עקרונות של ניהול פרויקטים

ניהול פרויקטים

קורס ניתוח מערכות מידע

1

עקרונות של ניהול פרויקטיםעקרונות של ניהול פרויקטים - עצות לדרך בקליפת אגוז -



2

הנושאים העיקרייםהנושאים העיקריים

- מתודולוגיה לניהול פרויקטנושא ראשון- שיווק )פנימי( וניהול משתמשיםנושא שני

- מדדי בקרה נושא שלישי- ניהול סיכוניםנושא רביעי

מדוע נכשלים פרויקטים- נושא חמישי



3

נושא ראשון - מתודולוגיה לניהול פרויקט

מה זה בעצם, פרויקט ?

הייחודיות של פרויקט תכנהמחזור החיים של ניהול פרויקט

ניהול הידע של הפרויקטWBS

תורת האילוציםEARNED VALUE

ההסכם עשרת הדברות

עשרת הדברות מחזור החיים



4

הפרויקט הפרויקטניהולניהול ניהול של ניהול של עקרון המדידה עקרון המדידה

)"המקצוענות"()"המקצוענות"( ניהול באמצעות הידע ניהול באמצעות הידע הגדרה של התועלת האישיתהגדרה של התועלת האישית

עיצוב מחדש של תהליכי העבודה עיצוב מחדש של תהליכי העבודה

עיקרי הדברים, עצות לדרך



5

הפרויקטניהולמחזור החיים של

ייזום

הפרויקט ניהול שלתכנון -

של הפרויקטתכנון

מימוש

סגירה



6

עיקרון המדידה

ניהול התצורה/התיעוד

סוד הכוח של מנהל הפרויקט -)של הפרויקט( ניהול הידע

BOK – Books of Knowledge



7

PM BOK – Books of Knowledge

ניהול של:תכולה/תצורה

זמןעלויותאיכות

תקשורת בין אישיתרכש: ספקים, קבלני משנה

←תקציב ←משאבים: ציוד, כוח אדם

← ←סיכונים



8

)תמצית(תקציב תקציב

בנייה של תקציב: על בסיס העבר

ZBB The cost אמנות האומדן

expert תקציב נומינלי מול תקציב

ריאלי מערכות בקרה תקציבית

Earned Value הערך-המזוכה-ערך הרווח



9

משאביםמשאבים

אנשיםניהול של

שימוש בקבלני משנה

גודל צוות קבוע

החלקת משאבים

מדדי תפוקה



10

WBS – Work Breakdown StructureWBS – Work Breakdown Structure

הפירוק למטלות עד יכולת מדידה התאמה בין שלבי הפרויקט לבין:

המבנה הארגוני של הלקוח בעלי העניין

הדיווח והמדידה



11

תרשימי רשתתרשימי רשת

Ganttקנה המידה מבטא את המשך

תמונת מצב

Pertיחסים בין מטלות

המרווח הנתיב הקריטי

החלקת משאבים ניהול היסטוריה



12

ניהול מטלות לפי תורת האילוצים

העבודה לעולם ממלאה את מכסת הזמן " תוכננה עבורה" אשר

)פרקינסון (

תסמונת התלמיד איזון קווי ייצור:

תשומות כמותיות תשומות זמן

מאגר מרווחי הזמן/העודפים מרכזי



13

יום הקרב

ההיערכות ב"יום פקודה"

משוב: מול הלקוח מול הצוות

סגירה של הפרויקט



14

:הסדר המחייב של הפרקים - "כללי המשחק", המינהלה של 0 פרק

המכרז - מטרות או יעדים1 פרק - יישום2 פרק - טכנולוגיה3 פרק - מימוש4 פרק – עלות5 פרק

