บทท�� 4Defining the Project การระบุ�ของเขตงานโครงการ

Defining the Project

• การจั�ดทำ�าโครงรางเพื่��อเปนฐานขอมู�ลโครงการ เพื่��อใชในการวางแผน ทำ�าก�าหนดการ และการควบุค�มูโครงการ เพื่��อใชในทำ�ก phase ของทำ�กชวงอายุ�ของโครงการ และเพื่��อสนองความูตองการของผ�ทำ&�เก&�ยุวของทำ�กคน และเพื่��อว�ดผลการด�าเน'นงานใหเปนไปตามูแผนกลยุ�ทำธของบุร'ษั�ทำ- ขอบุเขตโครงการ (Scope) – บุอกวาอะไรค�อส'�งทำ&�เราคาดหว�งวาจัะสงมูอบุใหก�บุล�กคาเมู��อจับุโครงการ - โครงสรางจั�าแนกงาน (Work breakdown structure : WBS)

5 ขั้��นตอน1) การระบุ�ของเขตงานโครงการ (Defining the project

scope) 2) การก�าหนดความูส�าค�ญของโครงการ (Priority

Matrix) 3) การสรางโครงสรางจั�าแนกงาน (WBS) แผนภู�

มู'ตนไมูระบุ�รายุละเอ&ยุดก'จักรรมูทำ&�ทำ�าใหโครงการส�าเร-จั 4) การประสานโครงสรางจั�าแนกงานใหเขาก�บุองคการ

: มูอบุหมูายุผ�ร�บุผ'ดชอบุ 5) การลงรห�สโครงสรางจั�าแนกงานเพื่��อระบุบุสารสนเทำศ :

เพื่��อใหงายุในการต'ดตามู

1. การระบ�ขั้อบเขั้ตโครงการ (Defining the project scope)

• ขั้อบเขั้ตโครงการ หมายถึ�ง ผลล�พธหร�อภารก!จขั้องโครงการในร$ปขั้องสิ!นคา/บร!การท��ตองสิงมอบใหก�บล$กคาโครงการ โดยขั้อบเขั้ตโครงการท��ม�ความชั�ดเจนจะม�ความสิ�มพ�นธก�บความสิ*าเร+จขั้องโครงการ

• ขั้อบเขั้ตโครงการตองแสิดงในร$ปผลล�พธท��เฉพาะเจาะจง จ�บตองได สิามารถึว�ดได

• การระบ�ขั้อบเขั้ตโครงการท��ชั�ดเจนเปนปจจ�ยหน��งแหงความสิ*าเร+จในการบร!หารโครงการ ใชัวางแผน ต!ดตามความกาวหนาขั้องโครงการ

• ผ$จ�ดการโครงการและล$กคารวมก�นพ!จารณาขั้อบเขั้ตโครงการ • ผ$จ�ดการโครงการม�หนาท��ในการตรวจสิอบวาม�ขั้อตกลงอะไร

บางท��ไดท*าสิ�ญญาไวก�บเจาขั้องโครงการ • ขั้อบเขั้ตโครงการจะตองท*าเปนลายล�กษณอ�กษร เพ��อเขั้าใจ

ตรงก�น เร�ยก statements of work (SOW)

ขั้อบเขั้ตโครงการประกอบดวย (checklist) 1. ว�ตถุ�ประสงคโครงการ (Project

objectives)2. ผลล�พื่ธจัากโครงการทำ&�ตองสงมูอบุ (Deliverables) เปนผลล�พื่ธยุอยุ หร�อoutput อยุางหน0�งแตยุ�งไมูส�ดทำายุ 3. ก�าหนดการทำ&�ส�าค�ญ (Milestones) 4. เทำคน'คทำ&�จั�าเปน (Technical requirements) 5. ขอจั�าก�ดตางๆ (Limits & exclusions)6. การทำบุทำวนขอบุเขตโครงการก�บุล�กคา (Reviews with customer)

2. การก*าหนดความสิ*าค�ญขั้องโครงการ (Establishing Project Priority)

• เปนการก�าหนดความูส�าค�ญของ Parameter แตละต�วซึ่0�งมู&ผลตอค�ณภูาพื่ของโครงการ ซึ่0�งอาจัตองมู&การ trade-offs ก�น ไดแก

1) Performance (Scope) 2) Time (Schedule) 3) Cost (Budget)

การจั�ดล�าด�บุความูส�าค�ญแบุงเปน 3ระด�บุ ค�อ

1) Constrain : ก�าหนดแนนอน เปล&�ยุนแปลงไมูไดทำ�4งเวลา , spec. , scope , budget

2) Enhance : ลดได/สงเสร'มู ถุาเปนการเพื่'�มู Value ใหโครงการ (Value added)

