Правила делового этикета EKF

Москва 2010

2

Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в деловом общении. Чем более высокую должность занимает сотрудник, тем это для него более важно. По результатам статистических исследований успешная карьера на 85% зависит от личных качеств человека и лишь на 15% от его профессиональных навыков. Ни в коем случае нельзя недооценивать решающее значение делового этикета для каждого сотрудника EKF, независимо от его должности, пола, возраста.

3

Структура делового этикета

4

1. Правила поведения1.1 Рабочий процесс1.2 Базовые правила общения1.3 Базовые правила поведения

2. Правила внешнего вида (Dress code) 2.1 Dress code: мужчины 2.2 Dress code: женщины 2.3 Dress code: заключение

3. Правила ведения переписки 3.1 Тип и структура делового письма3.2 Характеристики делового письма3.3 Составление письма и типовые ошибки3.4 Особенности электронной переписки3.5 Переписка: заключение

4. Правила общения по телефону

Содержание

5

Правила поведения

6

Правила поведения- это свод основных норм компании, касающихся вашего рабочего времени, рабочего места, коммуникаций с коллективом. Соблюдение этих простых правил, позволяет Вам называть себя профессионалом с большой буквы, и настоящим участником нашей большой команды – Международного электротехнического холдинга EKF.

7

Рабочий процесс

8

Безусловно, главным параметром нахождения в офисе (или на выездной работе), является рабочее время.

1.В компании принят график рабочего дня с 9 до 18 часов. Для ряда сотрудников (ввиду особенностей работы), график изменен с 8 до 17 часов. Заметьте, 9 утра – это уже работа! Значит в это время вы уже за столом, с включенной почтой, отвечаете на звонки. А 18-00 это ЕЩЕ работа. Не надо собираться за 15 минут до окончания дня.2.В пятницу, рабочий день на 30 минут короче, соответственно до 17-30 или 16-303.В предпраздничные дни, рабочий день может быть сокращен, о чем сообщается дополнительно.4.Задержки на работе после окончания рабочего дня не приветствуются и не оплачиваются.

Если у вас назначены встречи и переговоры, то продолжительность рабочего дня, естественно, может увеличиваться. Действуйте по ситуации.

Расписание работы

9

Пунктуальность – одно из лучших качеств делового человека.

1.По приходу на работу, сотрудники Центрального и региональных офисов отмечаются в списке посещений.2.РП отчитываются о начале рабочего дня включением GPS-маяка. При необходимости, пишут письмо руководителю о выходе на работу или делают телефонный звонок.3.Опоздания на работу запрещены. В случае систематических опозданий, на сотрудника налагается предупреждение или штраф.

Все мы люди, и у всех бывают различные жизненные ситуации. Если вы опаздываете по уважительным причинам, вы ОБЯЗАНЫ поставить в известность своего непосредственного руководителя, позвонив по телефону до начала рабочего дня. В этом случае, вы не будете подвергаться ответственности.

Начало рабочего дня и опоздания

10

1. Если вы отсутствуете на работе по причине болезни, вы обязаны, в первую очередь, поставить в известность своего непосредственного руководителя. Затем, Вам необходимо оформить больничный. Выйдя на работу, вы заполняете заявление о больничном, подписываете его у руководителя и, вместе с больничным листом, сдаете в отдел персонала.

2. Если вы не вышли на работу по личным обстоятельствам, вы обязаны поставить в известность руководителя и согласовать с ним свое отсутствие. Выйдя на работу, вы пишете заявление о пропущенных днях, подписываете у руководителя и сдаете в отдел персонала.

3. Если вы пропустили день и не объяснили свое отсутствие (или никого не предупредили), компания имеет право оштрафовать Вас.

Все заявления должны быть сданы в отдел персонала до начала месяца, иначе Вы рискуете недосчитаться денег в свою заработную плату, и пропущенные дни будут учтены Вам как пропущенные без уважительной причины.

Не выход на работу

11

Перерывы в течении дня, позволяют Вам освежить свою голову, собраться с мыслями и работать более эффективно.

1.Ваш обед, по ТК РФ, составляет 1 час. Желательно, пообедать в период с 12 до 14 часов. Свой выход на обед вы должны согласовывать с другими сотрудниками отдела. Это нужно, чтобы в офисе оставались люди, которые будут отвечать на входящие звонки и вопросы.2.Для РП и сотрудников, находящихся в командировках, время обеда плавающее, по текущей ситуации (также, как и время перерывов).3.В течении дня, предусмотрены два перерыва по 10-15 минут. Оптимальное время для перерывов: с 10 до 11 утра и с 15 до 16 дня.4.Уходя на перерыв, вы должны, по возможности, оставаться на связи. Если в Вашем отделе есть радиотелефон – возьмите его с собой.5.Если Вы уходите на перерывы чаще чем положено, или находитесь на них дольше, это может быть расценено как халатность и повлечь за собой предупреждения и штрафы.

