サイボウズメールワイズ 3 ユーザー操作マニュアル//cybozu.co.jp/cgi-bin/cbmw/mw.cgi? 緹「メールワイズ」のログイン画面が表示されない場合

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ユーザー操作マニュアル

ユーザー操作マニュアル ◆「メールワイズ」について ·········································· 1

「メールワイズ」の起動と終了 ···································· 2

「メールワイズ」の画面構成 ······································ 4

◆メールアプリケーションメール ······································ 6

アプリケーションでできること ···································· 7

メール一覧画面の見方 ············································ 9

メールの送受信 ················································· 12

メールデータの管理 ············································· 29

ごみ箱の管理 ··················································· 39

メール情報の設定 ··············································· 43

メールの編集 ··················································· 48

顧客情報の管理 ················································· 63

◆電話／訪問履歴 ··················································· 70

電話／訪問履歴でできること ····································· 71

履歴一覧の見方 ················································· 72

履歴の作成 ····················································· 73

履歴の管理 ····················································· 78

◆顧客管理 ························································· 92

顧客管理でできること ··········································· 93

顧客一覧の見方 ················································· 95

顧客情報の検索 ················································· 97

顧客情報の閲覧 ················································ 101

顧客情報の作成 ················································ 103

顧客情報の管理 ················································ 112

顧客のメール／電話履歴／訪問履歴の閲覧 ························ 124

◆テンプレート ···················································· 125

テンプレートでできること ······································ 126

テンプレート一覧の見方 ········································ 127

テンプレートの作成 ············································ 128

テンプレートの管理 ············································ 135

◆一斉配信 ························································ 144

一斉配信でできること ·········································· 145

一斉配信一覧の見方 ············································ 146

配信メールの作成 ·············································· 147

配信メールの変更 ·············································· 159

テストメールの送信 ············································ 160

配信メールの削除 ·············································· 161

◆集計レポート ···················································· 162

集計レポートでできること ······································ 163

集計レポート一覧の見方 ········································ 164

全般／メール／電話履歴／訪問履歴の集計の閲覧 ·················· 165

集計の設定 ···················································· 168

顧客情報の集計 ················································ 169

集計レポートの印刷 ············································ 171

◆ユーザー名簿 ···················································· 172

ユーザー名簿でできること ······································ 173

ユーザー名簿の見方 ············································ 174

ユーザー情報の閲覧 ············································ 175

自分のユーザー情報の変更 ······································ 176

メモの入力 ···················································· 177

◆個人設定 ························································ 178

個人設定でできること ·········································· 179

個人設定メニューについて ······································ 180

個人情報の設定 ················································ 182

システムごとのカスタマイズ ···································· 186

「メールワイズ」について

1

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 「メールワイズ」について > 「メールワイズ」の起動と終了

「メールワイズ」の起動と終了

Internet Explorer などのWebブラウザーから、URLを指定してアクセスします。

1. Webブラウザーを起動する → ［スタート］ - プログラム - Webブラウザーをクリックします。

2. Webブラウザーのアドレス欄に、「メールワイズ」をインストールしたサーバーへの URL を入力する URL は、「メールワイズ」をインストールしたサーバーマシンのホスト名・インストールディレクトリ・仮想ディレクトリのエイリアスによって異なります。

→ Webブラウザーに「メールワイズ」のログイン画面が表示されます。「メールワイズ」のアクセスURLは、Webブラウザーのお気に入りやブックマークに登録しておくと便利です。

「メールワイズ」は、Webブラウザーからアクセスして利用するWeb型アプリケーションです。ユーザーのクライアントマシンからは、ホームページを閲覧するのと同様の感覚で、URLを指定し、アクセスして利用します。

「メールワイズ」を起動する「メールワイズ」にログインする「メールワイズ」からログアウトする

お使いのWebブラウザーの設定は完了していますか？「メールワイズ」を利用するためには、各クライアントマシンのWebブラウザーの設定が必要です。設定を行っていない場合は、先に、以下のページをご覧の上、お使いのWebブラウザーの設定を行ってください。 >> Internet Explorerの場合 >> Netscapeの場合 >> Mozilla Firefoxの場合

「メールワイズ」を起動する

【Windows版のURLの例】 C:\Inetpub\scripts\cbmw にインストールした場合： http://（サーバーのIPアドレスまたは、ホスト名）/scripts/cbmw/mw.exe? ・IPアドレス入力例 http://10.0.0.1./scripts/cbmw/mw.exe? ・ホスト名入力例 http://cybozu.co.jp/scripts/cbmw/mw.exe?

【Linux版のURLの例】 /usr/local/www/cgi-bin/cbmw にインストールした場合： http://（サーバーのIPアドレスまたは、ホスト名）/cgi-bin/cbmw/mw.cgi? ・IPアドレス入力例 http://10.0.0.1./cgi-bin/cbmw/mw.cgi? ・ホスト名入力例 http://cybozu.co.jp/cgi-bin/cbmw/mw.cgi?

2

「メールワイズ」のログイン画面が表示されない場合

1. 「メールワイズ」画面上部のをクリックする → ログアウトし、「メールワイズ」のログイン画面が表示されます。

◆ IPアドレス・ホスト名は正しいですか？アクセスURLに正しいIPアドレス・ホスト名が設定されているか、ご確認ください。

◆ 「メールワイズ」をインストールしたサーバーマシンで、Webサーバーが稼働していますか？「メールワイズ」を動作させるためには、「メールワイズ」をインストールしたサーバーにWebサーバーが稼働している必要があります。御社のネットワーク管理者にご確認ください。

◆ LANに接続されていますか？お使いのクライアントマシンがLANに接続されているか、ご確認ください。

「メールワイズ」にログインする

■グループ名とユーザー名で選ぶログイン方法

1. 「グループ」プルダウンメニューから、自分が所属しているグループを選択する

2. 「名前」プルダウンメニューから、自分の名前を選択する 3. 「パスワード」欄に、自分のログインパスワードを入力する

4. をクリックする → 「メールワイズ」トップページが表示されます。

ログイン

■ログイン名を入力するログイン方法

1. ログイン名・パスワードを、キーボードから直接入力する

2. をクリックする → 「メールワイズ」トップページが表示されます。

ログイン

自分のパスワードを忘れてしまったとき

システム管理者にパスワードのクリアまたは再設定を依頼してください。なお、自分のパスワードは、［個人設定 - 個人情報 - パスワード］で変更できます。

「メールワイズ」からログアウトする

ログアウト

3

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 「メールワイズ」について > 「メールワイズ」の画面構成

「メールワイズ」の画面構成

ここでは、「メールワイズ」の画面構成について説明します。

1.ヘッダ

2.アプリケーションメニュー

利用可能なアプリケーションのメニューです。アプリケーション名をクリックすると、選択したアプリケーションに切り替わります。

ログインユーザー名「メールワイズ」にログインしているユーザーの名前が表示されます。ユーザー名右には、画面の更新時間が表示されます。

共有リンク集共有リンクが設定されている場合は、共有リンク集が表示されます。表示したいリンク名をクリックすると、リンク先のページが別ウィンドウで表示されます。

共有リンク集を閉じる場合は、閉じるをクリックします。

システム切替

複数システムが登録されている場合に表示されます。現在表示しているシステムとは別のシステムに切り替えることができます。

をクリックすると、「ログインシステムの選択」画面が表示されます。登録されているシステムの一覧から目的のシステム名をクリックすると、選択したシステムに切り替わります。

システム切替

ログアウト「メールワイズ」をログアウトします。

ヘルプ「メールワイズ」のヘルプが表示されます。

※ アプリケーションメニューには、アクセス権があるアプリケーションのみ表示されます。

※ アプリケーションメニューは、個人設定でアイコンを表示する/しないを切り替えることができます。詳細は、「表示の設定を行う」をご確認ください。

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3.お知らせ

メンバーに伝えたい連絡事項やスローガンなどを自由に入力・掲示できるスペースです。以下のアプリケーションを開いている場合に表示されます。

メールアプリケーション電話履歴訪問履歴一斉配信

をクリックすると、入力画面が表示され、お知らせの内容を変更できます。をクリックすると、お知らせ欄を閉じることができます。お知らせ欄を閉じていた場合にも、他のユーザーによってお知らせの内容が更新されると、自動で開かれ、「」マークが表示されます。

4.顧客検索

顧客情報を検索できます。以下のアプリケーションを開いている場合に表示されます。

メールアプリケーション電話履歴訪問履歴顧客管理

1. 顧客検索右のプルダウンメニューから、検索対象項目を選択する

会社名/名前/電話番号/顧客コード/メールアドレスから選択できます。

2. 入力欄に、検索文字列を入力し、をクリックする → 検索結果が表示されます。部分一致での検索が可能です。

5.アプリケーション表示部

アプリケーションメニューで選択したアプリケーションの機能が表示されます。

6.フッタ

書込閉じる

検索

顧客検索をクリックすると、詳細な検索条件を指定した検索が可能です。

顧客情報の詳細検索については、「顧客情報の検索」をご確認ください。

サポート「お客様サポートオンライン」に問い合わせることができます。

個人設定個人設定メニューが表示されます。自分のユーザー情報やパスワードの変更、画面デザインの変更などができます。個人設定については、「個人設定でできること」をご確認ください。

共通設定現在選択しているシステムの共通設定のアクセス権が与えられているユーザーの画面のみ表示されます。共通設定については、「共通設定マニュアル」をご確認ください。

システム管理システム管理者の画面のみ表示されます。システム設定については、「システム設定マニュアル」をご確認ください。

5

メールアプリケーション

6

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールアプリケーションでできること


メールアプリケーションでできること

メールアプリケーションでは、info@、support@ などグループメールアカウントに届くメールを、登録ユーザー間で共有し、効率的に処理をす

すめることができます。

各メールには、「未処理」「処理中」といった処理状況や、担当者、緊急度、メール項目を設定できるほか、コメントの書き込みもできます。メール一覧画面では、処理状況や担当者・至急マークが表示されるので、誰が、どのメールに対応しているのか、どのメールが返信済みでどのメールがまだだれも対応していないか、といったことが一目で把握できます。 ↓メール一覧画面

また、メールを開いた画面には、そのメールの差出人の顧客情報・過去の履歴へのリンクが表示されます。メールの差出人の顧客情報や過去のやり取りをすばやく確認できるので、前回の担当者が不在でも、的確な返信・案内ができます。 ↓メール閲覧画面

メール作成・返信時には、あらかじめ登録しておいたテンプレートを使うことができます。テンプレートを使うことで、メール作成がスピードアップする他、対応を均一化することができます。担当者によって案内が違う、といったこともなくなり、顧客対応の品質も向上します。あらかじめ条件を設定しておくと、メール受信時に自動でメールをフォルダに振り分けたり、メール項目を設定することもできます。メール項目を設定すると、集計レポートで、項目ごとの件数がグラフ化されます。蓄積されたメールは、検索・CSVファイルに書き出すこともできます。

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↓メール作成（返信）画面

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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メール一覧画面の見方


メール一覧画面の見方

↓メール一覧画面

1.一覧・フォルダメニュー

メニューをクリックすると、各メール一覧が表示されます。をクリックすると、メニューが閉じます。

処理メール状況が「処理済み」・「送信済み」以外の全てのメールが表示されます。返信されていない受信メール、新規に作成したメールでまだ送信されていないものが表示されます。処理メール一覧のメールの件数が、括弧内に表示されます。

担当メール「処理メール」のうち、自分が担当者に設定されているメールが表示されます。担当メールの件数が、括弧内に表示されます。

送信待ちメール「処理メール」のうち、状況が「送信待ち」のメールが表示されます。送信待ちメール一覧では、送信待ちのメールを一括で送信できます。送信待ちメールの件数が、括弧内に表示されます。

受信メール全ての受信メールが表示されます。（処理済みの受信メールも表示されます。）

送信メール全ての送信メールが表示されます。

（フォルダ名）

各フォルダに振り分けられた受信メール/送信メールが表示されます。フォルダは、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されます。フォルダ内の「処理メール」（処理済み・送信済み以外のメール）の件数が括弧内に表示されます。

～別のフォルダへの移動について～

フォルダが設定されている場合、現在振り分けられているフォルダとは別のフォルダに、メールを移動することができます。

画面左側で（フォルダ名）を選択すると、画面右側の一覧下部に、以下のようなプルダウンメニュー

とが表示されます。

1. フォルダの一覧から、フォルダを移動したいメールの左端のにチェックを入れる

移動する

※ 画面左上のをクリックすると、一覧画面に表示されている全てのメールに一括でチェックを

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2.処理状況と担当者

各メールに設定された「状況」・「担当者」です。どのメールが未対応で、どのメールが処理中か、だれがどのメールに対応しているか、一目でわかります。「状況」プルダウンメニューには、未処理/処理中/処理待ち/処理済み、および共通設定アクセス権のあるユーザーによって設定されたカスタマイズ項目が表示されます。「担当者」プルダウンメニューには、「メールワイズ」の利用ユーザー、および「（未設定）」が表示されます。各プルダウンメニューから値を選択すると、選択した値のメールのみを一覧に表示できます。

3.コメント

各メールに書き込まれたコメントです。メールに対する連絡事項やメモなどを、コメント欄に記入することで、「メールワイズ」利用ユーザー間でコミュニケーションを図ることができます。

4.メール項目

各メールに設定されたメール項目の値です。項目に値を設定することで、そのメールがどんなメールなのか、判別することができます。プルダウンメニューから項目の値を選択すると、値ごとにメールを絞り込むこともできます。メール項目は、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって作成される項目です。「問い合わせ」・「要望」・「クレーム」といったメールの内容を設定する項目や、「営業部」・「人事部」といった担当部署別の項目など、用途に応じた項目が作成されるため、メールの整理・集計に活用できます。集計レポートでは、メール項目ごとに件数がグラフ化されます。

2. 一覧下部のプルダウンメニューから、移動先のフォルダを選択し、をクリックする → チェックを入れたメールが指定したフォルダに移動されます。

入れることができます。全てのチェックを外すには、もう一度、をクリックします。

移動する

ごみ箱削除されたメールが一時的に保存されています。ごみ箱に保存されたメールは、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されている保存期間経過後、ごみ箱から自動で完全に削除されます。

～フォルダを使用しない設定の場合～メールアプリケーションによっては、フォルダを使用しない設定になっている場合があります。フォルダを使用しない設定の場合、画面左側にフォルダメニューは表示されず、処理メール/受信メール/送信メール/ごみ箱がタブで表示されるようになります。「処理メール」のうち、自分が担当者に設定されているメールがある場合は、

担当メールが XX 件あります。と表示されます。

↓フォルダを使用しない設定の場合のメール一覧画面

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5.緊急度

緊急度が至急・大至急に設定されているメールには、マークが付きます。このマークの付いたメールは、早急に対応しましょう。

→ 「緊急度」が「至急」に設定されているメールを示します。

→ 「緊急度」が「大至急」に設定されているメールを示します。

6.ソート

メール一覧に表示されているメールを、受信および送信日時でソートします。初期設定では、以下の順番で表示されます。

日時：受信/送信日時の降順で表示されます。状況：（処理済み）/（送信待ち）/カスタマイズ項目/（処理中）/（未処理）の順に表示されます。担当者：「メールワイズ」の利用ユーザーが、降順で表示されます。

・をクリックすると、日時・状況・担当者が逆順に並び替わります。

緊急度は、「メールの詳細」画面でも確認できます。

また、「メールの詳細」画面で変更するをクリックすると、緊急度を変更できます。

※ 「メールの詳細」画面については、メール本文を閲覧するをご確認ください。緊急度の変更については、メール情報を個別に設定するをご確認ください。

※ ・は、送信待ちメール一覧には表示されません。

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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの送受信


メールの送受信

ここでは、メールの送受信について説明します。ユーザー情報の設定では、以下の操作が行えます。

メールを受信するメール本文を閲覧するメールを作成するメールの宛先アドレスを選択するテンプレートを活用するメールを書きかけ保存する送信待ちメールを送信する

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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの送受信 > メールを受信する

メールを受信する

メールアプリケーション：メールの送受信

メールアプリケーション一覧画面左上のをクリックすると、新着メールが受信されます。

※ 受信されたメールは、「処理メール一覧」・「受信メール一覧」で確認できます。「処理メール一覧」には、「処理済み」以外の受信メールと新規作成メールが表示されます。「受信メール一覧」には、「処理済み」を含む全ての受信メールが表示されます。

自動受信

「メールワイズ」では、自動でメールを受信することもできます。メールを自動受信する間隔は、システム管理者によって設定されます。設定された間隔で、メールが自動受信されます。

※ 自動受信を実行するには、「メールワイズ」インストールマシンに、自動受信タスク（Linux版はcron）が登録されている必要があります。自動受信タスクの登録については、メールの自動受信／定期チェックについてをご確認ください。

メール受信時に自動で行われること

あらかじめ条件を設定しておくと、メール受信時に自動で様々な操作が実行されます。

受信通知メール送信「メールを受信した時、通知メールを受け取る」が有効に設定されているユーザーの個人メールアドレス宛に、受信通知メールを送信します。受信通知メールの設定については通知の設定を行うをご確認ください。フォルダ振り分け共通設定のアクセス権のあるユーザーによって自動振り分け条件が設定されている場合は、メール受信時に、自動でメールがフォルダに振り分けられます。ごみ箱への自動振り分けも可能なため、あらかじめウイルスメールや迷惑メールはごみ箱へ振り分ける設定になっている場合もあります。自動フォルダ振り分け条件についてはフォルダへの振り分けをご確認ください。担当者の設定 → 担当者に設定されたユーザーへの通知メール送信共通設定のアクセス権のあるユーザーによって担当者自動設定条件が設定されている場合は、メール受信時に、自動で担当者が割り当てられます。自動担当者設定条件については担当者の自動設定をご確認ください。「メールの担当者に設定された時、通知メールを受け取る」が有効に設定されているユーザーが担当者に設定された場合、そのユーザーの個人メールアドレス宛に通知メールを送信します。担当者通知メールの設定については通知の設定を行うをご確認ください。メール項目値の自動設定共通設定のアクセス権のあるユーザーによってメール項目の自動設定ルールが設定されている場合は、メール受信時にメール項目の値が自動で設定されます。自動メール項目値の設定条件についてはメール項目の自動設定をご確認ください。差出人情報の変換共通設定のアクセス権のあるユーザーによって差出人情報の変換条件が設定されている場合は、フォームからのメールなど、指定されたメールアドレスから受信したメールの From が、差出人本人のメールアドレスに自動で変換されます。

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差出人情報の変換条件については差出人情報の変換をご確認ください。

受信できるメール数・メールサイズ

1回の操作で受信できるメールは 100通までです。 100通以上のメールが届いている場合は、100通まで受信した後、メールサーバーに受信していないメールが残っている旨のメッセージが表示されます。

その場合は、再度をクリックしてください。残りのメールを受信できます。

システム管理者によって受信メールサイズの制限値が設定されている場合は、設定されたサイズよりも大きいメールは受信されません。設定されたサイズよりも大きいメールが届いている場合は、その旨のメッセージが表示されます。

※分割メールは自動で復元されます。

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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの送受信 > メール本文を閲覧する

メール本文を閲覧する


メールアプリケーション一覧画面から、メール件名をクリックすると、「メールの詳細」画面が表示されます。

1.メール情報

各メールに設定された状況・緊急度・担当者・メール項目・フォルダ・コメントが表示されます。メール情報は、一覧画面でも表示されます。変

更するをクリックすると、メール情報を変更できます。メール情報の設定方法についてはメール情報の設定をご確認ください。

メール項目は、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されます。（上図では、「商品種類」・「問合せ種別」というメール項目が作成されています。）

2.顧客情報

メールの差出人の顧客情報が表示されます。共通設定のアクセス権のあるユーザーによって表示する設定になっている顧客項目が表示されます。

メールと顧客情報との紐付けは、差出人のメールアドレス（送信メールの場合は宛先のメールアドレス）をもとに、自動で行われます。

3.顧客情報詳細画面へのリンク

（顧客名）をクリックすると、顧客の詳細画面が表示されます。

メールの差出人が顧客管理に登録されていない場合は、代わりに「顧客を登録する」リンクが表示されます。

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4.履歴

履歴（○件）をクリックすると、該当顧客の履歴一覧画面が表示されます。その顧客との過去のやり取り全て（電話／訪問履歴を含む）を一

覧で確認できます。 ↓顧客の履歴一覧

5.表示

メール情報詳細・顧客詳細・スレッド・メールヘッダの各チェックを外すと、それぞれの情報が画面に表示されなくなります。各情報を画面に表示する場合は、チェックを入れます。スレッドは、関連するメールが存在する場合のみ、表示されます。（メールソースの In-Reply-to をもとに、スレッドが構築されます。） ▼スレッド

6.メール本文

メールヘッダ・本文が表示されます。

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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの送受信 > メールを作成する

メールを作成する


1. 目的のメールアプリケーションのメールアプリケーション一覧を表示する

2. メールを作成するをクリックする

→ 「メールの作成」画面が表示されます。

メールの新規作成・返信は、システム管理者によって、メールの編集アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。メールの編集アク

セス権のないユーザーの画面には、メールを作成する／が表示されません。

3. 内容を編集する

From プルダウンメニューから、メールの差出人として表示されるメールアカウントを選択します。プルダウンメニューには、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されている From が表示されます。

To/CC/BCC メールを送る相手のメールアドレスを入力します。

To/CC/BCC 欄右のをクリックすると、「ユーザー名簿」「会社一覧」「個人一覧」からメールアドレスを選択することができます。宛先アドレスの選択については、メールの宛先アドレスを選択するをご確認ください。

メールの作成～送信までの流れを説明します。メール編集時には、あらかじめ登録しておいたテンプレートを本文に挿入したり、顧客管理に登録されているメールアドレスを宛先欄に挿入することができます。編集したメールは、そのまますぐに送信せずに、書きかけの状態で保存することもできます。

メールの編集開始（新規作成/返信）

→メールの編集（テンプレート挿入/宛先挿入・・）

→ メール情報の設定 → 送信/書きかけ保存

受信メールに返信する場合・・・

メールアプリケーション一覧から、受信メールの件名をクリックし、「メールの詳細」画面左上の

をクリックします。

※ 複数の相手に送信する場合は、各メールアドレスを「,」（半角カンマ）で区切ります。例） [email protected], [email protected], [email protected]

アドレス選択

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件名メールのタイトルを入力します。本文メールの本文を入力します。「最初に使うテンプレート」が設定されている場合は、本文入力欄にテンプレート文があらかじめ表示されています。

件名欄右のをクリックすると、テンプレートを「件名」「本文」の入力欄に挿入できます。

テンプレートであらかじめ登録されているテンプレートから選択して挿入します。

テンプレートの活用については、テンプレートを活用するをご確認ください。

署名署名欄右横のプルダウンメニューから、署名を選択します。プルダウンメニューには、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されている署名が表示されます。選択した署名は、直接編集することもできます。

～ CCとBCCについて～ CC：メールのコピーを送信する送信先です。 BCC：「CC」同様にメールのコピーを送信する送信先ですが、「BCC」に指定されたメールアドレスは「宛先」および「CC」に指定された送信先からは確認できません。メールの送信先に、誰にそのメールのコピーが送られているかを知られたくない場合や、コピーを送る相手のメールアドレスを公開したくない場合は、BCC欄を活用します。

※ 共通設定のアクセス権のあるユーザーによって CC/BCC の初期値が設定されている場合は、CC/BCC 欄に初期値となるメールアドレスがあらかじめ表示されています。

※ 返信の場合は、受信メールの引用文があらかじめ表示されています。

テンプレート挿入

18

ファイル

4. メール情報を設定する・コメントを書き込む

緊急度・担当者・メール項目・フォルダを設定し、必要があればコメントを入力します。メール情報の設定については、メール情報を個別に設定するをご確認ください。

設定したメール情報・書き込んだコメントは、送信もしくは書きかけ保存した時点で反映されます。

5. メールを送信する

をクリックする → 「メールの送信」画面が表示されます。送信メールの内容を確認してください。メールの送信は、システム管理者によって、メールの送信アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。メールの送信アクセス権のな

いユーザーの画面にはが表示されません。

※現在の入力を破棄する場合は、をクリックしてください。

6. 送信後の処理状況を選択する（返信メールのみ）「（処理済み）」以外を選択した場合は、メール送信後も、処理メール一覧に返信対象の受信メールが残ります。初期値では、「（処理済み）」が選択されています。 ※新規作成メールは、送信後の処理状況を設定することはできません。

ファイルを添付する場合は、以下の手順でファイルを追加します。

1) ファイル欄右のをクリックする → 「ファイルの添付」画面が表示されます。

追加する

2）をクリックし、追加するファイルを指定する

参照...

