Управління проектами

© А.О. Саінчук 91

УДК 65.015.13:658.589

А.О. Саінчук

Одеський національний морський університет, Одеса

ЖИТТЄВИЙ ЦИКЛ АУТСОРСИНГОВИХ ПРОЕКТІВ

Описано життєвий цикл аутсорсингових проектів у загальномувигляді. Побудовано модель життєвого циклу генеральногопроекту з урахуванням життєвих циклів аутсорсинговихпроектів, які входять до складу генерального проекту.Відображено основні складові WBS-структури.

Ключові слова: життєвий цикл, продукт аутсорсинговогопроекту

Постановка проблемиПроектний підхід став незамінним

інструментом для бізнесу в посткризовий період,коли зміни є гарантією зберігання позиції на ринку.Рівень зрілості системи управління проектами вкомпаніях значно виріс, а проектний підхідпідприємства почали застосовувати не тільки усфері ІТ, але й у виробництві, меркетингу,продажах. На сучасному етапі розвитку Україникількість аутсорсингових проектів постійнозбільшується. Аутсорсинговий проект має свійжиттєвий цикл, залежно від сфери реалізаціїзазначеного проекту кількість фаз можезмінюватися.

Аналіз останніх досліджень та публікаційПитання життєвого циклу (ЖЦ) інвестиційного

проекту розглядали вчені: В.А. Рач, С.Д. Бушуєв,Н.С. Бушуєва, І.О. Бабаєв, В.Б. Яковенко,Є.В. Гриша, С.В. Дзюба, А.С. Войтенко, О.С. Балан,І.С. Каленюк, Н.І. Холявко, І.І. Мазур, В.Д. Шапіро,Н.Г. Ольдероггєта та багато інших [1-5].

В.М. Тимофєєв, А.В. Косенко розглянулиметоди дослідження системи управлінняінноваційними проектами на різних етапах їхжиттєвого циклу. Детально розглянуто такі етапи:концептуальний, розробки комерційної пропозиції,проектування, виготовлення, передачі результатівзамовнику і завершення проекту [6]. В[7]побудована модель ЖЦ проекту, що складається зп’яти фаз (ініціації, концепції, розробки, реалізації,завершення).

Однак ЖЦ може змінюватися залежно відунікальності продуктів проектів. ЖЦ лізинговогопроекту з позиції ліссора та рентора досліджувався у[8]. ЖЦ проекту розвитку ВНЗ розглядався у [9].

У роботі [10] відображено: ЖЦ проекту створеннянового лікарського засобу, ЖЦ проекту створеннянового зразка військової техніки, розробка тавпровадження нового програмного забезпечення.

Невирішені раніше частинизагальної проблеми

Незважаючи на те, що ЖЦ інвестиційнихпроектів досліджувались багатьма вітчизнянимивченими, питання ЖЦ аутсорсингового проекту недо кінця вивчене. Сьогодні нема загального підходу,який чітко регламентує кількість фаз, етапів, стадійЖЦ аутсорсингового проекту, послідовність їхреалізації, взаємозв’язок між етапами, цінністькожної фази ЖЦ.

Мета дослідження – дослідити життєвийцикл аутсорсингового проекту. Досягненнязазначеної мети можливе за рахунок ідентифікаціїфаз життєвого циклу аутсорсингового проекту тапобудови відповідної WBS-структури.

Основна частинаАутсорсинг у проектах можливо

використовувати в трьох ситуаціях. В першійситуації аутсорсинговий проект виступає в роліпідпроекту для проекту більш високого рівня. Вдругій ситуації аутсорсинговий проект єсамостійним проектом і третя ситуація - колиреалізується проект створення аутсорсигговогопідприємства. Визначення аутсорсингового проектудано в праці [11].

Життєвий цикл аутсорсингового проекту (ЖЦАП) – проміжок часу від моменту появи ідеївпровадження аутсорсингу в проектах, вивільненняспівробітників замовника, реорганізації

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛАУТСОРСИНГОВЫХПРОЕКТОВОписан жизненный циклаутсорсинговых проектов вобщем виде. Построена модельжизненного цикла генеральногопроекта с учётом жизненныхциклов аутсорсинговыхпроектов, которые входят всостав генерального проекта.Отображены основныесоставляющие WBS-структуры.

