Тема на проекта: Personal

Изготвили : Дияна СтояноваФ.н.: 111110942

Мария Стойкова Ф.н.: 111110935

Поток : 177 , Група:1715

За всяко предприятие или учреждение е много важна структурата на отделите и списъчния състав на работниците и служителите. Те се определят основно от дейността и оборотите, както и от определени нормативни изисквания.

На база годишния план на предприятието за следващата година, се прави оптимизиране на съществуващия личен състав по отдели и длъжности.

  За нуждите на стопанското планиране, счетоводната и

финансова отчетност е необходимо да се знае във всеки момент наличната работна ръка. Кои са новоназначените, напусналите по болест, майчинство и т.н. Достигнат ли е необходимия състав, какви заплати са заработени, какви суми са начислени към заплатата, за да се получи брутното възнаграждение.

Ръководителят трябва да е информиран колко и в какъв размер са изплатени и кога са изплатени заплатите и премиите на служителите в предприятието.

На базата на анализа за всеки месец се правят финансовите отчети за изминали периоди, плащат се данъци, осигуровки и т.н.. Всяка една фирма трябва да има такава база от данни, която да дава текуща информация за състоянието на фирмата.

Създадена е база от данни, наречена Personal (Персонал) , съдържаща информация за заплатите на персонала в дадена фирма. В тази база от данни са създадени четири таблици за звената, длъжностите и служителите в фирмата и за получените заплати от работещите на това място. Таблицата за звената, наречена Otdel, се състои от две полета за кода на отдела CodeOtdel и наименование на отдела NameCode. Типа на данните за код на отдел е число, а за наименование е текст. Първичният ключ е на шифър на отдел.В таблицата за длъжности, кръстена DI, има също две полета, едната е шифър на длъжността CodeDI ,а другата - наименование на длъжността NameDI. Типа на данните са същите , каквито са и в таблица Otdel. Първичният ключ е на шифър на длъжността.Третата таблица Kadri, съдържаща информация за служителите във фирмата, e съставена от четири полета за личен номер на служител LNom, име и фамилия Ime, шифър на отдел CodeOtdel и шифър на длъжността CodeDI. На редовете с LNom, CodeOtdel и CodeDI типа на данните е число, а за Ime е текст. Първичният ключ е на личен номер на служител.

В последната таблица за получените заплати от служителите на фирмата, съхранена под името Zaplati, има пет полета, които съдържат данни за годината, в която са получени заплатите, месеца на получената заплата, личния номер на служителя, които получава тази заплата, както и за получената заплата и премия от дадения служител. На всичките редове типа на данните е число. Единствено в тази таблица има три първични ключа, които се намират на редовете - година, месец и личен номер на служител. Дефинирането на колоните за избор става в изгледа Design View : избираме таблица и поле и от колона Тип (Data Type) от падащото меню избираме типа Lookup Wizard. В нашата задача задаваме колони за избор на полето CodeOtdel от таблица Otdel, CodeDI от таблица DI и LNom от таблица Kadri.Създадени са три връзки- първата с таблици Otdel и Kadri по поле CodeOtdel, втората с таблици DI и Kadri по поле CodeDI, третата връзка с таблици Zaplati и Kadri с поле LNom.След като сме създали връзките и сме избрали колоните за избор и сме дефинирали необходимите първични ключове трябва да въведем данните за 3 длъжности, 2 отдела и 3 служители, които са получили заплати и премии съответно за 1, 2 и 3 месеца. Привеждаме всяка от таблиците на изглед Datasheet View и попълваме данните в съответните колони.

Самостоятелни форми за обновяване на таблиците Отдели и Длъжности

След като отворим избраната от нас таблица (в случая таблица Otdel),избираме от полето на Access-Create. Намираме опция More Forms и от падащото поле избираме Split Form.Така създадохме самостоятелна форма за обновяване на таблица Отдел. Запазване формата под името Звена с команда Save.Новосъздадената форма се отваря от изгледа Form View, където данните могат да се редактират. Редактирането на данните може да стане като от лентата Record натискаме бутона New (blank) Record и въвеждаме новите данни. По същия начин създаваме самостоятлна форма на таблица Длъжности.

