Ведение портфеля проектов

Инструменты, задачи, методы

Проект или что?

• Масштаб: компания, все отделы• «Принятость решения»: делаем это• Ответственность: заказчик, менеджер,

команда

• Единица планирования по отделам• Стандартная схема реализации

• «Проект – это то, что зафиксировано в портфеле проектов»

Карточка проекта/этапа

• Название (+ код для wiki)• Менеджер, заказчик и координатор разработки• Ссылка на заказ в разработке (Jira)• Суть происходящего – одной строкой• Приоритет

• Дата запуска (с точностью до квартала)• Current state (что было, что будет, чем сердце

успокоится)• Обоснование (проблема и варианты решения)• Направление, этапы, цели квартала и т.п.

https://wiki.***/ProSheet/PINVis

Wiki-движок Atlassian Confluence – http://www.atlassian.com/software/confluence

Структура портфеля

• Направление – проект – этап• Календарь запусков• «Галочки интересующихся»• Еженедельный отчёт• Срезы активности по менеджерам• Загрузка координаторов• Ответственность заказчиков• (в сторонке) Inbox с идеями

Календарь запусков

• «Когда будет сделано?»• С точностью до квартала• Обязательство менеджера (и его

руководителя), а не исполнителей

• 2-3 гарантированных + 3-5 весьма вероятных + 3-5 запасных запусков

• Hint: премирование менеджеров – по факту запуска

Страница запусков квартала

(спрятано – не раскрываем планы)

Далеко ли планируем?

• Ресурсы и обязательства – на год вперёд

• «Шестой квартал XII-й пятилетки»: 2060.Q.6 – для незапланированных запусков

«Галочки интересующихся»

• Поддерживать интерес к проекту• Собирать feedback: люди, бюджет,

технологические и юридические осложнения

• Помогать планировать ресурсы отделов• Регулярные беседы (раз в две недели)

• Top management + ключевые сотрудники

Ставим и отслеживаем галочки

Каждому директору – своя колонка галочек и страница с подробностями

Отчётность

• Квартальная отчётность всех отделов• Еженедельная отчётность ОП + желающих• Внутренняя отчётность менеджеров ОП• Отчёты о совещаниях, проходивших с

участием сотрудников разработки

• Labels в wiki – гибко и оперативно

Интеграция системконтроля и планирования

• Система управления задачами в разработке (Jira)• Списки рассылки по направлениям проектов (7+N

штук, pm-*@)• Еженедельные совещания по направлениям• Единый список приоритетов по компании• Персональные checklist’ы (Jira, ToDoList, MS Project,

Outlook, etc.)

• Knowledge base схемы ведения проектов – та же wiki

Внесение изменений и контроль актуальности

• Менеджеры проектов

• Руководитель отдела проектов

• Директора (по развитию продуктов, по разработке)

• Остальные – вне регламентов, комментариями и правками контента

ToDoList – оперативный GUI

• Ручная синхронизация• Быстро, удобно, больше настроек• Мгновенная фильтрация

• Одноразовые списки «на коленке»• Оценка ресурсов менеджмента и нагрузки на

директоров• Равномерное распределение запусков• Дерево «Проект – этапы»

ToDoList – http://abstractspoon.com/

Пытались, но перестали

• Ответственность отделов

• Checklist проекта/этапа

• Checklist документации

• Чёткий список ближайших шагов

• Полный список участников проектной команды

• KPI

• Главное – общественный интерес к информации

Почему так нетехнологичненько?

• Wiki – гибкая структура + простота редактирования + легко прочитать

• ToDoList – мгновенная реакция GUI + фильтрация и обзор + нет потребности в публикации (но если что – xml)

Отвергнутые варианты

• MS Project – «для строителей»– планирование ресурсов, а не задач– чёткие переходы между стадиями– сквозная MS-система управления задачами

– мало внимания публикации данных

– громоздкий offline-режим

• Веб-системы – «для веб-студий»– насквозь проектная деятельность компании– задания раздаются и контролируются «от и до»– у исполнителей нет других дел, кроме «выданных»

• Excel– идеально для управления «в одиночку»

– …но нет возможности публиковать информацию

Что позволяет нам так жить?

• Ориентация на запуск• Не врать самим себе (особенно при оценке сроков)• Стабилизация входящих данных для исполнителей (особенно в

части приоритетов)• Самый крупный ресурс – разработка – планируется не

менеджером– Можно торговаться, но всё же первое слово не за ОП– «Коэффициент оптимизма» мы не разглашаем :)

• Самый непредсказуемый ресурс – контрагенты – сосредоточены в начале и конце проекта– Свой «коэффициент оптимизма»– В начале минимален риск, в конце максимальны политические

рычаги воздействия

Борьба с соблазнами

• Пересмотр приоритетов– Портфель проектов – один из инструментов удержания

наглядности и взаимозависимости

• Оптимизм в сроках– Все сроки «на столе», включая запасные запуски

• «Никто ничего не делает»– Постоянная фиксация прогресса на приемлемом уровне

формализации

• «Это не проект»– Принудительная фиксация активности и включения

механизма стандартного жизненного цикла проекта

Такие дела :)

Ольга Павлова

директор по развитию продуктовООО «ПС Яндекс.Деньги»

op@yamoney.ruhttps://money.yandex.ru/