, תוספות ספק: 90-1 סעיפים בכל פרק: 90מעל

(1)נוהל מפת"ח



15

)לכל פרק/סעיף(:רמות התייחסות

)I( - Informative only )G( - General )S( - Specified )M( - Must

(2)נוהל מפת"ח



16

נושא שני - שיווק )פנימי( וניהול משתמשים

סיווג של הלקוח

המרדף אחר הנתונים

עיצוב מחדש של הארגון

טכניקה של מהלך הייזום



17

לקוח לקוחסוגסוג תפוקה לכל תפוקה לכל

עיצוב מחדש של תהליכי העבודה עיצוב מחדש של תהליכי העבודה




18

בעלי העניין בפרויקט

הלקוח: הדרג האסטרטגי הלקוח המשלם

הדרג הטקטי המשתמש המומחה

הדרג הלבלרי העושה במלאכה

המינהלה: הנה"ח... .הצופים מן הצד

לקוח קו .לקוח מטה או אחזקה

ספקים/קבלני משנה מתחרים

לקוחות עתידיים המנהלים/המבקרים שלנו, מנהלי הפרויקט



19

מוטיבציה לשיתוף

פעולה

היקף מעורבות

לקוח

משתמש סופי

הנהלה

ספקים

מחלקת רכש

מתחרים

צוות הפרוייקט

גבוהה

נמוכה

נמוךגבוה

בעלי עניין בפרוייקט



20

לרתום את הלקוח אל הפרויקט

לדבר בשפה של הלקוח

לעבוד עם הלקוח – שותפות ושקיפות

להתאים את התוצרים/הנתונים אל הלקוח

לבצע עיצוב מחדש של הארגון



21

מסמך האפיון

מיועד עבור הלקוח כתוב בשפה חד משמעית

ברור באותו האופן ללקוח ולספקהתאמה של המתודולוגיה אל הפרויקט

כתיבה טכנית:מבנה קשיח ואחיד לאורך כל המסמךמלים שמורות )על פי מילון המונחים(



22

ביצוע האפיון

)סיור מוחות(BRAINSTORMINGקבוצות דיון : קביעה של תבנית-פרק היישום-תאור פעולת המערכת

קלט - איזה, ממי, מתי הערך המוסף

פלט - איזה, אל מי, מתי זיהוי של דרגות החופש

ההשוואה מול תהליכים תקניים "מתחת לפני השטח":

המורכבות הבלתי נראית - הדמיון המודרך הכוונה הנסתרת מאחורי הדברים



23

היערכות מינהלתית

ועדת היגוי- ועדה שמנהלת את ועדת היגוי- ועדה שמנהלת את המפעלהמפעל

מינהלת-גוף שמנהל את הפרוייקט מינהלת-גוף שמנהל את הפרוייקט דיווחים: סיכומי דיון + הדיווח הישיר דיווחים: סיכומי דיון + הדיווח הישיר

Design ReviewDesign Review שיקוף תיכנון שיקוף תיכנון Performance ReviewPerformance Review שיקוף שיקוף

ביצועביצועTrend analysisTrend analysis

Earned ValueEarned Value ניהול שינויים ניהול שינויים ניהול תצורה ניהול תצורה

תיעוד תיעוד



24

יום הקרב

ההיערכות ב"יום פקודה"

משוב: מול הלקוח מול הצוות

סגירה של הפרויקט



25

מה בין בקרה לביקורת

הבקרה הארגונית

מדדי בקרה

Earned Value

בקרה תקציבית

נושא שלישי – מדדי בקרה



26

ערך המדידה

תוכנית העבודה ככלי עבודה=התקציב




27

להגיע למידע מחוץ למעגל הקרוב

תמונת מצב על שולחנו של המנהל

KPI- Key Performance Indicators



28

מערכת בקרה ארגונית- המרדף אחר הנתונים -

מדידה של נתוני המערכת "המודיעין הגלוי"

