Внедрение Внедрение системы электронного системы электронного документооборота в документооборота в

ИМБП ИМБП

Возможные решения: Возможные решения:

НОО – Нечаев А.П.ЦУМОКО – Шуленин А.П.

Система Электронного Система Электронного ДокументооборотаДокументооборота

в ГНЦ РФ-ИМБП РАН в ГНЦ РФ-ИМБП РАННеобходимость:Необходимость: На сегодняшний день автоматизация документооборота На сегодняшний день автоматизация документооборота

также необходима, как автоматизация бухгалтерского также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов.учета в середине девяностых годов.

Институт имеет сложную иерархическую и Институт имеет сложную иерархическую и территориально распределенную структуру, что снижает территориально распределенную структуру, что снижает оперативность доведения управленческих решений до оперативность доведения управленческих решений до подразделений, сроки оформления документов и подразделений, сроки оформления документов и контроль их исполнения.контроль их исполнения.

Возможность:Возможность: В настоящее время в Институте существует В настоящее время в Институте существует

сложившаяся служба документационного обеспечения сложившаяся служба документационного обеспечения управления (ДОУ), специалисты которой легко управления (ДОУ), специалисты которой легко адаптируют современную СЭД к задачам адаптируют современную СЭД к задачам делопроизводства и документооборота ИМБПделопроизводства и документооборота ИМБП

Создана разветвленная телекоммуникационную сеть Создана разветвленная телекоммуникационную сеть Института, на базе которой можно развернуть СЭД Института, на базе которой можно развернуть СЭД любого уровня.любого уровня.

Фактически все подразделения Института оснащены Фактически все подразделения Института оснащены компьютерной техникой и сотрудники готовят всю компьютерной техникой и сотрудники готовят всю документацию в электронном виде.документацию в электронном виде.

Основные функции современной Основные функции современной системы электронного системы электронного документооборота: (1)документооборота: (1)

– Регистрация документов;Регистрация документов;– Ввод текстов резолюций и назначение исполнителей по Ввод текстов резолюций и назначение исполнителей по

ним;ним;– Регистрация движения документов внутри организации, Регистрация движения документов внутри организации,

включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов, и соответствующих резолюций. копий документов, и соответствующих резолюций.

– Графическое отображение этого движения в виде Графическое отображение этого движения в виде "дерева документов";"дерева документов";

– Обеспечение автоматизированного контроля над Обеспечение автоматизированного контроля над прохождением документов в подразделениях с момента прохождением документов в подразделениях с момента их получения или создания до завершения исполнения их получения или создания до завершения исполнения (отправка исходящего документа или информирование (отправка исходящего документа или информирование руководства по тематике поручения);руководства по тематике поручения);

– Обеспечение автоматизированного контроля над Обеспечение автоматизированного контроля над исполнением поручений по входящему документу в исполнением поручений по входящему документу в целом, а также по отдельным пунктам документа и по целом, а также по отдельным пунктам документа и по каждому исполнителю;каждому исполнителю;

– Контроль за исполнением поручений по заданным Контроль за исполнением поручений по заданным интервалам времени;интервалам времени;

– Упреждающий контроль над своевременным Упреждающий контроль над своевременным исполнением документов;исполнением документов;

– Автоматический запуск проверки на наличие Автоматический запуск проверки на наличие "просроченных" документов при начале работы системы;"просроченных" документов при начале работы системы;

– Выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, Выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др., формирование реестра видам документов и др., формирование реестра документов входящей и исходящей корреспонденции;документов входящей и исходящей корреспонденции;

– Поиск документов по их содержанию, тексту резолюций Поиск документов по их содержанию, тексту резолюций и набору реквизитов;и набору реквизитов;

– Администрирование, разграничение прав доступа к Администрирование, разграничение прав доступа к работе с документами для различных пользователей, работе с документами для различных пользователей, настройка, поддержка справочников;настройка, поддержка справочников;

– Интеграция с системами создания документов Интеграция с системами создания документов (текстовый редактор Word, система распознавания Fine (текстовый редактор Word, система распознавания Fine Reader);Reader);

Основные функции современной Основные функции современной системы электронного системы электронного документооборота: (2)документооборота: (2)

Документооборот в Документооборот в ИМБПИМБП

Дирекция

ИТ службы•ИО группа•РМ цех•ОГМ•ОГЭ•Электроцех•Уч. ОСиС•Цех ЭЗиС•Трансп.цех

Научные подразделения

Л-1

Отдел О-02Лаб. 021-025

Л-2

Л-3

Отдел О-03Лаб. 031-038

Отдел О-04

Отдел О-05Лаб. 051-055

Отдел О-07

Отдел О-06Лаб. 061-064

Отдел О-08Отдел О-09

Отдел О-11

Отдел О-10Лаб. 101-104

Отдел О-12Лаб. 121-123

Отдел О-13Лаб. 131-133

Отдел О-14

Отдел О-15Лаб. 131-133

Отдел О-16Лаб. 161-164

Общ. отдел

ИРО

НОО

ОВРиПД

ОМНТС

ОУСиА

БФО

ОСХО

ПЭО

ОК

ООиМТО

ООхр.

