Upload
mayes
View
44
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Обучающий Семинар на тему:. «Внедрение обязательных документированных процедур». Документированная процедура Системы менеджмента качества Управление документацией СМК 02-01-2009. Руководители подразделений несут ответственность за: - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
«Внедрение обязательных документированных процедур»
Руководители подразделений несут ответственность за:
ведение и актуализацию перечня документации СМК подразделения;организацию управления документацией СМК в подразделении;организацию внедрения документированных процедур для управления процессами выполнения работ и предоставления услуг персоналом подразделений.своевременную актуализацию документации СМК подразделения, внесение изменений, с отметкой в листе регистрации изменений, во все документы, поступившие в подразделение и своевременное ознакомление с ними специалистов подразделения.
Перечень документов системы менеджмента качества кафедры
№ п/п
Наименование документа
Содержание документа Область применения
Рассылка
1. Документированные процедуры системы менеджмента качества
Порядок выполнения процессов СМК Все подразделения в отдельности
Внутри ФГОУ ВПО «Ульяновская ГСХА» в соответствии с установленной рассылкой, Вне, в соответствии с распоряжениями руководства
2. Положения о подразделениях
-Цели и задачи по СМК конкретных подразделений;- организационная структура и взаимосвязи внутри подразделения;- ответственность и полномочия;
Конкретные подразделения академии
Только внутри ФГОУ ВПО «Ульяновская ГСХА» в соответствии с установленной рассылкой
3. Стандартизированные формы записей о качестве
-Сведения о достигнутых результатах;- свидетельства осуществленной деятельности
В соответствии с порядком использования записей о качестве
В соответствии с порядком использования записей о качестве
4. Должностные инструкции
Задачи, права, обязанности, ответственность и полномочия персонала
Конкретные специалисты академии
Только внутри ФГОУ ВПО «Ульяновская ГСХА» в соответствии с рассылкой
5. Внешняя документация
Нормативно-техническая информация, законодательные обязательные требования
Конкретные области применения в академии
Только внутри ФГОУ ВПО «Ульяновская ГСХА» в соответствии с рассылкой
Под управлением документацией СМК понимается комплекс действий,
направленных на создание документации, необходимой для достижения требуемого
качества предоставляемой услуги (выполняемой работы) и оценки системы
менеджмента качества, а также обеспечение данной документацией всех
заинтересованных подразделений организации.
пятый уровень – Стандартизированные формы записей о качестве (Приказы, Протоколы, Планы, Отчеты, Программы, Графики, Распоряжения, Журналы)
Документация внутреннего происхождения включает следующие уровни документов:
высший уровень – Политика в области качества;
первый уровень – Руководство по качеству;
второй уровень – Документированные процедуры системы менеджмента качества, инструкции;
третий уровень – Положения о подразделениях;
четвертый уровень – Должностные инструкции.
Ответственным за разработку проекта документа СМК является руководитель подразделения (владелец
процесса) к сфере деятельности которого относится документируемый процесс.
Руководитель подразделения либо сам является разработчиком документа СМК, либо назначает лицо, ответственное за разработку
(далее – разработчик). Основанием для разработки документа СМК являются указания
руководства, планы мероприятий, графики пересмотра и т.п. Объем и степень подробности документов определяются разработчиком в зависимости от специфики и сложности работ,
используемых методов, подготовки персонала. Документы должны содержать ссылки на другие нормативные,
законодательные документы и документы СМК.
Организация разработки документов
Присвоение обозначенийПри разработке документам СМК разработчик присваивает
регистрационный номер, состоящий из индекса СМК, группы документов, регистрационного порядкового номера и года утверждения документа,
например (СМК ZZ-XX-УУУУ), где:-СМК – индекс, обозначающий принадлежность документа к системе менеджмента качества академии;- ZZ – код труппы документа, который подразделяется следующий образом:- 01 – Руководство по качеству;- 02 – документированные процедуры, методики СМК, рабочие инструкции, стандарты вуза и т.д.;- 03 – положения о подразделениях;- 04 – положение о деятельности;- 05 – должностные инструкции;- ХХ – регистрационный порядковый номер документа (01.02. и т.д.);- УУУУ – четыре цифры – год утверждения документа.
