تقديم المدرب: صالح الزبيدي

البرنامج محاورمفهوم التخطيط وأهميته .•مراحل عملية التخطيط .•أنواع التخطيط .•مواصفات التخطيط فى أنظمة العمل.• SWOTكيفية استخدام أداة • .smartتعلم مهارات وضع االهداف •أهم األخطاء عند كتابة خطة العمل .• اهمية وخصائص المنظمة التجارية.•اهداف ومراحل تطوير المنظمة.•انواع الهياكل التنظيمية.• كيفية رسم الهيكل التنظيمي .•

تعارف

0545069837المدرب: صالح الزبيدي .... Saleh1394_11@hotmail.com

مدرب معتمد من المؤسسة العامة للتدريب المهني والتقني•مدرب معتمد من وزارة التربية والتعليم•مدرب معتمد من األكاديمية العالمية العادة االتزان البشري •مدرب معتمد من البورد األمريكي للتفكير بالحدود من الواليات المتحدة األمريكية •مدرب معتمد من األكاديمية العالمية بالواليات المتحدة األمريكية•مدرب معتمد من األكاديمية العربية العالمية للتدريب والتطوير ببريطانيا •مدرب معتمد من جامعة الملك عبدالعزيز في نظرية تريز ) بيت المهارات والخبرة (•مدرب معتمد في فن اإللقاء من األكاديمية الدولية للتدريب بالواليات المتحدة األمريكية •مدرب معتمد في قبعات التفكير من الجامعة األمريكية للتطوير•مدرب معتمد في مقياس هيرمان من المعهد األمريكي للتنمية الذاتية •ممارس أول في البرمجة اللغوية العصبية من البورد األمريكي •ممارس أول في التنويم اإليحائي من البورد األمريكي •ممارس أول في خط الزمن من البورد األمريكي •ممارس أول في الحرية النفسية من االتحاد التطويري لمسارات الطاقة •الرخصة الدولية لممارسة التدريب من البورد األمريكي للتفكير بالحدود•الرخصة الدولية لممارسة التدريب من األكاديمية الدولية للتدريب والتطوير •

صالح أحمد الزبيدي

االتفاقيات. البداية والنهايةال تغلق الجوال ، يمكنك أن تضعه على الصامت . نرحب بالتعليق في أي وقت ، متى ما أحببت نسعد كثيرا باألسئلة .. والحوار .. في جو أخوي مرح المشاركة الفعالة والطرح الحيوي ، تزيد من ترسيخ المفاهيم والخبرات . أي مقترح .. نحن أذن صاغية له .يمكنك الدخول والخروج دون استئذان عند الحاجة لذلك

الخريطة الذهنية ... للمدرب الدولي / صالح الزبيدي

لينزع كل من يلبس عقاال عقاله ويضعه • أمامه ثم يتأمل فيه لمدة دقيقة واحدة

ثم أكتب عشر استخدامات أخرى غير لبسه •

7

التخطيطوهو توقع المستقبل وتحديد أفضل السبل إلنجاز األهداف

التنظيممزج الموارد البشرية والمادية

من خالل تصميم هيكل أساسي للمهام والصالحيات

التوظيفوضع الشخص المناسب في المكان المناسب

التوجيهBإرشاد العاملين نحو تحقيق

األهداف

الرقابة والتقويممراقبة األداء وتقييمه وتحديد

ما إذا كانت تحققت األهداف أم ال

وظائف االدارة

مامفهوم التخطيط

هو عمل ونشاط فكري وكتابي يتضمن رسم خطوات وتوزيع للمهام على

المنفذين ووضع آلية للتنسيق بينهم مع التوجيه والمراقبة من أجل تحقيق أهداف

.محددة تصور عقلي لموقف مستقبلي تتخذ اتجاهه

مجموعة اجراءات لتحقيق أهداف معينة

ما فوائد التخطيط

تمرين

لماذا نخطط ؟

5 دقائق

وضوح الرؤية و تحديد الهدفاستخدام أمثل للموارد و اإلمكانات

تحقيق التكامل و التنسيقتحديد األولويات بما يتفق مع

السيطرة على مشاكل التنفيذاالحتياجات

تقليل المخاطر المتوقعة

التخطيط ليس خيارا هامشيا بل حاجة ضرورية

5تمريندقائق

لماذا اليخطط الناس؟

14

التفاؤل المفرط عن الوضع الحالي.•عدم القدرة على رسم خطة.•عدم معرفة األولويات وترتيبها حسب •