3）をクリックする

→ ファイルが追加され、「メールの作成」（「メールの返信」）画面に戻ります。

追加する

ファイルの添付を中止する場合は、をクリックしてください。

添付ファイルを削除したい場合は、ファイル欄からファイルを選択しをクリックします。

キャンセルする

削除する

（！）添付できるファイル数に制限はありませんが、システム管理者によって、送信メールのサイズ制限が設定されている場合があります。この場合、設定されている値よりも大きいサイズのメールは送信できません。ご留意ください。

※ 共通設定のアクセス権のあるユーザーによって、メール情報の設定欄を表示しない設定になっている場合は、「メール情報の設定」および「コメント」欄は表示されません。

送信する >>

送信する >>


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7. メールの内容に問題がなければ、をクリックする

→ メールが送信され、メールアプリケーション一覧に戻ります。

送信メールは、送信メール一覧に保存されます。

返信の場合、返信対象の受信メールには、返信済みのマーク「」が付きます。

例）「作業依頼」

※メールの内容を再編集する場合は、をクリックしてください。内容を修正する

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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの送受信 > メールの宛先アドレスを選択する

メールの宛先アドレスを選択する


1. メールの編集画面で、をクリックする

→「メールアドレスの選択」画面が別ウインドウで表示されます。最近使ったアドレス / ユーザー名簿 / 会社一覧 / 個人一覧が表示されます。画面左側の一覧名をクリックすると、画面右側に顧客（ユーザー）のメールアドレス一覧が表示されます。

作成 / 返信 / 転送 / 再送信などのメール編集時、To / CC / BCC は、「顧客管理」や「ユーザー名簿」に登録されているメールアドレスから選択することができます。メールアドレスは、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定された形式で挿入されます。

各システムの管理者によって、CC / BCC の初期値が設定されている場合は、メールの編集画面を表示すると、自動的に設定されている CC / BCC が挿入されます。初期値を変更することもできます。

アドレス選択

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2. メールアドレスを設定する宛先を選択する

To / CC / BCC のいずれかのにチェックを入れます。

3. 画面左下の一覧から、宛先となるメールアドレスが存在する一覧を選択する

最近使ったアドレス / ユーザー名簿 / 会社一覧 / 個人一覧から選択できます。

→ 画面右下に、選択した一覧に含まれるメールアドレスが一覧表示されます。

4. 画面右下の一覧から、挿入するメールアドレス [email protected] をクリックする

→ 手順 2 で選択した To / CC / BCC の入力欄にメールアドレスが挿入されます。

会社一覧を選択している場合は、右側の一覧に（会社に所属する人全員） / （部課に所属する人全員）が表示されます。クリッ

クすると、手順 2 で選択した To / CC / BCC の入力欄に、選択した会社 / 部課に所属する人全員のメールアドレスが「,」（半角カンマ）で区切られて挿入されます。メールアドレスは、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されている形式で挿入されます。「"顧客名"<メールアドレス>」またはメールアドレスのみのいずれかの形式となります。「"顧客名"<メールアドレス>」には、「顧客名」の後に敬称が設定されている場合もあります。

※ 会社一覧 / 個人一覧をクリックすると、登録されている顧客グループの一覧が表示されます。顧客グルー

プを選択して絞り込むことができます。

また、画面左下にが表示されます。クリック検索でメールアドレスを絞り込むことができます。

クリック検索については、顧客一覧の見方をご確認ください。

※ 最近使ったアドレスをクリックした場合は、直近に使用したメールアドレスの一覧が表示されます。

メールアドレス一覧上部の「顧客検索」で、顧客・ユーザーのメールアドレスを検索することもできます。

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5. をクリックする

1. 左のプルダウンメニューから、検索対象項目を選択する

2. 右の入力欄に検索文字列を入力する


→ 検索結果が表示されます。目的の [email protected]（メールアドレス）をクリックしてください。

検索

※ 他の To / CC / BCC にメールアドレスを設定する場合は、手順 2 ～ 4 を繰り返します。

上記のアドレスを挿入する

→ メールの編集画面に戻ります。To / CC / BCC にメールアドレスが挿入されています。

※ をクリックすると、入力が破棄され、メールの編集画面に戻ります。メールアドレスは挿入されません。キャンセルする

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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの送受信 > テンプレートを活用する

テンプレートを活用する


1. メールの編集画面で、件名欄右のをクリックする

→ 「テンプレートの選択」画面が別ウインドウで表示されます。

テンプレートであらかじめ登録されているテンプレートが一覧表示されます。

画面左にテンプレートのカテゴリ、画面右に選択されたカテゴリに含まれるテンプレートの一覧が表示されます。

2. 挿入したいテンプレートの（カテゴリ名）をクリックする

→ 画面右側に、選択されたカテゴリのテンプレートが一覧表示されます。

3. 挿入したい（テンプレート名) をクリックする

作成 / 返信 / 転送 / 再送信などのメール編集時、あらかじめ登録していたテンプレートを挿入することができます。テンプレートを使うことで、処理スピードがアップするだけでなく、対応が均一化され、対応の品質を高めることができます。回答ミスや文章の入力ミスも防げます。

テンプレートは、テンプレートから追加できます。

テンプレートの登録については、テンプレートを追加するをご確認ください。


24

→ 「テンプレートの参照」画面が表示されます。 ※テンプレートの内容を確認できます。

4. 必要に応じて、テンプレートの内容を編集するこの画面でテンプレートを編集すると、編集後の状態で挿入されます。ただし、登録されているテンプレートには、編集は反映されません。

5. 画面上部の「このテンプレートをメールの本文の」のプルダウンメニューから、テンプレートの挿入位置を選択する先頭に / 文末に / カーソル位置に / 内容を上書きしてのいずれかを選択してください。

6. をクリックする → テンプレートが挿入され、「メールの作成」（「メールの返信」）画面に戻ります。「件名」が設定されているテンプレートを挿入した場合は、メールの件名がテンプレートの「件名」で上書きされます。

テンプレート一覧上部で、テンプレートを検索することもできます。

1. 右の入力欄に検索文字列を入力する


→ 検索結果が表示されます。目的の（テンプレート名）をクリックしてください。

検索

※ カーソル位置への挿入は、Windows版 Internet Explorer でのみ可能です。

挿入する

※ テンプレートを選びなおす場合は、画面左下のテンプレートの選択へをクリックし、「テンプレートの選択」画面に戻ってく

ださい。

共通設定のアクセス権のあるユーザーによって「最初に使うテンプレート」が設定されている場合、メールの作成・返信を開始すると、設定されているテンプレートの本文が自動的に挿入されます。

25

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの送受信 > メールを書きかけ保存する

メールを書きかけ保存する


1. メールの編集画面で、「処理状況を」のプルダウンメニューから、状況を選択する

2. 右のプルダウンメニューから、保存先フォルダを選択する

3. をクリックする → 処理状況が更新され、書き込んだ内容が保存され、「メールの詳細」が表示されます。設定されたメール情報や書き込んだコメントも反映されます。

書きかけ保存すると、「メールの詳細」画面にが表示されます。メールを再編集する場合は、

をクリックします。

メールの新規作成/返信などで編集したメールは、そのまますぐに送信せずに、書きかけの状態で保存することができます。

※ プルダウンメニューには、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されている処理状況が表示されます。

※ プルダウンメニューには、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されているフォルダが表示されます。

書きかけ保存する

返信メールを書きかけ保存した場合、「メールの詳細」画面では、返信対象の受信メール内容が「メール本文」タブ、書きかけの返信メール内容が「編集中の編集内容」がタブに分かれて表示されます。

26

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの送受信 > 送信待ちメールを送信する

送信待ちメールを送信する


送信待ちメール一覧

1. メールアプリケーション一覧画面左上の送信待ちメールをクリックする

2. 「チェックしたメールを」のをクリックする → 「チェックしたメールを送信します。よろしいですか？」というメッセージダイアログが表示されます。

3. をクリックする → チェックボックスにチェックの入っている送信待ちメールが全て送信され、送信待ちメール一覧に戻ります。

※ 一括送信を中止する場合は、をクリックしてください。

処理状況が「送信待ち」に設定されたメールは、「送信待ちメール」一覧に表示され、一括で送信することができます。

→ 画面右側に、送信待ちメール一覧が表示されます。送信待ちメール一覧には、「処理状況」が「送信待ち」に設定されているメールのみが表示されます。メールに処理状況を設定する方法については、メール情報の設定をご確認ください。

※ 各メールの左端のチェックボックスにはチェックの入った状態になっています。一括送信しないメールのチェックは外します。

一括送信する一括送信する

OK

キャンセル

一度に送信できるメールは、20 通までです。

27

「送信待ち」に設定されているメールが 20 通以上ある場合は、以下のようなメッセージが表示されます。

引き続き、をクリックしてください。一括送信する

送信待ちメール一覧のメール1通ごとに、内容を編集して送信できます。メール内容を編集する場合は、一覧から編集したいメールの件名をクリックし、「メールの詳細」画面を表示します。メールの編集については、メールを編集して送信するをご確認ください。

28

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールデータの管理


メールデータの管理

ここでは、メールデータの管理について説明します。

メールを他のメールアプリケーションへ移動するメールを一括削除するメールを検索するメールソースを表示するメールデータを CSV ファイルに書き出す

29

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールデータの管理 > メールを他のメールアプリケーションに移動する

メールを他のメールアプリケーションへ移動する

メールアプリケーション：メールデータの管理

1. メールアプリケーション一覧画面にて、移動するメールの件名をクリックする

→ 「メールの詳細」画面が表示されます。

2. のプルダウンメニューから、メールを移動するをクリックする

→ 「メールアプリケーションの移動」画面が表示されます。

3. 移動先のメールアプリケーションを「移動先」プルダウンメニューから選択するプルダウンメニューには、登録されているメールアプリケーションが表示されます。

4. 必要に応じて、コメントを入力する

5. をクリックする → 選択したメールアプリケーションにメールが移動します。

※メールの移動を中止する場合は、をクリックしてください。

複数のメールアプリケーションが登録されている場合、現在選択しているメールアプリケーションのメールを他のメールアプリケーションに移動できます。

移動する


30

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールデータの管理 > メールを削除する

メールを一括削除する


1. メールアプリケーション一覧画面にて、削除するメールの左端のにチェックを入れる

2. 「チェックしたメールを」のをクリックする

3. をクリックする → 選択されたメールが一括で削除されます。

※選択したメールの削除を中止する場合は、をクリックしてください。

メールを削除します。 1 通ずつ削除する方法と、複数のメールにチェックを入れて一括で削除する方法があります。 1 通ずつ削除する方法は、メールを削除するをご確認ください。メールの削除は、システム管理者によって、メールの削除アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。ただし、自分が送信したメールについては、削除アクセス権がなくても削除が可能です。また、システム管理者は、システム管理メニューから、全てのメールを一括で削除することもできます。

※ 画面左上のをクリックすると、一覧画面に表示されている全てのメールに一括でチェックを入れることができます。全ての

チェックを外すには、もう一度、をクリックします。

削除する削除する

→ 「チェックしたメールを全て削除します。よろしいですか？」というメッセージダイアログが表示されます。

OK

※ 削除されたメールは、ごみ箱に移動し、一時的に保管されます。ごみ箱に保管されている間は、復旧することができます。ごみ箱で7日以上経過すると、自動でごみ箱からも削除され、復旧することができなくなります。

キャンセル

31

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールデータの管理 > メールを検索する

メールを検索する


1. メールアプリケーション一覧画面中央のメールを検索するをクリックする

→ 「メールの検索」画面が表示されます。

2. 検索対象メールを指定する

受信メール / 送信メール / 送受信メール / ごみ箱のメールのいずれかのにチェックを入れます。 3. フォルダを指定する

プルダウンメニューから、検索対象フォルダを選択してください。プルダウンメニューには、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されているフォルダが表示されます。

サブフォルダも検索対象にする場合は、「サブフォルダも検索する」にチェックを入れます。（「サブフォルダも検索する」のチェックは受信メールを検索対象としたときのみ、有効になります。）

4. 検索期間を指定する

5. 検索条件を指定する

受信メール / 送信メールから、期間・条件を指定して、メールを検索します。一度に複数の条件をAND条件・OR条件で指定して検索することができます。検索結果に対して、メール一括削除・メール情報の一括設定を行うこともできます。

本日 / 過去1週間 / 過去1ヶ月 / 過去3ヶ月/ 過去6ヶ月 / 過去1年 / 全て / 期間指定のいずれかのにチェックを入れます。

※ 「期間指定」を選択した場合は、任意の期間を設定できます。検索対象とする期間を設定してください。

Windows 版の Internet Exporer をお使いの場合は、が表示されています。をクリックすると表示されるカレンダーか

ら、目的の日付をクリックして年／月／日を設定できます。をクリックすると前月、をクリックすると翌月のカレンダ

ーが表示されます。もう一度をクリックすると、カレンダーが閉じます。

1）これから指定する検索条件を、OR 指定するか AND 指定するかを、プルダウンメニューから選択します。「以下の全ての条件を満たす」を選択すると AND 指定を、「以下のいずれかの条件を満たす」を選択すると OR 指定を実行します。

2）「（項目）が（条件）に比べて（演算子）」という条件を作成します。条件を設定する対象項目を左のプルダウンメニューから選択し、真ん中のプルダウンメニュー（もしくはテキスト入力欄）で条件を指定します。さらに、一番右側のプルダウンメニューで、演算子を選択します。プルダウンメニューで選択する項目によって、設定できる演算子が異なります。項目に応じて、演算子を設定してください。

項目検索条件の指定方法検索演算子

アカウントプルダウンメニューから選択（アカウントが 2 つ以上登録されている場合のみ表示されます。）

と同じと異なる

メール番号数値入力

より大きい以上より小さい以下と同じと異なる

状況プルダウンメニューから選択と同じと異なる

32

6. をクリックする → 検索が実行され、検索結果が表示されます。

※検索を中止する場合は、をクリックしてください。

検索結果に対して、メールの一括削除を行うには

検索結果画面から、メールにチェックを入れて一括削除することができます。

1. 検索結果画面にて、削除するメールの左端のにチェックを入れる

2. 検索結果画面下の「チェックしたメールを」のをクリックする

条件を増やす場合は、をクリックして条件文を追加します。

条件を削除するには、各条件右側のをクリックします。

緊急度プルダウンメニューから選択と同じと異なる

担当者

プルダウンメニューから選択担当者を設定しない場合は、（未設定）を選択します。（直接入力）を選択した場合は、入力欄に文字列を直接入力して指定できます。


件名検索文字列入力（100文字まで入力可能）

を含むを含まないと同じと異なる

差出人検索文字列入力（100文字まで入力可能）

を含むを含まない

宛先検索文字列入力（100文字まで入力可能）


CC検索文字列入力（100文字まで入力可能）


BCC検索文字列入力（100文字まで入力可能）


本文検索文字列入力（100文字まで入力可能）


添付ファイル名文字列入力（100文字まで入力可能）


コメント検索文字列入力（100文字まで入力可能）


（メール項目）

プルダウンメニューから選択（直接入力）を選択した場合は、入力欄に文字列を直接入力して指定できます。


条件を追加する

削除する

3）この抽出条件をあいまい検索とする場合は、「あいまい検索とする」にチェックを入れます。

検索する





→

「チェックしたメールを全て削除します。よろしいですか？」というメッセージダイアログが表示されます。

33

3. をクリックする → 選択されたメールが一括で削除されます。

※選択したメールの削除を中止する場合は、をクリックしてください。

検索結果に対して、メール情報の一括設定を行うには

検索結果画面から、チェックを入れたメールのメール情報を一括で設定することができます。

1. 検索結果画面にて、メール情報を設定するメールの左端のにチェックを入れる

2. 検索結果画面下のをクリックする

3. をクリックする → 選択されたメールのメール情報が、一括で設定されます。

※メール情報の一括設定を中止する場合は、をクリックしてください。

OK

※ 削除されたメールは、ごみ箱に移動し、一時的に保管されます。ごみ箱に保管されている間は、復旧することができます。ごみ箱で7日以上経過すると、自動でごみ箱からも削除され、復旧することができなくなります。

キャンセル



一括設定する

→ 「メール情報の一括設定」画面が表示されます。メール情報を設定してください。チェックの入ったメールのメール情報が全て同じように設定されることになります。

※ 変更したくない項目は、「--」を選択してください。

設定する


34

HOME > マニュアル> ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールデータの管理 > メールのソースを表示する

メールソースを表示する


1. メールアプリケーション一覧画面で、ソースを表示したいメールの件名をクリックする


2. メールヘッダ部のソースを見るをクリックする

→ メールのソースが別ウィンドウで表示されます。

受信メールのソースを表示します。メールのソースを表示することで、送信元のメールソフトの情報・経由してきたメールサーバーの情報・文字エンコードの種類など、メールに関するさまざまな情報（ヘッダ情報）を確認できます。 ※添付ファイルの削除されたメールのソースを表示することはできません。

35

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールデータの管理 > メールをCSVファイルに書き出す

メールデータをCSVファイルに書き出す


1. メールアプリケーション一覧画面で、ファイル出力をクリックする

→ 「メールデータのCSVファイルへの書き出し」画面が表示されます。

2. 出力内容を設定する

出力対象メールを指定する

受信メール / 送信メール / 送受信メールのいずれかのにチェックを入れます。フォルダを指定するプルダウンメニューから、出力対象のフォルダを選択してください。プルダウンメニューには、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されているフォルダが表示されます。

サブフォルダ内のメールも出力対象にする場合は、「サブフォルダも対象とする」にチェックを入れます。（「サブフォルダも対象とする」のチェックは受信メールを出力対象としたときのみ、有効になります。）出力対象期間を指定する

3. 出力条件を指定する

メールを全て出力する / メールを絞り込んで出力するのいずれかにチェックを入れます。

メールをCSVファイルに書き出します。条件で絞り込んだメールのみ出力する・選択した項目のみ出力できます。受信メールをCSVファイルに書き出す場合は、そのメールへの返信日時・返信メール内容も一緒に書き出すことができます。メールのCSVファイル出力は、システム管理者によって、メールのファイル入出力アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。

※ システム管理者によって、ファイル入出力アクセス権を与えられていないユーザーの画面には、

「ファイル出力」が表示されません。

本日 / 過去1週間 / 過去1ヶ月 / 過去3ヶ月 / 過去6ヶ月 / 過去1年 / 全て / 期間指定のいずれかのにチェックを入れます。



ら、目的の日付をクリックして年／月／日を設定できます。をクリックすると前月、をクリックすると翌月のカレンダー

が表示されます。もう一度をクリックすると、カレンダーが閉じます。

メールを全て出力する

2.で指定したメールが全て出力対象となります。

メールを絞り込んで出力する

2.で指定したメールをさらに条件で絞り込んで出力します。絞込条件を設定してください。

1）これから指定する絞込条件を、OR 指定するか AND 指定するかを、プルダウンメニューから選択します。「以下の全ての条件を満たす」を選択すると AND 指定を、「以下のいずれかの条件を満たす」を選択すると OR 指定を実行します。

36

4. 出力項目を選択する




項目絞込条件の指定方法検索演算子

アカウント

プルダウンメニューから選択（アカウントが 2つ以上登録されている場合のみ表示されます。）


メール番号数値入力


状況プルダウンメニューから選択と同じと異なる

緊急度プルダウンメニューから選択と同じと異なる

担当者

プルダウンメニューから選択担当者を設定しない場合は、（未設定）を選択します。（直接入力）を選択した場合は、入力欄に文字列を直接入力して指定できます。




差出人検索文字列入力（100文字まで入力可能）


宛先検索文字列入力（100文字まで入力可能）


CC検索文字列入力（100文字まで入力可能）


BCC検索文字列入力（100文字まで入力可能）


本文検索文字列入力（100文字まで入力可能）


添付ファイル名検索文字列入力（100文字まで入力可能）




（メール項目）




削除する

3）この抽出条件をあいまい検索とする場合は、「あいまい検索とする」にチェックを入れます。

37

CSVファイルに出力する項目を選択してください。

5. CSVファイルの先頭行に項目名を書き出すかどうかを設定する

CSVファイルの先頭行に項目名を出力する場合は、「先頭行に項目名を書き出す」にチェックを入れます。


→ 指定されたメールデータがCSVファイルに書き出されます。ファイルの出力先・ファイル名を指定して、ファイルを保存してください。

※CSVファイルへの書き出しを中止する場合は、をクリックしてください。

1) 項目の種類のプルダウンメニューから目的の項目の種類（メール情報/顧客情報）を選択する → 選択した種類の項目がリストに表示されます。

2）右のリストから、ファイルに出力する項目を選択する → 選択した項目が反転表示されます。


→ 左のリストに項目が追加されます。

<< 追加

出力する項目の順番を変更する場合は、項目を選択して反転表示させ、・・・をクリックしてください。

左のリストから項目を外したい場合は、外したい項目を選択してをクリックしてください。上記の手順を繰り返して、項目を追加します。

削除 >>


38

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > ごみ箱の管理


ごみ箱の管理

ここでは、ごみ箱の管理について説明します。

ごみ箱のメールを復旧するごみ箱のメールを完全に削除する

39

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > ごみ箱の管理 > ごみ箱のメールを復旧する

ごみ箱のメールを復旧する

メールアプリケーション：ごみ箱の管理

1. メールアプリケーション一覧画面左下のごみ箱をクリックする

→ 「ごみ箱の一覧」画面が表示されます。

2. 復旧したいメールの件名をクリックする → 「削除メールの詳細」画面が表示されます。

3. メールの内容を確認し、復旧する場合は、をクリックする

→ メールが一覧画面に復旧されます。

一覧から削除されたメールは、一旦ごみ箱に移動します。共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されている保存期間中は、ごみ箱に保存され、復旧することができます。

