчетов, требующая подтверждения НД на конец» = 3000),

• оплаты поставщику - нет («Сумма незакрытых отгрузок (оплат) на конец» = -3000); о По договору закупки (начисление НДС «по первому событию») ему была отправлена предоплата

• на сумму 15000 грн («Сумма взаиморасчетов, требующая подтверждения НД за период» = 15000), - налоговая накладная получена на всю сумму («Выписано НД за период» = 15000), • товар поступил только на 12000 грн (то есть, еще не закрыто товаром 3000 грн - «Сумма незакры- I

тых отгрузок (оплат) на конец» =3000); • Поставщик «Калина, ООО» по договору (начисление НДС «по первому событию»):

о поставил товар на сумму 751,20 грн («Сумма взаиморасчетов, требующая подтверждения НД за пери-од» = 751,20),

о налоговая накладная получена на всю сумму, но ошибочно зарегистрирована дважды («Выписано НД за период» = 751,20 * 2 = 1502,40, и «Сумма взаиморасчетов, требующая подтверждения НД на конец» = -751,20),

о товар полностью оплачен («Сумма незакрытых отгрузок (оплат) на конец» должна быть равна 0, но и по оплате, и по отгрузке составила 751,20, так как есть подтвержденный второй налоговой накладной НДС, но нет под него ожидаемого НДС ни по операции оплаты, ни по операции отгрузки).

С поставщиком «Очипок В.И.» можно произвести взаимозачет встречных требований (документом «Корректировка долга») между^договорами на сумму 3000 грн

Но этот документ не влияет на НДС, поэтому после проведения документа, данные в отчете не изменятся. Корректировки в части НДС-ных операций придется делать вручную, например специальным документом «Корректировка записей регистров накопления».

1 8 . 2 , 1 . 2 . Учет исходящего НДС

Исходящий,НДС регистрируется совершенно аналогично входящему НДС, то есть различными документами в зависимости от отражаемой хозяйственной операции.

Ожидаемые налоговые обязательства по НДС регистрируются такими документами: • «Реализация товаров и услуг»,

• «Отчеты о розничных продажах», • «Корректировка долга по возвратной таре», • «Отчет комитенту о продажах»,

242

• «Отчет комиссионера о продажах», • «Возврат товаров от покупателя», • «Приходный кассовый ордер (от покупателя)», • «Платежное поручение входящее (от покупателя)» и т.д.

В каждом из этих документов так же определяется отдельно для каждой номенклатурной позиции ставка и сумма НДС. Эта информация регистрируется и хранится в базе в качестве параметров ожидаемого налогового обязательства по НДС.

Так же как для налогового кредита, в денежных документах для целей учета НДС не определяются параметры налоговых обязательств. Если по оплате выписывается налоговый документ подтверждения НДС, то именно там и определяются ставка и сумма НДС.

Подтвержденные налоговые обязательства по НДС регистрируются документами: • «Налоговая накладная», • «Приложение № 2 к налоговой накладной».

Формирование выписанных налоговых документов возможно тремя способами:• В ручном режиме (интерактивно);

• Вводом на основании; • Специальными обработками.

При проведении операций с исходящим НДС регистрируется такая информация: • При проведении «товарных» и «денежных» документов регистрируется ожидаемое налоговое обязатель

ство по НДС (приход в регистре накопления «НДС продаж»); • При проведении выписанной налоговой накладной подтверждается налоговое обязательство (расход в

регистре накопления «НДС продаж»).

Анализ информации можно провести с помощью отчета «Отчет о суммах выписанных налоговых документов». Наличие в отчете положительных остатков в колонке «Сумма взаиморасчетов, требующая подтверждения НД на конец» свидетельствует о невыписанных исходящих налоговых накладных, а отрицательные остатки говорят об излишне выписанных налоговых накладных.

18.2.2. Пакетное формирование налоговых документов Обработка «Формирование налоговых документов» (меню «Сервис») предназначена для помощи

пользователю в заполнении номенклатурным составом налоговых документов (Налоговая накладная и Приложение 2 к налоговой накладной). С помощью обработки можно выполнить «пакетный» ввод налоговых документов. Эта же обработка автоматически вызывается при формировании налоговой накладной «вводом на основании» денежных документов. В документах оплаты нет товарного состава, и могут быть не точно определены параметры НДС, поэтому пользователю предоставляется возможность с помощью обработки корректно заполнить налоговый документ.

На закладке «Данные» формы расположены две таблицы: • Б верхней отображается информация о суммах неподтвержденных налоговых обязательств (ожидаемый

НДС); • В нижней выбирается документ-основание, номенклатурный состав которого будет использоваться для

заполнения налоговой накладной на сумму ожидаемого НДС. Таким документом может быть «Реализация товаров и услуг», «Счет на оплату покупателю», «Заказ покупателя», «Отчет комиссионера о продажах» и другие. Для заполнения «Приложения 2» список товарных позиций может копироваться только из налоговой накладной.

Информация о суммах неподтвержденного НДС рассчитывается на текущий момент либо на дату, укааамную на закладке «Настройки». Данные формируются на основании записей регистра «НДС продаж», в которое на остатках висят суммы ожидаемого НДС, не подтвержденного налоговыми документами.

На закладке «Настройка» можно установить дополнительные фильтры для расчета текущих сумм неподтвержденных налоговых обязательств. Обязательным для заполнения является реквизит «Организация». Собственно расчет сумм происходит по кнопке «Обновить суммы», расположенной в нижней командной панели формы. Обработку можно запустить с отбором операций по конкретному контрагенту или по конкретному виду расчетов (прямые или возвратные операции). Имеется возможность открывать, проводить и распечатывать на принтер или экран сформированные налоговые документы. Эти опции устанавливаются соответствующими флажками и переключателями на закладке «Настройки».

В таблице «Суммы неподтвержденных налоговых обязательств» кроме информации о контрагенте, договоре контрагента, суммах по каждой из ставок НДС по расчетам за товары и сумме по таре отображается следующая информация:

• «Расчеты/возврат» - признак указывает на то, что обязательства необходимо подтверждать по прямым операциям («расчеты») или по операциям возврата. В первом случае подтверждающим документом является Налоговая накладная, во втором - Приложение 2 к налоговой накладной;

• «Метод определения базы» - момент определения возникновения налоговых обязательств по НДС (может принимать значения «По оплате», «По первому событию» и т. д.). Устанавливается в договоре контрагента отдельно для операций взаиморасчетов по таре и по товарам выбором элемента справочника «Схемы налогового учета по договорам контрагентов»;

243

• «Аванс» - сумма оплат, которые не закрыты отгрузками, и на которые не выписаны подтверждающие на-логовые документы. Обратите внимание, что при оплатах в системе не регистрируется ставка НДС и сумма налога, указанная в назначении платежа.

Все суммы в таблицах отображаются в гривнах, суммы включают НДС. В нижнюю таблицу («Номенклатурный состав формируемых налоговых документов») пользователь вносит документы, часть номенклатурного состава которых будет перенесена в налоговые документы. При добавлении документа весь номенклатурный состав помечается для перенесения в налоговый документ. Документы из данной таблицы станут документами-основаниями в формируемых налоговых документах (если на закладке «Настройки» не установлен фи «Формировать итоговые накладные»).

В обработке имеются несколько сервисных возможностей по групповому изменению товарного состава формируемых налоговых документов:

• Автоматически; • Вручную.

Можно одновременно автоматически изменить номенклатурный состав, отобранный по всем документам-основаниям выделенного в верхней таблице договора. Изменение происходит при выборе одного из пунктов меню кнопки «Изменить», расположенной в командной панели нижней таблицы обработки:

• Пропорционально под сумму обязательств (вся номенклатура) - количество номенклатуры, предназначенное для перенесения в налоговый документ по каждому документу-основанию, будет уменьшено пропорционально под текущие суммы налоговых обязательств. Сумма аванса при этом будет пропорционально учтена по каждой из ставок НДС, встречающихся в документах-основаниях. После данной обра-ботки по.каждой строке номенклатуры количество, помеченное для перенесения в налоговый документ, будет не больше количества из документа-основания;

-, • Пропорционально под сумму обязательств (только выбранная номенклатура) - аналогично предыдущему варианту. Отличие состоит в том, что обработка затронет лишь те позиции номенклатуры, у которых на момент обработки отмеченное для перенесения в налоговый документ количество отлично от нуля;

• , С учетом выписанных налоговых документов - после данной обработки количество, помеченное для перенесения в налоговый документ, станет равным количеству из документа основания за вычетом количества, на которое уже были выписаны налоговые документы.

В то же время предусмотрено ручное изменение номенклатурного состава, который будет внесен в налоговые накладные. Вручную можно сразу изменить список, количество и суммы номенклатуры, а можно потом отредактировать данные, сформированные автоматически.

244

При двойном щелчке мыши на строке с документом (кроме колонки «Документ-основание») открывается I форма «Отбор номенклатурного состава в налоговый документ». Кроме обычных реквизитов в каждой таблич-] ной части имеются следующие реквизиты: «Количество в документ», «Сумма в документ» и «Сумма НДС в до-

кумент» (последнего реквизита нет в табличной части «Тара»). Лишь эти реквизиты доступны для изменения, а их значения считаются помеченными для перенесения в формируемые налоговые документы. В каждой табличной части имеется возможность устанавливать значения этих реквизитов «в ноль» либо устанавливать

I равными значениям самого документа-основания. Заметим, что суммы на форме изменения номенклатурного состава отображаются в валюте документа-основания. По кнопке «Закрыть» окно закрывается и в нижней части обработки сумма устанавливается в соответствии со значениями «Сумма НДС в документ» и «Всего в

I документ». Номенклатурный состав налоговой накладной будет сформирован с учетом изменений, внесенных пользователем.

Формирование налоговых документов по всем договорам, указанным в верхней таблице, используя номенк-латурный состав документов, указанных в нижней таблице формы, осуществляется по нажатию на кнопку

I «Сформировать».

Важно! Если суммы неподтвержденных обязательств с учетом аванса по одной или нескольким ставкам НДС меньше сумм, указанных в таблице номенклатурного состава - будет выдано соответствующее предупреждение. Но при подтверждении пользователем налоговые накладные сформируются на сумму, указанную в нижней части обработки, то есть на сумму большую, чем это нужно по данным учета. Ошибку впоследствии можно увидеть с помощью отчетов «Отчет о суммах выписанных налоговых документов» или уни¬ версального отчета «Остатки и обороты» по регистру «НДС продаж».

То есть суммы, полученные в строках нижней части обработки после ручного или автоматического изменения, должны соответствовать сумме строки верхней части. Это необходимо, так как сумма сформированных налоговых документов должна соответствовать сумме неподтвержденных налоговых обязательств. После выполнения обработки ее можно закрыть, а можно для самопроверки еще раз нажать кнопку «Обновить суммы». Если при этом не будет заполнения данных в верхнюю таблицу, а все сформированные ранее налоговые до-кументы проведены, значит, нет сумм НДС, неподтвержденных налоговыми накладными.

Вышеописанная обработка не предназначена для формирования налоговых накладных по розничным продажам. Кроме того, розничный НДС не фиксируется в регистре «НДС продаж».

Для заполнения налоговых накладных по розничным продажам предназначена обработка «Формирование налоговых документов по рознице».

В зависимости от выбранного способа заполнения для заполнения используется информация о:

• принятой розничной выручке за выбранный день (документы «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Приём розничной выручки»),

• розничных продаж за выбранный день (документы «Отчет о розничных продажах»).

Регистрация факта продаж в рознице в информационной базе может производиться позже реальной даты продажи. Особенно это актуально для удаленных розничных точек и НТТ. Поэтому пользователь сам может решить, что считать датой возникновения налоговых обязательств по НДС - дату внесения розничной выручки в кассу или дату отчета о розничных продажах. Выбор пользователя закрепляется значением реквизита формы обработки «Способ заполнения»:

• По выручке, принятой за день, • По розничным продажам за день.

Кроме того, в документе «Налоговая накладная» можно производить автозаполнение по кнопке «Заполнить -Заполнить по розничным продажам» для табличной части «Прочее». Заполнение производится для табличной части «Прочее», так как в случае итоговой налоговой в рознице не требуется заполнение в разрезе номенклатуры.

18.2.3. Налоговые документы. По факту получения налоговых документов от поставщика формируется документ «Запись книги приобре

тения», отражающий право на налоговый кредит. Налоговые обязательства регистрируются документом «Налоговая накладная». Корректировки налоговых обязательств регистрируются документом «Приложение 2 к налоговой накладной».

После формирования для выдачи или регистрации факта получения налоговых документов в информационной базе регистрируется подтвержденный НДС.

Документы «Налоговая накладная» и «Запись книги приобретений» могут быть заполнены на основании данных об ожидаемом НДС (ввод на основании оперативных документов). Вводом на основании налоговой накладной могут быть созданы документы «Приложение 1 к налоговой накладной» и «Приложение 2 к налоговой накладной». Кроме того, документы «Налоговая накладная» и «Приложение 2 к налоговой накладной» могут быть сформированы обработкой «Формирование налоговых документов». На основании этих налоговых документов, а также документа «ГТД по импорту», по которому не нужно формировать налоговые документы,

245

формируется реестр полученных и выданных налоговых накладных. Для отнесения операции в нужную, лонку отчета в упомянутых документах присутствует реквизит для выбора статьи декларации по НДС.

1 8 . 2 . 3 . 1 . Документ «Запись книги приобретения»

Для регистрации первичных документов, являющихся основаниями для внесения записей в раздел peer «Полученные налоговые накладные», предусмотрен документ «Запись книги приобретения». Каждый да мент «Запись книги приобретения» соответствует одной строке в книге приобретения.

Данным документом могут быть зарегистрированы входящие документы, предоставленные поставщиком следующим видам операций:

• Налоговая накладная - покупка в Украине, • Товарный чек, • Расчет корректировки (возврат), • Расчет корректировки (изменение суммы компенсации), • Импорт не товаров, • Импорт по векселю, • Вексель прошлого периода, • Погашение налогового векселя, • Работы от нерезидента, • Работы от нерезидента прошлого периода.

Записи в реестре налоговых накладных об операциях с товарами по импорту (о таможенных сборах и по-шлинах, налоге на добавленную стоимость) регистрируются документами «ГТД по импорту».

1 8 . 2 . 3 . 2 . Документ «Налоговая накладная»

Документ предназначен для регистрации и формирования печатных форм налоговых накладных, выписанных покупателям организации.

246

В конфигурации предусмотрена возможность оформить: • налоговые накладные по условной продаже (п. 8.3 Порядка заполнения налоговых накладных № 165 от

30.05.97)

• налоговые накладные, выписываемые на основании ежедневных итогов поставки за наличный расчет конечному потребителю (п. 8.4 Порядка)

• налоговых накладных на сумму превышения обычной цены над фактической.

В соответствии с приказом ГНА Украины от 30.06.2005 г. № 244 новые печатные формы налоговых документов (налоговая накладная, приложения 1 и 2 к налоговой накладной) формируются для документов, выписанных не ранее 29.07.2005 г. Для более старых документов формируются старые печатные формы.

В одном документе могут присутствовать только активы, относящиеся к одному виду операции. Вид опера-ции определяется в шапке документа по кнопке «Операция»:

• Операции, облагаемые НДС - используется для товаров, облагаемых по ставке «0%» или «20%»; • Операции, освобожденные от НДС - используется для товаров по ставке «Без НДС» (п. 5 Закона об

НДС); • Операции, не являющиеся объектом налогообложения - используется для товаров по ставке «Не НДС»

(п. 3.2 Закона об НДС); • Итоговая в рознице по операциям, облагаемым НДС - используется для товаров, реализованных конеч

ному потребителю и облагаемых по ставке «0%» или «20%»; • Итоговая в рознице по операциям, освобожденным от НДС - используется для товаров, реализованных

конечному потребителю по ставке «Без НДС»; • Условная продажа - используется для товаров, использованных в деятельности, не облагаемой НДС, на

пример, списание недостач или порчи.

Согласно п. 12.4 порядка заполнения налоговых накладных в графу «Количество» для услуг, измеряющихся только в стоимостном выражении, следует писать тест «Проценты/услуги и т.д.». Нужный текст указывается в карточке номенклатуры на закладке «По умолчанию».

На этой же закладке указывается ссылка на статью Закона Украины об НДС для льготируемого в части НДС товара. Этот текст также будет использоваться при формировании печатной формы налоговой накладной.

Кроме того, на закладке «По умолчанию» указывается флаг принадлежности услуги к «товарно-транспортным затратам» для целей формирования печатной формы налоговой накладной.

Реквизит «Продажа ниже обычной цены» (флаг на закладке «Дополнительно» документа «Налоговая накладная») позволяет формировать две различные печатные формы налоговой накладной по факту реализации, когда фактическая цена ниже обычной, согласно п. 12.2 порядка заполнения налоговых накладных. Дополнительный текст, который должен печататься вместе с наименованием номенклатурной позиции в документе, выписанном на разницу обычной и фактической цен, выбирается на этой же закладке в реквизите «Текст дополнения к наименованию». В этом случае в документе пользователь, кроме фактической цены реализации, должен указать вручную значение «обычной» цены.

Реквизиты «Условие продажи» и «Форма расчетов» (на закладке «Дополнительно») соответствуют реквизитам «Умова продажу» и «Форма проведених розрахунків» печатной формы документа. Там же отражается фамилия сотрудника, выписавшего документ.

Печатная форма не формируется только для операций, не являющихся объектом налогообложения.

1 8 . 2 . 3 . 3 . Документ «Приложение № 1 к налоговой накладной»

В том случае, когда часть поставляемых товаров не содержит отдельной стоимости, перечень частично поставляемых товаров согласно п. 7.2.3. статьи 7 закона Украины «О налоге на добавленную стоимость» указывается в документе «Приложении №1 к налоговой накладной» и в полной стоимости учитываются в определении общих налоговых обязательств.

Документ рекомендуется вводить в режиме «Ввода на основании» соответствующего документа «Налоговая накладная». При этом спецификация его заголовочной части будет заполнена значениями соответствующих реквизитов «Налоговой накладной». Формирование документа также возможно с одним из трех видов операций.

В табличной части документа указывается наименование частично поставляемого товара, его цена без уче¬ та и с учетом НДС, полный («Количество») и частичный объем поставок («Количество мест отгружено»), об¬ щая стоимость частично отгруженного товара без учета налога на добавленную стоимость. В реквизите "Ко-личество мест осталось» отобразится разность между полным и частичным объемом поставки.

1 8 . 2 . 3 . 4 . Документ «Приложение № 2 к налоговой накладной»

Для регистрации изменений количественных и стоимостных показателей выписанных покупателю налоге вых накладных, а также для формирования печатной формы соответствующего документа («Расчет корректировки») в типовой конфигурации предусмотрен документ «Приложение №2 к налоговой накладной».

Документ рекомендуется вводить на основании документа «Налоговая накладная». Реквизиты шапки и таб¬ личной части документа полностью заполняются из этого документа. В дополнительных реквизитах, по cpaв-нению со стандартным набором табличных частей документов конфигурации, указывается следующая информация:

• причина корректировки (используется при формировании печатной формы документа); • изменение количества по выбранному товару; • изменение цены по выбранному товару; • изменение суммы НДС; • изменение общей суммы.

Важно! В соответствии с действующим законодательством Украины, корректировку по товару в одном до¬ кументе можно проводить либо по цене, либо по количеству.

