档案收集及系统使用档案收集及系统使用 ---- 部门档案归档培训资料部门档案归档培训资料

贵州大学档案馆（校史馆）贵州大学档案馆（校史馆）20142014 年年 33 月月 2020 日日

一、档案收集与整理一、档案收集与整理

二、档案管理系统使用二、档案管理系统使用

一、档案收集与整理一、档案收集与整理

1.1. 收集范围收集范围

2.2. 归档要求归档要求

3.3. 档案材料的整理档案材料的整理

1. 1. 收集范围收集范围

1.1 1.1 凡是学校在各类活动中形成的具有保存价值的材 凡是学校在各类活动中形成的具有保存价值的材 料均属应归档的档案材料。料均属应归档的档案材料。

1.2 1.2 归档内容，参照《贵州大学各单位档案材料归档归档内容，参照《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限规定（试行）》收集归档。范围和保管期限规定（试行）》收集归档。

1.3 1.3 必归内容：每年的工作计划（要点）、总结、单必归内容：每年的工作计划（要点）、总结、单位职工信息表。位职工信息表。

2. 2. 归档要求归档要求

2.1 2.1 归档材料必须是原件，复印件一般不归档。归档材料必须是原件，复印件一般不归档。

2.2 2.2 拟归档的档案材料须整理，并按要求录入档拟归档的档案材料须整理，并按要求录入档案管理系统。案管理系统。

2.3 2.3 移交时，须打印卷内（移交）目录一式三 份，移交时，须打印卷内（移交）目录一式三 份，其中其中 :: 一份装盒，两份用于办理移交手续。一份装盒，两份用于办理移交手续。

3. 3. 档案材料的整理档案材料的整理

3.1 3.1 须拆除归档材须拆除归档材料上的金属装订料上的金属装订物和易变脆的塑物和易变脆的塑料物。拆除装订料物。拆除装订物后，物后， 1010 页左右页左右的材料要用浆糊的材料要用浆糊粘合住材料的左粘合住材料的左上角（以不摭挡上角（以不摭挡材料内容为宜）；材料内容为宜）；页码过多的材料，页码过多的材料，须打孔用线装订。须打孔用线装订。

3. 3. 档案材料的整理档案材料的整理

3.2 3.2 要在每份材要在每份材料首页的右上角料首页的右上角盖盖档号档号章，并仔章，并仔细填写档号，内细填写档号，内容包括全宗号、容包括全宗号、归档年份、分类归档年份、分类号、卷号（黑笔号、卷号（黑笔填写）。填写）。

注：同一卷注：同一卷（盒）内每份材（盒）内每份材料填写的档号是料填写的档号是一致的。一致的。

3. 3. 档案材料的整理档案材料的整理

3.3 3.3 要在每要在每份材料首页份材料首页的左上角编的左上角编写写件号件号（用（用铅笔编），铅笔编），件号为流水件号为流水号，起始号号，起始号为为 11 。。

3. 3. 档案材料的整理档案材料的整理

3.4 3.4 要在每份要在每份材料的右下角材料的右下角编写编写起止页号起止页号（铅笔编写）。（铅笔编写）。如“如“ 1-111-11 页，页，1-201-20 页”。页”。

二、档案管理系统使用二、档案管理系统使用

1.1. 系统登录系统登录 2.2. 修改个人信息修改个人信息 3.3. 档案著录档案著录 4.4. 修改著录信息修改著录信息 5.5. 目录打印目录打印 6.6. 档案查询档案查询

