КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ОРГАНИЗАЦИИ

Обязательный перечень общих и индивидуальных документов

Правила внутреннего трудового распорядка

Локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работника, основные права, обязанности ответственность трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (статья 189 ТК РФ).

Распространенные ошибки при разработке ПВТР Нарушение порядка утверждения правил; Нарушение порядка внесения изменений; Указание, что в ПВТР не распространяются на

иностранных работников и лиц, принятых с испытательным сроком (ст. 11, 70 ТК РФ);

Требование оформления обходного листа.

Распространенные ошибки при разработке ПВТР

Не указаны все необходимые документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ);

Изменения с января 2011 года. Федеральный закон от 23.12.2010 № 387-ФЗ (для лиц, допускаемых к педагогической деятельности требуется справка из ОВД об отсутствии судимости и факта уголовного преследования).


Требование предоставить документы, не предусмотренные ТК РФ (ИНН, характеристики с предыдущих мест, рекомендательные письма, результаты тестирования (при наличии).


Уменьшение продолжительности ежегодного отпуска на количество прогулов;

Ограничения в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (не более 14 к.д.) – ст. 128 ТК РФ.


Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в первый год работы пропорционально отработанному времени (статья 122 ТК РФ; статьи 4, 5 Конвенции МОТ № 132 «Об оплачиваемых отпусках»);

В ТК РФ такой метод применяется только при расчете компенсации за неиспользованный отпуск.


Установление обязанности работников осуществлять сверхурочные работы или работу в выходные дни без их согласия (ст. 99 ТК РФ).

В новой редакции ТК РФ процедура привлечения к сверхурочным работам будет упрощена. Работа начата Минздравсоцразвития РФ в начале года.


Выплата заработной платы один раз в месяц при наличии заявления от работника (ст. 136 ТК РФ);

Выплата аванса (вместо заработной платы за первую половину месяца). Сроки определены не конкретно.

Разъяснение Роструда от 01 марта 2007 г. № 472-6-0 (заявление работника о согласии получать зарплату 1 раз в месяц не освобождает работодателя от ответственности.


Письмо Минздравсоцразвития от 25.02.2009 г. № 22-2-709 (при авансовом методе начисления зарплаты она должна начисляться за каждую половину месяца примерно в равных суммах).

Письмо Роструда от 08.09.2006 № 1557-6 (при выплате зарплаты за первую половину месяца необходимо учитывать фактически отработанное время).

Задержка выплаты зарплаты Определение Судебной коллегии по

гражданским делам Верховного Суда РФ от 03.09.2010 г. № 19-В10-10 (если сотрудник приостановил работу из-за задержки выплаты зарплаты, то за ним сохраняется средний заработок). Верховный Суд РФ расценил задержку выплаты зарплаты как вынужденный прогул.

Роструд в письме от 04.10.2006 № 1661-6-1 разъяснял, что за время приостановки работы в порядке, предусмотренном ч. 2 ст. 142 ТК РФ, заработная плата начисляться не должна.

Форма расчетного листка

Утверждается работодателем приказом с учетом мнения представительного органа работников.

Новое в судебной практике. Постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 г. № 75-АД10-3 (оспорить штраф в 30.000 руб. организации не удалось ни в одной судебной инстанции).

Ответственность за совершение дисциплинарных проступков

Расширение перечня видов дисциплинарной ответственности (строгий выговор, лишение премии, меры общественного воздействия);

Критерии, определяющие соразмерность взыскания совершенному проступку. Не допустимо при совершении прогула делать замечание, а за неоднократное пятиминутное опоздание – увольнение.

Ответственность за совершение дисциплинарных проступков

При наложении дисциплинарного проступка необходимо учитывать тяжесть совершенного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, и предыдущее поведение работника, его отношение к труду (статья 192 ТК РФ, пункт 53 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами РФ Трудового кодекса Российской Федерации»).

Штатное расписание

Штатное расписание принимается работодателем единолично (письмо Роструда от 06.11.2008 № 2535-6-1).

Локальный нормативный акт (статья 57 ТК РФ, Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (форма Т-3).

Изменение реквизитов штатного расписания

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (можно вносить дополнительные реквизиты, но нельзя их удалять).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Трудовой кодекс Российской Федерации

(статьи 65, 66).

Постановление Минтруда России от

10.10.2003 № 69 «Об утверждении

инструкции по заполнению трудовых

книжек» (приложение 3).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приложение № 2 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 № 69.