18.2.4. Отчетность подсистемы Отчет «Реестр налоговых накладных» позволяет сформировать реестр полученных и выданных налого

вых накладных в соответствии с Приказом ГНА Украины от 30.06.2005 г. № 244. Отчет формируется на основании записей в регистрах «Книга приобретений» и «Книга продаж». При необходимости сформировать и распечатать за прошлые периоды книги продаж и приобретений можно воспользоваться соответствующими одноименными отчетами.

Отчет «Книга приобретений» позволяет сформировать книгу приобретений. Отчет формируется на основании'записей в регистре накопления «Книга приобретений», сформированных документами «Запись книги приобретения» и «ГТД Импорт».

-В отчет могут быть добавлены итоговые строки (с определенной периодичностью). Для этого необходимо установить соответствующие флажки в форме отчета.

Отчет «Книга продаж» позволяет сформировать книгу продаж. Отчет формируется на основании записей в регистре накопления «Книга продаж», сформированными документами «Налоговая накладная», «Приложение 2 к Налоговой накладной», а также по документу «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Прием розничной выручки» (до даты, установленной законодательством, начиная с которой требуется формировать отдельные налоговые документы по розничной реализации).

В отчет могут быть добавлены итоговые строки (с определенной периодичностью). Для этого необходимо установить соответствующие флажки на форме отчета.

Отчет «Отчет о суммах выписанных налоговых документов» предназначен для анализа полноты и правильности выписки налоговых документов (НД) - «Налоговая накладная», «Приложение 2 к налоговой накладной».

В форме отчета есть переключатель «Возврат/Отгрузка» для построения отчета по операциям возврата или реализации. Кроме того, в отчете разделяются операции по товарам и возвратной таре. Период формирования отчета должен быть кратным месяцу.

248

Отчет показывает суммы взаиморасчетов, по которым не были выписаны налоговые документы, либо налоговые документы выписаны излишне. Информация в отчет выводится отдельными строками в разрезе ставок НДС. Положительное значение указывает на превышение суммы отгрузки над суммой выписанных налоговых документов, отрицательное значение - на обратное. Информация выводится в строках отчета, соответствующих отгрузкам.

Отчет «Отчет о суммах входящих налоговых документов» предназначен для анализа полноты и правильности регистрации входящих налоговых документов «Запись книги приобретения». Настройка и правила формирования отчета аналогичны вышеописанному. Отчет показывает суммы взаиморасчетов, по которым не были зарегистрированы налоговые документы, либо налоговые документы зарегистрированы излишне.

Информация в отчет выводится отдельными строками в разрезе ставок НДС. Положительное значение указывает на превышение суммы отгрузки над суммой выписанных налоговых документов, отрицательное значение - на обратное.

18.3. Учет единого налога В конфигурации предусмотрена возможность учета единого налога, как для юридических лиц, так и для фи

зических (форма единого налога в соответствии с Указом Президента «Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности субъектов малого предпринимательства»).

Учет операций для расчета и формирования отчетности по единому налогу ведется с помощью оборотного регистра накоплений «Книга доходов и расходов по единому налогу». Движения в регистре выполняются денежными документами (платежное поручение, кассовый ордер и другие), а также документом «Авансовый отчет». На основании записей регистра формируются отчеты «Книга доходов и расходов» по единому налогу для юридических и физических лиц.

Учет единого налога охватывает операции поступления и выплаты денежных средств на расчетных счетах и в кассе. Следовательно, средства для учета единого налога содержатся только в документах, регистрирующих эти события. Платежные документы содержат данные о сумме выручки либо затрат, а также статью единого налога, по которой учитывается данная сумма. Данные заполняются на основании значения реквизита «Статья декларации по единому налогу». В случае наличия акцизного сбора необходимо проводить дополнительные корректировки,

В отличие от юридического лица, физическое не ведет бухгалтерский учет. Для этого конфигурация предоставляет возможность проводить платежные документы по налоговому учету не проводя по бухгалтерскому, Данные заполняются на основании значения реквизита «Статья декларации по единому налогу». Все остальные документы в случае применения единого налога для физических лиц проводятся только по управленческому учету.

В рамках подсистемы предусмотрены такие отчеты:

Отчет «Книга доходов и расходов для физических лиц» позволяет сформировать книгу в соответст-вии с Приказом налоговой администрации Украины «Про затвердження Інструкції про прибутковий податок з громадян».

Отчет формируется на основании записей в регистре «Книга доходов расходов», сформированными документами движения денежных средств конфигурации.

Отчет «Квартальный отчет для физических лиц» позволяет сформировать ежеквартальный отчет субъекта малого предпринимательства - физического лица, плательщика единого налога.

Данными при формировании отчета служат записи регистра (для определения объемов реализации), а также платежные документы с установленным флажком «Перечисление единого налога» (для определения сумм фактически уплаченного единого налога в отчетном квартале).

Отчет «Книга доходов и расходов для юридических лиц» позволяет сформировать книгу в соответствии с Приказом налоговой администрации Украины «Про затвердження форми Книги обліку доходів i витрат суб'єкта малого підприемництва - юридичної особи та Порядку її ведения».

Отчет формируется на основании записей в регистре «Книга доходов расходов», сформированными документами движения денежных средств конфигурации.

250

19.Управление отношениями с покупателями и поставщиками 19.1. Концепция подсистемы

Ориентируясь на потребности клиентов, предприятия нуждаются в гибкой системе управления отношениями с клиентами, позволяющей хранить и анализировать различную информацию о клиенте, отслеживать все стадии отношений с клиентом, анализировать доходность и прибыльность по каждому клиенту, региону, рынку и группе товаров. Для обеспечения бесперебойности снабжения и ритмичности торговли не менее важным аспектом деятельности является построение долгосрочных стабильных отношений с поставщиками товаров.

Функциональные возможности подсистемы позволяют управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами. Эти возможности могут быть востребованы коммерческим директором, директором по маркетингу, сотрудниками маркетинговых, сбытовых и снабженческих подразделений.

Основной задачей использования подсистемы является сбор всесторонней информации о клиенте, на основе которой в дальнейшем строятся такие отношения с клиентом, которые позволяют ему получать качественный и грамотный сервис и при этом чувствовать свою уникальность.

Функциональность стратегии взаимоотношений с клиентами охватывает маркетинг, продажи и сервис, что соответствуют стадиям привлечения клиента, самого акта совершения сделки (транзакция) и послепродажного обслуживания, то есть все точки контакта, где осуществляется взаимодействие предприятия с клиентом. Предполагается, что на любом этапе работы с клиентом, будь то звонок клиента в офис или переговоры об условиях заключения контракта, сотрудники должны располагать исчерпывающей информацией об истории взаимоотношений с клиентом, его потребностях и предпочтениях, каких-либо личных характеристиках.

Стратегия основана на выполнении следующих условий: • Наличие единого хранилища информации и системы, куда мгновенно помещаются и где в любой момент

доступны все сведения обо всех случаях взаимодействия с клиентами; • Синхронизированность управления множественными каналами взаимодействия (т. е. существуют органи

зационные процедуры, которые регламентируют использование этой системы и информации в каждом подразделении предприятия);

• Постоянный анализ собранной информации о клиентах и принятие соответствующих организационных решений, например, о классификации клиентов, исходя из их значимости для предприятия, выработке индивидуального подхода к клиентам согласно их специфическим потребностям и запросам.

Подсистема «Управление отношениями с покупателями и поставщиками» направлена на достижение трех целей:

• Оперативный доступ к информации в ходе контакта с клиентом в процессе продаж и обслуживания; • Совместный анализ данных, характеризующих деятельность как клиента, так и фирмы (деятельность ме

неджеров, эффективность рекламных акций и маркетинговых мероприятий); • По результатам анализа ранжирование клиентов и применение к ним различных условий продаж (цено

вая политика, дополнительные условия продаж, резервирования товара и т.д.).

Подсистема позволяет предприятию: • осуществлять хранение полной контактной информации по контрагентам и их сотрудникам, а также хра

нение истории взаимодействия с ними; • обеспечивать регистрацию информации о поставщиках: условия доставки товаров, надежность, сроки

исполнения заказов, номенклатура и цены поставляемых товаров и тары; • автоматически оповещать пользователей о предстоящих контактах с контрагентами, напоминать «э днях

рождения контактных лиц; • планировать свое рабочее время и контролировать рабочие планы своих сотрудников; • анализировать незавершенные и планировать предстоящие сделки с покупателями и потенциальными

клиентами; • использовать персонифицированный подход к нуждам и требованиям каждого клиента; • регистрировать каждое обращение потенциального покупателя и в дальнейшем анализировать процент -

привлечения клиентов; • оперативно контролировать состояние запланированных контактов и сделок; • проводить интегрированный АВС(ХУZ)-анализ отношений с клиентами; • проводить анализ причин срыва выполнения заказов покупателей и объемов закрытых заказов; • анализировать и оценивать эффективность рекламных и маркетинговых акций по результатам обраще

ний клиентов. Сегментирование покупателей с использованием интегрированного АВС(ХУZ)-анализа позволяет автомати

чески разделить клиентов: \ • на классы в зависимости от доли клиента в выручке или прибыли предприятия:

о важные (А-класс), I о средней важности (В-класс), о низкой важности (С-класс);

• по статусам: о потенциальный,

251

о разовый, о постоянный, о потерянный;

• по регулярности закупок: о стабильные (Х-класс), о нерегулярные (Y-класс), о эпизодические (Z-класс).

Результаты такого анализа помогают оптимально распределить усилия и организовать работу сотрудников, отвечающих за продажи и обслуживание клиентов.

Конфигурация позволяет руководству оценить и сопоставить работу менеджеров, отвечающих за продажи и работу с клиентами, по целому ряду показателей:

• по объемам продаж и полученной прибыли; • по коэффициенту удержания покупателей; • по количеству выполненных заказов; • по количеству контактов с покупателями; • по полноте заполнения базы данных контактной информацией.

Эти оценки могут использоваться для построения объективной системы мотивации персонала, отражающей специфику задач, решаемых различными категориями менеджеров.

19.2. Управление контактами В разделе будут рассмотрены составляющие операционного управления отношениями с покупателями и по

ставщиками: • хранение и актуализация контактной информации; • регистрация событий и контактов с клиентами и поставщиками; • оперативный контроль состояния запланированных контактов и сделок с покупателями и поставщиками,

19.2.1. Нормативно-справочная информация Для классификации контактной информации различных объектов системы служит справочник «Виды

контактной информации».

Для каждого вида контактной информации определен тип контактной информации из заложенного в системе фиксированного списка, и тип объекта, для которого данный вид контактной информации будет использоваться.

Например, для контактной информации типа «Адрес» для объектов справочника «Физические лица» можно определить такие виды контактной информации как «Домашний адрес» или «Рабочий адрес», а для объектов справочника «Контрагенты» - «Юридический адрес» или «Почтовый адрес».

Некоторые элементы справочника «Виды контактной информации» являются предопределенными и не удаляются пользователями. Хранилищем списка контактных лиц и данных о них является справочник «Контактные лица».

Контактные лица делятся на: • Контактные лица контрагентов,

• Прочие контактные лица, • Личные контакты. Личные контакты отличаются тем, что будут доступны для просмотра и редактирова

ния только лицу, ответственному за данное контактное лицо.

252

Для каждого контактного лица хранится его контактная информация. На закладке «События» отображается история зарегистрированных событий с данным контактным лицом, здесь же можно ввести новые события.

Для контактных лиц может быть указан день рождения, и флаг необходимости напоминай об этом событии. Напоминание будет выводиться у ответственного за эти контакты лица.

Справочник «Типовые анкеты» содержит анкеты, используемые при анкетировании соискателей или при опросах работников предприятия, покупателей или поставщиков.

Вопросы, составляющие анкету. Ня закладке «Состав вопросов» формируется список вопросов, на которые будет отвечать опрашиваемый. Если информацию из анкеты следует загружать в объекты информационной базы, то следует включить флажок «Анкета предназначена для загрузки данных в справочники» и указать в какой именно справочник надо загружать данные. Анкета может рассылаться конкретным опрашиваемым лицам, тогда следует включить флажок «Анкета предназначена для адресной рассылки». Это говорит о том, что при загрузке информации из анкеты она будет загружаться в объект, который представляет собой опрашиваемое лицо. Если же из анкеты загружается информация, и она не является адресованной конкретному лицу, то в этом случае программа будет создавать новые объекты информационной базы.

Если анкета в дальнейшем не будет загружаться в справочники информационной базы, то состав и порядок вопросов может быть любым, в противном случае важен порядок и состав задаваемых вопросов.

Если по результатам анкетирования предполагается автоматически вводить в информационную базу данные о физических лицах, в анкете обязательно должны присутствовать предопределенные и обязательные для заполнения вопросы «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Дата рождения».

Если по результатам анкетирования предполагается автоматически вводить в информационную базу данные о контрагентах, в анкете необходимо наличие обязательных для заполнения вопросов «ИНН контрагента» и «Наименование контрагента».

253

Если по результатам анкетирования предполагается автоматически вводить в информационную базу данные о контактных лицах контрагентов в анкете обязательно должны присутствовать «ИНН», «Наименование контрагента», «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «дата рождения», причем вопросы о контрагенте должны располагаться раньше вопросов о контактном лице.

Важно! Следует обратить внимание на то, что вышеперечисленные предопределенные вопросы, должны располагаться раньше всех остальных,

Закладка «Макет печатной формы анкеты» позволяет визуальными средствами настроить печатную форму анкеты.

Если вопрос анкеты может иметь несколько известных заранее ответов, тогда эти ответы можно вписать в таблицу типовых ответов. Каждому такому ответу можно присвоить некоторую оценку, а также указать, что к этому ответу требуется развернутое пояснение опрашиваемого лица. Для этого предназначен справочник «Варианты ответов опросов». Справочник содержит варианты ответов на вопросы, из которых следует выбрать подходящий ответ.

19.2.2. Классификация контактной информации Каждая запись о контактной информации характеризуется: • типом (список задан в конфигурации, определяет набор информационных полей); • видом (определяет назначение информации, задается пользователем, может быть общим или персональ

ным); • значением (информация, индивидуальная для каждого объекта).

Для каждой такой категории можно заранее задать список общих видов информации. Этот список будет автоматически выводиться в карточку объекта для заполнения. Для того чтобы задать список, нужно определить:

• тип информации; • название вида информации; • категорию объектов.

При работе пользователь может сам изменить и расширить список общих видов контактной информации для каждой категории,объектов. Из приведенной ниже схемы можно понять связь объектов типовой конфигурации в рассматриваемом разделе.

254

Хранение истории изменения записей контактной информации в типовой конфигурации не предусмотрено. Контактная информация может храниться в системе для следующих категорий объектов:

• организаций, входящих в предприятие; • контрагентов (поставщиков и покупателей); • контактных лиц (контрагентов, личные, прочие); • физических лиц; • пользователей.

Контактная информация в типовой конфигурации характеризуется по типам, видам и значениям. Возможные типы общих видов контактной информации задаются перечислением:

• адрес, • телефон, • адрес электронной почты, • веб-страница, • другое.

Типы контактной информации в конфигурации заданы жестко, и пользователь не может их корректировать. Для каждого объекта (например, контрагента) можно задать несколько записей одного типа. Например, для клиента можно задать несколько номеров телефонов, несколько записей об адресе, несколько адресов электронной почты.

Чтобы различать назначение каждой записи, ей присваивается свой вид, который фактически является ее наименованием. Например, можно определить следующие виды записей адресов контрагентов: юридический, почтовый и физический. Записи будут иметь один тип - «Адрес», но различаться по видам.

Некоторые виды в справочнике изначально уже предопределены и не редактируются, но пользователь может добавлять новые виды по своему усмотрению. Для каждого вида контактной информации определен тип объекта, для которого данный вид контактной информации будет использоваться (контрагенты, физические лица, контактные лица и т.д.).

Виды контактной информации можно разделить на: • общие виды информации - это виды информации, которые присущи подавляющему большинству объек

тов. Например, поскольку все контрагенты имеют физический и юридический адрес, то виды информации о таких адресах будут иметь принадлежность к общим видам. Соответственно, для каждого контрагента можно будет указать отдельно физический, отдельно юридический адрес. Такие виды вводятся и хранятся в справочнике «Виды контактной информации» и используются для заполнения контактной информации объектов, которым они назначены.

• персональные виды информации. В ряде случаев необходимо указать сугубо индивидуальную информацию для объекта. Например, если для всех покупателей не надо отдельно хранить телефон отдела логистики, а для какого-то одного покупателя он нужен, то вид контактной информации следует определить как персональный. Персональные виды контактной информации относятся индивидуально к отдельным объектам и вводятся только для них. Типы персональных видов контактной информации такие же, как для общих видов. При вводе контактной информации такого рода по объекту, скажем, по некоторому контрагенту, в форме ввода контактной информации следует не выбирать значение вида контрактной информации из справочника, а ввести с клавиатуры строку-наименование этого вида. Если такого вида нет в справочнике «Виды контактной информации», то по данной контактной информации будет записан введенный вид, при этом он не попадет в справочник видов. Такой механизм позволяет ввести персо-

255

нальные виды контактной информации - свои для отдельных объектов. Тогда этот вид контактной информации не будет появляться в карточках других покупателей.

Общие и персональные виды будут отличаться визуально - разный цвет шрифта записей. Для записей контактной информации типа «Телефон» могут задаваться шаблоны телефонных номеров в «Настройке параметров учета». Если это сделано, система автоматически приводит введенный номер к одному из шаблонов.

19.2.3. Хранение информации о контактных лицах Список контактных лиц хранится в справочнике «Контактные лица». Весь список делится по видам контакт

ных лиц: • Контактные лица контрагентов; • Прочие контактные лица; • Личные контакты.

Контактные лица контрагентов предназначены для хранения сотрудников предприятий-контрагентов, а так же контактных лиц с ними связанных. Для каждого контактного лица этого вида необходимо указать контрагента, которому принадлежит данное контактное лицо. На закладке «Дополнительная информация» можно указать роль и должность контактного лица в структуре предприятия контрагента. Контактные лица контрагентов доступны всем пользователям системы для просмотра и редактирования.

Прочие контактные лица доступны для просмотра и редактирования всем пользователям системы. Один из пользователей может назначаться ответственным за данное контактное лицо, именно этому пользователю будут производиться напоминания о дне рождения контактного лица.

Личные контакты доступны для просмотра и редактирования только сотруднику, ответственному за данное контактное лицо. Ответственный не может быть изменен и назначается системой автоматически как текущий пользователь системы (тот, кто ввел запись о контактном лице). Для личных контактов закладка «События» становится невидимой.

Информация о контактных лицах может быть заполнена: • Вручную,

256

• С помощью загрузки данных из полученных заполненных типовых анкет, • С помощью обработки «Импорт/Экспорт контактных данных объектов».

Анализ контактной информации контрагентов и контактных лиц контрагентов можно выполнить с помощью отчета «Отчет о контактной информации». Также в отчете можно посмотреть контактную информацию по физическим и юридическим лицам контрагентов. «Отчет по данным контрагента» показывает сводные данные, зарегистрированные для контрагента, включая информацию о его контактных лицах.

19.2.4. Механизм анкетирования Конфигурация позволяет проводить опросы методом анкетирования. С помощью анкет можно автоматиче

ски загружать данные об объектах в справочники, фиксировать контактную информацию, проводить внутренние опросы среди сотрудников или внешние опросы покупателей и поставщиков и т.д.

Субъектами анкетирования могут быть: • контактные лица; • контрагенты; • физические лица.

