高等学校文件材料归档范围及归档工作程序

西北工业大学档案馆 柯峰kefeng@nwpu.edu.cn

提 纲• 高校文件材料归档范围• 预立卷工作• 归档工作程序

依 据 材 料• 2008 年 9 月 1 日起实施的教育部和国家档案局联合制定教育部第 27 号令《高等学校档案管理办法》• 1994 年 1 月 1 日起实施的原国家教委制定的 教办 [1993]429 号文件 《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》

首先，明确什么是高等学校档案？ 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

《办法》第二条

第一部分 归档范围

第一部分 归档范围1 、归档原则2 、归档重点3 、归档范围

1 、归档的文件材料，必须对学校和社会有史料和研究价值，具有参考价值和凭证作用。2 、归档的文件材料，必须反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。3 、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持文件的原貌，保持彼此间的有机联系和成套性特点。

一、归档原则

二、归档重点： 本校形成的不同载体、不同形式的文

件材料及上级针对本校的指令性、指导性件和需要学校承办的文件材料。

三、归档范围《高等学校档案管理办法》第十五条明确规定： 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案

同步归档。文件材料的归档范围有十一大类。

1 、党群类 2 、行政类 3 、学生类4 、教学类 5 、科研类6 、基本建设类 7 、仪器设备类8 、产品生产类 9 、出版物类10 、外事类 11 、财会类

• 1 、党群类（ DQ ） 主要包括学校党委、工会、团委、民主

党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

依据高校档案实体分类法，党群类

（ DQ ）可以划分为 7 个二级类目。DQ类

DQ11党务综合 DQ12纪检 DQ13组织 DQ14宣传教育 DQ15统战 DQ17团委DQ16工会

• DQ 类文件材料归档应注意问题：DQ11 党务综合：分党委、总支、直属支部综合材料入此。DQ12 纪检：监察工作材料入此。DQ13 组织：党校工作及离退休干部材料入此。DQ14 宣传教育：学生思想政治教育工作文件入此。DQ15 统战：民主党派、政协委员、人大代表材料入此。DQ16 工会：妇女工作、“三育人”材料入此。DQ17 团委：学生社团材料入此。

• 2 、行政类（ XZ ） 主要包括高等学校行政工作的各种会议

文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

依据高校档案实体分类法，行政类（ XZ ）可以划分为 6 个二级类目。

XZ类别

XZ11行政综合 XZ12人事XZ13监察审计

XZ14武装保卫XZ15总务

XZ16档案图书文博

• XZ 类文件材料归档应注意问题 :XZ11 行政综合：学校评估、教代会、校史和院、系、所等单

位综合材料入此。 XZ12 人事：师资工作材料入此。XZ13 监察审计XZ14 武装保卫：治安综合治理材料入此。XZ15 总务： 后勤服务工作材料入此。XZ16 档案、图书、文博

• 3 、学生类 主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。

《中国教育报》 2008 年 9月 26 日

依据《教育部关于学历问题的答复意见》本、专科毕 ( 结 ) 业生离校随转个人档案一般应有如下材料：(1) 高中毕业生登记表；(2) 高考体检表；(3) 高考报名表；(4) 高考政审表；(5) 报考高校志愿表和高考成绩单 ( 一式两份 ) ；(6) 高校学籍登记表并附成绩单；(7) 高校毕业生健康证明；(8) 高校毕业鉴定表；(9) 高校毕业生登记表。

以上为高中阶段材料以上为高中阶段材料

硕士研究生毕业时一般应有以下材料：(1) 报考攻读硕士学位研究生登记表；(2) 体检表；(3) 政审表；(4) 硕士研究生学籍登记表；(5) 学业成绩记载表；(6) 毕业健康证明；(7) 硕士毕业生登记表。

博士研究生毕业时一般应有以下材料： (1) 报考攻读博士学位研究生登记表；(2) 专家推荐书；(3) 硕士课程学习成绩单 ( 以同等学历身份报考人员按招生单位的要求提交有关材料 ) ；(4) 硕士毕业证书或学位证书复印件；(5) 体检表；(6) 政审表；(7) 博士研究生学籍登记表；(8) 学业成绩记载表；(9) 毕业健康证明；(10) 博士毕业生登记表。

• 4 、教学类（ JX ） 主要包括反映教学管理、教学实践和教

学研究等活动的文件材料。 按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》 ((87) 教

办字 016 号 ) 的相关规定执行。

《高等学校教学文件材料归档范围》主要包括 17 个方面

1. 上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件。2. 综合性教学文件材料。3. 招生工作的材料等。

4. 学籍管理的材料。5. 学生奖惩材料。6. 教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结。

7. 教材方面的材料。8. 教学实习、生产实习方面的材料。9. 课堂教学材料。10. 优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见。

