33
«Внедрение обязательных документированных процедур»

Обучающий Семинар на тему:

  • Upload
    mayes

  • View
    44

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Обучающий Семинар на тему:. «Внедрение обязательных документированных процедур». Документированная процедура Системы менеджмента качества Управление документацией СМК 02-01-2009. Руководители подразделений несут ответственность за: - PowerPoint PPT Presentation

Citation preview

Page 1: Обучающий Семинар на тему:

«Внедрение обязательных документированных процедур»

Page 2: Обучающий Семинар на тему:
Page 3: Обучающий Семинар на тему:

Руководители подразделений несут ответственность за:

ведение и актуализацию перечня документации СМК подразделения;организацию управления документацией СМК в подразделении;организацию внедрения документированных процедур для управления процессами выполнения работ и предоставления услуг персоналом подразделений.своевременную актуализацию документации СМК подразделения, внесение изменений, с отметкой в листе регистрации изменений, во все документы, поступившие в подразделение и своевременное ознакомление с ними специалистов подразделения.

Page 4: Обучающий Семинар на тему:

Перечень документов системы менеджмента качества кафедры

№ п/п

Наименование документа

Содержание документа Область применения

Рассылка

1. Документированные процедуры системы менеджмента качества

Порядок выполнения процессов СМК Все подразделения в отдельности

Внутри ФГОУ ВПО «Ульяновская ГСХА» в соответствии с установленной рассылкой, Вне, в соответствии с распоряжениями руководства

2. Положения о подразделениях

-Цели и задачи по СМК конкретных подразделений;- организационная структура и взаимосвязи внутри подразделения;- ответственность и полномочия;

Конкретные подразделения академии

Только внутри ФГОУ ВПО «Ульяновская ГСХА» в соответствии с установленной рассылкой

3. Стандартизированные формы записей о качестве

-Сведения о достигнутых результатах;- свидетельства осуществленной деятельности

В соответствии с порядком использования записей о качестве

В соответствии с порядком использования записей о качестве

4. Должностные инструкции

Задачи, права, обязанности, ответственность и полномочия персонала

Конкретные специалисты академии

Только внутри ФГОУ ВПО «Ульяновская ГСХА» в соответствии с рассылкой

5. Внешняя документация

Нормативно-техническая информация, законодательные обязательные требования

Конкретные области применения в академии

Только внутри ФГОУ ВПО «Ульяновская ГСХА» в соответствии с рассылкой

Page 5: Обучающий Семинар на тему:

Под управлением документацией СМК понимается комплекс действий,

направленных на создание документации, необходимой для достижения требуемого

качества предоставляемой услуги (выполняемой работы) и оценки системы

менеджмента качества, а также обеспечение данной документацией всех

заинтересованных подразделений организации.

Page 6: Обучающий Семинар на тему:

пятый уровень – Стандартизированные формы записей о качестве (Приказы, Протоколы, Планы, Отчеты, Программы, Графики, Распоряжения, Журналы)

Документация внутреннего происхождения включает следующие уровни документов:

высший уровень – Политика в области качества;

первый уровень – Руководство по качеству;

второй уровень – Документированные процедуры системы менеджмента качества, инструкции;

третий уровень – Положения о подразделениях;

четвертый уровень – Должностные инструкции.

Page 7: Обучающий Семинар на тему:

Ответственным за разработку проекта документа СМК является руководитель подразделения (владелец

процесса) к сфере деятельности которого относится документируемый процесс.

Руководитель подразделения либо сам является разработчиком документа СМК, либо назначает лицо, ответственное за разработку

(далее – разработчик). Основанием для разработки документа СМК являются указания

руководства, планы мероприятий, графики пересмотра и т.п. Объем и степень подробности документов определяются разработчиком в зависимости от специфики и сложности работ,

используемых методов, подготовки персонала. Документы должны содержать ссылки на другие нормативные,

законодательные документы и документы СМК.

Организация разработки документов

Page 8: Обучающий Семинар на тему:

Присвоение обозначенийПри разработке документам СМК разработчик присваивает

регистрационный номер, состоящий из индекса СМК, группы документов, регистрационного порядкового номера и года утверждения документа,

например (СМК ZZ-XX-УУУУ), где:-СМК – индекс, обозначающий принадлежность документа к системе менеджмента качества академии;- ZZ – код труппы документа, который подразделяется следующий образом:- 01 – Руководство по качеству;- 02 – документированные процедуры, методики СМК, рабочие инструкции, стандарты вуза и т.д.;- 03 – положения о подразделениях;- 04 – положение о деятельности;- 05 – должностные инструкции;- ХХ – регистрационный порядковый номер документа (01.02. и т.д.);- УУУУ – четыре цифры – год утверждения документа.