THE LIFECIRCLE OFOUTSOURCING PROJECTS

The life cycle of the outsourcingprojects are described in general.The model of the life circle ofgeneral project is built includingthe life cycle of the outsourcingproject which are included ingeneral project. The maincomponents are showed in WBS.

Управління розвитком складних систем (12) ISSN 2219-5300

92

організаційної структури замовника, налагодженнясистеми комунікації та інтеграції в проекті,виконання переданих функцій, частини функцій,бізнес-процесів (БП), частини бізнес-процесіваутсорсером до моменту завершення проекту.

Інколи у процесі використання аутсорсингу впроекті залучають субаутсорсера.

В загальному вигляді життєвий циклаутсорсингового проекту при залученнісубаутсорсеру показано на рис. 1.

Модель ЖЦАП може змінювати кількість фаззалежно від форми власності підприємства, ситуаціїв проектах, де використовується аутсорсинг. Укласичному вигляді інвестиційні проекти маютьчотири фази ЖЦ, аутсорсингові проекти не євинятком.

На передінвестиційній фазі ЖЦ АПвиконується ряд робіт: аналіз певного сегментааутсорсингового ринку, загальна діагностикапідприємства, побудова проблемного поляпідприємства, ідентифікація та моделювання бізнес-процесів та виявлення функцій, які необхіднопередати аутсорсеру. Проводиться пошукаутсорсера, який би відповідав всім критеріямзамовника. У табл. 1 наведено такі запланованікритерії.

Також на цій фазі замовником оговорюється заутсорсером бізнес-план. Перевіряються всінеобхідні документи, сертифікати кваліфікованихспівробітників аутсорсера, можливість замовникасвоєчасно сплачувати надані аутсорсером послуги.Ще обов’язково аналізується форма аутсорсингу,законодавство країни, де буде реалізовуватисяаутсорсинг. Але якщо реалізовувати аутсорсинговийпроект на державному підприємстві, з’явитьсяокрема фаза ЖЦ – тендерна процедура щодо виборуаутсорсеру. Якщо після перевірки всіх документів усторін не виникає більше ніяких питань, вонипідписують попередній договір про співпрацю.

Етапом передінвестиційної фази буде затвердженнябізнес-плану або кошторису.

Таблиця 1Комплекс критеріїв вибору аутсорсеру

замовником у проектахПозначення(d)

Назва критеріїв

d1 Досвід роботи в певному сегментіринку

d2 Репутація на певному сегментіринку

d3 Гнучкість на ринку аутсорсеруd4 Вартість послуг аутсорсеруd5 Ресурсозабезпеченість аутсорсеруd6 Сумісність корпоративних культурd7 Знання декількох іноземних мовd8 Наявність сучасних комунікаційних

та інформаційних технологійd9 Кількість співробітників у

аутсорсераd10 Наявність філії або представництв

за кордономd11 Наявність міжнародних

сертифікатів та знання у сферіуправління проектами (NCB,PMBoK, OMBOK)

dn Інші критерії необхідні дляреалізації проекту

d= {d1,d2,d3,d4,d5,d6,d7,d8,d9,d10,d11,dn},де d – критерії, яким може відповідати аутсорсер.

Інвестиційна фаза ЖЦ аутсорсинговогопроекту характеризується укладаннямаутсорсингового договору, де чітко прописуютьсявсі необхідні умови (табл. 2).

Рис. 1. Модель ЖЦАП при залученні субаутсорсеру

Управління проектами

93

Таблиця 2Зміст аутсорсингового договору

Позначення(e)

Назва критеріїв

e1 Предмет договоруe2 Перелік переданих функцій, бізнес-

процесівe3 Права та обов’язки сторінe4 Ціна послуг аутсорсеруe5 Можливість залучення інших

аутсорсерівe6 Можливість залучення

субаутсорсерівe7 Перелік інформації, яка складає

комерційну таємницю та коло осіб,які мають право володіти такористуватися нею

e8 Список ресурсів необхідних дляреалізації проекту

e9 Строк дії договоруe10 Розподіл ресурсівe11 Відповідальність сторінe12 Реквізити сторінe13 Інші умови договору

e = {e1,e2,e3,e4,e5,e6,e7,e8,e9,e10,e11,e12,e13},де e – зміст аутсорсингового договору.

