Министерство транспорта России

Федеральная служба морского флота

Дальневосточная государственная морская академия

имени адмирала Г. И. Невельского

Кафедра Технических средств судовождения

Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ

по предмету «Метрология Стандартизация и Сертификация»

Специальности 16090565 и 18040265

Составил Д.А. Акмайкин

Владивосток 2008

Задания по лабораторной работе № 1 Задание. Найти у представленного прибора:

1. Шкала 2. Физическая величина 3. Единица измерения 4. Диапазон 5. Цена деления 6. Абсолютная погрешность, ∆ 7. Относительная погрешность, σ 8. Нормированная погрешность, γ

Варианты:

Вариант № 1 Вариант № 2

Вариант № 3

Вариант №4

Вариант № 5 Вариант № 6

Вариант № 7 Вариант № 8

Вариант № 9 Вариант № 10 Решение:

1. Шкала указывается на приборе. 2. Физическая величина определяется по информации на приборе. 3. Маркировка на панели прибора 4. Определяется из физической величины и параметров прибора. Диапазон

есть разница между максимальным значением величины на выбранной шкале и минимумом.

5. Определяется как разница показаний между ближайшими отсчетами 6. ∆ ЦД

7. = * 100%

8. γ= * 100%

Задания по лабораторной работе № 2.

При выполнении лабораторной работы использовать номер варианта, соответствующий последней цифре номера зачетной книжки Задание Часть 1. Нахождение грубых погрешностей (промахов)

Определить, является ли хр промахом или входит в допустимый диапазон

рассеяния: 1. По критерию 3σ, используя все значения. 2. По критерию Романовского, используя 15 первых значений. В качестве βт использовать значение 2,11. 3. По критерию Шовине, используя первые 8 значений

Вариант 0 x = 16.3751 16.6447 16.3165 16.1924 16.2332 16.2198 16.0794 16.1239 16.5376 16.6889 16.7201 16.9388 16.0082 16.5817 16.5563 16.6894 16.7610 16.8243 16.5277 16.3415 16.0683 16.2640 16.9942 16.3854 16.7863 16.8696 16.0852 16.4837 16.8446 16.4658 16.5992 16.2082 16.5171 16.1580 16.7444 16.4891 16.6496 16.0418 16.3348 16.4334 16.0986 16.6809 16.0271 16.3208 16.0525 16.3696 16.3839 16.3359 16.8907 16.2381 xp = 15.6000

Вариант 1 x = 11.6705 11.6277 11.6178 12.0711 11.1542 11.5703 12.1287 11.2238 11.9913 11.3554 12.0914 11.3878 11.7043 12.2863 12.2501 11.7140 11.5102 11.8133 11.8423 12.3878 11.4116 11.4435 11.9188 12.3360 12.0717 11.3023 11.1623 12.1070 12.1430 11.4185 12.2678 11.9366 11.9325 12.4323 11.4431 11.9477 11.7969 12.3067 11.8767 11.9039 11.7322 12.4140 11.5198 11.2995 11.1471 11.9782 11.9090 12.2166 11.6926 11.1406 xp = 12.1000

Вариант 2 x = 8.4857 7.0686 8.4756 7.4774 7.6799 8.0750 8.4002 7.8255 7.1764 7.7866 7.8439 7.2834 7.4660 8.4403 8.4090 7.3260 8.2085 7.4019 8.2136 7.6193 7.9350 7.8219 7.7720 7.0320 7.6422 7.0303 7.0363 7.7141 7.7902 8.4329 8.1610 7.2407 7.9323 8.1211 7.2299 7.8780 8.3949 7.7047 8.1751 7.9336 7.0663 7.1179 7.7067 7.6387 8.4853 7.8197 8.4140 7.1633 7.2519 7.5558 xp = 6.8000

Вариант 3 x = 10.8311 10.1680 11.0473 11.1266 10.3748 10.3737 11.4463 10.5217 10.7109 11.2915 10.1674 10.5914 11.2799 11.1090 11.1437 10.3532 11.1355 10.3482 10.6913 10.0531 10.7863 10.5989 11.3491 10.2572 10.0371 10.8883 10.8553 10.8737 10.5120 10.8393 10.5965 11.4185 11.3148 11.4827 10.5871 11.3802 10.6863 10.9925 10.7822 11.4744 11.3495 10.9453 10.5202 10.4588 11.3519 10.1599 10.4445 11.2773 11.0941 10.9642 xp = 9.5000

Вариант 4 x = 12.3733 12.1104 11.1723 12.1095 12.3588 11.8550 11.3258 12.3870 12.0383 12.6011 12.5569 12.8561 12.4524 11.1908 11.8986 12.9532 12.9379 12.2905 11.1855 12.5441 11.8079 11.5594 11.4529 11.2896 11.1856 12.4054 12.3624 11.9153 12.0647 11.5967 11.8060 11.3049 12.5804 11.3971 11.9889 11.6065 11.2959 12.9280 12.4738 12.0375 12.7966 12.4140 11.7896 12.2844 11.6087 11.1697 12.7708 11.1879 12.9024 12.2364 xp = 12.3000

Вариант 5 x = 17.4595 17.9324 18.9480 19.5067 17.0531 18.2132 19.3985 17.4787 17.9373 18.8932 18.7731 17.1634 19.6084 19.1840 17.0497 19.2323 17.8750 19.2694 17.3112 17.6823 18.4638 19.6198 18.7372 18.2639 19.4398 19.0858 18.3239 18.4121 19.6443 18.9354 17.4387 17.6372 17.3779 18.6083 19.5196 17.7197 17.0670 17.4450 18.4271 19.6341 19.5896 19.9884 19.2720 19.6573 18.1061 19.1479 17.8571 19.3684 17.6163 18.2895 xp = 16.6000

Вариант 6 x = 8.6288 8.5593 8.2463 8.6565 8.1323 8.5134 8.2740 8.5873 8.2684 8.7843 8.1486 8.7733 8.5199 8.5867 8.5190 8.1406 8.3159 8.8613 8.4334 8.0595 8.8859 8.2560 8.2876 8.2239 8.5912 8.5643 8.8659 8.2196 8.3012 8.5871 8.9020 8.5237 8.6688 8.6769 8.9529 8.6239 8.4579 8.6478 8.9789 8.4214 8.9758 8.5186 8.5429 8.3791 8.8492 8.5456 8.8151 8.4857 8.1162 8.1434 xp = 9.1000

Вариант 7 x = 10.7847 10.2689 10.5568 10.1357 10.4245 10.0576 10.7968 10.5595 10.7714 10.9950 10.0896 10.7213 10.9973 10.1081 10.4568 10.1331 10.7038 10.3063 10.0643 10.1738 10.1925 10.6704 10.3871 10.0703 10.6810 10.8562 10.0971 10.3919 10.3760 10.5155 10.8943 10.6418 10.2033 10.0689 10.8001 10.4231 10.8923 10.9919 10.4009 10.3407 10.3167 10.3643 10.6157 10.5975 10.6852 10.9738 10.2803 10.1740 10.9219 10.2602 xp = 9.6000

Вариант 8 x = 16.7623 17.7726 15.9901 15.6166 16.0935 17.9271 17.1507 16.9299 17.3477 16.3994 15.6968 15.9536 17.3664 16.9033 16.9793 16.6128 17.7576 17.3415 15.9801 17.2162 16.3132 16.7754 15.3435 15.9575 16.8656 17.6837 17.8908 15.0602 15.3320 16.2091 15.2916 15.8791 17.0361 17.9394 16.1983 17.4627 15.3949 17.5347 15.6982 15.2015 15.9944 16.7257 15.4105 17.6034 15.9878 16.4640 16.2946 15.7816 17.9490 17.8971 xp = 14.5000

Вариант 9 x = 16.5909 17.5880 17.5126 17.4502 17.1328 17.5592 18.4473 16.6259 17.1664 16.1384 16.9144 18.4415 18.0463 18.6473 16.2454 17.4845 17.2910 17.0364 18.7410 16.4805 17.1636 18.9016 16.2002 16.9502 16.3802 16.3474 16.4931 16.2818 17.5964 18.2872 17.2525 18.5066 18.4142 16.0275 17.9341 16.3371 16.6471 18.7279 16.4340 16.6224 18.5519 18.1393 16.2413 18.4561 17.0469 16.4876 17.6193 18.7700 17.3114 17.6204 xp = 15.7000

Решение. Часть 1. Нахождение грубых погрешностей (промахов)

Для определения, является хр промахом или входит в допустимый диапазон рассеяния необходимо использовать материал лекции №2: 1. По критерию 3σ, используя все значения.

Находится среднее арифметическое значение, по формуле приведенной ниже.

∑=

=≈n

iix

nxx

1и

1

В качестве xi используются значения с первого по последнее, за исключением хр По приведенной ниже формуле, находится среднеквадратическое рассеяние приведенных значений.

∑=

−=n

iix xx

n 1

2)(1σ

Подставив найденные значения в неравенство σ3≥− Pxx , и если неравенство выполняется, то xр – промах. 2. По критерию Романовского, используя 15 первых значений.

Находится среднее арифметическое значение, по формуле приведенной ниже.

∑=

=≈n

iix

nxx

1и

1

В качестве xi используются значения с первого по 15. По приведенной ниже формуле, находится среднеквадратическое рассеяние приведенных значений.

∑=

−−

=n

iix xx

n 1

2)(1

1σ

Вычисляется соотношение βσ

=− pxx . Полученное значение β сравнивается с βТ

= 2,1. Если β больше βТ, то xр – промах. 3. По критерию Шовине, используя первые 8 значений

Находится среднее арифметическое значение, по формуле приведенной ниже.

∑=

=≈n

iix

nxx

1и

1

В качестве xi используются значения с первого по 8. По приведенной ниже формуле, находится среднеквадратическое рассеяние приведенных значений.

∑=

−−

=n

iix xx

n 1

2)(1

1σ

Вычисляется соотношение σ9,1≥− ixx . Если значение в левой части

формулы превышает результат правой части, то xр – промах.

Задания по лабораторной работе № 3 Задание Часть 2. Нахождение динамических погрешностей

На ИП, имеющий передаточную характеристику вида ( )1+

=Tp

KpW

поочередно подается 3 входных сигнала, вида: 1) х1(t)=а, 2) х2(t)=bt 3) х3(t)=c +dt+et2

В передаточной функции К – коэффициент усиления звена, Т – постоянная времени, р – комплексная переменная в преобразовании Лапласа.

Во входных сигналах, t – действительная переменная по времени, коэффициенты: a, b, c, d e – соответствующие коэффициенты в указанных функциях входного сигнала. Построить графики входного х(t) и выходного y(t) сигнала, для всех трех случаев. Каждую пару сигналов хi(t) и yi(t) строить на отдельных осях координат. Уметь находить динамическую погрешность графически. Значение коэффици- ентов № варианта

K T a b c d e

0 4 3 3 0,1 1 0,5 0,03 1 2 0,5 5 4 2 0,4 0,03 2 0,5 4 15 3 1 0,5 0,02 3 1 2 3 0,4 3 1,5 0,1 4 1,5 0,2 7 0,7 2,5 0,15 0,06 5 5 1 2 0,25 2 0,17 0,03 6 1 0,6 4 1 1,2 0,2 0,08 7 1,3 0,4 8 2,4 0,5 0,2 0,02 8 3 1,5 6 0,3 3 0,4 0,01 9 2 3 9 0,6 1,5 0,4 0,07

Решение Часть 2. Нахождение динамических погрешностей

Для построения графиков выходного y(t) сигнала, необходимо найти формулы yi(t) для каждого случая по материалам лекции №3

В общем случае для расчета динамической погрешности Δдин: Δдин= y(t) – Sx(t) = y(t) – yст,

выходной сигнал представляют в виде интеграла свертки:

( ) ( ) ( )dττhτtxty0∫∞

−=

где h(τ) – импульсная функция. Тогда

( ) ( ) ( ) )(txdττhτtxt0

g −−=Δ ∫∞

Представив х(t) многочленом степени r, и запишем x(t-τ) в виде:

( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )!

1...!2

)(2

rtxtxtxtxtx

rrr ττττ −++

′′+′−=−

Подставив полученное разложение в предыдущую формулу, получим:

( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )∫ ∫ ∫∞ ∞ ∞

−⋅−

++⋅′−=0 0 0

rrr

g txdττhτtxr!1...dττhtxdττhtxtΔ )(τ

Подынтегральное выражение, и коэффициенты при них, представляет

собой интеграл свертки для передаточной функции. Обозначив подынтегральные выражения через коэффициенты С:

( ) ττ dhCx∫∞

=0

; ( ) τττ dhC

x∫∞

−=1

; …; ( ) τττ dhC

x

rrr ∫

∞

−= )1(, получим:

( ) ( ) ( ) ( ) ( )( )txCtxCtxCtΔ rrrg ++′′+= ...10 .

Коэффициенты С0, С1, …Сr называют коэффициентами ошибок, которые находят через передаточную функцию W(P). Приравняв P=jω=0, дифференцируя по Р и считая Р=0, из функции передаточного звена находят коэффициенты С.

( ) ττ dhW ∫∞

=0

)0(, получаем 1)0(0 −=WC ,

01

)(=

=PdP

PdWC, …,

[ ]0

)(1)(

=

−=

Pr

r

r dPPWdC

. Индекс коэффициента указывает на порядок дифференцирования.

Переходя к изображениям, получим ]1)()[()()()( −=−=Δ PWPXPXPYPg , где W(P)-1, есть передаточная функция

СИ по погрешности.

Задания по лабораторной работе № 4. Задание Часть 3. Стандарты оформления судовых документов

Оформить телеграмму на русском и английском языках: № вар-та

Что требуется заказать Название компании

Имя судна

Ф.И.О. капитана

0 Деньги в порту Сингапур в агентской компании SinAgent. Агент Mr. Lee

EastTrade Shipping

South Star Кривонос М.Б.

1 Ремонт динамо-машины левого борта в порту Магадан. Агент Чужинов Н.И.

Yu Son Lee Shipping

Noth Pole Коробко А.С

2 Мед. помощь для 3 помощника Полева С.М. в порту Анкоридж. Агент Тулунин П.А.

ДВ Флот Eagle Аксютин А.К.

3 Ремонт спутниковой станции Inmarsat-C в порту Ханой Агент Филенко О.И.

ООО "Марлин"

Анформида

Анищенко В.Н.

4 Смену 2 мех. Команец А.Н. в порту Тиба (окончание контракта). Агент Мr. Yodo

Сахалин Shipping

Везувск Сидоренко Н.М.

5 Провизию на переход Мадрас-Коломбо. Агент Буланго Ю.

Конфидор ЛТД

Георгий Попов

Кузнецов А.Н.

6 Медикаменты на переход Хьюстон-Квебек. Агент Mr. B. Seagull

КБОР ХК Глобино Дударев А.Н.

7 Смену повара Черняева А.Н. в порту Токопилья (употребление алкоголя). Агент Лузан Н.П.

ОАО «Восток»

Горизонт Тулунин С.М.

8 Бункер на переход Мельбурн-Сидней Агент Mr. N. Clumer

ООО «Курильск»

Григорий Терентьев

Ягодин Д.П.

9 Ремонт в порту Бушир (пробоина трюма №2)/ Агент Дмитре А.О.

СК «Галеон-96»

Sea Lion Данилов С.А.