※ 保存期間を過ぎたメールは、ごみ箱に新たにメールが追加された場合に自動削除されます。自動削除されたメールは「メールワイズ」から完全に削除され、復旧はできません。

※ この画面でソースを見るをクリックすると、メールのソースを閲覧できます。

複数のメールにチェックを入れて一括で復旧させることもできます。

1. ごみ箱の一覧画面にて、削除するメールの左端のにチェックを入れる

2. 「チェックしたメールを」のをクリックする → チェックを入れたメールが一括で復旧されます。

復旧する復旧する

※ 画面左上のをクリックすると、一覧画面に表示されている全てのメールに一括でチェックを入れることができま

す。全てのチェックを外すには、もう一度、をクリックします。

40

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > ごみ箱の管理 > ごみ箱のメールを完全に削除する

ごみ箱のメールを完全に削除する

メールアプリケーション：ごみ箱の管理

一覧から削除されたメールは、一旦ごみ箱に移動します。共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されている保存期間中は、ごみ箱に保存されます。ごみ箱に保存されているメールを削除し、「メールワイズ」から完全に削除します。

ごみ箱のメールを完全に削除するごみ箱を空にする

※ 保存期間を過ぎたメールは、ごみ箱に新たにメールが追加された場合に自動削除されます。自動削除されたメールは、「メールワイズ」から完全に削除されます。

ごみ箱のメールを完全に削除すると、それまでごみ箱で保存されていたメールが、完全に削除されることになります。ごみ箱から削除されたメールは、復旧できません。十分にご注意ください。

ごみ箱のメールを完全に削除する


→ 「ごみ箱の一覧」画面が表示されます

2. 完全に削除したいメールの件名をクリックする → 「削除メールの詳細」画面が表示されます。

3. メールの内容を確認し、完全に削除する場合は、をクリックする → 『このメールを完全に削除します。完全に削除したメールは復旧できませんが、よろしいですか？』というメッセージダイアログが表示されます。

4. をクリックする → メールが完全に削除され、ごみ箱の一覧画面が表示されます。

※中止する場合は、をクリックしてください。

完全に削除する

OK

キャンセル

複数のメールにチェックを入れて一括で完全に削除することもできます。

1. ごみ箱の一覧画面にて、完全に削除するメールの左端のにチェックを入れる

2. 「チェックしたメールを」のをクリックする → チェックを入れたメールが一括で完全に削除されます。

※ 画面左上のをクリックすると、一覧画面に表示されている全てのメールに一括でチェックを入れることがで

きます。全てのチェックを外すには、もう一度、をクリックします。

復旧する完全に削除する完全に削除する

ごみ箱を空にする

41


→ 「ごみ箱の一覧」画面が表示されます

2. 画面中央のごみ箱を空にするをクリックする → 「ごみ箱を空にする」画面が表示されます。

3. 内容を確認し、をクリックする → ごみ箱のメールが完全に削除され、「ごみ箱」画面に戻ります。

※中止する場合は、をクリックしてください。

はい

いいえ

42

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メール情報の設定


メール情報の設定

ここでは、メール情報の設定について説明します。

メール情報を個別に設定するメール情報を一括設定する

43

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メール情報の設定 > メール情報を個別に設定する

メール情報を個別に設定する

メールアプリケーション：メール情報の設定

↓メール一覧画面。設定されたメール情報が、一覧画面に表示されます。

1. メールアプリケーション一覧画面で、メール情報を設定・変更したいメールの件名をクリックする

→ 「メールの詳細」画面が表示されます。画面上にメール情報（処理状況・緊急度・担当者など）が表示されています。

2. 画面左上のメール情報 - 変更するをクリックする

→ 「メール情報の変更」画面が表示されます。

3. 項目を設定する

状況 → プルダウンメニューから、処理状況を選択してください。

各メールには、緊急度・担当者・処理状況・メール項目・フォルダなどの情報を設定できます。設定されたメール情報は、一覧画面に表示されるので、緊急メールや担当者、返信処理の進捗も一目で把握できるようになります。また、後からメールを検索する際にも、緊急度やメール項目・担当者など、設定したメール情報をキーにして検索できます。担当者やメール項目を設定すると、集計レポートで件数がグラフ化されます。メール情報の設定は、システム管理者によって、メールの編集アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。

標準では、（未処理）（処理中）（送信待ち）（処理済み）のメニューがあります。標準の処理状況以外のメニューは、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって、業務に応じてカスタマイズされた処理状況が設定されます。（参考：処理状況の設定）

処理を開始すると、「処理状況」は自動で更新されます。

をクリックすると、以下のように自動で更新され、他のユーザーの一覧画面でも、そのユーザ

ーがメールを処理中であることが分かります。・処理状況・・・（処理中）*

44

緊急度

メールの一覧画面では、至急・大至急のメールに、以下のマークが付きます。

担当者 1)「（グループ切替）」プルダウンメニューから、担当者に指定するユーザーが所属するグループを選択します。

2) 左のプルダウンメニューからメールの担当に指定するユーザーを選択してください。メール項目

メール項目の値を設定すると、集計レポートで項目ごとに件数がグラフ化されます。フォルダ

警告日付

・担当者・・・をクリックしたユーザー

～「処理済み」への変更～

「メールの詳細」画面でをクリックすると、状況を「処理済み」に変更できます。

→ 通常 / 至急 / 大至急から選択できます。初期値では、「通常」に設定されています。

メールの内容に応じて、チェックを入れます。

・・・至急を表します。

・・・大至急を表します。

→ 左のプルダウンメニューに、選択されたグループに所属するユーザーのみ絞り込まれます。

→ メール項目は、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されている項目です。（参考：メール項目の設定）プルダウンメニュー・チェックボックスの値を設定してください。

→ フォルダは、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されています。プルダウンメニューから、保存先のフォルダを選択してください。

※ フォルダを移動しても「受信メール一覧」にはメールは残ります。「受信メール一覧」には、全ての受信メールが表示されます。

→ 警告日時を設定してください。




ここで設定した警告日時を過ぎてもメールが送信されない場合は、メール一覧画面に以下のような警告メッセージが表示されます。

45

コメント

4. をクリックする → メール情報が設定され、「メールの詳細」画面に戻ります。


→ メール対応への注意や指示・依頼を入力したり、メールの概要やポイントを入力するなど、自由に利用できます。テキスト入力欄に内容を書き込んでください。

変更する


46

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メール情報の設定 > メール情報を一括設定する

メール情報を一括設定する

メールアプリケーション：メール情報の設定

↓メール一覧画面。設定されたメール情報が、一覧画面に表示されます。

メールアプリケーション一覧画面から、チェックを入れたメールのメール情報を一括で設定できます。

1. メールアプリケーション一覧画面にて、メール情報を設定するメールの左端のにチェックを入れる

2. 一覧画面上（もしくは下）のをクリックする

3. をクリックする → 選択されたメールのメール情報が、一括で設定されます。

※メール情報の一括設定を中止する場合は、をクリックしてください。

各メールには、緊急度・担当者・処理状況・メール項目・フォルダなどの情報を設定できます。設定されたメール情報は、一覧画面に表示されるので、緊急メールや担当者、返信処理の進捗も一目で把握できるようになります。また、後からメールを検索する際にも、緊急度やメール項目・担当者など、設定したメール情報をキーにして検索できます。担当者やメール項目を設定すると、集計レポートで件数がグラフ化されます。メール情報の設定は、システム管理者によって、メールの編集アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。

※ 画面左上のをクリックすると、一覧画面に表示されている全てのメールに一括でチェックを入れることができます。全て

のチェックを外すには、もう一度、をクリックします。

一括設定する

→ 「メール情報の一括設定」画面が表示されます。メール情報を設定してください。チェックを入れたメールのメール情報が全て同じように設定されることになります。

※ 変更したくない項目は、「--」を選択してください。

変更する


47

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの編集


メールの編集

ここでは、メールの編集について説明します。

メールを編集して送信する編集中のメールを再開する送信済みのメールを再送信するメールにコメントを書き込む添付ファイルを削除するメールを転送するメールを削除するスレッドを修正する編集中の内容を削除する他のユーザーに通知するメールを印刷する

48

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの編集 > メールを編集して送信する

メールを編集して送信する

メールアプリケーション：メールの編集

1. メール一覧画面から、編集したいメールの件名をクリックする



→ 「メールの返信」画面が表示されます。各項目には、選択したメールの内容が表示されています。

3. メールの内容を編集するメールの編集については、メールを作成するをご確認ください。

書きかけ保存したメールの内容を編集します。メールの編集を開始すると、そのメールは「編集状態」となり、他のユーザーが編集できないようロックされます。編集中のメールは、他のユーザーのメール一覧画面では、「状況」欄に「*」が付いて表示されます。

編集状態になったメールは、以下の操作が行われるまではロックされ続けます。

編集メールを送信する編集メールを書きかけ保存する編集をキャンセルする

「メールの返信」画面で、上記の操作を行わずに他の画面を表示した場合も、他のユーザーは編集できなくなりますので、ご注意ください。

～ロックの強制解除～共通設定のアクセス権があるユーザーは、編集ロックを強制解除できます。

他のユーザーが編集中のメールの詳細画面に表示される、をクリックすると、「編集状態

を強制解除します。よろしいですか？」というダイアログが表示されます。をクリックすると、ロックが強制解除されます。

OK

※ロックの強制解除を中止する場合は、をクリックしてください。キャンセル

49

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの編集 > 編集中のメールを再開する

編集中のメールを再開する


1. メール一覧画面から、編集状態のメールの件名をクリックする

→ 「メールの詳細」画面が表示されます。画面上部に「○○さんが編集中です」と表示されています。


→ 「メールの返信」画面が表示されます。各項目には、編集中のメールの内容が表示されています。

3. メールの内容を編集するメールの編集については、メールを作成するをご確認ください。

編集状態でロックされているメールの編集を再開します。メールの編集中に、以下の操作を行わずに他の画面を表示した場合は、そのメールは「編集状態」のままロックされています。

編集メールを送信する編集メールを書きかけ保存する編集をキャンセルする

ロックされているメールの詳細画面には、「○○さんが編集中です」と表示されます。

～ロックの強制解除～共通設定のアクセス権のあるユーザーは、編集ロックを強制解除できます。

他のユーザーが編集中のメールの詳細画面に表示される、をクリックすると、「編集状態

を強制解除します。よろしいですか？」というダイアログが表示されます。をクリックすると、ロックが強制解除されます。

OK

※ロックの強制解除を中止する場合は、をクリックしてください。キャンセル

50

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの編集 > 送信済みのメールを再送信する

送信済みのメールを再送信する


1. メール一覧画面で、送信メールフォルダを選択する

→ 画面右側に送信メール一覧が表示されます。

2. 再送信したいメールの件名をクリックする → 「メールの詳細」画面が表示されます。


→ 「メールの再送信」画面が表示されます。各項目には、選択したメールの内容が表示されています。

4. 必要に応じてメールの内容を編集し、送信するメールの送信については、メールを作成するをご確認ください。

すでに送信したメールを再送信ができます。システムエラーなどのため、正常に送信できなかった場合などに便利です。

51

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの編集 > メールにコメントを書き込む

メールにコメントを書き込む


↓メールの詳細画面でのコメントの書き込み

1. メール一覧画面から、コメントを書き込みたいメールの件名をクリックする


2. コメントの入力欄にコメントを入力し、をクリックする

→ の下部にコメントが書き込まれます。最新の書き込みが最上部に表示されます。

メールに対するコメントを書き込むことができます。コメントの書き込みは、メールの詳細画面で行います。他のユーザーによって書き込まれたコメントも閲覧できます。他のユーザーによって編集状態でロックされている場合でも、コメントの書き込みは可能です。

書き込む

書き込む

～自分が書き込んだコメントの削除～自分が書き込んだコメントは削除できます。

メールの詳細画面では、自分が書き込んだコメントの右側に、削除するが表示されます。クリックすると、コメ

ントが削除されます。

メール一覧画面では、メールの件名の下部にコメントの履歴が表示されます。

最新のコメントから順に、「/」で区切って表示されます。

52

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの編集 > 添付ファイルを削除する

添付ファイルを削除する


1. メールアプリケーション一覧画面で、添付ファイルを削除したいメールの件名をクリックする


2. のプルダウンメニューから「添付ファイルの削除」をクリックする

→ 「全ての添付ファイルを削除します。よろしいですか？」というメッセージダイアログが表示されます。

3. をクリックする → メールに添付されているファイル・メールソースが削除され、「メールの詳細」画面に戻ります。「メールの詳細」画面では、添付ファイルの件名のみ表示されます。例）「添付ファイル件名.txt （削除済み）」

※ 添付ファイルの削除を中止する場合は、をクリックしてください。

メールに添付されているファイルを削除します。不要な添付ファイルを削除することで、サーバーのハードディスクの消費量を節約できます。メールの添付ファイルの削除は、システム管理者によって、メールの削除アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。ただし、自分が送信したメールについては、削除アクセス権がなくても削除が可能です。 ※添付ファイルを削除しても、メールの件名・本文は削除されません。

添付ファイルを削除すると、メールソースも削除されます。そのため、添付ファイルを削除したメールは、ソースを表示することができなくなります。

※ ファイルの添付されたメールは、メールアイコンにクリップが付いています。

例）「添付ファイル付きメール」

OK

キャンセル

※ 一覧画面で表示されるメールアイコンは変更されません。添付ファイルが削除されても、メールアイコンのクリップは消えません。

添付ファイルは、ごみ箱に移動せず、直接、完全に削除されます。削除した添付ファイルを復旧することはできません。添付ファイルの削除を実行する前に、そのファイルをクライアントマシンのローカルにダウンロードして保存することを、お勧めします。

53

～添付ファイルをクライアントマシンのローカルに保存するには～ 1. 保存するファイルの上にマウスを置き、右クリックする 2. 表示されたメニューから、ファイルを保存する項目を選択する 3. ファイル保存のダイアログボックスで、ファイルを保存する場所を指定する

4. をクリックする → 指定した場所にファイルがダウンロードされます。

保存

54

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの編集 > メールを転送する

メールを転送する


1. メールアプリケーション一覧画面で、転送したいメールの件名をクリックする


2. 画面左上のをクリックする

→ 「メールの転送」画面が表示されます。件名・本文に以下のように表示されています。

件名「Fwd：（受信したメールのタイトル）」本文

3. 必要に応じて、内容を編集する

メールの編集についての詳細は、メールを作成するをご確認ください。


→ 「メールの送信」画面が表示されます。

5. 転送後の処理状況を設定する「（処理済み）」以外を選択した場合は、転送後も、処理一覧画面にそのメールが残ります。初期値では、転送前の処理状況が選択されています。

6. メールの内容に問題がなければ、をクリックする

→ メールが転送され、メールの一覧画面に戻ります。転送したメールは送信メール一覧に保存され、設定されたメール情報や書き込んだコメントが反映されます。

転送元の受信メールには、転送済みのマーク「」が付きます。

例）「作業依頼」

※メールの内容を再編集する場合は、をクリックしてください。 ※メール転送時に、書きかけ保存を行うことはできません。

----- Original Message ----- Subject：（受信したメールの件名） Date：（受信したメールの受信日時） From：（受信したメールの差出人） To：（受信したメールの宛先）

（本文）

内容を修正する

55

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの編集 > メールを削除する

メールを削除する


1. メールアプリケーション一覧画面で、削除したいメールの件名をクリックする


2. のプルダウンメニューから削除するをクリックする

3. をクリックする → メールが削除され、一覧画面に戻ります。

メールを削除します。 1 通ずつ削除する方法と、複数のメールにチェックを入れて一括で削除する方法があります。一括で削除する方法は、メールを一括削除するをご確認ください。メールの削除は、システム管理者によって、メールの削除アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。ただし、自分が送信したメールについては、削除アクセス権がなくても削除が可能です。また、システム管理者は、全てのメールを一括で削除することもできます。システム管理メニューからメールを一括削除する方法は、メールデータの一括削除をご確認ください。

Netscape をご利用の場合は、は表示されません。「（操作メニュー）」のプルダウンから「削除する」をクリ

ックしてください。

→ 「このメールを削除します。よろしいですか？」というメッセージダイアログが表示されます。

OK

※ 削除されたメールは、ごみ箱に移動し、一時的に保存されます。ごみ箱に保存されている間は、復旧することができます。

※ ごみ箱の保存期間は、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されます。保存期間を過ぎたメールは、ごみ箱に新たにメールが追加された場合に自動削除されます。自動削除されたメールは「メールワイズ」から完全に削除され、復旧はできません。

※メールの削除を中止する場合は、をクリックしてください。キャンセル

56

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの編集 > スレッドを修正する

スレッドを修正する


返信メールなど関連メールが存在する場合は、スレッドが構築されます。親メールの変更や親メールからの切り離しなど、スレッドの修正が可能です。スレッドの修正は、システム管理者によって、編集アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。

スレッドを修正するスレッドを確認する

スレッドを修正する

1. メール一覧画面から、スレッドを修正したいメールの件名をクリックする


2. のプルダウンメニューから、スレッドを修正するをクリックする

→ 「スレッドの修復」画面が別ウィンドウで表示されます。

3. メール一覧から、親メールとするメールの件名をクリックする

メールを検索するをクリックして、メール検索を行うこともできます。

メール検索については、メールを検索するをご確認ください。 → 確認画面が表示されます。

4. をクリックする → スレッドが修正され、メールの詳細画面に戻ります。

～スレッドの修正について～

作成中のメールは、スレッドの修正はできません。修正対象のメールは、スレッドの親メールとして指定できません。修正対象メールの子以下のメールは、スレッドの親メールとして指定できません。システム管理者によって、編集アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。

はい

※スレッドの修正を中止する場合は、をクリックしてください。いいえ

～親メールから切り離す場合～現在選択しているメールとその子メールを、親メールから切り離すことができます。

「スレッドの修復」画面で親メールを設定しないをクリックし、確認画面でをクリックすると、選択しているメール以下のスレッドが親メールから切り離されます。

はい

※親メールからの切り離しを中止する場合は、をクリックしてください。いいえ

スレッドを確認する

関連メールが存在する場合、メールの詳細画面でスレッドを確認できます。初期値では、スレッドは非表示となっています。

57

1. メール一覧画面から、スレッドを確認したいメールの件名をクリックする


2. のスレッドにチェックを入れる → 顧客情報欄の下部にスレッドが表示されます。

スレッドでメールの件名をクリックすると、選択したメールの詳細画面に切り替わります。

58

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの編集 > 編集中の内容を削除する

編集中の内容を削除する


1. メール一覧画面から、編集中の内容を削除したいメールの件名をクリックする

→ 「メールの詳細」画面が表示されます。「メール本文」タブの右側に「編集中の返信内容」タブが表示されます。

2. のプルダウンメニューから、編集中の内容を削除するをクリックする

→ 「編集中のメールの削除」画面が表示されます。

3. 削除後の処理状況をプルダウンメニューから選択し、をクリックする → 編集中の内容が削除され、指定した状況が設定された状態で「メールの詳細」画面に戻ります。

返信メールの作成時に書きかけ保存を行うと、編集中のメールとして保存されます。編集アクセス権のあるユーザーは、編集中のメールの内容を削除することができます。

返信メールを書きかけ保存した場合、「メールの詳細」画面では、返信対象の受信メール内容が「メール本文」タブ、書きかけの返信メール内容が「編集中の編集内容」がタブに分かれて表示されます。

他のユーザーによって編集ロックされている場合は、編集中の内容は削除できません。編集中の内容にファイルが添付されている場合、編集中の内容を削除すると添付ファイルも削除されます。

はい

※編集中の内容の削除を中止する場合は、をクリックしてください。いいえ

59

ホーム > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの編集 > 他のユーザに通知する

他のユーザーに通知する


1. メールアプリケーション一覧画面で、他のユーザーに通知したいメールの件名をクリックする


2. のプルダウンメニューから他のユーザーに通知するをクリックする

→ 「他のユーザーへ通知」画面が表示されます。

3. プルダウンメニューから通知したいユーザーの所属するグループを選択する

→ 選択したグループに所属するユーザーが表示されます。

4. 通知するユーザーを選択する → 選択したユーザーが反転表示されます。


6. 通知先をコメントで残すかどうかを設定する

通知先をコメントで残す場合は、「通知先をコメントで残す」にチェックを入れます。

7. コメントを入力する通知メールにコメントを付加できます。必要に応じて入力してください。コメントは、通知先に届くメールの本文、および、メールアプリケーションの該当メールのコメント欄に書き込まれます。

8. をクリックする → 通知メールが送信されます。

※通知メールの送信を中止する場合は、をクリックしてください。 ▼通知メール

閲覧しているメールを、「メールワイズ」に登録されている他のユーザーに通知できます。この機能を利用することで、「メールワイズ」を常時閲覧していないユーザーにも、簡単・スピーディに情報を知らせることができます。至急で対応しなければならないメールの対応依頼や、クレームの報告などに、ご活用ください。通知は、メールで届きます。

Netscape をご利用の場合は、は表示されません。「（操作メニュー）」のプルダウンから「他のユーザー

に通知する」を選択してください。

← 追加

→ 通知先のリストにユーザーが追加されます。

追加されたリストからユーザーを外したい場合は、外したいユーザーを選択してをクリックしてください。更に通知先を追加したい場合は、3～5の手順を繰り返します。

削除 →

※ 通知はメールで届きます。そのため、メールアドレスが設定されていないユーザーを通知先に選択することはできません。

通知する


60

※ 通知メールの件名・通知メールで送信する内容は、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されます。

「サイボウズ Office 6」バージョン6.1(0.8)／「サイボウズ Office 7」バージョン7.0(0.1)以降をご利用の場合は、「サイボウズ Office 6」／「サイボウズ Office 7」の個人トップページ「連携システムからの通知」に、通知を表示させることができます。「サイボウズ Office 6」での設定方法は、「サイボウズ Office 6」マニュアルをご確認ください。「サイボウズ Office 7」での設定方法は、「サイボウズ Office 7」マニュアルをご確認ください。 ▼「サイボウズ Office 6」／「サイボウズ Office 7」個人トップページ - 「連携システムからの通知」