Page 9: Обучающий Семинар на тему:

Положение о подразделении СМК 03-01-2009, Должностная инструкция СМК 05-01-2009Положение о деятельности СМК 04-03-2009

Пример

Page 10: Обучающий Семинар на тему:

Документированная процедура

Системы менеджмента качества

Управление записямиСМК 02-02-2009

Page 11: Обучающий Семинар на тему:

Настоящая Документированная процедура устанавливает

требования к средствам управления для идентификации, хранения,

защиты, восстановления, определения сроков хранения и

изъятия записей о качестве образования в ФГОУ ВПО

«Ульяновская ГСХА»

Page 12: Обучающий Семинар на тему:

В настоящей документированной процедуре применяются следующие определения:

Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса (одного или нескольких подразделений, включая порядок, ответственность и взаимодействие).

Нормативная и техническая документация – документы, устанавливающие требования.

Информация – значимые данные.Документ – информация и соответствующий

носитель.Запись – документ, содержащий достигнутые

результаты или свидетельства осуществленной деятельности.Результативность - степень реализации

запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

Page 13: Обучающий Семинар на тему:

Руководитель подразделения назначает исполнителей, непосредственно выполняющих

записи о качестве

Руководитель подразделения осуществляет:выявление всех процедур и видов деятельности, выполняемых подразделением, в результате которых необходимы записи о качестве;

разработку процедуры управления записями о качестве;

разработку маршрутов движения записей о качестве;

проведение периодического контроля за правильностью осуществления записей о качестве;разработку документированных процедур осуществления записей о качестве.

Page 14: Обучающий Семинар на тему:

К записям о качестве в академии относятся:Регистрационные документы (журналы, ведомости, протоколы, акты, отчеты и т.д.) и данные о результатах оценивания подготовки студентов, условий производительной среды; учетно-регистрационная документация по образовательным услугам (заявления, программы, журналы учета и т.д.);Сбор и анализ информации по оценке качества образовательной услуги, данные о персонале подразделений, в том числе по повышению квалификации, подготовке и аттестации персонала; договора, заявки на проведение НИД и НМД и других работ;документы и данные о проведении внутренних проверок системы менеджмента (план внутренних проверок; отчет о проведении внутренних проверок; план корректирующих мероприятий; отчет о выполнении корректирующих мероприятий) качества и проверок внешними организациями;Зарегистрированные данные о несоответствующих услугах и устранения несоответствий; прочие виды учетно-регистрационной документации и данных, используемых для анализа эффективности СМК, при планировании улучшений и составлении отчетов высшему руководству. анализ системы менеджмента качества со стороны руководства за год, при необходимости за полугодие.

Page 15: Обучающий Семинар на тему:

Документированная процедура

Системы менеджмента качества

Внутренний аудитСМК 02-03-2009

Page 16: Обучающий Семинар на тему:

Настоящая Документированная процедура устанавливает требования к:

порядку планирования, проведению внутренних проверок (аудитов) системы менеджмента качества, ведение записей и составления отчётов;разработке и утверждению годовой Программы внутренних проверок СМК академии;персоналу, организующему и осуществляющему внутренние проверки;отчету о результатах внутренних проверок системы менеджмента качества

Page 17: Обучающий Семинар на тему:

а) процесс подготовки «Годового план- графика внутренних проверок…» • планирование проверок;• разработка и утверждение «Годового план- графика внутренних проверок…».

б) процесс подготовки «Программы проверки структурного подразделения» • подготовка и выделение персонала с соответствующей квалификацией для проведения проверок;• регистрация данных, полученных в процессе проверок • анализ результатов и подготовка отчета;

Основными этапами процесса внутренних проверок являются:

Page 18: Обучающий Семинар на тему:

•доведение результатов до руководителей и персонала проверяемого подразделения;

в) процесс подготовки «Плана корректирующих мероприятий»

•разработка корректирующих мероприятий;•оценка достижения запланированных результатов.

По решению ректора могут проводиться внеочередные внутренние проверки системы менеджмента качества или комплексные проверки деятельности подразделений, объективной предпосылкой к проведению которых может служить:

•претензии потребителей;•планирование существенных изменений в структуре или

кадровом составе.

Page 19: Обучающий Семинар на тему:

Документированная процедура

Системы менеджмента качества

Управление несоответствующей

продукцией СМК 02-05-2009

Page 20: Обучающий Семинар на тему:

Ответственность за идентификацию и регистрацию несоответствий

предоставляемых образовательных услуг, за организацию и проведение анализа причин несоответствия предоставляемой услуги,

разработку и реализацию мер по их устранению и

предупреждению повторного появления несут руководители процессов, в которых

выявлены несоответствия.