Решение Часть 3. Стандарты оформления судовых документов

УТВЕРЖДЕНЫ постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222

П Р А В И Л А оказания услуг телеграфной связи

I. Общие положения 1. Настоящие Правила регулируют отношения между гражданами, индивидуальными предпринимателями, юридическими лицами (далее - пользователи) и операторами связи, оказывающими услуги телеграфной связи в сети связи общего пользования (далее - операторы связи). 2. Настоящие Правила являются обязательными для операторов связи и пользователей. 3. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия: "абонент" - пользователь услуги "телекс", с которым заключен договор об оказании услуги "телекс" при выделении для этих целей абонентского номера; "адресат" - пользователь, которому адресуется телеграмма; "внутренняя телеграмма" - телеграмма, передаваемая и адресованная в пределах территории Российской Федерации; "международная телеграмма" - телеграмма, передаваемая за пределы территории Российской Федерации, или телеграмма, адресованная в Российскую Федерацию и поданная за пределами ее территории; "пользовательское оборудование (оконечное оборудование) сети Телекс" - средства связи для передачи и (или) приема телеграмм в сети Телекс, технически подключенные к абонентским линиям и находящиеся в пользовании абонента (абонентская установка); "телекс" - временное соединение для приема и передачи текстовых сообщений телеграфной связи между пользовательским (оконечным) оборудованием в сети Телекс; "международный телекс" - временное соединение для приема и передачи текстовых сообщений телеграфной связи между пользовательским (оконечным) оборудованием сети Телекс, находящимся на территории Российской Федерации, и пользовательским (оконечным) оборудованием сети Телекс, находящимся на территории другого государства; "национальный телекс" - временное соединение для приема и передачи текстовых сообщений телеграфной связи между пользовательским (оконечным)

оборудованием в сети Телекс, находящимся на территории Российской Федерации; "отправитель" - пользователь, который подает оператору связи телеграмму, предназначенную для передачи; "пункт назначения" - адрес, по которому доставка телеграммы осуществляется оператором связи; "пункт подачи" - пункт связи (отделение связи, пункт коллективного пользования и т.п.), в котором отправителю телеграммы оказываются услуги; "пункт оказания услуг телеграфной связи" - пункт связи, в котором совмещены функции пункта подачи и пункта назначения; "телеграмма" - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. 4. Деятельность операторов связи осуществляется на основании лицензии, выдаваемой в установленном порядке. 5. Услугами телеграфной связи являются: услуга "телеграмма" - деятельность по приему, передаче, обработке, хранению и доставке адресату телеграмм; услуга "телекс" - деятельность по установлению временного соединения для приема и передачи текстовых сообщений телеграфной связи между пользовательским (оконечным) оборудованием в сети Телекс. 6. Услуга "телеграмма" оказывается пользователю с учетом установленных настоящими Правилами ограничений на отдельные виды и категории телеграмм. Оператор связи при оказании услуги "телеграмма" должен обеспечивать прием, передачу, обработку, хранение телеграммы, поданной отправителем, и ее доставку адресату. Качество оказываемых пользователю услуг должно соответствовать следующим требованиям: сроки прохождения телеграммы, уведомления о вручении телеграммы должны соответствовать срокам, установленным настоящими Правилами; телеграмма должна передаваться без искажения содержания, изменяющего ее смысл. 7. Оператор связи вправе при наличии необходимых лицензий оказывать услуги по предоставлению телеграфных каналов связи. Услуги по предоставлению телеграфных каналов связи оказываются юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям на основании соответствующего договора. Оператор связи при оказании услуг по предоставлению телеграфных каналов связи должен обеспечивать пользователям возможность передачи по телеграфному каналу сообщений между объектами, предусмотренными в договоре. 8. Оператор связи обязан обеспечивать соблюдение тайны телеграфной связи и принимать все возможные совместимые с применяемой системой телеграфной связи меры с целью обеспечить соблюдение тайны передаваемых текстовых сообщений. Пользователям гарантируется соблюдение тайны текстовых сообщений, передаваемых по сетям телеграфной связи. Ограничение права на

тайну текстовых сообщений допускается только в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. 9. Ознакомление третьих лиц с текстовыми сообщениями телеграфной связи осуществляется только на основании решения суда, за исключением случаев, установленных федеральными законами. Сведения о передаваемых по сетям телеграфной связи текстовых сообщениях, а также сами эти сообщения могут выдаваться только отправителям и адресатам (их уполномоченным представителям), если иное не предусмотрено федеральными законами. 10. При взаимоотношениях оператора связи с пользователем, возникающих при оказании услуг телеграфной связи на территории Российской Федерации, используется русский язык. 11. Режим работы объектов связи, предназначенных для оказания услуг телеграфной связи, устанавливается оператором связи самостоятельно. 12. Информирование пользователей о времени оказания услуг телеграфной связи осуществляется оператором связи с указанием времени, действующего в часовом поясе по месту нахождения пользователей. В технологических процессах передачи и приема телеграфных сообщений, а также их обработки в пределах территории Российской Федерации оператор связи применяет единое учетно-отчетное время - московское. В международной связи учетно-отчетное время определяется международными договорами Российской Федерации. 13. Оператор связи - юридическое лицо обязан довести до сведения пользователя наименование (фирменное наименование), место нахождения и режим работы (рабочие и выходные дни, часы работы) своей организации. Оператор связи размещает указанную информацию в доступном для пользователя месте. Оператор связи - индивидуальный предприниматель должен предоставить пользователю информацию о государственной регистрации, наименовании зарегистрировавшего его органа, адресе регистрации. Пользователю должна быть предоставлена информация о номере лицензии оператора связи и сроке ее действия, а также о наименовании органа, выдавшего эту лицензию. В пунктах оказания услуг телеграфной связи, включая отделения связи и пункты коллективного пользования, оператор связи обязан предоставлять пользователям необходимую и достоверную информацию о режиме работы (рабочие и выходные дни, часы приема и доставки телеграмм) и оказываемых услугах. Информация должна содержать перечень услуг и основные потребительские свойства и качество (в том числе категории и виды телеграмм, сроки прохождения телеграмм в зависимости от категории, порядок оформления и особенности адресования телеграмм, порядок подачи и ограничения в подаче телеграмм в зависимости от пункта назначения, порядок и особенности доставки телеграмм в зависимости от пункта назначения), тарифы и порядок оплаты услуг. 14. Оператор связи вправе поручить другому лицу заключение договора об оказании услуг телеграфной связи и осуществление расчетов с пользователем за оказанные услуги от имени и за счет оператора связи.

По договору, заключенному другими лицами с пользователем от имени и за счет оператора связи, права и обязанности возникают непосредственно у оператора связи. 15. Во время чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, определенных законодательством Российской Федерации, уполномоченные на то государственные органы в установленном порядке имеют право на приоритетное использование сетей и средств телеграфной связи, а также на приостановление или ограничение использования этих сетей и средств. 16. Оператор связи должен предоставлять абсолютный приоритет всем сообщениям, касающимся безопасности человека на воде, на земле, в воздухе, космическом пространстве, а также сообщениям о крупных авариях, катастрофах, эпидемиях, эпизоотиях и стихийных бедствиях, связанным с проведением неотложных мероприятий в области государственного управления, обороны страны, безопасности государства и обеспечения правопорядка. II. Общий порядок и условия оказания услуг телеграфной связи 17. Оператор связи оказывает пользователям услуги телеграфной связи на основании договора об оказании услуг телеграфной связи. 18. Договор об оказании услуг телеграфной связи заключается в соответствии с гражданским законодательством и должен содержать условия, предусмотренные законодательством Российской Федерации и настоящими Правилами. При оказании услуги "телеграмма" в пунктах подачи при отсутствии указанного договора (в письменной форме) он считается заключенным с момента выдачи оператором связи отправителю чека контрольно-кассовой машины или квитанции (формы строгой отчетности), подтверждающих оплату пользователем оказанных услуг. Образцы квитанций (форм строгой отчетности) устанавливаются Министерством финансов Российской Федерации. Договор об оказании услуг телеграфной связи, заключаемый оператором связи с гражданами, является публичным договором. 19. Оператор связи обязан заключить с пользователем договор об оказании услуг телеграфной связи, кроме случаев, когда он докажет отсутствие возможности оказать пользователю услуги телеграфной связи. В случае уклонения оператора связи от заключения договора об оказании услуг телеграфной связи пользователь вправе обратиться в суд с требованием о понуждении заключить договор. 20. Оператор связи не вправе навязывать пользователю включение в договор об оказании услуг телеграфной связи иных услуг, оказываемых за отдельную плату. Пользователь вправе отказаться от оплаты услуг, не предусмотренных договором, а если они оплачены, пользователь вправе потребовать от оператора связи возврата уплаченной суммы. Запрещается обусловливать оказание одних услуг телеграфной связи обязательным оказанием иных услуг телеграфной связи. 21. Пользователь вправе расторгнуть договор об оказании услуг телеграфной связи в порядке и случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и договором об оказании услуг телеграфной связи.

При оказании услуги "телеграмма" в пунктах подачи пользователь вправе отказаться от исполнения указанного договора при условии оплаты им оператору связи фактически понесенных оператором связи расходов. 22. Обязательства по договору об оказании услуг телеграфной связи прекращаются при невозможности исполнения, если это вызвано обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает. III. Порядок оказания услуги "телеграмма" Порядок оказания услуги "внутренняя телеграмма" 23. При оказании услуги "внутренняя телеграмма" операторы связи должны обеспечивать: для отправителей - прием телеграмм с целью передачи и доставки (вручения) адресатам; для адресатов - доставку (вручение) телеграмм, поданных в их адрес отправителями. Отправители должны обеспечивать правильное оформление телеграмм и оплату оказанных услуг. 24. Телеграммы в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории: "вне категории"; "внеочередная"; "Президент Российской Федерации"; "высшая правительственная"; "правительственная"; "срочная"; "обыкновенная". 25. Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются на следующие виды: "с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уведомление телеграфом"); "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" (с отметкой "уведомление телеграфом срочное"); "с доставкой в срок, указанный отправителем" (с отметкой "вручить (дата)"); "с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи" (с отметкой "почтой заказное"); "на художественном бланке" (с отметкой "люкс"); "на художественном бланке формата А4" (с отметкой "люкс/в"); "на художественном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/и"); "на художественном музыкальном бланке" (с отметкой "люкс/м"); "на художественном музыкальном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/м/и"); "на художественном бланке по случаю траура" (с отметкой "делюкс"); "заверенная оператором связи" (с отметкой "заверенная"); "криптограмма" (с отметкой "криптограмма"); "криптограмма перфоленте" (с отметкой "криптограмма перфоленте");

"метео" (с отметкой "метео"); "переводная" (с отметкой "переводная"); "схемная" (с отметкой "схема (номер)"). Телеграмма может иметь один или несколько видов. Телеграмма, не имеющая особенностей по назначению, способу оформления, подачи или доставки, ни к одному из указанных видов не относится (без отметки). 26. Право подачи телеграмм категорий "срочная", "обыкновенная" и телеграмм видов "с уведомлением о вручении телеграфом", "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное", "с доставкой в срок, указанный отправителем", "с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи", "на художественном бланке", "на художественном бланке детской тематики", "на художественном музыкальном бланке", "на художественном музыкальном бланке детской тематики", "на художественном бланке по случаю траура" и "заверенная оператором связи" имеют все пользователи. 27. Право подачи телеграмм категорий "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" и телеграмм видов "криптограмма", "криптограмма перфоленте", "метео", "переводная", "схемная" имеют ограниченные группы пользователей. 28. Право подачи и перечни лиц, за подписью которых подаются телеграммы категорий "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная", определяются Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации. 29. Порядок подачи и обработки, сроки передачи и доставки телеграмм категорий "вне категории" и "внеочередная", а также установление соответствия телеграммам этих категорий, поступающим от пользователей сетей связи специального назначения, определяются Министерством информационных технологий и связи Российской Федерации по согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти. 30. Право подачи телеграмм видов "криптограмма" и "криптограмма перфоленте" предоставляется юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим лицензии на эксплуатацию шифровальных (криптографических) средств или оказание услуг с их использованием, а также лицам, заключившим договоры на оказание услуг по шифрованию информации с указанными лицами. 31. Право и порядок подачи и обработки, передачи и доставки телеграмм видов "криптограмма" и "криптограмма перфоленте", "метео" и "переводная" определяются Министерством информационных технологий и связи Российской Федерации по согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти. 32. Право подачи телеграммы вида "схемная" имеют юридические лица и индивидуальные предприниматели. Порядок подачи таких телеграмм, в том числе список адресов и присваиваемый ему номер схемы, определяется в договоре между оператором связи и отправителем.

33. Телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная", "правительственная", "срочная" и "обыкновенная" подаются отправителями оператору связи в пунктах подачи. Допускается подача телеграмм иным способом, если это оговорено в договоре между оператором связи и пользователем или организацией, уполномоченной подавать телеграммы определенной группы пользователей. 34. Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью "Для телеграмм". В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения. 35. Оператор связи может предоставлять следующие услуги, технологически связанные с услугами телеграфной связи: а) по желанию отправителя: выдача в срок, не превышающий 1 месяца со дня подачи телеграммы, копий поданных телеграмм, засвидетельствованных оператором связи и печатью "Для телеграмм" (не допускается засвидетельствование копий, подготовленных отправителем); подтверждение вручения телеграммы адресату; б) по желанию адресата в срок не позднее 1 месяца со дня получения телеграммы: выдача справки об адресе отправителя; выдача копии ранее полученной телеграммы, за исключением телеграмм видов "с уведомлением о вручении телеграфом", "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное", "заверенная оператором связи"; в) на основании письменного заявления адресата-гражданина, поданного до получения телеграммы или если это определено договором об оказании услуг телеграфной связи (в письменной форме): сохранение телеграммы до востребования в течение 2 месяцев сверх установленного срока; досылка и доставка телеграммы по другому указанному адресатом адресу; доставка телеграммы до востребования по указанному адресатом полному адресу; регистрация и перерегистрация условного или сокращенного адреса. Стоимость указанных услуг телеграфной связи определяется оператором связи самостоятельно. Оператор связи по своему усмотрению и по предложению пользователя вправе расширять перечень услуг, технологически связанных с услугами телеграфной связи. 36. Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Допускается прием телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается.

Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя. 37. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы. Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей телеграммы для обеспечения завершенности предложения или фразы. При этом отметка о категории телеграммы указывается на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы - только на первой телеграмме. Слова, соединяющие части многословной телеграммы, являются ее неотъемлемой частью. 38. Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, должны оформляться на русском языке. Адреса отправителей и получателей телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и адресатов на русском языке. 39. Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита. 40. Телеграммы от иностранных представительств (посольств, миссий, консульств и т.п.), адресованные в населенные пункты Российской Федерации, допускаются к приему на любом языке. При этом текст должен быть написан буквами русского или латинского алфавита, включая адрес. В адрес иностранных представительств телеграммы подаются на любом языке буквами русского или латинского алфавита. 41. Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами. Знаки "точка", "запятая" и "кавычки", а также "скобка" могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч" и "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками. 42. Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс" и "дробная черта" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл" соответственно). Другие знаки могут быть написаны только полными словами. 43. Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака "-", должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала. Символьный знак "+" (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом и считаться за отдельное слово.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками. 44. Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности: отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается); отметка о виде (видах) телеграммы; адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов); текст телеграммы; подпись отправителя (по желанию отправителя). В нижней части бланка подаваемой телеграммы (листа светлой бумаги или фирменного бланка, используемых вместо бланка телеграммы) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя или отметку "проездом"). Данные, указываемые в нижней части бланка телеграммы, в содержание телеграммы и состав оплачиваемых слов не входят. При необходимости передачи адресату этих данных, они должны включаться отправителем в текст телеграммы. Подача телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения. 45. Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата. 46. В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже. В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно - "стр", "корп" и "кв". Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п., пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно - "кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "пер" и "д" или не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса. Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака "/" (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами. В адресах организаций, размещенных в жилых домах, допускается указание дополнительных данных (например, подъезд, подвал, чердак и т.п.). 47. Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается

только тот пункт, куда следует ее доставить, остальные адреса указываются в тексте телеграммы. Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается 1 экземпляр телеграммы. Телеграмма в 1 адрес может быть адресована одному или нескольким лицам. 48. Телеграммы могут быть отправлены с указанием: полного адреса; условного или сокращенного адреса; "до востребования"; номера абонементного ящика; адреса войсковой части; адреса полевой почты; адресов морских и речных судов; номера полученной телеграммы; номера абонентской установки сети Телекс. 49. Условный или сокращенный адрес определяется пользователем и регистрируется оператором связи, оказывающим услуги телеграфной связи на территории, где находится пользователь. Пользователь, имеющий условный или сокращенный адрес для телеграмм, обязан ежегодно перерегистрировать его у оператора связи. Процедура перерегистрации устанавливается оператором связи самостоятельно. Доставка телеграмм, направляемых на условный или сокращенный адрес, не зарегистрированный оператором связи, не производится. 50. Телеграммы принимаются от пользователей для передачи во все населенные пункты (поселения) Российской Федерации с учетом следующих ограничений и условий подачи и адресования: телеграммы категории "срочная" принимаются для передачи только в населенные пункты (поселения), имеющие телеграфную связь. Список маршрутных индексов телеграфной сети общего пользования населенных пунктов (поселений) Российской Федерации, имеющих телеграфную связь, утверждается Федеральным агентством связи и должен доводиться оператором связи до сведения пользователей в пунктах подачи; не производится прием телеграмм категории "срочная" с указанием адреса полевых почт; в населенные пункты, не имеющие телеграфной, факсимильной (телефонной) связи, телеграммы принимаются с обязательной отметкой "почтой заказное"; в населенные пункты, не имеющие телеграфной, но имеющие факсимильную (телефонную) связь, телеграммы принимаются без отметки "почтой заказное". Список пунктов связи, оборудованных средствами факсимильной (телефонной) связи, расположенных в населенных пунктах (поселениях) Российской Федерации, утверждается Федеральным агентством связи и должен доводиться операторами связи до сведения пользователей в пунктах подачи; при подаче телеграмм, предназначенных для передачи по адресу полевых почт, в адресной части телеграммы перед номером полевой почты в качестве пункта назначения должно быть указано "Москва" с номером соответствующего

городского отделения связи (например, Москва 772). В исключительных случаях при приеме телеграмм вида "заверенная оператором связи" по адресу полевых почт допускается указывать в качестве пункта назначения "Москва 713"; при подаче телеграмм, предназначенных для передачи по адресу морских и речных судов, в адресной части телеграммы перед наименованием судна в качестве пункта назначения должны быть указаны место нахождения береговой станции и наименование пароходства (для морского судна) или место нахождения и наименование речного порта (вокзала) остановки судна (для речных судов). Не подлежат приему телеграммы, адресованные в конечные пункты прибытия речных судов; не производится прием телеграмм видов "с уведомлением о вручении телеграфом" и "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" по адресу морских и речных судов, войсковых частей, полевых почт, абонементных ящиков и населенных пунктов (поселений), не имеющих телеграфной связи; телеграммы вида "с доставкой в срок, указанный отправителем" принимаются только для передачи в населенные пункты, имеющие телеграфную связь, при этом телеграммы, адресованные в столицы республик, краевые, областные, районные центры и города, могут подаваться не менее чем за 1 сутки до даты вручения, а телеграммы, адресованные в иные пункты, - не менее чем за 3 суток до даты вручения. Не производится прием телеграмм вида "с доставкой в срок, указанный отправителем" по адресу войсковых частей, полевых почт, морских и речных судов, а также на номер абонентской установки сети Телекс; не производится прием телеграмм на художественных бланках по адресу иностранных представительств (посольств, миссий, консульств и т.п.), морских и речных судов, полевых почт, абонентских установок сети Телекс; не производится прием телеграмм по адресу войсковых частей и полевых почт с индексом "ЮЯ". 51. Телеграмма вида "заверенная оператором связи" принимается при желании отправителя заверить факт, подтвержденный документом, и (или) заверить свою подпись, содержащуюся в телеграмме. Телеграмма вида "заверенная оператором связи" с заверяемым фактом принимается при предъявлении отправителем документа (свидетельства, справки, удостоверения и др.), подтверждающего факт, сообщаемый в телеграмме, и содержащего наименование и печать организации, выдавшей документ, должность, фамилию и подпись должностного лица, или нотариально заверенную копию документа. Документ или его нотариально заверенная копия приобщается к поданному отправителем бланку телеграммы. При невозможности приобщения документа или его нотариально заверенной копии текст документа (нотариально заверенной копии) должен быть включен отправителем в текст телеграммы. На бланке телеграммы вида "заверенная оператором связи" делаются служебные отметки - выписки из документов, удостоверяющих личность отправителя. Все заверяющие записи, сделанные оператором связи, включаются в текст заверенной телеграммы. 52. В случае подачи отправителем телеграмм видов "с уведомлением о вручении телеграфом" и "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" уведомление

о вручении телеграммы передается в адрес отправителя, указанный отправителем, только после доставки (вручения) телеграммы адресату. Уведомление о вручении телеграммы до востребования передается в адрес отправителя только после востребования телеграммы адресатом. Уведомления о вручении телеграмм организациям или должностным лицам, а также по адресу мест временного нахождения граждан (общежития, дома отдыха, санатории, пансионаты, оздоровительные лагеря, больницы, коллективные садоводческие товарищества и т.п.) передаются в адрес отправителя после вручения телеграммы лицу, уполномоченному на получение телеграмм, доставляемых в соответствующий адрес. В случае непоступления уведомления о вручении телеграммы в течение 48 часов из пункта подачи должен быть направлен запрос в пункт назначения, после чего из пункта назначения в пункт подачи должно быть сообщено о вручении телеграммы (о причине невручения, неотправки уведомления) для последующего соответствующего сообщения отправителю. 53. При адресовании телеграмм в населенные пункты (поселения), имеющие только факсимильную (телефонную) связь, передача телеграмм в эти населенные пункты осуществляется оператором связи из конечного пункта телеграфной связи на факсимильный аппарат или по телефону с обязательной обратной проверкой и доставкой их адресату на телеграфном бланке. 54. Доставка адресату телеграммы осуществляется оператором связи на территории, где находится пункт назначения телеграммы. 55. Доставляемая адресату телеграмма должна иметь служебный заголовок, содержащий сведения о пункте подачи, номер телеграммы, количество слов, дату и время подачи телеграммы, содержание телеграммы, поданной отправителем. 56. На доставляемой адресату телеграмме должен быть оттиск календарного штемпеля, содержащего наименование оператора связи и пункта связи, осуществляющего доставку телеграммы, и календарную дату. На оборотной стороне телеграммы вида "заверенная оператором связи" должна быть заверительная надпись с подписью оператора связи и печать "Для телеграмм". 57. Телеграммы категории "Президент Российской Федерации" должны доставляться адресатам на специальном бланке "Президент Российской Федерации". Телеграммы категорий "высшая правительственная" и "правительственная" должны доставляться на специальном бланке "правительственная". Форма указанных бланков устанавливается Министерством информационных технологий и связи Российской Федерации. 58. Телеграммы должны доставляться адресатам отпечатанными на светлой бумаге. В отдельных случаях при отсутствии в пункте связи, осуществляющем доставку телеграмм, технической возможности для оформления телеграмм в отпечатанном виде допускается оформлять телеграммы в рукописном виде. 59. Телеграммы видов "на художественном бланке", "на художественном бланке детской тематики", "на художественном музыкальном бланке", "на художественном музыкальном бланке детской тематики" и "на художественном

бланке по случаю траура" должны доставляться адресатам на соответствующих художественных бланках. 60. Телеграммы, адресованные гражданам по месту их нахождения (жительства), должны вручаться лично адресату или (в его отсутствие) совершеннолетнему члену семьи. При этом телеграммы с отметками "уведомление телеграфом", "уведомление телеграфом срочное" и "заверенная" должны вручаться при предъявлении документа, удостоверяющего личность. Телеграмма, в адресе которой указано 2 (или более) адресата, может быть вручена любому из адресатов. При отсутствии адресата и совершеннолетних членов семьи или при иных независящих от оператора связи обстоятельствах, препятствующих вручению телеграммы, оператор связи обязан оставить извещение о поступлении телеграммы в абонентском шкафу (почтовом ящике) адресата. Если адресат не обратился за получением телеграммы по извещению в течение суток, оператор связи должен принять меры к повторной доставке телеграммы. При наличии письменного заявления адресата допускается оставить телеграммы, адресованные гражданам по месту их нахождения (жительства), в абонентском шкафу (почтовом ящике) адресата. При согласии адресата допускается передача содержания телеграмм, адресованных гражданам по месту их нахождения (жительства), по телефону, за исключением телеграмм видов "заверенная оператором связи", "с уведомлением о вручении телеграфом", "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" с обязательной последующей доставкой по адресу. 61. Телеграммы до востребования выдаются адресату только при предъявлении документа, удостоверяющего личность адресата. Адресат имеет право востребовать телеграмму до востребования в течение 30 суток со дня поступления телеграммы. 62. Телеграммы, адресованные организациям и (или) должностным лицам, а также направляемые по адресу полевых почт, войсковых частей, морских и речных судов либо по месту временного нахождения граждан (общежития, дома отдыха, санатории, пансионаты, оздоровительные лагеря, больницы, коллективные садоводческие товарищества и т.п.), вручаются в пункте назначения лицу, уполномоченному на получение телеграмм для последующего вручения адресату, только при наличии договора между соответствующим юридическим лицом и оператором связи, осуществляющим доставку. 63. Вручение телеграмм гражданам по месту их нахождения (жительства) или уполномоченным лицам в пунктах назначения (для телеграмм, адресованных организациям, а также направляемых по адресу войсковых частей, полевых почт, морских и речных судов либо по месту временного нахождения граждан) должно осуществляться только под расписку с указанием даты и местного времени. 64. Телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная", "правительственная" и "обыкновенная", адресованные в населенные пункты (поселения), не имеющие телеграфной и факсимильной (телефонной) связи, а также телеграммы до востребования и с указанием абонементного ящика доставляются адресатам средствами почтовой связи в порядке, установленном для регистрируемых почтовых отправлений.

65. Допускается доставка и передача адресату содержания телеграмм категорий "срочная" и "обыкновенная", за исключением телеграмм видов "заверенная оператором связи", "с уведомлением о вручении телеграфом", "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное", а также телеграмм, подлежащих доставке на художественных бланках, по телефону или с использованием иных средств электросвязи, если это оговорено договором об оказании услуг телеграфной связи (в письменной форме) между оператором связи и адресатом. 66. При невозможности доставки телеграммы по независящим от оператора связи причинам об этом извещается пункт подачи с указанием причины невручения телеграммы для последующего сообщения отправителю, если отправитель указал при подаче телеграммы свой адрес или телефон. 67. Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между административными центрами субъектов Российской Федерации, а также внутри любого населенного пункта (поселения), имеющего телеграфную связь, должны составлять: для телеграмм категории "Президент Российской Федерации" - не более 2 часов; для телеграмм категорий "высшая правительственная", "правительственная" и "срочная" - не более 4 часов; для телеграмм категории "обыкновенная" - не более 8 часов. Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между иными населенными пунктами (поселениями), имеющими телеграфную связь, должны составлять: для телеграмм категории "Президент Российской Федерации" - не более 2 часов; для телеграмм категорий "высшая правительственная", "правительственная" и "срочная" - не более 4 часов. для телеграмм категории "обыкновенная" - не более 12 часов. Сроки прохождения телеграмм, адресованных в населенные пункты (поселения), оборудованные средствами факсимильной (телефонной) связи, должны составлять не более 12 часов. Сроком прохождения телеграммы является время с момента ее приема в пункте подачи до момента: вручения телеграммы адресату; вручения телеграммы уполномоченному лицу в пункте назначения (для телеграмм, адресованных организациям, а также направляемых по адресу войсковых частей, речных судов либо по месту временного нахождения граждан); передачи телеграммы в организацию почтовой связи (для телеграмм вида "почтой заказное" и телеграмм до востребования и с указанием номера абонементного ящика); передачи телеграммы в пункт назначения (для телеграмм, направленных по адресу полевых почт и морских судов); передачи телеграммы на абонентскую установку сети Телекс; передачи телеграммы по адресу электронной почты; передачи телеграммы адресату на факсимильную установку; передачи содержания телеграммы адресату по телефону; доставки телеграммы в почтовый ящик или абонентский шкаф адресата (при наличии письменного заявления адресата).

Срок вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы с отметкой "уведомление телеграфом" должен быть не более 24 часов с момента вручения телеграммы. Срок вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы с отметкой "уведомление телеграфом срочное" должен быть не более 12 часов с момента вручения телеграммы. В сроки прохождения телеграмм (вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы) не включается время, в течение которого в соответствии с установленным режимом работы отделения связи (пункта коллективного пользования, пункта связи и прочих мест оказания услуг телеграфной связи) в пункте назначения не осуществляется доставка телеграмм, время пересылки телеграмм средствами почтовой связи, а также время, в течение которого телеграммы (уведомления) не могут быть доставлены по причинам и обстоятельствам, зависящим от адресата. Порядок оказания услуги "международная телеграмма" 68. Оказание услуги "международная телеграмма" осуществляется путем передачи телеграмм в те страны, перечень которых устанавливается администрацией связи или оператором связи, определенным в качестве международного оператора телеграфной связи Российской Федерации, с учетом условий и ограничений, установленных администрациями связи или международными операторами телеграфной связи зарубежных стран. 69. Международные телеграммы принимаются от пользователя только в пунктах связи, определенных для этих целей оператором связи (пункты подачи международных телеграмм). Пункты подачи международных телеграмм должны находиться в административных центрах субъектов Российской Федерации и административных центрах муниципальных районов. В пунктах связи, не осуществляющих прием от пользователей международных телеграмм, оператором связи должно обеспечиваться информирование пользователей о месте нахождения ближайшего пункта подачи международных телеграмм. 70. В случае если это предусмотрено двусторонними или многосторонними соглашениями между администрацией связи или международным оператором телеграфной связи Российской Федерации с администрациями связи или международными операторами телеграфной связи государств - участников СНГ, Латвийской Республики, Литовской Республики и Эстонской Республики, порядок предоставления услуги "международная телеграмма" может соответствовать порядку предоставления услуги "внутренняя телеграмма" с учетом ограничений, установленных этими соглашениями. Международные телеграммы, адресованные в указанные страны, должны приниматься от пользователей во всех пунктах подачи внутренних телеграмм. 71. Международные телеграммы подразделяются на следующие категории: телеграммы, относящиеся к безопасности человеческой жизни (с отметкой "SVH"); правительственные телеграммы с приоритетом (с отметкой "ETATPRIORITE"); правительственные телеграммы без приоритета (с отметкой "ETAT"); метеорологические телеграммы (с отметкой "OBS");

телеграммы, касающиеся лиц, предусмотренных Женевскими конвенциями от 12 августа 1949 г. (с отметкой "RCT"); обыкновенные частные телеграммы (без отметки). Право подачи указанных категорий телеграмм, за исключением обыкновенных частных телеграмм, имеют пользователи или группы пользователей, перечни которых определены Уставом и Конвенцией Международного союза электросвязи (МСЭ). Право подачи обыкновенных частных телеграмм имеют любые пользователи. 72. При оказании услуги "международная телеграмма" операторы связи должны обеспечивать: для отправителей - прием телеграмм с целью их передачи в зарубежные страны для последующей доставки адресатам; для адресатов - доставку (вручение) телеграмм, поступивших из зарубежных стран. Отправитель должен обеспечивать правильное оформление международных телеграмм и оплату оказываемых услуг. Порядок подачи международных телеграмм, адресованных в зарубежные страны, и доставки международных телеграмм, адресованных в пункты назначения на территории Российской Федерации, аналогичен порядку подачи и доставки телеграмм, передаваемых в пределах территории Российской Федерации, с учетом особенностей, предусмотренных настоящими Правилами. 73. Пользователю предоставляется право подачи обыкновенных частных телеграмм следующих видов (если это не запрещено страной назначения): "на художественном бланке "люкс" (с отметкой LX); "на художественном бланке по случаю траура" (с отметкой LXDEUIL); "заверенная оператором связи" (без отметки). 74. Оператор связи по желанию пользователя должен оказывать следующие услуги, технологически связанные с услугами телеграфной связи: а) отправителю после передачи международной телеграммы (но не позже 2 месяцев со дня подачи телеграммы) - получение копии поданной телеграммы, засвидетельствованной должностным лицом оператора связи и печатью "Для телеграмм" (не допускается засвидетельствование копии, снятой отправителем); б) адресату по письменному заявлению, поданному до получения международной телеграммы (телеграмм): сохранение международной телеграммы до востребования в течение 2 месяцев сверх установленного срока; досылка и доставка международной телеграммы (телеграмм) по другому указанному адресатом адресу; доставка международной телеграммы до востребования по указанному адресатом полному адресу; регистрация условного (сокращенного) адреса. 75. Текст международной телеграммы должен быть написан на любом языке, разрешенном страной назначения, латинскими буквами. Фамилия, имя и адресные данные отправителя, указываемые после содержания международной телеграммы, могут быть написаны буквами русского или латинского алфавита.