Крім того, обов’язково вирішуються питання:трудових ресурсів, завантаженості членів командита виконавців проекту, питання матеріальнихресурсів, та їх розподілу між замовником тааутсорсером, майбутнє застарілого обладнання.

На цій фазі можливе підписання кредитногодоговору замовника з банком у випадку змішаногоабо зовнішнього фінансування аутсорсинговогопроекту. Вивільнення штатних співробітниківзамовника проводиться відповідно до чинногозаконодавства того структурного підрозділу, девиконувалися передані на аутсорсинг бізнес-процеси або функції.

Експлуатаційна фаза характеризуєтьсяперіодом виконання бізнес-процесів та функційаутсорсером. Аутсорсер постійно звітує передзамовником, а останній, в свою чергу, проводитьмоніторинг за якості виконання переданих функційта бізнес-процесів.

Замовник сплачує аутсорсеру винагороду, якаобумовлена договором. Аутсорсингова винагородаскладається з ПДВ за надання аутсорсинговихпослуг та почасової винагороди членів проектноїкоманди, які виконують передані функції або бізнес-процеси. Етап цієї фази – двостороннє підписанняакту виконаних аутсорсингових послуг.

Фаза закриття аутсорсингового проекту: всіроботи з проекту виконані, закінчуєтьсяфінансування проекту, повертаються абоутилізуються матеріальні ресурси, припиняютьдіяльність члени команди аутсорсингового проекту,формується звітність з аутсорсингового проекту. Якрезультат замовнику вже не потрібно виконуватифункції або бізнес-процеси, або замовник зміниваутсорсера після реалізації проекту, вирішиввиконувати функції власними силами (рис. 2).

Рис. 2. Загальна WBS - структура з орієнтацією на етапи життєвого циклу при ситуації 2на прикладі підприємства приватної форми власності

Управління розвитком складних систем (12) ISSN 2219-5300

94

Рис. 3.Модель життєвого циклу генерального проекту з урахуванням життєвих циклів аутсорсингових проектів (ситуація1)

Аутсорсингові проекти – підпроектигенерального проекту та їх життєві цикли не можутьперевищувати тривалість життєвого циклугенерального проекту. Аутсорсингові проектиможуть одночасно починатися та реалізовуватисяпаралельно (АП№1 та АП№2), так і навпаки,починатися в різні проміжки часу, на різних фазахжиттєвого циклу генерального проекту тареалізовуватися послідовно (АП№1 та АП№n)(рис. 3)

Основна ідея створення аутсорсинговогопідприємства це надання послуг з реалізаціїпроектів замовника. Аутсорсингове підприємство

використовує аутсорсинг і концентрує свою увагутільки на проектній діяльності. Відповідно штатніспівробітники є кваліфікованими співробітниками усфері управління проектами та програмами. В третійситуації можлива реалізація декількохаутсорсингових проектів у рамках проектустворення аутсорсингового підприємства і тоді ЖЦАП змінюється (рис. 4).

Для того, щоб отримати продуктаутсорсингового проекту необхідно виконатипевний обсяг робіт (табл. 3).

Таблиця 3Загальна WBS-структура АП

Фазажиттєвого

циклупроекту

Назва робіт та порядковий номер

Пер

едін

вест

ицій

на ф

аза

прое

кту

1. Визначення цілей та задач проекту2. Аналіз певного сегменту аутсорсингового ринку в світі та в Україні3. Аналіз певного сегменту офшорного ринку та внутрішнього аутсорсингового ринкуУкраїни4. Розробка моделі аутсорсингу5. Виявлення на підприємстві основного, допоміжних та додаткових видів діяльності6. Моделювання бізнес-процесів7. Виявлення бізнес-процесів, частини бізнес-процесу, функцій або частини функціїпідприємства, які необхідно передати на аутсорсинг8. Здійснення аналізу сильних та слабких сторін підприємства9. Проведення аналізу проблемного поля та виділення ключових проблем10. Оцінка джерел ресурсів11. Прогноз, аналіз та оцінка варіантів реструктуризації підприємства12. Проведення аналізу комплексної діагностики підприємства експертами таконсультантами13. Розробка бізнес-плану або кошторису