Механизм анкетирования позволяет: • составлять типовые анкеты; • рассылать анкеты респондентам; • регистрировать результаты опросов по данным из входящих электронных писем; • регистрировать собранные данные с созданием объектов в базе данных.

Составление типовых анкет. Документ может быть введен на основании анкеты, содержащейся в справочнике «Типовые анкеты».

В справочнике для каждой анкеты формируется список вопросов, на которые будет отвечать опрашиваемый (кандидат или представитель контрагента). Тут же с помощью специальных флагов настраивается возможность электронной рассылки данной анкеты, и/или загрузки заполненных анкет в объекты конфигурации -справочники:

• Физические лица, • Контактные лица, • Контрагенты.

Для регистрации ответов на вопросы анкеты предназначен документ «Опрос».

Рассылка анкет. После того, как анкета полностью сформирована, можно приступать к ее рассылке. Форма рассылки вызывается нажатием соответствующей кнопки в форме элемента справочника. Обязательно следует указать e-mail ответов и получателей письма. При нажатии на кнопку «Рассылка» идет обращение к списку документов «Рассылка анкет».

Печать анкет. Анкета имеет визуальные средства настройки печатной формы на закладке «Печатная форма анкеты». При печати анкеты вопросы можно располагать в несколько колонок. Если вопрос имеет предопределенные ответы, рядом с ответами выводится место для отметки правильного ответа, а для ответов, требующих развернутых пояснений - дополнительное место для такого пояснения.

Для формирования состава вопросов в справочнике «Типовые анкеты» используется план видов характеристик «Вопросы для анкетирования». Вопросы для анкетирования представляют собой фактически базу знаний - вопросы и варианты ответов на них, используемые при анкетировании соискателей работы или опросах работников предприятия.

Если вопрос может иметь несколько известных заранее ответов, тогда эти ответы можно вписать в таблицу типовых ответов, которые хранятся в справочнике «Варианты ответов опросов».

257

Для рассылки сформированной анкеты используется документ «Рассылка анкет». Обязательно следуя указать e-mail ответов и получателей письма. После нажатия на кнопку отправить будет сформировано столько писем, сколько указано получателей и для каждого письма будет автоматически сформировано вложение представляющее собой HTML вариант анкеты, после чего полученное письмо будет отправлено.

Загрузка информации из результатов анкетирования выполняется с помощью специальной обработки. При загрузке из электронной почты (почтового клиента) нажать кнопку «Обновить» для заполнения списка входящих писем, после чего отметить те письма, из которых требуется загрузить файлы и нажать кнопку «Выполнить». При загрузке из каталога надо указать каталог, в котором следует просматривать файлы, потом при помощи кнопки «Заполнить» заполнить список файлов с ответами и выбрать нужные файлы.

Анализ информации. Отчет «Анализ результатов анкетирования» позволяет получать статистическую информацию по проведенному анкетированию.

19.2.5. Механизм регистрации и планирования событий Для принятия менеджером оперативных решений, которые помогут ему грамотно выстроить систему отно

шений с клиентами, необходимо оперативно получить информацию о сути предстоящих запланированных событий.

Для регистрации запланированных событий пользователем и хранения уже совершившихся событий предназначен документ «Событие». Это могут быть запланированные телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие события, требующие планирования времени.

Для возможности отбора событий все события делятся по своему назначению на группы: • телефонный звонок; • личная встреча; • электронное письмо; • почтовое письмо;

• прочее.

Каждое событие характеризуется направлением:

258

• входящее - это событие, которое со стороны сотрудника требует простого контроля. Например, проверить, что пришло письмо по электронной почте и т.д.

• исходящее - это событие, требующее выполнение действий со стороны сотрудника. Например, написать письмо, позвонить, организовать встречу и т.д.

От значения реквизита «Вид объекта» будет зависеть, с какой категорией объектов будет связано событие: • с контрагентами и их контактными лицами («Контрагент»); • с физическими лицами («Кандидат»); • с прочими контактными лицами («Прочие контактные лица»).

При вводе нового события дата начала и окончания события по умолчанию подставляются как начало и окончание текущих суток либо как начало и окончание текущего рабочего дня. Рабочее время задается в справочнике «Графики работы», который затем указывается в качестве основного значения для подстановки в документы и справочники в настройках текущего пользователя в поле «График работы».

Для инициации напоминания о запланированном событии ответственному, необходимо включить флажок «Напомнить» и заполнить дату и время напоминания.

Щеточник информации при обращении можно указывать только для объекта вида «Контрагент» и контакта типа «Входящий». Для события можно указать:

• документ-основание для регистрации данного события; • состояние (событие запланировано, завершено или отменено); • важность события (высокая, средняя, низкая).

Если событие имеет вид «Личная встреча», то можно указать несколько участников встречи со стороны контрагентов из списка контактных лиц этого контрагента.

Если при регистрации события выясняется, что это новый контрагент, и он не зарегистрирован в справочнике, то можно будет заполнить все данные о контрагенте без его ввода в справочник «Контрагенты». Дл,ч этого необходимо в поле ввода контрагента набрать его наименование, при окончании редактирования программа сообщит о том, что не нашла контрагента с таким наименованием и предложит зарегистрировать нового. Откроется форма регистрации нового контрагента и контактного лица, далее эти данные будут использованы для создания новых элементов справочников, если в этом возникнет необходимость. По кнопке «ОК» форма регистрации данных контрагента закрывается, и данные сохраняются в данном документе «Событие». При принятии решения о регистрации нового контрагента в форме регистрации данных необходимо нажать на кнопку «Зарегистрировать», откроется форма выбора группы, в которой будет создаваться новый контрагент и далее откроется форма нового элемента справочника «Контрагенты» с предварительно заполненными значениями реквизитов. Такая двухступенчатая регистрация контрагентов позволяет избежать необходимости фиксирования всех контрагентов в справочнике при первых же контактах. Если предварительные контакты в последствии увенчаются хозяйственными взаимоотношениями, тогда контрагента можно будет ввести в справочник.

В настройках параметров учета на закладке «Общие» -> «Настройка шаблонов быстрого ввода контрагента из события» можно задать значения всех полей формы регистрации данных контрагента по умолчанию.

Также для каждого пользователя в системе можно задать значения: • вида объекта по умолчанию для нового события; • состояния по умолчанию для нового входящего события; • состояния по умолчанию для нового исходящего события; • типа по умолчанию для нового события.

На основании документа «Событие» можно отправить письмо по электронной почте. При использовании основного почтового клиента операционной системы для вида события «Электронное письмо» и типа «Исходящее» пользователю становится доступна кнопка «Написать письмо». При этом адрес получателя автоматически проставляется из соответствующей контактной информации. При использовании встроенного почтового клиента, электронное письмо вводится на основании события независимо от вида и типа события. Методы настройки контактов с клиентами и поставщиками средствами электронной почты даны в описании типовой конфигурации в разделе «Сервисные возможности».

При проведении документа «Событие регистрируется такая информация: • Если в документе регистрируется новый контрагент без его ввода в справочник «Контрагенты», то в спе

циальном хранилище фиксируется информация о нем (запись в регистр сведений «Данные незарегистрированных контрагентов»);

• Фиксируется связь конкретного события и пользователя (запись в регистр сведений «События календаря пользователя»);

• Фиксируется подробная информация о введенном событии - интервал времени, важность, вид события, с кем связано и т.д. (запись в регистр сведений «События календаря пользователя обобщенные»).

259

Анализ информации. В «Отчете по событиям» для каждого документа «Событие» отображаются в расшифровке его основные параметры.

Отчет «Анализ событий и источников информации покупателей» позволяет: • провести анализ эффективности каждого источника информации, которыми воспользовались покупатели

при первом обращении; • оценить эффективность рекламных мероприятий.

19.2.6. Механизм напоминаний о событиях Механизм напоминаний предназначен для автоматического напоминания пользователю о запланированных

событиях. Суть события может либо определяться пользователем, либо конфигурацией. Система напоминает пользователю:

• о запланированных встречах, телефонных звонках и других событиях; • о запланированных отгрузках и оплатах по заказам покупателей и заказам поставщикам; • о выставленных счетах покупателям и счетах на оплату, полученных от поставщиков; • о днях рождения контактных лиц.

Для того, чтобы работала система напоминаний в заказах, счетах, событиях и в форме элементов справочника «Контактные лица» должны быть заполнены дополнительные реквизиты:

• необходимость напоминания (флаг);

• пользователя, для которого создано напоминание;

• дату и время, в которое система должна показать напоминание.

Событиями, предопределенными конфигурацией являются напоминания о дне рождения контактного лица. Для напоминаний о предстоящем дне рождения контактного лица вместо точного времени напоминаний указывается число дней до наступления дня рождения (закладка «Дополнительная информация» в форме контактного лица). Такое напоминание будет показываться пользователю в нужный день при начале работы с системой. В зависимости от вида контактного лица напоминание будет показываться разным пользователям:

• контактные лица контрагентов - основному менеджеру, указанному для контрагента данного контактного лица (закладка «Как покупатель»);

• прочие контактные лица - ответственному пользователю, указанному в форме контактного лица; • личные контакты - пользователю, который внес запись об этом контактном лице.

Важно! Если в момент времени, установленный для напоминания, пользователь не работал в системе, то это напоминание не потеряется, оно будет показано пользователю при начале ближайшего сеанса работы с системой.

260

Система периодически (с заданным интервалом времени) сканирует все события, требующие напоминания. Параметр «Интервал проверки напоминаний в секундах» задается при настойке параметров учета на закладке «Общие». При нулевом значении данного параметра механизм напоминаний работать не будет.

Для каждого пользователя в «Настройках пользователя» устанавливается: • необходимость использования напоминаний; • интервал напоминания до начала события (в минутах).

В момент, когда система показывает пользователю напоминание о каких-либо событиях, можно посмотреть суть каждого события, о котором напоминает система, и либо прекратить действие напоминания о нем, либо указать время повторного напоминания.

261

19.2.7. Календарь пользователя Планировать свое рабочее время и контролировать рабочие планы своих подчиненных, грамотно выстрой

систему взаимоотношений с клиентами поможет обработка «Календарь пользователя». К функционал ным возможностям данной обработки относится предоставление информации о сути предстоящих запланированных событий и возможность оперативной работы с заказами покупателей и заказами поставщикам.

В календаре наглядно отражаются все запланированные события. Информация может быть выведена стком или представлена в виде календаря. Календарь состоит из четырех основных окон:

• Общий список событий; • Хронология событий дня; • Календарь на неделю; • Календарь на месяц.

Общая настройка календаря пользователя. По кнопке «Настройка» командной панели формы, открывается форма настройки календаря пользователя, которая действует на все четыре блока. Можно изменить пользователя, по которому будет отображаться содержание календаря (если в настройках текущего пользователя установлен флаг в поле «Возможность просмотра календарей других пользователей»).

Можно настроить отображение заказов, дней недели (для режимов неделя и месяц), отобрать для отображения события по состоянию и типу. Настройка отображения событий «Все события»/«Только запланированные» реализована только для режимов «День»/«Неделя»/«Месяц».

Режим календаря пользователя «Список событий». В списке событий могут отражаться документы трех видов:

• событие; • заказ покупателя; • заказ поставщику.

В режиме «Список событий» отображаются всегда только запланированные события и не законченные заказы.

В зависимости от состояния, шрифт записи о событии выделяется цветом:

• красным - прошедшее событие; • черным - текущее;

• серым - запланированное.

События с видом состояния «завершено» или «отменено» в данном режиме не отражаются. Изменение состояния производится пользователем вручную. Заказы системой анализируются отдельно с точки зрения оплаты и отдельно с точки зрения отгрузки. В календаре пользователя отражается каждый заказ, по которому не завершена отгрузка или не полностью получена оплата. То есть в общем случае заказ обычно отражается двумя строчками: если по нему не сделана (не закончена) отгрузка и если не получена (не дополучена) оплата. Список заказов сортируется по дате оплаты и отгрузки (поступления), указанной в заказах. По каждому заказу покупателя и заказу поставщику можно сформировать отчет «Анализ заказа», где отображаются текущие состояния отгрузки, поставки и оплаты заказа.

Фон строк с заказами может выделяться цветом, если одна часть хозяйственной операции по заказу (отгрузка или оплата) полностью завершена, а вторая часть (оплата или отгрузка) не выполнена полностью или частично:

• красным:

• заказы-оплаты покупателей, по которым отгрузка уже прошла полностью, а оплата - не полностью, • заказы-поставки поставщиков, по которым оплата - полностью, а поставка - нет. • зеленым: • заказы-отгрузки покупателям, по которым покупатель оплатил сумму полностью, а отгрузка произведена

не полностью,

262

• заказы-оплаты поставщикам, по которым поставка выполнена полностью, а оплата - нет.

Реквизит «%» как раз и указывает - выполнялись ли по данной операции какие-то действия или нет. Само значение процента не рассчитывается, но если оплата или отгрузка уже частично производились, то реквизит имеет значение «50%».

По каждому контрагенту из списка событий и меню командной панели можно вызвать отчет, список всех документов или список документов «Событие» с установленным отбором по текущему контрагенту. По данному списку можно настраивать всевозможные отборы.

Режим календаря пользователя «День», Данный режим предназначен для наглядного отображения событий пользователя за конкретный день, или два дня (если в настройке календаря не выбран режим «Отображать заказы»). Пользователь может выделить произвольную область в поле дня, и из контекстного меню ввести новое событие. Для включенного режима «Отображать заказы», пользователь видит заказы поставщикам/покупателей, события по которым запланированы на текущий день. События с видом состояния - «завершено» или «отменено» в данном режиме отражаются на розовом фоне.

Режим календаря пользователя «Неделя». Данный режим предназначен для наглядного отображения событий пользователя за неделю. Количество отображаемых дней в недели задается в общих настройках календаря пользователя. Если «кликнуть» мышкой по наименованию дня недели, то календарь автоматически перейдет в режим «День» с установкой дня, по которому кликнул пользователь.

«Перетаскивание» событий. В режимах «День» и «Неделя» доступны функции перетаскивания и копирования событий, при этом автоматически изменяется время начала, время окончания и даты начала и окончания. Также событие из поля табличного документа можно перетащить в поле календаря, при этом изменятся даты начала и окончания события.

263

Режим календаря пользователя «Месяц». Данный режим предназначен для более общего отображен™ событий пользователя за выбранный месяц и более глобального планирования рабочего времени. Состав ото бражаемых дней каждой недели месяца задается в общих настройках календаря пользователя. При «клике» мышкой на одном из дней месяца календарь автоматически перейдет в режим «День» и спозиционируется на соответствующем дне. Из календаря пользователя менеджер может быстро получить информацию, касающуюся определенного контрагента. По кнопке «По контрагенту» в режиме «Список событий» откроется список документов, список событий и отчет по событиям, а также ведомость по взаиморасчетам с контрагентом. «Календарь пользователя» можно вызвать из обработки «Текущие сделки» и наоборот.

19.2.8. Текущие сделки Обработка «Текущие сделки» предназначена для отображения незавершенных сделок контрагентов ме

неджера с предприятием, таких как неоплаченные отгрузки, или неотгруженные оплаты, зависшие суммы по сделкам и т.д. В список текущих сделок включены не только заказы покупателей, но и сделки, осуществленные с покупателями по счетам и расчетным документам (документам «Реализация товаров», «Приходный кассовый ордер», «Строка банковской выписки (приход)»).

В списке текущих сделок показываются только не завершенные сделки. Признаком незавершенности сделки является сумма ее неоплаченности или неотгруженности. В поле «Сумма (остаток)» в списке текущих сделок отображается текущая сумма задолженности контрагентов. Отрицательная сумма означает долг предприятия перед Контрагентом.

Важно! В обработке «Текущие сделки» отображаются остатки по регистру накопления «Расчеты с контрагентами», то есть с учетом не только фактической, но и прогнозируемой задолженности. А отчет, формирующийся из обработки (кнопка «По контрагенту» - «Взаиморасчеты»), показывает фактическую задол-женность по регистру «Взаиморасчеты с контрагентами».

В список текущих сделок отбираются сделки по ответственному сотруднику, указанному в документе. По каждому контрагенту, так же, как в календаре пользователя, с помощью кнопки «По контрагенту» можно посмотреть список всех документов по контрагенту, отчет о взаиморасчетах с контрагентом, список контактов с I контрагентом и отчет по контактам.

Непосредственно из списка текущих сделок, можно ввести документ, на основании документа сделки или провести анализ, сделки с помощью отчета. Эти действия выполняются с помощью кнопки «Действия» путем выбора соответствующего пункта меню из списка.

19.3. Анализ отношений с покупателями В форме элемента справочника «Контрагенты» отображается следующая управленческая информации о

контрагентах-покупателях:

• основной менеджер покупателя из справочника «Пользователи»; • источник информации устанавливается автоматически при оформлении первого документа «Событие» с

контрагентом, если он там указан. Сбор и анализ сведений о каналах распространения информации о предприятии, по которым покупатели узнают о нем, позволит определить наиболее эффективные средства рекламы и продвижения. Если у контрагента уже при первом обращении был указан источник, и он записан в реквизит контрагента, то при оформлении последующих событий поле «источник» недоступно для изменения. Классификатор источников информации - справочник «Источники информации при обращении покупателей»;

264

• стадия взаимоотношений регистрируется документом «Классификация покупателей по стадиям взаимоотношений» - отображает текущую стадию взаимоотношений с покупателем на основании данных о продажах с использованием механизма XYZ -распределения;

• важность покупателя - отображается текущая важность контрагента, как покупателя. Регистрируется документом «ABC - Классификация покупателей».

19.3.1. АВС-анализ

1 9 . 3 . 1 . 1 . Описание метода

АВС-анализ - это средство классификации и ранжирования объектов управления по ряду параметров, значимость которых определяется поставленной целью анализа и спецификой деятельности фирмы.

АВС-анализ базируется на принципе Парето (Вильфредо Парето, 1897г.), сформулировавшего правило, суть которого сводится к следующему: «за большинство возможных результатов отвечает относительно небольшое число причин», в настоящий момент более известного как «правило - 20 на 80».

Данный метод анализа получил большое развитие, благодаря своей универсальности и эффективности. Теоретически этот метод можно применять к любым объектам управления: к контрагентам, менеджерам, товарам.

Применительно к продажам правило гласит: 20% покупателей приносят предприятию 80% прибыли (или объема продаж).

Результатом ABC анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат. На практике ABC-схема выглядит, обычно, следующим образом: группа «А» - 7 0 % продаж, группа «В» - 20 % продаж, группа «С» - 10 % продаж.

Применение метода состоит из нескольких шагов: • определение объектов анализа: анализ по товарам, покупателям, менеджерам продаж и т.д.; • определение параметра, по которому будет производиться анализ, и классифицироваться результаты:

прибыль, выручка, стоимость продажи, и др.; • определение значений заданного параметра для каждого объекта анализа, сортировка объектов по зна

чению параметра в порядке убывания; • определение условий принадлежности объектов к классам. Условия задаются в процентном соотношении

доли объекта к общей сумме параметра.

Выбранный параметр анализируется за некоторый, выбранный пользователем период свершения хозяйственных операций,

В системе АВС-анализ можно строить за произвольный период времени. Причем, в ряде случаев значения результатов по ABC-анализу можно сохранять, и получать, таким образом, динамику принадлежности объектов к АВС-классам.