76. Международные телеграммы могут быть направлены, если это разрешено страной назначения, с указанием: полного адреса; условного (зарегистрированного) адреса; "до востребования"; номера абонементного ящика; в адреса морских судов (через береговые станции зарубежных стран); номера абонентской установки сети Телекс; телефонного номера; номера абонентской установки службы Телетекс; номера факсимильной абонентской установки. 77. Адресные данные указываются в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже); место нахождения (жительства) адресата; пункт назначения и название страны (должны быть выделены отдельной строкой адреса). В подаваемых международных телеграммах написание адресных данных определяется отправителем. При этом адрес телеграммы должен содержать все сведения, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В случае если адрес телеграммы содержит неполные сведения, международные телеграммы принимаются с риском для отправителя, при этом за последствия отвечает отправитель. 78. Международные телеграммы должны доставляться адресатам на бланке "международная телеграмма". Форма бланка "международная телеграмма" устанавливается Министерством информационных технологий и связи Российской Федерации. 79. Сроки прохождения обыкновенных частных телеграмм и правительственных телеграмм без приоритета от пункта подачи до пункта назначения должны составлять: для телеграмм, адресованных в страны Европы или поданных в этих странах, - не более 12 часов; для телеграмм, адресованных в страны Америки, Азии, Африки, Австралии и Океании или поданных в этих странах, - не более 24 часов. Сроки прохождения телеграмм, относящихся к безопасности человеческой жизни, правительственных телеграмм с приоритетом и метеорологических телеграмм от пункта подачи до пункта назначения должны составлять: для телеграмм, адресованных в страны Европы или поданных в этих странах, - не более 6 часов; для телеграмм, адресованных в страны Америки, Азии, Африки, Австралии и Океании или поданных в этих странах, - не более 12 часов. В указанные сроки не входят: время, в течение которого отделение связи в пункте назначения международной телеграммы не осуществляет доставку телеграмм; время пересылки международной телеграммы почтой или курьером в стране назначения. IV. Особенности оказания услуги "телекс"

80. Услуга "телекс" оказывается юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям на основании договора об оказании услуг телеграфной связи с закреплением за ними абонентского номера из ресурса нумерации национальной сети Телекс, выделенного оператору связи. 81. Оператор связи при оказании услуги "телекс" должен обеспечивать пользователям возможность установления временного соединения и обмена сообщениями как внутри страны (национальный телекс), так и с абонентами сети Телекс зарубежных стран (международный телекс). Взаимодействие абонентов сети Телекс, установление соединений и обработка сообщений на международной и национальной сетях Телекс производятся в установленном Министерством информационных технологий и связи Российской Федерации порядке. V. Права и обязанности оператора связи 82. Оператор связи имеет право: по своему усмотрению расширять перечень услуг, технологически связанных с услугами телеграфной связи и повышающих их потребительскую ценность; требовать от пользователя оплаты оказанных ему услуг телеграфной связи. 83. Оператор связи вправе в случае нарушения пользователем требований, установленных законодательством Российской Федерации, настоящими Правилами и договором об оказании услуг телеграфной связи приостановить оказание услуг телеграфной связи до устранения нарушений. В случае неустранения пользователем таких нарушений в течение 6 месяцев со дня получения им от оператора связи уведомления (в письменной форме) о намерении приостановить оказание услуг телеграфной связи, оператор связи вправе в одностороннем порядке расторгнуть указанный договор. При этом пользователь обязан возместить оператору связи причиненные ему убытки. 84. В случае нарушения абонентом обязательств по оплате услуги "телекс", установленных договором об оказании услуги телеграфной связи, оператор связи вправе осуществлять расчеты при оказании такой услуги на основании показаний оборудования связи, учитывающего объем оказанной услуги. 85. Оператор связи обязан оказывать пользователям услуги телеграфной связи в соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящими Правилами, национальными стандартами, лицензией и договором об оказании услуг телеграфной связи. VI. Права и обязанности пользователей 86. Пользователь имеет право: передавать и (или) получать сообщения телеграфной связи либо отказаться от их получения, если иное не предусмотрено федеральными законами; отказаться от оплаты услуг, не предусмотренных договором об оказании услуг телеграфной связи, а если они оплачены, потребовать от оператора связи возврата уплаченной суммы;

имеет право на предоставление ему необходимой и достоверной информации об операторе связи, режиме его работы и оказываемых услугах. 87. Пользователь обязан в полном объеме и в сроки, определяемые договором об оказании услуг телеграфной связи, оплачивать эти услуги. VII. Порядок осуществления расчетов за оказанные услуги телеграфной связи 88. Тарифы на услуги телеграфной связи устанавливаются оператором связи самостоятельно, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о естественных монополиях. 89. Перечень услуг телеграфной связи, тарифы на которые регулируются государством, а также порядок их регулирования устанавливаются Правительством Российской Федерации. 90. Расчеты с пользователями за оказание услуг телеграфной связи ведет оператор связи, оказывающий такие услуги на основании лицензии, или лицо, уполномоченное им на осуществление указанных расчетов на основании договора об оказании услуг телеграфной связи. 91. Все расчеты с пользователями за услуги телеграфной связи на территории Российской Федерации осуществляются в российских рублях. 92. При наличии договора об оказании услуг телеграфной связи оплата производится посредством наличных или безналичных расчетов непосредственно после оказания таких услуг, а также путем внесения аванса или с отсрочкой платежа. При оказании услуги "телеграмма" в пунктах подачи оплата услуги производится непосредственно после подачи телеграммы. 93. Основанием для осуществления расчетов за услуги "телекс" являются условия договора об оказании услуги "телекс" и показания оборудования связи, учитывающего объем оказанных оператором связи услуг. 94. При оказании услуги "телеграмма" (внутренней или международной) оплате подлежат: телеграфное сообщение с учетом количества оплачиваемых слов в телеграмме, категории, вида и страны назначения телеграммы; доставка (телеграфный сбор), зависящая от срока прохождения телеграммы и способа ее доставки (вручения). Услуги, технологически связанные с услугой "телеграмма" и повышающие ее потребительскую ценность, оплачиваются сверх стоимости услуги "телеграмма". 95. Оплате подлежат все слова, образующие содержание внутренней телеграммы (отметки о категории и виде телеграммы, адрес, в том числе номер отделения связи, если таковой имеется, текст, подпись, включая слова, соединяющие части многословной телеграммы). За одно слово в телеграмме считается: каждое слово, написанное в соответствии с правилами грамматики и имеющее самостоятельный смысл, включая частицы и предлоги; каждый отдельно стоящий знак, цифра или буква; знак, написанный полным или сокращенным словом;

цифра, написанная полным словом; не разделенная символьным знаком "-" группа знаков, состоящая из цифр или букв, или смешанная группа. Слова, группы цифр и букв, разделенные символьным знаком "-", считаются за отдельные слова. 96. В количество оплачиваемых слов международной телеграммы включаются все слова, образующие содержание телеграммы (отметки о категории и виде телеграммы, адрес, текст, подпись). За одно оплачиваемое слово в международной телеграмме считается: каждое слово (группа знаков), содержащее не более 10 знаков и не разделенное интервалом; каждый отдельно стоящий знак, цифра или буква. Слово, содержащее более 10 знаков, оплачивается как группа слов. При этом каждые 10 знаков считаются за одно слово плюс одно оплачиваемое слово, если количество знаков в слове не кратно 10. Знак "-", используемый для разделения различных слов или групп знаков, оплачиваемым словом не считается. 97. При расчете стоимости телеграммы вида "схемная" и многоадресной телеграммы (независимо от способа указания адресов) учитывается стоимость всех телеграмм, передаваемых в указанные отправителем адреса, при этом количество передаваемых телеграмм соответствует количеству адресов. 98. В случае невозможности оказания услуг телеграфной связи, возникшей по вине пользователя, услуги подлежат оплате пользователем в полном объеме, если иное не предусмотрено законом или договором об оказании услуг телеграфной связи. В случае если невозможность оказания услуг телеграфной связи возникла по обстоятельствам, за которые ни одна из сторон не отвечает, пользователь возмещает оператору связи фактически понесенные этим оператором расходы, если иное не предусмотрено законом или договором. VIII. Порядок предъявления и рассмотрения жалоб и претензий пользователей 99. Пользователь вправе обжаловать решения и действия (бездействие) оператора связи, связанные с оказанием услуг телеграфной связи. 100. Оператор связи обязан иметь книгу жалоб и предложений и выдавать ее по первому требованию пользователя. 101. Рассмотрение жалоб пользователей осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. 102. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора об оказании услуг телеграфной связи, пользователь до обращения в суд предъявляет оператору связи претензии. 103. В течение месяца со дня подачи телеграммы предъявляются претензии по вопросам, связанным с недоставкой или несвоевременной доставкой телеграммы либо искажением ее текста, изменяющим смысл телеграммы. Претензии предъявляются в письменной форме и подлежат обязательной регистрации оператором связи в установленном порядке.

104. Претензии предъявляются к оператору связи, заключившему договор об оказании услуг телеграфной связи или отказавшему в его заключении. Претензии по вопросам, связанным с приемом или вручением (доставкой) телеграмм, могут предъявляться как к оператору связи, принявшему телеграмму, так и к оператору связи по месту назначения телеграммы. 105. К претензии прилагается копия договора об оказании услуг телеграфной связи или иного удостоверяющего факт заключения указанного договора документа (квитанции, чека контрольно-кассовой машины, описи подаваемых телеграмм, телеграммы, доставленной адресату) и иные документы, которые необходимы для рассмотрения претензии по существу и в которых должны быть указаны сведения о неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательств, предусмотренных договором об оказании услуг телеграфной связи, а в случае предъявления претензии о возмещении ущерба - о факте и размере причиненного ущерба. 106. Претензия должна быть рассмотрена не позднее чем через 60 дней с даты ее регистрации. О результатах рассмотрения претензии должно быть сообщено лицу, предъявившему ее в письменной форме. 107. При отклонении претензии полностью или частично либо при неполучении ответа в установленный для ее рассмотрения срок пользователь имеет право обратиться в суд. 108. Право на предъявление претензии имеют: пользователь - по обязательствам, вытекающим из договора об оказании услуг телеграфной связи; пользователь, которому отказано в оказании услуг телеграфной связи; отправитель и адресат в случаях, связанных с недоставкой или несвоевременной доставкой телеграммы либо искажением текста, изменившим смысл телеграммы. IX. Ответственность сторон 109. Оператор связи несет ответственность перед пользователем за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, предусмотренных договором об оказании услуг телеграфной связи, оказание услуг телеграфной связи ненадлежащего качества, нарушение срока оказания таких услуг и срока устранения недостатков, предоставление недостоверной информации об услугах телеграфной связи и об исполнителе этих услуг в порядке и размерах, предусмотренных законом или договором об оказании услуг телеграфной связи. 110. При нарушении оператором связи срока оказания услуг телеграфной связи и при обнаружении недостатков в оказании услуг телеграфной связи пользователь вправе по своему выбору потребовать: безвозмездного устранения недостатков; уменьшения размера платы за оказанные услуги; повторного оказания услуг без дополнительной оплаты. Если в установленный срок недостатки в оказании услуг телеграфной связи не устранены оператором связи или если обнаружены существенные недостатки при оказании услуг телеграфной связи, пользователь вправе расторгнуть договор об оказании услуг телеграфной связи.

111. Оператор связи несет ответственность за искажение текста телеграммы, изменившее ее смысл, недоставку телеграммы или ее вручение адресату по истечении 24 часов с момента подачи в размере внесенной платы за телеграмму, за исключением телеграмм, адресованных в поселения, в которых отсутствует сеть электросвязи. 112. Оператор связи освобождается от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, предусмотренных договором об оказании услуг телеграфной связи, если будет доказано, что такое неисполнение или ненадлежащее исполнение произошло по вине пользователя либо вследствие действия непреодолимой силы.

Примеры оформления телеграмм: Оформление телеграмм для передачи по Российским сетям связи МТРФ/ФАМРТ Т/Х «ЮЩЕНКО» 015 18/18 04/08 11:20= 213511 ПРИМОРСКИЙ КРАЙ НАХОДКА 03 УЛ ЛЕНИНСКАЯ Д 5 КВ 43 ТАРАСЕНКО ИН- ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ= 040801 КМ ПУТИН- НННН

Аббревиатура в первой строке обозначает пинадлежность к Мин. транс., далее название судна. Цифра 015 в примере указывает номер телеграммы с начала месяца. 18/18 обозначает количество фактических/тарифных слов. Фактические слова – слова отделенные от других знаком пробела. В случае если длина фактического слова больше 10 знаков, то каждые 10 знаков - отдельное тарифное слово и остаток – еще одно тарифное слово. Цифры 04/08 11:20 указывают дату и время принятия телеграммы к отправке.

Во второй троке первые шесть цифр указывают телеграфный индекс места назначения. Телеграфный индекс не совпадает с почтовым, и берется из справочника. Если населенный пункт не является областным центром, необходимо указать название административных подразделений. После указания населенного пункта, указываются две последние цифры почтового индекса ближайшего почтового отделения. Адрес и фамилия адресата в обычном формате.

Текст телеграммы в обычном формате. Знаки препинания можно указывать как в обычном тексте.

Подписной номер капитана обычно состоит из из даты и номера телеграммы с начала суток.

Аббревиатура НННН в конце сообщения обязательна.

Оформление телеграмм для передачи по международным сетям связи MSG 01 06/03 1125 номер с начала суток, дата, время UTC TO: SINAGENT куда (адрес) ATTN: MR LEE кому (необязательно) CC: PRIMFES куда адресована копия (необязательно) ATTN: MR UKHIN кому адресована копия (необязательно) FROM: M/V ANGARA/UCQZ откуда REM: BUNKER тема (необязательно) DEARS SIRS, текст PLS BE ADVISED THAT M/V ANGARA ETA TO SINGAPURE PORT 10/03 1800 LT. SUPPLY MY VESSEL DO 30 MT, FO 140 MT, FW 30 MT.= BRGDS MASTER- подпись NNNN конец сообщения

Задания по лабораторной работе № 5. Задание Часть 3. Стандарты оформления судовых документов

Оформить комплект документации: приказ, протокол, докладная или объяснительная записка, акт, письмо на английском и русском языках по следующему поводу № вар-та

Что требуется заказать Название компании

Имя судна

Ф.И.О. капитана

0 Деньги в порту Сингапур в агентской компании SinAgent. Агент Mr. Lee

EastTrade Shipping

South Star Кривонос М.Б.

1 Ремонт динамо-машины левого борта в порту Магадан. Агент Чужинов Н.И.

Yu Son Lee Shipping

Noth Pole Коробко А.С

2 Мед. помощь для 3 помощника Полева С.М. в порту Анкоридж. Агент Тулунин П.А.

ДВ Флот Eagle Аксютин А.К.

3 Ремонт спутниковой станции Inmarsat-C в порту Ханой Агент Филенко О.И.

ООО "Марлин"

Анформида

Анищенко В.Н.

4 Смену 2 мех. Команец А.Н. в порту Тиба (окончание контракта). Агент Мr. Yodo

Сахалин Shipping

Везувск Сидоренко Н.М.

5 Провизию на переход Мадрас-Коломбо. Агент Буланго Ю.

Конфидор ЛТД

Георгий Попов

Кузнецов А.Н.

6 Медикаменты на переход Хьюстон-Квебек. Агент Mr. B. Seagull

КБОР ХК Глобино Дударев А.Н.

7 Смену повара Черняева А.Н. в порту Токопилья (употребление алкоголя). Агент Лузан Н.П.

ОАО «Восток»

Горизонт Тулунин С.М.

8 Бункер на переход Мельбурн-Сидней Агент Mr. N. Clumer

ООО «Курильск»

Григорий Терентьев

Ягодин Д.П.

9 Ремонт в порту Бушир (пробоина трюма №2)/ Агент Дмитре А.О.

СК «Галеон-96»

Sea Lion Данилов С.А.