1. 1. 系统登录系统登录 方法一：在方法一：在 WEBWEB 浏览器地址栏输入浏览器地址栏输入

http://210.40.3.224http://210.40.3.224

方法二：进入档案馆网页，点档案管理方法二：进入档案馆网页，点档案管理系统登录系统登录

1. 1. 系统登录系统登录

第一次使用本第一次使用本系统，进入页系统，进入页面后须安装数面后须安装数字证书字证书

输入用户名及输入用户名及密码密码

注：没有用户名注：没有用户名和初始密码的和初始密码的单位可向我馆单位可向我馆综合档案室查综合档案室查询。询。

2. 2. 修改个人信息修改个人信息

主要是用于主要是用于第一次使用第一次使用系统的单位，系统的单位，也用于密码也用于密码的更改。的更改。

点击菜单栏点击菜单栏“系统设“系统设置”按钮，置”按钮，进入系统设进入系统设置管理界面。置管理界面。

2. 2. 修改个人信修改个人信息息

点击“用户管点击“用户管理”进入“用理”进入“用户账户信息”户账户信息”界面界面。。

逐项填写，并逐项填写，并修改密码（密修改密码（密码要设码要设 66 位以位以上）上），但，但不要不要修改用户名。修改用户名。

3. 3. 档案著录档案著录

3.1 3.1 案卷著录案卷著录

3.2 3.2 文件级著录文件级著录

3.3 3.3 全文信息著录全文信息著录

3. 3. 档案著录档案著录 ---- 档案信息管理界档案信息管理界面面

点击“点击“各单位各单位移交录入档案移交录入档案表表”左边的”左边的““ ++”” 进入下进入下一步（除有特一步（除有特殊要求的单位殊要求的单位外，大部分单外，大部分单位每年每次均位每年每次均在此著录）在此著录）

3. 3. 档案著录档案著录 ---- 档案信息管理界面档案信息管理界面

点击 点击 “录入档案“录入档案表”表”或右边的或右边的“打开” 进入录“打开” 进入录入界面（大部分入界面（大部分单位每年每类档单位每年每类档案均从这进入著案均从这进入著录）录）

3. 1 3. 1 案卷著录案卷著录

点击左边点击左边偏上点的偏上点的““添加案添加案卷卷” 按” 按钮打开录钮打开录入表单入表单

3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单

根据要求根据要求逐项录入逐项录入

3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单 ---- 著录项目著录项目

““ 一级目录”一级目录”：为单位分类号，在档案馆网：为单位分类号，在档案馆网页可查到，也可向档案馆咨询。如组织部为页可查到，也可向档案馆咨询。如组织部为““ DQ13”DQ13” ，外国语学院为“，外国语学院为“ XY12”XY12” 。。

““ 二级目录”：二级目录”：一般为卷号，如一般为卷号，如 0101 ，， 0202 ，，03……03……。一般是组卷为。一般是组卷为 22 卷及以上的单位填卷及以上的单位填写，如只归档一卷的可不填写。写，如只归档一卷的可不填写。

““ 三级目录”：大部档分归单位不要求录入。三级目录”：大部档分归单位不要求录入。需要录入的单位，我们会作出要求。需要录入的单位，我们会作出要求。

3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单 ---- 著录项目著录项目

““ 全宗号全宗号”：“”：“ 115115”” 。。

““ 实体分类号实体分类号””：：一般由材料形成的年度和单位分一般由材料形成的年度和单位分类号组成。格式为类号组成。格式为 2013-XY122013-XY12 、、 2013-DQ152013-DQ15、、 2012013-JX11-33-JX11-3等。等。实体分类号的字母要大写。实体分类号的字母要大写。

““ 盒号”盒号”：即“卷号”，如“：即“卷号”，如“ 11 ，， 22 ，，……”。”。 注：由于每卷档案的档号是由全宗号、实体分类号、盒注：由于每卷档案的档号是由全宗号、实体分类号、盒

号组成，所以这三项一定要仔细填写。号组成，所以这三项一定要仔细填写。

3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单 ---- 著录项目著录项目

““ 保管期限保管期限”：分为“永久、长期、短期、”：分为“永久、长期、短期、 3030 年、年、1010 年”五种，录入时根据盒内材料情况进行选择年”五种，录入时根据盒内材料情况进行选择