Раздел V «Учет и хранение трудовых книжек» (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) «О трудовых книжках». Книга ведется бухгалтерией (пункт 40).

Должностные инструкции

В Трудовом кодексе РФ нет прямого указания на обязательность составления данного документа, поэтому должностная инструкция обязательна, если обязанности работника не урегулированы в трудовом договоре.

Согласно разъяснениям Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 «Должностная инструкция может быть как самостоятельным документом, так и приложением к трудовому договору».

Порядок разработки должностной инструкции

Приказ ФСИН России от

05.06.2008 № 379

«Об утверждении Порядка

подготовки должностной

инструкции работника уголовно-

исполнительной системы».

Важные документы при разработке должностных инструкций

Общероссийский классификатор профессий, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367;

Общероссийский классификатор занятий, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 298 (257 с.)

Положение о защите персональных данных работников

Персональные данные – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников (статья 86 ТК РФ).

Отношения, связанные с обработкой персональных данных регулируется ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

Защита персональных данных: нормативное регулирование

Приказ Роскомнадзора от 16.07.2010 № 482 «Об утверждении образца формы уведомления об обработке персональных данных»

Приказ ФСТЭК России от 05.02.2010 № 58 «Об утверждении положения о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных (вместе с Положением о методах и способах защиты информации от несанкционированного доступа в зависимости от класса информационных системы)


Приказ ФСТЭК России № 55, ФСБ РФ № 86, Мининформсвязи России № 20 от 13.02.2008 г. «Об утверждении Порядка проведения классификации информационных систем»

Постановление Правительства РФ от 17.11.2007 № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных при их обработке в информационных системах персональных данных (пункты 2, 11, 12).


Методические рекомендации по составлению Частной модели угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах учреждений здравоохранения, социальной сферы, труда и занятости (утв. директором департамента информатизации Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 23.12.2009 г.).

Инструкции по охране труда

Согласно статьи 212 ТК РФ

«работодатель обязан информировать

работников об условиях охраны труда на

рабочих местах, проводить обучение

безопасным приемам выполнения

работ».

Виды инструкций по охране труда

1. Инструкции по охране труда для персонала (водителя-экспедитора, грузчика, слесаря-сантехника, электрика, инженерно-технического персонала, уборщика производственных и служебных помещений).

2. Инструкции по охране труда при эксплуатации оборудования (при работах на высоте, по очистке крыш от снега, проведению погрузо-разгрузочных работ, при эксплуатации электроприборов и т.д.).

Журнал инструктажа Согласно статьи 212 ТК РФ «работодатель обязан

проводить инструктаж по охране труда, не допускать к работе лиц, не прошедших стажировку на рабочем месте и инструктаж по охране труда».

ГОСТ 12.0.004-90 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда (утв. Постановлением Государственного комитета по управлению качеством продукции и стандартам от 15.05.1990 № 2797, введен с 01.07.1991 г.

ГОСТом предусмотрены: журнал регистрации вводного инструктажа (приложение 4); журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (приложение 6).

Журнал прохождения работниками ОМО

Нормативное обоснование: Трудовой кодекс РФ (статьи 69, 213). Обязательному медицинскому освидетельствованию

подлежат: лица, не достигшие 18 лет; работники, занятые на работах с вредными условиями и (или) опасными условиями труда; на работах с движением транспорта. Для указанных категорий предусмотрены обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц до 21 года – ежегодные) медицинские осмотры и обследования.

График отпусков

Локальный нормативный акт, принимаемый работодателем с учетом мнения профсоюзной организации (при наличии) за 2 недели до наступления календарного года.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 предусмотрена унифицированная форма графика отпусков.

Указанный документ является обязательным как для работодателя, так и для работника (статья 123 ТК РФ).

Как избежать нарушений при предоставлении отпусков

Извещение работника под роспись за две недели. Можно использовать сам график. В графу «Примечание» добавить слова «О времени начала отпуска работник извещен».

Отдельным категориям предоставлять отпуск по их желанию в удобное время.


Избегать формального подхода при предоставлении отпусков: график отпусков имеется, а фактически отпуска предоставляются на основании заявления.

Правильно и своевременно вносить изменения в график отпусков.


Если отпуск работника делится на несколько частей, об этом должно быть указание в трудовом договоре (статья 125 ТК РФ).

С учетом положений Конвенции МОТ № 132 «Об оплачиваемых отпусках» в график отпусков должны включаться все неиспользованные дни отпуска за предыдущие годы.


При отзыве работника из отпуска (только с его письменного согласия) необходимо пересчитывать отпускные.

