מערכות חכמות לניהול מסמכיםמערכות חכמות לניהול מסמכים

וחיפושי וחיפושי תיוקים תיוקים נשפך על נשפך על זמן עבודה יקרזמן עבודה יקר חשבת פעם כמה חשבת פעם כמה •מסמכים?מסמכים?

ניירות, ניירות, ? ומה עם ? ומה עם אחסנהאחסנה נשרף לך על נשרף לך על כסףכסף בדקת כמה בדקת כמה •מעטפות?מעטפות?

תפסיקו תפסיקו

לתייק!לתייק!

? הבעיה עיקר ?איפה הבעיה עיקר איפה

לחשוב חכםלחשוב חכם

מה התוצאה?מה התוצאה?בעבודה דיגיטלית בעבודה דיגיטלית הכנסנו מערכת שלמה כדי להחליף עבודה ידנית מייגעת הכנסנו מערכת שלמה כדי להחליף עבודה ידנית מייגעת

. במקום תיוק לקלסר במדף מתייקים לתיקיה במחשב. . במקום תיוק לקלסר במדף מתייקים לתיקיה במחשב. מייגעתמייגעת

. מסמך שנעשו בו שגיאות הקלדה או תוייק במקום . מסמך שנעשו בו שגיאות הקלדה או תוייק במקום אנחנו אנשים ואנחנו טועיםאנחנו אנשים ואנחנו טועיםהלא נכון "יעלם במעמקי המחשב" ולא יימצא לעולם. הלא נכון "יעלם במעמקי המחשב" ולא יימצא לעולם.

ובמחשבי המשתמשים ובמחשבי המשתמשים מפוזרים במדפי הארגון מפוזרים במדפי הארגון ערמות של ניירות ושל מידע ערמות של ניירות ושל מידע ".".איים של מידעאיים של מידע""השונים, במחלקות השונות, ונוצרים השונים, במחלקות השונות, ונוצרים

אשר זמנם אשר זמנם שעות עבודה של עובדיםשעות עבודה של עובדיםבארגון הן בגין בארגון הן בגין ההוצאות הכספיותההוצאות הכספיותמרבית מרבית מוקדש לזיהוי בעין, הקלדת מלות מפתח, סיווג נכון של המסמכים, תיוק החומר מוקדש לזיהוי בעין, הקלדת מלות מפתח, סיווג נכון של המסמכים, תיוק החומר לקלסרים והקפדה על איות וספרור - כדי לתייק במקום שקל למצוא בו אחר-כך.לקלסרים והקפדה על איות וספרור - כדי לתייק במקום שקל למצוא בו אחר-כך.

מהעבודה היא בקליטת המסמכים מהעבודה היא בקליטת המסמכים 99%99%בכל מערכת ניהול מסמכים – בכל מערכת ניהול מסמכים – שוב: עיון במסמך כדי להחליט איפה לתייקו, לבחור תיקיה מתאימה, שוב: עיון במסמך כדי להחליט איפה לתייקו, לבחור תיקיה מתאימה, ! ! למערכתלמערכת

לתת מילות מפתח נכונות – הכל כדי שאפשר יהיה למצוא את המסמך במחשב.לתת מילות מפתח נכונות – הכל כדי שאפשר יהיה למצוא את המסמך במחשב.

הפיילוט:הפיילוט:דיגיטציה אוטומטית של חשבוניות ספקים, כולל ספקים דיגיטציה אוטומטית של חשבוניות ספקים, כולל ספקים

מחו"למחו"ל אחד הפתרונות הייחודיים של אחד הפתרונות הייחודיים שלERAERA הנו היכולת ליצור ארכיון דיגיטלי אוטומטי הנו היכולת ליצור ארכיון דיגיטלי אוטומטי

מחשבוניות ספקים שאין להן כל מבנה אחיד. החשבוניות יכולות להגיע בגדלים מחשבוניות ספקים שאין להן כל מבנה אחיד. החשבוניות יכולות להגיע בגדלים שונים, בגופנים שונים ובצורות שונות. ואין לנו כל שליטה על צורתן. שונים, בגופנים שונים ובצורות שונות. ואין לנו כל שליטה על צורתן.