Решение Часть 3. Стандарты оформления судовых документов

Унификация и стандартизация управленческой документации Процесс управления включает следующие типовые документируемые

операции: 1) Сбор и обработка документируемой информацией 2) Подготовка решения 3) Принятие и документирование решения 4) Доведение решения до исполнителя 5) Исполнение решения 6) Контроль исполнения 7) Сбор информации об исполнении 8) Передача информации по горизонтальным и вертикальным связям 9) Хранение и поиск информации Каждая из этих операций реализуется оформлением, какого - либо

документа. Термин делопроизводство характеризует совокупность работ по

документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов.

Понятием документ определяется информация, записанная любым способом на любом материальном носителе, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизация их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решений вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы

документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Виды документов и их классификация

ГОСТом документ определяется как – материальный объект с

закрепленной информацией, созданный человеком для передачи ее во времени и пространстве. Документ может быть получен следующим образом: посредством письма, рисунка, графики, фотографии и звукозаписи. Зафиксировав информацию, тем самым обеспечивается ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и возвращение информации во времени.

Все виды документов по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1) По общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельности. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2) Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются: 1. по наименованиям – служебные письма, приказы, протоколы, акты,

докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными;

2. по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц, так же это документы издаваемые внутри организации и отправляющиеся за ее пределы);

3. по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

4. по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для групп однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

5. по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

6. по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

7. по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты; 8. по средствам фиксации – письменные, графические,

фотокинодокументы и т.д. Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный

экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Оформление конструкторской документации согласно ГОСТ 2.105 – 95. Общие требования к оформлению текстовых документов

2 Общие положения Текстовые документы выполняются на одной стороне листа белой бумаги

формата А4 (210х297), соблюдая следующие размеры полей: левое не менее 30 мм, правое не менее 10 мм, верхнее не менее 15 мм, нижнее не менее 20 мм, в поле переплет устанавливается значение 0.

Текст документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 10-12, красная строка – 1,5см; выравнивание по ширине; межстрочный интервал – 1,5; автоматический перенос слов.

Количество строк сплошного текста должно быть 28-30 строк.

Счет страниц в документе начинается с самой первой его страницы. При этом на листах задание (на описываемый проект), аннотация (реферату) номера страницы не присваивается, и поэтому они не вписываются в содержание.

Нумерация листов документа и приложений, входящих в состав документа, должна быть сквозной. Страницы текстового документа нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу без черточек и точек на расстоянии 10 мм от края листа, соблюдая разрядность цифр. Слово “стр.” не пишется.

Титульный лист, включается в общую нумерацию документа. На титульном листе номер не ставят. Опечатки, описки и графические неточности допускается исправлять аккуратной подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом. Допускается до трех исправлений на одном листе. Повреждение листов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графики) не допускаются.

Реквизиты документов и их оформление Каждый документ состоит из отдельных элементов, получивших название

реквизиты. Совокупность реквизитов определенным образом расположенных в

документе составляет его формуляр. Различные виды документов содержат различный набор реквизитов,

которые определяются назначением документа. Формуляр характерный для определенного вида документов называется

типовым формуляром. При создании унифицированной системы документации разрабатывался формуляр-образец. Он содержит все реквизиты, входящие в конкретный документ.

По ГОСТу существует 29 реквизитов. На одних документах присутствуют одни реквизиты на других другие. Документы могут оформляться на бумаге формата А4(210 х 297) и А5(148 х 210).

ГОСТом устанавливаются поля для документов, их размеры указаны на формулярах образцах:

Бланк документа – это стандартный лист бумаги на котором

воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации .

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05, Об, 07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11 ,12,14,17,18,19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.

При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

Не заполняемые реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации (ставятся на документах государственного назначения: федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ и т.д.)

2. Герб субъекта Российской Федерации (ставятся на документах государственного назначения, исходящих от органов государственной власти республики, краев, областей, городов федерального назначения и т.д.)

3. Эмблемы организации (условное, или символьное обозначение, она должна быть зарегистрирована) 6. Наименование организации. Здесь указывается полное наименование с указанием министерства (выше стоящую организацию можно указывать сокращенно, если сокращение указано в учредительных документах в ином случае указывается полностью), организации и структурного подразделения. Все наименования указываются в порядке подчиненности и даются в именительном падеже. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положение об организации) и располагают ниже наименования на русском языке. Наименование организации указывается прописными буквами. 7. Справочные данные об организации. Справочные данные должны содержать почтовый адрес, номера телефонов, телефакс, номер банковского счета(если нужно), адрес электронной почты и др. данные по усмотрению организации.

8. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД (унифицированная система организационно-распорядительной документации) и ОКУД (общероссийский классификатор управленческой документации) например: приказ, пояснительная записка, протокол и тд.. При оформлении записывается прописными буквами.

12. Место составления или издания. Этот реквизит заполняется в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации» в таком случае этот реквизит заполняется в соответствии с административно территориальным делением, указывая обозначения «г.» (город), «п.» (поселок), «кр.» (край) и т.д., и включает только общепринятые сокращения в названиях. Обычно при оформлении этого реквизита он опускается на строку ниже 09,10 реквизита. При обозначении городов Москвы и Санкт-Петербурга в реквизите сокращение «г.» не употребляется.

Заполняемые реквизиты: 4. Код организации проставляют по Общероссийскому

классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код присваивается во время регистрации предприятия и он состоит из восьми знаков.

5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатываемых ведущими министерствами и ведомствами, с целью сокращения применяемых форм документов, исключения из обращения не унифицированных форм. Т.е. существуют готовые формы документов для заполнения информацией. Код состоит из семи знаков и одного знака контрольного числа. 9. Дата документа. Дата ставится при завершении оформления документа в момент регистрации, как правило, это выполняет секретарь, если маленькая организация или обычно канцелярский отдел в крупных организациях, где хранятся все копии документов. Дата совпадает с датой последнего подписания или утверждения и отправления документа. Исключение для протокола – это дата заседания и для акта – это дата события (проверка, уничтожение и т.д., если проверка длится несколько дней, то ставится дата завершения). Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности день месяца, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами цифр, например: дату 5 января 2000г. следует оформлять 05.01.2000, так же допускается оформление словесно- цифровым способом, например: 5 января 2000г., а так же даты в следующей последовательности год, месяц, день месяца – 2000.01.05.

10. Регистрационный номер документа, это порядковый номер документа от начала года. Для учебных заведений это номер от начала учебного года. Обычно это порядковый номер, но по усмотрению организации можно его дополнять индексом дела по номенклатуре, информацией о исполнителях, подразделении и т.д., как правило это выполняется для писем, докладных записок т.е. документов индивидуального характера. Рег.номер – это условное цифровое обозначение, реже буквенно – цифровое, проставляемое при регистрации документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: № 72/85.

Всероссийский научно-исследова-тельский институт документоведе-ния и архивного дела 101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д.7а

301264, Тульская обл., Киевский р-н, г. Липки, ул. Садовая, д.5, кв.12 И.П. Калинину

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка включает рег. номер и дату входящего документа, на который дается ответ. По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно предоставляются руководителю или в то структурное подразделение откуда документ был отправлен для принятия решения.

13. Гриф ограниченного доступа к документу (секретно, конфиденциально, лично и др.) поставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. Для тайной государственной информации используются три степени секретности: секретно, совершенно секретно и особой важности, использование установленных грифов секретности на документах не содержащих государственной тайны, не допускается. Для служебного обозначения используют такие грифы: для служебного использования, конфиденциально, лично, только адресату и т.д.

14. Адресат. Указание получателя. В этот реквизит могут входить следующие части: наименование учреждения, организации, предприятия. Наименование структурного подразделения с указанием должности получателя, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес. Состав этого реквизита меняется в зависимости от вида составляемого документа. Для внутренних документов указывается либо название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название подразделения входит в название должности (кому? В дательном падеже.). Если в организацию, то всё указывается в именительном падеже. Если известна должность получателя и имя должностного лица, то полностью указывается адрес, имя и должность получателя в дательном падеже. Полный адрес с указанием почтового, указывается при рассылке разовому получателю.

Примеры: АОЗТ «Болшевский текстиль»

Бухгалтерия Старшему экономисту А.С. Николаеву

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, хотя в практике все более широкое применение находит вариант адресования с «обратным» расположением частей.

И.П. Калинину ул. Садовая, д.5, кв.12,

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АОЗТ «Болшевский текстиль» Личная подпись И.В. Сергеев 12.09.2000

г. Липки, Киевский р-н, Тульская обл., 301264

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным

лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф должен содержать слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Оформляется реквизит с выравниванием по левому краю со смешением в право, допускается так же размещение в правой стороне с выравниванием относительно самой длинной строки.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор АОЗТ «Болшевский текстиль» Личная подпись И.В. Сергеев

12.09.2000 16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения,

постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется (т.е. от руки) на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

А.В. Зайевой, П.С. Никитину Прошу подготовить проект генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2000 Личная подпись 05.11.2000

Допускается оформление резолюций на отдельном листе. 17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа

указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета». Заголовок располагается слева над текстом документа

без абзацного отступа, объем его не должен превышать 5 строк с длиной в 28 знаков, в конце заголовка точка не ставится.

18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль». Отметка располагается слева на одном уровне с заголовком к тексту и резолюцией.

19. Текст. 20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения,

названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их

названия, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложения: 1. Штатное расписание на 4л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3л. в 3 экз. На самих же листах приложения делается пометка в правом верхнем углу

с выравниванием по левому краю, допускается выравнивание относительно самой длинной строки. Пример:

Приложение 1 (можно ПРИЛОЖЕНИЕ 1) к_____________ (указывается документ) от________№_____ 21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности

лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, первая выше последующей. Например:

Директор завода Подпись В.В. Волков Главный бухгалтер Подпись В.М.

Семенова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их

подписи располагают на одном уровне. Например: Заместитель министра

Заместитель министра связи РФ Подпись А.В. Смирнов

транспорта РФ Подпись А.А. Петров В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,

подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, Например:

Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Куликов Члены комиссии Личная подпись К.М. Артемьев Личная подпись С.П. Матвеев 22. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое

пишется прописными буквами, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования используется при внешнем согласовании. Гриф располагается на лицевой стороне слева ниже реквизита «Подпись», если документ имеет два грифа согласования тогда их располагают на одном уровне – слева и справа. В случае если необходимости согласование в нескольких организациях то может оформляться лист согласования, тогда на месте отметки о наличии приложения, делается запись «Лист согласования прилагается»

23. Виза согласования, оформляется так же, как и гриф согласования, только не содержит слово СОГЛАСОВАНО. Виза является формой внутреннего согласования.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов 25.01.2000 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются

к документу. Для документа подлинник которого остается в организации, визы

проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа. Для документа подлинник которого отправляется из организации, визы

проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

24. Печать. На документах, удостоверяющих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а так же специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью

(гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

Верно Инспектор отдела кадров Подпись А.С.

Смирнов 10.02.2000 При пересылке копий документов в другие организации или выдаче ее на

руки заверительную подпись удостоверяют печатью. 26. Отметка об исполнителе. Этот реквизит содержит информацию о том

человеке, который составил этот документ, а именно фамилию имя отчество и номер его телефона. Пометка может располагаться на лицевой стороне последнего листа или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа в организацию располагается в нижней части первого листа документа и содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Допускается проставлять отметку о поступлении в виде штампа.

29. Идентификатор электронной копии документа является отметка, проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в организации.

Требования к бланкам документов и оформлению документов

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

-- общий бланк; -- бланк письма; -- бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов,

кроме письма. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица

проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны

листа.

Требования к оформлению организационно-распорядительных (управленческих) документов

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимающей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями

(авторами документа), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Требования к бланкам документов и оформлению документов согласно ГОСТ Р 6.30-97

Документы изготовляются на бланках. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты:

01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документа.

Отметки в виде «уголков» и «крестиков» служат ориентирами при оформлении документов – указывают начало и конец размещения реквизитов («уголки»), отмечают места для пробивки отверстий под обшивку документов («крестики»).

Находят широкое применение два основных формата бланков документов – А4 и А5; используют также бланки форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Размеры и назначение форматов приведены в таблице:

Формат Размеры, мм Применение А3 297х420 Для больших таблиц, схем, диаграмм,

приложений А4 А5

210х297 148х210

Приказы, письма, акты, протоколы и другие организационно-распорядительные документы

А6 105х148 Разного рода справки Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него,

должен иметь поля не менее, мм.: 20 – левое; 10 – правое; 15 – верхнее; 20 – нижнее.

Расположение и границы зон реквизитов, в частности, на формате А4 по ГОСТ Р 6.30-97, согласно формулярам – образцам: продольного или углового, которые были даны во второй лекции: «Реквизиты документов и их оформление».

Реквизиты 01,02,03 располагаются над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06,07,08,12, ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

- фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

В целях экономного размещения реквизитов и их составных частей относительно друг друга рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов в зависимости от формата документов;

Формат ОРД Межстрочный интервал для текста для отделения друг

от друга составных частей реквизитов

для отделения реквизитов друг от

друга А4 1,5* 1,5 3(4)** А5 1,5(1) 1,5(1) 3,2(4)

* Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала. ** В скобках приведены значения интервалов, которые допускаются наряду с основными. Указанные первыми интервалы предпочтительнее. Бланки документов постоянного применения, содержащих типовую информацию, могут иметь трафаретные части текста, которые при подготовке документа заполняются переменной информацией. Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и следующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют по середине верхнего поля листа.

Организационная документация

Все государственные, муниципальные и частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного

спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерства, ведомства), муниципальных предприятий - районными или городскими администрациями. Уставы частных предприятий утверждаются владельцами, коллективами далее утверждаются в областной (краевой, городской и т.п.) администрации. В оформлении устава должны присутствовать следующие реквизиты: 6-министерство, 7-организация, 10-вид документа, 12-индекс, 11-дата, 14-место издания документа, 17-гриф “утверждаю”, 21-текст, 23-подпись.

В реквизите текст необходимо предусмотреть следующие разделы: общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная и коммерческая деятельность, имущества и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. Эти разделы могут изменяться (уставы, капитал, акции, ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т. д.).

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов. (положения о министерствах РФ, положения о ГИБДД, положения об общем отделе администрации области). Кроме того, могут издаваться положения по конкретным вопросам (например положение о проведении конкурсов). Положения бывают:

1) типовые (которые разработаны для системы учреждений) 2) индивидуальные (разработанные для отдельной организации) Реквизиты положения: 6-министерство, 7-организация, 8-структурное

подразделение, 11-дата, 12-индекс, 10-вид документа, 14-место издания, 17-гриф “утверждено”, 19-заголовок, 21-текст, 23-подпись, 24-отметка о согласовании.

В реквизит текст включаются следующие разделы: общая часть, основные функции, права, порядок организования и др.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утвержденный его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, предприятий, организаций, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются

также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распределения документов.

Реквизит 19 – это заголовок инструкции. Он должен четко очерчивать круг вопросов, объектов, лиц, на которых распространяются ее требования (“должностная инструкция инспектору по контролю”). Реквизит 21 – текст, разбивается по определенной логической схеме на пункты и подпункты, начинается с раздела “общие положения”, где указаны цели и задачи, область распространения инструкции, порядок применения и др. общие разделы. Инструкция является документом постоянного и длительного действия до издания новой инструкции. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждена (рекв. №17) специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.

На инструкции может быть пометка, что она является приложением к

распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом в нем устанавливается срок введения инструкции (сроком может быть день подписания), перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Распорядительные документы. Одна из форм исполнительно распорядительной деятельности организаций,

учреждений, предприятий это издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: 1) администрации учреждений и предприятий – это приказы, инструкции указания; 2) документы кооперативных органов – решения; 3) общественных организаций – постановления и распоряжения. Решения, постановления и приказы издаются, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений или приказов.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллективного управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения. В законе о местном самоуправлении постановление – это правовой акт, издаваемый главой администрации.

Решения – это правовой акт, принимаемый коллегией министерства или ведомства, или научным советом и т.д.

Распоряжение – это акт управляющего государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоения должностному лицу, государственному органу, компетенция, имеющая обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжение является подзаконным актом. Распоряжения делятся на две группы: 1) распоряжения общего длительного действия; 2) распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Их издают министерства, правительство, администрации краев и т.д.