В приказе о перенесении отпуска на другой срок должен быть указан новый период предоставления оставшейся части отпуска (пример).

Разъяснение Роструда от 27.12.2007 № 5339-6-1 (продление отпуска в связи с временной нетрудоспособностью).

Отпуск с последующим увольнением

Определение Конституционного Суда РФ

от 25.01.2007 № 131-О-О;

Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1;

Письмо Роструда от 30.04.2008 № 1025-6

(право, а не обязанность).

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ

Отсутствие графика или его несоблюдение (ст. 5.27 КоАП РФ);

Неправомерная выплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск;

Необоснованное предоставление отпуска без сохранения заработной платы;

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ

Неприменение или неправильное

заполнение унифицированных форм

первичной документации; Нарушение продолжительности и

порядка предоставления отпуска

совместителям.

График сменности

График сменности является обязательным кадровым документов в случае, если в организации введена сменная работа (статья 103 ТК РФ).

Доводится до сведения работников за один месяц до введения в действие.

Форма графика сменности не унифицирована. Работодатель самостоятельно разрабатывает форму и утверждает приказом (распоряжением).

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Работодатель обязан вести учет времени, фактического отработанного каждым работником (статья 91 ТК РФ).

Форма табеля унифицирована (Т-12).

Положение об оплате труда

Локальный нормативный акт (статья 8 ТК РФ). Трудовой кодекс РФ (глава 6, статья 135 ТК РФ). Разъяснение Федеральной службы по труду и

занятости от 24.12.2007 № 5275-6-1 (если работодатель не закрепил в трудовом договоре доплаты, надбавки и иные поощрительные выплаты, то должна быть сделана отсылка к локальному нормативному акту или коллективному договору, предусматривающим основания и условия их выплаты.

Положение о коммерческой (служебной) тайне

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в статье 5 Закона перечислены сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну).

Разрабатывается и утверждается в случае, если в трудовых договорах (должностных инструкциях) работников имеется указание на сохранение коммерческой (служебной) тайны.

Индивидуальные кадровые документы (1)

Трудовой договор (статьи 16, 56, 67 ТК РФ).

Приказы по личному составу (о приеме на работу, о переводах, предоставлении отпусков, о поощрениях, об установлении профессии, об изменении анкетно-биографических данных, о совмещении профессий(должностей), о расторжении трудового договора и т.п.).

Индивидуальные кадровые документы (2)

Личная карточка работника (Т-2). Форма унифицирована.

Трудовая книжка (статья 66 ТК РФ). Договор о полной материальной

ответственности (приложение 2 и 4 Постановления Минтруда России от 31.12.2002 № 85).

Индивидуальные кадровые документы (3) Копии документов об образовании (статья 65

ТК РФ). Для придания юридической силы копии

документов должны быть обязательно заверены в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. Постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 № 65-ст).

Заявления работников (отпуск)

Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (ст. 128,263,319 ТК РФ).

Заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (в случаях, если в графике отпусков указан месяц предоставления отпуска, а не конкретная дата).

Заявления работников (отпуск)

Заявление о предоставлении отпуска до истечения 6 месяцев (статья 122 ТК РФ).

Заявление о переносе отпуска на другой срок (статья 124 ТК РФ).

Заявление о замене отпуска денежной компенсацией (статья 126 ТК РФ).

Заявление о предоставлении неиспользованных дней отпуска (с последующим увольнением, за исключением случая увольнения за виновные действия – статья 127 ТК РФ).

Заявления работников (отпуск) + оплачиваемые дни

Заявление на отпуск по беременности и родам (статья 255 ТК РФ).

Заявление на отпуск по уходу за ребенком (статья 256).

Заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых дней (лицам, осуществляющим уход за детьми) - статья 262 ТК РФ.

Иные заявления работников Заявление о выдаче денежной компенсации

эквивалентной стоимости молока или других пищевых продуктов (если предусмотрено ТД или КД – ст. 222 ТК РФ).

Заявление о перечислении членских профсоюзных взносов (ст. 377 ТК РФ).

Заявление об оформлении новой трудовой книжки (статья 65 ТК РФ).

Заявление беременной женщины о продлении срочного трудового договора (ст. 261 ТК РФ).

Иные заявления работников

Заявление о переводе на другую работу (72.1, 254 ТК РФ).

Заявление о расторжении трудового договора (ст. 71, 80 ТК РФ).

Заявление об отмене поручения о выполнении дополнительной работы (ст. 60.2 ТК РФ).

Documents

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