Управління проектами

95

Закінчення табл. 3Фаза

життєвогоциклу

проекту

Назва робіт та порядковий номерП

еред

інве

стиц

ійна

фаз

а пр

оект

у

14. Прийняття рішення про використання аутсорсингу в проектах15. Формування команди проекту16. Розподіл ролей між членами команди проекту17. Побудова WBS-структури проекту щодо впровадження аутсорсингу18. Находження консультантів та укладання з ними договорів про надання послуг в проекті19. Побудова організаційної структури20. Визначення критеріїв, яким буде відповідати аутсорсер21. Пошук аутсорсера22. Підготовка тендерної документації23. Проведення тендеру24. Оголошення результатів тендерного голосування25. Проведення переговорів з аутсорсером (аутсорсерами)26. Розробка та укладання аутсорсингового договору27. Попереднє підписання договору про наміри передачі бізнес-процесів, частини бізнес-процесу, функцій, частини функції на аутсорсинг28. Підписання договору про передачу бізнес-процесів, частини бізнес-процесу, функцій,частини функції аутсорсингу.29. Передача функцій або частини функції аутсорсеру30. Складення обґрунтування вивільнення співробітників31. Видання наказу про вивільнення штатних працівників підприємства32. Повідомлення про вивільнення співробітників державний центр зайнятості, шляхомскладання звіту про заплановане вивільнення працівників33. Попередження співробітників про вивільнення34. Вивільнення співробітників35. Впровадження комплексу заходів для працевлаштування співробітників36. Інсталяція ліцензійних продуктів MS Project та Turbo Project, Skype та інших необхіднихпрограмних продуктів для спрощення системи комунікацій в проектах37. Навчання користування програмними продуктами всіх членів команди та виконавцівпроекту38. Налагодження взаємозв’язку між замовником та аутсорсером39. Проведення реінжинірингу бізнес-процесів на підприємстві40. Удосконалення організаційної структури підприємства після застосування аутсорсингу

Експ

луат

ацій

на ф

аза

прое

кту 41. Моніторинг предмету аутсорсингу

42. Моніторинг своєчасної та повної виплати винагороди за надані аутсорсером послугивідповідно до акту приймання-передачі виконаних послуг43. Розторгнення або перепідписання договору44. У випадку необхідності – можливе залучення інших інноваційних інструментів впроектах45. Пошук фрілансерів на території України або за її межами46. Підписання договорів з фрілансерами про надання послуг замовником або аутсорсеромзалежно від ситуації47. Пошук аутстаффера48. Виконання послуг за аутсорсинговим договором

Закриттяпроекту абовідкриттяновогопроекту

49. Припинення або розторгнення аутсорсингового договору

Управління розвитком складних систем (12) ISSN 2219-5300

96

Рис. 4. Загальна WBS – структура з орієнтацією на етапи життєвого циклу на прикладі проекту створенняаутсорсингового підприємства приватної форми власності (ситуація 3)

Але не всі роботи можуть виконуватися впроектах, особливо це стосується залучення іншихінноваційних інструментів у проектах (аутстаффінг,фрілансінг). Перелік робіт наведений в табл. 3 не євичерпним.

Продуктом аутсорсингового проекту євилучення корисних властивостей від користуванняпослугами наданими аутсорсером, після передачійому функцій або бізнес-процесів (рис. 5). Такимивластивостями можуть бути:

1) можливість отримання нового досвіду зарахунок кваліфікованих співробітників аутсорсера;

2) мінімізація витрат підприємства;

3) концентрація своєї уваги на основному видідіяльності;

4) можливість оптимізації функцій, бізнес-процесів, частини бізнес-процесу замовником;

5) вдосконалення організаційної структурипідприємства;

6) підвищення конкурентоспроможностіпідприємства;

7) як результат - підвищення якості товарів,робіт або послуг;

8) можливість користування брендомаутсорсера.