מערכת מערכתWisePageWisePage תסרוק, תנתח, תבין את תוכן המסמכים, תאתר בהם את תסרוק, תנתח, תבין את תוכן המסמכים, תאתר בהם את מזהה הספק, את מספר החשבונית, מספר ההזמנה, התאריך ועוד - תצליבם מזהה הספק, את מספר החשבונית, מספר ההזמנה, התאריך ועוד - תצליבם

מול קובץ אינדקס שסופק ע"י המשתמש ותשמור אתמול קובץ אינדקס שסופק ע"י המשתמש ותשמור אתהחשבוניות באופן אוטומטי, כשהן ממוינות ומקוטלגות.החשבוניות באופן אוטומטי, כשהן ממוינות ומקוטלגות.

ייחודיות המערכות של ייחודיות המערכות שלERAERA מאפשרות חסכון עצום מאפשרות חסכון עצום בזמני עבודה, ומאפשרת למשתמש לקבל ארכיון מלאבזמני עבודה, ומאפשרת למשתמש לקבל ארכיון מלא

כמעט ללא התערבות אנושית.כמעט ללא התערבות אנושית.

שלבי העבודהשלבי העבודה

סריקה אוטומטית של החשבוניות, כשכל חשבונית כקובץ נפרד. סריקה אוטומטית של החשבוניות, כשכל חשבונית כקובץ נפרד. 1(1(

זיהוי הטקסט בחשבוניות והפיכת כל הטקסט בתוכן ל"חי".זיהוי הטקסט בחשבוניות והפיכת כל הטקסט בתוכן ל"חי".2(2(

נתונים: מספר נתונים: מספר 55 שדות מתוך שדות מתוך 33 של של וודאיוודאיניתוח מבנה החשבוניות ואיתור ניתוח מבנה החשבוניות ואיתור 3(3(העוסק המורשה, מספר החשבונית, סכום החשבונית, תאריך החשבונית, מספר העוסק המורשה, מספר החשבונית, סכום החשבונית, תאריך החשבונית, מספר

ההזמנה.ההזמנה.

אם מספר העוסק המורשה איננו מודפס על החשבונית, או אינו בר-איתור – אם מספר העוסק המורשה איננו מודפס על החשבונית, או אינו בר-איתור – 4(4(תחפש המערכת נתונים אחרים לזיהוי הספק על המסמך.תחפש המערכת נתונים אחרים לזיהוי הספק על המסמך.

בדיקה אוטומטית מול קובץ אינדקס החשבוניות של המשתמש האם הנתונים בדיקה אוטומטית מול קובץ אינדקס החשבוניות של המשתמש האם הנתונים 5(5(אמיתיים, נכונים וקיימים בקובץ האינדקס.אמיתיים, נכונים וקיימים בקובץ האינדקס.

שמירת החשבוניות שאומתו לפי ע.מ. ומספר חשבונית )או כל נתון אחר שיבחר שמירת החשבוניות שאומתו לפי ע.מ. ומספר חשבונית )או כל נתון אחר שיבחר 6(6(המשתמש(, והעברת החשבוניות שלא אומתו ואינן תקינות – לבקרה אנושית.המשתמש(, והעברת החשבוניות שלא אומתו ואינן תקינות – לבקרה אנושית.

יצירת היררכית תיקיות לפי ספקים ואינדקס חיפוש, לשליפת כל חשבונית לפי כל יצירת היררכית תיקיות לפי ספקים ואינדקס חיפוש, לשליפת כל חשבונית לפי כל 7(7(נתון מבוקש בשניות.נתון מבוקש בשניות.

בעיות ואתגריםבעיות ואתגרים

זיהוי הספקזיהוי הספק1(1(

מספר העוסק המורשה אינו קיים, כמו בחשבוניות חו"ל למשל.מספר העוסק המורשה אינו קיים, כמו בחשבוניות חו"ל למשל.הבעיה: הבעיה:

מאתרת נתונים אחרים שניתן לפיהם לזהות את מאתרת נתונים אחרים שניתן לפיהם לזהות את ERAERAהמערכת של המערכת של הפתרון: הפתרון: הספק, כמו: מספר הספק, שם הספק, כתובת הדוא"ל, מספר הטלפון או הפקס הספק, כמו: מספר הספק, שם הספק, כתובת הדוא"ל, מספר הטלפון או הפקס

מצליבה את נתונים הנוספים מול קובץ מצליבה את נתונים הנוספים מול קובץ WisePageWisePageשלו, ואתר האינטרנט שלו. שלו, ואתר האינטרנט שלו. האינדקס לוודא אם ניתן לאמתם מולו.האינדקס לוודא אם ניתן לאמתם מולו.