3) Accept : ยุอมูใหคลาดเคล��อนจัากทำ&�ก�าหนดไว Parameter ทำ&�ใชในการจั�ดล�าด�บุความูส�าค�ญมู&

ความูส�าค�ญไมูเทำาก�น จั0งตอง trade-off ต�ดส'นใจัเล�อก

ต�วอยุาง Project Priority Matrix : การพื่�ฒนา new high-speed modem

คงทำ&�

เพื่'�มูมู�ลค6า

ยุอดได7

• การพื่�ฒนา new high-speed modem ซึ่0�งเวลาในการน�าส'นคาออกส�ตลาดเปนเร��องทำ&�ส�าค�ญส�าหร�บุการขายุ จัะไดเปร&ยุบุจัากทำ�กๆ โอกาสทำ&�สามูารถุลดเวลาเพื่��อการแขงข�น และการทำ&�จัะยุอมูใหเปนแบุบุน&4ได cost หร�อ budget ตองยุอมูใหเปนแบุบุ accept ได ในขณะทำ&� performance (specification) ตองเปนแบุบุ standard ทำ&�เช��อถุ�อได ไมูมู&การเปล&�ยุนแปลง หร�ออ&กต�วอยุางหน0�งค�อ ถุาบุร'ษั�ทำทำ&�มู&การด�าเน'นงานคลายุๆ ก�บุ Microsoft จัะออก product หน0�งเพื่��อเปนผ�แรกในตลาด ด�งน�4น time ส�าค�ญทำ&�ส�ด (constrain) และถุา budget ถุ�กก�าหนดไวแลว ด�งน�4นต�ว scope ตองยุอมูมู&การประน&ประนอมูเพื่��อให project เสร-จัทำ�นเวลา

3. การสิรางโครงสิรางจ*าแนกงาน (Creating the work breakdown structure) • การแตก project เปนงานยุอยุๆ ผลล�พื่ธของแตละงานยุอยุเร&ยุกวา work breakdown structure (WBS)

ค�อกล�มูของ WP ทำ&�ถุ�กร�บุผ'ดชอบุโดยุหนวยุงานใดหนวยุงานหน0�ง ได WP แลวน�าไปสรางก�าหนดการตอไป

ค�อกล�มูของ WP ทำ&�ถุ�กร�บุผ'ดชอบุโดยุหนวยุงานใดหนวยุงานหน0�ง

• จัากร�ป เร'�มูจัาก project (ซึ่0�งเปน final deliverable) จันส�ดทำายุได work package หลายุๆ อ�น ซึ่0�งจัะถุ�กจั�ดกล�มูตามูประเภูทำของงานเพื่��อต'ดตามูความูค�บุหนาของ project ในดานงาน cost และความูร�บุผ'ดชอบุ

• Work package เปนงานในชวงเวลาส�4นๆ ทำ&�บุอกชวงเวลาเร'�มูตนและส'4นส�ด ทำร�พื่ยุากรทำ&�ใช ตนทำ�น

• แตละ work package ค�อ control point • Work package manager ร�บุผ'ดชอบุในการด�วา

package น�4นจัะเสร-จัทำ�นเวลาหร�อไมู อยุ�ในงบุประมูาณหร�อไมู

• ประโยชันขั้อง WBS - แสิดงรายละเอ�ยดองคประกอบขั้องโครงการตามล*าด�บชั��น

ขั้องกรอบการท*างาน รวมท��งแสิดงความสิ�มพ�นธขั้องแตละองคประกอบ

- แสิดงชัองทางการสิ��อสิารและชัวยในการสิรางความเขั้าใจในงานและการประสิานงานระหวางหนวยงานในโครงการ

- ชัวยในการประเม!นคาใชัจาย (cost) เวลา (time) และผลการท*างาน (technical performance) ในท�กระด�บชั��นในองคกรตลอดอาย�ขั้องโครงการน��นๆ ท*าใหสิามารถึวางแผน ก*าหนดตารางการท*างาน และงบประมาณได โดยสิามารถึใชัเปนกรอบในการต!ดตามควบค�มคาใชัจายและผลงาน รวมท��งว�ดผลการท*างานขั้องแตละหนวยงานไดดวย เม��อเก!ดปญหาจะสิามารถึร�บร$ไดอยางรวดเร+ว

- ใหขอมู�ลแกผ�บุร'หารในแตละระด�บุ เชน ผ�บุร'หารระด�บุส�งจัะใหความูสนใจัในผลล�พื่ธส�าค�ญๆ ของโครงการ ในขณะทำ&�ห�วหนางาน (first-line) จัะสนใจัก�บุ work package หร�อ sub-deliverables เล-กๆ ลงมูา

- ในการสราง WBS จัะมู&การมูอบุหมูายุความูร�บุผ'ดชอบุใหก�บุแตละหนวยุงาน และคนแตละคน เพื่��อให work package บุรรล�ความูส�าเร-จั ซึ่0�งเปนการประสานระหวางงานก�บุองคกร ใหสอดคลองก�น