األهمية.العوائق االجتماعية والبيئية.•الخوف من المجهول.•عدم الثبات وقلة الصبر.•

لوجود انطباعات ومواقف سلبية وخاطئة عن التخطيط

قاعدة التخطيطعند هذه النقطــــــة ينبغي للفريق

أن يكون لديه المعلومات األساسية التي بحثها وناقشها

والتي تتعلق بـ: الوضع الراهــــــن-1 النظرة المستقبلية-2

أنواع التخطيط

التخطيط االستراتيجىهو العملية التى يتم فيها:

تحديد االولويات •وضع االستراتيجيات •رسم السياسات العامة التى تحكم سلوك •

المنظمة. للجهات العليا

فقط سنوات 5خطة زمنية أطول ) كحد أدنى (

لالدارات واالقسام .•يختص بوضع الخطط المتكررة •

)الدورية( على المدى ( .سووتالقريب)

المدة فيه من سنة الى سنتين .•

التخطيط التشغيلي

هو تحديد الوقت الذى يجب ان •تتم فيه عملية معينة وال سيما اذا كانت تضم عدة عمليات او مراحل

فان االمر يتطلب وضع ايام محددة • كأيام بدء وأيام انتهاء.

التخطيط الزمنى

العبBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBارةكثيرا بالعواقب وأهتم وحريص حذر

األمور كل وأنظم أرتب بل الفوضى على أصبر أن يمكن الوالعامة الخاصة واألشياء

ومرتبه منظمة بطريقه وممتلكاتي و أغراضي على أحافظعملي في بالدقة وأتمتع بخطوه خطوه دائما األمور أنفذ

والتنظير والتفكير للتأمل ميلي من أكثر للفعل أميلوإخالصي إنجازي في ويثقون اآلخرون علي يعتمدإنجازه حتى العمل مواBصلة على القدرة لدي

الروتيني نمطي أحد يقاطع أن أحب الوالترتيب التصنيف ألعمال أدائي أثناء بارتياح أشعر

والتنظيموأحرص الخاصة مفكرتي في االجتماعية التزاماتي أدون

بها القيام علىتعليمات بال األمر يترك أن على محددة تعليمات ل أفض

وواضحة محددةمنضبط ) ( ) ( أو حذر أو حريص بأني الناس يصفني

به سأقوم عمل أي وخطوات التفاصيل معرفة أحببه سأقوم عمل ألي المفصل التخطيط أحب

BةBعBوBمBجBم1

التفكير نمطنوع الشخصي

التخطيط

العبBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBارةالتفكير دون والبديهة بالحدس األشياء من الكثير أدرك

فيها العميقكله وجهدي وقتي لها وأكرس لألهداف أتحمسجمعه علي ويصعب واالستمتاع لإلنفاق عندي المال

دائما التغيير وأحب الروتين أكرهتوقع ) يمكن وال مندفع أنت عني الناس بعض يقول

أفعالك (اآلخرون يسميها والتي االعتيادية غير األفكار تستهويني

مجنونة أفكارواحد وقت في شيء من أكثر في العمل أحب

الجديدة األفكار تراودني ما كثيراالتفاصيل في أدقق وال العامة بالصورة عادة أهتم

مشاكل في توقعني قد التي الدعابة بروح أتمتعأكثر وتوقعاتي حدسي على األشياء على حكمي في أميل