Рис. 5.Шлях від ідеї до продукту проекту

Управління проектами

97

Висновки та перспективиНаукова новизна дослідження полягає в тому,

що в статті дано авторське визначення «життєвийцикл аутсорсингового проекту», «продуктаутсорсингового проекту». Відображені основніскладові WBS-структура аутсорсингового проектута запропонована модель життєвого циклугенерального проекту з урахуванням життєвихциклів аутсорсингових проектів, які є складовимигенерального проекту, розглянуто шлях від ідеї допродукту аутсорсингового проекту.

Подальше дослідження буде спрямоване навизначенні цінності аутсорсингового проекту,ефективності використання аутсорсингу в проектах,дослідженні сутності аутсорсингового контракту вуправління проектами, ідентифікації ризиків, якіможуть виникнути під час укладання, виконання,розірвання аутсорсингового контракту.

Список літератури1. Рач В.А. Управління проектами: практичні

аспекти реалізації стратегій регіонального розвитку:навч. посіб. / В.А. Рач, О.В. Россошанська,О.М. Медведєва; за ред.. В.А. Рача. – К.: «К.І.С.», 2010. –276 с.

2. Креативные технологи управления проектами ипрограммами / С.Д. Бушуев, Н.С. Бушуева, И.А. Бабаев идр. – К.: Саммит-Книга, 2010. – 768 с.

3. Балан О.С. Життєвий цикл інвестиційногопроекту та інвестиційні рішення [Текст] / О.С. Балан //Економіка харчової промисловості. – 2012. - № 1. – С. 43-47.-[Електронний ресурс]. – Режим доступу: -http://www.nbuv.gov.ua/portal/soc_gum/ekhp/2012_1/st11.pdf

4. Каленюк І.С. Особливості управління на різнихфазах життєвого циклу проекту [Текст] / І.С. Каленюк,Н.І. Холявко // Вісник Чернігівського державноготехнологічного університету. – 2010. -№ 41. -[Електронний ресурс]. - Режим доступу:http://www.nbuv.gov.ua/portal/Soc_Gum/Vcndtu/2010_41/5.htm

5. Мазур И.И. Управление проектами /В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге: Учебное пособие; под.общ. ред. И.И. Мазура. – 2-е узд. – М.:Омега-Л, 2004. –664с.

6. Тимофєєв В.М. Моніторинг життєвого циклу йетапів інноваційного проекту [Текст] / В.М. Тимофєєв,А.В. Косенко // Управління розвитком. 2011. № 4 (101).– С.54-56. -[Електронний ресурс]. - Режим доступу:http://www.nbuv.gov.ua/portal/soc_gum/Uproz/2011_4/u1104tym.pdf

7. Азаров Н.Я. Инновационные механизмы управленияпрограммами развития / Н.Я. Азаров, Ф.А.Ярошенко, С.Д.Бушуев– «Саммит-Книга», 2011. – 528 с.

8. Бондарь А.В. Жизненный цикл лизинговых проектовс позиции лиссора и рентера. [Текст] /А.В. Бондарь // ВісникОдеського національного морського університету. 2010. -№31. – С.253-263. -[Електронний ресурс]. - Режим доступу:http://www.nbuv.gov.ua/portal/natural/Vonmu/2010_31/files/3123.pdf

9. Осік О.О. Життєвий цикл проектів розвиткувищого навчального закладу [Текст] / О.О. Осік // Управлінняпроектами та розвиток виробництва 2008. - № 2. -[Електронний ресурс]. - Режим доступу:http://www.nbuv.gov.ua/portal/natural/Uprv/2008_2/osik.pdf

10. Разу М.А. Управление проектом. Основыпроектного управления: учебник / М.А. Разу. – М.: КНОРУС,2006. – 768 с

11. Саінчук А.О. Аутсорсинговий проект: визначення,учасники [Текст] / Саінчук А.О. // Проблеми техніки. – 2011.- № 3. – С. 111-120

12. Саінчук А.О. Аутсорсинговий проект: визначення,класифікаційні ознаки, життєвий цикл, продукт проекту . –С.181-182 [Текст] / Саінчук А.О. // Управління проектами:стан та перспективи: Матеріали 8-ї Міжнародної науково-практичної конференції. – Миколаїв: НУК, 2012. – 260 с.

Стаття надійшла до редколегії 01.10.2012

Рецензент: д-р техн. наук, проф. А.В. Шахов, Одеськийнаціональний морський університет, Одеса