Номенклатура на делата

Според:

Основните положения на ЕДСД

Раздел VІ. Създаване на номенклатури и обособяване на дела

• Чл.67 (1) С оглед правилното организиране и най-пълно използване, документите, след приключване на работа с тях, се групират в дела и класират съгласно номенклатурата на делата. Тя се изгражда въз основа на класификационната схема.

• (2) Класификационната схема е план, който определя реда за групиране на делата м раздели и подраздели в логична последователност.

Класификационна схема

• (3) Класификационната схема се изгражда на основата на следните принципи: отраслево-предметен (функционален); структурен; тематичен. Не се прилага структурен принцип при чести структурни промени.

• (4) Класификационната схема се утвърждава от ръководителя на учреждението, след като се съгласува със съответния орган на ГУА.

• Чл.68(1) Номенклатурата на делата е систематичен списък на наименованията на делата, образувани в учреждението с поставяне срокове за запазването им, утвърден по установен ред и групирани в съответствие с класификационната схема. Всяко учреждение е задължено да си разработи номенклатура на делата.

Видове номенклатури

• (2) Номенклатурите на делата са три вида:• - индивидуални;• - типови;• - примерни.• Индивидуалната номенклатура се съставя за всички

документи, създавани или получавани в учреждението през годината.

• Примерната и типовата се създават от ръководния орган на съответния отрасъл, от ГУА и други овластени органи и имат съответно препоръчителен или задължителен характер за подведомствените учреждения от отрасъла.

• Чл.69. Не се позволява на изпълнителите да обособяват и запазват дела, съдържащи изпълнени документи при себе си. Обособяването на дела като правило трябва да се осъществява в деловодството, независимо дали е централизирано или не.

• Чл. 70 Документите, които имат научно-историческо, политическо и практическо-справочно значение, се групират в дела за постоянно запазване, а останалите, които нямат научно-справочно значение (операционни бележки и др. от масово-типов характер, многоекземплярни), се групират в дела за временно запазване.

Номенклатура на делата Според:

Методическите указания за практическото прилагане на

ЕДСД

Методически указания за практическото прилагане на ЕДСД

• 1.4. Разработване на номенклатура на делата

• 1.4.1. Номенклатурата на делата се разработва и ежегодно се актуализира от работна група (експартна комисия) и се утвърждава от съответните органи на държавния архив и ръководителя на учреждението. Редът за утвърждаване на номенклатурите на делата се установява от ГУА.

• Номенклатурата на делата трябва да обхваща цялата входяща, изходяща и вътрешна документация на учреждението, независимо от това дали документите са явни или поверителни или специални видове документи (чертежи, рисунки, снимки и др.п.).

• В номенклатурата на делата се включват всички документи, създадени в течение на една календарна година и образувани от дейността на учреждението, на временно действащите, създадени към него органи, документи на профсъюзите, на спортните и други обществени организации, народен контрол, другарските съдилища и други.

• В номенклатурата на делата не се включват печатни изделия, сборници с постановления и разпореждания на МС и други висшектоящи органи, брошури и други справочници.

• Номенклатурата на делата служи, както за правилно групране на документите в дела и определяне на сроковете за съхранение, така и като методическо пособие при извършване на експертизата на научно-историческото и практически-справочното значение на документите.

• Към номенклатурата на делата се съставя справочен апарат – съдържание, списък на съкращенията и др.

Индивидуални номенклатури

• Индивидуалната номенклатура обхваща документите на едно конкретно учреждение.

• Разновидност на индивидуалната номенклатура е сводната номенклатура. Тя отразява документите на цялото учреждение и се състои от индивидуалните номенклатури на неговите подразделения. Индексацията в сводната номенклатура е единна за цялото учреждение.

Типови номенклатури

• Типовата номенклатура е предназначена за определени учреждения с еднотипни по характер дейности и състав на документите (здравни служби, ветеринарни служби, горски стопанства и др.). Тя има задължителен характер.

Примерни номенклатури

• Примерната номенклатура на делата служи като модел на определена група учреждения при съставянето на индивидуалните им номенклатури.

• Единната номенклатура на делата се разработва за общофункционалните дейности за всички учреждения.

Изисквания

• Основните положения на ЕДСД в частта за създаване на номенклатури на делата съдържат препоръчителни и задължителни изисквания. Към задължителните се отнасят: спазването на правилата за съставяне на индивидуалната номенклатура; включването в нея на всички образуващи се и постъпващи в учреждението документи; попълването на всички графи на номенклатурата, съгласуването, подписването и утвърждаването й.

• Препоръчителните изисквания предвиждат разработването на примерна, типова и сводна номенклатура на делата и избора на индексация.

• Източници за съставяне номенклатури на делата са:

• Нормативни документи, определящи компетенциите, задачите и организационната структура на учреждението; закона за ДАФ и правилника за прилагането му; списъкът на типовите документи със срокове за запазването им; наредба №896 от 10.02.1975 на М-во на информацията и съобщенията, М-во на правосъдието и М-во на финансите, отн. съхраняването на счетоводната документация; БДС 6.25.2.02-78 и др.

Принцип на систематизирането на делата в номенклатурата

• 1.4.2. При съставянето на класификационната схема се прилагат някои от основните принципи: функционален (по дейности); структурен и тематичен. Систематизирането на делата в номенклатурата става по раздели, в съответствие с избрания принцип.

Функционален принцип

• Делата се групират по видове дейности и обхващат всички документи, които съдържат въпроси, свързани с дадената дейност, независимо от това в кое структурно звено се извършва тази дейност. Дейностите са: общофункционални – т.е. реализират се от всички учреждения – напр. дейностите по финансирането, планирането, счетоводната отчетност, капиталното строителство и т.н. и специфични за отделните учреждения от съответния отрасъл – напр. производствена, търговска, транспортна и т.н.