11. 研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件。12. 毕业生分配材料。13. 毕业生质量调查材料。

14. 师资培训的计划、考核和总结，出国进修等文件。15. 教研室的教学总结，教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料，教学情况调查表。16. 教师工作量的规定及执行情况。17. 夜大学、函授部和各类培训班、进修班形成的文件和材料。

依据高校档案实体分类法，教学类有二种分类方案。

其中按照教学环节分，教学类（ JX ）可以划分为 8 个二级类目。

实体分类号 类目JX11 教学综合JX12 学科与实验室建设JX13 招生JX14 学籍管理JX15 课堂教学与教学实践JX16 学位工作JX17 毕业生工作JX18 教材

教学类档案按照学生层次也可划分为如下 4 个二级类目。实体分类号 类目

JX11 综合JX12 研究生教育JX13 本、专科教育JX14 成人教育

教学类文件材料归档应注意： 1 、归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。 2 、规模较大的学校，对教学档案中的少数不属于永久保存的类目，如本科生毕业论文、实习报告等可由院系保存。学校档案部门只按一定比例择优接收。

5 、科研类（ KY ）

按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》 ( 国档发 [1987]6 号 ) 执行。

依据高校档案实体分类法，科研类（ KY ）可以划分为 2 个二级类目。实体分类号 类目

KY11 综合KY12 项目

KY11 （综合）归档范围 序号 归档范围

1 科研行政管理文件材料 2 科研计划管理文件材料 3 科研成果管理文件材料4 科研经费管理文件材料 5 申报科学基金及有关批复6 学会工作 ( 学术活动 ) 材料

KY12( 科研项目 ) 归档范围 　 序号 项目阶段

1 科研准备阶段2 研究实验阶段3 总结鉴定阶段4 申报奖励阶段5 推广应用阶段

6 、基本建设类 (JJ) 按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 ( 国档发 [1988]4号 ) 执行。

基建档案主要是在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的文件材料。

依据高校档案实体分类法，基本建设类（ JJ ）可以划分为 2 个二级类目。实体分类号 类目

JJ11 综合JJ12 工程项目

• JJ11 （综合）归档范围序号 归档范围

1 上级有关基建工作的文件2 基建工作规章制度 3 基建工作计划、总结、简报 4 基建工作总体规划 5 基建工作年度 ( 季度 ) 总结、统计报表6 基建工程财务预、决算 7 全校性总体规划、设计总平面图8 水、电、气管道分布图9 地质勘探、地形测量材料

JJ12( 工程项目 ) 归档范围：序号 材料名称1 项目可行性研究2 项目设计基础文件3 项目设计文件4 项目管理文件5 项目施工文件6 项目竣工验收文件7 财务管理文件8 监理文件材料

1 、 若项目为国家重大建设项目需要按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（ DA/T 28-2002 ）执行。

基建类材料归档应注意：

2 、基本建设项目的档案资料工作要与

项目建设进程同步。

3 、建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。

• 7 、仪器设备类（ SB ） 主要包括各种国产和国外引进的精密、

贵重、稀缺仪器设备 ( 价值在 10 万元以上 )的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

依据高校档案实体分类法，仪器设备类（ SB ）档案可以划分为 2 个二级类目。

实体分类号 类目SB11 综合SB12 设备仪器种类

SB11 （综合）归档范围序号 归档范围1 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件2 本校仪器、设备管理的规章制度3 设备工作计划、报告、总结、调查材料4 本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案5 本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复6 本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

SB12 主要内容包括仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面。

1 、仪器设备工作量大的院校，随机档案可设分室保存，二级管理。2 、仪器设备归档的重点是： 10 万元以上设备各个环节形成的不同载体材料，包括全套随机图样。3 、若购置仪器设备为国家重大建设项目需要按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（ DA/T 28-2002 ）执行。

仪器设备类材料归档应注意：

•8 、产品生产类（ CP ） 主要包括高等学校在产学研过

程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

依据高校档案实体分类法，产品生产类（ CP ）档案可以划分为 2 个二级类目。

实体分类号 类目CP11 综合CP12 产品种类

CP11 （综合）归档范围序号 归档范围1 上级关于产品生产与科技开发管理的文件2

本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表

3 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示 4

产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方 面来往的文件材料

5 产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表

CP12( 产品项目 ) 归档范围序号 材料名称1 销售管理2 产品计划准备阶段材料3 产品生产设计（研制）阶段材料4 产品生产试制与鉴定阶段材料5 产品生产阶段材料

