Ф едераль ное государственное бюджетное образовательное учреж ден иевысшего образован ия

РО ССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ С Л у Ж Б Ы

п р и ПРЕЗИДЕНТЕ РО С С И Й С К О Й ФЕДЕРАЦИИ

П Р И К А З

Москва

от года No O Z -

Об Инструьсции по организации и ведению делопроизводства в Академии

В целях совершенствования организации и ведению делопроизводства в Академии

п р и к а з ы в а ю :

1. Утвердить Инструкцию по организации и ведению делопроизводства в «Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» в новой редакции (приложение).

2. Признать утратившим силу приказ от 01.09.2011 г. № 02-255.3. Канцелярии (Семибратова О.Б.) довести настоящий приказ до сведения

руководителей структурных подразделений Академии.4. Департаменту региональной политики (Иванов С.В.) довести настоящий

приказ до сведения руководителей филиалов Академии.5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника

общего отдела Академии (Мягков А.В.).

Ректор В.А. May

приложение к приказу от 2016 г. №

ИНСТРУКЦИЯп о О Р Г А Н И ЗА Ц И И И В Е Д Е Н И Ю Д Е Л О П Р О И ЗВ О Д С Т В А

ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Москва

2016 г.

I. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В НАСТОЯЩЕЙИНСТРУКЦИИ

Для целей настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

«Академия» - Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации»;

«бланк» - документ Академии, стандартный лист бумаги (формат А4, А5), на котором отображена постоянная информация (наименование, почтовый адрес организации) и отведено место для переменной (текст, адресат);

«документ» - зафиксированная на материальном носителе (бумаге, дискете, пленке) информация о деятельности Академии (подразделения) с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

«Инструкция» — инструкция по организации и ведению делопроизводства в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации», нормативный документ Академии, регламентирующий организацию делопроизводства, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в подразделениях Академии;

«номенклатура дел» - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Академии (структурном подразделении), с указанием сроков их хранения;

«опись» — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, раскрывающий состав и содержание дел, один из основных учетных документов, обеспечивающий оперативный поиск дел;

«реквизиты» — элементы, из которых состоит документ (текст, подпись, печать, адресат и т.п.);

«экспертиза ценности документов» — изучение документов в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения;

«эмблема» — символическое графическое изображение,зарегистрированное в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

II, ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к организации работы с документами и определяет порядок ведения делопроизводства в структурных подразделениях Академии.

2.2. Инструкция разработана в соответствии с Уставом Академии (утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 12 мая 2012 г. № 473), Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536), Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию (утверждена приказом Федерального агентства по образованию от 4 февраля 2005 г. № 38), Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении (утверждена приказом Минобразования России от 24 июля 2000 г. № 2286), Требований ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно­распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.3. Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в структурных подразделениях Академии, направлена на совершенствование документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Выполнение положений Инструкции обязательно для всех работников Академии.

2.4. Инструкция распространяется как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами компьютерной техники, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.

2.5. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами в подразделениях Академии осуществляет Общий отдел Академии.

2.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами, учет и сохранность документов в структурных подразделениях Академии возлагается на их руководителей.

2.7. Руководитель подразделения назначает работника, непосредственно ответственного за организацию делопроизводства.

Права, обязанности и ответственность назначенных работников регулируются соответствующими должностными инструкциями.

При увольнении или переводе работника, ответственного за делопроизводство, руководитель подразделения назначает другого ответственного работника. При этом производится передача всех документов

по акту приема передачи. Акт утверждается руководителем подразделения, его копия направляется в Общий отдел Академии.

В сл)^ае болезни работника, ответственного за делопроизводство, предоставления ему отпуска, направления его в командировку документы, за которые отвечает данный работник, по указанию руководителя структурного подразделения передаются по акту другому работнику.

2.8. Порядок ведения секретного делопроизводства, регистрация и хранение документов с грифом «Для служебного пользования» регулируется специальными инструкциями.

2.9. Особенности и порядок ведения кадрового и бухгалтерского делопроизводства, а также порядок работы с документами, образующимися непосредственно в учебном процессе Академии, регулируются специальными инструкциями.

III. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯДОКУМЕНТОВ

3.1. Состав и оформление реквизитов документов3.1.1. Состав реквизитов документов общего пользования определен

Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.1.2. Основными (обязательными) реквизитами являются:01 - Государственный герб Российской Федерации;02 - герб субъекта Российской Федерации;03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);04 — код организации (ОКТМО);05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица;06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП);07 — код формы документа (ОКУД);08 - наименование организации;09 - справочные данные об организации;10 - наименование вида документа;11 - дата документа;12 - регистрационный номер документа;13 - ссылка на регистрационный номер и дата документа;14 - место составления или издания документа;15 - адресат;16 — гриф утверждения документа;17 — резолюция;18 — заголовок к тексту;19 — отметка о контроле;20 - текст документа;21 — отметка о наличии приложения;22 — подпись;23 - гриф согласования документа;24 - визы согласования документа;25 - оттиск печати;26 — отметка о заверении копии;27 — отметка об исполнителе;28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;29 — отметка о поступлении документа в организацию;30 — идентификатор электронной копии докз^мента.

3.1.3. государственный герб Российской Федерации (01)Академия вправе помещать на бланках Г осударственный герб Российской

Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ, статья 3 «О Государственном гербе Российской федерации».

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле бланков письма Академии.

Структурные подразделения Академии не вправе использовать изображение Государственного герба Российской Федерации на самостоятельно издаваемых документах.

3.1.4. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)(03)

Эмблема организации используется в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

Академия и структурные подразделения Академии вправе помещать на бланках эмблему или логотип, зарегистрированные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Эмблема помещается на левом поле документа на уровне названия Академии (структурного подразделения) или на верхнем поле документа, не заменяя при этом полное наименование Академии или структурного подразделения Академии.

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.

3.1.5. Код организации (ОКТМО) (04)Код организации, присваиваемый при регистрации, проставляется по

Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОКТМО) в специально отведенных графах в унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстро изнапшвающихся предметов, работ в капитальном строительстве, утвержденных Госкомстатом России.

3.1.6. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.1.7. Идентификационный номер налогоплательщика/код, причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06)

Проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами, на финансовых документах в случаях, если помещение данных реквизитов предусмотрено типовыми формами.

3.1.8. Код формы документа (ОКУД) (07)

Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации должен соответствовать коду унифицированной формы и проставляется в том случае, если форма документа включена в ОКУД.

В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы:

• организационно-распорядительной документации;• банковской документации;• финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации

бюджетных учреждений и организаций;• отчетно-статистической документации;• учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;• документации по труду;• документации Пенсионного фонда Российской Федерации;• внешнеторговой документации.

3.1.9. Наименование организации (08)Наименование организации как автора документа должно

соответствовать наименованию, которое закреплено в ее учредительных документах (Уставе).

Если автором документа является Академия, на бланке докзмента должно быть указано ее полное наименование (Приложение № 1).

Наименование Академии указывается в именительном падеже и должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе Академии.

Наименование на иностранном языке воспроизводят на бланке в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже (или справа) наименования на русском языке, если бланк изготовлен на двух языках.

Наименование Академии на английском языке:полное — The Russian Presidential Academy of National Economy and

Public Administration;сокращенные - The Presidential Academy, RANEPA.Наименование филиала, территориального отделения, представительства

указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации (приложения № 2, 3, 4).

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланке, а на чистом листе бумаги с указанием наименований организаций и их реквизитов.

Полное наименование Академии — федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» — следует применять.*

• при заполнении трудовых книжек;• в финансовых документах;• в заголовках печатных изданий и т, д.

Сокращенные наименования Академии — Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, Академия при Президенте Российской Федерации и РАНХиГС — следует применять:

• в счетах, выставляемых в адрес Академии;• при заполнении листков нетрудоспособности и т.д.

При заполнении бланков документов государственного образца об образовании следует применять наименование ФГБОУ ВО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации».

3.1.10. Справочные данные об организации (09)Справочные данные включают в себя:

• почтовый адрес;• номер телефона;• другие сведения по усмотрению организации (номер факса, адрес

электронной почты, номера расчетных и иных счетов в банке и др.).Почтовый адрес и телефон Академии надлежит указывать на всех

исходящих документах, автором которых является Академия.3.1.11. Наименование вида документа (10)Название вида документа проставляется на всех документах, кроме писем

и факсов, печатается прописными буквами и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД,

Например: ПРИКАЗ3.1.12. Дата документа (11)Датой документа является:

• дата подписания документа;• для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его

принятия;• для документа, требующего утверждения (регламента, плана,

инструкции, отчета, положения и т.д.), — дата его утверждения;• для акта - дата события.

Документы, составленные Академией совместно с двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата на документе оформляется цифровым способом в следующей последовательности:

• число;• месяц;• год

и проставляется либо тремя парами арабских цифр, разделенных точкой, либо число и месяц проставляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год — четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 1 сентября 2004следует оформлять 01.09,04 либо 01.09.2004.

В случае необходимости, а также в текстах нормативных и финансовых документов допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 01 сентября 2003 г.ГОСТ Р 6.30—2003 впервые (п. 3,11) узаконил проставление нуля перед

цифрой, обозначающей день месяца в словесно-цифровой форме датирования.Проставление нуля в данном случае является обязательным, так как

затрудняет подделку документа.В факсах, телефонограммах и телеграммах кроме даты проставляются

часы и минуты.В международных стандартах рекомендуется цифровой способ

датирования в следующей последовательности: год, месяц, число.Например: 2003.12.06Место проставления даты на документе определяется формой бланка и

зависит от вида документа.3.1.13. Регистрационный номер документа (12)Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое

обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том,

что он включен в документальный фонд организации и находится под контролем и ответственностью.

Для исходящих документов регистрационный номер проставляется следующим образом:

• индекс структурного подразделения;• номер дела по номенклатуре дел Академии, где будет храниться

копия док)пиента после его отправки;• порядковый номер документа.Например: 57/04-12,

где 57 — порядковый номер отправляемого документа;04 - индекс структурного подразделения;12 - номер дела по номенклатуре.

Использование иных (дополнительных) элементов (литер и прочих) в формировании порядкового номера не допускается.

Место проставления регистрационного исходящего номера определяется формой бланка и зависит от вида документа.

Для внутренних документов Академии регистрационным номером является порядковый номер документа с начала календарного года.

Регистрационный номер документа. составленный Академией (структурным подразделением Академии) совместно с другими организациями, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке указания авторов на документе через косую черту.

Например: Исх. № 04/27-3457 / Д-21-40713.1.14. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)Данный реквизит проставляется только в тех видах документов, которые

являются ответами на запрос (преимущественно в ответных письмах, заключениях по поручениям и т.п.). Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа. Ссылка включает в себя дату и номер документа, на который должен быть дан ответ.

Например: на № 02-13/36 от 04.09.20033.1.15. Место составления или издания документа (14)Указывает в том случае, если затруднено его определение по реквизитам

«Наименование организации» или «Справочные данные об организации».Данный реквизит указывают в соответствии с учетом действующего

административно-территориального деления и общепринятых географических сокращений. В письмах данный реквизит включается в почтовый адрес.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если документ создан не на бланке.

3.1.16. Адресат (15)Реквизит «Адресат» проставляется на отправляемых документах.На внутренних документах адресат должен быть проставлен, если этот

документ предназначен должностному лицу Академии (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

Например: Минюст России Департамент информатизации

и наз^но-технического обеспеченияПри адресовании документа должностному лицу инициалы указывают

перед фамилией. Должность лица, которому адресован док)пмент, указывают в дательном падеже.

Например: Генеральному директоруОАО «Северные регионы»

В.А. ЛагунинуПри направлении документа более чем в четыре адреса составляется

список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например: Г осударственное учреждениеВсероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.Например: Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264Перед фамилией допускается указывать ученую степень и (или) звание

при их наличии. Не допускается использовать перед фамилией такие сокращения, как «т», «г-ну» и т.д.

Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» при направлении документа за рубеж должен соответствовать международным правилам.

3.1.17. Гриф утверждения документа (16)Данный реквизит указывает на нормативный или правовой характер

содержания документа или требующий правовой санкции.Документ утверждается соответствующими органами или должностными

лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или специально издаваемым документом. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению в Академии, приведен в Приложении № 5.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит:

• из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);• полного наименования должности лица, утверждающего документ;• личной подписи и ее расшифровки;• даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮРектор

______________ В.А. May

«(подпись)» 20 г.

илиУТВЕРЖДАЮ

Ректор Российской академии народного хозяйства

и государственной службы при Президенте Российской Федерации

______________ В.А. May(подпись) « »

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего.

Например: УТВЕРЖДЕНОприказом от 12.02.2011 № 27

3.1.18. Резолюция (17)Резолюция фиксирует указания руководителя по поводу исполнения

документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем левом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа; если свободное место на документе отсутствует, то резолюция может быть оформлена на дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает в себя:• фамилию и инициалы исполнителя;• содержание порз^ения (при необходимости);• срок исполнения;• подпись руководителя;• дату резолюции.