В конфигурации предусмотрено выполнение ABC-анализа в двух вариантах; • Фиксирование полученного результата в базе с помощью документов (ABC-классификация покупателей),

объектом может Ьыть только контрагент; о Параметр анализа фиксируется в настройках учетной политики с периодичностью не меньше месяца; о Результат фиксируется в виде записей регистра сведений «ABC-классификация покупателей и в фор

ме элементов справочника «Контрагенты»; • Динамический анализ с помощью отчета (АВС-анализ продаж). Объектом могут быть контрагенты, това

ры и менеджеры; о Параметр анализа выбирается в настройке отчета перед формированием; о Результат анализа нигде не фиксируется.

Классы важности объектов устанавливаются в соответствии с правилом Парето: • «А - класс» - высокая важность; • «В - класс» - средняя важность; • «С - класс» - низкая важность.

1 9 . 3 . 1 . 2 . Фиксирование ABC-классификации покупателей

При анализе параметров классификации рассматриваются все торговые операции, произведенные в указанный период. Это реализация товаров, оказание услуг, выполнение работ.

• Сумма выручки берется равной общей сумме продажи, включая все начисленные налоги. • Валовая прибыль исчисляется как сумма продажи минус себестоимость, которая сложилась у партии на

момент продажи. Это означает, что если строить АВС-анализ по продажам в течение месяца, то результат может быть некорректен, так как корректный расчет себестоимости будет рассчитан только после восстановления партионной последовательности.

В системе для ABC-анализа покупателей следует зафиксировать параметр, по которому можно строить АВС-анализ с сохранением результатов распределения по классам. Параметр задается в настройке учетной политики, менять его можно не чаще, чем 1 раз в месяц.

Для регистрации отнесения покупателей к разным классам в конфигурации предусмотрен документ «АВС-классификация покупателей». Заполнение документа производится автоматически. Самыми важными покупателями признаются те, у которых значение выбранного параметра - максимальное. По результатам классифи-

265

кации в рамках конфигурации можно применять разную стратегию отношений к клиентам различных классов, Конечно, это не жесткие условия, а всего лишь рекомендуемые к использованию.

Влияние важности клиента на работу в подсистеме; • Договора:

о «А - класс» - взаиморасчеты ведутся по договору в целом, допустимы персональные скидки и цены, Контроль выполнения договоров по срокам и суммам минимален или отсутствует.

о «В - класс» - взаиморасчеты ведутся по заказам или по расчетным документам, используются оптовые или иные формализованные типы цен, использование контроля по срокам и суммам ужесточается.

о «С - класс» - взаиморасчета ведутся по расчетным документам, выдвигаются требования по предоплате, осуществляется жесткий контроль по срокам и суммам задолженности.

• Заказы покупателей и Счета на оплату: о «А - класс» - при регистрации заказа покупателя производится резервирование и размещение товара

на складах, назначается ответственный менеджер и включается напоминание о заказе. о «В - класс» - аналогично категории А. о «С - класс» - выписывается счет на оплату, резервирование и размещение может не производиться.

При проведении документа, новые классы важности покупателей регистрируются в базе данных на дату документа (запись в периодический регистр сведений «ABC-классификация покупателей»).

Анализ информации делается с помощью отчета «ABC - Анализ покупателей». При этом можно будет для каждого покупателя проанализировать в какие периоды времени к каким классам он принадлежал.

1 9 . 3 . 1 . 3 . Динамический АВС-анализ

С помощью отчет «АВС-анализ продаж» можно в любой момент времени использовать метод «АВС-анализа» для распределения по важности следующих видов объектов:

• покупателей; • номенклатуры проданных товаров; • менеджеров, если клиентская база поделена между менеджерами, и для каждого покупателя указан ос

новной'менеджер.' -

Классификация объектов производится по классам важности с точки зрения реализации товаров и услуг предприятия поданным управленческого учета.

Для каждого из 3-х классов (А, В и С) задаются свои относительные значения в процентах, которые настраиваются на закладке «ABC-классы». Динамический АВС-анализ можно строить за любой период по следующим параметрам:

• сумма выручки в валюте управленческого учета; • сумма валовой прибыли в валюте управленческого учета; • количество проданных товаров.

Использование параметра «Количество проданных товаров» имеет смысл только в том случае, если продаются группы однородных товаров, для которых совпадает хотя бы единица хранения складских остатков.

При построении ABC - анализа есть возможность помимо определений классов по некоторому параметру (например, «Сумма валовой прибыли») увидеть значение других параметров («Сумма продаж» и «Количество товаров»). Дополнительно можно сопоставить данные АВС-анализа с данными о стадии взаимоотношений с покупателями, если объектом АВС-анализа были выбраны покупатели.

266

19.3.2. Анализ стадий взаимоотношений с покупателями Взаимоотношения с покупателями, с точки зрения объема продаж, можно классифицировать по стадиям.

Стадии могут быть следующие: • Потенциальный покупатель; • Разовый покупатель; • Постоянный покупатель:

о стабильные закупки (Х-класс); о нерегулярные закупки (Y-

класс); о эпизодические закупки (Z-

класс); • Потерянный покупатель.

Присвоение стадий • взаимоотношениям с покупателями

зависит от: • анализа результатов

взаимоотношений за некоторый период;

• стадии взаимоотношений, которая была зафиксирована на начало анализируемого периода.

Стрелками на схеме показаны возможные направления переходов из одного состояния в другое.

Стадия «Потенциальный покупатель» присваивается покупателю в самом начале работы с ним, когда никакой предварительной истории взаимоотношений с ним еще не зарегистрировано.

В стадию «Разовый покупатель» можно перейти только из стадии «Потенциальный покупатель» при уг-ловии, что количество произведенных покупателем закупок за анализируемый период будет удовлетворять

| заданному для этой стадии диапазону значений. Например, от 3 до 10 закупок.

Важно! Стадию «Разовый покупатель» можно миновать, если по данным финансового показателя продаж пройден порог входимости в стадию «Постоянный покупатель». Если же ни в одну из стадий перейти не удалось покупатель остается в прежнем статусе.

Фактически, анализ превышения нижнего предела количества покупок нужен для того, чтобы проанализи-ровать возможность перехода из стадии «Потенциальный покупатель» в состояние «Разовый покупатель», а анализ превышения верхнего предела - для возможности перехода из стадии «Разовый покупатель» в стадию «Постоянный покупатель».

Стадия «Постоянный покупатель» характеризуется не количеством произведенных покупок, а более сложными условиями. Для покупателей стадии «Постоянный покупатель» применяется более детальная классификация по методу XYZ-анализа.

Получив статус постоянного покупателя, клиент может, оставаясь в этой стадии, переходить из класса в • класс XYZ-классификации в зависимости от значения параметра распределения. Например, если покупки по

стоянного покупателя упали до значений покупок разового покупателя, то стадия взаимоотношений может перейти в состояние Z-класса постоянного покупателя, которое по смыслу можно определить как покупатель

1 на стадии прекращения взаимоотношений.

В стадию «Потерянный покупатель» клиент может перейти: • либо если показатель XYZ-анализа не удовлетворяет ни одному из классов; • либо если за весь период им не было совершено ни одной покупки.

Полный набор условий перехода из одного состояния в другое приведен в описании типовой конфигурации, входящей в комплект поставки программы.

1 9 . 3 . 2 . 1 . XYZ-анализ. Описание метода

Основная идея XYZ-анализа состоит в группировании объектов анализа по мере однородности анализируемых параметров (по коэффициенту вариации). Таким способом можно оценить, например, надежность клиента, равномерность покупок, стабильность. Формула для расчета коэффициента вариации:

Чем ниже относительный коэффициент вариации - там стабильнее параметр объекта анализа. Фактически он показывает степень отклонения значения параметра за подпериод от среднего значения этого же парамет-

267

pa за весь период в целом. Например, коэффициенты вариации 20% и 0,2% позволяют понять, что во второй случае значения анализируемых параметров значительно меньше отличаются от среднеарифметического значения.

Пример распределения коэффициента вариации по группам: • 0-15% - группа X; • 15-50% - группа Y; • > 50% - группа Z.

Применение метода состоит из нескольких шагов: • определение объектов анализа; • определение параметров для анализа. Возможные варианты параметров в системе для этого:

о сумма выручки; о сумма валовой прибыли; о количество продаж (определяется по количеству выписанных документов продаж); о количество проданных товаров; о интервал между продажами;

• определение периода и количества периодов, по которым будет проводиться анализ. Данный параметр анализа имеет смысл, если количество анализируемых периодов больше трех, — чем больше количество периодов, тем более точными будут результаты. При этом сам период должен быть не меньше, чем горизонт планирования продаж.

• определение коэффициента вариации для каждого объекта анализа, сортировка объектов анализа по возрастанию значения коэффициента вариации. Присвоение объектам классов согласно значениям по XYZ-классификации.

Также как и для ABC-анализа, данные XYZ-анализа можно: • Фиксировать в базе с помощью документа; • Динамически получать с помощью отчета.

1 9 . 3 . 2 . 2 . Фиксирование XYZ-классификации покупателей

Определение стадий взаимоотношений с покупателями можно сохранять в информационной базе, и в дальнейшем анализировать динамику их изменений. Но при этом XYZ-анализ нужно проводить только по одному, заранее выбранному параметру.

Значение параметра устанавливается в настройке учетной политики не чаще одного раза в месяц, и выбирается одно из возможных значений:

• сумма выручки; • сумма валовой прибыли;

• количество продаж; • количество проданных товаров; . • интервалы между расходными документами.

Для установки стадии взаимоотношений предприятия с покупателями с использованием механизма XYZ-распределения используется документ «Классификация покупателей по стадиям взаимоотношений».

При проведении документа, новые стадии взаимоотношений с покупателями регистрируются в базе данных на дату документа (запись в периодический регистр сведений «Стадии взаимоотношений с контрагентами»).

Анализ информации. На основании зарегистрированных в системе данных можно построить отчет «Анализ стадий взаимоотношений с покупателями».

1 9 . 3 . 2 . 3 . Динамический XYZ-анализ • Для динамического распределения объектов по методу «XYZ-анализа» в любой момент времени исполь

зуется отчет «XYZ-анализ продаж».

268

Он предназначен для динамической классификации следующих объектов: • контрагентов; • номенклатуры; • основных менеджеров покупателей. Классификация объектов производится по классам стабильности выбранного параметра с точки зрения реа

лизации товаров и услуг предприятия по данным управленческого учета. Для каждого из 3-х классов (X, Y и Z) задаются свои значения - относительные коэффициенты вариации параметра. Считается что класс X объекты - это с наиболее стабильными параметрами, а класс Z - с самыми нестабильными параметрами.

Важно! Чем ниже относительный коэффициент вариации - там стабильнее параметр объекта анализа.

Пользователь может выбрать параметр для анализа из предложенного списка: • сумма выручки; • сумма валовой прибыли; • количество проданных товаров; • интервалы между расходными документами.


19.4.1. Документ «Событие» Документ предназначен для регистрации запланированных событий пользователем и хранения уже совер

шившихся событий.

Это могут быть запланированные телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие события, требующие планирования времени.

Для каждого события можно указать:

269

• Вид события. Телефонный звонок, встреча, письмо;

• Направление события. Входящее или исходящее;

• Вид объекта, связанного с событием. Контрагент, контактное лицо, физическое лицо;

• Тему; • Суть события; • Интервал времени, отведенный на

него; • Ответственного пользователя за

проведение события.

Кроме того, событие можно классифицировать • по категории:

о событие запланировано, о событие завершено,

о событие отменено,

• по уровню важности: о ВЫСОКИЙ,

о средний, о низкий.

Такая классификация ведется пользователем вручную. На основании документа «Событие» можно отпра-вить письмо по электронной почте.

270

19.4.2. Д о к у м е н т « A B C - к л а с с и ф и к а ц и я п о к у п а т е л е й » Документ предназначен для перераспределения важностей покупателей на основании данных о продажах с

использованием механизма ABC-распределения. Параметр анализа у к а з ы в а е т с я в учетной политике п р е д п р и ятия. Для того, чтобы воспользоваться этой возможностью необходимо:

• указать анализируемый период; . определить границы вхождения параметра в классы (закладка «Параметры»); . рассчитать соответствующий параметр и определить ABC - класс для каждого покупателя (кнопка «За

полнить»); . записать результаты (кнопка «OK»V

В колонке «Контрагент» картинками для каждого покупателя показывается изменение важности по сравнению с прошлой. По кнопке «История» показывается история изменения важности текущего покупателя. Пользователь может удалить или добавить строки, вручную изменить предложенную важность.

19.4.3. Документ «Классификация покупателей по стадиям взаимоотношений»

Документ предназначен для перераспределения стадий взаимоотношений предприятия с покупателями, на основании данных о продажах с использованием механизма XYZ -распределения.

Стадии взаимоотношений определяются исходя из постоянства параметра с течением времени. Критерии для каждой из стадий указываются на закладке «Параметры», там же показывается параметр, который указан в учетной политике предприятия и действует на момент регистрации документа.

Пользователю необходимо указать дату окончания периода анализа, количество периодов анализа и периодичность. Параметр анализа указывается в учетной политике предприятия. При нажатии на кнопку «Заполнить», автоматически заполняется табличная часть, и присваиваются новые стадии покупателям. В колонке «Контрагент» картинками для каждого покупателя показывается изменение стадии по сравнению с прошлой. По кнопке «История» показывается история изменения стадий с текущим покупателем.

271

Пользователь может удалить или добавить строки, вручную изменить предложенную стадию или XYZ -класс покупателя. При проведении документа, новые стадии покупателей и класс постоянного покупателя регистрируются в базе данных на дату документа в периодическом регистре сведений «Стадии взаимоотношений с покупателями».

19.5. Отчетность подсистемы Для отображения контактной информации контрагентов и контактных лиц контрагентов предназначен

«Отчет о контактной информации». Также в отчете можно посмотреть контактную информацию по физическим и юридическим лицам контрагентов. В этом же отчете можно посмотреть контактную информацию по всем организациям, входящим в состав предприятия, в том числе и для работников организаций (физических лиц). Пользователь в настройках отчета должен выбрать объект отчета из списка:

• Контрагенты,

• контактные лица, • пользователи, • физические лица, • организации.

В настройках отчета флажками нужно отметить виды контактной информации, которые необходимо отображать, или строку - для персональных значений видов контактной информации.

Заполнение списка видов контактной информации может производиться • из справочника «Виды контактной информации» (теми, которые могут быть использованы) • или из регистра сведений «Контактная информация» (теми, которые фактически заполнены в базе дан

ных).

«Отчет по данным контрагента» показывает сводные данные, зарегистрированные для контрагента, включая информацию о его контактных лицах. Отчет вызывается по кнопке «Отчет» из списка контрагентов или из формы карточки контрагента.

С помощью отчета «Анализ результатов анкетирования» позволяет проанализировать ответы на вопросы типовых анкет.

«Отчет по событиям» строится на основе той информации, которая введена в документ «Событие». Отчет может быть сгруппирован по контрагентам или по контактным лицам.

Для каждого документа «Событие» отображаются в расшифровке его основные параметры. По кнопке «+» можно произвести расшифровку и посмотреть полную информацию о сути события.

По источникам информации можно сделать анализ, построив отчет «Анализ событий и источников информации покупателей».

Отчет «ABC-анализ покупателей». Отчет отображает важность покупателя на заданную пользователем дату, на основании данных

272

ABC - классификации покупателей. Пользователь может настраивать группировки, отборы и сортировку отчета. Картинками показывается изменение важности покупателя по сравнению с предыдущей. В отдельной колонке отображается стадия взаимоотношений предприятия с покупателем на дату отчета

Отчет «Анализ стадий взаимоотношений с покупателями».

Отчет предназначен для отображения стадии взаимоотношений предприятия с покупателем на заданную пользователем дату, на основании данных классификации покупателей по стадиям взаимоотношений. Пользователь может настраивать группировки, отборы и сортировку отчета. Пиктограммами показывается изменение стадии взаимоотношений с покупателем по сравнению с предыдущей. В отдельной колонке отображается важность покупателя на дату отчета.

19.6. Анализ работы менеджеров Для оценки работы менеджеров по продажам в типовой конфигурации предусмотрена возможность прове

дения анализа взаимоотношений менеджеров с клиентами. Для этого предназначен отчет «Показатели работы менеджеров».

Предусмотрены следующие критерии оценки работы менеджеров: • полнота заполнения базы данных контактной информации; • анализ изменений стадий взаимоотношений с клиентами;

• коэффициент удержания покупателей; • количество событий с покупателями; • выполнение заказов покупателей; • сумма выручки; • сумма прибыли; • сумма оплат.

Анализ эффективности может быть проведен только в том случае, если клиентская база покупателей распределена между менеджерами по продажам. То есть анализ будет проводиться только для тех менеджеров, которые ранее фиксировались как основные менеджеры покупателя в карточках контрагентов-покупателей. Способы получения показателей эффективности следующие:

Показатель

Полнота заполнения разы данных контактной информацией

•Анализ изменений стати взаимоотношений с '•покупателями

Коэффициент удержания покупателей количество событий с покупателями Закрытие заказов покупателей

'Выполнение заказов покупателей

Сумма выручки

"Сумма прибыли

Сумма оплаты

Способ получения Для каждого покупателя и списка контактных лиц покупателя анализируется уровень заполнения \ разы контактной информации. Анализируются только те записи контактной информации, вид кото- \ рых определен как «Общий». Показателем является отношение количества заполненных видов [контактной информации к общему количеству видов общей информации, определенной для данной] категории объектов. Детализация показателя может быть до контрагента (или контактного лица контрагента), менеджера продаж. [Пример. Для покупателей определены следующие общие виды контактной информации: • юридический адрес; ;• физический адрес; • сайт; • официальный номер телефона; [• почтовый адрес; \ • схема проезда. Всего 6 видов. Допустим, заполнено только 2 вида, тогда показателем будет 2*100%/6=33,33% \ \(2/6=0,ЗЗ в абсолютном выражении) Анализируется количество клиентов, которые за период отчета: { • повысили свой статус, • ПОНИЗИЛИ СВОЙ СТАТУС, • не изменили. [Статус клиента фиксируется в документе «Классификация покупателей по стадиям взаимоотныие- \ \НИЙ».

Отношение количества потерянных клиентов за период отчета к общему количеству клиентов на дату начала отчета рбщее количество документов «Событие», зарегистрированных за период отчета (входящие, исходящие).

Суммы закрытия заказов покупателей, с причинами и без причин в валюте управленческого учета

Выполнимость заказов анализируется поданным взаиморасчетов и данным отгрузок. Соответственно в расчет берутся только те заказы покупателей, по которым ведутся взаиморасчеты, т.е. в договоре указан признак вести взаиморасчеты в разрезе заказов. Параметрами выполнения заказов являются: • общее количество таких заказов; • сумма по заказам; • сумма отгрузки по заказам; • сумма оплаты по заказам. 'Общая сумма выручки по отгрузке, полученная при проведении торговых операций с клиентами данного менеджера рбщая сумма прибыли, полученная при проведении торговых операций с клиентами данного менеджера [Общая сумма оплаты, полученная при проведении торговых операций с клиентами данного менеджера

273

Все показатели выводятся как в относительном, так и в абсолютном выражении.