Положение о подразделении СМК 03-01-2009, Должностная инструкция СМК 05-01-2009Положение о деятельности СМК 04-03-2009
Пример
Документированная процедура
Системы менеджмента качества
Управление записямиСМК 02-02-2009
Настоящая Документированная процедура устанавливает
требования к средствам управления для идентификации, хранения,
защиты, восстановления, определения сроков хранения и
изъятия записей о качестве образования в ФГОУ ВПО
«Ульяновская ГСХА»
В настоящей документированной процедуре применяются следующие определения:
Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса (одного или нескольких подразделений, включая порядок, ответственность и взаимодействие).
Нормативная и техническая документация – документы, устанавливающие требования.
Информация – значимые данные.Документ – информация и соответствующий
носитель.Запись – документ, содержащий достигнутые
результаты или свидетельства осуществленной деятельности.Результативность - степень реализации
запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.
Руководитель подразделения назначает исполнителей, непосредственно выполняющих
записи о качестве
Руководитель подразделения осуществляет:выявление всех процедур и видов деятельности, выполняемых подразделением, в результате которых необходимы записи о качестве;
разработку процедуры управления записями о качестве;
разработку маршрутов движения записей о качестве;
проведение периодического контроля за правильностью осуществления записей о качестве;разработку документированных процедур осуществления записей о качестве.
К записям о качестве в академии относятся:Регистрационные документы (журналы, ведомости, протоколы, акты, отчеты и т.д.) и данные о результатах оценивания подготовки студентов, условий производительной среды; учетно-регистрационная документация по образовательным услугам (заявления, программы, журналы учета и т.д.);Сбор и анализ информации по оценке качества образовательной услуги, данные о персонале подразделений, в том числе по повышению квалификации, подготовке и аттестации персонала; договора, заявки на проведение НИД и НМД и других работ;документы и данные о проведении внутренних проверок системы менеджмента (план внутренних проверок; отчет о проведении внутренних проверок; план корректирующих мероприятий; отчет о выполнении корректирующих мероприятий) качества и проверок внешними организациями;Зарегистрированные данные о несоответствующих услугах и устранения несоответствий; прочие виды учетно-регистрационной документации и данных, используемых для анализа эффективности СМК, при планировании улучшений и составлении отчетов высшему руководству. анализ системы менеджмента качества со стороны руководства за год, при необходимости за полугодие.
Документированная процедура
Системы менеджмента качества
Внутренний аудитСМК 02-03-2009
Настоящая Документированная процедура устанавливает требования к:
порядку планирования, проведению внутренних проверок (аудитов) системы менеджмента качества, ведение записей и составления отчётов;разработке и утверждению годовой Программы внутренних проверок СМК академии;персоналу, организующему и осуществляющему внутренние проверки;отчету о результатах внутренних проверок системы менеджмента качества
а) процесс подготовки «Годового план- графика внутренних проверок…» • планирование проверок;• разработка и утверждение «Годового план- графика внутренних проверок…».
б) процесс подготовки «Программы проверки структурного подразделения» • подготовка и выделение персонала с соответствующей квалификацией для проведения проверок;• регистрация данных, полученных в процессе проверок • анализ результатов и подготовка отчета;
Основными этапами процесса внутренних проверок являются:
•доведение результатов до руководителей и персонала проверяемого подразделения;
в) процесс подготовки «Плана корректирующих мероприятий»
•разработка корректирующих мероприятий;•оценка достижения запланированных результатов.
По решению ректора могут проводиться внеочередные внутренние проверки системы менеджмента качества или комплексные проверки деятельности подразделений, объективной предпосылкой к проведению которых может служить:
•претензии потребителей;•планирование существенных изменений в структуре или
кадровом составе.
Документированная процедура
Системы менеджмента качества
Управление несоответствующей
продукцией СМК 02-05-2009
Ответственность за идентификацию и регистрацию несоответствий
предоставляемых образовательных услуг, за организацию и проведение анализа причин несоответствия предоставляемой услуги,
разработку и реализацию мер по их устранению и
предупреждению повторного появления несут руководители процессов, в которых
выявлены несоответствия.