Форма с подформа,чрез която се обновяват таблиците Служители и Получени заплати, създаваме като отворим дадена таблица и изберем от полето на Access-Create. Избираме опция Form Wizard и в полето Table/Queries избираме таблицата, от която ще вземем данните за главната част на формата ни. Прехвърляме необходимите полета, след което се връщаме отново на полето Table/Queries и избираме втората таблица, от която ще вземем данните за поформата като внимаваме да няма повтарящи се полета.На следващата стъпка трябва да определим вида на нашата таблица и ние сме избрали да е с таблично оформление. На последната стъпка въвеждаме името на формата и натискаме Finish, след което запаметяваме формата с команда Save.

Отчет, предоставящ списък на служителите, който съдържа техните номер и име

Отваряме таблица Kadri и от полето на Access-Create избираме опция Report Wizard. В поле Table/Queries избираме таблица Kadri и прехвърляме необходимите полета, а в този случай прехвърляме LNom и Ime. На следващите стъпки избираме кое от полетата да е на първо място, както и реда, в който ще се появи- възходящ или нисходящ. Въвеждаме името на отчета и натискаме бутона Finish. Отчета вече е създаден и данните от отчета мога да се използват от изгледа Report View. Отчета, който създадохме, представлява списък на служителите, съдържаш техните номера и име.

Отчет, предоставящ обща сума на заплатите, премията и възнаграждението за всички служители

За създаването на този отчет трябва първо да създаде заявка.Отваряме таблица Kadri и от полето на Access-Create избираме опция Query Design. Избираме заявката да ни е проста и на следващата стъпка в поле Table/Queries избираме таблицата, от която от която ще взимаме нужните данни (в този случай избираме таблица Kadri,а от нея избираме полетата LNom I Ime).След като прехвърлим нужните данни отново от полето Table/Queries избираме таблица Zaplati, от която взимаме данните за месец, получени заплати и получени премии.На следващите стъпки записваме името на заявката Заявка1 и с натискането на бутона Finish заявката ни е готова. В изглед Datasheet View може да се види готовата заявка. От полето на Access-Home избираме Сумарни стойности, за да може в заявката да се изчислят обшите суми и премии на всички служители.

Създаване отчета:

За тази цел трябва да сме отворили Заявка1 и от полето Access-Create избираме опция Report Wizard. В поле Table/Queries избираме Заявка1 и прехвърляме необходимите полета, който в този случай са всичките-LNom, Ime, Mesec, Salary и Prem. На следващите стъпки се определя оформлението на отчета-таблично. Данните от отчета могат да се използват от изгледа Report View.

Този отчет представя общата сума на заплата, премията и възнаграждението на всички служители.

Главната форма е набор от бутони-отваряне, затваряне, редактиране на отчети, форми, формуляри и други. В нашата задача създаваме форма с име Command Buttons, чийто командни бутони ще отварят създадените до момента потребителски форми и отчети.  След стартиране на MS Access от менюто Create избираме опция Form Design. От новопоявилото се меню с различни видове бутони избираме четвъртия тип, представляващ три Х едно до друго.На формата по-долу ояертаваме бутона, при което се появява диалогов прозорец. В полето Categories избираме Form Operations или Report Operations, в зависимост дали бутона ще отваря форма или отчет. В полето Actions избираме какво да се случва при натискане на бутона. След това посочваме с кой отчет/форма ще работим, като внимаваме в името да не се съдържа Subform.Избираме какво да се появи на бутончето-картинка или надпис и завършваме с Finish.

Създадената форма, съдържа бутони, които отварят 4 форми и 2 отчета: Отдели, Длъжности, Служители, Заплати Подформуляр, Kadri и Заплати.