274

19.7. Управление отношениями с п о с т а в щ и к а м и Подсистема предназначена для решения следующих задач при работе с поставщиками: • регистрация информации о поставщиках: условия доставки товаров, надежность, сроки исполнения за

казов, номенклатура и цены поставляемых товаров и тары; • выбор оптимального поставщика товаров или тары по заданным пользователем параметрам исходя из

истории взаимоотношений с поставщиками; • создание календарного плана закупок с указанием ответственных и оформлением пакета заказов по

ставщикам; • планирование и контроль рабочего времени менеджеров отдела снабжения; • контроль за ходом выполнения заказов поставщикам.

19.7.1. Учет цен поставщиков По каждому поставщику можно хранить информацию о ценах на предлагаемую им номенклатуру. Каждый

тип цен записывается отдельно и представляет собой следующее описание: • название типа цен; • валюта цены; • способ указания цены: включает или не включает НДС; • произвольное текстовое описание типа цен;

• ссылка на тип отпускных цен нашего предприятия для возможности сравнения цен контрагентов.

Регистрировать изменение цен поставщиков можно: • вручную документом «Установка цен номенклатуры контрагентов»; • автоматически в документах оприходования ТМЦ; • путем фиксации цен на уровне договоров с поставщиками (договора со сложными условиями поставок)

специальным документом «Условия поставок по договорам контрагентов.

Контроль, анализ и сравнение цен поставщиков производится с помощью отчета «Анализ цен». В данном отчете можно увидеть и сравнить цены на номенклатуру, причем как различных поставщиков, так и собственные.

Для контроля дополнительных условий, оформленных по договору с контрагентом, предназначен отчет «Выполнение условий по договорам контрагентов»,

Детальное описание механизмов ценообразования дано в разделе, посвященном управлению ценами.

19.7.2. Управление закупками Одной из главных функций управления закупками является их объемно-календарное планирование, кото

рое рассматривается в отдельной главе в рамках курса. Этот процесс состоит из нескольких этапов: • формирование потребностей в товарах в соответствии с календарными потребностями, сформированны

ми на основании планов продаж, заказов покупателей и планов аакупок; • подбор оптимальных поставщиков по заданным пользователем параметрам; • формирование заказов поставщикам на необходимые даты поставки в соответствии с календарным пла

ном потребности, с учетом уже имеющихся заказов.

В типовой конфигурации для автоматизации процесса формирования сводной потребности в номенклатуре и хранения его результатов предназначен документ «Формирование потребностей», который подробно рассмотрен в разделе «Объемно-календарное планирование». По данным заказов покупателей, планов продаж, планов закупок и заказов покупателей рассчитывается сводная потребность в номенклатуре.

275

Перечень потребностей в товарах, который остался не обеспеченным ни складскими остатками товаров, в существующими заказами поставщикам, можно удовлетворить за счет новых заказов поставщикам. Создан заказы поставщикам можно вручную, оформив соответствующие документы, а можно воспользоваться обработкой «Календарный план закупок». Данная обработка является своеобразным АРМ менеджера поза купкам и предназначена для формирования заказов поставщикам на основании потребностей в номенклатуре, После формирования потребностей в номенклатуре менеджер по закупкам может воспользоваться функционалом данной обработки.

Для текущего пользователя определяются те номенклатурные позиции, по которым он является ответствен-! ным за закупки, и только эти товары участвуют в формировании заказов поставщикам. Если существуют неудовлетворенные потребности, то при открытии обработки автоматически открывается помощник заполнения календарного плана закупок.

При этом обработка сама пытается удовлетворить потребности в номенклатуре за счет уже имеющихся свободных заказов поставщику, с учетом даты потребности и даты планируемого поступления товаров по заказам. В части необеспеченных потребностей можно будет сформировать пакет новых заказов поставщикам.

С помощью обработки можно подобрать по некоторым параметрам наиболее подходящих поставщиков. Система сама в этом случае сформирует новый пакет заказов, который в дальнейшем может быть принят пользователем или изменен.

Для анализа подходящих поставщиков при формировании заказов поставщикам для выполнения календарных потребностей в номенклатуре системой используются следующие параметры:

• основной поставщик номенклатуры - указывается в карточке номенклатуры; • надежность поставщика - субъективный параметр, который вводится пользователем вручную:

о Высокая; о Средняя; о Низкая;

• вид доставки: о Нет доставки; о Платная доставка; о Условно бесплатная доставка; о Бесплатная доставка;

• срок выполнения заказа поставщиком в днях, включая дату доставки,

• цены поставщика, при этом анализируются такие цены: о Либо цена из дополнительных условий по

договору; о Либо цена по типу цен, указанному в

договоре с поставщиком.

Типовая конфигурация обеспечивает поддержку следующих операций с заказами поставщикам:

• распределение заказов покупателей по заказам поставщика, При формировании заказов на приобретение ТМЦ поставщикам можно однозначно определить - для каких заказов покупателей приобретаются ТМЦ;

• поступление по заказу. Позволяет отслеживать заказы поставщикам и фиксировать факты поступления ТМЦ на склады предприятия;

• закрытие заказа. Операция, позволяющая снять заказы поставщикам с учета. Используется в случае расторжения сделки, или когда считается, что заказ выполнен, даже если по данным учета он не сошелся в «ноль».

276

В типовой конфигурации предусмотрен механизм анализа причин закрытия заказов поставщикам. В документе «Закрытие заказов поставщикам» есть возможность указать причину по которой заказ закрывается. При проведении этого документа информация попадает в регистр сведений «Причины закрытия заказов», на основании данных которого строится отчет «Анализ причин закрытия заказов».

277

20.Планирование продаж и закупок 20.1. Теоретические аспекты

Планирование является одним из важнейших условий организации эффективной работы предприятия. Планирование заключается в установлении целей деятельности предприятия на определенный период времени, определение путей реализации поставленных целей, ресурсного обеспечения. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетов возможностей предприятия.

Планирование охватывает основные направления хозяйственной деятельности — продажи, закупки, управление денежными средствами во взаимодействии между собой. Планирование опирается на прогнозирование спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов, перспектив развития предприятия.

В процессе планирования составляется совокупность планов по направлениям деятельности, которые охватывают важнейшие подразделения предприятия. Планирование является одним из наиболее результативны» способов снижения издержек. Кроме того, планирование — это средство координации деятельности подразделений предприятия.

Прежде чем рассматривать реализацию функций планирования в решении, охарактеризуем систему планирования торгового предприятия. В зависимости от длительности планового периода, планирование подразделяют на:

• Долгосрочное планирование (перспективное, стратегическое). Планирование сроком от двух лет и более. Процесс долгосрочного планирования включает следующие стадии: о экономическое прогнозирование; о стратегическое планирование; о разработка долгосрочного плана;

• Среднесрочное планирование. Сроком от года до двух лет. Среднесрочные планы формулируют ос- I новные задачи на установленный период: о стратегию сбыта (структура сбытовой сети и ее развитие, степень контроля над рынком и внедрение

на новые рынки, проведение мероприятий, содействующих увеличению сбыта); о финансовую стратегию (объемы и направления капиталовложений, источники финансирования,

структура портфеля ценных бумаг); • Краткосрочное планирование:

о Текущее - годовое, полугодовое, квартальное, планирование на месяц. Этот вид планирования осуществляют путем детальной разработки планов для предприятия в целом и его отдельных подразделений. Главная задача текущего планирования - разработка плана реализации товаров и на его основе план закупок. Основными звеньями текущего плана являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач в поставленных долгосрочных и среднесрочных планах;

о Оперативное - на декаду, неделю, сутки, час.

Правильно функционирующая система планирования должна давать ответы на четыре основных вопроса: • Что мы собираемся продавать? • Что нам для этого потребуется? • Что из требуемого мы имеем? • Что нам еще нужно?

Система планирования коммерческой деятельности предприятия состоит из следующих основных уровней: • Стратегический бизнес-план; • План продаж; • План потребности в ресурсах (план закупок).

Отправной точкой в планировании является бизнес-план предприятия, разработанный на длительный срок, а результатом исполнения планов является инициирование закупки того, что необходимо.

При этом планы нижних уровней зависят от планов более высоких уровней, то есть план высшего уровня предоставляет входные данные, намечаемые показатели и/или какие-то ограничительные рамки для планов низшего уровня. Кроме того, эти планы связаны между собой таким образом, что результаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня.

У каждого уровня своя задача, продолжительность и уровень детализации. По мере продвижения от стратегического бизнес - планирования к контролю над закупками задача меняется от определения общего направления до детального планирования, продолжительность уменьшается с лет до дней, а уровень детализации увеличивается с товарных групп то конкретных номенклатурных позиций.

Поскольку у каждого уровня своя продолжительность во времени и свои задачи, различаются и следующие аспекты планирования:

• цель плана; • горизонт планирования - промежуток времени от текущего момента до того или иного момента времени

в будущем, на который рассчитан план; • уровень детализации - детализация номенклатуры необходимых для выполнения плана изделий (от то

варных групп до конкретных характеристик изделий).

278

Рассмотрим процесс планирования, выделяя на каждом на каждом уровне планирования: цель, горизонт и уровень детализации.

Стратегический бизнес-план.

• Цель - изложение главных целей и задач, общего направления деятельности предприятия, определение направления и координация маркетингового, финансового и других планов;

• Горизонт - от двух до пяти лет или дольше;

• Уровень детализации стратегического бизнес-плана невысок. Этот план затрагивает общие требования рынка - например, рынок в целом по основным группам товаров - а не продажи отдельных изделий.

Планы продаж. • Планирование продаж, находясь между бизнес-планом и графиком закупок, соответствует, с одной сто

роны, стратегии бизнеса, а, с другой стороны, реальному спросу. • Горизонт планирования составляет обычно от года до двух лет с разбивкой по кварталам, месяцам. • Уровень детализации невысок. Как правило, план отражает основные группы, или семейства товаров без

учета опций или характеристик.

План потребностей в ресурсах

• На основе плана продаж производится планирование потребности в ресурсах. Эти планы используются для принятия решений об инициировании закупок. В нем указаны необходимые количества и сроки предполагаемых закупок.

• Горизонт планирования должен быть не менее длительности процесса закупки. Обычно он составляет 2-3 месяца с разбивкой по неделям или дням.

• Уровень детализации этих видов планов высок. План потребности в ресурсах указывает, когда потребуются те или иные товарные позиции.

В типовом решении присутствует подсистема, обеспечивающая функции планирования - «Планирование продаж и закупок», которая служит для формирования и анализа основных планов на ряд периодов.

20.2. Концепция подсистемы Подсистема предназначена для формирования и анализа основных планов на определенные периоды. В ти

повом решении предусмотрено планирование по следующим направлениям деятельности: • продажи, • закупки.

Также предусмотрены инструментальные средства увязки между собой планов для этих направлений. Сформулируем основные принципы подсистемы планирования продаж и закупок:

• Величина периодов оценки, то есть периодичность планов, произвольная, выбирается пользователями из нескольких предопределенных вариантов от дня до года;

• Количество периодов, то есть горизонт планирования, специально не ограничивается и определяется пользователями;

. Плановые оценки, то есть детализация планов, мог/т быть как укрупненные, так и детальные, в натуральном и/или суммовом выражении в валюте управленческого учета;

• Планирование производится в целом по предприятию, без учета его организационной структуры; • В подсистеме предусмотрено два физически независимых, но принципиально одинаково реализованных

раздела для обеспечения планирования продаж и закупок соответственно. Таким образом, обеспечивается возможность развития и модификации каких-либо видов планирования сообразно специфики конкретного предприятия;

• В процессе планирования обычно составляется несколько вариантов одних и тех же планов, роль разделителей для которых играют сценарии. Разные сценарии соответствуют разным стратегиям и разным вариантам развития предприятия. В рамках каждого сценария составляется собственный комплект планов предприятия;

• Аналитика планирования позволяет хранить и анализировать плановые оценки по: о Сценариям; о Подразделениям предприятия (но не по подразделениям организаций, входящих в предприятие); о Проектам.

Реализованные в подсистеме программные механизмы обеспечивают: • сценарное планирование для выработки различных вариантов стратегии продаж или учета возможных

изменений в условиях деятельности предприятия; • преобразование данных и генерацию новых на основании уже существующих данных системы; • фиксацию распланированных данных от изменений (по сценариям и периодам);

• план-фактный анализ продаж и закупок.

20.3. Классификация планов Планы подсистемы можно классифицировать по нескольким основным критериям: • По основному бизнес процессу:

о Продаж. Объект планирования - товары, тара и т.д.; о Закупок. Объект планирования - товары, материалы, тара и т. д.

279

• По объекту планирования: о Уточненные. Объект планирования - номенклатура и характеристика номенклатуры; о Укрупненные. Объект планирования - номенклатурные группы;

• По горизонту и периоду планирования: о Долгосрочные. Горизонт планирования - 1 год - 5 лет; о Среднесрочные. Горизонт планирования - Год; о Краткосрочные. Горизонт планирования - Месяц, квартал.

20.3.1. Планы продаж и закупок Подсистема планирования продаж предназначена для хранения информации о планируемых объемах

продаж. Планирование продаж — это отправная точка системы планирования предприятия в целом. На основании планов продаж строятся планы для всех остальных направлений деятельности. Планирование продаж производится как по отдельным видам, так и по группам товаров. Данный план обычно содержит информацию о запланированном объеме продаж, ценах и ожидаемом доходе от реализации.

Общий смысл работы подсистемы состоит в предварительном формировании планов продаж на долгосрочную и среднесрочную перспективу, учете изменения уровня запасов и оценки приемлемости этого плана.

Типовое решение предоставляет возможность разрабатывать как укрупненные, стратегические планы, так и детальные, рабочие планы на перекрывающиеся периоды времени. Например, в начале года можно составить укрупненный годовой план, и затем в соответствии с ним составлять детальные помесячные.

Подсистема планирования закупок предназначена для формирования и хранения планов закупок на средне- и долгосрочную перспективу, учета изменения уровня запасов и оценки приемлемости этого плана, План закупок определяет объем закупок товаров для последующей перепродажи на предстоящий период.

Хранение информации о планируемых объемах закупок осуществляется без детализации дат потребностей, то есть хранятся объемные данные за период, без привязки к реальному графику потребностей товарно-материальных ценностей.

Несмотря на то, что технология планирования для этих направлений разная, разные требования и ограничения, сама концепция планирования, общие подходы и механизмы для них едины. Поэтому, поскольку рассматриваемые подсистемы функционируют сходным образом и используют общий функционал, дальнейшее их описание ведется по общим механизмам всех подсистем, после чего освещаются механизмы их взаимодействия. ' '

20.3.2. Деление планов по объектам планирования В рамках этой принципа все планы (продаж и закупок) можно формально разделить на укрупненные и

уточненные (детализированные). Эти категории планов различаются по объектам планирования.

Объект планирования - это тот объект, по которому ведется суммовая и/или количественная оценка продаж i или закупок в некоторой единице измерения. В качестве объектов планирования могут выступать:

• номенклатура с точностью до характеристики; • номенклатурные группы.

Для укрупненного плана в качестве объекта планирования используются номенклатурные группы. Для уточненного плана детализация будет проводиться до объектов номенклатуры, при этом характеристики номенклатуры для уточненного плана могут быть не указаны.

В справочнике. «Номенклатура» содержится информация о номенклатурной группе, в которую входит элемент номенклатуры и о весе вхождения элемента номенклатуры в номенклатурную группу.

Реквизит' «Номенклатурная группа» содержит ссылку на номенклатурную группу, в которую входит данная номенклатура. Реквизит «Вес» (закладка «Дополнительные») определяет, с каким весом данная номенклатура входит в состав номенклатурной группы. Это вес, пропорционально которому производится распределение оборотов номенклатурной группы по отдельным видам номенклатуры. Информация эта - непериодическая и не используется для пересчета прошлых данных. Редактирование весов производится в форме номенклатуры, или может вызываться из формы номенклатурной группы.

Дополнительной аналитикой при планировании номенклатуры может служить ее характеристика. Подробнее учет в разрезе различных характеристик номенклатуры описан в разделе, посвященном управлению запасами.

Номенклатурные группы - это укрупненный классификатор номенклатуры, который определяется отдельным справочником. Ведение номенклатурных групп позволяет агрегировать плановые показатели. Например, при планировании продаж мебели на 3 года вперед не имеет смысла детализировать планы до отдельных позиций - разумнее ограничиться укрупненными оценками.

Номенклатурной группой является объединение однородных номенклатурных объектов. Такое объединение может быть проведено по разным признакам. Например:

• по видам товаров: мягкая мебель, корпусная мебель и т.д.; • по регионам сбыта: Восточный, Западный и т. п.

280

Для хранения перечня номенклатурных групп, в разрезе которых предполагается ведение укрупненного планирования закупок и продаж предназначен справочник «Номенклатурные группы».

Для номенклатурной группы указывается своя единица измерения, которая имеет смысл единицы натуральной оценки продаж (не хранения). Поскольку в группу могут входить номенклатурные позиции с различными физическими параметрами, для номенклатурной группы может быть избрана условная обобщающая единица измерения, в которой возможна оценка продаж отдельных позиций. Соотношение между номенклатурными группами и номенклатурой следующее:

• номенклатурные группы никак не связаны с группировкой (иерархией) номенклатуры в справочнике «Номенклатура» - это совершенно различные сущности и назначение их также различно;

• несколько видов номенклатуры могут входить в одну номенклатурную группу; • один элемент номенклатуры не может входить одновременно в несколько номенклатурных групп; • отнесение номенклатуры к номенклатурным группам едино для всех видов планов (то есть для разных

видов планов нельзя использовать разные способы группировки номенклатуры); • плановые показатели по номенклатурным группам могут быть разбиты на показатели по отдельным ви

дам номенклатуры пропорционально весам вхождения номенклатуры в группу.

20.3.3. Деление планов по горизонту планирования и периоду Горизонтом планирования является интервал времени, на который имеет смысл планировать деятельность.

Это период времени, на который составляются и в течение которого корректируются планы, осуществляется контроль их исполнения.

Горизонт планирования определяется задачами планирования (динамикой рынка и конкуренции, возможностями и др.). В условиях постоянного спроса и отсутствия конкуренции продажи будут более прогнозируемы, поэтому горизонт планирования продаж может быть довольно большим. В случаях нестабильного спроса, КО-гда продажи трудно прогнозировать, ГОРИЗОНТ планирования резко сокращается. Чем больше прогнозируемо

развитие предприятия, чем более управляемыми становятся бизнес-процессы, тем больше может быть горизонт планирования.

Для повышения контроля над исполнением планов весь горизонт планирования делится на периоды планирования и, соответственно, планы детализируются по периодам. Период планирования - минимальный квант времени для планирования.

В зависимости от продолжительности планового периода планирование можно условно разделить на: • Долгосрочный план. Обычно он охватывает трехлетний или пятилетний периоды. Долгосрочный план

скорее носит описательный характер и определяет общую стратегию предприятия, поскольку трудно предугадать все возможные расчеты на такой длительный срок. Долгосрочный план вырабатывается руководством предприятия и содержит главные стратегически цели предприятия на перспективу.

281

• Среднесрочный план. Это детализированный стратегический план предприятия на ближайшие годы, Граница между долгосрочными и среднесрочными планами - очень условная и неоднозначная, устанавливаемая, фактически, пользователями. Продолжительность планового периода зависит от степени определенности условий деятельности предприятия, его отраслевой принадлежности, общей экономической обстановки в стране, достоверности первичной информации и качества ее аналитической обработки, и т.д.

• Краткосрочное планирование состоит в разработке планов предприятия по всем направлениям его деятельности на более короткие периоды (полгода, квартал, месяц).