61

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > メールの編集 > メールを印刷する

メールを印刷する


1. メールアプリケーション一覧画面で、印刷したいメールの件名をクリックする


2. のプルダウンメニューから印刷用画面をクリックする

→ 「メールの印刷」画面が別ウインドウで表示されます。アイコンや画面の枠組みのない、印刷用に整理された画面になります。同時に、「印刷」ダイアログが表示されます。

3. Webブラウザーの印刷機能を使って印刷を行う

Netscape をご利用の場合は、は表示されません。「（操作メニュー）」のプルダウンから「印刷用画面」を選

択してください。

62

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > 顧客情報の管理


顧客情報の管理

ここでは、顧客情報の管理について説明します。

メールと顧客の紐付けについて顧客を変更する顧客情報を確認する顧客のメール／電話履歴／訪問履歴を確認する

63

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > 顧客情報の管理 > メールと顧客の紐付けについて

メールと顧客の紐付けについて

メールアプリケーション：顧客情報の管理

↓メールの詳細画面

メールの差出人（宛先）を顧客管理に登録する

1. 「メールの詳細」画面で、顧客を登録するをクリックする

↓メールの詳細画面

→ 「個人の登録」画面が別ウインドウで表示されます。

「メールワイズ」では、各メールを顧客情報と紐付けして管理できます。「顧客管理」に既に登録されている顧客からメールが届いた場合は、そのメールの詳細画面に顧客情報画面へのリンクが表示されます。また、メールの詳細画面に、顧客情報の一部の項目を表示させることもできます。顧客情報との紐付けは、メールアドレスを基準に行われます。差出人（送信メールの場合は宛先）のメールアドレスが顧客管理に登録されていない場合は、メールの詳細画面から、顧客の登録を行うことができます。

64

2. 情報を入力して、個人顧客を登録する

3. 登録した個人を会社に所属させる場合は、をクリックする → 顧客情報が登録され、「所属する会社の選択」画面にすすみます。所属する会社を選択してください。会社情報を新規に登録することもできます。「メールの詳細」画面に、登録した顧客の情報が反映されます。

※ 「会社顧客」として登録することはできません。メールと紐付ける顧客は、全て「個人顧客」となります。

個人を登録する方法については、個人を登録するご確認ください。

→ 「個人の登録」画面で、をクリックすると、以下のメッセージダイアログが表示されます。

登録する

OK

※ をクリックした場合、個人が登録され、「個人の登録」画面が閉じます。

「メールの詳細」画面に、登録した顧客の情報が反映されます。

キャンセル

65

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > 顧客情報の管理 > 顧客を変更する

顧客を変更する


既に顧客に紐付けられているメールを、他の顧客の履歴として手動で変更することができます。転送メールを受信した場合などは、手動で顧客の紐付けを行ってください。

1. メール一覧画面から、顧客を変更したいメールの件名をクリックする


2. のプルダウンメニューから、顧客を変更するをクリックする

→ 「顧客の選択」画面が別ウィンドウで表示されます。 ※ ここで新規に顧客を登録することもできます。

3. 変更先の顧客を選択する → 「顧客の変更」画面が表示されます。

4. をクリックする → メールの顧客が変更され、「メールの詳細」画面に戻ります。メールは、変更先の顧客の履歴につながります。

※ 変更先の顧客を選択し直す場合は、をクリックしてください。「顧客の選択」画面に戻ります。

Netscape をご利用の場合は、は表示されません。「（操作メニュー）」のプルダウンから、「顧客を変更す

る」を選択してください。

※ メールは、個人顧客の履歴にのみ、つなげることができます。メールを会社顧客の履歴につなげることはできません。

はい

いいえ

66

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > 顧客情報の管理 > 顧客情報を確認する

顧客情報を確認する


メールに紐付けられている顧客の情報を確認します。

1. メール一覧画面から、顧客情報を確認したいメールの件名をクリックする

→ 「メールの詳細」画面が表示されます。「顧客情報」欄に、メールに紐付けられている顧客情報が表示されています。

2. 「顧客情報」欄の（個人顧客名）をクリックする

→ 「顧客の詳細」画面が表示されます。「顧客の詳細」画面については、顧客情報の閲覧をご確認ください。

※ 「メールの詳細」画面に戻る場合は、メールの詳細へをクリックしてください。

67

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > メールアプリケーション > 顧客情報の管理 > 顧客のメール／電話履歴／訪問履歴を確認する

顧客のメール／電話履歴／訪問履歴を確認する


メールに紐付けられている顧客の履歴情報を確認します。

1. メール一覧画面から、履歴情報を確認したいメールの件名をクリックする

→ 「メールの詳細」画面が表示されます。「顧客情報」欄に、メールに紐付けられている顧客情報が表示されています。

2. 「顧客情報」欄の履歴（○件）をクリックする

→ 「顧客の履歴一覧」画面が表示されます。履歴一覧には、メール／電話履歴／訪問履歴の情報が一覧表示されます。

※ 履歴画面左上の「種別」のプルダウンメニューで、アプリケーション（メールアプリケーション／電話／訪問履歴）を切り替えると、選択されたアプリケーションの履歴のみを表示できます。

※ の詳細情報にチェックを入れると、コメント／メール情報など、履歴情報の詳細情報が履歴一覧に表示されます。

メール作成

をクリックすると、閲覧中の顧客を宛先としてメールを作成できます。

メール作成については、メールを作成するをご確認ください。電話／訪問履歴の作成

／をクリックすると、閲覧中の顧客の電話／訪問履歴を作成できま

68

す。電話／訪問履歴の作成については、履歴を作成するをご確認ください。

69

電話／訪問履歴

70

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 電話／訪問履歴 > 電話／訪問履歴でできること


電話／訪問履歴でできること

電話履歴／訪問履歴では、メール以外での顧客とのやり取りを記録することができます。

履歴は顧客と紐付けし、顧客とのやり取り全てを一元管理することができます。

↓電話履歴一覧

各履歴フォームは、自由に項目を追加・変更できます。チェックボックスやプルダウンメニューなど、電話対応を行いながら簡単に入力できるフォームを作成するなど、業務にあわせたフォームを作成することができます。

項目に登録したデータは、集計レポートでグラフ化されます。

↓電話履歴の集計レポート（項目別の件数）の例

蓄積された履歴データは、検索やCSVファイルへの書き出しも可能です。

71

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 電話／訪問履歴 > 履歴一覧の見方


履歴一覧の見方

履歴一覧画面（↓は電話履歴一覧画面です。）

1.履歴

履歴一覧には、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって、表示する設定になっている項目のみ表示されます。履歴の項目は、システム管理者によって設定されます。履歴の件名をクリックすると「電話／訪問履歴の詳細」画面が表示されます。「電話／訪問履歴の詳細」画面では、全ての項目が表示されるため、一覧画面に表示されていない項目のデータも確認できます。

2.絞込メニュー

「絞込」のプルダウンメニューから条件を選択すると、設定された条件に合致する履歴のみ絞り込み表示されます。絞込条件は、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されます。

72

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 電話／訪問履歴 > 履歴の作成


履歴の作成

ここでは、履歴の作成について説明します。

履歴を作成する履歴を CSV ファイルから読み込む

73

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 電話／訪問履歴 > 履歴の作成 > 履歴を作成する

履歴を作成する

電話／訪問履歴：履歴の作成

1. 電話履歴/ 訪問履歴一覧画面中央の電話履歴を作成する/ 訪問履歴を作成するをクリックする

もしくは、「履歴の詳細」画面から / をクリックする

→ 「履歴の作成」画面が表示されます。

2. 必要な項目を入力する

日時プルダウンで日時を選択してください。

Windows 版の Internet Exporer をお使いの場合は、が表示されています。をクリックすると表示されるカレンダーから、目的

の日付をクリックして年／月／日を設定できます。をクリックすると前月、をクリックすると翌月のカレンダーが表示されま

す。もう一度をクリックすると、カレンダーが閉じます。

件名タイトルを入力してください。顧客顧客管理に登録されている顧客情報から、顧客を選択します。

電話／訪問履歴を作成します。電話／訪問履歴の作成は、システム管理者によって、作成アクセス権が与えられたユーザーのみ実行できます。

履歴入力フォームの項目は、システム管理者によってカスタマイズされます。また、添付できるファイル数や日時タイプも、システム管理者の設定によって異なります。

1) をクリックする

→ 「顧客の選択」画面が別ウインドウで表示されます。

顧客を追加する

2) 目的の顧客を検索する

■文字列を入力して検索する

1. 画面右上の「顧客検索」のプルダウンメニューで検索対象の項目を選択する

2. 入力欄に、検索文字列を入力する


→ 検索結果が表示されます。目的の顧客名をクリックしてください。

検索

■よみをクリックして検索する

1. 顧客名（もしくは会社名）のよみを1文字ずつクリックする

74

添付ファイル

をクリックし、添付するファイルを指定します。カスタマイズ項目システム管理者によって設定されている項目です。項目タイプに応じて、入力してください。

3. をクリックする → 電話／訪問履歴が追加され、「履歴の詳細」画面が表示されます。

→ 顧客が追加され、「履歴の作成」画面に戻ります。

→ 1文字ずつ、顧客が絞り込み表示されていきます。

2. 目的の顧客が画面に表示されたら、顧客名をクリックする

をクリックすると1文字クリアされます。 << 戻る

※ 選択した顧客が会社に所属している場合は、個人を登録するが表示されます。

個人を登録するをクリックすると、個人顧客を新規に登録できます。

3) メンバーを選択する → 2) で追加した顧客が会社に所属している場合は、会社名下部に、会社に所属するメンバーのリストが表示されます。

右側のリストから履歴に追加するメンバーを選択して反転表示させ、をクリックしてください。

メンバーを削除したい場合は、左側のリストから削除するメンバーを選択して反転表示させ、をクリックします。

← 追加

削除 →

※ さらに顧客を追加する場合は、1) ～3) を繰り返します。

※追加した顧客を削除する場合は、削除したい顧客のをクリックしてください。削除する

参照...

※ 数値項目は、整数・小数あわせて14桁まで入力可能です。半角数値を入力してください。

作成する

※現在の入力を破棄する場合は、をクリックしてください。キャンセルする

75

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 電話／訪問履歴 > 履歴の作成 > 履歴を CSV ファイルから読み込む

履歴を CSV ファイルから読み込む


1. 電話履歴/ 訪問履歴一覧画面を表示する

2. ファイル入出力をクリックする

→ 「ファイル入出力」画面が表示されます。

3. 電話／訪問履歴のデータをCSVファイルから読み込む - 履歴データの読み込みをクリックする

→ 「履歴データの読み込み」画面が表示されます。

4. ファイルを指定する

をクリックして、読み込むCSVファイルを指定してください。

5. 読み込む項目を選択する読み込むCSVファイルの項目と揃うように、項目の選択・順番変更を行います。

6. CSVファイルの先頭行を無視するかどうかを設定する

読み込むCSVファイルの先頭行に項目名が入力されている場合は、「先頭行を項目名として無視する」にチェックを入れます。

履歴を CSV ファイルから読み込みます。履歴のCSVファイルからの読み込みは、システム管理者によって、履歴のファイル入出力アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。

～CSVファイル読み込み時の注意～

CSVファイルで履歴データを読み込んだ後、元に戻すことはできません。CSVファイル読み込み作業前に、必ず、バックアップをお取りください。 CSVファイルの漢字コードは Shift-JIS コードを使用してください。Shift-JIS コード以外を使用すると、文字化けの原因となります。読み込むCSVファイルの必須項目にデータが入っていることをご確認ください。必須項目に入力のないデータが存在する場合、読み込むことができません。


「ファイル入出力」が表示されません。

参照...

1）右のリストから、読み込む項目を選択する → 選択した項目が反転表示されます。



<< 追加

データを読み込む項目の順番を変更する場合は、項目を選択して反転表示させ、・・・をクリックしてくださ

い。

左のリストから項目を外したい場合は、外したい項目を選択してをクリックします。上記の手順を繰り返して、項目を追加します。

削除 >>

76

7. をクリックする → 「読み込みの確認」画面が表示されます。CSVファイルの 1 行目から 5 行目までが、項目にセットされた画面が表示されます。項目がずれていないか、確認してください。


をクリックすると、前の画面に戻り、再度、ファイル・項目を指定しなおすことができます。

※ここでCSVファイルの読み込みを中止する場合は、をクリックしてください。 → 履歴データが読み込まれ、「履歴のCSVファイルからの読み込み（完了）」画面が表示されます。

次へ>>

読み込む

<<前へ


77

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 電話／訪問履歴 > 履歴の管理


履歴の管理

ここでは、履歴の管理について説明します。

履歴を変更する履歴にコメントを書き込む履歴を再利用する履歴を検索する履歴を削除する履歴を印刷する履歴を他のユーザーに通知する履歴を CSV ファイルに書き出す

78

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 電話／訪問履歴 > 履歴の管理 > 履歴を変更する

履歴を変更する

電話／訪問履歴：履歴の管理

1. 電話履歴 / 訪問履歴一覧画面で、変更したい履歴の件名をクリックする

→ 「履歴の詳細」画面が表示されます。

2. 画面左上の変更するをクリックする

→ 「履歴の変更」画面が表示されます。

3. 項目の内容を変更する → 項目の詳細は、履歴を作成するをご確認ください。

4. をクリックする → 履歴が変更され、「履歴の詳細」画面に戻ります。「最終更新」項目の日時が更新されています。


電話／訪問履歴を変更します。履歴の変更は、ステム管理者によって、変更アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。ただし、自分が登録した履歴については、変更アクセス権がなくても変更が可能です。

変更する


79

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 電話／訪問履歴 > 履歴の管理 > 履歴を変更する

履歴にコメントを書き込む


↓履歴の詳細画面

1. 電話履歴 / 訪問履歴一覧画面で、コメントを書き込みたい履歴の件名をクリックする


2. コメントの入力欄にコメントを入力し、をクリックする

→ の下部にコメントが書き込まれます。最新の書き込みが最上部に表示されます。

電話履歴／訪問履歴に対するコメントを書き込むことができます。コメントの書き込みは、「電話履歴の詳細」画面／「訪問履歴の詳細」画面で行います。他のユーザーによって書き込まれたコメントも閲覧できます。

書き込む

書き込む

～自分が書き込んだコメントの削除～自分が書き込んだコメントは削除できます。

「履歴の詳細」画面では、自分が書き込んだコメントの右側に、削除するが表示されます。クリックすると、コメ

ントが削除されます。

履歴一覧画面では、履歴の件名の下部にコメントの履歴が表示されます。

最新のコメントから順に、「/」で区切って表示されます。

80

81

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル >電話／訪問履歴 > 履歴の管理 > 履歴を再利用する

履歴を再利用する

電話／訪問履歴：履歴の再利用

1. 電話履歴/ 訪問履歴一覧から、再利用したい履歴の件名をクリックする

→ 「電話履歴の詳細」／「訪問履歴の詳細」画面が表示されます。

2. 画面左上の再利用するをクリックする

→ 「電話履歴の作成」／「訪問履歴の作成」画面が表示されます。

3. 項目の内容を変更する → 項目の詳細は、履歴を作成するをご確認ください。

4. をクリックする → 履歴が作成され、「電話履歴の詳細」／「訪問履歴の詳細」画面に戻ります。


電話／訪問履歴を再利用します。電話／訪問履歴の再利用は、システム管理者によって、作成アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。

作成する


82

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 電話／訪問履歴 > 履歴の管理 > 履歴を検索する

履歴を検索する


1. 電話履歴/ 訪問履歴一覧画面中央の電話履歴を検索する/ 訪問履歴を検索するをクリックする

もしくは、「履歴の詳細」画面からをクリックする

→ 「詳細検索」画面が表示されます。

2. 検索期間を指定する


電話／訪問履歴を検索します。一度に複数の条件をAND条件・OR条件で指定して検索することができます。








項目検索条件の指定方法絞込演算子

標準項目

日時

プルダウンで日時を選択（日付選択）/今日/昨日/明日/今週/先週/来週/今月/先月/来月/今年/昨年から選択できます。（日付選択）を選択した場合は、プルダウンメニューで日付を直接指定できます。

以降以前と同じと異なる

作成者



番号数値入力（整数9桁まで入力可能）




顧客検索文字列入力


83


※検索を中止する場合は、をクリックしてください。



（100文字まで入力可能）と同じと異なる



カスタマイズ項目

文字列項目検索文字列入力（100文字まで入力可能）


数値項目数値入力（整数＋少数あわせて14桁まで）


選択項目プルダウンメニューから選択

と同じと異なるを含むを含まない

日付項目

プルダウンメニューから選択（日付選択）/今日/昨日/明日/今週/先週/来週/今月/先月/来月/今年/昨年から選択できます。（日付選択）を選択した場合は、プルダウンメニューで日付を直接指定できます。


ユーザー選択項目プルダウンメニューから選択





削除する

※ 日時項目について




3）この集計条件をあいまい検索とする場合は、「あいまい検索とする」にチェックを入れます。

検索する


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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 電話／訪問履歴 > 履歴の管理 > 履歴を削除する

履歴を削除する


1. 電話履歴 / 訪問履歴一覧画面で、削除したい履歴の件名をクリックする


2. 削除するをクリックする

→ 「履歴の削除」画面が表示されます。

3. 内容を確認し、をクリックする → 履歴が削除され、履歴の一覧画面に戻ります。

※履歴の削除を中止する場合は、をクリックしてください。

電話／訪問履歴を削除します。履歴の削除は、システム管理者によって、削除アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。ただし、自分が登録した履歴については、削除アクセス権がなくても削除が可能です。（！）削除した履歴を復旧することはできません。十分ご注意ください。

はい

いいえ

85

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 電話／訪問履歴 > 履歴の管理 > 履歴を印刷する

履歴を印刷する


1. 電話履歴/ 訪問履歴一覧画面で、印刷したい履歴の件名をクリックする



→ 「履歴の印刷」画面が別ウインドウで表示されます。アイコンや画面の枠組みのない、印刷用に整理された画面になります。同時に、「印刷」ダイアログが表示されます。


86

ホーム > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 電話／訪問履歴 > 履歴の管理 > 履歴を他のユーザーに通知する

履歴を他のユーザーに通知する


1. 電話履歴/ 訪問履歴一覧画面で、他のユーザーに通知したい履歴の件名をクリックする


2. 他のユーザーに通知するをクリックする

→ 「通知」画面が表示されます。

3. プルダウンメニューから通知したいユーザーの所属するグループを選択する → 選択したグループに所属するユーザーが表示されます。

4. 通知するユーザーを選択する → 選択したユーザーが反転表示されます。


6. 通知先をコメントで残すかどうかを設定する

通知先をコメントで残す場合は、「通知先をコメントで残す」にチェックを入れます。

7. コメントを入力する通知メールにコメントを付加することができます。必要に応じて入力してください。コメントは、通知先に届くメールの本文、および、該当の履歴のコメント欄に書き込まれます。

8. をクリックする → 通知メールが送信されます。

※通知メールの送信を中止する場合は、をクリックしてください。 ▼通知メール

閲覧している電話／訪問履歴を、「メールワイズ」に登録されている他のユーザーに通知することができます。この機能を利用することで、「メールワイズ」を常時閲覧していないユーザーにも、簡単・スピーディに情報を知らせることができます。至急対応しなければならない内容の対応依頼や、クレームの報告などに、ご活用ください。通知は、メールで届きます。

← 追加

→ 通知先のリストにユーザーが追加されます。

追加されたリストからユーザーを外したい場合は、外したいユーザーを選択してをクリックしてください。更に通知先を追加したい場合は、3～5の手順を繰り返します。

削除 →

※ 通知はメールで届きます。そのため、メールアドレスが設定されていないユーザーを通知先に選択することはできません。

通知する


87

※ 通知メールの件名・通知メールで送信する内容は、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されます。


88

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 電話／訪問履歴 > 履歴の管理 > 履歴をCSVファイルに書き出す

履歴をCSVファイルに書き出す


1. 電話履歴/ 訪問履歴一覧画面中央のファイル入出力をクリックする

→ 「ファイル出力」画面が表示されます。

2. 履歴データの書き出しをクリックする

→ 「履歴データの書き出し」画面が表示されます。

3. 出力対象を指定する


履歴を全て出力する / 履歴を絞り込んで出力するのいずれかにチェックを入れます。

電話／訪問履歴のデータをCSVファイルに書き出します。履歴のCSVファイル出力は、システム管理者によって、ファイル入出力アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。








履歴を全て出力する

全ての履歴が出力されます。

履歴を絞り込んで出力する

履歴を条件で絞り込んで出力します。絞込条件を設定してください。



項目絞込条件の指定方法絞込演算子

日時

プルダウンメニューから選択（日付選択）/今日/昨日/明日/今週/先週/来週/今月/先月/来月/今年/昨年から選択できます。（日付選択）を選択した場合は、プルダウンメニューで日付を直接


89

5. 出力項目を選択する



標準項目

指定できます。

作成者



番号数値入力（整数9桁まで入力可能）




顧客検索文字列入力（100文字まで入力可能）











日付項目



ユーザー選択項目プルダウンメニューから選択





削除する






90

CSVファイルに出力する項目を選択してください。




→ 指定された履歴データがCSVファイルに書き出されます。ファイルの出力先・ファイル名を指定して、ファイルを保存してください。





<< 追加



削除 >>


91

顧客管理

92

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客管理でできること

顧客管理

顧客管理でできること

顧客管理では、業務形態にあわせて顧客データベースを設計し、簡単、かつ、しっかり顧客情報を管理することができます。

会社顧客／個人顧客のどちらも登録できます。個人を会社に所属させて管理することもできます。

顧客情報の項目は、システム管理者によって、業務に合わせたカスタマイズ項目が設定されます。また、顧客情報の保護のため、項目ごとにアクセス権が設定されている場合もあります。

顧客情報は、「顧客グループ」でグループ分けされます。「顧客グループ」は、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって、顧客情報を整理するために設定されるグループで、会社／個人単位で設定されます。

↓顧客一覧

作成した顧客項目に登録されたデータは、集計レポートでグラフ化されます。項目を工夫して、顧客の分析に役立てることができます。

顧客情報は、メール／電話／訪問履歴／一斉配信と連動しています。各顧客の履歴一覧では、それまでのやり取りが一覧表示されます。顧客ごとに、どのようなやり取りが発生しているか、時系列で追うことができます。