Например: Аверину А.Н.Подготовить проект приказа к 28.02.2011

06.02.2011(подпись)

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом (требование ГОСТа).

3.1.19. Заголовок к тексту (18)Заголовок к тексту документа должен быть максимально коротким и

отражать содержание документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» («о ком») или «чего?» («кого»).

Например: Приказ о приеме на работуПоложение о бухгалтерии

Точка после заголовка не ставится.Не допускается проставление реквизита «Заголовок» на отправляемых

письмах.Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа:

• располагается под реквизитом бланка;• печатается через один интервал;• не должен занимать более пяти строк;

• длина одной строки заголовка не должна быть более 28 печатных знаков;

• следует применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman Cyr, размер 12—13;

• в конце заголовка точка не ставится, заголовок печатается без кавьшек и не подчеркивается.

3.1.20. Отметка о контроле (19)Отметка о контроле проставляется на документах, исполнение которых

взято на особый контроль по поручению руководителя.Отметка о контроле обозначается специальным штампом «Контроль» и

располагается на уровне заголовка в верхнем поле документа.3.1.21. Текст документа (20)Текст документа составляется на государственном языке Российской

Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Текст документов рекомендуется печатать:• на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала;• на бланках формата А5 через один межстрочный интервал.

Применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше сиспользованием шрифтов:

Times New Roman Cvr. размер:• для текстовых материалов - 14, 13;• для оформления табличных материалов — 12;

Times DL — размер 12, 13, 14 через 1-2 интервала.Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного

текста или в виде их соединения.Связный текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причину, основание, цели составления

документа;во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы,

предложения, рекомендации.Текст может содержать одну заключительную часть:

• приказы — распорядительную часть без констатирующей;• письма, заявления - просьбу без пояснения;• справки, докладные записки — оценку фактов, выводы.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

• наименование документа;• наименование организации - автора документа;• дату документа;• регистрационный номер;• заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах, действующих на принципах единоначалия (приказах, распоряжениях и т.д.), а также внутренних документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решили»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «постановили», «выступили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организации, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения;• от первого лица множественного числа («просим направить»,«направляем на рассмотрение»);• от первого лица единственного числа («считаю необходимым»,«прошу выделить»);• от третьего лица единственного числа («факультет не возражает»,«Академия считает возможным»).При составлении текста в виде анкеты наименования признаков

характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («владеете», «имеете» или «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже.

Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается на нескольких страницах, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны печататься только номера этих граф.

3.1.22. Отметка о наличии приложений (21)Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то

отметка о наличии приложения оформляется сокращенно:Например: Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не указанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение.

Например:Приложение: 1. Проект инструкции по делопроизводству на 50 л. в 2 экз.

2. Номенклатура дел на 20 л, в 2 экз.Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение,

то отметка о наличии приложений оформляется следзчощим образом:Приложение: Договор аренды от 09.10.2003 № 9 и

приложение к нему, всего на 10 л.Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Приложение: Правила приема в Российскую академиюнародного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации - 1 экз.

В случае если документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все, в отметке о приложениях следует указать:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. только в первый адрес.На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка,

где пишется слово «Приложение №____», номер приложения (если ихнесколько) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например: Приложение № 1к приказу от 22.10.2011 № 201

3.1.23. Подпись (22)Подпись является обязательным реквизитом и одним из основных

способов удостоверения документов. Подпись проставляется лицом, которое имеет полномочия на подписание данного вида документов и несет ответственность за содержание подписываемого документа.

В состав реквизита «Подпись» входит:• наименование должности лица, подписавшего документ (полное,

если документ оформлен не на бланке Академии, и сокращенное, если использован бланк);

• личная подпись;• расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

Например: Ректор Российской академиинародного хозяйства и

государственной службыпри Президенте Российской Федерации__________ В.А. May

(подпись)

илиРектор

(подпись)В.А. May

На внутренних документах Академии, связанных непосредственно с образовательным процессом, допускается в реквизите «Подпись» указывать ученую степень (ученое звание).

Например: Научный руководительК.Э.Н., профессор ____________ А.А. Иванов

(подпись)

На документе, имеющем более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например: Директор института ____________ О.А. Голубев

Главный бухгалтер(подпись)

А.А. Иванов(подпись)

Если документ подписывают несколько равных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:Заместитель декана _____________ К.Ю. Смирнов

Заместитель деканаМ.Е. Аверин

(подпись) (подпись)

Также несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывает председатель и секретарь.

Если документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

Например:Председатель комиссии

Члены комиссии(подпись)

(подпись)

(подпись)

И.К. Корнеев

В.В. Иванов

А.А. Петров

А.Б. Сидоров(подпись)

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.

Например: И.о. ректора _____________И.О. Фамилия(подпись)

При этом не допускается ставить предлог «за», производить надпись от руки «зам.» и проставление косой черты перед наименованием должности.

3.1,24. Гриф согласования документа (23)Согласование - предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся

в проекте документа, в соответствии с правовыми актами и ранее принятыми решениями.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например: СОГЛАСОВАНОЗаместитель председателя

Г осстандарта России ___________ П.В, Доронин

(подпись)«___» _________ 2011 г.

Согласование может быть внешнее и внутреннее.Внешнее согласование (со сторонними организациями) оформляется

грифом согласования. Оно имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом.

Согласование с конкретным должностным лицом включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например: СОГЛАСОВАНОРуководитель Фед«>альной службы

по надзору в сфере образования и науки(и.О. Фамилия)

(личная подпись) « » 2011 Г.

Согласование с коллегиальным органом осуществляется протоколом, письмом. Гриф согласования в данном случае оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНОПротокол заседания профкома

от 14.05.201 Г №4Гриф согласования может располагаться на отдельном листе

согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например: Лист согласования прилагается_______________ (И.О. Фамилия)

(подпись) 18.01.2011

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯпроекта Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНОРектор Российской академии народного хозяйства

и государственной службы при Президенте Российской Федерации _________________ В.А. May

(личная подпись)

« » 20 г.

СОГЛАСОВАНОПервый вице-президент ЗАО «ПРОМИНДУСТРИЯ АГ»

_________________ И.П. Щербаков(личная подпись)

« » 20 г.

СОГЛАСОВАНОПредседатель Правления банка «ПРОГРЕСС»

Н.М. Титов(личная подпись)

« » 20 г.

3.1.25. Визы согласования документов (24)Виза — это внутреннее согласование (со структурными

подразделениями организации) проекта документа, оформляется путем визирования проекта документа исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем подразделения, где готовился проект документа, и другими лицами, ответственными за его подготовку, а также заинтересованными должностными лицами, с которыми проводилось согласование проекта документа.

Виза состоит из подписи визирующего документ, ее расшифровки от руки (инициалы, фамилия) и даты подписания.

Например: _________ И.Д. Иванова{подпись)

« » 2011 г.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или несогласно с документом, то это может оформляться на отдельном листе. Лист подписывается и прилагается к документу с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются».

Например: Замечания прилагаютсяРуководитель юридического отдела _________ А.Д. Петров

(подпись) « » 20 г.

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

На документах, подлинники которых остаются в Академии, визы проставляются в нижней части последнего листа подлинника документа и включают в себя подпись визирующего, ее расшифровку от руки, дату визирования.

На отправляемых документах визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

В зависимости от ситуации допускается полистное визирование документа и его приложения.

3.1.26. Оттиск печати (25)В соответствии с Уставом Академия имеет печать с изображением

Государственного герба Российской Федерации и другие печати и штампы.Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на

документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на других документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись хорошо читались.

3.1.27. Отметка о заверении копии документа (26)Заверение соответствия копии документа подлиннику производится

ниже реквизита «Подпись» путем проставления заверительной надписи «Верно» с указанием должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Например: ВерноИнспектор отдела кадров

РАНХиГС О.В. Белова(подпись)

« » 20 г.Отметка о заверении копии удостоверяется печатью. Допускается копию

документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.3.1.28, Отметка об исполнителе (27)Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил

документ, для разъяснения и уточнения затронутых в нем вопросов.Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу

лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа, она включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Например: Исполнитель: И.В. Петров (495) 434 88 943.1.29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)Данный реквизит проставляется на исполненных и направляемых в дело

документах для последующего хранения и использования в справочных целях и включает в себя:

• слова «в дело», ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;

• номер дела, в котором будет храниться документ;• краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует

документ, свидетельствующий об исполнении;• подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например: В дело 12-25 за 2005 г.Николаева Г.Н. 24.05.2010

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.1.30. Отметка о поступлении документа в организацию (29)Отметка о поступлении документа в Академию проставляется

канцелярией общего отдела и включает в себя:• дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты

поступления);• входящий регистрационный номер.

Например: Вх. № 5148-1027.06.2011,

где 5148 - порядковый номер входящего документа;10 - номер дела по номенклатуре.

3.1.31. Идентификатор электронной копии документа (30)Идентификатором электронной копии документа является отметка

(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

3.2. Бланки документов. Требования к бланкам документов3.2.1. Документы, как правило, должны оформляться на бланках и иметь

установленный комплекс обязательных реквизитов, порядок расположения которых должен строго соответствовать ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.2.2. Блан1си с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Федеральным агентством по печати и массовым коммуникациям лицензии на соответствующий вид деятельности.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм).

Хранение и выдача бланков производится канцелярией Общего отдела Академии.

3.2.3. В Академии применяются следующие официальные бланки:• бланк с изображением Г осударственного герба Российской

Федерации и полным наименованием Академии с продольным расположением реквизитов организации;

• бланк с изображением Г осударственного герба Российской Федерации и полным наименованием Академии с угловым расположением реквизитов;

• бланки приказов;• бланки распоряжений;• бланк конкретного вида документа.

Состав видов и форм бланков, применяемых в Академии, утверждается ректором по представлению Общего отдела Академии (приложения № 1,6, 7, 8, 9,10).

3.2.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Изготовление и использование бланков произвольной формы (на компьютерных принтерах) не допускается.

Для переписки между структурными подразделениями бланки не используются.

3.3. Учет и хранение печатей, штампов и бланков3.3.1. Обязательному учету подлежат:

• все виды печатей и штампов;• официальные бланки с изображением Государственного герба

Российской Федерации и полным наименованием Академии с продольным и угловым расположением реквизитов;

• удостоверения личности;• трудовые книжки и вкладыши к ним;• свидетельства о получении образования;• дипломы и вкладыши к ним.

3.3.2. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в Академии, ведется в специальном журнале.

3.3.3. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета.

3.3.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.

3.3.5. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах,

3.3.6. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут лица, ответственные за ведение делопроизводства.

3.3.7. Использование и хранение печатей и штампов Академии производится согласно Положению о порядке скрепления печатями документов федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации».

IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ и ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов, выпускаемых в Академии, необходимо соблюдать следующие правила.

или проректорами в4.1. Приказ4.1.1. Приказ - документ, издаваемый peicropoM

соответствии с распределением обязанностей.Проекты приказов разрабатываются и готовятся структурными

подразделениями Академии на основании поручений руководства или по собственной инициативе (производственной необходимости,целесообразности).

В деятельности Академии различаются приказы:• по административно-хозяйственным и организационным вопросам;• основной деятельности;• личному составу (кадровые приказы).

Приказы регистрируются отдельно - каждый по своей группе, с порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Приказы по административно-хозяйственным и организационным вопросам издаются:

• в случае создания, реорганизации или ликвидации структурных подразделений;

• при утверждении структуры и штатов;• в целях утверждения или введения в действие различных

организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил и др.);

• при создании временных или постоянных коллегиальных органов (советов, комиссий и др.) и т.п.;

• по вопросам хозяйственной деятельности, планирования, финансирования Академии, ее материально-технического обеспечения;

• по вопросам научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения деятельности;

• при утверждении порядка выполнения, характера и содержания специфических видов деятельности;

• по социальным вопросы.Приказы по основной деятельности регулируют:

• учебно-воспитательный процесс.Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют:

• прием, перемещение, увольнение работников;• предоставление отпусков;• присвоение разрядов;

• вынесение взысканий и поощрение работников.4.1.2. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей

(преамбулы) и распорядительной.В ко н ст а т и р ую щ ей части приказа кратко излагаются цели и

задачи, факты и события, послужившие основанием (причиной) для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть в проектах приказов завершается словом « п р и к а з ы в а ю : » , которое печатается вразрядку, после слова «приказываю» ставится двоеточие.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова « П Р И К А З Ы В А Ю » .

Р а с п о р я д и т е л ь н а я часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителей, каждого действия и сроков исполнения. Эта часть приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, его инициалы и фамилия.

Например: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданный документ

или их отдельные пункты, то один из пунктов этой распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

4.1.3. Проекты приказов по личному составу (кадровые приказы) и проекты приказов о предоставлении отпуска работникам готовит Управление персонала на основании соответствующих представлений на бланках согласно «Унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждено постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (Приложение № 9).