والتحليل الدقة إلى ميلي منمغامر بأني الناس يصفني

تقيدني بأنها وأشعر واBلقوانين األنظمة أحب الاللجوء دون بنفسي تشغيله أحاول جديد لجهاز شرائي عند

التشغيل كتيب إلى

BةBعBوBمBجBم2

التفكير نمطنوع الشخصي

التخطيط

صفات المخططين

الناجحين

حب االستطالعاإلبداعالقدرة على المنافسة العملية )شخص

(عمليالثقة بالنفسالمثابرةالحكمة

5تمريندقائق

ما إذا كانت الصفات قررالسابقة عالية ،متوسطة،أو

ضعيفة عندك؟ درجة 100حدد النسبة من

من االعلى الى االسفل .رتب ما تريده من االن ،

لتبدأ بتقويته .

صفات التخطيط الجيد

أن يكون التخطيط مرنا ويتقبل االستجابة ألي متغيرات.-

- أن يتمتع بالواقعية فال يبالغ في التقديرات وال يتشائم -أكثر من الحد المعقول.

-أن يكون واضحا وبعيدا عن العموميات.-

-أن يشمل كل جوانب المنظمة بمعنى أن يشمل -الجوانب اإلنتاجية والـمالية.. الخ.

- أن يغطي فترة زمنية معقولة. -

التخطيط وفق swotاداة

نموذج “ سوات”

SWOT

SWOT في طريقةإصدار من التخطيطفي هارفارد جامعة

القرن منتصفالعشرين.

SWOT للتخطيط فعالةالتشغيلي

فعالة غير ولكنهاللتخطيط

االستراتيجي

SWOTنموذج

Strengths القوةنقاط 1.

Weaknesses الضعفنقاط 2.

المتاحةالفرص 3.Opportunities

المتوقعةالمخاطر 4.Threats

: هي نقاط التميز نقاط القوة الموجودة .

: هي نقاط العجز الموجودة .نقاط الضعف

: هي نقاط تميز غير موجودة لكن نستطيع الفرصان نحققها في مدة الخطة ، ولكنها ال تأتي اال بجهد.

: هي نقاط ضعف يمكن أن تؤثر علينا سلبا المخاطر ويمكن أن تحدث اثناء فترة الخطة ، وال تذهب اال بجهد

الفرص المتاحة

(O)

المخاطر(T)

عوامل القوة

(S)

البيئة الخارجية

البيئة الداخل

ية

عوامل

إيجابية

عوامل الضعف

(W)

عواملسلبية

35

للنموذج تفاصيلالقوة نقاط

القوة = • هذه وجود من التأكد مدى الوزنللمنظمة؟

القوة؟= • هذه من المنظمة تستفيد كيف التقديرالضعف نقاط

في = • الضعف هذا وجود من التأكد مدى الوزنالمنظمة؟

المنظمة؟= • على الضعف هذا أثر مدى التقديرالفرص

الفرص؟ = • هذه تحقق إحتمال مدى الوزنهذه= • من المنظمة إستفادة إمكانية مدى التقدير

تحققها؟ حال الفرصالمخاطر

المخاطر؟ = • هذه حدوث إمكانية مدى الوزنفي= • المنظمة المخاطرعلى هذه أثر مدى التقدير

حدوثها؟ حال

36

قوم كل فريق باختياري محاكاة مؤسسة تسويق()

لواقع يتصوره.