93

↓サンプル商事株式会社の履歴一覧画面

94

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客一覧の見方

顧客管理

顧客一覧の見方

顧客管理一覧画面

1.クリック検索

クリック検索では、会社名・個人名の「よみ」で検索します。

よみをクリックすると、下部にテキストボックスが表示されます。

クリックするごとに検索が実施され、顧客一覧の顧客情報が絞り込まれていきます。

※ クリックするごとに、クリックした文字がテキストボックスに表示されます。

※ 入力した文字を削除する場合は、をクリックします。最後に入力した文字が削除されます。 <<戻る

95

2.会社一覧

登録されている会社情報の一覧が表示されます。

会社一覧下部には、顧客グループの一覧が表示されます。顧客グループは、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって作成されます。

各顧客グループ名をクリックすると、その顧客グループに所属する会社の一覧が画面右側に表示されます。

（担当顧客）をクリックすると、自分が担当に設定されている顧客の一覧が表示されます。

3.個人一覧

登録されている個人顧客の一覧が表示されます。

個人一覧下部には、顧客グループの一覧が表示されます。顧客グループは、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって作成されます。

各顧客グループ名をクリックすると、その顧客グループに所属する顧客の一覧が画面右側に表示されます。

（担当顧客）をクリックすると、自分が担当に設定されている顧客の一覧が表示されます。

4.簡易検索・詳細検索

顧客情報の検索を行います。検索方法には、検索項目と文字列で検索する簡易検索、検索条件を指定して検索する詳細検索があります。検索方法については、顧客情報の検索をご確認ください。

5.絞込メニュー

「絞込」のプルダウンメニューから条件を選択すると、設定された条件に合致する顧客情報のみ絞り込み表示されます。絞込条件は、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって設定されます。

6.顧客の一覧

顧客一覧です。一覧には、共通設定のアクセス権のあるユーザーによって、表示する設定になっている項目のみ表示されます。顧客の項目は、システム管理者によって設定されます。顧客名をクリックすると「顧客の詳細」画面が表示されます。「顧客の詳細」画面では、閲覧アクセス権のある全ての項目が表示されるため、一覧画面に表示されていない項目のデータも確認できます。個人の「顧客の詳細」画面には、選択した個人顧客の情報、および所属する組織の情報が表示されます。

顧客一覧上部には、選択された顧客一覧・顧客グループに含まれる顧客数が表示されます。顧客グループごとに件数が表示されるので、どのグループの顧客が何人登録されているか、顧客の数を一目で確認できます。

96

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客情報の検索

顧客管理

顧客情報の検索

簡易検索

1. 各画面右上の顧客検索のプルダウンメニューから、検索対象とする項目を選択する

→ 会社名 / 名前 / 電話番号 / 顧客コード / メールアドレスから選択します。

2. 検索したい文字列をテキスト入力欄に入力する


詳細検索

1. 顧客検索をクリックする

→ 「詳細検索」画面が表示されます。

2. 検索対象を選択する

個人 / 会社のいずれかにチェックを入れます。


顧客情報を検索します。すぐに検索を実行できる「簡易検索」の他、条件を複数指定することができる「詳細検索」も可能です。

簡易検索詳細検索

※ 「簡易検索」では、標準項目のみ検索対象として指定できます。カスタマイズ項目（お客様側で追加した項目）を、検索対象に指定することはできません。カスタマイズ項目を対象に検索する場合は、「詳細検索」を行ってください。

※ 電話番号で検索する場合は、「-」（ハイフン）は無視されます。「-」を入力する必要はありません。

検索


97



個人の標準項目

顧客グループプルダウンメニューから顧客グループを選択「顧客グループ」が設定されている場合のみ表示されます。


顧客コード（個人）

絞込文字列入力（100文字まで入力可能）


名前絞込文字列入力（100文字まで入力可能）


よみ絞込文字列入力（100文字まで入力可能）


部課絞込文字列入力（100文字まで入力可能）


電話番号（個人）



メールアドレス絞込文字列入力（100文字まで入力可能）


配信停止「配信停止」で固定と同じと異なる

担当者

プルダウンメニューからユーザーを選択（直接入力）を選択した場合は、入力欄に文字列を直接入力して指定できます（100文字まで入力可能）。


添付ファイル名絞込文字列入力（100文字まで入力可能）


会社の標準項目

顧客グループ（会社）

プルダウンメニューから顧客グループを選択「顧客グループ」が設定されている場合のみ表示されます。


顧客コード（会社）



会社名絞込文字列入力（100文字まで入力可能）


会社よみ絞込文字列入力（100文字まで入力可能）


電話番号（会社）



担当者プルダウンメニューからユーザーを選択


98



（会社）（直接入力）を選択した場合は、入力欄に文字列を直接入力して指定できます（100文字まで入力可能）。


添付ファイル名（会社）




文字列項目絞込文字列入力（100文字まで入力可能）




選択項目



日付項目



登録者



登録日時



最終更新者



更新日時



最終履歴（日時）




削除する

※ 個人の検索では、会社の項目を検索条件に指定することができます。会社の検索では、個人の項目を検索条件に指定することはできません。





99

4. をクリックする → 検索が実行され、画面下部に検索結果が表示されます。

検索結果に対して、顧客の一括削除を行うには

詳細検索では、検索結果画面から、顧客にチェックを入れて一括削除することができます。

1. 検索結果画面にて、削除する顧客の左端のにチェックを入れる

2. 検索結果画面下の「チェックした顧客を」のをクリックする

3. をクリックする → 選択された顧客が一括で削除されます。

※選択した顧客の削除を中止する場合は、をクリックしてください。


検索する

※検索を中止する場合は、をクリックしてください。キャンセルする

～再検索について～

検索を実行すると、がに切り替わります。検索結果に対して、さらに絞り込みを行う場合は、「（項目）が（条件）に比べて（演算子）」の「（条件）」と「（演算子）」

指定しなおし、をクリックします。

検索する再検索する

再検索する

※ 検索対象や「（項目）」を変更したり、条件を追加すると、検索結果がクリアされ、新規検索となりますので、ご注意ください。

※検索結果左上のをクリックすると、一覧画面に表示されている全ての顧客に一括でチェックを入れることができます。

全てのチェックを外すには、もう一度、をクリックします。


→ 「チェックした顧客を全て削除します。よろしいですか？」というメッセージダイアログが表示されます。

OK

顧客を削除すると、メールデータ・履歴データに紐付けられた顧客情報も全て削除されます。削除された顧客は復旧できません。十分ご注意ください。

キャンセル

100

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客情報の閲覧

顧客管理

顧客情報の閲覧

顧客管理一覧画面から、顧客名をクリックすると、「顧客の詳細」画面が表示されます。

1.会社・会社に所属する個人

会社名と、会社に所属する個人の名前が表示されます。個人の名前をクリックすると、右画面に個人の顧客情報が表示されます。

2.履歴

履歴（○件）をクリックすると、該当顧客の履歴一覧画面が表示されます。その顧客との過去のやり取り全て（電話／訪問履歴を含む）を一

覧で確認できます。

※ 会社の履歴画面では、会社に所属する個人の履歴も表示されます。複数の個人が所属している場合、その会社に所属している全ての顧客の履歴が、表示されます。

101

↓会社の履歴一覧所属する個人の履歴も表示されています。

3.顧客情報のカスタマイズ項目

顧客情報を入力する項目は、システム管理者の設定によって異なります。また、画面には閲覧アクセス権のある項目のみ表示されます。項目ごとの閲覧アクセス権は、システム管理者によって設定されます。

4.登録情報・最終更新情報

顧客情報の登録ユーザー名・登録日時・最終更新ユーザー名・最終更新日時が表示されます。顧客管理では、登録者・登録日時・最終更新者・最終更新日時・最終履歴日時で顧客情報を検索することもできます。

5.メール作成


メール作成については、メールを作成するをご確認ください。

6.電話／訪問履歴の作成

／をクリックすると、閲覧中の顧客の電話／訪問履歴を作成できます。

電話／訪問履歴の作成については、履歴を作成するをご確認ください。

102

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客情報の作成

顧客管理

顧客情報の作成

ここでは、顧客情報の作成について説明します。

会社を登録する個人を登録する個人情報・会社情報を CSV ファイルから読み込む

103

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客情報の作成 > 会社を登録する

会社を登録する

顧客管理：顧客情報の作成

顧客管理に会社を登録します。「顧客管理」では、会社と個人のどちらも管理できます。会社は、個人を所属させて管理することも、個人を所属させずに会社情報のみで管理することもできます。

会社を登録する会社情報を変更する会社を削除する

会社を登録する

会社の登録は、システム管理者によって、登録アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。また、登録できるのは、システム管理者によって、閲覧アクセス権が設定されている項目のみです。閲覧アクセス権のない項目は、「会社の登録」画面に表示されません。

1. 顧客管理一覧画面左上の会社を登録するをクリックする

→ 「会社の登録」画面が表示されます。

2. 必要項目を入力する

会社情報

顧客グループ

プルダウンメニューから会社顧客グループを選択します。プルダウンメニューには、共通設定アクセス権のあるユーザーによって登録された会社顧客グループが表示されます。 ※ 「顧客グループ」が設定されている場合のみ表示されます。

顧客コード

顧客コードを入力します。 ※ システム管理者によって、顧客コードを「手動で設定する」設定になっている場合のみ、表示さ

れます。顧客コードを「自動連番で設定する」設定の場合は、この項目は表示されません。

会社名

会社名を入力します。

※ 入力必須項目です。必ず入力してください。

会社よみ会社名の「よみ」を入力します。会社一覧画面のクリック検索は、ここで入力された文字列を基準に行われます。

電話番号

会社の電話番号です。複数の電話番号を登録する場合は、1行に1つずつ入力してください。 ※ 電話番号項目を対象に検索する際、「-」は無視されます。

そのため、「03-5805-xxxx」というように、「-」を付けて登録しても「035805xxxx」というように「-」を付けずに登録しても、どちらで入力しても、検索されます。また、半角・全角も区別されません。どちらで入力しても、検索されます。


システム管理者によって作成されたカスタマイズ項目です。項目タイプに応じて、情報を入力してください。 ※ 数値項目は、整数・小数あわせて14桁まで入力可能です。半角数値を入力してください。

会社の担当者となるユーザーを選択します。

1. プルダウンメニューから目的のグループを選択する → 選択したグループに所属するユーザーが右のリストに表示されます。

2. 右のリストから、ユーザー名を選択する

104

3. をクリックする → 会社が登録され、「顧客の詳細」画面が表示されます。

担当者

→ 選択したユーザーが反転表示されます。


→ 左のリストにユーザーが追加されます。

← 追加

左のリストからユーザーを外したい場合は、外したいユーザーを選択してをクリックしてください。さらにユーザーを追加したい場合は、上記の手順を繰り返します。

削除 →

添付ファイル

ファイルを添付できる項目です。

をクリックし、添付するファイルを指定してください。

参照...

※ 添付できるファイル数は、システム管理者によって設定されています。

登録する


「顧客の詳細」画面左上の個人を登録するをクリックすると、その会社に所属する個人を登録できます。

また、「顧客の詳細」画面左上の部課の設定をクリックして、その会社の部課を設定できます。

部課の設定については、部課を設定するをご確認ください。

会社情報を変更する

会社情報の変更は、システム管理者によって、変更アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。ただし、自分が登録した会社情報については、変更アクセス権がなくても変更が可能です。また、変更できるのは、システム管理者によって、閲覧アクセス権が設定されている項目のみです。閲覧アクセス権のない項目は、「会社の変更」画面に表示されません。

1. 顧客管理 - 会社一覧画面で、変更したい会社の会社名をクリックする

→ 「顧客の詳細」画面が表示されます。

2. 画面中央の変更するをクリックする

→ 「会社情報の変更」画面が表示されます。

3. 項目を変更する項目の詳細は、会社を登録するをご確認ください。


→ 会社情報が変更され、「顧客の詳細」画面に戻ります。


変更する


会社を削除する

会社情報の削除は、システム管理者によって、削除アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。ただし、自分が登録した会社情報については、削除アクセス権がなくても削除が可能です。

105

1. 顧客管理 - 会社一覧画面で、削除したい会社の会社名をクリックする


2. 画面中央の削除するをクリックする

→ 「顧客の削除」画面が表示されます。

3. 内容を確認し、をクリックする

→ 会社情報が削除され、「顧客の詳細」画面に戻ります。

※会社の削除を中止する場合は、をクリックしてください。

会社を削除すると、電話／訪問履歴に紐付けられた会社情報も削除されます。削除されたデータを復旧することはできません。十分ご注意ください。なお、削除された会社に所属する個人は、削除されません。会社に所属しない「個人顧客」として登録された状態になります。

はい

いいえ

106

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客情報の作成 > 個人を登録する

個人を登録する


顧客管理に個人を登録します。「顧客管理」では、会社と個人のどちらも管理できます。個人は、会社に所属させて管理することも、会社に所属させずに個人のみで管理することもできます。

個人を登録する個人情報を変更する個人を削除する

個人を登録する

個人の登録は、システム管理者によって、登録アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。また、登録できるのは、システム管理者によって、閲覧アクセス権が設定されている項目のみです。閲覧アクセス権のない項目は、「個人の登録」画面に表示されません。

1. 顧客管理一覧画面左上の個人を登録するをクリックする

→ 「個人の登録」画面が表示されます。

2. 必要項目を入力する

個人情報

顧客グループ

プルダウンメニューから個人顧客グループを選択します。プルダウンメニューには、共通設定アクセス権のあるユーザーによって登録された会社顧客グループが表示されます。 ※ 「顧客グループ」が設定されている場合のみ表示されます。

顧客コード

顧客コードを入力します。 ※ システム管理者によって、顧客コードを「手動で設定する」設定になっている場合のみ、表示さ

れます。顧客コードを「自動連番で設定する」設定の場合は、この項目は表示されません。

名前

個人の名前を入力します。

※ 入力必須項目です。必ず入力してください。

よみ個人の名前の「よみ」を入力します。個人一覧画面のクリック検索は、ここで入力された文字列を基準に行われます。

電話番号

個人の電話番号です。複数の電話番号を登録する場合は、1行に1つずつ入力してください。 ※ 電話番号項目を対象に検索する際、「-」は無視されます。

そのため、「03-5805-xxxx」というように、「-」を付けて登録しても「035805xxxx」というように「-」を付けずに登録しても、どちらで入力しても、検索されます。また、半角・全角も区別されません。どちらで入力しても、検索されます。

メールアドレス個人のメールアドレスです。複数のメールアドレスを登録する場合は、1行に1つずつ入力してください。

配信停止

一斉配信メールを送る/送らないの設定です。

一斉配信メールを送らない場合、チェックを入れます。チェックを入れた顧客は、「一斉配信」でメールを配信する際に、配信先から自動で除外されます。


システム管理者によって作成されたカスタマイズ項目です。項目タイプに応じて、情報を入力してください。 ※ 数値項目は、整数・小数あわせて14桁まで入力可能です。半角数値を入力してくださ

い。

個人の担当者となるユーザーを選択します。

107

3. をクリックする → 個人が登録され、「顧客の詳細」画面が表示されます。

担当者

1. プルダウンメニューから目的のグループを選択する → 選択したグループに所属するユーザーが右のリストに表示されます。

2. 右のリストから、ユーザー名を選択する → 選択したユーザーが反転表示されます。


→ 左のリストにユーザーが追加されます。

← 追加

左のリストからユーザーを外したい場合は、外したいユーザーを選択してをクリックしてください。さらにユーザーを追加したい場合は、上記の手順を繰り返します。

削除 →

添付ファイル

ファイルを添付できる項目です。

をクリックし、添付するファイルを指定してください。

参照...

※ 添付できるファイル数は、システム管理者によって設定されています。

登録する


「顧客の詳細」画面から、個人を会社に所属させることができます。

1.画面右側の「個人情報」上部の会社を選択するをクリックする

2.「所属する会社の選択」画面で、所属先の会社を選択する

3.確認メッセージ画面でをクリックするはい

個人情報を変更する

個人情報の変更は、システム管理者によって、変更アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。ただし、自分が登録した個人情報については、変更アクセス権がなくても変更が可能です。また、変更できるのは、システム管理者によって、閲覧アクセス権が設定されている項目のみです。閲覧アクセス権のない項目は、「個人情報の変更」画面に表示されません。

1. 顧客管理 - 個人一覧画面で、変更したい個人の名前をクリックする


2. 「個人情報」上部の変更するをクリックする

→ 「個人情報の変更」画面が表示されます。

3. 項目を変更する項目の詳細は、個人を登録するをご確認ください。


→ 個人情報が変更され、「顧客の詳細」画面に戻ります。


変更する


108

個人の所属する会社を変更するには・・・

「個人情報」上部の会社を選択するから変更します。

個人の所属する会社の変更については、所属する会社を変更するをご確認ください。個人の所属する会社情報を変更するには・・・

「会社情報」上部の変更するから変更します。

会社情報の変更については、会社情報を変更するをご確認ください。

個人を削除する

個人情報の削除は、システム管理者によって、削除アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。ただし、自分が登録した個人情報については、削除アクセス権がなくても削除が可能です。

1. 顧客管理 - 個人一覧画面で、削除したい個人の名前をクリックする


2. 個人情報の上の削除するをクリックする

→ 「顧客の削除」画面が表示されます。

3. 内容を確認し、をクリックする → 顧客情報が削除され、「個人一覧」画面に戻ります。

※顧客情報の削除を中止する場合は、をクリックしてください。

はい

いいえ

109

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客情報の作成 > 個人情報・会社情報をCSVファイルから読み込む

個人情報・会社情報をCSVファイルから読み込む


顧客情報をCSVファイルから読み込んで新規登録・更新します。顧客情報のCSVファイルからの読み込みは、システム管理者によって、顧客のファイル入出力アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。個人情報をCSVファイルから読み込む際には、個人が所属する会社情報を一緒に読み込むこともできます。 CSVファイルを読み込んだ場合、CSVファイルのデータを新規に登録する場合と、既存のデータに上書きする場合があります。CSVファイルの読み込みを実行する際は、「新規登録 / 上書きについて」をご確認ください。

新規登録 / 上書きについて顧客情報をCSVファイルから読み込む

新規登録 / 上書きについて

会社情報の読み込み

会社情報の読み込みは、「顧客コード（会社）」項目を基準に新規登録/上書きを判断します。読み込むCSVファイルの「顧客コード（会社）」の値が、既に登録されている場合、登録されている会社情報に上書きして登録します。以下の場合は、会社情報を新規に登録します。

CSVファイルの「顧客コード（会社）」の値が、空のデータの場合 CSVファイルの「顧客コード（会社）」の値が、既存の会社情報に存在しない場合

※ 「顧客コード（会社）」を「読み込む項目」から省いて読み込むと、読み込むデータを全て新規に登録します。

個人情報の読み込み

個人情報の読み込みは、「顧客コード（個人）」および「メールアドレス」を基準に新規登録 / 上書きを判断します。読み込むCSVファイルの「顧客コード（個人）」または「メールアドレス」の値が、どちらか一方でも既に登録されている場合、登録されている個人情報に上書きして登録します。以下の場合は、個人情報を新規に登録します。

CSVファイルの「顧客コード（個人）」および「メールアドレス」の値が、空のデータの場合 CSVファイルの「顧客コード（個人）」および「メールアドレス」の値が、既存の個人情報に存在しない場合

<<個人情報読み込み時に、所属する会社も一緒に読み込む場合>> あわせて既存の「顧客コード（会社）」および「会社名」が指定されている場合は、指定された会社に所属します。ただし、既存にない「会社名」のみ指定した場合、新規に会社を登録してその会社に所属します。また、「部課」をあわせて読み込む場合は、会社をあわせて指定する必要があります。（既存にない「部課」を指定した場合は、新しく「部課」を追加して、その「部課」に所属します。）

顧客情報をCSVファイルから読み込む


110

1. 顧客管理一覧画面を表示する



3. 顧客情報をCSVファイルから読み込む - 会社情報の読み込み / 個人情報の読み込みをクリックする

→ 「会社情報の読み込み」/「個人情報の読み込み」画面が表示されます。









※ ここでCSVファイルの読み込みを中止する場合は、をクリックしてください。 → 顧客情報が読み込まれ、会社情報／個人情報のCSVファイルからの読み込み（完了）画面が表示されます。

CSVファイルで顧客を読み込んだ後、元に戻すことはできません。CSVファイル読み込み作業前に、必ず、バックアップをお取りください。 CSVファイルの漢字コードは Shift-JIS コードを使用してください。Shift-JIS コード以外を使用すると、文字化けの原因となります。読み込むCSVファイルの必須項目にデータが入っていることをご確認ください。必須項目に入力のないデータが存在する場合、読み込むことができません。



参照...