РСО

СТО

СУН

ЮС

48 Лаб. науч. 25 Подр. упр.

Приказ №3 от Приказ №3 от 21.01.2010г.21.01.2010г.

(о назначении (о назначении ответственных лиц за ответственных лиц за делопроизводство в делопроизводство в подразделениях)подразделениях)

30 человек

Основные этапы внедрения СЭД Основные этапы внедрения СЭД

Обследование организационной структуры Института, Обследование организационной структуры Института, выявление основных управленческих процессов, работ выявление основных управленческих процессов, работ и формальное описание схемы движения документов. и формальное описание схемы движения документов.

Составление номенклатуры документов, Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций. составление инструкций.

Адаптация приобретенной СЭД на основе Адаптация приобретенной СЭД на основе информации, полученной на этапе обследования. информации, полученной на этапе обследования.

Установка и настройка программного обеспечения Установка и настройка программного обеспечения СЭД и опытная эксплуатация. СЭД и опытная эксплуатация.

Окончательная настройка системы с учетом Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации. эксплуатации.

Обучение персонала ДОУ и сотрудников Обучение персонала ДОУ и сотрудников подразделений.подразделений.

Последовательность внедрения СЭД

Подразделение

Подразделение

Подразделение

Служба ДОУ

Group

Руководство

44 подключаются все остальные сотрудники организации

11 автоматизируется работа сотрудников службы делопроизводства (идет обкатка настроек системы),22 подключаются

секретариаты руководства

33 подключаются ответственные за делопроизводство в подразделениях

Телекоммуникационная сеть ГНЦ РФ-ИМБП Телекоммуникационная сеть ГНЦ РФ-ИМБП РАНРАН

АудиоконференцииАудиоконференции

ИУ-100

WWW-сервер Института

íÂÎ

ВидеоконференцииВидеоконференции

Центральный телекоммуникационный узел ЦУМОКО

Аудиоконференции

ФАКСФАКСФАКСФАКС

Телефон +Факс NASA

Узел 4а

Узел 4

Узел 1

Узел 1а

Узел 2

Узел 2а

пользователи оперативной сети ЦУМОКО

E-mail E-mail ИнститутаИнститута

FTPFTP274

ВОЛС

@ imbp.ru

ИНТЕРНЕТСеть NASA

Узел 5

Сеть РКА-ЦЭНКИ

Опорная сеть Российской

академии наук

Система электронного докуметооборота

Сервер СЭД

Использование локальной сети Использование локальной сети ЦУМОКО и Интернет для ЦУМОКО и Интернет для развертывания СЭДразвертывания СЭД

корпус 1 корпус 2

корпус 3

корпус 4

корпус 5

корпус 8

СЕТЬ ИНТЕРНЕТ

Список продуктов Список продуктов «Делопроизводство» в программе «Делопроизводство» в программе 1С:1С:

Название продукта Разработчик

Эффективные решения: Загрузка документов 7.7 ГК "Эффективные решения"

DocPrime: Управление документами Информационные Технологии

Канцелярия 8.0 автоматизация документооборота Интелком

Канцелярия государственных предприятий. 1С:Предприятие 7.7

Интелком

"Канцелярия государственных предприятий" Интелком

Система учета документов "Канцелярия" ЛВТ-программы

Система обліку документів «Канцелярія» ЛВТ-программы

Канцелярия. Система учета документов ЛВТ-программы

Логасофт: Документооборот Логасофт

Системы управления: Документооборот НИЦ Системы управления

Респект: Учет договоров РЕСПЕКТ

XXI Век - Офис 1.0 XXI Век-Технология

Источник: ИА Bishelp.ru, 2008

Предлагаемые на рынке системы электронного документооборота (СЭД)

"ЕВФРАТ-Документооборот" — лидер по количеству внедрений

6%5%3%

36% 34%

16%

ЕВФРАТ-Документооборот

Дело

DocsVision

Directum

Западные СЭД

Остальные СЭД

ЭФФЕКТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ ЭФФЕКТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВААВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА(ВЕРСИЯ 8.(ВЕРСИЯ 8.88..55))

Москва 200Москва 20077

Система ДЕЛОСистема ДЕЛО

Линейка продуктов компании ЭОС

«ДЕЛО» - система «ДЕЛО» - система автоматизации автоматизации корпоративного корпоративного делопроизводства и делопроизводства и электронного электронного документооборотадокументооборота

«АРХИВ» - система «АРХИВ» - система автоматизации архивного автоматизации архивного дела в организацияхдела в организациях

«КАДРЫ» – система обработки «КАДРЫ» – система обработки кадровой информации и кадровой информации и кадрового делопроизводствакадрового делопроизводства

Опции «Поточное Опции «Поточное сканирование», «ЭЦП», сканирование», «ЭЦП», «ДЕЛО-«ДЕЛО-WEBWEB»»

Функции системы «ДЕЛО»

• Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних),

• Ввод резолюций и контроль их исполнения;

• Регистрация и контроль резолюций из вышестоящих организаций;

• Возможность централизованного контроля и контроля «внешних» исполнителей;

• Обслуживание многопунктовых документов;

• Создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме;

• Маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам;

• Поиск документов с возможностью сохранения поискового запроса;

• Работа с взаимосвязанными документами;

• Сканирование и прикрепление электронных образов документов, возможность поточного сканирования, полнотекстовой поиск по прикрепленным файлам;

• ЭЦП прикрепленных файлов документов;

• Обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования;

• Справочно – аналитическая работа, формирование отчетов;

• Полнофункциональный Web –доступ к базе данных.

