РЕШЕНИЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА БАЗЕ IBM LOTUS «ЛОГИКА ВЕРСИЯ 2.0.0.1»

2012

БИЗНЕС-ЗАДАЧА

Средства совместной

работы

Единая информационная

система управлениядокументами и исполнением

Процедуры,контроль

выполнения, система

оповещений

ЕдинаяИС

Реестры, контроль версий ибыстрый

поиск

Управление договорами и их исполнением

Библиотеки электронных документов Библиотеки договоров, контрактов Создание электронных архивов

Автоматизация делопроизводства Введение процедур и контроля сроков Шаблоны документов Контроль версий и виз документов Средств совместной работы

РЕШЕНИЕ

Платформа LotusПочта, календарь, контакты, задачи, обмен сообщениями,

коллективная работа с документами

Базовая платформа СЭД «Логика» Управление документами

АРХИТЕКТУРА

Модуль «Логика: Делопроизводство»

Модуль «Логика: Договорная работа»

Lotus Domino Enterprise Server

IBM Lotus Domino Collaboration Express

ФУНКЦИОНАЛ ВЕРХНЕГО УРОВНЯКастомизация

Платформа Lotus (IBM Lotus Domino Collaboration) Х

Модуль «Логика: Договорная работа» Х

Совместная подготовка и редактирование договора Х

Контроль версий Х

Распределение прав доступа и защита от несанкционированных итераций Х

Согласование и визирование Х

Хранение подписанной (скан)копии Х

Контроль исполнения обязательств Х

Оповещение ответственных лиц Х

Архив договоров и сопутствующих документов Х

Распределенные права доступа Х

Счета (визирование, хранение, ассоциация с договором) Х

Акты (визирование, хранение, ассоциация с договором) Х

Модуль «Логика: Делопроизводство» Х

Реестры входящих и исходящих документов, в т.ч. местонахождения печатных копий Х

Контроль исполнения документов, в т.ч. оповещения Х

Средства совместной работы над документом Х

Шаблоны документов и автозаполнение

Поиск документов Х

Модуль структура* Х

Хранение информации о предприятии, филиалах, сотрудниках, контрагентах Х

*по запросу

ПЛАТФОРМА РЕШЕНИЯ

IBM LOTUS NOTES И DOMINO

Возможности Lotus Notes:E-mail, календарь, средства совместной работы (приложения для совместной работы), документооборотВстроенные средства безопасностиМощнейшие средства поддержки работы в отключенном от сети режиме, поддержка распределенных сетей (встроенная система репликаций)Интеграция с внешними приложениями (бизнес-приложениями, приложениями для совместной работы)Встроенные средства создания документов

Возможности Lotus Domino:Гибкость при выборе различных аппаратных платформ, операционных систем, каталогов пользователей и типов клиентского доступаПоддержка Web-сервисов и открытых стандартовПостроение систем высокой надежности и доступности с использованием кластеризации и транзакционных процессов

ПРЕИМУЩЕСТВА ПЛАТФОРМЫ

•Непревзойденная производительность и доступность

•Масштабируемость и быстродействие

•Согласованная архитектура

Безопасность

•Отсутствие вирусов •Высокий уровень безопасности•Встроенная цифровая подпись•Контроль доступа на уровне полей •Встроенное шифрование

Надежность

Универсальность

•Мультиплатформенность сервера

•Мультиплатформенность клиента

•Полнофункциональный off-line/поддержка доступа по каналам с низкой пропускной способностью

Совместная работа

•Быстрая разработка и внедрение

•Широкая линейка продуктов

•Совместимость с ПО «Логика»

•Интеграция с корпоративными приложениями

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «ЛОГИКА В.2.0.0.1»

ПРЕИМУЩЕСТВА

1. Поддержка версии 2 не менее, чем до 2015 года.

2. Бесплатные обновления в течение первого года.

3. Бесплатные фикс-паки во время поддержки версии.

4. Отсутствие лицензии разработчика для версии 2.0.0.1

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ Загрузка, импорт документов различных форматов и источников

Регистрация входящих и исходящих документов.

Ведение картотеки документов.

Возможность выполнения сценариев Workflow, маршрутизация.

Контроль исполнения документов на каждом этапе процесса.

Уведомления и напоминания о необходимых действиях.

Контроль версий и редакций документов.

Развитые средства защиты и управления доступом.

Динамические роли пользователей в системе.

Архивирование БД документов, резервное копирование и восстановление.

Формирование аналитических и статистических отчетов.

Организация процедуры согласования, визирования и утверждение документов.

Возможность сохранения оригинала документа в цифровом виде. Возможность создания шаблонов. Работа с внутренними, распорядительными документами. Обмен документами между структурными подразделениями в

электронном виде внутри системы. Обработка и пересылка документов. Автоматическое заполнение реквизитов, дат и других показателей

документа. Сканирование бумажных документов с внесением указанных

реквизитов. Оперативный поиск (поиск по ключу, полнотекстовый поиск).