זיהוי סכוםזיהוי סכום2(2(

אופן רישום הסכומים בחשבוניות אינו אחיד. נקודה ופסיק מתחלפים אופן רישום הסכומים בחשבוניות אינו אחיד. נקודה ופסיק מתחלפים הבעיה: הבעיה: 1.234,561.234,56 בחשבוניות ישראליות ואמריקאיות מול בחשבוניות ישראליות ואמריקאיות מול 1,234.561,234.56בתפקידם. למשל: בתפקידם. למשל:

בחשבוניות אירופאיות.בחשבוניות אירופאיות.

פיתחה מנגנון ייחודי המשווה את הסכומים בשתי האופציות פיתחה מנגנון ייחודי המשווה את הסכומים בשתי האופציות ERAERAהפתרון: הפתרון: ומחפשת התאמה מול קובץ האינדקס.ומחפשת התאמה מול קובץ האינדקס.

בעיות ואתגריםבעיות ואתגריםזיהוי תאריךזיהוי תאריך3(3(

, , 3/4/123/4/12, , 3-4-20123-4-2012אותו התאריך יכול להירשם במגוון וריאציות: אותו התאריך יכול להירשם במגוון וריאציות: הבעיה: הבעיה: 03.04.201203.04.2012 , ,04.03.1204.03.12 , ,33--APRAPR-2012, -2012, 3/APR/123/APR/12, , April 3April 3rdrd, 2012, 2012

פיתחה מנגנון ייחודי הבודק מגוון עצום של פורמטים ואפשרויות פיתחה מנגנון ייחודי הבודק מגוון עצום של פורמטים ואפשרויות ERAERAהפתרון: הפתרון: בכתיבת תאריכים. בכתיבת תאריכים.

זיהוי הטלפון והפקסזיהוי הטלפון והפקס4(4(

אופן הרישום בקובץ האינדקס אינו תואם את הכתוב בחשבונית כמעט אופן הרישום בקובץ האינדקס אינו תואם את הכתוב בחשבונית כמעט הבעיה: הבעיה: תמיד. תמיד.

ישנה השמטה או הוספה של קידומות חיוג לאזור בארץ ולמדינה בחו"ל.ישנה השמטה או הוספה של קידומות חיוג לאזור בארץ ולמדינה בחו"ל.

ישנן תוספות סימנים של סוגריים, רווחים, מקפים, פלוסים ועוד במספריםישנן תוספות סימנים של סוגריים, רווחים, מקפים, פלוסים ועוד במספרים

. . 67955556795555 יופיע באינדקס כ- יופיע באינדקס כ- 03-67955503-679555

-9061-88-99-9061-88-99++ או או 9061889940190618899401 יופיע באינדקס כ- יופיע באינדקס כ- 906-1-88-99-401906-1-88-99-401המספר המספר 401401

פיתחה מנגנון המשמיט מקפים מקובץ האינדקס ומאחד את פיתחה מנגנון המשמיט מקפים מקובץ האינדקס ומאחד את ERAERAהפתרון: הפתרון: הספרות לכדי מספר רציף. עדין אין בכך תחליף לרישום אחיד ותקין.הספרות לכדי מספר רציף. עדין אין בכך תחליף לרישום אחיד ותקין.