Структура системы «ДЕЛО»

Опционные подсистемыПоточное сканирование

Web – доступЭЦП и шифрование

Документы Проекты документов

ОтчетыВедение

пользователейВедение

справочников

Регистрация документа

Ввод резолюций

ПоискКабинетыРеестры внешней рассылки

Опись делаПечать РК и

реестров

Регистрация проекта

документаВизирование

проектаПодписание

проектаРегистрация документа из

проекта

Справка напоминаниеСтатистика контроля

Статистика делопроиз-

водства

Регистрация пользователейПредоставле-

ние правПротокол

удаленных РК

Группы документовПодразделе-

нияРубрикатор

Грифы доступаНоменклатура

делВиды доставки

КабинетыОрганизации

ГражданеДругие

справочники

Файлы

РК

Автоматизация службы канцелярии

Автоматизация делопроизводства (процессов ДОУ)

Создание электронного архива документов

Корпоративный электронный документооборот (workflow)

Обеспечение информационной безопасности и управление доступом

Контроль исполнительской дисциплины

Частные задачи автоматизации документооборота

Задачи, решаемые системой «ЕВФРАТ-Документооборот»

Автоматизация работы с договорами (создание, согласование, отслеживание сроков окончания)

Автоматизация обращений граждан (прием, регистрация, обработка, контроль исполнения, списание в архив)

Автоматизация обработки заявок от клиентов и партнеров (прием, регистрация, выполнение, контроль исполнения)

Управление проектными работами (начало проекта, коллективная работа, сдача)

Управление мероприятиями, совещаниями (подготовка материалов, проведение, обработка результатов)

и др.

Примеры частных задач, решаемых системой «ЕВФРАТ-Документооборот»

Предложение по поставке и Предложение по поставке и внедрению системы ЕВФРАТ внедрению системы ЕВФРАТ

Кол-во пользов.

стоимость руб.

примечание

Передача права (неисключительной лицензии) на использование системы ЕВФРАТ-SQL -

25 170 000 Стоимость указана без учета поставки MS SQL Server.

модуль АРМ Архивариус,

1 14 000 документы, готовые к списанию в архив - перенести в отдельную архивную базу.

Система электронного Система электронного документооборота документооборота

NauDoc v 4.3NauDoc v 4.3

работает на любой операционной работает на любой операционной системе (системе (MAC OC XMAC OC X))

бесплатная базовая версия NauDoc бесплатная базовая версия NauDoc Free Free

бесплатное обучение пользователей бесплатное обучение пользователей полноценный веб-интерфейс полноценный веб-интерфейс открытый код открытый код

Система Система электронного электронного документооборота документооборота NauDoc v 4.3NauDoc v 4.3 Открытый код, независимость от платформы и Открытый код, независимость от платформы и

полноценный веб-интерфейс позволяют быстро полноценный веб-интерфейс позволяют быстро и без лишних затрат интегрировать систему в и без лишних затрат интегрировать систему в уже существующую IT-инфраструктуру уже существующую IT-инфраструктуру предприятия. предприятия.

Бесплатная версия NauDoc Free позволит Бесплатная версия NauDoc Free позволит минимизировать финансовые риски при минимизировать финансовые риски при внедрении СЭД. внедрении СЭД.

Бесплатное дистанционное обучение по Бесплатное дистанционное обучение по электронному документообороту позволит электронному документообороту позволит легко и без затрат обучить персонал работе с легко и без затрат обучить персонал работе с системой. системой. 

Система уже сконфигурирована под решение Система уже сконфигурирована под решение типовых задач, что позволяет быстро начать типовых задач, что позволяет быстро начать работать.работать.

Менеджер обновлений позволяет постоянно Менеджер обновлений позволяет постоянно получать стабильный и отлаженный код. получать стабильный и отлаженный код.

Сравнение Сравнение редакций NauDoc v редакций NauDoc v 4.34.3

NauDoc Free

NauDoc Pro Lite NauDoc

Pro Base

NauDoc Pro Business

NauDoc Pro Corporate

NauDoc Pro Enterprise MySQL

NauDoc Pro Enterprise MSSQL

Цена за лицензию на 10 рабочих мест

бесплатно 15 000 30 000 45 000 60 000 - -

Цена за дополнительное рабочее место

бесплатно 750 1 500 2 250 3 000 - -

Цена за серверную лицензию без ограничений на число рабочих мест

бесплатно 30 000 60 000 90 000 120 000 190 000 210 000