Page 21: Обучающий Семинар на тему:

Перечень несоответствий услуг (продукции)

Оформление документации по образовательному процессу с нарушением требований положения по оформлению зачетно-экзаменационной документации;Отсутствие в журналах регистрации полной информации;Некачественное оформление регистрационных документов (журналов, ведомостей, протоколов, актов, отчетов и т.д.) образовательного процесса и др. проводимых работ и оказываемых услуг;Некачественное оформление данных о персонале подразделений, в том числе по повышению квалификации, подготовке и аттестации персонала и несвоевременное внесение регистрационных данных в документы персонала (трудовые книжки, личные карточки работников и другие);

Page 22: Обучающий Семинар на тему:

Не представление руководителями подразделений (ректору, представителю руководства и ответственному за СМК) данных об оценке удовлетворенности потребителей услуг оказываемых академией по заполненным анкетам в подразделениях;Несвоевременное предоставление учебных планов, программ подразделениям и изменений к ним;Несвоевременное доведение до студентов, учащихся, аспирантов расписания занятий и изменений к ним, расписания экзаменов и зачетов;Несвоевременное предоставление руководителями подразделений отчетов ректору, представителю руководства по СМК, вышестоящей организации;Не обеспечение сохранности документов, материалов, работ обучающимися в академии (студентов, аспирантов, слушателей и др. лиц), сдавших их на проверку и рецензирование;Нарушение правил эксплуатации оборудования, транспорта, низкое качество проведения планово-профилактических работ с оборудованием;Не обеспечение содержания помещений и зданий в надлежащем состоянии.Не обеспечение подразделений академии материалами, канцелярскими товарами и комплектующими изделиями и повлекшее невыполнение в срок производственных заданий.

Page 23: Обучающий Семинар на тему:

Документированная процедура

Системы менеджмента качества

Корректирующие и предупреждающие действия

СМК 02-04-2009

Page 24: Обучающий Семинар на тему:

Настоящая Документированная процедура распространяется на деятельность всех подразделений и сотрудников ФГОУ ВПО «УЛЬЯНОВСКАЯ ГСХА», распространяется на любые услуги (работы) проводимые академией.

Page 25: Обучающий Семинар на тему:

Ответственность за разработку и внедрение корректирующих

(предупреждающих) действий несут руководители подразделений, в которых

выявлены несоответствия. Ответственность других подразделений, задействованных при

проведении корректирующих (предупреждающих) действий, определяется

при разработке и утверждении соответствующих мероприятий

Page 26: Обучающий Семинар на тему:

Целью проведения корректирующих и предупреждающих

действий является устранение или снижение влияния реальных и

потенциальных причин несоответствий на степень

удовлетворения потребителей и качество образовательных услуг,

научно-исследовательских и редакционно-издательских работ

Page 27: Обучающий Семинар на тему:

Документированная процедура

Системы менеджмента качества

Анализ со стороны руководства

СМК 02-06-2009

Page 28: Обучающий Семинар на тему:

Анализ СМК вуза со стороны руководства базируется на сборе,

анализе и использовании необходимой информации, для

осуществления результативного и эффективного

управления рабочими процессами СМК УГСХА, программами

обучения и СМК в целом

Page 29: Обучающий Семинар на тему:

Оперативному анализу со стороны руководства подлежат данные о реализации процессов СМК, а

также оперативная информация о проведении внутренних аудитов

Page 30: Обучающий Семинар на тему:

Входные данные для анализа СМК со стороны руководства должны отражать:

- результаты аудитов (проверок) и самооценки УГСХА;- обратную связь от потребителей;- функционирование процессов и соответствие продукции;- данные о статусе корректирующих и предупреждающих действий (уведомление, малозначительные, значительные нарушения);- последующие действия, вытекающие из предыдущих анализов со стороны руководства;- изменения, которые могли бы повлиять на СМК;- рекомендации по улучшению.

Page 31: Обучающий Семинар на тему:

Выходные данные анализа со стороны руководства должны включать в себя все решения и действия, относящиеся:- к повышению результативности системы менеджмента качества и ее процессов (постоянное улучшение всех видов деятельности организации);- к улучшению продукции по отношению к требованиям потребителей (повышение качества образования, расширение спектра доп. образования и др.);- к потребности в ресурсах (обновление МТБ, повышение квалификации ППС и др.)

Page 32: Обучающий Семинар на тему:

Предложения по улучшению своей деятельности руководители структурных подразделений и ответственные за СМК

обязаны предоставить на заседании Совета по качеству, на котором

происходит анализ СМК со стороны высшего руководства.

Page 33: Обучающий Семинар на тему:

Благодарю за внимание!