““ 密级密级”：分为“公开、内部、秘密、机密、绝”：分为“公开、内部、秘密、机密、绝密”五种。一般大部分档案材料密”五种。一般大部分档案材料选择为“公开”，选择为“公开”，但对于明确密级的，请选择对应的密级。 对于不够但对于明确密级的，请选择对应的密级。 对于不够密级，但又不适宜公开的材料，可选择“内部”。密级，但又不适宜公开的材料，可选择“内部”。

3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单 ---- 著录项目著录项目

““ 正题名正题名”：为案卷题名，是对该卷主要内容的概”：为案卷题名，是对该卷主要内容的概括。括。

““ 附注附注”：是在有必要对该案卷作出注释时填写。”：是在有必要对该案卷作出注释时填写。

3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单 ---- 著录项目著录项目

““ 第一责任者、其他责任者第一责任者、其他责任者”：“第一责任”：“第一责任者”即卷内档案材料形成者，一般以材料上者”即卷内档案材料形成者，一般以材料上的公章为准；如是有多个材料形成单位，则的公章为准；如是有多个材料形成单位，则这一卷内材料多的单位为第一责任者，其他这一卷内材料多的单位为第一责任者，其他单位为其他责任者。单位为其他责任者。

““ 归档单位归档单位”：就是组卷单位。可根据情况”：就是组卷单位。可根据情况填写至归档科室，如：党办，外国语学院、填写至归档科室，如：党办，外国语学院、人事处人事科等人事处人事科等。。

3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单 ---- 著录项目著录项目

““ 页数”：页数”：为本案卷内所有档案材料页数的为本案卷内所有档案材料页数的总和。总和。

““ 起止时间”起止时间”：分别为卷内最早一份材料和：分别为卷内最早一份材料和最晚一份材料的日期。最晚一份材料的日期。

““ 主题词主题词”：点击输入框后面的按钮，系统”：点击输入框后面的按钮，系统会自动生成主题词。会自动生成主题词。

3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单 ---- 著录项目著录项目

““ 接收人、移交时间、移交人”：接收人、移交时间、移交人”：送交纸质送交纸质档案时填写。档案时填写。

““ 输入员输入员”：为著录档案信息人员的姓名。”：为著录档案信息人员的姓名。

获奖档案获奖档案还需填写“奖励名称、获奖等级、还需填写“奖励名称、获奖等级、获奖时间”等项。获奖时间”等项。

3.1 3.1 著录项填写完成的案卷录入表单著录项填写完成的案卷录入表单

著录信息全著录信息全部输入后，部输入后，点击左下角点击左下角的“添加”，的“添加”，完成该案卷完成该案卷信息的著录。信息的著录。

3.2 3.2 文件级著录文件级著录

案卷著录完案卷著录完成后，“档成后，“档案文件信息案文件信息管理”界面管理”界面如右图如右图

点击“点击“添加添加文件文件”，进”，进行文件级著行文件级著录录

3.2 3.2 文件级录入表单文件级录入表单

根据要根据要求逐项求逐项录入录入

3.2 3.2 文件级录入表单文件级录入表单 ---- 著录项目著录项目

““ 一级目录、二级目录、三级目录”：一级目录、二级目录、三级目录”：要求要求与案卷级一样。与案卷级一样。

““ 全宗号、实体分类号全宗号、实体分类号”：要求与案卷级一”：要求与案卷级一样。样。

需要提醒注意的是：需要提醒注意的是：同一卷档案的同一卷档案的案卷级与案卷级与文件级文件级的这几项内容录入一定要的这几项内容录入一定要一致一致，如案，如案卷的“一级目录、实体分类号”分别为“卷的“一级目录、实体分类号”分别为“ XYXY1212 、、 2013-XY12”,2013-XY12”, 文件也分别是“文件也分别是“ XY12XY12 、、2013-XY12”2013-XY12” 。。

