41
EOS for SharePoint www.EOS4SP.ru www.EOS.ru [email protected] Осипов Александр Зам. начальника управления маркетинга ЭОС [email protected]

Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Embed Size (px)

DESCRIPTION

EOS for SharePoint - документооборот для вуза, система электронного документооборота для университета

Citation preview

Page 1: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

EOS for SharePoint

www.EOS4SP.ru

www.EOS.ru

[email protected]

Осипов Александр

Зам. начальника управления маркетинга ЭОС

[email protected]

Page 2: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Компания ЭОС – это …

… более 550 000 рабочих мест

… более 6000 клиентов

… более 260 партнёров в России и СНГ

… 19 лет

на рынке

... лидер на рынке

Page 3: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Электронные Офисные Системы

ОПЫТ

реализации

проектов любого

масштаба (40-50

в год)

РАЗРАБОТЧИК

СЭД EOS for

SharePoint, СЭД

ДЕЛО и eDocLib

Page 4: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Решения ЭОС в учебных заведениях

Более 100 университетов России и СНГ используют программные продукты ЭОС для собственных управленческих нужд.

Page 5: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Акции - это выгодно!

Специальные условия для учебных заведений

1. Предусмотрена скидка в размере 50% на лицензии («Академическая лицензия») при покупке систем для собственных управленческих нужд.

2. «Быстрый Старт» - акция для пилотных проектов, 20 рабочих мест, внедрение 3 дня, стоимость 78 000 рублей;

3. «Перейди и сэкономь!» - бесплатная миграция с устаревших СЭД

Page 6: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Акции - это выгодно!

«Электронный документооборот — со студенческой скамьи!»

В рамках этой программы более 250 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России и СНГ получили свыше 10 200 автоматизированных рабочих мест систем автоматизации документооборота «ДЕЛО», «АРХИВНОЕ ДЕЛО», системы кадрового учета «КАДРЫ», ЕСМ-системы eDocLib и EOS for SharePoint для использования их в учебном процессе.

Page 7: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Портал в другой мир

Microsoft SharePoint – наиболее популярная ECM-платформа

Page 8: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

1. В платформе имеется лишь базовые возможности и нет необходимого функционала:

• Картотек проектов, документов и поручений,

• Журналов,

• Отчётов,

• Необходимого поиска,

• Разграничения прав доступа,

• Рабочего места пользователя

2. Слабые возможности по настройке WorkFlow

3. Нет поддержки ЭП, сканеров, поточных сканеров

4. Отсутствие типовых шаблонов документов

SharePoint – не СЭД

Особенности Microsoft SharePoint как СЭД

Page 9: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

1. НЕОГРАНИЧЕННО МАСШТАБИРУЕМОСТЬ платформы и успешные внедрения крупных проектов (корп. порталы и поисковые системы).

SharePoint – не СЭД

Производительность платформы SharePoint

2. УМЕНЬШЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ – типичная проблема, с которой сталкиваются заказчики при крупных внедрениях СЭД на SharePoint (большие структуры данных, сложные запросы).

ИТОГ: Единственное решение таких проблем – серьезная переработка и оптимизация внутренних технологических процедур и компонентов платформы, используемых в рамках СЭД.

Page 10: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

1. Решены все особенности платформы

2. Самое большое количество внедрений на российском рынке среди СЭД на базе MS SharePoint

3. Полноценная СЭД на SharePoint

4. Скорость внедрения и простота обслуживания

5. Гибкость настроек, возможность расширения системы без программирования

6. Поддержка технологических стандартов и средств интеграции (API, веб-сервисы, SOAP)

7. Мультиязычность: доступна на русском, украинском, английском и французском языках

Будущее СЭД

Что же такое EOS for SharePoint?

Page 11: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Всё что нужно от СЭД!

Согласование Входящие

Контроль Хранилище iPAD

Удобство Исходящие

Подписание СОГУ

Утверждение Шифрование

Поручения WorkFlow

Приказы Рабочие процессы

Сканирование ЭЦП

Договора Гибкость Факс

Планшеты Поиск

Gosuslugi.RU

Личный сайт

Исполнение Маршруты

Внутренние

Производительность Надёжность Интеграция

Page 12: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

БОЛЬШЕ, чем просто СЭД!