Используя планы с различными периодами, можно реализовывать стратегию долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования. В контексте системы понятия долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных планов являются методологическими понятиями, практическое деление планов производится только на укрупненные и уточненные (детализированные).

Такое деление планов по временному признаку весьма условно. Для одних предприятий планирование на год может быть долгосрочным, а для других горизонт планирования может составлять 5 лет, и планирование на год станет среднесрочным.

Среднесрочный план формируется на основе долгосрочного плана, задающего базовые условия среднесрочного планирования и, по сути, устанавливающего основные ограничения, которые необходимо учитывать.

Укрупненные планы в большей степени предназначены для отражения долгосрочных и среднесрочных стратегий. При составлении таких планов, как правило, неизвестны многие детали плана, по некоторым параметрам планирования могут быть даны только приблизительные прогнозные оценки. Например, при составлении плана продаж на год, еще нет данных о том, какие заказы поступят от покупателей, соответственно, невозможно точно указать, какие товары в каком количестве будут продаваться. При составлении таких планов можно ориентироваться только на приближенные оценки, исходя, например, из статистики за прошлый год.

Уточненные планы в основном являются краткосрочными. Для уточненных планов данные носят уже менее вероятностный характер, в этих данных меньше неопределенности. Такие планы могут быть обоснованы и подкреплены фактами. Например, план продаж на ближайшую неделю может быть полностью составлен по данным фактически принятых заказов от покупателей. Отличия данных фактически произведенных продаж за эту неделю от плановых должны быть минимальными.

В системе варианты периодов планирования, которые можно выбрать в документах формирования планов, предопределены:

• год; • квартал; • месяц; • неделя; • день.

Ввод плановых данных в подсистему производится документами. Каждый документ может формировать данные планирования только за один период. Если необходимо задать план на год, то это можно сделать, например, вводом четырех документов с периодом планирования в квартал.

Начало периода планирования привязано к календарным датам. Это означает, что под периодом планирования «месяц» понимается именно календарный месяц, т.е. с 1 числа по 30 или 3 1 , а не период времени в 30 дней с любого числа. Аналогично, начало любого годового плана привязывается к 1 января, начало недельного плана — к дате понедельника соответствующей недели.

20.4. Нормативно-справочная информация и аналитические разрезы планирования

В типовом решении предусмотрены основные аналитические разрезы планирования, которые являются измерениями регистров накопления подсистемы:

• сценарий;

• подразделение;

• проект.

Остановимся на каждой из этих сущностей.

20.4.1. Сценарии Одним из принципов планирования является вариантность плана. Вариантность плана связана с разработ

кой нескольких альтернативных вариантов достижения одной и той же цели и выбора оптимального варианта, обеспечивающего достижение запланированной цели с наименьшими затратами. Для соблюдения данного принципа в системе предназначены сценарии планирования. )

282

Сценарий - разделитель данных планирования, определяющий как различные оценки плановых показателей (например, «оптимистичный» или «прогноз»), так и вариативность в рамках одной оценки (например, «пессимистичный от 12.01» или «пессимистичный от 20.01»).

Также сценариями определяются основные параметры планов и их применение, например, вид объекта планирования и периодичность связанных с ними данных планирования.

Для хранения перечня сценариев используется справочник «Сценарии». В нем содержится перечень сценариев, в разрезе которых ведется планирование продаж и закупок. Планирование может вестись как в натуральных показателях, так и суммовых - в зависимости от настроек сценария, по которому хранятся данные.

Исключается только вариант частичного ведения планирования по сумме и по количеству, то есть если для некоторого плана определен способ ведения и по суммам, и по количеству, то указание сумм и количества желательно для каждой планируемой позиции. При этом планирование по сумме ведется в валюте управленческого учета.

Планирование по суммам бывает удобно, когда объемы отгружаемых товаров планируются, например, исходя из заданного плана поступления денежных средств, а продажи ориентированы не на сбыт определенных товаров, а на получение дохода не важно за счет каких товаров. Суммовое

I планирование ведется с выделением сумм по НДС. Это позволяет, с одной стороны, оценить общий объем планируемых платежей, с другой стороны — оценить объем планируемых налогов.

Оформление документов планирования может производиться в любых единицах измерения номенклатуры или номенклатурных групп (из числа ранее определенных для них), хранение количественных показателей осуществляется в единицах хранения остатков. Единица хранения остатков используется также как единица измерения по умолчанию при подборе позиций номенклатуры в документ. Информацию в отчетах можно выводить как в базовой единице измерения, так и в единице хранения остатков.

Для целей планирования следует заполнить следующие реквизиты справочника: • Периодичность. Этот параметр указывает на то, с каким типом периода (год, квартал, месяц, неделя,

день) можно будет формировать план по этому сценарию; • Детализация планирования. Реквизит определяет, что является объектом планирования - номенклатура

или номенклатурные группы, то есть, будет ли являться план по данному сценарию уточненным или укрупненным.

• флаг «Учет по суммам». Включение данного флага означает, что по данному плану вводятся и анализируются суммовые (денежные) показатели.

• флаг «Учет по количеству». Включение данного флага означает, что по данному плану вводятся и анализируются натуральные показатели.

Важно! Сценарий является обязательным аналитическим разрезом любого вида планирования в типовом

решении. ' |

20.4.2. Подразделения Данные о структурном подразделении могут трактоваться по разному в зависимости от вида плана, в кото

ром они используются. Например, для планов продаж подразделение может означать структуру той организации, от лица которой будут осуществляться продажи.

Перечень структурных подразделений предприятия (для управленческого учета), в разрезе которых могут . детализироваться плановые данные, ведется в справочнике «Подразделения». Планирование в типовом ре

шении может осуществляться только в разрезе подразделений предприятия, поэтому подразделения организаций не могут выступать аналитикой планирования.

Важно! Информация о подразделении является необязательной в подсистеме планирования.

20.4.3. Проекты Проект - это дополнительный аналитический разрез, предназначенный для организации планирования и

анализа в разрезе направлений деятельности предприятия, отдельных проектов и т.п. Состав проектов зависит исключительно от потребностей конкретных пользователей.

283

Возможность ведения учета и планирования в разрезе проектов устанавливается в настройках учетной политики с помощью флага «Вести учет по проектам». Установка флага Приводит к тому, что почти во всех документах, отражающих фактическое и планируемое движение товаров и денег, становится видимым и доступным для заполнения реквизит «Проект». Для хранения перечня проектов используется справочник «Проекты».

20.4.4. Дополнительные аналитические параметры Плановые показатели могут анализироваться также в разрезе дополнительных аналитических признаков,

Чаще всего, эти признаки есть зависимые свойства, например, реквизиты номенклатуры или ее дополнительные свойства и не вводятся напрямую в документах планирования, а извлекаются из свойств объектов (номенклатура / документ планирования). Примеры произвольных аналитических признаков:

• канал сбыта; • форма оплаты; • способ транспортировки и т.п.

В типовом решении предусмотрено определение для документов планирования дополнительных разрезов аналитики (те, которые невозможно внести в качестве аналитики планирования в вышеописанные сущности). В дальнейшем их можно будет использовать для отбора и группировки показателей в отчетности. Такое определение дополнительной аналитики планирования осуществляется путем указания дополнительных свойств документов планирования. При этом изначально в списке свойств документов планирования содержится перечень дополнительных свойств, ранее определенный для справочника «Контрагенты».

20.5. Ввод п л а н о в ы х д а н н ы х Ввод плановых данных в системе может осуществляться; • вручную (используется, в основном, для формирования начальных планов); • автоматически

о по фактическим данным о закупках и продажах; о по плановым данным прошлых периодов; о по заказам; о по остаткам запасов.

Плановые данные продаж вносятся в систему документами «План продаж» или «План закупок». Документы предназначены для отражения в управленческом учете следующих операций:

• ручной ввод документов и хранение данных по предполагаемым объемам продаж и закупок;

284

• автоматическое формирование планов продаж и закупок по фактическим данным и плановым данным прошлых периодов и смежных подсистем. Для автоматического заполнения документов используется обработка «Помощник планирования».

Для каждого из планируемых бизнес-процессов (продажи и закупки) в типовом решении предусмотрено свое, изолированное от прочих, хранилище плановых данных.

При проведении документов регистрируются сформированные планы (записи в регистры накопления «План продаж» и «План закупок»).

Анализ информации проводится с помощью отчетов «Планы продаж» и «Планы закупок».

20.5.1. Обработка «Помощник планирование и возможные стратегии планирования

В типовом решении предусмотрен механизм автоматического формирования новых планов, основанный на использовании ранее созданных,планов. Для этого используется обработка «Помощник планирования». С помощью этой же обработки осуществляется перенос данных между различными сценариями с соответствующими преобразованиями.

Рассмотрим управляющие элементы этого механизма.

Для формирования документов необходимо определить конечные планы, то есть, что мы хотим сформировать обработкой. Данная информация указывается в табличном поле на закладке «Конечные планы». Конечные планы подразделяются по виду (закупки и продажи), сценарию (версии), периоду действия:

• Вид плана - определяет, какого вида план необходимо сформировать о Закупки, о Продажи;

• Сценарий - сценарий конечного плана (версия), определяющий о периодичность, о детализацию планирования (номенклатура или номенклатурная группа), о состав показателей (суммовой и/или количественный учет);

• Дата начала и дата конца - определяют интервал формируемых планов, причем интервал указывается кратным периодичности сценария. В противном случае границы интервала будут выровнены автоматически. Таким образом, можно указать интервал полгода по сценарию с месячным периодом, при этом будет сформировано шесть месячных планов;

• Проект и Подразделение - определяют необязательные дополнительные аналитические разрезы, которые будут присвоены сформированному плану;

• Профиль распределения - профиль, согласно которому будет выполняться распределение плановых показателей, сформированных ранее по сценарию с большим периодом, по планам, формируемым по сценарию с меньшим показателем (необязательный).

285

После определения конечных планов необходимо определить источники данных, определяющие состав планов и плановые показатели. Для этого необходимо задать стратегии расчета количества и суммы, которые задаются соответственно на закладках «Стратегия расчета количества» и «Стратегия расчета суммы».

Закладка «Стратегия расчета количества» служит для настройки параметров заполнения количественных показателей в табличной части документа. Само заполнение производится на основании какого-то источника данных. При необходимости можно использовать несколько источников данных одновременно, указывая проценты выборки по каждому. При этом количественные показатели, рассчитанные по заданным источникам, будут суммироваться. В то же время для каждой из стратегий возможно указание исключения значений (флаг «Исключить»). Если для стратегии указан признак исключения, то показатели количества считаются отрицательными и для них производится не суммирование, а вычитание:

• «Учитывать объем продаж (покупок) за период в размере (%)» - позволяет заполнить план данными по фактическому объему продаж (покупок) товаров за период. То есть за определенный период будет вы-бран объем фактически проданных (закупленных) ценностей в соответствии с установленными критериями отбора (на закладке «Отборы») и от этого объема будет взят определенный процент. Если в плане продаж используется сценарий с периодичностью планирования по номенклатурным группам, то данные выборки будут свернуты по номенклатурным группам, согласно вхождению номенклатуры в группу;

• «Учитывать планы продаж (покупок) за период (%) в размере» - позволяет заполнить планы по данным этой же подсистемы, например, продаж по данным других планов продаж с заданным сценарием;

• «Учитывать заказы покупателей (поставщикам, внутренние) за период в размере (%)» - в планы продаж (покупок) попадут данные из заказов покупателей за период, причем будут учтены только те заказы покупателей, у которых плановая дата отгрузки будет находиться внутри периода планирования. Выборка данных производится по неисполненным частям заказов на дату окончания указанного периода и с уче-

J том даты отгрузки (даты поступления), находящейся в указанном периоде и в соответствии с указанными отборами на странице «Отборы».

• «Учитывать остатки» - данные для плана продаж (закупок) будут браться из существующих складских запасов или из плановых остатков. Причем, при включении стратегии расчет количества «Плановые остатки» выборка производится только при выбранных стратегиях «Планы закупок» или «Планы продаж».

, Только данные планов могут быть увеличены или уменьшены на размер плановых остатков. • «Изменить результат расчета количества» - формируемый результат может быть скорректирован на про

извольный коэффициент и определенным образом округлен. Например, если количественные показатели должны быть целыми числами, то коэффициент округления следует установить равным «1».

Каждой из выбранных стратегий (источников данных) соответствует свой регистр, из которого будут выбираться значения:

• Объем закупок - регистр накопления «Закупки»; • План закупок - регистр накопления «Планы закупок»; • Складские остатки - регистр накопления «Товары на складах»; • Объемы продаж - регистр накопления «Продажи»;

• Плановые остатки - регистр сведений «Плановые остатки товаров» и так далее.

Если среди выбираемых данных определены плановые данные, то для них может быть выполнено преобразование, включающее различные варианты сложения или объединения. Важно отметить, что сложение и объединение выполняется только для плановых данных. При сложении плановых данных выполняется группировка по номенклатуре и характеристике номенклатуры и сложение показателей. Включение в группировку подразделения и/или проекта осуществляется выбором соответствующей стратегии («Сложение (Проект)»,

286

«Сложение (Подразделение)», «Сложение (Проект, Подразделение)»). В этом случае при группировке будут учитываться значения проекта и/или подразделения плановых данных. При объединении плановых данных выполняется выбор максимального показателя количества. Поведение при выборе других стратегий объединения полностью соответствует описанному выше для сложения.

Для расчета суммовых показателей необходимо определить стратегии расчета суммы для каждой из выбранных ранее стратегий расчета количества. Стратегия расчета суммовых показателей задается на закладке «Стратегия расчета суммы». Важно отметить, что способ расчета суммы действует только для соответствующей стратегии расчета количества и влияет на расчет суммовых показателей только по этой стратегии. Расчетные суммы можно скорректировать на произвольный коэффициент. Суммы (для ранее рассчитанных коли-честв) могут исчисляться по одному из следующих параметров:

• типу цен компании - обязательно указать тип цен и дату, на которую выбирается значение; • типу цен контрагентов - аналогично следует указать тип цен и дату; • по стратегии, аналогичной заполнению количеств, как это настроено на первой закладке.

Для фильтрации исходных для заполнения данных используется закладка «Отборы». В ней можно наложить условия на отбираемые для заполнения исходные данные - заказы, сценарии и т.п. В зависимости от установ-ленной стратегии расчета количества появляется возможность установки фильтров на отбор данных для автоматического заполнения формируемых планов:

• При стратегии расчета количества по фактическому объему закупок и объему продаж - можно установить фильтр по конкретному договору, документу закупки (продажи), контрагенту, номенклатуре, подразделению, проекту, статусу партии и т.д.;

• Планы закупок и планы продаж - документ планирования, номенклатура, сценарий, проект, подразделение и т.д.;

• Заказы - номенклатура, статус партии, документ заказа, договор и контрагент для внешних заказов и т.д.;

• Остатки запасов - номенклатура, склад, статус партии, документ оприходования и т.д.

Собственно формирование планов производится по кнопке «Выполнить». Результатом работы обработки является создание пакета документов планирования, содержащих преобразованные таким образом данные. После успешного выполнения на закладке «Сформированные документы» будет список документов, которые можно просматривать, редактировать и выполнять другие операции, доступные в командной панели табличного поля. Обработка позволяет пометить на удаление или удалить сформированные планы без контроля ссылочной целостности.

Опишем поддерживаемые обработкой стратегии формирования планов.

20.5.2. Формирование уточненных планов из укрупненных Формирование уточненных планов из укрупненных получается автоматизированным распределением дан

ных укрупненного плана по более кратким периодам (по сравнению с периодом планирования в укрупненном плане) или автоматизированным уточнением объектов планирования. То есть уточнение может происходить по одному или сразу по двум направлениям:

• увеличивается детализация по периодам; • увеличивается детализация по объектам планирования.

Для детализации по периодам используется профиль распределения по периодам, а детализация по объектам осуществляется в соответствии с весом вхождения номенклатуры в номенклатурную группу.

Ограничений на последовательность применения этих способов в системе нет, последовательность и целесообразность применения этих способов полностью зависит от предметной области, от сущности объектов планирования.

Детализация по периодам. Распределение данных по периодам означает, что количество по каждому объекту укрупненного плана будет разнесено по периодам с применением некоторого профиля распределения , (весовых коэффициентов подпериодов).

Профиль - это функция, которая описывает изменение некоторого показателя от времени. Задавая профиль, можно учесть, например, сезонность продаж, неритмичность снабжения. Как правило, разбиение периода планирования на несколько частей применяют для увеличения числа контрольных точек за исполнением плана. Система позволяет провести такое разбиение автоматически по некоторому профилю, а затем результаты скорректировать вручную, например, скорректировать данные в зависимости от числа рабочих и выходных дней, пришедшихся на период.

Важно! Профили привязаны к относительной оси времени, они не привязаны к датам. Профиль распреде¬ ления года по кварталам - это база для распределения данных любого абстрактного года по кварталам.

Хранится информация о различных профилях, по которым могут перераспределяться плановые данные во времени, в справочнике «Профили распределения по периодам». Хранение истории изменения профилей не требуется, так как при изменении профиля удобнее просто создавать новый элемент справочника.

Каждый профиль имеет собственное наименование и два параметра: • «Период» - реквизит, определяющий больший период, показатели которого будут распределяться; • «Подпериод» определяет малый (составляющий) подпериод, по которому производится распределение.

В табличной части хранится информация о том, с каким весом входит в больший период каждый подпериод: • «Номер подпериода» - определяет номер составляющего подпериода, для которого указывается вес; • «Доля подпериода» - определяет вес вхождения.

Заполнение производится из формы элемента. Каких-либо специальных программных средств контроля за количеством и суммой долей подпериодов, определенных пользователем в табличной части не предусмотрено. Последовательность заполнения следующая: указываются период и подпериод, затем заполняется таблица весов подпериодов в периоде.

В отношении количества подпериодов в системе есть жесткое логическое ограничение: • для профиля годового распределения по месяцам необходимо указывать не более 12 подпериодов; • для профиля годового распределения по кварталам необходимо указывать не более 4 подпериодов; • для профиля квартального распределения по месяцам необходимо указывать не более 3 подпериодов.

Формулировка «указывать не более» означает, что, если число периодов будет меньше, то для неуказанных периодов при распределении будут автоматически использоваться нулевые веса.

В профилях с подпериодом «неделя» число периодов, указанных в профиле, должно соответствовать числу полных недель этого периода. Неделя называется неполной, если число дней в этой неделе, принадлежащих одному месяцу, меньше 7. Если же в месяце, например, есть только три целые недели, то используются первые три веса. Веса неполных недель (начальной недели и конечной) рассчитываются исходя:

• из весов первой и последней целых недель соответственно; • из доли дней неполных недель в целой неделе.

Поскольку количество видов периодов и подпериодов для задания профилей ограничено (год, квартал, месяц, неделя, день), то и количество различных комбинаций видов периодов и подпериодов также ограничено. Например, для задания профиля распределения планов сроком в два года может потребоваться комбинация из двух профилей годового распределения или последовательное применение одного профиля годового распределения к каждому плановому году.

Для распределения данных планирования по профилю распределения необходимо выполнить следующие действия:

• определить корректность выбранного интервала плановых данных. Интервал должен быть кратным периодичности плана;

• выбрать корректный профиль распределения. Периодичность плана должна быть больше подпериодов выбранного профиля;

• весь интервал выборки плановых данных делится на интервалы, равные периодичности плана, и распределению подлежат данные каждого интервала;

• для каждого интервала применяется распределение по профилю согласно правилам распределения. Сначала для подпериодов профиля определяются календарные даты начала и конца подпериода, далее для этих периодов определяются веса. Веса задают базу распределения плановых данных.