تمرين تحليل العوامل الداخلية

القوة والضعف

الفريق بتحديد عوامل يقوم القوة المتوفرة لدى المنظمة

يضع وزنا أمام كل عامل يمثل عوامل على األقل5مدى ثقته بوجوده في المنظمة –

نحو الثقة األعلى. 10 إلى 1من

القـوة Strengthsنقاط

القوة؟ نقاط هي ما 1

اإليجابية والمميزات الحسنات هي ما ) ؟) أقوال تصرفات، مهارات، مواهب، 2

القوة؟ مصادر هي ما 3

عمل فريقمتجانس

جوانب القوة

درجات 8

التقدير

س خم

نقاط

يقوم الفريق بتحديد عوامل الضعف الموجودة لدى

يضع ترتيبا أمام كل عامل يمثل عوامل على األقل5 المنظمة 1مدى أثره على المنظمة – من

نحو األثر األكبر. 10إلى

الضعف Weaknessesنقاط

الضعف؟ نقاط هي ما 1

أو المزعجة األمور هي ماباإلتزان؟ المخلة

2

معالجة، إلى تحتاج التي األمور هي ماوتقوية؟ دعم متابعة، 3

اختالف اللهجات

جوانب الضعف

درجات 10

التقدير

س خم

نقاط الثاثير درجة

الى االكثر منتاثيرا االقل

تمرين تحليل الخارجية العوامل

الفرص والمخاطر

يقوم الفريق بتحديد الفرص المتوفرة في بيئة المنظمة

الخارجية يضع وزنا أمام كل عامل يمثل مدى ثقته فرص على األقل5

10 إلى 1بإمكانية تحققه أو وقوعه – من نحو الثقة األعلى.

ThreatsالفBBBرص الخارجية الظروف أو التغيرات هي ما

ساعدت؟ التي1

يمكن أو استغاللها تم التي األمور هي ماوالنمو؟ للتقدم استغاللها

2

عملية في ساهمت التي األمور هي ماوالتقدم؟ التطور 3

استقطاب شخص مميز

الفرص المتاحة

درجات 10

التقدير

س خم

نقاط الوجود درجة

الى االكثر منتاثيرا االقل

يقوم الفريق بتحديد عوامل المخاطر المحدقة في بيئة

المنظمة الخارجية يضع ترتيبا أمام كل عامل يمثل مدى مخاطر على األقل5

أثره على المنظمة في حال تحققه أو نحو األثر األكبر5 إلى 1وقوعه – من

OpportunitiesالتهديBBدات

المحيطة؟ والمخاطر التهديدات هي ما 1

بشكل تؤثر قد أو أثرت التي التغيرات هي ماسلبي؟

2

هذه مع التعامل تم كيفالتهديدات؟

3

استقالة متميز موظف

العوائق

درجات 10

التقدير س خم

نقاط

الوجود درجةالى االكثر من

تاثيرا االقل

تحليل على مثالSWOT

القوة نقاط مؤهلين تدريس هيئة أعضاء متكاملة تحتية بنية متميزة مالية مصادر حديثة دراسية برامج ممتازة الخريجين سمعة

الضعف نقاط التسويقية النشاطات في ضعف

والترويجية الخاص القطاع مع التعاون ضعف

والعام المؤسسات مع البرامج تشابه

الوطن في الشبيهة البحوث مراكز مع االتصال ضعفالعاملين نقص خبرات

الفرص عالية السكاني النمو نسبة موقع في المؤسسة وجود

الضفة في متوسط العالي التعليم على كبير إقبال في المحلي المجتمع مخاطبة

تدريبية برامج موجودة غير تخصصات دخول

المحلي . السوق في

التهديدات التعليمية المؤسسات عدد تزايد

. المنطقة في المشابهة عالمية لجامعات فروع فتح

مشهورة .. المانحين قبل من الدعم تناقص. بالمؤسسة الثقة ضعف والتعليم التكنولوجيا تطور

االلكتروني.

التقدير

الضعف جوانب التقدير

القوة جوانب

التقدير

العوائق التقدير

الفرص

وضعك الحقيقي

دقائق 10فردي

التقدير

الضعف جوانب التقدير

القوة جوانب

التقدير

العوائق التقدير

الفرص

منظمتك دقائق 20جماعيوضع

55

ويقدم يلخصالفريق قائد

ثالثة أبرزعوامل داخلية

تم وخارجيةإليها التوصل

تعلم مهارات صياغة االهداف

smartالذكية

الهـدف أمر يرغب الشخص في

تحقيقه وقد يكون عاما أو خاصا كبيرا أو صغيرا

هدف دقيق ومحدد . )) محدد ((•قابل للقياس . )) مقاس ((•قابل للتحقيق . )) محقق ((•مالئم . )) ممكن ((•محدد بزمن . )) مزمن ((•

لكي تحقق هدفك البد أن تكتبه بطريقة واضحة بعيدة عن الغموض واللبس ، فالكثير منا يقع في خطأ

كتابة الهدف بشكل غير فمثال واضح ....... أريد أن أخفف وزني !