<< 追加


い。


削除 >>

次へ>>

読み込む

<<前へ


111

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客情報の管理

顧客管理

顧客情報の管理

ここでは、顧客情報の管理について説明します。

所属する会社を変更する部課を設定する顧客情報を印刷する個人情報・会社情報を CSV ファイルに書き出す

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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客情報の管理 > 所属する会社を変更する

所属する会社を変更する

顧客管理：顧客情報の管理

1. 顧客管理 - 個人一覧画面で、所属する会社を変更したい個人の名前をクリックする


2. 個人情報の上の会社を選択するをクリックする

→ 「所属する会社の選択」画面が表示されます。

3. 会社一覧から所属させたい会社の名前をクリックする → 「所属する会社の変更」画面が表示されます。

4. 部課を選択する → 「部課」のプルダウンメニューから所属させたい部課を選択します。 ※ 選択する会社に部課が設定されていない場合は、「部課」のプルダウンメニューは表示されません。

5. 内容を確認し、をクリックする → 所属する会社が変更され、「顧客の詳細」画面に戻ります。

※所属する会社の変更を中止する場合は、をクリックしてください。

所属する会社を変更します。個人は、会社に所属させて管理することも、会社に所属させずに個人情報のみで管理することもできます。所属する会社の変更は、システム管理者によって、変更アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。ただし、自分が登録した顧客情報については、変更アクセス権がなくても変更が可能です。

はい

いいえ

会社に所属させないようにするには・・・

1. 「所属する会社の選択」画面中央の会社に所属しないをクリックする

→ 「所属する会社の変更」画面が表示されます。

2. 「所属する会社の変更」画面でをクリックする → 会社に所属しない状態となり、「顧客の詳細」画面に戻ります。

※ 変更を中止する場合は、をクリックしてください。

はい

いいえ

113

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客情報の管理 > 部課を設定する

部課を設定する


部課を設定します。部課の設定は、システム管理者によって、登録アクセス権および変更アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。

部課を追加する部課名を変更する部課を削除する部課に所属する人の順番を変更する部課の順番を変更する

部課を追加する

1. 顧客管理 - 会社一覧画面で、部課を追加したい会社の名前をクリックする


2. 画面左の部課の設定をクリックする

→ 「部課の設定」画面が表示されます。

3. 画面左の部課を追加するをクリックする

→ 「部課の追加」画面が表示されます。

4. 部課名を設定する

5. をクリックする → 部課が追加され、「部課の設定」画面に戻ります。

※ 個人一覧画面の個人の名前をクリックして表示される「顧客の詳細」画面からも、個人が所属する会社の部課を追加することができます。

追加する

※部課の追加を中止する場合は、をクリックしてください。キャンセルする

部課名を変更する

1. 顧客管理 - 会社一覧画面で、部課を追加したい会社の名前をクリックする




3. 変更したい部課名の変更するをクリックする

→ 「部課の変更」画面が表示されます。

4. 部課名を変更する

※ 個人一覧画面の個人の名前をクリックして表示される「顧客の詳細」画面からも、個人が所属する会社の部課名を変更することができます。

114

5. をクリックする → 部課名が変更され、「部課の設定」画面に戻ります。

変更する

※部課名の変更を中止する場合は、をクリックしてください。キャンセルする

部課を削除する

1. 顧客管理 - 会社一覧画面で、部課を削除したい会社の名前をクリックする




3. 削除したい部課の削除するをクリックする

→ 「部課の削除」画面が表示されます。

4. 内容を確認し、をクリックする → 部課が削除され、「部課の設定」画面に戻ります。

※ 部課の削除は、システム管理者によって、登録アクセス権、編集アクセス権および削除アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。

※ 個人一覧画面の個人の名前をクリックして表示される「顧客の詳細」画面からも、個人が所属する会社の部課を削除することができます。

はい

※部課の削除を中止する場合は、をクリックしてください。いいえ

※ 部課を削除すると、所属する人は全て会社直下に配置されます。

部課に所属する人の順番を変更する

1. 顧客管理 - 会社一覧画面で、所属する人の順番を変更したい会社の名前をクリックする




3. 画面中央の所属する人の順番変更をクリックする

→ 「所属する人の順番変更」画面が表示されます。

※ 個人一覧画面の個人の名前をクリックして表示される「顧客の詳細」画面からも、部課に所属する人の順番を変更することができます。

～会社直下に所属する人の順番変更について～

会社直下に複数の人が所属している場合は、「部課の設定」画面の一覧上部の会社直下に所属する人の順番変更が

有効になります。

会社直下に所属する人の順番を変更する場合は、会社直下に所属する人の順番変更をクリックして表示される「会社

115

4. 順番を変更したい人を選択して反転表示させ、・・・をクリックする

→ 各ボタンの意味は以下のとおりです。

※所属する個人の順番を「よみ」順に並べるには、をクリックします。

直下に所属する人の順番変更」画面で、以下の操作を行ってください。

一番上へ移動します。

一つ上へ移動します。

一つ下へ移動します。

一番下へ移動します。

並べ替える

部課の順番を変更する

1. 顧客管理 - 会社一覧画面で、部課の順番を変更したい会社の名前をクリックする




3. 画面中央の部課の順番変更をクリックする

→ 「部課の順番変更」画面が表示されます。

4. 順番を変更したい部課を選択して反転表示させ、・・・をクリックする


※ 個人一覧画面の個人の名前をクリックして表示される「顧客の詳細」画面からも、所属する部課の順番を変更することができます。





116

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客情報の管理 > 顧客情報を印刷する

顧客情報を印刷する


1. 顧客管理 - 個人一覧画面／会社一覧画面で、印刷したい顧客名／会社名をクリックする



→ 「顧客情報の印刷」画面が別ウインドウで表示されます。アイコンや画面の枠組みのない、印刷用に整理された画面になります。同時に、「印刷」ダイアログが表示されます。


顧客情報を印刷します。

117

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客情報の管理 > 個人情報・会社情報をCSVファイルに書き出す

個人情報・会社情報をCSVファイルに書き出す


顧客情報をCSVファイル（カンマ区切り）に書き出します。条件で絞り込んだ顧客情報のみ出力する・選択した項目のみ出力できます。 CSVファイルは、エクセル・アクセスなどで加工するなど、二次利用にお役立ていただけます。顧客情報のCSVファイル出力は、システム管理者によって、顧客のファイル入出力アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。

会社情報をCSVファイルに書き出す個人情報をCSVファイルに書き出す

会社情報をCSVファイルに書き出す

1. 顧客管理一覧画面上部のファイル入出力をクリックする


2. 顧客情報をCSVファイルに書き出す - 会社情報の書き出しをクリックする

→ 「会社情報の書き出し」画面が表示されます。


会社情報を全て出力する / 会社情報を絞り込んで出力するのいずれかにチェックを入れます。



会社情報を全て出力する（○件）

全ての会社情報が出力されます。表示されている「（○件）」の数が現在登録されている会社の総数になります。

会社情報を絞り込んで出力する

会社情報を条件で絞り込んで出力します。絞込条件を設定してください。





プルダウンメニューから顧客グループを選択と同じと異なる





を含むを含まないと同じ

118



と異なる






担当者（会社）

プルダウンメニューからユーザーを選択（直接入力）を選択した場合は、入力欄に文字列を直接入力して指定できます。












日付項目



登録者



登録日時



最終更新者



更新日時







119

4. 出力項目を選択する CSVファイルに出力する項目を選択してください。






条件を削除するには、各条件右側のをクリックします。削除する





3）この絞込条件をあいまい検索とする場合は、「あいまい検索とする」にチェックを入れます。




<< 追加



削除 >>


個人情報をCSVファイルに書き出す

1. 顧客管理一覧画面上部のファイル入出力をクリックする


2. 顧客情報をCSVファイルに書き出す - 個人情報の書き出しをクリックする

→ 「個人情報の書き出し」画面が表示されます。


個人情報を全て出力する / 個人情報を絞り込んで出力するのいずれかにチェックを入れます。



個人情報を全て出力する（○件）

全ての個人情報が出力されます。表示されている「（○件）」の数が現在登録されている個人の総数になります。

個人情報を絞り込んで出力する

120

個人情報を条件で絞り込んで出力します。絞込条件を設定してください。





顧客グループプルダウンメニューから顧客グループを選択と同じと異なる


検索文字列入力（100文字まで入力可能）


名前検索文字列入力（100文字まで入力可能）


よみ検索文字列入力（100文字まで入力可能）


部課検索文字列入力（100文字まで入力可能）





メールアドレス検索文字列入力（100文字まで入力可能）


配信停止「配信停止」で固定と同じと異なる

担当者







プルダウンメニューから顧客グループを選択と同じと異なる








電話番号絞込文字列入力を含むを含まない

121



（会社）（100文字まで入力可能）と同じと異なる














日付項目



登録者



登録日時



最終更新者



更新日時







削除する

※日時項目について



122

4. 出力項目を選択する CSVファイルに出力する項目を選択してください。所属先の会社の項目を出力することもできます。







3）この絞込条件をあいまい検索とする場合は、「あいまい検索とする」にチェックを入れます。




<< 追加



削除 >>


123

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 顧客管理 > 顧客のメール／電話履歴／訪問履歴の閲覧

顧客管理

顧客のメール／電話履歴／訪問履歴の閲覧

1. 顧客管理 - 個人一覧画面／会社一覧画面で、履歴を確認したい顧客名／会社名をクリックする


2. 履歴を見るをクリックする

→ 顧客の履歴一覧画面が表示されます。 ↓例）サンプル電機株式会社サンプル京子さんの履歴一覧画面

顧客の詳細画面から、その顧客とのやり取りの履歴を確認します。メール／電話／訪問履歴が、全て1つの画面で一覧表示されます。

※ 履歴画面左上の「種別」のプルダウンメニューで、アプリケーション（メールアプリケーション／電話／訪問履歴）を切り替えると、選択されたアプリケーションの履歴のみを表示できます。

※ の詳細情報にチェックを入れると、コメント／メール情報など、履歴情報の詳細情報が履歴一覧に表示されます。

メール作成


メール作成については、メールを作成するをご確認ください。電話／訪問履歴の作成

／をクリックすると、閲覧中の顧客の電話／訪問履歴を作成できま

す。電話／訪問履歴の作成については、履歴を作成するをご確認ください。

124

テンプレート

125

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > テンプレート > テンプレートでできること

テンプレート

テンプレートでできること

「メールワイズ」では、メール作成時に使用するテンプレートをあらかじめ登録しておくことができます。よく利用する返信文、定型の挨拶文などをテンプレートとして登録しておき、メール作成時にそのテンプレートを挿入することで、よりスピーディな対応を行うことができます。

「挨拶」用、「お礼」用など、テンプレートの種類別に「カテゴリ」を設定し、カテゴリに分けて管理することが可能です。

↓テンプレート一覧画面

また、CSVファイルからのテンプレートデータの読み込み／書き出しも可能です。

126

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > テンプレート > テンプレート一覧の見方

テンプレート

テンプレート一覧の見方

↓テンプレート一覧画面

1.カテゴリ一覧

テンプレートのカテゴリ一覧が表示されます。

（カテゴリ名）をクリックすると、画面右側に選択したカテゴリに登録されているテンプレートが一覧表示されます。

（全テンプレート）をクリックすると、「メールワイズ」に登録されている全てのテンプレートが一覧表示されます。

2.テンプレート一覧

選択されているカテゴリのテンプレート一覧が表示されます。

（テンプレート名）をクリックすると、「テンプレートの詳細」画面が表示され、詳細情報を確認できます。

127

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > テンプレート > テンプレートの作成

テンプレート

テンプレートの作成

ここでは、テンプレートの作成について説明します。

テンプレートを追加するテンプレートを CSV ファイルから読み込む

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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > テンプレート > テンプレートの作成 > テンプレートを追加する

テンプレートを追加する

テンプレート：テンプレートの作成

1. テンプレート一覧画面を表示する

2. テンプレートを追加するをクリックする

→ 「テンプレートの追加」画面が表示されます。

3. 項目を入力する

名前テンプレートの名前です。入力必須項目です。テンプレート挿入時に検索しやすいよう、テンプレート文の内容や利用方法の分かりやすい名前を設定しましょう。例）「冒頭挨拶文」、「キャンペーン用返答文」、「お知らせ文」、「価格についての回答」などカテゴリテンプレートのカテゴリを選択します。「カテゴリの設定」画面であらかじめ作成されているカテゴリから選択します。件名メールの「件名」のテンプレートです。

メール作成時に使用するテンプレートをあらかじめ登録しておくことができます。よく利用する返信文、定型の挨拶文などをテンプレートとして登録しておき、メール作成時にそのテンプレートを挿入することで、よりスピーディな対応を行うことができます。テンプレートの追加は、システム管理者によって、作成アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。

←メールの作成（返信）画面「テンプレート挿入」ボタンをクリックすると、あらかじめ登録されたテンプレートの一覧が表示されます。

←テンプレートの選択画面

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テンプレート挿入時、「本文」欄へのテンプレート挿入と同時にメールの件名を上書きで設定することができます。テンプレート挿入時にメールの件名を上書きで設定する場合は、件名を入力し、「件名は設定しない」のチェックを外します。初期値では、「件名は設定しない」にチェックが入っています。「件名は設定しない」にチェックが入っている場合、そのテンプレートを挿入してもメールの件名は変更されません。内容 → メールの「本文」に挿入するテンプレートです。よく使う案内・定型の挨拶などの文章を入力します。テンプレートには、以下の予約語を用いることができます。予約語は、テンプレートの他、署名・一斉配信メールでも使用できます。

%Customer% 顧客名

メールの宛先に設定されている顧客の名前が挿入されます。「顧客管理」に登録されている顧客（個人）の名前になります。 ※顧客が未定の場合は、受信メールの From の名前部分となり

ます。Fromの名前部分もない場合は、空白となります。

%Company% 顧客の所属する会社名

メールの宛先に設定されている顧客の所属する会社名が挿入されます。「顧客管理」に登録されている顧客（個人）の所属する会社の名前になります。会社に所属していない場合は、空白になります。

%Section% 顧客の所属する部課名

メールの宛先に設定されている顧客の所属する部課名が挿入されます。「顧客管理」に登録されている顧客（個人）の所属する部課の名前になります。部課に所属していない場合は、空白になります。

%CustomerCode% ※2 顧客（個人）の顧客コード

メールの宛先に設定されている顧客の顧客コードが挿入されます。「顧客管理」に登録されている顧客（個人）の顧客コードになります。

%CompanyCode% ※2 顧客（会社）の顧客コード

メールの宛先に設定されている顧客の所属する会社の顧客コードが挿入されます。「顧客管理」に登録されている顧客（個人）の所属する会社の顧客コードになります。会社に所属していない場合は、空白になります。

%CustomerItem%(項目ID)% ※2

顧客（個人）・顧客（会社）のカスタマイズ項目値

挿入したいカスタマイズ項目の予約語を入力すると、指定したカスタマイズ項目の項目値が挿入されます。挿入したいカスタマイズ項目の予約語を調べるには、

その他の顧客情報を挿入するをクリックします。

「顧客情報の予約語」画面が別ウィンドウで表示され、登録されているカスタマイズ項目とその予約語の一覧を確認できます。挿入したいカスタマイズ項目の予約語を内容欄に入力してください。

%From% メールの From に表記する名前

選択された From の「Fromに表記する名前」が挿入されます。 From は、共通設定アクセス権のあるユーザーによって設定されます。（※1）

%User% 担当者名（姓名）メールの担当者に設定されているユーザーの名前（姓名）が挿入されます。

%Name% 担当者名（姓）メールの担当者に設定されているユーザーの名前（姓）が挿入されます。

%Mail% 担当者のメールアドレス

メールの担当者に設定されているユーザーのメールアドレスが挿入されます。メールアドレスは、システム管理者によって設定されます。また、自分のメールアドレスについては、［個人設定 - 個人情報 - ユーザー情報］で変更できます。

%Tel% 担当者の連絡先

メールの担当者に設定されているユーザーの連絡先が挿入されます。連絡先は、システム管理者によって設定されます。また、自分の連絡先については、［個人設定 - 個人情報 - ユーザー情報］で変更できます。

%LoginUser% ログインユーザー名（姓名）ログインユーザーの名前（姓名）が挿入されます。

%LoginUserName% ログインユーザー名（姓）ログインユーザーの名前（姓）が挿入されます。

%Year% 現在の日付(年) 現在の日付（年）が西暦で挿入されます。

%Month% 現在の日付(月) 現在の日付（月）が挿入されます。

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例：予約語を使ったテンプレート

佐藤昇さんが担当するメールには、以下のように挿入されます。

鈴木さんが担当するメールには、以下のように挿入されます。

ファイル

%Day% 現在の日付(日) 現在の日付（日）が挿入されます。

%Subject% 受信メールの件名の引用返信メールの場合、返信対象の受信メールの件名が挿入されます。

%Ref% 受信メールの本文の引用

返信メールの場合、返信対象の受信メール文の引用が挿入されます。引用文には、共通設定アクセス権のあるユーザーによって設定されている引用符が付きます。

%RefFrom% 受信メールのFrom返信メールの場合、返信対象の受信メールのFromが挿入されます。

%RefTo% 受信メールのFrom返信メールの場合、返信対象の受信メールのToが挿入されます。

%RefCC% 受信メールのFrom返信メールの場合、返信対象の受信メールのCCが挿入されます。

%RefDate% 受信メールのFrom返信メールの場合、返信対象の受信メールのBCCが挿入されます。

%Include%(テンプレートのID)%

他のテンプレートの内容

挿入したいテンプレートの予約語を入力すると、指定したテンプレートの内容が挿入されます。挿入したいテンプレートの予約語を調べるには、

他のテンプレートの内容を挿入するをクリックします。

「テンプレートの予約語」画面が別ウィンドウで表示され、登録されているテンプレートとその予約語の一覧を確認できます。挿入したいテンプレートの予約語を内容欄に入力してください。

お世話になっております。サイボウズ株式会社の %Name% です。

お世話になっております。サイボウズ株式会社の佐藤です。

お世話になっております。サイボウズ株式会社の鈴木です。

※1「"メールワイズ" <[email protected]>」 ↑ この部分が「Fromに表記する名前」です。

※2 その他の顧客情報を挿入するをクリックすると表示される項目です。


1) ファイル欄右のをクリックする

→ 「ファイルの添付」画面が表示されます。



→ ファイルが追加され、「テンプレートの追加」画面に戻ります。

添付したファイルの順番を変更する場合は、・をクリックしてください。



（！）添付できるファイル数に制限はありませんが、システム管理者によって、送信メールのサイズ制限が設定されている場合があります。この場合、設定されている値よりも大きいサイズのメールは送信できません。ご留意ください。

131


→ テンプレートが追加され、「テンプレートの詳細」画面が表示されます。




※ をクリックすると、入力が破棄され、テンプレート一覧画面に戻ります。テンプレートは追加されま

せん。

132

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > テンプレート > テンプレートの作成 > テンプレートをCSVファイルから読み込む

テンプレートをCSVファイルから読み込む

テンプレート：テンプレートの作成

テンプレートのCSVファイルからの読み込みは、システム管理者によって、ファイル入出力アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。




3. テンプレートのデータをCSVファイルから読み込む - データの読み込みをクリックする → 「データの読み込み」画面が表示されます。



5. 読み込み対象のカテゴリを指定する「カテゴリ」プルダウンメニューから、読み込み先のカテゴリを選択してください。読込先のカテゴリを指定しない場合は、（指定しない）を選択してください。





CSVファイルでテンプレートのデータを読み込んだ後、元に戻すことはできません。CSVファイル読み込み作業前に、必ず、バックアップをお取りください。 CSVファイルの漢字コードは Shift-JIS コードを使用してください。Shift-JIS コード以外を使用すると、文字化けの原因となります。読み込むCSVファイルの必須項目にデータが入っていることをご確認ください。必須項目に入力のないデータが存在する場合、読み込むことができません。



参照...




<< 追加


い。


削除 >>

133




※ここでCSVファイルの読み込みを中止する場合は、をクリックしてください。 → テンプレートが読み込まれ、「データのCSVファイルからの読み込み（完了）」画面が表示されます。

次へ>>

読み込む

<<前へ


134

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > テンプレート > テンプレートの管理

テンプレート

テンプレートの管理

ここでは、テンプレートの管理について説明します。

テンプレートを変更するテンプレートを削除するテンプレートの表示順を変更するテンプレートを検索するテンプレートを再利用するカテゴリを設定するテンプレートを CSV ファイルに書き出す

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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > テンプレート > テンプレートの管理 > テンプレートを変更する

テンプレートを変更する

テンプレート：テンプレートの管理

1. テンプレート一覧画面で、変更したいテンプレート名をクリックする

→ 「テンプレートの詳細」画面が表示されます。

2. 変更するをクリックする

→ 「テンプレートの変更」画面が表示されます。

3. 項目を変更する → 項目については、テンプレートを追加するをご確認ください。

4. をクリックする → テンプレートが変更され、「テンプレートの詳細定」画面に戻ります。

登録されているテンプレートの内容を変更します。テンプレートの変更は、システム管理者によって、変更アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。ただし、自分が追加したテンプレートについては、変更アクセス権がなくても変更が可能です。

変更する

※ をクリックすると、入力が破棄され、「テンプレートの詳細」画面に戻ります。テンプレートは変更されま

せん。


136

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > テンプレート > テンプレートを削除する


テンプレートを削除する

不要なテンプレートを削除します。

1. テンプレート一覧画面で、変更したいテンプレート名をクリックする


2. 削除するをクリックする

→ 「テンプレートの削除」画面が表示されます。

3. 内容を確認し、を押す → テンプレートが削除され、「テンプレートの詳細」画面に戻ります。

※テンプレートの削除を中止する場合は、を押してください。

はい

いいえ

137

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > テンプレート > テンプレートの管理 > テンプレートの表示順を変更する

テンプレートの表示順を変更する



2. 順番変更をクリックする

→ 「テンプレートの順番変更」画面が表示されます。

3. 「カテゴリ」のプルダウンメニューで、テンプレートの表示順を変更したいカテゴリを選択する → 選択されたカテゴリに登録されているテンプレートがリストに表示されます。

4. 順番を変更したいテンプレートを選択して反転表示させ、・・・をクリックする


「テンプレートの選択」画面の各カテゴリに表示されるテンプレートの表示順を変更します。初期値は登録順です。

※ 全てのテンプレートでの並び順を変更する場合は、「カテゴリ」のプルダウンメニューで、「（全て）」を選択します。





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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > テンプレート > テンプレートの管理 > テンプレートを検索する

テンプレートを検索する



2. 画面左側のカテゴリ一覧から、テンプレートを検索したい（カテゴリ名）をクリックする

→ 画面右側に、選択したカテゴリに登録されているテンプレートの一覧が表示されます。

3. 右側の入力欄に検索文字列を入力し、をクリックする → 詳細情報に検索文字列が含まれるテンプレートが一覧表示されます。

テンプレート一覧画面で、カテゴリごとにテンプレートを検索できます。

テンプレートの検索は、テンプレートの詳細情報に含まれる文字列が検索されます。

検索

139

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > テンプレート > テンプレートの管理 > テンプレートを再利用する

テンプレートを再利用する


1. テンプレート一覧画面で、再利用したいテンプレート名をクリックする


2. 再利用作成をクリックする

→ 「テンプレートの追加」画面が表示されます。

3. 必要に応じて、項目を変更する → 項目については、テンプレートを追加するをご確認ください。

4. をクリックする → テンプレートが再利用作成され、「テンプレートの詳細定」画面に戻ります。

登録されているテンプレートを利用して、テンプレートを新規作成できます。テンプレートの再利用作成は、システム管理者によって、作成アクセス権が与えられたユーザーのみ実行できます。

追加する

※ をクリックすると、入力が破棄され、「テンプレートの詳細」画面に戻ります。テンプレートは再利用作成

されません。


140

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > テンプレート > テンプレートの管理 > カテゴリを設定する