ЗАДАЧИ, решаемые при расширенном внедрении: 1. Управление совещаниями

Подготовка совещания, согласование, уведомления, протоколы встречи, поручения

2. Электронное хранилище Справочники; Библиотеки общих файлов;

3. Заявки HelpDesk; Канцтовары; Переговорные; Пропуска; Курьеры

4. Управление проектной деятельностью Единый узел с информацией и документами проекту

5. Корпоративный портал Контакты сотрудников; Тел. Справочники; Новости; Форумы; Календари; Рабочие области; Блоги / Вики-страницы; Базы знаний

Page 13: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Сквозной документооборот

ВХОДЯЩИЙ ПОТОК

ФИЛИАЛ №1 (место создания)

ФИЛИАЛ №2 (место

прохождения)

ФИЛИАЛ №3 (место

прохождения)

1. ФИКСАЦИЯ МЕСТА СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА Однократная регистрация входящего в рамках всего холдинга

2. ВЕДЕНИЕ ИСТОРИИ ПРОХОЖДЕНИЯ ПО ФИЛИАЛАМ Последовательное сохранение маршрута следования документа внутри холдинга

3. АВТОМАТИЧЕСКОЕ ПРИСВОЕНИЕ ПРАВ ДОСТУПА НА «СКВОЗНОЙ» ДОКУМЕНТ ЗАРАНЕЕ ОПРЕДЕЛЕННОЙ РОЛИ Отправляющему филиалу не нужно знать конкретного адреса в получающем филиале

ФИЛИАЛ «N» (место

прохождения)

Page 14: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Функциональные модули

Справочники Картотеки документов Персональное рабочее

место

Подготовка и согласование

Отчеты

Исполнение и контроль

Политики доступа

Поточное сканирование

Сканирование iEOS/Портфель руководителя

АРМ Руководителя 7/8

ЭП и шифрование

Page 15: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Удобство использования

Рабочее место пользователя

Возможность работы за несколько сотрудников

Page 16: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Удобство использования

Работа с проектами документов

Page 17: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Удобство использования

Работа с резолюциями: исполнение и контроль

Page 18: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Удобство использования

Наложение резолюции по документу

Page 19: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Удобство использования

Детализация резолюции

Page 20: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Удобство использования

Ведение журналов

Page 21: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Удобство использования

Уведомление исполнителю на почту

Page 22: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Удобство использования

Уведомление исполнителю на почту

Page 23: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Удобство использования

Возможность гибкой настройки workflow без программирования

Page 24: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

АРМ Руководителя

Page 25: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

АРМ Руководителя – «толстый» (Windows) клиент

Page 26: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

АРМ Руководителя RT

АРМ Руководителя (Win8)

Page 27: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

АРМ Руководителя RT

АРМ Руководителя (Win8)

Page 28: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

АРМ Руководителя RT

АРМ Руководителя (Win8)

Page 29: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

iEOS (iOS)

Page 30: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Портфель руководителя

Page 31: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

1. Поточное сканирование и распознавание

2. Автоматическое прикреп- ление к карточкам

3. Поддержка штрих-кодов (печать / стикеры)

4. Форматы сохранения

5. Профили сканирования

6. Работа с потоковыми сканерами

Функциональные модули

Поточное сканирование

Page 32: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

1. Отдельная подсистема

2. Поточное сканирование

3. Поиск документов и дел

4. Веб-доступ к архиву

5. Формирование дел

6. Классификация документов

7. Топографирование архива

8. Учёт и контроль движения дел

9. Контроль сроков хранения

10. Экспертиза ценности

11. Выделение дел к уничтожению

12. Передача на гос. хранение в систему «АРХИВНЫЙ ФОНД»

Управление архивами

Архив: «Архивное Дело»

Page 33: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

1. Подписание / проверка ЭЦП в Windows, Word и в СЭД

2. Присоединенный / отсоединенный формат ЭЦП

3. Графическое факсимиле

4. Стикеры с ЭЦП для файлов

5. Шифрование файлов

6. Работа с PKI

7. Независимость от криптопровайдера

8. Быстрое встраивание в бизнес-приложения

Электронная подпись

ЭП и шифрование

Page 34: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Варианты внедрения СЭД

1. Внедрение системы одновременно во всех подразделения университета.

Плюсы: Один комплексный проект, который не растягивается на этапы.