3.2 3.2 文件级录入表单文件级录入表单 ---- 著录项目著录项目

“ “ 件号”：件号”：一般是小数点和几个数字组成，一般是小数点和几个数字组成，如“如“ 1.0001”1.0001” ，小数点前的数字是卷，小数点前的数字是卷((盒盒 ))号，小数点后的是档案材料的件号。号，小数点后的是档案材料的件号。

““ 保管期限、密级”：保管期限、密级”：要求与案卷一样。要求与案卷一样。每份材料要根据情况自行选择。密级除有每份材料要根据情况自行选择。密级除有明确密级的材料外，一般是“公开”，但明确密级的材料外，一般是“公开”，但确不易公开的，可选择“内部”。确不易公开的，可选择“内部”。

3.2 3.2 文件级录入表单文件级录入表单 ---- 著录项目著录项目

““ 正题名、副题名、正题名、副题名、附注”：附注”：

“ “正题名”就是该份正题名”就是该份材料的名称材料的名称。。有些材料有些材料会有副题名，则必须填会有副题名，则必须填写“副题名”项。 写“副题名”项。 “附注”是在有必要对“附注”是在有必要对该材料作出注释时填写。该材料作出注释时填写。

3.2 3.2 文件级录入表单文件级录入表单 ---- 著录项目著录项目

第一责任者、其他责任者第一责任者、其他责任者：：第一责任者即档案材料形第一责任者即档案材料形成者，一般以材料上的公成者，一般以材料上的公章为准；有多个单位的，章为准；有多个单位的，则牵头单位为第一责任者，则牵头单位为第一责任者，其他单位为其他责任者。其他单位为其他责任者。

归档单位、主题词、输入归档单位、主题词、输入人员等项人员等项：与案卷级录入：与案卷级录入要求一样。要求一样。

3.23.2 文件级录入表单文件级录入表单 ---- 著录项目著录项目

““ 页数”：页数”：指本份材料的总指本份材料的总页数。页数。

““ 文件时间”：文件时间”：即材料形成即材料形成日期，一般以材料后签署盖日期，一般以材料后签署盖章的最后一个日期为准，填章的最后一个日期为准，填写格式为写格式为 88 位阿拉伯数字。位阿拉伯数字。

““ 文号文号 // 图号”：图号”：文件一般文件一般都有文号，图纸有图号，在都有文号，图纸有图号，在此必须填写完整。如：院党此必须填写完整。如：院党字字 [2013]1[2013]1 号。号。

3.2 3.2 文件级录入表单文件级录入表单 ---- 著录项目著录项目

““ 载体、文本、文种”：载体、文本、文种”：根根据所归材料的具体情况进行据所归材料的具体情况进行选择。选择。

““ 归档份数”：归档份数”：一般为一般为 11 份。份。 ““ 附件题名附件题名 // 电子文件编电子文件编

号”：号”：有些材料会有附件，有些材料会有附件，需在此注明名称或编号。需在此注明名称或编号。

此外，获奖档案需要填著此外，获奖档案需要填著“奖励名称、获奖等级、获“奖励名称、获奖等级、获奖时间”。奖时间”。

3.2 3.2 著录项填写完成的文件级录入表单著录项填写完成的文件级录入表单

著录信息著录信息全部输入全部输入后点击后点击““添加添加”，”，完成该份完成该份材料信息材料信息的著录的著录

3.2 3.2 文件级连续著录文件级连续著录

添加后，界面中的添加后，界面中的“添加”变为“添加”变为浅色浅色，，““文件案卷号及件文件案卷号及件号号”栏由上份文件”栏由上份文件的“的“ 1.0001”1.0001” 变变为“为“ 1.0002”1.0002” 时，时，就可进行下一份文就可进行下一份文件的录入。件的录入。