Перерывы в течении дня

12

Отпуск – важное время для любого сотрудника, поэтому отнестись к нему надо со всей ответственностью.

1.Каждому сотруднику предоставляется право воспользоваться ежегодным отпуском в размере 28 календарных дней.2.Максимальная длительность каждого отпуска, не более 14 дней.3.Отпуск согласовывается с руководителем за два месяца до желаемой даты.4.После согласования времени отпуска, сотрудник пишет заявление на отпуск в двух экземплярах, подписывает у руководителя и передает их в отдел персонала.5.Если вы хотите получить отпускные до выхода в отпуск (а не по графику выплат аванс/заработная плата), вы должны заранее согласовать этот вопрос с руководителем и ДЭФ.

Ваш отпуск

13

Ваше рабочее место – это зеркало вашего отношения к рабочему процессу вообще.

1.Ежедневно, в конце рабочего дня, уберитесь на своем столе. Сложите все документы и канцелярские принадлежности.2.В пятницу, до окончания рабочего дня, проведите генеральную уборку рабочего места. Выбросите все ненужное, протрите оргтехнику и стол влажными салфетками, соберите и отсортируйте документы и вещи.3.Правила в полной мере касаются и РП, только Ваше рабочее место – мобильно. Разберитесь в своей рабочей сумке. Удалите из нее все ненужное, обновите запас рекламно-информационных материалов, приведите в порядок ноутбук.

Ваше рабочее место

14

EKF – очень динамичная компания. Для эффективной работы нам нужны лучшие специалисты разных отраслей.

1.Карьера в компании более чем возможна для каждого, независимо от должности и отдела.2.Хотите расти – развивайтесь! Компания приветствует самообучение, а также крайне ответственное отношение к внутрикорпоративному обучению.3.Не стесняйтесь – предлагайте свои идеи – как сделать компанию лучше!4.Ставьте реальные цели и достигайте их! Прилагайте все усилия.

Компания очень быстро растет, поэтому новые вакансии открываются постоянно. В первую очередь, шанс попробовать свои силы в новом статусе предлагают уже работающим сотрудникам.

Не упускайте свой шанс! Будьте лучшими!

Карьера в компании

15

1. Заработная плата в компании выплачивается двумя частями: в аванс вы получаете 50% оклада; в день зарплаты вы получаете 50% оклада + все премии, бонусы, компенсации.

2. Стандартные дни выплаты заработной платы с 1 по 7 число месяца, аванса с 15 по 22 число. Чаще всего, выплата заработной платы происходит в пятницу, в связи с этим, дата выдачи может быть отодвинута на 1-2 дня. Аналогичная ситуация может произойти, если рядом праздники.

3. Задержек заработной платы в EKF нет в принципе, с момента основания компании.

4. Вопрос о повышении заработной платы обсуждается, в первую очередь, с непосредственным руководителем. Если руководитель сочтет что вы действительно выросли и заслуживаете повышения, уже он делает запрос к вышестоящим руководителям.

5. Пересмотр заработной платы не может осуществляться чаще чем 1 раз в 6 месяцев.

Заработная плата в компании

16

Базовые правила общения

17

В нашей компании работают преимущественно молодые современные люди. Многие обращаются друг к другу на «ты», что говорит об открытости и демократичности отношений в компании, но ни в коем случае не о фамильярности и отсутствии субординации. Сотрудники EKF разных уровней относятся друг к другу доброжелательно и уважительно, не допуская грубости и хамства.

Лучше всегда, особенно, при общении с руководящем составом компании, начинать общение с «Вы». Руководитель сам предложит Вам перейти на «Ты», если почувствует в этом необходимость.

«Ты» или «Вы»

18

Из соблюдения базовых принципов этикета и обычной вежливости, складываются прочные и надежные профессиональные отношения.

1.Приветствуйте каждого сотрудника компании, даже если Вы его не знаете, и, тем более, если вы «новенький».2.Прощайтесь с каждым сотрудником компании, покидая офис.3.При общении, старайтесь соблюдать субординацию, если этого требует обстановка.4.Не зовите коллегу, крича на весь офис. У Вас есть телефон, чат, или Вы просто можете подойти к нему.5.Ни в коем случае не допускайте проявления неуважения, хамства, фамильярности ни к кому из коллег.6.Будьте доброжелательны и приветливы. Улыбайтесь! Мы проводим на работе большую часть нашей жизни. Сделаем это время более приятным!

Правила общения

19

Время Ваших коллег, не менее ценное, чем ваше собственное. Уважайте чужое время и силы.

1.Не врывайтесь в работу других сотрудников как стихийное бедствие. Постарайтесь заранее договориться, если вопрос требует времени, подготовки, участия нескольких сотрудников.2.С пониманием отнеситесь к тому, что Ваши коллеги не всегда могут Вам помочь «сию минуту». Не срывайтесь! Договоритесь о времени, когда решение Вашего вопроса будет возможным.3.Не опаздывайте на рабочие совещания, встречи. Если по объективным причинам вы не сможете присутствовать – предупредите Ваших коллег.4.Если Вы решаете с коллегой рабочий вопрос, постарайтесь не отвлекаться до его решения. Уважайте коллег.