9 、出版物类（ CB ） 主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学

术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

依据高校档案实体分类法，出版物类（ CB ）档案可以划分为 5 个二级类目。实体分类号 类目

CB11 综合CB12 报纸CB13 刊物CB14 书稿CB15 音像

CB11 （综合）归档范围序号 归档范围

1 上级有关编辑出版工作的文件 2 上级召开的编辑出版工作会议文件 3 本校编辑出版工作规划、计划、报告、

总结、简报和重要会议记录4 本校编辑出版工作规章制度、统计报表5 编辑出版部门管理形成的文件材料

CB12-15( 出版物项目 ) 归档范围 包括出版物的编审、出版等方面的全套材料。

10 、外事类（ WS ） 主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、

出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

依据高校档案实体分类法，外事类（ WS ）档案可以划分为 5 个二级类目。实体分类号 类目

WS11 综合WS12 出国（境）WS13 来校WS14 国际合作与会议WS15 外国留学生工作

• WS11 （综合）归档范围

序号 归档范围1 上级关于外事工作的文件材料2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 3 外事工作统计报表等 4 外事工作会议材料

11 、财会类（ CK ） 按财政部、国家档案局发布的《会计档

案管理办法》 ( 财会字 [1998]32 号 ) 执行。

依据高校档案实体分类法，财会类（ CK ）档案可以划分为 5 个二级类目。实体分类号 类 目

CK11 综合CK12 会计报表CK13 会计账簿CK14 会计凭证CK15 工资清册

CK11 （综合）归档范围

序号 归档范围1 上级有关财务会计工作的文件材料 2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件3 学校基金管理工作文件4 有关财务管理方面的其他文件材料5 会计移交清册 6 财会档案移交保管清册7 财会档案销毁清册

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照 ( 胶 ) 片、录像 ( 录音 ) 带等各种载体形式。

三种特殊类型档案类目1 、 SX 声像类 反映学校历史发展和主要职能活动中

的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、胶片等各种非纸质材料及相应的文字材料。

声像档案二级类目表实体分类号 类目

SX12 照片SX13 录音带SX14 录像带SX15 幻灯片SX16 磁盘SX17 影视胶片SX18 缩微胶片SX19 光盘

2 、 SW 实物类 学校在公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品、字画、书画作品以及获得奖励的奖状、证书、奖杯和其他具有纪念意义的实物。

实物档案二级类目表实体分类号 类目

SW12 奖状、荣誉证书SW13 奖杯、奖牌、锦旗SW14 礼品、纪念品SW15 字画SW16 印章SW17 其他

3 、 RW 人物类 学校历任校领导、学科带头人、知名人士和著名校友等在各种重要活动和进行学术研究时形成的文件材料。

人物档案归档范围（参考）人物档案人物档案

生平传记类生平传记类 创作类创作类文稿类文稿类 社会活动类社会活动类评价类评价类 音像类音像类其他类其他类

干部人事档案相关依据1 、中组部、国家档案局《干部档案工作条例》组通字 [1991]13 号2 、中组部《干部人事档案材料收集归档规定》组通字号 [1996]14 号

干部人事档案归档范围1 、履历材料；2 、自传材料；3 、鉴定、考察、考核材料；4 、学历和评聘专业技术职务材料；5 、政治历史问题审查材料；6 、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；7 、奖励材料；8 、处分材料；9 、录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、

退职材料及各种代表会代表登记等材料；10 、他可供组织上参考的有保存价值的材料。

第二部分 预立卷工作 档案预立卷工作，是学校档案管理的基础工作之一，是学校实行部门立卷制度的一个重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。

《办法》第十六条明确规定： 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

第二部分 预立卷工作1 、如何做好预立卷2 、预立卷的要求3 、归档材料质量要求

1 、明确预立卷工作职责 将预立卷、归档工作明确列入分管领导和部门兼职档案工作人员的岗位职责，明确要求。

一、如何做好预立卷

2005 年干部人事档案培训班

2006 年教学类档案的培训会

2007 年基建项目档案培训班

2 、坚持平时立卷制度 立卷部门要严格制度做好收发文登记工作，对办理完毕的文件及时进行收集、整理，按材料的类别归卷，文件盒或文件夹上要标明类别目录号。

3 、建立规范的预立卷类目 预立卷类目是立卷部门进行平时立卷的依据，建立规范的预立卷类目是立卷部门做好平时立卷的关键。

二、各类档案的预立卷要求： 各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务，参照归档范围编制文件材料预立卷类目，并根据工作实际对预立卷类目适时进行调整。

1 、党群、行政、教学类文件材料预立卷 兼职档案人员平时应注意积累，并将收集上来的档案材料根据档案归档范围及保管期限表进行分类、装订、编页号等后，学校各部门应当在次学年的 6 月底前移交学校档案部门归档。各院系等应当在次学年寒假前归档。

2 、科研类文件材料预立卷　　凡正式列为科研课题的项目，在确定科研课题负责人后，课题负责人（可以指定专人）应建立平时立卷，做好积累材料的准备工作，待项目告一段落或完成时，再按归档范围进行整理归档。应当在项目完成后两个月内完成归档工作。