Структурен принцип

• Делата се групират строго по структурата на учреждението, т.е. Съответният раздел от номенклатурата обхваща всички документи, с които работи дадено структурно звено.

Тематичен принцип

• Делата се групират по определен проблем, отнасящ се до дадена тема. Този принцип обикновено не може да съществува самостоятелно и се комбинира с един от посочените вече принципи. В подразделите на номенклатурата делата се групират в логическа последователност на документите или информацията, която се съдържа в тях.

При избор на функционалния принцип

• Ако се приеме за основен функционалният принцип, към раздела за общоуправленската функция “Планиране”, следва да се отнесат всички документи, които третират въпроси, свързани с планирането, като организационно-разпоредителните документи, вкл. и нормативните документи по планирането и отчета, засягащи всички сфери на дейност – напр. Материално-техническо снабдяване, капитално строителство, научните разработки и т.н. или само някои от тях, но винаги в областта на планирането; след тях ще се отнесат документите, относно перспективните, насрещните, годишните и т.н. планове и отчети.

При избор на структурния принцип

• Например при създаване на номенклатурата, към раздела, който се отнася до “Труд и работна заплата” в логическа последователност ще се групират в дела всички документи, които засягат тази дейност, като се започне с нормативните и другите ОРД от общ характер относно “Труд и работна заплата”, след което се премине към тези, разглеждащи специални въпроси и се приключи с конкретните преписки по отделни въпроси. По този начин на систематизиране, би следвало да се отнесат към този раздел и документите по планирането, отчетността, финансирането и т.н., засягащи това звено.

• 1.4.3. Делата представляват съвкупност от органически свързани помежду си документи, обособени по известен признак (дейност, предмет, вид документ, място, автор, кореспондент).

• Групирането на документите в делата става по вид, съдържание и еднакъв срок на запазване.

Според сроковете за запазване, делата в номенклатурата се разделят на четири основни

групи:• а) за постоянно запазване – “П”;• б) за дългосрочно запазване – документи, които

уреждат трудовоправни отношения на работниците и служителите. 40 и 100 г.;

• в) за унищожаване – делата, които имат само временно, оперативно-справочно значение и в номенклатурата на делата срещу тях са посочени временни срокове за запазване от 1, 3, 5, 10 и т.н. години;

• г) с временен срок на запазване със знак “ЕК” – след изтичане на определените в номенклатурата срокове, делата се преглеждат от ЕК, която определя кои документи в делата ще се запазят за постоянно и кои подлежат на унищожаване.

Индексиране на делата

• 1.4.4. Въпрос, който решава работната група е индексирането (обозначаването) на делата.

• За всеки обособен раздел от номенклатурата, се предивжда индивидуален индекс и за всяко дело към раздела – отделна поредна номерация.

Индексът може да е буквено-цифров или само цифров

• При буквено-цифровото индексиране, индивидуалният индекс за раздела е буквен (мнемоничен), с оглед лесното свързване и запомняне, в зависимост от съдържанието или наименованието на раздела, а поредният номер в раздела – цифров. Например: Пл.-01 означава Планова дейност, дело № 1.

• Ако в раздела (групата) се налага да има подраздели (подгрупи), индексът има следната структура: след индекса на раздела се записва поредният номер на подгрупата с арабски цифри, а след него, пак с арабски цифри, поредният номер на делото от подраздела. Например: Пл.-01-01 Планова дейност – раздел; 01 – Научни разработки (подраздел); 01 – първо дело от подраздела.

Цифрово индексиране

• При цифровото индексиране индивидуалният индекс има следната структура:

• 00 – пореден номер на раздела; 00 – пореден номер на подраздела (ако има такъв); 00 – пореден номер на делото в раздела или подраздела.

• Поредната номерация на делата на всеки раздел е самостоятелна, започваща от №1, т.е. трябва да е отворена система, която позволява безконфликтно допълване с нови дела.

• При групиране на делата на функционален принцип индексите на разделите за отделните дейности не трябва да отразяват структурната подчиненост на звената, които изпълняват съответната дейност. Същото изискване следва да се прилага и в случаите, когато групирането на делата е на друг принцип. Това прави индексацията независима от евентуални структурни промени и не налага да се извършват промени и в нея.

• 1.4.5. Заглавията на делата се формулират възоснова на следните признаци или в комбинация между тях: вид на документите (заповеди, протоколи, актове); автор (учреждението, звеното, лицето, което ги създава); тяхното съдържание; кореспондентите; датите и мястото на събитието. Съдържанието на заглавията на делата в номенклатурата трябва да бъде по определен проблем (въпрос) от съответната дейност или по номинален признак, в зависимост от вида на документите (протоколи, заповеди, доклади и т.н.). Не се допускат заглавия като “Обща преписка”, “Дело разни” и др.п.

• В номенклатурата на делата се включват всички незавършени дела, които са постъпили от други учреждения с цел приключването им.

• В края на всяка година, номенклатурата на делата се преглежда с цел да се уточнят делата, с които учреждението ще работи през следващата. От нея отпадат онези дела или документи, с които вече не се работи и се включват новосъздадените. Допълненията и измененията в номенклатурата се съгласуват със съответните органи за управление на ДАФ.

• 1.4.6. Целесъобразно е на отделните сътрудници от учреждението да се предоставя за оперативно ползване само частта от номенклатурата (препис-извлечение), която се отнася за делата, с които работят.