4.1.4. Совместные приказы Академии и сторонней организации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210-297 мм) (Приложение № 11).

При оформлении совместного приказа Академии и организации-партнера следует соблюдать следующие правила:

• наименование Академии и наименование организации, с которой оформляется совместный приказ, располагаются на одном уровне;

• наименование вида документа — П Р И К А З — располагается по центру;

• дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи;

• регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

• подписи ректора Академии и руководителя организации-партнера располагаются ниже текста на одном уровне.

4.2. Распоряжение4.2.1. Распоряжение - правовой акт, издаваемый ректором или

проректором Академии в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений (вопросов) и должностных лиц.

4.2.2. Распоряжение не содержит ключевого слова, разделяющего констатирующую и распорядительную части, оно не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Распоряжение, как правило, заголовка не имеет (Приложение № 12).Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам,

что и приказ.

4.3. Правила подготовки и оформления приказов и распоряжений4.3.1. Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят структурные

подразделения Академии на основании поручений руководства или по собственной инициативе (производственной необходимости,целесообразности).

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект приказа (распоряжения).

Подготовка приказа (распоряжения) включает в себя:• изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;• подготовку проекта приказа (распоряжения);• согласование проекта (распоряжения);• подписание приказа (распоряжения);• регистрацию.

4.3.2. Приказы и распоряжения печатаются на стандартных бланках установленной формы и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (приложения № 12, 13):

• наименование организации;

• наименование вида документа - ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ;• дата - состоит из обозначения « »___________ 20__г.;• номер “ состоит из обозначения «№ » и порядкового номера

приказа;• заголовок - должен кратко и точно отражать содержание текста

приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Печатается полужирным шрифтом, размер 12 через один межстрочный интервал и начинается с предлога «О» («Об»): «Обутверждении...», «О регистрации...» и т.д. Распоряжение, как правило, заголовка не имеет;

• текст — отделяется от заголовка 2—3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом, размер 13 или 14 через 1—1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границе текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

• подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля;

• визы — включают личные подписи, расшифровку подписей от руки и дату;

• приказ вносит — включает должность, инициалы, фамилию личную подпись руководителя подразделения, который вносит приказ;

• поля:верхнее поле проекта приказа — 25 мм от реквизита «дата»; нижнее поле - 20 мм; левое поле - 30 мм; правое поле — 10 мм.

Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в приложениях № 9, 10.

Использование бланков произвольной формы не допускается и к регистрации не принимается.

Проекты приказов печатаются не на бланках, и документ должен иметь на верхнем поле справа обозначение ПРОЕКТ.

Контроль над правильностью оформления проектов приказов осуществляет канцелярия Общего отдела Академии.

4.3.3. Возражения по проекту приказа или распоряжения, возникающие при согласовании, или отказ от визирования излагаются в справке, которая составлена лицом, отказывающимся визировать документ, и которая прилагается к проекту документа.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

4.3.4. Приказы и распоряжения регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Для приказов (распоряжений) регистрационный номер проставляется следующим образом:

• дата регистрации документа;• порядковый номер;• номер дела по номенклатуре дел Академии, где будет храниться

оригинал документа.Например'. 26 января 2015 г. № 46-02,

где 26 января 2015 г. - дата регистрации документа;46 - порядковый номер документа;02 - номер дела по номенклатуре.

Использование иных (дополнительных) элементов (/, литер и прочих) в формировании порядкового номера не допускается.

4.3.5. ПодписьПодпись состоит из наименования должности лица, подписавшего

документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).4.3.6. ПриложенияЕсли приказ вводит в действие какой-либо документ (инструкцию,

правила и т.д.), то он оформляется в виде приложения к приказу. В этом случае после названия документа указывается ссьшка на приложение «(прилагается)» или «(Приложение)».

Например:1. Утвердить Положение о Приемной комиссии Академии (прилагается).

или1. Утвердить Положение о Приемной комиссии Академии (Приложение).

В правом верхнем углу такого документа пишут слово «Приложение» с указанием распорядительного документа, его даты, номера и без нумерации.

Например: Приложениек приказу

2011 г.№от « »Если приказ вводит в действие несколько документов, то каждый

документ оформляется отдельным приложением и приложения нумеруются. Например:1. Утвердить Правила приема в Академию на 2014 г. (Приложение № 1).2. Утвердить Положение о Приемной комиссии Академии (Приложение № 2).

В правом верхнем углу таких документов пишут слово «Приложение № 1» с указанием распорядительного документа, его даты, номера.

Например: Приложение № 1к приказу

от « » 2011 г.№Приложения к приказу и распоряжению подписываются руководителем подразделения (исполнителем), подготовившего проект.

Страница приказа и приложения к нему нумеруются как единый документ,

4.3.7. ВизыВизы включают в себя личные подписи визирующих, расшифровку

подписей (от руки) и дату.Место расположения виз — на первом экземпляре приказа (распоряжения)

в нижней части последнего листа документа (Приложение № 13).Проекты приказов (распоряжений) визируются:

• руководителем подразделения, внесшим проект;• руководителями подразделений, которым предусматриваются

задания и поручения;• юридической службой (если приказ или распоряжение затрагивает

нормативно-правовые акты);• проректорами в соответствии с приказом о распределении

обязанностей;• финансовой службой (если исполнение приказа или распоряжения

требует финансового обеспечения).

4.4. Протокол4.4.1. Протокол - документ, содержащий запись обсуждения вопросов и

принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях, собраниях, деловых встречах, а также представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

4.4.2. Протокол может издаваться в полной или краткой форме.Протокол полной формы^ как правило, состоит из двух частей: вводной

и основной (Приложение № 14).В вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

• председатель;• секретарь;• присутствовали - список присутствовавших или отсылка к

прилагаемому списку присутствовавших (если более 15 человек);• повестка дня — перечень рассматриваемых вопросов с указанием

докладчика по каждому пункту повестки дня.Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля через один

межстрочный интервал, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих, которые отделяются от основной части протокола сплошной чертой. Наименования должностей можно указывать обобщенно.

Например: заместитель заведующего кафедрой

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:ВЫСТУПИЛИ:ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте

протокола или прилагается к нему; в этом случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается».

Постановление Грешение") печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается кПРОТОКОЛУ.

Содержание особого мнения записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочного интервала.Краткая форма протокола - опускается ход обсуждения вопроса и

фиксируется только принятое по нему решение.Текст краткого протокола также состоит из двух частей: вводной и

основной.Вводная часть протокола - указываются инициалы и фамилия

председательствующего, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается единой чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое решение по данному вопросу.4.4.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и

секретарем.Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и

включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), личную подпись, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Ниже размещается подпись секретаря заседания, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:Председатель Совета ___________ Ю.А. Иванов

Секретарь

(личная подпись)

Е.А. Лидина

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.4.4. Протоколы могут печататься на стандартном бланке протокола типографского исполнения или на чистом листе бумаги формата А4 и иметь следующие реквизиты:

• наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

• вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру;

• дата - оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания.

• номер протокола — нумеруется порядковыми номерами в пределах календарного года по каждой группе протоколов (например, протоколы заседаний ректората, протоколы заседаний экспертных комиссий, коллегий, ученых советов и др.).Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

4.4.5. Основная часть протокола печатается через 1,5 интервала.Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование

начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается другим размером шрифта, центрируется и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.4.4.6. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят

из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

4.4.7. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

4.4.8. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

4.4.9. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания.

Решения в окончательной редакции готовятся соответствующими подразделениями не более чем в трехдневный срок, если на заседании не установлены другие сроки.

Проекты соответствующих пунктов протокола визируютсяподразделением, ответственным за подготовку.

4.4.10. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Общего отдела.

4.4.11. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело подразделению-исполнителю вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования»(ДСП).

4.4.12. Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

4.4.13. Копии протоколов при необходимости рассылаютсязаинтересованным организациям, структурным подразделениям идолжностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Общего отдела.

4.5. Служебное письмо4.5.1. Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по

содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте либо непосредственной передачей (если речь идет о переписке в пределах Академии).

Все служебные письма можно разделить на две части: одна часть констатирует свершившийся факт, другая — предваряет его свершение.

Такими письмами являются подтверждения, извещения, уведомленрм, предупреждения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на два вида:• письма, требующие ответа;• письма, не требующие ответа.

Письма обеспечивают обмен информацией, помогают предварительно выяснить мнения сторон для решения поставленных вопросов (заключению договоров, актов и др.).

4.5.2. Служебные (исходящие) письма Академии готовятся как:

• ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

• сопроводительные письма к различным проектам;• ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных

лиц;• инициативные письма.

Служебные (исходящие) письма оформляются на официальных бланках Академии формата с продольным или угловым расположением реквизитов (Приложение № 15).

4.5.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией ректора (или его заместителя, проректора) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Максимальный срок исполнения документа — месяц с момента получения письма-запроса, если резолюцией руководителя не указан другой срок исполнения.

Письма-ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций готовятся в следующие сроки:

• с конкретной датой исполнения — в указанные сроки;• без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте

пометку «срочно», — в трехдневный срок;имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные - в срок не более месяца;

• по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

• по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

• по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки, — до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней;

• телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней, остальные — в течение 10 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.5.4. Письма могут быть простыми и сложными.Простые состоят из одной и двух частей — вступления и заключения.Сложные - из вступления, основной части (доказательства), заключения.В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы

построения.

4.5.5. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Текст излагается как от первого лица множественного числа («просим», «направляем»), так и от первого лица единственного числа («прошу», «направляю» и т.д.). Объем письма не должен превышать двух страниц, в исключительных случаях — пяти страниц.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Письмо может иметь заголовок, если оно оформляется на бланке формата А4 , который отвечает на вопрос «О чем?».

Например: «О нарушении договорных обязательств»Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и

дата письма, на который дается ответ.4.5.6. Визируются письма руководителем подразделения, подготовившего

письмо, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации - куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться ректором Академии.

Визрфуются письма на втором экземпляре, который остается в Академии.4.5.7. Письма подписываются ректором, а также проректорами или

руководителями структурных подразделений в рамках предоставленной им компетенции.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

4.5.8. Служебные (исходящие) письма регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Для служебных (исходящих) писем регистрационный номер проставляется следующим образом:

• индекс структурного подразделения;• номер дела по номенклатуре дел Академии, где будет храниться

копия документа после его отправки;• порядковый номер документа.Например: 57/04-12,

где 57 - порядковый номер отправляемого документа;04 - индекс структурного подразделения;12 - номер дела по номенклатуре.

Использование иных (дополнительных) элементов (литер и прочих) в формировании порядкового номера не допускается.

Датой письма является дата его регистрации.

4.6. Докладная, служебная и объяснительная записки

Эти документы близки по своему назначению — все они носят информационный характер.

Каждый из этих документов должен иметь следующие реквизиты:• наименование вида документа (например «Докладная записка»,

«Служебная записка»);• указание на автора (наименование организации - для внешней

докладной записки, для внутренней - наименование структурного подразделения или должностное лицо, от которого исходит записка);

• наименование адресата (кому направляется документ);• дату составления;• регистрационный номер;• заголовок к тексту (например: «О нарушении трудовой

дисциплины», «О приобретении трудовых книжею>);• текст;• подпись составителя (с указанием должности).

4,6.1. Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации,

В докладной записке обычно информируют руководство об имевших место событиях, явлениях, фактах и преследуется цель побудить руководителя к принятию определенного решения.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей.В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие

поводом для ее написания.Во второй части излагается анализ сложившейся ситуации, возможные

варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации.Аналитическая часть может отсутствовать, в этом случае текст докладной

записки состоит из вводной и заключительной частей.В третьей части - выводы и предложения, о конкретных действиях,

которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.Докладная записка может быть внешней и внутренней.Внешняя докладная записка представляется руководителю

вышестоящей организации, составляется на бланке организации и подписывается руководителем.

Внутренняя докладная записка представляется ректору Академии или руководителю структурного подразделения, составляется на стандартном листе бумаги формата А4.

Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности Академии.

Внутренняя докладная записка подписывается:

• составителем — если она подразделения;

• руководителем подразделения руководителю Академии.

представляется руководителю

- если она представляется

4.6.2. Служебная запискаСлужебная записка составляется работником или руководителем

подразделения на имя руководителя Академии или руководителя другого структурного подразделения.

Она обеспечивает связь структурных подразделений. В этих записках отражаются вопросы информационного, материально-технического, хозяйственного обеспечения и т.п. Оформляется служебная записка так же, как и внутренняя докладная записка.

4.6.3. Объяснительная запискаЭто документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта,

происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. Объяснительную записку пишут по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания.

Объяснительную записку работник чаще пишет от руки и в свободной форме.

Если изложенный в записке вопрос требует письменного решения в виде резолюции руководителя, то эти документы необходимо регистрировать, поскольку они требуют исполнения и использования в справочных целях.