Указание – это распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. акций. Подписать указания могут зам. Руководителя предприятия или руководитель структурного подразделения, если это в пределах их компетенции.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управления организаций и т.д. , действующих на основе единоначалия. Приказы издаются для решения основных оперативных задач, стоящих перед данными органами. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений и может быть актом применения норм права (пример: назначение на должность). Приказ является самым распространенным видом распорядительных документов, применяемых в практике. Он издается по вопросам: 1)создание, ликвидация, реорганизация учреждений или структурных подразделений; 2) утверждение положений, инструкций, правил; 3) по всем вопросам внутренней жизни; по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения; 5) руководство ставит перед работниками основные задачи и указывает пути решения принципиальных вопросов.

Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положение, противоречащее закону. Распорядительные документы подготавливаются в целом аналогично, различия возникают на последней стадии оформления документов. Отражает результат коллегиальной деятельности и единоначалия. Можно выделить 3 стадии подготовки распорядительного документа: 1)изучение существа вопроса и

подготовка документа; 2) стадия обсуждения и принятия документа на заседании коллегиальных органов; 3) согласования документа и его подписания. Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в устанавл. порядок работы с документами. Подготовка проекта распорядительного документа поручается: 1) одному или нескольким структурным подразделением; 2) отдельным должностным лицам; 3)могут создаваться рабочие группы.

Высокое качество документа – это достаточная компетентность лиц, его готовящих (глубокое знание вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысль). Разработка проекта начинается со сбора необходимой информации по существу вопроса. Используются информационно-справочные документы (отчеты, справки). Изучив и собрав материал, получив ясность по существу вопроса и определив цель, приступают к составлению проекта. Внимание следует сконцентрировать на формулировке основных положений конкретного решения. Сначала делают черновик, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования. Текст состоит из двух независимых частей: констатирующей и распорядительной. Первая является введением в существо вопроса и предназначена объяснить, чем вызвано издание документа. В ней перечисляются факты, события, их оценка, пересказ акта вышестоящего органа, в исполнение которого издается документ, т.е. перечисляются вид акта, номер, дата, заголовок; эта часть может отсутствовать.

Вторая часть: даются основные выводы, распоряжения излагаются в повествовательной форме (приказываю …). Начинается словами: постановление - Постановляет, решение – Решает, распоряжение – Предлагает, приказ – Приказывает. Эти слова - печатными или прописными буквами, или строчными разрядкой (через пробел) идут с нулевого положения табулятора на отдельной строке. Далее следует текст документа с новой строки. Если распорядительная часть предполагает различные действия и различных исполнителей, она делится на пункты. Пункту нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен иметь исполнителя (орган, должностное лицо в дательном падеже), предписываемое действие (глагол в неопределенной форме) и срок его исполнения. В конце текста помещается перечень документов утративших силу или подлежащих изменению. Последний пункт указывает лицо, на которое возложен контроль за исполнение документа. Оформляется на бланке А4. Реквизиты: герб, 1, 6, 7, 10, 11, 12, 14, 19, 21, 23, 24.

Заголовок начинается с предлога о/об. До подписи проект согласуется с заинтересованным учреждением, структурным подразделением и должностными лицами, с исполнителем, юрисконсультом, финансовыми органами. Подписывает проект документа руководитель организации или его заместитель. Постановление и решение должно содержать две подписи: председателя и секретаря.

Документирование деятельности коллегиальных органов Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности,

документируется постановлениями, решениями и распоряжениями.

Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа. Коллегиальные органы - коллегия, совет, правление, комитет. План предусматривает: 1) календарные сроки проведения заседаний; 2) вопросы, подлежащие рассмотрению; 3) фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план рассылается всем членам, заинтересованным организациям и др. заинтересованным лицам.

Требования к составлению и оформлению протокола Протокол – это организационно распорядительный документ,

фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собрании, совещании, конференции и д.р. коллегиальных органов. Протокол ведется на собрании, так же может быть оформлен и после него в течении 5 дней, если существует стенограмма (дословная запись докладов, речей и других выступлений на собрании коллегиальных орг. осуществляемая путем стенографической записи (т.е. спец. символов)) или магнитофонная запись совещания. Протокол ведется секретарем или другим квалифицированным лицом. Полностью оформленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Протокол оформляется на бланке общего назначения формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе поставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например 12 – 14.03.99. Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течении года (в учебном заведении – учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже, например: заседания комиссии, собрания трудового коллектива. Далее идет текст протокола, который делится на две части: вводную, где указывается председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания.

Словом «председатель» начинают протокол; печатается через двойной интервал после заголовка, прямо от начала поля без отступа с прописной буквы. После тире указывается фамилия председателя, инициалы. Так же оформляется слово секретарь. При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается.

Далее перечисляются присутствующие. Если присутствует до 15 чел. постоянно действующего реального органа, то члены указываются обязательно в протоколе в алфавитном порядке через запятую, после этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих, более 15 чел. допускается их состав указывать количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу (например: присутствовали 43 чел. (список прилагается)). На собраниях, конференциях, где принятие решения требует определенного кворума, указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание (например: всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117).

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»). Когда повестка не вносится в текст протокола, то делается ссылочная надпись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть протокола строится по разделам повестки дня. В каждой части могут быть следующие подразделы «Слушали», «Выступили», «Решили» («Постановили»). Эти слова пишут прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.

В завершении части после слова постановили, пишется решение по данному вопросу – кому, что сделать, к какому числу, при выборе должностного лица в протоколе указывается результат голосования.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителя в виде самостоятельных документов – постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов.

Пример: Герб РФ Наименование организации Протокол Дата №_____ ______________________ место издания (указывают, если затруднено его определение по реквизиту

«наименование организации») Заголовок Председатель – Смирнов С.С. Секретарь – Антонова М.И. Присутствовали: 30 чел.(список прилагается) Повестка дня:

1. О порядке подготовки к конференции. Доклад заведующего… 2. О… 1. Слушали:

Соколову А.И. – текст доклада прилагается. Выступили: Иванов М.И. – краткая запись выступления (от третьего лица) Петрова В.Я. – краткая запись выступления (от третьего лица) Постановили:

Одобрить… … 2. Слушали: … Выступили: … Постановили: … Председатель подпись С.С. Смирнов Секретарь подпись М.И. Антонова

Документирование информационно - справочной деятельности

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.

Рассмотрим следующие документы информационно-справочной деятельности:

Справки

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных факторов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места работы, учебы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п. Для их оформления используются унифицированные трафаретные бланки. На них наносятся следующие реквизиты: наименование ведомства, учреждения, вид документа – справка, дата, номер, место составления, адресат, типовой текст, подпись, печать.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и предоставляются в установленные сроки. Справки, отправляемые за пределы предприятия оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения оформляются на чистом листе бумаги, но с предоставлением тех же реквизитов. Подписывается справка лицами, ответственными за ее исполнение.

Докладные и объяснительные записки

Докладная записка – это документ адресован руководству данного предприятия или вышестоящего учреждения, информирование его о сложившейся ситуации и имеющих место явлении или факте, о выполненной работе, содержит выводы и предложения составителя.

Докладные записки делятся на внутренние и внешние ( в любое другое учреждение связанное с предприятием). Внутренние оформляются на чистом листе бумаги, внешние на бланке общего назначения с проставлением

одинаковых реквизитов. Внутренние подписывает составитель, внешние руководитель предприятия. Реквизиты такие же как при оформлении справки. Заголовок начинается обязательно с предлога «О» или «Об». Текст делится на две части 1) факторы, явления, ситуация 2) описываются просьбы, предложения.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. Оформляется так же как докладная записка, с содержанием тех же реквизитов.

Акты

Акт- документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведение испытаний; уничтожение дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинается с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут

быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие, и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Например: Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 «О проведении и инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна).

Например: Составлен в 3 экземплярах: 1-й экз. направлен в Минэкономики России 2-й экз. направлен в МПС России 3-й экз. – в дело 05-24. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии

и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Оформление международной деловой корреспонденции

Деловая документация отражает особенности языка, культуры, традиций различных стран. Эти особенности нужно учитывать при составлении совместных документов с зарубежными партнерами и ведении переписки. На расширение международного информационного обмена направлена деятельность по выработке единых правил оформления и обработки деловой документации.

Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО − Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO).

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии "Документация и информация" (ИС05127-1:1983, ИС05127-2:1983,ИС05127-3:1988идр.). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены:

форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм

документов (ИСО 3535:1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990); принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985). Представление дат и времени в документах осуществляется в соот-

ветствии с ИСО 8601:1988. Конверты для корреспонденции установлены ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишется с соблюдением положений ИСО 11180:1993. В разделе 11 приведены сведения о стандартах ИСО, относящихся к области работы с документами. Различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ИСО и российскими стандартами, касаются: требований к проектированию бланков; состава реквизитов; написания реквизитов (лексика, оформление, пунктуация); расположения реквизитов на бланке. Так, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-97) приводятся требования к размещению и оформлению 29 реквизитов, в стандартах ИСО определены правила размещения на документе лишь трех полей (зон): для сведений об отправителе документа (Issuer field); ссылок (Reference field); адреса (Addressfield).

Стандарты ИСО предусматривают, что дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле в верхней части бланка, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка. По ГОСТ Р 6.30-97 эти сведения указываются только в верхней части бланка. Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов. В российском стандарте предусмотрено указание на документе от одного до четырех адресатов.

В международных и отечественных стандартах нет единого подхода и установлению полей документа. В приложении А ИСО 3535:1977 установлены следующие размеры полей и текстовой области (в мм): левое поле - 20; верхнее -10; текстовая область для формата А4 -183х 280; для формата A5 -183х 131.

Поля и разбивка текстовой области бланка

В соответствии с ИСО 8439:1990 на бланке выделяется область текста и поля.

Текстовая область (image area) включает определенное пространство на бланке для помещения сведений, которые могут воспроизводиться, храниться или передаваться.

Поле (margin) бланка представляет собой пространство между краем бланка и текстовой областью. В соответствии с приложением А ИСО 3535:1977 применяются следующие размеры полей (в мм):

левое поле - 20; верхнее поле - 10. Текстовая область для формата А4 составляет (в мм): 183х 280; для

формата A5L-183x131. Указанные размеры могут применяться также для других форматов.

Информация должна располагаться в текстовой области независимо оттого, какой формат бумаги применяется.

Реквизиты письма Международными стандартами определены общие правила разработки

бланков, размеры текстовой области и полей, а также состав и расположение основных реквизитов, размещаемых в верхней части бланка (сведений об отправителе документа, ссылок, адреса).

На практике существует много подходов к расположению реквизитов на бланке письма. Зачастую они отличаются от порядка, установленного в стандартах. Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1. Сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса и др.;

2. Ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line); 3. Дата (Date); 4. "Внутренний адрес" (The Inside Address), включающий наименование

получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес; . 5. Указание на конкретное лицо, "К сведению" (Attention Line); 6. Вступительное обращение (Salution); 7. Заголовок (Subject Line);

8. Основной текст письма (Body of the Letter); 9. Заключительная формула вежливости (Complimentary Close); 10. Подпись (Signature); 11. Указание на приложение (Enclosure); 12. Указание на рассылку копий данного письма (CCNotation). Расположение реквизитов письмо, принятое в зарубежной практике Наибольшее распространение при оформлении писем имеет "блоковый

стиль" (block style), который отличают следующие черты: фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляются в

левом углу сверху; фамилия и должность отправителя письма указываются ниже его подписи; дата пишется справа; отсутствие пунктуации в адресе, а также после заключительной формулы

вежливости; текст печатается от левого поля без отступа, части текста разделяются

увеличенным межстрочным интервалом.

Сведения об отправителе Отправитель документа (Issuer of a document) - юридическое или

физическое лицо, выпустившее документ и несущее ответственность за его содержание.

Бланк письма содержит наименование организации, товарный знак, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса и телефакса. Под названием организации может быть указан род ее деятельности. Например, фирма BRM, занятая совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информацией».

В названиях коммерческих предприятий могут присутствовать слова: Limited (сокращенно Ltd) - компания с ограниченной ответственностью

(Limited liability company). Например: Southern Importers Ltd.

Пример оформления письма по правилам, принятым в зарубежной

практике (с переводом)

Incorporated (Inc.) - корпорация. Например: International Office Equipment, Inc.

Сокращение "& Со." означает товарищество между двумя и более людьми. Если речь идет о семейном концерне, то добавляются слова "сын", "сыновья", "братья". Например: ORVILL& SON Ltd.

Если после названия фирмы нет указанных отметок, то это часто означает, что речь идет о единственном человеке, ведущем дело от своего лица и за свой счет.

Ссылки В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки

("ваша ссылка", "наша ссылка") - цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например:

456/23, где 456 - порядковый номер письма, а 23 - номер отдела; ДС/MR где ДС - инициалы составителя, а МР - инициалы его секретаря.

Если в письме присутствуют обе ссылки, то сначала дается ссылка на поступивший документ, а затем указание о том, как надо ссылаться на данное письмо. Например:

Your reference: 923682-9496 - Ваша ссылка: 923682-9496 или: Yourref. 923682-9496.

Our reference: P1-IHT- Наша ссылка: Р1-1НТ или: Оиггет.:Р1-1НТ. Ссылка может иметь вид: I n your reply please refer to EL/KD/151621 (В Вашем ответе просим

сослаться на EL/KD/151621) In your reply please mention our reference CA/DB (В Вашем ответе просим

упомянуть нашу ссылку CA/DB) Kindly mention Ex. 16/1716 in your reply (Просим упомянуть Ex. 16/1716 в

Вашем ответе) Ourfile№ 12/16/1865 (Наше дело №12/16/1865) Please quote № 161718/AC when replying (В ответе просим сослаться на №

161718/АС) и др. Дата

В иностранной корреспонденции дата письма проставляется обычно в его верхней правой части. Определенные сложности могут возникать при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601:1988 рекомендует цифровой способ оформления даты в следующей последовательности: год, месяц, день:

1999-04-01 В Великобритании принято сначала указывать день, а затем месяц и год. В

США последовательность при написании даты иная: месяц, день, год. В силу

различия английской и американской традиций .при цифровом написании даты могут возникать ошибки в понимании текста письма. Так, дата 10 06 99 в Великобритании будет восприниматься как 10 июня 1999 г., а в США - как 6 октября 1999 г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое написание:

10 June 1999 10 июня 1999 К традиционным британским способам относятся следующие варианты

оформления даты: 15 Feb. 1999 15 February, 1999. В американской традиции принята иная последовательность элементов

даты: February 15, 1999. В письмах на английском языке названия месяцев пишутся с заглавной

буквы; окончания th, rd, nd, st при указании дней не используются. Оформление адреса

Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку и страну назначения. Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны. В соответствии с рекомендациями ВПС количество строк в почтовом адресе должно быть ограничено шестью.

Количество знаков в строке в почтовом адресе должно быть ограничено 30.

Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте ИС011180-1993 содержится лишь рекомендация придер-живаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

1) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица), например мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Пре-восходительство, Ее Величество и т д.;

2) имена/имя, фамилия, приставка к имени: имена (прозвище, особенные имена) в сочетании с фамилией для

различения лиц в семье, например Джон, Майкл, Дуди, Милли и т. д.;

фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи, например Райдер, Смит, Чизмен и т. д.;

приставка к имени, например старший, младший; 3) занятие, функция, по адресу (через): определенное занятие, например инженер, судья, нотариус и т. д.; по

адресу (через). Указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери, по адресу семьи Смит);

4) пун кг доставки: вид улицы (бульвар, авеню, улица, дорога, площадь и т. д.); название улицы (например, Станционная авеню; Станционная улица.

Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит); идентификационный номер на улице; № подъезда или здания, этажа и

квартиры (27/307, подъезд № 27, 4-й этаж, квартира № 7); название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию,

кварталу, башне, комплексу и т. д.; название села, местечка, деревни, квартала, региона (Тикхилл, Док-лендз,

Ерлхэм, Кэмден, Сохо и т. д.); почтовый ящик и номер (для обладателей ящика); общая доставка; 5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование

учреждения, осуществляющего доставку: почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки

местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы, например 75015; ВН212Q;

номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения, например 67 - дорога Беллинзона Аироло; К1А - отправка н а сортировочный участок;

название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения, например Берн 31 (почтовый ящик) и т. д.;

6) название территории или провинции и/или название страны: название региона, графства, района, кантона и т д., например Техас, Йоркшир, Уэльс и т. д.

название страны назначения (Швейцария, Франция, Великобритания, США и т. д.).

Примеры написания адресов частых лиц Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются

следующие элементы: 1) название организации (Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO и тп.); 2) деятельность или изделия (фирма по гражданскому строительству,

общая трастовая компания, продажа семян и т. п.); 3) отдел или подразделение организации: (отдел внешней торговли, отдел

цветных металлов, общий отдел и т. п.); 4) пункт доставки; 5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование

учреждения, осуществляющего доставку; 6) название территории или провинции и/или название страны. Элементы 4, 5,6 адреса для юридического лица указываются так же, как

при написании адреса частных лиц. Если письмо адресуется организации, сначала указывают ее название,

затем почтовый адрес: Continental Supply Company 312 Sixth Avenue New York, N.Y. 11011 USA.

Mr. Erin SIMPERINGHAM 127 Salisbury Road CAMPERDOWN NSW

MR. Adam SIMPERINGHAM 37 Franklin Road Freemans Bay AUCKLAND NEWZEALAND

Mr. Walter EGGERS 3040 Idaho AveNW Apt #621 WASHINGTON D.C. 20016 USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сна чала указывают его фамилию, должность, строкой ниже - название фирмы, затем почтовый адрес: Mr. G.H. Black, Chairman, A.Smith and Cj., Ltd. London SWL 75 С England

Если адресат - мужчина, то перед его фамилией ставят слово Mr. -

сокращенное от Mister - господин. В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращенное Esq. (эсквайр), стоящее после фамилии:

E.F.White.Esq. Перед фамилией следует указывать имя или инициалы: Mr. Harold Brown Mr. A. White Если адресат - женщина, то перед фамилией ставится Mrs. (сокращенное

от Mistress - госпожа) или Miss, если женщина не замужем; Mrs. Rosalinda Jones или: Miss С. Black Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как

они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, наличие звания или ордена:

E.F.Jons, DM (DM - Doctor of Medicine -доктор медицинских наук); A.B.Smith, M.R (M.R - Member of

Parliament- член парламента); G.H.DIack, K.C.YO. (K.C.V.O. - Knight Commander of the Victorian Order - кавалер ордена Королевы Виктории).

Когда фамилия лица, занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом:

Председателю компании Смит энд Ко.Лимитед

Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресе (Chairman - председатель, President - президент, председатель, Managing Director - директор-распорядитель, Secretary - секретарь, Chief Accountant -

The Chairman, A. Smith & Co.,Ltd A.

главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль The (The Chairman, The Secretary и т д.).

Если же известны как фамилия, так и должность адресата, то они пишутся следующим образом:

RC. Джоунсу, председателю компании А.Смитэнд Ко. Лимитед

Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется. При написании

почтового адреса принята следующая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны, например:

"ИндастриалХаус" 34-41 Крейгроуд ' Болтон БЛ4 8ТФ ВЕЛИКОБРИТАНИЯ Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто

сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

American National Standards Institute 11 West 42nd Street 13th floor NEW YORK, N.Y 10036 USA

R.S. Jones, Chairman, A.Smith &

City Bankers Association Mr. lan SCORER 12 Bolingbroke Grove LONDON GREAT BRITAIN SW11 6ER

Примеры описания адреса юридических лиц

Указание на конкретное лицо "к сведению"

Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит "адрес" является внесение их в графу "К сведению".

Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, если автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу Эта отметка - указание на конкретное лицо - помещается отдельной строкой под адресом:

Attention: Mr. Rcooper или: Attention of: Rcooper или: For the Attention of Mr. RCooper

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо:

Attention of the Sales Manager, Attention - Sales Department

Вступительное обращение

В деловых письмах используются следующие обращения: Уважаемые господа - к организации в целом:

Dear Sirs Gentlemen (в США) Уважаемый господин - к мужчине, если неизвестно его имя: Dear Sir Уважаемая госпожа - к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam Уважаемый г-н Смит - к мужчине: Dear Mr. Smith Уважаемая г-жа Смит - к замужней женщине: Dear Mrs. Smith Уважаемая г-жа Смит - к незамужней женщине: Dear Miss Smith Уважаемая г-жа Смит - к женщине, если неизвестно ее

семейное положение: Dear Ms. Smith Дорогой Джон - к человеку, которого вы хорошо знаете,

или другу: Dear John Менее официально выглядят обращения: "Уважаемый г-н Джон" (Dear Mr.

John) или "Уважаемый г-н Джон Смит" (Dear Mr. John Smith). Имя или инициалы адресата в этом случае обычно опускаются: после

вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок

В письмах зарубежных корреспондентов заголовок к тексту не является обязательным элементом письма. Если заголовок присутствует, он обычно

помещается перед основным текстом, после личного обращения к адресату и обычно подчеркивается, чтобы привлечь внимание адресата, например:

Order No 189 for "Niva" Cars или: Re: Letter of Credit No. 18/120 ("Re" - сокращенное латинское выражение "in re" - относительно, по

вопросу) или: In re: Letter of Credit No. 18/120 В настоящее время в США и Великобритании "Re" и "In re" встречаются

главным образом в переписке по юридическим вопросам в значении "по делу".

Основной текст письма

Текст большинства писем состоит из 3 частей. После приветствия или обращения ("Уважаемый г-н...") следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т д.

В первой части могут использоваться следующие фразы: Мы пишем (хотели бы узнать (навести справки)) о (We are writing to

inquire about); Мы пишем в связи с (We are writing in connection with); Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы (We are interested in... and

we would like to know); Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться

следующими словами: Мы хотим сообщить (We would advise); С удовольствием сообщаю, что (It is my pleasure); Имеем честь сообщить Вам, что (We beg to inform you that). Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами: Сообщите, пожалуйста (Could you please tell me); Пожалуйста, сообщите (Please let me know if); Я был бы рад узнать (I should be glad to know if). Письмо-ответ может начинаться с такой фразы: Благодарю Вас за письмо от (дата) (Thank you for your letter of (date)). или: Мы получили Ваше письмо от (дата) (We have received your letter of (date)). В деловой переписке используются следующие выражения благодарности

и внимания: Очень любезно с Вашей стороны (It is very kind of you to);

Пишу, чтобы поблагодарить Вас за (I am writing to thank you very much indeed for);

Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас (May I take this opportunity of thanking you for);

Благодарим за Ваш большой вклад в (Thank you for contributing so much to);

Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь (Please, accept my sincere (deep) appreciation for your help).

Извинения могут начинаться следующими словами: Мы должны извиниться за (We must apologice for); Мы извиняемся за (We apologice for); Мы очень огорчены из-за того, что (We are extremely sorry for); Хочу принести свои самые искренние извинения за (I wish to offer " my

sincere apologies for). После изложения основной причины письма, деталей и подробностей

приводятся заключительные фразы: Буду ждать Ваш ответ (I look forward to receiving your soon reply); С

нетерпением жду ответа (Looking forward to hearing from you). В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме

информации: Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will

help you); Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более

подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information);

Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у Вас есть вопросы (Please, feel free to contact me if you have any further questions).

Заключительная формула вежливости

В качестве заключительной фразы (заключительной формулы вежливости) в письмах к организациям используются:

Yours faithfully Faithfully yours Yours truly Truly yours Yours very truly Best wishes Указанные фразы можно перевести как "С уважением", "Искренне Ваш",

"Наилучшие пожелания". В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного

обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam Dear Mr/Mrs./Miss/Ms Smith Dear John В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма.

Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

Подпись

В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, указывается под личной подписью, а затем указывается должность:

Yours sincerely Mr. SBasuki Manager Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по

поручению руководства: ForA.SmithandCo., Ltd D.Whith Export Department Перед подписью может стоять отметка "р.р." - "за" и "от имени" или "Per

pro" - "по доверенности" (от латинского выражения "per procura") Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений

В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова "Enclosure" (если приложение одно) или "Enclosures" (если их несколько), при этом обычно указывают их количество:

2 Enclosures или 3 Enclosures. Возможно сокращенное обозначение: Епс1.илиЕпс. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.

Указание на рассылку копий письма

В письмах зарубежных корреспондентов существует специальная отметка о копиях письма, которая проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение с.с. (от "карбоновые копии" или "копировальные копии") и название фирмы, которой выслана копия, например:

Yours faithfully Yours sincerely Best wishes

с.с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку "без

копий".

Постскриптум

За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма.

Приписка располагается в конце письма, после подписи и начинается буквами P. S. (от лат. Postscriptum - "после написанного").

В конце приписки еще раз оформляется подпись.

Оформление второго и последующих листов письма

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова "Лист для продолжения письма № ...", например:

Continuation Sheet No.... Под названием фирмы-автора указываются организация, которой

адресуется письмо, и дата, например: Mills and Green Continuation Sheet No.Messrs. A.Smith and Co., Ltd

12th May 1999 Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без

надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но за исключением последней, пишется: Continued или сокращенное Cont'd (Contd), что значит "продолжение".

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управления организаций и т.д. , действующих на основе единоначалия. Приказы издаются для решения основных оперативных задач, стоящих перед данными органами. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений и может быть актом применения норм права (пример: назначение на должность). Приказ является самым распространенным видом распорядительных документов, применяемых в практике. Он издается по вопросам: 1)создание, ликвидация, реорганизация учреждений или структурных подразделений; 2) утверждение положений,

инструкций, правил; 3) по всем вопросам внутренней жизни; по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения; 5) руководство ставит перед работниками основные задачи и указывает пути решения принципиальных вопросов.

Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положение, противоречащее закону. Распорядительные документы подготавливаются в целом аналогично, различия возникают на последней стадии оформления документов. Отражает результат коллегиальной деятельности и единоначалия. Можно выделить 3 стадии подготовки распорядительного документа: 1)изучение существа вопроса и подготовка документа; 2) стадия обсуждения и принятия документа на заседании коллегиальных органов; 3) согласования документа и его подписания. Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в устанавл. порядок работы с документами. Подготовка проекта распорядительного документа поручается: 1) одному или нескольким структурным подразделением; 2) отдельным должностным лицам; 3)могут создаваться рабочие группы.

Высокое качество документа – это достаточная компетентность лиц, его готовящих (глубокое знание вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысль). Разработка проекта начинается со сбора необходимой информации по существу вопроса. Используются информационно-справочные документы (отчеты, справки). Изучив и собрав материал, получив ясность по существу вопроса и определив цель, приступают к составлению проекта. Внимание следует сконцентрировать на формулировке основных положений конкретного решения. Сначала делают черновик, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования. Текст состоит из двух независимых частей: констатирующей и распорядительной. Первая является введением в существо вопроса и предназначена объяснить, чем вызвано издание документа. В ней перечисляются факты, события, их оценка, пересказ акта вышестоящего органа, в исполнение которого издается документ, т.е. перечисляются вид акта, номер, дата, заголовок; эта часть может отсутствовать.

Вторая часть: даются основные выводы, распоряжения излагаются в повествовательной форме (приказываю …). Начинается словами: постановление - Постановляет, решение – Решает, распоряжение – Предлагает, приказ – Приказывает. Эти слова - печатными или прописными буквами, или строчными разрядкой (через пробел) идут с нулевого положения табулятора на отдельной

строке. Далее следует текст документа с новой строки. Если распорядительная часть предполагает различные действия и различных исполнителей, она делится на пункты. Пункту нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен иметь исполнителя (орган, должностное лицо в дательном падеже), предписываемое действие (глагол в неопределенной форме) и срок его исполнения. В конце текста помещается перечень документов утративших силу или подлежащих изменению. Последний пункт указывает лицо, на которое возложен контроль за исполнение документа. Оформляется на бланке А4. Реквизиты: герб, 1, 6, 7, 10, 11, 12, 14, 19, 21, 23, 24.

Заголовок начинается с предлога о/об. До подписи проект согласуется с заинтересованным учреждением, структурным подразделением и должностными лицами, с исполнителем, юрисконсультом, финансовыми органами. Подписывает проект документа руководитель организации или его заместитель. Постановление и решение должно содержать две подписи: председателя и секретаря.

На последующих страницах представлены примеры оформления некоторых документов:

Задание на лабораторную работу № 6, по сертификации Оформить бланк сертификата соответствия в системе ГОСТ, по следующим случаям, с предоставлением всех необходимых документов для выдачи сертификата.

Порядок получения сертификата: 1.Подача заявителем письменной заявки на сертификацию (+ все необходимые документы)

2.Принятие органом по сертификации решения по сертификации

3.Отбор, идентификация образцов и их испытание

4.Оценка производства ( выбор схемы)

5.Анализ полученных результатов органом по сертификации и принятие решения о возможности выдачи сертификата соответствия

6.выдача сертификата и лицензии на применение знака соответствия

7.инспекционный контроль за сертифицированной продукцией

Дополнительные документы: 1.Протоколы испытаний в аккредитованной лаборатории с указанием её регистрационного номера в ГОС реестре

2.Документы выданные органами и службами федеральных органов исполнительной власти( санитарно-гигиенические, ветеринарные свидетельства, сертификаты пожарной безопасности)

3.Декларация о соответствии

4.Документы других органов по сертификации и испытательных лабораторий, в том числе и зарубежных: сертификаты с указанием их наименования, адреса, даты утверждения, и срока действия документа

Примечание: перед началом работы, желательно ознакомиться с литературой (М.И. Басаков) и лекциями по сертификации. Примеры оформления документов прилагаются. Помимо лабораторной, каждому студенту необходимо ответить на вопрос, номер вопроса соответствует номеру варианта.

-Ф.И.О. эксперта и руководителя будет одинакова

-Срок действия определить самостоятельно ( не более 3 лет)

- Ф.И.О.(своё), наименование, адрес, телефон, факс юридического лица студент указывает сам

-Ф.И.О. руководителей аккредитирующих органов студент указывает сам

№ На что необходимо получить сертификат

Ф.И.О. Эксперта Адрес

Номер

партии Код прод.

Код ТН ВЭД СНГ

1 Установка опреснителя на Т/Х «Черемхово»

Кульков А.С.

г.Владивосток ул.Алеутская 58 - - 5-357-00358-9

2 Пошив спецодежды (роба) для

моряков на шв. фабрике «Заря»

Кузнецов А.А

г.Владивосток ул. Русская 19 - - 1-487-65786-0

3 Оказание услуг мед. комиссии для плавсостава в ДВОМЦ Липин Т.П Владивосток ул

Светланская 48 - - 4-796-35769-8

4 GPS “Navigator” для судна «Максим Михайлов»

Хорошев С.К

Хабаровск ул. К.Маркса 60

2565 от 12.09.95 14 5689 5-241-00020-8

5 Посуда в замен разбитой во

время шторма на т/х «Сахалин»

Лебедина Л.Д

г. Холмск ул. Ленинская 20

798 от 01.04.05 02 3689 3-487-66368-7

6 Импортируемая партия в

Россию автокранов «Kato» на т/х “Trust Dubai”

Иванов И.Г Владивосток ул. Станюковича 2

245 от 31.07.04 - 3-875-73446-0

7 Филиал завода по

изготовлению компьютеров “HP”

Рафиков И.Ф

Уссурийск ул. 50 л ВЛКСМ 1 - 11 6735 6-455-00876-1

8 Перчатки для работы со сваркой на т/х «Гвардеец»

Алексеев В.И.

Находка ул. Лазо 13

012 от 4.03.01 27 8463 2-867-15221-8

9 Импортируемая лапша

«Доширак» на т/х «Пионер Киргизии»

Бойко С.Г. Владивосток ул. Алеутская 13

7896 от 31.02.06 - 7-257-67777-3

10 Партия пасты «Санита» для МГУ

Жидкова О.И.

г.Партизанск ул.Свердлова 6

84 от 16.05.05 06 6879 4-777-79367-7

11 Краска, изготавливаемая на

заводе «Палитра» для покраски морских судов

Габдрахманов Э.И.