カテゴリを設定する


カテゴリを設定する


2. 画面左側のカテゴリ一覧上部のカテゴリを設定するをクリックする

→ 「カテゴリの設定」画面が表示されます。

3. 追加するをクリックする

→ 「カテゴリの追加」画面が表示されます。

4. 位置を選択する「位置」のプルダウンメニューから、どのカテゴリの下に追加するか選択します。

5. カテゴリ名を入力する例）問合わせ対応用、営業部用、挨拶文など

6. をクリックする → カテゴリが追加され、「カテゴリの設定」画面に戻ります。

テンプレートカテゴリを設定します。テンプレートをカテゴリに分けて登録することで、目的のテンプレートをよりすばやく見付けることができます。

カテゴリを設定するカテゴリの表示順を変更する

←テンプレート選択画面左に表示されているカテゴリをクリックすると、そのカテゴリに含まれるテンプレートが右画面に表示されます。

追加する

※ をクリックすると、入力が破棄され、「カテゴリの設定」画面に戻ります。カテゴリは追加されません。キャンセルする

～カテゴリの変更と削除～

●カテゴリの変更

1. 変更したいカテゴリの変更するをクリックする

→ 「カテゴリの変更」画面が表示されます。

2. 位置を選択する「位置」のプルダウンメニューから、どのカテゴリの下に変更するかを選択します。

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カテゴリの表示順を変更する

カテゴリのプルダウンメニューに表示される順番を変更します。


2. 画面左側のカテゴリ一覧上部のカテゴリを設定するをクリックする


3. 順番を変更したいカテゴリの順番変更をクリックする


4. 順番を変更したいカテゴリを選択して反転表示させ、・・・をクリックする


3. カテゴリ名を変更する

カテゴリ名を変更します。

4. をクリックする → カテゴリが変更され、「カテゴリの設定」画面が表示されます。

●カテゴリの削除

1. 削除したカテゴリの削除するをクリックする

→ 「カテゴリの削除」画面が表示されます。

2. 内容を確認し、をクリックする → カテゴリが削除され、「カテゴリの設定」画面に戻ります。

変更する

※カテゴリの変更を中止する場合は、をクリックしてください。キャンセルする

はい

※カテゴリの削除を中止する場合は、をクリックしてください。いいえ

※ カテゴリを削除しても、そのカテゴリに含まれるテンプレートは削除されません。





142

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > テンプレート > テンプレートの管理 > テンプレートをCSVファイルに書き出す

テンプレートをCSVファイルに書き出す





3. テンプレートのデータをCSVファイルに書き出す - データの書き出しをクリックする → 「テンプレートの書き出し」画面が表示されます。

4. 出力対象のカテゴリを指定する

出力対象の「カテゴリ」プルダウンメニューから、出力対象のカテゴリを選択します。

（全て）を選択すると、登録されている全てのテンプレートが出力対象となります。

選択したカテゴリのサブカテゴリの出力対象とする場合は、「サブカテゴリも出力対象とする」に

チェックを入れます。

5. 出力項目を指定する CSVファイルに出力する項目を選択してください。






テンプレートのデータをCSVファイルに書き出します。登録されている全てのテンプレートのデータの書き出し、またはカテゴリごとの書き出しが可能です。テンプレートのCSVファイル出力は、システム管理者によって、ファイル入出力アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。






<< 追加



削除 >>


143

一斉配信

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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 一斉配信 > 一斉配信でできること

一斉配信

一斉配信でできること

一斉配信では、顧客管理に登録されている顧客に、簡単に、メールを配信することができます。

配信メールの宛先として絞り込まれた顧客ごとに、Toや本文中の個人情報などが設定されるため、個別に送信されたメールであるかのように一斉配信できます。また、Toには個々の顧客のメールアドレスのみが設定されるため、ToやCCに複数の宛先を指定した場合とは違い、同時に送信した他の宛先を知られることもありません。

↓一斉配信一覧画面

配信は、メール作成→配信先セット→確認の簡単3ステップです。配信メール作成時には、テンプレートや予約語を活用できます。顧客情報の「配信停止」項目にチェックの入っている顧客は、配信先から自動で除外されます。送ってはいけない顧客に誤ってメールを送信してしまうミスの発生を防ぎます。

また、配信履歴にも記録されるので、いつだれに、どのようなメールを配信したか、きちんと管理できます。メールマガジンやサンキューメール・顧客へのお知らせメールなどの配信にご活用ください。

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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 一斉配信 > 一斉配信一覧の見方

1.配信状況

2.配信メールの作成

3.配信メール

4.コメント

一斉配信

一斉配信一覧の見方

一斉配信一覧画面

一斉配信メールの配信状況が表示されます。「作成中」と表示されている配信セットは、まだ配信されていません。括弧内に、配信先の件数が表示されています。配信済みの場合「（正常に配信された件数 / セットされていた配信先件数）」になります。配信できなかったメールがある場合は、「配信情報の詳細」画面のエラータブで、エラーを確認できます。

配信メールを作成するから、配信メールを作成できます。「配信メールを作成する」は、システム管理者によって、編集アクセス権を与え

られたユーザーの画面にのみ表示されます。

配信メールの件名をクリックすると、配信メールの内容・配信先などの詳細を確認できます。

（件名）・・・作成中の配信メール

（件名）・・・配信済みの配信メール

配信セットに書き込まれたコメントです。連絡事項や配信に関するメモなどをコメント欄に記入して利用できます。

146

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 一斉配信 > 配信メールの作成

一斉配信

配信メールの作成

ここでは、配信メールの作成について説明します。

配信内容を設定する配信先を設定する送信／書きかけ保存する

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HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 一斉配信 > 配信メールの作成 > 配信内容を設定する

一斉配信：配信メールの作成

配信内容を設定する

1. 一斉配信一覧画面左上の配信メールを作成するをクリックする

→ 「新規配信 - Step1:配信内容の設定」画面が表示されます。

2. メールの内容を編集する

From プルダウンメニューから、メールの差出人として表示されるメールアカウントを選択します。プルダウンメニューには、共通設定アクセス権のあるユーザーによって設定されている From が表示されます。

件名配信メールのタイトルを入力します。本文配信メールの本文を入力します。

件名欄右のをクリックすると、テンプレートを件名・本文入力欄に挿入することができます。テンプレートの挿入については、テンプレートを活用するをご確認ください。

一斉配信メールを作成します。ここでは、配信メールの作成開始～配信メール内容の編集までの手順を説明します。配信メールの作成時には、テンプレートや予約語を挿入できます。配信メールの作成は、システム管理者によって、編集アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。

[Step:1] 配信メール作成開始～配信内容の設定

[Step:2] 配信先の設定

[Step:3] 確認～送信/書きかけ保存

※ 複数のメールアプリケーションが設定されている場合は、「新規配信」画面が表示されます。登録されているメールアプリケーションが一覧表示されています。

一覧から、一斉配信を行いたい（メールアプリケーション名）をクリックしてください。


メール文には、以下の予約語を挿入することができます。

%Customer% 顧客名

顧客管理に登録されている顧客（個人）の名前が挿入されます。 ※顧客が未定の場合は、受信メールの From の名前部分

となります。Fromの名前部分もない場合は、空白となります。

顧客管理に登録されている顧客（個人）の所属する会社の名

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署名署名欄右横のプルダウンメニューから、署名を選択します。プルダウンメニューには、共通設定アクセス権のあるユーザーによって設定されている署名が表示されます。選択した署名は、直接編集することもできます。ファイル

%Company% 顧客の会社名前です。

%Section% 顧客の所属する部課名

メールの宛先に設定されている顧客の所属する部課名が挿入されます。「顧客管理」に登録されている顧客（個人）の所属する部課の名前になります。部課に所属していない場合は、空白になります。

%CustomerCode% ※2

顧客（個人）の顧客コード

メールの宛先に設定されている顧客の顧客コードが挿入されます。「顧客管理」に登録されている顧客（個人）の顧客コードになります。

%CompanyCode% ※2 顧客（会社）の顧客コード

メールの宛先に設定されている顧客の所属する会社の顧客コードが挿入されます。「顧客管理」に登録されている顧客（個人）の所属する会社の顧客コードになります。会社に所属していない場合は、空白になります。

%CustomerItem%(項目ID)% ※2

顧客（個人）・顧客（会社）のカスタマイズ項目値

挿入したいカスタマイズ項目の予約語を入力すると、指定したカスタマイズ項目の項目値が挿入されます。挿入したいカスタマイズ項目の予約語を調べるには、

その他の顧客情報を挿入するをクリックします。

「顧客情報の予約語」画面が別ウィンドウで表示され、登録されているカスタマイズ項目とその予約語の一覧を確認できます。挿入したいカスタマイズ項目の予約語を内容欄に入力してください。

%From%From に表記する名前

選択された From の「Fromに表記する名前」が挿入されます。 From は、共通設定アクセス権のあるユーザーによって設定されています。（※1）

%User% 作成者の名前(姓名) 配信メールを作成しているユーザーの名前（姓名）が挿入されます。

%Name% 作成者の名前（姓）配信メールを作成しているユーザーの名前（姓）が挿入されます。

%Mail% 作成者のメールアドレス

配信メールを作成しているユーザーのメールアドレスが挿入されます。メールアドレスは、［個人設定 - 個人情報 - ユーザー情報］、またはシステム管理者によって設定されます。

%Tel% 作成者の連絡先

配信メールを作成しているユーザーの連絡先が挿入されます。連絡先は、［個人設定 - 個人情報 - ユーザー情報］、またはシステム管理者によって設定されます。

%LoginUser% ログインユーザーの名前(姓名) ログインユーザーの名前（姓名）が挿入されます。

%LoginName% ログインユーザーの名前（姓）ログインユーザーの名前（姓）が挿入されます。

%Year% 現在の日付(年) 現在の日付（年）が西暦で挿入されます。

%Month% 現在の日付(月) 現在の日付（月）が挿入されます。

%Day% 現在の日付(日) 現在の日付（日）が挿入されます。

※1「"メールワイズ" <[email protected]>」 ↑ この部分が「Fromに表記する名前」です。

※2 その他の顧客情報を挿入するをクリックすると表示される項目です。


149

コメント必要があれば、コメントを記入します。コメントの内容は送信されません。配信メールに関するメモや連絡事項など、自由にお使いください。

3. をクリックする → 「新規配信 - Step2:配信先の条件設定」画面が表示されます。

1) ファイル欄右のをクリックする → 「ファイルの添付」画面が表示されます。

追加する


参照...


→ ファイルが追加され、「新規配信 - Step1:配信内容の設定」画面に戻ります。

追加する




削除する

（！）添付できるファイル数に制限はありませんが、システム管理者によって、送信メールのサイズ制限が設定されている場合があります。この場合、設定されている値よりも大きいサイズのメールは、送信できません。ご留意ください。

次へ >>

※ここでをクリックすると、書き込んだ内容が保存され「配信情報の詳細」画面が表示されます。後から続きを作成することができます。

ここまでの編集を破棄し、配信メールの作成を中止する場合は、をクリックしてください。



>> STEP 2へすすむ >>

150

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 一斉配信 > 配信メールの作成 > 配信先を設定する


配信先を設定する

1. 「新規配信 - Step2:配信先の条件設定」画面で、配信先の条件を設定する

一斉配信メールを作成します。ここでは、配信先の条件設定について説明します。「顧客管理」に登録された顧客情報から、配信先を設定します。メールアドレスのない顧客情報・「配信停止」にチェックの入っている顧客情報は、自動で、配信先から除外されます。また、配信先の顧客情報をCSVファイルから読み込んで設定することもできます。配信先設定時には、抽出した配信先をCSVファイルに書き出すこともできます。配信メールの作成は、システム管理者によって、編集アクセス権が与えられたユーザーのみ実行できます。


[Step:2] 配信先の条件設定


（！）配信先の顧客は、1000 件まで指定できます。1000 件以上の顧客を指定することはできません。

全ての顧客に配信する

「顧客管理」に登録されている顧客のうち、「配信停止」にチェックの入っている顧客・メールアドレスの設定されていない顧客を除く、全ての個人顧客が配信先に設定されます。

顧客を絞り込んで配信する

配信先の顧客を条件で絞り込みます。絞込条件を設定してください。

1）のプルダウンメニューから、条件を選択します。

プルダウンメニューには、共通設定アクセス権のあるユーザーによって設定されている絞込条件、および、「新規絞込」が表示されます。「新規絞込」を選択した場合は、ここで新たに条件を設定します。あらかじめ登録されている絞込条件を選択した場合も、さらに条件を追加・削除することができます。

(新規絞込)

2）これから指定する絞込条件を、OR 指定するか AND 指定するかを、プルダウンメニューから選択します。

151

「以下の全ての条件を満たす」を選択すると AND 指定を、「以下のいずれかの条件を満たす」を選択すると OR 指定を実行します。




顧客グループプルダウンメニューから顧客グループを選択「顧客グループ」が設定されている場合のみ表示されます。





名前検索文字列入力（100文字まで入力可能）


よみ検索文字列入力（100文字まで入力可能）


部課検索文字列入力（100文字まで入力可能）





メールアドレス検索文字列入力（100文字まで入力可能）


担当者







プルダウンメニューから顧客グループを選択「顧客グループ」が設定されている場合のみ表示されます。












プルダウンメニューからユーザーを選択を含む

152




（直接入力）を選択した場合は、入力欄に文字列を直接入力して指定できます。

を含まないと同じと異なる











日付項目



ユーザー選択項目



登録者



登録日時



最終更新者



更新日時







削除する

※

日時項目について


153


→ 下部に抽出結果の一覧が表示されます。

3. 今回メールを配信しない顧客を、配信先から除外する

抽出結果を確認し、今回メールを配信しない顧客が含まれている場合は、チェックを入れ、をクリックしてください。顧客名をクリックすると、顧客の詳細情報を確認できます。




CSVファイルから読み込んで選択する

配信先の顧客情報をCSVファイルから読み込むことができます。

CSVファイルを読み込む場合は、をクリックし、「ファイルの選択」ダイアログで読み込みたいCSVファイルを選択してください。

選択...

※ CSVファイルの項目について読み込むCSVファイルの項目は、以下の順番に入力してください。

「名前」「会社名」は省略可能ですが、「メールアドレス」は省略できません。必ず入力してください。

メールアドレス名前会社名部課

1000件以上の配信先を設定することはできません。抽出結果が1000件以上になる場合は、以下のようなエラーメッセージが表示されます。この場合は、再度、配信先の設定をやりなおしてください。

また、抽出条件に該当する顧客情報がない場合は、以下のようなエラーメッセージが表示されます。この場合も、再度、配信先の設定をやりなおしてください。

除外する

154

→ 抽出結果一覧下部に除外一覧が表示され、選択した顧客情報が除外一覧に移動されます。

4. 必要に応じて、コメントを入力するコメントを入力できます。コメントの内容は送信されません。配信メールに関するメモや連絡事項など、自由にお使いください。

5. をクリックする → 「新規配信 - Step3:確認」画面が表示されます。

抽出結果一覧の右上のをクリックすると、抽出した配信先をCSVファイルに書き出すことが

できます。配信先の件数の多い場合に、CSVファイルに書き出して配信先をチェックすると便利です。

次へ >>

一斉配信メールの送信は、システム管理者によって、送信アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。送信ア

クセス権のないユーザーは、をクリックするとエラーになります。次へ >>

※ここでをクリックすると、書き込んだ内容が保存され「配信情報の詳細」画面が表示されます。後から続きを作成することができます。

をクリックすると、「Step1:配信内容の設定」画面に戻ります。



<< 前へ


>> STEP 3へすすむ >>

155

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 一斉配信 > 配信メールの作成 > 送信／書きかけ保存する


送信／書きかけ保存する

1. 「新規配信 - Step3:確認」画面で、配信メールの内容を確認する予約語は変換されて表示されます。メール本文やTo欄・件名などに問題がないか、確認してください。「<< 前へ｜次へ >>」で前後の配信先の確認画面に移動できます。

2. 全配信先（○件）をクリックする

→ 「配信先の一覧」が別ウインドウで表示されます。再度、配信先を確認してください。

3. メールを配信する

一斉配信メールを作成します。ここでは、作成した配信メールの確認～送信までを説明します。一斉配信メールの送信は、システム管理者によって、送信アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。


[Step:2] 配信先の条件設定


※ここでをクリックすると、書き込んだ内容が保存され「配信情報の詳細」画面が表示されます。配信メールは、後から送信することができます。

をクリックすると、「Step1:配信内容の設定」画面に戻ります。



内容を変更する


配信前にご確認ください！

配信には時間がかかることがあります。配信が完了するまでの間は、Webブラウザーを閉じる・再読込する・中止ボタンをクリックすることは、絶対にしないでください。配信が途中でストップしてしまいます。また、配信中は「メールワイズ」全体の動作が遅くなります。あらかじめご了承ください。

156

一斉配信メールは、システム管理者によって、送信アクセス権を与えられたユーザーのみ送信できます。


→「メールを一斉配信します。よろしいですか?」という確認メッセージが表示されます。


→ 設定した配信先に、メールが一斉に配信されます。配信結果の記載された「配信実行」画面が表示されたら、配信は完了です。「配信実行」画面で、配信結果をご確認ください。「(送信成功： ○件)」で、正常に送信できたメールの件数を確認できます。

エラーが発生して配信できなかった宛先があった場合、「配信失敗が ○件あります。」と表示されます。

配信失敗が ○件あります。をクリックするとエラーの詳細を確認できます。

↓エラーの情報は、「配信情報の詳細」画面の「エラー」タブに記録されます。

↓配信済みのメールは、配信先に設定されていた顧客の履歴一覧にも表示されます。

OK

※ 配信を中止する場合は、をクリックしてください。キャンセル

をクリックすると、書き込んだ内容が保存され「配信情報の詳細」画面が表示されます。後から送書きかけ保存する

157

信する場合は、「配信情報の詳細」画面で内容を確認後、をクリックします。

158

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 一斉配信 > 配信メールの変更

一斉配信

配信メールの変更

1. 一斉配信一覧画面で、変更したい配信メールの件名をクリックする

→ 「配信情報の詳細」画面が表示されます。

「メール内容」タブで、配信メールの件名・From・本文・署名を確認できます。「配信先」タブで、配信先の顧客情報・絞込条件を確認できます。

2. 必要な変更を行う ■メール内容を変更する場合

内容を変更するをクリックする

→ 「メール内容の変更」画面が表示されます。メール内容を変更してください。メール内容の編集については、配信メールの作成 - STEP1：配信内容の設定でご確認ください。 ■配信先を変更する場合

配信先を変更するをクリックする

→ 「配信先の変更」画面が表示されます。配信先を設定してください。配信先の設定については、配信メールの作成- STEP 2：配信先の設定のページでご確認ください。

3. コメントを入力する必要があれば、コメントを入力します。コメントに書き込んだ内容は、送信されません。

4. をクリックする → 変更が反映され、「配信情報の詳細」画面に戻ります。

書きかけ保存されている配信メールを変更します。配信メールの変更は、システム管理者によって、編集アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。ただし、自分が送信した配信メールについては、編集アクセス権がなくても変更が可能です。

変更する

※編集を破棄する場合は、をクリックしてください。キャンセルする

159

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 一斉配信 > テストメールの送信

一斉配信

テストメールの送信

1. 一斉配信一覧画面で、テストメールを送信したい配信セットの件名をクリックする


2. テストメールを送るをクリックする

→ 「テストメールの送信」画面が表示されます。

3. テストメールの宛先情報を入力する → 会社名・名前・メールアドレスを入力してください。配信メールの本文に、予約語「%Company%」・「%Customer%」が使われている場合には、ここで入力した会社名が「%Company%」に、名前が「%Customer%」に挿入されます。


→ テストメールが送信され、「配信情報の詳細」画面に戻ります。「3.」で入力したメールアドレス宛にテストメールが届きます。内容を確認してください。

一斉配信のテストメールを送ります。テストメールを送信することで、実際にメールを受け取った側でどのように表示されるか、確認できます。テストメールの送信は、システム管理者によって、編集アクセス権および送信アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。

※ メールアドレスは入力必須項目です。テストメール送信先のメールアドレスを入力してください。

※テストメールの送信を中止する場合は、をクリックしてください。キャンセルする

160

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 一斉配信 > 配信メールの削除

一斉配信

配信メールの削除

1. 一斉配信一覧画面で、削除したい配信メールの件名をクリックする


2. 画面上部のをクリックする

→ 「この配信情報を削除します。よろしいですか？」という確認メッセージが表示されます。

3. をクリックする → 配信メールが削除され、「一斉配信一覧」画面に戻ります。

作成された配信メールを削除します。配信メールの削除は、システム管理者によって、削除アクセス権を与えられたユーザーのみ実行できます。ただし、自分が送信した配信メールについては、削除アクセス権がなくても削除が可能です。

OK

※配信メールの削除を中止する場合は、をクリックしてください。キャンセル

※ 配信メールを削除した場合、顧客の履歴一覧からも配信済みのメールが削除されます。

161

集計レポート

162

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 集計レポート > 集計レポートでできること

集計レポート

集計レポートでできること

集計レポートでは、蓄積されたメールや履歴データ・顧客データを自動で集計・グラフ表示します。メール・履歴データは、担当者別・項目

別・期間別でグラフ表示できます。オペレータのパフォーマンスをチェックしたり、期間別にメール・履歴の増減を把握したりできる他、項目を工夫すれば、どのようなメール・履歴が多いか、様々な切り口で集計することができます。業務改善・お客様の声の傾向分析にお役立てください。

顧客の集計は、項目別に行われます。どのような顧客が多いか、ワンクリックでグラフを確認できます。顧客の状況を簡単に把握することができ、ビジネスチャンスが見えてきます。

↓ メールアプリケーションの期間別レポートの例

163

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 集計レポート > 集計レポート一覧の見方

集計レポート

集計レポート一覧の見方

アプリケーションメニューの集計レポートをクリックすると集計レポートが開き、システム全般の集計結果が表示されます。

↓ システム全般の集計結果の例

画面左側にアプリケーション一覧、画面右側にアプリケーション一覧で選択した項目の集計結果が表示されます。アプリケーション一覧で、メールアプリケーション／電話履歴／訪問履歴／顧客管理を選択すると、集計できるデータの一覧が表示されます。以下は、メールアプリケーションを選択した場合の例です。 ↓ メールアプリケーションの担当者別の件数の例

ここでは、集計レポートの主な画面について説明します。

集計レポートでは、以下の集計結果を表示できます。

システム全般メールアプリケーション電話／訪問履歴顧客管理

164

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 集計レポート > 全般／メール／電話履歴／訪問履歴の集計の閲覧

集計レポート

全般／メール／電話履歴／訪問履歴の集計の閲覧

システム全般

集計レポートを開くと、現在選択しているシステムの集計データが表示されます。

メールアプリケーションの送信・受信・処理残件数、電話履歴／訪問履歴の作成件数が集計されます。

1日の集計データを、1日単位で表示します。


メールを担当者別 / メール項目別 / 期間別で集計し、グラフ表示します。

1. 集計レポートを開く

2. 画面左側のアプリケーション一覧で、集計レポートを閲覧したいメールアプリケーションをクリックする

→ 集計方法が表示されます。メールアプリケーションでは、担当者別の件数 / 項目別の件数 / 期間別レポートでの集計が可能です。

3. 目的の集計方法をクリックする → 画面右側に、選択した集計方法で集計レポートが表示されます。

集計レポートの画面左側のアプリケーション一覧から目的の項目をクリックすると、各データの集計レポートが画面右側に表示されま

す。ここでは、以下の集計レポートの閲覧について説明します。

システム全般メールアプリケーション電話／訪問履歴

対象データ数 1万件以上、かつ、対象期間 1年以上の集計を実行する場合は、「件数が多いため、集計には時間がかかる可能性がありますが、よろしいですか？」というメッセージが表示されます。