Если же вопрос может быть решен устно, регистрировать такую записку не обязательно.

4.7. Нормативные акты (положения, правила, инструкции)4.7.1. Нормативные акты (положение, инструкция, регламент, правила)

утверждаются (вводятся в действие) приказом.4.7.2. Порядок подготовки и утверждения нормативных актов

(положений, правил, инструкций) соответствует общему порядку подготовки проектов приказов.

4.7.3. Положение — документ, на основании которого действуют структурные подразделения, коллегиальные органы (Ученый совет, ректорат).

Обязательными реквизитами данного вида документа (положения о структурном подразделении) являются:

• наименование организации;• наименование вида документа;• дата;• регистрационный номер документа;• место составления документа, заголовок к тексту.

4.7.4. Правша - устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения.

4.7.5. Инструкция — документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения нормативно­правовых актов.

4.7.6. Должностная инструкция (должностные обязанности) —правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием (Приложение № 16).

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:1. Общие положения.2. Функции,3. Должностные обязанности.4. Права.Должностная инструкция имеет обязательные реквизиты:

• наименование организации;• наименование структурного подразделения (индекс);• дату;• регистрационный номер документа;• место составления документа;• заголовок к тексту документа;• подпись;• гриф утверждения документа.

Подписывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения и утверждается ректором, проректором Академии или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право.

Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение.

Датой начала действия должностной инструкции является дата ее утверждения.

4.7.7. Текст положения (правил, инструкции) может состоять из глав (разделов), пунктов и подпунктов. Главы нумеруются римскими цифрами; пункты и подпункты - арабскими.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п.

Заголовок к тексту положения, правил и инструкции отвечает на вопрос «О чем?».

Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?».

Констатирующей частью положения, правил и инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются:

• основания разработки;• основное назначение;• сфера распространения;• ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Текст положения (правил, инструкции) печатается на бланке Академии.

4.8. Телеграммы4.8.1. Телеграммы составляются согласно образцу и передаются для

отправки в Общий отдел Академии.4.8.2. В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес с

указанием фамилии и инициалов получателя, который печатается в верхней части листа по центру от левого поля.

4.8.3. Текст телеграммы печатается на одной стороне листа без переносов и исправлений, излагается кратко и ясно. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.

Последняя строка текста подчеркивается чертой, под которой указывается обратный адрес, сокращенное наименование Академии, должность лица, подписавшего телеграмму, его подпись, инициалы, фамилия и дата (Приложение № 17).

4.8.4. Телеграммы, отправляемые от лица Академии, подписывают ректор и проректор согласно возложенным на них обязанностям.

4.8.5. Т елеграммы, направляемые в организации, принимаются сотрудниками канцелярии завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, зо'вержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. № 1108.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯДОКУМЕНТОВ

5.1. Организация документооборота5.1.1. Движение документов в Академии с момента их создания или

получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые - с

ними в Академии, регламентируются Единой государственной системой делопроизводства, инструкцией по организации и ведению делопроизводства, порядком прохождения документов в СЭД «Директум», табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

5.2. Организация доставки документов5.2.1. Доставка документов в Академию осуществляется, как правило,

средствами почтовой связи, фельдъегерской и экспедиторскими службами.С помощью почтовой связи в Академию доставляется письменная

корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

5.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов5.3.1. Вся корреспонденция, поступающая в Академию на бумажных

носителях, проходит:• первичную обработку;• регистрацию;• рассмотрение руководством;• подготовку к направлению исполнителям.

5.3.2. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками канцелярии Общего отдела Академии.

При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность конвертов или другой упаковки.

Конверты с документами вскрываются, если:• корреспонденция адресована руководству Академии (ректору,

проректорам);• корреспонденция адресована на Академию без указания

структурного подразделения, должности и/или фамилии получателя.

Конверты с документами не вскрываются, если:• корреспонденция адресована с пометкой «лично»;• если корреспонденция адресована в структурное подразделение с

указанием должности и/или фамилии получателя.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, а также наличия в конверте денежных знаков, ценных бумаг, подлинников документов (паспорта, военного билета, трудовой книжки и др.) составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.Вся корреспонденция сортируется на регистрируемую и

нерегистрируемую (Приложение № 18).Поступившие вместе с документом приложения приобщаются к

документу.Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются

к документам в случаях, если:• адрес отправителя указан только на конверте;• дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю

имеют большие расхождения во времени;• конверт необходим в качестве оправдательного документа к

расходам по оплате корреспонденции.Корреспонденция, получаемая под расписку (с экспедитором, заказная и

Т .П .), регистрируется в журнале.5,3,3, Документы, подлежащие регистрации, регистрируются в

регистрационно-контрольной форме (РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа.

На корреспонденции, не подлежащей вскрытию (с грифом «не вскрывать» или «лично»), штамп ставится на конверте.

5.3.4. Документы, не требующие доклада руководству Академии, направляются канцелярией Общего отдела Академии для исполнения в структурные подразделения.

5.3.5. Документы, поступающие в структурные подразделения после первичной обработки в канцелярии Общего отдела Академии, подлежат учету в этих подразделениях.

Производится запись в журнале структурного подразделения, предназначенного для регистрации входящей корреспонденции.

5.3.6. Документы, адресованные руководству Академии, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно

рассматриваются в канцелярии Общего отдела Академии, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение и направление документов осуществляется канцелярией Общего отдела Академии исходя из оценки их содержания на основании установленного в Академии распределения обязанностей.

Все поступившие документы докладываются руководству в день их поступленР1я.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в канцелярию Общего отдела Академии, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции и документ передается на исполнение согласно резолюции.

5.3.7. Передача документов, имеющих штамп регистрации канцелярии Общего отдела Академии, из одного структурного подразделения в другое производится строго через канцелярию.

5.3.8. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, не требующие доклада руководству Академии и адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

5.3.9. Получив документы на исполнение, работник канцелярии или структурного подразделения должен немедленно ознакомиться с их содержанием и выделить документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы докладываются руководству немедленно.Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными

подразделениями, получает ответственный исполнитель, указанный в резолюции первым, остальным исполнителям передаются копии.

Ответственным исполнителем является работник, указанный в резолюции первым, и в его обязанность входит ознакомление с документом всех других исполнителей в оперативном порядке (в день получения документа) и организация его исполнения в указанный срок.

5.3.10. Каждый работник Академии обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.

5.3.11. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

5.3.12. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма в регистрационно-контрольной форме или в специальном журнале, а затем оперативно передаются на рассмотрение руководству, которому они адресована.

5.3.13. Текст поступившей телефонограммы записывается — печатается получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

5.3.14. Документы, поступающие в электронном виде, должны иметь сопроводительное письмо и так же, как и другие бумажные документы, должны проходить регистрацию.

5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов5.4.1. Порядок подготовки отправляемых документов включает в себя

работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

5.4.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

5.4.3. Документы, подписанные ректором, проректором или другими руководителями, регистрируются в канцелярии Общего отдела Академии. При направлении документа более чем в четыре адреса, к копии документа прилагается список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

5.4.4. Документы, отправляемые Академией (ее структурными подразделениями), передаются почтовой связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется канцелярией общего отдела Академии, структурными подразделениями Академии в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 40, ст. 4602).

5.4.5. Документы для отправки через почтовое отделение связи передаются полностью оформленными:

• зарегистрированными;• в конвертах;• с указанием почтового адреса.

На почтовых отправлениях указывается:адрес адресата (получателя) - в правой нижней части конверта;адрес отправителя - в левой верхней части конверта.Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не

относящихся к адресу, и сокращенных названий.Документы в электронном виде (диски), подлежащие отправке,

помещаются в пластиковые кассеты и оформляются как приложение к сопроводительному письму.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя Общего отдела Академии.

Конвертирование корреспонденции и других почтовых отправлений производится структурными подразделениями.

5.4.6. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи. При получении телефонограммы производится ее запись (печатается) получателем и докладывается адресату.

5.4.7. Документы для отправки в другие организации должны передаваться работниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в канцелярию.

5.5. Порядок прохождения внутренних документов5.5.1. Внутренние документы оформляются и исполняются в пределах

Академии.5.5.2. К внутренним документам отнооггся:

• организационно-распорядительные документы - приказы, распоряжения;

• переписка между структурными подразделениями - докладные, служебные записки, справки, сводки, графики и др.

Внутренние документы рассматриваются должностными лицами,которым они направлены.

5.5.3. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов,

5.5.4. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в Общий отдел Академии, который осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

5.5.5. Копии подписанных руководителями распорядительныхдокументов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

5.5.6. Передача документов между структурными подразделениямиосуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются ссоответствующей отметкой в РКФ.

5.6. Работа исполнителей с документами5.6.1. Руководители структурных подразделений Академии обеспечивают

оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления и осуществляют контроль за исполнением документов по существу вопроса.

5.6.2. Исполнение документа предусматривает:

• сбор и обработку необходимой информации;• подготовку проекта документа и его оформление;• согласование проекта документа;• представление на подписание (утверждение) руководству Академии

или руководителям структурных подразделений;• подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование.

5.6.3. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе;

• о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Академию и его доставкой исполнителю);

• датах промежуточного исполнения (запроса сведений, телефонных переговоров и т.д.);

• дате и результатах окончательного исполнения.Все отметки размещаются на свободных от текста местах.5.6.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные

исполнители, ответственные за своевременный и качественный анализ информации, представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые материалы (проекты документов, справки, сведения и т. д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.6.5. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.

5.6.6. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированным банком (базой) данных Академии, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации.

5.7. Работа исполнителей с письменными обращениями граящан5.7.1. Регистрация обращений граждан, подготовка внутренних и

исходящих документов, учет и хранение осуществляются в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству.

5.7.2. Подготовка и направление ответов на письменные обращения граждан осуществляется в Академии в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

5.7.3. Обращения граждан подразделяются на предложения, заявления и жалобы.

Предложение - обращение граждан, направленное на улучшение деятельности Академии, ее органов управления и структурных подразделений.

Заявление — просьба гражданина о содействии в реализации его прав и законных интересов.

Жалоба — просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов других лиц, нарушенных действиями (бездействием) либо решениями органов управления или должностных лиц Академии.

5.7.4. Письменные обращения граждан, поступающие в Академию почтовой связью, по электронной почте, а также передаваемые лично заявителем, должны содержать:

• наименование организации (учреждения), в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

• фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;• почтовый адрес и/или адрес электронной почты для направления

ответа;• вопрос или описание ситуации, требующей принятия решения

(суть обращения);• дату и личную подпись гражданина.

5.7.5. Письменные обращения граждан, оформленные с нарушением требований пункта 5.7,4, к регистрации и рассмотрению не принимаются.

5.7.6. Письменные обращения граждан в электронной форме направляются в Академию путем заполнения в установленном порядке специальной формы на корпоративном портале (сайте) Академии по адресу www.ranepa.ru. (панель «НАПИСАТЬ» или по адресу электронной почты information@ranepa.ru).

Письменные обращения граждан в электронной форме, направленные на иные адреса электронной почты Академии, регистрации и рассмотрению не подлежат.

5.7.7. Обращения граждан по вопросам приема (поступления) в Академию для обучения учитываются лицом, ответственным за прием писем, поступающих на адрес электронной почты infonnation@ranepa.ru, и направляются в Приемную комиссию Академии.

5.7.8. Полученные вместе с письменными обращениями граждан подлинники документов (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, документы об образовании и др.), а также ценные бумаги, деньги и т.п. возвращаются гражданам заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

5.7.9. Координацию деятельности по рассмотрению письменных обращений граждан, поступивших в Академию, осуществляет проректор в

соответствии с установленным в Академии распределением обязанностей (далее - координирующий проректор).

5.7.10. Письменные обращения граждан направляются координирующемупроректору, который не позднее двух рабочих дней с момента получения обращения направляет его на рассмотрение (исполнение), назначает ответственного исполнителя и при необходимости соисполнителей,устанавливает срок рассмотрения обращения, а также осуществляет постановку исполнения обращения на контроль.

5.7.11. Запрещается направлять письменные обращения граждан (жалобы) для рассмотрения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

5.7.12. Ответственный исполнитель рассматривает (исполняет)обращение и координирует работу соисполнителей.

5.7.13. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения по рассмотрению обращения работникам, непосредственно им подчиненным, за исключением должностных лиц, действия которых обжалуются.

5.7.14. При рассмотрении письменного обращения гражданина не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении гражданина, его персональных данных, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

5.7.15. Ответственный исполнитель и соисполнители при рассмотрении (исполнении) письменных обращений граждан обязаны:

- рассматривать обращение по существу вопроса, в случае необходимости запрашивать необходимые документы и материалы, направлять работников на места для проверки фактов, изложенных в письменном обращении гражданина, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;

— сообщать гражданам в письменной форме о решеншпс, принятых по их обращениям, с необходимым обоснованием, в случаях необходимости разъяснять порядок обжалования.

