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会计档案整理 方法讲义 汉中市档案局 郭金光. 一、会计档案概念. 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。(财政部和国家档案局财会字 [1998]32 号 《 会计档案管理办法 》 第五条). 二、会计档案的内容与归档范围. 1 、会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证; 2 、会计帐簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿; 3 、财务报告类:年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。. 二、会计档案的内容与归档范围. - PowerPoint PPT Presentation
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会计档案整理方法讲义
汉中市档案局 郭金光
一、会计档案概念
会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。(财政部和国家档案局财会字 [1998]32 号《会计档案管理办法》第五条)
二、会计档案的内容与归档范围
1 、会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证;
2 、会计帐簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿;
3 、财务报告类:年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
二、会计档案的内容与归档范围
4 、其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
★ 注:实行会计电算化的单位,有关的电子数据和相应软件资料也应归档。(其它类)
三、归档时间
当年形成的会计材料,由财务会计部门的专(兼)职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订,在财务会计部门保管一年后,由会计部门编制移交清册,向本单位综合档案室移交统一保管。
四、归档要求 1 、各单位每年形成的会计档案,由会计财务部门按照
归档要求,负责整理立卷, 装订成册,编制会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复印、借阅、 保管、销毁等制度。
2 、月度、季度报表不用按归档要求整理,可由财务部门自行保管至 5 年期满后编制清册销毁。
3 、银行存款余额调节表,银行对帐单等按要求装订成册,保管期限为 5 年。
4 、已开具的发票(或收据)存根联,整本的不用装订,保管期限为 5 年。
五、保管期限 会计档案保管期限分为永久、定期两类。
定期保管期限分为 3 年、 5 年、 10 年、 15年、 25 年 5 类。
各类会计档案的保管期限参照(附表一、二)所列期限执行。
▲ 会计档案保管期限除年度报表类按“永久”中文表示外,其它类的保管期限用数字表示。
六、分类与代号 会计档案分为四大类:即:财务报告、帐
薄、凭证、其它类 机关的会计档案代号是“ KJ” ,企业的会
计档案代号是“ 9” ,其中: 凭证 1 帐簿 2 财务报告 3 其他 4
机关 : KJ1 KJ2 KJ3 KJ4
2000 2005 六年 2006 2007 2011
1 002 003 020 021 120
2 目录号 KJ3.2 案卷号 002
六、分类与代号 分类方案
类别-年度
财务报告类 会计账簿类 会计凭证类 其它类
六、分类与代号 如果本单位设有其它帐户的会计档案需要
独立立卷的,在一级属类后面加二级属类。模式: 报表 3 帐簿 2 凭证 1 其他 4
例: KJ1.2010.1—— 政府办 KJ1.2010.2—— 投资服务中心 KJ12010.3—— 拆迁办
七、会计档案的整理要求 1 、立卷( 1 )年度报表独立组卷。 ▲ 对报表进行分析和说明的文字,如财务情况
说明、财务报告等,是会计报表的重要组成部分,要与报表一同组卷归档,并置于被说明的报表前。
七、会计档案的整理要求
( 2 )帐薄一册一卷,每本帐薄(包括电算化管理的帐薄)在原封面右上角贴上会计档案“小标签”,并按标签上的内容填写。模式:
全宗号 3 年 度 2004
目录号 D2—1 保管期限 15
案卷号 1 页 数 30
题 名 ××× 单位会计总帐
七、会计档案的整理要求
★ 对活页式、卡片式帐簿,在年终结帐后,应拆除硬封面,自制软封面,并在封面的右上角贴上会计档案小标签。
( 3 )会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会计人员在完成报帐手续后,将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表,按照记帐的先后顺序,根据其数量多少,组成一卷或多卷。
七、会计档案的整理要求 ★ 整理会计凭证应注意的问题: 由于会计凭证在若干年内具有查考作用,
所以会计人员在凭证装订成册后,往往在装订线上贴上封签,并在封签处盖章,以示负责,并说明这种卷册不许其他任何人拆开,以防抽换、舞弊。
凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证应单独装钉,可与本年度的凭证一起编号,在目录注明永久或长期保管期限。
七、会计档案的整理要求 2 、编目( 1 )编页码 ▲ 会计报表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号,页号从“ 1” 开始。
▲页号编写位置:单面书写的文件材料在其右上角编写页号;双面书写的文件材料,正面在其右上角,背面在其左上角编写页号。
▲ 订本式帐簿不用拆去空白页,按已有填写内容的页面编顺序号。
▲ 会计凭证档案不用打页码。
七、会计档案的整理要求( 2 )卷内文件目录编制 ▲ 年度报表按卷内文件目录的格式照实抄录。 卷内目录 案卷号: 1
序号
文件材料题名 责任者 文件日期
文件编号
页次
备注
1 资产负债表 荔湾区政府办公室
2004.12.31
1
2 收入支出表 荔湾区政府办公室
2004.12.31
4
3 经费支出明细表 荔湾区政府办公室
2004.12.31
6
七、会计档案的整理要求▲ 帐薄、凭证档案不用编制卷内文件目录。
( 3 )案卷号编制
案卷号指的是案卷在整理过程中排列的序号。同一类别下若干年编一个案卷顺序号,但这个案卷顺序号最大不超过四位数。
七、会计档案的整理要求示例: D2 - 1~800 ( 1991 ~2000 年) 到了 2001 年,可作一个断号,即: D2 - 1 ~983 ( 2001 ~2010 年) 所不同的区分是在目录号上,即: 1991 ~2000 年: D2 - 1 2001 ~2010 年: D2 - 2★ 同一年里帐簿不分属类,不分保管期限排列编案卷号。★ 凭证、工资表的排列按形成时间先后排列。
七、会计档案的整理要求
( 4 )案卷封面、卷内备考表编制
★ 案卷题名
要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。
例如:“荔湾区政府办公室 2004 年度会计报表”
★ 年度报表的封面必须用电脑打印。
★ 卷内备考表编制
荔湾区政府办公室2004年度会计报表
荔湾区政府办公室
目录号 D1-1
案卷号 1
案卷题名
全宗号3
七、会计档案的整理要求 3 、装订入盒 ( 1 )组好的案卷年度报表,依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷
内文件材料、备考表的顺序排列,采用三孔一线方法,齐下齐左,在案卷的左侧装订。
( 2 )会计凭证必须使用国家统一标准的“会计档案凭证软封面”来装订,封面要按项目填写。
3 D3-1
2004
张三 李四
1
荔湾区政府办公室
D3-1
2004
( 3 )各类会计档案,按案卷号顺序装满一盒再装第二盒。不同类的档案,不能混装一盒,盒面不需要填写,只填写脊背的内容。
报表(工资册)
全宗号 3
目录号 D1-1案卷号 1-10
★ 对帐薄太大的案卷,不用装盒,按顺序排在盒的后面。
2004.1
D3-1
1~ 2
七、会计档案的整理要求 4 、案卷目录及目录号的编制
( 1 )案卷目录按目录的格式照实抄录,用森蓝文档管理软件进行著录管理,打印一式二份与相应的卷内文件目录一起装订成检索目录,一份由会计部门保管,一份向本单位综合档案室移交。
案 卷 目 录案卷
号类别
案卷标题 起止时间 凭证起止号
保管期限
卷内张数
备注
起 止
1 报表
荔湾区政府办公室 2004 年度会计报表
2004.01.01~ 12.31
1 9 永久 10
2
七、会计档案的整理要求( 2 )按报表、帐薄、凭证、工资表及其它类等五类产生的目录装订成检索目录,每册目录编一个目录号,如: D1—1~n 、 D2—1~n 、 D3—1~n 、 D4—1~n 、 D5—1~n ,每满一册断号。
模式:机关: D1——1~ n 目录顺序号 一级属类(报表) 大类代号(会计档案)企业:9 .1——1~ n 目录顺序号 一级属类(报表) 大类代号(会计档案)
七、会计档案的整理要求( 3)目录夹封面、脊背的编制 目录夹封面 全宗名称 荔湾区政府办公室
全 宗 号 3
目 录 号 D1—1
案卷起止号 1——
年 度 2004——
类 别 会计档案(报表)
全宗号 3
目录号 D1—1
案卷起止号
1——
年 度 2004—
类 别 报表类
目录夹脊
背
八、会计档案的鉴定与销毁 1 、鉴定:组成鉴定小组(由分管领导及有关人员组成); 2 、销毁程序按《办法》第十条执行。 3 、销毁审批表模式: 经鉴定后,清出无保存价值的报表 卷(册) , 帐簿 卷(册),
凭证 卷(册)应予以销毁,请审批。 鉴定领导小组负责人(签名)
年 月 日 主管负责人(签名)
年 月 日 监 销 人(签名)
年 月 日
会计电算化系统档案管理打印输出的凭证、账册、报表等书面形
式的会计档案按纸质会计档案管理。(必须有会计主管的签章才能存档保存)
会计电算化系统档案管理随计算机配置的系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算软件、数据备份光盘(磁盘),必须作为会计档案保存。
三套保存(一套封存、一套异地保存、一套利用) 存放安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所