Детализация по объектам планирования. Детализация по объектам планирования заключается в распределении плановых оборотов номенклатурной группы по входящим в эту группу объектам номенклатуры. История изменения весов вхождения номенклатуры в группу в системе не хранится.

Согласно профилю, будут распределяться и количественные, и суммовые плановые обороты группы. Веса задаются для каждого объекта вручную и служат базой распределения оборотов. Автоматизированный способ заполнения веса, например, на основе статистики, в системе не предусмотрен.

При распределении укрупненного плана по номенклатуре заполнение характеристик номенклатуры в конечных планах не производится. Указание конкретных характеристик будет производиться пользователем.

Настройка стратегии. Настройка такой стратегии выполняется следующим образом:

288

• Уточненный план выбирается на закладке «Конечные планы». Если интервал формирования больше периода конечного плана, то будет формироваться несколько планов. При этом будет производиться распределение укрупненного плана по этим более мелким периодам в соответствии с выбранным профилем. Если же интервал равен периоду конечного плана, то будет формироваться один план, профиль распределения в этом случае не принимается во внимание. Распределение производится пропорционально числу календарных дней периода;

• На закладке «Стратегия расчета количества» устанавливается флаг «Планы...» соответствующий виду конечного плана, временной интервал при этом должен соответствовать периоду укрупненного плана;

• Указание укрупненного плана производится с помощью фильтра на закладке «Отбор». Например, для формирования месячных планов закупки по номенклатуре на основании созданного ранее

годового плана закупок по номенклатурным группам необходимо указать: • «Конечные планы» - с видом «закупки» по месячному сценарию. Если распределение по месяцам должно

быть иное, чем пропорционально числу календарных дней в месяце, то нужно указать профиль распределения «Год->Месяц». Интервал устанавливается в зависимости от того, на сколько месяцев нужны планы, но кратно месяцу, например полгода;

• «Стратегия расчета количества» - флаг «Планы закупок» на период - год, соответствующий годовому плану;

• «Отбор» - «Планы закупок - Сценарий» = «Годовой». При необходимости можно установить дополнительные фильтры «Планы закупок - Подразделение» или «Планы закупок - Проект», если годовые планы создавались в разрезе этих дополнительных аналитических параметров.

В результате получим 6 уточненных месячных планов закупок в разрезе номенклатуры, развернутых из годового плана закупок в разрезе номенклатурной группы.

289

20.5.3. Формирование укрупненных планов из уточненных

Этот механизм является автоматизированным объединением в рамках укрупненных планов данных из уточненных планов. Причем укрупнение плана может проводиться как путем увеличения периода планирования, так и укрупнением категорий планирования. То есть укрупнение может происходить по одному или сразу по двум направлениям:

• уменьшением детализации по объектам планирования. Уменьшение детализации по объектам планирования означает переход от планов с детализацией по номенклатуре к планам с детализацией по номенклатурным группам. Такое укрупнение происходит фактически сложением оборотов номенклатуры в разрезе своих групп. При этом желательно, чтобы все номенклатурные позиции в рамках одной группы имели одну единицу измерения. Иначе может произойти сложение количества в штуках с количеством, например, в метрах;

• уменьшение детализации по периодам планирования. При переносе данных из недельных планов в менее детальные планы разделение плановой информации из недель, расположенных на стыках периодов укрупненных планов, будут осуществлены пропорционально количествам дней недели, приходящимся на оба этих граничных периода.

Настройка обработки для выполнения такой стратегии выполняется аналогично предыдущей: • На закладке «Конечные планы» выбирается укрупненный план; • С помощью отбора фильтруется уточненный план; • Если интервал на закладке «Стратегия расчета количества задать интервал, равный периоду конечного

укрупненного плана, то произойдет простое сложение (или объединение) плановых данных за этот ин-тервэлчвремеНи. Если же интервал задать меньше, чём период конечного плана, то выбранные плановые данные будут увеличены пропорционально количеству дней периода укрупненного плана.

То есть, если годовой собирать из двенадцати месячных планов, то интервал на закладке «Стратегия расчета количества» устанавливается год. Тогда, произойдет сложение (объединение) месячных плановых данных. Если по данным одного месячного плана нужно сформировать план на год, то интервал указывается месяц (тот за который создан месячный план). В этом случае по месячным данным будет рассчитан план на день (делением плановых количества и суммы на количество дней в месяце) и умножен на количество дней в году.

20.5.4. Планирование с учетом остатков запасов Один из принципов планирования, заложенных в типовом решении, является возможность планирования

объемов материальных запасов достаточных не только для обеспечения объема продаж, но и для поддержания необходимого уровня складских запасов.

По плановым остаткам. Например, пусть план продаж некоторой номенклатуры на первый квартал составляет 100 единиц, при этом за этот период предполагается увеличение запасов на 10 единиц. Тогда при

-формировании плана покупок на основании этого плана продаж будет запланировано к приобретению 110 единиц данной номенклатуры.

Плановые изменения уровней запасов определяются пользователями вручную в периодическом регистре сведений «Плановые остатки товаров». Обратиться к нему можно из формы справочника «Сценарии» по кнопке «Перейти».

Предусмотрена возможность определения планируемых остатков запасов на каждый день. При этом не поддерживается деления планируемых остатков по местам хранения, то есть механизм оперирует с запасами в целом по предприятию. Корректировка на плановые остатки выполняется только для плановых данных, то есть для данных, выбранных по стратегиям «Планы закупок», «Планы продаж». Это является текущим ограничением данного механизма.

290

В данном регистре сведений для элементов номенклатуры / товарных групп определяются прогнозируемые (плановые) значения остатков на произвольные даты, например, границы периодов планирования. За счет хранения этих данных, при планировании может быть учтено, что за период возможны изменения уровня запасов и план закупок не равен плану продаж, например, в силу сезонности спроса. Указываемый уровень запасов соответствует уровню «точки заказа» на указанную дату.

Для каждой позиции, выбранной из плановых данных, устанавливается значение планового остатка (в количественном и/или стоимостном выражении) на начало периода действия плана и на конец. Разница является величиной изменения плановых остатков для текущей позиции в периоде планирования и именно на эту величину производится корректировка. Фактически, к данным плана добавляется значение планового остатка на конец периода и вычитается значение на начало периода. Стратегия применения плановых остатков устанавливается на закладке «Стратегия расчета количества».

По складским остаткам. В конфигурации предусмотрена возможность формировать планы с учетом фактических складских остатков на заданное число. Таким образом, можно уменьшить необходимый план закупок на количество имеющихся на складах товаров (с помощью флага «Исключить»), чтобы не создавать излишков запасов на складах.

Эта стратегия также задается на закладке «Стратегия расчета количества», при этом можно учитывать не весь остаток, а некоторый процент. Для расчета остатков можно дополнительно установить фильтр по конкретному складу, конкретной номенклатуре и т.д.

20.5.5. Формирование уточненных планов по планам смежных подсистем На рисунке представлена принципиальная схема копирования планов, которую поддерживает функционал

обработки «Помощник планирования». Из этой схемы видно, что планы закупок любой детализации могут быть сформированы на основании планов продаж любой детализации и наоборот.

Как правило, сначала формируются планы продаж, а потом по этим данным определяют план необходимых закупок. Настройка стратегии в этом случае выглядит следующим образом:

• На закладке «Конечные планы» выбирается план с видом «закупки»; • На закладке «Стратегия расчета количества» устанавливается флаг «Планы продаж».

Дополнительно можно установить коррекцию на складские или плановые остатки, фильтр по сценарию, подразделению или проекту и т.д.

20.5.6. Формирование планов по сформированным заказам Если на предприятии принята «позаказная» система работы, то планы закупок и продаж можно формиро

вать по данным оформленных заказов - как внешних, так и внутренних. Для этого на закладке «Стратегия расчета количества» используется группа реквизитов «Заказы». Любые

вышеперечисленные стратегии могут применяться вместе в любой комбинации.

20.5.7. Фиксация периодов планирования

По мере согласования и утверждения плановых данных, возникает необходимость защиты их от изменений.

риодов планирования. С его помощью для каждой комбинации сценария, подразделения и проекта указывается дата, ранее которой корректировка данных планирования недопустима. То есть все планы, сформированные на период, лежащий ранее этой даты или включающий эту дату, редактированию не подлежат. Допустимо редактировать только планы на более поздние периоды.

Права на использование этого механизма должны быть у ограниченного количества ответственных сотрудников. Данный механизм также важен для регламентации процессов корректировок плановых данных в тех случаях, когда эти корректировки могут производиться несколькими менеджерами подразделений или проектов. В этом случае производится последовательная фиксация планов до некоторой даты для отдельных подразделений (проектов) по мере их утверждения. Если указывается пустое значение сценария, подразделение или проекта, то это означает, что фиксация производится соответственно для всех сценариев, подразделений или проектов.

Граница фиксации вводится пользователем вручную в регистр сведений «Границы периодов планирования». Если установлен интерфейс «Планирование», то нужный регистр можно найти через меню «Справочники-» Границы периодов планирования».

20.6. Регистрация плановых данных Так как документы «План продаж» и «План закупок» совершенно аналогичны, рассмотрим заполнение до

кументов на примере одного из них. Документы могут быть созданы;

291

• автоматически с помощью обработки «Помощник планирования», • либо в интерактивном режиме вручную.

Но даже в последнем случае для заполнения документа можно использовать механизм автоматического заполнения. Документ так же может заполняться вручную или по кнопке «Подбор».

Для автоматического заполнения документов используется та же обработка «Помощник планирования», вызываемая по кнопке «Заполнить». Здесь производится настройка правил заполнения документов. В случае вызова обработки из формы документа внешний вид обработки имеет сокращенный вид. В ней отсутствуют закладки «Конечные планы» и «Сформированные документы», так как конечным планом и сформированным документом будет сам заполняемый документ.

В документах может указываться оценка предполагаемых объемов продаж (закупок) или для элементов номенклатуры (уточненное планирование), или для номенклатурных групп (укрупненное планирование). Плановые данные вводятся по периодам в разрезе сценариев планирования, при этом может производиться уточнение данных до подразделений и/или проектам. Принципы заполнения закладок аналогичны вышеописанным.

Реквизиты документов, обязательные для заполнения: • «Сценарий». Реквизит определяет ключевые параметры документа и вводимых данных. Заполнение рек

визита «Сценарий» определяет: о периодичность планирования, используемую в данном документе; о объект планирования - элементы номенклатуры или номенклатурные группы; о возможность ведения количественного и/или суммового учета;

• «Дата планирования». Реквизит определяет начальную дату периода, на который вводятся плановые данные.

Реквизиты «Проект» и «Подразделение» позволяют дополнительно отнести вводимые данные к какому-либо проекту или подразделению, их заполнение не обязательно.

Состав плановых данных вводится в табличную часть документа. Объекты планирования могут указываться с точностью до характеристик, если они ведутся для номенклатуры. По каждому объекту указывается единица измерения, плановый объем в количественной оценке (если по сценарию ведется планирование количества) и суммовой оценке (если по сценарию ведется планирование сумм) с выделением НДС.

Тип цен и признаки учета НДС настраиваются штатным для всех документов типового решения образом - в диалоговом окне «Цены и валюта» документа. Важно! Здесь же существует возможность менять валюту документа (плана продаж и закупок), однако использование в документах данной подсистемы валюты отличной от валюты управленческого учета не предусмотрено. То есть, соответствующие реквизиты табличной части будут пересчитаны согласно новой валюте, но при проведении документа все данные будут приведены к валюте управленческого учета. Для записанного документа предусмотрено формирование печатной формы.

20.7. Отчетность подсистемы К базовым отчетам подсистемы планирования продаж и закупок можно отнести следующие: • планы продаж и закупок; • план-фактный анализ продаж и закупок.

Для проверки данных самих планов используются отчеты «План продаж», и «План закупок».

292

Структура и параметры всех этих отчетов одинаковы (в силу принципа идентичности подсистем планирования продаж и закупок), поэтому формы приводятся только для отчета «План продаж». Отчеты предназначены для отображения плановых показателей по одному или нескольким сценариям планов продаж (закупок) в

, разрезе основных аналитических признаков планирования и сравнение данных по различным группирующий разрезам. В этих отчетах можно увидеть сводную картину по плановым данным и проверить источники их образования. Отчеты можно формировать в валютах управленческого или регламентированного учета. В случае, когда планы вводятся в количественной оценке, система предоставляет возможность построения суммового плана с использованием различных типов цен для расчета сумм. В отчет выводятся данные по суммам, исчисленные из количественных оценок планов или цен указанного в настройках отчета. Для выбора этого режима в форме отчета вводится реквизит «Использовать тип цен» - если он заполнен, то суммовые показателя будут рассчитываться, исходя из указанного типа цен, то есть в отчет будет выводиться не плановая сумма (введенная документами), а расчетная.

Для проведения план-фактного анализа используются отчеты «План-фактный анализ продаж» и «План-фактный анализ закупок». Структура, параметры отчетов подобны, поэтому формы приводятся только для отчета «План-фактный анализ продаж».

Отчеты предназначены для проведения сравнения плановых и фактических показателей продаж (покупок), выявления и анализа отклонений показателей фактических объемов от плановых. Плановые показатели извлекаются по одному или нескольким планам и сценариям, фактические данные извлекаются по данным о продажах (закупках), накопленных в прочих подсистемах. План-фактные отклонения отражаются в разрезе основных и дополнительных аналитических признаков, как в абсолютном, так и относительном выражении. При этом возможен выбор детализации отчетов - строить его по номенклатуре или номенклатурным группам.

Отчеты можно формировать в валютах управленческого или регламентированного учета. Настройка отчета производится следующим образом:

• для источников данных устанавливается периодичность и интервал дат выборки;

• устанавливается перечень и последовательность группировок отчета;

• устанавливается перечень показателей отчета;

• устанавливаются отборы, накладываемые на извлекаемые данные;

• дополнительно может устанавливаться формат отражения отклонений: процентами, абсолютными величинами.

Основными аналитическими разрезами являются:

• Номенклатура; • Характеристика номенклатуры.

Основными показателями план-фактного анализа являются:

• Количество (в единицах хранения), сумма;

• Отклонение количества (в единицах хранения), суммы; 293

• Отклонение в процентах количества, суммы.

Важно! Фактические данные в подсистему планирования не переносятся и не хранятся в ней. При проведении план-фактного анализа фактические данные каждый раз динамически извлекаются из других подсис¬ тем типового решения.

294

21.Объемно-календарное планирование закупок 21.1. Общая последовательность планирования закупок

В результате объемно-календарного планирования мы должны будем определить список требуемых това-I ров, и найти варианты того, какими способами мы будем этот список потребностей в товарах удовлетворять -хватит ли текущих складских остатков, надо ли будет закупать ТМЦ. Процесс объемно-календарного планиро-

вания закупок состоит из нескольких стадий:

• На первой стадии оценивается общий объем потребностей в товарах, необходимый для удовлетворения выбранных планов продаж, исходя из планов и заказов покупателей;

• Далее анализируется, на сколько сформированный план потребностей в товарах с учетом плановых остатков может быть удовлетворен за счет имеющихся в момент анализа плана складских остатков ТМЦ. Эти объемы распределяются на перечень потребностей, определенный на второй стадии, тем самым, уменьшая объем потребностей в товарах;

• Оставшийся объем потребностей пользователь может либо распределить среди существующих, но еще не выполненных заказов поставщикам, или оформить на этот объем новые заказы.

То есть первые две стадии относятся к формированию объема потребностей в товарах, а последняя — к оценке того, как удовлетворить сформированный объем потребностей за счет заказов поставщикам. Формирование скорректированного списка товарных потребностей выполняется документом подсистемы «Формирование потребностей». Распределение потребностей по существующим заказам поставщика и формирование новых заказов на объемы не удовлетворенных потребностей можно выполнить с помощью обработки «Календарный план закупок».

Всего предусмотрено 3 варианта того, как удовлетворить план потребностей в товарах; • за счет остатков ТМЦ на складах - автоматически, независимо от действий пользователя документом

«Формирование потребностей». При этом сами товары никаким образом физически не связываются с источниками спроса. Просто уменьшается количество недостающих товаров, формируемое документом в качестве потребности;

• за счет существующих заказов поставщикам - автоматически, независимо от действий пользователя обработкой «Календарный план закупок». При этом опять же никаким образом физически не происходит связывания требуемых товаров с заказами поставщику. Просто в форме обработки эти товары указываются как уже заказанные, то есть удовлетворенные потребности;

• за счет новых заказов поставщикам - решение о формировании новых заказов поставщикам принимает пользователь. Сформировать заказы можно вручную или с помощью этой же обработки.

Товары планируются с точностью до объекта номенклатуры и характеристики. Детализация назначения использования этих товаров следующая:

• Проект; • Заказ покупателя.

I Определение потребности ведется за некоторый период с точностью до даты этого периода.

21.2. Формирование потребностей в товарах, скорректированных с учетом складских остатков

Формирование потребности в товарах необходимо для общей оценки товарных запасов, требующихся для [обеспечения планов продаж, заказов покупателей и планов закупок. Пользователь может сам задавать источ-

295

ники возникновения потребностей в ТМЦ (планы продаж, заказы покупателей, план закупок), а затем автоматизированным способом получать для них оценку о необходимом количестве товаров.

Независимо от источники возникновения потребностей, итоговые объемы должны быть представлены с детализацией до;

• номенклатуры; • характеристики номенклатуры - если ведется такой учет; • проекта - необязательный дополнительный параметр; • заказа покупателя - только, если источником является заказ; • конечной даты удовлетворения потребности (та дата, к которой должны быть товары); • признака товар/тара.

Процесс формирования потребности в товарах состоит из нескольких стадий: • Выбор периода, за который будут анализироваться потребности в товарах, и набор источников формиро

вания потребностей в товарах; • Общая оценка потребностей в товарах; • Корректировка имеющихся потребностей с учетом возможности удовлетворения за счет остатков това

ров. В результате формируется список товаров, которые необходимо закупить для полного удовлетворе-ния выбранных источников потребностей.

Для формирования и хранения данных об источниках спроса, а также для формирования сводной потребности в товарах предназначен специальный документ «Формирование потребностей». Документом реализуются следующие функции:

• Ввод в систему и хранение данных по источникам спроса; • Формирование сводной потребности в номенклатуре с учетом складских остатков.

При проведении документ формирует данные о текущих сводных потребностях в товарах для обеспечения продаж (записи в регистр сведений «Календарные потребности в номенклатуре»).

Для анализа состояния объемно-календарных потребностей предприятия в номенклатуре можно использовать отчет «Анализ потребностей в номенклатуре».

2 1 . 2 . 1 . Выборка источников потребностей в товарах Источниками для формирования потребностей могут выступать следующие источники:

• планы продаж; • заказы покупателей; • планы закупок. > ,

Если же план закупок полностью составлен по данным плана о продажах и по заказам, то для формирования списка потребностей нужно выбирать только план закупок либо планы продаж и заказы.

Если, например, отдельно составить план закупок для розничной торговли по данным фактических продаж, а для оптовой торговли сформировать только заказы покупателей и планы продаж, то для формирования потребностей будут использоваться источники всех видов. ,

Набирая информацию из этих планов, мы определяем общий список товаров, которые мы собираемся продавать. При использовании данных из нескольких планов итоговые данные по совпадающим разрезам будут либо складывать, либо вычислять максимальное значение. Метод объединения данных настраивается пользователем. Выборка данных из планов производится с указанием фильтра по:

• сценариям-планирования;

• подразделению; • проекту.