そのまま実行する場合は、をクリックします。同画面で、集計期間や条件を指定しなおすこともできます。

集計を実行する

<< 前の日へ・・・1日前に移動します。

今日・・・今日に移動します。

次の日へ >> ・・・次の日に移動します。

165

担当者別の集計現在の処理残件（処理メール一覧に表示されているメール）・期間内の送信メール件数を、担当者別に集計します。

項目別の集計受信メールに設定されているメール項目別に値を集計します。メール項目は、共通設定アクセス権のあるユーザーによって設定される項目です。

期間別レポート 1日の送受信メール数を、1週間単位で表示します。

<< 前の週へ・・・1週間前に移動します。

今日・・・今週に移動します。

次の週へ >> ・・・次の週に移動します。

166


電話履歴および訪問履歴を、作成者別 / 項目別 / 期間別で集計し、グラフを表示します。


2. 画面左側のアプリケーション一覧で、電話履歴または訪問履歴をクリックする

→ 集計方法が表示されます。電話履歴および訪問履歴では、作成者別の件数 / 項目別の件数 / 期間別レポートでの集計が可能です。

3. 目的の集計方法をクリックする → 画面右側に、選択した集計方法で集計レポートが表示されます。

作成者別の集計電話履歴および訪問履歴の件数を作成者別に集計します。項目別の集計電話履歴および訪問履歴のカスタマイズ項目別に集計します。項目タイプが選択（メニュー）・ユーザー選択の項目が集計対象になります。文字列項目・日付項目・数値項目は集計されません。履歴の項目は、システム管理者の設定によって異なります。期間別レポート 1日の電話履歴登録件数を、1週間単位で表示します。

※ 共通設定アクセス権のあるユーザーによって集計条件が設定されている場合は、「集計条件」のプルダウンメニューから条件を選択できます。選択した集計条件に従って集計レポートが表示されます。

<< 前の週へ・・・1週間前に移動します。

今日・・・今週に移動します。

次の週へ >> ・・・次の週に移動します。


167

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 集計レポート > 集計の設定

集計レポート

集計の設定

1. 集計グラフ上部の集計の設定をクリックする

→ 「集計の設定」画面が表示されます。

2. 期間を変更する

3. 表示を変更する

4. をクリックする → 指定した期間で集計されたグラフが、指定したスケールで表示されます。

以下のアプリケーションの「担当者（作成者）別集計」「項目別集計」の場合は、集計期間およびグラフのスケールの表示を設定できます。

メールアプリケーション電話履歴訪問履歴

一度集計期間を設定すると、次回アクセス時にも、前回設定した期間で集計されます。

本日 / 昨日 / 今週 / 先週 / 今月 / 先月 / 今年 / 昨年 / 全て / 期間指定のいずれかのにチェックを入れます。





※ 各アプリケーションの期間別レポートを表示している場合、この項目は表示されません。

グラフのスケールを変更する場合は、「グラフのスケールを指定する」にチェックを入れます。

→ 下部に「件を 100% としてグラフを表示する」が表示されます。に件数を入力してください。

設定する

※集計の設定を中止するする場合は、をクリックしてください。キャンセルする

～期間別レポートの表示の設定について～各アプリケーションの「期間別レポート」の場合は、グラフのスケールの表示のみ設定できます。

集計グラフ上部の表示の設定をクリックし、「表示の設定」画面で、グラフのスケールの表示を設定してくださ

い。設定方法については、上記の手順3. をご確認ください。

168

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 集計レポート > 顧客情報の集計

集計レポート

顧客情報の集計

会社項目の集計

顧客情報を会社のカスタマイズ項目・顧客グループ別に集計し、グラフ表示します。


2. 画面左側のアプリケーション一覧で、顧客管理をクリックする

→ 集計方法が表示されます。顧客管理では、会社項目の件数 / 個人項目の件数での集計が可能です。

3. 会社項目の件数をクリックする → 画面右側に会社項目の集計対象項目が表示されます。

4. 集計対象にチェックを入れ、をクリックする → 集計結果が表示されます。項目の集計は、項目タイプが選択（メニュー）の項目が集計対象になります。文字列項目・日付項目・数値項目は集計されません。会社の項目は、システム管理者の設定によって異なります。

個人項目の集計

顧客情報を個人のカスタマイズ項目・顧客グループ別に集計し、グラフ表示します。


2. 画面左側のアプリケーション一覧で、顧客管理をクリックする

集計レポートの画面左側のアプリケーション一覧から目的の項目をクリックすると、各データの集計レポートが画面右側に表示されま

す。ここでは、顧客情報のデータの集計について説明します。顧客情報は、以下の項目ごとに集計できます。

会社項目の集計個人項目の集計

対象データ数 1万件以上、かつ、対象期間 1年以上の集計を実行する場合は、「件数が多いため、集計には時間がかかる可能性がありますが、よろしいですか？」というメッセージが表示されます。

そのまま実行する場合は、をクリックします。同画面で、集計期間や条件を指定しなおすこともできます。




※ 集計項目を変更する場合は、集計項目を変更するをクリックしてください。

169

→ 集計方法が表示されます。顧客管理では、会社項目の件数 / 個人項目の件数での集計が可能です。

3. 個人項目の件数をクリックする → 画面右側に個人項目の集計対象項目が表示されます。

4. 集計対象にチェックを入れ、をクリックする → 集計結果が表示されます。項目の集計は、項目タイプが選択（メニュー）の項目が集計対象になります。文字列項目・日付項目・数値項目は集計されません。個人の項目は、システム管理者の設定によって異なります。



※ 集計項目を変更する場合は、集計項目を変更するをクリックしてください。

170

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 集計レポート > 集計レポートの印刷

集計レポート

集計レポートの印刷


2. 印刷したい集計レポートを表示する

集計レポートの表示については、「全般／メール／電話履歴／訪問履歴の集計の閲覧」および「顧客情報の集計」をご確認ください。

3. 印刷用画面をクリックする

→ 「集計レポートの印刷」画面が別ウインドウで表示されます。アイコンや画面の枠組みのない、印刷用に整理された画面になります。同時に、「印刷」ダイアログが表示されます。


集計レポートを印刷します。

171

ユーザー名簿

172

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > ユーザー名簿 > ユーザー名簿でできること

ユーザー名簿

ユーザー名簿でできること

ユーザー名簿は、「メールワイズ」の利用ユーザーとして登録されているユーザーの名簿です。

ユーザー名簿一覧では、各ユーザーのユーザー情報、ログイン時間、メモの内容を確認できます。

↓ユーザー名簿一覧

連絡事項や在席情報などをメモとして書き込んだり、自分以外のユーザー宛てにメールを送信することも可能です。

173

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > ユーザー名簿 > ユーザー名簿の見方

ユーザー名簿

ユーザー名簿の見方

ユーザー名簿一覧画面

1.ユーザー情報

ユーザー情報は、システム管理者によって設定されます。自分のユーザー情報については、［個人設定 - 個人情報- ユーザー情報］で変更できます。

2.ユーザー名

ユーザー名をクリックすると、ユーザー情報の詳細を確認できます。

3.ログイン時間

本日のログイン時間が表示されます。 ※ ログインを行うたびにログイン時間は更新されます。

4.メモ

をクリックすると、メモを書き込むことができます。連絡事項や在席情報などを自由に記入してご利用ください。

174

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > ユーザー名簿 > ユーザー情報の閲覧

ユーザー名簿

ユーザー情報の閲覧

ユーザー名簿から、各ユーザーのユーザー情報の詳細を閲覧できます。

1. ユーザー名簿画面から、目的の (ユーザー名）をクリックする

→ 「ユーザー情報の詳細」画面が表示されます。システム管理者および各ユーザーによって設定されているユーザー情報の詳細、およびメモの内容が表示されます。

「メールアドレス」欄に表示されているメールアドレスをクリックすると、選択しているユーザー宛てにメールを送信できます。

自分のユーザー情報を閲覧している場合は、ユーザー情報を変更できます。変更方法については、「自分のユーザー情報の変更」をご確認ください。

175

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > ユーザー名簿 > 自分のユーザー情報の変更

ユーザー名簿

自分のユーザー情報の変更

ユーザー名簿から、自分のユーザー情報を変更できます。ここで行った変更は、[個人設定 - 個人情報 - ユーザー情報]・ [システム管理 - 全般 - ユーザー管理 - ユーザー情報]に反映されます。

1. ユーザー名簿画面から、 (自分のユーザー名）をクリックする

→ 「ユーザー情報の詳細」画面が表示されます。

2. 変更するをクリックする

→ 「ユーザー情報の変更」画面が表示されます。

3. 項目を設定するユーザー情報項目の詳細については、ユーザー情報を変更するをご確認ください。

4. をクリックする → 自分のユーザー情報が変更され、「ユーザー情報の詳細」画面に戻ります。

変更する

※ をクリックすると、入力が破棄され、「ユーザー情報の詳細」画面に戻ります。ユーザー情報は、変更されません。キャンセルする

176

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > ユーザー名簿 > メモの入力

ユーザー名簿

メモの入力

ユーザー名簿画面のメモ欄には、連絡事項や在席情報など、自由に書き込むことができます。

書き込まれたメモの内容は、ユーザー名簿画面および「ユーザー情報の詳細」画面に表示されます。

自分のユーザー情報を閲覧している場合は、「ユーザー情報の変更」画面でメモの内容を変更できます。

1. ユーザー名簿画面から、メモを書き込みたいユーザーのをクリックする

→ 「メモの変更」画面が表示されます。

2. メモの内容を書き込み、をクリックする

→ メモが書き込まれ、ユーザー名簿画面に戻ります。

変更する

※ をクリックすると、入力が破棄され、ユーザー名簿画面に戻ります。メモは変更されません。キャンセルする

～自分のユーザー情報へのメモの書き込み～自分のユーザー情報へのメモの書き込みは、「ユーザー情報の変更」画面でも行えます。ユーザー情報の変更については、「自分のユーザー情報の変更」をご確認ください。

177

個人設定

178

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 個人設定 > 個人設定でできること

個人設定

個人設定でできること

個人設定では、システム管理者によって設定されたメールアドレスや最初に表示するグループなど、自分のユーザー情報を変更できます。また、自分のパスワードを変更することもできます。

個人設定では、「メールワイズ」に登録されている各システムのカスタマイズも可能です。画面デザインや表示するアプリケーションなどの表示の設定、最初に表示するアプリケーションや一覧などの初期値の設定、および通知メールの設定が可能です。

個人設定は、個人設定メニューから行います。個人設定メニューについては、「個人設定メニューについて」をご確認ください。

179

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 個人設定 > 個人設定メニューについて

個人設定

個人設定メニューについて

個人設定メニューを開く

「メールワイズ」の画面右下には、個人設定が表示されます。

ここから、個人設定を開始します。

1. 「メールワイズ」にログインする

2. 画面右下の個人設定をクリックする

→ 個人設定メニューが別ウィンドウで表示されます。

ここでは、個人設定メニューを開いて、個人設定を行う方法について説明します。個人設定メニューは、個人設定を行うための画面です。「メールワイズ」のすべての利用ユーザーがこの画面にアクセスできます。

180

個人設定メニューには、「個人情報」の設定項目とシステムごとの設定項目が表示されます。システムごとの設定項目は、「メールワイズ」に登録されているシステム分表示されます。

個人設定メニューを終了する場合は、画面下部の閉じるをクリックします。

個人設定メニューの各設定画面を開く

目的の個人設定メニューを表示させ、各設定項目の画面を開きます。

1. 目的の設定項目をクリックする → 選択した設定項目の設定画面が表示されます。

個人設定メニューに戻るには、画面左下の個人設定へをクリックします。

181

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 個人設定 > 個人情報の設定

個人設定

個人情報の設定

ここでは、個人情報の設定について説明します。

ユーザー情報を変更するパスワードを変更する

182

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 個人設定 > 個人情報の設定 > ユーザー情報の設定

ユーザー情報を変更する

個人設定：個人情報の設定

1. 「メールワイズ」にログイン後、画面右下の個人設定をクリックする

→ 「個人設定」画面が表示されます。

2. ユーザー情報をクリックする

→ 「ユーザー情報の変更」画面が表示されます。

3. 必要な項目を設定する

ユーザー本人のユーザー情報を設定します。ここで変更した内容は、ユーザー名簿に反映されます。

「サイボウズ Office」シリーズとユーザー情報を連携している場合は、ユーザー情報の一部の項目のみ、「メールワイズ」側で変更することができます。ログイン名やパスワード・メールアドレスなどの共通項目は、連携先の「サイボウズ Office」シリーズの設定を引き継ぐため、「メールワイズ」側で変更することはできません。参考：「サイボウズ(R) Officeシリーズとユーザー情報を連携する」

名前

ユーザーの名前です。

ログイン名

ログイン方法が「ログイン名を入力する」設定になっている場合に利用するログイン名です。ログイン名は、システム管理者によって設定されます。［個人設定］で変更することはできません。

メールアドレス

ユーザーの電子メールアドレスです。このメールアドレス宛に、通知メールが送信されます。複数のメールアドレスを入力する場合は、「,」（半角カンマ）で各メールアドレスを区切ってください。（文字数 255まで）

連絡先

ユーザーの連絡先です。内線番号や携帯電話の番号など、ユーザーの不在時・緊急時の連絡先を必要に応じて入力してください。（文字数 100まで）

画像

ユーザー名簿画面で表示される画像です。 ■画像を登録・変更する方法

1. 既に登録されている画像がある場合は、削除するにチェックを入れる

2. をクリックし、登録する画像（gif/jpeg/png ファイル）を指定する参照...

メモ

ユーザーに関する情報を書き込みます。（文字数 300まで）

最初に表示するグループ

グループを選択できる画面にアクセスした時に、最初に表示されるグループです。設定しない場合は、「全員」が最初に表示されます。例）例えば、以下の画面でこの設定が反映されます。

・「ユーザー名簿」トップ画面・「顧客管理」 - 顧客の詳細 - 担当者の設定画面・「メールアプリケーション」 - メールの詳細 - 他のユーザーへの通知画面

最初に表示するシステム

ログイン後、最初に表示されるシステムです。

183

4. をクリックする → ユーザー情報が変更され、「個人設定」画面に戻ります。

変更する

※ をクリックすると、入力が破棄され、「個人設定」画面に戻ります。ユーザー情報は、変更されません。


184

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 個人設定 > 個人情報の設定 > パスワードの設定

パスワードを変更する

個人設定：個人情報の設定



2. パスワードをクリックする

→ 「パスワードの設定」画面が表示されます。

3. パスワード/パスワード（確認用）欄に表示されている「********」を削除するパスワードが登録されている/登録されていないにかかわらず、「********」が表示されています。「********」を削除してから、新規パスワードを登録してください。

4. パスワード/パスワード（確認用）欄に、半角英数文字でパスワードを登録する ※ 半角英数 64 文字まで入力可能です。

5. をクリックする → パスワードが設定され、「個人設定」画面に戻ります。次回ログイン時から、新しいパスワードでログインしてください。

※現在の入力を破棄し、パスワードの変更を中止する場合は、をクリックしてください。

ユーザー本人のログインパスワードを設定します。初期設定では、システム管理者によって、ログインパスワードが設定されます。本人しか知らないパスワードを設定するには、ログインユーザー本人が［個人設定］からパスワードを再設定してください。

「サイボウズ Office」シリーズとユーザー情報を連携している場合は、ユーザーのパスワードを「メールワイズ」側で設定・変更することはできません。連携先の「サイボウズ Office」シリーズの設定を引き継ぎます。参考：「サイボウズ(R) Officeシリーズとユーザー情報を連携する」

設定する


185

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 個人設定 > システムごとのカスタマイズ

個人情報

システムごとのカスタマイズ

ここでは、システムごとのカスタマイズについて説明します。

表示の設定を行う初期値の設定を行う通知の設定を行う

186

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 個人設定 > システムごとのカスタマイズ > 表示の設定を行う

表示の設定を行う

個人設定：システムごとのカスタマイズ



2. （表示を設定したいシステム名）のカスタマイズの表示をクリックする

→ 「表示の設定」画面が表示されます。



「メールワイズ」に設定されている各システムの画面デザインや表示するアプリケーションの設定など、自分専用の設定を行います。システム単位に、以下の設定が可能です。

画面デザインメール作成欄のサイズメールに添付された画像ファイルを表示するかどうかアプリケーションメニューにアイコン表示するかどうかアプリケーションメニューで一行に表示するアプリケーション数アプリケーションメニューに表示するアプリケーション

画面のデザイン

画面全体のデザインを設定します。

緑色系（標準） / 青色系 / オレンジ系 / ピンク色系 / ボウズマン / パンダのいずれかのにチェックを入れます。

メール作成欄のサイズ

メール作成欄のサイズを設定します。「桁」のプルダウンメニューから桁数を、「行」のプルダウンメニューから行数を選択してください。

画像ファイル

メールに添付された画像ファイルを、メール本文と一緒に表示するかどうかを設定します。

画像ファイルをメール本文と一緒に表示する場合は、「本文と一緒に表示する」にチェックを入れます。

アプリケーションメニュー

アプリケーションメニューにアイコンを表示するかどうかを設定します。

アプリケーションメニューにアイコンを表示する場合は、「アイコンを表示する」にチェックを入れます。

一行のアプリケーション数

アプリケーションメニュー一行に表示するアプリケーション数を設定します。プルダウンメニューから、（指定しない）/5個まで/6個まで/7個まで/8個まで/9個まで/10個までのいずれかを選択します。

表示するアプリケーション

アプリケーションメニューに表示するアプリケーションを設定します。メールアプリケーション / 電話履歴 / 訪問履歴 / 顧客管理 / 一斉配信 / テンプレート / 集計レポート / ユーザ名簿の各アプ

リケーションを表示するには、それぞれのにチェックを入れます。

～アプリケーションメニューに表示されないアプリケーションの表示～「表示するアプリケーション」でチェックを外したアプリケーションは、アプリケーションメニューには表示されず、「共有リンク集」に追加されます。アプリケーションメニューに表示されていないアプリケーションを表示するには、画面上部の

をクリックし、プルダウンメニューから表示したいアプリケーション名を選択してください。共有リンク集

設定する

187

→ 表示の設定が変更され、「個人設定」画面に戻ります。 ※

をクリックすると、入力が破棄され、「個人設定」画面に戻ります。表示の設定は、変更されません。キャンセルする

188

HOME > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 個人設定 > システムごとのカスタマイズ > 初期値の設定を行う

初期値の設定を行う




2. （初期値を設定したいシステム名）のカスタマイズの初期値をクリックする

→ 「初期値の設定」画面が表示されます。


メールワイズ全般

（メールアプリケーション名）

顧客管理

「メールワイズ」に設定されている各システムの初期値について、自分専用の設定を行います。システム単位に、以下の設定が可能です。

「メールワイズ」で最初に表示するアプリケーションメールアプリケーションで最初に使う From メールアプリケーションで最初に表示する一覧顧客管理で最初に表示する一覧

最初に表示するアプリケーション

ログイン後、最初に表示されるアプリケーションを選択します。

最初に使う From

新規作成メール・転送メールの From（差出人欄）に最初に選択しておく From です。プルダウンメニューには、共通設定アクセス権のあるユーザーによって設定されている From が表示されます。メール編集時に、他の From に切り替えることができます。

最初に表示する一覧

メールアプリケーションにアクセスした時に、最初に表示する一覧です。処理メール / 担当メール / 全受信メール / フォルダから選択します。

処理メール「処理メール一覧」が最初に表示されます。（「処理メール一覧」には、状況が「処理済み」以外の受信メール・新規作成メールが表示されます。）メールアカウントを複数設定している場合は、最初に表示するアカウントをプルダウンメニューから選択します。

担当メール「担当メール一覧」が最初に表示されます。（「担当メール一覧」には、「処理メール」のうち、自分が担当者に設定されているメールが表示されます。）

受信メール「受信メール一覧」が最初に表示されます。（「受信メール一覧」には、全ての受信メールがフォルダごとに表示されます。）

フォルダフォルダを作成している場合は、最初に表示するフォルダをプルダウンメニューから選択します。

最初に表示する一覧

顧客管理にアクセスしたときに、最初に表示する一覧です。会社一覧 / 担当顧客（会社） / 顧客グループ（会社） / 個人一覧 / 担当顧客（個人） / 顧客グループ（個人）から選択します。

189

4. をクリックする → 初期値の設定が変更され、「個人設定」画面に戻ります。

設定する

※ をクリックすると、入力が破棄され、「個人設定」画面に戻ります。初期値の設定は、変更されません。


190

ホーム > マニュアル > ユーザー操作マニュアル > 個人設定 > システムごとのカスタマイズ > 通知の設定を行う

通知の設定を行う




2. （通知を設定したいシステム名）のカスタマイズの通知をクリックする

→ 「通知の設定」画面が表示されます。


（メールアプリケーション名）

「メールワイズ」に設定されている各システムのメールの通知について、自分専用の設定を行います。各システムのメールアプリケーション単位に、以下の設定が可能です。

メールの担当者に設定された時、通知メールを受け取るかどうかメールを受信した時、通知メールを受け取るかどうか

メール通知の設定は、以下の設定が行われている場合に設定できます。

システム管理者によって、メール通知機能を使用する設定になっている自分のユーザー情報にメールアドレスが設定されている

※ システム管理者によってメール通知機能が停止されている場合、または自分のユーザー情報にメールアドレスが設

定されていない場合は、通知は表示されません。

メールの担当者に設定された時、通知メールを受け取る

メールの担当者に設定されとき、ユーザー情報に登録してあるメールアドレス宛に通知メールを受け取る場合は、にチェックを入れます。 ↓担当に設定されたときの通知メール

メールを受信した時、通知メールを受け取る

メールを受信したとき、ユーザー情報に登録してあるメールアドレス宛に通知メールを送信する場合は、にチェックを入れ、対象の受信フォルダを選択してください。

191

4. をクリックする → 通知の設定が変更され、「個人設定」画面に戻ります。

サブフォルダに受信した場合も通知メールを送信する場合は、「サブフォルダも対象とする」にチェックを入れます。 ※ メールを手動でフォルダに振り分けたときには、通知メールは送信されません。

※ 「通知」は、ユーザー情報にメールアドレスが設定されている場合のみ、表示されます。


変更する

※ をクリックすると、入力が破棄され、「個人設定」画面に戻ります。通知の設定は、変更されません。キャンセルする

192

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サイボウズ メールワイズ 3 ユーザー操作マニュアル//cybozu.co.jp/cgi-bin/cbmw/mw.cgi? 緹 「メールワイズ」のログイン画面が表示されない場合

サイボウズメールワイズ 3 ユーザー操作マニュアル//cybozu.co.jp/cgi-bin/cbmw/mw.cgi? 緹「メールワイズ」のログイン画面が表示されない場合