أريد أن أكون ثريا !أريد الحصول على حياة سعيد ة

هنا في صياغة هذه االهداف ليست اهدافا ذكية ولكنها ضبابية اليفهمها العقل البشري مثال تذهب الى مطعم )) وتقول له أريد ان

اكل شيء ((

دقيق واضح ومحددالحصول على شهادة الماجستير في الحقوق بعد •

خمس سنوات .شراء سيارة تويوتا كامري الصيف بعد القادم .•امتالك شقة في إحدى عواصم السياحة المشهورة •

سنوات٣خالل ألف هذه السنة . ٥٠توفير مبلغ •

قابل للقياس )) مقاس ((كل هدف ليس فيه أداة لمعرفة تحققه من عدمها فليس بهدف ذكي ، بل هو هدف عائم

لذا علينا كي نحقق أهدافنا أن تكون تلك األهداف قابلة للقياس من خالل األدوات التالية :

شهور .٣ : شراء البتوب خالل العدد أشهر . ٦ كيلو خال ٧٠ : الوصول إلى وزن الوزن

كيلو أثناء رياضة ٦: قطع مسافة المسافة أو الطول المشي خالل ساعة .

صفحة كل ساعة .٥٠ : قراءة الوقت جالون من الوقود أسبوعيا .٦٠ : توفير الحجم

قابل للتحقيق )) محقق ((أي أن يكون الهدف ممكن التحقق من خاللك أنت وفي ظروفك الحالية ، فقد يكون الهدف

سهل التحقق لشخص ما ، ولكنه صعب التحقق لشخص آخر

مثال ذلك : دراسة الماجستير في الخارج ، بالنسبة المرأة ال تسمح لها ظروفها االجتماعية السفر لوحدها

للدراسة مع عدم توافر من يسافر معها من األهل .

واقعي)) ممكن ((عندما نتحدث عن الواقعية فإننا ال نقصد قتل الطموح ، والتفكير في أهداف كبيرة ، ولكننا نتحدث المواءمة ، فال تضع هدفا صعب اإلنجاز خالل المدة التي حددتها له ، وبإمكانك هنا أن

ريال في الشهر ، بالنسبة لشخص 3000توفير مبلغ تجزيء الهدف الكبير إلى مراحليعشق التسوق واألكل في المطاعم ، وراتبه ال يتجاوز

ريال ، وال يتبقى منه شيئا في نهاية الشهر ، إن جئنا 5٠٠٠للقابلية لإلنجاز فهذا األمر قابل لإلنجاز ، ولكنه بسبب عدم

ضبط تلك التصرفات في الوقت الحالي ألسباب عديدة فهذا الهدف غير واقعي بالنسبة له .

محدد بزمن )) مزمن ((وهو عنصر مهم ألي هدف ، لذا علينا أن نختار المدة الزمنية التي يحتاجها الهدف

لتحقيقه ، وقد تكون المدة يوميا أو أسبوعيا أو شهريا أو ثالثة أشهر أو سنويا ، وقد تكون في تاريخ محدد ، أو مناسبة معينة ، وال يجوز أبدا أن نترك الهدف

دون تحديد لتلك المدة

أهم األخطاء عند

كتابة خطة العمل

توجيه خطة العمل إلى كافة شرائح العاملين بال استثناء كتابة خطة عمل مملة

التفاؤل أكثر من الالزم في التعامل مع السوق فقدانك الثقة ببيع منتجك

تكرار نفسك أكثر من الالزم المبالغة في استخدام الجمل االصطالحية

عدم الكتابة بتناسق و تماسك عدم تحصيل األراء حول خطة العمل

أهمية وخصائص المنظمة التجارية

المنظمات االقتصادية تتمثل في :

الشركات و البنوك و األسواق و ماشابه

من ذلكالمؤسسات التي

تهدف إلي المردود االقتصادي و الربحية.