Дата потребности определяется следующим способом: • для заказов покупателей дата потребности равна дате предполагаемой отгрузки, указанной в заказе,

минус один день. Если дата отгрузки в заказе не указана, то дата потребности указывается пользователем вручную;

• для данных планов продаж - это первая дата выборки (дата начала периода плана) минус один день;

• для данных планов закупок - это последняя дата выборки (дата конца периода плана).

В итоге получаем общий список товарных потребностей по заданным источникам в разрезе:

• товаров; • количества; • даты потребности, к которой надо получить товары, чтобы удовлетворить эту потребность; • заказа покупателя, если товары планируются к закупке для целевого назначения.

Важно! Если для оценки потребностей используются данные о заказах, то в случае изменения заказов не¬ обходимо переформировать данные о потребностях, источником для которых служат заказы.

Но этот список должен быть откорректирован за счет возможного удовлетворения потребностей имеющимися складскими остатками. Такая корректировка выполняется на следующем этапе.

296

21.2.2. Удовлетворение потребностей в товарах за счет имеющихся складских остатков

Итак, для анализа того, каким способом можно удовлетворить сформированную потребность в товарах, прежде всего, анализируются остатки ТМЦ на складах, имеющиеся на дату проведения такого анализа. Рассмотрению подлежат три категории остатков:

• резервы ТМЦ, сделанные под заказ покупателя; • ТМЦ, находящиеся в свободном остатке.

Вначале анализируются ТМЦ, которые зарезервированы под заказ покупателей. Для этого ищутся совпадения в списке потребностей товаров и в резервах по значениям заказов покупателей, наименований товаров, Характеристик, проектов. Если по одной позиции есть несколько потребностей с разными датами, то погашение производится, начиная с самых ранних дат.

Важно! Товары, лежащие на складах, но зарезервированные под заказ покупателя, относятся на удовле¬ творение потребности только по этому же заказу.

Свободные остатки, в общем случае, распределяются на потребности по следующему приоритету: « сначала распределение идет по датам потребностей, начиная с самых ранних. Независимо от хронологии

потребности по заказам покупателей обладают наивысшим приоритетом ло отношению к плановым потребностям;

[ • выполняется погашение потребностей, сначала по заказам, начиная с самых старых, и только потом плановые потребности, начиная с самых ранних.

Итак, потребности, привязанные к заказу покупателя, могут быть погашены остатками ТМЦ в следующем порядке:

• зарезервированные под заказ; • находящиеся в свободном остатке. Потребности, которые не привязаны к заказу покупателя, могут быть погашены только из свободного остат-

ВсаТМЦ. В результате выполнения этого этапа формируется откорректированный список товарных потребно-стей. Потребность в этих товарах может удовлетворяться за счет

• имеющихся заказов поставщика; • формирования новых заказов поставщику.

21.3. Удовлетворение потребностей за счет заказов поставщикам Для анализа неудовлетворенных товарных потребностей и имеющихся или требующих формирования зака

зов поставщикам используется специальный механизм подсистемы - обработка «Календарный план закупок».

21.3.1. Обработка «Календарный план закупок» Основная форма календарного плана закупок представлена в виде дерева, которое может отображаться в

•2-х режимах: • «Номенклатура - Дата потребности - Контрагент - Заказ поставщику»;

[ • «Контрагент - Номенклатура - Дата потребности - Заказ поставщику».

Номенклатура и дата потребности определяются на текущий момент по данным проведения документов «Формирование потребностей». Можно указать анализируемый период дат потребности регистра «Календар

ные потребности в номенклатуре». При заполнении дерева анализируются заказы поставщикам, которые еще не закрыты, т.е. по котором

имеются не поставленные до конца номенклатурные позиции в разрезе характеристик номенклатуры и признака Товар/Тара.

297

Красным цветом отмечены строки, по которым потребности не удовлетворены в полном объеме, синим - по которым количество заказанных товаров превышает необходимые потребности. В форме обработки не видно -для какого именно источника спроса требуются эти товары.

Например, на приведенном снимке воспроизведена такая ситуация: • На 31.07.05 требуется 200000 тарелок одноразовых (по данным плана продаж на август). Из них 96500

штук поступят по заказу поставщику ООО «Дельта» (поставка 31.07.05). Требуется еще 103500 штук заказать; .

• На 05.08.05 требуется 500 штук тарелок (для выполнения заказа покупателя). Хотя дата заказа позже, чем дата потребности по плану, но заказ обладает более высоким приоритетом, поэтому он обеспечивается за счет имеющегося заказа поставщику ООО «Дельта»;

• Не заявлено в потребности - существует заказ поставщику «УкрСнабСбыт» на 51500 штук тарелок с датой поступления 04.08.05. Эта дата позже, чем зафиксированные даты потребностей, поэтому заказ поставщику не удовлетворяет имеющиеся потребности,

Менеджер может проанализировать выведенные данные и принять решение о формировании новых заказов. Если он решит, что поставка от 04.08.05 не критична для потребностей, так как на начало месяца будет необходимое на первое время количество товара, то заказ нужно формировать только на 52000 штук тарелок. При этом можно не формировать новый заказ/а открыть имеющийся (поставщику ООО «Дельта») и увеличить его на нужное количество. Предусмотрен автоматизированный механизм для редактирования имеющихся заказов.

Если заказ под какую-либо номенклатурную позицию сформирован, но потребности не удовлетворены до конца, то при нажатии кнопки «Автокорректировка заказа» командной панели дерева значений, откроется форма заказа с откорректированными под потребности значениями «количество» для каждой номенклатурной позиции, для которой это требуется для удовлетворения потребностей.

Рассмотрим, по каким правилам производится соотнесение имеющихся заказов поставщикам и сформированных потребностей.

21.3.2. Удовлетворение потребностей за счет существующих заказов поставщикам

Те потребности в товарах, которые не получилось удовлетворить за счет имеющихся складских остатков, анализируются на возможность удовлетворения за счет имеющихся заказов поставщикам. Из всех заказов поставщикам выбираются только утвержденные и при этом невыполненные заказы. Невыполненным заказом является заказ, по которому либо вообще не было получения ТМЦ, либо было частичное получение.

Напомним, что при оформлении заказа поставщику можно указать заказ покупателя, под который покупается товар. Поэтому объем ТМЦ в невыполненных заказах поставщикам можно разделить на объем ТМЦ с указанием заказа покупателя и без заказа покупателя.

Потребности в товарах будут «размещаться» в заказах поставщикам по следующим правилам.

Сначала объем потребностей с указанием заказа покупателя размещается в заказах поставщикам с таким же заказом покупателя. Если для одного заказа и товара есть несколько дат потребностей, то погашение производится, начиная с самой ранней возможной даты.

Важно! В отличие от подобного погашения потребностей складскими остатками ТМЦ, здесь при определении потребностей выбираются только те, дата которых больше даты заказа поставщику.

Далее объем потребностей размещается в заказах поставщикам с неуказанным заказом покупателя. В том случае если на одну и ту же дату есть потребность с указанным заказом покупателя и без заказа, приоритет имеют потребности с указанным заказом.

298

\ После такой процедуры анализа способов удовлетворения потребностей в товарах мы получаем три списка: • Перечень потребностей, удовлетворяемых за счет существующих заказов поставщикам;

I • Перечень потребностей, которые так и не удалось удовлетворить ни за счет существующих складских остатков, ни за счет существующих заказов поставщикам. Для удовлетворения таких потребностей необходимо формировать новые заказы поставщикам.

| • Перечень заказов поставщикам, в которых нет ссылки на заказ покупателя, но которые так и не были связаны со списком потребностей. Такой список может состоять из заказов, поступление по которым ожидается позже, чем даты неудовлетворенных потребностей, или заказы с товарами, которые вообще не попали в список потребностей.

21.3.3. Удовлетворение потребностей за счет создания н о в ы х заказов поставщикам

1 Перечень потребностей в товарах, который остался не покрытым ни складскими остатками товаров, ни существующими заказами поставщикам, можно удовлетворить за счет новых заказов поставщикам. Создать за-

казы поставщикам можно: • вручную, оформив соответствующий документ, • воспользоваться помощником заполнения календарного плана закупок.

Ручное создание заказа поставщику можно сделать прямо из формы обработки. Для этого необходимо выделить несколько строк дерева значений и добавить новую строку в дерево. Откроется форма нового заказа поставщику, в которой автоматически заполнится:

: • дата - минимальная дата потребности из выбранных (как дата поставки), • контрагент (как поставщик), если он присутствовал в выбранных строках дерева,

• табличная часть документа - номенклатура и возвратная тара в объеме неудовлетворенной потребности.

I В форме документа пользователь должен указать только цены номенклатуры.

Для автоматического формирования заказов поставщикам на основании потребностей в номенклатуре можно вызвать из формы обработки «Помощник заполнения календарного плана закупок» (пиктограмма командной панели обработки). С его помощью можно подобрать по некоторым параметрам наиболее подходящих поставщиков (надежность, условия и срок доставки и т.д.). Система сама в этом случае сформирует новый пакет заказов, который в дальнейшем может быть принят пользователем или изменен.

Если существуют неудовлетворенные потребности, то при открытии обработки автоматически открывается помощник заполнения календарного плана закупок, в противном случае сразу открывается основная форма календарного плана закупок.

Важно! Для текущего пользователя определяются те номенклатурные позиции, по которым он является от¬ ветственным за закупки, и только эти товары участвуют в формировании заказов поставщикам.

В предложенной таблице (1) выбираются те номенклатурные позиции, по которым необходимо подбирать поставщиков и формировать по ним заказы.

! Переходя по кнопке «Далее», пользователь может настроить различные отборы, по которым будут подбираться поставщики для номенклатурных позиций (2).

Для анализа подходящих поставщиков системой используются следующие параметры:

299

• При подборе использовать только основных поставщиков. Поставщик, который является основным, указывается в карточке номенклатуры. Если флаг установлен, то для формирования товарных заказов будут анализироваться только те поставщики, которые указаны в карточке этих товаров;

• Надежность поставщика. Надежность поставщика определяется и ведется пользователем вручную в карточке контрагента. Надежность может быть высокой, средней, низкой;

• Доставка поставщика. Информация о возможной доставке поставщика также указывается пользователем вручную в карточке контрагента: нет доставки, платная доставка, условно бесплатная доставка, бесплатная доставка;

• Срок выполнения заказа поставщиком. У поставщика может быть определен средний срок выполнения заказов, который указывается в карточке контрагента вручную пользователем. При подборе поставщика можно указать, например, количество дней доставки и подобрать поставщиков, у которых нормативное время доставки не больше указанного.

Здесь же можно установить дополнительный отбор по свойствам и категориям контрагентов. По кнопке «Далее» производится определение поставщиков, которые могут поставлять выбранные товары. Их список выводится в последней таблице «Подбор номенклатуры по ценам и поставщикам» (3). На результат отбора кроме критериев, заданных пользователем для поставщиков, влияет еще и наличие зафиксированных цен на требуемые товары у отобранных поставщиков.

Важно! Если такие цены не зафиксированы, то список отбора будет пуст, и заказы поставщикам сформировать не удастся. __

Цены поставщиков на требуемые товары могут быть зафиксированы двумя способами: • Особые условия поставки:

о Создать договор «с дополнительными условиями» о В документе «Условия по договору взаиморасчетов» оговорить номенклатурный ассортимент и цены

товаров; • По типу цен номенклатуры контрагентов:

о Создать «Тип цен контрагентов» (запись в регистре сведений), о Зафиксировать его в договоре с контрагентом, о Документом «Установка цен номенклатуры контрагентов» задать значение цены для требуемых това

ров для выбранного в договоре типа цен.

Из предложенного списка нужно отобрать (установить флажки) подходящие варианты и по кнопке «Готово» будет предложено - сформировать заказы поставщикам. В случае согласия формируется пачка заказов поставщикам и открывается основная форма календарного плана закупок.

Важно! Все заказы поставщикам, созданные или измененные в течение сеанса работы с календарным планом закупок, записываются в базу только при нажатии кнопки «Выполнить» нижней командной панели основной формы календарного плана закупок. В процессе работы с ними в календарном плане закупок - дан¬ ные о заказах хранятся динамически, в памяти.

В заказах поставщикам можно указывать размещение заказов покупателей. Пользователь может: • открывать форму каждого заказа поставщику и указывать размещение вручную,

• воспользоваться помощником заполнения соответствий заказов покупателей и заказов поставщикам.

По кнопке в верхней командной панели формы, открывается форма «Помощника установки соответствий заказов покупателей и заказов поставщикам». При открытии формы помощника программа автоматически распределяет заказы, и в табличные части заказов поставщикам вносит корректировки - проставляет заказы покупателей, для которых производится заказ товара поставщику с учетом дат отгрузки (заказ покупателя) и дат поставки товаров (заказ поставщику), при необходимости разбивает одну строку на несколько.

Пользователь может откорректировать заказы поставщикам, заказы покупателей для корректировки недоступны. Фиксация размещения так же производится только при нажатии кнопки «Выполнить» в основной форме обработки.

300

21.4. Документ «Формирование потребностей» Документ предназначен для расчета и фиксирования данных о потребностях в номенклатуре по указанным

пользователем источникам спроса: • Планы продаж, • Заказы покупателей, • Планы закупок.

Ввод источников данных спроса: • табличная часть «Планы продаж». В нее вносится перечень уточненных планов продаж, по составу кото

рых будет извлекаться потребности. В каждой строке этого перечня указываются: о сценарий, определяющий, какие данные следует извлекать из уточненных планов продаж; о подразделение и проект, дополнительные фильтры, уточняющие выборку; о интервал дат, в котором эти данные должны извлекаться;

• табличная часть «Заказы покупателей». В нее вносится список заказов покупателей, по неисполненным частям которых будет извлекаться потребности. В каждой строке этого перечня указываются: о заказ; о дата потребности, на которую будет сформирована потребность в номенклатуре.

Ввод текущих потребностей: табличная часть «Планы закупок». В нее вносится перечень уточненных планов закупок, состав которых будет приплюсован к потребностям, рассчитанным по данным источников спроса. В каждой строке этого перечня указываются:

• сценарий, определяющий, какие данные следует извлекать из уточненных планов аакупок; • подразделение и проект, дополнительно уточняющие выборку; • интервал дат, в котором эти данные должны извлекаться.

Формирование потребностей по заданным источникам производится нажатием на кнопку «Заполнить потребности» на закладке «Потребности». При этом сформированные потребности в виде списка номенклатурных позиций помещаются в табличную часть на закладке «Потребности». Список будет распределен по датам возникновения потребностей.

При проведении документа данные фиксируются в информационной базе.

21.5. Отчет «Анализ потребностей в номенклатуре» Отчет предназначен для контроля над удовлетворением календарного плана потребности в номенклатуре

при продаже товаров.

301

Отчет формируется на основании данных календарных потребностей в номенклатуре сформированных по данным подсистемы планирования и проведенных заказов поставщикам.

21.6. Планирование закупок по «точке заказа» В конфигурации предусмотрена возможность планирования необходимого количества товаров, закупаемых

у поставщиков, по «точке заказа». Управление запасами по точке заказа предусматривает формирование заказов поставщикам, если запасы достигают некоторого предопределенного уровня (точки заказа). Если запас сокращается и становится меньше значения точки заказа, то требуется пополнение запасов. В текущей реализации механизм предназначен только для контроля текущего складского запаса с помощью отчета. Никаких ограничений и запретов он не накладывает.

При определении количества номенклатуры по «точке заказа» используются данные о минимальном страховом запасе товаров, текущем остатке товаров на складах и ожидаемых поступлениях по заказам поставщиков. В случае достижения точки заказа общий объем товаров, на который следует оформить заказ поставщику, будет получен сложением данных значения точки заказа и страхового запаса.

Количество, которое необходимо заказать у поставщика, и минимальный страховой запас могут быть зафиксированы пользователем вручную или рассчитаны автоматически на основе анализа данных о покупках или продажах товаров за предыдущий период. Данные о необходимом количестве товаров по точке заказа и страховом запасе фиксируются в документе «Установка значений по точке заказа», при проведении данные записываются в регистр сведений «Значения точки заказа».

Для расчета количества товаров, которые необходимо заказать у поставщиков, с учетом текущих складских остатков и ожидаемых поступлений по заказам поставщиков, используется отчет «Анализ точки заказа».

Документ «Установка значений точки заказа». Фактически, назначение документа - это расчет и фиксация необходимого количества товаров, которые надо заказать у поставщика. Документ фиксирует потребности товаров на дату оформления документа.

Необходимое количество заказа может быть зафиксировано вручную или рассчитано в соответствии с теми закупками, которые были произведены за указанный в документе период или тем объемом продаж, который был зафиксирован в период анализа, указанный в документе. При этом учитывается тот минимальный страховой запас, который необходимо иметь на складах предприятия.

302

Предусмотрены четыре способа расчета значений точки заказа и страхового запаса (значение реквизита «Способ определения»):

• Фиксированная. Данные вручную устанавливаются пользователем в реквизитах документа: о «Значение точки заказа», о «Страховой запас»;

• Средний размер партии. Вычисляется средний размер партии за выбранный период по регистру «Закупки». Данные о значении точки заказа и страховом запасе вычисляются как процент от средней партии. При этом пользователь заполняет: с «Дата начальная» и «Дата конечная» - интервал, за который будут анализироваться закупки, о «% значения точки заказа» и «% страхового запаса» - процент от предыдущего объема закупок, в

соответствии с которым и будет рассчитан страховой запас и точка заказа; • Оптимальный размер заказа. Рассчитываются следующие показатели за выбранный период: максималь

ное ежедневное потребление, среднее ежедневное потребление, время доставки. Расчет выполняется по данным регистра «Продажи». Страховой запас вычисляется как разница среднего и максимального потребления, умноженная на время доставки, а значение точки заказа как среднее потребление, умноженное на время доставки. о Время доставки - это время доставки номенклатуры, которое указано для основного поставщика этой

номенклатуры. Если поставщик или время не указаны, то время доставки считается равным 1 дню, о Заполнение реквизитов аналогично предыдущему способу, только анализироваться будут продажи,

• Не контролировать.

При всех вариантах заполнения, кроме первого, в документе не указывается значение точки заказа и страхового запаса. По заданным параметрам расчет этих показателей автоматически выполняется и отображается отчетом «Анализ точки заказа».

При проведении документ формирует записи в регистр сведений «Значения точки заказа». Регистр периодический с периодом день.

Анализ информации. Сравнение данных текущих запасов с данными установленных значений точки заказа и минимального страхового запаса на любую дату выполняется с помощью отчета «Анализ точки заказа».

В отчете показывается рассчитанное или зафиксированное значение точки заказа, минимальный страховой запас, текущий остаток товаров на складе и количество товаров, которые ожидаются к поступлению на дату формирования отчета. На основании этих данных рассчитывается необходимое количество товаров, которые можно заказать у поставщика. Необходимый объем закупки определяется как значение точки заказа, увеличенное на значение минимального страхового запаса.

В графе «Ожидаемое поступление» отражается остаток по заказам поставщикам на дату формирования отчета. Графа заполняется, если дата поступления по заказу равна дате формирования отчета. То есть, если

303

Documents

Методические материалы (2006) Апрель