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «ЛОГИКА»

МОДУЛЬ «ЛОГИКА: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» Управление процессом создания, изменения и хранения

документов. Регистрация всех категорий документов. Организация единой базы данных документов предприятия. Автоматизация заполнения стандартных полей документов. Подготовка документов, визирование, рецензирование,

подписание. Постановка документов на контроль исполнения. Рассылка уведомлений, напоминаний, объявлений. Группировка документов по категориям с возможностью

сортировки по различным признакам. Быстрый и удобный поиск по ключевым словам или

признакам. Использование шаблонов типовых документов при их

подготовке.

ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

Письма – входящие и исходящие.

Объявления.

Заявления.

Ходатайства.

Постановления.

Приказы.

Запросы.

Задания.

Рабочие группы.

Внутренняя переписка; Отчеты.

Аналитические материалы.

Презентационные материалы.

Техническая документация.

Шаблоны документов.

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ:ФАКСА, ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА, БУМАЖНОГО ДОКУМЕНТА

МОДУЛЬ «ЛОГИКА: ДОГОВОРНАЯ РАБОТА» Совместная подготовка стандартных договоров и приложений. Регистрация всех категорий договоров, циркулирующих на

предприятии: входящих, исходящих, внутренних. Постановка на контроль подписей и резолюций. Вложенные процедуры согласований и подписаний для договоров. Создание электронной базы знаний (договоров, актов, счетов и

сопутствующих документов). Ведение договоров в разрезе контрагентов, ответственных лиц,

статусов. Мониторинг ведения договоров клиентов – возможность

ознакомиться с хронологией, передать договор другому исполнителю без риска потери преемственности.

База контрагентов. Архив договоров. Контроль исполнения. Пролонгация.

«ЛОГИКА: ДОГОВОРНАЯ РАБОТА»

Маршрутизация Подготовка проекта договора Согласование договора Контроль исполнения.

ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ

ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ ПЛАТФОРМЫIBM Lotus Domino Collaboration Express Authorized User

ПО, предназначенное для разворачивание простых, быстрых и недорогих решений, обеспечивающих компании до 1000 сотрудников надежной и безопасной электронной почтой, средствами планирования времени, дискуссионными форумами и групповыми рабочими областями. Широкий функционал рабочего стола, обеспечивающий IBM Lotus Notes, веб-ориентированный клиент на базе IBM Lotus iNotes, а так же безопасная работа с почтой посредством мобильных устройств и Lotus Notes Traveler.

Лицензии включают лицензию Lotus Domino Enterprise Server.

Форма лицензирования – по количеству пользователей. 

ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ РЕШЕНИЯ

Клиентская лицензия системы электронного документооборота (СЭД), в частности модули «Делопроизводство» и «Договорная работа», прикладное решение, предназначенное для обеспечения надежного, безопасного и функционального электронного документооборота для корпоративного сектора. Широкие функциональные возможности, масштабируемости, легкая кастомизация и гибкость системы обеспечивается благодаря модульной архитектуре и использованию промышленных стандартов разработки.

Форма лицензирования – по количеству пользователей. 

СЭД «Логика»Модули «Делопроизводство» и «Договорная работа»

ВНЕДРЕНИЕ

1. Использование PMBok как стандарта управления проектами.2. Использование принципов SCRUM для управления рядом проектов.3. Привлечение независимого Quality Assurance для критически важных проектов.4. Тесное сотрудничество с производителями платформ для понимания перспективных изменений.

ПРИНЦИПЫ ВНЕДРЕНИЯ И РАЗРАБОТКИ

СТАНДАРТНЫЙ ТАЙМИНГ*

Неделя/вовлеченность

Дизайнрешения

Внедрение и кастомизация

Тестирование

Повышениепроизводитель

ностиЭксплуатация

Итого,часов1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Архитектор решения 40 40 40 8 8 8 8 8 8   8 1 177Технический консультант/внедренец 40 40 40 8 8 8 8 8 8   8 4 180

Главный разработчик     16 12 12 12 12 12 12 12 12 16 128

Разработчик     40 40                 80

Менеджер проекта 40 40 16 16 16 16 16 16 16 16 16 40 264

Тест-менеджер     8     20 20 40 40 40 40   208

Тренер для пользователей                     14 26 40

ИТОГО 120 120 160 84 44 64 64 84 84 68 98 87 1077*значительно зависит от решения, количества итерраций и потребностей заказчика и колеблется в пределах 300 – 1600 человекочасов

20 ЛЕТ ЛИДЕРСТВА В ОБЛАСТИ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ

78 из Fortune 100 используют IBM Lotus Notes и Lotus Domino

127 миллионов лицензий Notes/Domino

Более 16 миллионов корпоративных пользователей используют IBM Sametime

27 из Global Fortune 50 используют Sametime

СЛЕДУЮЩИЕ ШАГИ

1. Создание каталога бизнес-процессов.

2. Создание каталога документов и атрибутов.

3. Адаптация конфигурации модулей.

4. Бюджетирование.

i@systematica.com.uai@lgc-corp.com.ua