Артур Панчоян Архитектор решений

Группа компаний АйТи

РЕШЕНИЕ «ЛОГИКА ECM. ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ» ДЛЯ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ХРАНИЛИЩ ФИНАНСОВЫХ ДОКУМЕНТОВ НА БАЗЕ РЕШЕНИЙ IBM FILENET. ОПЫТ ПРОЕКТОВ

Артур ПанчоянАрхитектор решений

ГК АйТи

О КОМПАНИИ «ЛОГИКА БИЗНЕСА»

20 апреля, 2023 | ЛОГИКА БИЗНЕСА | 2

Основана в декабре 2011 года, входит в ГК АйТи

Инновационная компания, работает на стыке управленческихи информационных технологий

Использует самые современные разработкии тренды глобального ИТ-рынка

Ваш партнер №1 в области управления корпоративным контентом (ECM)

Более 500 заказчиков

Разработчик ECM-семейства «Логика ECM»(ранее «БОСС-Референт»)

ABBYY CorporateProjects PlatinumPartnerПервый «платиновыйпартнер» ABBYY

IBM PremierBusiness PartnerЕдинственныйавторизованныйпартнер в Россиипо ECM

ГК АйТи

СКВОЗНЫЕ РЕШЕНИЯ

FileNet,Content Analytics

Notes/Domino,Content Analytics

СЕРВИСНАЯ ПЛАТФОРМА

ГК АйТи

«ЛОГИКА ЭХД. ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ»КОНСОЛИДАЦИЯ ФИНАНСОВОЙ ФУНКЦИИ


Оперативная доставка документов из отдаленных подразделений

Исключение потери документов, как на этапе сбора, так и при хранении

Единый централизованный архив электронных копий

Сокращение сроков поиска, сбора документов за период, подготовки финансовых отчетов и актов сверки

Устранение затрат, связанных с децентрализованной обработкой финансовых документов

ГК АйТи

БИЗНЕС-ПРОЦЕСС


1. УДАЛЕННЫЙ ФРОНТ-ОФИС

Прием и сканирование первичной бухгалтерской

документации

Фиксация в ЭА места хранения документа в Архиве

предприятия, изъятие, контроль сроков,

уничтожение

4. АРХИВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Распознавание атрибутов, проверка правил, проверка правильности распознавания

атрибутов Верификатором

2. СЕРВЕР РАСПОЗНАВАНИЯ И ВЕРИФИКАЦИИ

Получение, согласование, отражение в учете, передача документов КА, история согласования, изменения, контроль версий, печать, выгрузка,

подбор для контролирующих органов

3. ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БУХГАЛТЕРИЯ

ГК АйТи

БУМАЖНЫЙ ОБМЕН ПЕРВИЧНЫМИ БУХГАЛТЕРСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ


КОНТРАГЕНТ А КОНТРАГЕНТ А

ОБЪЕДИНЕННЫЙ ЦЕНТР

ОБСЛУЖИВАНИЯ

КОНТРАГЕНТ СКОНТРАГЕНТ D

ГК АйТи

ПРОГРАММНАЯ АРХИТЕКТУРА РЕШЕНИЯ


Решение для юридически значимого

документооборота

Подсистемаинтеграции

Подсистема хранения

и управления документами

Поисковаяподсистема

Подсистема управления бизнес-

процессами

Подсистема построения отчетов

Архив финансовой документации

Подсистема загрузки документов

Подсистема сканирования

и распознавания

ОАО «СЗМН»

Организация ввода, хранения, управления и поиска электронных копий документов в связке с данными КИС Галактика

Связь электронного хранилища и учетной системы

Обеспечение безбумажного документооборота с бухгалтерией

Автоматизация формирования подборок документов

Экономия времени сотрудников за счет минимизации ручной работы и автоматизации рутинных процедур (за счет сканирования и распознавания)

Автоматизация архивного дела

Создание основы для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов в части снижения бумажного документооборота

Сканирование

Полнотекстовое

распознавание

Атрибутивное

распознавание

Верификация

Связь с учетной

системой

Обработка куратором

Обработка бухгалтером

Загрузка в хранилище

Списание в дело

Штрихкодирование

Сканирование

Автоматическое разделение на

отдельные документы

Нанесение этикеток со

штрихкодами

Печать документа из УС со штрихкодом

Определение типа документа и его

полей (атрибутов)

