Принципы деловой

переписки

Получение писемПолученные письма надо читать (СПАМ здесь не рассматривается

Eсли Вы не менеджер проперяйте почту два раза в день (утром и после обеда)

Eсли менеджер лучше не закрывайте почтовый клиент или окно браузера со вкладкой почты

«Завалы» почты

Сильно заняты -> оцените тему письма и отправителя -> решите может ли ответ подождать.

Ошибка! При выполнении некоторой деятельности отвечать на все письма по мере их прихода ->выделите время на ответы по письмам

Не заняты -> сразу ответте на письмо.

ТемаНе оставляйте поле пустым!

для быстрой оценки важности письма

для быстрого поиска письма

возможность заявить о себе

Тема письма по возможности должна быть краткой

Не используйте «размытых» заголовков - Привет! Вопрос.

Отвечаейте на письмо от одного отправителя с разными темами на кажду тему отдельно

«Лекция в четверг», «Практическое занятие во вторник»

Важность письмаИспользуйте значек «приоритета» письма.

тексты договоров, срочные изменения

Не используйте часто пометку «важно». Пример: «Мальчик и волки», люди не любят крикливых людей

Письмо с развлекательными материалами своим коллегам можно пометить пометкой «низкая важность»

Написание ответа

Начните с приветствия.

Привет, Дмиитрий! Доброго времени суток. Добрый день!

Говориите с человеком на одном языке общения

Деловое письмо должно быть кратким и лаконичным. Оцените сколько времени вы тратите на чтение письма.

Написание ответаПисьмо содержит несколько вопросов - выделяйте каждый вопрос номером

Старайтесь давать точные ответы.

Сделаем...к такой-то дате

Старайтесь отвечать без ошибок. Ошибки раздражают людей; это показатель того как мыслит человек.

Написание ответыЧитайте то, что Вы написали!!!

Прочитайте и убедитесь, что выразили все мысли лаконично и точно.

В ваших мыслых нет повторов и сложных для понимания предложений

Проверьте адреса получателей, и соответсвие темы письма его содержанию

Проверьте грамматические ошибки

Написание ответа. Цитирование

Цитируйте текст оригинального письма.

Что это значит?

To: Иноземцев Дмитрий

Subject: Re[6]: Re: Re: Вопрос

Ok!

Вася Пупкин

Цитирование

При полном цитировании пишите текст оригинального ответа в начале своего письма, а не в конце (как это делает почтовые сервисы по-умолчанию)

Найдите ответы на цитаты

> предлагаем заменить логотип на прилагающийся,

> так как этот сильно пестрый на фоне

не нашли логотипа в аттаче

> надпись поправьте – вместо «рыба» надо писать «раба»!

> иначе нас неверно поймут

надпись поправили, извините

> и последнее…

Правильное цитирование и ответ на него

> предлагаем заменить логотип на прилагающийся,

> так как этот сильно пестрый на фоне

не нашли логотипа в аттаче

> надпись поправьте – вместо «раба» надо писать «рыба»!

> иначе нас неверно поймут

надпись поправили, извините

Вложения

Нормальным считается выслать в приложенных файлах от 2 до 3 Мб

Вложения большего размера следует передавать через специальные сервисы или спрашивать у получателя примет ли его почта большие вложения

Вложения

Не вкладывайте в письма фалы разрешением exe, pif, com, cmd, scr - почтовые сервера блокируют такие вложения как нежелательные

Упаковывайте из в zip-архив

Не вкладывайте в тело письма звук, видео или флеш анимацию - пакуйте в zip

Электронная подписьEе наличие - полезно: указывается контактная информация об отправителе.

Подпись не должна превышать 5-6 строк: ФИО, должность, телефон (по желанию), альтернативные средства коммуникации

2 варианта подписи: официальных писем и личной переписки

Моя подписьС уважением,

Иноземцев Дмитрий,

заведующий лабораторией

«Психологическая диагностика»

Tel. +7-905-832-73-42

Skype: SubOnAir

Моя подписьС уважением,

Иноземцев Дмитрий,

Tel. +7-905-832-73-42

Сайт: www.dimino.me

Skype: SubOnAir

Twitter: @SubOnAir

VKontakte: /dimino