בעיות ואתגריםבעיות ואתגרים

אין כל זהות או אחידות בין הרישום בקובץ האינדקס לבין הכתוב בחשבוניתאין כל זהות או אחידות בין הרישום בקובץ האינדקס לבין הכתוב בחשבונית5(5(

, עם , עם 99 ספרות במקום ספרות במקום 1010מספר עוסק מורשה בקובץ האינדקס נרשם ב-מספר עוסק מורשה בקובץ האינדקס נרשם ב-למשל: למשל: ..005107664951076649אפסים מובילים: אפסים מובילים:

אין כל זהות או אחידות בין שם הספק בתוך קובץ האינדקס עצמו, שמופיע אין כל זהות או אחידות בין שם הספק בתוך קובץ האינדקס עצמו, שמופיע 6(6( בכל עת בפורמט שונה.בכל עת בפורמט שונה.

, ,KARGER LIBRIKARGER LIBRI____, , KARGER KARGER -- LIBRI LIBRI, , KARGERKARGER--- --- LIBRILIBRI למשל: למשל: KARGERKARGER....LIBRILIBRI

המערכת מנסה למצוא התאמה בין שם הספק ככתוב בחשבונית לבין שמו המערכת מנסה למצוא התאמה בין שם הספק ככתוב בחשבונית לבין שמו הבעיה: הבעיה: ככתוב בקובץ האינדקס. כאשר אין התאמה – אין זיהוי ודאי ולכן החשבונית ככתוב בקובץ האינדקס. כאשר אין התאמה – אין זיהוי ודאי ולכן החשבונית

ומועבר לשגויים.ומועבר לשגויים.

הקפדה על רישום אחיד ותקין.הקפדה על רישום אחיד ותקין.הפתרון: הפתרון:

פילוח התוצאותפילוח התוצאות

452סה"כ מסמכים שנסרקו:

פילוח התוצאותפילוח התוצאות

427סה"כ חשבוניות/אישורי טיסה:

פילוח התוצאותפילוח התוצאות

סה"כ חשבוניות תקינות שקיימת להן 347רשומה בקובץ האינדקס:

מסקנות מסקנות הפיילוטהפיילוט

רובן המכריע של החשבוניות מזוהה ומאורכב אוטומטית ע"י המערכת כגון: מספר עוסק מורשה גם אם חסרים בהן פרטים חשוביםבהצלחה או תאריך.

-מן החשבוניות התקינות מועברות לבקרה אנושית2%רק כ !

-למרות שזוהו בהם שני נתונים מכלל החשבוניות לא אורכבו 1.5%כ ,בשל העדר יכולת לזהות את הספק. בד"כ בחשבוניות מחו"ל.

הפתרון: הקפדה על כתיבת פרטי ספק מלאים בקובץ אינדקס הספקים, שיכללו: כתובת, טלפון, פקס, מייל, אתר אינטרנט ועוד.

:חלק מן המסמכים שהועברו כלל אינן חשבוניות. ביניהםהעברות מט"ח.

קבלות ידניות.פירוטי חשבון של ישראכרט/ויזה.

תכתובות שונות.אישורי טיסה.

תשלומים שונים.

מסקנות מסקנות הפיילוטהפיילוט

מסמכים כמו: שוברי תשלום, אישורי טיסות – ניתן להוסיף לקובץ האינדקסכחשבוניות לכל דבר והמערכת תוכל לזהותם.

ניתן לאפיין מערך אירכוב אוטומטי נפרד לסוגי חומר שונים, כגון אותן קבלותידניות.

.אין אחידות באופן הרישום של הנתונים בקובץ האינדקס שסופק על ידכםנתונים חסרים, רשומים בצורות שונות, שמות ספקים רשומים במספר

וריאציות. הקפדה ותיקון של הנ"ל יעלו עוד יותר את אחוזי הזיהוי.

כדאי מאד להוסיף לקובץ האינדקס את סכום המע"מ. נתון זה יהווה עודאפשרות הצלבה ויעלה את אחוזי הזיהוי.

,גם אם אינו חיפוש כל חשבונית יכול להתבצע בקלות לפי כל אחד מהנתונים למשל: מספר הזמנה, מספר ספק, שם ספק.מופיע על החשבונית עצמה!

מערכתWisePage .יכולה להוות חלופה יעילה, מהירה ואיכותית לארכיון פיזי כל עבודת התיוק, הצלבת המידע, השמירה והשליפה של החשבוניות תוכל

להיות מהירה ויעילה, תוך חסכון עצום בזמני עבודה וטעויות אנוש.