5.7.16. Ответ на коллективное обращение граждан направляется на имя первого лица, указанного в обращении (если в обращении не оговорено конкретное лицо),

5.7.17. Ответ на обращение, поступившее через корпоративный портал (сайт) в разделе «Обращения граждан», по желанию гражданина направляется либо на адрес электронной почты, либо на почтовый адрес гражданина. В случае если гражданин не указал, в какой форме ему необходимо направить ответ, он должен быть направлен на адрес электронной почты и на почтовый адрес.

5.7.18. При рассмотрении обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу работников Академии, а также членам их семей координирующий проректор вправе принять решение о направлении обращения в правоохранительные

органы или оставленрш обращения без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

5.7Л 9. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом противоправном деянии, а также о лице, его подготавливгцощем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в правоохранительные органы,

5.7.20. В случае если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.7.21. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, координирующий проректор вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, о чем он уведомляется в письменном виде.

5.7.22. При запросе по обращениям граждан должностные лица представляют запрашиваемые документы или сведения не позднее 30 дней со дня регистрации обращения. При этом сведения, составляюпще государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном Федеральным законом «О государственной тайне».

Началом срока рассмотрения обращений граждан считается день их регистрации, окончанием - день регистрации письменного ответа или устного сообщения автору.

5.7.23. В исключительных случаях сроки рассмотрения обращений могут быть продлены координирующим проректором, но не более чем на 30 дней, с сообщением об этом гражданину, направившему обращение, или организации, перенаправившей в Академию письмо гражданина, с указанием причин продления сроков рассмотрения обращения.

5.7.24. Обращения граждан, на которые даются письменные уведомления о продлении сроков рассмотрения, не являются завершенными.

5.7.25. Обращения граждан являются исполненными, если решены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпываюпще ответы, в том числе в письменном виде (если требуется заявителем).

5.8. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

5.8.1. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Академии, так и внешними (другими) организациями (подразделениями), имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

5.8.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажном носителе.

5.8.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

5.8.4. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивпшх по каналам электронной почты, осуществляется тем структурным подразделением, на электронный адрес которого они поступили.

5.8.5. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

5.8.6. Факсимильная связьПри передаче и приеме текстов служебных документов по каналам

факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

• объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

• ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и на руководителя соответствующего подразделения;

• факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

• запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

• подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

• поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;

• факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.9. Порядок прохоящения договоров5.9.1. Подготовка договора включает в себя следующие этапы:

• составление проекта договора;• внесение исправлений и замечаний;• подготовка основного текста договора;• согласование;• подписание;• регистрацр1я,

5.9.2. Структурное подразделение — автор документа составляет проект договора. При подготовке текста конкретного договора должны соблюдаться структура, стиль изложения, присутствовать необходимые реквизиты, обязательные для договора данной группы.

Количество экземпляров подлинника договора оговаривается в тексте договора.

Проект договора рекомендуется печатать в двух экземплярах (первый экземпляр — заказчику, второй - исполнителю).

Проект договора подлежит обсуждению заинтересованными сторонами, в ходе которого вносятся необходимые замечания и исправления.

5.9.3. Порядок визирования договоровДоговоры, заключаемые Академией, для придания юридической силы

документу подлежат обязательному согласованию:• с руководителем структурного подразделения;• юридической службой;• главным бухгалтером;• проректором, курирующим данное структурное подразделение;• руководителями структурных подразделений, задействованными в

исполнении договора.Если договор внешний и затрагивает сферы деятельности нескольких

организаций или подразделений, он подлежит согласованию с руководителями данных организаций (подразделений) — гриф согласования.

5.9.4. Порядок подписания договоровДоговор, заключаемый от имени Академии, подписывает ректор

Ахадемии или проректор в соответствии с приказом о распределении обязанностей.

5.10. Учет количества документов5.10.1. Учет количества документов за определенный период времени

(год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.Результаты учета количества документов обобщаются Общим отделом

(канцелярией) и представляются руководству.5.10.2. За единицу учета количества документов принимается сам

документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировальном центре Академии.

5.10.3. Учет количества документов может проводиться по Академии в целом и по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов отдельно (Приложение № 19).

5.11. Порядок снятия и выдачи копий с документов5.11.1. Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий

информацию подлинного документа и все его внешние признаки.Копии с документов выдаются с разрешения руководителей структурных

подразделений и только с тех документов, которые были изданы в Академии и касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

5.11.2. Оформлять копию следует на стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста бланка подлинника (место составления, регистрационный номер, дата, содержание и т.д.).

При снятии копии с документа на ксероксе в правом верхнем углу копии пишется слово «Копия» или ставится штамп.

При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии».Копия документа подлежит заверению.

5.12. Порядок заверения копий документов5.12.1. Заверение соответствия копии документа подлиннику производится

при предоставлении оригинала (подлинника) документа. Заверительная надпись (штамп) проставляется ниже реквизита «Подпись» и должна состоять из слов «Верно» или «Копия верна», должности работника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Например: Копия вернаИнспектор отдела кадров _____

(подпись)»

О.В. Белова

20 г.5.12.2. Отметка о заверении копии удостоверяется печатью.Копию документа допускается заверять печатью, определяемой по

усмотрению организации.5.12.3. Заверению соответствия копии документа подлиннику подлежат

документы, созданные в Академии (приказы, распоряжения, исходящие письма, документы об образовании и пр.), а так же уставные и правоустанавливающие документы, к таким документам относятся:

• устав Академии;• свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр

юридических лиц;• свидетельство о постановке на учет российской организации в

налоговом органе по месту ее нахождения;

• информационное письмо на основе Статистического регистра о хозяйствующем субъекте;

• свидетельство о государственной аккредитации и приложения к нему;

• лицензия на осуществление образовательной деятельности и приложения к ней;

• свидетельства о регистрации права собственности на имущество Академии;

Документы об образовании выданные сторонними учебными заведениями, а также документы, созданные сторонними организациями (входящие письма, приказы пр.) заверяются организациями их выдавшими либо нотариально.

5.12.4. Заверение документов осуществляют лица, наделенныесоответствующими полномочиями приказом (доверенностью).

5.12.5. Документы для заверения предоставляются технически подготовленными:

• распечатанными в соответствии с подлинником (если подлинник с оборотом, копия так же должна быть с оборотом);

• прошитыми (для многостраничных документов);• пронумерованными (для многостраничных документов).

Техническая подготовка (тиражирование, прошивка и нумерация) документов подлежащих заверению осуществляется работниками структурных подразделений запросивших заверение копий документов.

5.13. Порядок подготовки выписок из приказов и протоколов5.13.1. Выписка из приказа - это фрагмент части документа,

подготовленный по запросу сотрудника или вышестоящей организации. Оформляется в том случае, когда нет необходимости в копировании всего текста приказа или по соображениям конфиденциальности.

Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личные дела.

5.13.2. Выписка из приказа должна содержать точные реквизиты приказа:• наименование организации;• место издания;• дату;• номер подлинного приказа;• заголовок к тексту;• необходимый фрагмент текста приказа.

Если в приказе есть констатирующая часть, ее приводят полностью.Из распорядительной части берут только тот пункт, ради которого и

готовится выписка.

В выписке отражают сведения о лице, подписавшем подлинный документ, а именно должность, фамилию и инициалы.

Работник, заверяющий выписку из приказа, ставит заверительную надпись согласно п.п. 3.1.27 «Отметка о заверении копии» настоящей Инструкции (Приложение № 20).

Заверяет выписку из приказа лицо, уполномоченное руководителем Академии заверять копии документов.

При выдаче выписки из приказа на руки отдельным лицам или по запросам организаций выписку следует заверять гербовой печатью. В случае размещения выписки из приказа в личном деле студента, аспиранта или сотрудника ставится печать организацрш для документов.

5.14. Печатание и тиражирование документов5.14.1. Печатание документов, направляемых в вышестоящие организации,

осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы.В связи с автоматизацией документационных процессов в Академии и

переходом структурных подразделений на работу с персональными компьютерами исполнитель готовит проект документа и выводит его на принтер в своем структурном подразделении.

5.14.2. Тиражирование документов, как правило, производится в копировальном центре (КЦ), а также в структурных подразделениях на копировально-множительных аппаратах для оперативного копирования.

Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности Академии.

Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

5.14.3. Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные машинописным способом, средствами ПЭВМ. На тиражирование документов заполняется заказ, который подписывает руководитель подразделения.

Растиражированные документы вьщаются заказчику под расписку.5.14.4. Растиражированные в копировальном центре экземпляры

документов на последней странице должны иметь выходные данные (номер заказа, тираж, дату).

5.14.5. Оригиналы растиражированных документов возвращаются заказчику при полз^ении тиража.

5.15. Автоматизация документированияДля подготовки документов могут применяться автоматизированные

технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.

Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.

VI. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ

6.1. Регистрация документов6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация

документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие зщета, исполнения и использования в дальнейшей работе (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в Академии (внутренние и отправляемые), так и поступающие из других организаций и от физических лиц.

Документы регистрируются независимо от способа pix доставки, передачи или создания.

6.1.3. Документы регистрируются один раз:• поступающие — в день поступления;• создаваемые (отправляемые и внутренние) - в день утверждения

или подписания.6.1.4. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых

документов производится в Академии децентрализовано.В канцелярии Общего отдела Академии регистрируются:

• поступающая корреспонденция, адресованная на имя ректора (проректора);

• документы, адресованные в Академию без указания конкретного адресата;

• правительственная корреспонденция;• отправляемая от имени руководства Академии документация;• приказы;• распоряжения.

Наиболее рациональной является регистрация в компьютере или на регистрационных карточках (РКФ).

6.1.5. Протоколы совещаний у проректоров Академии регистрируются и хранятся в секретариатах (у помощников) проректоров Академии.

Регистрацры документов, создаваемых в структурных подразделениях, осуществляется в этих подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в канцелярии Академии (или в структурных подразделениях, осуществляюпщх их прием и передачу).

6.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах.

6.1.7. Регистрационный номер документа состоит:• из порядкового номера;• цифрового индекса структурного подразделения;

• индекса дела по номенклатуре дел;• кода документа по классификатору корреспондентов, исполнителей

и др.Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга

косой чертой или дефисом в соответствии с принятой системой формирования номера документа.

6.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем установлены единые реквизиты регистрации:

дата;регистрационный номер документа; исходящий номер и дата;наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.); заголовок к тексту (краткое содержание документа); количество листов документа;резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

• внутренней переадресацией документов по исполнителям;• ключевыми словами;• приложениями;• отметкой о постановке документа на контроль;• промежуточными сроками исполнения;• переносом сроков исполнения;• сроком хранения документа;• статусом документа (проекта, версии).

6.1.9. Каждому структурному подразделению Академии присваивается цифровой индекс. Индексы структурных подразделений утверждаются при составлении Сводной номенклатуры Академии.

6.2. Организация поисковой системы по документам. Построение справочного аппарата

6.2.1, В канцелярии и других структурных подразделениях Академии справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции (входящей и исходящей), картотеки или их учет на персональных компьютерах.

Справочные картотеки и журналы заводятся на документы, поступившие на имя ректора Академии и в адрес Академии.

6.2.2. Справочные картотеки ведутся по каждому виду документов и строятся по корреспондентскому признаку. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

6.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки:

• справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др,);

• контрольно-справочные;• кодификационные;• по обращениям граждан;• алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

6.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

• по вопросам деятельности Академии;• видам документов;• корреспондентам;• резолюциям;• исполнителям;• результатам исполнения документов;• номенклатуре дел.

Помимо перечисленных классификаторов в поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

6.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам:

• вид документа;• название организации;• корреспондент (кто подписал документ);• дата регистрации;• исходящий номер документа;• ключевое слово (фраза), содержащаяся в искомом документе, и т.п.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атриб)0'ов иэлементов текста.

6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Академии, не отнесенной к государственной тайне, или служебной информации ограниченного распространения.

6.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет Академия как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.

6.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется Академией в пределах ее компетенции в соответствии с законодательством.

VII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Организация контроля исполнения документов7.1.1. Контролю подлежат все поступающие на имя ректора и в адрес

Академии зарегистрированные документы, требующие исполнения и подготовки ответа.

7.1.2. Контроль исполнения включает в себя:• постановку на контроль;• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;• снятие с контроля;• направление исполненного документа в дело;• учет;• обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;• информирование руководителей в целях своевременного и

качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.1.3. Контроль исполнения документов осуществлякуг руководители структурных подразделений путем учета контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

7.1.4. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства Академии, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

7.1.5. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи«В дело №___», подписи и даты исполнитель должен сделать краткую записьоб исполнении.

7.2. Порядок снятия документов с контроля7.2.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля, если

решены поставленные в нем вопросы или автору дан ответ по существу.Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу

или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

7.2.2. Основанием для снятия документа с контроля является документ- ответ, подписанный ректором или проректором, курирующим данное направление деятельности, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.