להגיע למידע מחוץ למעגל הקרוב

תמונת מצב על שולחנו של המנהל



29

מדידה/כימות של נושאים איכותיים/מפשטים

מדידה על בסיס של מכנה משותף

מדד ייחוס אובייקטיבי -נטרול הרגשות הבטן

המשמעות של עיקרון המדידה



30

בקרת התקדמותבקרת מאמץבקרת עלות

בקרת איכות, שביעות רצוןבקרת יציבות

נוחיות למשתמשבקרת סיכונים

מדידה של הגדרות איכותיות



31

עלות זמן

היקףביצועים

פונקציונאליות..…טכנולוגיה ועוד

מדידה של הגדרות כמותיות



32

?אילו מדדים ניתן להגדיר

משך ביצוע פעולה

עלות חלקית של פעולה

עלות כוללת של פעולה

מבנה טכנולוגי של מודול תוכנה - מודולריות, סיבוכיות

על בסיס הנתונים Indexing מהירות ביצוע של

מנהל הפרויקט - הערכה

רמת התיעוד - התגובה, מהירות הלימוד

זמן תגובה לטיפול בתקלות



33

Effective - Do the right thingsתועלתיEfficient - Do the things rightיעיל

תמיד אפשר ליעל מערכות עובדותאך לעתים

אי אפשר להפעיל מערכות יעילות

מדדי הבקרה



34

כלי מדידה

כלים ידניים

כלים ממוכנים

דוחות כספיים

מכתבי תלונה של לקוחות

דוחות שביעות רצון

דיווחי חברי צוות

שימוש בתיעוד



35

ערך ייחוס

ההשוואה מול...תכנון מול ביצוע

מצטבר מול שוטף

תקופה נוכחית לעומת תקופה מקבילה

כמות ומחיר

’מוצר א’ לעומת מוצר ב

’מחלקה א’ לעומת מחלקה ב



36

כללי אצבע לקביעה של מדדי בקרה

KISS – Keep It simple…

במובן של:קלים למדידה )אחזור(

מתוך הנתונים התפעוליים עצמםברורים

מציגים תמונת מצב, מגמה )אינם מחליפים דוחות(



37

Earned ValueEarned Value

שיטת מדידה של ביצוע פעילויות לתאריך הדיווח:

הביצוע + העלות בפועל של הביצוע בהשוואה

לתכנון התקציבי לאותו מועד הביצוע



38

-EARNED VALUE שיטת ה

BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled

BCWP - Budgeted Cost of Work Performed

ACWP - Actual Cost of Work Performed



39

)EV- )1 דוגמא לבקרה בשיטת ה

תקציבמשךמשימהתקציב לשבוע

A5 10,000 2,000 B4 12,000 3,000 E3 6,600 2,200 G5 6,000 1,200 K2 3,000 1,500 M1 1,500 1,500

סה"כ תקציב לשבוע 11,400



40


A

B

G

E

K

M

1 3 4 5 6 72 שבועות

משימות לאחר שלושה שבועות:



41


ACWPBCWSBCWP% ביצועמשימה

A20%3,000 6,000 2,000

B100%11,000 9,000 12,000

E0500 6,600 -

G40%2,500 3,600 2,400

K100%3,000 3,000 3,000

M100%1,200 1,500 1,500

21,200 29,700 20,900



42


מדדי בקרה:SV-Scheduled Variance

SV=BCWP-BCWS

CV-Cost Variance

CV=BCWP-ACWP



43


ביצועמשימה %ACWPBCWSBCWPSVCV

A20%3,000 6,000 2,000 (4,000) (1,000)

B100%11,000 9,000 12,000 3,000 1,000

E0500 6,600 - (6,600) (500)

G40%2,500 3,600 2,400 (1,200) (100)

K100%3,000 3,000 3,000 - -

M100%1,200 1,500 1,500 - 300

21,200 29,700 20,900 (8,800) (300)



44

נושא רביעי - ניהול סיכונים

ספקספק↔↔ניהול הסיכונים = שת"פ לקוחניהול הסיכונים = שת"פ לקוח



45

אם כן, מהו סיכון ?