Верификация/ручной ввод

Строго структурированные документы

Неструктурированные документы

Создан единый архив первичных документов, интегрированный с учетной системой

В системе работают 1000+ сотрудников

Упростился поиск необходимых документов как для использования в повседневной работе, так и для предоставления по запросу контролирующих органов

Реализовано гибкое разделение доступа к документам сотрудников, принимающих участие в жизненном цикле обработки документа на различных его этапах

Автоматизация процессов обработки первичной бухгалтерской документации

г. Москва13.02.2014 г.

Информационная система сканирования, распознавания, передачи и хранения скан-образов финансовой документации на базе ПО

ABBYY FlexiCapture и IBM FileNet

(статус проекта и направления развития)

1. Создать единое защищенное информационное пространство для регистрации, обработки и хранения скан-образов первичных финансовых документов ООО «РН-Учет» – т.н. единый электронный архив.

2. Реализовать организационно-технических мероприятия по повышению эффективности ведения учетной функции благодаря выводу учета предприятий-Заказчиков Общества из "дорогих" регионов обслуживания в "дешевые". Централизация учетной функции.

3. Обеспечить сквозную интеграцию единого электронного архива с типовыми учетными системами ООО «РН-Учет» на базе платформы 1С:Предприятие 8.

4. Радикально снизить сроки предоставления первичных документов работникам бухгалтерии для осуществления ими операций в учетных системах, а также трудоемкость формирования подборки первичных документов по запросам контролирующих органов.

5. Перейти на электронный юридически значимый документооборот с ФНС РФ в рамках проведения мероприятий налогового контроля и регулярного взаимодействия с налоговыми органами.

15

Цели и задачи проекта

Статус проекта на начало 2014 года

16

г. Усинск

г. Усинск

г. Самараг. Самара

ХМАОХМАО

г. Губкинский

г. Губкинский

г. Москва

г. Москва

г. Рязань

г. Рязань

г. Новокуйбышевск

г. Новокуйбышевскг.

Саратовг.

Саратов

г. Нижневартовск

г. Нижневартовск

г. Бузулукг. Бузулук

г. Няганьг. Нягань

г. Красноярск

г. Красноярск

г. Краснодарг. Краснодар

Проект инициирован в 2011 году. Электронное хранилище размещено на базе филиала ООО «РН-Учет» в г. Самара. Развернуты 12 точек сканирования и передачи документов по каналам связи. На базе Самарского филиала уже централизован учет 30-ти региональных предприятий-заказчиков. Система автоматически распознает порядка 15 документов. Сегодня продолжаются работы по централизации в 2014 году учетной функции с использованием функционала ИС ЭХД еще для 34-х предприятий группы Роснефть, включая дочерние общества с филиальной структурой ЗАО «РН-Транс» и ООО «РН-Информ».

Эффект проекта

20.04.23

17

Радикально снизились риски потери и порчи документов, вследствие снижения объемов использования «бумажных» документов.

Возросли скорость поиска документов и уровень релевантности поисковых запросов, вследствие перехода к поиску в электронных архивах по большому количеству реквизитов (вплоть до полнотекстового поиска) вместо поиска в бумажных архивах, упорядоченных по двум-трем реквизитам.

Сократились затраты на содержание архива электронных документов, вследствие использования единого централизованного архива вместо разрозненных локальных архивов.

Сократилось время между поступлением документа и его отражением в учете, вследствие многократно возросшей скорости движения электронного образа документа между участками учета.

Снизились совокупные затраты на ведение учета, вследствие разнесения в пространстве мест приема и мест учета операций на основании документов, что позволило осуществлять учет в местах, где затраты на персонал ниже.

Существенно уменьшились накладные расходы на обработку и логистику первичных бухгалтерских документов, вследствие того, что многократно снизились потребности по перемещению бумажных документов после их отражения в учете.

Группа компаний АйТи

Спасибо за внимание!Вопросы?

Артур ПанчоянАрхитектор решений

Documents

Артур Панчоян Архитектор решений