Артём ул. Центральная 6

6587 от 25.04.06 34 2546 6-883-04507-3

12 Сигареты в слопчест на судно “Hawk Bay”

Николаев В.В.

Владивосток ул.Крыгина 21

368 от 6.07.07 12 3688 5-823-22642-2

13 Ремонт крана компанией

«Горизонт» на судне «Владивосток» в п.Восточный

Матвиенко О.И

п.Врангель ул.Мира 8 - - 1-234-45329-8

14 СРЗ «Нептун» Каширин И.И.

п.Славянка ул.Фирсова 10 - - 4-331-66478-4

15 AIS “Sailor” на судно “Omsk” Букина О.И г.Магадан ул.Кирова 1

2573т 12.10.05 14 3585 2-036-36974-6

16 Партия стирального порошка “Tide” в снабжении на рейс судна «Григорий Алексеев»

Шевелев Д.А.

Владивосток ул. Победы 50а

1348 от 12.11.04 06 1935 4-365-79532-7

17 Оказание услуг в столовой судоходной компании

“FESCO”

Гришанов П.Е.

Владивосток ул.Алеутская 13 - - 1-430-02459-9

18 Перевозка груза компанией “TNT” из порта на склад Тирсов Е.Л. Артём ул.

Центральная 6 - - 8-823-36584-0

19 Оказание услуг страховым агентом

Зорченко Г.П.

Владивосток ул.Крыгина 21 - - 5-578-56321-5

20 Ботинки “Safety shoes” в снабжении на судно “Music”

Жукова Т.М.

п.Врангель ул.Мира 8

673 от 19.06.06 27 2369 6-781-23460-6

21 Перчатки для работы на судах (завод «Труд»)

Борисов А.И.

п.Славянка ул.Фирсова 10

32 от 02.02.03 27 6547 7-623-12009-7

22 Установка РЛС на м/v “Adriatic”

Винокуров П.П

г.Владивосток

ул.Алеутская 58 - 14 5478 2-534-38441-9

23 Колбаса в партии провизии на судно “Kerch”

Шадрин А.Н.

г.Уссурийск ул. Русская 18

368 от 08.06.07 09 0509 2-012-05456-0

24 Предприятие “Sport life” по изготовлению тренажеров в

спортивные залы

Гульченко С.М.

Владивосток ул Светланская 14 - - 5-624-78387-1

25 Установка спутниковой тарелки на борту т/х «Русь» Петров С.Г. г.Владивосток

ул. Русская 23 - - 8-331-01782-4

26 Завод по изготовлению швартовных концов «СКЗ»

Клименко М.Т.

Владивосток ул.Кирова 53а - - 2-268-00680-8

27 Партия молока «Родимая

Сторонка» в снабжении на т/х «Колыма»

Литвиненко С.В.

г.Находка ул.Борисенко

10

1197 от 28.07.07

68 3857 3-449-16899-2

28 Установка видеонаблюдения в

порту г.Владивосток компанией «Оптикс +»

Семёнов А.П

Владивосток ул.Фокина 7 б - - 8-134-39799-7

29 Завод «Знак» по

изготовлению флагов на суда МФ РФ

Одинцов М.И.

г.Москва ул. Летняя 50 - - 1-206-01082-4

30 Майонез «Золотой» в снабжении на судно «Магадан»

Мясоедова Т.В..

Находка Находкинский проспект 23

038 от 18.07.07

91 4310 2-103-90900-1

Вопросы: 1. Что такое сертификация? 2. Каковы взаимоотношения субъектов сертификации? 3. Перечислите восемь схем сертификации третьей стороной. 5. Что такое сертификация соответствия? 6. Что такое система сертификации? 7. В чем различие понятий сертификация соответствия и сертификат соответствия? 8. Что такое знак соответствия для сертификации? 9. Что такое аккредитация и система аккредитации (лабораторий)? 10. Что является нормативной базой сертификации системы качества? 11. Дайте определение стандарта. 12. Кто является объектом аккредитации? 13. Что такое декларация о соответствии? 14. Для чего используются международные стандарты ИСО 9000? 15. Что такое обязательная сертификация? 17. Что такое регистр систем качества? 18. Последовательность процедур сертификации продукции. 19. Как осуществляется сертификация импортной продукции? 20. Международная практика сертификации. 21. Перечислите основные области аккредитации органов сертификации систем качества по видам экономической деятельности? 22. Основные этапы сертификации производства. 23.На какой максимальный срок выдаётся сертификат? 24.Какой орган стоит во главе Регистра Системы сертификации? 25.что такое добровольная сертификация? 26.Какие способы доказательства соответствия используются? 27.Какие изменения вносятся на бланке сертификата при добровольной сертификации? 28.Какие фцнкции осуществляет Госстандарт РФ? 29.перечислите основные этапы сертификации системы качества 30.Перечислите виды объектов экологической сертификации.

Приложение

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Схемы сертификации

Номер схемы Испытания в аккредитованных испытательных лабораториях и другие способы доказательства

соответствия

Проверка производства (системы качества)

Инспекционный контроль сертифицированной продукции

(системы качества, производства)

1 Испытания типа 1а Испытания типа Анализ состояния производства 2 Испытания типа Испытания образцов, взятых у

продавца 2а Испытания типа Анализ состояния производства Испытания образцов, взятых у

продавца. Анализ состояния производства

3 Испытания типа Анализ состояния производства Испытания образцов, взятых у изготовителя

3а Испытания типа Испытания образцов, взятых у изготовителя. Анализ состояния

производства 4 Испытания типа Испытания образцов, взятых у

продавца 4а Испытания типа Анализ состояния производства Испытания образцов, взятых у изго-

товителя 5 Испытания типа Сертификация производства или

сертификация системы качества Испытания образцов, взятых у продавца. Испытания образцов, взятых у изготовителя. Анализ

состояния производства Контроль сертифицированной системы качества (производства).

Испытания образцов, взятых у продавца и (или) у изготовителя

6 Рассмотрение декларации о соответствии с прилагаемыми

документами

Сертификация системы качества Контроль сертифицированной системы

7 Испытания партии 8 Испытание каждого образца 9 Рассмотрение декларации о

соответствии с прилагаемыми документами

9а Рассмотрение декларации о соответствии с прилагаемыми

документами

Анализ состояния производства

10 Рассмотрение декларации о соответствии с прилагаемыми

документами

Испытания образцов, взятых у изготовителя или у продавца

10а Рассмотрение декларации о соответствии с прилагаемыми

документами

Анализ состояния производства

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Последовательность процедур инспекционного контроля за сертифицированной системой качества( производством) (Блок-схема)

Заказчик – Зак.; Технический Центр Регистрации – ТЦР; Орган по сертификации – ОС

Финансирование работ по инспекционному контролю Зак. 1 Подготовка к проведению инспекционного контроля ос 1.1 Формирование комиссии ос 1,2 Разработка и утверждение Программы

инспекционного контроля, Подготовка рабочих документов

ос

2 Проведение инспекционного контроля ос 2.1 Проведение предварительного совещания ос 1 2.2 Обследование, сбор и анализ данных по объектам

проверки, указанных в Программе ос

1 . 2.3 Подготовка Акта о результатах инспекционного

контроля ос

2.4 Проведение заключительного совещания ос 1 Представление результатов инспекционного контроля в

ТЦР ОС

Принятие решения по результатам . инспекционного

контроля тцр

а) Положительные

результаты контроля б) Отрицательные результаты контроля

3.1 Подтверждение

(продление) действия

сертификата и знака соответствия

ОС ТЦР

3.2 Приостановление действия сертификата и знака соответствия

3.3 Аннулирование действия сертификата и знака соответствия

ТЦР

Направление решения организации-заказчику о

результатах инспекционного контроля ТЦР

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Последовательность процедур сертификации систем качества (СК), блок-схема

Заказчик – Зак; Технический Центр Регистра – ТЦР; Орган по сертификации – ОС

0.0 Предсертификационный этап – организация работы 0.1 Обращение в ТЦР о намерении сертифицировать СК Зак 0.2 Регистрация заявки в ТЦР, направление ее в ОС ТЦР 0.3 Регистрация заявки в ОС, уведомление заказчика о ее принятии ОС 0.4 Оплата регистрационного взноса Зак 0.5 Регистрация копии платежного поручения об оплате регистрационного взноса ОС 0.6 Заказчику направляются: форма декларации-заявки; комплект исходных документов; перечень

документов, необходимых для предварительной оценки СК ОС

0.7 Заказчиком предоставляется в ОС: декларация-заявка; политика в области качества; руководство по качеству; заполненная "Анкета-вопросник"; заполненные формы "Состав исходных данных для предварительной оценки

производства"; структурная схема службы качества; перечень документов системы качества заказчика. Дополнительно ОС может запросить: СТП "Управление документацией", СТП "Внутренние проверки СК",

технологические документы на изготовление продукции и/или проведение работ и пр.

Зак

0.8 Уведомление заказчика ОС а) о принятии заказа на сертификацию б) об отказе в принятии заказа на сертификацию

0.9 Оформление договора на проведение предварительной оценки СК ОС 0.10 Подписание и оплата договора заказчиком Зак 0.11 Назначение главного эксперта. Формирование комиссии ОС 1.1 Анализ описания системы качества заказчика по представленным исходным документам и материалам ОС 1.2 Составление заключения по результатам предварительной оценки СК ОС

а) положительное заключение б) отрицательное заключение 1.3 Оформление договора на проведение второго этапа сертификации ОС 1.4 Подписание и оплата договора на проведение второго этапа сертификации заказчиком Зак 2.1 Разработка программы проверки ОС 2.2 Распределение обязанностей между членами комиссии ОС 2.3 Подготовка рабочих документов проверки ОС 2.4 Проведение проверки ОС

2.4.1 Проведение предварительного совещания ОС 2.4.2 Обследование проверяемой организации ОС 2.4.3 Составление акта ОС 2.4.4 Проведение заключительного совещания ОС 2.5 Принятие решения о рекомендации СК к сертификации (отказе) ОС

а) положительное б) отрицательное 2.6 Оформление ОС проектов сертификата и лицензии на применение знака соответствия ОС 2.7 Представление ОС и ТЦР комплекта документов: заявка на сертификацию; акт о результатах проверки;

проект сертификата; лицензия на применение знака соответствия ОС

2.8 Принятие ТЦР решения о регистрации сертификата и выдаче лицензии на применение знака соответствия

ТЦР

2.9 Поручение ОС оформления документов процедуры 2.8 и пересылку заказчику ТЦР 2.10 Оформление и пересылка заказчику: сертификата СК; лицензии на применение знака соответствия ОС 2.11 Оформление договора на проведение инспекционного контроля ОС 2.12 Подписание и оплата договора заказчиком Зак 3.1 Проведение ежегодных инспекционных проверок соответствия сертифицированных СК ОС 3.2 Составление актов о результатах проверок (ежегодно) ОС

а) положительные результаты проверок б) отрицательные результаты проверок 3.3 Подтверждение (продление) действия сертификата ОС 3.4 Приостановление действия сертификата ОС 3.5 Аннулирования действия сертификата и знака соответствия ТЦР 3.6 Уведомление заказчика о результатах инспекционного контроля ТЦР

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Форма первой страницы области аккредитации

Утверждаю _____________________________________________ должность, аккредитующий орган _________________ __________________________ подпись инициалы, фамилия

Приложение к аттестату аккредитации №___ от "__" _____________ 199_г.

ОБЛАСТЬ АККРЕДИТАЦИИ Наименование испытательной лаборатории

Наименование испытываемой продукции

Код ОКП, ТН ВЭД Наименование испытаний и/или определяемых характеристик (параметров)

Обозначение НД на продукцию, содержащую значения определяемых

показателей

Обозначения и методы испытаний

1 2 3 4 5

_____________________________________ Примечание

1. В графе 4 вместо обозначения нормативных документов на продукцию может указываться диапазон значений определяемых характеристик и погрешность определения.

2. На каждом листе области аккредитации в правом верхнем углу указывается номер аттестата аккредитации, к которому прилагается область аккредитации. Руководитель испытательной лаборатории ______________ ________________________ подпись инициалы, фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 5 Форма первой страницы титульного листа паспорта испытательной лаборатории

Утверждаю

М. П. РУКОВОДИТЕЛЬ _______________________ _______________________________________ наименование испытательной лаборатории

____________ ___________________________

подпись инициалы, фамилия "___" ________________ 199__ г.

ПАСПОРТ

испытательной лаборатории _____________________________________________________________________

наименование испытательной _____________________________________________________________________

лаборатории

Содержание паспорта испытательной лаборатории приведено в формах 1-6

ПРИЛОЖЕНИЕ 6 Анкета о готовности испытательной лаборатории к аккредитации

1. Испытательная лаборатория, претендующая на аккредитацию: наименование, адрес, телефон, телекс, факс 2. Организация или предприятие, которому подчинена испытательная лаборатория: наименование, адрес, телефон, телекс, факс 3. Лицо, ответственное за данную анкету: должность, телефон, телекс, факс 4. Лицо, ответственное за связь с аккредитующим органом: фамилия, имя, отчество, телефон, телекс, факс 5. Министерство (ведомство): 6. Руководящий состав и структура: 6.1. Фамилии и должности ответственных руководителей испытательной лаборатории и организации, которой она подчиняется 6.2. Фамилия и должность лица, ответственного за систему обеспечения качества испытательной лаборатории

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Орган по сертификации систем качества ФГОУ ВПО «МГУ имени адмирила

Г.И.Невельского»690059, г.Владивосток, ул.Верхнепортовая, 50а, к.232, тел./факс (4232) 517003, 414968

ЗАЯВКА

НА ПРОВЕДЕНИЕ СЕРТИФИКАЦИИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА в системе сертификации ГОСТ Р

________________________________________________________________________________

наименование организации - заказчика ________________________________________________________________________________

код ОКПО Юридический адрес ______________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Телефон __________________ Факс ___________________ E-mail __________________ Банковские реквизиты ____________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ в лице __________________________________________________________________________

фамилия, имя, отчество руководителя

просит провести сертификацию системы менеджмента качества применительно к продукции (услуге) ________________________________________________________________________________

наименование продукции (услуги),

________________________________________________________________________________ код ОКП* или ОКУН** и др.

на соответствие требованиям стандарта _____________________________________________

наименование и обозначение стандарта Данные о внедрении системы качества ______________________________________________

номер и дата распорядительного документа

Данные о сертификате соответствия системы менеджмента качества ***__________________

________________________________________________________________________________ наименование системы сертификации,

________________________________________________________________________________ наименование органа по сертификации систем менеджмента качества

________________________________________________________________________________ номер и дата выдачи сертификата,

________________________________________________________________________________ обозначение документации изготовителя (исполнителя),

________________________________________________________________________________ по которой выпускается продукция (услуга) (стандарты, ТУ, КД и др.)

_____________________________ * Для продукции — ОК 005-93. ** Для услуг— ОК 002-93. *** Заполняют при наличии ранее выданного сертификата Общие сведения об организации ___________________________________________________

общая численность работающих, ________________________________________________________________________________

численность работающих на производстве продукции, на которую распространяется заявка

Заказчик обязуется выполнять правила сертификации в Системе сертификации ГОСТ Р Дополнительные сведения ________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

Приложения: 1. Перечень организаций – основных потребителей продукции (услуги) 2. Данные организации – разработчика продукции ________________________________________________________________________________

наименование организации - разработчика

Руководитель организации

_________________

подпись

_____________________

инициалы, фамилия Главный бухгалтер

_________________ подпись

_____________________ инициалы, фамилия

М.П.

Дата

СИСТЕМА СЕРТИФИКАЦИИ ГОСТ Р ГОС СТАНДАРТ РОССИИ

СЕРТИФИКАТ СООТВЕТСТВИЯ

№ Срок действия с по

№ Орган по Сертификации Продукция Соответствует требованиям нормативных документов Изготовитель Сертификат выдан На основании Дополнительная информация Руководитель органа Подпись Инициалы, фамилия М.П. Эксперт Подпись Инициалы, фамилия

Сертификат имеет юридическую силу на всей территории Российской федерации

Код ОК 005 (ОКП)

Код ТН ВЭД СНГ