Рабочие моменты

20

Конфликт – худшая степень развития рабочих отношений. Всеми силами старайтесь перевести конфликт в рациональную плоскость профессионализма.

1.Будьте спокойными, уравновешенными, рассудительными. Работу всегда сопровождает определенный стресс, но это не повод вымещать его на коллегах.2.В первую очередь, всегда старайтесь разрешить конфликт или спор миром, наедине с тем, с кем эта ситуация возникла.3.В случае невозможности решения конфликта, обратитесь к непосредственному руководителю.4.В случае невозможности решения вопроса на уровне руководителя (или он является второй стороной конфликта), обратитесь к вышестоящему руководству.5.«Не выносите сор из избы». О конфликте должны знать только его участники и люди, непосредственно занятые в его решении, и никто больше.6.Не стесняйтесь извиниться! Порой, простая фраза «Прости, я был не прав», заменит дни и недели вражды. Помните, вам работать вместе, а эффективная работа невозможна без эффективной коммуникации.

Конфликтные ситуации

21

Базовые правила поведения

22

Телефоны – неотъемлемая часть современной жизни, которая должна помогать, а не мешать Вам и окружающим.

1.Находясь в офисе, поставьте мобильный телефон на виброрежим, или уменьшите громкость до минимума.2.Находясь на совещании или рабочей встрече, ОБЯЗАТЕЛЬНО выключите звук мобильного телефона.3.Находясь на совещании или рабочей встрече, старайтесь не отвечать на входящие звонки и сообщения. В случае, если ситуация экстренная и не терпит отлагательств, извинитесь, и покиньте помещение, чтобы ответить.4.Тщательно выбирайте мелодию Вашего телефона и остальные звуки. Подумайте, как Ваш деловой имидж сочетается с легкомысленным рингтоном.5.Не используйте рабочий телефон в частных целях. Вот как раз для этого у Вас есть личный мобильный!

Ваш телефон

23

Как показывает практика, Интернет – не только лучший локомотив успешной работы, но и лучший ее стопор.

1.В компании запрещено пользование Интернетом в частных целях!2.В компании запрещен доступ к частным почтовым ящикам: mail.ru, yandex.ru и т.д.3.В компании закрыты развлекательные сайты и порталы.4.У ряда сотрудников (в соответствии с их должностью), доступ к Интернету закрыт, так как нет необходимости пользования Интернетом в рабочих целях.5.Сотрудники, уличенные в пользовании Интернетом в личных целях, несут заслуженное наказание в виде предупреждения

Приходя на работу, вы должны работать. «Сёрфинг» по сайтам, чаты и форумы оставьте до дома.

Интернет

24

1. Если в Вашем отделе принято слушать радио во время работы, выберите оптимальную громкость, которая не будет мешать Вам самим, Вашим коллегам, посетителям отдела.

2. Выбирайте радиостанцию со спокойной, нейтральной музыкой. Офис – не дискотека.

3. Выключайте музыку, покидая офис.

Музыка в офисе

25

Корпоративы – уникальные события, позволяющие Вам узнать Ваших коллег с иной стороны, вне офиса. Используйте их на полную!

1.О корпоративных мероприятиях всегда сообщается заранее. Запланируйте свое участие заранее, не откладывайте «на потом».2.Корпоратив – важная часть работы. Это, в первую очередь, полезно для Вашей работы. Правильно расставляйте приоритеты, выбирая «идти или не идти».3.Всегда оставайтесь в рамках приличия.

Корпоративные мероприятия

26

1. Появление сотрудника в офисе в состоянии алкогольного опьянения, либо с его явными последствиями, влечет за собой увольнение, без дополнительных предупреждений.

2. Появление сотрудника в состоянии алкогольного опьянения у клиента, влечет за собой немедленной увольнение с удержанием начисленной заработной платы.

3. Употребление любого вида наркотических средств приравнивается к употреблению алкоголя и влечет за собой немедленное увольнение из компании.

4. Если вы курящий человек, постарайтесь, чтобы Ваша привычка не портила жизнь окружающим. Используйте жевательную резинку, не курите, в присутствии некурящих людей. Особенно это касается РП и сотрудников, выезжающим в командировку. Старайтесь ограничить себя, не портите свой имидж делового человека, особенно на виду у других людей.

Работа, порой, может предполагать употребление алкоголя «во благо», во время неформальных встреч с клиентом. В таком случае, утром следующего дня, оцените свое состояние, и, при необходимости, останьтесь дома, компания Вас поймет. Лучше не выйти на работу, чем выйти «не в кондиции».

Отношение к алкоголю и табакокурению.