Перечень несоответствий услуг (продукции)
Оформление документации по образовательному процессу с нарушением требований положения по оформлению зачетно-экзаменационной документации;Отсутствие в журналах регистрации полной информации;Некачественное оформление регистрационных документов (журналов, ведомостей, протоколов, актов, отчетов и т.д.) образовательного процесса и др. проводимых работ и оказываемых услуг;Некачественное оформление данных о персонале подразделений, в том числе по повышению квалификации, подготовке и аттестации персонала и несвоевременное внесение регистрационных данных в документы персонала (трудовые книжки, личные карточки работников и другие);
Не представление руководителями подразделений (ректору, представителю руководства и ответственному за СМК) данных об оценке удовлетворенности потребителей услуг оказываемых академией по заполненным анкетам в подразделениях;Несвоевременное предоставление учебных планов, программ подразделениям и изменений к ним;Несвоевременное доведение до студентов, учащихся, аспирантов расписания занятий и изменений к ним, расписания экзаменов и зачетов;Несвоевременное предоставление руководителями подразделений отчетов ректору, представителю руководства по СМК, вышестоящей организации;Не обеспечение сохранности документов, материалов, работ обучающимися в академии (студентов, аспирантов, слушателей и др. лиц), сдавших их на проверку и рецензирование;Нарушение правил эксплуатации оборудования, транспорта, низкое качество проведения планово-профилактических работ с оборудованием;Не обеспечение содержания помещений и зданий в надлежащем состоянии.Не обеспечение подразделений академии материалами, канцелярскими товарами и комплектующими изделиями и повлекшее невыполнение в срок производственных заданий.
Документированная процедура
Системы менеджмента качества
Корректирующие и предупреждающие действия
СМК 02-04-2009
Настоящая Документированная процедура распространяется на деятельность всех подразделений и сотрудников ФГОУ ВПО «УЛЬЯНОВСКАЯ ГСХА», распространяется на любые услуги (работы) проводимые академией.
Ответственность за разработку и внедрение корректирующих
(предупреждающих) действий несут руководители подразделений, в которых
выявлены несоответствия. Ответственность других подразделений, задействованных при
проведении корректирующих (предупреждающих) действий, определяется
при разработке и утверждении соответствующих мероприятий
Целью проведения корректирующих и предупреждающих
действий является устранение или снижение влияния реальных и
потенциальных причин несоответствий на степень
удовлетворения потребителей и качество образовательных услуг,
научно-исследовательских и редакционно-издательских работ
Документированная процедура
Системы менеджмента качества
Анализ со стороны руководства
СМК 02-06-2009
Анализ СМК вуза со стороны руководства базируется на сборе,
анализе и использовании необходимой информации, для
осуществления результативного и эффективного
управления рабочими процессами СМК УГСХА, программами
обучения и СМК в целом
Оперативному анализу со стороны руководства подлежат данные о реализации процессов СМК, а
также оперативная информация о проведении внутренних аудитов
Входные данные для анализа СМК со стороны руководства должны отражать:
- результаты аудитов (проверок) и самооценки УГСХА;- обратную связь от потребителей;- функционирование процессов и соответствие продукции;- данные о статусе корректирующих и предупреждающих действий (уведомление, малозначительные, значительные нарушения);- последующие действия, вытекающие из предыдущих анализов со стороны руководства;- изменения, которые могли бы повлиять на СМК;- рекомендации по улучшению.
Выходные данные анализа со стороны руководства должны включать в себя все решения и действия, относящиеся:- к повышению результативности системы менеджмента качества и ее процессов (постоянное улучшение всех видов деятельности организации);- к улучшению продукции по отношению к требованиям потребителей (повышение качества образования, расширение спектра доп. образования и др.);- к потребности в ресурсах (обновление МТБ, повышение квалификации ППС и др.)
Предложения по улучшению своей деятельности руководители структурных подразделений и ответственные за СМК
обязаны предоставить на заседании Совета по качеству, на котором
происходит анализ СМК со стороны высшего руководства.
Благодарю за внимание!