Риски: Увеличение сроков и стоимости внедрения за счет:

- длительного этапа обследования; - многочисленной рабочей группы проекта со стороны университета; - увеличения срока согласования проектных решений со всеми участниками рабочей группы; - длительного этапа опытной эксплуатации и доработок в системе; - длительного этапа обучения всех пользователей системы; - одновременное (с проектом внедрения) изменение всех локальных регламентов работы с документами.

Возрастает возможность срыва проекта целиком в случае саботажа будущих пользователей.

Преодоление рисков: Мощная поддержка проекта административным ресурсом. Использование четких организационных регламентов взаимодействия университета и

исполнителя. Ротация кадров.

Page 35: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Варианты внедрения СЭД

2. На первом этапе - внедрение коробочного решения в пилотной зоне. Далее –

развитие коробочного решения и внедрение системы во всем университете.

Плюсы:

Низкая стоимость старта проекта: оплата только лицензий и базового курса обучения пользователей.

Снижение возможности саботажа будущих пользователей, в случае, если мнение пилотной группы будет признано авторитетным и пользоваться доверием.

Формирование более детальных и адаптированных требований к системе по результатам тестирования коробочного решения (первого этапа внедрения).

Page 36: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Варианты внедрения СЭД

2. На первом этапе - внедрение коробочного решения в пилотной зоне. Далее –

развитие коробочного решения и внедрение системы во всем университете.

Риски: Проект может не иметь продолжения, в случае смены состава пилотной группы

университета.

Необходим постоянный контроль деятельности пилотной группы университета по формированию требований к развитию системы.

За счет низкой стоимости проекта у участников пилотной группы университета может сложиться ощущение, что можно поменять решение о выбранной системе и потестировать другую.

Отсутствие реально работающей системы по результатам первого этапа внедрения.

Преодоление рисков: Административная поддержка проекта.

Постоянный контроль деятельности пилотной группы университета.

Page 37: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Варианты внедрения СЭД

3. Внедрения системы поэтапно: 1. Административные подразделения, 2.

Остальные подразделения университета.

Плюсы: Возможность разделить бюджет проекта на 2 финансовых года – в соответствии с

этапами/очередями.

Снижение риска прекращения проекта в случае саботажа будущих пользователей. Подразделения зоны внедрения начинают «привыкать» к работе в системе, что в дальнейшем им позволит оказывать поддержку в освоении системы пользователям второй очереди внедрения.

Изменение локальных регламентов работы с документами в университете будет происходить постепенно, адаптивным эмпирическим путем.

Наличие реально работающей системы по результатам первой очереди внедрения.

Page 38: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Варианты внедрения СЭД

3. Внедрения системы поэтапно: 1. Административные подразделения, 2.

Остальные подразделения университета.

Риски: Растягивание проекта на два года. Возрастает риск смены участников команды проекта.

Преодоление рисков: Административная поддержка проекта. Ротация кадров. Использование четких организационных регламентов взаимодействия университета и

исполнителя.

Page 39: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

1. Ещё большая гибкость системы и простота обслуживания силами штатного системного администратора;

2. Кастомизация интерфейса системы под требования и дизайн клиента;

3. Полная интеграция с пакетом Microsoft Office;

EOS for SharePoint VS не платформенная СЭД

Зачем вам просто СЭД?

4. Мультиязычность (русский, украинский, английский и французский языки). Возможность перевода на другие языки;

5. Возможность решения других бизнес-задач: хранилище, корп. портал, офисные заявки и др.

6. Возможности объединить данные из разных ИТ-систем: ERP, CRM, Project и т.д.

Page 40: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

1. Полноценная СЭД на SharePoint

2. Готовое коробочное решение, что подразумевает минимум доработок.

3. Высокое быстродействие и масштабирование

4. Возможность легко переходить на новые версии платформы SharePoint

5. Наличие клиентов как для iPAD, так и Windows («толстый» клиент)

Зачем вам просто СЭД?

EOS for SharePoint VS другие СЭД на SharePoint

6. Поддержка SharePoint Foundation

7. Опыт внедрения и использование данного решения как в коммерческих, так и государственных структурах

8. Полный комплект документации и обучающих видео-уроков

9. Более 260 партнёров по России и СНГ

10. Доступная цена и выгодные условия поставки.

Page 41: Лучшая СЭД для университета, вуза, колледжа

Больше информации, демо-версия, партнёры, описание проектов и многое другое на сайте

www.eos4sp.ru www.eos.ru