录入时，直接在该录入时，直接在该界面将有关信息修界面将有关信息修改成下一份文件的改成下一份文件的相关信息，然后 相关信息，然后 “添加”就可。“添加”就可。

3.2 3.2 文件级连续著录文件级连续著录

如已退出著录界如已退出著录界面，可在进入到面，可在进入到““档案文件信息档案文件信息管理管理”界面后点”界面后点击 “击 “添加文添加文件件”按纽进行著”按纽进行著录添加。著录时，录添加。著录时，“一级目录、实“一级目录、实体分类号”等信体分类号”等信息一定要息一定要与原来与原来录入的文件或案录入的文件或案卷一致卷一致，否则将，否则将会形成新的案卷。会形成新的案卷。

3.3 3.3 全文信息著录全文信息著录

点击档案材点击档案材料“全文”料“全文”对应栏进行对应栏进行全文信息录全文信息录入。入。

3.3 3.3 全文信息著录全文信息著录

点击“浏览” ，点击“浏览” ，找到需要导入找到需要导入的文件。然后的文件。然后点击 “上传” 。点击 “上传” 。

3.3 3.3 全文信息著录全文信息著录

上传后的表上传后的表单单

点击“提取点击“提取内容”栏下内容”栏下对应的黄色对应的黄色的加号 的加号 （（ ++）进行）进行全文提取全文提取

3.3 3.3 全文信息著录全文信息著录

上传提取后的上传提取后的表单表单

如有附件，可如有附件，可重复上述步骤。重复上述步骤。需要注意的是需要注意的是，，有附件的文件有附件的文件在著录文件信在著录文件信息时，在息时，在“附“附件题名件题名 // 电子电子文件编号文件编号”栏”栏一定要录入附一定要录入附件的题名。 件的题名。

3.3 3.3 全文信息著录全文信息著录

一份材一份材料的全料的全文信息文信息著录完著录完成成

4. 4. 修改著录信息修改著录信息

如需要修改档案著录信息，可点击需修改的文件或如需要修改档案著录信息，可点击需修改的文件或案卷条目与“编辑”栏对应的按钮，打开表单进行案卷条目与“编辑”栏对应的按钮，打开表单进行修改，修改后保存即可。修改，修改后保存即可。

5. 5. 目录打印目录打印

档案著录完成后，需要打印卷内目录，档案著录完成后，需要打印卷内目录，一般打印一般打印 33 份。份。

5. 5. 目录打印目录打印

点击点击“打印“打印当前”当前”栏，进栏，进入“目入“目录打录打印”界印”界面面

5. 5. 目录打印目录打印

选择选择“卷内目“卷内目录”录”

点击“打印预点击“打印预览”，览”，进入打印进入打印页面页面

注：如不能进入打印页注：如不能进入打印页面，可将“面，可将“自动设自动设置边距置边距”栏前的”栏前的“√”取消，再点“√”取消，再点击击“打印预览”。“打印预览”。

5. 5. 目录打印目录打印

打印卷内文件目打印卷内文件目录录

注：打印多页目录时，注：打印多页目录时，如果出现空白页，如果出现空白页，可将“文件”菜单可将“文件”菜单中的“页面设置” 中的“页面设置” 中的“上下左右”中的“上下左右”页边距修改成与页边距修改成与“目录打印”界面“目录打印”界面右下方的边距一致右下方的边距一致就可。就可。

5. 5. 目录打印目录打印 ---- 页边距修页边距修改改

录入整理完成的档案—卷和件录入整理完成的档案—卷和件

6. 6. 档案查询档案查询

各单位录各单位录入的各年入的各年文件，需文件，需要时均可要时均可通过“综通过“综合查询”合查询”栏查询。栏查询。

6. 6. 档案查询档案查询

档案馆（校史馆）综合档案室咨询电话：档案馆（校史馆）综合档案室咨询电话： 82921598292159

档案馆档案馆 Q QQ Q 群号：群号： 8766915187669151

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