Работа СЭД в Банке

Что нам не хватало?

• Повышение эффективности – скорости бизнес процессов.

• Снижение затрат на непроизводственные нужды.

• Сокращение внутренних издержек на поддержание инфраструктуры бизнеса.

• Повышение исполнительской дисциплины.

• Обеспечение прозрачности процессов.

• Защита от потери ключевых специалистов.

Требования Банка к Электронному

документообороту

• Доступность документов и задач в режиме everytime&everywhere

• Поддержка механизма электронной подписи

• Гибкая и эффективная система безопасности

• Возможность гибкой настройки маршрутизации

• Надежные механизмы разграничения прав доступа к информации и сохранения целостности базы документов

• Возможность построения распределенных систем

Автоматизация хаоса, или зачем

нам система электронного

документооборота

"Хаос автоматизировать невозможно!" Распространѐнное заблуждение

"Автоматизированный хаос не перестанет быть хаосом!"Ещѐ одно распространѐнное заблуждение

Автоматизированный хаос становится хаосом контролируемым, измеряемым и способным к упорядочению.

Автоматизация существующих бизнес-процессов предприятия позволяет оценить меру хаоса и сделать процесс упорядочения бизнес-процессов естественным и

эволюционным.

Эффективность использования СЭД

Количественные оценки

СТАТИСТИКА «БУМАЖНОГО» ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

(ЗАПАДНЫЕ ОЦЕНКИ):

• До 15% бумажных документов безвозвратно

теряется (по сведениям Delphi Consulting)

• До 30% рабочего времени тратится на поиски

(по сведениям Delphi Consulting)

• До 90% времени согласования документов

приходится на «пролеживание» и «переноску»

Эффективность

использования СЭД

Качественные оценки эффективности СЭД:

• Повышение прозрачности движения документов

• Организация единого корпоративного информационного пространства

• Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации

• Повышение управляемости компании в целом

Этапы внедрения

0. Обучение группы сотрудников, утверждение маршрутов, регламент СЭД и приказ.

1. внедрение системы на наборе документов с использованием базовой функциональности СЭД.

Результатом является функционирующая система документооборота, обрабатывающая основные документы – договора, счета, письма и т.п. в соответствии с Правилом Парето 20% категорий документов покрывают 80% деятельности компании и мы уже получаем эффект от внедрения.

2. внедрение системы на Бизнес – процессы.

Автоматизированная банковская система (АБС)

СЭД в Информационной системе

управления банка

Система электронного документооборота

СЭД

Интеграция

Структурированные документы

Неструктурированные документы

Управление

электронным

и

документами

Управление

деловыми

процессами

Канцелярия Управление

совещаниями

Дополнитель

ные

решения

Управление электронными

документами

Канцелярия

Бизнес

процессы и их

части

Управление

эффективностью,

KPI, совещания…Отчеты

руководству по

работе

организации

Электронный

архив

документов

Интеграция с

другими системами

через

инструментарий

Удаленная работа и

взаимодействие

распределенных

подразделений

Составляющие эффективности системы

Что мы получили? Отсутствие документов на бумажном носителе

Уменьшение времени доставки документа до адресата

Подтверждение ознакомления документа

Оперативный документооборот между разными площадками (нет потери документов)

Неотказуемость при использовании ЭЦП

Нет копирования документов и автоматический журнал

Единая база документов

Сокращение времени поиска документов

Сокращение времени и контролируемость бизнес-процессов

Настройка маршрутизации

Возможности свободных типовых маршрутов

Возможности жестких типовых маршрутов

Создание задач по определенному шаблону

Поля задачи можно скорректировать вручную,

изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.

Определение типизированных параметров

Развитый редактор схем с возможностью

указания элементов маршрута в виде блоков

Возможность определения вариантов

выполнения этапов маршрута

Визуальное Представление Маршрута

Защита информации

Контроль и настройка прав доступа на каждый

документ/папку

Протоколирование всех действий пользователей

Встроенные функции шифрования

Обеспечение конфиденциальности

Использование электронной подписи –

подлинность и Аутентичность документа

Возможность подписания любой версии

электронного документа

Фиксирование и сохранении информации о том, кто

и когда поставил подпись

Резолюция на подписи – сублимированное мнение.

Построитель

Модификация и создание новых карточек

электронных документов

Создание новых маршрутов

Работа со справочниками отчетов

Настройка форм карточек и событий

Интеграция СЭД с другими информационными

системами:

Использование единых справочников, как в учетной

системе, так и в СЭД

Привязка электронных документов к записям учетной

системы

Сохранение получаемых отчетов учетной системы как

отдельных документов в СЭД

Бизнес-Процессы

«Заявка на Кредит»

Проверка

комплекта

документов

Занесение

комплекта

документов в

систему

Проверка

заемщика,

СБ,

Андеррайтинг

Рассмотрение

документов на

кредитном

комитете

Ознакомление

заемщика

с решением

Выдача кредита

Маршрут

«Заявка в ИТ»

Карточка маршрута «Заявка в ИТ»

Ваши вопросы?

Наумкин Павел

pavel@upb.ru