גורם, גלוי או נסתר מן העין,

אשר קיימת הסתברות כי

יפתיע ויפגע

במהלך וביעדי הפרויקט



46



47

אין פרויקט ללא סיכוניםלכן...

זיהוי מוקדם:מקטין סיכויי הכישלון

עלויות התיקוןמגדיר רשת בטחון/חלופה

עצם ביצוע הערכת סיכונים מקטינה את הסיכוןדינמיתהערכת הסיכון היא

הדיווח מראש ללקוח:שיתוף אחריות

הסכמה לתמחור אשר בד"כ לא נלקח בחשבון בחישוב העלות



48

השלבים בניהול סיכונים The Contingency Plan

זיהוי הסיכונים

ניתוח הסיכונים - הסתברות, משמעות

חלופות תוך הגדרת עלות/תועלת

הגדרת וביצוע פעולות מניעה

הגדרת פעולות מתקנות

ביצוע פעולות מתקנות

זיהוי חוזר



49

גורמי סיכון

כוח אדם

שיטות ונהלים

טכנולוגיה

מוצר לא מתאים

ניהול הפרויקט



50

גורמי סיכון "קלאסיים"

תיקון נזקים מאוחר ורה-פיתוחשחיקת אנשי מפתח

יריבות בעלי ענייןשילוב לא זהיר של טכנולוגיות

זחילת דרישות ללא ניהול תצורהניתוח שטחי

UNDERSALEביצועים ירודים

משאבים לא מספקים



51

סיכונים בניהול הפרויקט

חוסר תכנית עבודה אפקטיבית

חוסר בתוכנית עבודה מעודכנת

אבטלה סמויה

צוואר בקבוק

גלישה בלוח זמנים

גלישה במשאבים



52

ניהול הפרויקט

מבחן הקבלה

נושא חמישי - מדוע נכשלים פרויקטים



53

People WarePeople Ware

הקידום הפיטרי של מנהל הפרויקט

ההיבט הסוציולוגי

ניהול המשתמשים



54

הנעת עובדים

המנהל כחונך, מאמןהמנהל כחונך, מאמן הסיבות להנעת עובדים הסיבות להנעת עובדים

משובים משוביםשיחה תקופתית של משובשיחה תקופתית של משוב משוביםמשובים

מדד בקרה מדד בקרה תנאים סביבתיים תנאים סביבתיים

אחריות, זכות וטו לצוות משיקולי אחריות, זכות וטו לצוות משיקולי איכותאיכות

Kicking make them active not creativeKicking make them active not creative

תודה תודה



55

אחוז הצלחה עפ"י מגזרים

קמעונאי%70

פיננסי%50

תעשיה%30

ממשלה%20



56

התפתחות, מגמה ... ?

200420001996חריגת תקציב 180% 40% 130%

חריגת לו"ז 250% 30% 180%

עמידה ביעדים 60% 70% 75%



57

מבחן הקבלהההסכם

ניהול המשתמשים בהתאם למדרג הניהול:- הדרג האסטרטגי הלקוח המשלם

- הדרג הטקטיהלקוח המומחה - הדרג הלבלריהלקוח העושה במלאכה

- המינהלההלקוח הצופה מן הצד

מדדי הצלחה - CSF - Critical Success Factors



58

Critical Success Factors

Reliable Estimates –אומדן מהימן/אמיןStandard Software infrastructure תשתית של תוכנה

סטנדרטית

Experienced Project Manager מנהל פרוייקטמנוסה

Executive Management Supportגיבוי מנהלתיClear Business ObjectivesUser Involvement Minimized ScopeFirm Basic Requirements Formal MethodologyHard-Working, Focused Staff

SUCCESS CRITERIA)קריטריון- אמת מידה(



59

שאלות ?

Documents

עקרונות של ניהול פרויקטים