Решение автоматизации процесса закупок. Процессный подход.

Консультант по решениям Serena

Ефименко Светлана

Современные процессные решения для бизнеса

Процесс закупки в организации

Ваша компания может работать как часы. Какие преграды, что мешает…?

1. Отсутствие единого подхода, единого реестра потребностей снижает возможности планирования. Электронной почты или обмен файлами Excel больше не помогают.

2. Неэффективное взаимодействие исполнителей разных отделов и служб. Невозможность немедленного определения ответственного.

3. Рассогласование графика исполнения заказов, связанных одной бизнес-потребностью. Нужны автоматический контроль сроков и эскалация нарушений.

4. Неэффективные инструменты коммуникаций между бизнесом и отделом закупок, между связанными регламентом отделами. Приобретается не то или уже имеющееся на складе или по завышенным ценам.

Решение по управлению закупками

Представление модели процесса, которое можно просто адаптировать под особенности регламента конкретной организации - добавить состояния, создать новые переходы, переименовать или удалить несуществующие маршруты, переопределить ответственных за определенные этапы и т.д.

Создаем заявку на закупку

Serena Business Manager (рис.1)

Заявка в Serena Request CenterПортал самообслуживания для Заявителей и Специалистов, позволяет отслеживать состояние заявок, эффективно взаимодействовать с Отделом закупок, Юридическим отделом и др.;

После регистрации, новая заявка попадает на «Классификацию» Выбираем вкладку назначение, где выбираются роли на дальнейшую обработку задачи.

Далее принимается решение: необходимо ли «Бизнес рассмотрение», «Финансовое рассмотрение», а также сама «Покупка» и назначаем ответственных лиц за каждым рецензентом.Есть возможность изменять описание заявки, дату. рис.1

Рис.1

Бизнес рассмотрение

Выбираем ответственных за рассмотрение заявки

Если дополнительно нужно оповестить пользователя, то отправляются уведомления по e-mail

Отправка уведомления на рассмотрение по e-mail (рис.1)

Поддержка отправки почтовых (sms/twitter) уведомлений о создании новых, утвержденных заявок и др.;

ОтчетыНаглядные и простые отчеты, помогут всем участникам процесса в реальном времени получать доступ ко всей

необходимой информации

Портал самообслуживания Serena Request CenterВозможности отслеживания действий о добавление ссылок и

вложенийПортал самообслуживания для Заявителей и Специалистов, позволяет отслеживать состояние заявок, эффективно взаимодействовать с Отделом закупок, Юридическим отделом и др.;

Портал самообслуживания Serena Request Center

На вкладке Вложения/Примечания можно прикреплять файлы, добавлять ссылки. Инструмент Примечания позволяет отслеживать переписку участников

На вкладке Системные можно отслеживать Историю изменений состояний, а так же сами изменения всех атрибутов Заказа

Инструмент Примечания позволяет отслеживать переписку участников;

Отчет распределения

Данный отчет дает возможность увидеть на какой стадии и какое кол-во задач у пользователей

Почтовые уведомления

Виден инцидент и на какой он стадии

Спасибо за вниманиеВопросы?