المنظمات الحكومية فهي تتمثل في

منظمات ليس لها مردود اقتصادي و

لكن الهدف الرئيسي منها هو تنظيم

العملية اإلدارية داخل الدولة.

تكمن أهمية المنظمات بأنها الشكل السائد في المجتمعات هذه األيام، فمثال :

خصائص المنظمة

المنظمة هي كيان اجتماعي مكون من أفراد و –جماعات.

الهدف الرئيس من وجود المنظمات هو تحقيق –أهداف مشتركة بين األفراد و الجماعات .

توضع األهداف المراد تحقيقها لهذه المنظمات –مسبقا و تقيم كل فترة زمنية )يكون التقييم

نصف سنوي أو سنوي( لمعرفة ماتم تحقيقه و ماتبقي و مالم يتمكن فريق العمل من تحقيقه.

لكل منظمة حدودها التي تميزها عن غيرها.–

أهداف التطوير التنظيمي

تغيير القيم واالتجاهات وتحوير السلوك .•دعم كفاءة المنظمة وفعاليتها من خالل •

دعم االنتاجية .تنمية القوي البشرية وتحسين ادائها .•ايجاد مناخ مناسب لنمو االفراد وتطوير •

قدراتهم .تغيير الثقافة السائدة في المنظمات •

بحيث تسود قيم التعاون واالدارة بالمشاركة محل التنافس وسيطرة طرف

واحد .

انواع الهياكل التنظيمية

الهياكل التنظيمية الرسمية

الهياكل التنظيمية غير الرسمية

اوجه االختالف بين الهياكل التنظيمية الرسمية و غير الرسمية

رسمي الغير التنظيم الرسمي التنظيم

خالل من عفوية بطريقة يتكوناألشخاص من مجموعة

و لها مخطط بطريقة يتكون مسبقا مدروسة

التنظيم أساس الشخصية العالقاترسمي الغير

و مبادئه خالل من يكون االتحادالمكتوبة معاييره

على ضغط تشكل الشخصية العالقاتاألشخاص

مع تتعارض الشخصية العالقاتالمعايير و القواعد

و النفسية الحاجات إشباع الغرضاالجتماعية

المهام و بالواجبات القيام الغرضالوظيفية

أشكال تنظيم الهياكل التنظيميةحسب الوظائف •حسب مراحل العمل •حسب الموقع الجغرافي •حسب نوع السلعة او الخدمة •التقسيم حسب نوع العمالء•التقسيم على اساس وقت العمل•التقسيم المركب •

خصائص الهيكل التنظيمي الجيداوال: االستفادة من التخصص •ثانيا: التنسيق بين اعمال المنظمة •ثالثا: االهتمام بالنشاطات المهمة للمنظمة•رابعا: تحقيق الرقابة التلقائية •خامسا: عدم اإلسراف•سادسا: مراعاة الظروف البيئية •

إعادة تصميم الهيكل التنظيميأهم العوامل التي توجب إعادة تصميم الهيكل •

التنظيمي:وقوع خطأ في تصميم الهيكل التنظيمي 1.

األساسي برز بعد إقراره.إعادة التنظيم منعا لتصرفات إدارية غير 2.

مرغوبة كإساءة استخدام السلطة.تغيير المعايير و األسس التي اعتمدتها 3.

المنظمةتغير ظرف المنشأة االقتصادية 4.حدوث تغيير في اهداف المنشأة 5.

مخاطر إعادة تصميم الهيكل التنظيميان تتم على عجل •خلق اعمال لوحدة و ذلك لتبرير وجودها•المثالية دون النظر للواقعية •