7.2.3. Снятие документа с контроля осуществляется только должностным лицом или канцелярией Общего отдела Академии, которые ставили документ на контроль, при наличии основания.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении вБСлючает в себя следующие сведения:• краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и

номер), свидетельствующий об исполнении;• отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ,

дата;• подпись исполнителя или руководителя структурного

подразделения, в котором исполнен документ,7.2.4. Документ считается исполненным и снимается с контроля после

фактического выполнения поручений по существу, докз^ентированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

7.3. Сроки исполнения документов7.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:• поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с

даты подписания (утверждения) документа;• поступивших из других организаций — с даты их поступления;• внутренние документы - с даты подписания (утверждения) документа.Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из

срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

По законодательству документы подлежат исполнению в следующие сроки:

• в указанный срок - если в документе поставлен срок исполнения;• в 3-дневный срок — имеющие в тексте пометку «срочно» и если в

документе не указана конкретная дата исполнения;• в 10-дневный срок - имеющие пометку «оперативно», письма-

поручения, письма-запросы, документы по экспертной оценке, проекты документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации;

• не более 15 дней (если такие обращения требуют дополнительного изучения и проверки до одного месяца) - по обращениям граждан;

• в течение 30 дней со дня регистрации — заявления, документы без указания сроков исполнения;

• остальные - в срок не более месяца.7.3.2. Если последний день срока исполнения документа приходится на

нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационной контрольной форме.

7.3.3. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Академии, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.

Об изменении срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует канцелярию для внесения изменения в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

7.3.4. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

• задания последующих лет - не реже одного раза в год;• задания последующих месяцев текущего года не реже одного раза

в месяц;• задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до

истечения срока.Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в

РКФ.

Vin. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

8.1. Номенклатура дел8ЛЛ. Номенклатура дел ~ систематизированный перечень заголовков

(наименований) дел, заводимых в Академии, с указанием сроков их хранения.Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных

документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел:• постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;• для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;• для создания справочной картотеки.

8.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел все структурные подразделения Академии должны руководствоваться:

• Уставом Академии;• утвержденной структурой Академии;• положениями о структурных подразделениях;• штатным расписанием;• планами и отчетами о работе;• примерной номенклатурой дел для высшего учебного заведения;• утвержденным Федеральной архивной службой России Перечнем

типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения;

• номенклатурами дел за прошедшие годы.8.1.3. Номенклатура дел Академии на предстоящий календарный год

составляется в последнем квартале текущего года.В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается и

вводится в действие с 1 января следующего календарного года.8.1.4. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в

случае коренных изменений функций и структуры Академии (реорганизации, ликвидации).

8.1.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Академии.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

8.2. Составление Сводной номенклатуры дел Академии8.2.1. Сводная номенклатура дел РАНХиГС составляется архивом

Общего отдела Академии на основании номенклатуры дел структурных подразделений Академии согласно утвержденной структуре Академии.

8.2.2. Сводная номенклатура дел РАНХиГС:

подписывается руководителем Общего отдела Академии и заведующим архивом Академии;

визируется проректором, курирующим структурные подразделения Академии;

согласовывается с Российским государственным архивом (куда передаются дела на постоянное хранение);

утверждается ректором Академии.8.2.3. Сводная номенклатура дел РАНХиГС УТВЕРЖДАЕТСЯ в трех

экземплярах.Один экземпляр является документом постоянного срока хранения.Второй экземпляр применяется архивом Академии в качестве рабочего

экземпляра.Третий экземпляр находится в Росархиве, с которым согласовывается

Сводная номенклатура дел РАНХиГС.8.2.4. Сводная номенклатура дел Академии, предварительно

согласованная с Экспертной комиссией (ЭК) Академии и с экспертно­проверочной комиссией (ЭПК) Росархива, в который документы передаются на государственное хранение, утверждается ректором Академии.

Сводная номенклатура дел согласовывается с Росархивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений.

8.2.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Академии являются названия структурных подразделений.

Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Академии.

8.2.6. После утверждения Сводной номенклатуры дел РАНХиГС структурные подразделения Академии получают заверенные выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.3. Требования, предъявляемые структурным подразделениям при составлении номенклатуры дел

8.3.1. Номенклатура дел структурного подразделения Академии составляется лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи архива Академии в двух экземплярах.

Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй экземпляр передается в архив Академии для составления Сводной номенклатуры дел РАНХиГС (Приложение № 21).

Подписывает номенклатуру дел структурного подразделения руководитель структурного подразделения и лицо, ответственное за делопроизводство.

Согласовывается номенклатура дел с Экспертной комиссией структурного подразделения, экспертной комиссией Академии, канцелярией Общего отдела Академии, архивом Академии.

Утверждает номенклатуру дел структурного подразделения проректор, курирующий данное подразделение.

8.3.2. Заголовок номенклатуры дел структурного подразделения состоит из названия Академии, индекса и наименования структурного подразделения.

Например: федеральное государственное бюджетное образовательноеучреждение высшего образования

«Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации»

12 - Финансово-экономическое управление

Индексдела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-воединиц

хранения

Срок хранения дела и № статей

по перечнюПримечание

1 2 3 4 5Графы номенклатуры дел Академии, ее структурных подразделений

заполняются следующим образом.Графа 1 - проставляются индексы каждого дела, включенного в

номенклатуру.Индекс дела состоит из установленного в Академии цифрового

обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.Например: 12 — 05,где 12 - индекс структурного подразделения;

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы

для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.Графа 2 — включаются заголовки дел (томов, частей).Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов

номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью:

• вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно­распорядительную документацию;

• далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д,), а также вводных слов и сложных оборотов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются

основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: Документы о проведении тематических выставок(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовке дела, содержащего переписку, указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: Переписка с ВНИИДАД по вопросамнаучно-методической работы

В заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с главами администраций областейо социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то его название указывается в заголовке дела.

Например: Переписка с филиалом Академии (г. Самара)об использовании архивных документов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) за (на) который составлен план (отчет).

Например: Годовые отчеты о работе кафедр,центров и отделов Академии

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 - заполняется по окончании календарного года.Графа 4 - указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню

типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым перечнем документов, срок хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЭК организации.

Графа 5 - «Примечание» - проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другую организацию (учреждение) для продолжения и др.

8.3.4. Если в течение года в Академии, ее структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.3.5. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.3.6. Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения являются названия подразделений, входящих в его состав. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой подразделения Академии.

8.3.7. Структурное подразделение, не имеющее в своем составе другие структуры, составляет номенклатуру дел, располагая заголовки по степени важности, начиная с организационно-распорядительной документации.

8.3.8. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в архив Общего отдела Академии.

8.4. Формирование дел8.4.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в

дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в Академии формируются децентрализовано - структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство).

8.4.2. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в Академии осуществляется Общим отделом и архивом Академии.

8.4.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса (или по номенклатуре);

• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

• раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временного срока хранения;

• помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях.В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние

экземпляры, черновики.При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела

проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.8.4.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической,

вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии:

• принятых федеральных законов;• aicTbi Президента Российской Федерации;• акты Правительства Российской Федерации;• выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства

Российской Федерации или его Президиума.Положения, инструкции, утвержденные распорядительными

документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах сотрудников, студентов и слушателей располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в строгом алфавитном порядке (до трех букв) по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению грзчшируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.5. Требования, предъявляемые к оформлению дел8.5.1. Дела Академии, ее структурных подразделений подлежат

оформлению при их заведении и по завершении года.Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за

делопроизводство соответствующих структурных подразделений, при методической помощи и под контролем архива Общего отдела Академии.

Оформление дел включает в себя:• составление обложки дела;

• брошюровку;• нумерацию листов;• составление заверительной надписи.

8.5.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основны е требования:

• документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;• группировать в дело документы одного календарного года;• по объему дело не должно превышать 250 листов;

исключение составляют:• переходящие дела;• судебные дела;• личные дела, которые формируются в течение всего периода

работы данного лица в организации;• документы выборных органов и их постоянных комиссий,

депутатских групп, которые группируются за период их созыва;• документы учебных заведений, которые формируются за учебный

год.8.5.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или

частичное оформление дел.Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10

лет) срока хранения и по личному составу.Полное оформление дела предусматривает:

• подшивку или переплет дела;• нумерацию листов в деле;• составление листа - заверителя дела (Приложение № 22);• составление в необходимых случаях внутренней описи (например,

при формировании личных дел) документов дела (Приложение № 23);

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.);

• соответствие оформления реквизитов обложки дела содержанию дела согласно установленной форме (приложения № 24,25).

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, допускается:

• хранить дела в скоросшивателях;• не проводить систематизацию документов в деле;• не нумеровать листы дела;• не составлять заверительные надписи.

Личные дела, сдаваемые в архив, должны содержать внутреннюю опись находящихся в них документов и располагаться в том же порядке, в котором они перечисляются.

8.5.4. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложения № 24, 25). На обложке дела указываются реквизиты:

• наименование Академии полностью;• наименование структурного подразделения;

индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части);

• количество листов в деле;• срок хранения дела;• архивный шифр дела.

8.5.5. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Академии - указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения ~ записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Академии;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Академии, структурного подразделения, согласованной с ЭПК Росархива;

дата дела - указывается год заведения и год окончания дела.Датой дел, содержащих распорядительную документацию или

состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть число, месяц и год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами;

количество листов в деле - нумеруются все листы, включенные в дело, арабскими цифрами порядковой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

заверительная надпись - составляется после завершения нумерахщи листов и располагается в конце дела. Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и

особенностипрописью указывается количество листов в данном деле, отдельных документов (чертежей, фотографий, рисунков и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием распшфровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью;

реквизит «срок хранения дела» - переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения или в перечне документов, образующихся в деятельности Академии (если таковой имеется), с указанием сроков хранения.

На делах постоянного срока хранения пишется «Хранить постоянно».Реквизит «срок хранения» заполняется работником архива;архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел

постоянного хранения проставляется работниками архива чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Росархива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Росархива, в который будут передаваться дела, кодов Росархива по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКТМО).

8.5.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (дипломов, свидетельств, удостоверений об образовании, трудовых книжек и т.д.) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

При наличии большого количества таких документов в деле последние изымаются и на них составляется отдельная опись.

8.5.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

8.6. Составление внутренней описи документов8.6.1. Для з^ета документов определенных категорий постоянного и

долговременного срока хранения (свыше 10 лет), учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценных, личных дел и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

8.6.2. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства Академии.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

В конце внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

8.7. Оперативное хранение документов и дел8.7.1. С момента заведения и до передачи в архив Академии дела

хранятся по месту их формирования, то есть в структурных подразделениях.Руководители структурных подразделений и работники - лица,

ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

8.7.2. Дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Располагаются в вертикальном положении, корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

8.7.3. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа, где хранятся документы.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)

срока хранения передаются на хранение в архив Академии через три года после их завершения в делопроизводстве.

8.7.4. Выдача дел, находящихся на хранении в структурных подразделениях, другим подразделениям и сотрудникам Академии для работы осуществляется с разрешения руководства Академии, руководителей структурных подразделений под расписку.

На выданное дело заводится карта — заместитель дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дел.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

IX, ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕВ АРХИВ

9.1. Экспертиза ценности документов9.1.1. Экспертиза ценности документов — определение ценности

документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков хранения.

9.1.2. Экспертиза ценности документов в Академии на стадии делопроизводства проводится:

• при составлении номенклатуры дел;• формировании дел;• проверке правильности отнесения документов к делам;• подготовке дел к последующему хранению;• передаче в Росархив.

9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Академии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Функции и права экспертной комиссии (ЭКА) Академии, а также организация работы ЭК определяются положением, которое утверждается ректором Академии.

Состав экспертной комиссии Академии утверждается приказом ректора Академии.

9.1.4. Для организации и проведения экспертизы ценности док)чиентов в структурных подразделениях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК) структурных подразделений.

Функции и права ЭК структурных подразделений Академии, а также организация их работы определяются положением, которое утверждается ректором Академии.

Состав ЭК структурных подразделений утверждается руководителем структурного подразделения.

9.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Академии лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК структурного подразделения под непосредственным методическим руководством архива Академии.

9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов:

• постоянного срока хранения и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в Росархив;

• отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

• выделение к уничтожению дел за предшествующие годы, срок хранения которых истек.

9.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел Академии, структурного подразделения. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Академии.

9.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9.2. Составление описей дел9.2.1. Для обеспечения комплектования архива в Академии на все

завершенные в делопроизводстве дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда Академии, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой законченной нумерацией.