การสราง WSB

1) What : ก*าหนดวาม�งานอะไรบาง 2) How long : ก*าหนดเวลาท��ใชัเพ��อใหงาน (work

package) แลวเสิร+จ 3) Cost : ก*าหนดงบประมาณตามชัวงเวลาตางๆ เพ��อ

ให work package แลวเสิร+จ 4) How much : ก*าหนดทร�พยากรตางๆ ท��จ*าเปนใน

การท*าให work package แลวเสิร+จ 5) Who : ก*าหนดผ$ร�บผ!ดชัอบแตละหนวยขั้องงาน 6) ก*าหนดจ�ดต!ดตามว�ดความกาวหนาขั้องงาน

4. การประสิานโครงสิรางจ*าแนกงานใหเขั้าก�บองคกร (Integrating the WBS

with the organization)

• WBS ค�อการประสานความูร�บุผ'ดชอบุของแตละหนวยุงานขององคกรในการทำ�างาน ผลงานของ process น&4เร&ยุกวา organizational breakdown structure (OBS) ซึ่0�งจัะเปนต�วบุอกวาองคกรไดมูอบุหมูายุความูร�บุผ'ดชอบุของงานออกไปอยุางไร

• ว�ตถุ�ประสงคของ OBS - เพื่��อจั�ดหากรอบุงานเพื่��อสร�ปงานของแตละหนวยุงานใน

องคกร - ระบุ�หนวยุงานในองคกรทำ&�ร �บุผ'ดชอบุ work package - ยุ0ดหนวยุงานในองคกรก�บุ cost control accounts

• จัากร�ป จั�ดต�ดของ work package และ organizational unit ทำ�าใหเก'ด project control point (cost account) ซึ่0�งรวบุรวมูงานและความูร�บุผ'ดชอบุ • จั�ดต�ดของ WBS และ OBS เปน set ของ work package ทำ&�จั�าเปนเพื่��อทำ&�จัะทำ�าใหเก'ด subdeliverable ทำ&�อยุ�ดานบุน และหนวยุงานทำ&�ร �บุผ'ดชอบุดานซึ่ายุมู�อบุรรล�ผลอยุางสมูบุ�รณ เชน circuit board จัะมู& work package ของแผนก design , production , test , software การควบุค�มูอาจัตรวจัสอบุไดจัาก 2 ทำางค�อ ผลงาน และความูร�บุผ'ดชอบุ • ใน execution phase ของ project ความูค�บุหนาถุ�กต'ดตามูแบุบุแนวต�4งทำ&� deliverable (client’s interest) และแนวนอนโดยุความูร�บุผ'ดชอบุขององคกร (management’s interest)

Project Rollup • จั�ดต�ดระหวาง WBS ก�บุ OBS แสดงถุ0งจั�ดควบุค�มู (control point) ทำ&�เร&ยุกวา “Cost account” ใชในการต'ดตามูควบุค�มูงานของแตละ work package โดยุในแตละ work package จัะมู&เวลา งบุประมูาณ ทำร�พื่ยุากร ความูร�บุผ'ดชอบุ และ จั�ดควบุค�มู

• จั�ดต�ดของ circuit board และ production แสดง 2 work packages ใน cost account มู&มู�ลคา $140 และ $260 มู�ลคารวมู $400 , rollup to circuit board element (ผลรวมูของ cost accounts ใต element) เปน $1,000 ใน hard disk element ซึ่0�งเปน first-level element มู& budget $1,660

• ต�วอยุาง แผนก design ร�บุผ'ดชอบุ work package ทำ&�เปน circuit board และ read / write head โดยุมู& cost account อยุางละ $300 รวมูเปน $600 , manufacturing section มู& budget $1,250 ด�งน�4น total for the organization delivering ของ hard disk element = total budget ของ all elements rolled up to the hard disk element

• หนวยุอาจัไมูตองเปนต�วเง'นก-ได อาจัเปน resources , labor hours , materials , time หร�ออ��นๆ โดยุ cost account level ตองมู&หนวยุเด&ยุวก�นทำ�4งโครงสราง

Direct labor budget rollup (000)

ต�วอยุาง PBS

Responsibility Matrix (RM) หร�อ Linear responsibility chart

• ใชมูอบุหมูายุงาน เหมูาะก�บุโครงการเล-กๆ ทำ&�ไมูซึ่�บุซึ่อนมูาก (ไมูจั�าเปนตองใช WBS หร�อ OBS)

• เปนการสร�ปงาน (task) ตางๆ ทำ&�ตองทำ�าใหส�าเร-จั และผ�ร�บุผ'ดชอบุในแตละงานน�4น

ต�วอยุาง RM