3 、仪器设备类文件材料预立卷　 仪器设备开箱验收时，应对照装箱单清点随机文件材料，并收集保存。在设备安装，调试完毕后，将全部的文件材料按照进行整理归档。

重大仪器设备的开箱验收必须有学校档案部门参加。

4 、基建类文件材料预立卷　　项目明确负责人后，负责人应指定专人负责文件、材料、图纸的平时收集和保管工作，并按各类项目归档范围进行分类，按条款建立卷盒，做好不同时期的收集工作。

在项目完成后三个月内归档。

5 、财会类文件材料预立卷 当年财会档案，在会计年度终了后暂由财会部门保管一年，于第二年 3月底前移交归档。

三、归档材料的质量要求：

质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

具体要求1 、归档的文件材料必须齐全完整，照片（包括底片）、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档；2 、归档的文件材料必须是原件（定稿） , 重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份提供利用；　　

3 、归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映学校各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。

4 、归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整、审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。总体来讲，归档的案卷质量要符合国家标准《 科学技术管理案卷构成的一般要求》 和《 文书档案案卷格式》 的要求；　　

5 、电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》 (GB／ T 18894-2002) 执行。 电子文件的归档应遵守两个原则：第一、电子文件和纸质文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。第二、同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作。

1 、归档分工2 、形成积累3 、归档方法

第三部分 归档工作程序

每年年初档案馆布置上年度文件材料的归档工作和做好本年度文件材料的预立卷工作部门按立卷方法分类组卷，并做好本年度的预立卷工作

档案馆有关业务室对部门案卷进行详细检查，并指导立卷工作不合格案卷

合格案卷按要求重新整理

移交档案部门

归档工作流程

一、归档分工• 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等兼职档案人员对应归档文件材料及时整理、立卷。

• 上级和所在地、市级来文，全校性、综合性的党群部分由学校党委办公室负责归档，行政部分由校长办公室负责归档，党政合署办公单位一并归档。• 专业性或具体业务性的按职能划分，由各承办单位负责归档。

• 归档涉及多个单位的大类，需要两个以上单位共同办理的文件，由主办单位负责归档，其他单位应将整理好的文件材料向其集中，非主办单位不移交归档。

• 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得擅自带走或销毁。

• 各归档单位根据历年文件材料的形成规律和当年的工作计划，预计新年度可能产生的新内容，参照《各类档案归档范围和保管期限表》各机构对照表，预先编制档案归档类目。• 各归档单位要将平时办理完毕的文件，随时按照预立卷类目及时立卷。

二、形成积累

不归档文件材料的范围：• 1 、上级机关普发的供参考、不办的文件；• 2 、上级机关下发供工作参考的抄件；• 3 、未定稿的文件（包括上级机关的征求意见稿）；• 4 、未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

• 5 、未定型、未正式施工前的草图、蓝图、工时定额；• 6 、未生效的合同、协议书、单据；• 7 、重份文件和重份图纸；• 8 、仪器设备广告、宣传材料、订货会等宣传品；

• 9 、不退、不用的稿件，非定稿的稿件；• 10 、无查考价值的事务性、临时性文件；• 11 、未经会议讨论、未经过学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

• 12 、从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；• 13 、无特殊保存价值的信封；一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的来信；• 14 、学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

• 15 、为参考目的从各方面收集的文件材料；• 16 、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；• 17 、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。

三、归档方法•以“件”为保管单位整理归档和组卷归档并存

• 《归档文件整理规则》（ DA/T22-2000 ）• 《规则》所提出的归档文件整理的原则是：

“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。”这一原则是继承了传统的立卷原则。

• 针对高校主要是综合类文件（ 11 ）进行简化整理归档。•而科研项目、基建项目等仍采取组卷方式。

• 归档的重点是将文件按年度、类别、问题、保管期限分开。

将文件按年度、类别、问题、保管期限分开。分年度：1. 一般文件归入文件形成年度；2. 请示与批复，归入批复年度，无批复的请示归入请示年度；3. 规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；4. 总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；5. 会议文件，归入会议闭幕的年度；6. 法规性文件，归入公布或批准年度；7. 案件材料，归入结案年度；8. 科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度。 

分类别、分问题： 在分年度的基础上，将文件材料按《高等学校档案实体分类法》中确定的类别分开。 将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。

分保管期限： 永久长期短期 按照国家档案局 2006 年 12 月公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。 保管期限分为：永久、定期两种。 定期一般分为 30年、 10年。

• 高校文件材料归档范围• 预立卷工作• 归档工作程序

总之，高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，要把各种文件材料的归档工作纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

谢 谢 !