9.2.2. На завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (Приложение № 26),

Описи составляются отдельно на дела:• постоянного хранения;• долговременного (свыше 10 лет) хранения;• по личному составу;• состоящие из документов, характерных только для данной

организации (научных отчетов по темам, судебных и т.д.)9.2.4. Каждое структурное подразделение ежегодно составляет описи на

все завершенные в делопроизводстве дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения под непосредственным методическим руководством архива Академии,

По этим описям документы передаются в архив Академии.9.2.5, Опись дел структурного подразделения имеет следующие

элементы:• порядковый номер дела (тома, части) по описи;• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части);• дата дела (тома, части);• количество листов в деле (тома, части);• срок хранения дела,

9.2.6. При составлении описи дел должны соблюдаться следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

• порядок нумерации дел в описи — порядковый за несколько лет;• графы описи заполняются в точном соответствии с теми

сведениями, которые вынесены на обложку дела;• при внесении в опись дел подряд с одинаковыми заголовками

пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

• для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год;

• графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.;

• присвоение номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом.

9.2.7. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах:

• один экземпляр передается вместе с делами в архив Академии;• второй остается в структурном подразделении

и представляются в архив Академии через три года после завершения дел в делопроизводстве.

9.2.8. В конце описи вслед за последней статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

9.2.9. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии (ЭК) опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК структурного подразделения.

9.2.10. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производится по установленной форме после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (Приложение № 27).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Академии одновременно.

Согласованные с ЭК акты утверждаются ректором Академии после утверждения ЭПК Росархива описей дел постоянного хранения. Только после этого Академия имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

9.2.11. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего архива. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

9.3. Подготовка и передача дел на хранение в архив9.3.1. Для обеспечения сохранности документов в Академии создан

архив.В своей практической деятельности архив Академии руководствуется

нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, Положением об архиве Академии, Уставом Академии, приказами и указаниями ректора Академии.

9.3.2. В архив Академии передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

9.3.3. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив по истечении трехлетнего срока их хранения в структурном подразделении.

9.3.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Академии и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.3.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Общего отдела Академии.

9.3.6. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудник архива предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в

опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Академии, данного структурного подразделения.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

9.3.7. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего архивом Академии и сотрудника, передавшего дела.

9.3.10. В архив доставляются сотрудниками структурных подразделений дела, увязанные в связки.

9.3.11. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Академии лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Академии независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

9.4. Порядок выдачи документов из архива Академии9.4.1. Архивные справки, выписки и копии документов выдаются на

основании письменного запроса, который должен содержать:• наименование организации;• адрес;• изложение существа запроса;• фамилию, имя, отчество (полностью);• контактный телефон;• дату;• личную подпись.

Архивные справки, копии и выписки выдаются под расписку заявителям на руки строго при предъявлении паспорта. Родственникам или доверенным лицам — при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта получателя.

9.4.2. Выдача дела из архива Академии постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения сотрудникам для использования в работе осуществляется с разрешения руководства Академии или руководителя Общего отдела.

На выданное дело заводится карта - заместитель дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его вьздачи, кому выдано дело.

дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дел.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов с разрешения ректора или проректора, курирующего данное структурное подразделение.

9.4.3. Допускается изъятие из архива дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются строго заявителю на основании письменного запроса с разрешения ректора Академии при предъявлении паспорта, родственникам или доверенным лицам согласно нотариально заверенной доверенности.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов из дел производится только с разрешения ректора или проректора, его замещающего, с обязательным составлением акта о причинах выдачи подлинника и оставлением в деле заверенной копии документа. На место изъятого документа из дела постоянного срока хранения вкладывается справка-акт о причинах выдачи подлинника, снятая с него копия, а также расписка получателя документа.

П РИ ЛО Ж ЕНИ Як

Инструкции по организации и ведению делопроизводстваРОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при

П Р Е ЗИ Д Е Н Т Е Р О С С И Й С К О Й Ф Е Д Е Р А Ц И И

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждениевысшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ С Л уЖ Б Ы

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

119571, Москва, проспект Вернадского, 82 тел.: (495) 434-944Я, факс: (495) 434-34-14

М

На№

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждениевысшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛуЖ БЫ

п р и ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

НИЖ ЕГОРОДСКИЙ и н с т и т у т УПРАВЛЕНИЯ

Ф е д е р ал ь н о е г о суд арственн ое бю дж етное о б р аз о в ат е л ь н о е уч р еж ден и е

высшего о б р аз о в ан и яР О С С И Й С К А Я А К А Д Е М И Я Н А Р О Д Н О Г О Х О З Я Й С Т В А и

Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н О Й С Л У Ж Б Ы п р и П Р Е З И Д Е Н Т Е Р О С С И Й С К О Й Ф Е Д Е Р А Ц И И

П Е Р М С К И Й Ф И Л И А Л

614990, г. Пермь, бульвар Гагарина, д. 10, теп.:..................... . ф ак с :....................

№на№

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждениевысшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛ уЖ БЫ

п ри ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

АРЗАМАССКИЙ ФИЛИАЛ

П Р И К А ЗМосква

20.. г. No

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты проверок и ревизий, приема оборудования, списания, экспертизы; передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий т.д.

Договоры о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, на)^но-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.

Задания на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.

Инструкции (правила) должностные; по документационному обеспечению управления (делопроизводству); технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.

Нормативы расхода сырья, материалов, электроэнергии;технологического проектирования; численности работников и т.д.

Отчеты о производственной деятельности, командировках, научно- исследовательских работах и т.д.

Перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, организаций и др. с указанием сроков хранения документов и т.д.

Планы производственные, научно-исследовательских работ; учебные; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно- технического совета. Ученого совета и т.д.

Положения о министерстве, организации; структурном подразделении; премировании и т.д.

Программы проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.;Сметы расходов на содержание аппарата управления, зданий,

помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на капитальное строительство и т.д.

Стандарты государственные, отраслевые, республиканские, технические условия.

Структура и штатная численность.Тарифные ставки.Формы унифицированных документов.Штатные расписания и изменения к ним.

Ф е д е р а л ь н о е г о с у д а р с т в е н н о е б ю д ж е т н о е о б р а з о в а т е л ь н о е у ч р е ж д е н и е

в ы с ш е г о о б р а з о в а н и яР О С С И Й С К А Я А К А Д Е М И Я Н А Р О Д Н О Г О Х О З Я Й С Т В А и

Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н О Й С Л у Ж Б Ы п р и П Р Е З И Д Е Н Т Е Р О С С И Й С К О Й Ф Е Д Е Р А Ц И И

119571, Москва, проспект Вернадского, 82 тел.: (495) 434-94-01, факс: (495) 434-34-14

№на №

Федергшьное государственное бюджетное образовательное учреждениевысшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛуЖБЫ

п ри ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

П Р И К А ЗМосква

20.. г. No

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждениевысшего образованрш

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВ А и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

п р и ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И ЕМосква

20.. г. №

Унифицированная форма № Т-1 Утверждена Постановлением Госкомстата Россииот05.01.2004№ 1

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образованияРоссийская академия народного хозяйства

и государственной службы при Президенте Российской Федерации

Форма по ОКУД

поОКПО

Код

0301001

29477680

(наименование организации)

ПРИКАЗ (распоряжение)

о приеме работника на работу

Принять на работу

Номер документа Дата составления

ДатаС

по

Табельный номер

(фамилия, имя, отчество)

(структурное подразделение)

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

(условия приема на работу, х^актер работы)

Должностной оклад (полная ставка)

Компенсационные выплаты (доплата, надбавка и выплаты);

руб- коп.(г(ифрами)

Стимулирующие выплаты(цоплагга, надбавка и др. выплаты)

сжпьпаЕшам ш qx»c

Основание:месяца(ев)

Трудовой договор от «____»

Руководитель организации --------

20 г. №

(dojOfCHocmb)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен

(личная подпись) (расиафровка подписи)

« В 20(личная подпись)

Унифицированная форма Хг Т-9 Утверждена Постановлением Госкомспгга России от 05.01.2004 №1

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИФорма по ОКУД

по ОКПО

Код

0301022

(наименование организации)

ПРИКАЗНомер до*^ента Дата составления

о направлении работника в командировку:

Направить в командировку

Табельный номер

(фамилия, имя, отчество)

(структурное подразделение)

(должность (специальность, профессия))

(место назначения (страна, город, организация))

сроком на календарных дней

20 20

с целью

Комавдировка за счет средств(указать источник финансирования)

Основание (документ, номер, дата):

Руководительорганизации ____

(служебное задание, другое основание (указать))

(должность) (личная подаись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен

Согласовано: И.О. Фамилия

99 20

Руководитель структурного подразделения

(личная подпись)

И.О. ФамилияГлавный бухгалтер

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

Российская академия народного хозяйства и государственной службы

при Президенте Российской Федерации

Закрытое акционерное общество «ПРОМИНДУСТРИЯ АГ»

о т« 18 »

П Р И К А Змая 20 10 г № 5 9 4 /3 8 2

L __________________________^ _ _________________________________________________________________________ _________________________________________________ _ - ___________________________________________»

I 25 мм

[ Заголовок приказа ]

МОСКВА

Текст приказа

10мм

30 мм◄--------- ►;

Ректор(личная подпись)

В.А. May Генеральный А. И. Ильиндиректор (личная подпись)

L _________ ____________________________________________________________ _______________________ _____________________ _________________ ________________________________

toО

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждениевысшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ С Л уЖ БЫ

п р и ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И ЕМосква

______ 2 0 .. г.

I 25 мм

No

30 мм :◄------- ► I Во

; исполнение(основание)

1. Утвердить ^--- ►10 ым

2. Признать утратившим силу

Ректор(личная подпись)

Место расположения виз

И.О. Фамилия

Распоряжение вносит: должность руководителя подразделения, ФИО, подписьОбразец оформления распоряжения

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждениевысгпего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛуЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

П Р И К А ЗМосква

2 0 . . г . No

I 25 мм

30 мм ◄----------►

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Академии

В связи с(основание)

п р и к а з ы в а ю :1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию

по делопроизводству в Академии.2 .

◄--- ►10 ым

3. Признать утратившим силу приказ

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на

Ректор И.О. Фамилия(личная подпись)

Место расположения виз

Приказ вносит: должность руководителя подразделения, Ф.И.О., подпись

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждениевысшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛуЖБЫ

п р и ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

30 мм ◄----------►

П Р О Т О К О ЛМосква

[ заседания комиссии по... ]

Председательствующий - Иванов И.И.Секретарь - Антонова Е.Е.

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

П О В ЕС Т К А Д Н Я1. О разработке и принципах...

Доклад заместителя руководителя...2.0 внесении изменений в...

1. Слушали:Петрова А.Е. - текст доклада прилагается

Выступили:Соколов К.К. - краткая запись выступленияАртемова С.В. - краткая запись выступления

Постановили:1.1.0 добрить...1.2.................

2. Слушали:Выступили:Постановили:

Председательствующий

Секретарь

« » 2 0 г. №i

1г 25 мм

(личная подпись)

(личная подпись)

I20 мм

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

10)

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждениевысшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛуЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ119571, Москва, проспект Вернадского, д. 82

^ ______________№_____________

На№

тел.: (4 ^ ) 434-94ЧП, факс: (495) 43Ф34-14

30 ммЩ--------►

I25 мм

[ О направлении 2-го экземпляра ] диссертации

Диссертационный совет Д 504.01.01 по зшците диссертаций на соискание ученой степени доктора наук в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» направляет Вам 2-й экземпляр диссертации КАПУСТИНА С.Н. на тему «Развитие современных технологий управления для модернизации бизнеса компаний» по специальности 08.00.05 «Экономика и управление народным хозяйством (экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами - промышленность)».

Диссертация защищена 4 октября 2015 г.Приложения: 1. Диссертация 2-й экз. в 1 экз.

2. Информационная карта на 1 л. в 4 экз.3. Автореферат (брошюра) в 1 эо .

Председатель диссертационного совета Д 504.01.01 д. э. н., профессор

(личная подпись)О.Д. Проценко

Исполнитель: Лактионова Т.И. те?: (495) 434 84 06

10 ]

20 мм

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯработника, ответственного за организацию и ведение делопроизводства

в структурном подразделении

1. Общие положения1.1. Ответственный за организацию и ведение делопроизводства в

структурном подразделении Академии определяется руководителем данного подразделения из числа его работников.

1.2. В своей работе ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения либо его заместителю.

1.3. Ответственным за делопроизводство назначается работник с образованием не ниже среднего, имеющий опыт работы с документами.

1.4. В своей работе ответственный за делопроизводство руководствуется Инструкцией по организации и ведению делопроизводства Академии, Положением о структурном подразделении, Уставом Академии и другими методическими документами и рекомендациями вышестоящих организаций (Росархива).

2. ОбязанностиОтветственный за делопроизводство:2.1. Организует документы в делопроизводстве структурного подразделения:2.1.1. Составляет номенклатуру дел подразделения.2.1.2. Формирует и оформляет дела подразделения.2.1.3. Осуществляет контроль за оперативным хранением документов и дел

структурного подразделения.2.2. Организует и следит за исполнением документов в подразделении:

2.2.1. Следит за получаемой и отправляемой корреспонденцией (в том числе по электронной почте).

