ПАМЯТКАПАМЯТКА«Основные «Основные требования требования

к формированию к формированию и оформлению дел и оформлению дел

в делопроизводстве»в делопроизводстве»

ВведениеВведение

В целях лучшей и эффективной организации архивного дела, а также строгого соблюдения

нормативно-методических документов в области архивного строительства разработаны

«Основные правила работы ведомственных архивов».,М-1986.

Правила являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и

предприятий страны, включенных в состав организаций, образующаяся документация которых подлежит государственному

хранению.

Представленный проект подготовлен в соответствии

с Основными правилами работы ведомственных архивов, М. - 1986.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

  

Формирование исполненных документов в дела осуществляется в течение всего

делопроизводственного года в соответствии

с утвержденной на данный год номенклатурой дел

  

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока

действия номенклатуры указываются отметки о лицах,

ответственных за формирование дел п.2.1.37. Правил

При формировании дел необходимо соблюдать

следующие основные требования:

Документы постоянного

и временного хранения необходимо

группировать в отдельные дела

 

Хранить5 лет

Хранитьпостоянно

Хранить3 года

Хранить75 лет

Включать в дело по одному экземпляру каждого документа*

(черновые и дублетные экземпляры включать не допускается!)

  

Межрайонная инспекцияМинистерства Российской Федерации

по налогам и сборам № 9по Свердловской области

ДЕЛО № _____ ТОМ № ___1

Квартальные статистические отчеты инспекции по основным показателям информационно - разъяснительной работы

за 2005 год (ф.№ 1-РНК)

2005 г.

На 35 листах

Хранить постоянно

Квартальные статистические отчеты инспекции по основным показателям информационно -

разъяснительной работы за 2005 год (ф.№ 1-РНК)

КОПИЯ

Квартальные статистические отчеты инспекции по основным показателям информационно -

разъяснительной работы за 2005 год (ф.№ 1-РНК)

Каждый документ, помещенный в дело,

должен быть оформлен в соответствии с требования

нормативных актов для обеспечения

юридической силы 

 ГОСТ 9327-60 -«Бумага и изделия из

бумаги. -Потребительские

форматы»; 

В документационном обеспечении применяются следующие

стандарты: 

- ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и

архивное дело. Термины и определения»;

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы

документации. Унифицированная система

организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов»;

- ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с

воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Форма, размеры и технические требования»; 

- ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения.

Типы, разновидности и технические требования».

Обязательные реквизиты документа:

1. Наименование вида документа

2. Дата документа

3. Подпись

01.04.2013

 

Оттиск печатиставится на документах,

требующихособого удостоверения

их подлинности

 

Дело должно содержать не более 250 листов,при толщине не более 4 см.

 

Документы в дела необходимо

располагать в хронологическом порядке

 01.01.201301.03.201301.06.2013

и т.д. 

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

  

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

после окончания календарного года, в котором они были заведены,

подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями

Единой государственной системы делопроизводства и Основных правил работы ведомственных архивов, М. - 1986.

 

Оформление дел проводится работниками,

в ведении которых находились заведение

и формирование дел

Документы, составляющие дело,

подшиваются на четыре прокола в твердую обложку

(ОДНУ!)  

Дело подшивается с учетом свободного

чтения текста всех документов

включенных в дело

Все листы, кроме листов заверительной надписи

и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией

в правом верхнем углу, не задевая текста документов, графическим карандашом.

 Употребление чернил и цветных карандашей

для нумерации листов запрещается.! 

Заверительную надпись( лист-заверитель)

помещают в конце дела (формат А4)

Составлять заверительную надпись

на обложке дела или

оборотной стороне последнего листа

запрещается

Если дело подшито или переплетено

без бланка листа-заверителя, он наклеивается

за верхнюю часть на внутренней стороне

обложки дела

«…Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы…»

п.2. ст. 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ

"Об архивном деле в Российской Федерации"

Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив в городе

Ирбите

Спасибо за

внимание!