2.2.2. Осуществляет контроль за прохождением внутренних документов.2.2.3. Ведет учет количества документов в подразделении.2.2.4. Информирует руководителя подразделения по вопросам организации

и ведения делопроизводства в подразделении.2.3. Обеспечивает (организует) подготовку и передачу дел структурного

подразделения в архив.2.4. При увольнении, переводе на другую должность, ликвидации либо

реорганизации структурного подразделения ответственный за делопроизводство:

— передает по акту все имеющиеся в подразделении документы вновь назначенному ответственному за делопроизводство работнику;

~ формирует все имеющиеся в подразделении дела, осуществляет их подготовку и передачу в архив.

2.5. Обеспечивает хранение, учет и использование документов структурного подразделения.

- 2 -

3. Права3.1. Ответственный за делопроизводство имеет право:

- требовать от других работников выполнения обязанностей, связанных с организацией и ведением делопроизводства;

- требовать полного в соответствии с требованиями, изложенными в Инструкции Академии по делопроизводству, оформления документов;

- запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.) от исполнителей;

- принимать участие в совещаниях, собраниях, посвященных рассмотрению вопросов делопроизводства.

4. ОтветственностьОтветственный за делопроизводство несет административную (или

иную в соответствии с законодательством) ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

Наименование должности руководителя структурного

подразделения И.О. Фамилия(личная подпись)

Наименование должности лица, огвегственного за делопроизводство И.О. Фамилия

(личная подпись)« » 20 г.

ул. Б. Дмитровка, 26 г. Москва, 103426 Комитет Совета Федерации по образованию и науке (Фамилия И.О.)

Уважаемый(ая) Имя Отчество!

Примите государственной поздравления с

от коллектива Российской академии народного хозяйства и службы при Президенте Российской Федерации и от меня лично Днем знаний и пожелания здоровья, успешной работы в сфере

образования на благо России.Ректор Российской академии

народного хозяйства и государственной службыпри Президенте Российской Федерации В.А. May

119571, г.Москва, пр-т Вернадского, 82 РАНХиГС

Ректор Академии(личная подпись)

В.А, May

20 г.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии

1. Корреспонденция, адресованная работникам учреждения (организации) с

пометкой «лично».

2. Корреспонденция, адресованная в структурное подразделение, с указанием

должности и/или фамилии получателя.

3. Письма, присланные для сведения (копии).

4. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.

5. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по

командированию.

6. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня, программы совещаний и

конференций.

7. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

8. Сводки и информация, присланные для сведения.

9. Учебные планы, программы.

10. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

11. Прейскуранты.

12. Технические условия.

13. Претензии.

14. Нормы и нормативы расходов материалов.

15. Поздравительные письма.

16. Пригласительные билеты.

17. Документы по заключению коллективных договоров.

18. Бухгалтерские документы.

19. Планово-финансовые документы.

20. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

21. Формы статистической отчетности.

22. Служебные записки.

23. Арбитражные и исковые документы.

С П Р А В К А

об объеме документооборота

з а _________________________20_____ г.(месяц)

ДокументыКоличество документов

ВсегоПодлинники Тираж

Поступающие

Отправляемые

Внутренние

И т о го

Начальник Общего отдела

« » 20 г.

( личная подпись)

И. О. Фамилия

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждениевысшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛуЖ БЫ

п р и ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВЫПИСКА из ПРИКАЗАМосква

« 02 « августа 2011 г. № 01-1802

В соответствии с Правилами приема граждан в Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» и его филиалы на 2011 год и решением Центральной приемной комиссии Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации (протокол № 26 от 02.08.2011)ПРИКАЗЫ ВАЮ :

3. Зачислить на очную форму обучения за счет средств федерального бюджета на направление 080100.68 - Экономика, магистерская программа «Банки, финансы, инвестиции» факультета финансов и банковского дела следующих абитуриентов, прошедших по конкурсу:

№п/п Ф.И.О. Балл4 Лебедев Михаил Андреевич 78

Проректор Академии

Верно:Начальник канцелярии Общего отдела Академии

Е.А. Карпухина

И.О. Фамилия

« » 20 г.{личная подпись)

Ф е д е р ал ь н о е г о с у д а р с т в е н н о е б ю д ж е т н о е о б р а з о в а т е л ь н о е уч р еж ден и е

вы сшего обр аз о в ан и я Р О С С И Й С К А Я АКАДЕ МИ Я Н А Р О Д Н О Г О ХО ЗЯ Й СТ ВА

и Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н О Й С Л У Ж Б Ы при П Р Е З И Д Е Н Т Е Р О С С И Й С К О Й ФЕД ЕР АЦ И И

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ00. 00. 201 г. №Вернадского просп., д. 82,Москва, 119571

На 20___— 2 0___ годы

Индексдела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)*

Срок хранения дела (тома, части)

и№ статей по

перечню

Примечание

1 2 3 4 5Название раздела

Наименование должности руководителя структурного подразделения И.О. Фамилия

(личная подпись)

« » 20 г.

СОГЛАСОВАНО

Начальник Общего отдела

«___» _______ ___20__г.

Зав. архивом ______

И.О. Фамилия(личная подпись)

И.О. Фамилия(личная подпись)

* Графу 3 не заполнять. Заполняется в конце календарного года.

- 2 -

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в структурном подразделении

году в

По срокам хранения Всего В том числе:Переходящих с отметкой «ЭПК»

1 2 3 4

Постоянноговременного (свыше 10 лет)Временного (до 10 лет включительно)ИТОГО

Наименование должности ответственного за делопроизводство

(личная подпись)

« » 20 г.

Итоговые сведения переданы в Общий отдел

Наименование должности, передавшегосведения ______ __________

(личная подпись)

« » 20 г.

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

Лист — заверитель дела №

В деле прошито и пронумеровано(цифрами и прописью)

В том числе литерные листы

+ листов внутренней описи _

пропущенные номера

лист (ов)

ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ и ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА

№ листов

1

(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

« » 20 г.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ___________

№п/п

Индексдокумента

Датадокумента

Заголовок документа Номера листов дела

Примеча­ние

1 2 3 4 5 6

Итого 7^oкyмeнтoв

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дел И.О. Фамилия

(личная подпись)

« » 20 Г.

Федеральное государственное бюджетное образовательное з^чреждениевысшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

при П Р Е З И Д Е Н Т Е Р О С С И Й С К О Й Ф Е Д Е Р А Ц И И

(НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)

ДЕЛОХй ТОМХ»

(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

Начато Окончено(ДАТА) (ДАТА)

Код федерального архива

Код федерального государственногобюджетного образовательного учреждения

высшего образования РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ

(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждениевысшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖ БЫ

при П Р Е З И Д Е Н Т Е Р О С С И Й С К О Й Ф Е Д Е Р А Ц И И

(НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)

ДЕЛО № _______________ ТОМ № ________

(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

Начато Окончено(ДАТА) (ДАТА)

Ф орма обложки делапостоянного и долговременного (свы ш е 10 лет) срока хранения

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждениевысшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯНАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

при П Р Е З И Д Е Н Т Е Р О С С И Й С К О Й Ф Е Д Е Р А Ц И И

(Название структурного подразделения организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя структурного подразделения ____________ (Расшифровка подписи)

(подпись)

« » 20 г.

О П И С Ь №

№п/п

Индексдела

(тома,части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Кол-во листов в

деле (томе, части)

Срок хранения

дела (тома, части)

Приме­чание

1 2 3 4 5 6' 7Назвш1ие раздела

В данную опись внесено

с № по №

дел(цифрами и прописью)

, в том числе:

литерные номера: пропущенные номера

Наименование должности лица, составителя описи документов дел

(личная подщись)(Расшифровка подписи)

« » 20 г*

С О ГЛ А С О В А Н ОНачальник Общего отдела

(подпись) « »

(Расшифровка подписи)

20 г.

С О ГЛ А СО ВА Н О ^Протокол ЭК структурного подразделения (ЭК ГОУ РАНХиГС)

о т « » 20 г. №

Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. При наличии ЭК структурного подразделения.

Передал(а)(цифрами и прописью)

дел

и(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документов

Наименование должности работника структурного подразделения

« » 20 г.(личная подпись)

(Расшифровка подписи)

Принял(а)_ дел

Зав, архивом

« »(личная подпись)

20 Г.

(Расшифровка подписи)

Передаются вместе с делами канцелярии

Форма описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу структурного подразделения

Ф е д е р а л ь н о е г о с у д а р с т в е н н о е б ю д ж е т н о е о б р а з о в а т е л ь н о е у ч р е ж д е н и е

в ы с ш е г о о б р а з о в а н и я Р О С С И Й С К А Я А К А Д Е М И Я Н А Р О Д Н О Г О Х О З Я Й С Т В А

и Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н О Й С Л у Ж Б Ы п р и П Р Е З И Д Е Н Т Е Р О С С И Й С К О Й Ф Е Д Е Р А Ц И И

А К Т

№ « »

УТВЕРЖДАЮ

Ректор Академии

_____________ В.А. May

20 г.

119 571, Москва, проспект Вернадского, 82

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании(название и выходные данные перечня документов

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № 1

(название фонда, структурного подразделения)

№п/п

Заголовок дела или

групповой заголовок

дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номен­клатур) за годы

Индекс дела (тома, части) по номенкла­туре или

№ дела по описи

Кол-водел

(томов,частей)

Сроки хранения

дела (тома, части)и номера

статей по перечню

Приме­чание

1 2 3 4 5 6 7 8

Итого: дел за годы

годы утверждены, а поОписи дел постоянного хранения за ______________

личному составу согласованы с ЭПК_________________________________(наименование архивного учреждения)

(протокол от_____________________Хо___________________ )

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

(Расшифровка подписи)(подпись)

« » 20 г.

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК РАНХиГС от «_ 20 г.

-2 -

Документы в количестве _дел.(цифрами и прописью)

весом кг сданы в(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной ншсладной от

№

Наименование должности работника, сдавшего документы (Расшифровка подписи)

« » 20 г.(личная подпись)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника архива Академии (Общего отдела), внесшего изменения в учетные документы ___

« » 20 г.(личная подпись)

(Расшифровка подписи)

СОДЕРЖАНИЕ

I. Основные понятия, используемые в настоящей инструкции.............. 2II. Общие положения................................................................................ 3III. Общие правила подготовки и оформления документов..................... 5

3.1. Состав и оформление реквизитов документов.......................... 53.2. Бланки документов. Требования к бланкам документов.......... 203.3. Учет и хранение печатей, штампов и бланков.......................... 21

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 224.1. Приказ........................................................................................ 224.2. Распоряжение............................................................................. 244.3. Правила подготовки и оформления приказов и распоряжений... 244.4. Протокол.................................................................................... 274.5. Служебное письмо..................................................................... 304.6. Докладная, служебная и объяснительная записки..................... 324.7. Положение, правила, инструкции.............................................. 344.8. Телеграммы................................................................................ 36

V. Организация документооборота и исполнения документов............... 375.1. Организация документооборота.............................................. 375.2. Организация доставки документов.......................................... 375.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов.. 375.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 405.5. Порядок прохождения внутренних документов........................ 415.6. Работа исполнителей с документами......................................... 415.7. Работа исполнителей с обращениями граждан.......................... 425.8. Прием и обработка документов, поступающих по каналам

электронной почты и факсимильной связи...............................5.9. Порядок прохождения договоров............................................. 475.10. Учет количества документов..................................................... 475.11. Порядок снятия и выдачи копий с документов......................... 485.12. Порядок заверения копий документов 485.13. Порядок подготовки выписок из приказов и протоколов......... 495.14. Печатание и тиражирование документов................................. 505.15. Автоматизация документирования........................................... 50

VI. Поисковая система по документам...................................................... 516.1. Регистрация документов........................................................... 516.2. Организация поисковой системы по документам.

Построение справочного аппарата............................................. 52

VII. Контроль исполнения документов....................................................... 557.1. Организация контроля исполнения документов....................... 557.2. Порядок снятия документов с контроля................................... 557.3. Сроки исполнения документов.................................................. 56

VIII. Организация документов в делопроизводстве..................................... 588.1. номенклатура дел.................................................................... 588.2. Составление Сводной номенклатуры дел Академии................. 588.3. Требования, предъявляемые структурным подразделениям

при составлении номенклатуры дел...........................................8.4. Формирование дел............................................. 628.5. Требования, предъявляемые к оформлению дел........................ 638.6. Составление внутренней описи документов.............................. 668.7. Оперативное хранение документов и дел.................................. 67

IX. Порядок передачи документов на хранение в архив........................... 689.1. Экспертиза ценности документов.............................................. 689.2. Составление описей дел............................................................ 699.3. Подготовка и передача дел на хранение в архив....................... 719.4. Порядок выдачи документов из архива Академии.................... 72

Приложения............................................... 74